ISSN 1725-2423 doi:10.3000/17252423.C_2009.269.eng |
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Official Journal of the European Union |
C 269 |
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English edition |
Information and Notices |
Volume 52 |
Notice No |
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IV Notices |
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NOTICES FROM EUROPEAN UNION INSTITUTIONS AND BODIES |
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Court of Auditors |
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2009/C 269/01 |
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2009/C 269/02 |
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IV Notices
NOTICES FROM EUROPEAN UNION INSTITUTIONS AND BODIES
Court of Auditors
10.11.2009 |
EN |
Official Journal of the European Union |
C 269/1 |
In accordance with the provisions of Article 248(1) and (4) of the EC Treaty and Articles 129 and 143 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, as last amended by Council Regulation (EC) No 1525/2007 of 17 December 2007 and Articles 139 and 156 of Council Regulation (EC) No 215/2008 of 18 February 2008 on the Financial Regulation applicable to the 10th European Development Fund
the Court of Auditors of the European Communities, at its meeting of 24 September 2009, adopted its
ANNUAL REPORTS
concerning the financial year 2008.
The reports, together with the institutions' replies to the Court's observations, were transmitted to the authorities responsible for giving discharge and to the other institutions.
The Members of the Court of Auditors are:
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA (President), Hubert WEBER, Maarten B. ENGWIRDA, Máire GEOGHEGAN-QUINN, David BOSTOCK, Morten Louis LEVYSOHN, Ioannis SARMAS, Július MOLNÁR, Vojko Anton ANTONČIČ, Gejza HALÁSZ, Jacek UCZKIEWICZ, Josef BONNICI, Irena PETRUŠKEVIČIENĖ, Igors LUDBORŽS, Jan KINŠT, Kersti KALJULAID, Kikis KAZAMIAS, Massimo VARI, Juan RAMALLO MASSANET, Olavi ALA-NISSILÄ, Lars HEIKENSTEN, Karel PINXTEN, Ovidiu ISPIR, Nadejda SANDOLOVA, Michel CRETIN, Harald NOACK, Henri GRETHEN.
ANNUAL REPORT ON THE IMPLEMENTATION OF THE BUDGET
2009/C 269/01
TABLE OF CONTENTS
General introduction
Chapter 1 — |
The Statement of Assurance and supporting information |
Chapter 2 — |
Commission internal control system |
Chapter 3 — |
Budgetary management |
Chapter 4 — |
Revenue |
Chapter 5 — |
Agriculture and natural resources |
Chapter 6 — |
Cohesion |
Chapter 7 — |
Research, energy and transport |
Chapter 8 — |
External aid, development and enlargement |
Chapter 9 — |
Education and citizenship |
Chapter 10 — |
Economic and financial affairs |
Chapter 11 — |
Administrative and other expenditure |
Annex I — |
Financial information on the general budget |
Annex II — |
List of Special Reports adopted by the Court of Auditors since the last Annual Report |
GENERAL INTRODUCTION
0.1. |
The European Court of Auditors is the EU institution established by the Treaty to carry out the audit of EU finances. As the EU’s external auditor it contributes to improving EU financial management and acts as the independent guardian of the financial interests of the citizens of the Union. More information about the Court can be found in its annual activity report which, together with its special reports on specific subjects and its opinions on new or amended legislation, are available on the Court’s website: www.eca.europa.eu |
0.2. |
This document covers the financial year 2008 and comprises the Court’s 32nd Annual Report on the implementation of the general budget of the European Union. The replies of the Commission — or other EU institutions and bodies, where appropriate — are presented with the report. A separate annual report covers the European Development Funds. |
0.3. |
The general budget of the EU is decided annually by the Council and the European Parliament. The Court’s Annual Report provides a basis for the discharge procedure which brings the annual budgetary process to an end. A central part of this report is the Court’s Statement of Assurance on the reliability of the annual accounts of the European Communities and on the legality and regularity of the transactions underlying them. |
0.4. |
The expenditure from the Commission’s section of the budget is divided into 23 titles covering the different policy areas. The policy areas constitute the way the Union’s activities are planned and recorded, and those responsible for each area are held accountable for their management of the funds spent. EU spending is planned in 7-year cycles (financial frameworks), under six distinct headings. Policy areas relate mainly to individual headings, but some relate to several. The Court’s report is organised around groups of policy areas as outlined in Table 1.2 (23 titles for expenditure, 1 title for revenue and 9 sections for administrative expenditure). These correspond closely, but not entirely, to the 2007-2013 financial framework headings. |
0.5. |
Chapter 1 of the report includes the Statement of Assurance and supporting information. Chapter 2 reports on the Commission’s internal control system and Chapter 3 covers the Commission’s management of the 2008 budget. The remaining Chapters — 4 to 11 — provide detailed audit findings in the form of specific assessments on Community revenue and the different areas of expenditure. |
0.6. |
The specific assessments are mainly based on the results of the Court’s testing of the regularity of transactions as well as on an assessment of the effectiveness of the principal supervisory and control systems governing the revenue or expenditure involved. The conclusions of this work form the basis for the Statement of Assurance. |
CHAPTER 1
The Statement of Assurance and supporting information
TABLE OF CONTENTS
The Court’s Statement of Assurance provided to the European Parliament and the Council
Opinion on the reliability of the accounts
Opinion on the legality and regularity of the transactions underlying the accounts
Information in support of the Statement of Assurance
Introduction
Reliability of the accounts
General background
Audit scope and approach
Steps taken to strengthen the accruals based accounting system
Consolidated financial statements as at 31 December 2008
Other issues
Conclusion
Regularity of the transactions underlying the accounts
Structure of the DAS specific assessments
Explaining the DAS approach and results
General overview of audit results 2008
How to address weaknesses
THE COURT'S STATEMENT OF ASSURANCE PROVIDED TO THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL |
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Management's responsibility |
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Auditor's responsibility |
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Opinion on the reliability of the accounts |
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Opinion on the legality and regularity of the transactions underlying the accounts |
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24 September 2009 |
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Vítor Manuel da Silva Caldeira President |
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THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INFORMATION IN SUPPORT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Introduction |
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Reliability of the accounts |
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General background |
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Audit scope and approach |
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Steps taken to strengthen the accruals based accounting system |
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Limitation presented in the management representation letter concerning the consolidated accounts |
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Table 1.1 — Follow-up of the observations expressed in the Statement of Assurance concerning the financial year 2007 as to the reliability of the accounts and other observations made in the Annual Report concerning the financial year 2007
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Validation of local financial management systems |
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Strengthening of cut-off procedures |
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Consolidated financial statements as at 31 December 2008 |
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Consolidated balance sheet as at 31 December 2008 |
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Pre-financings |
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Accounts payable |
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Other issues |
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Recovery of undue payments |
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Loans and borrowings |
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Conclusion |
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Regularity of the transactions underlying the accounts |
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Structure of the DAS specific assessments |
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Explaining the DAS approach and results |
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How the Court tests transactions |
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Table 1.2 — Expenditure outturn in 2008 by Annual Report chapters
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How the Court evaluates and presents the results of transaction testing |
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How the Court assesses systems and reports the results |
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General overview of audit results 2008 |
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Table 1.3 — Summary of 2008 DAS results on the legality and regularity of underlying transactions
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Chart 1.1 — Year to year comparison (33)
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How to address weaknesses |
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Need for simplification |
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The necessary response |
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(1) The ‘Consolidated Financial Statements’ comprise the balance sheet, the economic outturn account, the cash flow table, the statement of changes in net assets and a summary of significant accounting policies and other explanatory notes (including segment reporting).
(2) The ‘Consolidated Reports on Implementation of the Budget’ comprise the consolidated reports on implementation of the budget and a summary of budgetary principles and other explanatory notes.
(3) At the level of the European Institutions and bodies management includes the Members of the Institutions, Directors of the Agencies, Authorising Officers by delegation and sub-delegation, Accounting Officers and the leading staff of financial, audit or control units. At the level of Member and Beneficiary States, management includes Authorising Officers, Accounting Officers and the leading staff of paying authorities, certifying bodies and implementing agencies.
(4) The accounting rules adopted by the Commission's accounting officer are derived from International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) issued by the International Federation of Accountants or, in their absence, International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) issued by the International Accounting Standards Board. In accordance with the Financial Regulation, the ‘Consolidated Financial Statements’ for the 2008 financial year are prepared (as they have been since the 2005 financial year) on the basis of these accounting rules adopted by the Commission's accounting officer, which adapt accruals based accounting principles to the specific environment of the Communities, while the ‘Consolidated Reports on Implementation of the Budget’ continue to be primarily based on cash movements.
(5) Before the adoption of the Annual Accounts by the institutions, the different accounting officers sign them off, thereby certifying that they have a reasonable assurance that the accounts present a true and fair view of the financial situation of the institution (Article 61 of the Financial Regulation).
(6) The Annual Accounts are drawn up by the respective directors and sent to the Commission's accounting officer together with the opinion of the management board concerned. In addition, the respective accounting officers sign them off, thereby certifying that they have a reasonable assurance that the accounts present a true and fair view of the financial situation of the bodies (Article 61 of the Financial Regulation).
(7) For the sake of brevity, the term ‘regularity of transactions’ is used throughout the report to denote ‘legality and regularity of underlying transactions’.
(8) Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 248, 16.9.2002, p. 1), last amended by Regulation (EC) No 1525/2007 of 17 December 2007, (OJ L 343, 27.12.2007, p. 9) requires that the final accounts shall be sent before 31 July of the following financial year.
(9) See paragraph VIII of the Court's Statement of Assurance concerning the financial year 2007.
(10) See paragraph VIII of the Court's Statement of Assurance concerning the financial year 2007.
(11) The Galileo programme aims to develop and to operate a Global Navigation Satellite System.
(12) See paragraph 1.10 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(13) Not validated by the end of 2008 were the local systems of the Directorate-General for External Relations and the Directorate-General for Justice, Freedom and Security.
(14) The number of outstanding issues, covering four levels of importance established by the Accounting Officer of the Commission (Critical-Very Important-Important-Desirable) from validation reports from 2005-2007 had a significant reduction in the course of 2008, from 161 to 81. However of these 81, five issues were considered as ‘Critical’ and 23 issues as ‘Very Important’.
(15) Notably general issues regarding cut-off procedures, clearing and recording of pre-financings, timeliness of transactions’ posting, ABAC contracts, assets management, varying knowledge on accrual accounting principles across the services, data consistency between local systems and ABAC.
(16) Directorate-General for Agriculture and Rural Development, Directorate-General for the Information Society and Media, Directorate-General for Research, Directorate-General for Energy and Transport, Directorate-General for Health and Consumers, Directorate-General for Regional Policy, Directorate-General for Employment, Social Affairs and Equal Opportunities, EuropeAid Co-operation Office, Directorate-General for Enlargement as well as Directorate-General for Education and Culture.
(17) In particular Directorate-General for Research in the field of research.
(18) See paragraph 5.61 of the Annual Report concerning the financial year 2006 and paragraph 5.44 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(19) Article 10 of Commission Regulation (EC) No 885/2006 (OJ L 171, 23.6.2006, p. 90) by means of which the Commission communicates to the Member States the results of its verification of the information supplied.
(20) Financial corrections pursuant to Article 11 of Regulation (EC) No 885/2006.
(21) In particular Annual Activity Reports and the declarations of the Commission's Directors-General and their Synthesis Report.
(22) In addition the Court may issue a qualified opinion when only a small proportion of a population is affected by material error.
(23) Although the Court notes that the guidance issued to the National Agencies is well developed for use as a manual of procedures (see paragraph 9.33), it concludes that the current implementation of the supervisory and control system does not yet give satisfactory assurance that errors of regularity will be detected and corrected (see paragraphs 9.33 and 9.34).
(24) This is mostly due to the supervisory and control systems of the Sixth Framework Programme for research and technological development.
(25) See Table 1.3 , footnote 4.
(26) The decrease has been identified for the expenditure for the policy group Agriculture and natural resources in general and Rural Development expenditure in particular. However, the latter is still affected by a higher level of errors than EAGF (see paragraph 5.62). The Court considers, based on the level of errors in transaction testing and its systems assessment, that, as in previous years, IACS generally is an effective control system for limiting the risk of error or irregular expenditure (see paragraph 5.64).
(27) Former ‘Internal policies’ are now covered under the policy groups ‘Research, energy and transport’, ‘Education and citizenship’ and ‘Economic and financial affairs’ (see Table 2.1 ).
(28) This method of implementing the EU budget is stipulated in Article 53 of the Financial Regulation.
(29) Paragraphs 1.43 to 1.51 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(30) The Commission acknowledges in its Communication on the ‘concept of tolerable risk of error’ (COM(2008) 866 Final) on pages 8 and 10 that it has so far only undertaken a limited data gathering exercise.
(31) The Commission recognises in its COM(2008) 866 Final on page 7 that, for Structural Funds, the error rate could be reduced by 2-3 % at zero (or no significant) additional costs by ‘…improving existing ex-ante controls…’.
(32) See Court’s response to the Commission's Communication ‘Reforming the budget, changing Europe’ (http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/1481518.PDF).
(33) Percentage of the budget according to the relevant error range < 2 %
2-5 %
> 5 % for the different policy groups. In the case of ‘Agriculture and natural resources’, the chart distinguishes between its relevant component parts (Rural development and other expenditure for 2007 and 2008; IACS and non IACS for previous years).
(34) The budgetary titles 24 to 31 of Section III of the General Budget concerning primarily Administrative expenditure are reported in the section for the European Commission of chapter 11.
(35) Administrative expenditure is deducted from policy groups and shown separately under its own heading; this leads to differences in comparison to chapters 4 to 10.
(36) This figure refers to ‘operational expenditure’ and not to the value of the ‘revenue’.
(37) Systems are classified as ‘partially effective’ where some control arrangements have been judged to work adequately whilst others have not. Consequently, taken as a whole, they might not succeed in restricting errors in the underlying transactions to an acceptable level.
(38) The Court decided to present the error rates (see paragraph 1.28) in three intervals. These error ranges cannot be interpreted as a confidence interval (in a statistical sense).
(39) See scope limitations in paragraphs 4.4 and 4.7.
(40) As in previous years, the Court, based on the level of errors in transaction testing and its systems assessment, reiterates that IACS generally is an effective control system for limiting the risk of error or irregular expenditure (see paragraph 5.64).
(41) For Rural development expenditure the estimated level of error is above 2 % (see paragraphs 1.33 and 5.62).
(42) In 2007, the Court assessed the Member States' control systems as partially effective. For 2008, there were no major modifications in the regulatory framework affecting the control systems of the Member States (see paragraph 6.23). Since the programming period 2000-2006 is coming to an end, the Court considered that an additional full assessment of the Member States' 2000-2006 control systems will not provide added value. As there were almost no interim payments for the 2007-2013 period, the Court focused its assessment on the part of the Member States' systems set up for recording and correcting errors found by national controls and for reporting financial corrections to the Commission (see paragraphs 6.21 and 6.36).
(43) This is not an overall assessment of the policy group systems. It relates to some of the systems examined and mainly reflects the weakness observed in the supervisory and control systems of the Sixth Framework Programme for research and technological development (FP6) (see paragraph 10.28).
(44) FP6 accounts for a disproportionately large part of the overall error rate (see paragraph 10.27).
CHAPTER 2
Commission internal control system
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Commission management representations
Annual Activity Reports and Declarations by Directors-General
Synthesis Report of the Commission
Assurance drawn from Annual Summaries
Commission’s internal control standards
Introduction
Effectiveness
Action plan
General assessment of implementation
Impact of Action Plan
Overall conclusions and recommendations
Conclusions
Recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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Annual Activity Reports and Declarations by Directors-General |
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Table 2.1 — Comparison of the evidence given by Commission Directorates-General annual activity reports for the Court’s Statement of Assurance
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Synthesis Report of the Commission |
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2.16. |
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The Commission considers that, as a result of its actions, there has been progress in producing reliable evidence of the effective operation of the multi-annual corrective mechanisms. It is continuing its efforts to improve the completeness and quality of data provided by Member States. |
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For the period 2007-2013, the system for reporting of financial corrections by the Member States to the Commission has been considerably clarified and strengthened by the designation of a responsible authority and the provision of a reporting table (Article 61 of Regulation (EC) No 1083/2006 and Article 20 of Commission Regulation (EC) No 1828/2006). |
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The Commission also refers to its reply to paragraph 6.30. |
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Assurance drawn from Annual Summaries |
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Added Value |
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COMMISSION’S INTERNAL CONTROL STANDARDS |
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Introduction |
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Effectiveness |
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ACTION PLAN |
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General assessment of implementation |
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Impact of Action Plan |
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Table 2.2 — Overview of the implementation of the Commission's action plan towards an integrated internal control framework
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OVERALL CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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Conclusions |
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Recommendations |
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2.35 |
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(1) Article 53b(3) of the revised financial regulation provides that: ‘Member States shall produce an annual summary at the appropriate national level of the available audits and declarations’. (Council Regulation (EC, Euratom) No 1995/2006 of 13 December 2006 amending Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the General Budget of the European Communities (OJ L 390, 30.12.2006, p. 1)).
(2) Based on an estimated 5 or 10 % flat-rate financial correction.
(3) Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 2.14 and Table 2.1, Annual Report concerning the financial year 2006, Table 2.1 and Annual Report concerning the financial year 2005, Table 2.1. The policy group External Aid, Development and Enlargement was previously called External Actions.
(4) Communication from the Commission to the European Parliament, the Council and the Court of Auditors — Synthesis of the Commission’s management achievements in 2008, COM(2009) 256 final, 8.6.2009.
(5) See paragraphs 2.19 and 2.41(b) of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(6) For Cohesion policy, nine Member States provided information which was compliant, 11 Member States submitted information which was mostly compliant except for minor deficiencies involving incomplete or incorrect data in the tables. Three Member States submitted Annual Summaries which were non compliant and returned by the Commission for resubmission and for a further four Member States the analysis had not been completed by the Commission as at 28 February 2009. A broadly similar conclusion is drawn by the Director-General of DG REGIO and a corresponding assessment is presented in the relevant Annual Activity Reports. The Court notes the follow-up actions taken by the Commission where Member States were found to be non-compliant.
(7) Opinion of the Court No 6/2007 on the annual summaries of Member States; ‘national declarations’ of Member States; and audit work on EU funds of national audit bodies (OJ C 216, 14.9.2007, p. 3).
(8) 16 for Structural Actions and the European Fisheries Fund and 9 for Agriculture.
(9) Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341. The Court commented positively on the transition, see paragraph 2.27 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(10) See paragraph 2.25 of the Annual Report concerning the financial year 2007. For 2007 and 2008 the level of implementation is calculated to be in excess of 96 %.
(11) Communication to the Commission ‘Revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework — Strengthening Control Effectiveness’ (SEC(2007) 1341, 16.10.2007). This guidance allows Directorates-General to demonstrate effectiveness for certain ICS pre- selected ‘prioritised’ in the Directorates-General Annual Management Plans for the previous year.
(12) Commission services had the possibility to prioritise certain Standards, based on the services' specific activities and risks and to communicate the choice in their Annual Management Plan for 2008.
(13) A similar distribution applies also to the Annual Management Plans for 2009.
(14) Communication from the Commission to the Council, the European Parliament and the European Court of Auditors — Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework COM(2006) 9 final, of 17.1.2006.
(15) Communication from the Commission to the European Parliament, the Council and the European court of Auditors — Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, COM(2009) 43 of 4.2.2009.
(16) See paragraph 2.30 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(17) This was not the case for the Commission’s previous summary report for 2007, see paragraph 2.34 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(18) Paragraphs 2.41 and 2.42 of the Court’s Annual Report concerning the financial year 2007.
(19) Impact of these most important reservations on the Director-General’s declaration in the Court’s view:
A |
: |
reasonable assurance that the internal control systems ensure the legality and regularity of the underlying transactions with no or insignificant qualifications. |
B |
: |
reasonable assurance but with qualifications concerning identified weaknesses in the internal control system. |
C |
: |
no assurance. |
(20) Evidence given by the annual activity report for the Court’s audit conclusions:
A |
: |
sufficient evidence for the Court’s DAS conclusions (clear and unambiguous). |
B |
: |
supporting evidence for the Court’s DAS conclusions after corrections. |
C |
: |
no supporting evidence for the Court’s DAS conclusions. |
‘+/–’ where there is not enough evidence to justify a change in the evaluation rating, but nevertheless a significant improvement or deterioration has been observed by the Court, this is indicated by adding an ‘+’ or ‘–’ to the initial rating.
(21) Although included in the Annual Activity Report.
Source: Court of Auditors.
(22) COM(2009) 43.
(23) The Commission also states that the impact of the various (sub-)measures on the reduction of errors or the increase in assurance will only build over time as they begin to have an impact on the underlying control systems.
(24) See paragraph 2.37 of the Annual Report concerning the financial year 2007, and paragraph 2.29 of this report.
Source: Court of Auditors.
CHAPTER 3
Budgetary Management
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Observations
Targets achieved by amending budgets
Implementation of programmes
Cohesion policies expenditure
The European Economic Recovery Plan
Outstanding budgetary commitments (‘RAL’)
Conclusions and recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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OBSERVATIONS |
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Targets achieved by amending budgets |
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Implementation of programmes |
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Cohesion policies expenditure |
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The European Economic Recovery Plan |
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Outstanding budgetary commitments (‘RAL’) |
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Graph 3.1 — Development of cumulated outstanding commitments for the Structural Funds 2000-2006 and Cohesion area 2007-2008 (1)
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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(1) Assigned revenues 2008 excluded. Assigned revenues cover i.a. refunds arising from recovery of amounts paid in error, which are re-allocated to their budget line of origin, contributions from EFTA members increasing specific budget lines, or revenue from third parties where agreements have been concluded involving a financial contribution to EU activities.
(2) The budgetary surplus (budget outturn) is the result of the implementation of the budget. It is not a reserve and it cannot be accumulated and used in future years to finance expenditure. The unused revenue that the surplus represents is offset against the own resources to be collected for the following year.
(3) Detailed information on budgetary implementation for 2008 can be obtained from Part II of the Annual Accounts of the European Communities, Financial Year 2008, the EC’s (DG Budget) documents ‘Report on budgetary and financial management — financial year 2008’ as well as from the Report on the ‘Analysis of the budgetary implementation of the Structural and Cohesion Funds in 2008’.
(4) The term ‘Cohesion’ describing a policy area (see chapter 6) was introduced for the programming period 2007-2013 and covers the Structural Funds (European Regional Development Fund and European Social Fund) and the Cohesion Fund. Prior to that (for the programming period 2000-2006) the Structural Funds included the European Regional Development Fund, the European Social Fund, and also the Agricultural Fund-Guidance Section and the Financial Instrument for Fisheries/Guidance. The Cohesion Fund was not considered as a Structural Fund, having a separate legal basis. Since this chapter refers to the different programming periods, the two terms — ‘Cohesion area’ and ‘Structural Funds’ — are used intentionally.
(5) The titles cover policy areas 04: Employment and Social Affairs; 05: Agriculture and Rural Development; 11: Fisheries and Maritime Affairs; 13: Regional Policy.
(6) The n+2 deadline requires automatic de-commitment of all funds not spent by the end of the second year following the year of allocation.
(7) Communication from the Commission to the European Council – A European Economic Recovery Plan (COM(2008) 800 final of 26.11.2008), amended by a proposal for a Decision of the European Parliament and of the Council amending the Interinstitutional Agreement of 17 May 2006 on budgetary discipline and sound financial management as regards the multiannual financial framework (COM(2009) 171 final of 8.4.2009).
(8) The budget distinguishes between two types of appropriation: non-differentiated appropriations and differentiated appropriations. Non-differentiated appropriations are used to finance operations of an annual nature, e.g. administrative expenditure. Differentiated appropriations were introduced to manage multi-annual operations, the related payments can be made during the year of the commitment and during the following years. Differentiated appropriations are used mainly for the Structural Funds and the Cohesion Fund.
(9) For Cohesion see ‘Report on budgetary and financial management, Financial year 2008’, p. 41.
CHAPTER 4
Revenue
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Audit scope
Traditional own resources
VAT- and GNI-based own resources
Regularity of transactions
Traditional own resources
VAT- and GNI-based own resources
Effectiveness of systems
Traditional own resources
VAT-based own resources
Monitoring of the application of the VAT directives
Report under Article 12 of Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89
GNI-based own resources
Annual GNI data
Compilation of National Accounts in Member States
General and specific reservations
Verification of GNI inventories in the Member States
Conclusions and recommendations
Traditional own resources
VAT-based own resources
GNI-based own resources
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Table 4.1 — Revenue for the financial year 2008
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Audit scope |
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Traditional own resources |
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VAT- and GNI-based own resources |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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Traditional own resources |
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VAT- and GNI-based own resources |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Traditional own resources |
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The Court notes that such SAI reports constitute an additional means to safeguard the financial interests of the Community. |
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VAT-based own resources |
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Table 4.2 — VAT reservations as at 31.12.2008
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Monitoring of the application of the VAT directives |
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Report under Article 12 of Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89 |
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GNI-based own resources |
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Annual GNI data |
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Compilation of National Accounts in Member States |
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General and specific reservations |
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Verification of GNI inventories in the Member States |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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Traditional own resources |
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VAT-based own resources |
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GNI-based own resources |
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(1) Council Regulation (EC, Euratom) No 105/2009 of 26 January 2009 amending Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 implementing Decision 2000/597/EC, Euratom on the system of the Communities’ own resources (OJ L 36, 5.2.2009, p. 1).
(2) OJ L 163, 23.6.2007, p. 17.
(3) Czech Republic, Greece and the Netherlands.
(4) Advisory Committee on Own Resources: Article 20 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 (OJ L 130, 31.5.2000, p. 1).
(5) Article 4 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1287/2003: the GNI regulation (OJ L 181, 19.7.2003, p. 1).
(6) Belgium, Italy, Luxembourg and Poland.
(7) When duties or levies remain unpaid and no security has been provided, or they are covered by securities but have been challenged, Member States may suspend making these resources available by entering them in this separate (‘B’) account.
(8) Czech Republic, Greece and the Netherlands.
(9) Czech Republic and Greece.
(10) Paragraph 4.18 (footnote 21) of the Annual Report concerning the financial year 2006.
(11) Paragraph 3.15 of the Annual Report concerning the financial year 2004, paragraph 4.22 of the Annual Report concerning the financial year 2005, paragraph 4.18 (footnote 23) of the Annual Report concerning the financial year 2006, and paragraph 4.19 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(12) United Kingdom National Audit Office: HM Revenue and Customs: The Control and Facilitation of Imports, dated 7 November 2008 (http://www.nao.org.uk/publications/0708/hmrc_import_control.aspx).
(13) Council Directive 2006/69/EC (OJ L 221, 12.8.2006, p. 9) and Council Directive 2006/112/EC (OJ L 347, 11.12.2006, p. 1) (the VAT Directive).
(14) Council Directive 2006/69/EC (OJ L 221, 12.8.2006, p. 9).
(15) Council Directive 2006/112/EC (OJ L 347, 11.12.2006, p. 1) (the VAT Directive).
(16) After the infringement procedure: Article 226 of the Treaty establishing the European Community.
(17) Cases No 2004/4282 (Finland), which could lead to a reduction in VAT-based own resources; Nos 2005/4756 (United Kingdom) and 2005/5051 (France), without impact. See also Annex 4.2 for the follow-up of a similar observation from 2007.
(18) The maximum deadline set by the Commission is 12 months (see COM(2002) 141).
(19) Article 12 of Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89 of 29 May 1989 on the definitive uniform arrangements for the collection of own resources accruing from value added tax (OJ L 155, 7.6.1989, p. 9) requires the Commission to submit a report to Parliament and to Council every three years on the procedures applied in the Member States for registering taxable persons and determining and collecting VAT, as well as on the modalities and results of their VAT control systems. Member States are required to provide the Commission with the necessary information concerning these procedures.
(20) Article 10(7) of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 states that, after 30 September of the fourth year following a given financial year, any changes to GNP/GNI shall no longer be taken into account, except on points notified within this time limit either by the Commission or by the Member State. These points are known as reservations.
(21) In accordance with Article 3 of the GNI Regulation, Member States shall provide the Commission (Eurostat) with an inventory of the procedures and basis statistics used to calculate GNI and its components according to ESA 95.
(22) See paragraphs 3.47 to 3.49 of the Annual Report concerning the financial year 2004. See paragraphs 4.23 to 4.25 of the Annual Report concerning the financial year 2005.
(23) A general reservation covers all the data of a Member State.
(24) A specific reservation covers discrete elements of the GNI inventory.
(25) These open reservations concern Greece and the United Kingdom and relate either to out-of-date sources underlying certain estimates or to methodological and compilation aspects.
(26) Paragraph 4.35 of the Annual Report concerning the financial year 2007.
(27) Except Bulgaria and Romania, whose deadline is 31.12.2009. Luxembourg and Austria have not yet transmitted their process tables.
(28) The Council’s 2007 discharge recommendation repeated the call for the Commission, in cooperation with the Member States, to continue its efforts to ensure that reservations are lifted within reasonable timescales.
(29) This judgment (paragraphs 37 to 39) states that ‘it follows Articles 2 and 22 of the Sixth Directive, and from Article 10 EC, that every Member State is under an obligation to take all legislative and administrative measures appropriate for ensuring collection of all the VAT due on its territory. (…) Member States (…) enjoy in that respect a certain measure of latitude, inter alia, as to how they use the means at their disposal. That latitude is nevertheless limited by the obligation to ensure effective collection of the Community’s own resources and not to create significant differences in the manner in which taxable persons are treated, either within a Member State or throughout the Member States. (…) Any action by Member States concerning VAT collection must comply with that principle’.
ANNEX 4.1
RESULTS OF TESTING
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE-BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample (of Revenue at the level of the Commission)
Year |
Number of transactions tested (1) |
2008 |
60 |
2007 |
66 |
1.2 — Structure of the sample (of Revenue at the level of the Commission)
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
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TOR (1) |
VAT/GNI |
Other |
Total |
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Recovery orders |
10 % |
78 % |
12 % |
100 % |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems
Revenue type |
Key internal control (Commission) |
Key internal controls in national customs supervision / compilation of National Accounts in Member States audited |
Overall assessment |
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Commission checks in Member States |
Commission desk checks |
Revenue management |
Management of reservations |
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TOR |
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N/A |
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VAT |
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N/A |
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GNI |
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Overall assessment (4) |
2008 |
2007 |
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Legend:
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(1) Work done included the examination of the compilation of the underlying monthly statement and accounting records in the Member State concerned. An additional random sample of 30 import declarations was audited in each of the three Member States visited (see paragraph 4.5).
(2) The work carried out by the Commission to enable GNI reservations to be lifted is not always sufficient to provide reasonable assurance on the accuracy of the amended data (paragraphs 4.27 and 4.35).
(3) In respect of TOR there is a risk that the rate of physical checks at import is too low and that post-clearance audits do not compensate (paragraphs 4.15 and 4.16).
(4) See scope limitation referred to in paragraphs 4.4 and 4.7 (paragraphs 4.4 and 4.9 in respect of 2007).
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
ANNEX 4.2
FOLLOW-UP OF PREVIOUS DAS OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
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Traditional own resources: potential duties under discussion between the Commission and Germany |
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In paragraph 3.23 of the Annual Report concerning 2004 the Court noted that in 2003 Germany removed entries totalling 40,1 million euro from its B account, without providing a full explanation of this reduction. In 2005 the Court indicated that 22,7 million euro of potential duties remain under discussion between the Commission and Germany. |
The balance of 22,7 million euro was still under discussion in 2007 and 2008. The Commission has asked Germany to provide the split between guaranteed and non guaranteed debts in the B-account for, say, 2005 and 2006 and use this data to gauge the strength of the assurance it can have on the amounts likely to be eventually recovered. |
The definitive amount to be recovered should be quickly established in order to finally close this issue. |
The Commission report on the 2007 inspection concerning this complex issue was discussed in the December 2008 Advisory Committee on Own Resources. As a follow-up the Commission still needed to request further clarifications for a small proportion of the transactions involved. The Commission is looking forward to drawing its final conclusions once the reply has been received. |
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VAT-based own resource: delays related to infringement procedure |
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In its Annual Report concerning 2007 the Court pointed out that of three cases, dating back to 2003-2005 (one with an impact on own resources), none had been brought before the Court of Justice by the end of 2007 despite the decision to do so being taken in June 2007 (paragraph 4.24). |
These cases were eventually brought before the Court of Justice in April, June and November 2008. |
The Court reaffirms that the Commission should speed up the handling of cases and the management of the infringement procedure in order to refer cases to the European Court of Justice within the prescribed time limits. |
The Commission has changed its procedures last year, to allow for more frequent decision-taking in order to reduce the delays which occurred when Member State notifications were received shortly before the next procedural step was due to be taken, allowing for cases to progress as soon as the analysis of the new information has been completed. Where a potential impact on own resources is identified, the Commission takes appropriate measures by making reservations. The legal context in Member States is often detailed and complex, requiring substantial analysis. The Commission pays particular attention to the preparation of cases on the interpretation of indirect taxation legislation. |
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GNI-based own resource: revision policy (including the follow-up of the Greek revision) |
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In its Annual Report concerning 2006 the Court made observations on the revision to Greek GNI (paragraphs 4.24 to 4.26) and recommended in paragraph 4.32 that the Commission, in particular:
In its Annual Report concerning 2007 the Court took note of the progress made by the Commission and of the additional work needed, in cooperation with Member States, to implement the above-mentioned recommendations (paragraphs 4.28 to 4.32 and Annex 4.2). |
Pending the completion of the verification of the underlying calculations, the Commission, by the end of 2008, had not lifted the seven specific reservations set on GNP data of the period 1995-2001. |
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CHAPTER 5
Agriculture and Natural Resources
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of policy group Agriculture and Natural Resources
Audit scope
Regularity of transactions
Agriculture and rural development
Environment, Fisheries and Maritime Affairs, and Health and Consumer Protection
Effectiveness of systems
Policy area agriculture and rural development
Systems related to regularity of transactions
Systems related to recoveries and financial corrections
Policy areas Environment, Fisheries and Maritime Affairs, Health and Consumer Protection
Conclusions and recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Table 5.1 — Agriculture and Natural Resources — breakdown of payments by policy area
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Specific characteristics of policy group Agriculture and Natural Resources |
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Audit scope |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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Agriculture and rural development |
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Example A beneficiary made a SAPS claim on behalf of a number of farmers using common land owned by the local municipality. The payment was made to the claimant who stated that he then shared it with these farmers on a pro rata basis of the number of animals held. Eight parcels were selected for measurement; all had been claimed as permanent pasture in 2007. None of these parcels had any trace of being grazed by animals or having been mown over several years. Bushes and fern covered most of the areas and long rough vegetation the rest. All parcels seen were considered to be abandoned and not eligible for aid. Municipalities benefitted from SAPS payments for common grassland which was used by local farmers to graze their animals. Some of the land was used to dump waste. |
Example (12) Following the decoupling of direct payments, no specific agricultural activity is required; it is sufficient if the farmer respects good agricultural conditions (GAC). Under the applicable legislation it is up to the Member State to define what constitutes good agricultural conditions (GAC). The Member State concerned has established criteria regarding the respect of GAC but, as allowed by the EU framework, these criteria do not include the obligation of grazing or mowing. Natural or legal persons carrying out an agricultural activity or maintaining land in good agricultural condition (GAC) are entitled to receive SAPS payments. Since the land was kept in GAC, the municipalities concerned were entitled to receive SAPS payments. To the extent aid has been granted for ineligible land, this will be followed up in the context of the conformity clearance procedure. See also Commission reply to 5.49. |
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Example Support was granted for agri-environmental commitments relating to fencing a pasture area and clearing a portion of the ground partially covered with shrubs. The objective of the action was to create larger areas for extensive grazing, as, due to the poor quality of the soil, the concentration of cattle in existing cleared areas was prejudicial to the renewal of the grass cover due to overgrazing. The Court’s auditors found that the area cleared of shrubs did not fully correspond to the area for which aid had been applied and was slightly less than the total claimed. Consequently, the beneficiary was only entitled to approximately 90 % of the sum paid. Furthermore, a sanction of 18 % is applicable in this case. |
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5.19. |
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Example An overdeclaration was found (35 %) due mainly to the fact that the farmer claimed full hectares rather than the actual area used. There were also some small ineligible areas that should have been deducted. Such a large discrepancy (8 hectares out of 23 measured) should result in a cancellation of the SAPS payment. |
Example Deficiencies detected in the Member State’s control system regarding SAPS payments are followed up in the framework of the conformity clearance procedure. |
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Example Because of the limitation of the funds available according to the financing plan of the rural development programme concerned, the national authorities were not able to pay farmers in disadvantaged areas the minimum amount per hectare required by Community rules. |
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Example One of the transactions sampled concerned aid granted to a municipality to surface, with asphalt, a country lane. However, as one farmer had refused right of way on his land, some 8 % of the lane had not been asphalted. Instead, the contractor had been requested to asphalt accesses to parcels situated along the lane. As the project had not been formally modified, the Court considers that the municipality, though having paid the total price of the road works carried out, was entitled to only a approximately 90 % of the total aid received. |
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Example According to Council Regulation (EC) No 1788/2003 (15)the national authorities are liable for payment of the milk levy and are required to collect it from the producers. Any money collected, together with interest in the case of late payment of the levy, is retained by the national authorities. Italy paid the levy for all producers concerned (174,5 million euro) but only managed to collect 21,5 million euro from them. In the case audited by the Court, the producer currently owes 614 157 euro plus 5 244 euro interest for the campaigns since 1995/1996. |
Example Member States are liable for payment of the milk levy to the Community budget as assigned revenue. Italy has paid its corresponding amounts, with the consequence that there is no loss for the Community budget. Italy is furthermore engaged in recovery actions against those producers, including the producer to whom reference is made, who have not paid the levy due yet and, in this context, is charging interests on the outstanding amounts as required by the applicable Community rules. The recovery procedure to be followed is governed by national law and Italy is bound by this law even if this leads to delays in the recovery process. |
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Environment, Fisheries and Maritime Affairs, and Health and Consumer Protection |
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Example In one case there was a complete lack of the public tender procedure and in another case a firm that had been involved in drafting the public tender for the beneficiary was awarded the same tender, notwithstanding legal advice against admitting the company. Moreover, the beneficiary did not declare the interest received on pre-financing. |
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Example Costs were claimed for the replacement of fishing gear which were specifically excluded by the regulation (17). |
Example The Commission deducts ineligible amounts from subsequent expenditure claims (if any remain to be submitted) or at the latest before the closure of the programme. |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Policy area agriculture and rural development |
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Systems related to regularity of transactions |
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I) Administrative procedures and controls to ensure correct payment including quality of databases |
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EAGF |
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Example In Bulgaria the LPIS does not contain the precise eligible area of reference parcels. Every reference parcel is classified under one of 5 eligibility percentage ranges. The on-the-spot visits carried out by the auditors showed that the eligibility percentage ranges indicated in the LPIS were not reliable. Furthermore, the maximum eligible area calculated on the basis of the eligibility percentages indicated in LPIS have no capping effect on the total area accepted for payment. Finally, it was noted that after claim year 2007 the Member State authorities transferred reference parcels from ‘other agricultural use’ and ‘non-agricultural use’ to other land use categories with higher eligibility percentages. |
Example With regard to Bulgaria, the Commission shares the view that their LPIS need further improvement. The action plan referred to in the Commission reply to point 5.32 will address the weaknesses identified. |
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In the UK (Scotland), the LPIS was found to have more than 12 000 overlapping reference parcels resulting in double SPS payments for around 15 000 ha. |
This problem is very limited. An analysis of potential financial consequences including recovery of undue amounts for the previous period is being carried out (see also Commission reply to point 5.32). |
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Example The UK divided its national ceiling for allocation of payment entitlements into four sub-ceilings, one for each regional paying agency. One of the regional paying agencies exceeded its sub-ceiling by more than 25 million euro representing 4 % of the Scottish sub-ceiling. The authorities reported that the national ceiling was overshot by only 2,8 million euro because another regional paying agency was reported to have stayed considerably below its sub-ceiling. The Court was unable to verify the total value of entitlements for this regional paying agency because the database is unreliable — it is not complete, accurate or up to date, with more than 1 200 cases of entitlements containing discrepancies awaiting clarification. |
Example The 2,8 million euro overshoot reported by the UK authorities represents 0,1 % of the national ceiling. This issue is being followed up through the conformity clearance procedure. |
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Example In Romania more than 5 500 farmers benefited from double/overpayments for a total amount of 2,2 million euro. In some cases where the farmer requested area reductions or withdrawals in respect of parcels for which the administrative cross-checks had revealed reference parcel overshoots, these requests were accepted without application of penalties contrary to EU legislation. The Member State also incorrectly applied the obvious error concept when accepting that area overshoots of reference parcels could be transferred to other reference parcels. There were 64 000 obvious error corrections made in this way. |
Example The Romanian paying agency detected the problem itself and is taking remedial action in the context of its action plan. |
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EAFRD |
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II) Control systems based on on-the-spot checks |
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III) System to ensure implementation and control of Cross-compliance |
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Example In Scotland the authorities accepted that SPS aid can be claimed for rough grazing land (mainly covered with heather and bracken) which requires no farming activity or any work by the beneficiary to keep it in GAEC (27). As a result, claimants who purchased high value entitlements and do not carry out any agricultural activity rent large tracts of land for periods each year at very low rates (varying for the cases examined by the Court between 2 euro/ha and 18 euro/ha) in order to activate entitlements (worth up to several hundred euro/ha). Such land is ‘maintained’ naturally, often by wild deer, the only activity that takes place is occasional hunting. |
Example |
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In Bulgaria and Romania SAPS aid was granted for grassland to beneficiaries who did not carry out any production activity nor even a maintenance activity. Furthermore, the Court observed areas which have been abandoned and covered with bushes and trees. |
Following the decoupling of direct payments, it is sufficient if the agricultural parcel complies with the good agricultural conditions (GAC) for the beneficiary to receive aid. Both Member States have established criteria regarding the respect of GAC but, as allowed by the EU framework, these criteria do not include the obligation of grazing or mowing (see also the Commission reply to 5.17). |
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Systems related to recoveries and financial corrections |
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The Commission’s clearance of accounts procedures |
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Financial clearance |
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Conformity clearance |
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Member State controls under IACS and inspection results |
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Policy areas Environment, Fisheries and Maritime Affairs, Health and Consumer Protection |
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Approval of the national operational programmes and assessment of the national audit strategies of the European Fisheries Fund |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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5.65. |
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(1) Council Regulation (EC) No 1290/2005 of 21 June 2005 on the financing of the common agricultural policy (OJ L 209, 11.8.2005, p. 1).
(2) Under the historical model each farmer is granted entitlements based on the average amount of aid received and area farmed during the reference period 2000 to 2002. Under the regional model all entitlements of a region have the same flat-rate value and the farmer is allocated an entitlement for every eligible hectare declared in the first year of application. The hybrid model combines the historical element with a flat rate amount and, if it is dynamic, the historical component decreases each year until it becomes a predominantly flat rate-system.
(3) ‘Eligible hectare’ shall mean any agricultural area of the holding taken up by arable land and permanent pasture except areas under permanent crops, forests or used for non-agricultural activities.
(4) For Bulgaria and Romania the eligible area consists of the utilised agricultural area maintained in GAC in accordance with national criteria.
(5) Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Cyprus, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania and Slovakia.
(6) With the introduction of the SPS most farmers are paid independently of the volume of actual production. Nevertheless some aid schemes remain or may be coupled to output in order to avoid abandonment of production.
(7) Article 6(1) of Council Regulation (EC) No 1782/2003 (OJ L 270, 21.10.2003, p. 1).
(8) Paying agencies and the corresponding funds included in the DAS sample (this amounted to 57 certificates and reports for EAGF and five for EAFRD).
(9) The reservation concerning SAPARD related to ‘significant deficiencies regarding the management and control system’.
The reservation concerning rural development measures under Axis 2 related to ‘an error rate (which) is significantly above the materiality threshold presently used by the European Court of Auditors’.
(10) The reservation states that ‘a material level of ineligible expenditure was reimbursed to Member States under the activity Control and Enforcement of the CFP’ (common fisheries policy).
(11) The beneficiary was not entitled to receive all or part of the payment.
(12) The Commission considers that these individual findings by the Court are not examples of systemic deficiencies in the aid schemes concerned.
(13) The payment is not correctly calculated.
(14) The claimed cost or action did not exist.
(15) OJ L 270, 21.10.2003, p. 123.
(16) LIFE – L’Instrument Financier pour l’Environment.
(17) Article 9 of Council Regulation (EC) No 2792/1999 (OJ L 337, 30.12.1999, p. 10).
(18) Regulation (EC) No 1782/2003, subsequently repealed and replaced by Regulation (EC) No 73/2009 (OJ L 30, 31.1.2009, p. 16), and Commission Regulation (EC) No 796/2004 (OJ L 141, 30.4.2004, p. 18).
(19) The national inspection results for application checked on the spot with errors are: Bulgaria – 6,20 %; Romania – 12,57 % (Source: DG AGRI).
(20) Article 11 of Commission Regulation (EC) No 1975/2006 (OJ L 368, 23.12.2006, p. 74) and Article 24 of Regulation (EC) No 796/2004.
(21) See Article 41(1) of Regulation (EC) No 1782/2003.
(22) Article 19 of Regulation (EC) No 796/2004. An obvious error is one which is apparent as such from the application form and does not give rise to a penalty.
(23) Regulation (EC) No 1975/2006 of 7 December 2006 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1698/2005, as regards the implementation of control procedures as well as cross-compliance in respect of rural development support measures.
(24) Article 12 of Regulation (EC) No 1975/2006 and article 26 of Regulation (EC) No 796/2004.
(25) According to Commission working document on increases in the percentages of area aid applications to be checked where significant irregularities are found (DS/2006/24 rev 1).
(26) Regulation (EC) No 1782/2003 and in particular Annex IV, subsequently repealed and replaced by Regulation (EC) No 73/2009.
(27) The GAEC obligations for rough grazing land consist of prohibiting certain activities such as undertaking new drainage works, ploughing, clearing, etc… but there is no obligation to have the land grazed or mown.
(28) Article 29 of Regulation (EC) No 1782/2003.
(29) Article 14 of Council Regulation (EC) No 1290/2005 of 21 June 2005 on the financing of the common agricultural policy.
(30) Prior to financial year 2006, Member States had to provide table 105 provided for by Article 3(6a) of Commission Regulation (EC) No 296/96 (OJ L 39, 17.2.1996, p. 5) which showed the total of debts by the end of the financial year, in financial years 2006 and 2007 Member States had to provide the tables provided for by Article 6(f) of Commission Regulation (EC) No 885/2006 (OJ L 171, 23.6.2006, p. 90) distinguishing between EAGF and EAFRD and here again between administrative and judicial procedures respectively and since financial year 2008 Member States have to provide the tables called annex III and IIIa provided for by Articles 6(h) and 6(i) of Regulation (EC) No 885/2006 which distinguish between irregularities and amounts due which are neither irregularities nor administrative errors respectively.
(31) Annual Reports concerning the financial year 2006, paragraph 5.61, and the Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 5.44.
(32) Article 10 of Regulation (EC) No 885/2006 by means of which the Commission communicates to the Member States the results of its verification of the information supplied.
(33) Financial corrections pursuant to Article 11 of Regulation (EC) No 885/2006.
(34) Article 31 of Regulation (EC) No 1290/2005.
(35) Annual Report concerning the financial year 2006, paragraph 5.63, and the Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 5.47.
(36) The payments for Rural Development account for approximately 19 % of the policy areas covered by this chapter.
(37) This is mostly due to the supervisory and control systems of Rural Development.
(38) Audit of administrative expenditure is reported on in Chapter 11.
ANNEX 5.1
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
204 |
2007 |
196 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
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EAGF |
RD |
SANCO, ENV, MARE |
Total |
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Final/interim payments |
74 % |
21 % |
5 % |
100 % |
100 % |
Advances |
0 % |
0 % |
0 % |
0 % |
0 % |
Total |
74 % |
21 % |
5 % |
100 % |
100 % |
1.3 — Frequency and estimated impact of errors
Errors |
2008 |
2007 |
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EAGF |
RD |
SANCO, ENV, MARE |
Total |
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Frequency of transactions tested which were affected by errors |
28 % {42} |
40 % {17} |
64 % {7} |
32 % {66} |
31 % {61} |
Frequency of errors which are quantifiable |
54 % {30} |
55 % {11} |
24 % {4} |
48 % {45} |
49 % {39} |
Impact of quantifiable errors: Most likely error rate falls in the range (1) |
Below 2 % |
between 2 % and 5 % |
1.4 — Types of errors in the sample
Percentage of errors in transactions tested which concern |
2008 |
2007 |
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EAGF |
RD |
SANCO, ENV, MARE |
Total |
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Eligibility |
5 % |
15 % |
18 % |
10 % |
18 % |
Occurrence |
0 % |
5 % |
0 % |
1 % |
1 % |
Accuracy |
50 % |
35 % |
12 % |
40 % |
31 % |
Other with no financial impact |
45 % |
45 % |
70 % |
49 % |
50 % |
Total |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems — IACS Monitoring elements — SPS/SAPS
Member State |
Scheme |
Expenditure (million euro) |
Administrative procedures and controls to ensure correct payment including quality of databases |
On-the-spot inspection methodology, selection, execution, quality control and reporting of individual results |
Implementation and control of GAEC/Cross-compliance (2) |
Overall assessment (3) |
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Belgium Wallonia |
SPS |
230 |
1, 2 |
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|
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UK Scotland |
SPS |
579 |
1, 2, 3, 4 |
|
a |
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Spain Catalunia |
SPS |
178 |
1, 2, 5 |
|
b |
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Slovenia |
SPS |
49 |
1 |
|
|
|
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Estonia |
SAPS |
40 |
|
|
|
|
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Bulgaria |
SAPS |
166 |
6, 7, 8 |
A, B, C |
b |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Roumania |
SAPS |
421 |
8, 9, 10 |
|
b |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Poland |
SAPS |
1 123 |
11, 12 |
|
c |
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2.2 — Assessment of selected supervisory and control systems — Rural Development
Member State |
Administrative procedures and controls to ensure correct payment including quality of databases |
On-the-spot inspection methodology, selection, execution, quality control and reporting of individual results |
Implementation and control of GAEC/Cross-compliance |
Overall assessment |
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Czech Republic |
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N/A |
|
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Greece |
|
|
|
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||||||||
Hungary |
|
|
N/A |
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||||||||
Ireland |
|
|
N/A |
|
||||||||
Italy |
|
|
N/A |
|
||||||||
Portugal |
|
|
N/A |
|
||||||||
Spain |
|
|
|
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2.3 — Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2008 |
2007 |
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(1) The Court distinguishes three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %.
The figures in the { } brackets are absolute numbers.
(2) In accordance with the provisions of Article 143b(6) of Regulation (EC) No 1782/2003 new Member States have no obligation to implement statutory management requirements (Cross Compliance) until 31 December 2008 (for Bulgaria and Romania until 31 December 2011). Therefore only GAEC compliance has been audited in the New Member States.
(3) The overall assessment cannot be any better than the assessment of the administrative procedures and controls.
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Effective |
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Partially effective |
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Not effective |
1 |
Incorrect aid calculation in cases where area determined is insufficient for activation of all entitlements claimed or where the farmer did not declare all set aside entitlements held. |
2 |
Incorrect determination of entitlements to be surrendered to the national reserve. |
3 |
Scottish sub-ceiling overshot by 25,4 million euro, respect of UK national ceiling impossible to assess due to unreliable English database. |
4 |
LPIS contains more than 12 000 overlapping reference parcels, which have led for claim year 2007 to double payments for around 15 000 ha. |
5 |
Discrepancies between regional and central database of entitlements. |
6 |
No precise eligible area recorded in LPIS. |
7 |
Eligible area recorded in LPIS found unreliable and had no capping effect on area admitted and paid. |
8 |
Claims submitted by a natural person or a municipality for land actually farmed by other people. |
9 |
Substantial number of corrections of claims without application of penalties. |
10 |
Double and overpayments for 5 500 farmers. |
11 |
Payment of areas in excess of eligible areas recorded in LPIS. |
12 |
Vectorisation not completed for all reference parcels. |
A |
Unverified remote sensing results accepted for payment. |
B |
Obligatory inspection rate not achieved. |
C |
Ineligible land accepted for SAPS. |
a |
No agricultural activity and no GAEC maintenance required for substantial rough grazing areas admitted under SPS. |
b |
Insufficient national GAEC/CC requirements for grassland. |
c |
No audit trail for GAEC penalties. |
ANNEX 5.2
FOLLOW UP OF KEY STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS (1) (2)
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
||||||
Rural development |
|||||||||
Interest rate subsidies: the procedures in place do not ensure an adequate audit trail with the result that the regularity of the payment of the EU subsidies to the final beneficiaries cannot be verified (France) (paragraph 5.15 (1)). |
France recognises that the existing system is imperfect and intends to set up a new system allowing to reconcile the administration’s databases with the banks’. Once in operation, this system will make it easier to track the loan from the bank to the final beneficiary. |
The problem noted by the Court will persist at least as long as the new system is not fully operational. |
This issue has been followed up by the Commission. The Member State has introduced a new administrative system which from 2008 onwards makes it easier to track the loan from the bank to the final beneficiary. Furthermore, the Commission analyzed the results of recent audits carried out by the Member State to determine the financial impact for the previous programming periods. |
||||||
Rural development |
|||||||||
The imprecise definitions in national legislation of some eligibility conditions and the often complex rules, particularly those related to agri-environmental measures, adversely affect the quality of the controls carried out to verify the farmers’ compliance with the relevant requirements (paragraph 5.32 (1)). |
No noticeable action was taken in 2008 in order to simplify the rules governing rural development expenditure. The Commission considers that ‘since agri-environmental measures are complex by nature, there is only very limited scope for simplification without jeopardising their objectives’ (Annual Activity Report 2008 of Directorate General for Agriculture and Rural Development, page 117). |
Simplification of complex rules, in particular those applying to agri-environmental measures, is still desirable. |
Concrete actions started and/or envisaged are:
|
||||||
IACS |
|||||||||
The LPIS in Greece is incomplete and contains errors in the referencing of parcels. Furthermore, in some countries the graphical layer of the LPIS (GIS) contains only aerial photos that are more than five (France, and Sweden) years old. In Portugal the update is carried out with significant delays (5.30(b), 5.30(c) (1)). The 2007 Annual Activity Report of the Director General for Agriculture contains again a reservation in respect of insufficient implementation of the IACS in Greece. |
According to the 2008 Annual Activity Report of the Director General for Agriculture, as of the 2009 claim procedure, all the elements of the IACS in Greece are in place and operational and the reservation can be lifted. This is without prejudice to the ongoing conformity clearance procedures covering the financial risks which result from the deficiencies in the IACS for the years 2006 — 2008. In the framework of these procedures, the consequences of, in particular, the persistent deficiencies in the LPIS-GIS need to be assessed. |
The Court will audit the SPS and IACS/LPIS in Greece in 2009. |
The Commission closely monitors the situation in Greece. A new Commission audit mission is scheduled for autumn 2009. |
||||||
SPS |
|||||||||
The audit found systematic shortcomings in calculation of the entitlements (5.22 (1)to 5.26 (1)). The re-performances of controls carried out by the Court found a number of specific weaknesses in the quality of the on-the-spot controls and identified ineligible areas or parcels that should have been excluded by the national inspectors (Greece, Italy, Spain, Portugal) (5.28 (1)). |
The issues named in the Annual Report 2006 and 2007 are generally already followed up through conformity procedures. |
The Court found cases of different data held nationally and regionally on the national ceiling (Spain) and incomplete, inaccurate and outdated database of entitlements (UK) (5.37 (2)). The court also found errors of systematic incorrect calculation of aid when claimants declare less area than entitlements held and have entitlements of different values (5.38 (2)). |
As regards the potential overshoot of the UK ceiling for attributing entitlements, action is taken under the conformity clearance procedure. On the calculation of the payments, the Commission is aware of the situation in Spain, Slovenia and the UK and action has already been taken under the conformity clearance procedure. For Belgium, information received indicates that the procedure applied for the calculation of aid in the cases referred to by the Court led to differences in the amount of aid granted that did not cause any loss to the Community budget. |
||||||
Olive oil |
|||||||||
The impact of the accuracy of the olive oil GIS on the integration of the production aid scheme into the SPS has been confirmed in Greece and Italiy where four out of five olive oil SPS transactions audited contained errors, some of which led to significant over payments (5.14(c) (1)). |
According to the Commission. further financial corrections on olive oil production aid have been applied in 2007 and 2008. |
The Court found again errors resulting from inappropriate calculation of entitlements from olive oil production (Greece). |
The Commission confirms that the deficiencies referred to by the Court are subject to conformity clearance procedures. |
||||||
Ex-post scrutiny |
|||||||||
The Court's analysis of the certifying bodies' reports has shown a need for improvements in the verification and reporting by the Paying Agencies on the follow up of the potential irregularities reported (5.36 (1)). |
With regard to the verification and reporting by paying agencies on the follow-up of potential irregularities, an assessment was made by certification bodies in 90 % of the cases (although the work carried out was not always as comprehensive as requested by the Commission) and in 74 % of them the statement on the follow-up given by the paying agencies is a positive one. |
The corrections applied by the Commission indicate that a risk of material error at the overall level of the debtors accounts exists. Therefore, the Court reiterates its doubts as regards the reliability of the debtors’accounts. |
The Commission obtained enough information on debtors for clearance and accounting purposes. In no case was the financial impact found to be material at the overall account level (and thus as regards the Decision). The financial errors found are recovered through the ordinary conformity clearance procedures. |
(1) Paragraph number in the ECA 2007 Annual Report.
(2) Paragraph number in the ECA 2008 Annual Report.
ANNEX 5.3
PAYING AGENCY ACCOUNTS DISJOINED FOR 2008
(million euro) |
||||
Member State |
Paying agency |
Accounts disjoined (1) |
||
EAGF |
EAFRD |
TRDI |
||
Belgium |
ALV |
274 |
29 |
|
France |
ODARC |
|
7 |
|
Germany |
Baden-Württemberg |
421 |
|
|
Germany |
Bayern |
|
127 |
|
Germany |
Brandenburg |
|
47 |
|
Germany |
Niedersachsen |
|
70 |
|
Germany |
Schleswig-Holstein |
|
29 |
|
Greece |
OPEKEPE |
2 461 |
224 |
|
Italy |
ARBEA |
102 |
18 |
|
Malta |
MRRA |
2 |
|
3 |
Portugal |
IFAP |
720 |
253 |
|
Romania |
PIAA |
462 |
|
|
Slovakia |
APA |
|
98 |
|
Spain |
Galicia |
|
40 |
|
Total |
4 442 |
942 |
3 |
(1) Accounts which the Commission considered not to be able to clear in its decisions of 29 April 2009. This due to reasons attributable to the Member States concerned which require additional inquiries.
Source: Commission Decisions 2009/366/EC, 2009/367/EC and 2009/373/EC (OJ L 111, 5.5.2009 and OJ L 116, 9.5.2009).
CHAPTER 6
Cohesion
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of Cohesion Policies
Policy objectives and instruments
How the money is spent
Supervisory and control systems
Financial corrections
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Systems related to the regularity of transactions
2000-2006 period
2007-2013 period
Systems related to recoveries and financial corrections
Member states (2000-2006 period)
Commission's supervision (2000-2006 period)
Conclusions and recommendations
Conclusions
Recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Table 6.1 — Payments for policy areas 4 and 13 in 2008
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Specific characteristics of Cohesion Policies |
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Policy objectives and instruments |
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How the money is spent |
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Supervisory and control systems |
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Financial corrections |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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The Commission also underlines that 58 % of errors are non-quantifiable, including compliance errors, and many of these would have had no impact on the reimbursement of expenditure, even if detected beforehand. Examples of the latter include delays in publication of contract award notices, weaknesses in the audit trail or insufficient publicity at project level. |
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|
Out of 73 projects affected by the errors referred in Annex 6.1 there are six cases where the Commission does not consider that the circumstances identified by the Court provide a basis for the application of financial corrections, or at least not at the level proposed. In particular, this concerns four errors in public procurement, which contribute to the overall error rate. |
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The Commission also refers to its reply to point 6.2. |
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The first two of the three causes of eligibility errors outlined above account for almost 80 % of the estimated error rate. |
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Examples
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Example One ERDF project supported the construction of three equalisation towers on a water pipeline distributing water from a local dam. It was implemented during 2000-2004. The pipeline was never used because the dam was never filled with water. The Managing Authority knew that the project could not attain the specific objectives set and that it was thus ineligible. However, it decided to include it into the Operational Programme to replace another project rejected by the Commission. Amount of expenditure declared to the Commission for this project was 5,7 million euro. |
Example The Commission will verify at programme closure whether this project is operational and, if not, it will apply the requisite financial correction. |
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6.20. |
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Example In the tendering of two contracts in an ERDF project, a formula of average prices was used in the evaluation of the financial offers. This formula penalises the lowest offers without giving the bidder the option to justify it. According to the judgment of the European Court of Justice (Case SECAP SpA, C-147/06), the abovementioned practice is discriminatory. Furthermore, with this practice the offer selected may not be the one with the lowest price, which would in certain cases be in contradiction with Council Directive 93/37/EEC of 14 June 1993 concerning the coordination of procedures for the award of public works contracts (13), notably in the determination of the economically most advantageous tender. |
Example The Commission has encountered this type of error in its own audits and has taken corrective measures where necessary. |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Systems related to the regularity of transactions |
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2000-2006 period |
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2007-2013 period |
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Systems related to recoveries and financial corrections |
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Member States (2000-2006 period) |
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Commission’s supervision (2000-2006 period) |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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Conclusions |
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Recommendations |
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6.37. |
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(1) Rural development and fisheries expenditure are reported in policy areas 5 – Agriculture and rural development, and 11 – Fisheries.
(2) These three funds covered 97 % of the payments in 2008 under titles 4 and 13 of the General Budget. The remaining 3 % were provided by the other instruments set out in Table 6.1 .
(3) Depending on the type and complexity of the project there can be many items and types of cost supporting a reimbursement request.
(4) Project promoters are beneficiaries which range from private individuals to associations, private or public companies to local, regional or national bodies.
(5) Notably Council Regulation (EC) No 1083/2006 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25) and Commission Regulation (EC) No 1828/2006 (OJ L 371, 27.12.2006, p. 1).
(6) These financial corrections are reported as ‘withdrawals’, ‘recoveries’ or ‘pending recoveries’ by Member States to the Commission.
(7) Article 39(2) of Council Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 161, 26.6.1999, p. 1).
(8) See Annex 6.1, 1.3 . In 2007, the corresponding figure was 54 %.
(9) In 2007, the corresponding figure was 11 % (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 6.27) and in 2006 12 % (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraph 6.39).
(10) This ratio refers to the 24,8 billion euro in reimbursements mentioned in the last sentence of paragraph 6.6.
(11) Out of the seven projects five were totally ineligible for co-financing and one had serious errors.
(12) The fund specific eligibility rules and other Community rule such as EU public procurement rules as well as State aid rules.
(13) OJ L 199, 9.8.1993, p. 54.
(14) The approval of the systems descriptions and compliance statements is a pre-condition for the first interim payment.
(15) Member States are required to report to the Commission on their own financial corrections, by making a distinction between withdrawals, recoveries and pending recoveries (as explained in paragraph 6.13).
(16) The Court did not assess whether the Member States were effective in detecting errors.
(17) The results of the Court’s follow-up of audit reports are summarised under Annex 6.2 .
(18) The comparative figure for 2007 is one.
(19) The initiation of a suspension procedure is the first step during programme implementation towards the possible application of a financial correction by the Commission. If a Member State does not carry out itself the required remedial actions and financial corrections, the Commission may suspend payments and adopt a financial correction decision.
(20) The total amount of 220 million euro relates to financial corrections without a Commission decision.
(21) 1 109 million euro without Commission decision and 60 million euro with Commission decision.
(22) The cumulative amount of financial correctons relating to the 2000-2006 period as a result of the Commission’s supervisory actions is 3 313 million euro.
(23) COM(2008) 97, approved on 19 February 2008 and the final implementation report COM(2009) 42/3.
(24) Audit of administrative expenditure is reported in Chapter 11.
ANNEX 6.1
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
170 (1) |
2007 |
180 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
|||
ESF |
ERDF |
Cohesion Fund |
Total |
||
Final/interim payments |
29 % |
55 % |
16 % |
100 % |
100 % |
Advances |
— |
— |
— |
— |
— |
Total |
29 % |
55 % |
16 % |
100 % |
100 % |
1.3 — Frequency and estimated impact of errors
Errors |
2008 |
2007 |
|||
ESF |
ERDF |
Cohesion Fund |
Total |
||
Frequency of: transactions tested which were affected by errors |
18 % {9} |
51 % {48} |
59 % {16} |
43 % {73} |
54 % {97} |
Frequency of: errors which are quantifiable |
44 % {4} |
47 % {37} |
21 % {4} |
42 % {45} |
43 % {63} |
Impact of quantifiable errors: most likely error rate falls in the range (2) |
Above 5 % |
Above 5 % |
1.4 — Types of errors in the sample
Percentage of errors in transactions tested which concern |
2008 |
2007 |
|||
ESF |
ERDF |
Cohesion Fund |
Total |
||
Eligibility |
22 % |
46 % |
16 % |
38 % |
34 % |
Occurrence |
0 % |
0 % |
0 % |
0 % |
5 % |
Accuracy |
33 % |
10 % |
10 % |
12 % |
18 % |
Other (compliance, not affecting the payment) |
45 % |
44 % |
74 % |
50 % |
43 % |
Total |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems — Systems related to recoveries and financial corrections at the Member State level
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Recording of errors |
Correction of errors |
Recording of corrections |
Correction reporting to COM |
Irregularity reporting to OLAF |
||||||
ERDF — Greece — Epirus |
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ERDF — INTERREG Germany/Poland — System Germany |
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ERDF — INTERREG Germany/Poland — System Poland |
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ERDF — INTERREG Spain/Portugal |
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|
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ERDF — Italy — Calabria |
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|
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ERDF — Italy — Puglia |
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ERDF — Spain — Andalusia |
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ERDF — Poland — Competitiveness |
|
|
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|
||||||
ERDF — Portugal — Accessibility and transport |
|
|
|
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||||||
ERDF — Spain — obj. 1 |
|
|
|
|
|
||||||
ERDF — UK — Cornwall obj. 1 |
|
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|
||||||
ESF — Belgium — Hainaut |
|
|
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||||||
ESF — France — obj. 3 |
|
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ESF — Greece — Competitiveness |
|
|
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ESF — Netherlands — obj. 3 |
|
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ESF — Sweden — obj. 3 |
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Legend:
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(1) The 170 interim reimbursements represent 180 sampling units. The Court uses Monetary Unit Sampling, where reimbursements can be selected more than once, if their monetary value exceeds the sampling interval.
(2) The Court distinguishes three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %.
The figures in {} brackets are absolute numbers of transactions.
ANNEX 6.2
FOLLOW-UP OF KEY STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
1. The Commission’s actions to improve the management of Cohesion projects |
|||
The Court has repeatedly detected a material level of error in Cohesion projects. The Court has assessed the control systems in the Member States as ineffective or moderately effective and identified that the Commission’s own supervision is not effective at preventing errors at Member State level. (See, for example, the Annual Reports concerning the financial year 2007, paragraphs 6.22 to 6.32, financial year 2006, paragraphs 6.37 to 6.45, financial year 2005, paragraphs 6.38 to 6.45, financial year 2004, paragraph 5.47 to 5.54, and financial year 2003, paragraphs 5.55, 5.56 and 5.66 to 5.69). |
In early 2008 the Commission adopted an action plan to strengthen its supervisory role under shared management of structural actions (COM(2008) 97 final, published 19.2.2008). |
The Commission is in the process of implementing the action plan, and in 2008 28 out of 37 actions were reported to be completed. The impact of the Commission’s actions can however only be assessed in the coming years when the results of the measures taken will become available. |
The Commission has undertaken to present a report on the initial impact of its action plan in February 2010. |
2. Statement of Assurance 2006: Follow-up by the Commission to the Court's observations |
|||
In 2006, the Court identified a material level of errors in the project expenditure declarations across all audited programmes. Of the 177 projects audited from the 2000 to 2006 programming period, 77 were affected by material error. (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraphs 6.13 to 6.15 and 6.26 to 6.28). |
The Commission further improved the follow-up of audit observations, consisting also of payment suspensions and financial corrections. |
The Court examined the follow-up by the Commission to the observations following from 20 audits carried out by the Court and reported upon in the Statement of Assurance concerning the financial year 2006. The Court’s analysis shows that all cases were followed up. |
The Commission has improved its monitoring and follow-up of audit results, including Court's findings, as a result of the implementation of its 2008 Action Plan to strengthen its supervisory role. |
3. Follow-up of the key findings of the Commission’s audit activity |
|||
For the Annual Report 2006, 15 audits carried out by DG REGIO and DG EMPL were assessed. Just over half of these Commission’s audits had all qualities of an effective supervisory instrument. (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraphs 6.23 and 6.36, Table 6.3. See also Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 6.30) |
Under the Action Plan for the structural actions the Commission has committed itself to taking measures to increase the impact of its audit work by speeding up the application of suspensions and financial corrections (See Annual Report concerning the financial year 2007, Commission reply to paragraph 6.30). |
The Court selected for its follow-up review a new sample of 15 audits carried out by the Commission and assessed the audit trail and documentation of significant matters as well as reviewed the audit work. The Court concluded that for these 15 cases DG REGIO and DG EMPL have applied reasonable audit procedures to assess the functioning of the Member States’ management and control systems. However, some improvements are needed regarding the documentation of the audit work carried out, especially for the completeness of the audit procedures. |
The Commission considers that in most cases documentation was complete. It is committed to continue to apply high quality review and documentation standards. |
CHAPTER 7
Research, energy and transport
TABLE OF CONTENTS
Introduction
How the money is spent
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Systems related to regularity of transactions
Ex-ante desk checks of cost statements
Audit certification of cost statements
The Commission's ex-post audit strategy
Systems related to recoveries and financial corrections
Conclusions and recommendations
Conclusions
Recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INTRODUCTION |
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Table 7.1 — Breakdown of payments by policy area
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How the money is spent |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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Example: Ineligible personnel and indirect costs The Court’s sample of transactions included a FP6 project, with more than 30 partners in several Member States, concerning research and development of transport systems. The project is of several years' duration with EU funding of more than 10 million euro. The Court audited a cost statement of one of the partners for the period January to December 2006, for which the Commission made a reimbursement in 2008. The standard eligibility conditions in the grant agreement between the Commission and the beneficiary state that ‘eligible costs … must be actual, economic and necessary for the implementation of the project …’. In addition, in order to be eligible for reimbursement, the costs ‘… must be recorded in the accounts of the contractor (i.e. the project partner) …’ and ‘… the accounting procedures used … shall … permit the direct reconciliation between the costs and receipts incurred for the implementation of the project and the overall statement of accounts relating to the overall business activity of the contractor.’ The beneficiary calculated the costs of personnel to be charged to the project on the basis of hourly rates for the two categories of personnel (senior engineer/project manager and engineer/technician) who worked on the project. The Court found that the rates used did not reflect the actual expenditure incurred by the beneficiary in performing the project activities set out in the grant agreement. The Court’s auditors recalculated the personnel costs on the basis of the actual salary costs recorded in the accounts of the beneficiary. This showed that the beneficiary had overcharged personnel costs for the project by more than 13 000 euro. This also requires a proportionate reduction of the eligible indirect costs to be charged to the project. In total, the beneficiary overstated eligible costs by more than 16 000 euro and the Commission made an undue reimbursement of just over 8 000 euro (at a co-financing rate of 50 %). |
Example In this specific case the Commission will proceed with the necessary compensation in the next reporting period. However, the Commission would like to point out that only an ex-post audit could detect this type of error. In FP6, project costs have to be ‘determined in accordance with the usual accounting principles’ of the participant. This was interpreted by the Commission services as permitting average costs (as long as the other eligibility requirements were met), if their use formed part of the usual accounting principles of the participant. However, it was not clear to what extent variation between average costs and real costs of the persons working on the project could be accepted. In the FP7 Rules for Participation, average costs are permitted as long as they do not ‘differ significantly’ from actual costs. For this reason, the Commission has established the possibility to approve certificates from participants on their methodology for the use of average personnel cost (see reply to paragraphs 7.6 to 7.10 and 7.27). This should result in a decrease in errors in the average personnel costs declared. |
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7.15. |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Systems related to regularity of transactions |
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Ex-ante desk checks of cost statements |
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Audit certification of cost statements |
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Ex-ante certification of beneficiaries’ costing methodologies under FP7 |
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The Commission's ex-post audit strategy |
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Graph 7.1 — Implementation of the Commission’s common ex-post audit strategy
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Systems related to recoveries and financial corrections |
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Graph 7.2 — Implementation of financial corrections following audits
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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Conclusions |
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Recommendations |
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(1) Each project has on average around 20 partners, although the number may range from 4 to 95. Partners may participate in several projects.
(2) In 2008, 434 ongoing transport (TEN-T) projects with an average grant of 16,43 million euro and 53 ongoing energy (TEN-E) projects with an average grant of 1,34 million euro.
(3) 14 cases from the substantive testing sample, plus 16 further selected cases.
(4) Under FP6, each project partner should provide at least one audit certificate covering the whole duration of the project. A certificate is always required when the Community contribution requested by a partner exceeds 750 000 euro for a specific reporting period.
(5) Annual Report concerning the financial year 2007, paragraphs 7.31 to 7.33 and 7.43(c).
(6) DG RTD, DG INFSO, DG TREN and DG ENTR.
(7) In addition to the recovery of funds, the Commission is entitled to claim compensation (liquidated damages) from a beneficiary who is found to have overstated eligible costs and consequently received an unjustified contribution from the EU. Any beneficiary found to be persistently in breach of its contractual obligations may also be liable to penalties.
(8) Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 7.23.
(9) Communication from Mrs Grybauskaitė in agreement with the President to the Commission (SEC(2009) 477 final, 8.4.2009).
(10) Audit of administrative expenditure is reported in Chapter 11.
(11) The Seventh Framework Programme for research and technological development (FP7) is the European Union's chief instrument for funding research over the period 2007-2013. Expenditure in ‘Previous FPs’ means interim and final payments made to projects selected under the previous framework programmes (i.e. FP6 (2002-2006) or FP5 (1998-2002). See also paragraph 7.6.
ANNEX 7.1
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
150 |
2007 |
180 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
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FP5 |
FP6 |
FP7 |
TEN |
Nuclear Decommissioning (4) |
Other |
Total |
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Advances (1) |
— |
— |
42 % |
3 % |
1 % |
3 % |
49 % |
74 |
33 % |
59 |
Interim and final payments (2) |
1 % |
33 % |
1 % |
3 % |
3 % |
3 % |
44 % |
65 |
61 % |
109 |
Payments other than to projects (3) |
— |
— |
— |
1 % |
— |
6 % |
7 % |
11 |
6 % |
12 |
Total |
1 % |
33 % |
43 % |
7 % |
4 % |
12 % |
100 % |
100 % |
1.3 — Frequency and estimated impact of errors
Errors |
2008 |
2007 |
||||||
FP5 |
FP6 |
FP7 |
TEN |
Nuclear Decommissioning |
Other |
Total |
||
Frequency of transactions tested which were affected by errors |
100 % {2} |
44 % {22} |
— |
30 % {3} |
67 % {4} |
12 % {2} |
22 % {33} |
48 % {86} |
Frequency of errors which are quantifiable |
50 % {1} |
91 % {20} |
— |
20 % {1} |
0 % {0} |
67 % {2} |
68 % {24} |
44 % {61} |
Impact of quantifiable errors: Most likely error rate falls in the range (5) |
Between 2 % and 5 % |
Between 2 % and 5 % |
||||||
The figures in {} brackets are absolute numbers of transactions. |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Key internal control (Commission) |
Key internal controls in national administrations |
Overall assessment |
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Desk checks before payment |
Audit certification |
Ex-post financial audits |
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Sixth Framework Programme (FP6) |
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N/A |
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Overall assessment |
2008 |
2007 |
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Legend:
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(1) 74 advances: 63 FP7, 5 TEN, 2 nuclear decommissioning (paid directly to the beneficiary), 2 Intelligent Energy Executive Agency, 1 Education and Culture Executive Agency, 1 European Space Agency (Galileo).
(2) 65 interim and final payments: 1 FP7, 50 FP6, 2 FP5, 4 TEN, 4 nuclear decommissioning (paid to International Support Funds), 2 Education and Culture Executive Agency, 1 Research Fund for Coal and Steel, 1 invoice for services contract with IST programme.
(3) 11 payments other than to projects: e.g. invoices for services and supplies, payment to a loan guarantee instrument for TEN-T projects, subsidy for the Risk-Sharing Finance Facility of FP7, operating subsidies to research agencies and to the ITER Joint Undertaking.
(4) Programme under joint management by the Commission (DG TREN) and the European Bank for Reconstruction and Development (EBRD).
(5) The Court distinguishes three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %.
The figures in {} brackets are absolute numbers of transactions.
ANNEX 7.2
FOLLOW-UP OF KEY STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
1. Statement of Assurance 2006: a material level of error in payments |
|||
In 2006, the Court detected errors in 26 out of 150 transactions audited. The most frequent types of errors were: inadequate supporting evidence to justify costs claimed, in particular for personnel costs, which is usually the largest single cost category; use of budgeted figures rather than actual costs; unjustified allocation of indirect costs to the project; claims for costs incurred outside the eligibility period; inclusion of various other ineligible costs. (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraphs 7.10 to 7.11). |
For four cases, responsibility for follow-up now lies with DGs outside the policy group. In six cases, the Commission has concluded that no corrective action is necessary. In 13 cases, the Commission has made financial corrections, either by issuing a recovery order or by adjusting payments to the beneficiaries in subsequent periods. In three cases, the Commission has initiated corrective action which remains to be completed. |
The Commission has followed up the errors and taken corrective actions, although in three cases the financial corrections are not completed. Outstanding amounts due to the Commission should be recovered as rapidly as possible in the interests of sound financial management. |
The Commission has taken the corrective actions to ensure the follow-up of the three cases still open. In two of the three cases the process for proceeding with the payment and the recovery process has started. In the third case, an audit has been launched for which the final report is awaited. |
2. Late payments by the Commission |
|||
The Commission has incurred undue delays in making payments to beneficiaries in a significant number of cases. In 2005, 11 out of 69 payments audited by the Court were made late (i.e. 16 %). For 2006, the Court identified late payments in 21 out of 113 cases (i.e. 18,6 %). In 2007, the Court found late payments in 30 out of 180 cases audited (i.e. 17 %). In 2008, the Court found fewer late payments: 12 cases out of 150 payments audited (i.e. 8 %). (Annual Report concerning the financial year 2005, paragraph 7.10; Annual Report concerning the financial year 2006, paragraph 7.29 and Annex 7.1; Annual Report concerning the financial year 2007, Annex 7.2). |
The Commission has improved the monitoring of delays, introduced streamlined procedures, adapted its IT tools and increased its training programme for staff involved in the payment process. |
The Commission’s performance in making timely payments has considerably improved during 2008. |
The improvements reported by the Court reflect the efforts made by the Commission. The Commission will continue to monitor this matter closely. |
CHAPTER 8
External aid, Development and Enlargement
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the External aid, Development and Enlargement policy group
Audit scope
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Systems relating to regularity of transactions
EuropeAid
DG RELEX
DG ELARG
DG ECHO
Common RELEX Information System (CRIS)
Conclusions and recommendations
Conclusions
Recommendations
Follow-up of previous non statement of assurance observations
Follow-up review of Special Report No 5/2006 on the MEDA programme
Introduction
Follow-up of the recommendations
Conclusion and recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Table 8.1 — Breakdown of payments by policy area
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Specific characteristics of the External aid, Development and Enlargement policy group |
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Audit scope |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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8.16. |
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8.17. |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Systems relating to regularity of transactions |
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EuropeAid |
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8.22. |
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DG RELEX |
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DG ELARG |
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DG ECHO |
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Common RELEX Information System (CRIS) |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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Conclusions |
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Recommendations |
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8.35. |
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FOLLOW-UP OF PREVIOUS NON-STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS |
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Follow-up review of Special Report No 5/2006 on the MEDA programme |
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Introduction |
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Follow-up of the recommendations |
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Conclusion and recommendations |
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8.46. |
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(1) Aid provided through the European Development Funds is reported separately as it is not financed from the General Budget.
(2) Phare was the main financial instrument of the pre-accession strategy for Central and Eastern European countries. The CARDS programme is Community Assistance for Reconstruction, Development and Stability in the Balkans.
(3) Under UN Security Council Resolution 1244/99.
(5) Evaluation Unit common to EuropeAid, DG Development and DG External Relations.
(6) According to article 53 of the Financial Regulation direct centralised management mode applies when implementation tasks are performed directly by the Commission’s departments and indirect centralised management mode applies when the Commission delegates budget implementation tasks in accordance with articles 54 to 57 of the Financial Regulation.
(7) The audit of administrative expenditure is reported on in Chapter 11.
Source: Annual accounts of the European Communities financial year 2008, Volume II, Annex B.
ANNEX 8.1
RESULTS OF TESTING
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
180 |
2007 |
145 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
||||
External Relations |
Development and Relations with ACP States |
Enlargement |
Humanitarian Aid |
Total |
||
Final/interim payments |
30 % |
7 % |
20 % |
3 % |
61 % |
68 % |
Advances |
18 % |
9 % |
1 % |
11 % |
39 % |
32 % |
Total |
48 % |
16 % |
21 % |
14 % |
100 % |
100 % |
1.3 — Relative frequency and estimated impact of errors
Errors |
2008 |
2007 |
||||
External Relations |
Development and Relations with ACP States |
Enlargement |
Humanitarian Aid |
Total |
||
Frequency of transactions tested which were affected by errors |
29 % {25} |
38 % {11} |
24 % {9} |
12 % {3} |
27 % {48} |
26 % {37} |
Frequency of errors which are quantifiable |
31 % {10} |
45 % {5} |
23 % {3} |
67 % {2} |
34 % {20} |
27 % {10} |
Impact of quantifiable errors: Most likely error rate falls in the range (1) |
2 %—5 % |
2 %—5 % |
||||
The figures in the { } brackets are the absolute numbers of transactions. |
1.4 — Types of errors
Percentage of errors in transactions tested which concern |
2008 |
2007 |
||||
External Relations |
Development and Relations with ACP States |
Enlargement |
Humanitarian Aid |
Total |
||
Eligibility |
9 % |
45 % |
23 % |
67 % |
22 % |
46 % |
Occurrence |
6 % |
0 % |
0 % |
0 % |
3 % |
|
Accuracy |
19 % |
9 % |
15 % |
33 % |
17 % |
|
Other |
66 % |
46 % |
62 % |
0 % |
58 % |
54 % |
Total |
100 |
100 |
100 |
100 |
100 |
100 % |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
System concerned |
Key internal controls (Commission) |
Key internal controls in national administrations |
Overall assessment |
||||
Ex-ante checks on contracts and payments |
Management and supervision |
External audits/closure audits |
Internal audits |
||||
EuropeAid (2) |
HQ |
|
|
|
|
N/A |
|
DEL |
|
|
|
|
|||
DG RELEX |
|
|
|
|
N/A |
|
|
DG ELARG |
|
|
|
|
|
|
|
DG ECHO |
|
|
|
|
N/A |
|
Overall assessment |
2008 |
2007 |
|
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(1) The Court distinguished three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %.
The figures in the { } brackets are the absolute numbers of transactions.
(2) This assessment corresponds to the one published in the EDF Report.
(3) Ex-posts controls.
ANNEX 8.2
FOLLOW-UP OF PREVIOUS DAS OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
External relations and development |
|||
Budget support payments |
|||
Budget support can be granted if the partner country’s management of public spending is sufficiently transparent, reliable and effective, and where it has put in place properly formulated sectoral or macroeconomic policies approved by its principal donors, including where relevant the international financial institutions. On that basis the Commission developed specific guidelines establishing the conditions for disbursement of funds, the payment of successive tranches being conditional on satisfactory progress towards achieving the objectives. However, the performance indicators used to measure the progress achieved were not in all the cases examined time-bound, clear and unambiguous, and achievable. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 8.14) |
Introduction of performance indicators which are more oriented towards output and outcome. |
It is already possible to verify the results of the actions taken in this respect. |
The Commission recognises the need to inject further precision into the design and measurement of indicators in the budget support operations. General Budget Support Guidelines are currently being revised to improve the design and assessment of eligibility conditions and specific results oriented indicators in order to achieve a more rigorous results orientated approach, making use of process and output indicators, in addition to outcome indicators. |
System of external audits |
|||
EuropeAid commissions additional project audits, selected on a risk-analysis basis, in order to provide a further layer of assurance. However complete procedures have not yet been developed so as to draw full benefit from these audits. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 8.25) |
Closer monitoring of the implementation of the AAP and better use of the results of the audits. |
The measures adopted have not yet been fully effective and further efforts are still required in this respect. |
The Commission is planning improvements to CRIS to allow improved analysis of audit data. |
Enlargement |
|||
Extended Decentralised Implementation System (EDIS) |
|||
In Bulgaria it was found that in spite of EDIS accreditation having been given (thus waiving the Delegation’s ex-ante control) the systems in question contain significant weaknesses. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 8.12) |
An action plan has been set up to ensure that improvements are made, payments to two Implementing Agencies having been suspended in February 2008 and their accreditation withdrawn in July 2008. |
In spite of the actions taken the fundamental weaknesses which led to the suspension of payments and withdrawal of the EDIS accreditation still remain. |
The situation is improving. However, even if any system weaknesses were to remain, there is no longer the potential for entering into irregular contracts, since the contracting of Phare funds was terminated. |
Ex-post controls (closure audits) |
|||
Following a change of methodology, the number of audit reports was exceptionally high in 2007, and some have not received timely follow-up. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 8.26) |
Serious efforts were made by the Commission to monitor and process the audit reports. |
There has been significant improvement in processing the files. |
In 2008, 133 reports where processed among which 89 could be closed, whereas for the 5 first months of 2009, 71, among which the 44 not closed in 2008, were processed and 38 closed. |
Humanitarian aid |
|||
External audits |
|||
In 2007 DG ECHO significantly increased the number of field audits, although, as in 2006, the majority of audits were done at partner’s headquarters where the reality of expenditure cannot be completely checked. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 8.27) |
The Commission already increased the number of field audits in 2007. |
The Court notes the efforts made to increase the proportion of field audits of projects. |
The reality of expenditure is continually checked through monitoring of projects by Technical assistants, the use of field audits, the on-the-spot missions carried out by Commission staff and by the progress and financial reports submitted by the partner. Following the Courts recommendation DG ECHO has rebalanced the numbers of Headquarter and field audits so as to achieve an optimum and cost-effective balance. |
CHAPTER 9
Education and Citizenship
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of Education and Citizenship
Audit Scope
The audit of advances
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Systems related to the regularity of transactions
Systems for the Lifelong Learning Programme
Ex-post controls at DG EAC
External Borders Fund
DG Communication
Conclusions and recommendations
THE COURT’S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION’S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Specific characteristics of Education and Citizenship |
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Table 9.1 — Education and Citizenship, 2008 payments by policy area
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Audit Scope |
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The audit of advances |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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Table 9.2 — Structure of the sample, number of transactions examined (number of transactions affected by error in brackets)
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Systems related to the regularity of transactions |
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Systems for the Lifelong Learning Programme |
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Primary controls |
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Secondary controls |
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Commission controls |
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Ex-post controls at DG EAC |
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External Borders Fund |
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DG Communication |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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(1) Having a contractual relationship with the Commission.
(2) Article 7(3) of C(2007) 1807 final, Commission Decision of 26/IV/2007 relating to the respective responsibilities of the Member States, the Commission and the National Agencies in implementation of the Lifelong Learning Programme (2007-2013).
(3) The six agencies concerned were EPOS vzw — Europese Programma’s voor Onderwijs, Opleiding en Samenwerking — Agentschap (Belgium), DAAD — Deutscher Akademischer Austauschdienst (Germany), FRSE — Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji (Poland), OAPEE — Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos (Spain), Léargas (Ireland) and ISFOL — Istituto per lo Sviluppo della Formazione e dell’Orientamento Professionale dei Lavoratori (Italy).
(4) Participating organisations are usually universities, schools or colleges, who manage payments to beneficiaries such as students or teachers.
(5) Not including four payments classed as ‘interim payments’ but representing contributions to agency administrative costs and, like advances to agencies, conditional only on the signing of a grant agreement.
(6) Including four interim payments (see paragraph 9.9).
(7) C(2007) 1807 final.
(8) Decision No 1720/2006/EC of The European Parliament and of the Council of 15 November 2006 establishing an action programme in the field of lifelong learning (OJ L 327, 24.11.2006, p. 45).
(9) ‘Lifelong Learning and Youth in Action programmes 2007-2013, Yearly Declaration of Assurance 2008, Guidelines for National Authorities’, Brussels, 2.3.2009.
(10) The four instruments are: the External Borders Fund, the Integration Fund, the Return Fund, the European Refugee Fund.
(11) Audit of administrative expenditure is reported on in Chapter 11.
(12) Four interim payments, representing administrative contributions to agencies, are grouped with advances subject to similar conditions.
ANNEX 9.1
RESULTS OF TESTING
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE-BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
150 |
2007 |
150 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
|||
15 Education and Culture |
16 Communication |
18 Freedom, Justice and Security |
Total |
||
Final/interim payments |
6,7 |
4,0 |
3,3 |
14,0 |
37 |
Advances |
66,7 |
0,0 |
19,3 |
86,0 |
63 |
Total |
73,3 |
4,0 |
22,7 |
100,0 |
100 |
1.3 — Frequency and estimated impact of errors
Errors |
2008 |
2007 |
|||
15 |
16 |
18 |
Total |
||
Frequency of transactions tested which were affected by errors |
7 % {8} |
17 % {1} |
18 % {6} |
10 % {15} |
21 % {31} |
Frequency of errors which are quantifiable |
18 % {2} |
0 % {0} |
25 % {2} |
20 % {4} |
26 % {10} |
Impact of quantifiable errors: Most likely error rate falls in the range (1) |
Below 2 % |
Below 2 % |
Between 2 % and 5 % |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
LLP system concerned |
National Authority |
National Agency |
Commission |
Overall assessment |
Belgium (EPOS) |
|
|
|
|
Germany (DAAD) |
|
|
|
|
Spain (OAPEE) |
|
|
|
|
Ireland (Léargas) |
|
|
|
|
Italy (ISFOL) |
|
|
|
|
Poland (FRSE) |
|
|
|
|
Overall assessment |
2008 |
2007 |
|
N/A |
(1) The Court distinguishes three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %
The figures in the {} brackets are absolute numbers.
ANNEX 9.2
FOLLOW-UP OF PREVIOUS DAS OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
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Observation 1: Weaknesses in the ex-ante declaration procedure for LLP |
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The Court noted the following weaknesses in the ex-ante declaration procedure for the LLP reducing the value of the procedure as an element of the supervisory and control system:
(Annual Report concerning the financial year 2007, paragraphs 9.16 and 9.17) |
DG EAC notes that the ex-ante declaration was a new requirement and a ‘one-shot-operation’ at the start of the new programmes. In the meantime, DG EAC has undertaken the following actions in order to remedy this weakness:
|
|
Guidelines were already issued in February 2008 and updated in 2009. Control objectives are set but the way to reach them is up to the NAU taking into account the specific situation in the Member States. Checks of the reality and quality of the primary and secondary controls were part of the systems monitoring visits and sometimes resulted in qualifications. In line with the process-oriented supervisory strategy qualifications can be lifted or added during a year. This shows that the work is done continuously and that the qualifications are systematically followed up. The average number of open qualifications was around 4 per national agency at the end of 2008. |
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Observation 2: Partially effective supervisory checks carried out by the Commission for ERF II |
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The preliminary assessment of the supervisory and control systems for ERF II carried out by the Commission has not been fully effective. The Court has noted the following: there are shortcomings in the descriptions of management and control procedures provided by Member States; only a limited number of monitoring visits to Member States have been performed and often not respecting the 12-month rule; follow-up procedure to monitor the progress made by Member States is not systematic. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraphs 9.20 and 9.21) |
According to the AAR 2008 of DG JLS: ‘the monitoring visits to the 14 MS (i.e. those not yet visited) were all carried out in 2008. These visits provide a generally clear and satisfactory view of the situation, even if there are weaknesses in the management and control systems of some MS. Following these monitoring visits, DG JLS judges that reasonable assurance has been provided in 4 cases, acceptable assurance in 7 cases, and limited assurance in 3 cases. As regards the latter 3, the main issue was the lack of independence on the part of the certification authority, and JLS has put in place a suitable action plan: 2 will be checked ex-post and the contradictory procedure is being carried out. The third MS is currently reviewing its control system on the basis of comments from JLS.’ |
No issues noted. |
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Observation 3: Ineffective system for ex-ante checks for Communication expenditure |
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Most of the errors detected by the Court (7 out of 12) concerning Communication expenditure had not been identified by the Commission’s ex-ante checks. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraphs 9.22 and 9.23) |
According to the AAR 2008 of DG COMM, the DG: ‘… uses check-lists. In order to use them more consistently and improve the quality of their checks before initiating a payment, more training will be provided for the authorising officers by sub-delegation, the heads of administration and the operational staff.’ |
DG COMM use a system of 2nd level ex-ante checks, based on MUS. According to the AAR 2008 of DG COMM, 5 % of transactions, representing 43 % of the total value of the transactions, were subject to a 2nd level ex-ante check in 2008, with the following result: ‘Le taux d'erreur global relevé sur les transactions contrôlées est de 9,4 % en nombre et de 0,05 % en valeur directe.’ The low error rate (in value) observed during the 2nd level ex-ante checks suggest that ‘normal’ ex-ante checks have improved since last year. |
An action plan for improving the quality of transactions has been implemented and, in particular, training actions are on-going. |
CHAPTER 10
Economic and Financial Affairs
TABLE OF CONTENTS
Overview
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Introduction
Audit scope
Main risk to regularity
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Ex-ante desk checks on payment requests
Audit certification of project cost statements
Ex-post controls
Conclusions and recommendations
Conclusions
Recommendations
Results of the Audit of the Guarantee Fund for External Actions
Results of the Audit of the ECSC in Liquidation
Follow-up of previous observations
THE COURT’S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION’S REPLIES |
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OVERVIEW |
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SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Introduction |
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Table 10.1 — 2008 payment and commitment appropriations
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Table 10.2 — Main programmes of the policy group Economic and Financial Affairs
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Audit scope |
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Main risk to regularity |
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Regularity of transactions |
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Effectiveness of systems |
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Ex-ante desk checks on payment requests |
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In one of the two instances the error was detected immediately after payment, which demonstrates that sufficient controls are already in place to ensure an adequate control environment. Corrective action had been taken before the Court started to analyse the file. There was no financial risk, as these were pre-financing payments and as EU agencies reimburse, year by year, any amounts received in excess of their expenditure. |
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Audit certification of project cost statements |
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Ex-post controls |
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Conclusions and recommendations |
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Conclusions |
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Recommendations |
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As the choice of the certifying auditor is free for beneficiaries, the Commission will remind beneficiaries, in writing, of the need to inform their certifying auditors of the specific rules and regulations that govern the eligibility of costs in the research programmes and about the information that is available on CORDIS about the most frequent errors. |
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RESULTS OF THE AUDIT OF THE GUARANTEE FUND FOR EXTERNAL ACTIONS |
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RESULTS OF THE AUDIT OF THE ECSC IN LIQUIDATION |
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FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS |
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(1) The EIF is the Community’s specialised institution for providing venture capital and guarantee instruments for SMEs. These programmes are managed by the EIF under ‘fiduciary and management agreements’.
(2) Mostly advances for FP7 and interim and final payments for FP6.
(3) For the execution of the programmes, funds are transferred form the General Budget to fiduciary accounts held by the EIF to cover possible future payments.
(4) This grant agreement provides Community support to the project ‘better regulation in Europe and OECD assessment of the regulatory capacity in 15 Member States’.
(5) See reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 grants in the Declaration of the Authorising Officer by Delegation in the 2008 Annual Activity Report of the Directorate General Enterprise and Industry.
(6) The audit was confined to the two Directorates-General of the largest policy areas and to one of the small policy areas.
(7) The three programmes managed by DG Enterprise and Industry were grants paid under FP6, the enterprise networks financed under MAP and grants paid for standardisation and approximation of legislation.
(8) For instance, in the case of the standardisation and approximation of legislation payments, the checklist used did not provide a trace of the work performed by the ex-ante verification agent and in the case of FP6 payments, checks were indicated as performed, although on the basis of the available documentation, they could not have been carried out.
(9) The two programmes are the FP6 and the standardisation and approximation of legislation.
(10) Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, as amended (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1).
(11) The errors related to the incorrect calculation of eligible costs (e.g. over declared personnel costs) and ineligible costs (e.g. expenditure not supported by invoices). These errors should have been identified by the approved auditors.
(12) See Annual Report concerning the financial year 2007, paragraphs 10.27 to 10.30 (OJ C 286, 10.11.2008).
(13) The payments of the Sixth Framework Programme for research and technological development account for almost 8 % of the policy group’s total operational expenditure.
(14) This is mostly due to the supervisory and control systems of the Sixth Framework Programme for research and technological development.
(15) Council Regulation (EC, Euratom) No 2728/94 of 31 October 1994 establishing a Guarantee Fund for external actions (OJ L 293, 12.11.1994, p. 1), as last amended by Regulation (EC, Euratom) No 89/2007 (OJ L 22, 31.1.2007, p. 1).
(16) Principally the EIB, but also Euratom external lending and EC macro financial assistance (MFA) loans to third countries.
(17) The target amount is set at 9 % of the outstanding loans to third countries granted or guaranteed by the Community plus unpaid interest due. Regulation (EC, Euratom) No 89/2007 states that any surplus between the target amount and the value of the Fund’s net assets in year n-1 shall be paid to the general budget of the European Union in year ‘n+1’.
(18) Protocol on the financial consequences of the expiry of the ECSC Treaty and on the Research Fund for Coal and Steel (OJ C 80, 10.3.2001. p. 67).
(19) Including the allocations for 2009 of 52 million euro and for 2010 of 54 million euro.
(20) The audit of administrative expenditure is reported on in Chapter 11.
(21) The two EU agencies are the European Chemicals agency (ECHA) and the European Medicines agency (EMEA). The Court issues annual audit reports concerning both agencies.
ANNEX 10.1
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
80 |
2007 |
55 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
|||||
Economic and Financial Affairs |
Enterprise |
Competition |
Internal Market |
Trade |
Total |
||
Final/interim payments |
35 % |
16 % |
1 % |
0 % |
4 % |
56 % |
72 % |
Advances |
0 % |
44 % |
0 % |
0 % |
0 % |
44 % |
27 % |
Total |
35 % |
60 % |
1 % |
0 % |
4 % |
100 % |
100 % |
1.3 — Frequency and estimated impact of errors
Errors |
2008 |
2007 |
||
Economic and Financial Affairs, Trade, Competition and Internal Market |
Enterprise |
Total |
||
Frequency of transactions tested which were affected by errors |
9 % {3} |
17 % {8} |
14 % {11} |
7 % {4} |
Frequency of errors which are quantifiable |
0 % {0} |
88 % {7} |
54 % {7} |
43 % {3} |
Impact of quantifiable errors: Most likely error rate falls in the range (1) |
N/A |
Between 2 % and 5 % |
Between 2% and 5% (2) |
Below 2 % |
1.4 — Types of errors in the sample
Percentage and number of errors in transactions tested which concern |
2008 |
2007 |
||||||
Economic and Financial Affairs, Trade, Competition and Internal Market |
Enterprise |
Total |
||||||
Eligibility |
0 % |
0 |
75 % |
6 |
46 % |
6 |
29 % |
2 |
Occurrence |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
Accuracy |
0 % |
0 |
12,5 % |
1 |
8 % |
1 |
29 % |
2 |
Other |
100 % |
5 |
12,5 % |
1 |
46 % |
6 |
42 % |
3 |
Total |
100 % |
5 |
100 % |
8 |
100 % |
13 |
100 % |
7 |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Key internal controls (Commission) |
Overall assessment |
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Ex-ante checks |
Audit Certification |
Ex-post financial audit |
||||||||||
Payments under policy area 01 – Economic and Financial Affairs |
|
N/A |
|
|
||||||||
Payments under policy area 02 – Enterprise |
|
|
N/A |
|
||||||||
Payments under policy area 20 – Trade |
|
N/A |
N/A |
|
||||||||
Legend:
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(1) The Court distinguishes three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %.
(2) The Sixth Framework Programme for research and technological development (FP6) accounts for a disproportionate large part of the overall error rate (see paragraph 10.27).
The figures in { } brackets are absolute numbers.
ANNEX 10.2
FOLLOW-UP OF THE COURT’S PREVIOUS OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
||||
1. Risk capital operations (RCO) — Provision of risk capital through investment funds |
|||||||
The Court's audit revealed that the investment funds included in the RCO portfolio did not fully comply with the MEDA Regulation as:
In addition, there was no control procedure in respect of cross-investments between funds. It was difficult therefore to verify that the overall ceilings had been respected. (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraphs 11.8 and 11.9) |
Since 2003 the Commission ensures that the eligibility provisions of the MEDA Regulation regarding the geographical location of both the investment funds and the investment funds’ target region are monitored at the time of approval. The Commission also intervenes at the time of approval when it believes that cross-investments could become a problem. For both 2007 and 2008, the Commission also received from the European Investment Bank (EIB) annual reports on RCO providing information on the actual investments made. |
The Commission’s monitoring controls have significantly improved at the time of investment fund approval however, monitoring of the geographical location and cross investments during the life of the funds should be further enhanced. In addition, the annual reports provided by the EIB do not give detailed information on the investments financed by global loans. Thus, the Commission cannot verify the respect of these provisions as far as global loans are concerned. |
The new Framework Agreement between the EIB and the Commission, currently under negotiation, will ensure that the operational and accounting information provided by the EIB will allow better monitoring of the geographical location and cross-investments during the life of the funds. This will include information regarding global loans. |
||||
2. Risk capital operations (RCO) — Weaknesses in the valuation of RCO |
|||||||
RCO are valued by the Commission at historic costs less any provisions for impairment. The provisions for impairment were based on the provisional or definitive write-offs. This method was not consistently applied. The Court found some cases where provisional estimates for impairments available to the EIB had not been communicated to the Commission. This showed that the convention between the Commission and the EIB needed to be updated so that the Commission receives all relevant information in time to allow it to take it into account in the application of its accounting rules. Furthermore, the Commission should more actively monitor the application of the convention rather than rely entirely on the information provided by the EIB. (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraph 11.11) |
In its reply to the Court’s observation, the Commission stated that the EIB and the Commission were following developments and were reviewing the situation together, looking for the best cost-benefit solution. As at the first quarter of 2009, the Commission and the EIB are still reviewing the situation and trying to find a cost-effective solution. |
The Court noted that progress has not been made. The Commission should aim to resolve this issue prior to the closing of the 2009 financial year. |
The Commission’s requirement will be included in the new Framework Agreement. |
||||
3. Reporting obligation towards the Budgetary Authorities |
|||||||
Since the start of the MEDA programme in 1996 the Commission has been required to submit to the European Parliament and the Council an annual report giving information on the measures financed during the year (Article 15 of the MEDA Regulation). While the Commission has published a general annual report on development cooperation, this report did not provide sufficient information on progress achieved through the financial instruments. (Annual Report concerning the financial year 2006, paragraph 11.14) |
The Commission continued to publish a general annual report on development cooperation and not a specific report for each legal basis. |
The level of information provided on MEDA in the general annual reports is quite varied. The Court considers that the Commission should have provided sufficient information in annual reports as required by the MEDA Regulation. |
In 2001 EuropeAid decided to produce a general report instead of a special report for each legal basis. This decision was taken in order to make better use of the limited human resources at its disposal. In subsequent years, EuropeAid took the budgetary authorities’ observations into account when drafting this report. |
CHAPTER 11
Administrative and other expenditure
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Regularity of transactions
Compliance of systems with the Financial Regulation
Specific observations
Parliament
Council
Commission
Court of Justice
Court of Auditors
European Economic and Social Committee
Committee of the Regions
European Ombudsman
European Data Protection Supervisor
Conclusions
European Union agencies
European schools
THE COURT'S OBSERVATIONS |
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INTRODUCTION |
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Table 11.1 — Breakdown of payments in policy area
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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COMPLIANCE OF SYSTEMS WITH THE FINANCIAL REGULATION |
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SPECIFIC OBSERVATIONS |
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Parliament |
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Council |
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Commission |
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Implementation of the Individual Rights Information System |
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Transfer of acquired pension rights |
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Pension scheme for local staff at Commission Delegations |
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Court of Justice |
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Court of Auditors |
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European Economic and Social Committee |
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Committee of the Regions |
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European Ombudsman |
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European Data Protection Supervisor |
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CONCLUSIONS |
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EUROPEAN UNION AGENCIES |
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EUROPEAN SCHOOLS |
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Table 11.2 — EU Agencies — Principal Data
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Table 11.3 — European Schools — Principal Data
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(1) This expenditure includes the following titles of the general budget: title 24 (‘fight against fraud’), title 25 (‘Commission’s policy coordination and legal advice’), title 26 (‘Commission’s administration’), title 27 (‘budget’) and title 29 (‘statistics’). Some of these titles also include operational expenditure. Title 27 includes for 2008 an amount of 200 million euro as ‘Temporary and lump-sum compensation for the new Member States’.
(2) The selected topics audited are the following: procurement contracts in all the institutions except the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor; procurement management of Information Technology contracts at the Parliament, the Council, the Commission; extension of contracts at the Economic and Social Committee and the Committee of the Regions; late payment penalties in all the institutions; payments on carried-over appropriations at the Parliament; transfers of acquired pension rights in all the institutions except the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor.
(3) PricewaterhouseCoopers, Société à responsabilité limitée, Réviseur d'Entreprises.
(4) SESAME is a secure communication system that has been under development by the Council since 2002. The initial target implementation date for the new system was July 2004. In January 2009, the target implementation date was further postponed to the end of 2012. There were many changes to the initial project design, and by the end of 2008, planning for SESAME had still not been finalised as there was no agreement among Member State delegations to one of the key committees on how to treat certain kinds of sensitive information. The rigorous accreditation procedure to obtain the Council’s security clearance, and the technical complexity of the project were initially underestimated.
(5) Article 11(2) of Annex VIII of the Staff Regulations provides that officials may transfer pension rights acquired during previous employment to the pension scheme of European officials (PSEO). The capital value of transferred pension rights is translated into years of pensionable service in the PSEO. The audit examined whether institutions have adequate procedures to correctly value transferred pension rights and to adequately perform transfers. While procedures operate satisfactorily in most cases, the complexity of the applicable provisions of the Staff Regulations and of national pension legislations result in delays to process individual transfers and in numerous clerical errors in calculations.
(6) Article 98 of the Financial Regulation states that arrangements for submitting tenders shall be such as to ensure that there is genuine competition. The corresponding Implementing Rules (IR) set out minimal time limits to be observed by the contracting authorities.
(7) Article 125c of the Implementing Rules (IR) of the Financial Regulation provides that, in the case of a joint procurement between one institution and the contracting authority from one or more a Member States, the procedural provisions applicable to the institution, which include the linguistic regime, shall apply.
(8) Article 118(3) IR states that, in the case of an open procedure, the meeting of the opening committee shall be open to the tenderers.
(9) The Court’s annual reports on the Agencies accounts are presented on its site (http://www.eca.europa.eu) and will be published in the Official Journal except for the Euratom Supply Agency.
(10) Source: European Schools, clôtures des comptes 2008.
(11) Payment appropriations.
(12) Provisional seat.
(13) Agency having acquired its financial independence in 2008.
(14) Known as Public Health Executive Agency up to May 2008.
(15) Total revenue and expenditure as foreseen in the budget of each European School and the Office including all modifications made to the budgets initially adopted.
(16) Source: European Schools, clôture des comptes 2008.
(17) Source: 2008 Annual report of the Secretary General to the Board of Governors of the European Schools.
NB.: Variations in totals are due to the effects of rounding.
ANNEX 11.1
RESULTS OF TESTING
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of transactions tested |
2008 |
57 |
2007 |
56 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
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Expenses related to staff of the Institutions |
Expenses related to buildings |
Other expenses |
Total |
||
Final/interim payments |
55 |
19 |
26 |
100 |
100 |
Advances |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Total |
55 |
19 |
26 |
100 |
100 |
PART 2: OVERALL ASSESSMENT OF SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
2.1 — Assessment of selected supervisory and control systems
Overall assessment |
2008 |
2007 |
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|
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Legend:
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ANNEX 11.2
FOLLOW-UP OF KEY STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Institution’s reply |
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Multiplication factor applicable to salaries |
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Annual Report concerning the financial year 2007, paragraphs 11.7 to 11.11: |
|
|
The European Parliament’s replies |
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The Parliament and the Economic and Social Committee do not apply the provisions of the Staff Regulations concerning the multiplication factor in the same way as the other institutions. This resulted in the granting of a financial advantage to their staff, which the other institutions do not grant, and in higher expenses. |
The Parliament and the Economic and Social Committee continue to apply their current practice while waiting for the Court of Justice’s final rulings in cases brought in this respect by staff of the institutions. |
The Court of Auditors will monitor the follow-up to the Court of Justice ruling. |
The European Parliament fully shares the cautious approach as defined by the Court and will continue to examine the substance of the issue. |
||||||
Reimbursement of accommodation costs incurred on mission |
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Annual Reports concerning the financial years 2004 to 2007, most recently Annex 11.2 to the 2007 report: |
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The European Parliament’s replies |
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The amended Staff Regulations, which entered into force on 1 May 2004, state that accommodation costs incurred on mission are reimbursed up to a maximum fixed for each country, on production of supporting documents (Article 13 of Annex VII to the Staff Regulations). Contrary to this rule, all the institutions, except the Court of Justice, the Court of Auditors and the Ombudsman, provided in their internal rules for the payment of a flat-rate sum, ranging from 30 to 60 % of the maximum allowable amount, to staff who do not produce any evidence of having incurred accommodation costs. |
The Parliament’s Bureau confirmed its support for the existing scheme of flat-rate reimbursement while agreeing to a modification of the system. As a result, the Parliament continues to pay accommodation costs on a lump-sum basis for claims relating to overnight stays in Luxembourg, Strasbourg and Brussels. |
The Parliament should ensure that accommodation costs incurred on mission are reimbursed in compliance with the Staff Regulations. |
Parliament indicated in the context of the 2007 DAS procedure that it would be reviewing certain aspects of its rules on missions following a report by the institution's Internal Auditor. While Parliament's Bureau, having regard to the particular difficulties confronting the institution (to which the attention of the Court has been drawn in previous replies) reaffirmed its continuing support for a flat-rate regime, the operation of the latter has been modified. Following a change in the relevant internal rules, as from 1 September 2008, only nights spent within duly certified times of work can be claimed for on a flat-rate basis. Moreover in spring 2009, a new set of implementing rules and internal rules were put in place in order to clarify the situation. This package is due to enter into force in early September 2009. The European Parliament’s replies Lastly, in the context of the budget for 2010, the remarks against Item 3000, ‘Expenses on staff missions’, have been amended. Budget Item 3000 will in future be headed ‘Expenses on staff missions and duty travel between the three working places’ while the remarks explicitly state that the appropriations are intended to cover expenditure on duty travel by staff of the institution, seconded national experts and trainees between the place of employment and any of the European Parliament's three places of work (Brussels, Luxembourg and Strasbourg) and on missions to any location other than the three places of work, thus providing the budgetary basis for the rules which Parliament applies to travel between the three places of work. Ultimately, Parliament intends to propose amendments to the Staff Regulations of Officials in this context in order to ensure that the special nature of duty travel between the three places of work, as against normal missions, is properly highlighted. |
||||||
Allowances for assistance to Members of the European Parliament (MEPs) |
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Annual Report concerning the financial year 2006, paragraphs 10.10 to 10.12, and Annex 11.2 to the 2007 report: |
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The European Parliament’s replies |
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In its Annual Report for 2006, the Court of Auditors considered that there was insufficient documentation to demonstrate that MEPs actually employed or engaged the services of assistants, and that the duties or services mentioned in the contracts signed by the MEPs had been really carried out. The Bureau should take action in order to obtain the documents considered essential to prove that the expenditure was justified. According to the Bureau’s amended rules of December 2006, invoices and fee statements issued by paying agents and service providers are no longer required to be submitted by MEPs, but must be retained by them. Instead, MEPs are required to submit copies of ‘statements of expenditure’ and ‘statements of amounts invoiced’ issued by paying agents and service providers. These new rules apply for periods since July 2004. The Annual Report for 2007 included a recommendation that the Parliament should further enhance controls over the parliamentary assistance allowance, including random checks of invoices that the Members have in their possession. |
From the new parliamentary term starting in 2009, assistance to Members will be provided by accredited parliamentary assistants chosen by MEPs, engaged by the Parliament, and by local agents engaged by Members. Council Regulation (EC) No 160/2009 (OJ L 55, 27.2.2009, p. 1) amended the conditions of employment of other servants of the European Communities and created a category for accredited parliamentary assistants, which will be recruited starting from the new parliamentary term. These will be chosen by MEPs, employed by the European Parliament and paid at standard pay scales. They will be based in Parliament’s offices, and provide assistance to specific Members of Parliament. Implementing measures for local assistants engaged by Members of Parliament, for the new parliamentary term, were adopted by the Bureau on 7 July 2008. The use of paying agents by Members of Parliament becomes obligatory; payments to MEP’s family members are excluded; and paying agents are required to submit annual statements of expenses by 30 March of the following year. The Parliament’s administration has obtained over 98 % of statements of expenditure and amounts invoiced for 2004 and 2005; over 99 % for 2006 and 2007, and 87 % for 2008. Parliament’s services are still finalising the collecting of statements of expenditure relating to 2008. The Parliament performed random ex-post checks in 2008 on statements received from Members relating to 2007 payments, and on internal procedures used by the Parliament’s services to correctly process these statements. Only in some cases, these checks included the examination of invoices that MEPs had in their possession in support to the summary statements. |
The Court will monitor the clearance by the Parliament of the MEPs’ statements of expenditure related to the financial years 2004-2007. For the 2008 financial year, the Parliament should clear all statements of expenditure, including checks on original invoices. |
The regularisation exercise for Parliamentary Assistance Expenses paid during the years 2004 and 2006 is 100 % completed. For the years 2005 and 2007, there is one single file open for each of these years, for an amount of about 10 000 euro (less than 0,1 % of the total expenditure). Specifically as regards the outstanding file for 2005, the EP services are waiting the reimbursement of an amount excessively paid from the Belgian Social Security Administration. The 2007 file is the subject of litigation and is presently being dealt with by the Legal Service. The European Parliament’s replies In every single case where doubts of information existed, the services have requested from Members proper explanations, including the presentation of bills and invoices. Where formal errors were detected, improper use of allowances established or where doubts persisted, Members have been requested to reimburse. In specific cases the matter was also referred to OLAF. With regard to the financial year 2008, Parliament considered it desirable to keep in place the verification arrangements by means of which very significant results had been obtained for the years 2004 to 2007. Incidentally, the establishment of the new parliamentary assistance system will take up all the resources available, which would have made it inopportune or even counterproductive to change the arrangements for 2008. Indeed, as from the new Parliamentary term which has commenced 14 July 2009, the system of Parliamentary Assistance Allowance was overhauled to include two separate categories of assistants. In particular, under the new rules accredited assistants (working in the premises of the Parliament) assume the status of other agents of the institution. They will be employed under contracts concluded with Parliament and will be subject to payment procedures similar to other staff working for the institution. This alleviates the need for regularisation papers. Local assistants, operating in the Members' Member State of election, will continue to conclude private law contracts with Members which will be governed by the applicable national law. However, the new rules provide that, from now on, all contracts must be compulsorily managed by a duly authorised paying agent. Moreover, self-employed service providers will henceforth be paid only upon presentation of invoices or fee statements which must be certified by the paying agent as complying with the applicable national law before being submitted to Parliament's services for payment. Accordingly, the new legal framework is expected to ensure proper compliance with the relevant rules and principles and in many respects goes even beyond what a procedure of ex-post control could achieve since such a procedure is, by definition, limited to a random selection of cases. Rather, the general application of the new procedure with increased requirements at the start of the payment cycle will provide the best guarantee of transparency, legality and the sound financial management of the parliamentary assistance allowance. The European Parliament’s replies The newly established framework must be especially welcomed as it constitutes a significant step towards further developing and improving the safeguards in place and in meeting the abovementioned aims, while avoiding excess red tape and bureaucracy. |
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Additional pension scheme for Members of the European Parliament |
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Annual Report concerning the financial year 2006, Table 10.2, and Annex 11.2 to the 2007 report: |
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The European Parliament’s replies |
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There should be clear rules established in the scheme to define the liabilities and responsibilities of the European Parliament and of the members of the scheme in case of a deficit. |
At 31 December 2008, the Funds incurred an actuarial deficit of 121 844 000 euro. At the same date, the Funds evaluated the remaining benefits to be paid to the Members of the Scheme at 276 984 000 euro. In March 2009, Parliament’s Legal Service issued an opinion on the application of the new Statute for the Members of Parliament, which states that Parliament is bound to guarantee acquired pension rights. Following the above, the Bureau took various decisions during its meeting of 1 April 2009:
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Parliament’s liabilities have been reflected in the financial statements as at 31 December 2008, as recommended by the Court in its Opinion No 5/99 (paragraph 1.23). A new actuarial study should be performed in order to assess the impact of the decisions made by the Bureau concerning the measures applicable to the members of the scheme. Parliament should clarify its role in the management and supervision of the Fund’s assets. |
Parliament's liabilities are reflected in the financial statements as at 31 December 2008. Parliament will commission a new independent actuarial study to assess the impact of the decision taken by the Bureau during its meeting of 1 April 2009 and the consequences of the entering into force of the Members' statute. This study will, in particular, yield an estimate of Parliament's commitments, which should be reflected in its annual balance sheet. The role of the European Parliament in the management and supervision of the Fund's assets is conditioned by the present legal framework governing the Fund's independent bodies. Furthermore, it has to be underlined that following a claim before the Court by some members of the Fund, the matter is sub judice. It is therefore not opportune to take action in this field pending the judgment of the Court. Nevertheless, the President of the European Parliament, by letter of 4 May 2009, has officially asked to the president of the Fund to ensure a prudent investment strategy so as to safeguard the Parliament's interests. |
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Follow-up of family allowances by the Commission |
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Annual Reports concerning the financial year 2005, paragraph 10.12; 2006, table 10.2; and 2007, Annex 11.2: |
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The Commission’s replies |
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Staff receiving the household allowance and having no dependent children are not regularly required to update the information. There was no evidence that 676 out of 1 605 Commission staff concerned based in Brussels had been requested to confirm or update their original declarations. Insufficient checks were also carried out concerning cases where national dependent child allowances might have been received and, if so, should have been deducted from the allowances paid according to the Staff Regulations. |
Since September 2008, an administrative clerk works full time checking entitlements to household allowances for agents without children. This led to the recovery of 88 000 euro in 2008. However there was still no evidence that 926 out of 2 001 Commission staff concerned based in Brussels in 2008 had been requested to confirm or update their original situation. Checks concerning receipt of national dependent child allowances continued to be insufficient in 2008. |
The Commission should continue these checks. The Commission should take further action to check such cases. |
The PMO is currently designing, on the basis of a risk analysis, a high-performance (cost-effective, efficient and effective) ex-ante and ex-post control strategy for all entitlements associated with taking up a post and for all family allowances. It will include a control strategy for family allowances received from other sources. Checks on household allowances for staff members with a spouse but without children are still being carried out. |
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Salary payments (PMO) |
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Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 11.17: |
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The Commission’s replies |
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Ex-post checks carried out by the PMO showed that, following a file processing error, in January 2007 a total amount of over 365 000 euro was paid to 118 former temporary staff, even though they no longer worked for the Commission. The error was not detected by ex-ante controls before the final payroll run. Recoveries were still being made in 2008. |
In most cases, the Commission recovered the amounts paid unduly. |
The Commission should implement more efficient ex-ante controls to prevent the risk of undue payments to staff who have left the institution. |
The payment error was the result of an erroneous correction upstream of the NAP (new payroll application) on 29 December, the day of the definitive calculation of payment, when the ex-ante controls on the amended data were already over. Following this incident, the PMO issued several reminders about compliance with the agreed procedures to the staff responsible for input into the NAP, in order to avoid the payment of amounts not due. |
ANNEX I
Financial information on the general budget
CONTENTS
BACKGROUND INFORMATION ON THE BUDGET
1. |
Origin of the budget |
2. |
Legal basis |
3. |
Budgetary principles laid down in the Treaties and the Financial Regulation |
4. |
Content and structure of the budget |
5. |
Financing of the budget (budgetary revenue) |
6. |
Types of budget appropriation |
7. |
Implementation of the budget |
7.1. |
Responsibility for implementation |
7.2. |
Implementation of revenue |
7.3. |
Implementation of expenditure |
7.4. |
The consolidated statements on budgetary implementation and determination of the balance of the financial year |
8. |
Presentation of the accounts |
9. |
External audit |
10. |
Discharge and follow-up |
EXPLANATORY NOTES
Sources of financial data
Monetary unit
Abbreviations and symbols
DIAGRAMS
BACKGROUND INFORMATION ON THE BUDGET
1. ORIGIN OF THE BUDGET
The budget comprises the expenditure of the European Community and the European Atomic Energy Community (Euratom). It also includes administrative expenditure on cooperation in the fields of ‘justice and home affairs’ and the common foreign and security policy, as well as all other expenditure that the Council considers should be borne by the budget for the purpose of implementing these policies.
2. LEGAL BASIS
The budget is governed by the financial provisions of the Rome Treaties (1) (2) (Articles 268 to 280 EC and Articles 171 to 183 Euratom) and by the financial regulations (3).
3. BUDGETARY PRINCIPLES LAID DOWN IN THE TREATIES AND THE FINANCIAL REGULATION
All items of Community revenue and expenditure are to be included in a single budget (unity and accuracy). The budget is authorised for one financial year only (annuality). Budgetary revenue and expenditure must balance (equilibrium). The accounts are established, implemented and presented in euro (unit of account). Revenue is to be used without distinction to finance all expenditure and, like the expenditure, is to be entered in full in the budget and subsequently in the financial statements without any adjustment of one item against another (universality). The appropriations are earmarked for specific purposes by title and chapter; the chapters are further subdivided into articles and items (specification). The budgetary appropriations are to be used in accordance with the principles of economy, efficiency and effectiveness (sound financial management). The budget is established and implemented and the accounts are presented in observance of the principle of transparency (transparency). There are some minor exceptions to these general principles.
4. CONTENT AND STRUCTURE OF THE BUDGET
The budget consists of a ‘Summary statement of revenue and expenditure’ and sections divided into ‘Statements of revenue and expenditure’ for each institution. The nine sections are: (I) Parliament; (II) Council; (III) Commission; (IV) Court of Justice; (V) Court of Auditors; (VI) Economic and Social Committee; (VII) Committee of the Regions; (VIII) European Ombudsman and (IX) European Data-protection Supervisor.
Within each section, items of revenue and expenditure are classified under budget headings (titles, chapters, articles and, where applicable, items) according to their type or the use to which they are to be applied.
5. FINANCING OF THE BUDGET (BUDGETARY REVENUE)
The budget is mainly financed from the Communities’ own resources: GNI-based own resources; own resources accruing from VAT; customs duties; agricultural duties and sugar and isoglucose levies (4).
Besides own resources, there are other items of revenue (see Diagram I ).
6. TYPES OF BUDGET APPROPRIATION
To cover estimated expenditure, the following types of budget appropriation are distinguished in the budget:
(a) |
differentiated appropriations (DA) are used to finance multiannual activities in certain budgetary areas. They comprise commitment appropriations (CA) and payment appropriations (PA):
|
(b) |
non-differentiated appropriations (NDA) make it possible to ensure the commitment and payment of expenditure relating to annual activities during each financial year. |
It is thus important to establish the following two totals for each financial year:
(a) |
the total of appropriations for commitments (AFC) (5) = non-differentiated appropriations (NDA) + commitment appropriations (CA) (5); |
(b) |
the total of appropriations for payments (AFP) (5) = non-differentiated appropriations (NDA) + payment appropriations (PA) (5). |
Revenue raised in the budget is intended to cover the total appropriations for payments. Commitment appropriations do not need to be covered by revenue.
The following simplified presentation (with illustrative amounts) shows the impact of these types of appropriations in each budget year.
7. IMPLEMENTATION OF THE BUDGET
7.1. Responsibility for implementation
The Commission implements the budget on its own responsibility in accordance with the Financial Regulation and within the limits of the allotted appropriations; it also confers upon the other institutions the requisite powers for the implementation of the sections of the budget relating to them (6). The Financial Regulation lays down the implementation procedures and, in particular, the responsibilities of the authorising officers, accounting officers, administrators of imprest accounts and internal auditors of the institutions. In the two largest areas of expenditure (EAGF and Cohesion) the management of Community funds is shared with the Member States.
7.2. Implementation of revenue
The estimated revenue is entered in the budget subject to changes deriving from amending budgets.
The budgetary implementation of revenue consists of establishing the entitlements and recovering the revenue due to the Communities (own resources and other revenue). It is governed by certain special provisions (7). The actual revenue of a financial year is defined as the total of sums collected against entitlements established during the current financial year and sums collected against entitlements still to be recovered from previous financial years.
7.3. Implementation of expenditure
The estimated expenditure is entered in the budget.
The budgetary implementation of expenditure, i.e. the evolution and utilisation of appropriations, may be summarised as follows:
(a) |
appropriations for commitments: (i) evolution of appropriations: the total appropriations for commitments available in a financial year are made up as follows: initial budget (NDA and CA) + amending budgets + assigned revenue + transfers + commitment appropriations carried over from the preceding financial year + non-automatic carry-overs from the preceding financial year not yet committed + released commitment appropriations from preceding financial years which have been made available again; (ii) utilisation of appropriations: the final appropriations for commitments are available in the financial year for use in the form of commitments entered into (appropriations for commitments utilised = amount of commitments entered into); (iii) carry-overs of appropriations from one financial year to the next financial year: appropriations belonging to the financial year which have not been utilised may be carried over to the next financial year following a decision by the institution concerned. Appropriations available as assigned revenue are automatically carried over; (iv) cancellation of appropriations: the balance is cancelled. |
(b) |
appropriations for payments: (i) evolution of appropriations: the total appropriations for payments available in a financial year are made up as follows: initial budget (NDA and PA) + amending budgets + assigned revenue + transfers + appropriations carried over from the previous financial year in the form of automatic carry-overs or non-automatic carry-overs; (ii) utilisation of appropriations of the financial year: the appropriations for payments of the financial year are available in the financial year for use as payments. They do not include appropriations carried over from the previous financial year (utilised appropriations for payments = amount of payments made against the appropriations of the financial year); (iii) carry-overs of appropriations from one financial year to the next financial year: unutilised appropriations of the financial year may be carried over to the next financial year following a decision by the institution concerned. Appropriations available as assigned revenue are automatically carried over; (iv) cancellation of appropriations: the balance is cancelled; (v) total payments during the financial year: payments against appropriations for payments of the financial year + payments against appropriations for payments carried over from the preceding financial year; (vi) actual expenditure charged to a financial year: expenditure in the consolidated statements on budgetary implementation (see paragraph 7.4) = payments against appropriations for payments of the financial year + appropriations for payments of the financial year carried over to the following financial year. |
7.4. The consolidated statements on budgetary implementation and determination of the balance of the financial year
The consolidated statements on budgetary implementation are drawn up after the closure of each financial year. They determine the balance of the year, which is entered in the budget of the next financial year through an amending budget.
8. PRESENTATION OF THE ACCOUNTS
The accounts for a given financial year are forwarded to the Parliament, the Council and the Court of Auditors; these accounts comprise financial statements and statements on budgetary implementation, together with a report on the budgetary and financial management. The provisional accounts are forwarded not later than 31 March of the following year; the final accounts are due on 31 July of that year.
9. EXTERNAL AUDIT
Since 1977 the external audit of the budget has been carried out by the Court of Auditors of the European Communities (8). The Court of Auditors examines the accounts of all revenue and expenditure of the budget. It must provide the European Parliament and the Council with a statement of assurance as to the reliability of the accounts and the legality and regularity of the underlying transactions. It also considers whether revenue has been received and expenditure incurred in a lawful and regular manner, and whether the financial management has been sound. The audits may be carried out before the closure of the financial year in question and are performed on the basis of records and, where necessary, on the spot in the institutions of the Communities, in the Member States and in third countries. The Court of Auditors draws up an annual report for each financial year and may also, at any time, submit its observations on specific questions and deliver opinions at the request of any of the institutions of the Communities.
10. DISCHARGE AND FOLLOW-UP
Since 1977 the following provisions have been applicable (9): Parliament, on the recommendation of the Council, gives, before 30 April of the second year following the financial year in question, discharge to the Commission in respect of its implementation of the budget. To this end, the Council and Parliament in turn examine the accounts presented by the Commission and the annual report and special reports of the Court of Auditors. The institutions must take appropriate action in response to the comments appearing in the decisions giving discharge and report on the measures taken.
EXPLANATORY NOTES
SOURCES OF FINANCIAL DATA
The financial data contained in this Annex have been drawn from the annual accounts of the European Communities and from other financial records provided by the Commission. The geographical distribution is in accordance with the country codes in the Commission’s system of accounting information (ABAC). As the Commission points out, all the figures given by Member State — for both revenue and expenditure — are the result of arithmetic that gives an incomplete view of the benefits that each State derives from the Union. They must therefore be interpreted with circumspection.
MONETARY UNIT
All the financial data are presented in millions of euro. The totals are rounded from each exact value and will not therefore necessarily represent the sum of the rounded figures.
ABBREVIATIONS AND SYMBOLS
AFC |
Appropriations for commitments |
AFP |
Appropriations for payments |
AT |
Austria |
BE |
Belgium |
BG |
Bulgaria |
CA |
Commitment appropriations |
CY |
Cyprus |
CZ |
Czech Republic |
DA |
Differentiated appropriations |
DE |
Germany |
DIA |
Diagram referred to within other diagrams (e.g. DIA III) |
DK |
Denmark |
EAEC or Euratom |
European Atomic Energy Community |
EC |
European Community(ies) |
EE |
Estonia |
EEC |
European Economic Community |
EFTA |
European Free Trade Association |
EL |
Greece |
ES |
Spain |
EU |
European Union |
EU-27 |
Total for the 27 Member States of the European Union |
FI |
Finland |
FR |
France |
FINREG |
Financial Regulation of 25 June 2002 |
GNI |
Gross National Income |
HU |
Hungary |
IE |
Ireland |
IT |
Italy |
LT |
Lithuania |
LU |
Luxembourg |
LV |
Latvia |
MT |
Malta |
NDA |
Non-differentiated appropriations |
NL |
Netherlands |
OJ |
Official Journal of the European Union |
PA |
Payment appropriations |
PL |
Poland |
PT |
Portugal |
RO |
Romania |
S |
Budgetary section |
SE |
Sweden |
SI |
Slovenia |
SK |
Slovakia |
T |
Budgetary title |
UK |
United Kingdom |
VAT |
Value-added tax |
0,0 |
Data between zero and 0,05 |
— |
Lack of data |
DIAGRAMS
BUDGET FOR THE FINANCIAL YEAR 2008 AND BUDGETARY IMPLEMENTATION DURING THE FINANCIAL YEAR 2008
DIA I |
Budget 2008 — Estimated revenue and final appropriations for payments |
DIA II |
Budget 2008 — Appropriations for commitments |
DIA III |
Appropriations for commitments available in 2008 and utilisation thereof |
DIA IV |
Appropriations for payments available in 2008 and utilisation thereof |
DIA V |
Own resources in 2008, by Member State |
DIA VI |
Payments made in 2008, in each Member State |
CONSOLIDATED ACCOUNTS FOR THE FINANCIAL YEAR 2008
DIA VII |
Consolidated balance sheet |
DIA VIII |
Consolidated economic outturn account |
Diagram III
Appropriations for commitments available in 2008 and utilisation thereof
(million euro and %) |
|||||||||||
Sections (S) and titles (T) corresponding to the 2008 budgetary nomenclature and financial framework headings |
Financial Framework |
Final appropriations |
Utilisation of appropriations |
||||||||
Amount (10) |
Rate (%) |
Commitments entered into |
Utilisation rate (%) |
Carry-overs to 2009 (11) |
Rate (%) |
Cancellations |
Rate (%) |
||||
(a) |
(b) |
(b)/(a) |
(c) |
(c)/(b) |
(d) |
(d)/(b) |
(e) = (b) – (c) – (d) |
(e)/(b) |
|||
Budgetary nomenclature |
|||||||||||
|
|
1 556,2 |
|
1 472,3 |
94,6 |
41,6 |
2,7 |
42,2 |
2,7 |
||
|
|
743,3 |
|
693,8 |
93,3 |
34,6 |
4,6 |
15,0 |
2,0 |
||
|
|
137 660,0 |
|
131 748,3 |
95,7 |
5 062,0 |
3,7 |
849,7 |
0,6 |
||
|
|
284,4 |
|
278,8 |
98,0 |
1,3 |
0,5 |
4,2 |
1,5 |
||
|
|
659,5 |
|
620,4 |
94,1 |
31,1 |
4,7 |
7,9 |
1,2 |
||
|
|
95,8 |
|
93,7 |
97,8 |
1,5 |
1,6 |
0,6 |
0,6 |
||
|
|
11 061,8 |
|
11 029,7 |
99,7 |
9,2 |
0,1 |
22,9 |
0,2 |
||
|
|
61 570,0 |
|
57 905,3 |
94,0 |
3 555,3 |
5,8 |
109,4 |
0,2 |
||
|
|
2 894,0 |
|
2 830,2 |
97,8 |
54,7 |
1,9 |
9,2 |
0,3 |
||
|
|
425,7 |
|
394,1 |
92,6 |
17,4 |
4,1 |
14,1 |
3,3 |
||
|
|
4 646,8 |
|
4 355,4 |
93,7 |
286,7 |
6,2 |
4,7 |
0,1 |
||
|
|
1 634,7 |
|
1 568,6 |
96,0 |
62,4 |
3,8 |
3,7 |
0,2 |
||
|
|
708,2 |
|
403,2 |
56,9 |
298,7 |
42,2 |
6,2 |
0,9 |
||
|
|
1 020,8 |
|
974,5 |
95,5 |
3,6 |
0,4 |
42,7 |
4,2 |
||
|
|
64,0 |
|
62,7 |
98,1 |
1,0 |
1,5 |
0,3 |
0,4 |
||
|
|
37 335,2 |
|
37 291,1 |
99,9 |
24,9 |
0,1 |
19,3 |
0,1 |
||
|
|
128,2 |
|
119,3 |
93,1 |
1,8 |
1,4 |
7,1 |
5,6 |
||
|
|
1 547,9 |
|
1,432,1 |
92,5 |
108,9 |
7,0 |
6,9 |
0,4 |
||
|
|
210,9 |
|
206,6 |
98,0 |
1,3 |
0,6 |
3,0 |
1,4 |
||
|
|
703,2 |
|
690,2 |
98,2 |
7,9 |
1,1 |
5,1 |
0,7 |
||
|
|
804,7 |
|
704,2 |
87,5 |
84,3 |
10,5 |
16,2 |
2,0 |
||
|
|
4 151,0 |
|
4 090,4 |
98,5 |
29,4 |
0,7 |
31,1 |
0,8 |
||
|
|
79,9 |
|
75,8 |
94,9 |
1,1 |
1,4 |
3,0 |
3,7 |
||
|
|
1 759,1 |
|
1 402,8 |
79,7 |
352,6 |
20,0 |
3,6 |
0,2 |
||
|
|
1 217,3 |
|
1 164,4 |
95,7 |
51,0 |
4,2 |
1,9 |
0,2 |
||
|
|
958,5 |
|
955,8 |
99,7 |
2,1 |
0,2 |
0,7 |
0,1 |
||
|
|
74,4 |
|
72,5 |
97,4 |
0,0 |
0,0 |
1,9 |
2,6 |
||
|
|
185,7 |
|
180,4 |
97,1 |
3,3 |
1,8 |
2,1 |
1,1 |
||
|
|
1 051,1 |
|
987,6 |
94,0 |
42,5 |
4,0 |
21,1 |
2,0 |
||
|
|
274,7 |
|
265,5 |
96,6 |
1,4 |
0,5 |
7,9 |
2,9 |
||
|
|
10,7 |
|
10,2 |
95,4 |
0,3 |
2,6 |
0,2 |
2,0 |
||
|
|
135,1 |
|
124,9 |
92,5 |
2,6 |
1,9 |
7,6 |
5,6 |
||
|
|
1 080,5 |
|
1 049,5 |
97,1 |
— |
— |
31,0 |
2,9 |
||
|
|
434,8 |
|
408,4 |
93,9 |
23,7 |
5,5 |
2,7 |
0,6 |
||
|
|
451,6 |
|
— |
— |
— |
— |
451,6 |
100,0 |
||
|
|
296,6 |
|
291,3 |
98,2 |
1,6 |
0,6 |
3,7 |
1,2 |
||
|
|
133,3 |
|
120,8 |
90,7 |
0,3 |
0,2 |
12,1 |
9,1 |
||
|
|
118,3 |
|
113,2 |
95,6 |
0,3 |
0,2 |
4,9 |
4,1 |
||
|
|
93,1 |
|
80,8 |
86,8 |
10,8 |
11,6 |
1,5 |
1,6 |
||
|
|
8,5 |
|
7,8 |
91,5 |
— |
— |
0,7 |
8,5 |
||
|
|
5,3 |
|
4,6 |
86,1 |
— |
— |
0,7 |
13,9 |
||
Grand total appropriations for commitments |
132 797,0 |
140 614,7 |
105,9 |
134 532,9 |
95,7 |
5 151,2 |
3,7 |
930,6 |
0,7 |
||
Financial Framework |
|||||||||||
|
57 653,0 |
59 879,3 |
|
58 514,2 |
97,7 |
820,5 |
1,4 |
544,6 |
0,9 |
||
|
59 193,0 |
63 037,9 |
|
59 306,6 |
94,1 |
3 571,3 |
5,7 |
159,9 |
0,3 |
||
|
1 362,0 |
1 722,2 |
|
1 565,5 |
90,9 |
133,3 |
7,7 |
23,5 |
1,4 |
||
|
7 002,0 |
7 973,3 |
|
7 512,9 |
94,2 |
435,2 |
5,5 |
25,2 |
0,3 |
||
|
(13)7 380,0 |
7 795,4 |
|
7 427,0 |
95,3 |
190,9 |
2,4 |
177,5 |
2,3 |
||
|
207,0 |
206,6 |
|
206,6 |
100,0 |
— |
— |
— |
— |
||
Grand total appropriations for commitments |
132 797,0 |
140 614,7 |
105,9 |
134 532,9 |
95,7 |
5 151,2 |
3,7 |
930,6 |
0,7 |
||
Grand total appropriations for payments |
129 681,0 |
125 659,9 |
96,9 |
116 544,5 |
92,7 |
7 333,3 |
5,8 |
1 782,2 |
1,4 |
Diagram IV
Appropriations for payments available in 2008 and utilisation thereof
(million euro and %) |
|||||||||
Sections (S) and titles (T) corresponding to the 2008 budgetary nomenclature and financial framework headings |
Final appropriations (14) |
Utilisation of appropriations |
|||||||
Payments made in 2008 |
Utilisation rate (%) |
Carry-overs to 2009 |
Rate (%) |
Cancellations |
Rate (%) |
||||
(a) |
(b) |
(b)/(a) |
(c) |
(c)/(a) |
(d) = (a)-(b)-(c) |
(d)/(a) |
|||
Budgetary nomenclature |
|||||||||
|
1 807,4 |
1 488,9 |
82,4 |
244,6 |
13,5 |
74,0 |
4,1 |
||
|
798,5 |
618,1 |
77,4 |
154,7 |
19,4 |
25,7 |
3,2 |
||
|
122 362,1 |
113 827,9 |
93,0 |
6 880,1 |
5,6 |
1 654,1 |
1,4 |
||
|
358,1 |
285,9 |
79,8 |
17,5 |
4,9 |
54,6 |
15,3 |
||
|
603,1 |
477,3 |
79,1 |
64,4 |
10,7 |
61,4 |
10,2 |
||
|
103,6 |
87,4 |
84,4 |
14,4 |
13,9 |
1,7 |
1,6 |
||
|
9 414,9 |
9 092,0 |
96,6 |
25,6 |
0,3 |
297,3 |
3,2 |
||
|
58 507,9 |
53 803,2 |
92,0 |
4 499,8 |
7,7 |
204,9 |
0,4 |
||
|
2 168,6 |
1 784,5 |
82,3 |
126,7 |
5,8 |
257,4 |
11,9 |
||
|
319,2 |
263,9 |
82,7 |
25,8 |
8,1 |
29,5 |
9,2 |
||
|
5 146,4 |
4 438,5 |
86,2 |
686,1 |
13,3 |
21,8 |
0,4 |
||
|
1 889,7 |
1 708,4 |
90,4 |
170,7 |
9,0 |
10,6 |
0,6 |
||
|
671,7 |
389,4 |
58,0 |
269,0 |
40,1 |
13,2 |
2,0 |
||
|
931,5 |
878,9 |
94,3 |
8,3 |
0,9 |
44,4 |
4,8 |
||
|
69,2 |
58,4 |
84,3 |
8,1 |
11,7 |
2,8 |
4,0 |
||
|
27 891,2 |
27 674,5 |
99,2 |
195,2 |
0,7 |
21,5 |
0,1 |
||
|
121,0 |
105,3 |
87,0 |
10,3 |
8,5 |
5,4 |
4,5 |
||
|
1 554,6 |
1 377,7 |
88,6 |
147,2 |
9,5 |
29,7 |
1,9 |
||
|
223,8 |
186,3 |
83,2 |
18,5 |
8,3 |
19,1 |
8,5 |
||
|
603,7 |
515,1 |
85,3 |
38,2 |
6,3 |
50,5 |
8,4 |
||
|
549,7 |
444,6 |
80,9 |
19,9 |
3,6 |
85,2 |
15,5 |
||
|
3 603,8 |
3 449,1 |
95,7 |
71,8 |
2,0 |
82,9 |
2,3 |
||
|
85,2 |
75,3 |
88,3 |
7,2 |
8,4 |
2,8 |
3,2 |
||
|
1 400,7 |
1 229,0 |
87,7 |
118,5 |
8,5 |
53,2 |
3,8 |
||
|
1 642,5 |
1 554,6 |
94,6 |
57,5 |
3,5 |
30,4 |
1,8 |
||
|
903,6 |
895,1 |
99,1 |
6,8 |
0,8 |
1,7 |
0,2 |
||
|
76,2 |
62,8 |
82,4 |
5,9 |
7,7 |
7,5 |
9,9 |
||
|
200,9 |
176,9 |
88,0 |
21,0 |
10,4 |
3,0 |
1,5 |
||
|
1 181,6 |
970,9 |
82,2 |
171,1 |
14,5 |
39,6 |
3,4 |
||
|
283,7 |
263,4 |
92,8 |
11,7 |
4,1 |
8,6 |
3,0 |
||
|
11,5 |
10,3 |
89,3 |
0,9 |
8,0 |
0,3 |
2,8 |
||
|
130,3 |
109,6 |
84,1 |
14,5 |
11,2 |
6,2 |
4,8 |
||
|
1 080,5 |
1 049,5 |
97,1 |
— |
— |
31,0 |
2,9 |
||
|
462,3 |
410,3 |
88,7 |
47,4 |
10,2 |
4,6 |
1,0 |
||
|
171,2 |
— |
— |
— |
— |
171,2 |
100,0 |
||
|
309,6 |
288,5 |
93,2 |
16,3 |
5,3 |
4,8 |
1,6 |
||
|
142,1 |
116,5 |
81,9 |
12,6 |
8,9 |
13,0 |
9,2 |
||
|
125,6 |
114,0 |
90,7 |
5,9 |
4,7 |
5,7 |
4,6 |
||
|
99,2 |
78,7 |
79,3 |
17,6 |
17,8 |
2,9 |
2,9 |
||
|
9,1 |
7,7 |
84,6 |
0,6 |
6,7 |
0,8 |
8,7 |
||
|
6,3 |
4,3 |
68,1 |
0,9 |
14,3 |
1,1 |
17,6 |
||
Grand total appropriations for payments |
125 659,9 |
116 544,5 |
92,7 |
7 333,3 |
5,8 |
1 782,2 |
1,4 |
||
Financial Framework |
|||||||||
|
47 743,4 |
45 611,4 |
95,5 |
1 431,1 |
3,0 |
700,9 |
1,5 |
||
|
59 431,4 |
54 812,7 |
92,2 |
4 361,1 |
7,3 |
257,7 |
0,4 |
||
|
1 533,2 |
1 310,6 |
85,5 |
91,3 |
6,0 |
131,3 |
8,6 |
||
|
8 251,6 |
7 310,7 |
88,6 |
527,3 |
6,4 |
413,6 |
5,0 |
||
|
8 493,7 |
7 292,5 |
85,9 |
922,5 |
10,9 |
278,8 |
3,3 |
||
|
206,6 |
206,6 |
100,0 |
— |
— |
— |
— |
||
Grand total appropriations for payments |
125 659,9 |
116 544,5 |
92,7 |
7 333,3 |
5,8 |
1 782,2 |
1,4 |
Diagram V
Own resources in 2008, by Member State
(million euro and %) |
||||||||||||||||||||||||||||||
Revenue Outturn |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
BE |
BG |
CZ |
DK |
DE |
EE |
IE |
EL |
ES |
FR |
IT |
CY |
LV |
LT |
LU |
HU |
MT |
NL |
AT |
PL |
PT |
RO |
SI |
SK |
FI |
SE |
UK (16) |
EU 27 |
||
|
1 820,2 |
86,3 |
206,9 |
343,6 |
3 337,0 |
33,9 |
201,1 |
230,6 |
1 189,7 |
1 568,5 |
1 648,6 |
45,0 |
29,1 |
60,0 |
14,8 |
113,3 |
12,6 |
2 032,8 |
201,6 |
450,6 |
134,0 |
199,9 |
89,9 |
111,7 |
166,7 |
454,3 |
2 500,1 |
17 282,9 |
||
|
465,9 |
52,5 |
221,4 |
322,3 |
3 336,3 |
23,7 |
260,1 |
394,5 |
1 655,0 |
2 991,6 |
2 907,1 |
25,5 |
35,3 |
53,1 |
44,8 |
152,8 |
9,0 |
910,6 |
389,4 |
562,9 |
251,5 |
168,5 |
60,6 |
72,8 |
246,1 |
453,8 |
2 940,5 |
19 007,7 |
||
|
2 041,5 |
196,2 |
843,9 |
1 420,6 |
15 139,9 |
89,0 |
974,4 |
1 482,0 |
6 189,7 |
11 742,3 |
9 186,1 |
95,2 |
131,9 |
190,3 |
172,0 |
591,7 |
33,6 |
3 643,4 |
1 567,5 |
2 157,8 |
940,1 |
741,1 |
226,5 |
360,7 |
1 126,8 |
2 269,0 |
10 925,2 |
74 478,5 |
||
|
303,4 |
28,6 |
123,7 |
214,7 |
402,1 |
14,7 |
141,0 |
220,8 |
931,7 |
1 722,6 |
1 402,6 |
14,2 |
19,3 |
25,8 |
27,8 |
89,3 |
4,9 |
81,9 |
36,0 |
301,2 |
140,2 |
108,1 |
31,4 |
49,8 |
170,4 |
45,9 |
–6 252,0 |
400,0 |
||
TOTAL |
4 631,0 |
363,7 |
1 396,0 |
2 301,2 |
22 215,3 |
161,2 |
1 576,6 |
2 327,9 |
9 966,1 |
18 025,1 |
15 144,5 |
179,9 |
215,6 |
329,2 |
259,4 |
947,1 |
60,1 |
6 668,7 |
2 194,4 |
3 472,5 |
1 465,7 |
1 217,6 |
408,5 |
594,9 |
1 710,0 |
3 223,1 |
10 113,9 |
111 169,1 |
||
|
4,2 % |
0,3 % |
1,3 % |
2,1 % |
20,0 % |
0,1 % |
1,4 % |
2,1 % |
9,0 % |
16,2 % |
13,6 % |
0,2 % |
0,2 % |
0,3 % |
0,2 % |
0,9 % |
0,1 % |
6,0 % |
2,0 % |
3,1 % |
1,3 % |
1,1 % |
0,4 % |
0,5 % |
1,5 % |
2,9 % |
9,1 % |
100,0 % |
Diagram VI
Payments made in 2008, in each Member State (17)
Note: Payments made in 2008 = payments against 2008 operating appropriations plus payments against carry-overs from 2007.
(million euro and %) |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Financial framework headings |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
BE |
BG |
CZ |
DK |
DE |
EE |
IE |
EL |
ES |
FR |
IT |
CY |
LV |
LT |
LU |
HU |
MT |
NL |
AT |
PL |
PT |
RO |
SI |
SK |
FI |
SE |
UK |
Third Countries and misc. (18) |
Total |
||
|
1 178,5 |
271,7 |
1 742,8 |
239,5 |
4 124,7 |
251,4 |
296,1 |
4 868,5 |
4 785,6 |
3 288,5 |
4 569,3 |
61,0 |
401,0 |
808,8 |
73,2 |
1 250,9 |
51,0 |
1 112,6 |
450,9 |
4 738,7 |
2 684,1 |
695,7 |
273,0 |
848,7 |
420,6 |
391,1 |
2 994,8 |
2 738,8 |
45 611,4 |
||
Competitiveness |
781,1 |
48,6 |
63,4 |
141,5 |
1 042,7 |
14,4 |
82,5 |
156,1 |
538,9 |
975,9 |
880,5 |
13,7 |
17,6 |
178,6 |
63,5 |
62,3 |
7,0 |
441,8 |
219,0 |
129,9 |
115,3 |
47,2 |
38,3 |
39,2 |
206,9 |
237,4 |
894,5 |
2 662,8 |
10 100,7 |
||
Cohesion |
397,4 |
223,0 |
1 679,4 |
98,0 |
3 082,1 |
237,0 |
213,6 |
4 712,4 |
4 246,7 |
2 312,6 |
3 688,7 |
47,3 |
383,4 |
630,2 |
9,6 |
1 188,6 |
43,9 |
670,8 |
231,9 |
4 608,7 |
2 568,9 |
648,5 |
234,6 |
809,5 |
213,7 |
153,7 |
2 100,3 |
76,0 |
35 510,7 |
||
|
984,8 |
420,1 |
699,5 |
1 245,6 |
6 641,2 |
97,4 |
1 849,6 |
3 539,7 |
7 332,1 |
10 151,5 |
6 351,9 |
55,7 |
227,6 |
253,2 |
53,0 |
728,3 |
13,7 |
1 082,9 |
1 228,9 |
2 663,1 |
1 428,8 |
1 060,5 |
192,5 |
392,3 |
868,1 |
989,8 |
4 087,6 |
173,5 |
54 812,7 |
||
|
115,6 |
5,0 |
12,4 |
11,6 |
81,1 |
8,2 |
7,5 |
117,5 |
58,4 |
116,3 |
125,5 |
8,7 |
9,6 |
27,0 |
9,4 |
27,0 |
16,7 |
53,6 |
32,6 |
82,7 |
27,0 |
16,9 |
22,8 |
11,2 |
11,7 |
52,6 |
205,4 |
36,7 |
1 310,6 |
||
|
152,2 |
201,5 |
6,1 |
2,2 |
26,1 |
3,4 |
0,2 |
3,4 |
19,5 |
34,1 |
24,5 |
15,0 |
3,8 |
34,6 |
2,1 |
15,2 |
0,1 |
10,3 |
5,1 |
125,3 |
4,3 |
744,9 |
3,4 |
11,6 |
3,4 |
12,1 |
52,6 |
5 793,5 |
7 310,7 |
||
|
— |
64,0 |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
142,7 |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
206,6 |
||
TOTAL |
2 431,1 |
962,3 |
2 460,9 |
1 498,9 |
10 873,1 |
360,4 |
2 153,4 |
8 529,1 |
12 195,6 |
13 590,5 |
11 071,1 |
140,4 |
641,9 |
1 123,6 |
137,6 |
2 021,4 |
81,4 |
2 259,4 |
1 717,6 |
7 609,8 |
4 144,2 |
2 660,7 |
491,6 |
1 263,8 |
1 303,8 |
1 445,6 |
7 340,4 |
8 742,5 |
109 252,0 |
||
|
2,2 % |
0,9 % |
2,3 % |
1,4 % |
10,0 % |
0,3 % |
2,0 % |
7,8 % |
11,2 % |
12,4 % |
10,1 % |
0,1 % |
0,6 % |
1,0 % |
0,1 % |
1,9 % |
0,1 % |
2,1 % |
1,6 % |
7,0 % |
3,8 % |
2,4 % |
0,4 % |
1,2 % |
1,2 % |
1,3 % |
6,7 % |
8,0 % |
100,0 % |
Diagram VII
Consolidated balance sheet
(million euro) |
||
|
31.12.2008 |
31.12.2007 |
Non-current assets: |
||
Intangible assets |
56 |
44 |
Property, plant and equipment |
4 881 |
4 523 |
Long-term investments |
2 078 |
1 973 |
Loans |
3 565 |
1 806 |
Long-term pre-financing |
29 023 |
14 015 |
Long-term receivables |
45 |
127 |
|
39 648 |
22 488 |
Current assets: |
||
Inventories |
85 |
88 |
Short-term investments |
1 553 |
1 420 |
Short-term pre-financing |
10 262 |
20 583 |
Short-term receivables |
11 920 |
12 051 |
Cash and cash equivalents |
23 724 |
18 756 |
|
47 544 |
52 898 |
Total assets |
87 192 |
75 386 |
Non-current liabilities: |
||
Employee benefits |
–37 556 |
–33 480 |
Long-term provisions |
–1 341 |
–1 079 |
Long-term financial liabilities |
–3 349 |
–1 574 |
Other long-term liabilities |
–2 226 |
–1 989 |
|
–44 472 |
–38 122 |
Current liabilities: |
||
Short-term provisions |
– 348 |
– 369 |
Short-term financial liabilities |
– 119 |
– 135 |
Accounts payable |
–89 677 |
–95 380 |
|
–90 144 |
–95 884 |
Total liabilities |
– 134 616 |
– 134 006 |
Net assets |
–47 424 |
–58 620 |
Reserves |
3 115 |
2 806 |
Amounts to be called from Member States: |
||
Employee benefits |
–37 556 |
–33 480 |
Other amounts |
–12 983 |
–27 946 |
Net assets |
–47 424 |
–58 620 |
Diagram VIII
Consolidated economic outturn account
(million euro) |
||
|
31.12.2008 |
31.12.2007 |
Operating revenue |
||
Own resource and contributions revenue |
112 713 |
112 084 |
Other operating revenue |
9 731 |
9 080 |
|
122 444 |
121 164 |
Operating expenses |
||
Administrative expenses |
–7 720 |
–7 120 |
Operating expenses |
–97 214 |
– 104 682 |
|
– 104 934 |
– 111 802 |
Surplus from operating activities |
17 510 |
9 362 |
Financial revenue |
698 |
674 |
Financial expenses |
– 467 |
– 354 |
Movement in employee benefits liability |
–5 009 |
–2 207 |
Share of net surplus (deficit) of associates & joint ventures |
–46 |
–13 |
Economic outturn for the year |
12 686 |
7 462 |
(1) Treaty of Rome (25 March 1957): Treaty establishing the European Economic Community (EEC).
(2) Treaty of Rome (25 March 1957): Treaty establishing the European Atomic Energy Community (Euratom).
(3) Mainly the Financial Regulation (FINREG) of 25 June 2002 (OJ L 248, 16.9.2002).
(4) Principal legal acts relating to own resources: Council Decision 2007/436/EC, Euratom of 7 June 2007 (OJ L 163, 23.6.2007); Council Decision 2000/597/EC, Euratom of 29 September 2000 (OJ L 253, 7.10.2000); Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 of 22 May 2000 (OJ L 130, 31.5.2000); Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89 of 29 May 1989 (OJ L 155, 7.6.1989); Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax (OJ L 347, 11.12.2006); Council Directive 89/130/EEC, Euratom of 13 February 1989 on the harmonisation of the compilation of gross national product at market prices (OJ L 49, 21.2.1989); Council Regulation (EC, Euratom) No 1287/2003 of 15 July 2003 on the harmonisation of gross national income at market prices (OJ L 181, 19.7.2003).
(5) It is important to note the differences between ‘appropriations for commitments’ and ‘commitment appropriations’ and between ‘appropriations for payments’ and ‘payment appropriations’. The two terms ‘commitment appropriations’ and ‘payment appropriations’ are used exclusively in the context of differentiated appropriations.
(6) See Articles 274 of the EC Treaty, 179 of the Euratom Treaty and 50 of the FINREG.
(7) See Articles 69 to 74 of the FINREG and Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000.
(8) See Articles 246, 247 and 248 of the EC Treaty, 160a, 160b and 160c of the Euratom Treaty and Articles 139 to 147 of the FINREG.
(9) See Articles 276 of the EC Treaty and 180b of the Euratom Treaty.
(10) Final budget appropriations after taking account of transfers between budget headings, appropriations corresponding to assigned revenue or similar and appropriations carried over from the previous financial year. As a consequence the ceiling for some financial framework headings is exceeded by the available appropriations.
(11) Including appropriations corresponding to assigned revenue or similar.
(12) For Section III (Commission) the titles (T) correspond to the activities/policy areas as defined by the institution for implementing activity based budgeting (ABB).
(13) The Interinstitutional Agreement of 2006 states in its annex that the ceiling for this heading is presented net of staff contributions to the pension scheme, up to a maximum of 500 million euro at 2004 prices for the period 2007-2013. In 2008 this reduction amounts to 77,3 million euro.
(14) Final budget appropriations after taking account of transfers between budget headings, appropriations relating to assigned revenue or similar and appropriations carried over from the previous financial year.
(15) For Section III (Commission) the titles (T) correspond to the activities/policy areas as defined by the institution for implementing activity based budgeting (ABB).
(16) For the United Kingdom a correction (6 252 million euro) is applied to the gross amount of own resources (16 365,9 million euro). The financing of this adjustment is borne by the other Member States. This correction was solely assigned to the VAT and GNI elements of gross own resources in accordance with their respective amounts.
(17) The geographical breakdown is not by payments made to the Member States but by expenditure according to the data in the Commission's computerised accounting system ABAC.
(18) The amounts under ‘Third Countries and miscellaneous’ mainly include expenditure related to the projects implemented outside the Union and participation by third countries. Expenditure in respect of which the geographical distribution could not be made is also included.
ANNEX II
List of Special Reports adopted by the Court of Auditors since the last Annual Report:
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Special Report No 8/2008 — Is cross compliance an effective policy? |
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Special Report No 9/2008 — The effectiveness of EU support in the area of freedom, security and justice for Belarus, Moldova and Ukraine |
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Special Report No 10/2008 — EC Development Assistance to Health Services in Sub-Saharan Africa |
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Special Report No 11/2008 — The management of the European Union support for the public storage operations of cereals |
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Special Report No 12/2008 — Instrument for Structural Policies for Pre-accession (ISPA), 2000-2006 |
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Special Report No 1/2009 — Banking measures in the Mediterranean area in the context of the MEDA programme and the previous protocols |
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Special Report No 2/2009 — The European Union’s Public Health Programme (2003-2007): an effective way to improve health? |
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Special Report No 3/2009 — The effectiveness of Structural Measures spending on waste water treatment for the 1994-1999 and 2000-2006 programme periods |
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Special Report No 4/2009 — The Commission’s management of Non-State Actors’ involvement in EC Development Cooperation |
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Special Report No 5/2009 — The Commission’s Treasury Management |
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Special Report No 6/2009 — European Union food aid for deprived persons: an assessment of the objectives, the means and the methods employed |
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Special Report No 7/2009 — The management of the Galileo programme’s development and validation phase |
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Special Report No 8/2009 — ‘Networks of excellence’ and ‘Integrated projects’ in Community Research policy: did they achieve their objectives? |
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Special Report No 9/2009 — The efficiency and effectiveness of the personnel selection activities carried out by the European Personnel Selection Office |
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Special Report No 10/2009 — Information provision and promotion measures for agricultural products |
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Special Report No 11/2009 — The sustainability and the Commission’s management of the LIFE-Nature projects |
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Special Report No 12/2009 — The effectiveness of the Commission’s projects in the area of Justice and Home Affairs for the western Balkans |
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Special Report No 13/2009 — Delegating implementing tasks to executive agencies: a successful option? |
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Special Report No 14/2009 — Have the management instruments applied to the market in milk and milk products achieved their main objectives? |
These reports can be accessed for consultation or downloading on the European Court of Auditors’ website: www.eca.europa.eu
A paper copy or a CD-ROM version may be obtained on request to the Court of Auditors:
European Court of Auditors |
Communication and Reports Unit |
12, rue Alcide De Gasperi |
1615 Luxembourg |
LUXEMBOURG |
Tel: + (352) 4398-1 |
e-mail: euraud@eca.europa.eu |
or by filling in an electronic order form on EU-Bookshop.
10.11.2009 |
EN |
Official Journal of the European Union |
C 269/257 |
ANNUAL REPORT ON THE ACTIVITIES FUNDED BY THE SEVENTH, EIGHTH, NINTH AND TENTH EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS (EDFS)
2009/C 269/02
Annual Report on the activities funded by the seventh, eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs)
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Chapter I — Implementation of the seventh, eighth, ninth and tenth EDFs
Financial implementation
The Commission’s annual report on the financial management of the seventh to tenth European Development Funds
Chapter II — Statement of Assurance by the Court of Auditors on the EDFs
Statement of Assurance by the Court of Auditors on the seventh, eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) for the financial year 2008
Information in support of the Statement of Assurance
Audit scope and approach
Reliability of the accounts
Regularity of transactions
Annual Activity Report and Declaration by the Director-General of EuropeAid
Effectiveness of the systems
Conclusions and recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Diagram 1 — Structure of the EDF (in terms of contract value)
Diagram 2 — Principle of decentralised management
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CHAPTER I — IMPLEMENTATION OF THE SEVENTH, EIGHTH, NINTH AND TENTH EDFs |
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Financial implementation |
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The Commission’s annual report on the financial management of the seventh to tenth European Development Funds |
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Table 1 — Cumulative use of EDF resources at 31 December 2008
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CHAPTER II — STATEMENT OF ASSURANCE BY THE COURT OF AUDITORS ON THE EDFs |
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Statement of Assurance by the Court of Auditors on the seventh, eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) for the financial year 2008 |
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Management's responsibility |
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Auditor's responsibility |
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Opinion on the reliability of the accounts |
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Opinion on legality and regularity of the transactions underlying the accounts |
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16 and 17 September 2009 |
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Vítor Manuel da Silva Caldeira President |
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Information in support of the Statement of Assurance |
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Audit scope and approach |
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Reliability of the accounts |
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Regularity of transactions |
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Revenue |
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Project commitments |
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Budget support commitments |
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Project payments |
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Budget support payments |
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Annual Activity Report and Declaration by the Director-General of EuropeAid |
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Effectiveness of the systems |
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Ex-ante checks by authorising officers |
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Monitoring of implementing organisations |
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External audits |
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Monitoring by EuropeAid central services |
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Budget support |
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Internal audit |
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Conclusions and recommendations |
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52. |
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55. |
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56. |
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(1) The Yaoundé I Convention dates back to 1964. The most recent agreement (Cotonou) dates from 23 June 2000 and was revised on 25 June 2005.
(2) See Articles 118, 125 and 134 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF (OJ L 78, 19.3.2008). In its Opinion No 9/2007 on the proposal for this Regulation (OJ C 23, 28.1.2008), the Court stressed that these provisions reduce the scope of the European Parliament's powers of discharge.
(3) A tripartite agreement between the EIB, the Commission and the Court (Article 134 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF referred to above) sets out rules for the audit of these operations by the Court.
(4) Articles 21 to 29 of the Financial Regulation applicable to the tenth EDF.
(5) Cotonou Agreement, Annex IV, Article 35.
(6) See Chapter 8 of the Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget concerning the financial year 2008.
(7) Representing 0,6 % of 2008 payments.
(8) Commission Decision PE/2008/4803 of 29.8.2008.
(9) Articles 118 and 124.
(10) The consolidated financial statements comprise the balance sheet, the statement of economic outturn, the statement of cash flow and the table of items payable to the European Development Funds. The financial statements and information supplied by the EIB are not covered by this Statement of Assurance (see footnote 11).
(11) Pursuant to Articles 1 and 103(3) of the Financial Regulation applicable to the ninth EDF and Articles 2, 3, 4 and 125(3) of the Financial Regulation applicable to the tenth EDF the Statement of Assurance does not extend to the part of the ninth and tenth EDFs resources that are managed by the EIB and for which it is responsible.
(12) At the level of the Commission management includes the Members of the Institution, Authorising Officers by delegation and sub-delegation, the Accounting Officer and the leading staff of financial, audit or control units. At the level of Beneficiary States, management includes National Authorising Officers, Accounting Officers, Paying Agents and the leading staff of implementing organisations.
(13) The accounting rules adopted by the EDF accounting officer are derived from International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) issued by the International Federation of Accountants or, in their absence, International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) issued by the International Accounting Standards Board. In accordance with the Financial Regulation, the ‘Consolidated financial statements’ for the financial year 2008 are prepared on the basis of these accounting rules adopted by the EDF accounting officer, which adapt accruals based accounting principles to the specific environment of the Communities, while the consolidated reports on implementation of the EDFs continue to be primarily based on movements of cash.
(14) See Article 122 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF: the financial statements shall comprise the balance sheet, the statement of economic outturn, the statement of cash flow, and the table of items payable to the EDF.
(15) See Article 123 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF: the reports on financial implementation shall comprise tables describing the appropriations, the commitments and the payments.
(16) For the sake of brevity, the term ‘regularity of transactions’ is used throughout the report to denote ‘legality and regularity of underlying transactions’.
(17) Paragraph 17.
(18) African Union, World Bank, World Health Organisation.
(19) World Health Organisation.
(20) The Court sets the materiality threshold at 2 %.
(21) Except pre-accession aid, assistance to the West Balkans, humanitarian aid, macro-financial aid, Common Foreign and Security Policy (CFSP) and the Rapid Reaction Mechanism.
(22) Page 43.
(23) Paragraph 55(b).
(24) Paragraph 56(f).
(25) Audits include both assurance audits and other types of assignments, in particular conformity checks (‘four pillar’) on international organisations’ accounting, internal control, audit and procurement procedures against internationally accepted standards and subsequent verification missions.
(26) More recent improvements, which will take effect as of 2009, concern a modified planning process for the annual audit plan and new guidance to Audit Task Managers issued in November 2008.
(27) Paragraph 46.
(28) Article 61(2)(a).
(29) See paragraphs 28 and 29 of Special Report No 2/2005 concerning EDF budget aid to ACP countries (OJ C 249, 7.10.2005).
(30) Resolution of the European Parliament of 22 April 2008 with observations forming an integral part of the decision on discharge in respect of the implementation of the budget of the Sixth, Seventh, Eighth and Ninth European Development Funds for the financial year 2006, paragraph 32 (OJ L 88, 31.3.2009).
(31) Paragraph 55 (OJ C 259, 31.10.2007).
(32) Paragraph 56(a) (OJ C 286, 10.11.2008).
(33) Resolution of the European Parliament of 23 April 2009 with observations forming an integral part of the decision on discharge in respect of the implementation of the budget of the Seventh, Eighth and Ninth European Development Funds for the financial year 2007, paragraphs 46 and 47.
(34) Paragraph 85.
(35) Paragraph 27.
(36) Report from the Commission to the European Parliament and Council: Annual report to the discharge Authority on internal audits carried out in 2008 (COM(2009) 419 final of 5.8.2009).
(37) Financial and Administrative Framework Agreement.
(38) See Chapter 8, External aid, development and enlargement, of the Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget concerning the financial year 2008 for an assessment of the supervisory and control systems of DG ECHO.
(39) Initial allocations to the 7th, 8th, 9th and 10th EDFs, interest, sundry resources and transfers from previous EDFs.
(40) As a percentage of resources.
(41) These figures do not include an amount of 9 818 million euro for the 7th EDF which was closed during the year.
Source: Court of Auditors, based on the EDF Reports on financial implementation and Financial statements at 31 December 2008.
ANNEX 1
PART 1: MAIN FEATURES OF SAMPLE BASED TRANSACTION TESTING
1.1 — Size of the sample
Year |
Number of Commitments tested |
Number of Payment transactions tested |
2008 |
45 |
170 |
2007 |
60 |
148 |
1.2 — Structure of the sample
Percentage of transactions tested which were |
2008 |
2007 |
||
Projects |
Budget Support |
TOTAL |
||
Commitments |
||||
Global commitments |
33 % |
22 % |
56 % |
50 % |
Individual legal commitments |
44 % |
0 % |
44 % |
50 % |
Total |
78 % |
22 % |
100 % |
100 % |
Payments |
||||
Advances |
24 % |
0 % |
24 % |
0 % |
Interim/Final |
65 % |
12 % |
76 % |
100 % |
Total |
88 % |
12 % |
100 % |
100 % |
1.3 — Frequency and estimated impact of errors in the sample of interim/final payments
Errors |
2008 |
2007 |
||||||
Projects |
Budget Support |
TOTAL |
||||||
Frequency of error: |
25 % |
{27} |
40 % |
{8} |
27 % |
{35} |
37 % |
{55} |
Frequency of quantifiable errors: |
38 % |
{15} |
9 % |
{1} |
31 % |
{16} |
53 % |
{31} |
Impact of quantifiable errors: Most likely error rate falls in the range (1) |
Between 2 % and 5 % |
Below 2 % |
Between 2 % and 5 % |
Between 2 % and 5 % |
1.4 — Types of errors in the sample of interim/final payments
Percentage of errors in transactions tested which concern |
2008 |
2007 |
||
Projects |
Budget Support |
TOTAL |
||
Quantifiable errors |
||||
Eligibility |
47 % |
0 % |
44 % |
68 % |
Occurrence |
47 % |
0 % |
44 % |
23 % |
Accuracy |
7 % |
100 % |
13 % |
10 % |
Total |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
Non-quantifiable errors |
||||
Non-quantifiable error that may have financial impact |
20 % |
60 % |
31 % |
79 % |
Non-quantifiable error where the financial impact is not possible to quantify |
32 % |
40 % |
34 % |
0 % |
Non-quantifiable error with no financial impact |
48 % |
0 % |
34 % |
21 % |
Total |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
PART 2: ASSESSMENT OF SELECTED SUPERVISORY AND CONTROL SYSTEMS
System concerned |
Ex-ante checks |
External Audit |
Monitoring |
Internal Audit |
Overall assessment |
|||||
|
Quality |
Quantity/implementation of the audit plan |
Monitoring missions |
Ex-post controls |
Audit |
|
|
|||
Quality |
Quantity |
|
Follow-up of individual audit findings/Effective recovery procedures |
Overall monitoring by central services of audits commissioned by Delegations |
||||||
Central services EuropeAid |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Delegations |
|
|
|
N/A |
N/A |
N/A |
|
N/A |
|
|
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
(1) The Court distinguishes three ranges for most likely error rate: below 2 %, between 2 % and 5 %, above 5 %.
The figures in the {} brackets are absolute numbers.
ANNEX 2
FOLLOW-UP OF KEY STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS
|
Court observation |
Court analysis |
Court recommendations |
Commission reply |
1. |
EuropeAid’s control strategy should include key indicators supporting the level of assurance to be given by the Director-General, the coverage of some controls, the coordination between ex-ante and ex-post controls, as well as the human resources required. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 55(a)) |
In 2008 EuropeAid continued to make significant improvements to its supervisory and control systems. It started to use the new terms of reference for audits and implemented a management information system, CRIS Audit, which should improve EuropeAid’s capacity to plan and monitor audits, as well as to analyse and follow up audit findings and recommendations. The Annual Activity Report is better structured, clearer and more informative, particularly because of greater use of quantitative indicators. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 54) EuropeAid has set up a comprehensive control strategy and is pursuing its efforts to ensure a more efficient and effective implementation of some controls. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 55) |
There is scope for clearer conclusions on how the results of the various controls contribute to the Director-General’s assurance and for developing a key indicator on the estimated financial impact of residual errors after all ex-ante and ex-post controls have been implemented. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 54) |
The Commission recognises that as part of its ongoing efforts to improve the overall internal control system, further work is needed on the architecture of the control systems for external aid and their contribution to the Director- General’s Statement of Assurance. With this in mind, and in conjunction with its work on tolerable risk, EuropeAid will launch a review of its control strategy in 2010. |
2. |
A review should be carried out to assess whether EuropeAid’s central services and the Delegations have the level and type of human resources required to ensure the quality of controls. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 55(b)) |
The annual activity report refers to significant staff constraints. The high proportion of short-term staff in EuropeAid’s central services and the related turnover in recruitment are said to result in a loss of institutional memory, which has detrimental effects on the continuity and visibility of operational management and on the efficient use of resources. In the Delegations the vacancy rate is presented as being dangerously high and on an upward trend. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 30) In the zero growth environment for Commission posts until 2013 EuropeAid addresses staffing matters through three elements: Detailed needs assessment based on workload assessments on a yearly basis for both Operational and Finance, Contracts and Audit sections in Delegations. Selection and recruitment of staff with qualifications and skills that are required to match needs; the selection panels are composed of all relevant geographic and thematic services; an extensive training programme which responds to the current needs of external aid management in Delegation and headquarters. (Commission's reply to paragraph 31 of the Annual Report concerning the financial year 2008) |
Satisfactory action has been taken in the context of the zero growth environment. |
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3. |
The management of implementing organisations should be better supported. This should involve greater presence of Delegation staff in the field, supporting accounting systems and training especially for projects implemented by programme estimates. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 55(c)) |
In general, the Delegations were aware of these weaknesses and had placed limited reliance on these controls. They had also taken appropriate measures to address the weaknesses identified, in particular by requiring mandatory audits and expenditure verifications before the financial closure of projects, commissioning technical audits of on going works contracts and providing technical assistance to strengthen the capacity of the NAO services. Moreover, in 2008 EuropeAid initiated work aimed at producing better guidance and communication tools to address recurrent weaknesses identified at the level of final beneficiaries and implementing organisations. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 35) |
Satisfactory action has been taken. |
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4. |
Checks performed by Delegations before authorising payments should better scrutinise the payment requests and intensify the focus on the reality, eligibility and accuracy of the expenditure. The quality of work performed by supervisors and auditors should be better monitored. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 55(d)) |
The Court assessed ex-ante checks as partially effective at detecting and correcting errors, particularly in respect of the calculation of the amounts claimed, the availability of the required supporting documents and compliance with procurement rules. As indicated in paragraph 25, the errors found in Angola are due to exceptional circumstances and do not call into question the Delegation’s ex-ante check system. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 33) |
Ex-ante checks should be improved by focusing more on key risks. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 55(a)) |
Ex-ante checks of each and every transaction before it is authorised is the primary assurance mechanism for legality and regularity. Ex-ante controls are important as they prevent errors and avoid the need for ex-post corrective action. The level of risk is taken into account in the checks performed. The Commission has defined specific terms of reference for the technical audit of infrastructure, which have been available to Delegations since 2009. Furthermore, EuropeAid central services are performing quality reviews of audit reports. |
5. |
The implementation of CRIS Audit should allow monitoring of the audit coverage and the audit results. Qualitative information as to the recommendations made and the improvements which should be put in place to address the findings is vital to ensure that the ultimate objectives of commissioning audits are met. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 55(e)) |
Although they were not yet fully operational in 2008, as that was the first year of implementation, the use of the new standardised terms of reference for about two-thirds of the audits launched and the introduction of an audit management information system (CRIS Audit) are important steps forward for ensuring more consistent reporting from auditors and appropriate monitoring of audit activities and analysis of audit results. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 36) |
The functionalities of CRIS Audit should be developed to enable a more efficient and effective monitoring of audit activities as well as analysis and follow-up of audit findings and recommendations. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 55(d)) |
CRIS Audit is being improved on a regular basis and new functionalities are operational (linkage of a CRIS audit contract to a CRIS audit number) as 2009. New Improvements are scheduled in the coming months, such as more accurate registration of audit findings and of ineligible expenditure. |
6. |
Transactional ex-post controls should include a better examination of supporting documentation to ensure that transactions are not affected by errors of eligibility and occurrence as well as to verify whether checks performed before the payment was authorised were adequate. (Annual report concerning the financial year 2007, paragraph 55(f)) |
EuropeAid’s transactional ex-post control system provides an effective mechanism for the identification of compliance errors affecting transactions but is less effective at identifying errors which have an impact upon the amount of the payment. The Court noted that, in respect of the EDF operations, the Directorate responsible for ACP countries had extended the scope of these controls during 2008: it performed systematic checks on a sample of documents supporting the declared expenditure and on the accuracy of calculations regarding price revisions. Furthermore, it introduced a half-yearly follow-up of actions taken by the Delegations in response to the findings of these controls. This type of approach is likely to improve the relevance and effectiveness of transactional ex-post controls both as regards the examination of the regularity of transactions and the assessment of the quality of ex-ante checks performed by the authorising officers. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 43) |
In the light of the results of the approach adopted by the Directorate responsible for ACP countries, EuropeAid should carry out a review of the transactional ex-post control system with a view to assessing the need and feasibility of extending the scope of such controls. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 55(f)) |
As regards transactional ex-post controls, EuropeAid is currently assessing whether the checks conducted by the Directorate responsible for ACP countries could be extended to other regions. This will, however, be subject to priority allocations and resources constraints. |
7. |
The standardised methodology for monitoring missions should be finalised and the number of such missions increased. The new methodology should maintain the focus on the examination of the set-up and functioning of the supervisory and control systems. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 55(g)) |
In 2008 EuropeAid's central services performed eight monitoring missions. These missions were well designed and identified relevant recommendations to improve internal control in the Delegations examined. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 42) |
Satisfactory action has been taken. |
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8. |
Compliance with the Cotonou Agreement should be benchmarked against baseline requirements, such as the availability of timely published and audited accounts, to be met before budget support is granted. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 56(a)) EuropeAid should ensure, before the start of a budget support programme, that there is a clear and complete assessment of the public finance management and that the recipient country has a credible and relevant reform programme to address all significant weaknesses over a foreseeable timetable. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 56(d)) |
In its Annual Reports on the EDFs concerning the financial years 2006 and 2007, the Court recommended that compliance with the Cotonou Agreement should be benchmarked against baseline requirements. The Commission did not accept this recommendation because it considers the setting of common minimum standards to be uniformly applied to all countries is inappropriate. As the European Parliament pointed out in its report on discharge for the financial year 2007, this approach gives the Commission a high degree of discretion which must be counterbalanced by an equally high degree of transparency. As stated by the Court in its Special Report No 2/2005 concerning EDF budget aid to ACP countries, this requires the assessment of compliance with the Cotonou Agreement requirements to be presented in a structured and formalised manner. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 45) |
EuropeAid should pursue its efforts to support its decisions on the eligibility of budget support with a structured and formalised demonstration that the recipent country has a relevant reform programme to address all significant weaknesses over a foreseeable timetable and that there is commitment on the country’s part to implement it. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 56(a)) |
The Commission agrees and is further revising its guidance to address this point. It is expected that this will be completed by the end of 2009 |
9. |
The performance indicators used should permit clear evidence of progress in public finance management to emerge where appropriate. This could be achieved by strengthening indicators which measure progress of results over time in combination with process indicators on the performance of one-off events. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 56(b)) |
The Court will follow-up these observations in its non-DAS audits |
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10. |
In order to set out its conclusions as regards progress in public finance management in a structured manner, the Commission should ensure that the data used as a basis for disbursement decisions is reliable and should rely more on measurements of events that have already taken place than on predictions of future occurrences. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 56(c)) |
The Court will follow-up these observations in its non-DAS audits |
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11. |
The quality of Financing Agreements should be improved by including general conditions in all cases, unambiguous stipulations and clear requirements for progress of public finance management. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 56(e)) |
As mentioned in the Court’s Annual Report on the EDFs concerning the financial year 2007, the financing agreements of budget support programmes financed under the ninth EDF are often incomplete or unclear, and thus do not provide a sufficiently clear framework to carry out such a structured and formalised assessment. In 2008 the Court noted a significant improvement with the financing agreements of budget support programmes financed under the tenth EDF. In some cases there is scope for further improvement in the identification of both priority public financial management measures to be implemented by the recipient country as well as the sources of information to check compliance with the agreed conditions. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 46) |
EuropeAid should ensure that all future financing agreements provide a comprehensive and clear basis for the assessment of compliance with payment conditions. (Annual Report concerning the financial year 2008, paragraph 56(b)) |
The Commission welcomes the recognition by the Court that its ongoing efforts to improve the clarity and structure of eligibility assessments are showing noticeable results. Our focus is on continuing the process of improvement with the objective of eliminating any cases of ambiguity in our assessments. This is to be achieved through further refinements to guidance on budget support, training and promoting awareness of the importance of demonstrating eligibility in a structured and formal way. |
12. |
A human resources policy should be developed on the basis of an analysis of the skills and knowledge needed in relation to the management of budget support in view of its increasing importance. (Annual Report concerning the financial year 2007, paragraph 56(f)) |
Candidates for budget support related posts are tested and selected based on proven budget support knowledge and skills. Budget support training delivered in the field has increased from 7 available courses in 2006 to 14 in 2007 and 24 in 2008. This is in addition to headquarters training, where the average participation from Delegations is 40 %. Annual regional seminars are also organised for budget support practitioners. (Commission's reply to paragraph 31 of the Annual Rapport concerning the financial year 2008) |
Satisfactory action has been taken. |
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