relativa al Reglamento Financiero de la Agencia Europea de Defensa y por la que se deroga la Decisión 2007/643/PESC

Vista la Decisión (PESC) 2015/1835 del Consejo, de 12 de octubre de 2015, por la que se determinan el estatuto, la sede y la forma de funcionamiento de la Agencia Europa de Defensa (1) y, en particular, su artículo 18,

La presente Decisión establece las normas financieras esenciales de la Agencia Europea de Defensa (denominada en lo sucesivo, «la Agencia»).

a) «Estado miembro participante»: todo Estado miembro que participa en la Agencia;

b) «Estados miembros contribuyentes»: los Estados miembros participantes que contribuyen a un proyecto o programa concreto de la Agencia;

c) «presupuesto general»: aquel establecido de conformidad con el artículo 13 de la Decisión (PESC) 2015/1835;

d) «ingresos adicionales»: aquellos cuyo contenido se define en el artículo 15 de la Decisión (PESC) 2015/1835;

e) «ordenador»: el director ejecutivo de la Agencia que ejercerá las competencias que se definen en el artículo 10, apartado 5, de la Decisión (PESC) 2015/1835;

f) «presupuesto»: el instrumento por el que se autorizan todos los ingresos y los gastos previsibles de la Agencia que se consideran necesarios para cada ejercicio presupuestario;

g) «control»: toda medida adoptada para garantizar una seguridad razonable con respecto a la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones, la fiabilidad de la información, la salvaguardia de los activos y la protección de datos, la prevención y detección y la corrección de fraudes e irregularidades y su seguimiento, así como la gestión adecuada de los riesgos en materia de legalidad y regularidad de las transacciones correspondientes, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas y las características de los pagos de que se trate. Los controles podrán implicar varias comprobaciones, así como la ejecución de cualquier política y procedimiento para la consecución de los objetivos descritos en la primera frase;

h) «comprobación»: la verificación de un aspecto concreto de una operación de ingresos o de gastos.

El presupuesto de la Agencia comprenderá el presupuesto general, los presupuestos correspondientes a las actividades relativas a los proyectos o programas específicos previstos en el capítulo IV de la Decisión (PESC) 2015/1835 y los presupuestos que deriven de los ingresos adicionales.

De conformidad con el artículo 12 de la Decisión (PESC) 2015/1835, el presupuesto de la Agencia se establecerá y ejecutará de acuerdo con los principios presupuestarios contemplados en la presente Decisión.

1. No podrá realizarse ingreso ni gasto alguno sin la correspondiente imputación a una línea presupuestaria de la Agencia.

2. No podrá efectuarse ningún compromiso de gastos ni ordenamiento de pagos que exceda de los créditos autorizados por el presupuesto de la Agencia.

3. No podrá consignarse en el presupuesto de la Agencia ningún crédito si no corresponde a una partida de gasto que se considere necesaria.

4. Los intereses devengados por los pagos de prefinanciaciones efectuados con cargo al presupuesto de la Agencia no serán pagaderos a la agencia.

1. Los créditos consignados en el presupuesto de la Agencia se autorizarán por un ejercicio presupuestario, cuya duración coincidirá con el año natural.

2. Los créditos de compromiso financiarán el coste total de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario o a más tardar el 31 de marzo del año siguiente en el caso de los compromisos jurídicos cuyas fases preparatorias se hayan desarrollado en su mayoría para el 31 de diciembre.

3. Los créditos de pago financiarán los gastos resultantes de la ejecución de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario o en ejercicios anteriores.

4. Habida cuenta de las necesidades de la Agencia y a reserva de la aprobación de la Junta Directiva de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15, los créditos no utilizados podrán consignarse en el estado de previsiones de ingresos y gastos del ejercicio presupuestario siguiente. Dichos créditos serán los primeros en utilizarse.

5. Los apartados 1 a 4 no serán óbice para que los compromisos presupuestarios por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario se fraccionen en tramos anuales durante varios ejercicios.

3. Todo superávit presupuestario del presupuesto general de la Agencia en un ejercicio determinado se considerará como un crédito a disposición de los Estados miembros participantes y se les devolverá en forma de deducción de la tercera contribución del ejercicio siguiente.

El establecimiento, ejecución y rendición de cuentas del presupuesto de la Agencia efectuará en euros. No obstante, para atender a las necesidades de tesorería, el contable estará facultado para efectuar operaciones en otras monedas.

La totalidad de los ingresos cubrirá la totalidad de los créditos de pago. Todos los ingresos y gastos se consignarán por su importe íntegro en el presupuesto, sin compensación entre sí.

1. Los créditos se asignarán para objetivos específicos al menos por títulos y capítulos.

2. El ordenador podrá transferir créditos entre capítulos sin límite alguno y entre títulos hasta un máximo del 10 % de los créditos del ejercicio consignados en la línea de origen de la transferencia.

Para rebasar el límite contemplado en el párrafo primero, el ordenador podrá proponer a la Junta Directiva transferencias de créditos entre títulos. La Junta Directiva dispondrá de tres semanas para oponerse a tales transferencias. Pasado ese plazo, se considerarán aprobadas.

El ordenador informará a la Junta Directiva de todas las transferencias realizadas con arreglo al párrafo primero. A las propuestas de transferencia y a las transferencias efectuadas habrá de adjuntarse una justificación adecuada y detallada, en la que se muestre la ejecución de los créditos y la previsión de necesidades hasta finales del ejercicio, tanto en lo que se refiere a las líneas que vayan a ampliarse, como a las líneas de las que se detraigan créditos.

1. Los créditos se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, es decir, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia.

2. El principio de economía prescribe que los medios utilizados por la Agencia para llevar a cabo sus actividades se pondrán a disposición en el momento oportuno, en la cantidad y calidad apropiadas y al mejor precio.

El principio de eficiencia se refiere a la relación óptima entre los medios empleados y los resultados obtenidos.

El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y a la obtención de los resultados previstos.

1. El presupuesto de la Agencia se ejecutará de conformidad con el principio del control interno eficaz y eficiente.

2. A efectos de la ejecución del presupuesto de la Agencia, el control interno se define como un procedimiento aplicable a todos los niveles de la cadena de gestión y concebido para ofrecer garantías razonables respecto de la consecución de los siguientes objetivos:

3. La eficacia y la eficiencia del control interno se basarán en las buenas prácticas internacionales e incluirán, en particular, los elementos establecidos en el artículo 32, apartados 3 y 4, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (3), teniendo en cuenta la estructura y el tamaño de la Agencia, la naturaleza de las tareas que le hayan sido encomendadas y los importes y los riesgos financieros y operativos implicados.

1. El presupuesto de la Agencia deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de una rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.

2. Con sujeción a lo dispuesto en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, el presupuesto de la Agencia, incluidos la plantilla de personal y los presupuestos rectificativos, tal y como hayan sido aprobados se publicarán en el sitio Internet de la Agencia en el plazo de cuatro semanas a partir de su aprobación.

1. El director de la Agencia presentará a la Junta Directiva, a más tardar el 31 de marzo de cada año, una estimación preliminar del proyecto de presupuesto general para el año siguiente.

2. El director de la Agencia propondrá a la Junta Directiva, a más tardar el 30 de junio de cada año, una estimación preliminar revisada del proyecto de presupuesto general para el año siguiente, junto con el proyecto del marco de planificación trienal.

3. El director de la Agencia propondrá a la Junta Directiva el proyecto de presupuesto general, a más tardar el 30 de septiembre de cada año, junto con el proyecto del marco de planificación trienal. El proyecto incluirá:

4. La Junta Directiva tratará de garantizar que los créditos mencionados en el apartado 3, letra a), inciso ii), representen un porcentaje considerable del total de los créditos mencionados en dicho apartado. Dichos créditos reflejarán las necesidades reales y permitirán que la Agencia desempeñe un papel operativo.

5. El proyecto de presupuesto general irá respaldado por justificaciones detalladas y por un plan de plantilla.

6. La Junta Directiva podrá decidir por unanimidad que el proyecto de presupuesto general cubra de manera especial un proyecto o programa determinado, cuando revierta claramente en beneficio de todos los Estados miembros participantes.

7. Los créditos se clasificarán por títulos y capítulos, agrupando los gastos por tipos o por destino, que se subdividirán en artículos de ser necesario.

8. Cada título podrá incluir un capítulo titulado «créditos provisionales». Estos créditos se consignarán cuando no haya certidumbre, basada en argumentos fundados, sobre la cuantía de los créditos necesarios o el margen para ejecutar los créditos consignados.

En el proyecto de presupuesto general habrá de establecerse la estructura adecuada para el acomodo de los ingresos afectados, así como, en la medida de lo posible, el importe previsto de los mismos.

10. La Junta Directiva aprobará por unanimidad el proyecto de presupuesto general a más tardar el 31 de diciembre de cada año. Para tal aprobación, la Junta Directiva estará presidida por el director de la Agencia, por un representante nombrado por este o por un miembro de la Junta Directiva al que haya invitado el director de la Agencia. El director ejecutivo declarará que el presupuesto ha sido aprobado y lo notificará a los Estados miembros participantes.

11. Si, al principio del ejercicio, no se ha aprobado el proyecto de presupuesto general, cada mes podrá gastarse una cantidad equivalente a lo sumo a la doceava parte de los créditos del presupuesto del ejercicio anterior para cubrir los gastos correspondientes a cualquier capítulo u otra división del presupuesto. No obstante, esta disposición no tendrá por efecto poner a disposición de la Agencia créditos superiores al doceavo de los créditos establecidos en el proyecto de presupuesto general en curso de elaboración. La Junta Directiva podrá autorizar, por mayoría cualificada y a propuesta del director ejecutivo, gastos que excedan de la doceava parte, siempre que la totalidad de créditos presupuestarios para ese ejercicio presupuestario no excedan de los del ejercicio precedente. El director ejecutivo podrá solicitar las contribuciones necesarias para cubrir los créditos autorizados con arreglo a la presente disposición, que serán pagaderas en un plazo de treinta días a partir del envío de la solicitud de contribuciones.

1. En circunstancias inevitables, excepcionales o imprevistas, el director ejecutivo podrá proponer a la Junta Directiva un proyecto de presupuesto rectificativo.

2. El proyecto de presupuesto rectificativo se establecerá, propondrá, adoptará y notificará de acuerdo con el mismo procedimiento que el presupuesto general. La Junta Directiva actuará teniendo debidamente en cuenta la urgencia de las circunstancias.

Agentes financieros y ejecución del presupuesto de conformidad con el principio de buena gestión financiera

1. El director ejecutivo ejercerá la función de ordenador. El ordenador ejecutará el presupuesto general de conformidad con el presente Reglamento financiero y el principio de buena gestión financiera, bajo su propia responsabilidad y dentro de los límites de los créditos asignados. El ordenador tendrá la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los requisitos de legalidad y regularidad.

2. El director ejecutivo podrá delegar sus competencias de ejecución del presupuesto en el personal estatutario de la Agencia, de conformidad con las condiciones establecidas en la Decisión (UE) 2016/1351 del Consejo (4) (denominado en lo sucesivo «el Estatuto del personal de la Agencia») el presente Reglamento Financiero. Los delegatarios no podrán extralimitarse en el ejercicio de las competencias que se les hubiera conferido expresamente.

3. Podrán confiarse contractualmente en entidades u organismos exteriores competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.

4. El director ejecutivo, en función de los riesgos asociados al entorno de gestión y a la naturaleza de la acción financiada, propondrá a la Junta Directiva la estructura organizativa y los sistemas de control interno idóneos para la ejecución de sus funciones y los pondrá a punto. El establecimiento de tales estructura y sistemas estará respaldado por un análisis del riesgo que tenga en cuenta su rentabilidad.

La Junta Directiva dará su conformidad a las decisiones relativas a la estructura organizativa de la Agencia.

El director ejecutivo podrá establecer una función de peritaje y consejo que le asista en el control de los riesgos asociados a sus actividades.

5. El ordenador conservará los documentos justificativos relativos a las operaciones realizadas durante un período de cinco años a partir de la fecha de la decisión de aprobación de la gestión de la Agencia en la ejecución del presupuesto general para el año de que se trate.

6. Lo dispuesto en el artículo 31 de la Decisión (PESC) 2015/1835 se aplicará al tratamiento de datos personales.

1. Cada operación será objeto de al menos un control previo basado en un análisis de los documentos y en los resultados disponibles de los controles ya realizados en relación con los aspectos operativos y financieros de la operación.

Los controles previos comprenderán el inicio y la verificación de una operación.

El inicio y la verificación de una operación constituirán funciones separadas.

2. Por «inicio de una operación» se entenderá el conjunto de las operaciones preparatorias para la adopción de los actos de ejecución del presupuesto de la Agencia.

3. Por «verificación previa de una operación» se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador al objeto de verificar los aspectos operativos y financieros de la misma. Para una operación dada, el personal encargado de la verificación será distinto del que inició la operación.

4. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible.

El ordenador determinará el alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.

A efectos de los controles, el ordenador podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.

1. El ordenador podrá establecer controles a posteriori para verificar las operaciones ya aprobadas a raíz de los controles previos. Dichos controles podrán organizarse por muestreo en función del riesgo.

Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.

2. Los controles a posteriori serán efectuados por personal distinto del encargado de los controles previos. El personal encargado de los controles a posteriori no estará subordinado a los miembros del personal encargados de los controles previos.

El personal responsable de controlar la gestión de las operaciones financieras dispondrá de los conocimientos profesionales requeridos.

El director ejecutivo informará anualmente a la Junta Directiva del desempeño de sus funciones. A tal fin, el director ejecutivo presentará las cuentas anuales de la Agencia respetando los plazos establecidos en el artículo 44.

Las cuentas anuales de la Agencia se compondrán de diferentes secciones, en particular:

Se adjuntará a las cuentas definitivas una nota elaborada por el contable en la que este hará constar que las cuentas anuales fueron elaboradas de conformidad con los principios, normas y métodos contables aplicables.

Las cuentas definitivas contendrán datos financieros y de gestión, incluidos los resultados de los controles, en los que se hará constar que, con la salvedad de lo indicado en las posibles reservas formuladas sobre sectores de ingresos y gastos definidos el director ejecutivo está razonablemente seguro de que:

2. En las notas de los estados financieros se completará y comentará la información presentada en los estados contemplados en el apartado 1 y se facilitará toda la información complementaria prescrita por las prácticas contables internacionalmente aceptadas, cuando dicha información sea pertinente en relación con las actividades de la Agencia.

El estado relativo a la ejecución del presupuesto de la Agencia incluirá el presupuesto general y los presupuestos correspondientes a actividades específicas y a ingresos adicionales, y se presentará en euros. El estado relativo a la ejecución del presupuesto tendrá la misma estructura que la del presupuesto.

1. Si un agente que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone la autoridad jerárquica es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas profesionales que tal agente ha de respetar, informará de ello por escrito al director ejecutivo, que deberá responder también por escrito. Si el director ejecutivo no actuara o confirmara la decisión o instrucción inicial y el agente considerara que dicha confirmación no constituye una respuesta razonable a lo planteado, este informará de ello al director de la Agencia.

2. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que puedan ir en detrimento del interés de la Agencia o de sus miembros, el agente informará a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente. La Junta de Auditores así como los auditores externos que realicen auditorías financieras de la Agencia informarán al ordenador sobre cualquier sospecha de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda ir en detrimento del interés de la Agencia o de sus miembros.

1. La Junta Directiva nombrará un contable sujeto al Estatuto del personal de la Agencia, que gozará de plena independencia en el ejercicio de sus funciones dentro de la Agencia y será responsable ante la Junta Directiva. El contable se encargará en la Agencia:

2. El contable recabará del ordenador todos los datos necesarios para el establecimiento de unas cuentas que presenten una imagen veraz y fiel de la situación financiera de la Agencia y de la ejecución del presupuesto. El ordenador garantizará la fiabilidad de dicha información.

3. Antes de que el director ejecutivo apruebe las cuentas, el contable las cerrará, certificando con ello que tiene garantías razonables de que las cuentas presentan una imagen veraz y fiel de la situación financiera de la Agencia.

A los efectos del párrafo primero, el contable verificará que las cuentas se han elaborado de conformidad con las normas contables a que hace referencia el artículo 39 y que todos los ingresos y gastos se han contabilizado.

El ordenador o sus delegatarios serán enteramente responsables de la correcta utilización de los fondos que gestionan, de la legalidad y regularidad de los gastos sujetos a su control y de la exhaustividad y exactitud de la información transmitida al contable.

El contable estará habilitado para comprobar la información recibida y proceder a cualquier otra verificación que considere necesaria para poder cerrar las cuentas.

El contable formulará, en su caso, las reservas oportunas, precisando la naturaleza y el alcance de las mismas.

Sin perjuicio del apartado 4, únicamente el contable estará habilitado para manejar efectivo y equivalentes de efectivo. El contable será responsable de su custodia.

4. En el ejercicio de sus funciones, el contable podrá delegar ciertas tareas en personal estatutario siempre que ello sea indispensable para el ejercicio de sus funciones de conformidad con las normas financieras de la Agencia.

5. Sin perjuicio de la posible aplicación de medidas disciplinarias, el contable podrá ser suspendido en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, por la Junta Directiva. En tal caso, la Junta Directiva designará un contable provisional.

1. Los artículos 16 a 26 no prejuzgan sobre la responsabilidad penal en que pudieran incurrir los agentes financieros con arreglo al Derecho nacional aplicable o en virtud de las disposiciones vigentes relativas a la protección de los intereses financieros de la Agencia y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estuviesen implicados funcionarios de la Unión o de los Estados miembros.

2. Los ordenadores y contables podrán incurrir en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en las condiciones previstas por el Estatuto del personal de la Agencia. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda perjudicar el interés de la Agencia o de sus miembros, se recurrirá a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente, en particular a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).

3. Los miembros del personal podrán ser obligados a reparar, total o parcialmente, el perjuicio sufrido por la Agencia debido a una falta grave cometida en el ejercicio de sus funciones o con motivo del ejercicio de las mismas. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos, previo cumplimiento de las formalidades prescritas en materia disciplinaria por la legislación aplicable, adoptará una decisión motivada.

4. En lo que respecta a la responsabilidad de los ordenadores, se aplicará el artículo 73, apartados 1 y 2, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

1. Los agentes financieros en el sentido del título III, capítulo 2, y demás personas implicadas en la ejecución y gestión del presupuesto —incluidos los actos preparatorios al respecto, la auditoría o el control del presupuesto— no adoptarán ninguna medida que pueda acarrear un conflicto entre su propio interés y el de la Agencia.

De presentarse semejante caso, el agente de que se trate se abstendrá de actuar y elevará la cuestión al director ejecutivo que, a su vez, confirmará por escrito la existencia de un conflicto de interés. El agente de que se trate también informará a su superior jerárquico. Si el agente es el director ejecutivo, deberá elevar la cuestión al director de la Agencia.

En caso de que se constate la existencia de un conflicto de interés, el agente de que se trate cesará todas sus actividades respecto del expediente. El director ejecutivo, o el director de la Agencia si el conflicto de interés afecta al director ejecutivo, tomarán cualquier nueva medida pertinente.

2. A los efectos del apartado 1, existirá conflicto de interés cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes financieros y demás personas a que se refiere el apartado 1 se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con el beneficiario.

Las funciones de ordenador y contable serán funciones separadas y mutuamente excluyentes.

1. La Agencia dispondrá de una función de auditoría interna, que habrá de ejercerse de conformidad con las normas internacionales pertinentes.

3. Los auditores internos asesorarán a la Agencia sobre el control de riesgos, emitiendo dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y control y formulando recomendaciones para mejorar las condiciones de ejecución de las operaciones y promover una buena gestión financiera.

4. El auditor interno ejercerá sus funciones sobre todas las actividades y servicios de la Agencia. El auditor interno dispondrá de un acceso completo e ilimitado a toda información que sea necesaria para el ejercicio de sus funciones. El auditor interno tomará nota del informe anual de actividades del director ejecutivo y de los demás datos indicados.

5. El auditor interno elaborará un plan de auditoría anual y lo presentará al director ejecutivo.

6. El auditor interno tomará nota del informe del ordenador establecido de conformidad con el artículo 19 y de lo demás datos indicados.

7. El auditor interno informará al director ejecutivo de sus constataciones y recomendaciones.

El director ejecutivo garantizará el control regular de la aplicación de las recomendaciones de la auditoría.

El director ejecutivo remitirá anualmente a la Junta Directiva un informe con el resumen del número y tipo de auditorías internas efectuadas, las recomendaciones formuladas y el curso dado a esas recomendaciones. La Junta Directiva examinará la información y establecerá si las recomendaciones se han aplicado plenamente y a su debido tiempo.

8. La Agencia pondrá a disposición de toda persona física o jurídica implicada en las operaciones de gasto la información necesaria para ponerse en contacto de forma confidencial con el auditor interno.

9. Los informes y resultados del auditor interno solo serán accesibles al público tras la validación por este de las medidas tomadas para su aplicación.

La independencia del auditor interno, su responsabilidad respecto de las medidas tomadas en el ejercicio de sus funciones y su derecho a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea se determinarán de conformidad con el artículo 100 del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

1. La ejecución de los ingresos englobará la determinación de las previsiones de títulos de crédito, el establecimiento de los derechos a cobrar y la recuperación de los importes indebidamente pagados. También incluirá, en su caso, la posibilidad de renunciar a los derechos establecidos.

Si la recaudación efectiva no se produjera en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable informará de ello al ordenador e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluido, si ha lugar, mediante compensación y, si esta no es posible, por vía de apremio.

En los casos en que el ordenador tenga el propósito de renunciar, total o parcialmente, al cobro de títulos de crédito devengados, deberá comprobar que dicha renuncia se ajusta a las normas y a los principios de buena gestión financiera y de proporcionalidad. La decisión de renuncia deberá estar motivada. En la decisión de renuncia se hará mención de las diligencias efectuadas para proceder a la recaudación y los elementos de iure y de facto en que se basa.

El contable mantendrá una lista de cantidades por cobrar. Los títulos de crédito de la Agencia se agruparán en la lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. El contable también indicará las decisiones de renunciar o renunciar parcialmente al cobro de los importes establecidos. Esta lista se añadirá a las cuentas anuales de la Agencia.

3. Cualquier deuda no reembolsada en la fecha establecida en la nota de adeudo devengará intereses de conformidad con el artículo 83 del Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 de la Comisión (5).

4. Los títulos de crédito de la Agencia frente a terceros, así como los títulos de crédito de terceros frente a la Agencia estarán sujetos a un plazo de prescripción de cinco años.

1. Determinación de las contribuciones a las que sea aplicable la clave de reparto basada en la RNB:

Cuando el pago se efectúe dentro del plazo y la Agencia lo reciba antes de transcurridos diez días desde el final del plazo, no se adeudará a la Agencia ningún interés según lo estipulado en el artículo 29, apartado 3. Cuando este retraso sea superior a diez días, se cobrarán intereses de demora correspondientes a la totalidad del tiempo atrasado.

1. Para ejecutar los gastos, el ordenador contraerá compromisos presupuestarios y compromisos jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos y realizará los actos previos a la ejecución de los créditos.

2. Un compromiso presupuestario es la operación mediante la cual se reservan los créditos necesarios para ejecutar pagos posteriores como consecuencia de compromisos jurídicos. Un compromiso jurídico es el acto mediante el cual el ordenador hace nacer o hace constar una obligación de la que se deriva un cargo. Competerá al mismo ordenador aprobar tanto los compromisos presupuestarios como los compromisos jurídicos, salvo en los casos debidamente justificados.

Los compromisos presupuestarios por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario únicamente podrán fraccionarse en tramos anuales durante varios ejercicios cuando el acto de base así lo prevea o cuando se refieran a gastos administrativos.

3. Todo gasto será objeto de un compromiso, una liquidación, una ordenación y un pago.

La ordenación de gastos es el acto por el cual el ordenador, tras verificar la disponibilidad de los créditos, da al contable la instrucción de pagar el gasto liquidado.

4. Para cualquier medida que pueda generar un gasto con cargo al presupuesto de la Agencia, el ordenador efectuará un compromiso presupuestario antes de adquirir un compromiso jurídico con terceros.

5. El primer año del marco de planificación trienal de la Agencia facilitará la autorización de la Junta Directiva para la realización de los gastos de operaciones de la Agencia relacionados con sus actividades, a condición de que los elementos establecidos en este apartado se identifiquen claramente.

El marco de planificación incluirá objetivos detallados y los resultados esperados. También contendrá una descripción de la acción o acciones que se habrán de financiar y una indicación del importe asignado a cada acción.

Las posibles modificaciones sustanciales del primer año del marco de planificación trienal de la Agencia se adoptarán por el mismo procedimiento que el marco de planificación inicial.

La Junta Directiva podrá delegar en el ordenador de la Agencia la facultad de introducir modificaciones no sustanciales en el marco de planificación.

El pago de gastos debe efectuarse dentro del plazo especificado y de conformidad con el artículo 92 del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 y el artículo 111 del Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.

1. En cuanto a la contratación pública, serán aplicables el título V del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sin perjuicio de los apartados 2 y 3 del presente artículo.

2. A los contratos de un valor comprendido entre 60 000 EUR y los umbrales establecidos en el artículo 118 del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 podrá aplicárseles el procedimiento establecido en el Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 para los contratos de escaso valor, no superior a 60 000 EUR.

3. La Agencia podrá concluir un contrato con la Comisión Europea, las oficinas interinstitucionales, el Centro de traducción de los órganos de la Unión Europea, creado por el Reglamento (CE) n.o 2965/94 del Consejo (7) u otros organismos de la Unión para el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras que los mismos efectúen, sin tener que recurrir a un procedimiento de contratación pública.

1. La Agencia podrá intervenir, si así lo solicitare, como órgano de contratación en la adjudicación de contratos de la Comisión o de contratos interinstitucionales, así como en la adjudicación de contratos de otros organismos o agencias de la Unión.

2. En el contexto de las actividades de colaboración con los Estados miembros, como las mencionadas en el capítulo IV de la Decisión (PESC) 2015/1835, la Agencia podrá recurrir a procedimientos conjuntos de contratación pública.

3. En el caso de un procedimiento conjunto de contratación pública entre la Agencia y un órgano de contratación de uno o más Estados miembros, se aplicarán las disposiciones procedimentales aplicables a Agencia.

En los casos en que la parte correspondiente o gestionada por el órgano de contratación de uno o más Estados miembros en el valor calculado total del contrato sea igual o superior al 50 %, o en otros casos debidamente justificados, serán de aplicación las normas de procedimiento de la Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo (8), Directiva 2009/81/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (9), la Directiva, o cualquier otra Directiva de la UE que pueda aplicarse a la vista del tema de que se trate.

4. La Agencia podrá recurrir a procedimientos conjuntos de contratación pública con órganos de contratación del Estado miembro en el que este establecido, a efectos de satisfacer sus necesidades administrativas. En tal caso, será de aplicación, mutatis mutandis, el artículo 133 del Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.

Para la selección de expertos, la Agencia podrá aplicar lo dispuesto en el artículo 287 del Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sin perjuicio de los posibles procedimientos específicos establecidos en el acto de base del programa cuya aplicación se confíe a la Agencia. Dichos expertos serán remunerados con una cantidad fija anunciada de antemano y serán elegidos atendiendo a su capacidad profesional.

Los expertos externos serán seleccionados sobre la base de la adecuación de sus cualificaciones, experiencia y conocimientos para desempeñar las tareas a ellos encomendadas y de conformidad con los principios de no discriminación, igualdad de trato y ausencia de conflicto de interés.

En cuanto a las subvenciones, serán aplicables el título VI del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sin perjuicio de las disposiciones específicas del acto constitutivo.

1. En cuanto a los premios, serán aplicables el título VII del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sin perjuicio del apartado 2 del presente artículo.

2. Los concursos dotados de premios de un valor unitario de 10 000 EUR o superior solo podrán publicarse si se contemplan en el marco de planificación de la Agencia.

1. Cuando un acto procedimental de un ordenador afecte negativamente a los derechos de un solicitante o un licitador, o de un beneficiario o un contratista, se indicarán en el mismo las vías de recurso administrativo o judicial disponibles para impugnar dicho acto.

2. Se hará referencia, en concreto, a la naturaleza del recurso, al organismo u organismos que pueden conocer del mismo y a los plazos aplicables a su ejercicio.

La Agencia establecerá un sistema contable que proporcione información exacta, completa y fiable en el momento oportuno.

El contable de la Agencia adoptará normas fundadas en las normas de contabilidad internacionalmente aceptadas para el sector público. El contable podrá apartarse de dichas normas si lo considera necesario para presentar una imagen fidedigna de los elementos del activo y del pasivo, las cargas, los ingresos y los flujos de tesorería. Cuando un contable se aparte sustancialmente de dichas normas internacionales, las notas anexas a los estados financieros indicarán este hecho y su motivación.

Los estados financieros presentarán la información, incluida la información sobre las políticas contables, de manera tal que se garantice que es pertinente, fiable, comparable y comprensible. Los estados financieros se elaborarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39.

1. El sistema contable constará de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. Ambas contabilidades se llevarán por año natural y en euros.

2. En la contabilidad general se reflejarán cronológicamente, según el método de partida doble, los movimientos y las operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial de la Agencia.

3. La contabilidad presupuestaria permitirá el control pormenorizado de la ejecución del presupuesto de la Agencia. En dicha contabilidad se registrarán todas las operaciones presupuestarias referentes a ingresos y gastos.

La Agencia llevará su inventario, en unidades físicas y en valor, de todas las inmovilizaciones materiales, inmateriales y financieras que constituyan su patrimonio. La Agencia verificará la concordancia entre las anotaciones del inventario y la realidad.

1. La Junta Directiva nombrará una Junta de Auditores para llevar a cabo la función de auditoría externa de los presupuestos administrativos y operativos, las cuentas financieras y los estados financieros de la Agencia. La auditoría se realizará de conformidad con las normas aceptadas internacionalmente en materia de auditoría y, previa aprobación de la Junta Directiva, de conformidad con otros términos de referencia.

Al menos cada tres años, la Junta de Auditores proporcionará a la Junta Directiva asesoramiento y garantías independientes de que las actividades de la Agencia se han llevado a cabo de acuerdo con los principios de la buena gestión financiera. Para dicha tarea la Junta de Auditores podrá recurrir a personal complementario temporal actuando de acuerdo con la Junta Directiva.

2. La Junta de Auditores estará integrada por al menos tres auditores de Estados miembros participantes distintos, con el apoyo de personal nombrado por dicha Junta. Dicho personal podrá quedarse durante el tiempo que permanezca en su cargo el miembro de la Junta de Auditores que lo nombró.

3. Los miembros de la Junta de Auditores se nombrarán por un período equivalente a tres auditorías consecutivas. Deberá garantizarse una rotación equitativa entre los Estados miembros participantes que deseen enviar auditores.

4. La Junta Directiva nombrará a los miembros de la Junta de Auditores de entre los candidatos propuestos por los Estados miembros participantes. De preferencia, los candidatos serán miembros de la institución nacional suprema de fiscalización de los Estados miembros participantes y ofrecerán garantías suficientes de seguridad e independencia. Deberán estar disponibles siempre que haga falta para ejercer su cometido por cuenta de la Agencia. En el ejercicio de su cometido:

5. La Junta de Auditores elegirá su Presidente cada año para el ejercicio presupuestario siguiente. Adoptará las normas aplicables a las auditorías que hayan de efectuar sus miembros con arreglo a las normas internacionales más exigentes. Aprobará los informes de auditoría elaborados por sus miembros antes de transmitirlos al director ejecutivo y a la Junta Directiva.

6. Los auditores garantizarán el respeto de la confidencialidad de la información y la protección de los datos puestos en su conocimiento durante su misión de auditoría, de acuerdo con las normas aplicables a dicha información y a dichos datos.

7. Los auditores tendrán acceso inmediato y sin previo aviso a los documentos y al contenido de cualquier soporte de información relativos a dichos gastos e ingresos y a los locales en los que se conserven dichos documentos y soportes. Podrán realizar copias. Quienes participen en la ejecución de los gastos e ingresos de la Agencia prestarán al director ejecutivo y a los encargados de la auditoría de dichos gastos la asistencia necesaria para el desempeño de sus cometidos. Los gastos relativos a la auditoría se cargarán al presupuesto general.

8. A propuesta del director ejecutivo o de uno de los Estados miembros, la Junta Directiva podrá decidir caso por caso si recurrir a otros órganos externos para realizar revisiones especiales en coordinación con el nombramiento de la Junta de Auditores.

9. En casos concretos, las autoridades nacionales de auditoría de los Estados miembros, siempre y cuando corran con los gastos y cuenten con el acuerdo de la Junta Directiva, pueden obtener toda la información y examinar todos los documentos que consideren necesarios para auditar la parte nacional correspondiente o informar al Gobierno y al Parlamento, sin que ello perjudique a los demás Estados miembros participantes ni las responsabilidades de la Junta de Auditores, y de conformidad con las normas de la Agencia, en particular las normas sobre protección de datos.

1. Antes del 31 de marzo siguiente al término del ejercicio, el director ejecutivo presentará a la Junta de Auditores, para examen y su dictamen, un proyecto de las cuentas anuales de la Agencia a que se refiere el artículo 19.

2. Antes del 30 de junio siguiente al término del ejercicio, la Junta de Auditores presentará al director ejecutivo su informe anual de auditoría, con el dictamen y las observaciones de la Junta de Auditores y sus observaciones sobre el proyecto de cuentas anuales a que se refiere el apartado 1.

3. Antes del 15 de julio siguiente al término del ejercicio, el director ejecutivo presentará a la Junta Directiva las cuentas anuales definitivas auditadas y el informe de auditoría, acompañados a su vez de las respuestas de la Agencia.

4. Antes del 30 de octubre siguiente al término del ejercicio, la Junta Directiva aprobará las cuentas anuales auditadas, así como la gestión del director ejecutivo y del contable para el ejercicio.

5. Una vez aprobadas por la Junta Directiva, se comunicará la publicación de las cuentas anuales auditadas en el Diario Oficial de la Unión Europea.

6. El contable conservará la totalidad de las cuentas e inventarios durante un plazo de cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la gestión correspondiente.

1. La OLAF podrá realizar investigaciones, incluidos controles y verificaciones in situ, de conformidad con las disposiciones y procedimientos establecidos en el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (10) y en el Reglamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 del Consejo (11), con el fin de establecer si ha habido fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses financieros de la Agencia en el marco de una subvención o un contrato financiado por la Agencia.

2. Sin perjuicio del apartado 1, los contratos, acuerdos y decisiones de la Agencia contendrán disposiciones que habiliten expresamente a la Junta de Auditores y a la OLAF a realizar auditorías e investigaciones, según sus competencias respectivas.

1. En el contexto de su misión con arreglo al artículo 2 de la Decisión (PESC) 2015/1835, la Agencia podrá recibir ingresos adicionales para un fin específico:

2. Los ingresos a que se refiere el apartado 1 únicamente podrán utilizarse para los fines específicos para los que se hayan asignado.

3. Los gastos administrativos suplementarios relativos a la gestión de los ingresos adicionales deberían estar cubiertos, en su caso, por el presupuesto correspondiente a los ingresos adicionales como tal.

4. Las disposiciones de los capítulos 2 a 7 del título III se aplicarán a los ingresos adicionales, a menos que el acuerdo o acuerdos de que se trate establezcan normas diferentes que, en cualquier caso, respetarán los principios presupuestarios recogidos en el título II.

5. Todo superávit presupuestario que derive de los ingresos adicionales al final del período de ejecución se considerará como un crédito a disposición de las entidades que hayan contribuido al mismo y les será restituido. También podrá utilizarse para otros fines específicos establecidos en el acuerdo o acuerdos correspondientes o, salvo que la Junta Directiva decida lo contrario en el plazo de un mes desde la recepción de tal información de la Agencia, podrá utilizarse tal y como proponga la entidad correspondiente.

6. El contable adoptará las medidas adecuadas para garantizar que la utilización de los ingresos adicionales y de los créditos correspondientes se supervise separadamente. Por consiguiente, las contribuciones resultantes de los ingresos adicionales se calcularán por separado y se utilizarán de conformidad con el fin específico para el que se hayan asignado. Por motivos de transparencia, también se dispondrán en cuentas bancarias separadas. Asimismo, se indicarán por separado en el estado relativo a la ejecución del presupuesto de la Agencia, como establece el artículo 21.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS APLICABLES A LOS PRESUPUESTOS CORRESPONDIENTES A ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

Gestión por la Agencia de los presupuestos correspondientes a actividades específicas

1. La Junta Directiva, a propuesta del director ejecutivo o de un Estado miembro, podrá decidir que los Estados miembros confíen a la Agencia la gestión administrativa y financiera de determinadas actividades en el ámbito de sus competencias de conformidad con el capítulo IV de la Decisión (PESC) 2015/1835.

2. En el contexto de los proyectos y programas específicos de la Agencia, la Junta Directiva podrá autorizar a esta última, en las condiciones establecidas en las disposiciones que regulen las actividades correspondientes, a firmar contratos y convenios de subvención y a recaudar previamente de los Estados miembros las contribuciones necesarias para cumplir dichos contratos y convenios de subvención, teniendo en cuenta las limitaciones presupuestarias de los Estados miembros.

3. Las disposiciones de los capítulos 2 a 7 del título III de la presente Decisión se aplicarán a las actividades específicas establecidas de conformidad con los artículos 19 y 20 de la Decisión (PESC) 2015/1835, a menos que el acto de base del programa o proyecto contemple normas diferentes que, en cualquier caso, respetarán los principios presupuestarios establecidos en el título II.

4. Todo superávit presupuestario que derive de proyectos o programas específicos se considerará como un crédito a disposición de los Estados miembros participantes y de cualquier otra entidad que haya contribuido al mismo y les será restituido al final del período de ejecución o será utilizado para otros fines específicos que establezca el acuerdo o acuerdos correspondientes o para los fines que decida el Estado miembro o la entidad de que se trate.

Toda referencia al Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 se entenderá hecha teniendo en cuenta sus eventuales modificaciones.

Hecho en Bruselas, el 4 de agosto de 2016.

Por el Consejo

El Presidente

M. LAJČÁK

(3) Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) n.o 605/2002 del Consejo (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1).

(4) Decisión (UE) 2016/1351 del Consejo, de 4 de agosto de 2016, relativa al Estatuto del personal de la Agencia Europea de Defensa y por la que se deroga la Decisión 2004/676/CE (véase la página 1 del presente Diario Oficial).

(5) Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 de la Comisión, de 29 de octubre de 2012, sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (DO L 362 de 31.12.2012, p. 1).

(6) Decisión 2007/436/CE del Consejo, de 7 de junio de 2007, sobre el sistema de recursos propios de las Comunidades Europeas (DO L 163 de 23.6.2007, p. 17).

(7) Reglamento (CE) n.o 2965/94 del Consejo, de 28 de noviembre de 1994, por el que se crea un Centro de traducción de los órganos de la Unión Europea (DO L 314 de 7.12.1994, p. 1).

(8) Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de febrero de 2014, sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE (DO L 94 de 28.3.2014, p. 65).

(9) Directiva 2009/81/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de julio de 2009, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de determinados contratos de obras, de suministro y de servicios por las entidades o poderes adjudicadores en los ámbitos de la defensa y la seguridad, y por la que se modifican las Directivas 2004/17/CE y 2004/18/CE (DO L 216 de 20.8.2009, p. 76).

(10) Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) n.o 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1).

(11) Reglamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 del Consejo de 11 de noviembre de 1996 relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades (DO L 292 de 15.11.1996, p. 2).