Decisión de la Alta Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad

Vista la Decisión 2010/427/UE del Consejo, de 26 de julio de 2010, por la que se establece la organización y el funcionamiento del Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) y, en particular, su artículo 11, apartado 1.

1. Los ciudadanos de la Unión, así como las personas físicas o jurídicas que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro tendrán derecho a acceder a los documentos del SEAE con arreglo a los principios, condiciones y límites establecidos en el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (1) («el Reglamento») y a las disposiciones específicas establecidas en la presente Decisión. Este derecho de acceso se refiere a los documentos que obren en poder del SEAE, es decir, los que el SEAE haya elaborado o recibido y estén en su posesión.

2. De acuerdo con el artículo 2, apartado 2, del Reglamento, toda persona física o jurídica que no resida ni tenga su domicilio social en un Estado miembro tendrá el mismo derecho de acceso a los documentos del SEAE, con arreglo a los mismos principios, condiciones y límites, con la excepción del derecho a presentar una queja ante el Defensor del Pueblo.

1. Las solicitudes de acceso a los documentos del SEAE se harán por correo al Coordinador del Acceso a los Documentos, CHAR 15/11, Servicio Europeo de Acción Exterior, Rue de la Loi 170, Bruselas 1046, Bélgica, por correo electrónico utilizando el formulario de solicitud disponible en el sitio internet del SEAE o por fax al número +32 22979893.

2. Tan pronto como se registre la solicitud, deberá enviarse el acuse de recibo al solicitante (a menos que se pueda ofrecer una respuesta a la solicitud en el mismo plazo).

1. El SEAE responderá a las solicitudes de acceso iniciales y confirmatorias dentro de los quince días laborables siguientes al registro de la solicitud.

2. Si la solicitud no es suficientemente precisa, como se describe en el artículo 6, apartado 2, del Reglamento, el SEAE invitará al solicitante a proporcionar informaciones complementarias que permitan identificar los documentos solicitados; el plazo de respuesta sólo comenzará a correr una vez que el SEAE disponga de tales informaciones.

3. En casos excepcionales, y tal y como se establece en los artículos 7, apartado 3, y 8, apartado 2, del Reglamento, los plazos podrán ampliarse en quince días laborables, en particular,

El solicitante será informado de toda prórroga del plazo y de los motivos que la justifican.

1. Las respuestas a las solicitudes iniciales deberán ser tramitadas por el Coordinador del Acceso a los Documentos.

2. Las respuestas a las solicitudes confirmatorias las decidirá el Director General administrativo, asesorado por el Coordinador del Acceso a los Documentos.

Si la respuesta a una solicitud es negativa, aunque solo sea parcialmente, deberá incluir las razones para la denegación sobre la base de una de las excepciones contempladas en el Reglamento e informar al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria (en el caso de una respuesta a una solicitud inicial) o de las demás vías de recurso a su disposición (en el caso de una respuesta a una solicitud confirmatoria).

1. Cuando el SEAE reciba una solicitud para acceder a un documento que obre en su poder, pero que proceda de una tercera parte, esta última deberá ser consultada, a menos que, a la luz de las excepciones contempladas en el Reglamento, se pueda establecer con claridad si el documento debe o no hacerse público.

2. Se accederá a la solicitud sin consulta previa de la tercera parte si el documento ya se ha hecho público, bien por el autor del documento, bien con arreglo al Reglamento o a disposiciones similares.

3. En cualquier caso, la tercera parte deberá ser consultada cuando se trate de un documento contemplado en el artículo 9 del Reglamento o cuando el documento proceda de un Estado miembro y dicho Estado hubiera solicitado al SEAE la no divulgación del mismo sin su consentimiento previo, tal y como se dispone en el artículo 4, apartado 5, del Reglamento. El Estado miembro deberá presentar una petición de este tipo por escrito.

4. Se deberá consultar a la tercera parte por escrito (incluido el correo electrónico) y concederle un plazo de tiempo razonable para su respuesta, teniendo en cuenta los plazos establecidos para que el SEAE proceda a dar una respuesta en el artículo 3 de la presente Decisión. La tercera parte deberá dar su opinión por escrito (incluido el correo electrónico).

5. A falta de respuesta de la tercera parte, o si la tercera parte no pudiera ser identificada o localizada, el SEAE deberá decidir sobre la aplicación a la luz de las excepciones previstas en el Reglamento, teniendo en cuenta los intereses legítimos de la tercera parte sobre la base de la información de que disponga el SEAE.

6. Si el SEAE tiene previsto facilitar el acceso a un documento en contra de los deseos de una tercera parte, deberá informar a esta última de su intención de hacer público el documento en el plazo aplicable establecido en el Reglamento, así como las vías de recurso de que dispone para oponerse a la divulgación.

1. Las solicitudes de consulta del SEAE por parte de un Estado miembro u otra institución, organismo, oficina o agencia de la Unión que haya recibido una solicitud en relación con un documento que obre en su poder pero que proceda del SEAE, deberán enviarse por correo al Coordinador del Acceso a los Documentos, CHAR 15/11, Servicio Europeo de Acción Exterior, Rue de la Loi 170, Bruselas 1046, Bélgica, por correo electrónico a EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu o por fax al número +32 22979893.

2. El SEAE deberá emitir su dictamen lo antes posible, dentro de los plazos aplicables y, a más tardar, en un plazo de cinco días laborables.

1. Cuando una solicitud de acceso se refiera a un documento sensible a tenor del artículo 9, apartado 1, del Reglamento o a otro documento reservado en virtud de las normas de seguridad del SEAE, dicha solicitud será tramitada por funcionarios autorizados a tener conocimiento del documento en cuestión.

2. Toda decisión por la que se deniegue el acceso a la totalidad o a parte de un documento reservado deberá justificarse sobre la base de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento. En el caso de que el acceso al documento solicitado no pudiera denegarse sobre la base de tales excepciones, el funcionario encargado de tramitar la solicitud procederá a desclasificar el citado documento antes de transmitirlo al solicitante.

1. Los documentos para los que se deba facilitar el acceso se enviarán por correo, fax o correo electrónico. Cuando la solicitud se refiera a documentos de gran volumen o difíciles de manipular, podrá invitarse al solicitante a desplazarse para consultar los documentos in situ. Esta consulta será gratuita.

2. Si el documento se ha publicado, la respuesta podrá consistir en la referencia de publicación del mismo, incluida la dirección internet en la que se puede encontrar.

3. Cuando el volumen de los documentos solicitados supere las veinte páginas, podrá exigirse al solicitante el pago de 0,10 EUR por página, más los gastos de envío. Los gastos que se deriven de otro tipo de soportes se decidirán caso por caso, evitando que excedan de un importe razonable.

1. El SEAE mantendrá un registro de documentos según lo dispuesto en el artículo 11 del Reglamento, accesible a través del sitio internet del SEAE.

2. De acuerdo con el artículo 9 del Reglamento, los documentos cubiertos por dicha disposición se incluirán en el registro únicamente con el consentimiento del emisor.

Hecho en Bruselas, el 19 de agosto de 2011.

La Alta Representante

C. ASHTON