1.   Ο πρόεδρος ασκεί τα καθήκοντά του εξ ονόματος του συλλογικού οργάνου. Επιπλέον των καθηκόντων που προβλέπονται στο άρθρο 11 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust, ο πρόεδρος:

2.   Οι αντιπρόεδροι ασκούν τα καθήκοντα που ορίζονται στο άρθρο 11 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust και στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου και τα οποία τους αναθέτει ο πρόεδρος. Αντικαθιστούν τον πρόεδρο εάν κωλύεται να εκτελέσει τα καθήκοντά του σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού για τη Eurojust και το άρθρο 2 παράγραφος 2 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 1 του κανονισμού για την Eurojust, το συλλογικό όργανο εκλέγει έναν πρόεδρο από τα εθνικά μέλη με πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του.

2.   Ο πρόεδρος συγκαλεί την εκλογή ένα μήνα πριν από τη λήξη της θητείας του. Σε περίπτωση που κενωθεί η θέση του προέδρου πριν από τη λήξη της καθορισμένης τετραετούς θητείας, ο αρχαιότερος αντιπρόεδρος στην Eurojust συγκαλεί αμέσως συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου για την εκλογή του προέδρου εντός μηνός από την ημέρα που κενώθηκε η θέση. Κατά τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου, ο αρχαιότερος αντιπρόεδρος, ή ο πρεσβύτερος σε περίπτωση ισόχρονης αρχαιότητας, αντικαθιστά τον πρόεδρο.

3.   Ο πρόεδρος ή ο αντιπρόεδρος, συγκαλώντας τη συνεδρίαση για την εκλογή του προέδρου, κηρύσσει επισήμως την έναρξη της υποβολής υποψηφιοτήτων. Τα εθνικά μέλη που επιθυμούν να εκλεγούν υποβάλλουν εγγράφως την υποψηφιότητά τους στον προϊστάμενο της γραμματείας διακυβέρνησης, συνοδευόμενη από επιστολή εκδήλωσης ενδιαφέροντος, τουλάχιστον δέκα εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση διενέργειας της εκλογής και έως τις 12.00 (ώρα Κεντρικής Ευρώπης). Με την παραλαβή της υποψηφιότητας, ο προϊστάμενος της γραμματείας διακυβέρνησης γνωστοποιεί στο συλλογικό όργανο το όνομα του υποψηφίου. Μετά τη λήξη της προθεσμίας, ο προϊστάμενος της γραμματείας διακυβέρνησης διαβιβάζει τις επιστολές εκδήλωσης ενδιαφέροντος στο συλλογικό όργανο. Οι υποψήφιοι υποβάλλουν τις υποψηφιότητές τους στο συλλογικό όργανο κατά τη συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου που διεξάγεται αμέσως πριν από τη συνεδρίαση της εκλογικής διαδικασίας.

4.   Η εκλογή διενεργείται προεδρεύοντος του προέδρου ή ενός αντιπροέδρου, εφόσον δεν έχει θέσει υποψηφιότητα για την εκλογή, ή του εθνικού μέλους με τη μεγαλύτερη αρχαιότητα στην Eurojust ή του πρεσβύτερου από τα εθνικά μέλη σε περίπτωση ισόχρονης αρχαιότητας στην Eurojust, εφόσον δεν έχουν θέσει υποψηφιότητα για την εκλογή.

5.   Η εκλογή διενεργείται παρουσία του διοικητικού διευθυντή και του προϊσταμένου της γραμματείας διακυβέρνησης. Αντιπρόσωποι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου είναι δυνατόν να παρίστανται ως παρατηρητές.

6.   Ο προεδρεύων εξακριβώνει την απαρτία κατά την έναρξη της συνεδρίασης. Εάν ένα εθνικό μέλος δεν μπορεί να παραστεί στις εκλογές, μπορεί να εκπροσωπηθεί ή να χορηγήσει πληρεξούσιο σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφοι 3 και 4 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

7.   Η εκλογή διενεργείται με μυστική ψηφοφορία. Ο διοικητικός διευθυντής καλεί τα μέλη του συλλογικού οργάνου ή τους εκπροσώπους τους, ένα προς ένα βάσει του καταλόγου της σειράς πρωτοκόλλου των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «κατάλογος πρωτοκόλλου της ΕΕ»), για να ψηφίσουν. Ο αντιπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ψηφίζει τελευταίος. Αφού ψηφίσουν όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου ή οι εκπρόσωποί τους, ο εκλογικός υπάλληλος ανοίγει την κάλπη και προβαίνει σε καταμέτρηση των ψηφοδελτίων.

8.   Στον πρώτο γύρο εκλέγεται ο υποψήφιος που συγκεντρώνει πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του συλλογικού οργάνου. Σε περίπτωση που κανένας υποψήφιος δεν συγκεντρώσει πλειοψηφία δύο τρίτων, διεξάγεται αμέσως δεύτερος γύρος μεταξύ των δύο υποψηφίων που έλαβαν τις περισσότερες ψήφους κατά τον πρώτο γύρο. Σε περίπτωση ισοψηφίας τριών ή περισσότερων υποψηφίων στον μεγαλύτερο αριθμό ψήφων, όλοι αυτοί οι υποψήφιοι προσέρχονται σε δεύτερο γύρο. Σε περίπτωση ισοψηφίας δύο ή περισσότερων υποψηφίων στον δεύτερο μεγαλύτερο αριθμό ψήφων, όλοι αυτοί οι υποψήφιοι και ο υποψήφιος που έλαβε τον μεγαλύτερο αριθμό ψήφων προσέρχονται στον δεύτερο γύρο.

9.   Στον δεύτερο γύρο εκλέγεται ο υποψήφιος που συγκεντρώνει πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του συλλογικού οργάνου. Σε περίπτωση που κανένας υποψήφιος δεν συγκεντρώσει πλειοψηφία δύο τρίτων, διενεργείται αμέσως τρίτος γύρος με τους ίδιους κανόνες που προβλέπονται στην παράγραφο 8 του παρόντος άρθρου.

10.   Στον τρίτο γύρο εκλέγεται ο υποψήφιος που συγκεντρώνει πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του συλλογικού οργάνου. Σε περίπτωση που κανένας υποψήφιος δεν συγκεντρώνει πλειοψηφία δύο τρίτων, αρχίζει αμέσως νέα εκλογική διαδικασία. Εν τω μεταξύ, ο πρώην πρόεδρος ή ένας αντιπρόεδρος, υπό τους όρους της παραγράφου 2 του παρόντος άρθρου, εξακολουθούν να ασκούν τα καθήκοντα του προέδρου μέχρι τον διορισμό διαδόχου.

11.   Ο διοικητικός διευθυντής ανακοινώνει τα αποτελέσματα της εκλογής. Τα αποτελέσματα της διαδικασίας υπογράφονται από τον προεδρεύοντα, τον διοικητικό διευθυντή, τον προϊστάμενο της γραμματείας διακυβέρνησης και τους παρατηρητές. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας εκφράζει τον αριθμό των παρόντων ή εκπροσωπούμενων μελών του συλλογικού οργάνου, τον αριθμό των ψηφοδελτίων, τον αριθμό των έγκυρων, άκυρων και λευκών ψήφων, τα αποτελέσματα των ψηφοφοριών ανά γύρο και ανά υποψήφιο με αλφαβητική σειρά των επωνύμων τους, καθώς και το τελικό αποτέλεσμα.

12.   Το αποτέλεσμα της εκλογής του προέδρου της Eurojust ανακοινώνονται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και τα κράτη μέλη.

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 1 του κανονισμού για την Eurojust, το συλλογικό όργανο εκλέγει δύο αντιπροέδρους από τα εθνικά μέλη με πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του.

2.   Ο πρόεδρος συγκαλεί την εκλογή ένα μήνα πριν από τη λήξη της θητείας αντιπροέδρου. Σε περίπτωση που κενωθεί η θέση αντιπροέδρου πριν από τη λήξη της καθορισμένης τετραετούς θητείας, ο πρόεδρος συγκαλεί αμέσως συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου για την εκλογή αντιπροέδρου εντός ενός μηνός από την ημέρα που κενώθηκε η θέση. Κατά τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου ο αντιπρόεδρος δεν αντικαθίσταται.

3.   Για την εκλογή των αντιπροέδρων εφαρμόζεται, κατ’ αναλογία και με την επιφύλαξη της παραγράφου 4 του παρόντος άρθρου, η διαδικασία εκλογής του προέδρου σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφοι 3 έως 12 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

4.   Εάν κανένας υποψήφιος δεν συγκεντρώσει πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του συλλογικού οργάνου κατά τον δεύτερο γύρο, διενεργείται αμέσως τρίτος γύρος όπου εκλέγεται με απλή πλειοψηφία ο υποψήφιος με τον μεγαλύτερο αριθμό ψήφων. Σε περίπτωση ισοψηφίας κατά τον τρίτο γύρο, εκλέγεται ο υποψήφιος με τη μεγαλύτερη αρχαιότητα στην Eurojust. Σε περίπτωση ασυνεχών περιόδων υπηρεσίας στην Eurojust, το συλλογικό όργανο λαμβάνει υπόψιν μόνο τον χρόνο υπηρεσίας που προηγείται άμεσα της εκλογικής διαδικασίας.

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 6 του κανονισμού για την Eurojust, αν ο πρόεδρος ή ο αντιπρόεδρος παύουν να πληρούν τις απαιτούμενες προϋποθέσεις για την άσκηση των καθηκόντων τους, το συλλογικό όργανο τους απαλλάσσει από τα καθήκοντά τους κατόπιν προτάσεως του ενός τρίτου των μελών του. Η απόφαση λαμβάνεται με μυστική ψηφοφορία. Η απόφαση λαμβάνεται με πλειοψηφία δύο τρίτων των μελών του συλλογικού οργάνου, χωρίς να περιλαμβάνεται σε αυτά ο εν λόγω πρόεδρος ή αντιπρόεδρος.

2.   Ο εν λόγω πρόεδρος ή αντιπρόεδρος λαμβάνει αντίγραφο της αίτησης απαλλαγής από τα καθήκοντα και εμφανίζεται ενώπιον του συλλογικού οργάνου προτού αυτό αποφασίσει την απαλλαγή.

3.   Εάν το συλλογικό όργανο αποφασίσει την απαλλαγή του προέδρου ή του αντιπροέδρου από τα καθήκοντά τους, κηρύσσονται αμέσως εκλογές σύμφωνα με τα άρθρα 2 ή 3 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

4.   Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή και τα κράτη μέλη ενημερώνονται για την απαλλαγή του προέδρου ή του αντιπροέδρου της Eurojust από τα καθήκοντά τους.

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust, το συλλογικό όργανο πραγματοποιεί τουλάχιστον μία συνεδρίαση ανά μήνα. Ο χρόνος και ο τόπος των συνεδριάσεων του συλλογικού οργάνου αποτελεί αντικείμενο ετήσιας απόφασης του συλλογικού οργάνου με την οποία εγκρίνεται χρονοδιάγραμμα των συνεδριάσεων. Εφόσον το απαιτούν οι περιστάσεις και υπό την προϋπόθεση ότι δεν προβάλλει αντιρρήσεις η πλειοψηφία των μελών του συλλογικού οργάνου, ο πρόεδρος δύναται να αλλάξει την ημερομηνία ή την ώρα έναρξης των συνεδριάσεων ενημερώνοντας το συλλογικό όργανο. Το συλλογικό όργανο πραγματοποιεί πρόσθετες συνεδριάσεις με πρωτοβουλία του προέδρου, κατόπιν αιτήματος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για να συζητήσει τα διαχειριστικά καθήκοντα του συλλογικού οργάνου, ή κατόπιν αιτήματος τουλάχιστον του ενός τρίτου των μελών του.

2.   Οι συνεδριάσεις του συλλογικού οργάνου πραγματοποιούνται στην έδρα της Eurojust. Το συλλογικό όργανο δύναται κατ’ εξαίρεσιν να αποφασίζει τη διεξαγωγή συνεδρίασης σε άλλον τόπο, με τη δέουσα αιτιολογία, κατόπιν πρότασης του προέδρου.

3.   Σε περίπτωση απουσίας του προέδρου και των αντιπροέδρων, το εθνικό μέλος με τη μεγαλύτερη αρχαιότητα στην Eurojust προεδρεύει των συνεδριάσεων του συλλογικού οργάνου.

4.   Οι συνεδριάσεις του συλλογικού οργάνου δεν είναι δημόσιες και οι συζητήσεις παραμένουν εμπιστευτικές. Το συλλογικό όργανο δύναται να αποφασίσει τη διενέργεια συνεδρίασης με περιορισμένη σύνθεση.

5.   Όσον αφορά τη συμμετοχή μη μελών του συλλογικού οργάνου στις συνεδριάσεις του:

6.   Ο πρόεδρος καταρτίζει την προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία που ζητούν τα μέλη του συλλογικού οργάνου, καθώς και τα σημεία τα οποία κρίνουν κατάλληλα ο πρόεδρος, το εκτελεστικό συμβούλιο ή ο διοικητικός διευθυντής.

7.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη αποστέλλεται στα μέλη του συλλογικού οργάνου από τη γραμματεία διακυβέρνησης, μαζί με τα σχετικά έγγραφα, τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Όταν συγκαλείται πρόσθετη συνεδρίαση, η προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να αποστέλλεται εικοσιτέσσερις ώρες πριν από τη συνεδρίαση. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία έχουν παρασχεθεί τα σχετικά έγγραφα. Ο πρόεδρος μπορεί να περιλαμβάνει ενδεικτικά χρονικά όρια για τη συζήτηση εκάστου σημείου της ημερήσιας διάταξης και να περιορίζει τον αριθμό των παρεμβάσεων και τον χρόνο ομιλίας.

8.   Κατά την έναρξη της συνεδρίασης, το συλλογικό όργανο εγκρίνει την ημερήσια διάταξη. Επείγοντα θέματα και σημεία που δεν περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορούν να συζητηθούν και να αποφασιστούν με τη συμφωνία των μελών του συλλογικού οργάνου. Το συλλογικό όργανο μπορεί επίσης να αποφασίσει τη χρήση γραπτών διαδικασιών ή διαδικασιών προπαρασκευαστικής διαβούλευσης βάσει των άρθρων 7 και 8 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

9.   Ο πρόεδρος ενημερώνει το συλλογικό όργανο για όλα τα ζητήματα που παρουσιάζουν ενδιαφέρον σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού για την Eurojust. Την ενημέρωση μπορεί να διανέμει γραπτώς στα μέλη του συλλογικού οργάνου η γραμματεία διακυβέρνησης. Εφόσον το ζητήσει μέλος του συλλογικού οργάνου, συμπεριλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη του συλλογικού οργάνου ενημερωτικό σημείο προς εξέταση.

10.   Τα μέλη του συλλογικού οργάνου μπορούν να θέτουν στον διοικητικό διευθυντή ερωτήματα γενικού ενδιαφέροντος στον τομέα αρμοδιότητάς του. Ο διοικητικός διευθυντής θα δώσει απαντήσεις κατά την πρώτη δυνατή συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου μετά την παραλαβή των ερωτημάτων.

1.   Τα δύο τρίτα των μελών του συλλογικού οργάνου πρέπει να είναι παρόντα για να υπάρχει απαρτία. Σε περίπτωση απουσίας εθνικού μέλους, για τον καθορισμό της απαρτίας λαμβάνεται υπόψη η παρουσία του αναπληρωτή του ή ενός βοηθού με το καθεστώς το οποίο αναφέρεται στο άρθρο 7 παράγραφος 4 του κανονισμού για την Eurojust.

2.   Εφόσον δεν μπορεί να επιτευχθεί απαρτία, ο πρόεδρος συνεχίζει τη συνεδρίαση, αλλά δεν λαμβάνεται επίσημα απόφαση. Τα σχετικά σημεία της ημερήσιας διάταξης μπορούν να εξετασθούν κατά την επόμενη συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου ή με γραπτή διαδικασία σύμφωνα με το άρθρο 7 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

3.   Εθνικό μέλος το οποίο δεν μπορεί να παραστεί σε συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου και δεν εκπροσωπείται από αναπληρωτή ή βοηθό με το καθεστώς που αναφέρεται στο άρθρο 7 παράγραφος 4 του κανονισμού για την Eurojust μπορεί να ορίσει πληρεξούσιο άλλο εθνικό μέλος για να ψηφίσει εξ ονόματός του. Σε κάθε εθνικό μέλος μπορεί να δοθεί το πολύ ένα πληρεξούσιο ψήφου.

4.   Το εθνικό μέλος που χρησιμοποιεί πληρεξούσιο ψήφου γνωστοποιεί γραπτώς στη γραμματεία διακυβέρνησης την ταυτότητα του πληρεξουσίου, τα σημεία της ημερήσιας διάταξης για τα οποία ισχύει το πληρεξούσιο και τους ενδεχόμενους περιορισμούς στην ψηφοφορία μέσω πληρεξουσίου. Η ψήφος μέσω πληρεξουσίου είναι έγκυρη μόνο για τη συνεδρίαση για την οποία έχει δοθεί.

5.   Το συλλογικό όργανο αποφασίζει επί ενός θέματος όταν ο πρόεδρος κρίνει ότι το θέμα έχει συζητηθεί επαρκώς.

6.   Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1 του κανονισμού για την Eurojust, εάν δεν προβλέπεται διαφορετικά, και όταν δεν είναι δυνατή η επίτευξη συναίνεσης, το συλλογικό όργανο λαμβάνει τις αποφάσεις του με πλειοψηφία των μελών του.

7.   Συναίνεση επιτυγχάνεται όταν δεν αντιτίθεται ρητώς κανένα μέλος του συλλογικού οργάνου. Το συλλογικό όργανο μπορεί να προχωρήσει σε ψηφοφορία μόνο όταν ο πρόεδρος διαπιστώνει απουσία συναίνεσης. Η πλειοψηφία των μελών του συλλογικού οργάνου καθορίζεται με βάση τη σύνθεση του συλλογικού οργάνου, όπως προβλέπεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 του κανονισμού για την Eurojust.

8.   Σύμφωνα με την παράγραφο 14 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust, κάθε μέλος του συλλογικού οργάνου έχει δικαίωμα μιας ψήφου. Κατά την απουσία ψηφίζοντος μέλους, το δικαίωμα ψήφου δικαιούται να το ασκήσει ο αναπληρωτής του υπό τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 7 παράγραφος 7 του κανονισμού για την Eurojust. Κατά την απουσία του αναπληρωτή, το δικαίωμα ψήφου δικαιούται επίσης να το ασκήσει ο βοηθός υπό τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 7 παράγραφος 7 του κανονισμού για την Eurojust.

9.   Αν δεν προβλέπεται διαφορετικά στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η ψηφοφορία γίνεται δι’ ανατάσεως των χειρών ή, αν ο τρόπος αυτός αμφισβητηθεί, διεξάγεται ονομαστική ψηφοφορία. Κατόπιν προτάσεως του προέδρου ή αιτήματος του ενός τρίτου των μελών του συλλογικού οργάνου, το συλλογικό όργανο δύναται να αποφασίσει να προβεί σε μυστική ψηφοφορία. Ο πρόεδρος καταγράφει την κατανομή των ψηφοδελτίων. Η έκφραση μειοψηφικής γνώμης συμπεριλαμβάνεται στα πρακτικά της συνεδρίασης, εφόσον το ζητήσει το αντίστοιχο μέλος του συλλογικού οργάνου.

1.   Σε επείγουσες περιπτώσεις, όταν μια απόφαση δεν μπορεί να αναβληθεί και είναι απαραίτητη πριν από τη σύγκληση του συλλογικού οργάνου, ο πρόεδρος δύναται να ζητήσει γραπτή διαδικασία. Γραπτές διαδικασίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούνται για θέματα που έχουν ήδη εξεταστεί από το συλλογικό όργανο, σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 8 και το άρθρο 6 παράγραφος 2 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

2.   Ο πρόεδρος παρέχει στα μέλη του συλλογικού οργάνου για τις απαντήσεις τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες από την ημέρα της ηλεκτρονικής διαβίβασης του σχεδίου απόφασης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο πρόεδρος δύναται να αποφασίσει συντομότερη προθεσμία.

3.   Πρόταση απόφασης που πρόκειται να ληφθεί με γραπτή διαδικασία δεν υπόκειται σε τροποποιήσεις και εγκρίνεται ή απορρίπτεται στο σύνολό της. Σε περίπτωση που δεν ληφθεί απάντηση εντός της καθορισμένης προθεσμίας, το αντίστοιχο μέλος του συλλογικού οργάνου θεωρείται ότι απέσχε της ψηφοφορίας.

4.   Απόφαση εγκρίνεται όταν απαντήσουν γραπτώς τουλάχιστον τα δύο τρίτα των μελών του συλλογικού οργάνου και υπάρξει η απαιτούμενη πλειοψηφία.

5.   Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν επιτυγχάνεται η απαιτούμενη απαρτία ή πλειοψηφία, ο πρόεδρος δύναται να κινήσει εκ νέου τη γραπτή διαδικασία ή να παραπέμψει το θέμα στην επόμενη συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου.

6.   Ο πρόεδρος διαπιστώνει την περάτωση της γραπτής διαδικασίας. Σχετική κοινοποίηση διαβιβάζεται στα μέλη του συλλογικού οργάνου.

1.   Ο πρόεδρος δύναται, εφόσον το κρίνει σκόπιμο για την προετοιμασία συζήτησης στο συλλογικό όργανο, να κινήσει διαδικασία προκαταρκτικής διαβούλευσης με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων. Στα μέλη του συλλογικού οργάνου παρέχονται οι απαραίτητες πληροφορίες.

2.   Οι διαδικασίες προπαρασκευαστικών διαβουλεύσεων διαρκούν επτά εργάσιμες ημέρες, εκτός αν ο πρόεδρος αποφασίσει διαφορετικά για λόγους επείγοντος. Μετά τη λήξη της προθεσμίας, ο υπεύθυνος υποβολής της πρότασης εκδίδει αναθεωρημένο έγγραφο που απηχεί τις παρατηρήσεις των μελών του συλλογικού οργάνου προκειμένου να εξετασθεί από το συλλογικό όργανο.

1.   Το συλλογικό όργανο δύναται να συγκροτεί ομάδες εργασίας για να παρέχουν στο συλλογικό όργανο συμβουλές και εμπειρογνωμοσύνη.

2.   Η εντολή, η σύνθεση και η πρακτική λειτουργία αυτών των ομάδων εργασίας θα καθορίζονται με εκτελεστική απόφαση του συλλογικού οργάνου.

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 4 του κανονισμού για την Eurojust, δύο μέλη του συλλογικού οργάνου, πλην του προέδρου ή των αντιπροέδρων, ορίζονται μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου βάσει συστήματος εκ περιτροπής ανά διετία.

2.   Η σειρά περιτροπής κατά την οποία τα δύο μέλη του συλλογικού οργάνου καλούνται να είναι μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου βασίζεται στον κατάλογο πρωτοκόλλου της ΕΕ. Το συλλογικό όργανο προβαίνει σε κλήρωση για τον προσδιορισμό του κράτους μέλους που θα αποτελέσει την αφετηρία του συστήματος για την εκ περιτροπής συμμετοχή στον εν λόγω κατάλογο.

3.   Ο αντιπρόσωπος του πρώτου καθορισμένου κράτους μέλους και ο αντιπρόσωπος του αμέσως επομένου στον κατάλογο πρωτοκόλλου της ΕΕ θα είναι μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου για διετή περίοδο.

4.   Στο τέλος αυτής της διετούς περιόδου, τα εθνικά μέλη από τα επόμενα δύο κράτη μέλη, σύμφωνα με τον κατάλογο πρωτοκόλλου της ΕΕ, ορίζονται μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου για την επόμενη διετία, εκτός αν το εν λόγω εθνικό μέλος ασκεί καθήκοντα προέδρου ή αντιπροέδρου, οπότε, στην περίπτωση αυτή, ορίζεται το εθνικό μέλος του επόμενου κράτους μέλους που περιλαμβάνεται στον κατάλογο πρωτοκόλλου της ΕΕ.

5.   Εάν λήξει η θητεία μέλους του συλλογικού οργάνου πριν από τη συμπλήρωση διετίας στο εκτελεστικό συμβούλιο, το νεοδιοριζόμενο εθνικό μέλος του ίδιου κράτους μέλους ορίζεται μέλος του εκτελεστικού συμβουλίου για το υπόλοιπο της συγκεκριμένης διετίας. Όταν λήξει η θητεία εθνικού μέλους και δεν έχει ακόμη διοριστεί νέο εθνικό μέλος, ο αναπληρωτής του ορίζεται μέλος του εκτελεστικού συμβουλίου έως ότου ορισθεί νέο εθνικό μέλος ή για το υπόλοιπο της συγκεκριμένης διετίας.

6.   Κανένα εθνικό μέλος δεν υπηρετεί δύο διαδοχικές θητείες ως μέλος του εκτελεστικού συμβουλίου, παρά μόνο αν ασκεί καθήκοντα προέδρου ή αντιπροέδρου.

1.   Ο πρόεδρος προεδρεύει του εκτελεστικού συμβουλίου σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 5 του κανονισμού για την Eurojust. Σε περίπτωση απουσίας ή μη διαθεσιμότητας του προέδρου, η προεδρία του εκτελεστικού συμβουλίου ασκείται από τον αρχαιότερο αντιπρόεδρο ή τον πρεσβύτερο σε περίπτωση ισόχρονης αρχαιότητας. Σε περίπτωση απουσίας ή μη διαθεσιμότητας των αντιπροέδρων, η προεδρία του εκτελεστικού συμβουλίου ασκείται από το εθνικό μέλος με τη μεγαλύτερη αρχαιότητα στο εκτελεστικό συμβούλιο. Τα μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου παρίστανται κατ’ αρχήν αυτοπροσώπως στις συνεδριάσεις. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, τα μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου δύνανται να παρίστανται σε συνεδρίαση του εκτελεστικού συμβουλίου μέσω τηλεοπτικής συνεδρίασης.

2.   Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 7 του κανονισμού για την Eurojust, το εκτελεστικό συμβούλιο συνέρχεται τουλάχιστον μία φορά τον μήνα. Επιπρόσθετες συνεδριάσεις μπορούν να οργανώνονται με πρωτοβουλία του προεδρεύοντος ή κατόπιν αιτήματος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή δύο τουλάχιστον εκ των υπολοίπων μελών του. Ο χρόνος και ο τόπος των συνεδριάσεων του εκτελεστικού συμβουλίου αποτελεί αντικείμενο ετήσιας απόφασης με την οποία εγκρίνεται χρονοδιάγραμμα των συνεδριάσεων.

3.   Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 4 του κανονισμού για την Eurojust, ο διοικητικός διευθυντής παρίσταται στις συνεδριάσεις του εκτελεστικού συμβουλίου χωρίς δικαίωμα ψήφου. Ο πρόεδρος δύναται να καλεί οποιοδήποτε πρόσωπο του οποίου η γνώμη ενδέχεται να παρουσιάζει ενδιαφέρον ή άλλα μέλη της διοίκησης προκειμένου να παρίστανται στις συνεδριάσεις του εκτελεστικού συμβουλίου ως παρατηρητές, χωρίς δικαίωμα ψήφου·

4.   Ο πρόεδρος διαβιβάζει σε εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Εισαγγελίας την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων του εκτελεστικού συμβουλίου και διαβουλεύεται μαζί του σχετικά με την ανάγκη συμμετοχής σε αυτές τις συνεδριάσεις. Ο πρόεδρος καλεί εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Εισαγγελίας να συμμετάσχει στις συνεδριάσεις του εκτελεστικού συμβουλίου, χωρίς δικαίωμα ψήφου, εφόσον συζητούνται ζητήματα τα οποία θεωρεί συναφή προς τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Εισαγγελίας, σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 8 του κανονισμού για την Eurojust.

5.   Η παρουσία, και μέσω τηλεοπτικής συνεδρίασης, τουλάχιστον τριών μελών του εκτελεστικού συμβουλίου συνιστά απαρτία. Ελλείψει απαρτίας, ο πρόεδρος περατώνει τη συνεδρίαση και συγκαλεί άλλη συνεδρίαση εντός πέντε εργάσιμων ημερών, χωρίς συγκεκριμένες απαιτήσεις απαρτίας.

6.   Ο πρόεδρος καταρτίζει την προσωρινή ημερήσια διάταξη του εκτελεστικού συμβουλίου κατόπιν διαβούλευσης με τα μέλη του και τον διοικητικό διευθυντή. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη παρέχεται στους συμμετέχοντες τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, συνοδευόμενη από τα σχετικά έγγραφα. Το εκτελεστικό συμβούλιο εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή της συνεδρίασής του. Επείγοντα θέματα και σημεία που δεν περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορούν να συζητηθούν και να αποφασιστούν με τη συμφωνία των μελών του εκτελεστικού συμβουλίου.

7.   Σε επείγουσες περιπτώσεις, όταν μια απόφαση δεν μπορεί να αναβληθεί και είναι απαραίτητη πριν από τη σύγκληση του εκτελεστικού συμβουλίου, ο πρόεδρος δύναται να ζητήσει γραπτή διαδικασία. Ο πρόεδρος παρέχει στα μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου για τις απαντήσεις τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες από την ημέρα της ηλεκτρονικής διαβίβασης του σχεδίου απόφασης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο πρόεδρος δύναται να αποφασίσει συντομότερη προθεσμία για τις απαντήσεις. Η απόφαση λαμβάνεται εφόσον απαντήσει γραπτώς η πλειοψηφία των μελών του εκτελεστικού συμβουλίου.

8.   Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 5 του κανονισμού για την Eurojust, το εκτελεστικό συμβούλιο αποφασίζει με πλειοψηφία των μελών του και η ψηφοφορία γίνεται δι’ ανατάσεως των χειρών. Κάθε μέλος έχει δικαίωμα μιας ψήφου. Σε περίπτωση ισοψηφίας υπερισχύει η ψήφος του προέδρου.

9.   Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust, το εκτελεστικό συμβούλιο δύναται να διαβουλεύεται με το συλλογικό όργανο κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του. Ο πρόεδρος εκπονεί τουλάχιστον τριμηνιαίες εκθέσεις για το συλλογικό όργανο σχετικά με τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις του εκτελεστικού συμβουλίου.

10.   Η παρουσία των αντιπροσώπων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Ευρωπαϊκής Εισαγγελίας στις συνεδριάσεις του εκτελεστικού συμβουλίου δεν επιβαρύνει με δαπάνες την Eurojust.

1.   Κατά την ανάληψη των καθηκόντων τους, όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου, οι αναπληρωτές και οι βοηθοί με το καθεστώς που αναφέρεται στο άρθρο 7 παράγραφοι 4 και 7 του κανονισμού για την Eurojust συμπληρώνουν δήλωση συμφερόντων υπό τη μορφή που προβλέπεται στον κώδικα δεοντολογίας ο οποίος πρόκειται να εκδοθεί με εκτελεστική απόφαση του συλλογικού οργάνου. Ενδεχόμενη αλλαγή των στοιχείων που περιλαμβάνονται στις εν λόγω δηλώσεις συμφερόντων εισάγεται με την πρώτη ευκαιρία και το αργότερο εντός ενός μηνός από την αλλαγή, προκειμένου να εξασφαλίζεται η ενημερότητα των δηλώσεων. Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στη δήλωση συμφερόντων ακολουθεί τον κανονισμό 2018/1725 και τις διατάξεις του κανονισμού για την Eurojust περί προστασίας των δεδομένων.

2.   Με την επιφύλαξη της εφαρμοστέας εθνικής νομοθεσίας, όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου, οι αναπληρωτές και οι βοηθοί πληροφορούν αμέσως τον πρόεδρο για κάθε πραγματική ή εικαζόμενη σύγκρουση συμφερόντων που προκύπτει κατά την άσκηση των επιχειρησιακών ή διαχειριστικών τους καθηκόντων. Οι αναπληρωτές και οι βοηθοί ενεργούν μέσω των αντίστοιχων εθνικών μελών τους. Σε επιχειρησιακά θέματα, τα εθνικά μέλη, επιπλέον και προηγουμένως της πληροφόρησης του προέδρου, ενημερώνουν αμέσως τα άλλα εθνικά μέλη που θίγονται ή ενδέχεται να θίγονται από αυτές τις συγκρούσεις συμφερόντων σε συγκεκριμένη περίπτωση.

3.   Όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου, οι αναπληρωτές και οι βοηθοί αποφεύγουν κάθε κατάσταση που μπορεί να οδηγήσει σε σύγκρουση προσωπικού συμφέροντος ή να εκληφθεί ως τέτοια. Δεν ασχολούνται με επιχειρησιακή περίπτωση στην οποία υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων ή κατάσταση που εκλαμβάνεται ως σύγκρουση συμφερόντων. Δεν προβαίνουν σε καμία ενέργεια ή έκφραση, η οποία δημιουργεί δυσμενή αντίληψη του κοινού για την αμεροληψία τους.

4.   Όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου, οι αναπληρωτές και οι βοηθοί πληροφορούν τον πρόεδρο για κάθε θέμα που θα μπορούσε να επηρεάσει δυσμενώς τη φήμη ή τα συμφέροντα της Eurojust. Οι αναπληρωτές και οι βοηθοί ενεργούν μέσω των αντίστοιχων εθνικών μελών τους.

5.   Ο πρόεδρος εξετάζει τις περαιτέρω ενέργειες που πρέπει να γίνουν σε οποιανδήποτε από τις περιπτώσεις των παραγράφων 1 έως 4 του παρόντος άρθρου, σύμφωνα με τον κώδικα δεοντολογίας που αναφέρεται στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου.

6.   Σε περίπτωση διαφωνίας μεταξύ δύο ή περισσοτέρων μελών του συλλογικού οργάνου κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, το ή τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα μπορούν να πληροφορήσουν τον πρόεδρο ο οποίος δύναται να συγκαλέσει συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου προς εξέταση του θέματος.

1.   Το συλλογικό όργανο και το εκτελεστικό συμβούλιο επικουρούνται από τη γραμματεία διακυβέρνησης η οποία εργάζεται διαβουλευόμενη με τον πρόεδρο.

2.   Η γραμματεία διακυβέρνησης, μεταξύ άλλων, παρίσταται στις συνεδριάσεις του συλλογικού οργάνου και του εκτελεστικού συμβουλίου, καταγράφει και τηρεί τα πρακτικά και συντάσσει περιλήψεις των αποτελεσμάτων των συνεδριάσεων, τηρεί δε αρχείο των δραστηριοτήτων του συλλογικού οργάνου και του εκτελεστικού συμβουλίου.

1.   Τα πρακτικά των συνεδριάσεων του συλλογικού οργάνου και του εκτελεστικού συμβουλίου περιλαμβάνουν κατ’ ελάχιστον τα ονόματα των παρισταμένων, έκθεση των συζητήσεων και τις ληφθείσες αποφάσεις.

2.   Τα σχέδια πρακτικών των συνεδριάσεων του συλλογικού οργάνου και του εκτελεστικού συμβουλίου διαβιβάζονται από τον πρόεδρο στα μέλη του συλλογικού οργάνου και στα μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου, αντίστοιχα, προς έγκριση. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τον προϊστάμενο της γραμματείας διακυβέρνησης και επισυνάπτονται σε αρχείο που τηρεί η γραμματεία διακυβέρνησης. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων του εκτελεστικού συμβουλίου διαβιβάζονται στο συλλογικό όργανο προς ενημέρωση.

3.   Η γραμματεία διακυβέρνησης συντάσσει περίληψη των αποτελεσμάτων των συνεδριάσεων του εκτελεστικού συμβουλίου, η οποία εγκρίνεται από τον πρόεδρο και δημοσιεύεται σύμφωνα με το άρθρο 74 παράγραφος 4 του κανονισμού για την Eurojust.

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust, ο διοικητικός διευθυντής διορίζεται από το συλλογικό όργανο, από κατάλογο υποψηφίων που προτείνει το εκτελεστικό συμβούλιο, μετά από ανοικτή και διαφανή διαδικασία επιλογής.

2.   Το εκτελεστικό συμβούλιο προτείνει στο συλλογικό όργανο τη σύσταση συμβουλίου επιλογής για τη διαδικασία διορισμού του διοικητικού διευθυντή. Το συμβούλιο επιλογής απαρτίζεται από δύο εθνικά μέλη και έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

3.   Κατά περίπτωση και μετά από απόφαση του συλλογικού οργάνου, μπορεί να συμμετάσχει στο συμβούλιο επιλογής, χωρίς δικαίωμα ψήφου, πρόσωπο με σχετική πείρα στην επιλογή ανώτερων διευθυντικών στελεχών.

4.   Το εκτελεστικό συμβούλιο προτείνει στο συλλογικό όργανο τον τρόπο προκήρυξης για την υποβολή υποψηφιοτήτων και δύναται να αποφασίσει τον αριθμό των υποψηφίων που θα κληθούν σε συνέντευξη μετά την προκήρυξη.

5.   Το συμβούλιο επιλογής διενεργεί συνεντεύξεις των υποψηφίων και ενημερώνει το εκτελεστικό συμβούλιο για τα αποτελέσματα των εργασιών του. Το εκτελεστικό συμβούλιο υποβάλλει στο συλλογικό όργανο κατάλογο υποψηφίων με εισήγηση για τον επιλεκτέο υποψήφιο.

6.   Το συλλογικό όργανο διορίζει τον διοικητικό διευθυντή με πλειοψηφία των μελών του, όταν δεν είναι δυνατή η επίτευξη συναίνεσης. Η απόφαση λαμβάνεται με μυστική ψηφοφορία.

7.   Το εκτελεστικό συμβούλιο εκδίδει εκτελεστικούς κανόνες σχετικά με τις διαδικασίες για την επιλογή και τον διορισμό, την ανανέωση της σύμβασης, τη λύση της σύμβασης, τη δοκιμαστική περίοδο και την ετήσια αξιολόγηση επιδόσεων του διοικητικού διευθυντή.

1.   Για την πρώτη διετία αμέσως μετά τη συγκρότηση του εκτελεστικού συμβουλίου, το συλλογικό όργανο εκλέγει δύο εθνικά μέλη, πλην του προέδρου ή των αντιπροέδρων, ως μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου.

2.   Εκλέγονται οι δύο υποψήφιοι που συγκεντρώνουν τον μεγαλύτερο αριθμό ψήφων. Σε περίπτωση ισοψηφίας μεταξύ των υποψηφίων που έρχονται στη δεύτερη θέση, εκλέγεται ο υποψήφιος με τη μεγαλύτερη αρχαιότητα στην Eurojust. Σε περίπτωση ασυνεχών περιόδων υπηρεσίας στην Eurojust, το συλλογικό όργανο λαμβάνει υπόψιν μόνο τον χρόνο υπηρεσίας που προηγείται άμεσα της συγκεκριμένης εκλογικής διαδικασίας.

3.   Η κλήρωση που αναφέρεται στο άρθρο 10 παράγραφος 2 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού διεξάγεται αμέσως μετά την εκλογή των δύο εθνικών μελών που αναφέρονται σε αυτό. Τα εθνικά μέλη που αντιπροσωπεύουν τα δύο καθορισμένα κράτη μέλη αναλαμβάνουν τα καθήκοντά τους ως μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου κατά τη λήξη της θητείας των δύο εκλεγμένων εθνικών μελών, εκτός αν έχουν εν τω μεταξύ εκλεγεί πρόεδρος ή αντιπρόεδρος, οπότε ορίζεται το εθνικό μέλος του κράτους μέλους που έπεται στον κατάλογο πρωτοκόλλου της ΕΕ.

1.   Το συλλογικό όργανο δύναται να τροποποιεί τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό ακολουθώντας την ίδια τη διαδικασία έκδοσής του, κατόπιν πρότασης του εκτελεστικού συμβουλίου ή του ενός τρίτου των μελών του συλλογικού οργάνου.

2.   Κάθε τροποποίηση του παρόντος εσωτερικού κανονισμού πραγματοποιείται βάσει πλειοψηφίας των δύο τρίτων των μελών του. Σε περίπτωση που δεν μπορεί να επιτευχθεί συμφωνία με πλειοψηφία δύο τρίτων, η απόφαση λαμβάνεται με απλή πλειοψηφία κατά την επόμενη συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου.

1.   Ο εσωτερικός κανονισμός για την επεξεργασία και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στην Eurojust (εφεξής «εσωτερικός κανονισμός») εφαρμόζει τις διατάξεις περί προστασίας των δεδομένων του κανονισμού Eurojust και του κανονισμού 2018/1725.

2.   Εφαρμόζεται στην, εν όλω ή εν μέρει, αυτοματοποιημένη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και στη μη αυτοματοποιημένη επεξεργασία τέτοιων δεδομένων τα οποία περιέχονται ή προορίζονται να περιληφθούν σε σύστημα αρχειοθέτησης.

3.   Ο εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται σε όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται η Eurojust, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε πληροφορίες που προέρχονται ή λαμβάνονται από αυτή και βρίσκονται στην κατοχή της, όσον αφορά θέματα που αφορούν τις πολιτικές, τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά της.

1.   Ο εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται στα επιχειρησιακά και στα διοικητικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργάζεται η Eurojust.

2.   Τα επιχειρησιακά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τον τίτλο II.

3.   Τα διοικητικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τον τίτλο III.

1.   Τα αιτήματα για την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων εξετάζονται από το εθνικό μέλος ή μέλη που αφορά το αίτημα, το οποίο/τα οποία διαβιβάζει/ουν αντίγραφο του αιτήματος στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων για την καταχώρισή του.

2.   Το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη διαβουλεύεται/ουνται με τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών σχετικά με την απόφαση που πρέπει να ληφθεί προς απάντηση σε αίτημα.

3.   Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων, εφόσον απαιτείται λόγω της περίπτωσης, διενεργεί συμπληρωματικούς ελέγχους στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων και ενημερώνει το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη, εάν από τους εν λόγω ελέγχους προκύψουν περαιτέρω συναφείς πληροφορίες. Το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη λαμβάνει/ουν υπόψη τις πληροφορίες που παρέχει ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων και, όπου αρμόζει, επανεξετάζει/ουν την αρχική απόφαση.

4.   Οι νομικοί και πραγματικοί λόγοι βάσει των οποίων λαμβάνεται η απόφαση από το εθνικό μέλος ή μέλη αναφέρονται στο προσωρινό αρχείο εργασίας όσον αφορά το αίτημα στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων και τίθενται στη διάθεση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ) κατόπιν αιτήματος.

5.   Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων κοινοποιεί την απόφαση που λαμβάνει το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη για λογαριασμό της Eurojust στο υποκείμενο των δεδομένων και το ενημερώνει για τη δυνατότητα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ σε περίπτωση που δεν το ικανοποιεί η απόφαση ή άσκησης δικαστικής προσφυγής ενώπιον του Δικαστηρίου.

6.   Στις περιπτώσεις που το αίτημα έχει παραληφθεί μέσω εθνικής εποπτικής αρχής, η Eurojust ενημερώνει την εν λόγω αρχή σχετικά με την απόφαση που κοινοποιείται από τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων στο υποκείμενο των δεδομένων.

1.   Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων χορηγεί αυτόματα μοναδικό αριθμό αναφοράς (αναγνωριστικό) σε κάθε νέο προσωρινό αρχείο εργασίας που ανοίγεται.

2.   Όταν ένα εθνικό μέλος που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση ενός προσωρινού φακέλου εργασίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 24 παράγραφος 1 του κανονισμού Eurojust, παρέχει πρόσβαση σε προσωρινό αρχείο εργασίας ή σε μέρος αυτού για ένα ή περισσότερα εμπλεκόμενα εθνικά μέλη, το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων διασφαλίζει ότι οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του εν λόγω εθνικού γραφείου υπό την ευθύνη του εθνικού μέλους έχουν πρόσβαση στα συναφή μέρη του φακέλου, αλλά δεν μπορούν να τροποποιήσουν τα δεδομένα που εισήγαγε ο αρχικός συντάκτης. Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν, ωστόσο, να προσθέσουν κάθε συναφή πληροφορία στα νέα μέρη των προσωρινών αρχείων εργασίας. Ομοίως, οι πληροφορίες που περιέχονται στον πίνακα μπορούν να διαβάζονται από όλους τους εξουσιοδοτημένους χρήστες του συστήματος, αλλά μπορούν να τροποποιηθούν μόνο από τον αρχικό συντάκτη τους.

3.   Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων σχετικά με τη δημιουργία κάθε νέου αρχείου εργασίας που περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

4.   Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων διασφαλίζει ότι μόνο τα επιχειρησιακά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχεία α) έως θ), ια) και ιγ) και στην παράγραφο 2 του παραρτήματος II του κανονισμού Eurojust μπορούν να καταγράφονται από το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος, το οποίο έχει ανοίξει προσωρινό αρχείο εργασίας, σύμφωνα με τα άρθρα 23 παράγραφος 4 και 24 παράγραφος 3 του κανονισμού Eurojust.

5.   Όταν, σύμφωνα με το άρθρο 23 παράγραφος 6 του κανονισμού για την Eurojust, τα εθνικά μέλη επιθυμούν να αποθηκεύσουν προσωρινά και να αναλύσουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, προκειμένου να κρίνουν κατά πόσον τα δεδομένα αυτά σχετίζονται με τα καθήκοντα της Eurojust, δημιουργούν σχέδιο προσωρινού αρχείου εργασίας, στο οποίο έχουν πρόσβαση μόνο τα ίδια και τα πρόσωπα που έχουν εξουσιοδοτηθεί από αυτά στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του γραφείου. Μετά από τρεις μήνες, το σχέδιο προσωρινού αρχείου εργασίας θα πρέπει είτε να μετατραπεί σε προσωρινό αρχείο εργασίας στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων είτε να διαγραφεί αυτόματα από το σύστημα. Πριν από την παρέλευση του χρόνου αυτού, το σύστημα ειδοποιεί τον ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ότι πρέπει να λάβει απόφαση σχετικά με αυτό το σχέδιο αρχείου.

6.   Το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη διασφαλίζει/ουν ότι οι πληροφορίες που περιέχονται στον πίνακα επαρκούν για τη συμμόρφωση με τα καθήκοντα της Eurojust, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 του κανονισμού για την Eurojust.

1.   Η Eurojust λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά μέτρα ώστε να διασφαλίζεται ότι ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων ενημερώνεται αυτομάτως για τις εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες γίνεται προσφυγή στο άρθρο 27 παράγραφος 4 του κανονισμού για την Eurojust. Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων διασφαλίζει ότι τα δεδομένα αυτά δεν μπορούν να συμπεριληφθούν στον πίνακα που αναφέρεται στο άρθρο 23 παράγραφος 1 και στο άρθρο 23 4 του κανονισμού για την Eurojust.

2.   Όταν τα δεδομένα αυτά αφορούν μάρτυρες ή θύματα κατά την έννοια του άρθρου 27 παράγραφος 2 του κανονισμού για τη Eurojust, το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων δεν καταγράφει τις εν λόγω πληροφορίες, εκτός εάν τα εθνικά μέλη αποφασίσουν διαφορετικά. Η διαδικασία για την επεξεργασία των εν λόγω δεδομένων τεκμηριώνεται.

1.   Η Eurojust λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά μέτρα ώστε να διασφαλίζεται ότι ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων ενημερώνεται αυτομάτως για τις εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες, για περιορισμένο χρονικό διάστημα, γίνεται προσφυγή στο άρθρο 27 παράγραφος 3 του κανονισμού για την Eurojust. Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων σημειώνει τα δεδομένα αυτά κατά τρόπο ώστε να υπενθυμίζει στο άτομο που εισήγαγε τα δεδομένα στο σύστημα την υποχρέωση να τα τηρεί για περιορισμένο χρονικό διάστημα.

2.   Όταν τα δεδομένα αυτά αφορούν μάρτυρες ή θύματα κατά την έννοια του άρθρου 27 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust, το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων δεν καταγράφει τις εν λόγω πληροφορίες, εκτός εάν τα εθνικά μέλη αποφασίσουν διαφορετικά. Η διαδικασία για την επεξεργασία των εν λόγω δεδομένων τεκμηριώνεται.

1.   Κάθε εθνικό μέλος της Eurojust ενημερώνει τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων με τη συναφή τεκμηρίωση σχετικά με την πολιτική πρόσβασης που έχει εγκρίνει σύμφωνα με το άρθρο 34 του κανονισμού για τη Eurojust στο πλαίσιο του εθνικού του γραφείου, σχετικά με τα επιχειρησιακά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

2.   Τα εθνικά μέλη μπορούν, κατά περίπτωση, να αποφασίσουν να χορηγήσουν ειδική άδεια πρόσβασης σε προσωρινό αρχείο εργασίας ή σε τμήματά του σε πρόσωπο, το οποίο δεν είναι μέλος του προσωπικού της Eurojust, αλλά εργάζεται για λογαριασμό της Eurojust και ανήκει σε συγκεκριμένη κατηγορία κατόχων θέσης, εφόσον έχει προηγουμένως εξουσιοδοτηθεί από τον διοικητικό διευθυντή της Eurojust, σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 2 του κανονισμού για τη Eurojust, ώστε να έχει πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων.

3.   Τα εθνικά μέλη διασφαλίζουν ότι δημιουργούνται και τηρούνται στο πλαίσιο των γραφείων τους κατάλληλες οργανωτικές ρυθμίσεις και ότι πραγματοποιείται ορθή χρήση των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων, μεταξύ άλλων και μετά την απαιτούμενη κατάρτιση, τα οποία τίθενται στη διάθεσή τους από την Eurojust.

4.   Σύμφωνα με το άρθρο 34 του κανονισμού για την Eurojust, το συλλογικό όργανο μπορεί να επιτρέπει σε άλλο προσωπικό της Eurojust να έχει πρόσβαση σε επιχειρησιακά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, εφόσον αυτό είναι αναγκαίο για την εκτέλεση των καθηκόντων της Eurojust.

1.   Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων της Eurojust, όπως ορίζεται στο άρθρο 23 του κανονισμού της Eurojust, χρησιμεύει ως αρχείο όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που αναφέρονται στο άρθρο 35 του κανονισμού για την Eurojust, όσον αφορά τα επιχειρησιακά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

2.   Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων της Eurojust περιλαμβάνει πλήρη καταγραφή της διαβίβασης και της παραλαβής επιχειρησιακών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθιστώντας δυνατή τη διαπίστωση οποιασδήποτε διαβίβασης επιχειρησιακών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ταυτοποίηση της εθνικής αρχής, του οργανισμού ή τρίτης χώρας ή του διεθνούς οργανισμού που διαβίβασε ή έλαβε τις εν λόγω πληροφορίες προς/από την Eurojust.

1.   Η απόφαση για τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς σύμφωνα με το άρθρο 58 παράγραφος 1 του κανονισμού για τη Eurojust λαμβάνεται από το συλλογικό όργανο της Eurojust κατόπιν αιτήματος του ενδιαφερόμενου εθνικού μέλους ή μελών, κατόπιν αξιολόγησης που διενεργείται από τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων.

2.   Η αξιολόγηση που αναφέρεται στην παράγραφο 1 παρέχεται από τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων εντός δέκα εργάσιμων ημερών. Όταν είναι αναγκαίο για λόγους επείγουσας ανάγκης, οι οποίοι επισημαίνονται από το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη, η αξιολόγηση παρέχεται το συντομότερο δυνατό. Σε ιδιαίτερα περίπλοκες υποθέσεις, ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων μπορεί να συμφωνήσει για μεγαλύτερο χρονικό περιθώριο για την ολοκλήρωση της αξιολόγησης με το ενδιαφερόμενο εθνικό μέλος ή μέλη.

3.   Η αξιολόγηση από τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων εξετάζει ειδικότερα τα ζητήματα που αναφέρονται στις αιτιολογικές σκέψεις 51 και 52 του κανονισμού για την Eurojust. Σε περίπτωση που, κατά την αξιολόγηση της καταλληλότητας των διασφαλίσεων στη συγκεκριμένη περίπτωση, ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων έχει επιφυλάξεις, ο τελευταίος μπορεί να ζητήσει τη γνώμη του ΕΕΠΔ πριν από την αξιολόγηση για συγκεκριμένη διαβίβαση.

1.   Η Eurojust εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά μέτρα ώστε να διασφαλίζεται ότι τηρούνται οι προθεσμίες διατήρησης των επιχειρησιακών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ορίζονται στο άρθρο 29 του κανονισμού για τη Eurojust και ότι, όταν δεν λαμβάνεται αιτιολογημένη απόφαση για τη συνέχιση της διατήρησης των επιχειρησιακών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τον χρόνο του ελέγχου, τα εν λόγω δεδομένα διαγράφονται αυτομάτως.

2.   Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων διασφαλίζει ειδικότερα ότι διενεργείται έλεγχος της ανάγκης διατήρησης δεδομένων σε προσωρινό αρχείο εργασίας κάθε τρία έτη μετά την εισαγωγή τους. Ο εν λόγω έλεγχος πρέπει να τεκμηριώνεται δεόντως στο σύστημα, περιλαμβανομένης της αιτιολογίας σχετικής με απόφαση που έχει ληφθεί για τη συνέχιση της διατήρησης επιχειρησιακών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, και να κοινοποιείται αυτομάτως στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Τα αποτελέσματα μιας τέτοιας απόφασης, ή η έλλειψή της, εφαρμόζονται στην υπόθεση στο σύνολό της, όπως ορίζεται στο άρθρο 29 παράγραφος 2 του κανονισμού για την Eurojust.

3.   Το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων σημειώνει ιδίως τα δεδομένα που έχουν καταγραφεί για περιορισμένο χρονικό διάστημα σύμφωνα με το άρθρο 27 παράγραφος 3, καθώς και τα δεδομένα που αναφέρονται στο άρθρο 27 παράγραφος 4 του κανονισμού για τη Eurojust. Εάν τα επιχειρησιακά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρονται στο άρθρο 27 παράγραφος 4 διατηρούνται για περίοδο που υπερβαίνει τα πέντε έτη, το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων θα εμφανίζει ειδοποίηση για να εξασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες αυτές παρέχονται αυτόματα στον ΕΕΠΔ.

4.   Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όταν ένα εθνικό μέλος θεωρεί ότι επιχειρησιακά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εξακολουθούν να είναι αναγκαία για λόγους αρχειοθέτησης που άπτονται του δημόσιου συμφέροντος ή για στατιστικούς λόγους, όπως αναφέρεται στο άρθρο 29 παράγραφος 7 στοιχείο ε) του κανονισμού για την Eurojust, το συλλογικό όργανο αποφασίζει, αφού ακούσει τη γνώμη του υπευθύνου προστασίας δεδομένων, σχετικά με την αναγκαιότητα διατήρησης των δεδομένων, στη συγκεκριμένη περίπτωση, για τον συγκεκριμένο σκοπό. Ο ΕΕΠΔ ενημερώνεται όταν γίνεται χρήση αυτής της διαδικασίας.

1.   Τα αιτήματα για την άσκηση των δικαιωμάτων απευθύνονται απευθείας στον διοικητικό διευθυντή της Eurojust ή στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Σε κάθε περίπτωση, παρέχεται στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων αντίγραφο του αιτήματος προς καταχώρισή του.

2.   Εάν είναι αναγκαίο, ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων επικουρεί το υποκείμενο των δεδομένων και καθιστά διαθέσιμα ειδικά έντυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τα άτομα για την υποβολή των αιτημάτων τους.

3.   Ο διοικητικός διευθυντής λαμβάνει απόφαση σχετικά με τη συγκεκριμένη περίπτωση, βάσει των πληροφοριών που παρέχει η διοικητική οντότητα η οποία εμπλέκεται άμεσα στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και της συμβουλής του υπευθύνου προστασίας δεδομένων.

4.   Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων κοινοποιεί την απόφαση που λαμβάνει ο διοικητικός διευθυντής στο υποκείμενο των δεδομένων και το ενημερώνει για τη δυνατότητα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ, σε περίπτωση που δεν το ικανοποιεί η απόφαση της Eurojust.

5.   Το αίτημα εξετάζεται πλήρως εντός ενός μηνός από την ημερομηνία παραλαβής του. Η εν λόγω προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες, εφόσον απαιτείται, λαμβανομένων υπόψη του αριθμού και της πολυπλοκότητας των αιτημάτων. Ο διοικητικός διευθυντής ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων για την εν λόγω παράταση εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος, καθώς και για τους λόγους της καθυστέρησης. Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ, εάν η Eurojust δεν έχει εκδώσει απόφαση βάσει αιτήματός του εντός της εν λόγω προθεσμίας.

1.   Για κάθε επιμέρους επεξεργασία διοικητικών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που πραγματοποιείται στη Eurojust, υπό το πρίσμα του καθορισμένου σκοπού της και σε πλήρη συμμόρφωση με το άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο δ) και το άρθρο 31 παράγραφος 1 στοιχείο στ) του κανονισμού 2018/1725, τάσσεται σαφής και καθορισμένη προθεσμία για τη διατήρηση, προκειμένου να διασφαλίζεται ότι τα δεδομένα τηρούνται μόνο για χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει το αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία τα διοικητικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Η προθεσμία αυτή καθορίζεται για κάθε κατηγορία δεδομένων που υποβάλλεται σε επεξεργασία και καταγράφεται στο αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας.

2.   Η Eurojust τηρεί τα διοικητικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με την παράγραφο 1, για όσο διάστημα είναι αναγκαίο και σε κάθε περίπτωση όχι περισσότερο από τα διαστήματα που αναφέρονται για κάθε κατηγορία δραστηριοτήτων επεξεργασίας στον πίνακα που επισυνάπτεται ως παράρτημα στον παρόντα κανονισμό.

3.   Το εκτελεστικό συμβούλιο, κατόπιν πρότασης του διοικητικού διευθυντή, μπορεί να καθορίζει συντομότερες περιόδους διατήρησης από αυτές που περιλαμβάνονται στο παράρτημα του παρόντος κανονισμού.

1.   Ο παρών κανονισμός επανεξετάζεται τακτικά για να αξιολογηθεί κατά πόσον είναι απαραίτητη η τροποποίηση του. Κάθε τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού ακολουθεί την ίδια διαδικασία που προβλέπεται στον κανονισμό για τη Eurojust για την έγκρισή του.

2.   Ο ΕΕΠΔ θέτει υπόψη του συλλογικού οργάνου κάθε πρόταση ή σύσταση σχετικά με τροποποιήσεις του εσωτερικού κανονισμού.