1.   Η παρούσα απόφαση καθορίζει τους όρους χειρισμού διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ (εφεξής «ΔΠΕΕ») επιπέδου CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL (3) και SECRET UE / EU SECRET (4), σύμφωνα με την απόφαση αριθ. 41/2021 του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

2.   Η απόφαση εφαρμόζεται σε όλες τις υπηρεσίες και τις εγκαταστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Εφαρμόζεται επίσης στα Τμήματα ελέγχου και τις επιτροπές του, που, για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης, καλύπτονται από τον όρο «υπηρεσίες».

1.   Πρόσβαση σε πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET μπορεί να χορηγηθεί εφόσον:

α)	έχει αναγνωριστεί η ανάγκη προσώπου για πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, προκειμένου αυτό να μπορέσει να εκτελέσει ορισμένο επαγγελματικό έργο ή καθήκον για λογαριασμό του Ελεγκτικού Συνεδρίου·

β)	το ενδιαφερόμενο πρόσωπο έχει ενημερωθεί για τους κανόνες και τις συναφείς προδιαγραφές και κατευθυντήριες γραμμές ασφαλείας που ισχύουν για την προστασία των πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET·

γ)	το ενδιαφερόμενο πρόσωπο έχει δηλώσει εγγράφως ότι αναλαμβάνει τις ευθύνες που του αναλογούν όσον αφορά την προστασία των σχετικών πληροφοριών· και

δ)

το ενδιαφερόμενο πρόσωπο έχει λάβει έγκριση ασφαλείας καθώς και εξουσιοδότηση πρόσβασης από τον/την Διευθυντή/Διευθύντρια ανθρώπινων πόρων, οικονομικών και γενικών υπηρεσιών του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στις οποίες δηλώνονται το επίπεδο διαβάθμισης των ΔΠΕΕ στις οποίες επιτρέπεται να έχει πρόσβαση και η περίοδος ισχύος της, σύμφωνα με το άρθρο 4, παράγραφος 4, της απόφασης αριθ. 41/2021.

2.   Στους/Στις ασκούμενους/-ες του Ελεγκτικού Συνεδρίου δεν ανατίθενται καθήκοντα των οποίων η εκτέλεση να καθιστά αναγκαία την πρόσβαση σε πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET.

3.   Η πρόσβαση των λοιπών κατηγοριών υπαλλήλων απαγορεύεται ή επιτρέπεται σύμφωνα με τα οριζόμενα στον πίνακα που παρατίθεται στο παράρτημα.

1.   Ένα έγγραφο διαβαθμίζεται σε επίπεδο τουλάχιστον CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL, εάν η μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγησή του θα μπορούσε, μεταξύ άλλων:

α)	να βλάψει σοβαρά τις διπλωματικές σχέσεις, δηλαδή να προκαλέσει επίσημη διαμαρτυρία ή άλλες κυρώσεις·

β)	να θίξει την ασφάλεια ή την ελευθερία προσώπων·

γ)	να βλάψει την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα ή την ασφάλεια προσωπικού που έχουν αναπτύξει κράτη μέλη ή άλλοι εισφέροντες ή την αποτελεσματικότητα σημαντικών επιχειρήσεων ασφαλείας ή συλλογής πληροφοριών·

δ)	να υπονομεύσει ουσιωδώς την οικονομική βιωσιμότητα σημαντικών οργανισμών·

ε)	να παρεμποδίσει τη διερεύνηση ή να διευκολύνει την τέλεση σοβαρού εγκλήματος·

στ)	να βλάψει ουσιωδώς τα χρηματοοικονομικά, νομισματικά, οικονομικά και εμπορικά συμφέροντα της Ένωσης ή των κρατών μελών·

ζ)	να παρακωλύσει σοβαρά την ανάπτυξη ή την εφαρμογή σημαντικών πολιτικών της Ένωσης·

η)	να διακόψει ή να διαταράξει ουσιωδώς με άλλο τρόπο σημαντικές ενωσιακές δραστηριότητες·

θ)	να έχει ως αποτέλεσμα την αποκάλυψη πληροφοριών με υψηλότερο επίπεδο διαβάθμισης.

2.   Οι πληροφορίες διαβαθμίζονται σε επίπεδο τουλάχιστον SECRET UE / EU SECRET, εάν η μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγησή τους θα μπορούσε, μεταξύ άλλων:

α)	να προκαλέσει διεθνείς εντάσεις·

β)	να βλάψει σοβαρά τις σχέσεις με τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς·

γ)	να θέσει σε άμεσο κίνδυνο ανθρώπινη ζωή ή να βλάψει σοβαρά τη δημόσια τάξη ή την ασφάλεια ή την ελευθερία προσώπων·

δ)	να βλάψει σοβαρά την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα ή την ασφάλεια προσωπικού που έχουν αναπτύξει κράτη μέλη ή άλλοι εισφέροντες ή τη συνεχή αποτελεσματικότητα ιδιαιτέρως σημαντικών επιχειρήσεων ασφαλείας ή συλλογής πληροφοριών·

ε)	να προκαλέσει ουσιώδη υλική ζημία στα χρηματοοικονομικά, νομισματικά, οικονομικά ή εμπορικά συμφέροντα της Ένωσης ή κράτους μέλους·

στ)	να έχει ως αποτέλεσμα την αποκάλυψη πληροφοριών με υψηλότερο επίπεδο διαβάθμισης.

3.   Οι φορείς προέλευσης μπορούν να αποφασίσουν να τυποποιήσουν το επίπεδο διαβάθμισης ασφαλείας για διάφορες κατηγορίες πληροφοριών που δημιουργούν σε τακτική βάση. Ωστόσο, διασφαλίζουν ότι στις επιμέρους πληροφορίες αποδίδεται το ενδεδειγμένο επίπεδο διαβάθμισης.

1.   Οι πληροφορίες διαβαθμίζονται αμέσως μόλις παραχθούν. Προσωπικές σημειώσεις, προκαταρκτικά σχέδια κειμένων ή μηνύματα που περιέχουν πληροφορίες, οι οποίες δικαιολογούν διαβάθμιση στο επίπεδο CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, σημαίνονται εξ αρχής αναλόγως, και η παραγωγή και ο χειρισμός τους διέπονται από την παρούσα απόφαση.

2.   Εάν το τελικό έγγραφο δεν δικαιολογεί πλέον το αρχικό επίπεδο διαβάθμισης, υποχαρακτηρίζεται ή αποχαρακτηρίζεται, αφότου ο φορέας προέλευσής του επιβεβαιώσει ότι η ενέργεια αυτή δεν εγκυμονεί κινδύνους.

1.   Σύμφωνα με το σημείο 12 της πολιτικής του Ελεγκτικού Συνεδρίου για τη διαβάθμιση των πληροφοριών, το συνολικό επίπεδο διαβάθμισης ενός εγγράφου είναι τουλάχιστον τόσο υψηλό όσο το επίπεδο του στοιχείου του με την υψηλότερη διαβάθμιση. Όταν περιέχει πληροφορίες από διάφορες πηγές, το τελικό συγκεντρωτικό έγγραφο επανεξετάζεται, προκειμένου να καθοριστεί το συνολικό επίπεδο διαβάθμισης ασφαλείας του, δεδομένου ότι μπορεί να δικαιολογείται συνολικά υψηλότερη διαβάθμιση από εκείνη των επιμέρους τμημάτων του.

2.   Τα έγγραφα που περιλαμβάνουν διαβαθμισμένα και μη διαβαθμισμένα μέρη διαρθρώνονται και σημαίνονται κατά τρόπο ώστε τα τμήματα με διαφορετικό επίπεδο διαβάθμισης ή/και διαφορετικό επίπεδο ευαισθησίας να μπορούν να προσδιορίζονται και να αποχωρίζονται εύκολα, εάν χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτόν κάθε μέρος μπορεί να υποβάλλεται στον αρμόζοντα χειρισμό, όταν αποσπάται από τα υπόλοιπα.

1.   Οι πληροφορίες που χρήζουν διαβάθμισης σημαίνονται και υποβάλλονται σε χειρισμό ως τέτοιες, ανεξάρτητα από τη φυσική μορφή τους. Το επίπεδο διαβάθμισης γνωστοποιείται σαφώς στους αποδέκτες, είτε με σήμανση διαβάθμισης, εάν οι πληροφορίες παρέχονται εγγράφως [σε έγχαρτη μορφή, σε αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης ή σε σύστημα επικοινωνίας και πληροφοριών (Communication and Information System, CIS)], είτε με ανακοίνωση, εάν οι πληροφορίες παρέχονται προφορικά (λόγου χάριν στο πλαίσιο συζήτησης ή παρουσίασης). Το διαβαθμισμένο υλικό φέρει φυσική σήμανση, ώστε να είναι δυνατή η ευχερής διαπίστωση της διαβάθμισης ασφαλείας του.

2.   Στην περίπτωση των εγγράφων, η πλήρης σήμανση διαβάθμισης CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET αναγράφεται με κεφαλαία γράμματα, στα γαλλικά (πρώτα) και στα αγγλικά, σύμφωνα με την παράγραφο 3. Η σήμανση δεν μεταφράζεται σε άλλες γλώσσες.

3.   Η σήμανση διαβάθμισης CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET τίθεται ως εξής:

α)	στο κέντρο της κεφαλίδας και του υποσέλιδου κάθε σελίδας του εγγράφου,

β)	η πλήρης σήμανση διαβάθμισης σε μία γραμμή, χωρίς διαστήματα εκατέρωθεν της καθέτου,

γ)	με κεφαλαία μαύρα γράμματα, με γραμματοσειρά Times New Roman μεγέθους 16 (όταν είναι δυνατόν, αλλά τουλάχιστον μεγέθους 14), με έντονους χαρακτήρες και εντός πλαισίου.

4.   Κατά τη σύνταξη εγγράφου με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET:

α)	το επίπεδο διαβάθμισης αναγράφεται ευκρινώς σε κάθε σελίδα·

β)	όλες οι σελίδες αριθμούνται·

γ)	το έγγραφο φέρει αριθμό αναφοράς, αριθμό πρωτοκόλλου και θέμα, το οποίο δεν αποτελεί το ίδιο διαβαθμισμένη πληροφορία, εκτός εάν φέρει τέτοια σήμανση·

δ)	όλα τα παραρτήματα και συνημμένα έγγραφα απαριθμούνται, ει δυνατόν, στην πρώτη σελίδα· και

ε)	στο έγγραφο αναγράφεται η ημερομηνία δημιουργίας του.

5.   Όποτε αυτό είναι δυνατόν, η σήμανση SECRET UE / EU SECRET εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα.

1.   Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET είναι δυνατόν να φέρουν και άλλες σημάνσεις ή «ενδείξεις ασφαλείας», που διευκρινίζουν, παραδείγματος χάριν, τον τομέα τον οποίο αφορά το έγγραφο, ή καθορίζουν συγκεκριμένη διανομή του κατ’ εφαρμογή της αρχής της ανάγκης γνώσης. Ενδεικτικά:

ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΘΕΙ ΣΤΟ ΛΙΧΤΕΝΣΤΑΪΝ

2.   Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET είναι δυνατόν να φέρουν προειδοποίηση ασφαλείας, με την οποία παρέχονται συγκεκριμένες οδηγίες για τον χειρισμό και τη διαχείρισή τους.

Όταν είναι δυνατόν, τυχόν ενδείξεις σχετικά με τον αποχαρακτηρισμό του εγγράφου παρατίθενται στην πρώτη σελίδα του κατά τη δημιουργία του. Παραδείγματος χάριν, μπορεί να χρησιμοποιείται η ακόλουθη σήμανση:

SECRET UE / EU SECRET έως την/τις [ηη/μμ/εεεε] και RESTREINT UE / EU RESTRICTED στη συνέχεια

1.   Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET δημιουργούνται με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων, εφόσον τέτοια μέσα είναι διαθέσιμα.

2.   Κατά τη δημιουργία πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, οι υπάλληλοι του Ελεγκτικού Συνεδρίου χρησιμοποιούν CIS πιστοποιημένο τουλάχιστον για το αντίστοιχο επίπεδο διαβάθμισης. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ζητείται η γνώμη του Υπεύθυνου / της Υπεύθυνης Ασφάλειας Πληροφοριών (ΥΑΠ) του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

3.   Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET, συμπεριλαμβανομένων των σχεδίων εγγράφων (βλέπε άρθρο 5), δεν πρέπει να αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να εκτυπώνονται ή να σαρώνονται στους συνήθεις εκτυπωτές ή σαρωτές, ούτε να υποβάλλονται σε χειρισμό σε προσωπικές συσκευές υπαλλήλων. Για την εκτύπωση εγγράφων με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET χρησιμοποιούνται μόνον εκτυπωτές ή φωτοαντιγραφικά μηχανήματα συνδεδεμένα με αυτόνομους υπολογιστές, προστατευμένους από ηλεκτρομαγνητικές εκπομπές, ή με πιστοποιημένο σύστημα.

1.   Για λόγους ασφαλείας, πριν από τη διανομή και κατά την παραλαβή τους, οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET καταγράφονται. ως εξής:

—	κατά την είσοδό τους στον χώρο ασφαλείας της Επιτροπής στο Λουξεμβούργο για τη χρήση του οποίου το Ελεγκτικό Συνέδριο έχει συνάψει μνημόνιο συνεννόησης· και

—	κατά την είσοδό τους σε CIS ή την έξοδό τους από αυτό.

2.   Οι σχετικές πληροφορίες μπορούν να καταχωρίζονται σε έγχαρτα ή ηλεκτρονικά αρχεία.

3.   Εάν ο χειρισμός των πληροφοριών γίνεται ηλεκτρονικά σε CIS, η καταγραφή μπορεί να διεκπεραιώνεται με διεργασίες εντός του ίδιου του συστήματος αυτού. Στην περίπτωση αυτή, το CIS πρέπει να περιλαμβάνει μέτρα που εγγυώνται την ακεραιότητα των αρχείων καταγραφής.

4.   Ο/Η ελεγκτικός/-ή υπάλληλος γραμματείας τηρεί μητρώο που περιέχει τουλάχιστον τις ακόλουθες πληροφορίες για κάθε έγγραφο:

α)	την ημερομηνία καταγραφής του τελικού διαβαθμισμένου εγγράφου,

β)	το επίπεδο διαβάθμισης,

γ)	κατά περίπτωση, την ημερομηνία λήξης ισχύος του επιπέδου διαβάθμισης,

δ)	τον τίτλο της υπηρεσίας προέλευσης,

ε)	τον/την αποδέκτη/-τρια ή τους αποδέκτες/-τριες,

στ)	το θέμα του εγγράφου,

ζ)	τον αριθμό αναφοράς του εγγράφου σε επίπεδο υπηρεσίας προέλευσης,

η)	τον αριθμό πρωτοκόλλου,

θ)	τον αριθμό των αντιγράφων που διανεμήθηκαν,

ι)	ει δυνατόν, το αρχείο των πηγών που χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία του εγγράφου,

ια)	την ημερομηνία υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού του εγγράφου, και

ιβ)	λεπτομερή στοιχεία σχετικά με την καταστροφή του (τόπος, ημερομηνία, μέθοδος, επίβλεψη, πρωτόκολλο καταστροφής).

1.   Ο φορέας προέλευσης διατηρεί τον έλεγχο προέλευσης των πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET που έχει δημιουργήσει. Η έγγραφη συγκατάθεση του φορέα προέλευσης ζητείται προτού οι πληροφορίες:

α)	αποχαρακτηριστούν ή υποχαρακτηριστούν·

β)	χρησιμοποιηθούν για σκοπούς άλλους από εκείνους που έχει ορίσει ο φορέας προέλευσης·

γ)	κοινοποιηθούν σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό·

δ)	γνωστοποιηθούν σε ενδιαφερόμενο μέρος εκτός του Ελεγκτικού Συνεδρίου, αλλά εντός της ΕΕ.

2.   Οι κάτοχοι πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET είναι δεόντως εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, στα οποία έχει δοθεί πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες, προκειμένου να μπορούν να εκτελούν τα καθήκοντά τους. Οι κάτοχοι έχουν την ευθύνη του σωστού χειρισμού, της αποθήκευσης και της προστασίας των εν λόγω πληροφοριών, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην απόφαση αριθ. 41/2021. Σε αντίθεση με όσα ισχύουν για τους φορείς προέλευσης διαβαθμισμένων πληροφοριών, οι κάτοχοί τους δεν νομιμοποιούνται να αποφασίζουν για τον υποχαρακτηρισμό, τον αποχαρακτηρισμό ή την περαιτέρω κοινοποίηση πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET.

3.   Εάν ο φορέας προέλευσης πληροφορίας με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET δεν μπορεί να προσδιοριστεί, ο έλεγχος του φορέα προέλευσης ασκείται από την υπηρεσία του Ελεγκτικού Συνεδρίου που έχει στην κατοχή της την εν λόγω πληροφορία. Σε περίπτωση που ο/η κάτοχος των πληροφοριών κρίνει αναγκαία την κοινοποίηση πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό, το Ελεγκτικό Συνέδριο ζητεί τη γνώμη ενός εκ των μερών συμφωνίας για την ασφάλεια των πληροφοριών με την εν λόγω τρίτη χώρα ή τον διεθνή οργανισμό (5).

1.   Η χρήση αφαιρούμενων μέσων αποθήκευσης, όπως κλειδιά USB, CD, DVD ή κάρτες μνήμης (συμπεριλαμβανομένων SSD (6)), υπόκειται σε αυστηρό έλεγχο και λογοδοσία. Μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνον αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης που έχουν παρασχεθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο ή από άλλο θεσμικό όργανο, υπηρεσία ή οργανισμό της ΕΕ, έχουν εγκριθεί από τον/την ΥΑΠ και κρυπτογραφηθεί με προϊόν εγκεκριμένο από τον/την ΥΑΠ. Προσωπικά αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης και αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης διανεμόμενα δωρεάν σε συνέδρια, σεμινάρια κ.ο.κ. δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά διαβαθμισμένων πληροφοριών. Όταν είναι δυνατόν, χρησιμοποιούνται αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης που προστατεύονται με μέτρα TEMPEST, σύμφωνα με τις οδηγίες του/της ΥΑΠ.

2.   Όταν διαβαθμισμένο έγγραφο υποβάλλεται σε χειρισμό ή αποθηκεύεται ηλεκτρονικά σε αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης, η σήμανση διαβάθμισης είναι ευδιάκριτη τόσο επί των ίδιων των απεικονιζόμενων πληροφοριών, όσο και στο όνομα του αρχείου και επί του αφαιρούμενου μέσου αποθήκευσης.

3.   Οι υπάλληλοι έχουν υπόψη ότι, όταν μεγάλος όγκος διαβαθμισμένων πληροφοριών αποθηκεύεται σε αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης, μπορεί να δικαιολογείται υψηλότερο επίπεδο διαβάθμισης του εν λόγω μέσου.

4.   Μόνο CIS που έχουν πιστοποιηθεί δεόντως μπορούν να χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET προς ή από αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης.

5.   Πριν από την τηλεφόρτωση τέτοιων πληροφοριών σε αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης, λαμβάνεται ιδιαίτερη μέριμνα ώστε να διασφαλίζεται ότι τα εν λόγω μέσα δεν έχουν μολυνθεί με ιούς ή κακόβουλο λογισμικό.

6.   Όταν συντρέχει περίπτωση, ο χειρισμός των αφαιρούμενων μέσων αποθήκευσης γίνεται σύμφωνα με τις λειτουργικές διαδικασίες ασφαλείας που σχετίζονται με το χρησιμοποιούμενο σύστημα κρυπτογράφησης.

7.   Έγγραφα αποθηκευμένα σε αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης, τα οποία είτε δεν χρειάζονται πλέον είτε έχουν μεταφερθεί σε κατάλληλο CIS, αφαιρούνται ή διαγράφονται με ασφάλεια, με τη χρήση εγκεκριμένων προϊόντων ή μεθόδων. Τα αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης καταστρέφονται όταν πλέον δεν χρειάζονται, εκτός εάν αποθηκευθούν σε κατάλληλο χρηματοκιβώτιο. Η καταστροφή ή η διαγραφή πραγματοποιούνται σύμφωνα με τους κανόνες ασφαλείας του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Τηρείται κατάλογος των αφαιρούμενων μέσων αποθήκευσης, στον οποίο καταχωρίζεται η καταστροφή τους.

1.   Βάσει του άρθρου 5, παράγραφοι 5 και 6, της απόφασης αριθ. 41/2021, χειρισμός πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μπορεί να γίνεται σε χώρο ασφαλείας (7). Οι υπάλληλοι του Ελεγκτικού Συνεδρίου μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση σε τέτοιες πληροφορίες σε χώρους ασφαλείας άλλου θεσμικού οργάνου της ΕΕ.

2.   Σύμφωνα με το άρθρο 5, παράγραφος 6, της απόφασης αριθ. 41/2021, και με τη ρητή συμφωνία του φορέα προέλευσης, τέτοιες πληροφορίες μπορούν κατ’ εξαίρεση να υποβάλλονται σε χειρισμό στον διοικητικό χώρο (8) του Ελεγκτικού Συνεδρίου, υπό την προϋπόθεση ότι οι ΔΠΕΕ προστατεύονται από την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων προσώπων.

3.   Σε περιόδους κρίσης ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, ο χειρισμός των πληροφοριών αυτών μπορεί να γίνεται εκτός χώρου ασφαλείας ή διοικητικού χώρου, υπό την προϋπόθεση ότι ο/η κάτοχός τους έχει δεσμευθεί να εφαρμόσει αντισταθμιστικά μέτρα, τα οποία περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα ακόλουθα:

—	Η ανάγνωση εγγράφων με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET δεν πρέπει να γίνεται δημοσίως.

—	Ο/Η κάτοχος των ΔΠΕΕ τις διατηρεί ανά πάσα στιγμή υπό τον προσωπικό έλεγχό του/της.

—	Στην περίπτωση εγγράφων σε έγχαρτη μορφή, ο/η κάτοχος γνωστοποιεί στη γραμματεία ΔΠΕΕ, το συντομότερο δυνατόν και ανάλογα με τον χαρακτήρα της κρίσης ή της κατάστασης έκτακτης ανάγκης, το γεγονός ότι τα διαβαθμισμένα έγγραφα υποβάλλονται σε χειρισμό εκτός χώρου ασφαλείας ή διοικητικού χώρου.

—	Όσο δεν διαβάζονται ή δεν συζητούνται, τα έγγραφα φυλάσσονται σε κατάλληλο χρηματοκιβώτιο.

—	Οι πόρτες της αίθουσας παραμένουν κλειστές κατά την ανάγνωση ή τη συζήτηση των εγγράφων.

—	Το λεπτομερές περιεχόμενο των εγγράφων δεν συζητείται τηλεφωνικώς σε μη ασφαλή γραμμή ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

—	Ο/Η κάτοχος δεν φωτοτυπεί ούτε σαρώνει τα έγγραφα. Πρόσθετα αντίγραφα μπορεί να παρέχει μόνο η γραμματεία ΔΠΕΕ.

—	Τα έγγραφα μπορούν να υποβάλλονται σε χειρισμό και να φυλάσσονται προσωρινά εκτός διοικητικού χώρου ή χώρου ασφαλείας μόνο για το απολύτως αναγκαίο χρονικό διάστημα· στη συνέχεια, επιστρέφονται στη γραμματεία ΔΠΕΕ.

—	Η επιστροφή των εγγράφων βεβαιώνεται ενυπόγραφα.

—	Ο/Η κάτοχος δεν πρέπει να απορρίπτει διαβαθμισμένα έγγραφα στα κοινά απορρίμματα, ούτε να τα καταστρέφει.

4.   Οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET αποθηκεύονται σε χώρο ασφαλείας, είτε εντός φωριαμού ασφαλείας είτε εντός θωρακισμένης αίθουσας.

5.   Περαιτέρω συμβουλές μπορούν να ζητηθούν από τον/την ΥΑΠ.

6.   Κάθε εικαζόμενο ή πραγματικό συμβάν που θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια εγγράφου αναφέρεται στον/στην ΥΑΠ το συντομότερο δυνατόν.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μπορούν να αντιγράφονται ή να μεταφράζονται κατόπιν εντολής του/της κατόχου, υπό την προϋπόθεση ότι ο φορέας προέλευσης έχει συμφωνήσει ρητά και δεν έχει επιβάλει περιορισμούς. Ωστόσο, δεν παράγονται αντίγραφα πέραν των απολύτως απαραίτητων. Το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί επίσης να ζητήσει από τον φορέα προέλευσης αντίγραφο μεταφρασμένο στα αγγλικά.

2.   Η αναπαραγωγή μέρους μόνο διαβαθμισμένου εγγράφου υπόκειται στους ίδιους όρους με την αντιγραφή του πλήρους εγγράφου. Τα αποσπάσματα επίσης διαβαθμίζονται στο ίδιο επίπεδο, εκτός εάν ο φορέας προέλευσης τα έχει ρητώς διαβαθμίσει σε χαμηλότερο επίπεδο ή τα έχει σημάνει ως μη διαβαθμισμένα.

3.   Τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται στις αρχικές πληροφορίες εφαρμόζονται τόσο στα αντίγραφα όσο και στις μεταφράσεις τους.

1.   Όποτε είναι δυνατόν, οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET που πρέπει να μεταφερθούν εκτός χώρου ασφαλείας ή διοικητικών χώρων, σύμφωνα με το άρθρο 17, παράγραφος 2, αποστέλλονται ηλεκτρονικά μέσω δεόντως πιστοποιημένων μέσων ή/και προστατευμένες με εγκεκριμένα κρυπτογραφικά προϊόντα.

2.   Ανάλογα με τα διαθέσιμα μέσα ή τις ιδιαίτερες συνθήκες, πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET σε έγχαρτη μορφή ή αποθηκευμένες σε αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης μπορούν να μεταφέρονται ιδιοχείρως. Η χρήση αφαιρούμενων μέσων αποθήκευσης για τη μεταφορά πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET προτιμάται έναντι της αποστολής εγγράφων σε έγχαρτη μορφή.

3.   Σύμφωνα με το άρθρο 6, παράγραφος 8, της απόφασης αριθ. 41/2021, τα αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης κρυπτογραφούνται με προϊόν εγκεκριμένο για την προστασία ΔΠΕΕ, είτε από το Συμβούλιο είτε από τον/τη Γενικό/-ή Γραμματέα του Συμβουλίου, υπό την ιδιότητά του/της ως αρχής έγκρισης κρυπτογραφικών μεθόδων, ή από άλλο θεσμικό όργανο, υπηρεσία ή οργανισμό της ΕΕ. Ο χειρισμός πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET που περιέχονται σε αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης, το οποίο δεν προστατεύεται με προϊόν κρυπτογράφησης εγκεκριμένο με τον τρόπο αυτό, γίνεται ως εάν αυτές ήταν σε έγχαρτη μορφή.

4.   Μια αποστολή μπορεί να περιέχει περισσότερες από μία ΔΠΕΕ, υπό την προϋπόθεση ότι τηρείται η αρχή της ανάγκης γνώσης.

5.   Η χρησιμοποιούμενη συσκευασία εξασφαλίζει ότι το περιεχόμενο δεν είναι ορατό. Οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μεταφέρονται σε αδιαφανή συσκευασία δύο στρώσεων, λόγου χάριν σε φακέλους, αδιαφανείς θήκες ή χαρτοφύλακα. Η εξωτερική συσκευασία σφραγίζεται και δεν πρέπει να φέρει καμία ένδειξη της φύσης ή του επιπέδου διαβάθμισης του περιεχομένου. Η εσωτερική στρώση της συσκευασίας φέρει την ένδειξη CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET. Τόσο στην εξωτερική όσο και στην εσωτερική συσκευασία αναγράφονται το ονοματεπώνυμο, η θέση και η διεύθυνση του/της παραλήπτη/-τριας, καθώς και μια διεύθυνση επιστροφής για την περίπτωση που δεν καταστεί δυνατή η παράδοση.

6.   Υπάλληλοι ή ταχυμεταφορείς επιφορτισμένοι με την ιδιόχειρη μεταφορά πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET έχουν λάβει έγκριση ασφαλείας και είναι εφοδιασμένοι με πιστοποιητικό αγγελιοφόρου.

7.   Οι φάκελοι ή τα δέματα δεν πρέπει να ανοίγονται κατά τη διαδρομή. Η εξουσιοδότηση ασφαλείας του ταχυμεταφορέα δεν του παρέχει δικαίωμα πρόσβασης στις διαβαθμισμένες πληροφορίες που μεταφέρει.

8.   Σύμφωνα με το άρθρο 5, παράγραφος 12, της απόφασης αριθ. 41/2021, ο φορέας προέλευσης μπορεί επίσης να επιβάλει πρόσθετα μέτρα φυσικής ασφαλείας για την προστασία των πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγηση κατά τη μεταφορά.

9.   Κάθε εικαζόμενο ή πραγματικό συμβάν που θέτει σε κίνδυνο πληροφορίες CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, οι οποίες μεταφέρονται από υπαλλήλους ή ταχυμεταφορείς, γνωστοποιείται το συντομότερο δυνατό προς περαιτέρω διερεύνηση στον/στην ΥΑΠ.

1.   Τα αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης που χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET συνοδεύονται από δελτίο αποστολής, στο οποίο καταγράφονται λεπτομερώς τα αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης που περιέχουν τις διαβαθμισμένες πληροφορίες, καθώς και όλα τα αρχεία που περιέχονται σε αυτά, ώστε ο/η παραλήπτης/-τρια να μπορεί να προβεί στις αναγκαίες επαληθεύσεις και να επιβεβαιώσει την παραλαβή.

2.   Τα μέσα αποθήκευσης περιέχουν μόνο τις μεταφερόμενες ΔΠΕΕ. Όλες οι διαβαθμισμένες πληροφορίες που περιέχονται σε ένα τέτοιο μέσο πρέπει να προορίζονται για τον/την ίδιο/-α παραλήπτη/-τρια. Οι αποστολείς λαμβάνουν υπόψη ότι η αποθήκευση μεγάλου όγκου διαβαθμισμένων πληροφοριών στο ίδιο μέσο ενδέχεται να δικαιολογεί υψηλότερο επίπεδο διαβάθμισης για το μέσο συνολικά.

3.   Για τη μεταφορά πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET χρησιμοποιούνται μόνον αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης που φέρουν την κατάλληλη σήμανση διαβάθμισης.

4.   Όλες οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET σε αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης καταγράφονται για λόγους ασφαλείας.

1.   Οι υπάλληλοι που έχουν λάβει εξουσιοδότηση ασφαλείας μπορούν να μεταφέρουν έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μεταξύ υπηρεσιών και εντός των εγκαταστάσεων του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου, αλλά τα έγγραφα πρέπει να παραμένουν συνεχώς στην κατοχή του/της κομιστή/-στριας και δεν διαβάζονται δημοσίως.

2.   Έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET δεν αποστέλλονται μέσω εσωτερικού ταχυδρομείου.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μπορούν να μεταφέρονται οπουδήποτε εντός της Ένωσης από υπαλλήλους ή αγγελιοφόρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή του θεσμικού οργάνου, της υπηρεσίας ή του οργανισμού της ΕΕ ως φορέων προέλευσης των πληροφοριών, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται οι ακόλουθες οδηγίες:

α)	Για τη μεταφορά πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET χρησιμοποιούνται αδιαφανείς διπλοί φάκελοι ή συσκευασίες δύο στρώσεων. Η εξωτερική συσκευασία σφραγίζεται και δεν φέρει καμία ένδειξη της φύσης ή του επιπέδου διαβάθμισης του περιεχομένου.

β)	Οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET πρέπει να παραμένουν συνεχώς στην κατοχή του/της κομιστή/-στριας.

γ)	Ο φάκελος ή η συσκευασία δεν πρέπει να ανοίγεται κατά τη διαδρομή και οι πληροφορίες δεν πρέπει να διαβάζονται δημοσίως.

2.   Οι υπάλληλοι της γραμματείας ΔΠΕΕ που επιθυμούν να αποστείλουν πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL σε άλλες τοποθεσίες εντός της Ένωσης μπορούν να διοργανώνουν την αποστολή τους με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:

α)	με εθνικές ταχυδρομικές υπηρεσίες που παρακολουθούν την αποστολή ή με εμπορικές υπηρεσίες ταχυμεταφοράς που εγγυώνται προσωπική ιδιόχειρη μεταφορά, υπό την προϋπόθεση ότι πληρούν τις απαιτήσεις του άρθρου 24 της παρούσας απόφασης·

β)	με στρατιωτικό, κρατικό ή διπλωματικό μεταφορέα, σε συντονισμό με το προσωπικό του Μητρώου.

3.   Οι υπάλληλοι που επιθυμούν να αποστείλουν πληροφορίες με διαβάθμιση SECRET UE / EU SECRET σε άλλα κράτη μέλη της ΕΕ μπορούν να διοργανώνουν, σε συνεννόηση με τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας, την αποστολή τους με στρατιωτικό, κρατικό ή διπλωματικό μεταφορέα, όχι όμως και με ταχυδρομικές υπηρεσίες ή εμπορικές υπηρεσίες ταχυμεταφοράς.

4.   Όλοι οι υπάλληλοι ή επίσημοι αγγελιοφόροι του Ελεγκτικού Συνεδρίου που μεταφέρουν πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET είναι εφοδιασμένοι με πιστοποιητικό αγγελιαφόρου για κάθε αποστολή. Το πιστοποιητικό εκδίδεται από τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας και αναφέρει ότι ο/η κομιστής/-στρια είναι εξουσιοδοτημένος να μεταφέρει την αποστολή.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET μπορούν να μεταφέρονται ιδιοχείρως μεταξύ της επικράτειας της Ένωσης και της επικράτειας τρίτης χώρας από υπαλλήλους του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή του θεσμικού οργάνου, της υπηρεσίας ή του οργανισμού της ΕΕ ως φορέων προέλευσής τους.

2.   Οι υπάλληλοι της γραμματείας ΔΠΕΕ μπορούν να διοργανώνουν τη μεταφορά με στρατιωτικό ή διπλωματικό μεταφορέα.

3.   Όταν μεταφέρουν ιδιοχείρως έγγραφα σε έγχαρτη μορφή ή αφαιρούμενα μέσα αποθήκευσης με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, οι υπάλληλοι συμμορφώνονται με όλα τα ακόλουθα πρόσθετα μέτρα:

—	Όταν ταξιδεύουν με δημόσια μέσα μεταφοράς, οι διαβαθμισμένες πληροφορίες τοποθετούνται σε χαρτοφύλακα ή σάκο που παραμένει συνεχώς υπό την προσωπική επίβλεψη του/της κομιστή/-στριας και δεν παραδίδεται σε χώρο φύλαξης αποσκευών.

—	Η εσωτερική συσκευασία φέρει επίσημη σφραγίδα που δηλώνει ότι πρόκειται για επίσημη αποστολή και ότι δεν πρέπει να υποβληθεί σε ελέγχους ασφαλείας.

—	Ο/Η κομιστής/-στρια είναι εφοδιασμένος/-η με πιστοποιητικό αγγελιοφόρου εκδοθέν από τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας, το οποίο πιστοποιεί ότι είναι εξουσιοδοτημένος/-η να μεταφέρει την αποστολή με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET.

1.   Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης, ως «πάροχοι εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς» νοούνται τόσο οι εθνικές ταχυδρομικές υπηρεσίες όσο και οι εμπορικές εταιρείες ταχυμεταφοράς που παρέχουν υπηρεσία παράδοσης πληροφοριών έναντι αμοιβής, στο πλαίσιο της οποίας η μεταφορά είτε γίνεται ιδιοχείρως είτε με δυνατότητα ιχνηλάτησης.

2.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL μπορούν να μεταφέρονται από παρόχους εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς είτε στο εσωτερικό κράτους μέλους είτε μεταξύ κρατών μελών της ΕΕ. Πληροφορίες με διαβάθμιση SECRET UE / EU SECRET μπορούν να μεταφέρονται από παρόχους εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς στο εσωτερικό κράτους μέλους, όχι όμως και προς το εξωτερικό.

3.   Οι πάροχοι εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς ενημερώνονται ότι πρέπει να παραδίδουν τις αποστολές με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET μόνο στον/στην ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας, στον/στην δεόντως εξουσιοδοτημένο/-η αναπληρωτή/-τριά του/της, ή στον/στην παραλήπτη/-τρια.

4.   Οι πάροχοι εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς μπορούν να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες υπεργολάβου. Ωστόσο, υπεύθυνη για τη συμμόρφωση με την παρούσα απόφαση παραμένει η εταιρεία ταχυμεταφορών.

1.   Κατά την προετοιμασία της διαβαθμισμένης αποστολής, οι αποστολείς λαμβάνουν υπόψη ότι οι πάροχοι εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς μπορούν να παραδίδουν αποστολές με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET μόνο στον/στην ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας, στον/στην δεόντως εξουσιοδοτημένο/-η αναπληρωτή/-τριά του/της, ή στον/στην παραλήπτη/-τρια για τον/την οποίο/-α προορίζονται.

2.   Οι αποστολές διαβαθμισμένων πληροφοριών που αποστέλλονται μέσω εγκεκριμένου παρόχου εμπορικών υπηρεσιών ταχυμεταφοράς προετοιμάζονται και συσκευάζονται ως εξής:

α)	Οι πληροφορίες τοποθετούνται σε αδιαφανή φάκελο τοποθετημένο εντός άλλου φακέλου (ο εσωτερικός φάκελος είναι τέτοιος ώστε τυχόν απόπειρα ανοίγματός του να είναι εμφανής) ή σε άλλη επαρκώς ασφαλή συσκευασία.

β)	Στον εσωτερικό φάκελο ή την εσωτερική συσκευασία αναγράφεται καθαρά το επίπεδο διαβάθμισης.

γ)	Η εξωτερική συσκευασία σφραγίζεται και δεν φέρει σήμανση διαβάθμισης.

δ)	Τόσο στον εσωτερικό όσο και στον εξωτερικό φάκελο ή σε αμφότερα τα στρώματα της συσκευασίας αναγράφεται καθαρά το ονοματεπώνυμο συγκεκριμένου προσώπου στην παραλήπτρια οντότητα, καθώς και διεύθυνση για την περίπτωση επιστροφής.

ε)

Εντός του εσωτερικού φακέλου ή της εσωτερικής συσκευασίας τοποθετείται έντυπο απόδειξης καταχώρισης προς συμπλήρωση και επιστροφή από τον/την παραλήπτη/-τρια. Στην απόδειξη καταχώρισης, η οποία δεν είναι διαβαθμισμένη, αναγράφονται ο αριθμός αναφοράς, η ημερομηνία και ο αριθμός αντιτύπου του εγγράφου, αλλά όχι το θέμα.

στ)	Ο εξωτερικός φάκελος ή η εξωτερική συσκευασία πρέπει να περιέχει απόδειξη παράδοσης. Στην απόδειξη παράδοσης, η οποία δεν είναι διαβαθμισμένη, αναγράφονται ο αριθμός αναφοράς, η ημερομηνία και ο αριθμός αντιτύπου του εγγράφου, αλλά όχι το θέμα.

ζ)	Η υπηρεσία ταχυμεταφορών πρέπει να λαμβάνει και να παραδίδει στον/στην αποστολέα απόδειξη παράδοσης της αποστολής επί του διπλότυπου δελτίου παράδοσης, ή ο/η ταχυμεταφορέας πρέπει να λαμβάνει αποδείξεις ή αριθμούς δεμάτων.

3.   Πριν από την παράδοση της αποστολής στον πάροχο υπηρεσιών ταχυμεταφοράς, ο/η αποστολέας και ο/η κατονομαζόμενος/-η παραλήπτης/-τρια συνεννοούνται σχετικά με κατάλληλη ημερομηνία και ώρα παράδοσης.

4.   Ο/Η αποστολέας φέρει την αποκλειστική ευθύνη για τις αποστολές που πραγματοποιούνται μέσω εμπορικής υπηρεσίας ταχυμεταφοράς. Σε περίπτωση απώλειας ή καθυστερημένης παράδοσης μιας αποστολής, ο/η αποστολέας ενημερώνει τον/την ΥΑΠ και τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας, οι οποίοι/-ες θα προβούν στις ενέργειες που προβλέπονται σε περίπτωση συμβάντος ασφαλείας.

1.   Τηρούνται οι τυχόν πρόσθετοι όροι μεταφοράς που προβλέπονται σε συμφωνία για την ασφάλεια των πληροφοριών ή σε διοικητικό διακανονισμό. Σε περίπτωση αμφιβολιών, οι υπάλληλοι συμβουλεύονται τον/την ΥΑΠ ή τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας.

2.   Η απαίτηση για διπλή συσκευασία μπορεί να μην εφαρμόζεται, εφόσον οι διαβαθμισμένες πληροφορίες προστατεύονται από εγκεκριμένα κρυπτογραφικά προϊόντα. Ωστόσο, για τους σκοπούς της αναγραφής των αναγκαίων διευθύνσεων, αλλά και δεδομένου ότι το αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης φέρει ρητή σήμανση διαβάθμισης ασφαλείας, το μέσο μεταφέρεται τουλάχιστον εντός σφραγισμένου αδιαφανούς φακέλου και, κατά περίπτωση, λαμβάνονται πρόσθετα μέτρα φυσικής προστασίας, όπως η τοποθέτηση σε φάκελο με φυσαλίδες.

1.   Συνεδριάσεις κατά τις οποίες πρόκειται να συζητηθούν πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET διεξάγονται μόνο σε αίθουσα συνεδριάσεων πιστοποιημένη στο αντίστοιχο ή σε υψηλότερο επίπεδο. Το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να χρησιμοποιεί αίθουσες συνεδριάσεων σε ασφαλή χώρο άλλου θεσμού οργάνου της ΕΕ. Εάν τέτοια αίθουσα δεν είναι διαθέσιμη, οι υπάλληλοι ζητούν τη γνώμη του/της ΥΑΠ.

2.   Κατά γενικό κανόνα, οι ημερήσιες διατάξεις συνεδριάσεων δεν διαβαθμίζονται. Το γεγονός ότι στην ημερήσια διάταξη συνεδρίασης αναφέρονται διαβαθμισμένα έγγραφα δεν συνεπάγεται αυτομάτως τη διαβάθμιση της ίδιας της ημερήσιας διάταξης. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης διατυπώνονται κατά τρόπο που δεν υπονομεύει τα συμφέροντα της Ένωσης ή οποιουδήποτε κράτους μέλους της.

3.   Οι διοργανωτές/-τριες της συνεδρίασης υπενθυμίζουν στους/στις συμμετέχοντες/-ουσες ότι τυχόν παρατηρήσεις σχετικά με θέμα της ημερήσιας διάταξης με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET δεν πρέπει να αποστέλλονται με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με άλλο μέσο που δεν έχει πιστοποιηθεί δεόντως σύμφωνα με το άρθρο 11 της παρούσας απόφασης.

4.   Οι διοργανωτές/-τριες της συνεδρίασης ομαδοποιούν κατά το δυνατόν τα θέματα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, καταχωρίζοντάς τα διαδοχικά στην ημερήσια διάταξη, προκειμένου να διευκολυνθεί η ομαλή διεξαγωγή της συνεδρίασης. Κατά τη συζήτηση διαβαθμισμένων θεμάτων μπορούν να παρίστανται μόνο πρόσωπα με ανάγκη γνώσης, τα οποία διαθέτουν έγκριση ασφαλείας στο κατάλληλο επίπεδο και έχουν λάβει τη δέουσα εξουσιοδότηση.

5.   Η σχετική πρόσκληση πρέπει να περιέχει προειδοποίηση ότι η ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει διαβαθμισμένα θέματα και ότι θα εφαρμοστούν τα ενδεδειγμένα μέτρα ασφαλείας.

6.   Οι διοργανωτές/-τριες της συνεδρίασης υπενθυμίζουν στους/στις συμμετέχοντες/-ουσες ότι οι φορητές ηλεκτρονικές συσκευές παραμένουν εκτός της αίθουσας συνεδριάσεων κατά τη συζήτηση των θεμάτων με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET.

7.   Οι διοργανωτές/-τριες της συνεδρίασης καταρτίζουν εκ των προτέρων πλήρη κατάλογο των συμμετεχόντων/-ουσών. Σύμφωνα με το άρθρο 4, παράγραφος 6, της απόφασης αριθ. 41/2021, ενημερώνουν επίσης εγκαίρως τον/την ΥΑΠ για την ημερομηνία, τον χρόνο και τον τόπο της συνεδρίασης, και του/της διαβιβάζουν τον κατάλογο των συμμετεχόντων/-ουσών.

1.   Οι διοργανωτές/-τριες της συνεδρίασης ενημερώνουν τον/την ΥΑΠ και τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας για την τυχόν συμμετοχή εξωτερικών επισκεπτών/-τριών σε συνεδρίαση με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET που διοργανώνεται από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

2.   Προκειμένου να παραστούν στη συζήτηση των σημείων της ημερήσιας διάταξης με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, οι συμμετέχοντες/-ουσες πρέπει να αποδεικνύουν ότι διαθέτουν έγκυρη εξουσιοδότηση ασφαλείας προσωπικού στο κατάλληλο επίπεδο.

1.   Κατά την έναρξη συζήτησης διαβαθμισμένων θεμάτων, ο/η προεδρεύων/-ουσα ανακοινώνει στους/στις συμμετέχοντες/-ουσες ότι η συνεδρίαση θα διεξαχθεί υπό καθεστώς διαβάθμισης και μάλιστα κεκλεισμένων των θυρών.

2.   Κατά την έναρξη της συζήτησης διανέμεται έναντι υπογραφής στους/στις συμμετέχοντες/-ουσες και, κατά περίπτωση, στους/στις διερμηνείς μόνον ο αναγκαίος αριθμός εγγράφων.

3.   Έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET δεν αφήνονται αφύλακτα κατά τη διάρκεια τυχόν διαλειμμάτων της συνεδρίασης.

4.   Στο τέλος της συνεδρίασης, υπενθυμίζεται στους/στις συμμετέχοντες/-ουσες και στους/στις διερμηνείς να μην αφήσουν αφύλακτα στην αίθουσα διαβαθμισμένα έγγραφα ή σημειώσεις που τυχόν κράτησαν. Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET που οι συμμετέχοντες/-ουσες δεν χρειάζονται πλέον στο τέλος της συνεδρίασης, καθώς και όλα τα έγγραφα που χρησιμοποίησαν οι διερμηνείς, επιστρέφονται στον/στην ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας έναντι υπογραφής, προκειμένου να καταστραφούν σε εγκεκριμένους καταστροφείς εγγράφων (9).

5.   Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, καταρτίζεται κατάλογος των συμμετεχόντων/-ουσών και συνοπτική περιγραφή των διαβαθμισμένων πληροφοριών που τυχόν κοινοποιήθηκαν στα κράτη μέλη και γνωστοποιήθηκαν προφορικά σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς, προκειμένου να καταγραφούν στα αποτελέσματα των εργασιών.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μπορούν να κοινοποιούνται σε άλλο θεσμικό όργανο, οργανισμό, υπηρεσία ή γραφείο της ΕΕ μόνον εάν ο/η παραλήπτης/-τρια έχει ανάγκη γνώσης και η οντότητα έχει αντίστοιχο νομικό διακανονισμό με το Ελεγκτικό Συνέδριο.

2.   Στο επίπεδο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η γραμματεία ΔΠΕΕ αποτελεί, κατά κανόνα, το κύριο σημείο εισόδου και εξόδου των διαβαθμισμένων πληροφοριών που το όργανο ανταλλάσσει με άλλα θεσμικά όργανα, οργανισμούς, υπηρεσίες και γραφεία της ΕΕ.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET μπορούν να κοινοποιούνται σε κράτη μέλη, εάν ο/η παραλήπτης/-τρια έχει ανάγκη γνώσης και έχει εξασφαλίσει εξουσιοδότηση ασφαλείας.

2.   Διαβαθμισμένες πληροφορίες των κρατών μελών, οι οποίες φέρουν αντίστοιχη εθνική σήμανση διαβάθμισης (11) και έχουν παρασχεθεί στο Ελεγκτικό Συνέδριο, τυγχάνουν του ίδιου επιπέδου προστασίας με τις πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET κοινοποιούνται σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό, μόνον εάν ο/η παραλήπτης/-τρια έχει ανάγκη γνώσης και η τρίτη χώρα ή ο διεθνής οργανισμός έχει θεσπίσει κατάλληλο νομικό ή διοικητικό πλαίσιο, όπως συμφωνία για την ασφάλεια των πληροφοριών ή διοικητικό διακανονισμό με το Ελεγκτικό Συνέδριο. Οι διατάξεις της εν λόγω συμφωνίας ή του εν λόγω διακανονισμού υπερισχύουν των διατάξεων της παρούσας απόφασης.

2.   Η γραμματεία ΔΠΕΕ ενεργεί, κατά κανόνα, ως το κύριο σημείο εισόδου και εξόδου όλων των πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET που το Ελεγκτικό Συνέδριο ανταλλάσσει με τρίτες χώρες και διεθνείς οργανισμούς.

3.   Όλες οι διαβαθμισμένες πληροφορίες που λαμβάνονται από τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό καταγράφονται για λόγους ασφαλείας. Συνεπώς, εάν λάβουν διαβαθμισμένες πληροφορίες προερχόμενες από πηγές εκτός της συνήθους ροής εργασιών της γραμματείας ΔΠΕΕ, οι υπάλληλοι επικοινωνούν με αυτήν.

4.   Για την εξασφάλιση της ιχνηλασιμότητάς τους, οι πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET καταγράφονται:

—	κατά την είσοδό τους στον χώρο ασφαλείας ή την έξοδό τους από αυτόν· και

—	κατά την είσοδό τους σε CIS ή την έξοδό τους από αυτό.

5.   Οι σχετικές πληροφορίες μπορούν να καταχωρίζονται σε έγχαρτα ή ηλεκτρονικά αρχεία.

6.   Οι διαδικασίες καταχώρισης για τον χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών εντός πιστοποιημένου CIS μπορούν να διεκπεραιώνονται με διεργασίες εντός του ίδιου του CIS. Στην περίπτωση αυτή, το CIS περιλαμβάνει μέτρα που εγγυώνται την ακεραιότητα των αρχείων καταγραφής.

7.   Οι διαβαθμισμένες πληροφορίες που λαμβάνονται από τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό τυγχάνουν ισοδύναμου επιπέδου προστασίας με τις ΔΠΕΕ που φέρουν την αντίστοιχη σήμανση διαβάθμισης, όπως ορίζεται στη σχετική συμφωνία για την ασφάλεια των πληροφοριών ή στον σχετικό διοικητικό διακανονισμό.

1.   Όταν το Ελεγκτικό Συνέδριο ή κάποια από τις υπηρεσίες του κρίνει ότι υπάρχει έκτακτη ανάγκη κοινοποίησης πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET σε τρίτη χώρα, διεθνή οργανισμό ή οντότητα της ΕΕ, αλλά δεν υπάρχει συμφωνία για την ασφάλεια των πληροφοριών ή διοικητικός διακανονισμός, εφαρμόζεται η διαδικασία της έκτακτης ad hoc κοινοποίησης.

2.   Οι υπηρεσίες του Ελεγκτικού Συνεδρίου επικοινωνούν με τον/την ΥΑΠ και τον φορέα προέλευσης. Το Ελεγκτικό Συνέδριο ζητεί τη γνώμη ενός εκ των μερών συμφωνίας για την ασφάλεια των πληροφοριών με την εν λόγω την τρίτη χώρα, τον διεθνή οργανισμό ή την οντότητα της ΕΕ.

3.   Σε συνέχεια της διαβούλευσης αυτής, το Σώμα των Μελών του Ελεγκτικού Συνεδρίου δύναται, βάσει πρότασης του/της Γενικού/-ής Γραμματέα/-έως, να επιτρέψει την κοινοποίηση των εν λόγω πληροφοριών.

1.   Μία πληροφορία παραμένει διαβαθμισμένη μόνο για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο χρήζει προστασίας. Ως «υποχαρακτηρισμός» νοείται η μείωση του επιπέδου της διαβάθμισης ασφαλείας. Ο «αποχαρακτηρισμός» συνεπάγεται ότι η πληροφορία δεν θεωρείται πλέον διαβαθμισμένη. Κατά τον χρόνο δημιουργίας της, ο φορέας προέλευσης δηλώνει, ει δυνατόν, αν η ΔΠΕΕ μπορεί να υποχαρακτηριστεί ή να αποχαρακτηριστεί σε καθορισμένη ημερομηνία ή κατόπιν συγκεκριμένου γεγονότος. Διαφορετικά, επανεξετάζει τις πληροφορίες και αξιολογεί τους κινδύνους τουλάχιστον ανά πενταετία προκειμένου να διαπιστώσει αν το αρχικό επίπεδο διαβάθμισης παραμένει το ενδεδειγμένο.

2.   Έγγραφα του Ελεγκτικού Συνεδρίου μπορούν επίσης να υποχαρακτηρίζονται ή να αποχαρακτηρίζονται κατά περίπτωση, λόγου χάριν σε συνέχεια αιτήματος πρόσβασης που υποβάλλεται από το κοινό.

1.   Πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET δεν υποχαρακτηρίζονται ούτε αποχαρακτηρίζονται χωρίς την άδεια του φορέα προέλευσης.

2.   Αρμόδια να αποφασίζει σχετικά με τον υποχαρακτηρισμό ή τον αποχαρακτηρισμό εγγράφου είναι η υπηρεσία του Ελεγκτικού Συνεδρίου που συνέταξε διαβαθμισμένο έγγραφο. Στο Ελεγκτικό Συνέδριο, για κάθε αίτημα υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού ζητείται η γνώμη του/της προϊσταμένου/-ης ή του/της Διευθυντή/Διευθύντριας της υπηρεσίας προέλευσης ή του/της υπεύθυνου/-ης έργου. Εάν η υπηρεσία έχει συγκεντρώσει διαβαθμισμένες πληροφορίες από διάφορες πηγές, ζητεί πρώτα τη συγκατάθεση των άλλων μερών που τυχόν παρείχαν πρωτογενές υλικό, συμπεριλαμβανομένων των εμπλεκομένων σε κράτη μέλη, άλλα όργανα της ΕΕ, τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς.

3.   Εάν η υπηρεσία προέλευσης του Ελεγκτικού Συνεδρίου δεν υφίσταται πλέον και οι αρμοδιότητές της έχουν μεταβιβαστεί σε άλλη υπηρεσία, η απόφαση υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού λαμβάνεται από την τελευταία. Εάν η υπηρεσία προέλευσης δεν υφίσταται πλέον, αλλά οι αρμοδιότητές της δεν έχουν μεταβιβαστεί σε άλλη υπηρεσία, η απόφαση υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού λαμβάνεται από κοινού από τους/τις Διευθυντές/-ντριες του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

4.   Η αρμόδια για τον υποχαρακτηρισμό ή τον αποχαρακτηρισμό υπηρεσία συνεργάζεται με τη γραμματεία ΔΠΕΕ για τη διεκπεραίωση των εν λόγω διαδικασιών.

1.   Η αρχική σήμανση διαβάθμισης στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο κάθε σελίδας διαγράφεται εμφανώς (δεν αφαιρείται), με χρήση της λειτουργίας μορφοποίησης «διακριτή διαγραφή», εάν πρόκειται για ηλεκτρονικό έγγραφο, ή με το χέρι, εάν πρόκειται για εκτύπωση.

2.   Στην πρώτη σελίδα (εξώφυλλο) τίθεται σφραγίδα υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού και αναγράφονται τα στοιχεία της υπεύθυνης για τον υποχαρακτηρισμό ή τον αποχαρακτηρισμό αρχής και η αντίστοιχη ημερομηνία.

3.   Οι αρχικοί/-ές παραλήπτες/-τριες των πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET ενημερώνονται για τον υποχαρακτηρισμό ή τον αποχαρακτηρισμό τους. Οι αρχικοί/-ές παραλήπτες/-τριες είναι υπεύθυνοι/-ες για την ενημέρωση τυχόν επόμενων αποδεκτών/-τριών, στους/στις οποίους/-ες έχουν αποστείλει ή κοινοποιήσει τις αρχικές πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET.

4.   Η Υπηρεσία Αρχείων του Ελεγκτικού Συνεδρίου ενημερώνεται για όλες τις αποφάσεις αποχαρακτηρισμού.

5.   Όλες οι μεταφράσεις διαβαθμισμένων πληροφοριών υπόκεινται στις ίδιες διαδικασίες υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού με την πρωτότυπη γλωσσική εκδοχή.

1.   Είναι επίσης δυνατός ο μερικός υποχαρακτηρισμός ή αποχαρακτηρισμός (π.χ. παραρτημάτων, ορισμένων μόνο παραγράφων κ.λπ.). Η ακολουθητέα διαδικασία είναι η ίδια με την ακολουθούμενη για τον υποχαρακτηρισμό ή τον αποχαρακτηρισμό ολόκληρου εγγράφου.

2.   Ο μερικός αποχαρακτηρισμός πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET οδηγεί στην παραγωγή αποχαρακτηρισμένου αποσπάσματος.

3.   Στο αποχαρακτηρισμένο απόσπασμα, μέρη που παραμένουν διαβαθμισμένα αντικαθίστανται από τη φράση:

ΜΕΡΟΣ ΠΟΥ ΔΕΝ ΑΠΟΧΑΡΑΚΤΗΡΙΖΕΤΑΙ

είτε στο σώμα του κειμένου, εάν το μέρος που παραμένει διαβαθμισμένο αποτελεί τμήμα παραγράφου, είτε ως παράγραφος, εάν το μέρος που παραμένει διαβαθμισμένο είναι συγκεκριμένη παράγραφος ή περισσότερες παράγραφοι.

4.   Στο κείμενο γίνεται ειδική μνεία σε περίπτωση που ολόκληρο παράρτημα δεν είναι δυνατόν να αποχαρακτηριστεί και, ως εκ τούτου, έχει παραλειφθεί από το απόσπασμα.

1.   Το Ελεγκτικό Συνέδριο δεν συσσωρεύει μεγάλες ποσότητες διαβαθμισμένων πληροφοριών.

2.   Οι υπηρεσίες προέλευσης επανεξετάζουν τουλάχιστον ανά πενταετία τα έγγραφα, προκειμένου να αποφασίσουν την ενδεχόμενη καταστροφή ή διαγραφή τους. Αυτό ισχύει τόσο για τις πληροφορίες σε έγχαρτη μορφή όσο και για τις αποθηκευμένες σε CIS και εφαρμόζεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα.

3.   Οι υπάλληλοι δεν καταστρέφουν τα έγγραφα σε έγχαρτη μορφή με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET που δεν χρειάζονται πλέον, αλλά ζητούν από τον/την ελεγκτικό/-ή υπάλληλο γραμματείας να το πράξει, με την επιφύλαξη τυχόν απαιτήσεων αρχειοθέτησης που ισχύουν για το πρωτότυπο έγγραφο.

4.   Οι υπάλληλοι δεν υποχρεούνται να ενημερώνουν τον φορέα προέλευσης σε περίπτωση διαγραφής αντιγράφων εγγράφων με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET.

5.   Τα σχέδια εγγράφων που περιέχουν διαβαθμισμένες πληροφορίες υπόκεινται στις ίδιες μεθόδους απόρριψης με τα τελικά διαβαθμισμένα έγγραφα.

6.   Για την καταστροφή εγγράφων με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET χρησιμοποιούνται μόνον εγκεκριμένοι καταστροφείς εγγράφων. Κατάλληλοι για την καταστροφή εγγράφων με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL είναι οι καταστροφείς εγγράφων επιπέδου 5 του προτύπου DIN 66399. Κατάλληλοι για την καταστροφή εγγράφων με διαβάθμιση SECRET UE / EU SECRET είναι οι καταστροφείς εγγράφων επιπέδου 6 του προτύπου DIN 66399.

7.   Τα προϊόντα του τεμαχισμού από εγκεκριμένους καταστροφείς εγγράφων μπορούν να απορρίπτονται ως συνήθη απορρίμματα γραφείου.

8.   Ο/Η ελεγκτικός/-ή υπάλληλος γραμματείας συντάσσει πρωτόκολλα καταστροφής και ενημερώνει τα ημερολόγια και τις λοιπές πληροφορίες καταχώρισης.

9.   Στο τέλος του κύκλου ζωής τους, όλα τα μέσα και οι συσκευές που περιέχουν πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET καθαρίζονται από εμπιστευτικά στοιχεία κατά τον δέοντα τρόπο. Τα ηλεκτρονικά δεδομένα καταστρέφονται ή διαγράφονται από τους πόρους ΤΠ και από τα σχετικά μέσα αποθήκευσης κατά τρόπο ώστε να παρέχεται εύλογη διασφάλιση ότι δεν είναι δυνατή η ανάκτηση των πληροφοριών. Με τον καθαρισμό από εμπιστευτικά στοιχεία αφαιρούνται από τις συσκευές αποθήκευσης όλα τα δεδομένα, καθώς και όλες οι ετικέτες, οι σημάνσεις και τα αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων.

10.   Τα ηλεκτρονικά μέσα αποθήκευσης παραδίδονται στον/στην ΥΑΠ για καταστροφή και απόρριψη κατόπιν σχετικής ενημέρωσης του/της ελεγκτικού/-ής υπαλλήλου γραμματείας.

1.   Σύμφωνα με το μνημόνιο συνεννόησης μεταξύ του Ελεγκτικού Συνεδρίου και της Γενικής Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων και Ασφαλείας της Επιτροπής σχετικά με τη χρήση του χώρου ασφαλείας της εν λόγω διεύθυνσης, εφαρμόζεται η διαδικασία έκτακτης ανάγκης που έχει θεσπίσει η Επιτροπή για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών. Εάν χρειαστεί, ο/η τοπικός/-ή υπεύθυνος/-η ασφαλείας της εν λόγω διεύθυνσης της Επιτροπής στο Λουξεμβούργο έχει πρόσβαση στο χρηματοκιβώτιο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, προκειμένου να εφαρμόσει την ανωτέρω αναφερόμενη διαδικασία έκτακτης ανάγκης και να ενεργοποιήσει τυχόν σχέδια εκκένωσης και καταστροφής έκτακτης ανάγκης για την προστασία ΔΠΕΕ που διατρέχουν σημαντικό κίνδυνο να περιέλθουν στην κατοχή μη εξουσιοδοτημένων προσώπων κατά τη διάρκεια κρίσης. Κατά σειρά προτεραιότητας και ανάλογα με τη φύση της έκτακτης ανάγκης, εξετάζονται οι ακόλουθες επιλογές:

i)	μεταφορά των ΔΠΕΕ σε εναλλακτική ασφαλή τοποθεσία, ει δυνατόν σε χώρο ασφαλείας εντός του ίδιου κτιρίου·

ii)	εκκένωση των ΔΠΕΕ σε εναλλακτική ασφαλή τοποθεσία, ει δυνατόν σε χώρο ασφαλείας σε διαφορετικό κτίριο, κατά προτίμηση σε κτίριο θεσμικού οργάνου της ΕΕ·

iii)	καταστροφή των ΔΠΕΕ, ει δυνατόν με τη χρήση εγκεκριμένων μέσων καταστροφής.

2.   Όταν έχουν ενεργοποιηθεί σχέδια έκτακτης ανάγκης, δίδεται προτεραιότητα στη μετακίνηση ή στην καταστροφή πρώτα των πληροφοριών με διαβάθμιση SECRET UE / EU SECRET και έπειτα τυχόν πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL.

3.   Διαβαθμισμένες στο επίπεδο RESTREINT UE / EU RESTRICTED είναι και οι ίδιες οι επιχειρησιακές λεπτομέρειες των σχεδίων εκκένωσης και καταστροφής έκτακτης ανάγκης. Αντίγραφό τους φυλάσσεται σε κάθε χρηματοκιβώτιο που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL ή SECRET UE / EU SECRET, ώστε να είναι προσβάσιμο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

1.   Οι αποφάσεις σχετικά με το εάν και το πότε έγγραφα θα αρχειοθετηθούν, καθώς και με τα αντίστοιχα πρακτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν, λαμβάνονται συνεκτιμωμένων των πολιτικών του Ελεγκτικού Συνεδρίου για την ασφάλεια των πληροφοριών, για τη διαβάθμιση των πληροφοριών και για την αρχειοθέτηση.

2.   Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL και SECRET UE / EU SECRET δεν πρέπει να αποστέλλονται στα ιστορικά αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία.