1.   El Comité Mixto estará compuesto por representantes de las Partes. Cada una de las Partes designará al jefe de su delegación y, cuando proceda, a su suplente. El jefe de delegación podrá ser sustituido por el jefe suplente o por un representante para una reunión concreta.

2.   Ejercerán la presidencia del Comité Mixto, alternativamente, un representante de la Unión Europea y un representante de Ucrania. Ejercerá la presidencia el jefe de la delegación pertinente o, en su ausencia, el jefe suplente o el representante designado para sustituirlo.

1.   El Comité mixto se reunirá cada vez que sea necesario. Cualquiera de las Partes podrá solicitar la convocatoria de una reunión. También se convocará el Comité Mixto a más tardar tres meses antes del vencimiento del Acuerdo para que evalúe y decida si es necesario prorrogar su vigencia, de conformidad con su artículo 6, apartado 2.

2.   El Comité Mixto celebrará reuniones presenciales o por otros medios (como audioconferencias o videoconferencias).

3.   Las reuniones se celebrarán, en la medida de lo posible, de manera alternativa en un Estado miembro de la Unión Europea y en Ucrania, salvo que las Partes acuerden otra cosa.

4.   Su lengua de trabajo será el inglés.

5.   Una vez que las Partes hayan acordado la fecha y el lugar de las reuniones, la Comisión Europea las convocará para la Unión Europea, y el Ministerio que se ocupa del transporte por carretera, para Ucrania.

6.   Salvo decisión contraria de las Partes, las reuniones del Comité Mixto no serán públicas. Si procede, podrá redactarse, de común acuerdo, un comunicado de prensa al término de la reunión.

1.   Antes de cada reunión, los jefes de delegación se informarán mutuamente de la composición prevista de sus delegaciones para la reunión.

2.   Si lo decide el Comité Mixto por consenso, podrá invitarse a representantes de las partes interesadas del sector del transporte por carretera a asistir a las reuniones o a partes de las reuniones en calidad de observadores.

3.   Si así se acuerda por consenso, el Comité Mixto podrá invitar a otras partes interesadas o a expertos a asistir a sus reuniones o a partes de ellas con el fin de facilitar información sobre temas concretos.

4.   Los observadores no participarán en el proceso de toma de decisiones del Comité Mixto.

1.   Los jefes de delegación establecerán de común acuerdo el orden del día provisional de cada reunión. Los secretarios remitirán el orden del día provisional a los miembros de las delegaciones a más tardar quince días antes de la fecha de la reunión.

2.   El Comité Mixto adoptará el orden del día al comienzo de cada reunión. Si así lo decide el Comité Mixto, podrán incluirse en el orden del día puntos que no figuren en el orden del día provisional.

3.   Los jefes de delegación podrán reducir el plazo especificado en el apartado 1 para atender a las necesidades o la urgencia de asuntos concretos.

1.   Se redactará un proyecto de acta de cada reunión del Comité Mixto después de cada reunión. Se indicarán en dicho proyecto de acta de reunión los puntos que se hayan debatido y las decisiones que se hayan adoptado.

2.   En un plazo de un mes a partir de la reunión, el jefe de la delegación que sea la anfitriona de dicha reunión presentará al otro jefe de delegación, a través de los secretarios del Comité Mixto, el proyecto de acta para su aprobación por procedimiento escrito.

3.   Una vez aprobada el acta, será firmada en dos ejemplares por los jefes de delegación y cada una de las Partes archivará un original. Los jefes de delegación podrán decidir que este requisito se cumple a través de la firma y el intercambio de copias por medios electrónicos.

4.   Las actas de las reuniones del Comité Mixto serán públicas, salvo que una de las Partes solicite lo contrario.

5.   Los jefes de delegación podrán reducir el plazo especificado en el apartado 2 y acordar una fecha por lo que se refiere a la aprobación contemplada en el apartado 3 para atender a las necesidades o la urgencia de asuntos concretos.

1.   El Comité Mixto adoptará sus decisiones por consenso de las Partes.

2.   Las decisiones del Comité Mixto se denominarán «Decisión» e irán seguidas de un número de serie, la fecha de su adopción y la descripción de su objeto.

3.   Los jefes de delegación firmarán las decisiones del Comité Mixto, que se adjuntarán al acta.

4.   Las Partes ejecutarán las decisiones adoptadas por el Comité Mixto de conformidad con sus propios procedimientos internos.

5.   Las Partes podrán publicar las decisiones adoptadas por el Comité Mixto en sus publicaciones oficiales respectivas. Cada una de las Partes archivará un original de las decisiones.

1.   El Comité Mixto podrá crear grupos de trabajo que le ayuden en la realización de sus tareas. El Comité Mixto aprobará los mandatos de un grupo de trabajo de conformidad con el artículo 7, apartado 5, del Acuerdo y dichos mandatos se incluirán en un anexo de la Decisión por la que se haya creado el grupo de trabajo.

2.   Los grupos de trabajo estarán compuestos por representantes de las Partes.

3.   Los grupos de trabajo actuarán bajo la autoridad del Comité Mixto, al que informarán al término de cada una de sus reuniones. No tomarán decisiones, pero pueden hacer recomendaciones al Comité mixto.

4.   El Comité Mixto podrá, en todo momento, decidir la supresión de cualquiera de los grupos de trabajo existentes, modificar su mandato o crear nuevos grupos de trabajo que le ayuden en la realización de sus tareas.

1.   Cada una de las Partes sufragará los gastos relacionados con su participación en las reuniones del Comité Mixto y de los grupos de trabajo, tanto por lo que se refiere a los gastos de personal, desplazamiento y estancia, como a los postales y de telecomunicaciones.

2.   Los demás gastos correspondientes a la organización material de las reuniones correrán a cargo de la Parte anfitriona.