ACTO N° 1/99 DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL DE EUROPOL

de 22 de abril de 1999

por el que se establece su Reglamento interno

(1999/C 149/01)

LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL,

Visto el Convenio, basado en el artículo K.3 del Tradado de la Unión Europea, por el que se crea una Oficina Europea de Policía (Convenio Europol)(1) y, en particular, el apartado 7 de su artículo 24,

Considerando que corresponde a la Autoridad común de control establecer por unanimidad su propio Reglamento interno,

HA APROBADO EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:

REGLAMENTO INTERNO

DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL DE EUROPOL

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

TÍTULO I

FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Artículo 1

Funciones

1. La Autoridad común de control tendrá por función vigilar, de acuerdo con el Convenio, la actividad de Europol a fin de garantizar que el almacenamiento, el tratamiento y la utilización de los datos de que disponga Europol no vulneran los derechos de las personas. La Autoridad común de control controlará además la licitud de la transmisión de los datos que procedan de Europol (primera y segunda frases del apartado 1 del artículo 24 del Convenio).

2. A tal efecto, la Autoridad común de control desempeñará las funciones siguientes:

a) examinará las disposiciones de creación de ficheros (segunda frase del apartado 1 y tercera frase del apartado 2 del artículo 12 del Convenio);

b) examinará las normas sobre el levantamiento de actas de consultas de datos personales (primera frase del artículo 16 del Convenio);

c) examinará las normas generales sobre la transmisión por Europol de datos personales a Estados y organismos terceros (segunda frase del apartado 2 del artículo 18 del Convenio);

d) examinará las cuestiones relativas:

- a la aplicación e interpretación del Convenio que pudiera plantear la actividad de Europol en relación con el tratamiento y la utilización de datos personales (apartado 3 del artículo 24, primera posibilidad, del Convenio),

- al control independiente efectuado por las autoridades nacionales de control de los Estados miembros (apartado 3 del artículo 24, segunda poosibilidad, del Convenio),

- al ejercicio del derecho de información (apartado 3 del artículo 24, tercera posibilidad, del Convenio),

- a la elaboración de propuestas armonizadas con miras a hallar soluciones comunes a los problemas existentes (apartado 3 del artículo 24, cuarta posibilidad, del Convenio);

e) examinará, a petición de cualquier persona, si la recogida, el almacenamiento, el tratamiento y el uso de datos personales efectuados por Europol se han realizado de manera lícita y correcta (apartado 4 del artículo 24 del Convenio);

f) elaborará informes de actividad a intervalos regulares (apartado 6 del artículo 24 del Convenio).

Artículo 2

Competencias

1. Para el desempeño de sus funciones, la Autoridad común de control tendrá las competencias establecidas en el Convenio.

2. En particular, la Autoridad común de control estará autorizada a obtener información de Europol, se le dará acceso a todos los documentos y expedientes, así como a los datos almacenados por Europol, y se le concederá libre acceso en todo momento a todos los locales de Europol (apartado 2 del artículo 24 del Convenio). Esto incluye información sobre los equipos y programas informáticos y acceso a los mismos, siempre que resulte necesario para el cumplimiento de las funciones de la Autoridad común de control. Los detalles podrán definirse mediante acuerdos entre la Autoridad común de control y el Consejo de administración de Europol.

Artículo 3

Comités

1. La Autoridad común de control creará el Comité a que se refiere el apartado 7 del artículo 24 del Convenio.

2. La Autoridad común de control podrá crear una o varias comisiones internas y determinar su composición y mandato (apartado 8 del artículo 24 del Convenio).

TÍTULO II

REGLAMENTO INTERNO DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Artículo 4

Composición

1. La Autoridad común de control estará integrada como máximo por dos miembros o representantes de cada una de las autoridades nacionales de control, que constituirán una delegación. Cada miembro podrá tener un suplente. Los miembros de la Autoridad común de control y sus suplentes serán nombrados por cada Estado miembro por períodos de cinco años (tercera frase del apartado 1 del artículo 24 del Convenio), que podrán renovarse.

2. Los miembros de la Autoridad común de control y sus suplentes serán independientes, no estarán sujetos a instrucciones en el desempeño de sus funciones y sólo estarán sometidos a la ley. En particular, no serán al mismo tiempo miembros de otro órgano creado en virtud del Convenio, ni miembros del personal de Europol.

En caso de que surja un conflicto de intereses, la persona afectada declarará ese interés y se abstendrá de participar en la discusión y en la decisión correspondientes. Podrá, si fuese necesario, ser excluida por mayoría de los votos emitidos en votación secreta por las delegaciones que asistan a la reunión. La persona de que se trate será escuchada antes de la exclusión, pero no tomará parte en la decisión. Si la persona se retira o es excluida, podrá ser sustituida por su suplente.

3. Sólo podrán nombrarse miembros de la Autoridad común de control o suplentes de éstos a personas que posean las capacidades exigidas (tercera frase del apartado 1 del artículo 24 del Convenio). Se prestará especial atención a los requisitos necesarios con respecto al Comité de recursos.

4. Cuando un miembro de la Autoridad común de control no pueda asistir a una reunión podrá ser representado por su suplente.

5. La pertenencia de una persona a la Autoridad común de control terminará con su dimisión o con su cese como miembro o representante de la autoridad nacional de control, a menos que el Estados miembro de que se trate le renueve el nombramiento. El nombramiento de un miembro únicamente podrá revocarse de conformidad con la legislación nacional. Esta disposición se aplicará también a los suplentes.

Artículo 5

Presidencia

1. La Autoridad común de control elegirá a un presidente y a un vicepresidente entre sus miembros por mayoría de dos tercios de los votos emitidos en votación secreta por las delegaciones que asistan a la reunión. El vicepresidente no podrá ser miembro de la delegación del presidente. Si nunguno de los candidatos logra la mayoría requerida en primera votación, se celebrará una segunda votación para elegir entre los dos candidatos que hayan obtenido mayor número de votos. El presidente y el vicepresidente serán elegidos por un mandato de dos años. Podrán ser reelegidos para un segundo mandato de un año.

2. El presidente representará a la Autoridad común de control y presidirá sus reuniones. Cuidará de su correcto funcionamiento. Convocará las reuniones de la Autoridad común de control y dererminará el lugar, la fecha y la hora de las reuniones. Abrirá y clausurará las reuniones. Elaborará el orden del día provisional y velará por la ejecución de las decisiones tomadas por la Autoridad común de control.

3. El vicepresidente actuará como presidente si éste no puede asistir. En caso de ausencia del vicepresidente actuará como tal el miembro de mayor edad. Hasta la elección del presidente, el miembro de mayor edad convocará y presidirá la primera reunión de la Autoridad común de control.

4. Con objeto de preparar su trabajo sobre un tema determinado, la Autoridad común de control podrá nombrar de entre sus miembros, a propuesta del presidente, uno o varios ponentes. Cuando se trate de un asunto urgente, dicho nombramiento podrá hacerlo el presidente en virtud de sus competencias. En tal caso informará inmediatamente de ello a los miembros de la Autoridad común de control.

5. El presidente o una mayoría de las delegaciones podrán solicitar la asistencia del director de Europol a las reuniones e invitar a miembros del personal de Europol, expertos nacionales, funcionarios de enlace y otras personas, a que asistan a las reuniones.

Artículo 6

Métodos de trabajo

1. La Autoridad común de control se reunirá al menos cuatro veces al año. Se reunirá además por iniciativa del presidente y siempre que tres delegaciones, como mínimo, presenten una propuesta escrita motivada o formulen una propuesta oral en una reunión anterior. El presidente del Consejo de administración y el director de Europol podrán proponer la inclusión de puntos en el orden del día y la convocatoria de la Autoridad común de control.

2. Con excepción de aquellos casos que el presidente considere urgentes, la convocatoria se comunicará de forma que llegue al menos dos semanas antes de la reunión. La convocatoria incluirá el orden del día provisional y, a menos que la naturaleza de los documentos no lo permita, los documentos necesarios para la reunión. El orden del día definitivo se aprobará al comienzo de cada reunión.

3. Las reuniones de la Autoridad común de control sólo serán efectivas si asisten, como mínimo, dos tercios de las delegaciones. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de las delegaciones que asistan a la reunión, salvo disposición en contrario del presente Reglamento interno. Cada delegación tendrá derecho a un voto. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad.

4. Las reuniones de la Autoridad común de control no serán públicas. Sus documentos serán confidenciales, a menos que la Autoridad común de control decida lo contrario. En cualquier caso, todos los documentos presentados por Europol estarán sujetos a las normas sobre protección del secreto a que se refiere el apartado 1 del artículo 31 del Convenio.

5. La Autoridad común de control celebrará sus reuniones basándose en documentos y proyectos redactados en todas las lenguas oficiales de la instituciones de las Comunidades Europeas. Solamente en caso de urgencia podrán admitirse excepciones a esta disposición; sin embargo, las delegaciones tendrán derecho a pedir una traducción a su propia lengua.

6. Las decisiones de la Autoridad común de control podrán tomarse por procedimiento escrito siempre que las delegaciones hayan aprobado este procedimiento en una reunión. En casos urgentes, el presidente podrá iniciar el procedimiento escrito. En ambos casos el presidente transmitirá un proyecto de decisión a los miembros de la Autoridad común de control. Si las delegaciones no recusan el proyecto de decisión, traducido a las respectivas lenguas oficiales, dentro de un plazo especificado por el presidente de al menos catorce días a partir de la recepción, se considerará adoptada la propuesta. Si en un plazo de cinco días hábiles desde la recepción del proyecto de decisión una delegación solicita que la Autoridad común de control lo someta a debate oral, el procedimiento escrito se interrumpirá.

Artículo 7

Control de los locales y expertos

1. En el marco de sus competencias con arreglo al artículo 24 del Convenio, la Autoridad común de control podrá llevar a cabo controles sobre la protección de datos en Europol.

2. La Autoridad común de control podrá nombrar a uno o más miembros para que efectúen dichos controles. Cuando la Autoridad común de control lo estime necesario, dichos miembros podrán ser asistidos por expertos elegidos únicamente entre los que figuren en una lista de expertos que la Autoridad común de control habrá elaborado de antemano y comunicado a Europol. Los expertos de dicha lista procederán de las autoridades nacionales de control y de organismos gubernativos, a menos que no se pueda contar con tales expertos. Todos los expertos tendrán que reunir los requisitos de seguridad aplicables conforme a su legislación nacional.

3. Cuando el presidente considere que un asunto es urgente, podrá nombrar, en virtud de sus competencias, a dichos miembros y expertos. En este caso informará inmediatamente a los miembros de la Autoridad común de control.

4. Lo miembros de la Autoridad común de control encargados de un control informarán a la Autoridad común de control de los resultados de su labor.

Artículo 8

Procedimiento en caso de infracción

Si la Autoridad común de control advierte que se han infringido las disposiciones del Convenio sobre el almacenamiento, el tratamiento o la utilización de datos personales, informará de ello al director de Europol y le solicitará por escrito que responda en un plazo determinado. Si la Autoridad común de control considera que la respuesta es insuficiente o que no seha recibido en el plazo oportuno, o si surge cualquier otra dificultad, someterá la cuestión por escrito al Consejo de administración (tercera frase del apartado 5 del artículo 24 del Convenio). El incumplimiento de una decisión definitiva del Comité de recursos se considerará como una violación del Convenio.

Artículo 9

Actas

Se levantará acta de todas las reuniones de la Autoridad común de control. La Secretaría, bajo la dirección del presidente, preparará los proyectos de acta, que se someterán a la Autoridad común de control para que los apruebe en su siguiente reunión. Cada miembro tendrá derecho a hacer que se modifique el proyecto de acta para que refleje los comentarios efectuados por dicho miembro en la reunión.

Artículo 10

Informe de actividad

1. La Autoridad común de control elaborará informes de actividad al menos una vez cada dos años. Al menos un mes antes de remitir al Consejo el informe de actividad, el Consejo de administración podrá formular su posición, que se adjuntará al informe (apartado 6 del artículo 24 del Convenio).

2. La Autoridad común de control decidirá si publica o no su informe de actividad y, en caso afirmativo, determinará la manera en que deba publicarse.

TÍTULO III

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE RECURSOS

Artículo 11

Funciones del Comité de recursos

1. El Comité de recursos (denominado en lo sucesivo "el Comité") examinará los recursos a que se refieren los apartados 6 a 8 del artículo 19, el apartado 4 del artículo 20 y el apartado 3 del artículo 22 del Convenio.

2. El Comité adoptará decisiones finales con respecto a las materias mencionadas en el apartado 1.

3. Además de las competencias mencionadas en el apartado 2 del artículo 2, el Comité tendrá las competencias que se disponen en el presente capítulo.

Artículo 12

Composición

1. El Comité estará compuesto por un miembro de cada una de las delegaciones que componen la Autoridad común de control. Cada miembro tendrá un suplente. Los miembros del Comité y sus suplentes serán nombrados por períodos de cinco años por la Autoridad común de control, previa designación de la delegación correspondiente. Su mandato será renovable.

2. Los miembros del Comité y sus suplentes deberán poseer las capacidades exigidas para examinar y decidir sobre los recursos a que se refiere el apartado 1 del artículo 11; dichas capacidades deberán incluir, entre otras cosas, conocimientos y experiencia jurídica, experiencia en resolución de litigios y experiencia en cuestiones de protección de datos.

3. Cuando un miembro del Comité no pueda asistir a una reunión podrá ser representado por su suplente.

4. La pertenencia de una persona al Comité terminará con su dimisión o con su cese como miembro de la Autoridad común de control. Esta disposición se aplicará también a los suplentes.

Artículo 13

Independencia e imparcialidad

1. Los miembros del Comité serán independientes e imparciales, no estarán sujetos a instrucciones de laAutoridad común de control ni de nadie, en el ejercicio de sus funciones y sólo estarán sometidos a la ley. Mientras dure su mandato no podrán dedicarse a actividad alguna que sea incompatible con su independencia e imparcialidad como miembros del Comité ni con su necesaria disponibilidad al servicio del Comité. Las actividades que se lleven o se hayan llevado a cabo en nombre de la autoridad nacional de control no se considerarán incompatibles con la pertenencia al Comité. Las disposiciones del presente apartado se aplicarán también a los suplentes.

2. Cuando un miembro del Comité o un suplente haya estado implicado en un asunto de tal manera que puedan suscitarse serias dudas sobre su imparcialidad, o si surge cualquier otra circunstancia que pueda perjudicar la adecuada resolución de un recurso, el miembro o suplente declarará que se encuentra en esa situación y se retirará del asunto.

3. Si un miembro o suplente es recusado por una parte por motivos relacionados con lo dispuesto en los apartados 1 y 2, el Comité oirá a la persona de que se trate y a las otras partes y luego decidirá sobre la impugnación, en ausencia de dicha persona, mediante votación secreta.

4. Si una persona se retira o queda excluida del asunto en virtud del apartado 3, será sustituida por su suplente.

Artículo 14

Presidencia

1. El Comité elegirá entre sus miembros un presidente y un vicepresidente, por mayoría de dos tercios de los votos emitidos en votación secreta por los miembros que asistan a la reunión. Si ninguno de los candidatos logra la mayoría requerida en primera votación, se celebrará una segunda votación para elegir entre los dos candidatos que hayan obtenido mayor número de votos. Ni el presidente ni el vicepresidente de la Autoridad común de control podrán ser elegidos ni presidente ni vicepresidente del Comité. Tampoco podrán pertenecer los dos a la misma delegación. El presidente y el vicepresidente serán elegidos para un mandato de dos años. Podrán ser reelegidos para un segundo mandato de un año.

2. El presidente presidirá las reuniones del Comité. Supervisará el adecuado funcionamiento del Comité. Convocará las reuniones del Comité y fijará la sede, la fecha y la hora de dichas reuniones. Preparará el orden del día provisional.

3. Cuando el presidente no pueda asistir a una reunión lo suplirá el vicepresidente. En ausencia del vicepresidente, actuará como tal el miembro de mayor edad. Hasta la elección del presidente, la primera reunión del Comité será convocada y presidida por el miembro de mayor edad.

4. Con objeto de preparar sus deliberaciones, el Comité podrá nombrar de entre sus miembros, a propuesta del presidente, uno o varios ponentes. En ese caso, el miembro al que se nombre ponente será, en principio, del Estado miembro del que proceda el demandante o, si el demandante no procede de un Estado miembro, del Estado miembro con el que más relación tenga el caso. Cuando se trate de un asunto urgente, el nombramiento podrá hacerlo el presidente en virtud de sus competencias. En tal caso, informará inmediatamente de ello a los miembros del Comité. El ponente examinará el recurso y someterá al Comité un informe sobre su admisibilidad y una propuesta para la prosecución del procedimiento, en particular por lo que se refiere a las medidas preparatorias que sean necesarias.

Artículo 15

Representación

El demandante podrá estar asistido o representado por un abogado u otro asesor. El Comité podrá excluir del procedimiento a un abogado o asesor en caso de falta grave. En caso de que un abogado o asesor sea excluido, el presidente fijará un plazo para que la parte afectada pueda designar otro abogado o asesor; el procedimiento se suspenderá hasta la expiración de dicho plazo. El abogado o asesor deberá presentar una autorización adecuada del demandante en caso de que le sea requerida por el Comité.

Artículo 16

Lenguas

1. El procedimiento se desarrollará en una de las lenguas oficiales de las instituciones de las Comunidades Europeas. El demandante elegirá la lengua oficial en la cual deba desarrollarse el procedimiento. La lengua del procedimiento se utilizará en las declaraciones orales y en la documentación escrita de las partes, así como en las actas y decisiones del Comité.

2. Los documentos escritos en una lengua distinta de la lengua del procedimiento irán acompañados de una traducción a la lengua del procedimiento. En caso de documentos extensos, la traducción presentadapodrá limitarse a extractos o resúmenes. En virtud de sus competencias o a solicitud de una parte, el Comité podrá requerir una traducción completa en cualquier momento.

3. Cuando sea necesario, se proporcionarán gratuitamente servicios de interpretación y traducciones a cada miembro del Comité y a las partes. Las decisiones del Comité se traducirán a todas las lenguas oficiales de la Unión Europea.

4. Cuando el demandante no conozca ninguna de las lenguas oficiales de las instituciones de las Comunidades Europeas, podrá presentar la reclamación en otra lengua. El demandante estará obligado a presentar un resumen en una de las lenguas oficiales. El presidente o el ponente deberán encargarse de que la reclamación se traduzca a la lengua elegida.

Artículo 17

Instrucción del procedimiento

1. El recurso deberá interponerse mediante la presentación de una reclamación escrita en la Secretaría de la Autoridad común de control en un plazo de tres meses a partir de la recepción, por parte del demandante, de la decisión de Europol. En ausencia de decisión, el recurso deberá interponerse en los tres meses siguientes a la expiración del plazo a que se refieren el apartado 6 del artículo 19, el apartado 4 del artículo 20 y el apartado 3 del artículo 22 del Convenio. Toda duda con respecto al cumplimiento de los plazos se resolverá en favor del demandante.

2. El demandante deberá exponer sucintamente el fundamento de su reclamación. Debe quedar claro quién reclama, cuál es el objeto de la reclamación y en qué se funda. La reclamación deberá ir acompañada de qualquir documentación que la justifique. El demandante podrá retirar su reclamación en cualquir momento.

3. La Secretaría acusará recibo de la reclamación dentro de un plazo de cuatro semanas y facilitará información general sobre el curso del procedimiento.

4. Si la reclamación no reúne los requisitos establecidos en las frases primera y segunda del anterior apartado 2 y en la segunda frase del apartado 4 del artículo 16, la Secretaría invitará al demandante a que rectifique cualquier omisión en el plazo de cuatro semanas.

5. Los recursos que no cumplan los requisitos serán desestimados por el Comité a propuesta del presidente o del ponente. Podrán aceptarse los recursos que no cumplan el plazo mencionado en el apartado 1 cuando se den circunstancias especiales que justifiquen el retraso.

Artículo 18

Consideración preliminar

1. Si la reclamación cumple los requisitos, el Comité la examinará basándose en las siguientes disposiciones y teniendo en cuenta el Convenio, especialmente sus artículos 19, 20 y 22.

2. Se transmitirá una copia de la reclamación a Europol para que formule sus observaciones, que deberán presentarse en un plazo de cuatro semanas, con posibilidad de prórroga de otras dos semanas.

3. El Comité podrá decidir, atendiendo a las circunstancias de cada caso, hacer intervenir, además, en el procedimiento del recurso a una o varias unidades nacionales. El demandante y Europol serán informados de dicha decisión. Se transmitirá una copia de las observaciones de Europol y del demandante a las unidades nacionales afectadas, para que puedan formular sus propias observaciones, que deberán presentarse en un plazo de cuatro semanas, con posibilidad de prórroga de otras dos semanas.

4. Cuando se hayan recibido las observaciones o hayan expirado los plazos, el Comité deberá ver la reclamación en los tres meses siguientes.

Artículo 19

Información adicional

1. El Comité podrá pedir al demandante, a Europol, a las unidades nacionales, a las autoridades nacionales de control o a cualquier otra autoridad, que transmitan información, pruebas u observaciones al Comité. Las partes tendrán derecho a hacer sugerencias al Comité acerca de la obtención de pruebas o a solicitar la admisión de pruebas. El Comité aceptará tales sugerancias y solicitudes de admisión en la medida necesaria para el examen del caso.

2. El Comité podrá decidir también que se lleve a cabo una investigación en los locales de Europol. Será asimismo de aplicación el artículo 7. En ese caso, se informará al demandante o a su asesor sobre el resultado de la investigación.

Artículo 20

Acceso al expediente del procedimiento

1. Todas las partes que lo deseen tendrán acceso al expediente del procedimiento y podrán pedir a la Secretaría de la Autoridad común de control que les proporcione extractos o fotocopias, que correrán por cuenta de quien los haya solicitado. Se denegará el acceso cuando sea necesario para:

- permitir a Europol cumplir debidamente sus funciones,

- proteger la seguridad y el orden público de los Estados miembros o efectuar la prevención del delito,

- proteger los derechos y libertades de terceros,

consideraciones que no pueden supeditarse a los intereses de la persona afectada.

2. Europol, las unidades nacionales y las autoridades nacionales de control podrán indicar en qué medida la información que faciliten no debe transmitirse al demandante, así como las razones de esta restricción. El Comité podrá solicitar que se aduzcan más razones. Si el Comité considera que las razones son aceptables, la información en cuestión será retenida. El Comité sólo podrá resolver en sentido contrario por falta de razones aceptables y si en su seno hay unanimidad al respecto. En tal caso el Comité podrá acordar que se ponga a disposición del demandante un resumen o que se le facilite cierta información.

Artículo 21

Audiencia

1. El Comité oirá a las partes si lo piden. El Comité informará en la debida forma a las partes de su derecho de ser oídas. Este derecho se ejercerá por escrito. A instancia de una de las partes del procedimiento, el Comité podrá decidir que se celebre una vista, en la medida en que se considere necesaria para examinar el caso. El Comité informará debidamente a las partes de su derecho de solicitar una vista. Se notificará oportunamente la vista a todas las partes y éstas tendrán derecho a estar presentes.

2. La vista será pública a menos que el Comité decida, en virtud de sus competencias o a instancia de una de las partes, excluir total o parcialmente al público cuando lo exijan los intereses de la seguridad pública, sobre todo por los motivos a que se refiere el apartado 3 del artículo 19 del Convenio, o la protección de la intimidad de un individuo o en el grado estrictamente necesario, a juicio del Comité, en circunstancias especiales en que la publicidad pueda perjudicar la debida resolución del recurso. Si un Estado miembro, que sea parte en el procedimiento o Europol solicitan que se excluya al público de la vista, el Comité sólo podrá resolver en contrario si estima que no concurren las razones mencionadas en la primera frase y si en su seno hay unanimidad al respecto.

3. El Comité podrá decidir, a instancia de una parte o por iniciativa propia, oír a una parte sin que otras partes estén presentes, cuando lo considere necesario para garantizar el correcto funcionamiento de Europol, para proteger la seguridad de un Estado miembro, los intereses del demandante o de terceros. Las partes ausentes serán informadas de las actuaciones que hayan tenido lugar en su ausencia.

Artículo 22

Audiencia de testigos y peritos

1. El Comité podrá decidir, a instancia de parte o por iniciativa propia, oír a testigos. Se notificará oportunamente la vista a todas las partes y testigos en cuestión. Se aplicará también lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 21.

2. Los testigos citados por el Comité tendrán derecho al reembolso de todos sus gastos de viaje y alojamiento y a que se les indemnice, en el grado que el Comité considere equitativo, por los ingresos que hayan dejado de percibir. Podrán cobrar los anticipos necesarios. Todos los pagos se efectuarán con cargo al presupuesto de la Autoridad común de control.

3. Los testigos serán oídos por el Comité. Los miembros del Comité podrán hacerles preguntas. Previa autorización del presidente, las partes podrán hacer preguntas a los testigos. Antes de que comience la vista, el presidente recordará a los testigos que deben decir la verdad.

4. El Comité podrá nombrar un perito y definir su cometido. El perito tendrá derecho a ser remunerado por su trabajo. El Comité podrá decidir oír al perito. Se aplicarán igualmente las normas relativas a la declaración de los testigos.

Artículo 23

Declaraciones finales

Antes de tomar una decisión final, el Comité invitará a todas las partes a que presenten sus observaciones finales.

Artículo 24

Actas

1. El Comité levantará acta de sus actuaciones y recogerá en ellas el desarrollo de cada vista y las declaraciones realizadas en ella. Las partes podrán solicitar que consten en acta la totalidad o parte de determinados documentos o declaraciones. El acta será firmada por el presidente, se remitirá a las partes y se adjuntará al expediente del caso. En los casos a que se refieren el apartado 2 del artículo 21 o el apartado 1 del artículo 22, el Comité impondrá restricciones.

2. Las disposiciones del artículo 9 se aplicarán igualmente a todas las reuniones del Comité a las que no asistan las partes.

Artículo 25

Decisiones y confidencialidad

1. Las reuniones del Comité sólo serán válidas si asisten cuatro quintos de los miembros o sus suplentes.

2. Las decisiones se tomarán por mayoría simple de los miembros o suplentes que asistan a la reunión, salvo disposición en contrario del presente Reglamento interno o del Convenio. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. Todas las personas que participen en la decisión final deberán haber asistido a una vista.

3. Las deliberaciones del Comité serán confidenciales.

4. La decisión final del Comité recogerá los nombres de las partes y de sus representantes, los nombres de los miembros del Comité que hayan participado en la decisión, la fecha en que se haya hecho pública, la parte dispositiva de la decisión, una exposición sucinta de los hechos del caso y los motivos de la decisión. La decisión final se dará a conocer en una reunión pública y se transmitirá a las partes. Se remitirá una copia de dicha decisión a la Autoridad común de control.

Artículo 26

Notificaciones

Las notificaciones y otras comunicaciones a las partes, testigos y peritos se harán por medios que garanticen, dentro de lo razonable, que éstos han sido debidamente informados y que puede, en caso necesario, comprobarse.

Artículo 27

Costas

1. El Comité incluirá en su decisión final una decisión sobre las costas del procedimiento. El procedimiento ante el Comité será gratuito. Si se admite el recurso, en su totalidad o en parte, los gastos que haya ocasionado al demandante la presentación y tramitación de la reclamación correrán por cuenta de Europol en la medida en que el Comité lo considere justo.

2. Si un demandante no puede sufragar la totalidad o una parte de los gastos del procedimiento, podrá solicitar, en cualquier momento, ayuda para hacerles frente. Cuando presente su solicitud, el demandante adjuntará documentación que demuestre que necesita asistencia. El Comité podrá retirar la ayuda en cualquier momento si durante el procedimiento dejan de cumplirse las condiciones en virtud de las cuales le fue concedida. De aprobarse la concesión de la ayuda, los gastos se sufragarán con cargo al presupuesto de la Autoridad común de control. Cuando sea justo, en la decisión final podrá exigirse a una parte que reintegre al presupuesto de la Autoridad común de control los anticipos recibidos. Al presentar su solicitud, el demandante deberá declarar que acepta reintegrar las costas si la decisión final lo exige.

Artículo 28

Garantías de procedimiento

En los casos no previstos en las presentes disposiciones, el Comité procederá de acuerdo con los principios generales del Derecho comunitario a que se hace referencia en el apartado 2 del artículo F del Tratado de la Unión Europea.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 29

Secretaría

1. La Autoridad común de control contará, en su sede, con una Secretaría que la asista en el cumplimiento de su cometido. La Secretaría será un cuerpo permanente cuyos miembros serán contratados exclusivamente en función de su competencia. Los miembros de la Secretaría sólo actuarán en defensa de los intereses de la Autoridad común de control, serán plenamente independientes de Europol y no aceptarán instrucciones de ninguna otra autoridad. La contratación y el envío de personal a la Secretaría se llevará a cabo a propuesta de la Autoridad común de control. El personal de la Secretaría no desempeñará otras funciones sin el permiso del presidente de la Autoridad común de control.

2. La Secretaría actuará bajo la dirección del presidente de la Autoridad común de control de acuerdo con las normas establecidas por la Autoridad común de control. La Secretaría prestará también sus servicios al Comité de recursos; para estas funciones estará bajo la dirección del presidente de dicho Comité. La Secretaría llevará un registro de los recursos y de todos los demás documentos.

3. La Secretaría garantizará que las obligaciones contraídas en virtud del artículo 32 del Convenio se respeten también en el desempeño de las funciones de la Autoridad común de control.

Artículo 30

Confidencialidad

1. Los miembros de la Autoridad común de control, los suplentes, los peritos y los miembros de la Secretaría tendrán la obligación de tratar de manera confidencial los datos que conozcan en el ejercicio de su actividad, a menos que el correcto desempeño de sus funciones exija que actúen de otra manera. Esta obligación continuará aplicándose también cuando cesen en sus funciones.

2. En el momento de su nombramiento, los miembros de la Autoridad común de control, los suplentes, los peritos y los miembros de la Secretaría declararán que aceptan estas obligaciones.

3. El miembro o suplente de la Autoridad común de control que incumpla la obligación de confidencialidad podrá ser suspendido por decisión tomada en votación secreta por mayoría de dos tercios de los votos emitidos por las delegaciones que asistan a una reunión de la Autoridad común de control. Con anterioridad, se oirá al interesado, que no tomará parte en la decisión. Esta disposición se aplicará al Comité de recursos cuando el incumplimiento de la obligación de confidencialidad se refiera al trabajo de dicho Comité. En este caso, se informará sin demora a la Autoridad común de control.

En caso de suspensión, el puesto del miembro suspendido será ocupado por su suplente. La suspensión se comunicará a la Autoridad común de control responsable del nombramiento del miembro suspendido.

Artículo 31

Presupuesto y gastos

1. La Secretaría elaborará propuestas de presupuesto anual para la Autoridad común de control, que, tras su aprobación, serán transmitidas al Consejo de administración con antelación a la consulta a que se refiere el apartado 9 del artículo 24 del Convenio.

2. La Autoridad común de control decidirá que se efectúen los pagos a cargo del presupuesto que le haya sido asignado, que será administrado por la Secretaría.

3. Los gastos de la Autoridad común de control y del Comité de recursos, incluidos los correspondientes a los miembros del Comité y a sus suplentes, que sean necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones, se sufragarán con cargo al presupuesto de la Autoridad común de control de acuerdo con las normas establecidas por la misma.

Artículo 32

Modificación del Reglamento interno

Las modificaciones del presente Reglamento interno deberán ser adoptadas por unanimidad por la Autoridad común de control (primera frase del apartado 7 del artículo 24 del Convenio) y serán presentadas al Consejo, que deberá aprobarlas por unanimidad.

Artículo 33

Evaluación

La Autoridad común de control evaluará el presente Reglamento interno entre uno y tres años después de su entrada en vigor.

Artículo 34

Entrada en vigor del Reglamento interno

El presente Reglamento interno entrará en vigor el día siguiente al de su aprobación por el Consejo, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 7 del artículo 24 del Convenio(2).

Hecho en Bruselas, el el 22 de abril 1999.

Por la Autoridad común de control

El Presidente

Fergus GLAVEY

(1) DO C 316 de 27.11.1995, p. 1.

(2) El Consejo de 29 de abril de 1999 ha adoptado el Reglamento interno.

DECLARACIÓN DEL CONSEJO

sobre el apartado 5 del artículo 4 y sobre el apartado 4 del artículo 12 del Reglamento interno, aprobada al adoptar el Reglamento interno de la Autoridad común de control de Europol

Los Estados miembros convienen en que la destitución de un miembro titular o suplente de la Autoridad común de control antes del término del mandato no podrá producirse por motivos vinculados al ejercicio de sus funciones en el Comité de recursos.