ΨΉΦΙΣΜΑ (ΕΕ) 2018/1410 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΫ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΊΟΥ

της 18ης Απριλίου 2018

με τις παρατηρήσεις που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της απόφασης σχετικά με την απαλλαγή όσον αφορά την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης για το οικονομικό έτος 2016

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ,

—	έχοντας υπόψη την απόφασή του σχετικά με την απαλλαγή όσον αφορά την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης για το οικονομικό έτος 2016,

—	έχοντας υπόψη το άρθρο 94 και το παράρτημα IV του Κανονισμού του,

—	έχοντας υπόψη την έκθεση της Επιτροπής Ελέγχου του Προϋπολογισμού και τη γνωμοδότηση της Επιτροπής Πολιτικών Ελευθεριών, Δικαιοσύνης και Εσωτερικών Υποθέσεων (A8-0111/2018),

λαμβάνοντας υπόψη ότι, στο πλαίσιο της διαδικασίας απαλλαγής, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή τονίζει την ιδιαίτερη σημασία που έχει η περαιτέρω ενίσχυση της δημοκρατικής νομιμοποίησης των θεσμικών οργάνων της Ένωσης μέσω της ενίσχυσης της διαφάνειας και της λογοδοσίας και με την εφαρμογή της προσέγγισης της κατάρτισης του προϋπολογισμού βάσει επιδόσεων και της χρηστής διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων·

λαμβάνοντας υπόψη ότι, σύμφωνα με τις καταστάσεις εσόδων και δαπανών του (1), ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης («ο Οργανισμός») είχε για το οικονομικό έτος 2016 οριστικό προϋπολογισμό 82 267 949 EUR, που αντιπροσωπεύει αύξηση κατά 21,77 % σε σύγκριση με το 2015, λόγω της νέας διαδικασίας για το Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις και το σύστημα βιομετρικής αντιστοιχίας· λαμβάνοντας υπόψη ότι ο προϋπολογισμός του Οργανισμού προέρχεται κυρίως από τον προϋπολογισμό της Ένωσης·

Γ.

λαμβάνοντας υπόψη ότι, στην έκθεσή του για τους ετήσιους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης για το οικονομικό έτος 2016 («έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου»), το Ελεγκτικό Συνέδριο δήλωσε πως αποκόμισε εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί του Οργανισμού είναι αξιόπιστοι και ότι οι πράξεις στις οποίες βασίζονται είναι νόμιμες και κανονικές·

Συνέχεια που δόθηκε για τις απαλλαγές για το 2013 και το 2015

επισημαίνει με ανησυχία τον αριθμό των εκκρεμοτήτων και των εν εξελίξει διορθωτικών μέτρων σε συνέχεια των παρατηρήσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου το 2013 και το 2015 σχετικά με μια σύμβαση-πλαίσιο για τις συμβάσεις υπηρεσιών και με τη σχέση μεταξύ του Οργανισμού και των συνδεδεμένων χωρών Σένγκεν· καλεί τον Οργανισμό να λάβει διορθωτικά μέτρα χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση·

Σχόλια σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων

καταδικάζει το γεγονός ότι ο Οργανισμός παρέλαβε και αποδέχθηκε προμήθειες αξίας 2 800 000 EUR χωρίς να έχουν προηγηθεί οι σχετικές δημοσιονομικές και νομικές δεσμεύσεις (συμβάσεις)· επισημαίνει ότι οι νομικές δεσμεύσεις ανελήφθησαν με αναδρομική ισχύ, προκειμένου οι αγορές να περιβληθούν τον νόμιμο τύπο· επισημαίνει ακόμα ότι, σύμφωνα με τον Οργανισμό, οι αγορές έγιναν με αυτόν τον τρόπο για την αντιμετώπιση επειγουσών επιχειρησιακών απαιτήσεων και, επίσης, ως απόκριση στις ταχέως αυξανόμενες ανάγκες αποθήκευσης των κρατών μελών· καλεί τον Οργανισμό να βελτιώσει σημαντικά τον σχεδιασμό και την εκτέλεση του προϋπολογισμού του· θεωρεί ότι η αύξηση των αναγκών αποθήκευσης των κρατών μελών ήταν αναμενόμενη από τον Οργανισμό· θεωρεί ότι οι κανόνες της Ένωσης για τις συμβάσεις προβλέπουν επείγουσα διαδικασία και, συνεπώς, η αναδρομική υπογραφή συμβάσεων για επείγουσα αγορά δεν είναι σύμφωνη με το δίκαιο της Ένωσης·

Δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση

επισημαίνει ότι οι προσπάθειες παρακολούθησης του προϋπολογισμού κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους 2016 είχαν ως αποτέλεσμα το ποσοστό εκτέλεσης του προϋπολογισμού να ανέλθει στο 97,9 %, και ότι το ποσοστό εκτέλεσης των πιστώσεων πληρωμών ήταν 97,6 %·

επισημαίνει ότι, τον Ιούνιο του 2015, ο Οργανισμός υπέγραψε κατασκευαστική σύμβαση για τις εγκαταστάσεις του στο Στρασβούργο, ύψους 21 500 000 EUR· επισημαίνει ακόμα, ότι συμφωνήθηκε ως κύρια μέθοδος εξόφλησης η καταβολή τμηματικών πληρωμών· επισημαίνει με ανησυχία ότι ο Οργανισμός τροποποίησε την σύμβαση τον Ιούλιο του 2015, προκειμένου η χορήγηση προκαταβολών να καταστεί η προκαθορισμένη μέθοδος και να αυξηθεί η απορρόφηση του προϋπολογισμού· εκφράζει βαθιά ανησυχία για το γεγονός ότι, έως τον Νοέμβριο του 2016, ο Οργανισμός είχε καταβάλει το πλήρες ποσό της σύμβασης, μολονότι είχε ολοκληρωθεί λιγότερο από το ήμισυ των εργασιών· σημειώνει ότι, σύμφωνα με την απάντηση του Οργανισμού, οι πληρωμές προχρηματοδότησης συνδέονταν με αντίστοιχη οικονομική εγγύηση και εγγύηση καλής εκτέλεσης 5 %· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την εκτέλεση της συγκεκριμένης σύμβασης·

Αναλήψεις υποχρεώσεων και μεταφορές πιστώσεων από έτος σε έτος

επισημαίνει ότι, σύμφωνα με την έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το ύψος των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν στο επόμενο οικονομικό έτος στο πλαίσιο του τίτλου II (διοικητικές δαπάνες) είναι μεγάλο, 5 000 000 EUR, ήτοι 63 % των ανειλημμένων πιστώσεων (σε σύγκριση με το 2015 που ήταν 9 000 000 EUR, ήτοι 50 %)· υπενθυμίζει ότι οι μεταφορές αφορούν κατά κύριο λόγο τη συντήρηση κτιρίων και υπηρεσίες συμβούλευσης που πρόκειται να παρασχεθούν εντός του 2017·

επισημαίνει ότι, σύμφωνα με την απάντηση του Οργανισμού, οι μεταφορές πιστώσεων για τον Τίτλο I και τον Τίτλο II αναθεωρούνται διαρκώς και προγραμματίζονται με στόχο τη μείωσή τους με την πάροδο του χρόνου στο απολύτως αναγκαίο ελάχιστο όριο, και ότι από τα 19,5 εκατομμύρια EUR των μη διαχωριζόμενων πιστώσεων, που μεταφέρθηκαν στο 2016, ακυρώθηκαν μόνο 474 000 EUR, ποσό που αντιπροσωπεύει το 2,42 %·

επισημαίνει ότι οι μεταφορές μπορεί συχνά να δικαιολογούνται, εν μέρει ή πλήρως, από τον πολυετή χαρακτήρα των επιχειρησιακών προγραμμάτων των οργανισμών και δεν αποτελούν κατ’ ανάγκη ένδειξη αδυναμιών στον σχεδιασμό και στην εκτέλεση του προϋπολογισμού ούτε αντιβαίνουν πάντα στην αρχή της ετήσιας διάρκειας του προϋπολογισμού, ιδίως αν έχουν προγραμματιστεί εκ των προτέρων από τον Οργανισμό και έχουν κοινοποιηθεί στο Ελεγκτικό Συνέδριο·

Πολιτική για τη σύναψη συμβάσεων και το προσωπικό

επισημαίνει με ανησυχία ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο εντόπισε συμβάσεις στις οποίες ο Οργανισμός δεν επιδίωξε την οικονομικότερη λύση δεδομένου ότι δεν έλεγξε αν ο ανάδοχος είχε βρει την καλύτερη τιμή· καλεί τον Οργανισμό να λαμβάνει σοβαρά υπόψη την αρχή της οικονομικότητας και τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας και να λάβει όλα τα σχετικά μέτρα, προκειμένου να αποφευχθούν παρόμοιες καταστάσεις στο μέλλον·

επισημαίνει ότι, τον Μάιο του 2016, ο Οργανισμός υπέγραψε σύμβαση-πλαίσιο αξίας 194 000 000 EUR με μια κοινοπραξία, για την περαιτέρω ανάπτυξη και συντήρηση του Συστήματος Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) και του συστήματος βιομετρικής αντιστοιχίας (BMS) για μέγιστη διάρκεια έξι ετών· επισημαίνει ότι η σύμβαση ανατέθηκε μέσω διαδικασίας σύναψης δημόσιων συμβάσεων· επισημαίνει επίσης ότι μία από τις βασικές προϋποθέσεις που έπρεπε να πληρούν οι προσφέροντες προκειμένου να γίνει δεκτή η προσφορά τους ήταν να έχουν εμπορική πρόσβαση στην τεχνολογία BMS· εκφράζει την ανησυχία του όσον αφορά τον δυνητικό κίνδυνο για την ανταγωνιστικότητα της διαδικασίας· σημειώνει ότι, σύμφωνα με την απάντηση του Οργανισμού, για την απόκτηση των οριστικών αδειών τέθηκε ως όρος η επακόλουθη συντήρησή τους, και τούτο είχε ως αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση πόρων μακροπρόθεσμα, η οποία εκτιμάται σε 402 243,22 EUR για περίοδο τεσσάρων ετών· σημειώνει ότι το άρθρο I.19.1 των ειδικών όρων της σύμβασης-πλαίσιο προβλέπει την έννοια του «πλέον ευνοούμενου πελάτη», προστατεύοντας περαιτέρω τα οικονομικά συμφέροντα του Οργανισμού όταν προμηθεύεται υλικό ή λογισμικό από τον ανάδοχο·

10.

διαπιστώνει ότι, με βάση το οργανόγραμμα του Οργανισμού, στις 31 Δεκεμβρίου 2016 είχαν πληρωθεί 114 θέσεις (από τις 118 θέσεις που έχουν εγκριθεί στον προϋπολογισμό της Ένωσης), έναντι 117 το 2015· επισημαίνει ότι, επιπλέον, ο Οργανισμός απασχολούσε 26 συμβασιούχους υπαλλήλους, 47 έκτακτους υπαλλήλους και 6 αποσπασμένους εθνικούς εμπειρογνώμονες·

11.

παρατηρεί με ανησυχία ότι ο αυξανόμενος επιχειρησιακός κίνδυνος που αντιμετωπίζουν οι δραστηριότητες του Οργανισμού σχετίζεται με την υποστελέχωση του Οργανισμού, δεδομένου ότι ενώ τα καθήκοντα που του ανατίθενται αυξάνονται συνεχώς, τα επίπεδα στελέχωσής του έχουν μειωθεί ως αποτέλεσμα της απαίτησης για μείωση του προσωπικού κατά 5 %· παρατηρεί ότι υπάρχουν ορισμένα καθήκοντα στον Οργανισμό τα οποία είτε εκτελούνται από ανεπαρκή αριθμό υπαλλήλων είτε δεν χαρακτηρίζονται από επιχειρηματική συνέχεια (μόνο ένα μέλος του προσωπικού εκτελεί τα καθήκοντα και διαθέτει την τεχνογνωσία για τις σχετικές δραστηριότητες)· σημειώνει με ανησυχία ότι η μείωση του προσωπικού και η εξωτερική ανάθεση εργασιών αυξάνουν τον κίνδυνο «μεταπήδησης στον ιδιωτικό τομέα» και διαρροών πληροφοριών· σημειώνει με ικανοποίηση ότι ο Οργανισμός έχει δημοσιεύσει τις γενικές αρχές σχετικά με τις υποχρεώσεις μετά την αποχώρηση από την υπηρεσία στο πλαίσιο του κώδικα δεοντολογίας του·

12.

διαπιστώνει ότι ο Οργανισμός εξαρτάται διαρκώς περισσότερο από εξωτερικούς συνεργάτες, οι οποίοι συχνά στοιχίζουν ακριβότερα από το εσωτερικό προσωπικό και μπορεί να παρουσιάζουν εγγενείς κινδύνους όσον αφορά τη διατήρηση των γνώσεων και των ικανοτήτων του Οργανισμού και τη βιωσιμότητα των δραστηριοτήτων του·

13.

επικροτεί την πολιτική του Οργανισμού για τη διατήρηση του προσωπικού που εφαρμόζεται από το διοικητικό συμβούλιο, η οποία προβλέπει τη δυνατότητα προσφοράς σύμβασης αορίστου χρόνου σε συμβασιούχους υπαλλήλους στο τέλος της πρώτης τους σύμβασης και επιτρέπει τη διατήρηση βασικών γνώσεων και εμπειρογνωσίας μέσα στον Οργανισμό·

14.

επισημαίνει με ανησυχία την έλλειψη ισόρροπης εκπροσώπησης των φύλων στις θέσεις που είχαν πληρωθεί έως τις 31 Δεκεμβρίου 2016, δεδομένου ότι η αναλογία ήταν 28 % γυναίκες προς 72 % άνδρες· εκφράζει τη λύπη του για το γεγονός ότι το διοικητικό συμβούλιο εμφανίζει ακόμη μεγαλύτερη ανισορροπία με αναλογία 11 % γυναίκες προς 89 % άνδρες· καλεί τον Οργανισμό να δώσει μεγαλύτερη προσοχή στην ισόρροπη εκπροσώπηση των φύλων στο προσωπικό του·

15.

θεωρεί λυπηρό το γεγονός ότι δεν έχουν ληφθεί μέτρα για τη μη ισόρροπη εκπροσώπηση των φύλων στη σύνθεση των μελών του διοικητικού συμβουλίου του Οργανισμού· καλεί τα κράτη μέλη να διασφαλίζουν την ισόρροπη εκπροσώπηση των φύλων κατά τον διορισμό των τακτικών και αναπληρωματικών μελών τους στο διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού· καλεί τον Οργανισμό να υπενθυμίζει προορατικά στα κράτη μέλη τη σημασία της ισόρροπης εκπροσώπησης των φύλων·

16.

σημειώνει με ικανοποίηση το γεγονός ότι ο Οργανισμός δεν έλαβε καταγγελίες, δεν δέχθηκε μηνύσεις, ούτε ανέφερε υποθέσεις που συνδέονται με την πρόσληψη ή απόλυση προσωπικού το 2016·

17.

διαπιστώνει ότι το 2016 ο μέσος όρος απουσίας των υπαλλήλων του Οργανισμού λόγω αναρρωτικής άδειας ήταν 10,7 ημέρες ανά υπάλληλο· επισημαίνει ότι, σύμφωνα με τις απαντήσεις του Οργανισμού, το 2016 αφιερώθηκαν σε δραστηριότητες ευεξίας δύο με τρεις ημέρες ανά μέλος του προσωπικού· επισημαίνει ότι ο Οργανισμός διοργάνωσε διάφορες δραστηριότητες ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος αφιερώνοντας περισσότερες ημέρες στο επιχειρησιακό προσωπικό και λιγότερες στο διοικητικό προσωπικό· καλεί τον Οργανισμό να συμβουλευτεί την ιατρική υπηρεσία σχετικά με τρόπους που θα μπορούσαν να μειώσουν τις απουσίες από την εργασία λόγω αναρρωτικής άδειας·

18.

επισημαίνει ότι το 2015 ο Οργανισμός καθιέρωσε πολιτική για την προστασία της προσωπικής αξιοπρέπειας και την καταπολέμηση της ηθικής και της σεξουαλικής παρενόχλησης, και ότι στο πρόγραμμα ένταξης των νέων υπαλλήλων περιλήφθηκαν πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες εφαρμογής της· σημειώνει ότι η μονάδα ανθρωπίνων πόρων και κατάρτισης του Οργανισμού παρέχει στους υπαλλήλους απαντήσεις και πληροφορίες σχετικά με το θέμα· επισημαίνει ότι το 2016 υποβλήθηκαν δύο καταγγελίες, οι οποίες διερευνήθηκαν και έκλεισαν με την έκδοση συστάσεων, και καμιά υπόθεση δεν έφτασε στο δικαστήριο·

19.

σημειώνει ότι ο Οργανισμός δεν διαθέτει υπηρεσιακά οχήματα·

Πρόληψη και διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων, διαφάνεια και δημοκρατία

20.

επισημαίνει ότι, στις 23 Μαΐου 2016, το διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού ενέκρινε τις κατευθυντήριες γραμμές του για την καταγγελία δυσλειτουργιών και ότι η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) εξέδωσε θετική γνώμη επί του κειμένου· σημειώνει, ωστόσο, ότι η Γενική Διεύθυνση Ανθρώπινων Πόρων της Επιτροπής δεν ήταν υπέρ και πληροφόρησε τον Οργανισμό ότι η Επιτροπή επεξεργάζεται νέες κατευθυντήριες γραμμές· σημειώνει με ικανοποίηση ότι στο μεταξύ ο Οργανισμός έχει δημοσιεύσει τις γενικές αρχές σχετικά με την καταγγελία δυσλειτουργιών που περιλαμβάνονται στον κώδικα δεοντολογίας ο οποίος είναι αναρτημένος στον ιστότοπό του· επαναλαμβάνει ότι η διαφάνεια είναι βασικό στοιχείο για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας σχέσης εμπιστοσύνης μεταξύ των πολιτών, της Ένωσης και των θεσμικών οργάνων της·

21.

σημειώνει ότι όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου υποχρεούνται να καταθέτουν κατ' έτος γραπτή δημόσια δήλωση συμφερόντων, η οποία δημοσιεύεται στον ιστότοπο του Οργανισμού· επισημαίνει ότι τα βιογραφικά σημειώματα του εκτελεστικού διευθυντή και του προέδρου του διοικητικού συμβουλίου επίσης δημοσιεύονται και επικαιροποιούνται· σημειώνει ότι ο Οργανισμός επεξεργάζεται νέους κανόνες για την πρόληψη και τη διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων· εκφράζει τη δυσαρέσκειά του για το γεγονός ότι τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και της συμβουλευτικής ομάδας δημοσίευσαν «δηλώσεις απουσίας σύγκρουσης συμφερόντων» και όχι δηλώσεις συμφερόντων, αφού δεν εναπόκειται στα μέλη να δηλώνουν τα ίδια την απουσία σύγκρουσης συμφερόντων, αλλά θα πρέπει να γίνεται ανεξάρτητη επαλήθευση των δηλώσεων συμφερόντων από τρίτα μέρη· καλεί τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και της συμβουλευτικής ομάδας να δημοσιοποιήσουν τις δηλώσεις συμφερόντων, στις οποίες θα αναφέρουν τη συμμετοχή τους σε οποιονδήποτε άλλο οργανισμό· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με το θέμα αυτό έως το τέλος Ιουλίου του 2018·

22.

παρατηρεί ότι η πρώτη ετήσια έκθεση παρακολούθησης σχετικά με την εφαρμογή της στρατηγικής του Οργανισμού για την καταπολέμηση της απάτης (Απρίλιος 2016) κατέδειξε χαμηλό επίπεδο εφαρμογής κοντά στο 60 %, ενώ από την επόμενη έκθεση παρακολούθησης (Νοέμβριος 2017) προέκυψε επίπεδο ποσοτικής εφαρμογής τουλάχιστον 80 %· επισημαίνει την πρόοδο που έχει σημειωθεί στο ζήτημα αυτό· καλεί τον Οργανισμό να μεριμνήσει για τη διαρκή βελτίωση της εφαρμογής της στρατηγικής του για την καταπολέμηση της απάτης·

23.

σημειώνει με ικανοποίηση ότι ο Οργανισμός ετοιμάζει μια αναθεώρηση της στρατηγικής του για την καταπολέμηση της απάτης· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την έγκριση και την εφαρμογή των νέων κανόνων του·

24.

επισημαίνει ότι ο Οργανισμός έχει ενημερώσει το Κοινοβούλιο πως δεν έχει επαφές με εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων·

25.

σημειώνει ότι το 2016 ο Οργανισμός έλαβε 11 αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα και ότι χορήγησε πλήρη πρόσβαση σε εννέα περιπτώσεις, ενώ για δύο αιτήματα η πρόσβαση δεν επιτράπηκε για λόγους προστασίας εμπορικών συμφερόντων και για την προστασία των σκοπών των επιθεωρήσεων, των ερευνών και των λογιστικών ελέγχων· αναμένει από τον Οργανισμό, όταν αποφασίζει τον περιορισμό της πρόσβασης σε έγγραφα για την προστασία εμπορικών συμφερόντων, να λαμβάνει επίσης υπόψη με σοβαρότητα τα συμφέροντα των πολιτών και τη δέσμευση της Ένωσης για μεγαλύτερη διαφάνεια, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη όλους τους σχετικούς κανόνες και κανονισμούς·

26.

σημειώνει ότι σε μία από τις περιπτώσεις στις οποίες η αίτηση για πρόσβαση σε έγγραφα απορρίφθηκε, η υπόθεση παραπέμφθηκε περαιτέρω στην Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια, που διεξήγαγε έρευνα μεταξύ του τέλους του 2016 και των αρχών του 2017 και έκλεισε την υπόθεση τον Μάρτιο του 2017 με έκθεση υπογεγραμμένη στις 3 Μαρτίου 2017· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την απόφαση της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας και την περαιτέρω διαδικασία, αν υπήρξε·

Κύρια επιτεύγματα

27.

χαιρετίζει τα τρία σημαντικότερα επιτεύγματα που επισημαίνει ο Οργανισμός για το 2016, δηλαδή ότι:

—	εφάρμοσε εταιρικό σύστημα διαχείρισης της ποιότητας·

—	εξασφάλισε σταθερή και συνεχή λειτουργία των συστημάτων που του ανατέθηκαν και ταυτοχρόνως παρείχε ευρεία υποστήριξη στην Επιτροπή, στην ανάπτυξη ορισμένων βασικών νομοθετικών προτάσεων·

—

διαδραμάτισε βασικό ρόλο σε όλες τις εξελίξεις που αφορούν τη διαλειτουργικότητα μεταξύ συστημάτων ΤΠ στον τομέα της δικαιοσύνης και των εσωτερικών υποθέσεων, και είχε σημαντική συμβολή για την υποστήριξη και τη διευκόλυνση του έργου της ομάδας εμπειρογνωμόνων υψηλού επιπέδου για τα συστήματα πληροφοριών και τη διαλειτουργικότητα υπό την καθοδήγηση της Επιτροπής·

28.

επισημαίνει ότι σύμφωνα με την έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου η εξωτερική αξιολόγηση του Οργανισμού πραγματοποιήθηκε για λογαριασμό της Επιτροπής μεταξύ Μαρτίου 2015 και Δεκεμβρίου 2015, και τα αποτελέσματα παρουσιάστηκαν τον Μάρτιο του 2016· επισημαίνει ότι από την αξιολόγηση προέκυψε πως ο Οργανισμός συμβάλλει στη λειτουργική διαχείριση συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας στον χώρο ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης και εκπληρώνει τα καθήκοντά του αποτελεσματικά· επισημαίνει, ακόμα, ότι για την περαιτέρω βελτίωση της λειτουργικής διαχείρισης, οι αξιολογητές διατύπωσαν 64 συστάσεις, εκ των οποίων επτά θεωρούνται κρίσιμης σημασίας και άλλες 11 πολύ σημαντικές· εκφράζει την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι ο Οργανισμός κατήρτισε σχέδιο για την υλοποίηση των συστάσεων, το οποίο είναι υπό εκτέλεση· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την εκτέλεση του σχεδίου αυτού·

29.

επικροτεί τη διαρκή συνεργασία του Οργανισμού με τους άλλους οργανισμούς του τομέα δικαιοσύνης και εσωτερικών υποθέσεων· σημειώνει ότι σύμφωνα με την ετήσια έκθεση του δικτύου των οργανισμών, το 2016, ο Οργανισμός συμμετείχε σε μεγαλύτερο αριθμό κοινών δραστηριοτήτων με άλλους οργανισμούς από ό,τι σε οποιοδήποτε προηγούμενο έτος·

30.

διαπιστώνει ότι το 2016 ήταν το πιο έντονο και απαιτητικό έτος για τον Οργανισμό από την ίδρυσή του, και ότι ο Οργανισμός είχε ωστόσο καλές επιδόσεις και εκτέλεσε το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας του στο ακέραιο, πραγματοποιώντας σχεδόν όλες τις δραστηριότητές του όπως είχε προγραμματιστεί και επιτυγχάνοντας τους επιχειρησιακούς στόχους του· σημειώνει, επιπλέον, ότι κατά τη διάρκεια του έτους αναλήφθηκαν ορισμένα πρόσθετα καθήκοντα·

Εσωτερικός λογιστικός έλεγχος

31.

επισημαίνει ότι σύμφωνα με την έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η Υπηρεσία Εσωτερικού Λογιστικού Ελέγχου (IAS) συμπέρανε, στην έκθεση ελέγχου της τον Ιούλιο του 2016, ότι με τον συνολικό σχεδιασμό και την πρακτική εφαρμογή των διαδικασιών διασφαλίζεται ότι ο Οργανισμός διαχειρίζεται το Σύστημα Πληροφοριών Σέγκεν ΙΙ, το Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις και το Ευρωπαϊκό Σύστημα Δακτυλοσκόπησης κατά τρόπο που επιτρέπει την αδιάλειπτη και απρόσκοπτη ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των εθνικών αρχών που τα χρησιμοποιούν· εκφράζει επίσης την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι, σύμφωνα με την εξωτερική αξιολόγηση που διενεργήθηκε για λογαριασμό της Επιτροπής, ο Οργανισμός λειτουργεί και εκτελεί τα καθήκοντά του με αποτελεσματικό τρόπο· επισημαίνει ακόμα ότι η IAS θεώρησε πως υπάρχει περιθώριο για βελτίωση της αποδοτικότητας των διαδικασιών σε ό,τι αφορά τη διαχείριση της ρύθμισης παραμέτρων και των αλλαγών, τη διαχείριση των νέων εκδόσεων και των δοκιμών, τη διαχείριση προβλημάτων, καθώς και τη διαχείριση υπηρεσιών και περιστατικών· σημειώνει ότι ο Οργανισμός και η IAS συμφώνησαν σε ένα σχέδιο για τη λήψη διορθωτικών μέτρων· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την εκτέλεση του σχεδίου αυτού·

32.

παρατηρεί ότι η IAS διενήργησε δύο ελέγχους αξιοπιστίας το 2016: έναν έλεγχο των επιχειρήσεων ΤΠ και έναν σχετικά με τον σχεδιασμό και την κατανομή του προσωπικού, την αξιολόγηση των επιδόσεων, τις προαγωγές και την κατάρτιση· σημειώνει ότι η IAS κατέληξε στο συμπέρασμα πως εξακολουθούν να υπάρχουν αδυναμίες όσον αφορά τη διαδικασία του Οργανισμού για τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων, και ιδίως στοιχεία που δεν είναι απολύτως σύμφωνα με τις διαδικαστικές πτυχές των κανόνων εφαρμογής και τις εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές του Οργανισμού· σημειώνει ότι έχει καταρτιστεί σχέδιο δράσης για την αντιμετώπιση όλων των πορισμάτων· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την εκτέλεση του εν λόγω σχεδίου δράσης·

33.

παρατηρεί ότι το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου (IAC) διενήργησε τρεις ελέγχους αξιοπιστίας:

—	έναν έλεγχο του σχεδιασμού του συστήματος εσωτερικού ελέγχου για τη συμφωνία ανάθεσης σχετικά με τα έξυπνα σύνορα, όπου το IAC έκρινε πως στις 23 Μαΐου 2016 ο σχεδιασμός του συστήματος εσωτερικού ελέγχου που καταρτίστηκε από τον Οργανισμό ήταν επαρκής·

—

έναν έλεγχο σχετικά με το έργο ανακατασκευής στο Στρασβούργο, όπου το IAC δεν ήταν σε θέση να παράσχει εύλογη βεβαιότητα ως προς την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα του συστήματος εσωτερικού ελέγχου που έχει τεθεί σε εφαρμογή για το σχέδιο, ελλείψει των αναγκαίων εγγράφων σχετικά με τα έργα, και εξέφρασε την ανησυχία του για την οργάνωση της διαχείρισης έργων και συμβάσεων· σημειώνει ότι έχει καταρτιστεί σχέδιο δράσης για την αντιμετώπιση όλων των πορισμάτων· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την εκτέλεση του εν λόγω σχεδίου δράσης·

—

μια τελική έκθεση ελέγχου σχετικά με τη διαχείριση έργων ΤΠ, όπου το IAC θεώρησε ότι η διαδικασία διαχείρισης έργου έχει άμεση ανάγκη αναθεώρησης και βελτίωσης· σημειώνει ότι έχει καταρτιστεί σχέδιο δράσης· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την εκτέλεση του εν λόγω σχεδίου δράσης·

34.

επισημαίνει ότι, στις 31 Δεκεμβρίου 2016, ο Οργανισμός είχε 22 ανοικτές συστάσεις ελέγχου οι οποίες είχαν χαρακτηριστεί «πολύ σημαντικές», συμπεριλαμβανομένων 10 συστάσεων ελέγχου που εκδόθηκαν πρόσφατα· επισημαίνει ότι δεν εκκρεμεί καμία «κρίσιμης σημασίας» σύσταση· καλεί τον Οργανισμό να υποβάλει έκθεση στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με την υλοποίηση των εν λόγω συστάσεων ελέγχου·

Λοιπά σχόλια

35.

επισημαίνει ότι η συμφωνία με τη Γαλλία, το κράτος μέλος υποδοχής, σχετικά με τις τεχνικές εγκαταστάσεις τέθηκε σε ισχύ στις 28 Αυγούστου 2016·

36.

επισημαίνει με ικανοποίηση ότι, για να εξασφαλίσει έναν χώρο εργασίας οικονομικά αποδοτικό και φιλικό προς το περιβάλλον, ο Οργανισμός περιέλαβε κριτήρια περιβαλλοντικών και κλιματικών επιδόσεων στις τεχνικές προδιαγραφές των προσκλήσεών του, και στα κτίρια που διαχειρίζεται άμεσα εφαρμόζονται κανόνες ενεργειακής απόδοσης·

37.

επισημαίνει με ικανοποίηση ότι, προκειμένου να εξασφαλιστούν περαιτέρω μειώσεις ή αντισταθμίσεις των εκπομπών CO2, ο Οργανισμός θέτει ως στόχο στις πολιτικές διαχείρισης μετακινήσεών του τον περιορισμό των αεροπορικών μετακινήσεων στις εντελώς αναγκαίες, με την χρήση σε μεγάλο βαθμό του μέσου της βιντεοσύσκεψης μεταξύ των δύο κύριων τόπων εργασίας του·

38.

επισημαίνει ότι δεν έχει επιτευχθεί το επίπεδο ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ του Οργανισμού και της Επιτροπής που θα επέτρεπε τη διεξοδική προετοιμασία για τις δραστηριότητες μετά το Brexit, δεδομένου ότι χρειάζεται να αποσαφηνιστούν περαιτέρω ορισμένες νομικές πτυχές, όπως η πρόσβαση στα συστήματα που διαχειρίζεται ο Οργανισμός και η χρήση των εισαγόμενων δεδομένων από το Ηνωμένο Βασίλειο μετά το Brexit· καλεί την Επιτροπή να βοηθήσει τον Οργανισμό να βρει λύσεις το συντομότερο, όταν προκύψουν επαρκείς πληροφορίες από τη διαδικασία διαπραγμάτευσης με το Ηνωμένο Βασίλειο·

39.

εκφράζει την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι ο Οργανισμός εξασφάλισε τη σταθερή και συνεχή λειτουργία των συστημάτων που του ανατέθηκαν και πρόσφερε ευρεία υποστήριξη στην Επιτροπή στην ανάπτυξη ορισμένων βασικών νομοθετικών προτάσεων [Σύστημα εισόδου/εξόδου (EES), Σύστημα πληροφοριών και άδειας ταξιδίου της ΕΕ (ETIAS), Ευρωπαϊκό Σύστημα Πληροφοριών Ποινικού Μητρώου (ECRIS TCN), αναδιατύπωση του Ευρωπαϊκού Συστήματος Δακτυλοσκόπησης (Eurodac) και αναδιατύπωση του Συστήματος Πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II)]·

40.

παραπέμπει, όσον αφορά τις άλλες παρατηρήσεις οριζόντιου χαρακτήρα που συνοδεύουν την απόφαση απαλλαγής, στο ψήφισμά του της 18ης Απριλίου 2018 (2) σχετικά με τις επιδόσεις, τη χρηματοοικονομική διαχείριση και τον έλεγχο των οργανισμών.

(1) ΕΕ C 113 της 30.3.2016, σ. 191.

(2) Κείμενα που εγκρίθηκαν, P8_TA(2018)0133. Βλ. σ. 393 της παρούσας Επίσημης Εφημερίδας.