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Document 52018TA1130(01)

Informe anual sobre las agencias de la UE correspondiente al ejercicio 2017

OJ C 434, 30.11.2018, p. 1–233 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

30.11.2018   

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

C 434/1


Informe anual sobre las agencias de la UE correspondiente al ejercicio 2017

(2018/C 434/01)

ÍNDICE

Lista de acrónimos 2

CAPÍTULO 1

Las agencias de la UE y la auditoría del Tribunal 4

CAPÍTULO 2

Síntesis de los resultados de auditoría 15

CAPÍTULO 3

Declaraciones de fiabilidad y otros resultados de auditoría específicos de las agencias 29

LISTA DE ACRÓNIMOS

La lista de acrónimos comprende las agencias de la UE y otros organismos de la Unión examinados en el presente informe.

Acrónimo

Nombre completo

Ubicación

ABE

Autoridad Bancaria Europea

Londres, Reino Unido

ACER

Agencia de Cooperación de los Reguladores de la Energía

Liubliana, Eslovenia

AECP

Agencia Europea de Control de la Pesca

Vigo, España

AEMA

Agencia Europea de Medio Ambiente

Copenhague, Dinamarca

AESA

Agencia Europea de Seguridad Aérea

Colonia, Alemania

AESM

Agencia Europea de Seguridad Marítima

Lisboa, Portugal

AESPJ

Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación

Fráncfort del Meno, Alemania

AEVM

Autoridad Europea de Valores y Mercados

París, Francia

CdT

Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea

Luxemburgo, Luxemburgo

Cedefop

Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional

Salónica, Grecia

CEPOL

Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial

Budapest, Hungría

Chafea

Agencia Ejecutiva de Consumidores, Salud, Agricultura y Alimentación

Luxemburgo, Luxemburgo

EACEA

Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural

Bruselas, Bélgica

EASME

Agencia Ejecutiva para las Pequeñas y Medianas Empresas

Bruselas, Bélgica

EASO

Oficina Europea de Apoyo al Asilo

La Valeta, Malta

ECDC

Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades

Estocolmo, Suecia

ECHA

Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas

Helsinki, Finlandia

EFSA

Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria

Parma, Italia

EIGE

Instituto Europeo de la Igualdad de Género

Vilna, Lituania

EIT

Instituto Europeo de Innovación y Tecnología

Budapest, Hungría

EMA

Agencia Europea de Medicamentos

Londres, Reino Unido

ENISA

Agencia de Seguridad de las Redes y de la Información de la Unión Europea

Irákleio, Grecia

ERA

Agencia Ferroviaria de la Unión Europea

Valenciennes, Francia

ERCEA

Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación

Bruselas, Bélgica

ETF

Fundación Europea de Formación

Turín, Italia

eu-LISA

Agencia europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia

Tallin, Estonia

EU-OSHA

Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo

Bilbao, España

Euratom

Agencia de Abastecimiento de Euratom

Luxemburgo, Luxemburgo

Eurofound

Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo

Dublín, Irlanda

Eurojust

Unidad de Cooperación Judicial de la Unión Europea

La Haya, Países Bajos

Europol

Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial

La Haya, Países Bajos

FRA

Agencia de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea

Viena, Austria

Frontex

Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas

Varsovia, Polonia

GSA

Agencia del GNSS Europeo

Praga, República Checa

INEA

Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes

Bruselas, Bélgica

JUR

Junta Única de Resolución

Bruselas, Bélgica

OCVV

Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales

Angers, Francia

OEDT

Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías

Lisboa, Portugal

OPIUE

Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea

Alicante, España

Oficina del ORECE

Oficina del Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas

Riga, Letonia

REA

Agencia Ejecutiva de Investigación

Bruselas, Bélgica

CAPÍTULO 1

Las agencias de la UE y la auditoría del Tribunal

ÍNDICE

 

Apartado

Página

INTRODUCCIÓN

1.1 — 1.3

5

LAS AGENCIAS DE LA UE

1.4 — 1.21

5

 

Los distintos tipos de agencias ayudan a la UE a concebir y aplicar sus políticas

1.4 — 1.14

5

 

 

Las agencias descentralizadas atienden a las necesidades políticas concretas

1.8 — 1.9

7

 

 

Las agencias ejecutivas de la Comisión aplican los programas de la UE

1.10

8

 

 

Los otros organismos poseen mandatos específicos

1.11 — 1.14

8

 

Las agencias se financian a través de varias fuentes y conforme a distintas rúbricas del MFP

1.15 — 1.20

8

 

La Red de Agencias de la UE facilita la cooperación entre ellas y la comunicación con las partes interesadas

1.21

13

LA AUDITORÍA DEL TRIBUNAL

1.22 — 1.32

13

 

El Tribunal tiene mandato para auditar las cuentas anuales y las operaciones de las agencias

1.22 — 1.24

13

 

La auditoría del Tribunal aborda los riesgos detectados

1.25 — 1.32

13

INTRODUCCIÓN

1.1.

El Tribunal de Cuentas Europeo fue establecido por el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (1) como auditor externo de las finanzas de la Unión Europea (UE), y como tal, actúa de guardián independiente de los intereses financieros de los ciudadanos de la Unión, contribuyendo en particular a mejorar la gestión financiera de esta. Para más información sobre el trabajo del Tribunal, puede consultarse su informe de actividades, sus informes anuales sobre la ejecución del presupuesto de la Unión, sus informes especiales, sus análisis panorámicos y sus dictámenes sobre nuevos textos legislativos de la UE o modificaciones de los vigentes, u otras decisiones con implicaciones para la gestión financiera (2).

1.2.

En el contexto de este mandato, el Tribunal lleva a cabo un examen anual de las cuentas y las operaciones subyacentes de las instituciones, agencias y otros organismos de la UE (3).

1.3.

En el presente informe se exponen los resultados de la auditoría realizada por el Tribunal a las agencias de la UE y otros organismos de la Unión (en lo sucesivo denominadas conjuntamente «las agencias») relativa al ejercicio 2017. El informe se estructura de la siguiente manera:

en el capítulo 1 se describen las agencias y la naturaleza de la auditoría del Tribunal;

en el capítulo 2 se presentan los resultados generales de la auditoría;

En el capítulo 3 figura la declaración de fiabilidad de cada una de las 41 agencias, junto con la opinión y las observaciones del Tribunal sobre la fiabilidad de sus cuentas, y la legalidad y la regularidad de los ingresos y pagos subyacentes (operaciones).

LAS AGENCIAS DE LA UE

Los distintos tipos de agencias ayudan a la UE a concebir y aplicar sus políticas

1.4.

Las agencias son personas jurídicas independientes creadas por un acto de Derecho derivado para desempeñar tareas técnicas, científicas o administrativas que ayudan a las instituciones de la UE a concebir y aplicar políticas. Muchas gozan de gran visibilidad y de una considerable influencia en ámbitos de importancia para la vida cotidiana de los ciudadanos europeos, tales como la salud, la seguridad, la libertad y la justicia. En el capítulo 3 se recoge una descripción sucinta de las tareas realizadas por cada agencia, junto con sus declaraciones de fiabilidad.

1.5.

El Tribunal designa a las agencias en este informe por sus acrónimos, que figuran en la lista al inicio del mismo.

1.6.

Existen tres tipos de agencias: agencias descentralizadas, agencias ejecutivas y otros organismos. A continuación se describen las principales características de cada una de ellas. El número de agencias ha aumentado a lo largo de los años hasta llegar a 41 en el año 2017, tal y como se refleja en el recuadro 1.1.

Recuadro 1.1

Aumento del número de agencias

Image

Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo.

1.7.

Las agencias ejecutivas de la Comisión están ubicadas en las sedes de esta institución en Bruselas y Luxemburgo, y las agencias descentralizadas y otros organismos en 23 Estados miembros de la UE distintos que figuran en la lista de acrónimos y en el recuadro 1.2. La decisión sobre su ubicación es adoptada por el Consejo o conjuntamente por el Consejo y el Parlamento Europeo.

Recuadro 1.2

Ubicación de las agencias en los Estados miembros

Image

Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo.

Las agencias descentralizadas atienden a las necesidades políticas concretas

1.8.

Las 32 agencias descentralizadas (4) desempeñan un importante papel en la preparación y ejecución de las políticas de la UE, especialmente por las tareas de carácter técnico, científico, operativo o regulador que llevan a cabo. Su objetivo es hacer frente a necesidades políticas específicas y reforzar la cooperación europea aunando el conocimiento técnico y especializado de los Gobiernos nacionales y de la UE. Fueron establecidas por un período indefinido mediante Reglamento del Consejo o del Parlamento Europeo y del Consejo.

1.9.

El trabajo de las agencias descentralizadas es supervisado por un consejo compuesto por representantes de los Estados miembros, la Comisión y otras partes en el caso de algunas agencias. El Consejo establece el marco operativo que debe seguir la agencia (como los programas de trabajo anuales y plurianuales, proyectos de presupuesto y plantilla de personal), que se aplica bajo la responsabilidad de sus directores o de sus directores ejecutivos. Cada agencia descentralizada está sujeta a un procedimiento distinto de aprobación de la gestión para la ejecución de su presupuesto, a cargo, principalmente, del Parlamento Europeo y del Consejo (5), y que abarca sus gastos de personal, administrativos y operativos.

Las agencias ejecutivas de la Comisión aplican los programas de la UE

1.10.

Las seis agencias ejecutivas de la Comisión (6), encargadas de tareas ejecutivas y operativas relacionadas con uno o más programas de la UE, se crean por un período de tiempo determinado mediante Decisión de la Comisión y operan bajo la supervisión de los comités directores nombrados por la Comisión. Desempeñan sus actividades a partir de programas de trabajo anuales y plurianuales establecidos y ejecutados bajo la responsabilidad de los directores ejecutivos, que están sujetos a procedimientos de aprobación de la gestión del Parlamento Europeo y del Consejo respecto de sus propios presupuestos. A diferencia de las agencias descentralizadas, sus presupuestos cubren únicamente los gastos administrativos y de personal, mientras que todos los gastos operativos que generan proceden del presupuesto de la Comisión y, por tanto, se inscriben en la aprobación general de la gestión que otorga la Comisión. De este modo, los presupuestos propios de las agencias ejecutivas representan solo una parte muy reducida del presupuesto real ejecutado.

Los otros organismos poseen mandatos específicos

1.11.

Los tres otros organismos son: EIT, Euratom y JUR.

1.12.

El EIT, con sede en Budapest, es un organismo de la UE independiente y descentralizado que aúna recursos científicos, empresariales y docentes para impulsar la capacidad innovadora de la Unión proporcionando financiación en forma de subvenciones. Esta agencia fue creada por el Parlamento Europeo y el Consejo por un período indefinido. Está dirigida por un director y supervisada por un consejo de administración, y sujeto individualmente a un procedimiento de aprobación de gestión por parte del Parlamento Europeo y del Consejo.

1.13.

La agencia Euratom, con sede en Luxemburgo, fue creada por un período indefinido por el Consejo para cumplir las finalidades establecidas en el Tratado de la Comunidad Europea de la Energía Atómica. Está sujeta a procedimientos de aprobación de la gestión por parte del Parlamento Europeo y del Consejo y recibe la asistencia de un comité asesor compuesto por miembros procedentes de un Estado miembro para la ejecución de sus tareas que emite opiniones y facilita análisis e información. La Comisión supervisa el trabajo del director general de Euratom.

1.14.

La JUR, con sede en Bruselas, es la autoridad central de resolución en la Unión Bancaria. Su misión consiste en garantizar la resolución ordenada de los bancos en graves dificultades reduciendo al mínimo el impacto en la economía real, en el sistema financiero y en las finanzas públicas de los Estados miembros participantes y de otros países. La JUR está representada por su Presidente, quien ejerce también la función de autoridad facultada para proceder a los nombramientos. El Presidente de la JUR está sujeto a un procedimiento de aprobación de su gestión por parte de la Junta, compuesta por miembros de las autoridades nacionales de resolución de los Estados miembros participantes.

Las agencias se financian a través de varias fuentes y conforme a distintas rúbricas del MFP

1.15.

El presupuesto total de 2017 de todas las agencias (salvo la JUR) ascendió a unos 3 500 millones de euros (2016: 3 400 millones de euros) equivalente a alrededor del 2,7 % del presupuesto general de la UE de 2017 (2016: 2,4 %) como se muestra en la ilustración 1.3. Las agencias que en 2017 registraron el mayor aumento de sus presupuestos fueron la GSA y el EIT, financiadas conforme a la rúbrica 1a (Competitividad para el crecimiento y el empleo) y Frontex, la EMA y la EASO, financiadas en virtud de la rúbrica 3 del MFP (7) (Seguridad y ciudadanía).

1.16.

Por otro lado, el presupuesto de 2017 de la JUR ascendió a 6 600 millones de euros (2016: 11 800 millones de euros) (8). Consiste en contribuciones de las entidades de crédito al Fondo Único de Resolución.

1.17.

Los presupuestos de las agencias descentralizadas y los otros organismos cubren sus gastos de personal, así como sus gastos administrativos y operativos, mientras que las agencias ejecutivas ponen en marcha programas financiados con el presupuesto de la Comisión, y sus propios presupuestos (un total de 241 millones de euros) solo cubren sus gastos administrativos y de personal. Los gastos operativos de la Comisión efectuados en 2017 por las seis agencias ejecutivas ascendieron aproximadamente a 6 800 millones de euros, es decir, más del doble del presupuesto total destinado al resto de agencias juntas, salvo la JUR.

Recuadro 1.3

Fuentes de financiación de las agencias en 2017

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Fuente:

Presupuesto general de la UE y presupuestos de las agencias correspondientes a 2017 (datos recopilados por el Tribunal de Cuentas Europeo).

1.18.

La mayor parte de las agencias, incluidas todas las ejecutivas, se financian casi en su totalidad mediante el presupuesto general de la UE. El resto se financia total o parcialmente con las tasas y las contribuciones directas de los países participantes: Estados miembros, países de la AELC, etc. En total, el presupuesto general de la Unión financió unos 2 500 millones de euros, y 1 000 millones de euros se financiaron con tasas y contribuciones directas de los países participantes. En el recuadro 1.4 figura un desglose del volumen de contribuciones presupuestarias de la UE recibidas por cada agencia.

Recuadro 1.4

Clasificación de agencias por volumen de contribuciones presupuestarias de la UE

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Fuente:

Agencias (datos recopilados por el Tribunal de Cuentas Europeo).

1.19.

Los 2 500 millones de euros en concepto de contribuciones del presupuesto general de la UE se financian en virtud de rúbricas distintas del MFP, como se ilustra en el recuadro 1.5.

Recuadro 1.5

Financiación de las agencias por rúbricas del MFP de los presupuestos generales de la UE

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Fuente:

Marco Financiero Plurianual de la UE correspondiente al período 2014-2020 y presupuestos de las agencias del año 2017 (datos recopilados por el Tribunal de Cuentas Europeo).

1.20.

En lo referente al personal, las agencias contaban al final de 2017 con un total de 11 000 empleados (9) (10 300 en 2016), lo que supone aproximadamente una sexta parte del total de efectivos de las instituciones y las agencias de la UE. El desglose del total de efectivos por agencia se muestra en el recuadro 1.6.

Recuadro 1.6

Número de empleados por agencia al final de 2017

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Fuente:

Agencias (datos recopilados por el Tribunal de Cuentas Europeo).

La Red de Agencias de la UE facilita la cooperación entre ellas y la comunicación con las partes interesadas

1.21.

La Red de Agencias de la UE fue concebida por las agencias como plataforma de cooperación entre ellas con el fin de aumentar su visibilidad, identificar y promover posibles mejoras de eficiencia y aportar valor añadido. Su funcionamiento se basa en prioridades pactadas por las agencias en un programa estratégico quinquenal (2015-2020) y en programas de trabajo anuales donde se concretan las actividades y las prestaciones. Una de las principales funciones que se le atribuye es garantizar la comunicación eficiente entre las agencias y las partes interesadas, sobre todo las instituciones europeas. La presidencia de la Red rota cada año entre las distintas agencias.

AUDITORÍA DEL TRIBUNAL

El Tribunal tiene mandato para auditar las cuentas anuales y las operaciones de las agencias

1.22.

Según lo dispuesto en el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), el Tribunal auditó:

a)

las cuentas de todas las agencias, que comprenden los estados financieros (10) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (11) correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas.

1.23.

Basándose en los resultados de su fiscalización, el Tribunal presentará al Parlamento Europeo y al Consejo, o a las otras autoridades responsables de la aprobación de la gestión a que se refiere el capítulo 3 del presente informe, una declaración de cada agencia relativa a la fiabilidad de las cuentas de las mismas, y a la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes. En caso necesario, el Tribunal completa las declaraciones de fiabilidad con constataciones de auditoría significativas.

1.24.

Con arreglo al artículo 208, apartado 4 del Reglamento Financiero (12), las cuentas de 32 agencias que reciban contribuciones del presupuesto de la UE serán verificadas por auditores externos independientes. El Tribunal examinó la fiabilidad de los resultados de la verificación conforme a las normas internacionales de auditoría y las tuvo en cuenta para la elaboración de sus propias opiniones de auditoría.

La auditoría del Tribunal aborda los riesgos identificados

1.25.

Con el objeto de obtener garantías suficientes, el Tribunal diseñó su auditoría para abordar los principales riesgos identificados.

En general, el riesgo que afecta a la fiabilidad de las cuentas de las agencias es bajo

1.26.

En líneas generales, el Tribunal considera que el riesgo que afecta a la fiabilidad de las cuentas es bajo en todas las agencias. Las cuentas de las agencias se establecen con arreglo a las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión. Estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público. El número de errores materiales constatados anteriormente fue limitado.

En general, el riesgo que afecta a la legalidad y regularidad de las operaciones es medio, aunque con variaciones

1.27.

Se considera que el riesgo global relativo a la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas de las agencias es medio, si bien varía entre bajo y elevado en los títulos presupuestarios específicos.

Título I (Gastos de personal)

1.28.

En general, el riesgo es bajo. Los salarios son administrados por el Servicio de Pensiones de la Comisión Europea (PMO), y el Tribunal los audita en el marco de sus observaciones específicas relativas a los gastos administrativos. No se detectó ningún error material relativo a los gastos de personal en los últimos años. Sin embargo, cuando las agencias tienen que contratar un elevado número de personal adicional a corto plazo, existe un riesgo de medio a elevado para la legalidad y la regularidad de los procedimientos de contratación de personal.

Título II (Gastos administrativos)

1.29.

Se considera que el riesgo es medio. La contratación pública de distintos tipos de servicios, de cuantía creciente en informática, implica una serie de normas y procedimientos complejos, y, en ocasiones, las administraciones de las agencias no logran una transparencia satisfactoria ni la mejor relación calidad-precio. Tradicionalmente, una de las causas principales por las que el Tribunal formula opiniones y observaciones de auditoría con reservas son los errores graves en la contratación pública que afectan a las condiciones de pago. Sin embargo, frecuentemente, el arrendamiento de oficinas es la principal categoría de gastos pagada de forma recurrente, y, normalmente, solo se producen cambios cuando las agencias se trasladan a oficinas nuevas; por consiguiente, el riesgo general es medio.

Título III (Gastos operativos)

1.30.

Se considera el riesgo entre bajo y elevado, en función de cada agencia y de su correspondiente tipo de gastos operativos. En general, los riesgos ligados a la contratación pública se asemejan a los del título II, aunque los importes afectados pueden ser superiores. En lo que se refiere a las subvenciones con cargo al título III del presupuesto, las auditorías anteriores constataron que, si bien han mejorado (en general) los controles de las agencias, no siempre son plenamente eficaces.

El riesgo que afecta a la buena gestión financiera es medio

1.31.

Se considera que el riesgo relativo a la buena gestión financiera es medio y se identifica sobre todo en las áreas de informática y contratación pública. El Tribunal ya comunicó sus constataciones relativas al dispar panorama informático entre las agencias y a las insuficiencias en la gestión de proyectos informáticos, así como a los procedimientos de contratación pública que no garantizaban la mejor relación calidad-precio.

1.32.

Desde una perspectiva más general, el número de agencias pequeñas (véanse los recuadros 1.4 y 1.6), cada una con sus propias estructuras y procedimientos administrativos, supone un riesgo para la eficiencia administrativa.

CAPÍTULO 2

Síntesis de los resultados de auditoría

ÍNDICE

 

Apartado

Página

INTRODUCCIÓN

2.1 — 2.2

16

LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS ANUALES DE LAS AGENCIAS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO 2017 SON POSITIVOS EN GENERAL

2.3 — 2.49

16

 

Opiniones de auditoría sin reservas sobre la fiabilidad de las cuentas de todas las agencias

2.4

16

 

Los párrafos de énfasis son fundamentales para entender las cuentas

2.5 — 2.11

16

 

Opiniones sin reservas sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a todas las cuentas de las agencias

2.12

17

 

Opiniones sin reservas sobre la legalidad y la regularidad de los pagos subyacentes a todas las cuentas de las agencias, salvo para la EASO

2.13 — 2.14

17

 

Los párrafos de otros comentarios se refieren a asuntos de especial importancia

2.15 — 2.21

17

 

Las observaciones del Tribunal abarcan toda una serie de cuestiones

2.22 — 2.49

18

RESULTADOS DE AUDITORÍA DE OTROS INFORMES RELATIVOS A LAS AGENCIAS PUBLICADOS EN 2017 POR EL TRIBUNAL

2.50 — 2.55

24

 

Análisis rápido del Tribunal de Cuentas Europeo de la aplicación de la reducción del 5 % de los efectivos

2.50

24

 

Informe especial del Tribunal de Cuentas Europeo sobre la JUR

2.51 — 2.53

25

 

Informe anual específico del Tribunal de Cuentas Europeo referente a los pasivos contingentes que se derivan de la JUR en el ejercicio de sus funciones

2.54

26

 

Otros informes especiales del Tribunal de Cuentas Europeo que también hacen referencia a una o más agencias

2.55

26

RESPUESTA DE LA RED DE AGENCIAS DE LA UE

28

INTRODUCCIÓN

2.1.

El presente capítulo muestra una sinopsis de los resultados de las auditorías anuales correspondientes al ejercicio 2017 que el Tribunal ha realizado en las agencias, así como otros trabajos de auditoría relativos a las agencias realizados por el Tribunal durante dicho ejercicio.

2.2.

En el capítulo 3 figuran las declaraciones de fiabilidad (opiniones de auditoría) sobre la fiabilidad de las cuentas de las agencias y de los ingresos y los pagos subyacentes, así como todos los asuntos y las observaciones que no cuestionen estas opiniones.

LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS ANUALES DE LAS AGENCIAS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO 2017 SON POSITIVOS EN GENERAL

2.3.

En líneas generales, la auditoría del Tribunal de las cuentas anuales de las agencias correspondiente al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 y de los ingresos y los pagos subyacentes a las mismas confirma los resultados positivos logrados en ejercicios precedentes.

Opiniones de auditoría sin reservas sobre la fiabilidad de las cuentas de todas las agencias

2.4.

El Tribunal emitió opiniones de auditoría sin reservas sobre las cuentas de todas las agencias. En opinión del Tribunal, estas cuentas presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de las agencias a 31 de diciembre de 2017, así como los resultados de sus operaciones y los flujos de tesorería del ejercicio finalizado a dicha fecha, con arreglo a las disposiciones de los reglamentos financieros y a las normas contables aplicables adoptadas por el contable de la Comisión (13).

Los párrafos de énfasis son fundamentales para entender las cuentas

2.5.

Los párrafos de énfasis señalan a la atención del lector cuestiones importantes que son fundamentales para que los usuarios comprendan las cuentas.

2.6.

Con respecto a la EASO, el Tribunal señaló el hecho de que la situación de los recursos humanos de la Oficina sufrió un deterioro exponencial. La Oficina carece actualmente de la capacidad administrativa para ocupar el elevado volumen de puestos vacantes. En general, la situación de los recursos humanos produce un riesgo grave para la continuidad de las operaciones de la Oficina a su escala actual.

2.7.

En el caso de la JUR, el Tribunal hizo hincapié en que las contribuciones al Fondo Único de Resolución se calculan a partir de la información que las entidades de crédito facilitan a la Junta por medio de las autoridades nacionales de resolución. Sin embargo, el Reglamento del mecanismo único de resolución no prevé un marco de control global y coherente que garantice la fiabilidad de la información. Además, el Tribunal observó que la metodología para el cálculo de las contribuciones establecida en el marco jurídico es muy compleja y puede poner en riesgo la exactitud. Por motivos de confidencialidad, la Junta no puede revelar datos de entidades de crédito que se emplean en el cálculo de las contribuciones al Fondo, lo que reduce la transparencia.

2.8.

En cuanto a la ECHA, el Tribunal señaló que la Agencia se autofinancia parcialmente y recibe tasas de todas las empresas que solicitan el registro de sustancias químicas según se exige en el Reglamento REACH (14). La Agencia calcula y factura las tasas basándose en la información proporcionada por las empresas en su solicitud. En las comprobaciones ex post realizadas por la Agencia se detectó la necesidad de introducir en las tasas correcciones considerables, cuyo número total se desconocía al final de 2017. Esta observación demuestra las limitaciones de un sistema que depende en exceso de las propias declaraciones de los solicitantes.

2.9.

En cuanto a la GSA, el Tribunal señaló el hecho de que el resultado del procedimiento de contratación pública referente a uno de los principales contratos de esta agencia (contrato marco por valor de 1 500 millones de euros) fue recurrido por uno de los licitadores.

2.10.

En lo relativo a las dos agencias con sede en Londres, la EMA y la ABE, el Tribunal destacó el hecho de que estas abandonarán el Reino Unido en 2019, y que sus cuentas y notas relacionadas fueron elaboradas conforme a la información disponible en su fecha de aprobación, además de referirse a las consecuencias de los contratos actuales de arrendamiento en Londres y la posible disminución de ingresos tras la salida del Reino Unido de la UE.

2.11.

En lo que respecta a la Chafea, el Tribunal informó de insuficiencias significativas del entorno contable.

Opiniones sin reservas sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a todas las cuentas de las agencias

2.12.

El Tribunal emitió para todas las agencias opiniones de auditoría sin reservas sobre la legalidad y la regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas anuales correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017. En opinión del Tribunal, los ingresos eran legales y regulares en todos sus aspectos significativos.

Opiniones sin reservas sobre la legalidad y la regularidad de los pagos subyacentes a todas las cuentas de las agencias, salvo para la EASO

2.13.

El Tribunal emitió sus opiniones de auditoría sin reservas para 40 agencias sobre la legalidad y la regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas anuales correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017. En opinión del Tribunal, los pagos eran legales y regulares en todos sus aspectos significativos.

2.14.

El Tribunal emitió una opinión desfavorable sobre la EASO debido a una serie de casos significativos y sistemáticos de incumplimiento de las obligaciones de pago conforme a lo establecido en el reglamento financiero de la Oficina y otras normas y disposiciones aplicables, en particular, los pagos subyacentes en concepto de contratación pública y de contratación de personal. El carácter sistemático de este incumplimiento demuestra que el sistema de control interno es inadecuado. El error combinado de los pagos no conformes se cuantifica en un mínimo de 7,7 millones de euros, lo que supone el 10,3 % del volumen total de pagos que la Oficina realizó en 2017.

Los párrafos de otros comentarios se refieren a asuntos de especial importancia

2.15.

Los párrafos «otros comentarios» señalan a la atención del lector cuestiones distintas de las presentadas o divulgadas en las cuentas anuales o relativas a la legalidad y la regularidad de los ingresos y los pagos.

2.16.

Con respecto al EIT, el Tribunal señaló que los porcentajes de reembolso iniciales concedidos a las comunidades de conocimiento e innovación (CCI) se incrementaron hacia el final del período de subvencionabilidad, lo que va en contra del objetivo de fomentar que las CCI dependan menos de la financiación del EIT. Además, también se añadieron a los planes de negocio de forma retroactiva nuevas actividades en dos CCI, y, en una de ellas, esto causó un cambio sustancial con respecto a la decisión de adjudicación inicial. La introducción de cambios sustanciales puede afectar a la igualdad de trato de las CCI y contraviene lo establecido en el Reglamento Financiero.

2.17.

Respecto de Frontex, el Tribunal ha manifestado continuamente en sus informes desde 2014 que los gastos declarados por los países cooperantes eran con frecuencia insuficientes. Este extremo quedó también confirmado en los resultados de auditoría de este año. Como respuesta a la recomendación del Tribunal en 2016, Frontex está introduciendo un modelo simplificado de reembolso de gastos.

2.18.

En relación con la ABE, la AESPJ y la AEVM, el Tribunal destacó el hecho de que los presupuestos estuvieran financiados en parte con los fondos de la Unión Europea y en parte por las contribuciones directas de las autoridades supervisoras o de entidades supervisadas de sus Estados miembros. Cabe la posibilidad de que los ingresos de las autoridades se reduzcan en el futuro como consecuencia de la decisión adoptada por el Reino Unido de abandonar la UE.

2.19.

En cuanto a la GSA, el Tribunal informó que esta agencia gestiona el Centro de Supervisión de la Seguridad de Galileo y las estaciones terrestres de Galileo, ambos con sede en territorio británico, y que quizás tengan que ser trasladados.

2.20.

En cuanto al CdT, el Tribunal se refirió al hecho de que varias agencias estaban recurriendo en mayor grado a sus recursos internos o a otras soluciones alternativas de traducción, de lo cual se deduce que no se estaba aprovechando al máximo la capacidad del CdT. Por otro lado, se da una duplicación de esfuerzos a nivel europeo en los gastos de desarrollo y funcionamiento de sistemas de traducción.

2.21.

En diciembre de 2016, la Oficina del ORECE solicitó traducciones del CdT para cuatro convocatorias de manifestaciones de interés con objeto de elaborar listas de reserva pese a que todos los puestos autorizados por las autoridades presupuestarias en su plantilla de personal estaban cubiertos. A juicio del Tribunal, la solicitud de traducción de 2016 no estaba justificada. El pago correspondiente efectuado en marzo de 2017 representaba el 2,5 % del presupuesto de 2017.

Recuadro 2.1

Opiniones anuales de auditoría sobre las cuentas y las operaciones de las agencias en 2014-2017

Image

Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo.

Las observaciones del Tribunal abarcan toda una serie de cuestiones

2.22.

El Tribunal realizó un total de 145 observaciones referentes a 37 agencias para destacar cuestiones importantes e indicar ámbitos susceptibles de mejora. Estas observaciones, que pueden consultarse en el capítulo 3, se resumen más adelante. La mayor parte de las observaciones aluden a la buena gestión financiera.

Principales riesgos que acarrean insuficiencias graves en la EASO

2.23.

En la EASO, el Tribunal señaló grandes riesgos inherentes a la naturaleza de las actividades de la Oficina y a los desafíos operativos extraordinarios planteados por la crisis migratoria. Estos riesgos no disminuyeron gracias a una estructura sólida de gobernanza y a unos controles internos eficaces, por lo que se produjeron numerosos casos de incumplimiento grave.

2.24.

Desde 2014, la Oficina adolecía de una elevada rotación de su personal y desde diciembre de 2017, se suspendieron los procedimientos de contratación. Asimismo, la Oficina carecía a nivel interno de un dispositivo de auditoría, de un departamento jurídico y de una revisión sistemática de la documentación legal.

2.25.

Casi todos los servicios auditados, que se basaban en procedimientos de contratación pública o contratación de personal, se veían afectados sistemáticamente por insuficiencias significativas en la evaluación de las necesidades de la Oficina, la redacción de las especificaciones de la licitación, la elección del tipo de contrato, los métodos de evaluación y adjudicación, las modificaciones y las prórrogas de los contratos, la ejecución de contratos y la comprobación de los servicios prestados, etc. Estas insuficiencias contravienen los principios de competencia, transparencia, igualdad de trato y no discriminación.

Avances encaminados a una mayor armonización en el plano informático

2.26.

Las agencias llevan a cabo una amplia variedad de actividades operativas, que requieren soluciones informáticas adecuadas y en ocasiones, a medida. No obstante, se ejercen actividades operativas y administrativas clave con arreglo al mismo marco jurídico, lo que indica que tienen procesos similares que pueden apoyarse en soluciones informáticas semejantes. Aunque las agencias avanzaron mucho en la utilización de sistemas de gestión presupuestaria y contables similares, tal y como el Tribunal manifestó en su síntesis de los resultados de las auditorías de 2016 de las agencias, aún existían múltiples soluciones informáticas utilizadas en otros ámbitos clave, como la gestión de recursos humanos o la gestión de contratación pública o de contratos.

2.27.

Las agencias están planteándose una mayor armonización de las soluciones informáticas también en estos ámbitos, con el fin primordial de reforzar la rentabilidad, reducir los riesgos en el control interno y fortalecer la gobernanza informática. En 2017 se logró un gran avance en relación con las herramientas informáticas para la gestión de recursos humanos cuando 20 agencias firmaron un acuerdo con la Comisión para usar la herramienta SYSPER II, que facilitará un entorno informático más uniforme en este ámbito. Está previsto que la mayoría de las agencias utilicen la herramienta de la Comisión a partir del 1 de enero de 2019, mientras que algunas de ellas comenzaron a hacerlo en el tercer trimestre de 2018.

Recuadro 2.2

Introducción en las agencias de la herramienta de recursos humanos SYSPER II

Image

Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de datos de las agencias.

Se está introduciendo la contratación pública electrónica

2.28.

En este fragmentado contexto, el uso de herramientas electrónicas similares para la adquisición de suministros o servicios (contratación pública electrónica) supondría también un paso importante hacia una mayor armonización del entorno informático de las agencias. Según los Reglamentos Financieros que entraron en vigor en 2012 y 2013, respectivamente, todas las instituciones y las agencias de la UE, «en la medida de lo posible, elaborarán y aplicarán soluciones para la presentación, la conservación y el tratamiento de los datos transmitidos en los procedimientos de contratación pública y concesión de subvenciones, y establecerán, a tal efecto, un espacio de intercambio de datos electrónicos único destinado a los solicitantes, a los candidatos y a los licitadores» (15)(16). A pesar de que en el Reglamento Financiero no se fijaba un plazo para introducir la contratación pública electrónica, la Directiva europea sobre contratación pública de 2014 (17) delega el uso de los medios electrónicos de contratación pública en los Estados miembros de la UE hasta 2018, mientras que la Directiva europea sobre facturación electrónica de 2014 (18) exige que todas las administraciones públicas admitan de aquí a 2019 la recepción de facturas electrónicas.

2.29.

Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. A pesar de que todas las agencias publican sus licitaciones por vía electrónica a través del TED (diario electrónico de licitaciones), diario de la contratación pública europea, la Comisión también empezó a aplicar herramientas de facturación electrónica en 2010, de publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en la versión electrónica del Diario Oficial en 2011, y de presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la mayoría de las agencias habían introducido la facturación y licitación electrónicas para determinados procedimientos, pero no la presentación electrónica.

Recuadro 2.3

Introducción en las agencias de la herramienta de contratación pública electrónica

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Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de datos de las agencias.

Mejora del asesoramiento informático y de la gestión de proyectos en la EMA y en la eu-LISA

Asesoría informática y gestión de proyectos en la EMA

2.30.

Durante la auditoría del año pasado, el Tribunal analizó la gestión de los servicios de consultoría de la Agencia. El uso excesivo de empresas consultoras llevó a depender de forma crítica de las competencias externas. Asimismo, el Tribunal informó de que el control del desarrollo y la aplicación de los proyectos fue inadecuado, y que los proyectos sufrieron demoras significativas y un aumento de los costes.

2.31.

Durante 2017, la Agencia aplicó medidas para mejorar esta situación, pero la reducción de su dependencia crítica de empresas consultoras llevará tiempo y el impacto de las medidas no será perceptible hasta dentro de unos años.

Asesoría informática y gestión de proyectos en la eu-LISA

2.32.

Por la naturaleza de las actividades de la eu-LISA, dicha Agencia recurre a servicios de consultoría principalmente para proyectos informáticos, los cuales, en 2017 se ejecutaron con arreglo a los presupuestos y los plazos fijados.

2.33.

En el ámbito del desarrollo y la aplicación de proyectos informáticos, la Agencia aplica un modelo de externalización en el que el 90 % del trabajo corre a cargo de tres contratistas. Aunque los proyectos informáticos pertenecen a la Agencia y están bajo su control, un modelo en el que las actividades de evolución y desarrollo de sistemas informáticos tan delicados se externaliza hasta tal punto supone un riesgo de exceso de confianza y dependencia con respecto a los contratistas.

2.34.

Además, la reducida plantilla de las unidades operativas clave genera riesgos importantes para la continuidad de las operaciones.

Existen todavía deficiencias en la gestión de los contratos públicos

2.35.

El objetivo subyacente a la contratación pública es garantizar la competencia entre los operadores económicos y adquirir la oferta económicamente más ventajosa de manera transparente, objetiva y coherente, de conformidad con el marco jurídico aplicable. En 14 agencias (Oficina del ORECE, CEPOL, Chafea, eu-LISA, EASO, ABE, AEMA, EFSA, EIGE, OPIUE, ERA, EASA, FRA y JUR), el Tribunal detectó insuficiencias en la contratación pública, relacionadas en su mayoría con los servicios, que pusieron en riesgo la rentabilidad. Entre las deficiencias frecuentes detectadas, cabe mencionar las siguientes: ausencia de un equilibrio adecuado entre precio y calidad en los criterios de adjudicación de contratos, diseño subóptimo de los contratos marco, uso de contratos marcos que permitían la adquisición de servicios para los que no se habían detallado suficientemente las especificaciones o el precio y uso injustificado de servicios de intermediación.

La mayoría de agencias analizaron las consecuencias del Brexit

2.36.

El 29 de marzo de 2017, el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea (Brexit). A diferencia de la mayoría de las agencias, cinco de ellas (ACER, Oficina del ORECE, CEPOL, ENISA y EU-OSHA) no llevaron a cabo un análisis exhaustivo de la posible incidencia del Brexit en su organización y en sus operaciones y cuentas.

Los anuncios de vacantes podían publicarse en el sitio web de la EPSO

2.37.

La mayoría de agencias (ACER, Cedefop, CEPOL, Chafea, AESA, ABE, ECHA, AEMA, EIGE, AESPJ, EIT, EMA, OEDT, AESM, ENISA, AEVM, eu-LISA, Eurojust, Europol, Frontex, GSA y JUR) publican anuncios de vacantes en sus propios sitios web y en las redes sociales, pero no suelen hacerlo en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría al ciudadano conocer las vacantes publicadas en todas las instituciones y agencias europeas. El principal motivo esgrimido por las agencias es que la EPSO acepta la publicación de anuncios de vacantes siempre que se hagan en todas las lenguas oficiales de la UE, lo que trae consigo un elevado coste de traducción.

Menos observaciones sobre la legalidad y regularidad de los pagos

2.38.

El número de observaciones relativas a la legalidad y la regularidad de los pagos se redujo a ocho (2016: 11), lo que demuestra los esfuerzos continuos de las agencias por ajustarse al marco jurídico, en particular a las disposiciones establecidas por el Reglamento Financiero y el Estatuto de los funcionarios. Aunque cinco observaciones volvían a referirse a las insuficiencias de los procedimientos de contratación pública (EASO, AESA, EIGE y Frontex), tres aludían a los procedimientos de selección de personal (EASO, Cedefop y Frontex).

Se observan mejoras en la gestión presupuestaria

2.39.

Conforme al Reglamento Financiero, los créditos presupuestarios asignados a un ejercicio determinado pueden ser prorrogados al ejercicio siguiente en determinadas condiciones (19). Aunque el Reglamento Financiero no establece límites máximos para dichas prórrogas y estas pueden explicarse en buena medida por el carácter plurianual de las operaciones, el recurso excesivo a ellas puede indicar retrasos en la ejecución de los programas de trabajo o de los planes de contratación pública, además de contravenir el principio de anualidad del presupuesto.

2.40.

En el recuadro 2.4 figura el número de agencias que, según los informes del Tribunal, presentaban un elevado nivel de prórrogas en 2017 y en ejercicios anteriores. El hecho de que, en 2017, el número de agencias fuera solo dos (Chafea y EU-OSHA) no obedecía únicamente a que la explicación y la justificación de las prórrogas de las agencias fueran mejores y más transparentes, sino también a la introducción en ese ejercicio de un cambio en el enfoque del Tribunal para elaborar los informes, que, desde entonces, solo reflejan las prórrogas que a su juicio no están suficientemente justificadas.

Recuadro 2.4

Volumen decreciente de observaciones sobre el número elevado o excesivo de prórrogas

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Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de datos de las agencias.

2.41.

Además, el Tribunal notificó anulaciones de créditos presupuestarios prorrogados de ejercicios anteriores en tres agencias (Frontex y OPIUE), lo cual es indicio de sobrestimación de las necesidades presupuestarias, especialmente por parte de las administraciones públicas de los Estados miembros y otros países cooperantes.

Podrían mejorarse los entornos contables

2.42.

En el transcurso de las auditorías anuales del presente ejercicio, el Tribunal también examinó los entornos contables, que son un factor importante en la elaboración de unas cuentas fiables. Conforme al Reglamento Financiero, cada agencia posee su propio contable, lo que ha dado lugar a que un total de 37 contables se encarguen del 2 % del presupuesto europeo. Las principales funciones del contable son: la ejecución de los pagos, el cobro de los ingresos y de la recaudación de los importes, la preparación, presentación y teneduría de la contabilidad, la definición y validación de los sistemas contables, y la gestión de la tesorería. Para lograr una mayor eficiencia, en 2012, el contable de la Comisión invitó a las agencias a delegar en él sus funciones contables mediante una relación contractual. La primera agencia (que aceptó la propuesta) fue la CEPOL en 2014. Al final de 2017, solo se habían sumado a este acuerdo tres agencias más (GSA, Oficina del ORECE y ACER).

2.43.

La posición jerárquica del contable en una agencia puede afectar a su independencia. En concreto, los contables tienen que ser independientes de toda persona que por delegación o subdelegación esté facultada para autorizar compromisos y pagos. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia del contable nombrándole responsable directo ante el director (administrativamente) y ante el Consejo de Administración (funcionalmente) de la Agencia. Esta observación se formuló con respecto a 13 agencias en total (CdT, EACEA, AESA, EASME, AEMA, EFSA, AESPJ, EMA, OEDT, ERA, EU-OSHA, Eurofound y FRA). En este sentido, también sería necesario que fuera competencia del Consejo de Administración el nombramiento del contable y su evaluación anual.

2.44.

El Reglamento Financiero exige que los contables confirmen el funcionamiento fiable de los sistemas contables de las agencias (validación). Aunque, en la mayor parte de las agencias, los sistemas contables cuentan con validaciones actualizadas, el Tribunal detectó que los cambios sustanciales realizados en los sistemas contables de siete agencias (ACER, Oficina del ORECE, CEPOL, EASME, EIT, EMA y GSA) requieren una revalidación puntual.

Recuadro 2.5

Independencia de los contables de las agencias y revalidación pendiente del sistema contable

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Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de datos de las agencias.

El Tribunal halló insuficiencias en el control interno de algunas agencias

2.45.

En tres agencias (EASO, OCVV y REA), la documentación relativa a la contratación pública, la concesión de subvenciones o los procedimientos de selección de personal no era la adecuada.

2.46.

En tres agencias (ACER, EIT y Frontex) se identificó alguna insuficiencia en la aplicación de la norma de control interno sobre su plan de continuidad de las actividades. Estas insuficiencias pueden generar un riesgo considerable para la continuidad de la actividad en caso de catástrofes graves, puesto que los datos podrían perderse irremisiblemente.

Las agencias realizan un seguimiento de las constataciones de auditoría de ejercicios anteriores

2.47.

En caso necesario, el Tribunal ha informado sobre la situación de las acciones de seguimiento adoptadas por las agencias en respuesta a las observaciones de ejercicios anteriores.

En el recuadro 2.6 se muestra que, en las 170 observaciones que no se habían atendido al final de 2016, las medidas correctoras se han terminado de aplicar o están aplicándose en la mayoría de casos. En cuanto a las trece observaciones pendientes, la medida correctora necesaria para tres de ellas escapaba al control de la Agencia.

Recuadro 2.6

Esfuerzos de las agencias en el seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

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Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo.

El Tribunal notifica los casos de presunto fraude a la OLAF

2.48.

El fraude implica un engaño deliberado con el fin de conseguir un beneficio. El Tribunal notifica los casos de presunto fraude detectados durante su trabajo de auditoría a la OLAF, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude de la Unión Europea, la cual sigue estos casos y los investiga, si es necesario, en cooperación con las autoridades judiciales nacionales. En 2017, el Tribunal detectó y notificó a la OLAF tres casos de presunto fraude en aproximadamente 1 000 operaciones y 150 procedimientos de contratación pública fiscalizados a los efectos de sus declaraciones de fiabilidad sobre las agencias. Los casos de presunto fraude se referían a irregularidades en la contratación pública.

El Tribunal facilita información sobre el servicio de auditoría interna (SAI) de la Comisión y sobre los informes de evaluación externa

2.49.

A título informativo, el Tribunal también se refirió a los informes del SIA y los informes de evaluación externa elaborados en nombre de la Comisión. En 2017, hubo 26 informes del SIA y 9 casos en los que se realizó la evaluación externa de una agencia. El Tribunal no verificó los correspondientes procesos de auditoría o de evaluación.

RESULTADOS DE AUDITORÍA DE OTROS INFORMES RELATIVOS A LAS AGENCIAS PUBLICADOS EN 2017 POR EL TRIBUNAL

Análisis rápido del Tribunal de Cuentas Europeo de la aplicación de la reducción del 5 % de los efectivos

2.50.

En 2017, el Tribunal publicó un análisis rápido (20) sobre la forma en que las instituciones y las agencias de la UE ejecutaron los compromisos contraídos con el fin de reducir los efectivos de su plantilla en un 5 % durante el período 2013-2017 (2014-2018 para las agencias). En lo relativo a las agencias, el Tribunal concluyó que la reducción del 5 % había sido aplicada, si bien con ciertos retrasos. Aunque las agencias descentralizadas encargadas de realizar tareas habituales lograron reducir su plantilla en un 8,9 %, el número de empleados aumentó un 19,9 %, y un 42,9 % en las tareas y responsabilidades nuevas de algunas agencias descentralizadas y ejecutivas, respectivamente. En el recuadro 2.7 se muestra el impacto de la variación porcentual de los efectivos en plantilla de todas las instituciones, organismos y agencias.

Recuadro 2.7

Análisis de las variaciones en el número de efectivos en plantilla, entre 2012 y 2017 (en porcentaje)

Image

Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo.

Informe especial del Tribunal de Cuentas Europeo sobre la JUR

2.51.

La Junta Única de Resolución (JUR) tiene su sede en Bruselas y se creó en agosto de 2014 en el marco de la política adoptada en respuesta a la crisis financiera. Su misión consiste en la resolución de los bancos en quiebra dentro de su ámbito de competencia. En enero de 2017, la JUR tenía 139 bancos, incluidos 130 grupos bancarios en su ámbito de competencia (21).

2.52.

La auditoría especial (22) examinó si la JUR estaba preparada para llevar a cabo resoluciones bancarias de modo eficaz y analizó la calidad de su planificación de la resolución de entidades individuales, si la JUR está configurada adecuadamente para cumplir su marco estatutario en la planificación de resoluciones y si la JUR disponía de los recursos humanos adecuado para desarrollar sus tareas.

2.53.

El Tribunal halló deficiencias en todos estos ámbitos, aunque, puesto que la creación de la JUR como una estructura totalmente nueva supuso un desafío muy importante, todas sus insuficiencias deben verse en ese contexto. El Tribunal formuló una serie de recomendaciones relativas a la preparación de los planes de resolución y para completar las normas y directrices generales, así como la mejora de la dotación de efectivos y los procedimientos aplicados a los recursos humanos.

Informe anual específico del Tribunal de Cuentas Europeo referente a los pasivos contingentes que se derivan de la JUR en el ejercicio de sus funciones

2.54.

El Reglamento del Mecanismo Único de Resolución establece (23) que el Tribunal deberá informar de cualquier pasivo contingente derivado de la realización por parte de la JUR, el Consejo y la Comisión de sus funciones de conformidad con dicho Reglamento. A 31 de diciembre de 2016, el pasivo contingente de la JUR ascendía a 842 millones de euros a raíz de las aportaciones ex ante, que aumentaron hasta 1 420 millones de euros a 30 de septiembre de 2017. La JUR no inició resoluciones bancarias en 2016, y por tanto, no iba a publicarse ningún pasivo contingente relativo a las decisiones de resolución del ejercicio 2016. Sin embargo, por la decisión de resolución adoptada en junio de 2017 sobre el Banco Popular Español S.A., fueron presentados ante el Tribunal General del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) 90 asuntos judiciales contra la JUR, y se interpusieron 46 recursos ante el Panel de Recurso de la JUR a final de octubre de 2017, cuando se publicó el informe de 2016 del Tribunal referente a los pasivos contingentes generados por la JUR en el desempeño de sus funciones. Se notificaron a la Comisión y al Consejo 26 asuntos judiciales presentados ante el Tribunal General del TJUE en relación con la misma decisión de resolución. Los correspondientes pasivos contingentes se someterán a la auditoría del Tribunal y se examinarán en el informe del Tribunal del ejercicio 2017.

Otros informes especiales del Tribunal de Cuentas Europeo que también hacen referencia a una o más agencias

2.55.

Al margen de los informes de auditoría destinados específicamente a cada agencia, el Tribunal también publicó durante el año 2017 varios informes especiales de auditoría sobre la aplicación de la política europea que hacían referencia a una serie de agencias (véase el recuadro 2.8).

Recuadro 2.8

Otros informes de auditoría especial del Tribunal de Cuentas Europeo relativos a las agencias

Image

Fuente:

Tribunal de Cuentas Europeo.

RESPUESTA DE LA RED DE AGENCIAS DE LA UE

Las agencias agradecen las conclusiones positivas del Tribunal en relación con la fiabilidad de sus cuentas y las transacciones subyacentes.

2.27.

La Red desea expresar su preocupación por el hecho de que, dado que la Comisión solo proporciona un paquete básico de módulos a las agencias en Sysper, las agencias estén obligadas, y seguirán estando obligadas, a mantener herramientas independientes para la evaluación, el teletrabajo, el horario flexible y los informes en materia de recursos humanos. El panorama de las TI en materia de gestión de los recursos humanos, por lo tanto, solo se uniformizará en parte, y en mucha menor medida de lo que la Comisión pudiera haber decidido.

Las agencias también están estudiando la posibilidad de adoptar una solución de servicio compartido con el fin de prestar apoyo en los procesos de contratación. no cubiertos actualmente por Sysper.

2.39.

En el ámbito de la contratación, -durante los dos últimos años se ha registrado una clara tendencia a la armonización de las herramientas electrónicas. Este proceso se inició gradualmente en 2015-2016, cuando se creó la herramienta de contratación electrónica e-Prior- diseñada por DIGIT en coordinación con la Dirección General de Presupuestos (DG BUDG). Desde entonces, este paquete de módulos electrónicos, que abarca todas las fases del ciclo de contratación, se ha ido convirtiendo paulatinamente en un estándar al que se están adhiriendo las Agencias. En 2018, esta tendencia se ha intensificado con los nuevos módulos de presentación electrónica (e-submission) y con la introducción y puesta a disposición en las agencias del módulo ABAC LCK. También se están desarrollando los módulos electrónicos de evaluación («e-evaluation») y adjudicación («e-award»). Poco a poco, las agencias abandonan sus propias herramientas aisladas, algunas más rápido, otras más despacio, pero, sea cual sea el ritmo al que lo hacen, la tendencia es inexorable.

2.42.

Los logros propuestos en materia de eficiencia que podría comportar la delegación de las tareas contables a la Comisión Europea no se materializarán, en realidad, fácilmente. Y es que no es únicamente la carga de trabajo la que decide el resultado neto presupuestario, sino un ajustado proceso de liquidación de cuentas al comienzo del ejercicio. La experiencia demuestra que, para la liquidación de más de un conjunto de cuentas (es decir, con financiación adicional a través de acuerdos de delegación), será necesario duplicar casi el número de efectivos en plantilla, a pesar de contar con importes más limitados (y de ser menor el número de transacciones). Con la delegación de dichas actividades en la Comisión, se seguiría exigiendo a cada Agencia contar con un equipo de contabilidad, dado que aún quedarían tareas por desarrollar en este ámbito. De este modo, habría que retener las competencias en materia contable y, dado que la contabilidad es una tarea especializada, los recursos liberados para obtener este logro menor no podrían reasignarse a otras tareas. Mientras siga siendo este el caso, todo ahorro en lo que se refiere al número de efectivos no correspondería a un puesto-equivalente a tiempo completo. Además, es preciso pagar una tasa anual. Por lo tanto, pocas Agencias han optado por delegar esta tarea a la Comisión.

2.43.

La Red desea subrayar que ningún precedente o análisis de riesgos permite avalar la conclusión de que el contable ganaría en independencia mediante su adscripción directa al ordenador de pagos en lugar de a un ordenador delegado. Algunas agencias han optado por la adopción de una carta del contable, que incluye las disposiciones para informar al órgano de gobierno, en su caso.

CAPÍTULO 3

Declaraciones de fiabilidad y otros resultados de auditoría específicos de las agencias

ÍNDICE

3.1.

Información de apoyo a las declaraciones de fiabilidad

31

AGENCIAS FINANCIADAS CON ARREGLO A LA RÚBRICA 1A DEL MFP — COMPETITIVIDAD PARA EL CRECIMIENTO Y EL EMPLEO

33

3.2.

Agencia de Cooperación de los Reguladores de la Energía (ACER)

33

3.3.

Oficina del Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas (Oficina del ORECE)

38

3.4.

Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop)

43

3.5.

Agencia Europea de Seguridad Aérea (AESA)

46

3.6.

Autoridad Bancaria Europea (ABE)

51

3.7.

Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas (ECHA)

56

3.8.

Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación (AESPJ)

61

3.9.

Instituto Europeo de Innovación y Tecnología (EIT)

64

3.10.

Agencia Europea de Seguridad Marítima (AESM)

75

3.11.

Agencia de Seguridad de las Redes y de la Información de la Unión Europea (ENISA)

79

3.12.

Agencia Ferroviaria de la Unión Europea (AFE)

83

3.13.

Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM)

87

3.14.

Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA)

90

3.15.

Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Eurofound)

94

3.16.

Agencia del GNSS (Sistema Global de Navegación por Satélite) Europeo (GSA)

98

AGENCIAS FINANCIADAS CON ARREGLO A LA RÚBRICA 2 DEL MFP — CRECIMIENTO SOSTENIBLE: RECURSOS NATURALES

103

3.17.

Agencia Europea de Medio Ambiente (AEMA)

103

3.18.

Agencia Europea de Control de la Pesca (AECP)

109

AGENCIAS FINANCIADAS CON ARREGLO A LA RÚBRICA 3 DEL MFP — SEGURIDAD Y CIUDADANÍA

112

3.19.

Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial (CEPOL)

112

3.20.

Oficina Europea de Apoyo al Asilo (EASO)

116

3.21.

Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (ECDC)

128

3.22.

Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (EFSA)

132

3.23.

Instituto Europeo de la Igualdad de Género (EIGE)

136

3.24.

Agencia Europea de Medicamentos (EMA)

141

3.25.

Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías (OEDT)

149

3.26.

Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA)

153

3.27.

Unidad de Cooperación Judicial de la Unión Europea (Eurojust)

161

3.28.

Agencia de la Unión Europea para la Cooperación Policial (Europol)

165

3.29.

Agencia de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (FRA)

169

3.30.

Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex)

173

AGENCIAS FINANCIADAS CON ARREGLO A LA RÚBRICA 4 DEL MFP — UNA EUROPA GLOBAL

184

3.31.

Fundación Europea de Formación (ETF)

184

AGENCIAS FINANCIADAS CON ARREGLO A LA RÚBRICA 5 DEL MFP — ADMINISTRACIÓN

188

3.32.

Agencia de Abastecimiento de Euratom (Euratom)

188

AGENCIAS AUTOFINANCIADAS

191

3.33.

Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (OCVV)

191

3.34.

Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea (OPIUE)

195

3.35.

Junta Única de Resolución (JUR)

199

3.36.

Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea (CdT)

205

AGENCIAS EJECUTIVAS DE LA COMISIÓN

209

3.37.

Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural (EACEA)

209

3.38.

Agencia Ejecutiva para las Pequeñas y Medianas Empresas (EASME)

213

3.39.

Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación (ERCEA)

217

3.40.

Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes (INEA)

221

3.41.

Agencia Ejecutiva de Investigación (REA)

225

3.42.

Agencia Ejecutiva de Consumidores, Salud, Agricultura y Alimentación (Chafea)

229

3.1.   INFORMACIÓN DE APOYO A LAS DECLARACIONES DE FIABILIDAD

Fundamento de las opiniones

3.1.1.

El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y el código de ética de la IFAC y las normas internacionales INTOSAI de las entidades fiscalizadoras superiores. En la sección Responsabilidades del auditor del presente informe se describen con más detalle las responsabilidades del Tribunal con arreglo a dichas normas. Con arreglo al Código de Ética para Contables Profesionales promulgado por el Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contables (Código IESBA), y a los requisitos éticos pertinentes para su fiscalización, el Tribunal es independiente y ha cumplido sus restantes obligaciones éticas de conformidad con estos requisitos y con el Código IESBA. El Tribunal ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y apropiada en apoyo de la opinión que se expone a continuación.

Responsabilidades de la dirección y de los encargados de la gobernanza

3.1.2.

De conformidad con los artículos 310 a 325 del TFUE y con los reglamentos financieros de las agencias, la dirección es responsable de la preparación y presentación de las cuentas sobre la base de las normas de contabilidad internacionalmente aceptadas para el sector público, así como de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas. Esto consiste en crear, aplicar y mantener un sistema de controles internos apropiado para la preparación y presentación de unos estados financieros libres de incorrecciones materiales, ya sea por fraude o por error. La dirección también debe garantizar que las actividades, las operaciones financieras y la información reflejada en los estados financieros se ajustan a las normas por las que se rigen. Las direcciones de las agencias son responsables en última instancia de la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas de las agencias.

3.1.3.

Al preparar las cuentas, la dirección debe evaluar la capacidad de una agencia para continuar como empresa en funcionamiento, lo que incluye presentar, según proceda, las cuestiones relacionadas con la continuación de actividades, además de partir de la hipótesis de empresa en funcionamiento, a menos que la dirección pretenda liquidar la entidad o cesar su actividad, o bien no exista otra alternativa más realista que proceder de una de estas formas.

3.1.4.

Los encargados de la gobernanza, por su parte, supervisan el proceso de elaboración de informes financieros de las agencias.

Responsabilidades del auditor en la fiscalización de las cuentas y operaciones subyacentes

3.1.5.

Los objetivos del Tribunal son, por un lado, obtener garantías razonables de que las cuentas de las agencias estén exentas de incorrecciones materiales y las operaciones subyacentes sean legales y regulares y, por otro, presentar al Parlamento Europeo y al Consejo, o a las autoridades responsables de la aprobación de la gestión, en su caso, sobre la base de la fiscalización realizada, declaraciones sobre la fiabilidad de las cuentas de las agencias y la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes. Aunque las garantías razonables ofrecen un elevado nivel de fiabilidad, esto no significa que las auditorías vayan a detectar siempre las incorrecciones materiales o los casos existentes de incumplimiento. Las incorrecciones pueden ser consecuencia de fraude o error, y reciben la consideración de materiales cuando, ya sea de forma individual o conjunta, puedan influir en las decisiones económicas de los usuarios, fundadas en estas cuentas.

3.1.6.

En lo relativo a los ingresos, el Tribunal examina las subvenciones procedentes de la Comisión o de países cooperantes y evalúa los procedimientos de las agencias para recaudar tasas y otro tipo de ingresos, si procede.

3.1.7.

En el caso de los gastos, el Tribunal examina las operaciones de pagos cuando los gastos se han efectuado, registrado y aceptado. El examen abarca todas las categorías de pagos (incluidos los de adquisición de activos), con exclusión de los anticipos, en el momento en que se efectúan. Los pagos de anticipos se examinan cuando el receptor de los fondos justifica que su utilización es adecuada y una agencia acepta dicha justificación liquidando el pago del anticipo, ya sea en el mismo ejercicio o posteriormente.

3.1.8.

Como parte de una auditoría llevada a cabo de conformidad con las NIA y a las ISSAI, el Tribunal aplica su juicio profesional y mantiene una actitud de escepticismo profesional durante toda la auditoría. Además:

Identifica y valora los riesgos de que se produzcan incorrecciones materiales en las cuentas, o de que las operaciones subyacentes incumplan de manera significativa los requisitos del marco jurídico de la Unión Europea, ya sea por fraude o por error, y diseña y aplica procedimientos de auditoría para responder a esos riesgos, y obtener evidencia de auditoría que proporcione una base suficiente y apropiada para expresar sus opiniones. El riesgo de no detectar incorrecciones materiales o incumplimientos debidos a fraude es mayor que el riesgo de no detectar los que se deben a error. Esto se debe a que el fraude puede conllevar colusión, falsificación, omisión deliberada, manifestaciones intencionadamente erróneas o elusión de los procedimientos de control interno.

Adquiere un conocimiento suficiente de los controles internos pertinentes para la fiscalización con el fin de concebir los procedimientos de auditoría que resulten apropiados según las circunstancias, pero no de expresar una opinión sobre la eficacia de los controles internos.

Evalúa la idoneidad de las políticas contables utilizadas y el carácter razonable de las estimaciones contables efectuadas por la dirección.

Llega a conclusiones sobre si es apropiado que la dirección utilice la hipótesis de empresa en funcionamiento y, basándose en la evidencia de auditoría obtenida, sobre la existencia o no de una incertidumbre material relacionada con hechos o con condiciones que pueden generar dudas significativas sobre la capacidad de una agencia para continuar como empresa en funcionamiento. Si llega a la conclusión de que existe incertidumbre material, el Tribunal debe llamar la atención en su informe de fiscalización sobre los correspondientes datos presentados en las cuentas o, si dichos datos presentados no son adecuados, modificar su opinión. Las conclusiones del Tribunal se basan en evidencia de auditoría obtenida hasta la fecha de su informe de fiscalización. Sin embargo, hechos o condiciones futuros pueden dar lugar a que una entidad cese en su funcionamiento.

Evalúa la presentación global, la estructura y el contenido de las cuentas, incluida la información revelada, y si las cuentas representan las operaciones y eventos subyacentes de manera fiel.

Obtiene pruebas de auditoría suficientes y apropiadas sobre la información financiera de las agencias para formular una opinión sobre las cuentas y las operaciones subyacentes. El Tribunal se encarga de la dirección, la supervisión y la realización de la auditoría, y es el único responsable de su opinión de auditoría

Tuvo en cuenta el trabajo de auditoría llevado a cabo por el auditor externo independiente sobre las cuentas de las agencias conforme a lo previsto en el artículo 208, apartado 4, del Reglamento Financiero de la UE (24), en caso necesario.

3.1.9.

El Tribunal comunica a la dirección, entre otras cosas, el alcance y el momento de realización de la auditoría planificados, así como los hechos observados que sean pertinentes y las deficiencias significativas del control interno identificadas durante la auditoría.

3.1.10.

A partir de las cuestiones notificadas por las agencias, el Tribunal determina aquellas que revistieron mayor importancia en la auditoría de las cuentas del período corriente y que, por tanto, constituyen cuestiones clave de auditoría. El Tribunal describe estas cuestiones en su informe excepto cuando las disposiciones legales o reglamentarias prohíban revelar públicamente la cuestión o cuando, en circunstancias extremadamente poco frecuentes, determine que la cuestión no se debería comunicar en su informe porque cabe razonablemente esperar que las consecuencias adversas de hacerlo sobrepasarían los beneficios en el interés público que dicha comunicación tendría.

Agencias financiadas con arreglo a la rúbrica 1a del MFP — Competitividad para el crecimiento y el empleo

3.2.   AGENCIA DE COOPERACIÓN DE LOS REGULADORES DE LA ENERGÍA (ACER)

INTRODUCCIÓN

3.2.1.

La Agencia Europea de Cooperación de los Reguladores de la Energía (conocida como «ACER» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Liubliana, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 713/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo (25). Su misión principal consiste en asistir a las autoridades reguladoras nacionales en el ejercicio a escala europea de las tareas reguladoras desempeñadas en los Estados miembros y, de ser necesario, en coordinar su actuación. Con arreglo al Reglamento sobre la integridad y la transparencia del mercado de la energía (RITME) (26), la Agencia ha recibido competencias adicionales, junto con las autoridades reguladoras nacionales, relativas a la supervisión del mercado mayorista europeo de la energía.

3.2.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (27).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

16

13

Efectivos a 31 de diciembre (28)

103

91

Fuente: presupuesto publicado en el DO.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.2.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (29) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (30) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.2.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.2.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.2.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.2.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.2.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó sus entornos contables teniendo en cuenta el aspecto de la (re)validación puntual de los sistemas contables. En octubre de 2017, la Agencia delegó sus funciones de contabilidad al contable de la Comisión. Pese a este cambio significativo, la última validación del sistema contable tuvo lugar en 2011.

OBSERVACIONES SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS

3.2.9.

En 2011, se asignó a la Agencia una tarea adicional en el ámbito de la supervisión del comercio en los mercados mayoristas de la energía de la UE (REMIT). En 2017, entraron en funcionamiento por primera vez todos los elementos previstos en el marco de supervisión de REMIT. Sin embargo, aunque inicialmente se estableció en Maribor, Eslovenia, un centro de recopilación de datos sobre catástrofes, este fue trasladado en abril de 2017 al centro de datos principal de la Agencia en Liubliana. Por consiguiente, las copias de seguridad de datos ahora se almacenan en el mismo lugar que los datos originales, lo que supone un riesgo considerable para la continuidad de la actividad en caso de grandes catástrofes, puesto que los datos podrían perderse irremisiblemente.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.2.10.

El 29 de marzo de 2017, el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea (Brexit). A diferencia de la mayor parte de las demás agencias, la Agencia no llevó a cabo un análisis exhaustivo de la posible incidencia del Brexit en su organización y en sus operaciones y cuentas.

3.2.11.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no suele publicarlos en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.2.12.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (31)(32). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Agencia no había introducido ninguna de estas herramientas.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.2.13.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó el informe de auditoría «Human Resources Management» (Gestión de recursos humanos) en la Agencia (33). La Agencia preparó un plan de acción para responder a algunos posibles aspectos susceptibles de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.2.14.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2014

Aunque el acuerdo de sede entre la Agencia y el Gobierno de Eslovenia preveía la creación en este país de una Escuela Europea, transcurridos más de cuatro años después del acuerdo esta escuela aún no se había creado.

En curso

2016

En su informe de auditoría de mayo de 2016, el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión señaló que era muy necesario definir las funciones y las responsabilidades, además de evaluar la carga de trabajo en la unidad de contratación, a fin de conseguir procesos y procedimientos más eficientes. También se extrajo la conclusión de que es necesario mejorar de forma significativa tanto la planificación como la supervisión de la contratación pública. La Agencia y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

En curso

2016

La Agencia prorrogó más de 4,9  millones de euros, es decir, el 86 % de los créditos comprometidos en el título III, gastos de operaciones (2015: 1,4  millones de euros, es decir, el 59 %). Al igual que los años anteriores, las prórrogas se referían principalmente a la aplicación del Reglamento RITME sobre la integridad y la transparencia en el comercio mayorista de la energía, con 4,7  millones de euros en 2016 (2015: 1,1  millones de euros). En cuanto a los gastos administrativos del título II, la Agencia prorrogó más de un millón de euros, lo que representa el 38 % de los créditos comprometidos (2015: 0,8  millones de euros, es decir, el 35 %).

Sin objeto

2016

El creciente nivel de prórrogas es preocupante y contrario al principio presupuestario de anualidad. Además, está directamente vinculado al hecho de que a finales de año se acumularon procedimientos de adjudicación finalizados y la firma tardía de contratos, lo que causó, a su vez, que se produjeran entregas o pagos en el año siguiente. En el ejercicio de 2016, 98 de 299 contratos se firmaron entre noviembre y diciembre (5 976 122,47  euros, correspondientes al 40 % del valor total de los contratos finalizados en 2016). La Agencia debería plantearse introducir créditos presupuestarios diferenciados que reflejen mejor la naturaleza plurianual de las operaciones y los retrasos inevitables entre la firma de los contratos, las entregas y los pagos.

En curso

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.2.8.

La Agencia está de acuerdo con la conclusión y desea aclarar que está registrando todas sus operaciones financieras en el sistema financiero proporcionado por la Comisión Europea, un sistema cuya actualización, mantenimiento y validación corre a cargo de la Comisión. Dado que los servicios de contabilidad se externalizaron a la Comisión en octubre de 2017, la Agencia aceptará la validación del sistema contable que la Comisión realice en 2018.

3.2.9.

Desde que se llevó a cabo la migración de los sitios de recuperación primaria y en caso de catástrofes de ARIS al centro de datos interno de la ACER, a principios de abril de 2016, y su integración, en junio de 2017, en un único sitio con el objetivo de optimizar y mejorar el rendimiento así como de abordar los crecientes requisitos de espacio, ya no es posible garantizar la continuidad de las actividades. Sin embargo, cabe señalar que la Agencia se ha visto abocada a la situación actual, en la que no es posible asegurar la continuidad de las actividades, debido a la importante reducción presupuestaria de los últimos dos años. La Agencia ha advertido repetidamente a la Comisión y a las autoridades presupuestarias sobre las graves consecuencias de las limitaciones presupuestarias a las que se enfrenta, sin haber obtenido ningún resultado en términos de recursos adicionales. La Agencia seguirá considerando la posibilidad de restablecer un sitio de recuperación en caso de catástrofes para ARIS, pero actualmente no dispone del presupuesto necesario para llevarlo a cabo en 2018. Para poder restablecer el sitio de recuperación en caso de catástrofes, la Agencia necesitaría recibir recursos financieros adicionales.

3.2.10.

En 2017, al prever que los riesgos relacionados con el Brexit iban a ser bajos y limitados, la dirección solo realizó un análisis informal de su posible impacto. A comienzos de 2018, la Agencia inició un análisis más exhaustivo del impacto del Brexit en sus ámbitos financiero, operativo y de gobernanza, haciendo hincapié en el impacto y las acciones necesarias derivadas.

3.2.11.

En 2014, el Consejo de Administración de la Agencia adoptó la Decisión AB n.o 15/2014 sobre el régimen lingüístico de la Agencia. Pese a ello, la Agencia todavía debe traducir los anuncios de vacantes publicados en el sitio web de la EPSO a todas las lenguas oficiales de la UE. Debido a los limitados recursos de que dispone, circunstancia que ha puesto repetidamente de manifiesto ante las autoridades presupuestarias, la Agencia no puede sufragar los costes de la traducción de todos los anuncios de vacantes a todas las lenguas oficiales de la UE para su publicación en el sitio web de la EPSO. Aun así, en 2017, cuatro de los nueve anuncios de vacantes, incluidos dos procedimientos abiertos, fueron publicados en el sitio web de la EPSO y, por lo tanto, traducidos a todas la lenguas oficiales de la UE. Los otros cinco anuncios de vacantes para puestos en departamentos operativos fueron publicados en el sitio web de la Agencia puesto que estaban dirigidos principalmente a candidatos ya introducidos en el sector y que siguen regularmente las actividades de la Agencia, incluido su sitio web. Mediante este enfoque se logró un equilibrio pragmático entre la necesidad de llegar a los posibles candidatos y el uso eficiente de los recursos.

3.2.12.

La Agencia todavía no está utilizando la solución informática de la Comisión diseñada para la facturación, contratación pública y presentación de ofertas por medios electrónicos. Durante 2018, la Agencia comenzará a utilizar la contratación pública electrónica, que posteriormente, en el curso de 2019, se extenderá a la presentación de ofertas y facturación electrónicas.

3.2.13.

A raíz del informe del Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión sobre la gestión de los recursos humanos, la Agencia ha acordado un plan de acción conjunto con el SAI y actualmente está aplicando las mejoras recomendadas.

3.3.   OFICINA DEL ORGANISMO DE REGULADORES EUROPEOS DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS (OFICINA DEL ORECE)

INTRODUCCIÓN

3.3.1.

La Oficina del Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas (denominada en lo sucesivo «la Oficina»), con sede en Riga, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 1211/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo (34). Su misión consiste en prestar servicios de apoyo profesional y administrativo al Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas (ORECE) y, bajo la dirección del Consejo de Reguladores, de recoger y analizar información sobre comunicaciones electrónicas y difundir entre las autoridades nacionales de reglamentación las mejores prácticas reguladoras, como planteamientos, metodologías o directrices comunes relativos a la aplicación del marco regulador de la UE.

3.3.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Oficina (35).

Cuadro

Cifras clave de la Oficina

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (36)

4

4

Efectivos a 31 de diciembre (37)

27

27

Fuente: datos facilitados por la Oficina.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.3.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Oficina, que comprenden los estados financieros (38) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (39) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.3.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Oficina correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Oficina a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.3.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.3.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Otros comentarios

3.3.7.

En diciembre de 2016, la Oficina solicitó traducciones del CdT para cuatro convocatorias de manifestación de interés con objeto de elaborar listas de reserva pese a que todos los puestos autorizados por las autoridades presupuestarias en su plantilla de personal estaban cubiertos. En opinión del Tribunal, la solicitud de traducción de diciembre de 2016 no estaba justificada. Los correspondientes pagos efectuados en marzo de 2017 ascendieron a 106 432,50 euros (es decir, el 2,5 % del presupuesto de 2017).

3.3.8.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.3.9.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó sus entornos contables teniendo en cuenta el aspecto de la (re)validación puntual de los sistemas contables. La Oficina delegó sus funciones de contabilidad al contable de la Comisión en 2016 y, en 2017, introdujo un nuevo sistema electrónico. Pese a las consiguientes modificaciones significativas en los procedimientos y el sistema contable de la Oficina, estos no han sido revalidados desde 2013.

OBSERVACIONES SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

3.3.10.

En diciembre de 2017, la Oficina firmó compromisos legales y presupuestarios por valor de 20 000 euros para una formación prevista al final de marzo de 2018. La financiación de actividades de 2018 con el presupuesto de 2017 es contrario al principio presupuestario de anualidad.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.3.11.

En agosto de 2015, la Oficina convocó una licitación para celebrar un contrato marco múltiple en cascada de prestación de servicios de cuatro años con un volumen de mercado estimado de 3 millones de euros para la organización y planificación de eventos tales como conferencias, seminarios, reuniones, etc. En los criterios de concesión no se otorgaba suficiente importancia al aspecto del precio y, además, los costes potenciales de los eventos no se cubrían con el procedimiento competitivo, sino solo con los de gestión del licitador. Por consiguiente, el procedimiento de contratación no garantizaba una competencia adecuada con respecto al precio y era posible que el contrato no constituyera la oferta económicamente más ventajosa.

3.3.12.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (40)(41). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión empezó a aplicar herramientas de facturación electrónica en 2010, de publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en la versión electrónica del Diario Oficial en 2011, y de presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Oficina había introducido la licitación electrónica para determinados procedimientos, pero no la facturación y la presentación electrónicas.

3.3.13.

El 29 de marzo de 2017, el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea (Brexit). A diferencia de la mayor parte de las demás agencias, la Oficina no llevó a cabo un análisis exhaustivo de la posible incidencia del Brexit en su organización y en sus operaciones y cuentas.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.3.14.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2014

No llegó a realizarse la provisión efectuada en el presupuesto de 2014 para contribuciones de las autoridades nacionales de reglamentación de la AELC (42) con estatuto de observador dada la falta de acuerdo con los países que constituyen dicha organización.

Pendiente

(fuera del control de la Oficina)

2016

En marzo de 2016, la Oficina inició un procedimiento de adjudicación a fin de firmar un contrato marco con las dos escuelas internacionales que había en Riga para la escolarización de los hijos de su personal. Aunque las especificaciones técnicas de la licitación estipulan que la Oficina establecerá un contrato marco múltiple en cascada con dos operadores económicos, los criterios de adjudicación estipulan que la elección de la escuela recae en los progenitores. Por lo tanto, el contrato marco por valor de 400 000  euros firmado en julio de 2016 se basa en conceptos contradictorios, con la consiguiente inseguridad jurídica para la Oficina y las escuelas. A ello se añade que en este caso concreto el contrato marco era innecesario.

Sin objeto

2016

Tras la reclasificación, un miembro del personal fue asignado a un nivel superior directamente en el escalón 2 en vez de en el 1, lo que no se ajusta al Estatuto de los funcionarios.

Sin objeto

2016

En marzo de 2016, la Oficina firmó un contrato por valor de 60 000  euros para la prestación de servicios de asesoramiento y asistencia profesional en gestión de recursos humanos. El proceso de adjudicación se basó exclusivamente en el precio. La contratación de asesores sin utilizar como criterios de adjudicación sus competencias ni sus aptitudes no garantiza la optimización de los recursos.

Sin objeto

2016

En 2016, el período laboral medio en la Oficina era de 2,58 años, y la rotación del personal fue elevada, situándose en un 25 %. Esta situación afecta a la eficiencia de la Oficina y supone un riesgo para la aplicación de sus programas de trabajo. Una causa podría ser el coeficiente corrector de salarios que aplica el Estado anfitrión (el 73 % el 1 de julio de 2016).

Aplicada

2016

El reglamento constitutivo de la Oficina no exige evaluaciones externas periódicas de su rendimiento. La Oficina debería plantearse con la Comisión encargar este tipo de evaluaciones cada cinco años como mínimo, tal como hacen la mayoría de las otras agencias. Cualquier revisión futura del reglamento de base debería suponer la inclusión de este requisito.

Pendiente

(fuera del control de la Oficina)

RESPUESTA DE LA OFICINA

3.3.7.

Habida cuenta del elevado índice de rotación de personal detectado por la dirección como factor de riesgo para la ejecución del programa de trabajo de la Agencia, el Comité de Dirección de la Oficina del ORECE solicitó la creación de listas de reserva para el 75 % (43), como mínimo, de los perfiles profesionales. A fin de cumplir con la obligación de publicar las convocatorias de manifestaciones de interés (44) en el sitio web de la EPSO (45), la Oficina del ORECE tuvo que traducir los documentos a todas las lenguas oficiales de la UE. El uso de listas de reserva preestablecidas permite a la Agencia cumplir el requisito del Comité de Dirección de mantener el porcentaje de puestos vacantes por debajo del 15 % y enviar ofertas de trabajo en el plazo de un mes desde que se determina la necesidad de contratación. A fin de reducir los elevados gastos de traducciones obligatorias en el futuro, la Oficina del ORECE prevé elaborar plantillas normalizadas de convocatorias y partes específicas breves para su traducción.

3.3.9.

En 2016 la Oficina del ORECE subcontrató los servicios de contabilidad de la Comisión Europea (CE). Por lo tanto, el contable de la CE (de la DG Presupuestos) presta todos los servicios requeridos por el artículo 50 del Reglamento financiero marco aplicable a las agencias, incluida la validación de los sistemas locales. El enfoque de validación está actualmente en proceso y fue anunciado por el contable de la CE a través de una nota oficial con la referencia: Ares(2018)3149885 de 14 de junio de 2018. Los servicios de contabilidad de la CE concluirán el proceso y emitirán un informe sobre los resultados durante el 4.o trimestre de 2018.

3.3.10.

La Oficina del ORECE empezó a prepararse para la formación ya en noviembre de 2017, tras ponerse en contacto con los posibles formadores y revisar la disponibilidad de los centros. Así pues, era necesario firmar el contrato con el organizador del evento para garantizar la disponibilidad de los formadores y moderadores, así como de las instalaciones para los días previstos para la formación. El contrato se firmó en diciembre de 2017 y en consecuencia se inició un compromiso presupuestario anterior a la firma del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Financiero. La experiencia demuestra que organizar un evento de formación durante el primer trimestre del año es muy difícil si no se prorroga el ejercicio anterior, por lo que, para futuras actividades de formación, la Oficina del ORECE considerará un calendario diferente.

3.3.11.

La elección de un contrato marco se realizó en 2015. En ese momento se consideró que un «contrato de margen fijo» era conforme al Reglamento Financiero habida cuenta de que otras instituciones de la UE utilizaron y siguen utilizando todavía varios contratos de margen fijo (por ejemplo, la agencia de viajes o los servicios bancarios).

Debido a las características específicas de las actividades del ORECE, una gran parte de los gastos relacionados con sus eventos cubiertos por la Oficina del ORECE están relacionados con la remuneración a expertos, principalmente a organismos públicos establecidos en los Estados miembros de la UE (por ejemplo, autoridades nacionales de reglamentación). Por lo tanto, cabe señalar que el contratista no tiene influencia alguna en este tipo de gastos. Tras las observaciones y el fructífero intercambio de puntos de vista con el Tribunal de Cuentas, en la reactivación del proceso de contratación, la Oficina del ORECE considerará también otros tipos de contratos marco que no existían con arreglo al marco jurídico en vigor en 2015.

3.3.12.

La Oficina del ORECE toma nota de las observaciones del Tribunal e informa a este de que tiene previsto aplicar estos módulos antes de que finalice 2018, teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestaria de la Agencia.

3.3.13

. En la actualidad, la Agencia no contrata a nacionales del Reino Unido, que podrían verse afectados. El impacto en la carga de trabajo de la Agencia solo podría evaluarse una vez adoptada la decisión final sobre las relaciones entre la UE y el Reino Unido. Teniendo en cuenta el hecho de que los presupuestos y la dotación de personal de la Oficina del ORECE no se modificaron cuando Croacia se adhirió a la UE para hacer frente al aumento de gastos y de carga de trabajo y considerando el reducido presupuesto de la Oficina del ORECE, podría esperarse un planteamiento similar con el Brexit.

3.4.   CENTRO EUROPEO PARA EL DESARROLLO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL (CEDEFOP)

INTRODUCCIÓN

3.4.1.

El Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (conocido como «Cedefop» y denominado en lo sucesivo «el Centro»), con sede en Salónica, se creó en virtud del Reglamento (CEE) n.o 337/75 del Consejo (46). Su misión principal consiste en contribuir al desarrollo de la formación profesional a nivel europeo, para lo cual debe constituir y difundir una documentación sobre los sistemas de formación profesional.

3.4.2.

El cuadro presenta las cifras clave del Centro (47).

Cuadro

Cifras clave del Centro

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (48)

18

18

Efectivos a 31 de diciembre (49)

122

117

Fuente: datos facilitados por el Centro.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.4.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas del Centro, que comprenden los estados financieros (50) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (51) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.4.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas del Centro correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera del Centro a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.4.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.4.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.4.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA LEGALIDAD Y LA REGULARIDAD DE LAS OPERACIONES

3.4.8.

La gestión de dos procedimientos de contratación para puestos directivos presentó insuficiencias y los procedimientos se consideran irregulares. No había pruebas suficientes de la experiencia de gestión exigida y no se cumplieron los requisitos de confidencialidad, lo cual cuestiona la igualdad de trato de los candidatos.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.4.9.

El Centro publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.4.10.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (52)(53). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en la versión electrónica del Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, el Centro no había introducido ninguna de estas herramientas.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.4.11.

En noviembre de 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó un informe de auditoría sobre los servicios basados en la web del Centro (54). El Centro preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

RESPUESTA DEL CENTRO

COMENTARIOS SOBRE LA LEGALIDAD Y LA REGULARIDAD DE LAS OPERACIONES

3.4.8.

Tomamos nota del comentario del Tribunal sobre las irregularidades de los dos procedimientos de contratación. El Cedefop está llevando a cabo una evaluación en profundidad de ambos procedimientos y está contemplando medidas correctoras relativas tanto a los dos procedimientos en cuestión como a los procedimientos de contratación en general para subsanar las deficiencias detectadas por el Tribunal.

COMENTARIOS SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.4.9.

En algunos casos, el Cedefop utiliza la plataforma de la EPSO. El Cedefop publica sus anuncios de vacantes en su propia página web, así como en la plataforma en línea Interagencias, accesible a todos los ciudadanos de la UE y que utiliza diversos canales para compartir las vacantes, como ReferNet, SkillsNet, el Consejo de Dirección, así como otros medios, como redes de economistas, etc. El Cedefop publica las vacantes de director y director adjunto en la EPSO y utiliza sus redes sociales para los puestos clave. Teniendo en cuenta el coste adicional que supone la traducción de los anuncios de vacantes en todas las lenguas de la UE para el portal de la EPSO, el Cedefop considera que no es proporcional al beneficio que se puede obtener.

3.4.10.

El Cedefop está en proceso de adhesión a la licitación y presentación de ofertas electrónicas (módulos de la plataforma e-Prior) en otoño de 2018, lo que se ajusta al plazo establecido en la Directiva 2014/24/UE sobre contratación pública para que todos los poderes adjudicadores utilicen el intercambio electrónico de información con los operadores económicos (http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement_en).

Con este fin, el Cedefop coopera con la DG DIGIT, la Dirección General de la Comisión responsable de la integración de los poderes adjudicadores. El primer procedimiento de licitación abierta con licitación y presentación de ofertas electrónicas se lanzará en octubre de 2018. A partir de ese momento, todos los procedimientos abiertos se pondrán en marcha utilizando las herramientas electrónicas.

El momento del lanzamiento de la facturación electrónica depende de la decisión de la dirección del Cedefop de desplegar ABAC (compatible con la facturación electrónica como módulo) o de continuar con la plataforma interna Fibus (que requerirá el desarrollo de un enlace a la plataforma de facturación electrónica).

3.5.   AGENCIA EUROPEA DE SEGURIDAD AÉREA (AESA)

INTRODUCCIÓN

3.5.1.

La Agencia Europea de Seguridad Aérea (conocida como «AESA» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Colonia, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 1592/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo (55) que fue derogado por el Reglamento (CE) n.o 216/2008 (56). Se le han asignado tareas específicas de reglamentación y ejecución en el ámbito de la seguridad aérea.

3.5.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (57).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

193

192

Efectivos a 31 de diciembre (58)

774

771

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.5.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (59) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (60) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.5.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.5.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.5.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.5.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.5.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables teniendo en cuenta la posición jerárquica y la independencia de los contables. El superior jerárquico del contable de la Agencia es el responsable del Departamento Financiero. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia del contable nombrándole directamente responsable ante el Director (administrativo) y el Consejo de Administración (funcional) de la Agencia.

OBSERVACIONES SOBRE LA LEGALIDAD Y LA REGULARIDAD DE LAS OPERACIONES

3.5.9.

Los contratos marco son acuerdos celebrados con proveedores para determinar las condiciones que rigen compras específicas durante la vigencia del contrato. Para la contratación pública de servicios informáticos por un volumen de hasta 22 millones de euros, la Agencia optó por utilizar contratos marco con tres contratistas en cascada. En el marco de este procedimiento, se establece una clasificación de contratistas tras un procedimiento de licitación, y todas las compras específicas tienen que ajustarse a dicha clasificación. No obstante, los términos utilizados en el contrato marco no eran lo suficientemente específicos para permitir una competencia leal y justificar una clasificación de contratistas para todas las futuras compras específicas. De conformidad con las normas de desarrollo del Reglamento Financiero (61), en tales circunstancias ha de aplicarse un procedimiento de nueva apertura a la competencia entre los contratistas seleccionados para las compras específicas.

3.5.10.

De conformidad con el reglamento financiero de la Agencia (62), los procedimientos de contratación pública deben ser aprobados por el Consejo de Dirección bien en el programa de trabajo anual de la Agencia, bien mediante una decisión de financiación ad hoc. Se ha licitado y firmado un contrato marco de servicios informáticos por un importe máximo de 15 millones de euros, aunque la decisión de financiación solo abarcaba un importe de 5 millones de euros.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.5.11.

En 2014 y en nombre de más de 50 instituciones y órganos de la UE, incluida EASA, la Comisión firmó un contrato marco con una empresa para la compra de equipos informáticos y programas, y para la prestación de servicios de mantenimiento y de apoyo informáticos (servicios informáticos). El contratista marco actúa como intermediario entre la Agencia y los proveedores que pueden prestar los servicios informáticos. Aunque la mayoría de dichos servicios y los correspondientes precios estaban definidos en el contrato marco resultante del procedimiento de licitación, también permite la compra de servicios informáticos no mencionados específicamente. En un pago auditado por un importe de unos 300 000 euros, la Agencia adquirió, a través del contratista, servicios informáticos sin ningún procedimiento de licitación. En 2017, el contratista marco recibió un total de 2 millones de euros en concepto de pagos.

3.5.12.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.5.13.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (63)(64). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Según información de la Comisión, al final de 2017 la Agencia había introducido la licitación y la presentación electrónicas para determinados procedimientos, pero no la facturación electrónica.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.5.14.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó un informe de auditoría sobre la preparación del plan europeo de seguridad aérea de EASA (65). La Agencia preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.5.15.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

Aunque las actividades financiadas por la industria en 2016 resultaron en un déficit de 7,6  millones de euros, los resultados presupuestarios varían cada año (66) y la Agencia cuenta con un excedente acumulado de 52 millones de euros correspondientes a esta categoría de actividades. El reglamento de base de la Agencia establece que las tasas procedentes de la industria deberían ser suficientes para cubrir los gastos efectuados por la Agencia en las actividades de certificación relacionadas, aunque no prevé un excedente acumulado.

En curso

2016

En el período 2014-2016, la Agencia gastó 9,4  millones de euros de su excedente acumulado (4,4  millones de euros en 2016) para financiar el coste de 12,4  millones de euros de renovación (y mudanza) con motivo de su traslado a un nuevo edificio. La Comisión también contribuyó con 3 millones de euros del presupuesto de la UE para tal fin. Esta división entre la financiación de la industria y las contribuciones de la Unión responde a la metodología de costes estándar aplicada por la Agencia y tuvo como resultado que las obras citadas fueron financiadas en gran medida por la industria

Sin objeto

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.5.8.

La Agencia toma nota de la observación del Tribunal. La Agencia ha debatido esta cuestión en el foro organizado por la Red de Agencias con el fin de estudiar posibilidades y llegar a una posición común. La Agencia aplicará el enfoque común acordado y considerará, en cualquier caso, la posibilidad de establecer una clara separación entre la función contable y cualquier función operacional, así como de que el Consejo de Administración participe en el ciclo de renovación y de evaluación.

3.5.9.

En preparación de este procedimiento, la Agencia elaboró una prospección de mercado y llegó a la conclusión de que los principales proveedores de servicios informáticos avalan todos los servicios requeridos en el ámbito de este procedimiento. Como resultado, la Agencia concluyó que un contrato marco múltiple con nueva apertura a la competencia habría generado una gran complejidad administrativa que se consideró desproporcionada en relación con el beneficio que podría aportar. Como ha venido siendo el caso hasta la fecha en los procedimientos de contratación por un importe elevado, y como resultado de la observación del Tribunal, en lo sucesivo la Agencia prestará más atención a la posibilidad de aplicar un procedimiento de nueva apertura a la competencia con el fin de garantizar una mayor competencia.

3.5.10.

Este contrato marco tiene por objeto apoyar la prueba de concepto y la fase de inicio de un novedoso proyecto (Data4Seguridad), cuya financiación y estructura ha venido evolucionado durante meses en sintonía con una serie de partes. El contrato era por importe de 15 millones EUR, si bien los compromisos financieros ascienden finalmente a un máximo de 4 millones EUR. Se descarta así la posibilidad de realizar pagos superiores a este importe.

3.5.11.

La Agencia consideró que este enfoque era conforme con el principio de buena gestión financiera en el momento de utilizar el contrato marco interinstitucional en vigor. En el caso reseñado, se consideró que una remuneración de 24 816,60 EUR era adecuada en comparación con el volumen de la compra y el esfuerzo necesario. Este mecanismo estaba previsto en el contrato marco y la Agencia se sirvió de él tal y como se indica en el contrato.

3.5.12.

En 2015, el Consejo de Administración de la Agencia (mediante Decisión n.o 08-2015) decidió como régimen de lengua de trabajo en la AESA utilizar el inglés en los procedimientos de selección y contratación de personal. Esta Decisión ha sido comunicada a la EPSO, que no acepta esta decisión como excepción a sus normas de publicación de las convocatorias para la provisión de plazas vacantes en todas las lenguas y esta decisión no es proporcional a las necesidades de la Agencia. La Red de Agencias ha creado recientemente una plataforma en línea para que las agencias publiquen sus anuncios de vacantes en términos más generales. La AESA publica habitualmente los anuncios de vacantes externas en esta nueva plataforma.

3.5.13.

Como señala el Tribunal, la herramienta de presentación electrónica de los procedimientos de contratación entró en funcionamiento el año pasado. Con respecto a la facturación electrónica, en 2017 concluyó la elaboración de las especificaciones técnicas y se está buscando una solución informática dentro de las limitaciones de recursos y prioridades de la Agencia.

3.6.   AUTORIDAD BANCARIA EUROPEA (ABE)

INTRODUCCIÓN

3.6.1.

La Autoridad Bancaria Europea (conocida como «ABE» y denominada en lo sucesivo «la Autoridad»), con sede en Londres, se creó en virtud del Reglamento (UE) n.o 1093/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo (67). Su misión principal consiste en contribuir al establecimiento de normas y prácticas reguladoras y de supervisión comunes de alta calidad, contribuir a la aplicación coherente de los actos jurídicamente vinculantes de la Unión, estimular y facilitar la delegación de funciones y responsabilidades entre autoridades competentes, supervisar y evaluar la evolución del mercado en su ámbito de competencia y promover la protección de los depositantes e inversores.

3.6.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Autoridad (68).

Cuadro

Cifras clave de la Autoridad

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

37

38

Efectivos a 31 de diciembre (69)

161

190

Fuente: datos facilitados por la Autoridad.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.6.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Autoridad, que comprenden los estados financieros (70) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (71) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.6.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Autoridad correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Autoridad a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.6.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.6.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Párrafo de énfasis

3.6.7.

Sin cuestionar su opinión, el Tribunal desea señalar que el 29 de marzo de 2017 el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea. Actualmente se está negociando un acuerdo en el que se establecen las modalidades de su retirada. Las cuentas provisionales de la Autoridad, con sede en Londres, y las notas que las acompañan fueron elaboradas con arreglo a la información disponible en el momento de su aprobación (3 de mayo de 2018).

3.6.8.

El 20 de noviembre de 2017, el Consejo de Asuntos Generales de la Unión Europea decidió trasladar la sede de la Autoridad a París (Francia). El traslado está previsto para comienzos de 2019 y las cuentas de la Autoridad incluyen provisiones para gastos relacionados que ascienden a 6,7 millones de euros y revelan que se dispone de 11,2 millones de euros de futuros pagos contractuales restantes previstos para la Oficina en Londres.

3.6.9.

Asimismo, el presupuesto de la Autoridad se financia en un 40 % a partir de fondos de la Unión Europea y, en un 60 %, mediante contribuciones directas de los Estados miembros. Por lo tanto, es probable que se reduzcan los ingresos de la Autoridad como consecuencia de la decisión del Reino Unido de abandonar la UE.

3.6.10.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.6.11.

En cuatro de los cinco procedimientos de contratación abiertos, solo un licitador satisfacía los criterios de adjudicación relativos a la calidad, por lo que se excluyó a todos los demás. Esto indica que la Autoridad presta una atención excesiva a los criterios de calidad. Tales procedimientos no permiten identificar las soluciones económicamente más ventajosas, que deberían presentar una relación calidad-precio equilibrada.

3.6.12.

La Autoridad publica sus anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios sociales de comunicación, pero no suele publicarlos en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), pese a que esto proporcionaría mayor transparencia y publicidad, y permitiría a los ciudadanos conocer los puestos vacantes publicados colectivamente por las distintas instituciones y agencias europeas.

3.6.13.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (72)(73). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Autoridad había introducido la facturación y licitación electrónicas para determinados procedimientos, pero no la presentación electrónica.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA Y DE EVALUACIÓN EXTERNA

3.6.14.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó el informe de auditoría «Supervisory Convergence — Colleges & Training» (Convergencia en materia de supervisión: colegios y formación) (74). La Autoridad preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

3.6.15.

En 2017 se efectuó una evaluación externa de las tres Autoridades Europeas de Supervisión (75) (las autoridades) en nombre de la Comisión (76).

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.6.16.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2012

A fin de ayudarles a sufragar gastos escolares más elevados, la Autoridad concede a sus agentes con hijos inscritos en la enseñanza primaria y secundaria una contribución adicional a las asignaciones por escolaridad previstas en el Estatuto de los funcionarios. El total de las asignaciones por escolaridad de 2012 ascendía a unos 76 000  euros. Estas no están cubiertas por el Estatuto de los funcionarios y son por tanto irregulares.

Aplicada

RESPUESTA DE LA AUTORIDAD

3.6.11.

Al llevar a cabo los procedimientos de contratación pública, la ABE se propone utilizar todos los instrumentos a su disposición para maximizar la competencia. En cuatro de los cinco procedimientos la ponderación de los precios era de 60:40 y de 50:50 en el otro. Consideramos que el bajo nivel de participación en la evaluación financiera citado por el Tribunal se debió a factores ajenos al control de la ABE, incluidos los bajos intereses de la subasta (impulsados por el riesgo de tipo de cambio, el tamaño del contrato, los elevados costes de licitación y los bajos márgenes de beneficio) y la mala calidad de las propuestas técnicas.

3.6.12.

La ABE publica sus anuncios en una gran variedad de medios: sitio web de la ABE; Twitter y LinkedIn; EU Training; EuroBrussels y EurActiv; la red del SEBC de DRH; el Financial Times y similares (para puestos de perfil más alto). En febrero de 2018, la ABE publicó 10 anuncios de vacantes de empleo en EPSO en todas las lenguas de la UE. La ABE considera que, al utilizar los canales antes citados para publicar los anuncios de vacantes, es totalmente transparente y llega al público destinatario, los ciudadanos de la UE.

3.6.13.

La EBA pondrá en marcha en 2019 el módulo e-Submission (presentación electrónica de ofertas), previa formación y prueba de las actualizaciones del sistema aplicadas en el primer semestre del presente año.

3.7.   AGENCIA EUROPEA DE SUSTANCIAS Y MEZCLAS QUÍMICAS (ECHA)

INTRODUCCIÓN

3.7.1.

La Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas (conocida como «ECHA» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Helsinki, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 1907/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo (77). Su misión principal consiste en garantizar un nivel elevado de protección de la salud humana y el medio ambiente, así como la libre circulación de sustancias en el mercado interior, y fomentar al mismo tiempo la competitividad y la innovación. La Agencia promueve asimismo el desarrollo de métodos alternativos para evaluar los riesgos que plantean las sustancias.

3.7.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (78).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (79)

110

112

Efectivos a 31 de diciembre (80)

578

563

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.7.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (81) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (82) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.7.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Párrafo de énfasis

3.7.5.

Sin que ello suponga cuestionar la opinión expresada en el párrafo 3.7.4, el Tribunal desea señalar que la Agencia se autofinancia parcialmente y recibe tasas de las empresas que solicitan el registro de sustancias químicas según lo dispuesto en el reglamento REACH (83). Las tasas aplicables dependen del tamaño de la empresa (microempresa, pequeña, mediana o gran empresa) y el volumen de sustancias químicas registradas (según diferentes umbrales).

3.7.6.

Según lo establecido en el reglamento de ejecución (84), la Agencia calcula y factura las tasas a partir de la información que proporcionan las empresas en su solicitud. Desde los primeros registros en 2009, un 30 % de las empresas se definían como microempresas, pequeñas o medianas empresas. La Agencia se esforzó considerablemente por introducir un sistema de verificaciones ex post para comprobar la información sobre el tamaño de la empresa que proporcionaron los solicitantes, lo que le permitió identificar que, sobre la base de las verificaciones completadas hasta la fecha, un 55 % de las empresas anteriormente mencionadas que se definían como microempresas, pequeñas o medianas empresas (el 16 % de todas las empresas) clasificaron su tamaño erróneamente, por lo que se les aplicaron tasas más bajas. A fin de mitigar esta situación, la Agencia ha facturado unas correcciones de tasas a lo largo de los años que ascienden a unos 16,4 millones de euros tras las verificaciones ex post. No obstante, existe una acumulación de verificaciones considerable, y al final de 2017 se desconocía el número restante de tasas que se debían corregir (85). Esto demuestra la limitación de un sistema que se apoya excesivamente en las propias declaraciones de los solicitantes.

Según el reglamento REACH, la verificación de volúmenes declarados por las empresas es responsabilidad de las autoridades nacionales encargadas de su cumplimiento en los Estados miembros. Por tanto, la Agencia no participa en la verificación de este segundo elemento del cálculo de tasas.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.7.7.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.7.8.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.7.9.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS

3.7.10.

Las verificaciones ex post de la Agencia han demostrado que más de la mitad de las empresas que registraron sustancias químicas y se declararon como microempresas, pequeñas o medianas empresas declararon su tamaño de forma errónea (véase el párrafo de énfasis del apartado 3.7.5). Esto se explica en parte por las complejas normas de la Comisión sobre la definición del tamaño de empresa (86) y en parte por el incentivo financiero para declarar un tamaño menor, puesto que las tasas de registro son mucho más elevadas para empresas más grandes. Al cobrarse las tasas iniciales de registro sobre la base del tamaño declarado de la empresa, puede existir un impacto negativo considerable en los ingresos de la Agencia si no se detecta a tiempo. A pesar de que la Agencia comprueba el tamaño declarado por las empresas más pequeñas mediante verificaciones ex post, existe un retraso significativo de las verificaciones, que solo se han efectuado hasta 2012 (los años con un mayor volumen de sustancias químicas registradas). Es urgente acelerar y terminar el proceso de verificación ex post de los años posteriores.

3.7.11.

En caso de error, la Agencia factura la diferencia entre la tasa pagada inicialmente y la tasa finalmente adeudada, además de una tasa administrativa. A 31 de diciembre de 2017, el importe que debe recuperarse asciende a 4,7 millones de euros, de los cuales 3,2 millones provienen de retrasos en los pagos de tasas administrativas. No obstante, parece que la Agencia sigue encontrando problemas para recuperar las tasas administrativas. La Agencia registró una provisión por deudas incobrables de 2,8 millones de euros en las cuentas de 2017 (es decir, 600 000 euros más que al final del ejercicio 2016).

3.7.12.

Esta verificación de los volúmenes declarados por las empresas compete a las autoridades nacionales encargadas de su cumplimiento en los Estados miembros, ya que la Agencia no dispone de competencias de ejecución (véase el párrafo de énfasis del apartado 3.7.5). El Foro de intercambio de información relativa al cumplimiento de la normativa coordina las medidas adoptadas por las autoridades nacionales. El 6 de diciembre de 2017, el Foro adoptó nuevas estrategias y criterios mínimos para el cumplimiento de los reglamentos relativos a las sustancias químicas, lo que proporciona un marco de desarrollo de las estrategias nacionales de aplicación. La capacidad de la Agencia de cumplir su mandato depende de la eficacia de la ejecución práctica de dicho marco por parte de las autoridades nacionales. En su informe general de 2017, la Agencia informa de que cerca de dos tercios de las empresas no actualizaron la información registrada de los volúmenes de sustancias químicas que manejan, lo que afecta a la ejecución eficaz del reglamento REACH y a la exactitud del cálculo de tasas.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.7.13.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no suele publicarlos en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

OTROS COMENTARIOS

3.7.14.

Los ingresos por tasas de la Agencia corresponden a los plazos de registro de sustancias químicas en la UE que establece la legislación REACH (2010, 2013 y 2018). Por consiguiente, la Agencia no aplica tasas recurrentes y se encuentra con un desajuste entre un gasto relativamente estable y unos ingresos más volátiles y menos predecibles, lo que complica la planificación presupuestaria. La Agencia recibe una subvención de la Comisión en apoyo a la gestión de esta situación. Puesto que el tercer y último plazo de registro de sustancias químicas del reglamento REACH expira en 2018, se espera que los ingresos provenientes de las tasas se reduzcan a partir de 2019, y la Agencia dependerá en mayor medida de las subvenciones del presupuesto de la UE para financiar sus operaciones.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.7.15.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2014

Los gastos de los procedimientos asociados a una nueva actividad específica de la Agencia, la aplicación del Reglamento sobre productos biocidas, en principio debían cubrirse mediante las tasas de solicitud para el registro de estos productos. Sin embargo, las tasas recaudadas en 2014 solo cubrieron el 17 % de este gasto y, de hecho, la parte restante se financió mediante subvenciones aportadas al presupuesto de la Agencia procedentes de la Unión (6,3  millones de euros) y de los países de la AELC (0,2  millones de euros).

En curso (87)

2016

Al igual que en ejercicios anteriores, las prórrogas de créditos comprometidos fueron elevadas en el título III (gastos de operaciones REACH), donde se situaron en 10,1  millones de euros, es decir, el 39 % (2015: 7,3  millones de euros, es decir, el 32 %); y son aún más elevadas en el título IV (gasto de operaciones en biocidas), donde se situaron en 1,3  millones de euros, es decir, el 68 % (2015: 1,5  millones de euros, es decir, el 74 %). El elevado nivel de prórrogas es contrario al principio presupuestario de anualidad. La Agencia podría plantearse introducir créditos presupuestarios diferenciados que reflejen mejor la naturaleza plurianual de las operaciones y los retrasos inevitables entre la firma de los contratos, las entregas y los pagos.

En curso

2016

En virtud del Reglamento sobre productos biocidas, la Agencia participa en el funcionamiento del mercado para los productos y las sustancias biocidas. En su informe de auditoría de noviembre de 2016, el Servicio de Auditoría Interna de la Comisión (SAI) llegó a la conclusión de que el diseño y la puesta en marcha del sistema de control interno de la Agencia sobre sus actividades y sus procesos son, en virtud del Reglamento sobre productos biocidas, eficaces y eficientes. Si bien es cierto que el SAI no detectó insuficiencias graves, todavía es posible introducir mejoras; la Agencia y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

En curso

2016

El reglamento fundacional de la Agencia, a diferencia de la mayoría de las restantes, no dispone de forma explícita que se lleven a cabo periódicamente evaluaciones externas de sus actividades, un aspecto esencial para evaluar su rendimiento.

Pendiente

(fuera del control de la Agencia)

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.7.10.

La legislación pertinente (Reglamento de tasas REACH (CE) n.o 340/2008) no especifica que la Agencia deba realizar una verificación ex post del tamaño de cada pyme registrante. El Consejo de Administración de la Agencia respaldó el enfoque según el cual se da prioridad a los solicitantes de registro de PYME con el mayor impacto financiero (es decir, la mayor cantidad de registros dentro de la banda de mayor tonelaje). Actualmente, la Agencia verifica el tamaño de las PYME de los solicitantes de registro que presentaron sus expedientes hasta 2015 y, en 2017, también se dirigió a las PYME registradas del Reino Unido para verificar el tamaño de su empresa antes de la retirada del Reino Unido de la Unión Europea. En el futuro, la Agencia realizará cada vez más verificaciones del tamaño de las PYMES según el principio de coste-beneficio.

3.7.11.

El Reglamento de tasas (CE) n.o 340/2008 de REACH no proporciona a la Agencia las herramientas necesarias para hacer cumplir la recaudación de las tasas administrativas vencidas. La Agencia recuerda de manera proactiva a los deudores su obligación de pago y, en caso de que el proceso recordatorio no sea exitoso, involucra a los bufetes locales para que demanden las tasas y cargas pendientes directamente en los Estados Miembros. Hasta la fecha, los bufetes de abogados han contactado al 74 % de las empresas con tasas administrativas vencidas y el resultado de esta iniciativa estará sujeto a un análisis de coste-beneficio para determinar los pasos a seguir.

3.7.12.

Los Estados miembros son los principales responsables de la aplicación del Reglamento REACH/CLP y, específicamente, de la obligación de registrar productos químicos. La capacidad de la Agencia para cumplir con su mandato y recaudar el nivel adecuado de ingresos por tasas está sujeta a la eficacia de la aplicación práctica de las estrategias de cumplimiento por parte de las autoridades nacionales. Se están llevando a cabo conversaciones con la Comisión para abordar este asunto.

3.7.13.

La Agencia toma nota de esta observación preliminar que es una cuestión horizontal pertinente para diferentes agencias. La Agencia, al igual que otras, publica anuncios de vacantes en su propio sitio web, en las redes sociales y en el sitio web de la Red de Agencias de la UE (EUAN) (https://euagencies.eu/). Con el fin de aumentar la transparencia, la publicidad y permitir a los ciudadanos identificar las vacantes publicadas, la Agencia recomienda que el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO) promueva el sitio web de EUAN.

3.7.14.

Esta observación preliminar es correcta. La Agencia se financia con una combinación de ingresos por tasas y cargos y una subvención de compensación de la Unión Europea. La Agencia ya ha presentado una serie de propuestas de financiación alternativas a la Comisión, incluida la introducción de tarifas recurrentes, como hacen otras agencias de la UE. La Agencia señala que la revisión de REACH (COM (2018) 116 final), de fecha 5 de marzo de 2018, indicaba que la Comisión evaluaría todas las opciones posibles para garantizar en el futuro una financiación sostenible de la Agencia.

3.8.   AUTORIDAD EUROPEA DE SEGUROS Y PENSIONES DE JUBILACIÓN (AESPJ)

INTRODUCCIÓN

3.8.1.

La Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación (conocida como «AESPJ» y denominada en lo sucesivo «la Autoridad»), con sede en Fráncfort, se creó en virtud del Reglamento (UE) n.o 1094/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo (88). Su misión consiste en contribuir al establecimiento de normas y prácticas reguladoras y de supervisión comunes de alta calidad, contribuir a la aplicación coherente de los actos jurídicamente vinculantes de la Unión, estimular y facilitar la delegación de funciones y responsabilidades entre autoridades competentes, supervisar y evaluar la evolución del mercado en su ámbito de competencia y promover la protección de los titulares de pólizas de seguros, participantes en planes de pensiones y beneficiarios.

3.8.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Autoridad (89).

Cuadro

Cifras clave de la Autoridad

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

21

24

Efectivos a 31 de diciembre (90)

139

151

Fuente: datos facilitados por la Autoridad.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.8.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Autoridad, que comprenden los estados financieros (91) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (92) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.8.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Autoridad correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Autoridad a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.8.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.8.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Otros comentarios

3.8.7.

Sin cuestionar su opinión, el Tribunal desea señalar que el 29 de marzo de 2017 el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea. A partir de entonces, se negociará un acuerdo en el que se establezcan las condiciones de su retirada. El 40 % del presupuesto de la Autoridad procede de fondos de la Unión Europea y el 60 % restante lo cubren contribuciones directas de los Estados miembros. Por lo tanto, es probable que se reduzcan los ingresos de la Autoridad como consecuencia de la decisión del Reino Unido de abandonar la UE.

3.8.8.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.8.9.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables. El superior jerárquico del contable de la Autoridad es el responsable del departamento de apoyo empresarial. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia del contable nombrándole directamente responsable ante el director (administrativo) y el Consejo de Administración (funcional) de la Autoridad.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.8.10.

La Autoridad publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

INFORMACIÓN SOBRE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN EXTERNA

3.8.11.

En 2017 se efectuó una evaluación externa de las tres Autoridades Europeas de Supervisión (93) en nombre de la Comisión (94).

RESPUESTA DE LA AUTORIDAD

3.8.9.

El contable tuvo como superiores jerárquicos, hasta abril de 2018, al responsable del Departamento de Soporte Corporativo y al Consejo de Administración. No se consideró que esta estructura entrase en conflicto con la independencia jerárquica y funcional del contable, dado que la evaluación final del rendimiento anual del contable fue completada por el Consejo de Administración. Esto cambió a partir de mayo de 2018 con el fin de reforzar la posición del contable dentro de las nuevas líneas de responsabilidad en los siguientes términos: su superior jerárquico será el Director Ejecutivo y su superior funcional, el Consejo de Administración.

3.8.10.

Para publicar vacantes en el sitio web de la EPSO es obligatorio traducir las vacantes a las 24 lenguas oficiales de la UE. Dado que esto conlleva importantes implicaciones presupuestarias, EIOPA decidió recurrir en mayor medida a otros medios de comunicación en los que la mayoría de las Agencias de la UE publican sus vacantes. EIOPA está utilizando también el tablón de anuncios de vacantes entre agencias, una plataforma conjunta desarrollada por la Red de Agencias, con el fin de publicar vacantes a las que pueda acceder toda la ciudadanía. Además, EIOPA está liderando un procedimiento conjunto con el fin de publicar campañas de contratación que incrementarán su visibilidad y alcanzarán a una amplia audiencia en la UE.

3.9.   INSTITUTO EUROPEO DE INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA (EIT)

INTRODUCCIÓN

3.9.1.

El Instituto Europeo de Innovación y Tecnología (conocido como «EIT» y denominado en lo sucesivo «el Instituto», con sede en Budapest, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 294/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo (95). Su objetivo es contribuir al crecimiento económico sostenible en Europa y a la competitividad industrial reforzando la capacidad de innovación de los Estados miembros y de la Unión Europea. El Instituto concede becas a «las comunidades de conocimiento e innovación» (CCI), que relacionan entre sí los sectores de la educación superior, la investigación y la empresa, impulsando de ese modo la innovación y el espíritu empresarial. Las CCI coordinan las actividades de cientos de socios. Las becas concedidas por el Instituto sirven para reembolsar los costes de las actividades de coordinación de las CCI.

3.9.2.

El cuadro presenta las cifras clave del Instituto (96).

Cuadro

Cifras clave del Instituto

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (97)

283

303

Efectivos a 31 de diciembre (98)

59

60

Fuente: datos facilitados por el Instituto.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.9.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas del Instituto, que comprenden los estados financieros (99) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (100) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.9.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas del Instituto correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera del Instituto a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.9.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.9.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Otros comentarios

3.9.7.

En diciembre de 2016, poco antes del final del período de subvencionabilidad (1 de enero de 2016 — 31 de diciembre de 2016), el Instituto firmó modificaciones de los acuerdos de subvención específicos con las CCI EIT Digital, InnoEnergy, Salud y Materias Primas. Los acuerdos de subvención específicos con la CCI Clima se firmaron en enero de 2017, cuando el período de subvencionabilidad ya había concluido. El incremento del porcentaje de reembolso único acordado en estas modificaciones permitía a las CCI recibir una subvención adicional de 15 millones de euros del Instituto por el mismo importe de costes subvencionables aprobados (6,0 millones de euros adicionales para la CCI Clima, 5,6 millones para EIT Salud, 2,2 millones para la CCI InnoEnergy y 1,2 millones para EIT Materias Primas). Esta práctica va en contra del objetivo de animar a las CCI a encontrar fuentes propias de financiación e incentivarlas para lograr que sean independientes del Instituto a nivel financiero. También podría afectar a la competencia leal entre las CCI puesto que la cofinanciación del gasto también influye en las decisiones anuales de adjudicación.

3.9.8.

Estas modificaciones a los planes de negocio de EIT InnoEnergy y EIT Digital también añadieron de forma retroactiva algunas actividades que no estaban previstas en los planes de negocio iniciales por un valor total de 3,3 millones de euros y 0,6 millones de euros, respectivamente. La actividad añadida de EIT InnoEnergy se considera un cambio sustancial con respecto al plan de empresa inicial, en base al cual se concedió el importe inicial máximo de la subvención. Los importes de las subvenciones concedidas a las distintas CCI son el resultado de una revisión competitiva de sus propuestas iniciales de planes de empresa, por lo que toda modificación sustancial afecta a las decisiones de adjudicación y a la igualdad de trato de las CCI y no se ajusta a lo dispuesto en el artículo 180, apartado 4, de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero.

3.9.9.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.9.10.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó sus entornos contables teniendo en cuenta el aspecto de la (re)validación puntual de los sistemas contables. En 2017 el Instituto introdujo un sistema electrónico para los pagos. Si bien los procedimientos del Instituto y su sistema contable se modificaron a raíz de estos hechos, no se ha revalidado el sistema contable desde 2012.

OBSERVACIONES SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS

3.9.11.

A fin de reforzar sus sistemas de control interno para las subvenciones a las CCI, el Instituto introdujo controles ex ante centralizados para los socios de las CCI cuyas declaraciones de costes superaran los 325 000 euros. Los controles fueron llevados a cabo por empresas de auditoría en nombre del Instituto (101), las cuales proporcionaron estados financieros certificados de los socios de las CCI. Los resultados de los controles ex post, que fueron realizados por una empresa de auditoría diferente contratada por el Instituto, confirman la eficacia e importancia del nuevo sistema de estados financieros certificados, ya que la mayor parte de los errores materiales hallados correspondían a declaraciones de gastos que no se habían sometido a estos controles ex ante.

3.9.12.

Los planes de continuidad de las operaciones informáticas y de recuperación en caso de siniestro se adoptaron en 2013 y están obsoletos. Por ejemplo, la mitad de los miembros del equipo de gestión de crisis ya no trabajaba en el Instituto en 2017. Durante los últimos dos años se ha preparado una actualización, pero todavía no ha sido adoptada.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.9.13.

Como en ejercicios anteriores, las CCI no utilizaron la cuantía total de las subvenciones concedidas por el Instituto. Los costes subvencionables aceptados de las actividades de valor añadido de las cinco CCI que empezaron a funcionar antes de 2016 (tanto de la primera como de la segunda tanda de CCI) resultaron ser inferiores en un 15 % a los estimados en los acuerdos de subvención específicos iniciales firmados al principio de 2016 (102). Los motivos principales por los que no se utilizaron los fondos fueron una ejecución incompleta de los planes de empresa, debido en parte a la aprobación tardía de los acuerdos de subvención y la naturaleza plurianual de las actividades de las CCI, y una autofinanciación superior a lo previsto de los costes de gestión por parte de algunas de las CCI. Estos fondos se utilizaron parcialmente para aumentar el porcentaje de reembolso único inicial de los costes subvencionables de las actividades de valor añadido de las CCI (véase el apartado 3.9.7). En particular, la segunda tanda de CCI (EIT Salud y Materias Primas) sufrieron retrasos en el inicio de sus actividades. De las CCI de la primera tanda, el rendimiento de la CCI Clima fue especialmente bajo de acuerdo con los informes de evaluación del Instituto.

3.9.14.

Tras su evaluación del rendimiento de la ejecución de los planes de negocio, el Instituto calculó algunas correcciones del rendimiento, pero estas no tuvieron impacto financiero en ninguna de las CCI. De conformidad con la metodología de cálculo de las subvenciones de Horizonte 2020, el Instituto solo aplica las correcciones financieras y de rendimiento más altas. Aun cuando esta metodología parezca adecuada para proyectos individuales de Horizonte 2020, no lo es tanto para las subvenciones otorgadas a las CCI, que financian una amplia variedad de actividades muy diversas. No está claro si se justifica compensar las correcciones de rendimiento (por ejemplo, en actividades formativas) con correcciones financieras (por ejemplo, en los proyectos de innovación).

3.9.15.

En 2017, todas las CCI adoptaron estrategias de sostenibilidad acordes con las orientaciones del Instituto, lo cual supuso un importante paso hacia un futuro más sostenible de las CCI. Sin embargo, los ingresos generados por la primera tanda de CCI siguen siendo muy bajos (entre el 2 y el 6 % del coste de las actividades de valor añadido de las CCI) y los avances fueron limitados en 2017. La cofinanciación de los socios de las CCI también sigue siendo baja (y más baja de lo previsto en los acuerdos de subvención específicos iniciales firmados): las subvenciones del Instituto siguen financiado entre en un 62 % y un 90 % las actividades de valor añadido, en función de la CCI.

3.9.16.

El Instituto publica anuncios de vacantes en el sitio web de la DG Recursos Humanos y Seguridad, pero normalmente no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.9.17.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (103). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública y puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la licitación electrónica en la versión electrónica del Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, el Instituto había introducido la facturación electrónica para determinados procedimientos, pero no la licitación y la presentación electrónicas.

OTRAS OBSERVACIONES

3.9.18.

El actual director interino del Instituto asumió sus funciones en julio de 2014. En 2016 se lanzó un procedimiento de selección para nombrar un nuevo director, pero resultó infructuoso, y desde entonces no se ha iniciado ningún otro. La ocupación de este puesto de manera interina durante un período tan largo es contraria al Estatuto, que limita la duración a un período máximo de un año.

3.9.19.

Con arreglo a la sección 5.1 de sus estatutos, el personal del EIT estará compuesto por empleados contratados directamente por este con contratos de duración determinada, y se les aplica el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. En consecuencia, el Instituto solo puede ofrecer a sus agentes temporales contratos de duración determinada de una duración máxima de cinco años prorrogables una vez por otros cinco años. Los miembros de la plantilla que se incorporaron al Instituto poco después de su creación en 2009 culminarán su período máximo de diez años en 2020, lo que puede afectar negativamente a la continuidad de las operaciones y de la administración en los próximos años.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA Y DE EVALUACIÓN EXTERNA

3.9.20.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión llevó a cabo una auditoría sobre la supervisión de los acuerdos de subvención («Monitoring of Grant Agreements») (104). El Instituto preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

3.9.21.

En 2016-2017 se efectuó una evaluación intermedia del Instituto en el período 2011-2015 en nombre de la Comisión (105).

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.9.22.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2012

Los acuerdos de subvención no establecían umbrales para cada categoría de coste específica (como personal, subcontratación, servicios jurídicos, etc.).

Aplicada (106)

2014

El Instituto sobrestimó sus necesidades presupuestarias de 2014 en 13,1  millones de euros, un 5,6  % (2013: 3,4  millones de euros, es decir, un 2,5  %) y solo se comprometieron 220 millones de euros de los 233,1  millones de euros disponibles. Este bajo porcentaje de ejecución se debe principalmente a los créditos afectados a las subvenciones no utilizados (11,4  millones de euros) para financiar las actividades de las CCI. Los planes empresariales de las CCI, a partir de los cuales se firmaron los acuerdos de subvención, no precisan la utilización de la totalidad de los créditos de que disponía en 2014 el Instituto. Los créditos no utilizados volverán a incluirse en los presupuestos del Instituto de los años 2015-2017 tal y como dispone su reglamento financiero.

En curso (107)

2014

Aunque las CCI deberán desarrollar estrategias de sostenibilidad financiera, hasta la fecha (ya en su quinto año de existencia), siguen dependiendo plenamente para su financiación del Instituto y de los socios de las CCI.

En curso (108)

2014

Desde su creación en 2009, el Instituto ha sufrido una elevada rotación e inestabilidad en los cargos de dirección. Dos de los tres puestos de jefe de unidad están vacantes desde 2013. Uno está ocupado de forma interina desde 2013, lo cual contraviene el Estatuto de los Funcionarios, que establece un período máximo de un año. El otro está ocupado actualmente por el jefe de operaciones que también desempeña las funciones de director interino, y que ejerce las tres funciones simultáneamente.

Aplicada

2015

En su Informe Especial n.o 4/2016, el Tribunal llegó a la conclusión de que de esta condición de financiación, según la cual la contribución del Instituto a las CCI no deberá exceder del 25 %, apenas aporta valor añadido o no lo aporta en absoluto, y de que su supresión aliviaría gran parte de la carga operativa y de información financiera de los socios de las CCI (109).

En curso

2015

El certificado de los estados financieros (CEF) exigido a los socios de las CCI que soliciten el reembolso de más de 325 000  euros contribuirá a la verificación ex ante por parte del Instituto de las declaraciones de gastos. No obstante, la calidad de dichos certificados difiere significativamente, limitando las garantías que pueden obtenerse de ellos y obligando al Instituto a llevar a cabo controles adicionales.

Aplicada

2015

El reglamento constitutivo del EIT prevé que el Instituto movilizará fondos procedentes de fuentes públicas y privadas y utilizará sus recursos de conformidad con dicho reglamento. En particular, procurará que una proporción importante y creciente de su presupuesto provenga de fuentes privadas y de los ingresos generados por sus propias actividades. Pese a dicha disposición, que se refiere claramente al presupuesto del Instituto, la contribución de la dotación financiera de Horizonte 2020 representaba el 99 % de su presupuesto de 2015.

Pendiente (110)

2015

Aunque el Instituto puede reinscribir créditos no utilizados (créditos no comprometidos durante el año o liberados al final del ejercicio) en los presupuestos de los tres ejercicios siguientes, no había adaptado su proceso a tiempo para volver a inscribir 26,6  millones de euros disponibles de los acuerdos de subvención de 2014 en los presupuestos de 2015-2017, resultantes de una utilización más baja de lo esperado de los fondos por las CCI.

Aplicada

2015

El objetivo inicial establecido por la Comisión para el Instituto de obtener autonomía financiera era 2010. Sin embargo, hasta junio de 2011 no obtuvo una autonomía financiera parcial bajo la condición de una aprobación ex ante continuada de las operaciones relativas a subvenciones y de contrataciones superiores a 60 000  euros por la Dirección General de Educación y Cultura a la que está vinculada.

Aplicada

2015

El Instituto financia el programa del Máster EIT Digital, en el que participan dieciséis universidades europeas. El modelo para reembolsar los costes de las universidades combina una cantidad máxima a tanto alzado de 8 000  euros por estudiante (siguiendo las disposiciones del programa Erasmus Mundus) más costes reales que incluyen costes indirectos a tanto alzado. Sobre esta base, en 2015 se pagó a las universidades una media total de 15 000  euros por estudiante (incluido el importe a tanto alzado). Sin embargo, el modelo nunca se ha definido formalmente y no permite distinguir entre actividades cubiertas por el importe a tanto alzado y las cubiertas por los costes reales. El Instituto debería seguir un modelo definido de manera clara y formal, basado en un método único para declarar costes, como un importe único a tanto alzado justificado.

En curso (111)

2015

El principio de buena gestión financiera se infringió cuando otra CCI socia contrató servicios de relaciones públicas a unas tarifas que oscilaban entre 800 y 3 250  euros por persona, que fueron reembolsados íntegramente por el Instituto (112).

Sin objeto

2015

El Instituto utilizó un contrato marco de la Comisión para la organización de conferencias de innovación que tuvieron lugar en 2015 y 2016. En el marco de dicho contrato se subcontrataron servicios cuyos precios no se establecen. Los precios acordados para estos servicios últimos oscilan entre 800 euros al día por un consultor junior y 2 250  euros al día por un consultor senior (casi cuatro veces el precio acordado en el contrato marco para un directivo superior). El coste de los servicios contratados a estos precios asciende a más de 100 000  euros por conferencia.

Sin objeto

2016

El Tribunal detectó insuficiencias en las verificaciones ex post de los procedimientos de contratación pública aplicados por las entidades jurídicas de las CCI. Al menos en una de ellas, la selección de los procedimientos de contratación que había que verificar no era representativa de la población. Por otra parte, el Tribunal llegó a diferentes conclusiones respecto de la legalidad y la regularidad de dos procedimientos de contratación. En estos casos, el Instituto había aceptado la adjudicación directa o la prolongación excesiva de los contratos.

Aplicada

2016

En su informe de auditoría de diciembre de 2016 «Gestión de las subvenciones: la transición a Horizonte 2020», el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión concluyó que el Instituto había adaptado con éxito sus procesos a las normas de Horizonte 2020, en particular las normas de participación. El SAI concluyó, asimismo, que los controles del Instituto sobre los procesos emergentes habían sido eficaces en términos generales para apoyar a las nuevas CCI. Otra conclusión fue que es necesario tomar medidas urgentes para asegurar una aplicación estricta del marco jurídico H2020 y para mejorar el proceso de arranque de las nuevas CCI. El Instituto y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

En curso

2016

El porcentaje de créditos comprometidos prorrogados era elevado en el título II, donde se situó en 0,4  millones de euros (40 %) (2015: 0,4  millones de euros, o sea, el 44 %). Estas prórrogas corresponden principalmente a contratos de servicios informáticos prestados después del final del ejercicio y a reuniones de las cuales todavía no se habían recibido las facturas.

Sin objeto

2016

Las subvenciones para el ejercicio 2015 no se concedieron hasta abril del mismo año, y los acuerdos de subvención se firmaron en los meses de junio y julio, mientras que, en 2016, las subvenciones se concedieron en abril de ese año y los acuerdos se firmaron en la misma fecha. A pesar de la mejora experimentada en 2016, los retrasos en las decisiones de concesión de subvenciones y en las firmas generan incertidumbre y minan la voluntad de los socios de comprometer recursos e iniciar actividades al principio del año.

En curso

2016

Por otra parte, en las últimas convocatorias de nuevas CCI, cuyas áreas temáticas se definieron en la Agenda de Innovación Estratégica del Instituto para el período comprendido entre 2014 y 2020, se observó escasa competencia. En 2014 solo se recibieron siete propuestas para la convocatoria de dos nuevas CCI (Salud y Materias Primas). En la convocatoria de 2016 para dos CCI adicionales (Alimentación y Fabricación con valor añadido) se recibieron tres propuestas, y la única propuesta recibida para la segunda CCI no se seleccionó por razones de calidad.

Sin objeto

2016

El EIT cambió cuatro veces de director desde su creación en 2008 hasta julio de 2014. Desde agosto de 2014, este puesto se ha cubierto de manera interina, al igual que otro puesto directivo, en este caso desde febrero de 2013. Esto contraviene el límite máximo de un año establecido en el Estatuto de los funcionarios para los puestos interinos; además, tanto los cambios frecuentes como las soluciones largas de interinidad generan incertidumbre entre las partes interesadas y afectan a la continuidad estratégica.

En curso (113)

2016

El Instituto desempeña un papel importante en el programa Horizonte 2020, con un presupuesto de 2 400  millones de euros para el período 2014 — 2020. A fin de garantizar la coherencia entre los órganos que se encargan de la aplicación de Horizonte 2020, la Comisión ha establecido un Centro Común de Apoyo que se encargará de aspectos tales como los servicios jurídicos, las herramientas informáticas, la gestión de las subvenciones y la difusión y explotación de los resultados de la investigación. No obstante, dado que el Instituto es distinto a otros órganos, como las agencias ejecutivas de la Comisión y las asociaciones público-privadas, no disfruta de acceso directo al centro, sino que necesita recibir la aprobación de la DG matriz de la Comisión para cada caso. Esta limitación afecta la eficiencia de las operaciones del Instituto.

Aplicada

2016

Las entidades jurídicas de las CCI, financiadas prácticamente en su totalidad por el Instituto, se encargan de la coordinación y la representación de las CCI. En su auditoría, el Tribunal prestó especial atención a los procedimientos de contratación pública aplicados por estas entidades, ya que lo considera un ámbito de alto riesgo. Los acuerdos de subvención de 2015 prevén que las entidades jurídicas de las CCI o los socios de las mismas deben garantizar que todas las contrataciones tengan la mejor relación calidad-precio o que se realicen al menor precio posible. Estos acuerdos también estipulan que, para los contratos que superen los 60 000  euros, las entidades jurídicas o los socios de las CCI deben invitar a licitar al menos a tres operadores económicos y documentar el procedimiento para demostrar la transparencia del mismo. El Tribunal controló una muestra de procedimientos de contratación pública por valor de 7 millones de euros llevados a cabo por las entidades jurídicas de las CCI, totalmente financiadas por el Instituto. La fiscalización desveló insuficiencias significativas tales como adjudicación directa de contratos, ausencia de elementos esenciales en las licitaciones, ampliaciones considerables de la duración y el volumen de los contratos iniciales, contratos ilimitados en cuanto a su duración o volumen, o ponderaciones entre precio y calidad que neutralizaban la competencia de precios Los pagos de 2016 relativos a estos procedimientos de contratación pública irregulares ascendieron a 2,2  millones de euros. El Instituto también detectó este problema en una entidad jurídica y puso en marcha un plan de acción para mejorar todos los procedimientos futuros de contratación de las entidades jurídicas de las CCI.

En curso

2016

A pesar del incremento sustancial del presupuesto, que pasó de 309 millones de euros en el período 2008-2013 a 2 400  millones de euros en 2014-2020, y del aumento de tres a seis CCI a finales de 2016, no se produjo un cambio significativo en el número de puestos autorizados por el Instituto (véase el cuadro 2). En su Informe Especial n.o 4/2016 (114), el Tribunal señaló que existe el riesgo de que el Instituto no tenga capacidad suficiente para ocuparse de la carga de trabajo ampliada; el director interino hizo referencia a este riesgo en el informe anual de actividades de 2015 del Instituto.

Pendiente

(fuera del control del Instituto)

RESPUESTA DEL INSTITUTO

3.9.7.

El EIT desea aclarar que las solicitudes de modificación de los convenios de subvención específicos pueden presentarse en cualquier momento durante el período de elegibilidad, con arreglo a los contratos marco de partenariado (CMP) EIT-CCI. Las solicitudes de modificación de las CCI se sometieron a una evaluación técnica y financiera por parte del EIT y a la aprobación ex ante de la Comisión Europea. Como resultado, las modificaciones se firmaron en diciembre de 2016. En el caso de la CCI Clima del EIT, la aprobación de la solicitud de modificación se comunicó formalmente a la CCI el 21 de diciembre de 2016, es decir, dentro del período de elegibilidad. En lo que atañe al aumento de los porcentajes únicos de reembolso (PUR), el EIT señala que no se ha abonado ninguna subvención adicional a las CCI como resultado de las modificaciones de los CMP de 2016. La subvención final total abonada (241,8 millones EUR) fue significativamente inferior a la cantidad inicialmente concedida (274,9 millones EUR). Por lo que se refiere a la cuestión de animar a las CCI a encontrar fuentes propias de financiación e incentivarlas para lograr la sostenibilidad financiera, nos referimos a nuestra respuesta al apartado 3.9.15. Como parte de la evaluación de las solicitudes de modificación, el EIT ha verificado, en consulta con la Comisión Europea, que el ajuste de los PUR es conforme con la base jurídica aplicable y no afecta a la igualdad de trato de las CCI. La posibilidad de ajustar el PUR estaba a disposición de todas las CCI en igualdad de condiciones.

3.9.8.

En lo que respecta a la segunda observación, el EIT considera que las modificaciones se ajustaban al artículo 180, apartado 4, de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero, ya que no ponían en tela de juicio las decisiones de concesión de la subvención y no eran contrarias a la igualdad de trato de los solicitantes. Cabe señalar que no existe ninguna disposición que defina un umbral de importancia relativa en cuanto a qué cambio de una acción se consideraría «sustancial» a efectos de evaluar si el cambio afecta a la concesión de la subvención. Si la inclusión de nuevas actividades es conforme con dicha disposición, se requiere una evaluación caso por caso, sobre la base de la pertinencia y la repercusión de las actividades para todo el plan de actividad de las CCI. El EIT llevó a cabo esta evaluación antes de aprobar las solicitudes de modificación y concluyó que las modificaciones no ponían en tela de juicio las decisiones de concesión de la subvención. Dado que todas las CCI tenían la posibilidad de introducir nuevas actividades subvencionables en sus planes de actividad modificados en igualdad de condiciones, también se garantizó la igualdad de trato de las CCI. Por último, el EIT señala que, en el caso de EIT InnoEnergy, la única actividad en cuestión representaba únicamente el 3,9 % del presupuesto estimado modificado del plan de actividad de la CCI. En el caso de EIT Digital, este porcentaje fue del 0,6 %.

3.9.10.

El EIT se encuentra en proceso de externalización de su función contable al contable de la Comisión. Si la DG Presupuestos lo considerara necesario, este proceso conllevará una revalidación de los sistemas contables del EIT.

3.9.12.

Las actualizaciones del Plan de Continuidad de las Actividades y de la Estrategia de Recuperación en caso de Catástrofes serán adoptadas por el EIT en 2018.

3.9.13.

Los convenios de subvención específicos con EIT Health y EIT RawMaterials se firmaron en 2016 más tarde de lo previsto, ya que fue necesario firmar primero los contratos marco de partenariado. En febrero se firmaron sistemáticamente convenios de subvención específicos en 2017 y 2018, lo que permitió a las CCI comenzar sus actividades a principios de año. Las acciones innovadoras son de naturaleza dinámica y rápida y no pueden planificarse linealmente. Determinados proyectos o planes de innovación pueden tener finalmente menos potencial del previsto y deben cancelarse durante la ejecución de los convenios de subvención. Por otra parte, muchas de las actividades operacionales de las CCI, como los programas de máster y de doctorado o los proyectos de investigación e innovación a largo plazo, son, por naturaleza, plurianuales. El EIT se propone abordar esta cuestión mediante la firma de convenios de subvención plurianuales con las CCI en el período posterior a 2020, siempre que los créditos de compromiso para el presupuesto del EIT se asignen en tramos plurianuales en consecuencia.

3.9.14.

De hecho, el EIT siguió plenamente la metodología de cálculo de subvenciones establecida en la base jurídica de Horizonte 2020, y el Instituto seguirá cumpliendo la legislación aplicable en el futuro.

3.9.15.

La sostenibilidad financiera de las CCI es una ambición singular del modelo EIT-CCI, y constituye uno de los aspectos más difíciles de la misión del EIT. Aunque se trataba de un objetivo lejano para las CCI en el pasado, algunas de las comunidades de innovación ofrecen ya una importante cofinanciación para financiar sus actividades y generan ingresos sustanciales en comparación con su presupuesto. Por ejemplo, EIT Digital facilitó un 26 % de cofinanciación (22 millones EUR) para financiar las actividades de valor añadido de sus CCI en 2016, además de declarar actividades complementarias de las CCI realizadas y financiadas por sus organizaciones asociadas de más de 200 millones EUR. Otro ejemplo es EIT Health, que recaudó más de 6 millones EUR en ingresos en su primer año de operaciones, una cifra sustancial en comparación con la financiación total recibida del EIT (en torno a 19 millones de euros).

3.9.16.

El EIT está considerando la posibilidad de publicar anuncios de vacantes en el sitio web de la EPSO, considerando también los costes de la traducción de los anuncios de vacantes a todas las lenguas oficiales de la UE, lo que constituye una condición previa para su publicación en el sitio web de la EPSO. No obstante, el promedio de candidatos que solicitan puestos vacantes en el EIT ha aumentado significativamente en los últimos años, gracias fundamentalmente al uso activo de las redes sociales por parte del IET para promocionar las nuevas vacantes.

3.9.17.

El EIT se propone adoptar las herramientas de contratación pública electrónica y presentación electrónica de ofertas después de la formalización de los acuerdos necesarios con la Comisión Europea, para los que se llevan a cabo las acciones preparatorias.

3.9.18.

La Comisión Europea publicó la vacante para el puesto de Director del EIT el 1 de junio de 2018 (115).

3.9.19.

Los primeros miembros del personal se incorporaron al EIT en 2010 y, por tanto, alcanzarán el periodo máximo de diez años en 2020. No obstante, el EIT es consciente del riesgo, que también se ha señalado en el Informe anual de actividades 2017 del EIT. El EIT solicitó formalmente el dictamen jurídico de la Comisión Europea mediante carta de 14 de mayo de 2018.

3.10.   AGENCIA EUROPEA DE SEGURIDAD MARÍTIMA (AESM)

INTRODUCCIÓN

3.10.1.

La Agencia Europea de Seguridad Marítima (conocida como «AESM» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Lisboa, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 1406/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo (116). Su misión consiste en mantener un alto nivel de seguridad marítima e impedir la contaminación causada por los buques, asistir a la Comisión y a los Estados miembros en el plano técnico, controlar la aplicación de la normativa de la Unión y evaluar su eficacia.

3.10.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (117).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (118)

71

79

Efectivos a 31 de diciembre (119)

246

250

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.10.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (120) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (121) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.10.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.10.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.10.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.10.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS

3.10.8.

En 2014 y en nombre de más de 50 instituciones y órganos de la UE (la Agencia incluida), la Comisión firmó un contrato marco con una empresa para la compra de software, licencias y para la provisión de servicios de mantenimiento y de apoyo informáticos. La empresa contratista marco funciona como intermediaria entre la Agencia y los proveedores que pueden satisfacer las necesidades de esta y, por estos servicios, tiene derecho a incrementos del dos al cinco por ciento sobre los precios de los proveedores. En 2017, los pagos efectuados a la empresa contratista marco sumaron un total de 1,7 millones de euros. La Agencia no realizó una comprobación sistemática de los precios y los incrementos incluidos en los presupuestos y las facturas que el proveedor envió al contratista marco.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.10.9.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.10.10.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (122)(123). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Agencia había introducido la facturación y presentación electrónicas para determinados procedimientos, pero no la licitación electrónica.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA Y DE EVALUACIÓN EXTERNA

3.10.11.

En 2017, el servicio de auditoría interna (SAI) de la Comisión publicó informes de auditoría sobre «Project-Financed Actions» (acciones financiadas por proyectos) y «Human Resources Management» (gestión de recursos humanos) (124). La Agencia preparó planes de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

3.10.12.

En 2017 se efectuó una evaluación externa del rendimiento de la Agencia en el período 2011-2016, en nombre de la Comisión (125). La Agencia preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.10.13.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

En 2014, la Agencia firmó un contrato marco de 3,5  millones de euros destinado a la compra de productos y servicios informáticos por un período de seis años. La Agencia subestimó las necesidades y el valor probable del contrato, lo que llevó al consumo del 80 % del contrato al final de 2016. Habrá que iniciar un nuevo procedimiento de contratación pública cuatro años antes de lo previsto, con los consiguientes gastos administrativos adicionales.

Sin objeto

2016

En 2016, la Agencia finalizó siete contratos marco para la compra de sistemas de lucha contra la contaminación de hidrocarburos. Cada contrato (que representaba un lote en la licitación) se centraba en un tipo distinto de equipamiento. El procedimiento de licitación se inició con la premisa de que el valor total de los siete contratos marco sería de siete millones de euros. Sin embargo, esta premisa subestimaba las necesidades de la Agencia y se acabaron firmando siete contratos marco, cada uno por un importe de 7 millones de euros, con lo que el valor total ascendió a 49 millones de euros.

s.o.

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.10.8.

La Agencia recordará a los Oficiales de Proyecto pertinentes que deben llevar a cabo coherentemente las comprobaciones necesarias de los precios aplicados por el proveedor, así como el hecho de si se han aplicado los incrementos correctos. La AESM solicitará también a la principal autoridad contratante en este contrato marco que inste al contratista para que proporcione siempre, como norma general, la prueba del precio de mercado/incremento en el momento de responder a cualquier petición de oferta.

3.10.9.

Consiguientemente a una Decisión jurisdiccional, la EPSO decidió que solo los anuncios de vacantes facilitados en todas las lenguas oficiales de la UE o las lenguas específicas definidas por el acto jurídico en virtud del cual se establece la Agencia, podrán publicarse en el sitio web de EPSO-EU. Como resultado de los elevados costes de traducción relacionados con esta nueva política (alrededor de 19 000 EUR por vacante) la EMSA –al igual que muchas otras Agencias– ya no hace uso de los servicios de la EPSO para anunciar sus vacantes. La cuestión fue planteada por varias agencias a la EPSO en diciembre de 2015. La AESM acogería con satisfacción una solución que, a la vez que garantice la suficiente transparencia, concuerde también con el principio de buena gestión financiera. La AESM se esfuerza por dar la mayor publicidad posible a sus vacantes publicando los puestos vacantes en diferentes plataformas de medios sociales que atienden a un público muy amplio. Ha de tenerse en cuenta que la mayoría de las vacantes de la AESM van dirigidas a expertos técnicos para los que el sitio web de la AESM constituye una referencia.

3.10.10.

En 2017, la AESM ha llevado a cabo una preparación en profundidad con el fin de ajustar todos los procedimientos internos relevantes para el uso de la contratación electrónica. La AESM puede confirmar que, desde comienzos de 2018, la Agencia ha introducido módulos de contratación electrónica. El plazo para que los organismos de la UE utilicen la contratación electrónica concluye en octubre de 2018.

3.11.   AGENCIA DE SEGURIDAD DE LAS REDES Y DE LA INFORMACIÓN DE LA UNIÓN EUROPEA (ENISA)

INTRODUCCIÓN

3.11.1.

La Agencia de Seguridad de las Redes y de la Información de la Unión Europea (conocida como «ENISA» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Atenas e Irákleio (126), se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 460/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo (127) que, tras varias modificaciones, fue derogado y sustituido por el Reglamento (UE) n.o 526/2013 (128). Su misión principal consiste en reforzar la capacidad de la Unión para prevenir y dar respuesta a los problemas de seguridad de las redes y de la información apoyándose en las iniciativas a nivel nacional y europeo.

3.11.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (129).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

11

11

Efectivos a 31 de diciembre (130)

69

70

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.11.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (131) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (132) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.11.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.11.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.11.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.11.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.11.8.

El nuevo contable de la Agencia asumió las funciones el 1 de diciembre de 2017. El traspaso se llevó a cabo de forma indebida y no cumplió los requisitos establecidos en el artículo 55 de las normas de desarrollo. Concretamente, no se remitió al nuevo contable el acta de traspaso.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.11.9.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.11.10.

El 29 de marzo de 2017, el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea (Brexit). A diferencia de la mayor parte de las demás agencias, la Agencia no llevó a cabo un análisis exhaustivo de la posible incidencia del Brexit en su organización y en sus operaciones y cuentas.

INFORMACIÓN SOBRE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN EXTERNA

3.11.11.

En 2017 se llevó a cabo un estudio de la evaluación externa del rendimiento de la Agencia en el período 2013-2016, en nombre de la Comisión (133).

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.11.12.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2015

En 2016 la Agencia prevé trasladar parte de su personal administrativo de Irákleio a Atenas, aunque su Reglamento de base dispone que los agentes dedicados fundamentalmente a la administración de la Agencia tengan su base en Irákleio.

En curso

2016

Las prórrogas de créditos comprometidos fueron elevadas en el título II (gastos administrativos), donde se situaron en 0,3  millones de euros, es decir, el 25 % (2015: 0,15  millones de euros, es decir, el 22 %) de los créditos comprometidos. Este nivel tan elevado se debe principalmente a las transferencias desde el título I (gastos de personal) y el título III (gastos de operaciones); las prórrogas corresponden principalmente a inversiones en servicios informáticos y en un vehículo de servicio a finales del ejercicio.

Sin objeto

2016

De conformidad con lo establecido en el reglamento financiero de la Agencia, se elaboraron evaluaciones externas de su rendimiento en los ejercicios 2014 y 2015, y los informes finales se publicaron en octubre de 2015 y en mayo de 2016 respectivamente. La evaluación de 2014 llegó a la conclusión de que las actividades operativas principales incluidas en el programa de trabajo de 2014 presentan una conexión clara con el mandato jurídico de la Agencia y que la entidad es eficaz. No obstante, puede mejorarse la situación de división de la Agencia entre Irákleio y Atenas, ya que complica los procesos de trabajo y da lugar a la falta de comunicación y de cooperación. Según la evaluación de 2015, el trabajo y los resultados de la Agencia responden a la necesidad existente en la UE y en los Estados miembros de una red de seguridad e información, y la Agencia cumple con las expectativas de las partes interesadas. No obstante, en el informe se destaca que es necesario mejorar la comunicación entre la Agencia y las partes interesadas, las cuales consideran que el mandato y el alcance de la Agencia son demasiado limitados. A raíz de las evaluaciones, la Agencia está aplicando un plan de acción que acordó con el consejo de administración.

Sin objeto

2016

En 2016, la Agencia trasladó a otros ocho agentes a Atenas, por lo que se redujo a 14 el número de agentes en Irákleio (134). Tal y como se destacó en el informe del Tribunal de 2013, es probable que los costes se redujeran aún más si se centralizara a todo el personal en una sede.

En curso

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.11.8.

Si bien nunca se formalizó el traspaso al nuevo contable, se han celebrado reuniones informales con el anterior contable en funciones para transferir conocimientos. El nuevo contable también recibió formación actualizada en SAP para dotarle de una buena comprensión del sistema contable. Sin embargo, ENISA implementará acciones correctivas para asegurar una transferencia adecuada entre los miembros del personal que entran en funciones y los que dejan su puesto.

3.11.9.

Todas las vacantes publicadas por EPSO deben traducirse a todos los idiomas oficiales de la UE. Lamentablemente, dado su presupuesto limitado, ENISA no puede sufragar este coste. Sin embargo, la Agencia utiliza los medios tradicionales y sociales y ha acordado colaborar en la creación de un portal interagencias destinado a mitigar los riesgos relacionados con la publicación de vacantes, ya que muchas de las agencias descentralizadas se enfrentan al mismo problema.

3.11.10.

ENISA no ha realizado un análisis formal de impacto operacional y financiero del Brexit, ya que este no debería tener ningún impacto significativo directo sobre el presupuesto, operación y administración de ENISA. Sin embargo se han revisado procesos internos relevantes (por ejemplo, licitaciones y contratación) en el contexto del Brexit.

3.12.   AGENCIA FERROVIARIA DE LA UNIÓN EUROPEA (AFE)

INTRODUCCIÓN

3.12.1.

La Agencia Ferroviaria de la Unión Europea (conocida como «AFE» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Lille y Valenciennes, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 881/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, que fue sustituido por el Reglamento (CE) n.o 2016/796 del Parlamento Europeo y del Consejo (135). Su misión consiste en aumentar el grado de interoperabilidad de los sistemas ferroviarios y en desarrollar una estrategia común en materia de seguridad con vistas a contribuir a la creación de un sector ferroviario europeo más competitivo con un elevado nivel de seguridad.

3.12.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (136).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

28

31

Efectivos a 31 de diciembre (137)

155

164

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.12.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (138) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (139) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.12.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.12.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.12.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.12.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.12.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables teniendo en cuenta la posición jerárquica y la independencia de los contables. En diciembre de 2016, el contable de la Agencia, además de esta función, fue nombrado asimismo Jefe ad interim del sector de finanzas y contratación pública. En esta función adicional, es responsable de la gestión del personal encargado de la iniciación y verificación de los compromisos y pagos. En el reglamento financiero de la Agencia, estos agentes financieros se identifican bajo la responsabilidad del ordenador. No obstante, el principio de separación de funciones entre el ordenador y el contable implica que ambas funciones son mutuamente excluyentes.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.12.9.

En 2014 y en nombre de más de 50 instituciones y órganos de la UE, incluida la Agencia, la Comisión firmó un contrato marco con una empresa para la compra de equipos informáticos y programas, y para la provisión de servicios de mantenimiento y de apoyo informáticos (servicios informáticos). El contratista marco actúa como intermediario entre la Agencia y los proveedores que pueden prestar los servicios informáticos. Aunque la mayoría de dichos servicios y los correspondientes precios estaban definidos en el contrato marco resultante del procedimiento de licitación, también permite la compra de servicios informáticos no mencionados específicamente. En un pago fiscalizado por un importe de 47 000 euros aproximadamente, la Agencia adquirió, a través del contratista, servicios informáticos sin ningún procedimiento de licitación ni estudio de mercado previo. En 2017, el contratista recibió un total de 1,1 millones de euros en concepto de pagos.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.12.10.

En 2017, el servicio de auditoría interna (SAI) de la Comisión publicó el informe de auditoría «Human Resources and Competency Management» (Recursos humanos y gestión de competencias) de la Agencia (140). La Agencia preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.12.11.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2013

La Agencia está situada en Lille y Valenciennes. Como expuso el Tribunal en su informe anual específico correspondiente al ejercicio 2006, es probable que los costes pudieran reducirse si todas las operaciones se centralizaran en un único emplazamiento. Ello también podría facilitar un acuerdo de sede global con el Estado miembro de acogida que clarificaría las condiciones que rigen las actividades del personal de la Agencia.

En curso

(fuera del control de la Agencia)

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.12.8.

La Agencia está registrando una importante reorganización para responder a sus nuevas tareas. En el marco de esta reorganización y en consonancia con el plan de acción acordado con el SAI, se establecerá una cabal separación de funciones para el contable.

3.12.9.

Como reconoce el Tribunal, el contrato se utilizó con arreglo a las disposiciones contractuales establecidas en el contrato marco de DIGIT DI07360. Cualquier otra consideración relativa a la buena gestión financiera se notificará al gestor de los contratos, a saber, la DG DIGIT.

3.13.   AUTORIDAD EUROPEA DE VALORES Y MERCADOS (AEVM)

INTRODUCCIÓN

3.13.1.

La Autoridad Europea de Valores y Mercados (conocida como «AEVM» y denominada en lo sucesivo «la Autoridad»), con sede en París, se creó en virtud del Reglamento (UE) n.o 1095/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo (141).

3.13.2.

Su misión consiste en mejorar el funcionamiento del mercado interior financiero de la UE garantizando un nivel elevado, efectivo y coherente de regulación y supervisión, mantener la estabilidad e integridad del sistema financiero, así como reforzar la coordinación de la supervisión internacional para garantizar la estabilidad y eficacia del sistema financiero.

3.13.3.

El cuadro presenta las cifras clave de la Autoridad (142).

Cuadro

Cifras clave de la Autoridad

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (143)

39

42

Efectivos a 31 de diciembre (144)

204

226

Fuente: datos facilitados por la Autoridad.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.13.4.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Autoridad, que comprenden los estados financieros (145) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (146) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.13.5.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Autoridad correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Autoridad a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.13.6.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.13.7.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Otros comentarios

3.13.8.

Sin cuestionar su opinión, el Tribunal desea señalar que el 29 de marzo de 2017 el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea. A partir de entonces se negociará un acuerdo en el que se establezcan las condiciones de su retirada. El 27 % del presupuesto de la Autoridad procede de fondos de la UE, el 42 % está cubierto por contribuciones directas de los Estados miembros, el 29 % consiste en tasas procedentes de entidades supervisadas (agencias de calificación crediticia y registros de operaciones) y el 2 % procede de otras fuentes. La retirada del Reino Unido podría afectar a las actividades de la Autoridad, dado que las entidades supervisadas más significativas están situadas actualmente allí. Por lo tanto, es probable que se reduzcan los ingresos de la Autoridad como consecuencia de la decisión del Reino Unido de abandonar la UE.

3.13.9.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.13.10.

La Autoridad publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA Y DE EVALUACIÓN EXTERNA

3.13.11.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó el informe de auditoría «Peer Reviews of National Competent Authorities in ESMA» (Revisión por homólogos de las autoridades nacionales competentes en la AEVM) (147), tras el cual la Autoridad preparó un plan de acción.

3.13.12.

En 2017 se efectuó una evaluación externa de las tres Autoridades Europeas de Supervisión (148) (las autoridades) en nombre de la Comisión (149).

RESPUESTA DE LA AUTORIDAD

3.13.7.

La ESMA reconoce la cuestión y continúa supervisando los avances en las negociaciones del Brexit.

3.13.9.

La EPSO decidió publicar en su sitio web únicamente los anuncios de vacantes de la ESMA que están disponibles en 24 lenguas. En 2017, los gastos de traducción (5 de un total de 16 anuncios de vacantes) asumidos por la ESMA ascendieron a 32 431 EUR. La ESMA considera que el coste de traducir cada anuncio de vacante a 23 lenguas no está justificado en términos de buena gestión financiera y ha decidido utilizar otros medios donde se publican las vacantes de la mayoría de las agencias de la UE.

3.14.   AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO (EU-OSHA)

INTRODUCCIÓN

3.14.1.

La Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (conocida como «EU-OSHA» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Bilbao, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 2062/94 del Consejo (150). Su misión consiste en recoger y difundir información sobre las prioridades nacionales y europeas en el ámbito de la seguridad y de la salud en el trabajo, apoyar a las instancias nacionales y europeas en la formulación y aplicación de las políticas e informar sobre las medidas de prevención.

3.14.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (151).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

17

15

Efectivos a 31 de diciembre (152)

65

64

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.14.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (153) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (154) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.14.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.14.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.14.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.14.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.14.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables teniendo en cuenta la posición jerárquica y la independencia de los contables. El superior jerárquico del contable de la Agencia es el responsable del Centro de recursos y servicios. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia del contable nombrándole responsable directo ante el director (administrativo) y el Consejo de Administración (funcional) de la Agencia.

OBSERVACIONES SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

3.14.9.

Las prórrogas fueron elevadas en el título II (gastos administrativos), y en el título III (gastos de operaciones), con un 40 % en cada título, o sea, 3,5 millones de euros en total, lo cual es contrario al principio presupuestario de anualidad. No hay pruebas de que estas prórrogas correspondan a gastos previstos durante el proceso presupuestario. Valga como ejemplo que, en diciembre de 2017, la Agencia encargó equipos informáticos y mobiliario por un importe de 220 000 euros, de los cuales 80 000 euros se transfirieron del título III al título II justo antes de realizar el encargo.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.14.10.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (155)(156). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en la versión electrónica del Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Oficina no había introducido ninguna de estas herramientas.

3.14.11.

El 29 de marzo de 2017, el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea (Brexit). A diferencia de la mayor parte de las demás agencias, la Agencia no llevó a cabo un análisis exhaustivo de la posible incidencia del Brexit en su organización y en sus operaciones y cuentas.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.14.12.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

El nivel de créditos comprometidos prorrogados a 2017 siguió siendo elevado en el título II (gastos administrativos), donde se situó en 417 279  euros, es decir, el 30 % (2015: 364 740  euros, es decir, el 26 %). Estas prórrogas corresponden principalmente a los servicios informáticos que todavía no se habían prestado o facturado en su totalidad al final del ejercicio. Los créditos comprometidos prorrogados en el título III ascendieron a 3 370 616  euros, es decir, el 43 % (2015: 3 383 052  euros, es decir, el 41 %). Estas prórrogas se refieren principalmente a proyectos de investigación y estudios cuya duración sobrepasa los doce meses. La Agencia debería plantearse introducir créditos presupuestarios diferenciados que reflejen mejor la naturaleza plurianual de las operaciones y los retrasos inevitables entre la firma de los contratos, las entregas y los pagos.

En curso

2016

En 2014, la Agencia firmó un contrato marco para la provisión de servicios de consultoría informática en el período 2014-2017 por un valor total de 1,1  millones de euros. Aunque los contratos específicos firmados en 2016 para aplicar este contrato marco definen claramente las prestaciones del proyecto, los consultores se contrataron en función del tiempo y de los medios utilizados, con lo que los precios no estaban prefijados ni guardaban una relación directa con las entregas, sino que se calcularon a partir del número de días trabajados. Además, en torno al 50 % de los servicios de consultoría informática se llevaron a cabo fuera de los locales de la Agencia, lo que limitó la capacidad de la misma para supervisar la aplicación eficiente de los contratos. Los pagos realizados en 2016 en virtud de este contrato marco ascendían a 0,4  millones de euros.

Pendiente

2016

El reglamento de base de la Agencia no exige de forma explícita que se lleven a cabo evaluaciones externas de sus actividades. En el nuevo reglamento de base propuesto por la Comisión se incluye la obligación de llevar a cabo una evaluación cada cinco años.

En curso

(fuera del control de la Agencia)

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.14.8.

Por razones de organización, el Contable está destinado dentro del CRS (Centro de Recursos y Servicios) en el organigrama, y ubicado físicamente en el área del personal financiero. Ahora bien, el Contable responde directamente ante el Director (no ante el responsable del CRS), con el fin de garantizar su independencia.

3.14.9.

Las prórrogas del Título III se refieren principalmente a proyectos de investigación a gran escala con una duración superior a un año y guardan relación con el programa de trabajo anual para 2017. En relación con el título II, las prórrogas se refieren principalmente a servicios contraídos por un periodo que cubre dos años civiles.

En relación con los 0,20 millones EUR, debe tenerse en cuenta que desde 2014, con el traslado de la Agencia a la nueva sede, lo que ha generado ahorros por importe de 0,6 millones EUR anuales, el Título II del presupuesto se ha fijado en un nivel reducido de 1,4 millones EUR En 2017, un presupuesto rectificativo adoptado en junio llevó a una disminución adicional de los créditos del Título II de 60 000 EUR debido a una disminución de la contribución de las autoridades locales al presupuesto para infraestructuras de la EU-OSHA.

Durante el ejercicio, la Agencia decidió llevar a cabo una reorganización interna del espacio de oficinas y trabajos asociados de equipamiento que no se habían previsto en el momento del proceso presupuestario. La mayoría de las adquisiciones de TI en cuestión se habían planificado para 2018 (y documentadas como tales en el PP para 2017 y fases presupuestarias posteriores) pero finalmente se comprometieron en 2017 (100 000 EUR) una vez que los fondos estuvieron disponibles.

A partir del presupuesto para 2019, se incluirá como anexo al Documento de programación una lista de posibles adquisiciones adicionales de TI: en caso de disponibilidad de créditos debido a, por ejemplo, una renegociación favorable de los precios.

La transferencia entre títulos (en consonancia con las disposiciones del Reglamento Financiero Marco) fue comunicada al Consejo de Dirección, al Parlamento y al Consejo.

3.14.10.

Desde finales de 2016, se ha facilitado el acceso electrónico de la Agencia, a través de su sitio web, a todos los procedimientos en curso (publicidad ex ante para contratos de cuantía baja y media y publicación del anuncio del contrato), proporcionando direcciones de correo electrónico adicionales específicas para la contratación.

En 2018, con octubre como fecha límite, la Agencia introducirá la licitación electrónica para la fase de publicación y gestión de las solicitudes de información hasta la fecha de presentación de las ofertas.

3.14.11.

Entretanto, la Agencia llevará a cabo un análisis de la posible incidencia del Brexit en su organización, operaciones y cuentas.

3.15.   FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO (EUROFOUND)

INTRODUCCIÓN

3.15.1.

La Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (conocida como «Eurofound» y denominada en lo sucesivo «la Fundación»), con sede en Dublín, se creó en virtud del Reglamento (CEE) n.o 1365/75 del Consejo (157). Su misión consiste en contribuir a la concepción y al establecimiento de unas mejores condiciones de vida y de trabajo en la Unión, desarrollando y difundiendo los conocimientos en la materia.

3.15.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Fundación (158).

Cuadro

Cifras clave de la Fundación

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

21

20

Efectivos a 31 de diciembre (159)

104

100

Fuente: datos facilitados por la Fundación.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.15.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Fundación, que comprenden los estados financieros (160) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (161) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.15.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Fundación correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Fundación a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.15.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.15.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.15.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.15.8.

Durante la auditoría de las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables teniendo en cuenta la posición jerárquica y la independencia de los contables. El superior jerárquico del contable de la Fundación es el responsable del departamento financiero y de administración. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia del contable nombrándole responsable directo ante el director (administrativo) y el Consejo de Administración (funcional) de la Fundación.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.15.9.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (162)(163). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Según información de la Comisión, al final de 2017 la Fundación había introducido la facturación y la licitación electrónicas para determinados procedimientos, pero no la presentación electrónica.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.15.10.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

En su informe sobre las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2014, el Tribunal detectó pagos insuficientes al personal entre 2005 y 2014 ligados a la transición hacia el nuevo Estatuto de los funcionarios que se produjo en 2005. Aunque las razones de los pagos insuficientes (2014: incumplimiento de los salarios mínimos garantizados; 2015: factor de multiplicación incorrecto en los salarios) varían, el Tribunal ha detectado, una vez más, pagos insuficientes (43 350  euros) y algunos pagos en exceso (168 930  euros) que afectan a 30 miembros del personal, tanto antiguos como en activo. La Fundación corrigió todos los pagos insuficientes, pero no recuperará los pagos en exceso (en consonancia con el artículo 85 del Estatuto actual). La Fundación debería examinar de nuevo cualquier error posible derivado de la transición hacia el Estatuto de 2005, además de llevar a cabo una evaluación completa de sus nóminas.

En curso

2016

En su informe de auditoría de diciembre de 2016, el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión destacó que es necesario mejorar la gestión de los proyectos por la Fundación, sobre todo en lo que se refiere a los acuerdos de gobernanza, el seguimiento y la presentación de informes. La Fundación y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

En curso

2016

El nivel de créditos comprometidos prorrogados se incrementó en el título III (gastos de operaciones), donde se situó en 2,8  millones de euros, es decir, el 43 % (2015: 2,1  millones de euros, es decir, el 31 %), principalmente relacionado con proyectos (estudios y programas piloto) que continuaron tras la finalización del ejercicio. El elevado nivel de prórrogas es contrario al principio presupuestario de anualidad. La Fundación debería plantearse introducir créditos presupuestarios diferenciados que reflejen mejor la naturaleza plurianual de las operaciones y los retrasos inevitables entre la firma de los contratos, las entregas y los pagos.

En curso

2016

El reglamento de base de la Fundación no exige de forma explícita que se lleven a cabo evaluaciones externas de sus actividades. En el nuevo reglamento de base propuesto por la Comisión se incluye la obligación de llevar a cabo una evaluación cada cinco años.

En curso

RESPUESTA DE LA FUNDACIÓN

3.15.8.

El Consejo de Administración considera satisfactorio el actual nivel de independencia del contable, en particular con la autorización de que ya dispone en la actualidad para responder directamente ante el presidente de acuerdo con el artículo 6.1 de la carta del contable y la implicación actual del Consejo en el proceso de nombramiento. No obstante, en un nuevo Reglamento de base que actualmente se encuentra en fase de debate entre instituciones, se contemplará probablemente atribuir el papel de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos al Consejo de Administración en lugar de al Director. Esto permitirá a Eurofound volver a analizar en el futuro la cuestión de una mayor independencia del contable.

3.15.9.

Tanto la plataforma de presentación electrónica e-submission como la herramienta e-prior son parte de los módulos de contratación electrónica desarrollados por DG DIGIT. Ahora bien, dos agencias piloto han experimentado importantes problemas con el software. Además, el software de contratación electrónica solo está disponible actualmente para licitaciones abiertas (pero no para licitaciones negociadas), de las que Eurofound recibe un número muy escaso cada año. En consecuencia, Eurofound seguirá atentamente las evoluciones y está preparada para efectuar la inversión en contratación electrónica una vez que considere satisfactorias la estabilidad y la funcionalidad del software.

3.16.   AGENCIA DEL GNSS (SISTEMA GLOBAL DE NAVEGACIÓN POR SATÉLITE) EUROPEO (GSA)

INTRODUCCIÓN

3.16.1.

La Agencia del Sistema Europeo Global de Navegación por Satélite o GNSS (conocida como «GSA» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), cuya sede fue transferida de Bruselas a Praga el 1 de septiembre de 2012 (164), se creó en virtud del Reglamento (UE) n.o 912/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo (165), por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1321/2004 del Consejo (166), relativo a las estructuras de gestión del programa europeo de radionavegación por satélite, y se modifica el Reglamento (CE) n.o 683/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo (167). La Autoridad de Supervisión del GNSS Europea, creada en virtud del Reglamento (CE) n.o 1321/2004 asumió oficialmente el ejercicio de todas las funciones antes encomendadas a la Empresa Común Galileo el 1 de enero de 2017 en calidad de «Agencia del GNSS Europeo» dentro del alcance previsto en el Reglamento (UE) n.o 912/210 en su versión modificada. Además, la Comisión confió la explotación del Sistema Europeo de Navegación por Complemento Geoestacionario (EGNOS) a la Agencia mediante un acuerdo de delegación.

3.16.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (168).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (169)

626

704 (170)

Efectivos a 31 de diciembre (171)

160

166

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.16.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (172) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (173) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.16.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.16.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.16.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Párrafo de énfasis

3.16.7.

Tras un procedimiento de adjudicación pública, el 15 de diciembre de 2016, la Agencia firmó un contrato marco por valor de 1 500 millones de euros para la explotación del sistema Galileo de navegación por satélite durante el período 2017-2027. El contrato se adjudicó tras un procedimiento de licitación. Uno de los licitadores participantes ha emprendido acciones legales contra la Agencia ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea para recurrir el resultado del proceso de adjudicación del contrato. La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea decidirá sobre la legalidad y la regularidad de los procedimientos de adjudicación del contrato marco y de todos los contratos específicos conexos y futuros pagos. La Agencia expuso y explicó el asunto en los estados financieros de 2017, e informó de que en 2017 se pagaron en virtud del contrato marco 49 millones de euros (el 7 % del presupuesto de 2017, incluidos importes recibidos a través de acuerdos de delegación).

Otros comentarios

3.16.8.

Sin cuestionar su opinión, el Tribunal desea señalar que el 29 de marzo de 2017 el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea. Las negociaciones para llegar a un acuerdo en el que se establezcan las condiciones de su retirada se hallan actualmente en curso. La Agencia gestiona el Centro de Supervisión de la Seguridad de Galileo y las estaciones terrestres de Galileo, que tienen su sede en el territorio del Reino Unido. Los estados financieros de la Agencia notifican, en el capítulo «Acontecimientos ocurridos tras la fecha del informe», la decisión de la Comisión, aprobada el 24 de enero de 2018, de transferir el emplazamiento de reserva del Centro de Supervisión de la Seguridad de Galileo del Reino Unido a España.

3.16.9.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.16.10.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó sus entornos contables teniendo en cuenta el aspecto de la (re)validación puntual de los sistemas contables. La Agencia fue reubicada y su misión se definió de nuevo en 2013. Su reglamento financiero se revisó en 2014 y la Agencia delegó sus funciones de contabilidad al contable de la Comisión en 2015. Si bien los procedimientos de la Agencia se modificaron significativamente a raíz de estos hechos, desde 2012 no se ha revalidado el sistema contable (174).

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.16.11.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.16.12.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (175)(176). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la licitación electrónica en la versión electrónica del Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Agencia todavía no había introducido ninguna de estas herramientas.

INFORMACIÓN SOBRE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN EXTERNA

3.16.13.

En 2017 se efectuó una evaluación intermedia de los programas Galileo (177) y EGNOS y del rendimiento de la Agencia en el período 2014-2016, en nombre de la Comisión (178).

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.16.14.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2014

El inmovilizado material (por un valor contable neto de 1,0  millones de euros) no tiene cobertura de seguro.

En curso

2015

Pese a este cambio significativo, la última validación del sistema contable tuvo lugar en 2012, sin que se haya realizado la validación prometida a causa de los importantes cambios previstos de procesos y flujos de información originados por el traslado de la Agencia. El nuevo contable tiene proyectado realizar la próxima validación en 2020.

En curso

2015

La Agencia ha implantado planes de continuidad de actividades en los sitios seguros de Francia, el Reino Unido y los Países Bajos. Sin embargo, no existe un plan de este tipo para la sede principal de Praga ni para el conjunto de la Agencia.

En curso

2015

El programa anual de trabajo de la Agencia correspondiente a 2015 no se aprobó hasta marzo de 2015 a la vez que sigue pendiente la aprobación de su programa plurianual de trabajo para 2014-2020. El retraso en la aprobación de los documentos principales de planificación compromete la consecución de los objetivos de la Agencia.

En curso (179)

2015

Durante 2015, se produjo una elevada rotación del personal en la Agencia, puesto que catorce agentes la abandonaron y veintiséis se incorporaron a ella.

Sin objeto

2016

En su informe de auditoría de noviembre de 2016, el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión constató que en dicho año no se había llevado a cabo una valoración anual del riesgo al conjunto de la Agencia, y que los riesgos significativos de la misma no figuran en sus documentos de planificación ni en los informes de actividades. Además, el SAI constató que la terminología utilizada para hacer referencia a varios elementos del sistema de medición de los resultados no era coherente, lo cual dificulta el proceso. La Agencia y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

En curso

2016

El porcentaje de créditos comprometidos prorrogados era elevado en el título II (gastos administrativos), donde se situó en 2,8  millones de euros, es decir, el 46 % (2015: 2,5  millones de euros, es decir, el 42 %). Las prórrogas corresponden principalmente a servicios informáticos prestados en 2016 para los que todavía no se recibieron facturas.

Sin objeto

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.16.10.

La GSA está de acuerdo con la observación del Tribunal. En 2015, la GSA subcontrató sus servicios de contabilidad a la Comisión, por lo que el contable de la CE (dentro de la DG Presupuestos) proporciona todos los servicios requeridos en función del artículo 50 del Reglamento Financiero Marco aplicable a las agencias, incluida la validación de los sistemas locales. El enfoque seguido para la validación es actualmente objeto de debate y de planificación dentro de los servicios de la DG Presupuestos.

3.16.11.

La publicación de los anuncios de vacantes en la plataforma de la EPSO obliga a su traducción a todas las lenguas oficiales de la UE, cuando el inglés es la única lengua operativa de la Agencia y publicar las vacantes en inglés se considera un primer paso útil en la preselección con el fin de garantizar la comprensión de nuestra lengua de trabajo. Por otra parte, traducir las vacantes a todas las lenguas oficiales de la UE representaría limitaciones financieras y temporales adicionales para la Agencia, cuyo beneficio — a la vista también de los razonamientos anteriores — no es concluyente. En su lugar, la GSA tiene la intención de publicar todos los anuncios de puestos vacantes en el portal Inter-Agencias, considerado el equivalente de la EPSO desde la perspectiva de las agencias, y que ofrece un nivel suficiente de transparencia a los ciudadanos de la UE. Además, la Agencia también publica sus anuncios de vacantes en sitios web especializados del sector espacial.

3.16.12.

TED e-Notices (facilitado por la Oficina de Publicaciones) para la publicación de anuncios de licitación, notificaciones de adjudicación de contratos, notificación de correcciones, notificación de modificaciones, etc., se utiliza actualmente en la GSA, cuando procede, conforme al artículo 264 de las normas de desarrollo. La Agencia también tiene la intención de utilizar el sistema TED e-Tendering para la creación y la publicación de licitaciones. En este sentido, la GSA se coordina actualmente con la Oficina de Publicaciones a fin de registrar y crear una cuenta de sistema.

En relación con las licitaciones de cuantía elevada (superior a los umbrales fijados en el artículo 118, apartado 1, del RM) la GSA sigue actualmente los pasos administrativos necesarios para utilizar el módulo de presentación electrónica de ofertas, «e-Submission» del sistema de información «e-PRIOR» desarrollado por la Comisión Europea (facilitado por DG DIGIT), a fin de garantizar que el sistema electrónico que se implantará para la presentación de todas las ofertas respete todos los requisitos establecidos en el RM y en las normas de desarrollo. Cabe señalar que el módulo «e-Submission» actualmente solo soporta los procedimientos abiertos y, en consecuencia, la GSA solo lo utilizará para dichos procedimientos. En este sentido, la GSA ha mantenido ya una primera reunión de coordinación con DG DIGIT y actualmente está en fase de concluir y firmar un Memorándum de Entendimiento con la DG DIGIT a fin de establecer el marco para «e-Submission» y poner en práctica su aplicación.

Agencias financiadas con arreglo a la rúbrica 2 del MFP — Crecimiento sostenible: recursos naturales

3.17.   AGENCIA EUROPEA DE MEDIO AMBIENTE (AEMA)

INTRODUCCIÓN

3.17.1.

La Agencia Europea de Medio Ambiente (conocida como «AEMA» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Copenhague, se creó en virtud del Reglamento (CEE) n.o 1210/90 del Consejo (180). Su misión consiste en establecer una red de observación para transmitir a la Comisión, el Parlamento, los Estados miembros y al público en general información fiable sobre el estado del medio ambiente. En particular, esta información debe permitir a la Unión Europea y a los Estados miembros adoptar medidas de preservación del medio ambiente y evaluar su eficacia.

3.17.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (181).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

50,5

70

Efectivos a 31 de diciembre (182)

208

212

Fuente: datos facilitados por la Agencia; incluye el presupuesto central y el no central.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.17.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (183) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (184) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.17.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.17.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.17.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.17.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.17.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables teniendo en cuenta la posición jerárquica y la independencia de los contables. El superior jerárquico de la contable de la Agencia es el responsable de los servicios administrativos. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia de la contable nombrándola directamente responsable ante el Director (administrativo) y el Consejo de Administración (funcional) de la Agencia.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.17.9.

La Agencia tuvo que afrontar retrasos significativos en la ejecución del plan de trabajo de 2016 de uno de los centros temáticos europeos (ICM, Aguas continentales, costeras y marítimas). Debido a ello, la Agencia rechazó algunas actividades, así como parte de los costes solicitados por el centro temático europeo. La corrección en el importe del pago final también muestra la mejora de los controles financieros y de rendimiento de las subvenciones a los centros temáticos europeos.

3.17.10.

Se detectaron insuficiencias en varios procedimientos de contratación pública. Los pliegos de condiciones utilizados por la Agencia para distintas licitaciones no especificaban ningún requisito mínimo en los criterios de selección con respecto a la capacidad económica y financiera, por lo que estos criterios no pueden cumplir su objetivo de determinar si un licitador tiene la capacidad necesaria para ejecutar el contrato.

3.17.11.

La competencia de precios en varias licitaciones de elevada cuantía estaba basada únicamente en tarifas diarias ofrecidas para determinados perfiles, y no en el tiempo necesario para concluir las tareas. Se firmaron contratos marco con un solo licitador, mientras que una reapertura de la competencia habría dado mejores resultados en contratos específicos.

3.17.12.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (185)(186). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Agencia había introducido la facturación y licitación electrónicas para determinados procedimientos, pero no la presentación electrónica.

3.17.13.

Se observaron varias insuficiencias en los procedimientos de contratación organizados por la Agencia. En particular, las actas del comité de selección no justificaban con suficiente detalle las opciones escogidas. Es necesario definir mejor los criterios aplicados en cada fase del procedimiento de selección y el papel de cada miembro del comité de selección a fin de reforzar la transparencia y la igualdad de trato a los candidatos.

3.17.14.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente. El motivo principal, según la agencia, es el alto coste de la traducción de las publicaciones de EPSO, puesto que requiere que se traduzcan a todas las lenguas oficiales de la UE.

OBSERVACIONES SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

3.17.15.

Para ejecutar el Acuerdo de delegación Copernicus con la Comisión, la Agencia contrajo varios compromisos jurídicos relativos a Copernicus antes de haber recibido la prefinanciación de la Comisión. Aunque estos compromisos estaban cubiertos por un informe de excepción firmado por el director de la Agencia, este procedimiento incumple las normas de desarrollo del Reglamento Financiero. La puntualidad de los pagos de prefinanciación por la Comisión es esencial para permitir la ejecución de los acuerdos de delegación.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.17.16.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

Aunque en 2016, la Agencia actualizó su política de seguridad, otros muchos procedimientos internos están obsoletos. La dirección superior aprobó un plan de acción que incluye la revisión y la actualización del plan de continuidad de las actividades. Por otro lado, la Agencia pretende revisar su política de gestión documental que adoptó en 2009 de acuerdo con la nueva política de seguridad, y también prevé revisar y actualizar sus normas de control interno, cuando proceda.

Aplicada

2016

El Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión llevó a cabo una auditoría de gestión en 2015, imbricada en el proceso de preparación del Informe sobre el Estado del Medio Ambiente (SOER). En su informe de auditoría de julio de 2016, el SAI llegó a la conclusión de que, en general, los procesos del SOER cumplían adecuadamente con su cometido. La Agencia y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

Sin objeto

2016

En 2014 y en nombre de más de 50 instituciones y órganos de la UE (la Agencia incluida), la Comisión firmó un contrato marco con una empresa para la compra de software, licencias y para la provisión de servicios de mantenimiento y de consultoría informáticos. La empresa contratista marco funciona como intermediaria entre la Agencia y los proveedores que pueden satisfacer las necesidades de esta y, por estos servicios, tiene derecho a incrementos del dos al cinco por ciento sobre los precios de los proveedores. En el contrato marco se estipula explícitamente que no confiere ningún derecho exclusivo al contratista. En 2016, la Agencia recurrió a este contrato para adquirir licencias de software por un importe total de 442 754  euros. La mayoría de estas adquisiciones fueron de productos pertenecientes a una categoría específica que debería usarse de forma excepcional únicamente y cuyos precios no se establecían en la licitación ni en el propio contrato. Este procedimiento no garantiza una competencia suficiente ni la aplicación de la solución más económica. Además, los incrementos cargados por el contratista marco no se comprobaron adecuadamente. El mayor pedido consistió en la renovación de las licencias de software proporcionadas por un revendedor exclusivo del país escandinavo (112 248  euros). En este caso no había una razón para el uso del contrato marco, lo que conllevó un incremento del coste innecesario.

En curso

RESPUESTA DE LA AGENCIA

COMENTARIOS SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.17.8.

La Agencia ha examinado junto con la contable la observación del Tribunal y confía en que el hecho de que la contable sea un funcionario de alto grado (AD12) y con acceso directo al Consejo de Administración garantice la independencia en sus funciones.

COMENTARIOS SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.17.9.

La Agencia agradece el reconocimiento de que su gestión de los centros temáticos europeos ha seguido mejorando, tanto en términos de verificación financiera como operativa. Para evitar que se repita el problema en 2017 en el caso del Centro temático europeo/ICM, la tarea en cuestión se ha suprimido del plan de acción anual y se ha internalizado en la Agencia. La Agencia se esfuerza por mantener y mejorar el nivel actual de los controles de las subvenciones de los centros temáticos europeos.

3.17.10.

La Agencia confirma que ha modificado los requisitos relacionados con la verificación de la capacidad financiera de las licitaciones en el transcurso de 2017, que ahora consiste en solicitar a los licitadores que faciliten información sobre los ratios financieros (liquidez, solvencia y rentabilidad) y en establecer el requisito de un volumen de negocios mínimo equivalente al menos al doble del valor estimado del contrato anual, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 147, apartado 1, letra a), de las normas de desarrollo.

3.17.11.

La Agencia reitera que la elección de adjudicar contratos marco a contratistas únicos es deliberada y tiene debidamente en cuenta la competencia limitada que prevalece en los mercados pertinentes, así como la naturaleza y la complejidad de los servicios que deben contratarse. Al adjudicar contratos específicos en virtud de los contratos marco, la Agencia tiene en cuenta no solo las tarifas diarias acordadas contractualmente, sino también el número estimado de días necesarios para llevar a cabo las tareas con el fin de calcular el presupuesto estimado para un contrato específico concreto. Solo entonces se inician las negociaciones con el contratista sobre los detalles de su oferta, siempre con miras a lograr la mejor relación entre los costes y las prestaciones. Con la reapertura de la competencia, la Agencia no tendrá ninguna influencia para seguir negociando las ofertas con los contratistas.

3.17.12.

A raíz de la decisión del Consejo de Administración de 9 de noviembre de 2015 de poner en marcha una solución de contratación electrónica en la AEMA, la Agencia introdujo la facturación electrónica para determinados procedimientos en 2014 y actualmente está en proceso de ampliarla a todos sus procedimientos, mientras que la licitación electrónica lleva en funcionamiento desde el 1 de enero de 2015 para todas las licitaciones abiertas. El proceso de incorporación de la presentación electrónica se inició en diciembre de 2017 y el primer anuncio de licitación en utilizar este módulo se publicó el 18 de junio de 2018 (EEA/COM/18/002 — Prestación de servicios editoriales para la AEMA).

3.17.13.

La Agencia toma nota de la observación del Tribunal y confirma que está adaptando sus procedimientos de selección y contratación en los siguientes aspectos:

a)

añadir en los documentos pertinentes un «sello de tiempo» (no solo una fecha) para cada acción emprendida en las diferentes etapas (selección preliminar, selección, entrevista y prueba escrita);

b)

producir sistemáticamente las respuestas esperadas a las preguntas predefinidas para la entrevista y la prueba escrita en la fase de selección preliminar;

c)

aplicar un procedimiento electrónico (sin papel) con vistas a mejorar la presentación de informes.

3.17.14.

La EPSO prohibió la publicación de la Agencia por no cumplir la condición exigida de traducir todos los anuncios de vacante a todas las lenguas oficiales. Sin embargo, la Agencia no dispone ni del presupuesto ni de los recursos necesarios para satisfacer la petición de la EPSO. Por otra parte, además de la traducción de cada anuncio de vacante, las candidaturas deberán tramitarse también en todas las lenguas, lo que supone un coste adicional prohibitivo. Como la mayoría de las agencias de la UE, la Agencia ha estado buscando una alternativa al sitio web de la EPSO y, desde mayo de 2018, utiliza un sitio web equivalente para sus publicaciones, desarrollado y mantenido por la Red de Agencias de la UE, a saber, el «Tablón de anuncios de empleo de las agencias». Además, la Agencia está utilizando LinkedIn y su propio sitio web y páginas de Facebook para garantizar la máxima exposición.

COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

3.17.15.

Antes de firmar el Acuerdo de delegación Copernicus con la Dirección General de Mercado Interior, Industria, Emprendimiento y Pymes (DG GROW), la Agencia subrayó que las condiciones de prefinanciación eran contrarias al Reglamento Financiero (artículo 7 de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero de 2014). Inicialmente, la DG GROW respondió favorablemente, pero la Dirección General de Presupuestos (DG BUDG), responsable del modelo estándar de los acuerdos de delegación, impidió un cambio en dicho Acuerdo. Al comienzo del Acuerdo de delegación, la Agencia siguió informando de los problemas y de su necesidad de presentar regularmente excepciones para poder continuar la actividad operativa, lo que finalmente llevó a la DG GROW a modificar las condiciones de prefinanciación del Acuerdo de delegación en agosto de 2017 y a conceder prefinanciación adicional en noviembre de 2017.

3.18.   AGENCIA EUROPEA DE CONTROL DE LA PESCA (AECP)

INTRODUCCIÓN

3.18.1.

La Agencia Europea de Control de la Pesca (conocida como «AECP» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Vigo, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 768/2005 del Consejo (187). Su misión consiste en organizar la coordinación operativa de las actividades de control e inspección de la pesca de los Estados miembros, con objeto de garantizar que las normas de la política pesquera común se apliquen de manera eficaz y uniforme.

3.18.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (188).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (189)

10

17

Efectivos a 31 de diciembre (190)

64

72

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.18.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (191) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (192) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.18.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.18.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.18.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.18.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

Informes del servicio de auditoría interna y de evaluación externa

3.18.8.

En 2017, el servicio de auditoría interna (SAI) de la Comisión publicó el informe de auditoría «IT Governance and Project Management» (Gobernanza informática y gestión de proyectos) (193). La Agencia y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

3.18.9.

En 2017, se llevó a cabo una evaluación externa de la Agencia en nombre del consejo de administración (194). La Agencia está preparando un plan para aplicar estas recomendaciones.

RESPUESTA DE LA AGENCIA

La Agencia toma nota del Informe del Tribunal.

Agencias financiadas con arreglo a la rúbrica 3 del MFP — Seguridad y ciudadanía

3.19.   AGENCIA DE LA UNIÓN EUROPEA PARA LA FORMACIÓN POLICIAL (CEPOL)

INTRODUCCIÓN

3.19.1.

La Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial (conocida como «CEPOL» y denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Budapest, se creó en virtud del Reglamento (UE) n.o 2015/2219 del Parlamento Europeo y del Consejo (195), por el cual se sustituye y deroga la Decisión 2005/681/JAI del Consejo (196). Su misión consiste en funcionar como una red que agrupe a los centros nacionales de formación de policía de los Estados miembros para impartir cursos de formación, basados en normas comunes, dirigidos a funcionarios policiales de rango superior.

3.19.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Agencia (197).

Cuadro

Cifras clave de la Agencia

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

10

9

Efectivos a 31 de diciembre (198)

51

53

Fuente: datos facilitados por la Agencia.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.19.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Agencia, que comprenden los estados financieros (199) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (200) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.19.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Agencia correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Agencia a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.19.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.19.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.19.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.19.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó sus entornos contables teniendo en cuenta el aspecto de la (re)validación puntual de los sistemas contables. En 2014, la Agencia delegó sus funciones de contabilidad al contable de la Comisión. En 2014 la Agencia se trasladó y en 2016 se redefinió su mandato. Si bien los procedimientos de la Agencia se modificaron a raíz de estos hechos, no se ha revalidado el sistema contable desde 2013.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.19.9.

En diciembre de 2016, la Agencia firmó con un operador económico un contrato marco de cuatro años por valor de 1,6 millones de euros para la provisión de agentes temporales. El único criterio competitivo que se tuvo en cuenta en el procedimiento de licitación fue el precio. Hubiera sido preferible un contrato marco con múltiples proveedores seleccionados según el precio y los criterios de calidad, para garantizar el puntual suministro de servicios de calidad.

3.19.10.

El 29 de marzo de 2017, el Reino Unido notificó al Consejo Europeo su decisión de abandonar la Unión Europea (Brexit). La Agencia, al contrario que la mayoría de las demás agencias, no llevó a cabo un análisis de las probables consecuencias del Brexit en su organización, sus operaciones y sus cuentas.

3.19.11.

La Agencia publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

3.19.12.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (201)(202). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Al final de 2017, la Agencia había introducido la facturación y licitación electrónicas, pero no la presentación electrónica.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.19.13.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó el informe de auditoría «Needs assessment, Planning and Budgeting of Training activities» (Evaluación de las necesidades, planificación y presupuesto de actividades de formación) en CEPOL (203). La Agencia preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.19.14.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

Las prórrogas de créditos comprometidos fueron elevadas en el título II (gastos de actividades de apoyo), y se situaron en 140 055  euros, es decir, el 30 % (2015: 212 456  euros, es decir, el 49 %). Estas prórrogas obedecen principalmente a servicios de consultoría informática y a productos y servicios informáticos encargados a finales del ejercicio.

Sin objeto

2016

Existe una elevada rotación del personal, lo que puede afectar tanto a la continuidad de las operaciones como a la capacidad de la Agencia de ejecutar las actividades previstas en su programa de trabajo. En 2016, 11 personas dejaron de trabajar en la Agencia y 21 fueron contratadas. El reducido número de candidaturas, especialmente procedentes de Estados miembros distintos del anfitrión, compromete la capacidad de la Agencia de contratar candidatos adecuados. Entre 2013 y 2016, el número de personal procedente del Estado anfitrión aumentó de 1 a 16, lo que representa el 31 % de los efectivos en 2016. El reducido número de candidaturas procedentes de otros Estados miembros podría deberse tanto al coeficiente corrector de salarios que aplica el Estado anfitrión (69 %) como a la competencia con otro organismo de la UE que también tiene sede en Budapest.

En curso

RESPUESTA DE LA AGENCIA

3.19.8.

La CEPOL está de acuerdo con la observación del Tribunal. En 2014, la CEPOL subcontrató sus servicios de contabilidad a la Comisión, en consecuencia el contable de la CE (dentro de la DG Budget) proporciona todos los servicios requeridos en función del artículo 50 del Reglamento Financiero Marco aplicable a las agencias, incluida la validación de los sistemas locales. El enfoque seguido para la validación es actualmente objeto de debate y de planificación dentro de los servicios de la DG Budget.

3.19.9.

La Agencia ha tomado nota de las observaciones del Tribunal, aunque no comparte la misma opinión. Los criterios de calidad se han integrado en las especificaciones técnicas, y se ha descalificado a los licitadores que no confirman su capacidad para cumplir con ellos. La elección de adjudicar un contrato marco único se basa en la experiencia previa y las especificidades del mercado de trabajo nacional. No obstante, la CEPOL tendrá debidamente en cuenta las recomendaciones del Tribunal de Cuentas para futuras contrataciones, según proceda.

3.19.10.

La Agencia ha tomado nota de los comentarios del Tribunal. El BREXIT ha sido objeto de debates en las reuniones de la dirección; se siguieron muy de cerca los debates de la NAPO (Red interagencias para responsables de contratación) y la red jurídica interagencias (IALN), así como las comunicaciones recibidas de la Comisión. Los riesgos para la CEPOL se consideraron limitados, aunque no se hayan documentado formalmente.

3.19.11.

La Agencia ha tomado nota de los comentarios del Tribunal. Los costes estimados de traducción de los anuncios de vacantes a todas las lenguas de la UE, tal como se exige para su publicación en el sitio web de la EPSO, se consideran demasiado elevados en relación con los beneficios previstos. A partir de 2018, la CEPOL publicará también todas las vacantes en el tablón de empleo interinstitucional que ha desarrollado la Red de Agencias de la UE.

3.19.12.

La Agencia ha tomado nota de las observaciones del Tribunal y confirma los avances realizados en cooperación con la DG DIGIT para introducir la presentación electrónica.

3.19.13.

La Agencia confirma los avances realizados en la aplicación del plan de acción; el Servicio de auditoría interna evaluó dos de las cuatro recomendaciones del plan respecto a su aplicación.

3.20.   OFICINA EUROPEA DE APOYO AL ASILO (EASO)

INTRODUCCIÓN

3.20.1.

La Oficina Europea de Apoyo al Asilo (denominada en lo sucesivo «la Oficina» o «EASO»), con sede en La Valeta, se creó en virtud del Reglamento (UE) n.o 439/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo (204) con el objetivo de reforzar la cooperación práctica en materia de asilo y ayudar a los Estados miembros a cumplir sus obligaciones europeas e internacionales de dar protección a las personas que lo necesiten. Desde 2015, la Oficina presta apoyo a Grecia e Italia en el contexto de la crisis migratoria.

3.20.2.

El cuadro 1 presenta las cifras clave de la Oficina (205).

Cuadro 1

Cifras clave de la Oficina

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (206)

53

79

Efectivos a 31 de diciembre (207)

125

200

Fuente: datos facilitados por la Oficina.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.20.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Oficina, que comprenden los estados financieros (208) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (209) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.20.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Oficina correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Oficina a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.20.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Fundamento de la opinión desfavorable sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.20.6.

En los apartados 3.20.9 a 3.20.31 se describen una serie de casos significativos y sistemáticos de incumplimiento de las obligaciones de pago conforme a lo establecido en el reglamento financiero de la Oficina y otras normas y disposiciones aplicables, en particular, los pagos subyacentes en concepto de contratación pública y de contratación de personal. El carácter sistemático de este incumplimiento demuestra que el sistema de control interno es inadecuado. El error combinado de los pagos no conformes se cuantifica en un mínimo de 7,7 millones de euros, lo que supone el 10,3 % del volumen total de pagos que la Oficina realizó en 2017.

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.20.7.

En opinión del Tribunal, debido a la importancia de los hechos descritos en el párrafo de fundamento de la opinión desfavorable sobre la legalidad y la regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 están significativamente afectados por errores.

Párrafo de énfasis

3.20.8.

Al cierre del ejercicio 2017, el problema de recursos humanos de la Oficina se deterioró de forma exponencial. En la dirección de la Oficina, 4 de 10 puestos como jefe de unidad estaban vacantes, y 18 de 27 puestos de jefe de sector quedaban sin cubrir. En el departamento administrativo, 3 de 4 puestos como jefe de unidad estaban vacantes, y 5 de 10 puestos de jefe de sector quedaban sin cubrir. Esta situación da lugar a una serie de graves dificultades en la dirección de la Oficina. Por otro lado, se ocuparon 129 puestos temporales a finales de mayo de 2018, mientras que otros 78 permanecían vacantes. En cuanto a los agentes contractuales, se ocuparon 71 puestos y 13 todavía quedaban vacantes. La Oficina carece actualmente de la capacidad administrativa para ocupar un volumen tan alto de puestos vacantes (véase el cuadro 2). En general, esta situación produce un riesgo grave para la continuidad de las operaciones de la Oficina a su escala actual.

Cuadro 2

Organigrama de la Oficina a principios de junio de 2018

Image

OBSERVACIONES SOBRE LA LEGALIDAD Y REGULARIDAD DE LOS PAGOS, ASÍ COMO DE LOS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS

Existen grandes riesgos inherentes a la naturaleza de las actividades que desempeña la Oficina

3.20.9.

Desde 2016, la Oficina ha experimentado una expansión sin precedentes de las tareas y las actividades destinadas a prestar asistencia técnica y operativa a los Estados miembros en el ámbito de la crisis migratoria. Este hecho se ve reflejado en un aumento del presupuesto, que pasó de los 19 millones de euros iniciales en 2016 a 79 millones de euros tras la segunda modificación del presupuesto de 2017. Aumentó el volumen de procedimientos de contratación pública, pasando de 87 en 2015 a 140 en 2017. El número de pagos se incrementó en un 225 %, pasando de 2 578 pagos en 2015 a 8 381 en 2017.

3.20.10.

La Oficina es una de las pocas agencias de la UE que se ubican en varios emplazamientos distintos. Además de la sede radicada en Malta que alberga 179 empleados estatutarios, la Oficina gestionaba en 2017 dos grandes operaciones de apoyo en Grecia e Italia con 747 expertos procedentes de los Estados miembros y los países asociados, 202 mediadores culturales (intérpretes), 178 empleados interinos y 21 empleados de la propia plantilla estatutaria de la Oficina.

3.20.11.

Como ya abordó el Tribunal en el Informe especial n.o 6/2017 «Respuesta de la UE a la crisis de los refugiados: el enfoque de «puntos críticos»», la Oficina depende en gran medida de que los Estados miembros aporten suficientes recursos. El período de despliegue a muy corto plazo (de 6 a 8 semanas) de los expertos procedentes de los Estados miembros supone un singular escollo a la eficiencia de las operaciones.

El extraordinario desafío operativo que produce la crisis migratoria no se vio mitigado por una estructura sólida de gobernanza ni por controles internos eficaces

3.20.12.

Al presentarse en 2015 las operaciones de apoyo de Grecia e Italia, la Oficina hizo frente a una situación de escasez de los recursos destinados a las operaciones de despliegue que facilitan los Estados miembros. Incluso en etapas anteriores, la Oficina tuvo dificultades para cubrir los puestos de personal en su plantilla. Desde 2014, una observación recurrente era la elevada rotación que sufría la plantilla de la Oficina. En sus informes anuales previos, el Tribunal puso constantemente de relieve que este tipo de situaciones suponen un riesgo serio para el logro de los objetivos fijados en los programas de trabajo anuales y plurianuales. Pese a sus reiterados intentos (36 procedimientos de contratación de personal y 100 contratos nuevos en 2017), la Oficina no logró contratar y retener un número suficiente de trabajadores (véase también el párrafo de énfasis, apartado 3.20.8).

3.20.13.

El extraordinario desafío operativo que produce la crisis migratoria no se vio reducido por una estructura sólida de gobernanza. El Consejo de Administración no estableció en la Oficina un dispositivo de auditoría interna y las operaciones realizadas en Grecia e Italia no se auditaron internamente. Hasta finales de 2017, la supervisión de la gestión financiera ejercida por el Consejo de Administración tenía sus limitaciones.

3.20.14.

La Oficina carecía de un departamento jurídico interno y de una revisión interna sistemática de la documentación legal. La mayor parte de los asuntos jurídicos (fundamentalmente, personal y contratación pública) son externalizados sin una decisión u orientación interna que sea clara y que defina quién está autorizado a subcontratar y qué tipo de asuntos, a qué despacho de abogados y en qué condiciones. Si bien la Oficina recurre a un mínimo de 8 despachos diferentes, no existe un registro exhaustivo de todos los contratos relacionados, de las causas y las opiniones.

3.20.15.

La Oficina no cuenta con una verificación adecuada para garantizar que los servicios jurídicos prestados velan por el interés de la Oficina exclusivamente y no por el de una persona física. Los procedimientos relativos a la protección frente a conflictos de interés no siempre son eficaces. En general, valerse de los servicios prestados por abogados externos reduce la posibilidad de dirimir conflictos antes de iniciarse un litigio.

3.20.16.

Los asuntos mencionados en los apartados 3.20.13 y 3.20.14 exponen a la Oficina a los riesgos de pérdidas económicas o daños a su reputación. La Oficina está llevando a cabo una investigación interna en estos asuntos.

La falta de controles internos produjo varios casos de incumplimiento grave

Pagos por servicios de personal temporal

3.20.17.

En 2017, los pagos por servicios de personal temporal ascendían a 7,7 millones de euros. En ausencia de un procedimiento competitivo de contratación pública, en la auditoría de 2016 se consideró que la contratación de servicios de personal temporal en Grecia era irregular. Sin embargo, la Oficina todavía abonó 4,8 millones de euros conforme a dicho contrato irregular celebrado en 2017.

3.20.18.

Los procedimientos de contratación pública de personal temporal realizados en Malta en 2017 (en ese mismo año, el volumen de pagos ascendió a un millón de euros) no fueron gestionados adecuadamente (por ejemplo, plazos cortos para remitir ofertas, falta de transparencia al prorrogarse los plazos), lo que afecta a la competencia como uno de los principios fundamentales de la contratación pública. Por tanto, los procedimientos de contratación pública tuvieron que repetirse algunas veces por quedar desiertos.

3.20.19.

La Oficina no llevó a cabo una evaluación adecuada de las necesidades y las soluciones alternativas antes de firmar contratos de varios millones de euros. La supervisión de los contratos a los efectos del cumplimiento de la normativa nacional sobre trabajo temporal fue escasa, lo que expuso a la Oficina a una serie de graves riesgos en cuanto a su imagen y sus finanzas. Por otro lado, se dieron insuficiencias significativas en la verificación de las fichas de control horario de los trabajadores temporales, además de detectarse una serie de irregularidades. La Oficina está llevando a cabo una investigación interna en este asunto.

Pagos en concepto de gastos de personal

3.20.20.

En 2017, los pagos en concepto de servicios de personal ascendieron a 13,5 millones de euros. El Tribunal advirtió insuficiencias graves en cuatro de los catorce procesos auditados de contratación de personal.

3.20.21.

A modo de ejemplo, la Oficina no publicó un puesto vacante de asesor principal, sino que en su lugar, la contratación se hizo directamente a partir de una lista de reserva elaborada para cubrir un puesto de jefe de departamento, lo cual constituye una irregularidad. También de forma sistemática, la Oficina prorrogaba los plazos de las candidaturas sin haberse aprobado esto formalmente ni documentado las razones de tal decisión. El número de candidaturas recibidas dentro de los plazos iniciales no siempre justificaba la necesidad de recurrir a una prórroga.

3.20.22.

Algunos procedimientos de contratación de personal para puestos administrativos no eran acordes al grado publicitado. En el seguido para cubrir un puesto de director en el departamento de administración, la convocatoria era más restrictiva que el resto de las anunciadas para puestos idénticos en otros departamentos. En otro procedimiento, la Oficina no documentó de forma adecuada los controles de admisibilidad de los candidatos.

Pagos por arrendamientos y otros trabajos relacionados

3.20.23.

En 2017, el importe total en concepto de arrendamiento de todas las oficinas en sus distintas ubicaciones ascendía a dos millones de euros. El Tribunal detectó que la Oficina había formalizado contratos de arrendamiento para la ampliación de la sede en Malta y varias oficinas nuevas en Atenas, Lesbos y Quíos, sin haber llevado a cabo un análisis adecuado del mercado local.

3.20.24.

En junio de 2017, la Oficina celebró un contrato de arrendamiento para establecer la oficina de Lesbos. La Oficina también aceptó un contrato con el arrendador (sin competencia) para realizar las obras de adaptación del edificio alquilado a sus necesidades. El valor de los contratos por obras (700 000 euros durante los primeros meses del arrendamiento) era varias veces superior al valor anual del contrato de arrendamiento. Invertir una elevada cantidad de dinero en las instalaciones que se arriendan entraña una serie de grandes riesgos financieros y operativos.

3.20.25.

En 2018, la Oficina decidió concluir un contrato de arrendamiento de oficinas en Quíos y varios contratos de obras relacionados. La Oficina está actualmente tratando de limitar la exposición financiera que se deduzca de su vencimiento.

Pagos en concepto de gastos de viaje

3.20.26.

El Tribunal estimó que un contrato por valor de 4 millones de euros destinados a servicios de viaje era irregular. El contrato se adjudicó a un licitador que no cumplía todos los criterios de selección. Aun así, la Oficina desembolsó 1,5 millones de euros en 2017 en virtud de dicho contrato irregular.

3.20.27.

En 2017, la Oficina observó una serie de insuficiencias significativas en la aceptación de servicios de viaje, en particular, la falta de documentos justificativos que demuestren la solicitud o prestación efectivas de dichos servicios. La Oficina está llevando a cabo una investigación interna en este asunto.

Otros pagos

3.20.28.

Asimismo, otros servicios sujetos a un procedimiento de contratación pública, como los de limpieza, seguridad, interpretación y asesoramiento, se vieron afectados constantemente por insuficiencias similares. El Tribunal detectó serias insuficiencias en la evaluación de las necesidades de la Oficina; la redacción de las especificaciones de la licitación; la elección del tipo de contrato; los procedimientos de contratación pública seguidos; los plazos fijados para la presentación de las ofertas; los métodos de evaluación y adjudicación (es decir, la ponderación del precio respecto de los criterios de calidad); las modificaciones y las prórrogas de los contratos; la ejecución de contratos y la comprobación de los servicios prestados. Estas insuficiencias inciden en los principios de competencia, transparencia, igualdad de trato y no discriminación de los licitadores. En último término, pueden impedir que la Oficina obtenga la mejor relación calidad-precio a través de la contratación pública. Los apartados siguientes ofrecen algunos ejemplos de las insuficiencias anteriormente citadas.

3.20.29.

En 2017, la Oficina adjudicó directamente un contrato de servicios de asesoramiento para ejecutar el plan de acción sobre las islas griegas. El procedimiento de contratación pública se otorgó a un único operador económico preseleccionado sin aplicar ninguno de los procedimientos de contratación pública establecidos en el Reglamento Financiero. Por tanto, el procedimiento de contratación pública y todos los pagos relacionados (992 000 euros) eran irregulares.

3.20.30.

Desde 2016, la Oficina ha realizado varias modificaciones al contrato original firmado ese mismo año con un despacho de abogados por un importe inicial de 5 000 euros, valor que en 2018 aumentó hasta los 259 000 euros. El importe total de los pagos relativos al contrato ascendía a 98 332 en 2017, ligado en parte a los servicios de asesoramiento por los que se exigía un procedimiento de contratación pública bajo requisitos de competencia. Por tanto, las modificaciones contractuales y los pagos relativos al asesoramiento eran irregulares.

3.20.31.

La ejecución del contrato por valor de 120 000 euros firmado en 2013 (cuya cuantía se modificó en 2017 para situarse en 132 000 euros), para la organización de cuatro a seis eventos principales en un hotel internacional en el transcurso de cuatro años, no era coherente con el objetivo original del contrato. En su lugar, la Oficina recurrió a este contrato para celebrar aproximadamente 50 actos de menor tamaño. Por tanto, la ejecución del contrato era irregular.

OBSERVACIONES SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

3.20.32.

Con arreglo a los pactos entre la Unión Europea y el Reino de Noruega, la Confederación Suiza y el Principado de Liechtenstein (también denominados los «países asociados») relativos a su participación en la Oficina, los países asociados participan plenamente en la labor de la misma y sus acciones de asistencia pueden realizarse en favor de estos países. En 2016, la Oficina recibió una subvención de la Comisión que garantizaba el desarrollo adecuado de las capacidades en Grecia, la asistencia en la aplicación de la Declaración de la Unión Europea-Turquía, así como la agilización sustancial de la ejecución de los traslados con el fin de aliviar la onerosa carga que soporta Grecia actualmente. Todas estas iniciativas se perfilan como la actividad principal de la Oficina, en apoyo de acciones que persiguen el interés común. La Oficina utilizó la subvención para el pago de compromisos por estas actividades, que ascendían a 6,4 millones de euros en 2016 y 1,7 millones de euros en 2017. Sin embargo, la Oficina no incluyó estos importes en el cálculo de las aportaciones realizadas por los países asociados. De haberse hecho, los países asociados tendrían que haber pagado 500 000 euros más.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.20.33.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a los comentarios del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2013

Del total de los pagos, la Oficina efectuó 446 (18 %) pagos fuera de los plazos establecidos en el Reglamento Financiero. Los retrasos ascendieron de media a veintiún días.

En curso (210)

2013

Seis de las dieciséis normas de control interno no se han aplicado plenamente.

Sin objeto (211)

2014

Del total de los pagos, la Oficina efectuó 1 062 (28,6  %) pagos fuera de los plazos establecidos en el Reglamento Financiero. Los retrasos ascendieron de media a veinticuatro días.

En curso

2014

La Oficina cuenta con un alto porcentaje de rotación del personal: catorce personas la abandonaron en 2014, cuatro de ellas además en puestos clave, lo que compromete seriamente la consecución de los objetivos fijados en los programas de trabajo tanto anual como plurianual.

Pendiente

2014

Con arreglo a una decisión del director ejecutivo, los participantes de las reuniones organizadas por la Oficina se clasifican en tres categorías (A, B o C) para el reembolso de los gastos. Los pagos totales en concepto de reembolso ascendieron a 997 506  euros en 2014. Los participantes de la categoría A, que asumen funciones específicas en las reuniones, recibieron un reembolso a tanto alzado en concepto de dietas y gastos de viaje, mientras que los participantes de la categoría B reciben este reembolso a tanto alzado solo en concepto de gastos de viaje. Los participantes de la categoría C no tienen derecho al reembolso de sus gastos. El porcentaje de participantes clasificados en la categoría A a fines de reembolso aumentó del 61 % en 2013 al 69 % en 2014. No se dispone de documentación que justifique la clasificación de participantes en las tres categorías.

En curso

2016

Tres licitadores participaron en un procedimiento de adjudicación para la prestación de servicios de viajes en virtud de un contrato marco de servicios por valor de 4 millones de euros para el período 2016-2020. El Tribunal solicitó a dos de ellos que facilitaran información adicional sobre los mismos criterios de selección. Aunque ninguno de los dos remitió la información solicitada (currículum vítae de las personas que tenían que efectuar la tarea en los locales de la Oficina), solo uno fue excluido del procedimiento por esta razón, y al otro se le adjudicó el contrato con la condición de que facilitara los currículos tras dicha adjudicación. El procedimiento de licitación, por tanto, no se ajustó al principio de igualdad de trato, y se concedió el contrato a un licitador que no cumplía todos los criterios de selección. Por tanto, el contrato marco y los pagos conexos que se abonaron en 2016, por un valor de 920 561  euros, son irregulares.

Pendiente en 2017 (212)

2016

En febrero de 2016, la Oficina adjudicó directamente un contrato marco de servicios de personal temporal como apoyo a su respuesta a la crisis migratoria por un período de 12 meses y un valor de 3,6  millones de euros. El contrato marco se adjudicó a un solo operador económico preseleccionado, sin aplicar ninguno de los procedimientos de licitación establecidos en el Reglamento Financiero de la UE y, por tanto, la adjudicación no cumplía las correspondientes normas de la UE y los correspondientes pagos de 2016 por valor de 592 273  euros son irregulares.

Pendiente en 2017 (213)

2016

En agosto de 2016, la Oficina inició un procedimiento abierto (cinco lotes) para adjudicar un contrato marco con el objetivo de cubrir sus necesidades de mediadores interculturales e intérpretes en distintos países. El importe total del contrato marco para los cuatro lotes firmados y auditados (lotes 2 a 5) fue de 60 millones de euros durante cuatro años. Se adjudicaron los cuatro lotes al mismo licitador, que actuaba como primer contratista de la cadena. Este contratista cumplía los requisitos financieros estipulados en los criterios de selección (un millón de euros de facturación anual) salvo en uno de los tres años precedentes, para el que se firmó un contrato de acogida con una ONG que se comprometió a poner su «facturación» a disposición del contratista. El Reglamento Financiero permite recurrir a las capacidades económicas y financieras de otras entidades. Sin embargo, en este caso no queda claro cómo esa entidad puede facilitar la «facturación», ni tampoco si, dada la naturaleza de sus actividades, puede contribuir a la ejecución de los servicios que deben prestarse. La Oficina debería haber rechazado la oferta porque en ella no quedaba demostrado el cumplimiento de las obligaciones de solvencia económico-financiera de los licitadores. En consecuencia, el contrato marco y todos los pagos relacionados son irregulares (en 2016 no se efectuaron pagos).

Sin objeto

2016

La reunión extraordinaria del Consejo Europeo de 23 de abril de 2015 y el plan de acción de diez puntos adoptado el 20 de abril de 2015 por los ministros de Asuntos Exteriores e Interior hacía un llamamiento a los Estados miembros para garantizar el registro de las impresiones dactilares de todos los migrantes. Para cumplir esta obligación, se hacía acuciante la necesidad de aumentar la capacidad de la administración griega de tomar las impresiones dactilares. La Comisión encargó a la Oficina esta tarea, que requería la adquisición y posterior donación al Estado griego de noventa escáneres de huellas dactilares y noventa ordenadores compatibles (equipos) por un importe de 1,1  millones de euros en virtud de un acuerdo de subvención entre la Comisión y la Oficina. Según el acuerdo, debían entregarse los equipos a la división informática de la policía en Atenas para proceder desde allí a su distribución a los puntos críticos de las islas griegas. En la descripción de la acción se exigía la presencia sobre el terreno del personal de la Oficina para garantizar la adecuada entrega, instalación y ulterior transferencia de la propiedad a la policía griega. Sin embargo, el personal de la Oficina no se encontraba sobre el terreno para cumplir esta obligación y hasta julio de 2017 no se recibió de las autoridades griegas pertinentes la confirmación de que los equipos se habían entregado en los puntos críticos en febrero y principios de marzo de 2016 y que se estaban utilizando para los fines previstos.

Aplicada

2016

Las autoridades encargadas de la contratación deberán requerir por escrito las precisiones sobre la composición del precio o el coste, si existen indicios de ser anormalmente bajos, y concederle la oportunidad al licitador de presentar sus observaciones (214). En dos de los lotes (3 y 5) de contratación de mediadores culturales e intérpretes en distintos países (véase también el apartado 21), la Oficina recibió una serie de ofertas que eran un 50 % y un 31 % menores que las siguientes ofertas más bajas, respectivamente. Pese a que este dato apunta a unas ofertas anormalmente bajas, la Oficina no creyó necesario solicitar alguna justificación complementaria del licitador a este respecto.

Sin objeto

2016

En su informe de auditoría de octubre de 2016, el Servicio de Auditoría Interno (SAI) de la Comisión destacó que no se realiza una planificación apropiada de los procedimientos de adjudicación de gastos administrativos, y que el seguimiento de los procedimientos y de los contratos específicos que se finalizaron dentro del contrato marco es débil. La Oficina y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

En curso (215)

2016

En 2016, la Oficina se enfrentó a numerosos retos en su entorno de trabajo: se produjo un incremento sustancial del presupuesto y se extendió su mandato, aumentó notablemente el número de operaciones, se cambió de contable con varias soluciones provisionales y, finalmente, se introdujo un sistema de flujo de trabajo electrónico. Ni la revalidación del sistema contable ni la introducción de un sistema de verificación ex post de las operaciones mitigaron los efectos de los cambios considerables experimentados por la Oficina y la consiguiente inestabilidad.

Aplicada (216)

2016

En 2014 y en nombre de más de 50 instituciones y órganos de la UE (la Oficina incluida), la Comisión firmó un contrato marco con una empresa para la compra de software, licencias y para la prestación de servicios de mantenimiento y de apoyo informáticos. El contratista marco funciona como intermediario entre la Oficina y los proveedores que puedan atender las necesidades de esta y, por estos servicios, tiene derecho a incrementos del dos al nueve por ciento sobre los precios de los proveedores. En 2016, el contratista marco recibió un total de 534 900  euros en concepto de pagos. La Oficina no realizó una comprobación sistemática de los precios y los incrementos incluidos en los presupuestos y las facturas que el proveedor envió al contratista marco.

En curso (217)

2016

En nombre de la Comisión, se realizó una evaluación externa del rendimiento de la Oficina en el período 2011-2014 y en el informe final, que se publicó en diciembre de 2015, se confirmaba la importancia de la misión y el cometido de la Oficina, y se llegaba a la conclusión de que en general se habían ejecutado eficazmente sus tareas clave y se había logrado la mayor parte de los resultados esperados. En la evaluación también se señalaba la necesidad de que la Oficina mejorara la eficiencia de sus operaciones y de que fomentara aún más la cooperación con otras instituciones y órganos de la Unión e internacionales que trabajan en temas relacionados con la migración, así como la coherencia de las actividades. A raíz de la ampliación de su mandato, la Oficina está aplicando un plan de acción acordado con el Consejo de Administración; la publicación del informe definitivo de la aplicación está prevista para junio de 2017.

Sin objeto

2016

La Oficina adquirió e instaló 65 contenedores por valor de 852 136  euros para utilizarlos como oficinas en los puntos críticos de Grecia e Italia. Algunos contenedores se ubicaron en un emplazamiento donde contenedores similares no pertenecientes a la Oficina fueron destruidos posteriormente en disturbios, pero la Oficina no ha contratado un seguro para cubrir el riesgo al que se exponen estos contenedores.

Sin objeto (218)

2016

La Oficina no ha recuperado todos sus créditos pendientes dentro del plazo. Al final de 2016, todavía no se habían percibido los reembolsos del IVA para los años 2014 (180 919  euros) y 2015 (245 960  euros).

En curso (219)

2016

Las prórrogas de créditos comprometidos fueron elevadas en el título II (gastos administrativos), ya que ascendieron a 2,5  millones de euros, es decir, el 43,9  % (2015: 1 076 583  euros, es decir, el 36,9  %). Estas prórrogas corresponden principalmente a costes de infraestructuras informáticas, traducciones y publicaciones, asesoría empresarial y reuniones del Consejo de Administración respecto de los cuales los contratos se firmaron hacia el final de 2016 y las facturas no se emitieron hasta 2017.

Sin objeto

RESPUESTA DE LA OFICINA

La EASO da las gracias al Tribunal por el informe tan útil que ha recibido. En este informe se señalan una serie de insuficiencias, que la EASO se está tomando muy seriamente y ha comenzado a aplicar medidas correctoras.

Al mismo tiempo, la EASO está agradecida de que el Tribunal reconozca la situación de extrema dificultad en la que se encontraba la agencia durante el periodo de referencia, en particular la expansión sin precedentes de las tareas que la EASO tuvo que llevar a cabo para apoyar a los Estados miembros y contribuir a la puesta en marcha de iniciativas a escala de la UE, como el programa de traslados y la Declaración la Unión Europea-Turquía, el incremento presupuestario, el incremento exponencial de los pagos y el incremento de los procedimientos de contratación pública (tanto en número como en complejidad). Además, la EASO tiene que administrar varios emplazamientos distintos sin contar con numerosos puestos directivos (jefes de departamento, jefes de unidad y jefes de sector).

En esta respuesta, la EASO profundizará en algunas de las observaciones realizadas por el Tribunal, si bien la agencia acepta el informe y sus conclusiones en términos generales.

3.20.6 y 3.20.13.

En lo que respecta al carácter sistemático del incumplimiento en la EASO, la Agencia —bajo un nuevo liderazgo— ha comenzado a adoptar las medidas necesarias para garantizar que el cumplimiento sea el eje de su cultura y de todas sus actividades. Esto incluye una «autoevaluación» de control interno objetiva, honesta y franca.

3.20.13.

La EASO acepta que, en el pasado, las estructuras de gobernanza y control interno, que se inscriben en su ámbito de responsabilidad, no han recibido la atención necesaria para que exista una garantía adecuada de legalidad y regularidad. Una vez más, bajo el nuevo liderazgo, la máxima prioridad es crear estructuras y sistemas para garantizar la sistematización y consolidación de la legalidad y la regularidad (y que la elaboración de informes sea igualmente precisa y exhaustiva).

3.20.6, 3.20.8 y 3.20.12.

El Tribunal destaca, con razón, el deterioro y la inadecuación de la situación de recursos humanos de la EASO, que dificulta asimismo el correcto funcionamiento del sistema de control interno. La actual situación de recursos humanos representa uno de los mayores retos a los que se enfrenta la Agencia para resolver las deficiencias señaladas por el TCE en sus observaciones, ya que cabe considerarlas en gran medida sintomáticas de la falta de recursos para operar de manera estructurada y regular. La EASO afronta este reto sin ambages y, de acuerdo con un sólido plan de contratación basado en un ejercicio de evaluación de necesidades, está seleccionando personal con urgencia para cubrir puestos de dirección y otras funciones esenciales (operativas y administrativas).

La Agencia también está invirtiendo en satisfacción de sus empleados con el fin de resolver el problema de rotación del personal. Aunque hay que reconocer que en este aspecto es muy importante el coeficiente, ya que es bajo en comparación con el elevado coste de la vida en Malta, la EASO reconoce que hay que mejorar la satisfacción del personal. Algunas medidas ya se están aplicando, como por ejemplo la flexibilidad en el trabajo, la mejora de las comunicaciones internas y la organización de eventos para el personal.

3.20.9 y 3.20.19.

El TCE refleja correctamente las dificultades y el rápido crecimiento que ha experimentado la EASO en cifras absolutas de operaciones financieras y procedimientos de contratación pública. Estas cifras hablan por sí mismas, pero en realidad no reflejan adecuadamente la presión existente en materia de financiación y contratación pública. Estas cifras no tienen en cuenta otros hechos y actividades conexos que acrecientan la presión sobre la contratación pública, incluidos los dos ejemplos siguientes:

El uso de expertos externos remunerados (artículos 204 y 287 del RF), que representa una importante cantidad de trabajo en el sector de contratación pública. Está previsto que esta tendencia vaya en aumento en los próximos años, dado que la Agencia utilizará [médicos] expertos en apoyo de las tareas de información de carácter médico sobre el país de origen.

Dificultades y limitaciones específicas del mercado relacionadas con nuestras áreas geográficas de actividad. Las zonas rurales de Italia y Grecia no son pujantes en el sentido de que exista un mercado competitivo para suministrar productos y servicios a la EASO. La EASO es incluso un cliente atípico, por su dimensión, para los agentes económicos malteses, que en general carecen de la capacidad de satisfacer las necesidades de los grandes contratos de la EASO.

3.20.10, 3.20.12 y 3.20.19.

Un aspecto importante del informe del TCE es que reconoce el hecho de que la EASO es una de las pocas agencias que se ubican en varios emplazamientos distintos. Esta característica es fundamental para comprender la carga relativamente elevada que soportan las funciones de apoyo administrativo, así como la gran complejidad del entorno para establecer estructuras de control interno funcionales. También cabe señalar que la EASO utiliza contratistas de forma inusitada, a consecuencia de la naturaleza de sus actividades operativas, su dispersión geográfica y, tal como señala correctamente el TCE, las limitaciones para el despliegue de expertos de los Estados miembros. Este es un factor multiplicador de las tareas relacionadas con la contratación pública y la financiación (incluidos los agentes financieros descentralizados), ya que las bases de operaciones de Grecia, Italia y Chipre, así como los puntos críticos de Grecia e Italia requieren su propio perfil de contratos (contratos de arrendamiento, limpieza, seguridad, agua, así como contratos críticos como servicios de personal temporal y de interpretación). Una vez más, la clave serán los recursos humanos, y la EASO (en reconocimiento del factor multiplicador que supone ser una entidad ubicada en diversos emplazamientos distintos) está valorando actualmente la posibilidad de asignar los recursos necesarios para ofrecer idoneidad, calidad y garantía de legalidad y regularidad a los ciclos completos de contratación y financiación, así como una evaluación de la descentralización a través de una consultoría.

3.20.14, 3.20.15 y 3.20.16.

La EASO reconoce y acepta la necesidad de contar con capacidad jurídica interna. Pronto se publicará el puesto de asesor jurídico principal. Además, se acepta sin reservas que la asistencia jurídica deberá ir siempre estrictamente en interés de la Agencia y no de personas concretas (aunque ambas cosas no son mutuamente excluyentes). La EASO reconoce que no se ha controlado adecuadamente la contratación de servicios jurídicos externos. Como se indica en el informe del TCE, la investigación interna de este asunto continúa y los resultados se pondrán en conocimiento del TCE.

3.20.17 y 3.20.26.

La EASO acepta los comentarios. Los contratos irregulares de servicios temporales y agencia de viajes a los que se hace referencia han sido sustituidos por la EASO durante 2017. Se comenzó a rectificar esta situación inmediatamente después de que el TCE detectase su irregularidad en la auditoría de 2016 (informe del TCE recibido en septiembre de 2017). Por desgracia, en virtud de los plazos establecidos y del hecho de que la EASO sustituyó los contratos lo más rápidamente posible en el momento en que se detectó la irregularidad, efectivamente se efectuaron pagos en 2017 conforme al contrato.

3.20.18 y 3.20.19.

La EASO acepta los comentarios y reitera que estos problemas se pueden considerar sintomáticos de la falta de recursos adecuados y de factores de control interno y gobernanza, todo ello señalado por el TCE en su informe.

3.20.23 a 3.20.25.

La EASO acepta los comentarios.

3.20.27.

Como se indica en el informe del TCE, la investigación interna de este asunto continúa.

3.20.29 a 3.20.31.

La EASO acepta los comentarios.

3.20.32.

En relación con el punto final del informe (apartado 43), la Agencia tiene dudas basándose en el hecho de que la EASO opera según lo acordado con la DG BUDG durante 2016. La agencia se ha puesto en contacto con la DG BUDG en relación con este asunto para aclararlo una vez más y no dudará en reaccionar de inmediato en el caso de que la DG BUDG modifique la posición que había comunicado anteriormente.

3.21.   CENTRO EUROPEO PARA LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DE LAS ENFERMEDADES (ECDC)

INTRODUCCIÓN

3.21.1.

El Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (también conocido como ECDC, en lo sucesivo denominado «el Centro»), con sede en Estocolmo, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 851/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo (220). Su misión principal consiste en reunir y difundir información en materia de prevención y control de las enfermedades humanas, así como en emitir dictámenes científicos al respecto. Asimismo, el Centro debe coordinar la red europea de organismos que operan en este ámbito.

3.21.2.

El cuadro presenta las cifras clave del Centro (221).

Cuadro

Cifras clave del Centro

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

58

58

Efectivos a 31 de diciembre (222)

260

279

Fuente: datos facilitados por el Centro.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.21.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas del Centro, que comprenden los estados financieros (223) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (224) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.21.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas del Centro correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera del Centro a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.21.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.21.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.21.7.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2015

El Tribunal detectó varias insuficiencias que afectan a la transparencia de los procedimientos de contratación pública fiscalizados, como la falta de un vínculo claro con el programa anual de trabajo del Centro, una justificación insuficiente del valor estimado del contrato y la inexistencia de un criterio de referencia (umbral) financiero para valorar la solvencia del licitador.

Aplicada

2016

El Consejo de Administración nombró a un director del Centro interino en mayo de 2015, con lo que a 31 de diciembre de 2016 este nombramiento superaba en ocho meses el límite máximo de un año previsto en el Estatuto. La misma situación se ha dado en otras quince decisiones sobre nombramientos provisionales de otros miembros del personal.

Aplicada (225)

2016

En su informe de auditoría de octubre de 2016, el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión reconoció que el Centro está llevando a cabo esfuerzos para fortalecer sus controles internos en las adjudicaciones públicas, pero que todavía hay insuficiencias significativas en el proceso. El SAI llegó a la conclusión de que, por un lado, la planificación y el seguimiento de las adjudicaciones son insuficientes, y, por otro, que dichas adjudicaciones no están siempre cubiertas por el programa anual de trabajo o por una decisión de financiación. El SAI hizo también referencia al informe del Tribunal sobre las cuentas anuales del Centro correspondientes al ejercicio 2015 y a las insuficiencias observadas relacionadas con la transparencia de los procedimientos de adjudicación. El Centro y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

Aplicada (226)

2016

Al igual que en ejercicios anteriores, las prórrogas de créditos comprometidos fueron elevadas en el título III (gastos de operaciones), ya que ascendieron a 7,9  millones de euros, es decir, el 41 % (2015: 7,5  millones de euros, es decir, el 42 %). Estas prórrogas obedecen principalmente a proyectos plurianuales en los ámbitos de asesoramiento científico (2,4  millones de euros), vigilancia (1,3  millones de euros), formación en salud pública (1,4  millones de euros) y sistemas informáticos de salud pública (2,1  millones de euros). El Centro podría plantearse introducir créditos presupuestarios diferenciados que reflejen mejor la naturaleza plurianual de las operaciones y los retrasos inevitables entre la firma de los contratos, las entregas y los pagos.

Sin objeto

RESPUESTA DEL CENTRO

El Centro ha tomado nota del informe del Tribunal.

3.22.   AUTORIDAD EUROPEA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA (EFSA)

INTRODUCCIÓN

3.22.1.

La Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (conocida como «EFSA» y denominada en lo sucesivo «la Autoridad»), con sede en Parma, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo (227). Su misión consiste en facilitar la información científica necesaria para la elaboración de la normativa de la Unión relativa a los alimentos y la seguridad de estos, así como en obtener y analizar los datos que permitan caracterizar y controlar los riesgos e informar de modo independiente sobre los mismos.

3.22.2.

El cuadro presenta las cifras clave de la Autoridad (228).

Cuadro

Cifras clave de la Autoridad

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros) (229)

79

81

Efectivos a 31 de diciembre (230)

443

443

Fuente: datos facilitados por la Autoridad.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.22.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas de la Autoridad, que comprenden los estados financieros (231) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (232) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.22.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas de la Autoridad correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Autoridad a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.22.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.22.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.22.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA FIABILIDAD DE LAS CUENTAS

3.22.8.

Durante la auditoría de todas las agencias de la UE realizada este año, el Tribunal analizó los entornos contables teniendo en cuenta la posición jerárquica y la independencia de los contables. El superior jerárquico de la contable de la Autoridad es el responsable de los servicios administrativos. El Tribunal considera que es necesario reforzar la independencia del contable nombrándole directamente responsable ante el Director (administrativo) y el Consejo de Administración (funcional) de la Autoridad.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.22.9.

En mayo de 2017, la Autoridad adjudicó, en nombre de nueve agencias que participaban en la licitación, tres contratos marco en cascada, que abarcaban una amplia variedad de servicios de auditoría. Si bien los procedimientos de contratación pública entre agencias brindan una buena oportunidad de mejorar la eficiencia administrativa, son más idóneos los contratos marco con reapertura de la competencia para cada contrato específico, a fin de optimizar el uso de los recursos en las contrataciones públicas en que se desconocen los servicios concretos que se han de prestar en el momento en que se lanza la convocatoria.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.22.10.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó el informe de auditoría «The process for Evaluation of Regulated Products: Assessment Phase in Pesticides Authorisation» (Proceso de evaluación de productos regulados: fase de evaluación de la autorización de pesticidas) (233). La Autoridad está preparando un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.22.11.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2015

La Autoridad todavía no ha implantado una estrategia de control ex post clara y completa que abarque todos los ámbitos de operaciones y que precise la frecuencia y el alcance de los controles de este tipo.

Aplicada

2016

En su informe de auditoría de noviembre de 2016, el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión llegó a la conclusión de que los controles desarrollados para la gestión de proyectos informáticos eran apropiados, pero detectó insuficiencias significativas en el ámbito de la gobernanza informática. Por ello, recomendó a la Autoridad que actualizara su política de gobernanza informática, que introdujera un marco de gestión del riesgo informático y un registro de riesgos (ambos a escala de la organización) y, finalmente, que separara la función de la seguridad de la información de la unidad informática. La Autoridad y el SAI han acordado un plan para aplicar medidas correctoras.

Aplicada

RESPUESTA DE LA AUTORIDAD

3.22.4.

La EFSA acoge con satisfacción las opiniones sin reservas formuladas por el TCE sobre la fiabilidad de sus cuentas, así como sobre la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes a dichas cuentas. Esto demuestra que el sistema de control existente en la EFSA garantiza de manera adecuada el cumplimiento global.

3.22.8.

Para garantizar la independencia del contable, el requisito formal establecido por el Reglamento financiero de la EFSA se traduce en la siguiente realidad contextual de la EFSA: El Consejo de Administración de la EFSA nombró al contable en funciones en 2008. El contable es responsable ante el jefe del Departamento DSC y para garantizar la independencia funcional del contable en el flujo de trabajo relacionado con la evaluación del rendimiento, el jefe del Departamento DSC es el evaluador y el Presidente del Comité de Auditoría el ratificador. El contable puede ser suspendido en cualquier momento, temporal o definitivamente, de sus funciones por el Consejo de Administración.

3.22.9.

Por lo que se refiere a los mecanismos con una reapertura frente a los mecanismos en cascada en los contratos marco, no existe ninguna obligación de utilizar el modelo utilizado para la reapertura y ambos modelos pueden ser adecuados para sus funciones en función del escenario específico. A juicio de la EFSA, el modelo de reapertura de la competencia es más adecuado para los servicios normalizados y se utiliza en los contratos de la EFSA que cubren servicios estadísticos, revisión sistemática de la bibliografía e investigación de la audiencia. La EFSA utiliza el modelo en cascada en contextos en los que es más importante una relación contractual a largo plazo. En el caso particular del contrato marco sobre servicios de auditoría externa, principalmente para garantizar (i) una comprensión adecuada de las actividades de la EFSA, (ii) una metodología de auditoría coherente y (iii) credibilidad a todos los niveles de gobernanza. La EFSA mantiene el control del presupuesto para las propuestas presentadas por el contratista en el modelo en cascada. En el momento de recibir una oferta ajustada a las especificaciones requeridas, la EFSA tiene el derecho de negociar y recalibrar la oferta recibida exigiendo en consecuencia el control sobre el presupuesto más allá de la asignación y el calendario. La EFSA podría activar el mecanismo en cascada si el contratista no es capaz de proponer el equipo, el presupuesto y el calendario que satisfaga las necesidades de la EFSA.

3.22.10.

La EFSA llevará debidamente a la práctica el plan de acción acordado conforme a la Auditoría del SAI sobre la evaluación de los productos regulados. Fase de evaluación en la autorización de pesticidas.

3.23.   INSTITUTO EUROPEO DE LA IGUALDAD DE GÉNERO (EIGE)

INTRODUCCIÓN

3.23.1.

El Instituto Europeo de la Igualdad de Género (conocido como «EIGE» y denominado en lo sucesivo «el Instituto»), con sede en Vilna, se creó en virtud del Reglamento (CE) n.o 1922/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo (234). Su misión consiste en recopilar, analizar y difundir información sobre la igualdad entre hombres y mujeres, desarrollar, analizar, evaluar y difundir herramientas metodológicas para integrar la dimensión de género en todas las políticas de la Unión y en las políticas nacionales resultantes.

3.23.2.

El cuadro presenta las cifras clave del Instituto (235).

Cuadro

Cifras clave del Instituto

 

2016

2017

Presupuesto (millones de euros)

8

8

Efectivos a 31 de diciembre (236)

45

45

Fuente: datos facilitados por el Instituto.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD PRESENTADA POR EL TRIBUNAL AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO — INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

OPINIÓN

3.23.3.

El Tribunal ha fiscalizado:

a)

las cuentas del Instituto, que comprenden los estados financieros (237) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (238) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017;

b)

la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas,

de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

Fiabilidad de las cuentas

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

3.23.4.

En opinión del Tribunal, las cuentas del Instituto correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera del Instituto a 31 de diciembre de 2017 (los resultados de sus operaciones, los flujos de tesorería y los cambios en los activos netos del ejercicio finalizado a dicha fecha) conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y en las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión; estas últimas están basadas en las normas de contabilidad aceptadas internacionalmente para el sector público.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

Ingresos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los ingresos subyacentes a las cuentas

3.23.5.

En opinión del Tribunal, los ingresos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Pagos

Opinión sobre la legalidad y regularidad de los pagos subyacentes a las cuentas

3.23.6.

En opinión del Tribunal, los pagos subyacentes a las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2017 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

3.23.7.

Las observaciones que se exponen a continuación no cuestionan la opinión emitida por el Tribunal.

OBSERVACIONES SOBRE LA LEGALIDAD Y LA REGULARIDAD DE LAS OPERACIONES

3.23.8.

Al final del ejercicio 2017, el Instituto era parte demandada en cuatro asuntos relativos a tres procedimientos de contratación pública sometidos al Tribunal General por licitadores no seleccionados. En todos ellos, el demandante solicitó la anulación de la decisión de adjudicación y una indemnización por daños y perjuicios. El perjuicio total alegado en estos cuatro asuntos ascendía a 700 000 euros, el 9 % del presupuesto anual del Instituto. De acuerdo con la evaluación del abogado externo del Instituto, se ha registrado una provisión de fondos de 75 000 euros, el 1 % del presupuesto anual del Instituto, para abordar estas pérdidas probables. Las sentencias del Tribunal General decidirán sobre la legalidad y la regularidad de los procedimientos de adjudicación de estos contratos y los futuros pagos.

OBSERVACIONES SOBRE LA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y EL RENDIMIENTO

3.23.9.

En 2016, el Instituto organizó una licitación de servicios de viaje. El pliego de condiciones y el proceso de evaluación no ofrecían suficientes garantías de que se obtuviera la mejor relación calidad-precio. La fórmula de adjudicación y el mecanismo de fijación de precios no eran apropiados, puesto que no permitían una evaluación adecuada de las ofertas presentadas por los licitadores. El contrato marco se firmó por un período máximo de cuatro años y un importe máximo de 700 000 euros. Los pagos de 2017 ascendieron a 137 000 euros.

3.23.10.

Según su reglamento financiero marco, las agencias deberían introducir una solución única para el intercambio y el almacenamiento de información electrónicos con terceras partes que participen en procedimientos de contratación pública (contratación pública electrónica) (239)(240). Puesto que existe el mismo requisito para todas las instituciones de la UE, la Comisión está desarrollando una solución informática global que abarque la totalidad de las fases de los procedimientos de contratación pública. La Comisión puso en funcionamiento herramientas para la facturación electrónica en 2010, para la publicación electrónica de documentos relativos a anuncios de licitación en el Diario Oficial en 2011, y para la presentación electrónica de ofertas en 2015. Según información de la Comisión, al final de 2017 el Instituto había introducido la facturación electrónica para determinados procedimientos, pero no la licitación y la presentación electrónicas.

3.23.11.

El Instituto publica anuncios de vacantes en su propio sitio web y en los medios de comunicación, pero no en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO), lo que aumentaría la transparencia y la publicidad, y permitiría a los ciudadanos identificar los puestos vacantes publicados por las distintas instituciones y agencias europeas colectivamente.

INFORMES DEL SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

3.23.12.

En 2017, el servicio de auditoría interna de la Comisión publicó el informe de auditoría «Stakeholder relations management and external communication» (Gestión de las relaciones con partes interesadas y comunicación externa) del Instituto (241). El Instituto preparó un plan de acción para responder a cualquier posible aspecto susceptible de mejora.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.23.13.

En el anexo figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a las observaciones del Tribunal en relación con ejercicios anteriores.

ANEXO

Seguimiento de las observaciones de ejercicios anteriores

Año

Observaciones del Tribunal

Estado de aplicación de la medida correctora

(Aplicada / En curso / Pendiente / Sin objeto)

2016

El nivel de créditos comprometidos prorrogados siguió siendo elevado en el título III (gastos de operaciones), donde se situó en 1,7  millones de euros, es decir, el 51 % (2015: 2,2  millones de euros, es decir, el 60 %); las prórrogas corresponden principalmente a estudios que van más allá del final del ejercicio. El Instituto debería plantearse introducir créditos presupuestarios diferenciados que reflejen mejor la naturaleza plurianual de las operaciones y los retrasos inevitables entre la firma de los contratos, las entregas y los pagos.

Aplicada

2016

En 2016, el Instituto inició una licitación abierta con el objetivo de firmar un contrato marco para el mantenimiento y la actualización de sus herramientas y recursos relacionados con las estadísticas de género, por un importe máximo de 1,6  millones de euros. La licitación se dividió en dos lotes sin indicar los respectivos importes de cada lote. Tras la pregunta de un licitador, el Instituto aclaró en su página web que el importe máximo por lote se situaría en torno a 800 000  euros. Sin embargo, se firmaron dos contratos marco distintos con el mismo licitador, cada uno por un importe máximo de 1,6  millones de euros, y se consideró la opción de aumentar dichos importes hasta un 50 % por lote, con lo que el Instituto podría firmar contratos específicos de hasta 4,8  millones de euros, es decir, el triple de la cantidad anunciada en la convocatoria. Además, la competencia de precios en la licitación estaba basada únicamente en tarifas diarias, por lo que no se tuvo en cuenta el tiempo necesario para concluir las tareas. De este modo, fue imposible identificar y escoger las ofertas más ventajosas desde el punto de vista económico para optimizar los recursos. Estas insuficiencias podrían haber afectado a la competencia. Los pagos de 2016 ascendieron a 87 920  euros. En respuesta a la auditoría, el Instituto firmó enmiendas a ambos contratos marco y redujo los importes máximos a 800 000  euros cada uno (con un incremento potencial máximo del 50 %).

Aplicada

2016

La licitación conforme a un procedimiento negociado con un único licitador para proporcionar servicios de mantenimiento y apoyo de las bases de datos y las herramientas informáticas limitó el precio máximo para las tres realizaciones establecidas en 81 000  euros (IVA no incluido); cualquier oferta que sobrepasara este importe no sería considerada. Tras recibir una oferta para dos de las tres realizaciones solicitadas, el Instituto firmó un contrato de servicio por un importe de 97 410  euros. Los pagos de 2016 ascendieron a 73 057  euros.

Sin objeto

2016

En enero de 2016, el Instituto publicó su evaluación externa, en la que se llegaba a la conclusión de que las actividades eran coherentes con su misión, y de que su administración recibía una evaluación relativamente favorable en lo relativo a la gobernanza y a la eficiencia. No obstante, se incluían varias recomendaciones para mejorar las operaciones del Instituto, como establecer prioridades más claras, orientar sus realizaciones de forma más adecuada, desarrollar sinergias con terceros intervinientes relevantes, fortalecer la función de su consejo de administración y aclarar el papel del foro de expertos. El Instituto ha comenzado a aplicar un plan de acción detallado para responder a las recomendaciones.

En curso

RESPUESTA DEL INSTITUTO

3.23.8.

El EIGE toma nota de la observación. El EIGE ha analizado las insuficiencias e, independientemente de las resoluciones del Tribunal General sobre estos asuntos, ajustará los procedimientos de contratación pública para minimizar el riesgo de futuros asuntos judiciales y la posible insatisfacción entre los licitado