1.   Η Επιτροπή:

2.   Το σύστημα πληροφοριών χρησιμοποιείται από τους φορείς εκμετάλλευσης και τους εμπόρους και, κατά περίπτωση, τους εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους τους για την υποβολή και τη διαχείριση δηλώσεων δέουσας επιμέλειας καθώς και για την επαλήθευση της εγκυρότητας των αριθμών αναφοράς, και από τις αρμόδιες αρχές, τις τελωνειακές αρχές και την Επιτροπή για την πρόσβαση στις δηλώσεις δέουσας επιμέλειας και την ανάληψη δράσης σχετικά με αυτές, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής πληροφοριών που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μεταξύ των αρμόδιων αρχών, των τελωνειακών αρχών και της Επιτροπής σε σχέση με την εφαρμογή και την επιβολή του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115. Κάθε τέτοια ανταλλαγή πληροφοριών θα πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ορίζονται στους κανονισμούς (ΕΕ) 2016/679 και (ΕΕ) 2018/1725.

3.   Οι δηλώσεις δέουσας επιμέλειας ανατίθενται, εντός του συστήματος πληροφοριών, στις αρμόδιες αρχές με την ακόλουθη σειρά:

1.   Οι χρήστες του συστήματος πληροφοριών υποβάλλουν και διαχειρίζονται τις δηλώσεις δέουσας επιμέλειας των σχετικών παράγωγων προϊόντων στο σύστημα πληροφοριών, εκτός εάν η δήλωση δέουσας επιμέλειας διατίθεται μέσω της ηλεκτρονικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 28 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

2.   Όταν ένα σχετικό παράγωγο προϊόν περιέχει ή έχει κατασκευαστεί με τη χρήση ξυλείας, οι χρήστες του συστήματος πληροφοριών καταχωρίζουν στη δήλωση δέουσας επιμέλειας τις κοινές ονομασίες και τις πλήρεις επιστημονικές ονομασίες των ειδών ξυλείας τα οποία περιέχονται στα σχετικά παράγωγα προϊόντα ή με τα οποία έχουν κατασκευαστεί.

1.   Το σύστημα πληροφοριών παρέχει στους χρήστες του συστήματος πληροφοριών τη δυνατότητα να τροποποιούν ή να ανακαλούν δηλώσεις δέουσας επιμέλειας εντός 72 ωρών από τη διάθεση του αριθμού αναφοράς της δήλωσης δέουσας επιμέλειας στο σύστημα πληροφοριών.

2.   Οι δηλώσεις δέουσας επιμέλειας δεν μπορούν να τροποποιούνται ή να ανακαλούνται εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην παράγραφο 1 μετά τη χρήση της δήλωσης δέουσας επιμέλειας ως αναφοράς σε δήλωση δέουσας επιμέλειας που υποβάλλεται από τον ίδιο ή άλλο χρήστη του συστήματος πληροφοριών.

3.   Η δήλωση δέουσας επιμέλειας δεν τροποποιείται ούτε ανακαλείται από χρήστη του συστήματος πληροφοριών αφότου:

4.   Με την επιφύλαξη των παραγράφων 2 και 3, κατόπιν ατομικού και αιτιολογημένου αιτήματος χρήστη του συστήματος πληροφοριών, οι αρμόδιες αρχές μπορούν να παρατείνουν την περίοδο που αναφέρεται στην παράγραφο 1 μόνο όταν η εν λόγω περίοδος έχει λήξει. Η παράταση αυτή δεν υπερβαίνει τις 8 ημερολογιακές ημέρες. Το αίτημα βασίζεται σε λόγους πέρα από τον έλεγχο του χρήστη του συστήματος πληροφοριών, ο οποίος, στο πλαίσιο αιτιολογημένου αιτήματός του, αναφέρει ότι δεν εφαρμόζεται η παράγραφος 3 του παρόντος άρθρου. Η παράταση αυτή είναι επίσης δυνατή αναδρομικά μετά την παρέλευση της περιόδου που αναφέρεται στην παράγραφο 1.

5.   Η τροποποιημένη δήλωση δέουσας επιμέλειας υπόκειται σε δημιουργία προφίλ κινδύνου, όπως ορίζεται στο άρθρο 6. Η δημιουργία προφίλ κινδύνου εφαρμόζεται σε ολόκληρη την τροποποιημένη δήλωση δέουσας επιμέλειας.

1.   Το σύστημα πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα στις αρμόδιες αρχές, αφενός, να εντοπίζουν καταστάσεις εντός του συστήματος πληροφοριών στις οποίες τα σχετικά παράγωγα προϊόντα παρουσιάζουν τόσο υψηλό κίνδυνο μη συμμόρφωσης ώστε να απαιτείται άμεση δράση πριν από τη διάθεση ή τη διαθεσιμότητα των εν λόγω προϊόντων στην αγορά ή την εξαγωγή τους, σύμφωνα με το άρθρο 17 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115, και, αφετέρου, να ενημερώνονται ώστε να εντοπίζουν τους ελέγχους που πρέπει να διενεργούνται και την εκπληρώνουν τα καθήκοντα που τους ανατίθενται σύμφωνα με το κεφάλαιο 3 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

2.   Για τους σκοπούς της παραγράφου 1, το σύστημα πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα στις αρμόδιες αρχές να δημιουργούν προφίλ κινδύνου στο σύστημα πληροφοριών με στόχο την υποστήριξη τεκμηριωμένων αποφάσεων σχετικά με την επιλογή των φορέων εκμετάλλευσης, των εμπόρων ή των σχετικών παράγωγων προϊόντων που συνδέονται με τις δηλώσεις δέουσας επιμέλειας για τον σκοπό της διενέργειας ελέγχων. Τα εν λόγω προφίλ κινδύνου βασίζονται, μεταξύ άλλων, στα κριτήρια κινδύνου που καθορίζονται στο ετήσιο σχέδιο ελέγχων τους σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115, το οποίο καταρτίζεται σύμφωνα με την προσέγγιση βάσει κινδύνου κατά το άρθρο 16 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

3.   Μετά την υποβολή της στο σύστημα πληροφοριών, κάθε δήλωση δέουσας επιμέλειας υποβάλλεται σε αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική δημιουργία προφίλ κινδύνου και το σύστημα πληροφοριών αποδίδει ένα καθεστώς κινδύνου σε κάθε δήλωση δέουσας επιμέλειας.

4.   Σε οποιοδήποτε στάδιο μετά την υποβολή δήλωσης δέουσας επιμέλειας, οι αρμόδιες αρχές μπορούν να επανεξετάσουν τη δήλωση δέουσας επιμέλειας για να διαπιστώσουν αν ένα σχετικό παράγωγο προϊόν συμμορφώνεται με το άρθρο 3 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115. Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορούν να αποδώσουν στη δήλωση δέουσας επιμέλειας νέο καθεστώς κινδύνου ως αποτέλεσμα της επανεξέτασης. Εάν η αρμόδια αρχή αποδώσει νέο καθεστώς κινδύνου σε δήλωση δέουσας επιμέλειας, το εν λόγω νέο καθεστώς κινδύνου υπερισχύει του καθεστώτος κινδύνου που έχει αποδοθεί σύμφωνα με την παράγραφο 3 του παρόντος άρθρου.

1.   Το σύστημα πληροφοριών αποδίδει, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, αριθμό αναφοράς και αριθμό επαλήθευσης στη δήλωση δέουσας επιμέλειας την οποία υποβάλλει ο χρήστης του συστήματος πληροφοριών μετά την ολοκλήρωση της δημιουργίας προφίλ κινδύνου που αναφέρεται στο άρθρο 6.

2.   Ο αριθμός αναφοράς και ο αριθμός επαλήθευσης τίθενται στη διάθεση του χρήστη του συστήματος πληροφοριών μόλις ολοκληρωθεί η δημιουργία προφίλ κινδύνου που αναφέρεται στο άρθρο 6.

3.   Το σύστημα πληροφοριών παρέχει τη δυνατότητα στις αρμόδιες αρχές να καθυστερήσουν τη διάθεση του αριθμού αναφοράς για να διαπιστώσουν αν τα σχετικά παράγωγα προϊόντα συμμορφώνονται με το άρθρο 3 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115 και, ειδικότερα, να επαληθεύσουν ότι η προσδιορισθείσα κατάσταση που αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού δεν εφαρμόζεται στο εν λόγω σχετικό παράγωγο προϊόν. Η καθυστέρηση αυτή είναι όσο το δυνατόν συντομότερη και δεν υπερβαίνει την περίοδο που ορίζεται στο άρθρο 17 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115. Μπορεί να παραταθεί περαιτέρω κατά τη διακριτική ευχέρεια της αρμόδιας αρχής.

1.   Προκειμένου να αποτραπεί περίσταση κατά την οποία σχετικό παράγωγο προϊόν που δεν συμμορφώνεται με τον κανονισμό (ΕΕ) 2023/1115 διατίθεται ή καθίσταται διαθέσιμο στην αγορά ή εξάγεται σύμφωνα με το άρθρο 17 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115, οι αρμόδιες αρχές μπορούν να απορρίψουν δήλωση δέουσας επιμέλειας, εκτός εάν ο αριθμός αναφοράς της δήλωσης δέουσας επιμέλειας έχει ήδη καταστεί διαθέσιμος στον χρήστη του συστήματος πληροφοριών.

2.   Το σχετικό παράγωγο προϊόν που έχει δηλωθεί σε απορριφθείσα δήλωση δέουσας επιμέλειας θεωρείται ότι δεν καλύπτεται από δήλωση δέουσας επιμέλειας, όπως απαιτείται στο άρθρο 3 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

3.   Η απόρριψη αποτυπώνεται στο σύστημα πληροφοριών με την απόδοση ειδικού καθεστώτος στη σχετική δήλωση δέουσας επιμέλειας.

1.   Μόνο οι εγγεγραμμένοι χρήστες του συστήματος πληροφοριών έχουν πρόσβαση στο σύστημα πληροφοριών.

2.   Η επαλήθευση ταυτότητας στο σύστημα πληροφοριών πραγματοποιείται μέσω του EU Login, της υπηρεσίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την επαλήθευση της ταυτότητας χρήστη.

3.   Οι χρήστες του συστήματος πληροφοριών έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες του συστήματος πληροφοριών τις οποίες έχουν υποβάλει ή στις οποίες τους έχει δοθεί πρόσβαση από άλλο χρήστη του συστήματος πληροφοριών μέσω αριθμών αναφοράς και αριθμών επαλήθευσης των σχετικών δηλώσεων δέουσας επιμέλειας.

1.   Η Επιτροπή διαθέτει πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα, τις πληροφορίες και τα έγγραφα του συστήματος πληροφοριών με σκοπό τη σύνταξη εκθέσεων, καθώς και την ανάπτυξη, τη λειτουργία και τη συντήρηση του συστήματος.

2.   Η Επιτροπή χορηγεί και μπορεί να ανακαλέσει δικαιώματα πρόσβασης στους συντελεστές του συστήματος πληροφοριών σε περίπτωση αλλαγής αρμοδιοτήτων σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

3.   Η επαλήθευση ταυτότητας στο σύστημα πληροφοριών πραγματοποιείται μέσω του EU Login, της υπηρεσίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την επαλήθευση της ταυτότητας χρήστη.

4.   Οι συντελεστές του συστήματος πληροφοριών θέτουν σε εφαρμογή κατάλληλα μέσα για να διασφαλίζουν ότι μεμονωμένοι χρήστες που εκπροσωπούν τους συντελεστές του συστήματος πληροφοριών στο σύστημα πληροφοριών επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο σύστημα πληροφοριών, μόνο όταν αυτό είναι απολύτως αναγκαίο για την εφαρμογή και την επιβολή δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

5.   Οι συντελεστές του συστήματος πληροφοριών έχουν πρόσβαση σε όλες τις σχετικές πληροφορίες του συστήματος πληροφοριών που είναι αναγκαίες για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων και των καθηκόντων τους δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

1.   Η διαβίβαση, η αποθήκευση και κάθε άλλη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο σύστημα πληροφοριών μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο εφόσον είναι αναγκαίο και αναλογικό και μόνο για τους ακόλουθους σκοπούς:

2.   Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέσω του συστήματος πληροφοριών επιτρέπεται μόνο σε σχέση με τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

3.   Το σύστημα πληροφοριών αποθηκεύει τις κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα της παραγράφου 2 που έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία για τους σκοπούς της εφαρμογής και της επιβολής δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

4.   Η αποθήκευση των δεδομένων που αναφέρονται στην παράγραφο 2 πραγματοποιείται με τη χρήση υποδομής τεχνολογίας πληροφοριών η οποία βρίσκεται στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο.

5.   Το σύστημα πληροφοριών αποθηκεύει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στις δηλώσεις δέουσας επιμέλειας επί δέκα έτη, κατ’ ανώτατο όριο, από την ημερομηνία υποβολής της δήλωσης δέουσας επιμέλειας στο σύστημα πληροφοριών. Η περίοδος αποθήκευσης μπορεί να παραταθεί περαιτέρω από την Επιτροπή κατόπιν ατομικού αιτήματος χρηστών του συστήματος πληροφοριών ή συντελεστών του συστήματος πληροφοριών, όταν είναι αναγκαίο για τη συμμόρφωση με τις αρμοδιότητες και τις υποχρεώσεις τους δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

6.   Με την επιφύλαξη των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων που ορίζονται στο άρθρο 14, κάθε συντελεστής του συστήματος πληροφοριών είναι διακριτός υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια των κανονισμών (ΕΕ) 2016/679 και (ΕΕ) 2018/1725 όσον αφορά τις δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων που εκτελεί ο συντελεστής του συστήματος πληροφοριών.

7.   Οι εθνικές εποπτικές αρχές και ο Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων, ενεργώντας στο πλαίσιο των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων τους, διασφαλίζουν τη συντονισμένη εποπτεία του συστήματος πληροφοριών και τη χρήση του από τους συντελεστές και τους χρήστες του συστήματος πληροφοριών σύμφωνα με το άρθρο 62 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

1.   Η Επιτροπή είναι υπεύθυνη επεξεργασίας κατά την έννοια του άρθρου 3 σημείο 8) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των χρηστών του συστήματος πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την καταχώριση των χρηστών του συστήματος πληροφοριών στο εν λόγω σύστημα.

2.   Όταν η Επιτροπή επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της λειτουργίας του συστήματος πληροφοριών για λογαριασμό άλλων συντελεστών του συστήματος πληροφοριών με σκοπό την ανταλλαγή πληροφοριών με βάση το άρθρο 27 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115, θεωρείται εκτελούσα την επεξεργασία κατά την έννοια του άρθρου 3 σημείο 12) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

3.   Η Επιτροπή είναι εκτελούσα την επεξεργασία κατά την έννοια του άρθρου 3 σημείο 12) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διενεργείται για κοινές έρευνες, με βάση το άρθρο 21 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115, οι οποίες διενεργούνται στο πλαίσιο της εφαρμογής και της επιβολής δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1115.

1.   Η Επιτροπή λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα και πλέον προηγμένα μέτρα για να εγγυηθεί την ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο σύστημα πληροφοριών, μεταξύ άλλων με τον κατάλληλο έλεγχο πρόσβασης στα δεδομένα και σχέδιο ασφαλείας που πρέπει να επικαιροποιείται.

2.   Η Επιτροπή θεσπίζει τα αναγκαία και πλέον προηγμένα μέτρα σε περίπτωση συμβάντος ασφάλειας, λαμβάνει διορθωτικά μέτρα και μεριμνά ώστε να είναι δυνατό να επαληθευτεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία στο σύστημα πληροφοριών, πότε, από ποιον και για ποιον σκοπό.

3.   Η Επιτροπή ενημερώνει τις αρμόδιες αρχές σχετικά με τα μέτρα που αφορούν τις παραγράφους 1 και 2 του παρόντος άρθρου.

1.   Κάθε κράτος μέλος και η Επιτροπή εφαρμόζουν τους οικείους κανόνες περί επαγγελματικού απορρήτου ή άλλες ισοδύναμες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας σε σχέση με το σύστημα πληροφοριών σύμφωνα με το εθνικό ή το ενωσιακό δίκαιο.

2.   Κάθε συντελεστής του συστήματος πληροφοριών διασφαλίζει ότι τα άτομα που εργάζονται υπό τις εντολές τους συμμορφώνονται με τα αιτήματα άλλων συντελεστών του συστήματος πληροφοριών για εμπιστευτική μεταχείριση των πληροφοριών που ανταλλάσσονται στο σύστημα πληροφοριών.

1.   Η Επιτροπή καθιστά διαθέσιμο το σύστημα πληροφοριών σε όλες τις επίσημες γλώσσες της Ένωσης.

2.   Ο συντελεστής του συστήματος πληροφοριών μπορεί να προσκομίσει και να χρησιμοποιεί, σε σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2023/1115, κάθε πληροφορία, έγγραφο, πόρισμα, δήλωση ή επικυρωμένο ακριβές αντίγραφο που έχει λάβει μέσω του συστήματος πληροφοριών, στην ίδια βάση με παρόμοιες πληροφορίες που λαμβάνονται στη δική του χώρα, για σκοπούς συμβατούς με εκείνους για τους οποίους συλλέχθηκαν αρχικά τα δεδομένα και σύμφωνα με τη σχετική ενωσιακή και εθνική νομοθεσία.

1.   Οι δαπάνες για τη δημιουργία, τη συντήρηση και τη λειτουργία του συστήματος πληροφοριών βαρύνουν την Επιτροπή.

2.   Οι δαπάνες που συνδέονται με το σύστημα πληροφοριών σε επίπεδο κράτους μέλους, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπινων πόρων που απαιτούνται για τις δραστηριότητες κατάρτισης, προαγωγών, τεχνικής βοήθειας, καθώς και για τη χρήση του συστήματος πληροφοριών σε εθνικό επίπεδο, και τυχόν προσαρμογές που απαιτούνται για τα εθνικά δίκτυα και τα συστήματα πληροφοριών βαρύνουν το κράτος μέλος που τις πραγματοποιεί.