Ficha resumen

Evaluación de impacto de un sistema informatizado de comunicación en los procesos transfronterizos civiles y penales (Comunicación sobre la justicia en red a través del intercambio de datos en línea o «sistema e-CODEX») 

A. Necesidad de actuar

¿Por qué? ¿Cuál es el problema que se afronta?

e-CODEX es un sistema informático de cooperación judicial transfronteriza que permite a los usuarios, ya sean autoridades judiciales, profesionales del Derecho o ciudadanos, enviar y recibir documentos, formularios judiciales, pruebas u otra información de forma segura. e-CODEX fue desarrollado por un consorcio de veintiún Estados miembros de la UE entre 2010 y 2016 con financiación de la UE procedente del Programa de apoyo a la política en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones del Programa Marco para la Innovación y la Competitividad (PIC). Los Estados miembros han utilizado el sistema con carácter voluntario en procedimientos como el proceso monitorio europeo o el proceso europeo de escasa cuantía. Ahora bien, con el fin de garantizar el mantenimiento y la evaluación de este sistema, así como su ampliación futura a otros procedimientos judiciales del sistema, debe encontrarse una solución para garantizar una financiación y sostenibilidad adecuadas. Este aspecto es también un requisito para la adopción del sistema por parte de los Estados miembros que aún no lo han utilizado. La Comisión ya está desarrollando el sistema digital de intercambio de pruebas electrónicas, en el que utilizará e-CODEX como canal de comunicación. Se espera que los Estados miembros estarán conectados al sistema digital de intercambio de pruebas electrónicas en 2021. Lo más probable es que e-CODEX sea también la solución informática que se utilice a efectos del sistema informático descentralizado de los Reglamentos relativos a la notificación y el traslado de documentos y a la obtención de pruebas. Si no se dispone una gestión sostenible de e-CODEX, se podrían poner en peligro todos estos preparativos y perjudicar a todos los procedimientos judiciales en que ya se está utilizando este sistema a modo de proyecto piloto.

¿Cuál es el objetivo que se espera alcanzar con esta iniciativa?

El objetivo general es contribuir a la eficiencia del espacio común de libertad, seguridad y justicia garantizando un funcionamiento óptimo de los procedimientos judiciales. Un sistema común de comunicación en línea diseñado a medida para las autoridades judiciales es esencial para alcanzar este objetivo. Más concretamente, la iniciativa pretende evitar ineficiencias en la comunicación transfronteriza por medio de la sostenibilidad del sistema e-CODEX y mejorar la eficiencia logrando un uso más extendido del sistema e-CODEX.

¿Cuál es el valor añadido de la actuación a nivel de la UE? 

La mejor manera de que establecer un mecanismo para el intercambio seguro de información transfronteriza en los procesos judiciales es hacerlo a nivel de la UE, ya que es precisa una solución universalmente aceptada. Sin la intervención de la UE, se corre el riesgo de que los Estados miembros desarrollen sistemas nacionales de manera independiente, lo que puede dar lugar a una falta de interoperabilidad entre los sistemas. Si bien la actuación a nivel de la UE conlleva un coste, es la única manera de que conseguir un sistema interoperable de comunicación transfronteriza entre autoridades judiciales.

B. Soluciones

¿Qué opciones legislativas y no legislativas se han estudiado? ¿Existe o no una opción preferida? ¿Por qué? 

Se estudiaron opciones legislativas y no legislativas. Algunas opciones se descartaron en una fase temprana. La posibilidad de crear una entidad con personalidad jurídica independiente se descartó porque tal medida sería desproporcionada en relación con las funciones limitadas que se confiarían a la entidad. También se descartó la opción de utilizar o crear un sistema alternativo, principalmente porque la solución actual que brinda e-CODEX ha demostrado ser muy eficaz y eficiente en los procedimientos en los que ya se utiliza, y cabe esperar los 24 millones EUR invertidos en su creación darán buenos resultados. Además, buscar una solución con una entidad privada plantearía problemas relacionados con la sostenibilidad a largo plazo y la integridad y confidencialidad de los datos intercambiados, ya que el propietario del sistema alternativo podría, en teoría, consultar los datos transferidos a través de dicha solución. También quedó fuera de cuestión el traspaso de e-CODEX a un Estado miembro o a un consorcio de Estados miembros, ya que los Estados miembros han rechazado claramente esta opción. Su preferencia, expresada en varias Conclusiones del Consejo, es que eu-LISA asuma el mantenimiento y la responsabilidad de la evolución de e-CODEX.

En estas condiciones, se valoraron dos opciones en relación con la hipótesis de base (en virtud de la cual el mantenimiento no sería por tiempo indefinido, lo que daría lugar a la expiración de e-CODEX). De estas dos opciones, se consideró que traspasar e-CODEX a una agencia era la más apropiada. La opción alternativa (que la Comisión garantice el mantenimiento de e-CODEX) se consideró menos favorable, ya que sería más difícil garantizar la participación de los Estados miembros en la gobernanza del sistema, algo que los Estados miembros consideran importante para garantizar la independencia del poder judicial. Una agencia también sería una solución más flexible, con la que se podrían tener en cuenta mejor las aportaciones de las partes interesadas. Entre las agencias existentes, la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) es la única con experiencia pertinente en la gestión de sistemas informáticos de gran magnitud, por lo que debe encomendársele la gestión de e-CODEX. Para poder adoptar una base jurídica para e-CODEX y garantizar un proceso adecuado de traspaso, el consorcio actual de Estados miembros o una nueva entidad tendrían que seguir manteniendo e-CODEX en el período 2021-2023.

¿Quién apoya cada opción? 

Los Estados miembros han manifestado su preferencia firme por el traspaso de e-CODEX a una agencia y consideran que eu-LISA es la más adecuada (la vez más reciente, en las Conclusiones del Consejo adoptadas en el Consejo JAI de octubre de 2020).

Las partes interesadas que representan a las principales organizaciones de profesionales del Derecho en Europa también han expresado su apoyo a una solución para el sistema e-CODEX por tiempo indefinido. Varias partes interesadas que respondieron a la evaluación inicial de impacto consideran que eu-LISA es la entidad más adecuada para gestionar el sistema.

C. Repercusiones de la opción preferida

¿Cuáles son las ventajas de la opción preferida (o, en su defecto, de las opciones principales)? 

Como sistema informático esencial para la digitalización de la cooperación judicial, e-CODEX simplificará y acelerará los procedimientos judiciales transfronterizos. Al mejorar la eficiencia de los procesos transfronterizos, e-CODEX también contribuirá a mejorar el funcionamiento del mercado único digital. El uso generalizado de e-CODEX beneficiará a la lucha contra la delincuencia transfronteriza al facilitar la cooperación entre las autoridades judiciales en materia penal. La eficiencia de los órganos jurisdiccionales nacionales también puede aumentar como resultado de la digitalización de los procedimientos.

Una agencia reguladora de la UE como eu-LISA tendrá la capacidad de mantener a largo plazo del sistema e-CODEX. La Agencia podrá adoptar procedimientos de gobernanza con los que poder dar respuesta rápidamente a las necesidades surgidas de diferentes grupos, incluidos los Estados miembros y los usuarios de e-CODEX.

¿Cuáles son los costes de la opción preferida (o, en su defecto, de las opciones principales)? 

¿Cómo se verán afectadas las empresas, las pymes y las microempresas?

Las pymes y las microempresas se beneficiarán de la digitalización de los procedimientos judiciales facilitada por e-CODEX. La posibilidad de presentar demandas judiciales en línea —por ejemplo, peticiones de requerimiento europeo de pago o demandas en el marco del proceso europeo de escasa cuantía— reducirá los costes de envío postal y conllevará ahorros derivados de la mayor eficiencia y velocidad con que se podrían tramitar los procedimientos. No habrá costes adicionales para las pymes (u otros usuarios) por el uso de e-CODEX en un proceso específico.

¿Habrá repercusiones significativas en los presupuestos y las administraciones nacionales? 

Cabe esperar efectos positivos en la capacidad de las autoridades judiciales nacionales para cooperar con sus homólogas de otros Estados miembros. Por ejemplo, el sistema e-CODEX podría facilitar la ejecución por impago de multas a residentes extranjeros por infracciones de tráfico.

La instalación y la utilización de e-CODEX supondrán costes para aquellos Estados miembros que aún no lo hayan hecho. Estos costes no deberían superar 80-100 personas/día.

¿Habrá otras repercusiones significativas? Máximo seis líneas

La ampliación del uso de un sistema informático como e-CODEX a los procedimientos judiciales podría conllevar ahorro de recursos naturales (papel). Una menor utilización de los transportes para la distribución postal también podría tener un efecto medioambiental positivo. También se espera un efecto indirecto, a saber, la digitalización de la Administración nacional, dado que la solución de e-CODEX podría adoptarse también en el ámbito nacional no solo para los asuntos transfronterizos.

D. Seguimiento

¿Cuándo se revisará la política? Máximo cuatro líneas 

Tres años después del traspaso de e-CODEX a eu-LISA y, posteriormente, con una periodicidad de cuatro años, la Comisión llevará a cabo una evaluación de la medida en que ha sido una solución eficaz. Con arreglo a esta evaluación, la Comisión Europea decidirá el seguimiento adecuado.