1.   Η ΕΟΔ απαρτίζεται το πολύ από 15 μέλη.

2.   Τα μέλη διαθέτουν ειδικές γνώσεις όσον αφορά τα καθήκοντα που ορίζονται στο άρθρο 2.

3.   Τα μέλη είναι φυσικά πρόσωπα και διορίζονται υπό την προσωπική τους ιδιότητα.

4.   Τα μέλη ενεργούν με ανεξαρτησία και προς όφελος του δημοσίου συμφέροντος. Τα μέλη ενημερώνουν εγκαίρως την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής, στη Γενική Διεύθυνση Έρευνας και Καινοτομίας, σχετικά με οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων ενδέχεται να υπονομεύσει την ανεξαρτησία τους.

5.   Τα μέλη που δεν είναι πλέον σε θέση να συμβάλουν αποτελεσματικά στις συνεδριάσεις της ΕΟΔ, τα οποία, κατά τη γνώμη της αρμόδιας υπηρεσίας της Επιτροπής, δεν πληρούν τους όρους που προβλέπονται στο άρθρο 339 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τα οποία υποβάλλουν την παραίτησή τους, δεν καλούνται πλέον να συμμετέχουν σε συνεδριάσεις της ομάδας και είναι δυνατό να αντικατασταθούν για το υπόλοιπο της θητείας τους από πρόσωπο που διορίζεται από τον ή την Πρόεδρο της Επιτροπής από τον εφεδρικό πίνακα που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 7.

1.   Η επιλογή των μελών της ΕΟΔ διενεργείται μέσω δημόσιας πρόσκλησης για υποβολή υποψηφιοτήτων, η οποία δημοσιεύεται στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής και άλλων παρεμφερών οργάνων (στο εξής; μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων). Επιπλέον, η πρόσκληση για την υποβολή υποψηφιοτήτων μπορεί να δημοσιευθεί με άλλα μέσα, όπως, μεταξύ άλλων, σε ειδικούς ιστότοπους. Στην πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων περιγράφονται με σαφήνεια τα κριτήρια επιλογής, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνεται η απαιτούμενη εμπειρογνωσία σε σχέση με το έργο που θα επιτελεστεί. Η ελάχιστη προθεσμία για την υποβολή υποψηφιοτήτων είναι τέσσερις εβδομάδες.

2.   Τα πρόσωπα που υποβάλλουν υποψηφιότητα μέλους γνωστοποιούν οποιεσδήποτε περιστάσεις θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σύγκρουση συμφερόντων. Ειδικότερα, η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής απαιτεί από τα εν λόγω πρόσωπα να υποβάλουν δήλωση συμφερόντων (στο εξής: έντυπο ΔΣ) με βάση το πρότυπο έντυπο ΔΣ για τις ομάδες εμπειρογνωμόνων, επισυνάπτοντας στην αίτησή τους επικαιροποιημένο βιογραφικό σημείωμα (CV). Η υποβολή δεόντως συμπληρωμένου εντύπου ΔΣ είναι αναγκαία προκειμένου ο υποψήφιος να είναι επιλέξιμος για διορισμό ως μέλος υπό την προσωπική του ιδιότητα. Η εκτίμηση της σύγκρουσης συμφερόντων γίνεται σύμφωνα με τους οριζόντιους κανόνες.

3.   Τα μέλη της ΕΟΔ διορίζονται από τον ή την Πρόεδρο της Επιτροπής, βάσει πρότασης του μέλους της Επιτροπής το οποίο είναι αρμόδιο για την υπηρεσία της Επιτροπής που εξασφαλίζει τη γραμματειακή υποστήριξη της ΕΟΔ, μεταξύ ειδικών με αρμοδιότητα στους τομείς που αναφέρονται στο άρθρο 2, οι οποίοι ανταποκρίθηκαν στην πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων.

4.   Η διαδικασία επιλογής επιβλέπεται από επιτροπή επιλογής. Ειδικότερα, η επιτροπή επιλογής επικουρεί την Επιτροπή στον εντοπισμό και την επιλογή πιθανών μελών της ΕΟΔ, καθώς και στην αξιολόγηση της διαθεσιμότητας και της επιθυμίας τους να ασκήσουν τα καθήκοντα που απορρέουν από αυτήν την ιδιότητα. Η επιτροπή επιλογής απαρτίζεται από τρία μέλη, τα οποία διορίζονται από το μέλος της Επιτροπής το οποίο είναι αρμόδιο για την υπηρεσία της Επιτροπής που εξασφαλίζει τη γραμματειακή υποστήριξη της ΕΟΔ, ενώ η γραμματειακή της υποστήριξη παρέχεται από την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής. Η επιτροπή επιλογής αξιολογεί τους επιλέξιμους υποψηφίους από τον κατάλογο που υποβάλλει η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής βάσει αρχικής αξιολόγησης όλων των υποψηφιοτήτων σε σχέση με τα κριτήρια επιλογής. Η επιτροπή επιλογής υποβάλλει τη σύστασή της στο μέλος της Επιτροπής το οποίο είναι αρμόδιο για την υπηρεσία της Επιτροπής που εξασφαλίζει τη γραμματειακή υποστήριξη της ΕΟΔ.

5.   Κατά την επιλογή των μελών της ΕΟΔ, η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής αποσκοπεί στην εξασφάλιση, στο μέτρο του δυνατού, υψηλού επιπέδου εμπειρογνωσίας και πολυφωνίας, γεωγραφικής ισορροπίας και ισόρροπης εκπροσώπησης των φύλων, καθώς και των σχετικών τεχνογνωσιών και των τομέων ενδιαφέροντος, λαμβάνοντας υπόψη τα οριζόμενα στο άρθρο 2 καθήκοντα της ΕΟΔ, το είδος της απαιτούμενης εμπειρογνωσίας και την ανταπόκριση των υποψηφίων στην πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων.

6.   Η θητεία των μελών έχει διάρκεια το πολύ έως 3 έτη. Ασκούν τα καθήκοντά τους έως ότου αντικατασταθούν ή έως τη λήξη της θητείας τους. Η θητεία τους είναι ανανεώσιμη. Η συμμετοχή στην ΕΟΔ περιορίζεται σε τρεις θητείες το πολύ.

7.   Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής καταρτίζει εφεδρικό πίνακα κατάλληλων υποψηφίων, ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον διορισμό αντικαταστατών των μελών. Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής ζητεί από τους υποψηφίους τη συγκατάθεσή τους πριν συμπεριλάβει τα ονόματά τους στον εφεδρικό πίνακα.

1.   Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής, σε στενή συνεργασία με τον/την πρόεδρο της ΕΟΔ, είναι επιφορτισμένη με τον συντονισμό και την οργάνωση των εργασιών της ΕΟΔ και την εξασφάλιση της γραμματειακής υποστήριξής της.

2.   Οι υπάλληλοι των άλλων υπηρεσιών της Επιτροπής, που ενδιαφέρονται για τις σχετικές εργασίες, μπορούν να ζητούν να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της ΕΟΔ και των υποομάδων της.

3.   Το πρόγραμμα εργασίας της ΕΟΔ, περιλαμβανομένης της ανάλυσης ζητημάτων δεοντολογίας που προτείνονται με πρωτοβουλία της ΕΟΔ, εγκρίνεται από την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής. Κάθε αίτημα για δεοντολογική ανάλυση περιλαμβάνει τις παραμέτρους της ζητούμενης ανάλυσης. Η Επιτροπή, όποτε ζητεί τη συμβουλή της ΕΟΔ, ορίζει προθεσμία για την ανάλυση.

4.   Οι γνωμοδοτήσεις της ΕΟΔ περιλαμβάνουν συστάσεις. Βασίζονται σε επισκόπηση των πλέον πρόσφατων εξελίξεων στις σχετικές επιστήμες και τεχνολογίες και σε διεξοδική ανάλυση των δεοντολογικών ζητημάτων που διακυβεύονται. Οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής ενημερώνονται για τις συστάσεις που διατύπωσε η ΕΟΔ.

5.   Η ΕΟΔ λειτουργεί με συλλογικό τρόπο. Οι διαδικασίες εργασίας βασίζονται στον εσωτερικό κανονισμό και έχουν ως στόχο να εξασφαλίσουν για όλα τα μέλη τη δυνατότητα ενεργού ρόλου στις δραστηριότητες της ομάδας. Καταρχήν, η ομάδα εγκρίνει τις γνωμοδοτήσεις ή τις δηλώσεις της με συναίνεση. Σε περίπτωση ψηφοφορίας, το αποτέλεσμα αποφασίζεται με απλή πλειοψηφία των μελών. Τα μέλη που καταψήφισαν ή απείχαν έχουν το δικαίωμα να επισυνάψουν στη γνωμοδότηση ή τη δήλωση έγγραφο στο οποίο συνοψίζεται η αιτιολόγηση της θέσης τους (ως «άποψη της μειοψηφίας»), μαζί με το/τα όνομα/-τα του/των μέλους/-ών που διαφωνεί/-ούν.

6.   Κάθε γνωμοδότηση διαβιβάζεται στον ή στην Πρόεδρο της Επιτροπής ή σε εκπρόσωπο που ορίζεται από τον ή την Πρόεδρο. Κάθε γνωμοδότηση, μετά την έγκρισή της από την ΕΟΔ, δημοσιεύεται αμέσως και διατίθεται στον ιστότοπο της ΕΟΔ, ενώ διαβιβάζεται και στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο.

7.   Οι συνεδριάσεις της ΕΟΔ πραγματοποιούνται καταρχήν στα γραφεία της Επιτροπής, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις και το χρονοδιάγραμμα που ορίζει η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής. Η ΕΟΔ πραγματοποιεί τουλάχιστον έξι συνεδριάσεις κατά τη διάρκεια δωδεκάμηνης περιόδου, οι οποίες αντιστοιχούν σε τουλάχιστον 12 εργάσιμες ημέρες ετησίως. Περαιτέρω συνεδριάσεις είναι δυνατό να οργανωθούν, όταν είναι αναγκαίο, κατόπιν συμφωνίας με την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής.

8.   Για την προετοιμασία των αναλύσεων της ΕΟΔ και εντός των ορίων των διαθέσιμων πόρων, η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής δύναται να δρομολογεί την εκπόνηση μελετών, ώστε να συγκεντρώνονται όλες οι αναγκαίες επιστημονικές και τεχνικές πληροφορίες, καθώς και να συνάπτει στενούς δεσμούς με εκπροσώπους των διαφόρων φορέων δεοντολογίας στα κράτη μέλη και σε τρίτες χώρες.

9.   Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής διοργανώνει δημόσια συζήτηση στρογγυλής τραπέζης, με σκοπό την προώθηση του διαλόγου και την ενίσχυση της διαφάνειας για κάθε γνωμοδότηση της ΕΟΔ. Η ΕΟΔ συνάπτει στενούς δεσμούς με τις υπηρεσίες της Επιτροπής που είναι αρμόδιες για τα θέματα με τα οποία ασχολείται η ΕΟΔ.

10.   Εφόσον, βάσει των επιχειρησιακών περιστάσεων, απαιτείται οι συμβουλές σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα να δοθούν ταχύτερα απ’ ό,τι θα επέτρεπε η έκδοση γνωμοδότησης, είναι δυνατό να εκδοθούν σύντομες δηλώσεις ή άλλες μορφές αναλύσεων, οι οποίες, αν είναι απαραίτητο, ακολουθούνται από πληρέστερη ανάλυση με τη μορφή γνωμοδότησης, ενώ λαμβάνεται μέριμνα για τη διασφάλιση της διαφάνειας όπως ισχύει για κάθε άλλη γνωμοδότηση. Οι δηλώσεις δημοσιεύονται και διατίθενται στον ιστότοπο της ΕΟΔ. Ως μέρος του προγράμματος εργασίας της, η ΕΟΔ, σε συμφωνία με την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής, δύναται να επικαιροποιεί τη γνωμοδότηση, εάν το κρίνει αναγκαίο.

11.   Οι συζητήσεις της ΕΟΔ έχουν εμπιστευτικό χαρακτήρα. Κατόπιν συμφωνίας με την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής, η ΕΟΔ δύναται, με απλή πλειοψηφία των μελών της, να αποφασίσει τη διεξαγωγή συνεδριάσεων ανοικτών στο κοινό.

12.   Τα πρακτικά της συζήτησης κάθε σημείου της ημερήσιας διάταξης και των γνωμοδοτήσεων της ΕΟΔ είναι ουσιαστικά και πλήρη. Τα πρακτικά συντάσσονται από τη γραμματεία υπό την ευθύνη του/της προέδρου της ΕΟΔ.

1.   Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής μπορεί να συγκροτήσει υποομάδες με σκοπό την εξέταση ειδικών ζητημάτων βάσει της εντολής που καθορίζεται από την αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής. Οι υποομάδες λειτουργούν σύμφωνα με τους οριζόντιους κανόνες και υποβάλλουν αναφορά στην ΕΟΔ. Διαλύονται μόλις εκπληρωθεί η αποστολή τους.

2.   Τα μέλη των υποομάδων που δεν είναι μέλη της ΕΟΔ επιλέγονται μέσω δημόσιας πρόσκλησης υποβολής υποψηφιοτήτων, σύμφωνα με το άρθρο 5 και τους οριζόντιους κανόνες (3).

1.   Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής δύναται να προσκαλεί εμπειρογνώμονες και εκπροσώπους συναφών οργανισμών με ειδική εμπειρογνωσία ή οπτική να συμμετάσχουν στις εργασίες της ΕΟΔ ή των υποομάδων της σε ad hoc βάση για ανταλλαγή απόψεων σε θέμα της ημερήσιας διάταξης.

2.   Η αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής δύναται επίσης να απευθύνεται σε εξωτερικούς εμπειρογνώμονες, καλώντας τους να συμμετάσχουν στις εργασίες του ΕΟΔ σε ad hoc βάση, όταν κάτι τέτοιο κρίνεται αναγκαίο για να καλυφθεί το ευρύ φάσμα των ζητημάτων δεοντολογίας που συνδέονται με τις εξελίξεις στην επιστήμη και τις νέες τεχνολογίες,

1.   Η ΕΟΔ και οι υποομάδες της καταχωρίζονται και τα ονόματα των μελών δημοσιεύονται στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων.

2.   Όλα τα σχετικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των ημερήσιων διατάξεων, των πρακτικών και των παρατηρήσεων των συμμετεχόντων, διατίθενται είτε στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων είτε μέσω συνδέσμου που παραπέμπει από το μητρώο σε ειδικό ιστότοπο, όπου διατίθενται οι εν λόγω πληροφορίες. Η πρόσβαση σε ειδικούς ιστότοπους δεν υπόκειται σε διαδικασία καταχώρισης χρήστη ή σε οποιονδήποτε άλλο περιορισμό. Ειδικότερα, η ημερήσια διάταξη και τα άλλα σχετικά έγγραφα δημοσιεύονται σε εύθετο χρόνο πριν από τη συνεδρίαση και ακολουθεί η ταχεία δημοσίευση των πρακτικών. Εξαιρέσεις από τη δημοσίευση προβλέπονται μόνο όταν θεωρείται ότι η γνωστοποίηση ενός εγγράφου θα υπονόμευε την προστασία δημόσιου ή ιδιωτικού συμφέροντος, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6).

1.   Οι συμμετέχοντες στις δραστηριότητες της ΕΟΔ και των υποομάδων της δεν αμείβονται για τις υπηρεσίες που προσφέρουν.

2.   Τα οδοιπορικά και τα έξοδα διαμονής των συμμετεχόντων στις δραστηριότητες της ΕΟΔ και των υποομάδων της, καθώς και των μελών της επιτροπής επιλογής, επιστρέφονται από την Επιτροπή. Η επιστροφή εξόδων πραγματοποιείται σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις στην Επιτροπή και εντός των ορίων των διαθέσιμων πιστώσεων που χορηγούνται στις υπηρεσίες της Επιτροπής στο πλαίσιο της ετήσιας διαδικασίας κατανομής πόρων.