ΚΑΤ' ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1042/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ

για τη συμπλήρωση του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 όσον αφορά τον ορισμό και τις αρμοδιότητες διαχείρισης και ελέγχου των υπεύθυνων αρχών και όσον αφορά το καθεστώς και τις υποχρεώσεις των ελεγκτικών αρχών

Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,

Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 16ης Απριλίου 2014, σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων (1), και ιδίως τα άρθρα 26 παράγραφος 4 και 29 παράγραφος 1,

Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού εφαρμόζονται οι ορισμοί του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014. Εφαρμόζονται επίσης οι ακόλουθοι ορισμοί:

α) «ορίζουσα αρχή»: η υπουργική αρχή κράτους μέλους που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 η οποία ορίζει την υπεύθυνη αρχή·

β) «αρμόδιες αρχές»: η υπεύθυνη αρχή, η ελεγκτική αρχή και, κατά περίπτωση, η εντεταλμένη αρχή που αναφέρονται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·

γ) «SFC2014»: το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφοριών που θεσπίστηκε με το άρθρο 2 του εκτελεστικού κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 802/2014 της Επιτροπής (3)·

δ) «συμφωνία επιδότησης»: η συμφωνία ή ισοδύναμη μορφή νομικού μέσου βάσει της οποίας η υπεύθυνη αρχή παρέχει επιδοτήσεις στον δικαιούχο για την εκτέλεση έργου στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος.

Κριτήρια και διαδικασία για τον ορισμό της υπεύθυνης αρχής

1. Ο φορέας που ορίζεται ως υπεύθυνη αρχή διαθέτει διοικητική οργάνωση και σύστημα εσωτερικού ελέγχου που συμμορφώνονται με τα κριτήρια τα οποία καθορίζονται στο παράρτημα του παρόντος κανονισμού (εφεξής «κριτήρια ορισμού»). Τα κριτήρια ορισμού αφορούν:

Τα κράτη μέλη μπορούν να καθορίζουν περαιτέρω κριτήρια ορισμού ώστε να λαμβάνονται υπόψη το μέγεθος, οι αρμοδιότητες και άλλα χαρακτηριστικά της υπεύθυνης αρχής.

2. Ο ελεγκτικός φορέας που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 αξιολογεί τη συμμόρφωση της μελλοντικής υπεύθυνης αρχής με τα κριτήρια ορισμού που προβλέπονται στο παράρτημα και τεκμηριώνει τα πορίσματα, τα συμπεράσματα και τις γνωμοδοτήσεις του ελέγχου σε έκθεση λογιστικού ελέγχου την οποία απευθύνει στην ορίζουσα αρχή.

3. Εάν η ορίζουσα αρχή δεν πεισθεί ότι η μελλοντική υπεύθυνη αρχή συμμορφώνεται με τα κριτήρια ορισμού, παρέχει στον εν λόγω φορέα συγκεκριμένες οδηγίες για την αντιμετώπιση της μη συμμόρφωσης και προθεσμία για συμμόρφωση πριν οριστεί ενδεχομένως ως υπεύθυνη αρχή.

Όσο εκκρεμεί η συμμόρφωση, ο φορέας μπορεί να οριστεί προσωρινά ως υπεύθυνη αρχή για περίοδο που δεν υπερβαίνει τους 12 μήνες. Η διάρκεια αυτής της προσωρινής περιόδου πρέπει να είναι ανάλογη προς τις διαπιστωθείσες περιπτώσεις μη συμμόρφωσης.

4. Μετά τον ορισμό της υπεύθυνης αρχής, το κράτος μέλος τη γνωστοποιεί χωρίς καθυστέρηση στην Επιτροπή μέσω του SFC 2014. Με την εν λόγω γνωστοποίηση, το κράτος μέλος διαβιβάζει έγγραφα τεκμηρίωσης σχετικά με:

Εποπτεία της υπεύθυνης αρχής και επανεξέταση του ορισμού της

1. Η ορίζουσα αρχή εποπτεύει την υπεύθυνη αρχή, ιδίως με βάση τις πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 14 παράγραφος 2 του παρόντος κανονισμού, και παρακολουθεί κάθε διαπιστωθείσα ανεπάρκεια.

2. Τα κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες από τις οποίες συνάγεται ότι η υπεύθυνη αρχή δεν συμμορφώνεται πλέον με τα κριτήρια ορισμού γνωστοποιούνται χωρίς καθυστέρηση στην ορίζουσα αρχή.

3. Σε περίπτωση που η υπεύθυνη αρχή δεν συμμορφώνεται πλέον πλήρως με τα κριτήρια ορισμού ή το σύστημά της εσωτερικού ελέγχου είναι τόσο ανεπαρκές ώστε να υπονομεύει την ικανότητά της να εκπληρώνει τα καθήκοντά της, η ορίζουσα αρχή θέτει υπό επιτήρηση την υπεύθυνη αρχή. Στις περιπτώσεις αυτές, η ορίζουσα αρχή καταρτίζει πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων προς υλοποίηση από την υπεύθυνη αρχή εντός προθεσμίας ανάλογης προς τη σοβαρότητα της μη συμμόρφωσης ή ανεπάρκειας. Η περίοδος αυτή δεν πρέπει να υπερβαίνει τους 12 μήνες από την έναρξη της περιόδου επιτήρησης.

4. Η ορίζουσα αρχή ενημερώνει αμελλητί την Επιτροπή σχετικά με κάθε πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων που συντάσσεται σύμφωνα με την παράγραφο 3 και τηρεί την Επιτροπή ενήμερη σχετικά με την πρόοδο που παρουσιάζει.

5. Εάν λήξει η ανάθεση καθηκόντων στην υπεύθυνη αρχή, η ορίζουσα αρχή ορίζει άμεσα άλλη υπεύθυνη αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και το άρθρο 2 του παρόντος κανονισμού, προκειμένου να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη συνέχιση των πληρωμών στους δικαιούχους.

6. Σε περίπτωση που η Επιτροπή διαπιστώσει ότι κράτος μέλος δεν συμμορφώθηκε με την υποχρέωσή του να καταρτίσει πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων σύμφωνα με την παράγραφο 3 ή ότι διατηρείται η ανάθεση των καθηκόντων στην υπεύθυνη αρχή ενώ δεν έχει εφαρμόσει το πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων εντός της ταχθείσας προθεσμίας, αντιμετωπίζει τις ανεπάρκειες που απομένουν μέσω της διαδικασίας εκκαθάρισης ως προς τη συμμόρφωση που προβλέπεται στο άρθρο 47 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.

Αρμοδιότητες διαχείρισης και ελέγχου της υπεύθυνης αρχής

Η υπεύθυνη αρχή διαχειρίζεται και εφαρμόζει το εθνικό πρόγραμμα σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Συγκεκριμένα:

1. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να αναθέσει κατ' εξουσιοδότηση το σύνολο ή μέρος των καθηκόντων της σε εντεταλμένη αρχή, σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014. Κάθε κατ' εξουσιοδότηση ανάθεση καθηκόντων συμμορφώνεται με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και διασφαλίζει τη συμμόρφωση με την αρχή της αποφυγής διακρίσεων και την προβολή της χρηματοδότησης από την Ένωση. Τα κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενα καθήκοντα δεν προκαλούν συγκρούσεις συμφερόντων.

2. Τα πεδίο των καθηκόντων που ανατίθενται κατ' εξουσιοδότηση από την υπεύθυνη αρχή στην εντεταλμένη αρχή και οι λεπτομερείς διαδικασίες για την εκτέλεσή τους καθορίζονται σε έγγραφο που υπογράφεται από την υπεύθυνη αρχή και την εντεταλμένη αρχή. Η εν λόγω πράξη κατ' εξουσιοδότηση ανάθεσης αναφέρει τουλάχιστον:

3. Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, δεν ανατίθενται κατ' εξουσιοδότηση τα καθήκοντα επικοινωνίας με την Επιτροπή. Η εντεταλμένη αρχή επικοινωνεί με την Επιτροπή μέσω της υπεύθυνης αρχής.

4. Εάν η εντεταλμένη αρχή δεν είναι δημόσια διοικητική υπηρεσία ή ιδιωτικός φορέας με αποστολή δημόσιας υπηρεσίας που διέπεται από το εθνικό δίκαιο, η υπεύθυνη αρχή δεν της αναθέτει εκτελεστικές εξουσίες που συνεπάγονται ευρύ περιθώριο διακριτικής ευχέρειας και προϋποθέτουν πολιτικές επιλογές.

5. Η υπεύθυνη αρχή παραμένει υπεύθυνη για τα καθήκοντα που έχει αναθέσει. Η υπεύθυνη αρχή επανεξετάζει τακτικά τα κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενα καθήκοντα προκειμένου να επιβεβαιώσει ότι οι εργασίες εκτελέστηκαν σε ικανοποιητικό βαθμό και σύμφωνα με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες.

6. Για τα κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενα καθήκοντα, ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται κατ' αναλογία στην εντεταλμένη αρχή.

Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να αναθέτει σε εξωτερικό φορέα ορισμένα από τα καθήκοντά της. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι υπεύθυνη για τα καθήκοντα αυτά.

Η υπεύθυνη αρχή επανεξετάζει τακτικά τα εν λόγω καθήκοντα προκειμένου να επιβεβαιώσει ότι οι εργασίες εκτελέστηκαν σε ικανοποιητικό βαθμό και σύμφωνα με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες.

Υποχρεωσεις της υπεύθυνης αρχής όσον αφορά τη δημόσια παρέμβαση

Ο ρόλος της υπεύθυνης αρχής ως φορέα χορήγησης

1. Κατά γενικό κανόνα, η υπεύθυνη αρχή χορηγεί επιδοτήσεις για έργα στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος βάσει ανοικτών προσκλήσεων υποβολής προτάσεων.

2. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να χορηγεί επιδοτήσεις για έργα βάσει κλειστής πρόσκλησης υποβολής προτάσεων.

Οι κλειστές προσκλήσεις υποβολής προτάσεων απευθύνονται μόνο σε επιλεγμένους οργανισμούς λόγω της ιδιαίτερης φύσης του έργου ή των τεχνικών ή διοικητικών αρμοδιοτήτων των φορέων που καλούνται να υποβάλουν προτάσεις.

Οι λόγοι που δικαιολογούν την προσφυγή σε κλειστή πρόσκληση υποβολής προτάσεων καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων.

3. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να χορηγεί επιδοτήσεις απευθείας όταν η ιδιαίτερη φύση του έργου ή οι τεχνικές ή διοικητικές αρμοδιότητες των σχετικών φορέων δεν επιτρέπουν άλλες επιλογές, όπως στην περίπτωση των de jure ή de facto μονοπωλίων.

Οι λόγοι που δικαιολογούν τη χρήση της απευθείας χορήγησης καθορίζονται στην απόφαση χορήγησης.

4. Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένης της συνέχισης πολυετών έργων που επελέγησαν μετά από προηγούμενη πρόσκληση υποβολής προτάσεων ή σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, επιτρέπεται η χορήγηση επιδοτήσεων χωρίς διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προτάσεων.

Οι λόγοι που δικαιολογούν τη χορήγηση της επιδότησης χωρίς πρόσκληση υποβολής προτάσεων καθορίζονται στην απόφαση χορήγησης.

5. Όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης, ούτε η υπεύθυνη αρχή ούτε καμία εντεταλμένη αρχή μπορεί να είναι δικαιούχος επιδότησης που χορηγείται σύμφωνα με το παρόν άρθρο.

6. Η υπεύθυνη αρχή καθορίζει ποιος χορηγεί επιδοτήσεις και διασφαλίζει την αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων, ιδίως όταν οι αιτούντες είναι εθνικοί φορείς.

Συνθήκες υπό τις οποίες η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας

1. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να αποφασίσει την άμεση εφαρμογή έργων, είτε μόνη είτε από κοινού με οποιαδήποτε άλλη εθνική αρχή, λόγω του ότι οι διοικητικές εξουσίες, η τεχνική εμπειρογνωμοσύνη ή τα χαρακτηριστικά του έργου δεν επιτρέπουν άλλες επιλογές για την εφαρμογή, όπως ένα de jure μονοπώλιο ή οι απαιτήσεις ασφάλειας. Στις περιπτώσεις αυτές, η υπεύθυνη αρχή είναι ο δικαιούχος της επιδότησης.

2. Οι λόγοι για τους οποίους η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας και επιλέγει οποιεσδήποτε συμμετέχουσες εθνικές αρχές όπως περιγράφεται στην παράγραφο 1, γνωστοποιούνται στην Επιτροπή στην ετήσια έκθεση εφαρμογής που αναφέρεται στο άρθρο 54 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.

3. Η υπεύθυνη αρχή, στο πλαίσιο της εφαρμογής έργων με την ιδιότητα του εκτελεστικού φορέα, οφείλει να τηρεί την αρχή της οικονομικής αποδοτικότητας και να αποτρέπει τις συγκρούσεις συμφερόντων.

4. Η διοικητική απόφαση για συγχρηματοδότηση έργου βάσει του εθνικού προγράμματος περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την παρακολούθηση της εφαρμογής των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών και τον έλεγχο των δαπανών που έχουν πραγματοποιηθεί.

5. Εάν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ενδεχομένως ως εκτελεστικός φορέας σε τακτική βάση:

1. Οι προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 δημοσιοποιούνται με τρόπο που διασφαλίζει τον ανοικτό ανταγωνισμό και την κατάλληλη δημοσιότητα μεταξύ των δυνητικών δικαιούχων. Κάθε ουσιώδης μεταβολή στις προσκλήσεις πρέπει να δημοσιεύεται κατά τον ίδιο τρόπο.

Οι προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 και 2 καθορίζουν τουλάχιστον τα εξής:

2. Πριν λάβει την απόφαση χορήγησης, η υπεύθυνη αρχή βεβαιώνεται ότι οι δικαιούχοι του έργου έχουν την ικανότητα να πληρούν τα κριτήρια επιλογής και χορήγησης.

3. Η υπεύθυνη αρχή καθορίζει τις διαδικασίες για την παραλαβή των προτάσεων. Υποβάλλει προτάσεις τόσο σε επίσημη, τεχνική και δημοσιονομική ανάλυση όσο και σε ποιοτική αξιολόγηση βάσει των κριτηρίων που καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων κατά τρόπο διαφανή και χωρίς διακρίσεις. Η υπεύθυνη αρχή καταχωρίζει εγγράφως τους λόγους της απόρριψης των λοιπών προτάσεων.

4. Στην απόφαση χορήγησης αναφέρεται τουλάχιστον το όνομα των δικαιούχων, οι ουσιαστικές λεπτομέρειες του έργου, οι επιχειρησιακοί στόχοι του, το ανώτατο ποσό της συνεισφοράς της Ένωσης και το ανώτατο ποσοστό συγχρηματοδότησης των συνολικών επιλέξιμων δαπανών.

5. Η υπεύθυνη αρχή ενημερώνει όλους τους αιτούντες εγγράφως σχετικά με την απόφασή της. Στους απορριφθέντες υποψηφίους γνωστοποιεί τους λόγους της απόρριψής τους σε σχέση με τα κριτήρια επιλογής και χορήγησης.

Έγγραφα για την επισημοποίηση των επιδοτήσεων όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης

1. Στις περιπτώσεις που η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης, καθορίζει τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου, οι οποίες απαιτούν, τουλάχιστον:

2. Η συμφωνία επιδότησης περιλαμβάνει ή αναφέρει τα εξής:

3. Κατά γενικό κανόνα, η συμφωνία επιδότησης υπογράφεται πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε από τις δραστηριότητες του έργου που καταλογίζονται στο εθνικό πρόγραμμα.

4. Η συμφωνία επιδότησης προβλέπει ρητά ότι η Επιτροπή, ή οι εκπρόσωποί της, και το Ελεγκτικό Συνέδριο ασκούν εξουσίες ελέγχου σε όλους τους δικαιούχους επιδοτήσεων, αντισυμβαλλομένους και υπεργολάβους που έλαβαν χρηματοδότηση από την Ένωση στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος, και τούτο προβλέπεται να γίνει βάσει ελέγχων εγγράφων και επιτόπιων ελέγχων.

Έγγραφα για την επισημοποίηση των επιδοτήσεων όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας

1. Σε περιπτώσεις που η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας, καθορίζει τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου, σύμφωνα με τις οποίες απαιτείται τουλάχιστον:

2. Η διοικητική απόφαση περιλαμβάνει ή αναφέρει τα ακόλουθα:

3. Κατά γενικό κανόνα, η διοικητική απόφαση λαμβάνεται πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε από τις δραστηριότητες του έργου που καταλογίζονται στο εθνικό πρόγραμμα.

4. Η διοικητική απόφαση προβλέπει ρητά ότι η Επιτροπή, ή οι εκπρόσωποί της, και το Ελεγκτικό Συνέδριο ασκούν εξουσίες ελέγχου σε όλους τους δικαιούχους επιδοτήσεων, αντισυμβαλλομένους και υπεργολάβους που έλαβαν χρηματοδότηση από την Ένωση στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος, και τούτο προβλέπεται να γίνει βάσει ελέγχων των εγγράφων και επιτόπιων ελέγχων.

ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΤΗΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ

1. Σύμφωνα με το δεύτερο εδάφιο του άρθρο 59 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 και με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, η ελεγκτική αρχή λειτουργεί ανεξάρτητα από την υπεύθυνη αρχή. Θεωρείται ότι υφίσταται λειτουργική ανεξαρτησία όταν δεν υπάρχει άμεση ιεραρχική σχέση μεταξύ της ελεγκτικής αρχής και της υπεύθυνης αρχής, και η ελεγκτική αρχή διαθέτει πλήρη αυτονομία στις γνώμες και τις δηλώσεις της.

2. Όλες οι ελεγκτικές εργασίες πρέπει να διενεργούνται σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα.

Η ελεγκτική αρχή μπορεί να αναθέσει μέρος των ελεγκτικών της εργασιών σε άλλο φορέα λογιστικού ελέγχου, υπό την προϋπόθεση ότι ο εν λόγω φορέας είναι λειτουργικά ανεξάρτητος από την υπεύθυνη αρχή. Η ελεγκτική αρχή παραμένει υπεύθυνη για τις εργασίες που αναθέτει σε εξωτερικούς φορείς.

Οι εξωτερικά ανατιθέμενοι έλεγχοι πραγματοποιούνται σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα λογιστικού ελέγχου και υπό τη στενή παρακολούθηση και την εποπτεία της ελεγκτικής αρχής.

1. Για τη διατύπωση της γνώμης που αναφέρεται στο δεύτερο εδάφιο του άρθρο 59 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, η ελεγκτική αρχή διενεργεί ελέγχους συστημάτων και δημοσιονομικούς ελέγχους.

2. Οι έλεγχοι συστημάτων επαληθεύουν εάν τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου της υπεύθυνης αρχής λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παράσχουν εύλογη βεβαιότητα ότι οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στους ετήσιους λογαριασμούς είναι νόμιμες και κανονικές. Βάσει των ελέγχων αυτών, η ελεγκτική αρχή καθορίζει εάν η υπεύθυνη αρχή εξακολουθεί να συμμορφώνεται με τα κριτήρια ορισμού που παρατίθενται στο παράρτημα.

3. Διενεργούνται δημοσιονομικοί έλεγχοι προκειμένου να παρασχεθεί εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί παρέχουν αληθή και ακριβή εικόνα των δαπανών που δηλώθηκαν από την υπεύθυνη αρχή.

Προκειμένου να συμπεράνει κατά πόσον οι λογαριασμοί αποδίδουν αληθή και ακριβή εικόνα, η ελεγκτική αρχή επαληθεύει ότι όλα τα στοιχεία των δαπανών που καταβλήθηκαν και των δημόσιων συνεισφορών που εισπράχθηκαν και εγγράφηκαν στους λογαριασμούς της υπεύθυνης αρχής κατά το οικονομικό έτος έχουν καταχωριστεί στο λογιστικό σύστημα ορθά και αντιστοιχούν στα σχετικά λογιστικά αρχεία που τηρούνται από την υπεύθυνη αρχή. Ειδικότερα, η ελεγκτική αρχή με βάση τους εν λόγω λογαριασμούς:

Οι επαληθεύσεις που αναφέρονται στα στοιχεία α) β) και γ) μπορούν να διενεργούνται σε δειγματοληπτική βάση.

4. Ως μέρος του συστήματός της και των δημοσιονομικών ελέγχων, η ελεγκτική αρχή πραγματοποιεί εκ νέου μέρος των διοικητικών ή επιτόπιων ελέγχων που διενεργήθηκαν από την υπεύθυνη αρχή. Η ελεγκτική αρχή καθορίζει την έκταση των ελέγχων που διενεργούνται εκ νέου με βάση την ιδία αξιολόγηση κινδύνου.

5. Εάν το σύστημα της ελεγκτικής αρχής ή οι δημοσιονομικοί έλεγχοι εντοπίσουν ουσιώδεις αδυναμίες όσον αφορά την αποτελεσματική λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου της υπεύθυνης αρχής, η ελεγκτική αρχή:

6. Μετά την ολοκλήρωση των ελεγκτικών δραστηριοτήτων που αναφέρονται στις παραγράφους 1, 2 και 3, η ελεγκτική αρχή ανακοινώνει τα πορίσματά της στην ορίζουσα αρχή, μεταξύ άλλων και κατά πόσον, κατά τη γνώμη της, η υπεύθυνη αρχή εξακολουθεί να συμμορφώνεται με τα κριτήρια ορισμού.

7. Η ελεγκτική αρχή διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες σχετικά με τις ελεγκτικές της δραστηριότητες που αναφέρονται στις παραγράφους 1, 2 και 3 ανακοινώνονται δεόντως από την υπεύθυνη αρχή στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

(2) Κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 25ης Οκτωβρίου 2012, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (ΕΕ L 298 της 26.10.2012, σ. 1).

(3) Εκτελεστικός κανονισμός της Επιτροπής (ΕΕ) αριθ. 802/2014, της 24ης Ιουλίου 2014, για την εκπόνηση υποδειγμάτων για τα εθνικά προγράμματα και τον καθορισμό των όρων και προϋποθέσεων του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων (ΕΕ L 219 της 25.7.2014, σ. 22).

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Κριτήρια ορισμού της υπεύθυνης αρχής

1. Εσωτερικό περιβάλλον

A) Οργανωτική δομή

Οργανωτική δομή που επιτρέπει στην υπεύθυνη αρχή να εκτελέσει τα καθήκοντά της που ορίζονται στο άρθρο 4.

Οργανωτική δομή, που καθορίζεται σε ένα οργανόγραμμα το οποίο παρουσιάζει με σαφήνεια την ανάθεση ρόλων και αρμοδιοτήτων.

B) Πρότυπα όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους

Επαρκείς ανθρώπινοι πόροι για την εκτέλεση των καθηκόντων που περιγράφονται στο άρθρο 4.

Διαχωρισμός καθηκόντων, έτσι ώστε κάθε μέλος του προσωπικού να είναι υπεύθυνο για ένα μόνο από τα καθήκοντα της έγκρισης, της πληρωμής ή της λογιστικής καταχώρησης των ποσών που καταλογίζονται στο εθνικό πρόγραμμα και κάθε μέλος του προσωπικού να ασκεί ένα από τα εν λόγω καθήκοντα πάντα υπό την εποπτεία άλλου μέλους του προσωπικού.

Γραπτός καθορισμός των αρμοδιοτήτων κάθε μέλους του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων ορίων όσον αφορά τις χρηματοοικονομικές του εξουσίες.

Κατάλληλη κατάρτιση του προσωπικού.

Διαδικασίες αποφυγής της σύγκρουσης συμφερόντων, μεταξύ άλλων όταν μέλος του προσωπικού που κατέχει υπεύθυνη ή ευαίσθητη θέση αναφορικά με την εξακρίβωση, την έγκριση, την πληρωμή και τη λογιστική καταχώριση των απαιτήσεων ασκεί επίσης και άλλα καθήκοντα εκτός της υπεύθυνης αρχής.

2. Δραστηριότητες ελέγχου

A) Επιλογή έργων

Διαδικασίες επιλογής και χορήγησης επιδοτήσεων σύμφωνα με το άρθρο 9.

Διαδικασίες σχετικά με το περιεχόμενο και την υπογραφή των συμφωνιών επιδότησης και των διοικητικών αποφάσεων σύμφωνα με τα άρθρα 10 και 11.

B) Διαδικασίες διοικητικών και επιτόπιων ελέγχων

Διαδικασίες τακτικής και έγκαιρης ενημέρωσης της διοίκησης της υπεύθυνης αρχής σε κατάλληλο επίπεδο σχετικά με τα αποτελέσματα των ελέγχων που διενεργήθηκαν, έτσι ώστε να καταστεί δυνατή η αναθεώρηση της στρατηγικής ελέγχου και των διαδικασιών εσωτερικών ελέγχου όταν εντοπίζονται συστημικές ελλείψεις, ή ανάλογα με τις ανάγκες.

Περιγραφή της μεθόδου δειγματοληψίας που χρησιμοποιείται όταν οι διοικητικοί ή οι επιτόπιοι έλεγχοι δεν είναι εξαντλητικοί, αλλά διενεργούνται σε δειγματοληπτική βάση, καθώς και διαδικασία για την αναφορά ανακολουθιών και παρατυπιών.

Στην περίπτωση που έγγραφα (σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή) τα οποία αφορούν ελέγχους που διενεργήθηκαν σχετικά με χρηματοοικονομικές απαιτήσεις διατηρούνται από άλλους φορείς, διαδικασίες που θεσπίζονται από τους εν λόγω φορείς και την υπεύθυνη αρχή για να διασφαλιστεί ότι η υπεύθυνη αρχή έχει πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα.

Γ) Διαδικασίες για την έγκριση πληρωμής χρηματοοικονομικών απαιτήσεων που υποβάλλονται από δικαιούχο

Διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί η παρακολούθηση της εφαρμογής συμφωνιών επιδότησης, διοικητικών αποφάσεων και συμβάσεων σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους και προϋποθέσεις.

Διαδικασίες για την παραλαβή, την καταχώριση και τη διεκπεραίωση χρηματοοικονομικών απαιτήσεων που υποβάλλονται από δικαιούχο, καθορίζοντας ιδίως την περιγραφή των εγγράφων που χρησιμοποιούνται και τη διαδικασία για την επανεξέταση των εργασιών που έχουν εκτελεσθεί.

Κατάλογος ελέγχου των επαληθεύσεων που απαιτούνται από κάθε υπεύθυνο για εγκρίσεις μέλος του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένης της επανεξέτασης των εργασιών που εκτελέστηκαν.

Διαδικασία για έγκριση πληρωμής, συμπεριλαμβανομένης της επαλήθευσης της συμμόρφωσης προς τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες, καθώς και των ελέγχων που προβλέπονται από το άρθρο 5 παράγραφος 2 και το άρθρο 27 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 για την πρόληψη και τον εντοπισμό απατών και παρατυπιών με ιδιαίτερη αναφορά στους κινδύνους που αντιμετωπίζονται.

Δ) Διαδικασίες πληρωμής

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι οι πληρωμές διενεργούνται αποκλειστικά σε τραπεζικό λογαριασμό που ανήκει στον δικαιούχο και ότι δεν πραγματοποιούνται πληρωμές σε μετρητά.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι όλες οι πληρωμές για τις οποίες δεν εκτελέστηκε η μεταφορά πιστώσεων επαναπιστώνονται στον προϋπολογισμό του εθνικού προγράμματος.

E) Διαδικασίες λογιστικής καταχώρισης

Λογιστικές διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί είναι πλήρεις, ακριβείς και έγκαιροι, και ότι τυχόν λάθη ή παραλείψεις εντοπίζονται και διορθώνονται, ιδίως μέσω περιοδικών ελέγχων και συμφωνίας λογαριασμών.

ΣΤ) Διαδικασίες για προκαταβολές

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι οι πληρωμές των προκαταβολών στους δικαιούχους προσδιορίζονται χωριστά στις λογιστικές εγγραφές.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι οι προκαταβολές εκκαθαρίζονται εντός των καθορισμένων προθεσμιών και, όσων η εκκαθάριση καθυστερεί, εντοπίζονται.

Ζ) Διαδικασίες οφειλών

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι τα κριτήρια που προβλέπονται στα σημεία Α) έως Δ) εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, στα ποσά τα οποία η υπεύθυνη αρχή υποχρεούται να ανακτήσει σύμφωνα με το άρθρο 21 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν την κατάλληλη παρακολούθηση των ενταλμάτων ανάκτησης που εκδόθηκαν και, εάν συντρέχει περίπτωση, των τόκων υπερημερίας.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν σε περίπτωση αδυναμίας ανάκτησης τον εντοπισμό της αιτίας, ώστε να αξιολογηθεί εάν τα κράτη μέλη θα πρέπει να επιστρέψουν τα ποσά στον προϋπολογισμό της Ένωσης.

Σύστημα για την αναγνώριση όλων των οφειλόμενων ποσών και για την καταγραφή όλων αυτών των οφειλών πριν από την είσπραξή τους στο βιβλίο οφειλετών.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι το βιβλίο οφειλετών ελέγχεται σε τακτά διαστήματα και ότι αυτό είναι αξιόπιστο και πλήρες.

H) Διαδικασίες εντοπισμού παρατυπιών και απατών

Ορισμοί των παρατυπιών σύμφωνα με τις απαιτήσεις της Ένωσης.

Μηχανισμοί που διασφαλίζουν ότι οι παρατυπίες μπορούν να εντοπίζονται εγκαίρως και ότι μπορούν να ληφθούν άμεσα διορθωτικά μέτρα.

Διαδικασίες που θέτουν σε εφαρμογή αναλογικά μέτρα καταπολέμησης της απάτης.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι η Επιτροπή τηρείται ενήμερη για τις εντοπισθείσες παρατυπίες και, εάν συντρέχει περίπτωση, για τυχόν διορθωτικά μέτρα που ελήφθησαν στο πλαίσιο των ετήσιων λογαριασμών.

Θ) Διαδρομή ελέγχου

Διαδικασία που διασφαλίζει επαρκή διαδρομή ελέγχου σύμφωνα με τον εκτελεστικό κανονισμό που θεσπίστηκε βάσει του άρθρου 27 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, με την παροχή αποδεικτικών στοιχείων, που τηρούνται στις εγκαταστάσεις της υπεύθυνης αρχής, τα οποία αφορούν την επιλογή έργων, την έγκριση, τη λογιστική καταχώριση και την πληρωμή των χρηματοοικονομικών απαιτήσεων που υποβάλλονται από δικαιούχο και τη διεκπεραίωση των προκαταβολών και των οφειλών.

3. Εσωτερική ενημέρωση και επικοινωνία

A) Επικοινωνία

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι:

α)	όλες οι αλλαγές στη νομοθεσία της Ένωσης έχουν καταγραφεί·

β)	οι οδηγίες, οι βάσεις δεδομένων και οι κατάλογοι ελέγχου ενημερώνονται ώστε να τις αντικατοπτρίζουν εγκαίρως· και

γ)	όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, όπως η εντεταλμένη αρχή, ενημερώνονται για τις αλλαγές αυτές εγκαίρως.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι όλοι οι δικαιούχοι διαθέτουν τις αναγκαίες πληροφορίες για την εκτέλεση των καθηκόντων τους και την υλοποίηση επιχειρήσεων.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν την επαρκή εκ των υστέρων ενημέρωση των υποψηφίων σχετικά με τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής

B) Ασφάλεια των συστημάτων πληροφοριών

Η ασφάλεια του συστήματος ή των συστημάτων πληροφοριών που χρησιμοποιούνται είναι σύμφωνη με τα πλέον πρόσφατα, διεθνώς αποδεκτά πρότυπα.

Διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι τα οικονομικά και τεχνολογικά μέτρα είναι ανάλογα προς τους κινδύνους.

4. Εσωτερική παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων

A) Εσωτερικά έγγραφα και εκθέσεις

Τεκμηριωμένες διαδικασίες και συμπλήρωση αντίστοιχων καταλόγων ελέγχου ώστε:

α)

να υποστηριχθεί το έργο της επιτροπής παρακολούθησης που αναφέρεται στο άρθρο 12 παράγραφος 14 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και να της παρασχεθούν οι απαιτούμενες πληροφορίες για την εκτέλεση των καθηκόντων της, και ιδίως δεδομένα που αφορούν την πρόοδο του εθνικού προγράμματος ως προς την επίτευξη των στόχων του, δημοσιονομικά δεδομένα και δεδομένα που αφορούν τους δείκτες και τα ορόσημα·

β)	να καταρτιστούν ετήσιες και τελικές εκθέσεις εφαρμογής και να υποβληθούν στην Επιτροπή·

γ)	να καταρτιστούν τα έγγραφα που απαρτίζουν την αίτηση πληρωμής του ετήσιου υπολοίπου, που αναφέρεται στο άρθρο 44 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·

δ)	να διασφαλιστεί ότι η ανώτερη διοίκηση έχει λάβει όλες τις απαραίτητες εκθέσεις και πληροφορίες για την αποτελεσματική παρακολούθηση της εφαρμογής των προγραμμάτων για τα οποία είναι αρμόδια· και

ε)	να διασφαλιστεί ότι η ανώτερη διοίκηση έχει λάβει τις εκθέσεις των ανεξάρτητων αξιολογήσεων ή λογιστικών ελέγχων σχετικά με τη λειτουργία των συστημάτων τους.

Τεκμηριωμένες διαδικασίες για την υποβολή εκθέσεων και την παρακολούθηση, εάν η υπεύθυνη αρχή έχει αναθέσει την εκτέλεση καθηκόντων σε άλλον φορέα.

B) Παρακολούθηση άλλων καθηκόντων που δεν ασκούνται από τις ίδιες τις αρχές

Σε περίπτωση φορέων που ενεργούν υπό την ευθύνη της υπεύθυνης αρχής, εξαιρουμένων των εντεταλμένων αρχών, διαδικασίες που διασφαλίζουν τη δημιουργία εποπτικών μηχανισμών για την κατοχύρωση της χρηστής χρηματοοικονομικής διαχείρισης.

Σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης ελεγκτικών δραστηριοτήτων, διαδικασίες που διασφαλίζουν τη δημιουργία εποπτικών μηχανισμών για την κατοχύρωση κοινής μεθόδου ελέγχου και της συνοχής των εργασιών.

Όταν η υπεύθυνη αρχή αναθέτει κατ' εξουσιοδότηση δραστηριότητες, διαδικασίες που διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με το άρθρο 5 παράγραφος 4 του παρόντος κανονισμού.