Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo correspondientes al ejercicio 2001, acompañado de las respuestas de la Agencia

(2002/C 326/02)

INDICE

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OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Consejo de Administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94(1) del Consejo.

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001. Según el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo. El Tribunal de Cuentas tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal de Cuentas ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Ejecución del presupuesto

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2001 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior se presenta en el cuadro 1(3).

6. Los créditos disponibles(4) ascendían a 14 millones de euros, de los cuales 12 millones corresponden al ejercicio y 2 millones fueron prorrogados del ejercicio anterior. Además de sus dotaciones presupuestarias, la Agencia recibió una subvención de la Comisión de 624000 euros con el fin de llevar a cabo una acción plurianual de preparación de los países candidatos a la adhesión. De estos créditos, durante el ejercicio 2001, se comprometieron 126959 euros, se realizaron pagos por valor de 17048 euros y el saldo fue prorrogado.

7. De los créditos correspondientes al ejercicio 2001 se comprometieron 11,3 millones de euros, de los que se realizaron pagos por valor de 5 millones, lo que representa, el 44 % de los compromisos contraídos. El saldo de los créditos fue prorrogado (6,2 millones de euros) o anulado (0,8 millones de euros). Los créditos operativos (Título III), que ascienden a 7,6 millones de euros, se comprometieron por valor de 7,3 millones; de estos, se realizaron pagos por un valor de 1,5 millones y 5,8 millones hubieron de ser prorrogados al ejercicio siguiente, siendo anulado el saldo. La elevada cuantía de las prórrogas de los créditos operativos se debe a que, durante el ejercicio 2001, la Comisión confió a la Agencia una importante acción (4,5 millones de euros) cuyo tiempo de preparación no permitió su realización en 2001, siendo prorrogados al ejercicio 2002 la totalidad de los créditos previstos. Con todo, e independientemente de esta circunstancia, el porcentaje de créditos operativos prorrogados sigue siendo muy elevado y sería conveniente que la Agencia continuara reforzando la calidad y el seguimiento de su programa de actividades.

8. Los créditos prorrogados del ejercicio anterior ascendían a 2 millones de euros, de los cuales 1,7 millones corresponden al Título III; de dichos créditos se realizaron pagos por un importe de 1,7 millones de euros (1,5 millones correspondientes al Título III) y se anuló el saldo.

Estados financieros

9. La cuenta de gestión y el balance publicados por la Agencia en su informe de actividad relativo a 2001 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3.

10. La Agencia no lleva a cabo la amortización de sus valores inmovilizados; convendría que aplicara las reglas de evaluación y amortización adoptadas por la Comisión(5) de forma que los valores consignados en el balance reflejen fielmente los bienes que componen su patrimonio.

11. La Agencia debería incrementar las medidas ya adoptadas con el fin de reducir el riesgo de doble reembolso para lo cual tendría que reembolsar los gastos de misión a las personas que convoca basándose en documentos originales y no en copias de éstos.

12. El sistema de contabilidad presupuestaria SI2 utilizado por la Agencia no debería permitir que se modifiquen las operaciones de un ejercicio presupuestario tras la fecha de cierre del mismo (15 de enero del ejercicio siguiente), salvo en los casos previstos en la normativa.

Aplicación de las disposiciones financieras

13. Para la ejecución de la línea presupuestaria relativa al ámbito "Investigación sobre Trabajo y Salud", la Agencia firmó el 23 de febrero de 2001 un contrato por valor de 225000 euros, cuando los créditos disponibles se elevaban a 185000 euros. Con el fin de cubrir la diferencia de 40000 euros existente entre los créditos disponibles y el valor total del contrato, la Agencia utilizó, sin presentar justificación alguna, los créditos consignados en otra línea presupuestaria relativa a un programa de fomento de la pequeña y mediana empresa. Esta práctica no se ajusta al principio de especialidad presupuestaria.

14. La Agencia prorroga de forma sistemática la totalidad del saldo de los compromisos provisionales al ejercicio siguiente, sin que esta práctica se apoye en órdenes de pedido ya emitidas. Así, la Agencia prorrogó 114134 euros al ejercicio 2002 en concepto de gastos de misiones, aun cuando los pagos pendientes representaban menos de 50000 euros. Este tipo de prórrogas son injustificadas.

15. No se efectuaron cobros antes del cierre del ejercicio 2001 por un total de 82500 euros, contrariamente a lo previsto en las órdenes correspondientes. La Agencia debería adoptar medidas para asegurar la ejecución de estos cobros.

16. En enero de 2001, esto es, fuera del plazo establecido el 31 de diciembre de 2000 por el director de la Agencia, un centro nacional solicitó una subvención para la realización de actividades que ascendía a 184768 euros. La Agencia aprobó el programa de forma definitiva en septiembre de 2001 por un total de 27781 euros, financiados íntegramente por la subvención de ésta última; la justificación presentada fue que el año anterior dicho centro había recibido una subvención inferior a la prevista por no haber ejecutado una parte de las actividades programadas. Una variación semejante en el volumen de actividades programadas, unida al tiempo que se ha necesitado para llegar a una decisión definitiva, reflejan la necesidad de que la Agencia sea más rigurosa con respecto a su sistema de programación de actividades.

17. Hasta el segundo trimestre de 2001 la Agencia no estableció un verdadero sistema de previsión del volumen de traducciones que debía encargar al Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea. Dicho sistema debería desarrollarse en el marco de la programación de actividades de la Agencia para evitar tener que recurrir, en caso de urgencia, a empresas de traducción locales.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 25 y 26 de septiembre de 2002.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, el 9 de abril de 2002 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 2001 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 15 de abril de 2002. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede originar pequeñas diferencias en los totales. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 representa un valor inferior al límite del redondeo.

(4) Créditos no disociados.

(5) Reglamento n° (CE) 2909/2000 de la Comisión de 29 de diciembre de 2000 (DO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria del ejercicio 2001NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Agencia - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Agencia en sus estados financieros.

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2001 y 2000

>SITIO PARA UN CUADRO>

NB

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Agencia - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Agencia en sus estados financieros.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2001 y al 31 de diciembre de 2000NB

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Agencia - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Agencia en sus estados financieros.

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Respuestas de la Agencia

Las respuestas de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo a las observaciones del Tribunal de Cuentas relativas a los estados financieros del ejercicio 2001 de la Agencia son las siguientes:

Ejecución del presupuesto

En relación con los apartados 7 y 8

Tal como lo señala el Tribunal de Cuentas, el porcentaje de prórrogas de créditos operativos del ejercicio 2001 al ejercicio siguiente fue elevado, lo cual se debe, en particular, al hecho de que del importe de 5800000 euros mencionado por el Tribunal, 4500000 euros guardaban relación directa con el programa de subvenciones 2001-2002 para las PYME (pequeñas y medianas empresas), que consistía en una nueva actividad deseada por el Parlamento Europeo y encomendada a la Agencia por la Comisión Europea.

Por lo demás, a pesar de los límites que le impone el marco normativo en el que opera, la Agencia hizo todo lo posible por limitar su porcentaje de prórrogas de créditos. A este respecto, los Centros temáticos reciben fondos a lo largo del año para el cual se atribuyen los créditos.

Por último, a fin de mejorar de forma permanente la calidad y el seguimiento de su programación, la Agencia se esfuerza en todo momento por disponer de herramientas adecuadas o mejorar las existentes.

Estados financieros

En relación con el apartado 10

Como consecuencia de las observaciones del Tribunal, la Agencia tenía previsto en un principio aplicar las normas en materia de evaluación y amortización del inmovilizado adoptadas por la Comisión, integrándolas en su propia normativa. No obstante, habida cuenta de que está a punto de concluir la refundición general del Reglamento financiero, la Agencia tiene previsto aguardar su adopción definitiva con objeto de garantizar esta aplicación y adquirir un programa informático de gestión adecuado.

En relación con el apartado 11

A fin de evitar la duplicación de los reembolsos y con arreglo a las recomendaciones del Tribunal, la Agencia incluye la mención "paid by EU-Agency" en los originales de los documentos justificativos (billetes) de los gastos de viaje correspondientes a las reuniones de expertos, y garantiza en principio el pago de los reembolsos por transferencia bancaria a las cuentas bancarias oficiales de los beneficiarios cuyos datos personales se consignan en un formulario de la Agencia.

En relación con el apartado 12

La operación mencionada por el Tribunal era de carácter totalmente excepcional y estaba relacionada con una transacción de regularización de un importe limitado, que tenía por objeto subsanar un error de imputación en una partida de gastos relativa al personal y que no podía prorrogarse al año siguiente.

La Agencia hará todo lo posible para que este tipo de operación no vuelva a repetirse en el futuro.

Aplicación de las disposiciones financieras

En relación con el apartado 13

El contrato al que se refiere el Tribunal (por un importe de 225000 euros) estaba relacionado con la realización de dos series de tareas distintas relativas al ámbito "Investigación sobre trabajo y salud": la primera se refiere de modo concreto a este ámbito (partida presupuestaria 3 0 2 2: 185000 euros) y, la segunda, que también guarda relación con este ámbito, puede vincularse al ámbito de actuación relativo a las "Pequeñas y medianas empresas (PYME)" (partida presupuestaria 3 0 7 1: 40000 euros). Como consecuencia de ello, y con objeto de no demorar la puesta en marcha de esta acción por motivos de imputación presupuestaria, la Agencia decidió financiar e imputar el gasto en estas dos líneas presupuestarias y dentro de los límites de los créditos disponibles.

En relación con el apartado 14

En la mayoría de los casos, las prórrogas de crédito se refieren a saldos pendientes de pago relativos a contratos u órdenes de pedido correspondientes al ejercicio en curso. En algunos casos, los importes no se han fijado de forma clara (exacta) puesto que se refieren a facturas cuya variabilidad de los costes está vinculada a los tipos de productos consumidos o de servicios prestados (por ejemplo, electricidad, teléfono, mantenimiento, etc.).

En lo que se refiere a los gastos de misión, la Agencia ha decidido prorrogar el total de los créditos comprometidos (compromisos provisionales) a fin de afrontar los reembolsos de misiones que quedan por liquidar.

La Agencia seguirá las recomendaciones del Tribunal en lo que se refiere al cálculo de los saldos pendientes de pago a fin de ajustar directamente las prórrogas de créditos a estos últimos.

En relación con el apartado 15

La Agencia seguirá las recomendaciones del Tribunal y creará un sistema de seguimiento mensual de las órdenes de ingreso pendientes.

Esencialmente, estas órdenes de ingreso estaban relacionadas con proyectos para los cuales no se transmitieron los informes de ejecución final en los plazos preceptivos. Desde entonces, estas situaciones se han regularizado o están en curso de regularización, lo cual permite proceder a la anulación de las órdenes de ingreso correspondientes. En otros casos, el impago en 2001 se debió a problemas relacionados con la no recepción, a su debido tiempo, de los documentos bancarios correspondientes.

En relación con el apartado 16

Conforme a las recomendaciones del Tribunal y en la medida en que las circunstancias y los procedimientos lo permitan, la Agencia se esforzará por mejorar su sistema de programación en términos de limitación de la variación del volumen de actividad, de reducción de los retrasos en la puesta en práctica de los programas, de reducción de los plazos de toma de decisión, y de observancia del principio de anualidad presupuestaria (véase más arriba el epígrafe "Ejecución del presupuesto").

En relación con el apartado 17

Aprovechando la experiencia del ejercicio 2001, la Agencia realizó, en diciembre de 2001, una primera previsión del volumen de solicitudes de traducción para el año 2002. Una comparación mensual entre las solicitudes de traducción previstas y las realizadas, así como una revisión periódica de las previsiones, deberían facilitar en lo sucesivo el seguimiento correcto de los créditos concedidos.