INFORME EXPLICATIVO sobre el Convenio celebrado sobre la base del artículo K.3 del Tratado de la Unión Europea relativo a la notificación o traslado de documentos judiciales y extrajudiciales en material civil o mercantil (Texto aprobado por el Consejo el 26 de junio de 1997) (97/C 261/03)

INTRODUCCIÓN

1. Los convenios relativos a la cooperación judicial civil de la Unión Europea tienen por objeto la creación de un espacio judicial común en el que los justiciables puedan hacer valer sus derechos gozando de garantías iguales a las que tienen ante los tribunales de su país.

A este respecto, la rapidez de los procedimientos y la seguridad jurídica son fundamentales en un momento en que el desarrollo de los intercambios, tanto si son de carácter privado como si tienen que ver con las relaciones económicas o culturales, conduce inevitablemente a la multiplicación de los litigios.

La transmisión de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil de un Estado miembro a otro con fines de notificación o traslado, en particular, eslabón indispensable para el buen desarrollo de un procedimiento, debe poderse efectuar en condiciones satisfactorias.

2. El Consejo de Ministros de Justicia reunido los días 29 y 30 de octubre de 1993, confirió un mandato al grupo «Simplificación de la transmisión de documentos» para que elaborara un instrumento que simplifique y acelere los procedimientos de transmisión de documentos entre los Estados miembros. En efecto, el examen de las respuestas al cuestionario elaborado en 1992 bajo la Presidencia portuguesa, en colaboración con los Países Bajos y el Reino Unido había puesto de manifiesto un sistema caracterizado por su complejidad, heterogeneidad y eficacia insuficiente.

En efecto, dado que la mayor parte de los Estados miembros son signatarios del Convenio de La Haya de 15 de noviembre de 1965 relativo a la notificación o traslado, en los Estados de la Unión Europea, de los actos judiciales y extrajudiciales en materia civil y mercantil así como de otros instrumentos bilaterales o regionales, ha ido surgiendo progresivamente una cierta confusión en cuanto a los procedimientos que deben utilizarse o a los que debe darse preferencia, lo que ha sido una fuente de retrasos, de errores o de opciones cuestionables.

En 1993, la Delegación neerlandesa presentó un proyecto encaminado a adapatar el artículo IV del Protocolo anejo al Convenio de Bruselas del 27 de septiembre de 1968, relativo a la notificación o traslado de los documentos judiciales entre los Estados miembros de la Unión Europea.

El Grupo mantuvo unos debates preliminares sobre este proyecto y posteriormente, la Presidencia alemana elaboró un cuestionario relativo al procedimiento aplicable en cada Estado miembro.

Por último, a comienzos de 1995, la Presidencia francesa presentó un nuevo proyecto que tenía como principal objetivo la instauración de un mecanismo único y obligatorio para los Estados miembros.

Sobre la base de las sugerencias de los Estados miembros y de los resultados de una consulta a los profesionales, llevada a cabo a iniciativa de los servicios de la Comisión, el proyecto se orientó hacia una solución en la que se equilibran las distintas orientaciones contempladas.

Al final de los trabajos del Grupo, el texto del proyecto de Convenio fue presentado por la Presidencia neerlandesa, de conformidad con el artículo K.6 del Tratado de la Unión Europea, para su estudio por el Parlamento Europeo (1).

El 26 de mayo de 1997, el Consejo aprobó el Convenio (2), firmado el mismo día por los representantes de todos los Estados miembros.

3. El nuevo Convenio es el único aplicable entre los Estados miembros de la Unión, sin perjuicio de los acuerdos existentes o que puedan celebrarse entre dos o más Estados miembros y que permita entre ellos la cooperación más estrecha a que se refiere el artículo K.7 del Tratado de la Unión Europea.

El Convenio se basa directamente en el Convenio de La Haya de 1965, del que adopta cierto número de soluciones, pero también aporta innovaciones que se articulan en torno a cuatro ejes principales.

En primer lugar, para evitar los retrasos debidos a la transmisión de documentos entre sucesivos intermediarios, establece relaciones más directas entre las personas o autoridades responsables de su transmisión y las personas encargadas de proceder a su notificación o traslado.

El nuevo Convenio prevé además algunos medios prácticos para facilitar las tareas de dichas personas, tales como medios modernos de transmisión, un formulario completo y de uso simplificado, así como anuarios de los organismos receptores designados por los Estados.

Además, para preservar los derechos de las partes, introduce, en particular, normas originales en materia de traducción de los documentos.

Crea, además, un Comité ejecutivo encargado de velar por el buen funcionamiento del Convenio, elaborar y actualizar un manual relativo a los organismos receptores y un léxico de términos jurídicos útiles, así como de formular propuestas para mejorar la aplicación de las disposiciones del Convenio o modificar su contenido.

Este edificio está coronado por un Protocolo relativo a la interpretación del Convenio por el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, que se ha elaborado tomando como modelo el Protocolo de 3 de junio de 1971 relativo a la interpretación por el Tribunal de Justicia del Convenio de Bruselas de 27 de septiembre de 1968.

Dado que el artículo 20 del Convenio de Bruselas y el artículo IV del Protocolo anejo al mismo tratan la cuestión de la notificación y traslado de los documentos judiciales, deberá estudiarse su adaptación.

Este Convenio, que constituye la primera realización de la cooperación judicial civil establecida por el título VI del Tratado de la Unión Europea, permitirá reforzar los lazos existentes entre los Estados miembros.

Corresponderá a los juristas y a los profesionales del derecho garantizar su éxito.

TÍTULO I

Artículo 1 Ámbito de aplicación

1. El párrafo primero del artículo 1 define el ámbito de aplicación del convenio. Indica que éste rige las relaciones entre Estados miembros de la Unión Europea en materia de notificación o traslado de documentos judiciales de carácter civil o mercantil.

Las relaciones entre este convenio y los demás acuerdos o arreglos celebrados por dos o varios Estados miembros están regidas por el artículo 20. A este respecto véanse las explicaciones dadas sobre este artículo.

Además, el convenio se refiere a la transmisión, a efectos de la notificación o traslado, de documentos judiciales y extrajudiciales. El convenio no define el concepto de documentos judiciales y extrajudiciales.

Por documentos judiciales deben entenderse, por supuesto, los documentos en relación con un procedimiento judicial. En cuanto a los documentos extrajudiciales, no parece posible definirlos con precisión. Puede considerarse que se trata de documentos redactados por un funcionario ministerial, tales como actas notariales o de agente judicial, o documentos establecidos por una autoridad del Estado miembro, o bien documentos que por su naturaleza e importancia justifican ser transmitidos y comunicados a sus destinatarios según un procedimiento oficial.

Por último, por lo que se refiere a la materia civil o mercantil, el convenio, al igual que el gran número de otros acuerdos que utilizan estos términos, no da definición de los mismos, y tampoco remite a la definición existente en el derecho del Estado transmisor o el Estado receptor.

Para garantizar la coherencia entre los distintos convenios celebrados en el marco de la Unión Europea, sería útil referirse a este respecto a la interpretación del concepto de materia civil y mercantil dada por el Tribunal de Justica, que establece el principio de una definición autónoma teniendo en cuenta los objetivos y la economía del convenio, así como los principios generales que se desprenden del conjunto de los sistemas jurídicos nacionales. Esto no significa que la materia civil o mercantil se circunscriba al ámbito de aplicación material del Convenio de Bruselas de 1968.

Quedan excluidos, en primer lugar, de la materia civil y mercantil, las causas penales o las causas fiscales, pero no las acciones civiles decididas en dichas causas. Parece sin embargo necesario interpretar estos términos de forma flexible, para preservar los derechos de las partes implicadas y en particular los derechos de la defensa.

2. El apartado 2 se introdujo en el artículo 1 para eximir al Estado miembro requerido de toda responsabilidad por la notificación o traslado de un documento a un destinatario cuyo domicilio sea desconocido.

No obstante, no significa que la entidad del Estado miembro requerido que reciba una solicitud de notificación o traslado de un documento a un destinatario cuya dirección sea incompleta o inexacta pueda dispensarse de tratar de hallar dicha dirección por los medios de que disponga.

Si pese a tales gestiones no puede determinarse la dirección del domicilio del destinatario, el documento deberá ser devuelto, a la mayor brevedad, al organismo de origen.

Artículo 2 Organismo transmisor y organismo receptor

Las disposiciones del artículo 2 establecen el principio de una transmisión directa de los documentos para su notificación o traslado entre organismos descentralizados. Este sistema, que constituye un nuevo avance en el ámbito de la cooperación judicial entre Estados miembros, representa una de las innovaciones fundamentales del Convenio.

En efecto, mientras que para subsanar la lentitud de las transmisiones por vía diplomática, que son las únicas que pueden utilizarse entre Estados no vinculados por convenios relativos a esta materia, la mayor parte de los acuerdos existentes contemplan la designación de autoridades centrales, encargadas de hacer que los documentos lleguen, por escalones sucesivos, hasta sus destinatarios, el Convenio se propone suprimir las etapas intermedias entre la expedición de un documento en el Estado miembro de origen y la notificación o traslado del mismo en el Estado miembro requerido.

Corresponde, por tanto, a los Estados miembros la designación de los funcionarios ministeriales, las autoridades judiciales o administrativas u otras personas competentes y con medios que les permitan cumplir lo mejor posible las misiones confiadas a los organismos transmisores y a los organismos requeridos.

El Convenio no obliga, sin embargo, a los Estados miembros a facilitar esos medios a los organismos privados que puedan designar.

Los Estados miembros tienen también la facultad de designar un mismo organismo encargado de ejercer, para un mismo territorio, las funciones de organismo transmisor y de organismo receptor, o, por el contrario, designar organismos distintos.

No obstante, como excepción al principio de descentralización, podrán declarar también que designan, para el conjunto de su territorio, un solo organismo encargado de las funciones de organismo transmisor y un solo organismo encargado de las funciones de organismo receptor, o un único organismo encargado de ambas funciones. No obstante, la designación de una sola entidad por los Estados no debería suponer retrasos en la aplicación de los procedimientos de notificación y traslado.

La designación de estos organismos centralizados es válida para un período de cinco años. En efecto, el Comité ejecutivo creado en el artículo 18 está encargado de examinar el funcionamiento de los organismos descentralizados y de velar por su eficacia. Los Estados miembros que designasen un organismo centralizado podrían, tras evaluar las informaciones que hubieran recogido en dicho marco, preferir constituir luego organismos descentralizados y ello a la vista de los resultados obtenidos en los Estados miembros que hubieran adoptado, de entrada, el sistema de la descentralización. La declaración podrá renovarse, sin embargo, por períodos de cinco años.

Por otra parte, de conformidad con el apartado 4, los Estados tienen la obligación de facilitar, antes de la entrada en vigor del Convenio para ellos, las informaciones relativas a los organismos receptores que hayan designado, de las que deberán disponer los organismos transmisores de los demás Estados miembros para transmitirles documentos.

Los organismos designados por los Estados miembros dispondrán de un manual que contenga todas las disposiciones útiles, que el Comité ejecutivo elaborará y actualizará anualmente con arreglo a lo dispuesto en el artículo 18 del Convenio.

Artículo 3 Entidad central

A fin de que los organismos transmisores y los organismos receptores puedan resolver las dificultades que pudieran presentarse al aplicar el Convenio y que no pudieran resolverse mediante contactos directos entre ellos, el Convenio dispone la designación de entidades centrales, encargadas de aportar soluciones mediante el contacto directo entre, por una parte, el organismo transmisor y, por otra, la entidad central del Estado requerido.

Así, la letra a) contempla la posibilidad de que un organismo transmisor solicite informaciones a la entidad central de otro Estado. La solicitud podría referirse, por ejemplo, a la determinación del organismo receptor al que es necesario transmitir un documento para su notificación o traslado cuando las informaciones de que dispone el organismo transmisor son insuficientes.

La letra b) puede referirse a un caso concreto, o a dificultades de carácter general. Así, un organismo transmisor podrá dirigirse a una entidad central de otro Estado miembro si, habiendo transmitido un documento a un organismo receptor de ese Estado miembro ya un cierto tiempo antes y habiéndolo solicitado varias veces, no ha conseguido información sobre el curso dado a la transmisión. Dicho organismo también podrá comunicar a la entidad central las dificultades con que ha tropezado repetidamente en sus relaciones con alguno de los organismos receptores.

La letra c), que contempla la posibilidad de solicitar a la entidad central del Estado miembro requerido que transmita un documento al organismo receptor competente para su notificación o traslado, debe aplicarse únicamente «en casos excepcionales», según sus propios términos. En efecto, la entidad central no está facultada, en principio, para proceder a la tramitación directa de las solicitudes de transmisión, tramitación que deberá ser efectuada por el organismo receptor.

Por otra parte, el Convenio contiene varias disposiciones que permiten a los organismos transmisores y a los organismos receptores solventar las dificultades que aparezcan en una solicitud de notificación o traslado y que conviene aplicar antes de recurrir a la entidad central.

Así, la mera imposibilidad de determinar el organismo receptor territorialmente competente no debe motivar la transmisión del documento a la entidad central, sino una solicitud de información con arreglo a la letra a) del artículo 3.

Asimismo, si no ha pedido averiguarse la dirección del domicilio del destinatario o si la dirección facilitada es errónea o no permite al organismo receptor dar curso a una solicitud de notificación o traslado, el documento no deberá transmitirse nunca a la entidad central. En efecto, en tal caso será de aplicación lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 1 del Convenio, esto es, el que el Convenio no se aplicará cuando la dirección del destinatario sea desconocida.

En cambio, podría justificar la transmisión de un documento a una entidad central la ausencia de respuesta, a pesar de solicitudes repetidas y del transcurso de un plazo razonable, sobre la entidad receptora que es competente territorialmente para notificar o trasladar un documento.

Más en general, se podría admitir la transmisión de un documento a la entidad central del Estado miembro requerido en caso de que un incendio hubiera destruido un tribunal en el que un servicio hubiese sido designado como organismo receptor o bien en caso de que, como resultado de una huelga general o de una catástrofe natural, los servicios del Estado miembro requerido en la región en la que debería notificarse o trasladarse el documento estuvieran totalmente paralizados.

En cualquier hipótesis corresponde al organismo transmisor determinar, con arreglo a dichas orientaciones, si se dan las circunstancias excepcionales que justifican la transmisión de un documento a la entidad central del Estado requerido.

El Comité ejecutivo velará por la aplicación de la letra c) del artículo 3, con arreglo a lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 18.

Por último, parecería juicioso que los Estados parte en el Convenio de La Haya, de 15 de noviembre de 1965, designen, en calidad de entidad central, la autoridad central que hayan designado en virtud del artículo 2 de este Convenio.

TÍTULO II Documentos judiciales

Sección 1 Transmisión y notificación o traslado de documentos judiciales

Esta sección fija las normas aplicables a la vía principal de transmisión de los documentos a que se refiere el Convenio.

Artículo 4 Transmisión de los documentos

1. A fin de permitir una rápida ejecución del conjunto del proceso de transmisión y notificación o traslado de documentos judiciales, el organismo transmisor debe hacer lo necesario para que el documento sea enviado directamente al organismo competente para recibirlo y en el plazo más breve. Para identificar el organismo receptor competente para recibir los documentos en función del domicilio del destinatario, el organismo transmisor recurrirá al manual elaborado por el Comité ejecutivo.

2. El Convenio no contiene una lista de los medios de transmisión que pueden utilizarse. Por el contrario, al permitir la utilización de cualquier medio adecuado posibilita una elección en función de los procedimientos admitidos por su derecho interno, las circunstancias del caso y los modos de comunicación que puedan utilizarse con el organismo receptor competente.

Esta total libertad en cuanto a los medios que se utilicen no debe causar sin embargo perjuicios al destinatario de los documentos. Por ello el Convenio prevé que el texto recibido sea fiel al transmitido y que todas las indicaciones que contenga sean legibles sin dificultad. En caso contrario, los documentos deberán ser devueltos inmediatamente al organismo transmisor junto con el formulario cuya rúbrica «comunicación de devolución de solicitud y documento» esté debidamente cumplimentada.

El manual permitirá al organismo transmisor informarse sobre los medios que puede utilizar en sus relaciones con los organismos receptores de este Estado miembro. Al procederse a la actualización anual del manual se podrán tener en cuenta las innovaciones técnicas como los nuevos medios admitidos por los organismos receptores.

3. Los documentos que transmita el organismo transmisor deberán ir acompañados de un formulario, elaborado conforme al modelo de petición de notificación o traslado anejo al Convenio y por lo tanto disponible en todas las versiones lingüísticas.

En el Convenio no figura ninguna norma relativa a la lengua en la que deben estar redactadas las indicaciones impresas del formulario. Los organismos transmisores pueden utilizar por tanto formularios en su lengua oficial, o en la lengua oficial del organismo receptor o en la lengua que el Estado requerido haya declarado admitir al amparo del apartado 3.

En cambio, el organismo transmisor deberá rellenar el formulario utilizando la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del Estado requerido o la lengua que éste haya aceptado al amparo del artículo 3. El organismo transmisor podrá saber la lengua que puede utilizarse para ello gracias al manual, que indicará:

a) por una parte:

- o bien la lengua oficial del Estado requerido que deba utilizarse,

- o bien las diferentes lenguas oficiales del Estado requerido que puedan utilizarse,

- o bien la lengua oficial del Estado requerido que deba utilizarse en razón del domicilio del destinatario;

b) por otra parte:

- otra lengua de uno de los Estados miembros de la Unión Europea que el Estado requerido haya declarado aceptar.

El organismo receptor podrá utilizar, a su elección, la lengua adecuada conforme a las letras a) o b).

Es de señalar que la mayor parte de las indicaciones que deberán consignarse en el formulario anejo al Convenio no necesitan ser traducidas y que el Comité ejecutivo se encargará de elaborar un glosario, en todas las lenguas de la Unión, de los principales términos jurídicos que puedan resultar necesarios para rellenar el formulario.

4. En numerosos convenios se contempla la dispensa de legalización. Queda entendido que no puede exigirse a fortiori en la Unión la legalización de documentos transmitidos únicamente para su notificación o traslado.

Así el artículo 49 del Convenio de Bruselas, de 27 de septiembre de 1968, dispone que la jurisdicción de un Estado miembro a la que se le haya presentado una petición de exequatur de una resolución dictada en otro Estado miembro no podrá exigir ninguna legalización de los documentos ni formalidad análoga alguna.

5. Este apartado, que prevé la posibilidad de enviar el documento por duplicado al organismo receptor y de solicitar la devolución de uno de dichos ejemplares, parece aplicable únicamente en caso de transmisión de documentos por medios tradicionales, como por vía postal. Sin embargo, habrá que adaptar la práctica en función de otros medios que vayan apareciendo en el futuro.

El formulario de solicitud transmitido con el documento permite al organismo transmisor facilitar al organismo receptor las indicaciones adecuadas.

Artículo 5 Traducción de documentos

1. Cuando un documento deba ser transmitido a otro Estado miembro con vistas a su notificación o traslado, el organismo transmisor comunicará al requirente que el destinatario podrá negarse a recibir el documento a causa de la lengua utilizada, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8 del Convenio.

El Convenio no contiene disposición alguna sobre las consecuencias jurídicas que podrían derivarse de la negativa a aceptar un documento a causa de la lengua utilizada y corresponderá al órgano jurisdiccional competente resolver esta cuestión.

Por tanto, el organismo transmisor deberá señalar a la atención del requirente los riesgos en que podría incurrir con respecto al plazo o a la regularidad del procedimiento en caso de no proceder a la traducción que pudiera resultar necesaria.

2. Si el requirente desea hacer traducir el documento, deberá enviar un anticipo para sufragar los gastos de traducción, pero esta norma no impedirá, si el derecho del Estado miembro en el que se desarrolla el procedimiento lo prevé así, que una decisión sobre la asunción de dichos gastos sea tomada ulteriormente y permita, en su caso, que se reembolse al requirente la totalidad o parte de dichos gastos.

Cabe señalar que el término «requirente» se refiere siempre a la parte interesada en la transmisión del acto. Por consiguiente, no podrá tratarse del Tribunal.

Artículo 6 Recepción de los documentos por un organismo receptor

1. Las disposiciones de este apartado tienen por objetivo garantizar que el organismo transmisor sea informado de la recepción de los documentos por el organismo receptor. Hacen hincapié en la exigencia de rapidez de la respuesta que debe ser enviada por el organismo receptor, ya que disponen el envío de un acuse de recibo lo antes posible y por el medio más rápido. Los organismos receptores deberían esforzarse por tanto en enviar el acuse de recibo a los organismos transmisores inmediatamente después de que reciban un documento.

Será suficiente que el organismo receptor devuelva al organismo transmisor un ejemplar del formulario de petición de notificación o traslado transmitido con los documentos, previa cumplimentación de la parte titulada «acuse de recibo» (rúbrica n° 8 del formulario).

En efecto, la recepción del acuse de recibo confirma al organismo transmisor que el documento que ha enviado ha sido recibido efectivamente por el destinatario competente.

Por el contrario, la ausencia del acuse de recibo en un plazo razonable tras la expiración del plazo de siete días podría hacer creer al organismo transmisor que el documento se ha extraviado y que es necesario proceder a un nuevo envío, con el riesgo de provocar una confusión entre los diversos envíos.

2. Este apartado tiene por objetivo evitar que el documento y la petición de notificación o traslado sean devueltos al organismo transmisor cuando bastaría recabar datos o documentos adicionales para superar las dificultades que impiden que el organismo receptor proceda o haga proceder, sin más, a la notificación o traslado.

3. Este apartado se aplica cuando, incluso después de haber recabado datos o documentos adicionales, el organismo receptor no puede dar curso a la petición de notificación o traslado.

Se prevén dos casos: el de una solicitud que no entre en el ámbito de aplicación del Convenio y el de la imposibilidad de proceder a la notificación o traslado por incumplimiento de las condiciones formales establecidas en el Convenio.

El primer caso puede darse, por ejemplo, debido a una solicitud de notificación o traslado referente a un documento de carácter penal.

El segundo caso podría estar constituido, por ejemplo, por las solicitudes referentes a documentos ilegibles o, por el contrario, por documentos no acompañados de una solicitud, o por una solicitud relativa a un destinatario cuyo domicilio no ha podido determinarse.

Este apartado podría obedecer también a la falta total de respuesta, por lo menos en un plazo razonable, a la solicitud de datos o documentos adicionales formulada por el organismo receptor al amparo del apartado 2.

También deberán devolverse al organismo transmisor las solicitudes que se hubieran enviado por error a un organismo receptor de un Estado miembro distinto de aquél en cuyo territorio se encuentra el destinatario, al igual que las que exigen una notificación o traslado en formas especiales incompatibles con el derecho local.

4. Las disposiciones de este apartado están destinadas también a evitar la devolución de los documentos al organismo transmisor por el único motivo de que el organismo receptor que los ha recibido no sea el del Estado miembro requerido que es competente territorialmente. Exigen por tanto que el organismo receptor incompetente remita los documentos al organismo competente del mismo Estado miembro.

Este nuevo envío deberá efectuarse en las condiciones establecidas en el artículo 4, es decir, directamente y lo antes posible, por cualquier medio adecuado. Dado el retraso causado por una segunda transmisión, ésta deberá efectuarse con gran diligencia.

Además, para evitar que el organismo transmisor no tenga conocimiento del segundo envío, el Convenio dispone que tanto el organismo receptor incompetente que haya enviado de nuevo los documentos como el organismo receptor competente comuniquen este hecho al organismo transmisor.

En cuanto el organismo territorialmente competente reciba los documentos, o a más tardar al cabo de siete días, deberá informar de ello al organismo transmisor por los medios más rápidos, según las condiciones establecidas en el apartado 1.

Artículo 7 Notificación o traslado de los documentos

1. El organismo receptor conoce la forma de la notificación o traslado solicitada gracias a las indicaciones que figuran en el formulario de solicitud enviado por el organismo transmisor.

Si el método de notificación o traslado es incompatible con la legislación del Estado requerido, el documento deberá ser modificado o trasladado, según las normas previstas en ese Derecho si así lo ha pedido el organismo de origen. Deberá aplicarse la misma solución cuando el organismo de origen no haya pedido ningún método específico.

Esta solicitud podrá formularse en el punto 5.2.1 del formulario.

2. Este apartado impone al organismo receptor la obligación de llevar a cabo con rapidez el procedimiento de notificación o traslado. Dicho organismo debe realizar o hacer realizar inmediatamente las diligencias necesarias. No obstante, habida cuenta de que pueden presentarse dificultades, se ha previsto un plazo de un mes considerado suficiente para efectuar la notificación o el traslado.

En efecto, no hay que interpretar que la segunda frase permite que el organismo receptor descuide su obligación de realizar o hacer realizar las diligencias necesarias y comunique luego al organismo transmisor que no se ha procedido a la notificación o el traslado del documento en el plazo adecuado.

Dicha frase dispone la obligación para el organismo receptor de informar al organismo transmisor de que los procedimientos para llevar a cabo la notificación o el traslado aún no han concluido.

En ocasiones puede suceder, en efecto, que la notificación o el traslado no haya podido realizarse en el plazo de un mes, pero que sea posible hacerlo en un plazo razonable. En este caso, el organismo receptor sigue estando obligado a enviar al organismo transmisor el certificado contenido en el formulario al término del plazo de un mes.

Artículo 8 Negativa a aceptar el documento

1. Las normas establecidas en el artículo 8 sobre el uso de lenguas se aplican únicamente a los documentos mismos.

Deseando preservar los intereses del destinatario del documento, el Convenio establece el principio de que se traduzca a la lengua oficial del Estado de destino o, si dicho Estado tiene varias lenguas oficiales, en aquella o en una de aquellas del lugar de destino en que debe realizarse la notificación o el traslado.

No obstante, en algunos casos la traducción puede ser inútilmente costosa e incluso contraria a los intereses del destinatario. Así ocurre, por ejemplo, cuando éste es nacional del Estado transmisor o, en cualquier caso, comprende la lengua de dicho Estado.

Cabe observar que cuando el documento ha sido elaborado o traducido en la lengua oficial del Estado requerido, o en la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar donde debe ser notificado o trasladado, el destinatario no puede rechazarlo por motivos relacionados con el empleo de dicha lengua.

Si, en cambio, no ha sido traducido, dispone de esa facultad en caso de no comprender la lengua en la que se ha elaborado el documento.

No obstante, el Convenio no obliga al requirente a transmitir el documento redactado o traducido en una de dichas lenguas, pero permite al destinatario negarse a recibir el documento por el motivo de que no se han respetado las normas previstas.

Si surge un litigio sobre la comprensión de una lengua por el destinatario del documento, será preciso resolver el problema según las normas aplicables, por ejemplo planteando la cuestión de la regularidad de la transmisión y de la notificación o traslado ante el tribunal que se ocupe del procedimiento en cuyo marco se haya transmitido el documento.

El organismo receptor deberá informar al destinatario de que puede negarse a aceptar el documento si no está redactado en una de las lenguas oficiales del lugar de notificación o de traslado o en una lengua del Estado miembro de origen que el destinatario comprenda.

Existen varios medios mediante los que el organismo receptor puede cumplir la obligación de información establecida en este apartado. Cada Estado miembro determinará los medios adecuados en función de las normas aplicables en materia de notificación o traslado de documentos.

Así, en caso de que los documentos sean notificados o de los que se dé traslado por un agente especializado que los entregue en las propias manos del destinatario, dicho agente podrá informar a éste verbalmente.

Cuando, por el contrario, los documentos se notifiquen o de los que se dé traslado por vía postal, la información podrá darse en un documento adjunto a los documentos remitidos al destinatario.

En cualquier caso, las condiciones en las que esta información ha sido comunicada al destinatario deberán indicarse en la letra c) del punto 12 del certificado de notificación o traslado.

Si el destinatario rechaza el documento a causa de la lengua utilizada, sería deseable que lo comunicase en un plazo razonable para evitar retrasos en el procedimiento.

Conviene indicar que algunos Estados miembros pueden haber celebrado acuerdos según los cuales cada una de las lenguas oficiales de uno de esos Estados es considerada por los otros como una de sus propias lenguas oficiales. Así ocurre, por ejemplo, en los Estados nórdicos que han indicado que utilizarían sin distinción las lenguas danesa, noruega y sueca, conforme a las condiciones previstas en el Convenio nórdico de 1974.

2. Para que el organismo emisor, y el requirente, puedan tomar las medidas que consideren convenientes, el organismo receptor deberá informar al organismo emisor, en cuanto se le comunique, sobre un posible rechazo del documento por parte del destinatario.

Artículo 9 Fecha de notificación o traslado

Las disposiciones de este artículo establecen los criterios relativos a la fecha de notificación o traslado de un documento.

En efecto, la notificación o traslado de un documento conlleva la mayoría de las veces efectos jurídicos, y puede ser importante saber en qué momento se han producido.

Ahora bien, habida cuenta de las diferencias existentes entre los Estados miembros de la Unión, tanto en lo que respecta a normas de procedimiento relativas a la notificación o traslado de documento como a las normas de fondo, el hecho cuya fecha se tiene en cuenta varía de un Estado a otro.

Al elaborar el Convenio se ha buscado una norma que pudiera sustituir, en las relaciones entre los Estados miembros de la Unión, a las normas de Derecho interno, lo que llevó a la adopción de las disposiciones del artículo 9.

El apartado 1 establece el principio de que la fecha de notificación o traslado será la fecha en la se haya realizado efectivamente la notificación o traslado conforme a la legislación del Estado requerido. Pretende proteger los derechos del destinatario.

En cambio el apartado 2 tiene por objeto proteger los derechos del requirente, que puede tener interés en actuar en un plazo o una fecha determinados. En tal caso, ha parecido oportuno permitir que haga valer sus derechos en una fecha que pueda determinar él mismo, en vez de basarse en un hecho, a saber, la notificación o traslado de un documento en otro Estado miembro, sobre el que no tiene control directo y que podría ocurrir después de la fecha fijada.

Los apartados 1 y 2 podrían aplicarse de forma acumulativa, de manera tal que los efectos de la notificación o el traslado podrían producirse en momentos diferentes con respecto al destinatario del documento y con respecto al requirente. Tal situación podría producirse, por ejemplo, con respecto a ciertas legislaciones, en el caso en que un emplazamiento interrumpiera una prescripción e incluyera una invitación a comparecer.

En cuanto al momento de la interrupción de la prescripción con respecto al requirente, hay que recurrir a la legislación del Estado miembro emisor, con arreglo a lo dispuesto en el apartado 2.

No obstante, en cuanto al destinatario del documento, la fecha que deberá considerarse para calcular el plazo de comparecencia será la que determine la legislación del Estado requerido.

El apartado 3 contempla la posibilidad de que un Estado miembro declare que no aplicará las disposiciones del artículo 9.

Artículo 10 Certificado y copia del documento notificado o trasladado

Cuando haya concluido el procedimiento de notificación o traslado de un documento deberá cumplimentarse el certificado correspondiente del formulario.

El formulario deberá remitirse al organismo transmisor, junto con una copia del documento si ha lugar.

Se han incluido además normas similares a las dispuestas sobre la solicitud de notificación o traslado en lo que respecta a la lengua que debe utilizarse para rellenar el formulario del certificado, ya que el organismo transmisor deberá utilizar una lengua oficial o una de las lenguas oficiales del Estado miembro al que se remita el documento o una lengua que haya indicado que puede aceptar a este respecto.

Artículo 11 Gastos de notificación o traslado

1. El apartado 1 dispone el principio de la gratuidad de los servicios prestados por la administración del Estado miembro requerido.

2. En cambio, el apartado 2 permite a los Estados miembros disponer que los gastos correrán a cargo del requirente cuando las formalidades de notificación o traslado no sean realizadas por la administración del Estado.

Se podrá exigir un anticipo antes de la realización del trámite de notificación o traslado. El manual elaborado por el Comité ejecutivo incluirá indicaciones útiles a este respecto e indicará en particular si debe efectuarse un abono en el momento de la transmisión del documento por el organismo transmisor.

Sección 2 Otros medios de transmisión, notificación o traslado de documentos judiciales

Esta sección contempla varios modos subsidiarios de transmisión de documentos.

Artículo 12 Transmisión por vía consular o diplomática

Este artículo, que contempla la posibilidad de utilizar la vía diplomática o consular para enviar documentos judiciales, reserva este modo de transmisión a los casos excepcionales.

Convendrá por tanto hacer uso de esta posibilidad únicamente en casos de dificultad extrema, como en los mencionados en la letra c) del artículo 3, es decir, por ejemplo en circunstancias sociales o climáticas que imposibiliten todo envío de documentos de un Estado miembro a otro por otro medio.

Artículo 13 Notificación o traslado de documentos por medio de agentes diplomáticos o consulares

El Convenio recoge en este artículo un modo de notificación o traslado admitido tradicionalmente en las relaciones internacionales.

En principio, ofrece esta posibilidad a toda persona, cualquiera que sea su nacionalidad, que resida en el territorio de un Estado miembro. Sin embargo, se ofrece a los Estados miembros una posibilidad de reserva fundada en la nacionalidad del destinatario del documento.

Artículo 14 Notificación o traslado por correo

Este artículo dispone el principio de la admisión de la notificación o traslado por correo.

Sin embargo, los Estados miembros pueden establecer condiciones para la notificación o traslado por correo de documentos para aportar garantías a los destinatarios que residan en su territorio. Por ejemplo, podrían exigir el envío por correo certificado o la aplicación de las normas del Convenio relativas a la traducción de los documentos.

Recuérdese que el Convenio postal internacional, del que todos los Estados miembros son signatarios, prevé en particular la posibilidad de envíos postales certificados.

El manual elaborado por el Comité ejecutivo precisará, en su caso, las condiciones fijadas por los Estados miembros en aplicación del apartado 2.

Artículo 15 Solicitud de notificación o traslado directa

Este artículo autoriza a toda persona interesada en la transmisión de un documento al que se aplique el Convenio a ponerse en contacto directamente con las personas competentes del Estado miembro requerida para que haga proceder a su notificación o traslado.

No debe interpretarse que este artículo constituye una base jurídica encaminada a admitir la transmisión directa del documento de una parte interesada a un funcionario público. En efecto, ese tipo de transmisión directa sería únicamente regular si se conformarse a la normativa del Estado miembro en que se desarrolla el procedimiento.

Dado que sin embargo en el apartado 2 se contempla la posibilidad de una reserva por parte de los Estados miembros, podría ser útil consultar el manual elaborado por el Comité ejecutivo para ver si éste no se opone a ese procedimiento.

TÍTULO III DOCUMENTOS EXTRAJUDICIALES

Artículo 16 Documentos

Para el concepto de documento extrajudicial véase el artículo 1.

TÍTULO IV INTERPRETACIÓN POR EL TRIBUNAL DE JUSTICIA

Artículo 17

Este artículo incluye el principio de que el Tribunal de las Comunidades Europeas tendrá competencia para interpretar al Convenio. No obstante, dado que no pudo llegarse a la unanimidad sobre esta disposición, en el Protocolo relativo a la interpretación por el Tribunal de Justicia de este Convenio se incluyen las normas relativas en particular a las modalidades para acudir a dicho Tribunal.

Únicamente los órganos jurisdiccionales y las autoridades competentes de los Estados miembros que hayan ratificado tanto el Convenio como el Protocolo podrán acudir al Tribunal.

TÍTULO V DISPOSICIONES FINALES

Artículo 18 Comité ejecutivo

Se ha creado un Comité ejecutivo para velar por el buen funcionamiento del Convenio, que establece fundamentalmente normas de asistencia judicial, y para estudiar cualesquiera cuestiones de orden general relativas a la aplicación.

Está incluido en las estructuras de trabajo del título VI del Tratado de la Unión Europea, tal como ha sido precisado en la declaración que formuló el Consejo a este respecto en el acta de la sesión en la que se adoptó el Convenio.

Está compuesto por presentantes de todos los Estados miembros, incluidos los que no son aún parte en el Convenio, y la Comisión está plenamente asociada a sus trabajos. Las normas que regulan el funcionamiento del Comité previstas en el Convenio son las que se aplican a los otros grupos de trabajo del Consejo.

El Comité se reunirá por primera vez cuando al menos tres Estados miembros hayan declarado que aplicarán el Convenio en sus relaciones con los otros Estados miembros que hayan hecho la misma declaración. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 18, apartado 4 del artículo 24 y letra c) del apartado 2 del artículo 27, esta primera reunión deberá celebrarse noventa días después de que se deposite la tercera declaración, que se publicará en el Diario Oficial.

Las atribuciones del Comité ejecutivo se articulan en torno a tres ejes esenciales.

En primer lugar, el Comité está encargado de vigilar el funcionamiento del Convenio, es decir, de recoger todas las informaciones útiles sobre su aplicación por los Estados miembros. Su examen debe tener por objeto en particular la eficacia de la acción de los organismos transmisores y de los organismos receptores, las condiciones en que se presentan solicitudes directas de notificación o traslado a las entidades centrales y la aplicación de las disposiciones sobre la fecha de notificación o traslado.

Esta atención especial prestada a determinadas disposiciones del Convenio debería permitirle determinar si las normas que han parecido ocasionar dificultades a la aplicación por parte de algunos países son aplicadas por los otros sin dificultad y si podría ampliarse el ámbito de aplicación de las mismas. Las informaciones así recogidas por el Comité ejecutivo deberían revestir por tanto un interés especial para la información recíproca de los Estados miembros. Dichas informaciones serán objeto además de informes periódicos al Consejo, el primero, al cumplirse un plazo de tres años a partir de la primera reunión del Comité y los siguientes cada cinco años.

El Consejo estudiará, caso por caso, si considera oportuno remitir cada uno de esos informes al Parlamento Europeo.

El Comité ejecutivo está encargado, en segundo lugar, de llevar a cabo las tareas prácticas indispensables para el buen funcionamiento del Convenio, como la elaboración y la actualización del manual que deberán utilizar los organismos receptores de los otros Estados miembros a los que deberán enviar los documentos y la elaboración de un léxico de los términos jurídicos. Si fuera posible, el manual indicará también los gastos relativos a la notificación y traslados de los documentos con respecto a la aplicación del artículo 11 del Convenio.

El Comité, por último, podrá utilizar las informaciones que haya recogido para proponer mejoras del Convenio o simplemente del formulario.

Artículo 19 Aplicación de los artículos 15 y 16 del Convenio de La Haya de 1965

Este artículo recoge el sistema establecido por el Convenio de la Haya, de 15 de noviembre de 1965, introduciendo una simple modificación formal relativa a las modalidades de notificación por los Estados miembros de la declaración contemplada en la letra b) del punto 1. Dispone varias normas encaminadas a proteger los derechos de los destinatarios de los documentos judiciales transmitidos al amparo del Convenio.

El punto 1 se refiere a los escritos de demanda o documentos equivalentes e impone al juez la suspensión del procedimiento hasta que tenga la certidumbre de que se ha realizado la notificación o traslado del documento y que después el demandado ha dispuesto de un plazo suficiente para preparar su defensa. Se da, sin embargo, una posibilidad de no aplicar esta norma a los Estados miembros que deseen que sus jueces puedan dictar sentencia, una vez transcurrido un determinado plazo, si se cumplen determinadas condiciones.

El punto 2 se refiere a los casos en que se haya dictado sentencia en ausencia del demandado y da a éste la posibilidad, en determinadas condiciones, de ser eximido de los efectos de la expiración del plazo de recurso. Para evitar una inseguridad jurídica perjudicial a los intereses del demandante inicial, el Convenio establece que los Estados miembros podrán limitar mediante una declaración el plazo en que puede considerarse la solicitud de exención.

Por último, las disposiciones del punto 2 no serán aplicables a las sentencias relativas al estado ni a la capacidad de las personas. En efecto, no ha parecido posible permitir la revocación de una sentencia dictada en rebeldía sobre divorcio y que habría sido seguida de un nuevo matrimonio, ya que en este ámbito deben prevalecer las exigencias de la seguridad jurídica.

Artículo 20 Relación con otros acuerdos o arreglos

Según el presente artículo, entre los Estados miembros que son parte en el presente Convenio sólo será aplicable este Convenio así como los acuerdos o arreglos que reúnan las condiciones mencionadas en el artículo K.7 del Tratado de la Unión Europea, es decir, que establezcan métodos de transmisión de documentos a efectos de notificación o traslado que permitan una cooperación más estrecha en la materia y que no obstaculicen la cooperación establecido por este Convenio.

De la combinación de este artículo con el artículo 1 se deduce que no podrá aplicarse ningún otro acuerdo, convenio o arreglo entre los Estados miembros de la Unión Europea que hayan ratificado el presente Convenio.

En particular, el presente Convenio sustituirá, en las relaciones entre los Estados miembros que sean parte en el mismo y en materia de transmisión de documentos a efectos de notificación o traslado, a los Convenios de La Haya de 1954 y de 1965.

Así pues, cuando en el mismo asunto deban realizarse varias transmisiones, destinadas a Estados miembros y a países terceros, las normas previstas en el Convenio europeo, o en los acuerdos o arreglos contemplados en el artículo 20 serán las únicas aplicables por lo que se refiere a los documentos destinados a un Estado miembro de la Unión.

En cambio, los documentos que, en el marco de ese mismo asunto, deban ser notificados o trasladados a un país tercero se transmitirán evidentemente aplicando los acuerdos existentes con dicho país.

El manual elaborado por el Comité ejecutivo indicará la existencia de acuerdos o arreglos especiales entre Estados miembros.

Artículo 21 Asistencia judicial

Este artículo establece que las normas relativas a la asistencia judicial (justicia gratuita o defensa por pobre) contenidas en otros convenios que puedan ser aplicables entre determinados Estados miembros no serán afectadas.

Artículo 22 Protección de la información

Este artículo establece que los organismos receptores tendrán la obligación de respetar la confidencialidad de las informaciones que lleguen a conocer en el ejercicio de sus funciones.

Los organismos receptores tendrán que aplicar las normas de su Derecho interno relativas a la protección de dicha confidencialidad.

Las personas afectadas por las informaciones transmitidas podrán utilizar siempre las disposiciones legales aplicables para obtener información sobre el uso que se haya dado a esas informaciones.

Artículo 23 Reservas

Este artículo contiene una lista de las únicas reservas admisibles en el ámbito de aplicación del Convenio. Por otra parte, dichas reservas deberán presentarse en el momento de la notificación contemplada en el apartado 2 del artículo 24, pero podrán retirarse en cualquier momento.

Cabe señalar que la declaración prevista en el apartado 2 del artículo 14 no se considera reserva.

Artículo 24 Adopción y entrada en vigor

Este artículo regula la entrada en vigor del Convenio de conformidad con las normas establecidas en la materia por el Consejo de la Unión Europea.

El Convenio entrará en vigor noventa días después de que haya depositado su instrumento de adopción el último de los quince Estados miembros de la Unión Europea el 26 de marzo de 1997, fecha de la adopción por el Consejo del acto por el que se establezca el Convenio, que proceda a este trámite.

No obstante, al igual que con los acuerdos de cooperación judicial celebrados anteriormente entre los Estados miembros, el apartado 4 ofrece la posibilidad a cada Estado miembro, en el momento de la adopción o ulteriormente, de declarar que este Convenio es aplicable de manera anticipada en las relaciones con los otros Estados miembros que hayan hecho la misma declaración. La declaración surtirá efecto noventa días después de la fecha de su depósito.

Sin embargo, los Estados miembros no podrán declarar que el Tribunal de Justicia es competente para interpretar el Convenio durante el período de aplicación anticipada, siendo necesaria para ello la adopción por los quince Estados miembros de las disposiciones correspondientes del Convenio.

Artículo 25 Adhesión

Este artículo dispone que el Convenio está abierto a la adhesión de cualquier Estado que llegua a ser miembro de la Unión Europea y establece las modalidades de esta adhesión. En cambio, un Estado no miembro de la Unión Europea no podrá adherirse al Convenio.

Si el Convenio hubiese entrado ya en vigor en el momento en que un nuevo Estado miembro se adhiere al mismo, entrará en vigor con respecto a ese Estado noventa días después del depósito de su instrumento de adhesión. En cambio, si la entrada en vigor no se ha producido aún a la expiración de dicho plazo, se producirá, para ese Estado así como para los otros, en las condiciones contempladas en el apartado 4 del artículo 24. En este caso, el Estado que se adhiera al Convenio podrá hacer una declaración de aplicación anticipada.

No obstante, la adhesión del nuevo Estado miembro no será una condición de la entrada en vigor del Convenio con respecto a los otros Estados que sean miembros de la Unión Europea en el momento de la adopción por el Consejo.

Artículo 26 Modificaciones

Este artículo se refiere al procedimiento a seguir para modificar el Convenio.

Los Estados miembros que son parte en el Convenio y la Comisión podrán proponer modificaciones según las normas previstas en el título VI del Tratado de la Unión Europea, pero también podrá hacerlo el Comité ejecutivo, en aplicación de la norma establedida en la letra c) del apartado 4 del artículo 18.

Se contemplan dos regímenes distintos en función de la naturaleza de las modificaciones propuestas.

Según el primero de ellos, descrito en los apartados 1, 2 y 3, las modificaciones serán aprobadas por el Consejo, que recomenderá su adopción por los Estados miembros con arreglo a sus respectivas normas constitucionales.

El segundo, descrito en el apartado 4, establece un procedimiento simplificado, que permite al propio Consejo adoptar modificaciones en el formulario modelo anejo al Convenio.

Artículo 27 Depositario y publicación

Este artículo asigna al Secretario General del Consejo la función de depositario del Convenio.

La Secretaría General informará a los Estados miembros de todas las notificaciones relativas al Convenio y las hará publicar en la serie C del Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

(1) Dictamen emitido el 11 de abril de 1997 (no publicado aún en el Diario Oficial).

(2) Véase la página 1 del presente Diario Oficial.