21.10.2004   

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

C 259/8

Comisión Europea

Dirección General de Competencia

Unidad A 3 — Prioridades de aplicación y control de las decisiones

Comunicación sobre acceso al expediente

B-1049 Bruselas.

1.

El acceso al expediente de la Comisión es una de las garantías procedimentales destinadas a aplicar el principio de igualdad procesal y a proteger los derechos de la defensa. El acceso al expediente se establece en los apartados 1 y 2 del artículo 27 del Reglamento (CE) no 1/2003 del Consejo (1), en el apartado 1 del artículo 15 del Reglamento (CE) no 773/2004 de la Comisión («el Reglamento de aplicación») (2), en los apartados 1 y 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) no 139/2004 del Consejo («el Reglamento de concentraciones») (3) y en el apartado 1 del artículo 17 del Reglamento (CE) no 802/2004 de la Comisión («el Reglamento de aplicación del Reglamento de concentraciones») (4). Con arreglo a estas disposiciones, antes de adoptar una decisión de conformidad con los artículos 7, 8 y 23 y con el apartado 2 del artículo 24 del Reglamento (CE) no 1/2003, y con el apartado 3 del artículo 6, con el apartado 3 del artículo 7, con los apartados 2 a 6 del artículo 8 y con los artículos 14 y 15 del Reglamento de concentraciones, la Comisión ha de ofrecer a las personas, empresas y asociaciones de empresas, cuando proceda, la oportunidad de manifestar sus observaciones sobre los cargos que les sean imputados, y éstas deben tener acceso al expediente de la Comisión con objeto de que sean plenamente respetados los derechos de defensa de las partes del procedimiento. La presente Comunicación define el marco aplicable al ejercicio del derecho establecido en las citadas disposiciones. Esta Comunicación se entiende sin perjuicio de la interpretación que los Tribunales comunitarios realicen de dichas disposiciones. Los principios que se establecen en la presente Comunicación son igualmente aplicables en los casos en que la Comisión pone en práctica los artículos 53, 54 y 57 del Acuerdo EEE (5).

2.

Este derecho específico que se acaba de exponer es distinto del derecho general de acceso a los documentos conforme al Reglamento (CE) no 1049/2001 (6), que está sujeto a criterios y excepciones diferentes y tiene una finalidad también diferente.

3.

El término «acceso al expediente» se utiliza en esta Comunicación exclusivamente para significar el acceso concedido a las partes a las que la Comisión ha enviado un pliego de cargos. El mismo término, o el término acceso a documentos, también se utiliza en los reglamentos antes mencionados por lo que se refiere a los denunciantes u otras partes implicadas. Estas situaciones, sin embargo, son distintas de las de las empresas o asociaciones que sean destinatarias de un pliego de cargos, y por lo tanto no se incluyen en la definición del acceso al expediente a efectos de la presente Comunicación. Estas situaciones afines se examinan en una sección separada de la Comunicación.

4.

La presente Comunicación aclara quién tiene acceso al expediente. También explica la información a la que se concede acceso, cuándo se accede al expediente y cuál es el procedimiento para la tramitación del acceso al expediente. En cambio, la presente Comunicación no aborda la posibilidad de tener acceso a los documentos antes de que la Comisión envíe el pliego de cargos a las empresas conforme al Reglamento de concentraciones (7).

5.

A partir de su publicación, esta Comunicación sustituye a la Comunicación de la Comisión de 1997 sobre el acceso al expediente (8). Las nuevas normas tienen en cuenta la legislación aplicable a partir del 1 de mayo de 2004, a saber, el ya citado Reglamento (CE) no 1/2003, el Reglamento de concentraciones, el Reglamento de aplicación y el Reglamento de aplicación del Reglamento de concentraciones, así como la Decisión de la Comisión de 23 de mayo de 2001 relativa al mandato de los consejeros auditores en determinados procedimientos de competencia (9). También tiene en cuenta la jurisprudencia reciente del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Primera Instancia de las Comunidades Europeas (10), y la práctica desarrollada por la Comisión desde la adopción de la Comunicación de 1997.

6.

El acceso al expediente en asuntos de competencia pretende posibilitar el ejercicio efectivo de los derechos de la defensa frente a los cargos presentados por la Comisión. Tanto en asuntos relacionados con los artículos 81 y 82 del Tratado CE como en asuntos en virtud del Reglamento de concentraciones, el acceso se concede, previa solicitud, a las empresas o asociaciones de empresas a las que la Comisión envíe un pliego de cargos (11). En lo sucesivo, estas empresas o asociaciones de empresas se denominarán «las partes».

7.

En una investigación de competencia, el «expediente de la Comisión» (también denominado en lo sucesivo «el expediente») abarca todos los documentos (12) obtenidos, elaborados y/o refundidos por la Dirección General de Competencia de la Comisión durante la investigación que desemboca en el pliego de cargos de la Comisión.

8.

En el curso de una investigación de conformidad con los artículos 20 y 21 y con el apartado 2 del artículo 22 del Reglamento (CE) no 1/2003, y con los artículos 12 y 13 del Reglamento de concentraciones, la Comisión puede recoger varios documentos y es posible que, tras un examen más detallado, resulte que algunos de estos documentos no guarden relación con el objeto del asunto en cuestión. Tales documentos pueden devolverse a la empresa o asociación en la que se hayan obtenido. Una vez devueltos, estos documentos ya no forman parte del expediente.

9.

Las partes deben poder tener conocimiento de la información que obra en el expediente de la Comisión, de tal modo que, basándose en la misma, puedan expresar efectivamente sus opiniones sobre las conclusiones preliminares planteadas por la Comisión en su pliego de cargos. A este efecto, se les concederá acceso a todos los documentos que integren el expediente de la Comisión, según se define en el punto 7, a excepción de los documentos internos, los secretos comerciales de otras empresas, así como de cualquier otra información confidencial (13).

10.

Se concederá acceso a los resultados de los estudios encargados en el marco de un procedimiento, así como a las especificaciones técnicas y a la metodología de los estudios. Con todo, puede resultar necesario adoptar ciertas precauciones para proteger los derechos de propiedad intelectual.

11.

Los documentos internos no pueden ser incriminatorios ni exculpatorios (14). No forman parte de las pruebas en las que puede basarse la Comisión en su evaluación de un asunto. Así pues, no se concederá a las partes acceso a los documentos internos que figuren en el expediente de la Comisión (15). Dada su falta de valor probatorio, esta restricción del acceso a los documentos internos no perjudica el adecuado ejercicio del derecho de defensa de las partes (16).

12.

Los departamentos de la Comisión no están obligados a elaborar un acta de las reuniones (17), ya sean con las partes o con otras personas o empresas (18). Si la Comisión opta por tomar notas de tales reuniones, dichas notas constituyen la propia interpretación de la Comisión de lo que se dijo en las reuniones, razón por la que se consideran documentos internos. Sin embargo, cuando la persona o la empresa en cuestión haya dado su acuerdo a las actas, se tendrá acceso a éstas tras la supresión de cualquier secreto comercial u otras informaciones confidenciales. Las actas así acordadas constituyen parte de la evidencia sobre la que la Comisión puede basarse en su evaluación de un asunto (19).

13.

Cuando se trate de un estudio encargado en el marco de un procedimiento, la correspondencia entre la Comisión y el contratista que contenga una evaluación del trabajo del contratista y la relativa a aspectos económicos del estudio, se considerará documento interno y por lo tanto no se podrá acceder a la misma.

14.

Un caso particular de documento interno es el de la correspondencia de la Comisión con otras autoridades públicas, y los documentos internos procedentes de tales autoridades (ya sean de Estados miembros de la CE [«los Estados miembros»] o no). Como ejemplos de tales documentos no accesibles cabe citar:

15.

En ciertas circunstancias excepcionales, se concederá acceso a documentos procedentes de los Estados miembros, el Órgano de Vigilancia de la AELC o los Estados AELC, tras suprimir cualquier secreto comercial u otras informaciones confidenciales.

Éste será el caso, en primer lugar, cuando los documentos procedentes de los Estados miembros contengan alegaciones contra las partes que la Comisión deba examinar o formen parte de las pruebas en el procedimiento de investigación, de forma similar a los documentos obtenidos de las partes privadas. En segundo lugar, también se concederá acceso a documentos procedentes de los Estados miembros que sean pertinentes para el ejercicio de la competencia de la Comisión en el ámbito del control de las concentraciones (24). Estas consideraciones se aplican, en particular, en las siguientes situaciones:

16.

El expediente de la Comisión también puede incluir documentos que contengan dos categorías de información, a saber secretos comerciales y otra información confidencial, cuyo acceso se puede restringir parcial o totalmente (28). Cuando sea posible, se concederá acceso a versiones no confidenciales de la información original. Cuando la confidencialidad sólo pueda garantizarse resumiendo la información pertinente, se concederá acceso a un resumen. Todos los demás documentos serán accesibles en su forma original.

17.

Cuando la divulgación de información sobre la actividad económica de una empresa pueda causarle un perjuicio grave, dicha información tendrá carácter de secreto comercial (29). Como ejemplos de información que puede considerarse secreto comercial cabe citar la información técnica y/o financiera relativa a los conocimientos técnicos de una empresa, los métodos de evaluación de costes, los secretos y procesos de producción, las fuentes de suministro, las cantidades producidas y vendidas, las cuotas de mercado, los ficheros de clientes y distribuidores, la estrategia comercial, la estructura de costes y precios y la estrategia de ventas.

18.

La categoría «otra información confidencial» incluye la información distinta de los secretos comerciales que pueda considerarse confidencial en la medida en que su revelación perjudicaría perceptiblemente a una persona o empresa. En función de las circunstancias específicas de cada caso, esto puede aplicarse a la información proporcionada sobre empresas que permita a éstas ejercer presiones de carácter económico o comercial muy fuertes sobre sus competidores o sobre sus socios comerciales, clientes o proveedores. El Tribunal de Primera Instancia y el Tribunal de Justicia han reconocido que es legítimo negarse a revelar a tales empresas ciertas cartas procedentes de sus clientes, puesto que su revelación podría exponer fácilmente a los autores al riesgo de medidas de represalia (30). Por lo tanto, el concepto de otra información confidencial puede incluir la información que permita a las partes identificar a los denunciantes o a otros terceros cuando éstos deseen de forma justificada permanecer en el anonimato.

19.

La categoría de otra información confidencial también incluye los secretos militares.

20.

La información se considerará confidencial cuando la persona o empresa en cuestión haya presentado una solicitud a este efecto y dicha solicitud sea aceptada por la Comisión (31).

21.

Las solicitudes de confidencialidad deben referirse a información incluida en el ámbito de las anteriores descripciones de secretos comerciales o de otra información confidencial. Las razones por las que se reivindica que la información es un secreto comercial u otra información confidencial deberán justificarse (32). Por lo general, las solicitudes de confidencialidad sólo pueden referirse a la información facilitada a la Comisión por la misma persona o empresa solicitante y no a información procedente de cualquier otra fuente.

22.

No se considerará, en principio, confidencial la información relativa a una empresa que ya se conozca fuera de la empresa (o, tratándose de un grupo, fuera de éste) o fuera de la asociación a la que lo haya comunicado la empresa en cuestión (33). La información que haya perdido su importancia comercial, por ejemplo debido al paso del tiempo, ya no podrá considerarse confidencial. Por regla general, la Comisión presume que la información referente al volumen de negocios de las partes y a las ventas, los datos sobre cuotas de mercado y las informaciones similares que tengan más de cinco años ya no son confidenciales (34).

23.

En los procedimientos de conformidad con los artículos 81 y 82 del Tratado, el hecho de que una información se considere confidencial no será óbice para su revelación si tal información es necesaria para probar una presunta infracción («documento incriminatorio») o si puede exculpar a una parte. En este caso, la necesidad de salvaguardar los derechos de defensa de las partes permitiendo el mayor acceso posible al expediente de la Comisión puede ser superior al interés de proteger la información confidencial de otras partes (35). La Comisión debe evaluar si estas circunstancias se aplican en una determinada situación. A este efecto, habrá que evaluar, para cada información concreta, todos los elementos pertinentes, incluyendo:

En los procedimientos conforme al Reglamento de concentraciones se aplicarán consideraciones similares cuando la Comisión estime necesario revelar información a efectos del procedimiento (36).

24.

Cuando la Comisión se proponga revelar información, dará a la persona o empresa en cuestión la posibilidad de proporcionar una versión no confidencial de los documentos que contengan dicha información, con el mismo valor probatorio que los documentos originales (37).

25.

Las partes no tienen derecho de acceso al expediente antes de la notificación del pliego de cargos de la Comisión.

26.

El acceso al expediente se concederá previa solicitud y, por regla general, una sola vez, tras la notificación del pliego de cargos de la Comisión a las partes, para velar por el principio de igualdad de condiciones y proteger sus derechos de defensa. Así pues, por regla general no se concederá acceso a las réplicas de las demás partes al pliego de cargos de la Comisión.

No obstante, una parte obtendrá acceso a los documentos recibidos después de la notificación del pliego de cargos en una fase posterior del procedimiento administrativo, antes de la adopción de una decisión formal, cuando tales documentos puedan constituir nuevas pruebas referentes a las alegaciones contra esa parte contempladas en el pliego de cargos de la Comisión.

27.

De conformidad con los apartados 1 y 3 del artículo 18 del Reglamento de concentraciones y con el apartado 1 del artículo 17 del Reglamento de aplicación del Reglamento de concentraciones, previa solicitud se concederá a las partes notificantes acceso al expediente de la Comisión en cualquier fase del procedimiento después de la notificación del pliego de cargos de la Comisión y hasta la consulta con el Comité consultivo.

28.

Esta sección se refiere a las situaciones en que la Comisión puede o tiene que conceder a los denunciantes en los procedimientos antimonopolio y a otras partes implicadas en los procedimientos de concentración el acceso a ciertos documentos que obran en su expediente. Independientemente de la redacción utilizada en el Reglamento de aplicación y en el Reglamento de aplicación del Reglamento de concentraciones (38), estas dos situaciones son distintas —en términos de alcance, coordinación y derechos de las partes— del acceso al expediente, según se define en la sección anterior de esta Comunicación.

29.

El Tribunal de Primera Instancia ha dictaminado (39) que los denunciantes no tienen los mismos derechos y garantías que las partes objeto de la investigación. Por lo tanto, los denunciantes no pueden reivindicar idéntico derecho de acceso al expediente que las partes (véanse los puntos 2 y 6).

30.

Sin embargo, un denunciante que, de conformidad con el apartado 1 del artículo 7 del Reglamento de aplicación, haya sido informado de la intención de la Comisión de desestimar su denuncia (40), puede solicitar acceso a los documentos en los que la Comisión haya basado su evaluación provisional (41). Se concederá al denunciante acceso a tales documentos una sola vez, tras el envío de la carta por la que se le informa de la intención de la Comisión de desestimar su denuncia.

31.

Los denunciantes no tendrán derecho de acceso a los secretos comerciales o a otra información confidencial obtenida por la Comisión en el curso de su investigación (42).

32.

De conformidad con el apartado 2 del artículo 17 del Reglamento de aplicación del Reglamento de concentraciones, también se dará acceso al expediente en los procedimientos de concentración, previa solicitud, a otras partes interesadas a las que haya informado de los cargos en la medida en que ello les sea necesario para preparar sus observaciones.

33.

Por otras partes interesadas se entenderá las partes en un proyecto de concentración, distintas de las partes notificantes, tales como el vendedor o la empresa objeto de la concentración (43).

34.

Toda persona que presente información u observaciones en alguno de los supuestos que se relacionan a continuación, o que posteriormente presente más información a la Comisión en el transcurso del mismo procedimiento, tendrá la obligación de indicar con claridad los elementos que considere confidenciales, exponiendo sus razones, y de facilitar por separado una versión no confidencial en el plazo establecido por la Comisión para dar a conocer su punto de vista (44):

35.

Por otra parte, la Comisión puede exigir a las empresas (52), siempre que presenten o hayan presentado documentos, que identifiquen los documentos o las partes de los mismos que consideren que contienen secretos comerciales u otra información confidencial que les pertenece, y que identifiquen a las empresas respecto de las cuales tales documentos se deben considerar confidenciales (53).

36.

A efectos de atender rápidamente las solicitudes de confidencialidad mencionadas en el anterior punto 35, la Comisión podrá fijar un plazo dentro del cual las empresas: i) justificarán su solicitud de confidencialidad por lo que se refiere a cada documento o cada parte de un documento, ii) facilitarán a la Comisión una versión no confidencial de los documentos, en la que se suprimirán las partes confidenciales (54). En los procedimientos antimonopolio las empresas en cuestión también proporcionarán dentro de dicho plazo una descripción sucinta de cada información suprimida (55).

37.

Las versiones no confidenciales y las descripciones de la información suprimida deben redactarse de tal modo que permita a cualquier parte que tenga acceso al expediente determinar si es probable que la información suprimida sea pertinente para su defensa y por lo tanto si hay argumentos suficientes para solicitar a la Comisión que conceda acceso a la información cuya confidencialidad se reivindica.

38.

En los procedimientos antimonopolio, si las empresas no cumplen las disposiciones expuestas en los puntos 34 a 36, la Comisión podrá asumir que los documentos o declaraciones en cuestión no contienen información confidencial (56). En consecuencia, la Comisión asumirá que la empresa no se opone a que los documentos o declaraciones en cuestión sean divulgados en su integridad.

39.

Tanto en los procedimientos antimonopolio como en los procedimientos conforme al Reglamento de concentraciones, en caso de que la persona o empresa en cuestión cumpla las condiciones establecidas en los anteriores puntos 34 a 36, en la medida en que sean aplicables, la Comisión podrá:

40.

La Comisión podrá revocar total o parcialmente su aceptación provisional de la solicitud de confidencialidad.

41.

Cuando la Dirección General de Competencia no esté de acuerdo con la solicitud de confidencialidad desde un principio o cuando considere que la aceptación provisional de la solicitud de confidencialidad debe ser revocada y se proponga, por consiguiente, revelar la información, concederá a la persona o empresa en cuestión la oportunidad de manifestar sus opiniones. En estos casos, la Dirección General de Competencia informará a la persona o empresa por escrito de su intención de revelar la información, expondrá sus motivos y establecerá un plazo para que la empresa pueda comunicarle por escrito sus observaciones. Si tras la presentación de dichas observaciones persiste el desacuerdo sobre la solicitud de confidencialidad, el asunto será examinado por el consejero auditor, según lo establecido en la Decisión de la Comisión relativa al mandato de los consejeros auditores (57).

42.

Cuando exista el riesgo de que una empresa que está en condiciones de ejercer presiones de carácter económico o comercial muy fuertes sobre sus competidores o sobre sus socios comerciales, clientes o proveedores, adopte medidas de represalia contra éstos como consecuencia de su colaboración en la investigación llevada a cabo por la Comisión (58), ésta protegerá el anonimato de los autores proporcionando acceso a una versión o a un resumen no confidencial de sus respuestas (59). Las solicitudes de anonimato en situaciones de este tipo, así como las solicitudes de anonimato conforme al punto 81 de la Comunicación de la Comisión sobre la tramitación de denuncias (60) se tratarán con arreglo a lo dispuesto en los puntos 39 a 41.

43.

La Comisión podrá determinar que la concesión de acceso al expediente se realice de una de las siguientes maneras, teniendo debidamente en cuenta la capacidad técnica de las partes:

La Comisión podrá elegir cualquier combinación de estos métodos.

44.

Para simplificar el acceso al expediente, las partes recibirán una lista de documentos en la que se presente el contenido del expediente de la Comisión, según lo definido en el punto 7.

45.

Se concede acceso a las pruebas que obren en el expediente de la Comisión, en su forma original: la Comisión no estará obligada a proporcionar una traducción de los documentos que figuren en el expediente (61).

46.

Si una parte considera que, tras tener el acceso al expediente, necesita para su defensa tener conocimiento de determinada información no accesible, podrá presentar a la Comisión una solicitud motivada a este efecto. Si la Dirección General de Competencia no accede a la solicitud, la parte podrá presentar una solicitud motivada al consejero auditor, de conformidad con el mandato vigente de los consejeros auditores (62).

47.

El acceso al expediente en virtud de la presente Comunicación se concederá siempre que la información así obtenida sólo pueda utilizarse a efectos de procedimientos judiciales o administrativos de aplicación de las reglas comunitarias de competencia que sean el objeto del procedimiento administrativo al que corresponde el expediente (63). Si la información se utilizara para fines distintos, con la intervención de un letrado externo, la Comisión podrá comunicar el incidente al colegio de dicho letrado con vistas a la adopción de una medida disciplinaria.

48.

Salvo lo dispuesto en los puntos 44 y 46, las normas de esta sección C se aplicarán igualmente a la concesión de acceso a documentos a los denunciantes (en los procedimientos antimonopolio) y a otras partes interesadas (en los procedimientos relativos a concentraciones).