Artículo 1

La posición que debe adoptarse, en nombre de la Unión, en el grupo de trabajo creado en virtud del artículo 15, apartado 1, del Protocolo en lo que respecta a la adopción del reglamento interno del grupo de trabajo en virtud del artículo 15, apartado 6, se basará en el proyecto de decisión del grupo de trabajo adjunto a la presente Decisión.

Artículo 2

La Decisión del grupo de trabajo se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Artículo 3

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

ANEXO

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(1)  DO L 29, 31.1.2020, p. 7.

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DEL GRUPO DE TRABAJO CONSULTIVO MIXTO

Regla 1

Presidente

1.

El Grupo de trabajo consultivo mixto (en lo sucesivo, «grupo de trabajo») estará copresidido por un representante designado por la Comisión Europea y por un representante designado por el Gobierno del Reino Unido. La Unión Europea y el Reino Unido se notificarán mutuamente por escrito los representantes designados.

2.

Un copresidente que no pueda asistir a una reunión podrá ser sustituido en esa reunión por el suplente designado. Los suplentes designados por la Comisión Europea o por el Gobierno del Reino Unido informarán por escrito de su designación al otro copresidente y a la Secretaría del grupo de trabajo lo antes posible.

3.

El suplente designado del copresidente ejercerá los derechos de esa copresidencia dentro de los límites de la designación. Se entenderá que toda referencia a los copresidentes hecha en el presente Reglamento interno incluye a los suplentes designados.

Regla 2

Secretaría

La Secretaría del grupo de trabajo (en lo sucesivo, «Secretaría») estará compuesta por un funcionario de la Comisión Europea y por un funcionario del Gobierno del Reino Unido. La Secretaría, bajo la autoridad de los copresidentes, desempeñará las funciones que le atribuye el presente Reglamento interno.

Regla 3

Participación en reuniones

1.

Antes de cada reunión, la Unión y el Reino Unido se informarán mutuamente a través de la Secretaría de la composición prevista de las delegaciones.

2.

Si procede, y por decisión de los copresidentes, podrá invitarse a expertos u otras personas que no sean miembros de las delegaciones a que asistan a las reuniones del grupo de trabajo con el fin de proporcionar información sobre un tema concreto.

Regla 4

Reuniones

1.

El grupo de trabajo celebrará sus reuniones de forma alterna en Bruselas y en el Reino Unido, salvo que los copresidentes decidan otra cosa.

2.

No obstante lo dispuesto en el apartado 1, los copresidentes podrán decidir que una reunión del grupo de trabajo se celebre por videoconferencia o teleconferencia.

3.

La Secretaría convocará cada reunión del grupo de trabajo para la fecha y en el lugar que decidan los copresidentes. En caso de que la Unión o el Reino Unido hayan pedido la convocatoria de una reunión, el grupo de trabajo procurará reunirse en los quince días siguientes a la fecha solicitada. En casos de urgencia, procurará reunirse en un plazo inferior.

Regla 5

Documentos

Los documentos escritos intercambiados formalmente en el seno del grupo de trabajo, tanto en las reuniones como entre ellas, serán numerados y distribuidos por la Secretaría a la Unión y al Reino Unido como documentos del grupo de trabajo.

Regla 6

Correspondencia

1.

La Unión y el Reino Unido remitirán a la Secretaría su correspondencia destinada al grupo de trabajo. Dicha correspondencia podrá enviarse en cualquier soporte escrito, incluido el correo electrónico.

2.

La Secretaría garantizará que la correspondencia destinada al grupo de trabajo se transmita a los copresidentes y se distribuya, cuando proceda, de conformidad con la regla 5.

3.

Toda correspondencia procedente de los copresidentes o dirigida directamente a estos deberá transmitirse a la Secretaría y se distribuirá, cuando proceda, de conformidad con la regla 5.

Regla 7

Orden del día de las reuniones

1.

La Secretaría elaborará un orden del día provisional para cada reunión. Este orden del día se transmitirá, junto con los documentos pertinentes, a los copresidentes, a más tardar cinco días antes de la fecha de la reunión.

2.

El orden del día provisional incluirá los puntos cuya inclusión hayan pedido la Unión o el Reino Unido. Toda petición de este tipo, junto con todos los documentos pertinentes, se presentará a la Secretaría a más tardar siete días antes del inicio de la reunión.

3.

A más tardar tres días antes de la fecha de la reunión, los copresidentes acordarán el orden del día provisional de dicha reunión. Podrán decidir publicar el orden del día provisional, o cualquier parte del mismo, antes del comienzo de la reunión.

4.

El grupo de trabajo aprobará el orden del día al comienzo de cada reunión. A petición de la Unión o del Reino Unido, y por decisión del grupo de trabajo, podrá añadirse al orden del día un punto distinto de los contenidos en el orden del día provisional.

5.

Los copresidentes podrán decidir establecer excepciones a los plazos especificados en los apartados 1, 2 y 3.

Regla 8

Actas

1.

La Secretaría redactará un proyecto de acta de cada reunión en un plazo de cinco días a partir del final de la reunión, salvo que los copresidentes decidan otra cosa. La Secretaría también preparará un resumen del acta.

2.

Por regla general, el acta resumirá cada punto del orden del día, especificando cuando proceda: a) los documentos presentados al grupo de trabajo; b) toda declaración que uno de los copresidentes haya pedido hacer constar en el acta, y c) las conclusiones operativas adoptadas sobre puntos específicos.

3.

El acta incluirá una lista de los nombres, cargos y funciones de todas las personas que hubieren asistido a la reunión.

4.

Los copresidentes podrán solicitar la modificación del proyecto de acta o resumen en el plazo de cinco días desde su distribución por la Secretaría de conformidad con el apartado 1. El acta y el resumen se considerarán aprobados por los copresidentes a la expiración de dicho plazo si no se solicitan modificaciones. Si un copresidente solicita una modificación dentro de dicho plazo, el acta y el resumen se considerarán aprobados una vez que el otro copresidente haya aceptado la modificación solicitada.

5.

Una vez aprobada, los miembros de la Secretaría firmarán copias electrónicas del acta y las transmitirán a la Unión y al Reino Unido, así como al Comité especializado sobre cuestiones relacionadas con la aplicación del Protocolo sobre Irlanda/Irlanda del Norte. Los copresidentes podrán decidir entonces hacer público el resumen del acta.

Regla 9

Decisiones

1.

Las decisiones de los copresidentes previstas en el presente Reglamento interno se adoptarán de común acuerdo.

2.

En el período entre reuniones, los copresidentes podrán adoptar decisiones mediante comunicación escrita mediante un intercambio de notas electrónicas entre los copresidentes. La Secretaría informará a las partes de las decisiones así adoptadas por los copresidentes.

Regla 10

Confidencialidad

1.

Salvo que los copresidentes decidan lo contrario, las reuniones del grupo de trabajo serán confidenciales.

2.

Cuando la Unión o el Reino Unido presenten al grupo de trabajo información considerada confidencial o protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias, la otra Parte tratará dicha información de forma confidencial.

Regla 11

Lengua de trabajo

La lengua de trabajo del grupo de trabajo será el inglés. Salvo que los copresidentes decidan lo contrario, el grupo de trabajo se basará, para sus deliberaciones, en documentos redactados en inglés.

Regla 12

Gastos

1.

La Unión y el Reino Unido se harán cargo de los gastos en que incurran como consecuencia de su participación en las reuniones del grupo de trabajo.

2.

Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Unión en las reuniones celebradas en Bruselas, y a cargo del Reino Unido, en las reuniones celebradas en el Reino Unido.

3.

Los gastos relacionados con la interpretación desde y hacia la lengua de trabajo del grupo de trabajo durante las reuniones correrán a cargo de la Parte que solicite dicha interpretación.

Regla 13

Informe anual al Comité especializado

1.

La Secretaría elaborará un informe sobre la labor del grupo de trabajo cada año civil. El informe se elaborará a más tardar el 1 de febrero del año siguiente.

2.

Cada informe será adoptado y firmado por los copresidentes y se remitirá al Comité especializado sobre cuestiones relacionadas con la aplicación del Protocolo sobre Irlanda/Irlanda del Norte inmediatamente después de la firma.