DECISIÓN N º 14/64

de 8 de julio de 1964

relativa a los documentos comerciales y contables que las empresas han de someter a los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad encargados de misiones de verificación o control en materia de precios

LA ALTA AUTORIDAD ,

Vistos los artículos 8 , 47 , 60 a 64 , 80 , 82 y 86 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero ,

Considerando que la Alta Autoridad tiene la misión de asegurar la consecución de los objetivos fijados por el Tratado , y en particular la de hacer respetar a las empresas las obligaciones derivadas de las disposiciones del Tratado y de las decisiones adoptadas para su aplicación ;

Considerando que el cumplimiento de esta misión , especialmente en materia de precios , implica verificaciones y controles sobre documentación contable en las empresas ;

Considerando que semejantes controles y verificaciones sólo pueden ser eficaces si los hechos y operaciones que pudieran constituir fuentes de información necesarias para la Alta Autoridad , pueden ser comprobados en los documentos comerciales y contables ;

Considerando , por tanto que las empresas deben estar en condiciones de presentar a los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad documentos comerciales y contables que proporcionen las indicaciones indispensables para un control eficaz del cumplimiento de las normas de precios ;

Considerando que mediante esas verificaciones y controles , los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad deben asimismo estar en condiciones de establecer el valor de las ventas irregulares , con arreglo al artículo 64 así como , en tanto fuere necesario , el volumen de negocios de la empresa definido en el artículo 82 del Tratado ;

Considerando que los Estados miembros han adoptado disposiciones legales y reglamentarias relativas a la obligación de las empresas de llevar una contabilidad regular , pero que esas disposiciones no incluyen sanciones que respondan a las necesidades de la Alta Autoridad ;

Considerando que , sin perjuicio de la obligación de las empresas de poner a disposición de la Alta Autoridad , con fines de verificación o de control , el conjunto de sus libros y documentos contables y comerciales en la medida necesaria para el cumplimiento de las tareas que incumben a la Alta Autoridad , conviene , en particular , impedir que las empresas puedan sustraerse a una verificación eficaz alegando ausencia de contabilidad o de documentación comercial ;

Considerando que , a estos efectos es necesario obligar a las empresas , con arreglo al artículo 47 del Tratado , a llevar una documentación contable y comercial , con todos los documentos justificativos , para estar en condiciones de ponerla a disposición de las personas encargadas por la Alta Autoridad de ejecutar misiones de verificación o control ;

Considerando que , al margen de las obligaciones que dimanan para las empresas de su legislación nacional en materia de contabilidad , conviene precisar en una decisión obligatoria para todas las empresas , determinados elementos que deben figurar en la contabilidad ;

Considerando que es igualmente necesario que las empresas establezcan para cada venta una factura , o cualquier otro documento relativo a la venta , que contenga las indicaciones indispensables para el ejercicio de un control eficaz ;

Considerando que conviene limitar temporalmente la obligación impuesta a las empresas de conservar los documentos contables y comerciales habida cuenta de las misiones de la Alta Autoridad que pueden requerir medidas de investigación en materia de precios ;

DECIDE :

Artículo 1

Las empresas estarán obligadas a llevar y a poner a disposición de los agentes mandatarios de la Alta Autoridad , con ocasión de controles o verificaciones en materia de precios , una documentación contable y comercial que incluya , como mínimo :

a ) La carpeta del perdido , con su respectiva correspondencia clasificada de forma que permita su control ;

b ) Para todas las ventas , el duplicado de la factura , o cualquier otro escrito que se inserte en la contabilidad , en el que figuren , como mínimo , las siguientes indicaciones :

- nombre y dirección del comprador

- naturaleza , calidad , cantidad del producto vendido

- fechas de la factura y de la entrega

- precio y cualesquiera otras condiciones de venta practicadas ;

estos documentos deberán estar clasificados de forma que permitan el control de los escritos contables ;

c ) Un libro de ventas o cualquier otro documento contable en el que figuren , por orden cronológico , todas las ventas , con indicación , como mínimo , de la fecha del documento de venta , del nombre del cliente o del número de la factura y de los importes que haya que pagar ;

d ) Un libro de caja en el que figuren , por orden cronológico , todos los cobros y pagos efectuados por caja , con indicación de la fecha , nombre del comprador e importe , llevado de manera que permita , en todo momento , la verificación del cobro ;

e ) Los extractos y otros documentos relativos a las cuentas bancarias y a las cuentas de cheque postal , separadas en función de cada establecimiento financiero y por orden cronológico , clasificadas de forma que permitan , en todo momento , el control del saldo ;

f ) Los estadillos , recibos , notas y extractos de cuenta relativos a los pagos y cobros , clasificados de forma que permitan el control del libro de caja mencionado en el párrafo d ) ;

g ) Cuentas - cliente abiertas individualmente , en las que se lleve , con su fecha , todos los importes debidos y pagados por los clientes ; las cuentas - cliente no serán obligatorias siempre que esos importes estén inscritos con mención de fecha en el libro de ventas o en el documento mencionado en el párrafo c ) .

Artículo 2

Las empresas deberán estar en condiciones de presentar a los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad encargados de misiones de control o verificación sus documentos contables y comerciales del año natural en curso y , como mínimo , de los cinco años naturales anteriores .

Artículo 3

Las sanciones previstas en el párrafo 3 del artículo 47 del Tratado serán aplicables a las empresas que se sustrajeran en las obligaciones derivadas de la presente Decisión .

Artículo 4

La presente Decisión será publicada en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas . Entrará en vigor el 1 de noviembre de 1964 .

La presente Decisión fue acordada por la Alta Autoridad en su sesión de 8 de julio de 1964 .

Por la Alta Autoridad

El Presidente

Dino DEL BO