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15.12.2009 |
ES |
Diario Oficial de la Unión Europea |
C 304/154 |
INFORME
sobre las cuentas anuales de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes al ejercicio 2008, acompañado de las respuestas de la Oficina
2009/C 304/28
ÍNDICE
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Apartados |
Página |
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INTRODUCCIÓN… |
1-2 |
155 |
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DECLARACIÓN DE FIABILIDAD… |
3-12 |
155 |
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COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA… |
13-16 |
156 |
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Cuadro… |
157 |
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Respuestas de la Oficina… |
158 |
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INTRODUCCIÓN
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1. |
La Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (en lo sucesivo denominada «la Oficina»), con sede en Angers, se creó en virtud del Reglamento (CE) no 2100/94 del Consejo, de 27 de julio de 1994 (1). Sus principales misiones consisten en registrar y examinar las solicitudes de concesión de la protección comunitaria de la propiedad industrial para las variedades vegetales, así como en hacer ejecutar los exámenes técnicos necesarios por las oficinas competentes de los Estados miembros (2). |
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2. |
El presupuesto de 2008 de la Oficina se elevó a 12,5 millones de euros frente a los 13,4 millones de euros del ejercicio anterior. El número de personas empleadas por la Oficina al término del ejercicio ascendía a 44 frente a las 44,5 del ejercicio anterior. |
DECLARACIÓN DE FIABILIDAD
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3. |
De conformidad con el artículo 248 del Tratado, el Tribunal ha fiscalizado las cuentas anuales (3) de la Oficina que comprenden los «estados financieros» (4) y los «estados sobre la ejecución presupuestaria» (5) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2008, así como la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas. |
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4. |
La presente declaración de fiabilidad está dirigida al consejo de administración de la Oficina en virtud del artículo 111 del Reglamento (CE) no 2100/94. |
Funciones del director
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5. |
El director tiene atribuida, en su calidad de ordenador, la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera de la Oficina, bajo su propia responsabilidad y ajustándose a los créditos asignados (6), y es responsable asimismo de la implantación (7) de la estructura organizativa y de los sistemas y procedimientos de gestión y control internos necesarios para que las cuentas definitivas (8) estén libres de incorrecciones significativas, ya sea por fraude o error, y para garantizar que las operaciones subyacentes a dichas cuentas sean legales y regulares. |
Funciones del Tribunal
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6. |
El Tribunal debe emitir, sobre la base de la fiscalización realizada, una opinión acerca de la fiabilidad de las cuentas anuales de la Oficina y una opinión sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas. |
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7. |
El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y los códigos deontológicos de la IFAC y las ISSAI (9). Estas normas exigen que el Tribunal cumpla con las exigencias deontológicas y que planifique y lleve a cabo la auditoría para obtener garantías razonables de que las cuentas estén libres de incorrecciones significativas y las operaciones subyacentes sean legales y regulares. |
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8. |
La fiscalización del Tribunal implica la aplicación de procedimientos destinados a obtener pruebas de auditoría acerca de los importes y la información presentados en las cuentas y de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes. La selección de estos procedimientos depende de su criterio profesional, que comprende la valoración de los riesgos de que se produzcan incorrecciones significativas u operaciones ilegales o irregulares, ya sea por fraude o error. Al efectuar esta valoración de los riesgos, se tiene en cuenta el control interno que incide en la preparación y presentación de las cuentas por la entidad con el fin de concebir los procedimientos de auditoría que resulten apropiados según las circunstancias. Al realizar su fiscalización, el Tribunal evaluará asimismo la idoneidad de las políticas contables utilizadas y el carácter razonable de las estimaciones contables efectuadas por la dirección, así como la presentación general de las cuentas. |
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9. |
El Tribunal considera que las pruebas de auditoría obtenidas son suficientes y adecuadas para emitir, con garantías razonables, las opiniones que se exponen a continuación. |
Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas
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10. |
En opinión del Tribunal, las cuentas anuales de la Oficina (10) presentan fielmente, en todos los aspectos significativos, su situación financiera a 31 de diciembre de 2008 y los resultados de sus operaciones y flujos de tesorería para el ejercicio finalizado, conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero. |
Opinión sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas
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11. |
En opinión del Tribunal, las operaciones subyacentes a las cuentas anuales de la Oficina correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2008 son, en todos los aspectos significativos, legales y regulares. |
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12. |
Los comentarios que se exponen a continuación no cuestionan la declaración emitida por el Tribunal. |
COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
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13. |
Los créditos administrativos se comprometieron en 2007, se prorrogaron a 2008, se liberaron y anularon, después se comprometieron nuevamente y fueron finalmente prorrogados al ejercicio 2009 (11). Teniendo en cuenta el principio de anualidad y el carácter no disociado de los créditos administrativos, los importes correspondientes deberían haberse restablecido a través de un presupuesto rectificativo. |
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14. |
El contable de la Oficina no validó el módulo presupuestario del nuevo sistema informático de contabilidad. Se identificaron insuficiencias en el sistema durante el proceso de cierre de cuentas de 2008 y fue necesaria la introducción de ajustes contables. Es necesario solventar estas insuficiencias para que dicho módulo pueda ser validado. |
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15. |
En el caso de dos acuerdos de subvención total (12), se consideraron subvencionables los costes indirectos soportados por los contratistas que sobrepasaban el límite global del 7 %. Con arreglo a los contratos (13) la Oficina debería haber pedido una justificación de los elevados importes en cuestión (14). |
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16. |
Para el suministro de mobiliario (15), la Oficina adjudicó directamente el contrato a un proveedor determinado sin poder facilitar información pertinente o pruebas relativas a los criterios de adjudicación, ni la evaluación efectuada de las diferentes alternativas presentadas por un asesor técnico seleccionado por la Oficina a tal efecto. Esta práctica redujo la transparencia del procedimiento. |
El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión del día 8 de octubre de 2009.
Por el Tribunal de Cuentas
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
Cuadro
Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (Angers)
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Ámbito de competencias comunitarias según el Tratado |
Competencias de la Oficina conforme al Reglamento (CE) no 2100/94 |
Gobernanza |
Medios puestos a disposición de la Oficina en 2008 (datos de 2007) |
Productos y servicios facilitados en 2008 (datos de 2007) |
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Libre circulación de mercancías Las prohibiciones o restricciones justificadas por razones de protección de la propiedad industrial y comercial no deberán constituir un medio de discriminación arbitraria ni una restricción encubierta del comercio entre los Estados miembros. (Extractos del artículo 30 del Tratado) |
Objetivos
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Funciones
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1. Presidente Dirige la Oficina. Nombrado por el Consejo sobre la base de una lista presentada por la Comisión, previo dictamen del consejo de administración. 2. Consejo de administración Supervisa los trabajos de la Oficina y puede establecer métodos de trabajo. Se compone de un representante por Estado miembro y de un representante de la Comisión, así como sus suplentes. 3. Las decisiones pertenecientes al procedimiento de concesión de una protección comunitaria serán adoptadas por comités compuestos de tres agentes de la Oficina y también por las salas de recursos en caso de recurso. 4. Control de la legalidad de los actos de la Oficina La Comisión examina la legalidad de los actos del presidente de la Oficina cuya legalidad no esté sujeta, en virtud de la legislación comunitaria, al control de otro órgano, así como la legalidad de los actos del consejo de administración en relación con el presupuesto de la Oficina. 5. Control externo Tribunal de Cuentas. 6. Aprobación de la gestión Consejo de administración. |
Presupuesto 12,5 (13,4) millones de euros Efectivos a 31 de diciembre de 2008 Puestos previstos en la plantilla: 43 (42) Puestos cubiertos: 43 (42) + 1 (2,5) puesto (expertos nacionales en comisión de servicio, agentes locales, interinos) Total de efectivos: 44 (44,5) Agentes encargados de las siguientes tareas:
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Solicitudes tramitadas: 3 012(2 977) Títulos concedidos: 2 162(2 616) Títulos comunitarios en vigor a 31 de diciembre de 2008: 15 599(14 598) |
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Fuente: Información comunicada por la Oficina. |
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RESPUESTAS DE LA OFICINA
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13. |
Debido a retrasos imprevistos, los trabajos no pudieron concluirse en el plazo correspondiente a sus compromisos presupuestarios. Para que la Oficina pudiera cumplir con sus compromisos presupuestarios sin falsear artificialmente el presupuesto, los importes pendientes fueron comprometidos nuevamente en el presupuesto de 2008 y no en el de 2009. Actuando así, la Oficina estima que no violó las disposiciones presupuestarias. |
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14. |
El Contable ha garantizado que los problemas detectados durante el cierre de cuentas fueron corregidos por el proveedor del software y, basándose en pruebas exhaustivas, ha validado plenamente el módulo presupuestario del nuevo sistema informático de contabilidad. La validación fue enviada al Tribunal de Cuentas el 25 de junio de 2009. |
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15. |
En los acuerdos de subvención se dispone que se podrán realizar auditorías en un plazo de 5 años después del pago del saldo, y que si una auditoría detecta cantidades pagadas en exceso estas se reclamarán. Habida cuenta de las observaciones del Tribunal, la Oficina organizará la auditoría en los próximos meses. |
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16. |
La Oficina habría seguido, por supuesto, un procedimiento abierto a la competencia si el sistema de distribución exclusiva que existe para el tipo de mobiliario elegido lo hubiera hecho posible. Por esta razón, y de conformidad con el artículo 126, apartado 1, letra b), de las disposiciones generales del reglamento financiero, la Oficina consideró totalmente justificada la utilización del procedimiento negociado. Esta justificación fue debidamente documentada. |
(1) DO L 227 de 1.9.1994, p. 27.
(2) El cuadro presenta de forma sintética y a título de información las competencias y actividades de la Oficina.
(3) Estas cuentas van acompañadas de un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera durante el ejercicio que ofrece información, entre otros extremos, sobre el porcentaje de ejecución de los créditos y una síntesis de las transferencias de créditos efectuadas entre las distintas partidas.
(4) Los estados financieros comprenden el balance y la cuenta de resultado económico, el cuadro de los flujos de tesorería, la variación en la situación de los capitales propios y el anexo a los estados financieros en el que se describen las principales políticas contables y explicaciones complementarias.
(5) Los estados sobre la ejecución presupuestaria comprenden la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria y su anexo.
(6) Artículo 33 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002 (DO L 357 de 31.12.2002, p. 72).
(7) Artículo 38 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002.
(8) Las normas sobre rendición de cuentas y contabilidad de las agencias figuran en el título VII, capítulo 1, del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002, modificado en último lugar por el Reglamento (CE, Euratom) no 652/2008 (DO L 181 de 10.7.2008, p. 23), y se han incorporado al reglamento financiero de la Oficina.
(9) Federación Internacional de Contadores (IFAC) y Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI).
(10) Estas cuentas fueron elaboradas el 26 de junio de 2009 y el Tribunal las recibió el 7 de julio de 2009. Las cuentas anuales definitivas, consolidadas con las de la Comisión se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea antes del 15 de noviembre del ejercicio siguiente y pueden consultarse en los sitios siguientes: http://eca.europa.eu o http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing
(11) Principalmente para sufragar las obras de renovación de un edificio y un nuevo sistema informático de contabilidad (por un valor total de 248 000 euros).
(12) Por un importe total de 670 000 euros (financiado al 50 % por la Oficina).
(13) El artículo I.9 de las condiciones especiales establece que los gastos generales son subvencionables siempre que puedan justificarse mediante pruebas contables.
(14) En un caso, el importe global de los gastos indirectos pagados en exceso del umbral superaba los 40 000 euros.
(15) Procedimiento negociado para el suministro de mobiliario destinado a los nuevos locales de la Oficina (80 000 euros).