Este documento es un instrumento de documentación y no compromete la responsabilidad de las instituciones

relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Económica Europea y, en particular, su artículo 235,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica y, en particular, su artículo 203,

Vista la propuesta de la Comisión ( 1 ),

Visto el dictamen del Parlamento Europeo ( 2 )

Considerando que, en el cumplimiento de su misión, las instituciones de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica han reunido una vasta colección de archivos; que estos archivos constituyen un bien de estas Comunidades, dotada cada una de ellas de personalidad jurídica;

Considerando que es una práctica corriente, tanto en los Estados miembros como en las organizaciones internacionales, abrir al público los archivos transcurrido un determinado número de años; que conviene establecer normas comunes relativas a la apertura al público de los archivos históricos de las Comunidades Europeas;

Considerando que una parte de estos documentos y unidades archivísticas que emanan de las instituciones de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica se halla físicamente en los archivos de los Estados miembros; que éstos aplican normas diferentes sobre los plazos y condiciones de acceso del público a sus archivos; que conviene evitar que los documentos y unidades archívisticas clasificados que emanen de las instituciones comunitarias sean accesibles al público por medio de los archivos nacionales en condiciones menos estrictas que las previstas en el presente Reglamento;

Considerando que la explotación y el análisis crítico de los archivos de las Comunidades Europeas, no sólo son de utilidad para la investigación histórica en general, sino que pueden, al mismo tiempo, facilitar las actividades de los medios interesados en los asuntos comunitarios y contribuir así a una mejor consecución de todos los objetivos de las Comunidades.

CONSIDERANDO que los Tratados no han previsto poderes de acción específicos para establecer normas comunes en la materia;

CONSIDERANDO que conviene limitarse a fijar determinados principios esenciales y dejar que cada institución comunitaria determine las modalidades necesarias para la aplicación de estos principios en el plano interno,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

1. El objeto del presente Reglamento es garantizar la conservación de los documentos de interés histórico o administrativo y el acceso del público a ellos, en la mayor medida posible.

Para alcanzar este objetivo, cada institución de la Comunidad Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, así como el Comité Económico y Social Europeo, el Comité de las Regiones, las agencias y organismos similares creados por el legislador comunitario (denominados en lo sucesivo las instituciones), crearán sus archivos históricos y los abrirán al público en las condiciones fijadas en el presente Reglamento y una vez transcurrido un plazo de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.

3. Los documentos que ya fueren accesibles al público antes de transcurrir el plazo previsto en el apartado 1 seguirán siéndolo sin restricción alguna.

4. Transcurrido el plazo de treinta años previsto en el apartado 1, se autorizará el acceso a los archivos históricos a toda persona que así lo solicite y que acepte someterse a las normas internas adoptadas al respecto por cada institución.

5. Los archivos históricos serán accesibles en forma de copias. Sin embargo, las instituciones podrán permitir el acceso a los originales de los documentos o de las unidades archivísticas si el usuario demuestra tener un interés particular, debidamente justificado.

1. En el caso de documentos a los que se aplique la excepción relativa a la intimidad y la integridad de la persona contemplada en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión ( 3 ), así como de la excepción relativa a los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, contemplada en el primer guión del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, estas excepciones podrán seguir aplicándose a todo el documento o a parte de él más allá del plazo de 30 años, siempre que se cumplan las correspondientes condiciones de aplicación.

2. Los documentos a los que se aplique la excepción relativa a la intimidad y la integridad de la persona contemplada en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, incluidos los expedientes del personal de las Comunidades Europeas, podrán divulgarse de conformidad con las disposiciones del Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos ( 4 ), en particular sus artículos 4 y 5.

3. Antes de decidir si se permite el acceso del público a documentos cuya divulgación pudiera suponer un perjuicio para los intereses comerciales de una determinada persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, contemplados en el primer guión del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, la institución informará a la persona interesada, con arreglo a las disposiciones de aplicación que defina cada institución, sobre su intención de permitir el acceso del público a los documentos en cuestión. Estos documentos no se harán públicos si, habida cuenta de las observaciones presentadas por las personas interesadas, la institución considera que su divulgación supondría un perjuicio para dichos intereses comerciales, salvo que su divulgación revista un interés público superior.

4. Los documentos sensibles con arreglo a lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001 serán accesibles dentro de los límites fijados por esta disposición.

El público no tendrá acceso a los documentos clasificados bajo uno de los regímenes de secreto previstos en el artículo 10 del Reglamento no 3 del Consejo, de 31 de julio de 1958, relativo a la aplicación del artículo 24 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica ( 5 ), y que no hayan sido desclasificados.

A fin de garantizar el respeto del plazo de 30 años previsto en el apartado 1 del artículo 1, cada institución procederá a su debido tiempo, y a más tardar durante el vigésimo quinto año siguiente a la fecha de su elaboración, al examen de todos los documentos clasificados de conformidad con las normas de la institución de que se trate, con miras a decidir sobre su eventual desclasificación. Los documentos no desclasificados en ese primer examen se reexaminarán periódicamente y al menos cada cinco años.

Cuando, tras la expiración del plazo de 30 años previsto en el apartado 1 del artículo 1, un Estado miembro quiera hacer accesibles al público documentos que emanen de las instituciones y estén cubiertos por el artículo 2 o el artículo 3, consultará a la institución de que se trate para tomar una decisión que no ponga en peligro la consecución de los objetivos del presente Reglamento.

A más tardar 15 años después de su elaboración, cada institución transmitirá a los archivos históricos todos los documentos contenidos en sus archivos corrientes. Con arreglo a los criterios que establezca cada institución de conformidad con el artículo 9, estos documentos serán luego objeto de una selección para separar los documentos que deben conservarse de aquellos desprovistos de interés administrativo o histórico.

1. Cada institución depositará sus archivos históricos en el lugar que considere más apropiado.

2. Cada institución pondrá a disposición de los Estados miembros y de las demás instituciones que lo soliciten, siempre que no se trate del Estado miembro donde se halle aquélla o de instituciones que se hallen en el mismo Estado miembro, un juego completo de copias en microforma de sus archivos históricos, en la medida en que éstos sean accesibles al público en virtud el presente Reglamento.

1. Cada institución estará facultada para adoptar normas internas de aplicación del presente Reglamento. En la medida de lo posible, las instituciones deberán permitir el acceso a sus archivos en forma electrónica. Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a necesidades particulares (escritura en Braille, letra de gran tamaño o cinta magnetofónica).

2. Cada institución publicará anualmente una información sobre sus actividades relativas a los archivos históricos.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

		Diario Oficial
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►M1	Reglamento (CE, Euratom) no 1700/2003 del Consejo de 22 de septiembre de 2003	L 243	1	27.9.2003