1.   Ο παρών κανονισμός θεσπίζει τα μέτρα σχετικά με την ορθή πρακτική διανομής για τις δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα.

2.   Ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται στους εισαγωγείς και διανομείς δραστικών ουσιών οι οποίες χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα, καθώς και στους παρασκευαστές που διανέμουν δραστικές ουσίες οι οποίες παρασκευάζονται από τους ίδιους και χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα.

3.   Ο παρών κανονισμός δεν εφαρμόζεται σε ενδιάμεσα προϊόντα δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται σε κτηνιατρικά φάρμακα.

1.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 αναπτύσσουν και τηρούν σύστημα ποιότητας.

2.   Το σύστημα ποιότητας λαμβάνει υπόψη το μέγεθος, τη δομή και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων των εν λόγω προσώπων και τις αλλαγές που προβλέπονται για τις δραστηριότητες αυτές.

3.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 διασφαλίζουν ότι όλα τα μέρη του συστήματος ποιότητας είναι επαρκώς στελεχωμένα με ικανό προσωπικό και διαθέτουν κατάλληλους και επαρκείς χώρους, εξοπλισμό και εγκαταστάσεις.

1.   Το σύστημα ποιότητας καθορίζει τις αρμοδιότητες, τις διαδικασίες και τις αρχές διαχείρισης κινδύνου για την ποιότητα.

2.   Διασφαλίζει την εκπλήρωση των ακόλουθων υποχρεώσεων:

1.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 ορίζουν ένα φυσικό πρόσωπο ως υπεύθυνο για το σύστημα ποιότητας σε κάθε τόπο όπου εκτελούνται δραστηριότητες διανομής.

2.   Οι υπεύθυνοι για το σύστημα ποιότητας έχουν καθορίσει την εξουσία και την ευθύνη για τη διασφάλιση της εφαρμογής και της διατήρησης ενός συστήματος ποιότητας και είναι προσωπικά υπεύθυνοι για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους.

3.   Οι υπεύθυνοι για το σύστημα ποιότητας μπορούν να αναθέτουν τα καθήκοντα αλλά όχι τις αρμοδιότητές τους.

1.   Οι αρμοδιότητες του συνόλου του προσωπικού που συμμετέχει στη διανομή δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα καθορίζονται γραπτώς.

2.   Το προσωπικό είναι εκπαιδευμένο όσον αφορά τις απαιτήσεις ορθής πρακτικής διανομής για τις δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα, οι οποίες καθορίζονται στον παρόντα κανονισμό. Επιπλέον, το προσωπικό διαθέτει τις κατάλληλες ικανότητες και πείρα ώστε να διασφαλίζει τον κατάλληλο χειρισμό και την κατάλληλη αποθήκευση και διανομή των δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα.

1.   Τα μέλη του προσωπικού λαμβάνουν αρχική και συνεχή κατάρτιση σχετική με τον ρόλο τους, βάσει διαδικασιών και σύμφωνα με γραπτό πρόγραμμα κατάρτισης.

2.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 τηρούν αρχείο με όλες τις δραστηριότητες κατάρτισης και κατά περιόδους αξιολογούν και τεκμηριώνουν την αποτελεσματικότητά της.

1.   Οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός τοποθετούνται, σχεδιάζονται, κατασκευάζονται και συντηρούνται κατάλληλα ώστε να διασφαλίζουν:

2.   Προβλέπεται επαρκής χώρος, φωτισμός και αερισμός ώστε να εξασφαλίζονται ο απαιτούμενος διαχωρισμός, οι κατάλληλες συνθήκες αποθήκευσης και η καθαριότητα.

3.   Ο εξοπλισμός παρακολούθησης που είναι απαραίτητος για τη διασφάλιση των χαρακτηριστικών ποιότητας των δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα βαθμονομείται με βάση πιστοποιημένα προσδιορίσιμα πρότυπα, σύμφωνα με εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα.

4.   Οι δραστηριότητες παραλαβής και αποστολής πραγματοποιούνται, αν είναι δυνατόν, σε διαφορετικούς χώρους. Αν αυτό δεν είναι εφικτό, οι εν λόγω δραστηριότητες διεξάγονται σε διαφορετικούς χρόνους.

5.   Οι χώροι παραλαβής δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα προστατεύουν τις παραδόσεις από τις επικρατούσες καιρικές συνθήκες κατά την εκφόρτωση.

6.   Ο χώρος παραλαβής είναι χωριστός από τον χώρο αποθήκευσης.

7.   Επιλέγονται και χρησιμοποιούνται κατάλληλος εξοπλισμός και μέσα καθαρισμού, ώστε να μην δημιουργείται πηγή μόλυνσης.

8.   Οι εγκαταστάσεις προστατεύονται από την είσοδο πτηνών, τρωκτικών, εντόμων και άλλων ζώων. Εφαρμόζεται και τηρείται πρόγραμμα καταπολέμησης τρωκτικών και επιβλαβών οργανισμών και η αποτελεσματικότητά του παρακολουθείται.

9.   Ο ελαττωματικός εξοπλισμός δεν χρησιμοποιείται και είτε αποσύρεται είτε επισημαίνεται ως ελαττωματικός. Ο εξοπλισμός απορρίπτεται κατά τρόπο ώστε να αποτρέπεται κάθε κακή χρήση.

10.   Προβλέπονται χωριστές ζώνες για την αποθήκευση των δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα οι οποίες παραλαμβάνονται, τίθενται σε καραντίνα, απορρίπτονται, ανακαλούνται και επιστρέφονται, συμπεριλαμβανομένων των δραστικών ουσιών με κατεστραμμένη συσκευασία.

11.   Κάθε σύστημα που αντικαθιστά τον φυσικό διαχωρισμό, ανάλογα με την περίπτωση, όπως ηλεκτρονικό διαχωριστικό όριο βάσει ηλεκτρονικού υπολογιστή, παρέχει ισοδύναμη ασφάλεια και αποτελεί αντικείμενο κατάλληλης επικύρωσης.

12.   Οι ζώνες και τα προϊόντα που διαχωρίζονται σημαίνονται κατάλληλα.

1.   Η τεκμηρίωση πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:

2.   Όταν εντοπίζονται σφάλματα στην τεκμηρίωση, διορθώνονται χωρίς καθυστέρηση, με σαφή ιχνηλασιμότητα του προσώπου που τα διόρθωσε και του χρόνου διόρθωσης.

3.   Κάθε τροποποίηση στην τεκμηρίωση φέρει ημερομηνία και υπογραφή. Η τροποποίηση μεταφέρει τις αρχικές πληροφορίες. Κατά περίπτωση, αναγράφεται ο λόγος της τροποποίησης.

4.   Κάθε εργαζόμενος έχει άμεση πρόσβαση σε όλη την τεκμηρίωση που χρειάζεται για τα καθήκοντα που εκτελεί.

5.   Όλη η τεκμηρίωση σχετικά με τη συμμόρφωση των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 με την ορθή πρακτική διανομής για τις δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα, όπως καθορίζεται στον παρόντα κανονισμό, είναι διαθέσιμη αν ζητηθεί από τις αρμόδιες αρχές.

6.   Οι σχέσεις και τα μέτρα ελέγχου για τα πρωτότυπα έγγραφα και τα επίσημα αντίγραφα, τον χειρισμό δεδομένων και το μητρώο αναφέρονται για όλα τα έντυπα, ηλεκτρονικά και υβριδικά συστήματα.

1.   Οι διαδικασίες περιγράφουν τις δραστηριότητες διανομής που επηρεάζουν την ποιότητα των δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα. Οι δραστηριότητες αυτές περιλαμβάνουν:

2.   Οι διαδικασίες εγκρίνονται, χρονολογούνται και υπογράφονται από το αρμόδιο πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για το σύστημα ποιότητας.

3.   Χρησιμοποιούνται έγκυρες και εγκεκριμένες διαδικασίες. Τα έγγραφα είναι σαφή και δεόντως λεπτομερή. Αναφέρονται ο τίτλος, η φύση και ο σκοπός των εγγράφων. Τα έγγραφα αναθεωρούνται τακτικά και επικαιροποιούνται. Στις διαδικασίες εφαρμόζεται έλεγχος της έκδοσης. Μετά την αναθεώρηση ενός εγγράφου εφαρμόζεται σύστημα αποτροπής της ακούσιας χρήσης εκδόσεων που έχουν παύσει να ισχύουν. Οι διαδικασίες που έχουν παύσει να ισχύουν ή είναι παρωχημένες αφαιρούνται από τους σταθμούς εργασίας και αρχειοθετούνται.

1.   Οι καταχωρίσεις στο μητρώο είναι σαφείς και πραγματοποιούνται τη στιγμή κατά την οποία εκτελείται κάθε ενέργεια κατά τρόπο ώστε όλες οι σημαντικές δραστηριότητες ή τα σημαντικά συμβάντα να είναι ανιχνεύσιμα.

2.   Το μητρώο τηρείται για τουλάχιστον 1 έτος μετά την ημερομηνία λήξης της παρτίδας της δραστικής ουσίας την οποία αφορά. Για τις δραστικές ουσίες με ημερομηνία επανελέγχου, το μητρώο τηρείται για τουλάχιστον 3 έτη μετά την πλήρη διανομή της παρτίδας.

3.   Θα πρέπει να δημιουργείται και να τηρείται μητρώο ώστε να διασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα της προέλευσης και του προορισμού των δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα, ώστε να ταυτοποιούνται όλοι οι προμηθευτές των εν λόγω δραστικών ουσιών ή των προσώπων στα οποία διατίθενται αυτές οι δραστικές ουσίες. Για κάθε αγορά και πώληση τηρείται μητρώο. Το μητρώο που τηρείται και είναι διαθέσιμο περιλαμβάνει:

1.   Κατά την παραλαβή τα παραδιδόμενα φορτία εξετάζονται, έτσι ώστε να ελέγχεται ότι:

2.   Σε περίπτωση παραβιασμένης σφράγισης ασφαλείας, κατεστραμμένης συσκευασίας ή υπόνοιας ενδεχόμενης μόλυνσης, οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα διαχωρίζονται είτε με φυσικό τρόπο είτε ηλεκτρονικά, εάν υπάρχει ισοδύναμο ηλεκτρονικό σύστημα, και ερευνάται η αιτία του προβλήματος.

3.   Οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα και οι οποίες υπόκεινται σε ειδικά μέτρα αποθήκευσης, όπως ναρκωτικά και προϊόντα που απαιτούν συγκεκριμένη θερμοκρασία αποθήκευσης ή υγρασίας, ταυτοποιούνται αμέσως και αποθηκεύονται σύμφωνα με γραπτές οδηγίες και με τη σχετική εθνική νομοθεσία.

4.   Όταν τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 έχουν υπόνοιες ότι μια δραστική ουσία την οποία προμηθεύουν ή εισάγουν και η οποία χρησιμοποιείται ως αρχικό υλικό σε κτηνιατρικά φάρμακα είναι ψευδεπίγραφη, τη διαχωρίζουν με φυσικό τρόπο ή ηλεκτρονικά, εάν υπάρχει ισοδύναμο ηλεκτρονικό σύστημα, και ενημερώνουν την αρμόδια εθνική αρχή του κράτους μέλους στο οποίο είναι καταχωρισμένα.

5.   Οι απορριφθείσες δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα ταυτοποιούνται, ελέγχονται, διαχωρίζονται με φυσικό τρόπο, ή εάν υπάρχει ισοδύναμο ηλεκτρονικό σύστημα, ηλεκτρονικά, ώστε να εμποδίζονται η μη εγκεκριμένη χρήση τους στην παρασκευή και η περαιτέρω διανομή τους. Το μητρώο των δραστηριοτήτων καταστροφής είναι άμεσα διαθέσιμο.

1.   Οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα αποθηκεύονται υπό τις συνθήκες που καθορίζει ο παρασκευαστής τους, όπως ελεγχόμενη θερμοκρασία και υγρασία, όταν απαιτείται, και κατά τρόπο ώστε να εμποδίζεται η μόλυνση ή η ανάμειξη. Οι συνθήκες αποθήκευσης παρακολουθούνται και τηρείται σχετικό μητρώο. Το μητρώο επανεξετάζεται τακτικά από το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για το σύστημα ποιότητας.

2.   Όταν απαιτούνται ειδικές συνθήκες αποθήκευσης, ο χώρος αποθήκευσης είναι πιστοποιημένος και λειτουργεί εντός των καθορισμένων ορίων.

3.   Οι εγκαταστάσεις αποθήκευσης είναι καθαρές και χωρίς απορρίμματα, σκόνη, παράσιτα και άλλα ζώα. Λαμβάνονται κατάλληλες προφυλάξεις για την αποφυγή τυχόν διαρροής ή διάρρηξης και μόλυνσης.

4.   Εφαρμόζεται σύστημα που εξασφαλίζει την εναλλαγή των αποθεμάτων, στο οποίο, για παράδειγμα, «όσα λήγουν ή επανελέγχονται πρώτα φεύγουν πρώτα», με τακτικούς και συχνούς ελέγχους ως προς την ορθή λειτουργία του συστήματος. Τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης των αποθεμάτων επικυρώνονται.

5.   Μετά την ημερομηνία λήξης τους, οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα διαχωρίζονται με φυσικό τρόπο ή ηλεκτρονικά, αν υπάρχει ηλεκτρονικό σύστημα, από το εγκεκριμένο απόθεμα και δεν διατίθενται.

1.   Εάν η αποθήκευση ή η μεταφορά δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα ανατίθενται υπεργολαβικά, τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 εξασφαλίζουν ότι ο ανάδοχος γνωρίζει και εφαρμόζει τις κατάλληλες συνθήκες αποθήκευσης και μεταφοράς.

2.   Μεταξύ του αναθέτοντος και του αναδόχου συνάπτεται γραπτή σύμβαση η οποία ορίζει σαφώς τα καθήκοντα κάθε μέρους.

3.   Ο ανάδοχος δεν αναθέτει υπεργολαβικά σε τρίτο μέρος καμία εργασία την οποία έχει αναλάβει στο πλαίσιο της σύμβασης χωρίς γραπτή άδεια από τον αναθέτοντα.

1.   Στην περίπτωση διάθεσης εντός της Ένωσης, τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 διαθέτουν δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα μόνο σε άλλους διανομείς, παρασκευαστές, φαρμακεία ή σε πρόσωπα που επιτρέπονται βάσει της εθνικής νομοθεσίας.

2.   Οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα μεταφέρονται υπό τις συνθήκες που ορίζει ο παρασκευαστής τους και κατά τρόπο που δεν επηρεάζει αρνητικά την ποιότητά τους. Η ταυτότητα του προϊόντος, της παρτίδας και του περιέκτη διατηρείται πάντα. Όλες οι αρχικές ετικέτες του περιέκτη παραμένουν ευανάγνωστες. Λαμβάνονται μέτρα ώστε να αποτρέπεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στις υπό μεταφορά δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα.

3.   Εφαρμόζεται σύστημα με το οποίο η διανομή κάθε παρτίδας δραστικής ουσίας που χρησιμοποιείται ως αρχικό υλικό σε κτηνιατρικά φάρμακα μπορεί να προσδιορίζεται εύκολα, έτσι ώστε να υπάρχει δυνατότητα ανάκλησής της.

1.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 κοινοποιούν στους σχετικούς πελάτες κάθε πληροφορία ή συμβάν που περιέρχεται σε γνώση τους και μπορεί δυνητικά να προκαλέσει διακοπή της διάθεσης.

2.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 διαβιβάζουν κάθε πληροφορία σχετικά με την ποιότητα των δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά ή κανονιστική πληροφορία που λαμβάνουν από τον αρχικό παρασκευαστή των εν λόγω δραστικών ουσιών στον σχετικό πελάτη και κάθε πληροφορία που λαμβάνουν από τον πελάτη στον αρχικό παρασκευαστή των εν λόγω δραστικών ουσιών.

3.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 γνωστοποιούν στον σχετικό πελάτη το όνομα ή την εταιρική επωνυμία και τη μόνιμη διεύθυνση ή την καταστατική έδρα του αρχικού παραγωγού της δραστικής ουσίας και τους αριθμούς της διατεθείσας παρτίδας. Δίνεται στον πελάτη αντίγραφο του πρωτότυπου πιστοποιητικού ανάλυσης από τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας.

4.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 γνωστοποιούν στις αρμόδιες αρχές, αν αυτές το ζητήσουν, το όνομα ή την εταιρική επωνυμία και τη μόνιμη διεύθυνση ή την καταστατική έδρα του αρχικού παραγωγού της δραστικής ουσίας. Ο αρχικός παρασκευαστής της δραστικής ουσίας μπορεί να απαντά στην αρμόδια αρχή απευθείας ή μέσω των εξουσιοδοτημένων αντιπροσώπων του.

1.   Οι καταγγελίες, είτε προφορικές είτε γραπτές, καταχωρίζονται και ερευνώνται σύμφωνα με γραπτή διαδικασία.

Σε περίπτωση καταγγελίας σχετικά με την ποιότητα μιας δραστικής ουσίας που χρησιμοποιείται ως αρχικό υλικό σε κτηνιατρικά φάρμακα, τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 εξετάζουν την καταγγελία μαζί με τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, κατά περίπτωση, προκειμένου να διαπιστωθεί αν θα αναληφθεί τυχόν περαιτέρω δράση, είτε με άλλους πελάτες που ενδεχομένως έχουν λάβει την εν λόγω δραστική ουσία είτε με την αρμόδια αρχή, είτε και τα δύο. Η έρευνα σχετικά με τον λόγο της καταγγελίας διενεργείται και τεκμηριώνεται από το/τον αρμόδιο πρόσωπο/φορέα.

2.   Το μητρώο καταγγελιών περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

3.   Τηρείται μητρώο των καταγγελιών, έτσι ώστε να αξιολογούνται οι τάσεις, οι συχνότητες που σχετίζονται με το εκάστοτε προϊόν, καθώς και η σοβαρότητα, με την προοπτική λήψης συμπληρωματικών και, κατά περίπτωση, άμεσων διορθωτικών μέτρων. Το μητρώο αυτό είναι διαθέσιμο στις αρμόδιες αρχές κατά τη διάρκεια επιθεωρήσεων.

4.   Όταν μια καταγγελία αφορά τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, το μητρώο που τηρείται από το πρόσωπο που αναφέρεται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 περιλαμβάνει κάθε απάντηση που έλαβε από τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, συμπεριλαμβανομένων της ημερομηνίας και των πληροφοριών που παρασχέθηκαν.

5.   Σε περίπτωση σοβαρής ή δυνητικά απειλητικής για τη ζωή κατάστασης, τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 ενημερώνουν και ζητούν συμβουλές από τις τοπικές, εθνικές ή διεθνείς αρχές, κατά περίπτωση, και ακολουθούν τις οδηγίες τους.

1.   Οι επιστρεφόμενες δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα φέρουν σχετική σήμανση και διαχωρίζονται με φυσικό τρόπο ή ηλεκτρονικά, αν υπάρχει ισοδύναμο ηλεκτρονικό σύστημα, εν αναμονή του αποτελέσματος έρευνας για τις εν λόγω επιστρεφόμενες δραστικές ουσίες.

2.   Οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα και δεν είναι πλέον υπό τη μέριμνα των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 επιστρέφουν στο εμπορεύσιμο απόθεμα μόνο αν πληρούνται όλες οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

3.   Η αξιολόγηση βάσει της παραγράφου 2 λαμβάνει υπόψη τη φύση της δραστικής ουσίας που χρησιμοποιείται ως αρχικό υλικό σε κτηνιατρικά φάρμακα, τυχόν ειδικές συνθήκες αποθήκευσης που απαιτεί και τον χρόνο που έχει παρέλθει από τη διάθεσή της. Κατά περίπτωση και αν υπάρχει αμφιβολία σχετικά με την ποιότητα της επιστρεφόμενης δραστικής ουσίας που χρησιμοποιείται ως αρχικό υλικό σε κτηνιατρικά φάρμακα ζητούνται συμβουλές από τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας.

4.   Τηρείται μητρώο των επιστρεφόμενων δραστικών ουσιών που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα. Για κάθε επιστροφή, η τεκμηρίωση περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

5.   Μόνο κατάλληλα εκπαιδευμένο και εξουσιοδοτημένο προσωπικό ελευθερώνει στο εμπορεύσιμο απόθεμα τις επιστρεφόμενες δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα.

6.   Οι δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα και επιστρέφουν στο εμπορεύσιμο απόθεμα τοποθετούνται κατά τρόπο ώστε το σύστημα εναλλαγής αποθεμάτων να λειτουργεί αποτελεσματικά.

1.   Εφαρμόζεται διαδικασία που ορίζει τους όρους υπό τους οποίους εξετάζεται η ανάκληση μιας δραστικής ουσίας που χρησιμοποιείται ως αρχικό υλικό σε κτηνιατρικά φάρμακα.

2.   Η διαδικασία ανάκλησης ορίζει:

3.   Ο υπεύθυνος για το σύστημα ποιότητας συμμετέχει στις ανακλήσεις.

1.   Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 πραγματοποιούν και καταχωρίζουν αυτοεπιθεωρήσεις ώστε να παρακολουθούν την εφαρμογή και τη συμμόρφωση με την ορθή πρακτική διανομής για τις δραστικές ουσίες που χρησιμοποιούνται ως αρχικά υλικά σε κτηνιατρικά φάρμακα, όπως ορίζεται στον παρόντα κανονισμό.

2.   Διενεργούνται τακτικές αυτοεπιθεωρήσεις σύμφωνα με πρόγραμμα που καθορίζεται στο σύστημα ποιότητας.

3.   Οι αυτοεπιθεωρήσεις διενεργούνται αμερόληπτα και διεξοδικά από αρμόδιο εταιρικό προσωπικό που ορίζεται για τον σκοπό αυτόν.

4.   Τα αποτελέσματα όλων των αυτοεπιθεωρήσεων καταχωρίζονται. Όλες οι παρατηρήσεις που διατυπώνονται κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης περιλαμβάνονται σε εκθέσεις που υποβάλλονται στο αρμόδιο προσωπικό καθώς και στη διοίκηση.

5.   Λαμβάνονται τα απαραίτητα διορθωτικά και προληπτικά μέτρα και επανεξετάζεται η αποτελεσματικότητά τους.

1.   Το σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης του κατόχου της άδειας κυκλοφορίας, το οποίο καταρτίζεται και διατηρείται σύμφωνα με το άρθρο 77 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6, πληροί τις απαιτήσεις του παρόντος κανονισμού.

2.   Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζει ότι το σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης:

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το ειδικευμένο άτομο το οποίο είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση, όπως αναφέρεται στο άρθρο 77 παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6, έχει επαρκή έλεγχο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης ώστε να προωθεί, να διατηρεί και να βελτιώνει τη συμμόρφωση με το άρθρο 78 του εν λόγω κανονισμού. Διασφαλίζουν ότι εφαρμόζεται κατάλληλη διαδικασία για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση τυχόν συγκρούσεων συμφερόντων του ειδικευμένου ατόμου που είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση.

4.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας απασχολούν αριθμητικά επαρκές, ικανό και κατάλληλα ειδικευμένο και καταρτισμένο προσωπικό για τη διενέργεια των δραστηριοτήτων φαρμακοεπαγρύπνησης.

5.   Όλα τα πρόσωπα που συμμετέχουν στις διαδικασίες και τις εργασίες του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης που έχει καταρτιστεί για τη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων φαρμακοεπαγρύπνησης διασφαλίζουν την ορθή λειτουργία του συστήματος κατά την εκπλήρωση των καθηκόντων τους για λογαριασμό του κατόχου της άδειας κυκλοφορίας.

6.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταρτίζουν και τεκμηριώνουν διαδικασίες εφεδρείας ώστε να διασφαλίζεται η συνέχιση των δραστηριοτήτων όσον αφορά την εκπλήρωση των υποχρεώσεων φαρμακοεπαγρύπνησης.

7.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διατηρούν την πλήρη ευθύνη για όλες τις υποχρεώσεις φαρμακοεπαγρύπνησης που ανατίθενται υπεργολαβικά σε τρίτους, όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΕ) 2019/6 και στον παρόντα κανονισμό.

1.   Τα προσόντα και η εκπαίδευση του ειδικευμένου ατόμου που είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση, όπως αναφέρεται στο άρθρο 77 παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6, περιλαμβάνουν τεκμηριωμένη πείρα στη φαρμακοεπαγρύπνηση.

2.   Το ειδικευμένο άτομο που είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση πρέπει να έχει ολοκληρώσει κτηνιατρική εκπαίδευση σύμφωνα με το άρθρο 38 της οδηγίας 2005/36/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2). Αν η εκπαίδευση αυτή δεν έχει ολοκληρωθεί, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας μεριμνούν ώστε να διασφαλίζεται ότι το ειδικευμένο άτομο που είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση υποστηρίζεται από κτηνίατρο σε συνεχή βάση. Η υποστήριξη αυτή τεκμηριώνεται δεόντως.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταρτίζουν και εφαρμόζουν κατάλληλο και αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης ποιότητας για τη διενέργεια των οικείων δραστηριοτήτων φαρμακοεπαγρύπνησης.

2.   Το σύστημα διαχείρισης ποιότητας περιγράφεται στο κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το σύστημα διαχείρισης ποιότητας περιλαμβάνει λεπτομερείς πολιτικές, μεθόδους και διαδικασίες σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων, την κατάρτιση, τους ελέγχους και τη διαχείριση αλλαγών, οι οποίες καλύπτουν τις δραστηριότητες σύμφωνα με τα άρθρα 5 έως 9. Οι εν λόγω πολιτικές, μέθοδοι και διαδικασίες προβλέπουν επανεξέταση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας σε τακτά χρονικά διαστήματα βάσει κινδύνου, με βάση προκαθορισμένα κριτήρια.

4.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το σύστημα διαχείρισης ποιότητας περιλαμβάνει λεπτομερείς πολιτικές, μεθόδους και διαδικασίες για το σύστημα διαχείρισης μητρώου και τη συλλογή δεδομένων σύμφωνα με τα άρθρα 10 έως 15, όσον αφορά τις ακόλουθες δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης:

5.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το σύστημα διαχείρισης ποιότητας περιλαμβάνει λεπτομερείς πολιτικές, μεθόδους και διαδικασίες σχετικά με τη διαχείριση κινδύνου, την παρακολούθηση της σχέσης οφέλους-κινδύνου, τη διαχείριση σημάτων και την κοινοποίηση σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη σύμφωνα με τα άρθρα 16 έως 20.

6.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το σύστημα διαχείρισης ποιότητας περιλαμβάνει λεπτομερείς πολιτικές, μεθόδους και διαδικασίες για την τήρηση και τη διαθεσιμότητα του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης σύμφωνα με τα άρθρα 24 και 25.

7.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καθορίζουν με σαφήνεια τους ρόλους και τις αρμοδιότητες των προσώπων που συμμετέχουν στις δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης και στην τεκμηρίωση σύμφωνα με τις παραγράφους 3 έως 6 του παρόντος άρθρου.

8.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταρτίζουν σύστημα διαχείρισης ποιότητας χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα:

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταρτίζουν και διατηρούν σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την τήρηση όλων των εγγράφων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης. Τα έγγραφα αυτά αρχειοθετούνται και ευρετηριάζονται ώστε να καθίσταται δυνατή η ακριβής και εύκολη προσβασιμότητα σε όλη τη διάρκεια της τήρησης μητρώου.

2.   Τα έγγραφα υποβάλλονται σε έλεγχο της έκδοσης, ανάλογα με την περίπτωση.

3.   Τα δεδομένα και τα έγγραφα φαρμακοεπαγρύπνησης που αφορούν μεμονωμένα εγκεκριμένα κτηνιατρικά φάρμακα φυλάσσονται για όσο χρόνο ισχύει η άδεια κυκλοφορίας του προϊόντος και τουλάχιστον επί 5 έτη μετά τη λήξη της άδειας κυκλοφορίας.

1.   Όλα τα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν στη διενέργεια των δραστηριοτήτων φαρμακοεπαγρύπνησης λαμβάνουν αρχική και συνεχή κατάρτιση σχετικά με τον ρόλο και τις αρμοδιότητές τους όσον αφορά τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφοι 3 έως 6, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με κλινικές δοκιμές, παράπονα για την ποιότητα των προϊόντων, πρότυπα, πωλήσεις και την κυκλοφορία στην αγορά.

2.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας εφαρμόζουν σύστημα διαχείρισης της κατάρτισης για τη διατήρηση και την ανάπτυξη των ικανοτήτων του προσωπικού τους. Πληροφορίες σχετικά με τα προγράμματα και το μητρώο κατάρτισης για τις δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης, καθώς και αναφορά της θέσης τους, τηρούνται στο παράρτημα IV σημείο iv) του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διενεργούν ελέγχους του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης σε τακτά χρονικά διαστήματα βάσει κινδύνου, ώστε να διασφαλίζεται ότι το σύστημα συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό και να προσδιορίζεται η αποτελεσματικότητά του. Οι έλεγχοι προγραμματίζονται ώστε να καλύπτουν όλες τις δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης για καθορισμένο χρονικό διάστημα και να επαληθεύεται η συμμόρφωσή τους με τις πολιτικές, τις μεθόδους και τις διαδικασίες του συστήματος διαχείρισης ποιότητας. Οι έλεγχοι διενεργούνται από άτομα τα οποία δεν έχουν άμεση ανάμειξη ή αρμοδιότητα για τα θέματα ή τις μεθόδους εργασίας τις οποίες ελέγχουν.

2.   Κάθε τρίτος στον οποίο έχει ανατεθεί υπεργολαβικά η εκτέλεση δραστηριοτήτων φαρμακοεπαγρύπνησης εν όλω ή εν μέρει, εξ ονόματος ή σε συνεργασία με τους κατόχους άδειας κυκλοφορίας, συμφωνεί να ελέγχεται από τους κατόχους άδειας κυκλοφορίας ή εξ ονόματός τους.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταρτίζουν χρονοδιάγραμμα ελέγχων βάσει κινδύνου. Περιγράφεται η διαδικασία προγραμματισμού βάσει κινδύνου και τεκμηριώνεται το σκεπτικό του χρονοδιαγράμματος βάσει κινδύνου. Στο παράρτημα IV σημείο ii) του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης τεκμηριώνεται κατάλογος προγραμματισμένων και ολοκληρωμένων ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των εκκρεμών κρίσιμων και σημαντικών πορισμάτων.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας εφαρμόζουν διαδικασία για τη διαχείριση διορθωτικών και προληπτικών μέτρων, με σκοπό την άμβλυνση τυχόν αποκλίσεων που εντοπίζονται στους ελέγχους, στις καθημερινές επιχειρησιακές εργασίες και στα πορίσματα των επιθεωρήσεων. Τα σχετικά διορθωτικά και προληπτικά μέτρα τεκμηριώνονται για τα τελευταία 5 έτη.

2.   Τα διορθωτικά μέτρα και το προληπτικό σχέδιο που ζητεί η αρμόδια αρχή τεκμηριώνουν γραπτώς μια αποτελεσματική διαδικασία, για τη συστηματική αντιμετώπιση και ελαχιστοποίηση των εντοπισθέντων κινδύνων ή ελαττωμάτων. Περιλαμβάνουν ανάλυση πρωταρχικών αιτίων και εξετάζουν σαφή πιθανά διορθωτικά και προληπτικά μέτρα, χρονοδιαγράμματα για τη λήψη μέτρων και την επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας παρακολουθούν και αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των διορθωτικών και προληπτικών μέτρων. Τυχόν αλλαγές που σχετίζονται με τα εν λόγω μέτρα αξιολογούνται.

4.   Η διαχείριση αλλαγών προβλέπει μια ελεγχόμενη διαδικασία αλλαγής, συμπεριλαμβανομένων της παρακολούθησης και της τεκμηρίωσης της αποτελεσματικότητας των διορθωτικών ή προληπτικών μέτρων και της επικοινωνίας με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

1.   Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων που αναφέρεται στο άρθρο 5 περιλαμβάνει σύστημα διαχείρισης μητρώου για την παραλαβή, την καταχώριση, την αντιπαραβολή και την αξιολόγηση πληροφοριών σχετικά με ανεπιθύμητα συμβάντα και για την καταχώριση πληροφοριών σχετικά με την ασφάλεια.

2.   Η περιγραφή του συστήματος διαχείρισης μητρώου για την καταχώριση ανεπιθύμητων συμβάντων και πληροφοριών σχετικά με την ασφάλεια στο τμήμα Δ του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας μπορούν να χρησιμοποιούν την ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης ως το οικείο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης μητρώου για την καταχώριση ανεπιθύμητων συμβάντων. Στην περίπτωση αυτή, στο τμήμα Δ του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης υποδεικνύεται ότι το χρησιμοποιούμενο σύστημα διαχείρισης μητρώου είναι η ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης.

1.   Οι πληροφορίες σχετικά με πιθανά ανεπιθύμητα συμβάντα καταχωρίζονται και κωδικοποιούνται με χρήση διεθνώς αναγνωρισμένων προτύπων. Χρησιμοποιείται η τελευταία έκδοση των προτύπων σύμφωνα με τις καθορισμένες ημερομηνίες εφαρμογής.

2.   Το μητρώο ανεπιθύμητων συμβάντων περιλαμβάνει τουλάχιστον τα ακόλουθα:

3.   Όταν η ονομασία του προϊόντος δεν περιλαμβάνεται στην αρχική αναφορά από την πρωτογενή πηγή, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταβάλλουν εύλογες προσπάθειες για να τους γνωστοποιηθεί η ονομασία ή τουλάχιστον μέρος της εμπορικής ονομασίας του εν λόγω φαρμάκου. Αν η ονομασία και οι εμπορικές ονομασίες δεν είναι και δεν μπορούν να γνωστοποιηθούν, στο σύστημα διαχείρισης μητρώου καταχωρίζεται η ονομασία των δραστικών ουσιών.

4.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταβάλλουν εύλογες προσπάθειες για να ζητήσουν περαιτέρω πληροφορίες οι οποίες είναι αναγκαίες για να καταστεί δυνατή η διερεύνηση πιθανών ανεπιθύμητων συμβάντων, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων κατάλληλων διαγνωστικών δοκιμών, προκειμένου να διασφαλίζεται η πληρότητα των δεδομένων που υποβάλλονται σχετικά με τα ανεπιθύμητα συμβάντα.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταχωρίζουν ανεπιθύμητα συμβάντα στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης.

2.   Για την καταχώριση μη κωδικοποιημένων πληροφοριών στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που αφορούν ανεπιθύμητα συμβάντα τα οποία εκδηλώνονται εκτός της Ένωσης, χρησιμοποιείται γλώσσα ευρέως διαδεδομένη στον τομέα της ιατρικής επιστήμης.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας παρακολουθούν τακτικά την επιστημονική βιβλιογραφία για να εντοπίζουν τυχόν ανεπιθύμητα συμβάντα που αφορούν τα κτηνιατρικά φάρμακά τους. Στη μέθοδο και στη συχνότητα παρακολούθησης της βιβλιογραφίας λαμβάνεται υπόψη η προσέγγιση βάσει κινδύνου. Καλύπτει τουλάχιστον τα ακόλουθα θέματα: τη δραστική ουσία, τον τύπο του προϊόντος, τη σταθερότητα του αριθμού και την επίπτωση αναφορών που παρατηρούνται με την πάροδο του χρόνου στην αγορά και τη σταθερότητα των χαρακτηριστικών φαρμακοεπαγρύπνησης.

1.   Για να καταστεί δυνατή η ολοκληρωμένη ανάλυση των αναφορών ανεπιθύμητων συμβάντων από τρίτες χώρες, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταχωρίζουν στην ενωσιακή βάση δεδομένων των φαρμάκων τις αντίστοιχες ονομασίες και τους αριθμούς της άδειας κυκλοφορίας για το ίδιο προϊόν ή, αν το ίδιο προϊόν δεν έχει λάβει άδεια κυκλοφορίας στην Ένωση, για παρόμοιο προϊόν που έχει λάβει άδεια κυκλοφορίας στην Ένωση, όπως ορίζεται στην κατευθυντήρια γραμμή 24 (3) της Διεθνούς διάσκεψης για την Εναρμόνιση των Τεχνικών Απαιτήσεων για την Έγκριση Κτηνιατρικών Φαρμάκων (VICH). Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας επικαιροποιούν τις πληροφορίες όταν χρειάζεται.

2.   Η επίπτωση των αναφερόμενων ανεπιθύμητων συμβάντων προκύπτει από τον συνολικό αριθμό των ζώων που εκδηλώνουν ανεπιθύμητο συμβάν κατά τη διάρκεια καθορισμένης χρονικής περιόδου πολλαπλασιαζόμενο επί 100 και διαιρούμενο με έναν εκτιμώμενο αριθμό ζώων που υποβλήθηκαν σε θεραπεία κατά τη διάρκεια της εν λόγω περιόδου. Για τον υπολογισμό του εκτιμώμενου αριθμού ζώων που υποβάλλονται σε θεραπεία με βάση τις πληροφορίες σχετικά με τον όγκο πωλήσεων που απαιτούνται βάσει του άρθρου 58 παράγραφος 12 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας προσδιορίζουν και υποβάλλουν στην ενωσιακή βάση δεδομένων των φαρμάκων έναν συντελεστή για καθένα από τα κτηνιατρικά φάρμακά τους, ανάλογα με τη χώρα, το είδος-στόχο και το μέγεθος συσκευασίας. Ανάλογα με τη δοσολογία του προϊόντος, ο συντελεστής καθορίζει πόσα ζώα μπορούν να υποβληθούν σε θεραπεία με μία συσκευασία δεδομένου μεγέθους, ανεξαρτήτως σύνθεσης. Για τον υπολογισμό της επίπτωσης αναφορών ανεπιθύμητων συμβάντων από τρίτες χώρες μέσω του εκτιμώμενου αριθμού ζώων που υποβάλλονται σε θεραπεία, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τον όγκο πωλήσεων για καθένα από τα κτηνιατρικά φάρμακά τους, συνδυαστικά για όλες τις τρίτες χώρες ανάλογα με το είδος-στόχο και όσον αφορά το ίδιο ή συγκρίσιμο μέγεθος συσκευασίας.

3.   Ο Οργανισμός δημοσιεύει καθοδήγηση σχετικά με τον μαθηματικό τύπο για τον υπολογισμό του συντελεστή. Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταχωρίζουν στο κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης τις εκτιμήσεις τους όσον αφορά την κατανομή των πωλήσεων ανά είδος-στόχο και το θεραπευτικό σχήμα ανά είδος-στόχο, τις οποίες χρησιμοποιούν για τον υπολογισμό του συντελεστή. Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας επικαιροποιούν τον συντελεστή όταν είναι αναγκαίο.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας είναι δυνατόν να διενεργούν μελέτες επιτήρησης μετά την εμπορία με δική τους πρωτοβουλία ή τις διεξάγουν κατόπιν αιτήματος αρμόδιας αρχής ή του Οργανισμού σύμφωνα με το άρθρο 76 παράγραφοι 3 και 4 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6.

2.   Η αρμόδια αρχή ή ο Οργανισμός ενημερώνεται σχετικά με τις εθελοντικές μελέτες επιτήρησης μετά την εμπορία αμέσως μετά την έναρξή τους. Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας υποβάλλει το πρωτόκολλο και την τελική έκθεση εντός ενός έτους από την ολοκλήρωση της συλλογής δεδομένων στην αρμόδια αρχή ή στον Οργανισμό, κατά περίπτωση.

3.   Για μια ζητηθείσα μελέτη επιτήρησης μετά την εμπορία, ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας υποβάλλει προς έγκριση το σχέδιο πρωτοκόλλου μελέτης στην αρμόδια αρχή ή στον Οργανισμό που ζήτησε τη διενέργεια της μελέτης, κατά περίπτωση, το αργότερο δύο μήνες πριν από τη διεξαγωγή της δοκιμής.

4.   Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας ενημερώνει την αρμόδια αρχή του εδάφους στο οποίο διεξάγεται η μελέτη επιτήρησης μετά την εμπορία, όταν η εν λόγω αρμόδια αρχή δεν ζήτησε τη διενέργεια της μελέτης.

5.   Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας υποβάλλει το πρωτόκολλο μελέτης, την περίληψη της τελικής έκθεσης μελέτης και την τελική έκθεση μελέτης μετά την ολοκλήρωση της μελέτης στην αρμόδια αρχή ή στον Οργανισμό που ζήτησε τη διενέργεια μελέτης επιτήρησης μετά την εμπορία, κατά περίπτωση, και στην αρμόδια αρχή του εδάφους στο οποίο διεξήχθη η μελέτη.

6.   Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας υποβάλλει όλα τα σχετικά έγγραφα σε γλώσσα ευρέως διαδεδομένη στον τομέα της ιατρικής επιστήμης, με εξαίρεση τις μελέτες που πρέπει να διεξάγονται για κτηνιατρικά φάρμακα που έχουν λάβει άδεια κυκλοφορίας μόνο σε ένα κράτος μέλος. Για τις μελέτες αυτές, ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας προσκομίζει μετάφραση του τίτλου, την περίληψη του πρωτοκόλλου μελέτης και περίληψη της τελικής έκθεσης μελέτης σε γλώσσα ευρέως διαδεδομένη στον τομέα της ιατρικής επιστήμης.

7.   Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας μεριμνά ώστε ο χειρισμός και η αποθήκευση όλων των πληροφοριών που αφορούν τη μελέτη να πραγματοποιούνται κατά τρόπο που καθιστά δυνατή την ορθή υποβολή, ερμηνεία και επαλήθευσή τους. Ο κάτοχος της άδειας κυκλοφορίας εξασφαλίζει ότι το σύνολο αναλυτικών δεδομένων και τα στατιστικά προγράμματα που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή των δεδομένων που περιέχονται στην τελική έκθεση μελέτης αποθηκεύονται ηλεκτρονικά και είναι διαθέσιμα για ελέγχους και επιθεωρήσεις κατόπιν αιτήματος της αρμόδιας αρχής ή του Οργανισμού, κατά περίπτωση.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης περιλαμβάνει σύστημα διαχείρισης κινδύνου για τη λήψη κατάλληλων μέτρων με σκοπό την ελαχιστοποίηση διαπιστωθέντων κινδύνων, όταν είναι αναγκαίο.

2.   Το σύστημα διαχείρισης κινδύνου περιλαμβάνει διαδικασία για την παρακολούθηση της σχέσης οφέλους-κινδύνου των προϊόντων και τη διενέργεια της διαχείρισης σημάτων. Επίσης περιλαμβάνει σύστημα επικοινωνίας σύμφωνα με το άρθρο 20.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν συνεχή αξιολόγηση και τεκμηριώνουν τα μέτρα διαχείρισης κινδύνου και την έκβαση των μέτρων ελαχιστοποίησης κινδύνου στο κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης.

1.   Η διαδικασία διαχείρισης σημάτων συνίσταται τουλάχιστον σε διαδικασίες φαρμακοεπαγρύπνησης για την ανίχνευση σήματος, την ιεράρχηση, την επικύρωση, την αξιολόγηση και την τεκμηρίωση της έκβασης.

2.   Όταν οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας είναι υπεύθυνοι για το ίδιο ή παρόμοιο κτηνιατρικό φάρμακο, όπως ορίζεται στην κατευθυντήρια γραμμή 24 (4) της Διεθνούς διάσκεψης για την Εναρμόνιση των Τεχνικών Απαιτήσεων για την Έγκριση Κτηνιατρικών Φαρμάκων (VICH), το οποίο έχει λάβει άδεια κυκλοφορίας σε διαφορετικά κράτη μέλη μέσω διαφορετικών διαδικασιών χορήγησης άδειας κυκλοφορίας, η διαδικασία διαχείρισης σημάτων μπορεί να διενεργείται σε επίπεδο δραστικής ουσίας για όλα τα προϊόντα μαζί.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διενεργούν διαχείριση σημάτων χρησιμοποιώντας προσέγγιση βάσει κινδύνου και παρακολουθούν τα δεδομένα με συχνότητα ανάλογη του διαπιστωθέντος κινδύνου. Η προσέγγιση βάσει κινδύνου λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα θέματα: το είδος του προϊόντος, τη διάρκεια κυκλοφορίας στην αγορά και τη σταθερότητα των χαρακτηριστικών φαρμακοεπαγρύπνησης, τους διαπιστωθέντες και δυνητικούς κινδύνους και την ανάγκη για συμπληρωματικά στοιχεία. Η προσέγγιση βάσει κινδύνου εφαρμόζεται για τον καθορισμό της μεθοδολογίας, της έκτασης και της συχνότητας της διαδικασίας διαχείρισης σημάτων και το σκεπτικό τεκμηριώνεται.

4.   Η αξιολόγηση σήματος αναλύει και αξιολογεί τον δυνητικό αντίκτυπο ενός σήματος στη σχέση οφέλους-κινδύνου ενός προϊόντος και καθιστά δυνατή τη σχετική σύγκριση μεταξύ διαφορετικών προϊόντων ή ομάδων προϊόντων, συμπεριλαμβανομένων της ανάλυσης σε επίπεδο δραστικής ουσίας και στρωματοποιημένων αναλύσεων.

5.   Ο Οργανισμός δημοσιεύει καθοδήγηση σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση σημάτων.

6.   Η έκβαση της διαδικασίας διαχείρισης σημάτων καταγράφεται και το σκεπτικό είναι διαθέσιμο για επιθεώρηση.

7.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διενεργούν τουλάχιστον μία ανάλυση ανίχνευσης σήματος ετησίως για κάθε δραστική ουσία ή προϊόν τους στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης.

8.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας που χρησιμοποιούν την ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης ως το οικείο σύστημα διαχείρισης μητρώου για τις αναφορές ανεπιθύμητων συμβάντων διενεργούν διαχείριση σήματος στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης.

9.   Όταν οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας δεν χρησιμοποιούν την ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης για τη διαχείριση σήματος, διασφαλίζουν ότι το οικείο σύστημα διαχείρισης μητρώου για τις αναφορές ανεπιθύμητων συμβάντων περιέχει όλες τις αναφορές ανεπιθύμητων συμβάντων για τις οποίες είναι υπεύθυνοι. Ειδικότερα, διασφαλίζουν ότι οι αναφορές ανεπιθύμητων συμβάντων που αφορούν τα κτηνιατρικά φάρμακά τους και υποβάλλονται στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης από άλλες πηγές καταχωρίζονται στη δική τους βάση δεδομένων.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας παρακολουθούν συνεχώς τη σχέση οφέλους-κινδύνου των προϊόντων τους με βάση όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες από κτηνιάτρους, άλλους επαγγελματίες της υγείας, το ευρύ κοινό, τις αναφορές ανεπιθύμητων συμβάντων από άλλους κατόχους άδειας κυκλοφορίας ή αρμόδιες αρχές, οι οποίες έχουν καταχωριστεί στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης, καθώς και με βάση την επιστημονική βιβλιογραφία.

2.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας παρακολουθούν συνεχώς τη σχέση οφέλους-κινδύνου και λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα ελαχιστοποίησης κινδύνου για τη βελτιστοποίηση της ασφαλούς χρήσης των κτηνιατρικών φαρμάκων τους.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας εξετάζουν τον πιθανό αντίκτυπο κάθε ανεπιθύμητου συμβάντος στη σχέση οφέλους-κινδύνου των προϊόντων τους, εκτός αν δεν υπάρχει αιτιώδης συνάφεια μεταξύ των προϊόντων τους και του ανεπιθύμητου συμβάντος.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταγράφουν ετησίως πόρισμα σχετικά με τη σχέση οφέλους-κινδύνου για καθένα από τα προϊόντα τους στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης και επιβεβαιώνουν ότι έχει διενεργηθεί η διαδικασία διαχείρισης σημάτων.

2.   Η έκβαση της διαδικασίας διαχείρισης σημάτων περιλαμβάνεται στο πόρισμα που αναφέρεται στην παράγραφο 1, αν έχει ανιχνευθεί νέο επικυρωμένο σήμα ή σήματα που σχετίζονται με σημαντικούς από ιατρικής πλευράς όρους του κτηνιατρικού λεξικού για κανονιστικές δραστηριότητες στον τομέα των φαρμάκων (VeDDRA), ακόμη και αν δεν κριθεί αναγκαία η λήψη περαιτέρω μέτρων. Στο πόρισμα επεξηγείται το αν η σχέση οφέλους-κινδύνου εξακολουθεί να θεωρείται θετική και αν κρίνεται αναγκαία η λήψη μέτρων για τη βελτίωση της σχέσης οφέλους-κινδύνου.

3.   Αν οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας εντοπίσουν νέο κίνδυνο ή αλλαγή της σχέσης οφέλους-κινδύνου ενός από τα προϊόντα τους, στην ενωσιακή βάση δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης καταγράφονται μια περίληψη της ανάλυσης και ένα πόρισμα σχετικά με τη σχέση οφέλους-κινδύνου. Αυτό γίνεται σύμφωνα με τις προθεσμίες του άρθρου 81 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6 και ενημερώνεται η αρμόδια αρχή ή ο Οργανισμός, κατά περίπτωση.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διαθέτουν γενικό σχέδιο επικοινωνίας στο οποίο προσδιορίζονται τα ενδιαφερόμενα μέρη στην Ένωση, συμπεριλαμβανομένων κτηνιάτρων, άλλων επαγγελματιών της υγείας, πελατών και του ευρέος κοινού. Σε περιπτώσεις επείγουσας ανησυχίας για την ασφάλεια, το σχέδιο περιγράφει την προσέγγιση που πρέπει να ακολουθείται για την έγκαιρη κοινοποίηση των ανησυχιών που προκύπτουν από δεδομένα φαρμακοεπαγρύπνησης ή σε σχέση με άλλες σχετικές πληροφορίες για τη φαρμακοεπαγρύπνηση.

2.   Το σχέδιο επικοινωνίας περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας:

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας χρησιμοποιούν το δίκτυο επεξεργασίας δεδομένων της ενωσιακής βάσης δεδομένων φαρμακοεπαγρύπνησης για την κοινοποίηση περιπτώσεων επιφυλακής που συνδέονται με δεδομένα φαρμακοεπαγρύπνησης.

1.   Οι πληροφορίες στο κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης που απαιτείται βάσει του άρθρου 77 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6 είναι ακριβείς και ανταποκρίνονται στο εφαρμοζόμενο σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης.

2.   Οι συμβατικές ρυθμίσεις μεταξύ των κατόχων άδειας κυκλοφορίας και τρίτων σχετικά με τις δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης είναι σαφώς τεκμηριωμένες, λεπτομερείς και επίκαιρες.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας μπορούν, κατά περίπτωση, να χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα φαρμακοεπαγρύπνησης για διαφορετικές κατηγορίες κτηνιατρικών φαρμάκων. Κάθε σύστημα περιγράφεται σε ξεχωριστό κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης.

1.   Το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης αποτελείται από ένα βασικό μέρος που περιγράφει το σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης, μαζί με παραρτήματα που περιέχουν λεπτομερείς πληροφορίες.

2.   Το βασικό μέρος του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης περιέχει τα ακόλουθα τμήματα:

3.   Το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης περιέχει τα ακόλουθα παραρτήματα:

4.   Κατά περίπτωση, οι πληροφορίες είναι δυνατόν να παρέχονται με τη μορφή γραφημάτων ή διαγραμμάτων ροής.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας επικαιροποιούν το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης και, όταν χρειάζεται, το αναθεωρούν, ώστε να λαμβάνονται υπόψη η αποκτηθείσα εμπειρία, η τεχνική και επιστημονική πρόοδος.

2.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας διασφαλίζουν ότι το ειδικευμένο άτομο το οποίο είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση έχει μόνιμη πρόσβαση στο κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης για την εκτέλεση των καθηκόντων που αναφέρονται στο άρθρο 78 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6.

3.   Το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης υπόκειται σε έλεγχο της έκδοσης και αναφέρει την ημερομηνία της τελευταίας επικαιροποίησής του.

4.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας καταγράφουν σε ημερολόγιο οποιαδήποτε αλλαγή πραγματοποιήθηκε κατά τα τελευταία 5 έτη στο περιεχόμενο του βασικού μέρους του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης. Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας αναφέρουν στο ημερολόγιο το τμήμα που έχει υποστεί αλλαγή, το είδος της αλλαγής, την ημερομηνία, τον υπεύθυνο και, κατά περίπτωση, τον λόγο της αλλαγής.

5.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας υποβάλλουν, κατόπιν αιτήματος, αντίγραφο του ημερολογίου τους ή άλλου ζητούμενου μέρους του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης, στις αρμόδιες αρχές ή στον Οργανισμό, κατά περίπτωση, εντός 7 ημερών.

6.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας ενημερώνουν την αρμόδια αρχή ή τον Οργανισμό για κάθε αλλαγή στις πληροφορίες που παρέχονται στην περίληψη του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης, υποβάλλοντας τροποποίηση σύμφωνα με το άρθρο 61 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6.

7.   Μετά την επίσημη κατάργηση του συστήματος, όπως περιγράφεται στο κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας φυλάσσουν την ηλεκτρονική έκδοσή του για 5 έτη.

1.   Το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης βρίσκεται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, είτε στον χώρο στον οποίο διενεργούνται οι κύριες δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης του κατόχου της άδειας κυκλοφορίας είτε στον χώρο όπου δραστηριοποιείται το ειδικευμένο άτομο το οποίο είναι υπεύθυνο για τη φαρμακοεπαγρύπνηση.

2.   Το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης μπορεί να αποθηκεύεται ή να διατίθεται σε ηλεκτρονική μορφή. Τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση ή τη διάθεση διαθέτουν δυνατότητα αναζήτησης και δεν φθείρονται με την πάροδο του χρόνου.

3.   Εφόσον ζητηθεί, διατίθεται για ελέγχους και επιθεωρήσεις τυπωμένο αντίγραφο του κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης διαρθρωμένο σύμφωνα με το άρθρο 22 παράγραφοι 2 και 3, ή μέρη αυτού. Το τυπωμένο αντίγραφο ή το ζητούμενο μέρος είναι πλήρη και ευανάγνωστα.

4.   Το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης είναι μονίμως και ανά πάσα στιγμή διαθέσιμο για επιθεώρηση στον χώρο στον οποίο φυλάσσεται. Αν το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή, αρκεί τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε ηλεκτρονική μορφή να είναι άμεσα διαθέσιμα.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας είναι έτοιμοι για τη διενέργεια ελέγχων σύμφωνα με το άρθρο 123 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6 και διασφαλίζουν επίσης ότι είναι έτοιμοι για τη διενέργεια των εν λόγω ελέγχων οι ακόλουθοι:

2.   Οι επιθεωρήσεις φαρμακοεπαγρύπνησης που διεξάγονται σύμφωνα με το άρθρο 123 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6 μπορούν να διενεργούνται επιτόπου ή εξ αποστάσεως.

1.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας είναι προετοιμασμένοι για τη διενέργεια επιθεωρήσεων του οικείου συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης και του αντίστοιχου κύριου αρχείου του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης σύμφωνα με το άρθρο 123 παράγραφος 6 και το άρθρο 126 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6 και διασφαλίζουν την ίδια ετοιμότητα για κάθε πρόσωπο που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 1.

2.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας μπορούν να υποβάλλονται σε επιθεώρηση στον χώρο όπου βρίσκεται το κύριο αρχείο του συστήματος φαρμακοεπαγρύπνησης ή σε οποιονδήποτε άλλον χώρο των προσώπων που επιθεωρούνται σύμφωνα με την παράγραφο 1. Όσον αφορά τρίτον που διενεργεί δραστηριότητες φαρμακοεπαγρύπνησης, ο προς επιθεώρηση χώρος μπορεί να βρίσκεται εντός ή εκτός της Ένωσης.

3.   Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες που ζητούν οι αρμόδιες αρχές ή ο Οργανισμός σύμφωνα με το άρθρο 79 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/6 για επιτόπιες ή εξ αποστάσεως επιθεωρήσεις.

4.   Οι επιθεωρήσεις φαρμακοεπαγρύπνησης μπορούν να είναι είτε τακτικές είτε στοχευμένες επιθεωρήσεις· είναι δυνατόν να αφορούν συγκεκριμένα προϊόντα ή το γενικό σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης. Κατά την επιθεώρηση, οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας:

5.   Η αρμόδια αρχή ή ο Οργανισμός μπορούν να ζητήσουν από τους κατόχους άδειας κυκλοφορίας να κοινοποιήσουν τα διορθωτικά μέτρα και το προληπτικό σχέδιο σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 2.