ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΑΡΧΩΝ
Περιεχόμενα
|
1. |
ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ |
|
2. |
ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΚΑΙ ΝΟΜΙΚΗ ΒΑΣΗ |
|
2.1. |
Άρθρο 4 παράγραφος 6: λειτουργικά κριτήρια για τις αρμόδιες αρχές |
|
2.2. |
Άρθρο 2 παράγραφος 6: ορισμός της «εξέτασης» |
|
3. |
ΟΡΙΣΜΟΙ |
|
4. |
ΓΕΝΙΚΗ ΚΑΘΟΔΗΓΗΣΗ |
|
5. |
ΦΥΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ |
|
5.1. |
Συστηματική προσέγγιση |
|
5.2. |
Διαφάνεια |
|
5.3. |
Ανεξαρτησία |
|
5.4. |
Ανεξάρτητη εξέταση |
|
6. |
ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ |
|
6.1. |
Κατευθυντήριες αρχές: α) Συμμόρφωση προς τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις· β) Αποτελεσματική εφαρμογή· γ) Καταλληλότητα για την επίτευξη των στόχων |
|
6.2. |
Υποβολή εκθέσεων ελέγχου |
|
6.3. |
Παρακολούθηση των αποτελεσμάτων του ελέγχου |
|
6.4. |
Επανεξέταση του ελέγχου και διάδοση των βέλτιστων πρακτικών |
|
6.5. |
Πόροι |
|
6.6. |
Δεξιότητες των ελεγκτών |
1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής
Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παρέχουν καθοδήγηση σχετικά με τη φύση και την εφαρμογή των συστημάτων ελέγχου από τις εθνικές αρμόδιες αρχές. Σκοπός των συστημάτων ελέγχου είναι να εξακριβώνουν αν οι επίσημοι έλεγχοι σχετικά με τη νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και τους κανόνες για την υγεία και την καλή μεταχείριση των ζώων εφαρμόζονται αποτελεσματικά και είναι κατάλληλοι για την επίτευξη των στόχων της σχετικής νομοθεσίας, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσης προς τα εθνικά σχέδια ελέγχου.
Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές σκοπεύουν περισσότερο να καθορίσουν αρχές για την παρακολούθηση παρά λεπτομερείς μεθόδους, με σκοπό να διευκολύνεται η εφαρμογή των αρχών αυτών στα ποικίλα συστήματα ελέγχου που ισχύουν στα κράτη μέλη. Οι επιλεγείσες μέθοδοι για την εφαρμογή των αρχών σε αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές μπορούν να διαφέρουν, ανάλογα με το μέγεθος, τη φύση, τον αριθμό και την πολυπλοκότητα των αρχών που είναι αρμόδιες για τους επίσημους ελέγχους στα κράτη μέλη.
2. Ιστορικό και νομική βάση — Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004
Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές καθορίζουν κριτήρια για τη διεξαγωγή των ελέγχων που προβλέπονται στο άρθρο 4 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004. Στο πλαίσιο αυτό αναφέρονται τα εξής αποσπάσματα του προαναφερθέντος κανονισμού:
2.1. Άρθρο 4 παράγραφος 6: λειτουργικά κριτήρια για τις αρμόδιες αρχές
«Οι αρμόδιες αρχές διενεργούν εσωτερικές εξετάσεις ή μπορούν να αναθέτουν τη διενέργεια εξωτερικών εξετάσεων, και λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα βάσει των αποτελεσμάτων τους ώστε να διασφαλίζεται ότι επιτυγχάνονται οι στόχοι του παρόντος κανονισμού. Οι εξετάσεις αυτές υπόκεινται σε ανεξάρτητη εξέταση και διεξάγονται κατά τρόπο διαφανή».
2.2. Άρθρο 2 παράγραφος 6: ορισμός της «εξέτασης»
«“εξέταση”: η συστηματική και ανεξάρτητη εξέταση κατά την οποία προσδιορίζεται κατά πόσον οι δραστηριότητες και τα σχετικά αποτελέσματα συμμορφώνονται προς τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις και κατά πόσον οι ρυθμίσεις αυτές εφαρμόζονται όντως και είναι κατάλληλες για την επίτευξη των στόχων».
3. Ορισμοί
Για τους σκοπούς αυτών των κατευθυντήριων γραμμών ισχύουν οι ορισμοί που αναφέρονται στο άρθρο 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, στα άρθρα 2 και 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 178/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (1), στο πρότυπο ISO 19011:2002 (2) και στο πρότυπο ISO 9000:2000 (3).
Θα πρέπει να σημειωθούν ιδίως οι εξής ορισμοί από τα πρότυπα ISO 19011:2002 και ISO 9000:2000:
«Κριτήρια ελέγχου»: η δέσμη πολιτικών, διαδικασιών ή απαιτήσεων που χρησιμοποιούνται ως σημεία αναφοράς για τη σύγκριση των στοιχείων του ελέγχου, δηλαδή ως πρότυπο σε σχέση με το οποίο αξιολογούνται οι δραστηριότητες του ελεγχομένου.
«Σχέδιο ελέγχου»: η περιγραφή των δραστηριοτήτων και των ρυθμίσεων ενός ελέγχου.
«Πρόγραμμα ελέγχου»: σύνολο ενός ή περισσότερων ελέγχων που έχουν προγραμματιστεί με συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα και έχουν συγκεκριμένο στόχο.
«Ομάδα ελέγχου»: ένας ή περισσότεροι ελεγκτές που διεξάγουν έλεγχο με την υποστήριξη τεχνικών εμπειρογνωμόνων, εάν χρειαστεί.
«Ελεγχόμενος»: η οργάνωση η οποία ελέγχεται.
«Ελεγκτής»: ένα πρόσωπο αρμόδιο για τη διεξαγωγή ελέγχου.
«Ενέργεια αποκατάστασης»: μια ενέργεια που στοχεύει στην εξάλειψη των αιτίων μιας εντοπισθείσας περίπτωσης έλλειψης συμμόρφωσης ή άλλης ανεπιθύμητης κατάστασης.
«Ενέργεια πρόληψης»: μια ενέργεια για την εξάλειψη των αιτίων μιας δυνητικής έλλειψης συμμόρφωσης ή άλλης ανεπιθύμητης κατάστασης.
«Τεχνικός εμπειρογνώμονας»: ένα πρόσωπο που παρέχει ειδικές γνώσεις ή εμπειρογνωμοσύνη στην ομάδα ελέγχου.
Για τους σκοπούς αυτών των κατευθυντήριων γραμμών, ισχύουν οι εξής ορισμοί:
«Όργανο ελέγχου»: ο φορέας που διεξάγει τη διαδικασία ελέγχου. Μπορεί να είναι εσωτερικός ή εξωτερικός φορέας.
«Διαδικασία ελέγχου»: η δέσμη δραστηριοτήτων που περιγράφονται στο τμήμα 5.1 (συστηματική προσέγγιση).
«Σύστημα ελέγχου»: ο συνδυασμός ενός ή περισσότερων οργάνων ελέγχου τα οποία διεξάγουν διαδικασία ελέγχου στο πλαίσιο των αρμόδιων αρχών ή σε διάφορες αρμόδιες αρχές.
«Αλυσίδα παραγωγής»: το σύνολο της αλυσίδας παραγωγής στο οποίο είναι ενσωματωμένα «όλα τα στάδια παραγωγής, μεταποίησης και διανομής» που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 16 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 178/2002.
4. Γενική καθοδήγηση
Όταν σε ένα κράτος μέλος καθιερώνεται συνδυασμός συστημάτων ελέγχου, πρέπει να προβλέπονται μηχανισμοί που να εξασφαλίζουν ότι τα συστήματα ελέγχου καλύπτουν όλες τις δραστηριότητες ελέγχου βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, συμπεριλαμβανομένης της υγείας των ζώων και της καλής διαβίωσης των ζώων και σε όλα τα στάδια της αλυσίδας παραγωγής ζωοτροφών και τροφίμων, συμπεριλαμβανομένων δε των δραστηριοτήτων όλων των εμπλεκόμενων φορέων ή οργάνων ελέγχου.
Συγκεκριμένα, όταν τα καθήκοντα ελέγχου ανατίθενται σε όργανο ελέγχου και η αρμόδια αρχή έχει επιλέξει τη διενέργεια ελέγχου και όχι επιθεώρησης του οργάνου ελέγχου, οι συμβατικές υποχρεώσεις του εν λόγω εξουσιοδοτημένου οργάνου πρέπει να περιλαμβάνουν την αποδοχή των απαιτήσεων ελέγχου και των συνθηκών διεξαγωγής του ελέγχου αυτού.
Εκτός από τη συγκεκριμένη καθοδήγηση που περιλαμβάνεται στο παρόν έγγραφο, το ISO 19011:2002 πρέπει να αποτελεί σημείο αναφοράς για γενικότερη καθοδήγηση.
5. Φύση της διαδικασίας ελέγχου
5.1. Συστηματική προσέγγιση
Για το σχεδιασμό, τη διεξαγωγή, την παρακολούθηση και τη διαχείριση των ελέγχων πρέπει να εφαρμόζεται μια συστηματική προσέγγιση. Για το σκοπό αυτό, η διαδικασία ελέγχου πρέπει:
|
— |
να είναι αποτέλεσμα διαφανούς διαδικασίας σχεδιασμού που θα προσδιορίζει τις προτεραιότητες με βάση τον κίνδυνο, σύμφωνα με τις ευθύνες της αρμόδιας αρχής βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, |
|
— |
να αποτελεί τμήμα προγράμματος ελέγχου που εξασφαλίζει την επαρκή κάλυψη όλων των σχετικών τομέων δραστηριότητας και όλων των σχετικών αρμόδιων αρχών εντός των τομέων που καλύπτει ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004 σε κατάλληλη συχνότητα με βάση τον κίνδυνο, επί χρονικό διάστημα που δεν θα υπερβαίνει την πενταετία, |
|
— |
να συνοδεύεται από τεκμηριωμένες διαδικασίες και μητρώα ελέγχου ώστε να εξασφαλίζεται η συνοχή μεταξύ ελεγκτών και να καταδεικνύεται η χρησιμοποίηση συστηματικής προσέγγισης, |
|
— |
να περιλαμβάνει διαδικασίες για την αποκόμιση ευρημάτων ελέγχου, συμπεριλαμβανομένου του εντοπισμού στοιχείων που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση και την έλλειψη συμμόρφωσης, ανάλογα με την περίπτωση, και για την προετοιμασία, την έγκριση και τη διανομή των εκθέσεων ελέγχου, |
|
— |
να περιλαμβάνει διαδικασίες για την επανεξέταση των συμπερασμάτων του ελέγχου, έτσι ώστε να προσδιορίζονται τα πλεονεκτήματα και οι αδυναμίες σε ολόκληρο το φάσμα του συστήματος ελέγχου, για τη διάδοση των βέλτιστων πρακτικών και για την εξασφάλιση της παρακολούθησης των ενεργειών αποκατάστασης και πρόληψης, |
|
— |
να υπόκειται σε παρακολούθηση και επανεξέταση έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι στόχοι του προγράμματος ελέγχου έχουν επιτευχθεί και να προσδιορίζονται οι ευκαιρίες για βελτίωση. |
Όταν προβλέπονται περισσότερα από ένα προγράμματα ελέγχου στο εσωτερικό ενός κράτους μέλους, πρέπει να λαμβάνονται μέτρα ώστε να εξασφαλίζεται ο αποτελεσματικός συντονισμός των προγραμμάτων αυτών, για να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διεξαγωγή του ελέγχου στις διάφορες σχετικές αρμόδιες αρχές. Το πρόγραμμα/τα προγράμματα ελέγχου πρέπει επίσης να καλύπτει/καλύπτουν όλα τα σχετικά επίπεδα της ιεραρχίας της αρμόδιας αρχής.
5.2. Διαφάνεια
Για να καταδεικνύεται ότι η διαδικασία ελέγχου είναι διαφανής, οι τεκμηριωμένες διαδικασίες πρέπει, ιδίως, να περιλαμβάνουν μια επακριβώς καθορισμένη διαδικασία σχεδιασμού του ελέγχου, κριτήρια ελέγχου και μηχανισμούς έγκρισης και διανομής των εκθέσεων του ελέγχου.
Η διαχείριση και η εφαρμογή της διαδικασίας ελέγχου πρέπει να είναι διαφανείς για όλους τους σχετικούς ενδιαφερομένους. Πρέπει, ιδίως, να υπάρχει πλήρης διαφάνεια μεταξύ του οργάνου ελέγχου και του ελεγχομένου. Η εξασφάλιση της διαφάνειας της διαδικασίας ελέγχου για τους άλλους ενδιαφερομένους θα βοηθήσει τη διάδοση των πληροφοριών και ιδιαίτερα την υιοθέτηση των βέλτιστων πρακτικών στο εσωτερικό των αρμόδιων αρχών και τη διάδοσή τους μεταξύ των αρμόδιων αρχών.
Τα κράτη μέλη πρέπει να λάβουν τα κατάλληλα μέτρα για να εξασφαλίζουν τη διαφάνεια των συστημάτων ελέγχου τους, συνεκτιμώντας τις εθνικές νομικές και λοιπές απαιτήσεις. Για το σκοπό αυτό, τα κράτη μέλη πρέπει να ενθαρρύνουν τις πρακτικές που βελτιώνουν τη διαφάνεια της διαδικασίας. Μερικά παραδείγματα τέτοιων πρακτικών παρουσιάζονται στον πίνακα. Όταν αποφασίζουν για τη λήψη τέτοιων μέτρων, τα κράτη μέλη πρέπει να εξισορροπούν την ανάγκη διαφάνειας με τον κίνδυνο υπονόμευσης της ικανότητας του συστήματος ελέγχου να επιτυγχάνει τους στόχους του. Για να μεγιστοποιηθούν τα οφέλη της διαφάνειας, αυτή θα πρέπει να συνδυάζεται με ισόρροπη υποβολή εκθέσεων που θα αποτελεί συνδυασμό επιβεβαιωμένης συμμόρφωσης (θετικά ευρήματα) και τομέων που επιδέχονται βελτίωσης (αρνητικά ευρήματα).
Πίνακας
Παραδείγματα πρακτικών που βελτιώνουν τη διαφάνεια της διαδικασίας ελέγχου
|
Πρακτικές των οργάνων ελέγχου |
Ελεγχόμενος |
Στο εσωτερικό της αρμόδιας αρχής |
Σε διάφορες δημόσιες αρχές (στο εσωτερικό των κρατών μελών) |
Δημόσιοι και άλλοι ενδιαφερόμενοι |
|
Πρόσβαση σε τεκμηριωμένες διαδικασίες του οργάνου ελέγχου |
|
|
|
|
|
Διαβούλευση για το σχεδιασμό του προγράμματος του ελέγχου |
|
|
|
|
|
Δημοσίευση του προγράμματος του ελέγχου |
|
|
|
|
|
Υποβολή του σχεδίου ελέγχου |
|
|
|
|
|
Δυνατότητα σχολιασμού του σχεδίου έκθεσης του ελέγχου |
|
|
|
|
|
Διανομή της τελικής έκθεσης του ελέγχου |
|
|
|
|
|
Δημοσίευση των σχολίων του ελεγχομένου για το σχέδιο έκθεσης |
|
|
|
|
|
Δημοσίευση της τελικής έκθεσης του ελέγχου |
|
|
|
|
|
Δημοσίευση περιλήψεων των τελικών εκθέσεων του ελέγχου και της ετήσιας έκθεσης |
|
|
|
|
|
Δημοσίευση του σχεδίου δράσης του ελεγχομένου |
|
|
|
|
|
Δημοσίευση των αποτελεσμάτων της παρακολούθησης |
|
|
|
|
|
Σημείωση: Τα κράτη μέλη πρέπει να επιλέξουν τις πρακτικές (πρώτη στήλη) και το βαθμό κατά τον οποίο αυτές εφαρμόζονται (λοιπές στήλες) που αφορούν τη δική τους περίπτωση. |
||||
5.3. Ανεξαρτησία
Τα όργανα ελέγχου δεν πρέπει να υφίστανται καμία εμπορική, οικονομική, ιεραρχική, πολιτική ή άλλου είδους πίεση που ενδέχεται να επηρεάσει την κρίση τους ή το αποτέλεσμα της διαδικασίας του ελέγχου. Το σύστημα ελέγχου, το όργανο ελέγχου και οι ελεγκτές πρέπει να είναι ανεξάρτητοι από τη δραστηριότητα την οποία ελέγχουν, να είναι αμερόληπτοι και να μην υπόκεινται σε σύγκρουση συμφερόντων. Οι ελεγκτές δεν πρέπει να ελέγχουν τομείς ή δραστηριότητες για τα οποία έχουν άμεση ευθύνη.
Όλες οι σχετικές αρμόδιες αρχές πρέπει να εισαγάγουν ρήτρες διαφύλαξης για να εξασφαλίζεται ο επαρκής διαχωρισμός της αρμοδιότητας και της υποχρέωσης λογοδοσίας για τις δραστηριότητες ελέγχου κάθε είδους, όπως η διαχείριση και η εποπτεία των επίσημων συστημάτων ελέγχου.
Όταν η ομάδα του ελέγχου συνιστά ενέργειες αποκατάστασης και πρόληψης, ο ελεγχόμενος πρέπει να επιλέγει τις μεθόδους που θα χρησιμοποιηθούν για τις ενέργειες αυτές. Η ενεργός συμμετοχή της ομάδας του ελέγχου στην παρακολούθηση πρέπει να περιορίζεται στην αξιολόγηση της καταλληλότητας του σχεδίου δράσης και της αποτελεσματικότητας των ενεργειών αποκατάστασης και πρόληψης. Οι ελεγχόμενοι δεν πρέπει να είναι σε θέση να παρεμποδίσουν το πρόγραμμα του ελέγχου, τα ευρήματα ή τα συμπεράσματά του. Πρέπει να ζητείται η γνώμη τους σχετικά με το σχέδιο έκθεσης, ενώ τα σχόλιά τους πρέπει να εξετάζονται από το όργανο ελέγχου. Όπου συντρέχει περίπτωση, αυτά τα σχόλια πρέπει να συνεκτιμώνται με τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η διαφάνεια.
Τα παρακάτω βοηθούν να εξασφαλίζεται ότι κατά τη διαδικασία του ελέγχου διαφυλάσσεται η ανεξαρτησία τόσο του οργάνου του ελέγχου, όσο και της ομάδας του ελέγχου:
|
— |
πρέπει να παρέχεται σαφής και τεκμηριωμένη εντολή που να προσφέρει την απαιτούμενη εξουσία για τη διεξαγωγή των ελέγχων, |
|
— |
το όργανο του ελέγχου και η ομάδα του ελέγχου δεν πρέπει να συμμετέχουν στη διαχείριση ή στην εποπτεία των συστημάτων ελέγχου στα οποία πραγματοποιείται ο έλεγχος, |
|
— |
για τους εξωτερικούς ελέγχους, το όργανο του ελέγχου και η ομάδα του ελέγχου πρέπει να είναι εξωτερικά και ανεξάρτητα από την ιεραρχία της οργάνωσης του ελεγχομένου, |
|
— |
για τους εσωτερικούς ελέγχους πρέπει να εφαρμόζονται οι παρακάτω γενικές αρχές ώστε να εξασφαλίζεται η ανεξαρτησία και η διαφάνεια της διαδικασίας:
|
Τα ανεξάρτητα όργανα ελέγχου πρέπει να είναι εξωτερικά ή χωριστά από τη διαχείριση των ελεγχόμενων δραστηριοτήτων. Οι φορείς εσωτερικού ελέγχου πρέπει να λογοδοτούν στα ανώτερα διοικητικά στελέχη της οργανωτικής δομής.
Όταν η τεχνική εμπειρογνωμοσύνη που απαιτείται για τον έλεγχο είναι διαθέσιμη μόνο στο πλαίσιο μιας αρμόδιας αρχής, πρέπει να λαμβάνονται μέτρα για να εξασφαλίζεται ότι η ομάδα του ελέγχου παραμένει ανεξάρτητη. Όταν οι δραστηριότητες ελέγχου οργανώνονται σε περιφερειακή βάση, μπορεί να πραγματοποιηθεί ανταλλαγή τεχνικών εμπειρογνωμόνων, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ανεξαρτησία τους.
5.4. Ανεξάρτητη εξέταση της διαδικασίας ελέγχου
Για να ελέγχεται ο βαθμός επίτευξης των στόχων της διαδικασίας ελέγχου, η εν λόγω διαδικασία πρέπει να υπόκειται σε εξέταση από ανεξάρτητο πρόσωπο ή φορέα. Το ανεξάρτητο πρόσωπο ή ο φορέας που προαναφέρεται πρέπει να διαθέτει επαρκή εξουσία, εμπειρογνωμοσύνη και πόρους ώστε να εκτελεί αποτελεσματικά τα καθήκοντά του. Οι προσεγγίσεις στην ανεξάρτητη εξέταση μπορούν να ποικίλλουν, ανάλογα με τη δραστηριότητα ή την αρμόδια αρχή. Αν έχει ιδρυθεί φορέας ή επιτροπή για την ανεξάρτητη εξέταση της διαδικασίας ελέγχου, ένα ή περισσότερα ανεξάρτητα πρόσωπα πρέπει να συμμετέχουν ως μέλη αυτού του φορέα ή της επιτροπής. Τα εν λόγω ανεξάρτητα πρόσωπα πρέπει να έχουν πρόσβαση στη διαδικασία ελέγχου και να είναι εξουσιοδοτημένα ώστε να συμβάλλουν πλήρως στη διαδικασία ελέγχου. Πρέπει να λαμβάνονται μέτρα για την αποκατάσταση τυχόν ατελειών που εντοπίζονται κατά τη διαδικασία ελέγχου από το ανεξάρτητο πρόσωπο ή φορέα.
6. Εφαρμογή της διαδικασίας ελέγχου
6.1. Κατευθυντήριες αρχές: α) Συμμόρφωση προς τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις· β) Αποτελεσματική εφαρμογή· γ) Καταλληλότητα για την επίτευξη των στόχων
Για να τηρούνται οι απαιτήσεις του άρθρου 4 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, το σύστημα ελέγχου πρέπει να καλύπτει τα εξής τρία σημεία που ορίζονται στο άρθρο 2 παράγραφος 6:
|
α) |
επαλήθευση της συμμόρφωσης προς τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις ώστε να παρέχονται εγγυήσεις ως προς τη διεξαγωγή των επίσημων ελέγχων για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται και να εξασφαλίζεται η τήρηση τυχόν οδηγιών ή κατευθυντήριων γραμμών που δίδονται στο προσωπικό το οποίο διεξάγει τους ελέγχους. Η επαλήθευση μπορεί κατά μεγάλο μέρος να πραγματοποιείται μέσω επανεξέτασης εγγράφων, αλλά επιπλέον απαιτείται επιτόπου επαλήθευση. Η ομάδα του ελέγχου πρέπει να διαθέτει καλή γνώση και προσόντα στον τομέα των γενικών λογιστικών ελέγχων ώστε να εκπληρώσει αυτό το στόχο του ελέγχου· |
|
β) |
επαλήθευση της αποτελεσματικής εφαρμογής των προγραμματισμένων ρυθμίσεων. Για να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα, δηλαδή ο βαθμός επίτευξης των προγραμματισμένων αποτελεσμάτων, πρέπει να περιλαμβάνεται επιτόπου λειτουργική εφαρμογή. Αυτή πρέπει να περιλαμβάνει αξιολόγηση της ποιότητας και της συνοχής των ελέγχων και πρέπει να εμπεριέχει επιτόπιες δραστηριότητες ελέγχου. Η ομάδα του ελέγχου πρέπει να διαθέτει σχετική τεχνική εμπειρογνωμοσύνη ώστε να εκπληρώσει αυτό το στόχο του ελέγχου· |
|
γ) |
το σύστημα ελέγχου πρέπει επίσης να επιδιώκει την αξιολόγηση του κατά πόσον οι προγραμματισμένες ρυθμίσεις είναι κατάλληλες για την επίτευξη των στόχων του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, ιδίως δε του ενιαίου ολοκληρωμένου πολυετούς εθνικού σχεδίου ελέγχου. Στα παραπάνω πρέπει να περιλαμβάνεται η αξιολόγηση της καταλληλότητας των επίσημων ελέγχων, για παράδειγμα ως προς τη συχνότητά τους και τις χρησιμοποιούμενες μεθόδους, συνεκτιμώντας τη διάρθρωση της παραγωγικής αλυσίδας/αλυσίδων και τις πρακτικές και τον όγκο της παραγωγής. Η ομάδα του ελέγχου πρέπει να διαθέτει ουσιαστική γνώση και κατανόηση του ελέγχου των συστημάτων, μαζί με τη σχετική τεχνική συμβολή για την επίτευξη αυτού του στόχου του ελέγχου. |
Για να αποφασίζεται αν οι προγραμματισμένες ρυθμίσεις είναι κατάλληλες για την επίτευξη των στόχων που αναφέρονται στο στοιχείο γ) παραπάνω, πρέπει να εξετάζονται τα εξής:
Τα κριτήρια ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνουν στρατηγικούς στόχους που προέρχονται από τους κανονισμούς (ΕΚ) αριθ. 178/2002 και (ΕΚ) αριθ. 882/2004 (συμπεριλαμβανομένου του ολοκληρωμένου πολυετούς εθνικού σχεδίου ελέγχου) και από την εθνική νομοθεσία.
Το πρωταρχικό επίκεντρο των ελέγχων πρέπει να είναι οι ρυθμίσεις ελέγχου που συνδέονται με τα κρίσιμα σημεία ελέγχου στην παραγωγική αλυσίδα/αλυσίδες. Πρέπει να δίνεται έμφαση στην αξιολόγηση του βαθμού κατά τον οποίο οι προγραμματισμένες ρυθμίσεις μπορούν να παρέχουν επαρκείς εγγυήσεις α) για την ασφάλεια του τελικού προϊόντος/των τελικών προϊόντων και, β) για τη συμμόρφωση προς τις λοιπές απαιτήσεις της νομοθεσίας για τις ζωοτροφές και τα τρόφιμα και των κανόνων για την υγεία και την καλή μεταχείριση των ζώων. Για να επιτευχθούν τα παραπάνω, ο έλεγχος/οι έλεγχοι πρέπει, όπου είναι δυνατό, να επεκτείνονται πέρα και διαμέσου των διοικητικών συνόρων.
6.2. Εκθέσεις λογιστικού ελέγχου
Οι εκθέσεις ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνουν σαφή συμπεράσματα που να θεμελιώνονται στα ευρήματα του ελέγχου και, ενδεχομένως, συστάσεις.
|
— |
Τα συμπεράσματα πρέπει να αναφέρονται στην τήρηση των προγραμματισμένων ρυθμίσεων, στην αποτελεσματικότητα της εφαρμογής και στην καταλληλότητα των προγραμματισμένων ρυθμίσεων για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων, ανάλογα με την περίπτωση. Πρέπει να βασίζονται σε αντικειμενικά αποδεικτικά στοιχεία. Συγκεκριμένα, όταν εξάγονται συμπεράσματα ως προς την καταλληλότητα των προγραμματισμένων ρυθμίσεων για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων, τα αποδεικτικά στοιχεία μπορούν να προέρχονται από συλλογή και ανάλυση αποτελεσμάτων πολλών ελέγχων. Στην περίπτωση αυτή, τα συμπεράσματα πρέπει να υπερβαίνουν τα όρια των μεμονωμένων εγκαταστάσεων, υπηρεσιών των αρχών και αρχών. |
|
— |
Οι συστάσεις πρέπει να αφορούν το τελικό αποτέλεσμα που παραδίδεται και όχι τα μέσα αποκατάστασης της έλλειψης συμμόρφωσης. Οι συστάσεις πρέπει να βασίζονται σε ορθά συμπεράσματα. |
6.3. Παρακολούθηση των αποτελεσμάτων του ελέγχου
Όπου ισχύει, ο ελεγχόμενος πρέπει να καταρτίζει και να παραδίδει σχέδιο ελέγχου. Στο σχέδιο αυτό πρέπει να προτείνονται ενέργειες αποκατάστασης και πρόληψης, μαζί με δεσμευτικό χρονοδιάγραμμα, για την αντιμετώπιση κάθε αδυναμίας που ενδεχομένως εντοπίζεται από τον έλεγχο ή από το πρόγραμμα ελέγχου. Η ομάδα ελέγχου πρέπει να αξιολογήσει την καταλληλότητα του σχεδίου δράσης και μπορεί να συμμετέχει στην επαλήθευση της μεταγενέστερης εφαρμογής του.
|
— |
Το σχέδιο δράσης επιτρέπει στην ομάδα του ελέγχου να αξιολογήσει αν οι προτεινόμενες ενέργειες αποκατάστασης και πρόληψης επαρκούν ως ανταπόκριση προς τις συστάσεις της έκθεσης ελέγχου. Τα σχέδια δράσης πρέπει να περιλαμβάνουν τον καθορισμό προτεραιοτήτων με βάση τον κίνδυνο και χρονοδιαγράμματα για την ολοκλήρωση των ενεργειών αποκατάστασης και πρόληψης. Ένα ευρύ φάσμα διαφορετικών σχεδίων δράσης μπορεί να θεωρηθεί ικανοποιητικό. Ο ελεγχόμενος μπορεί να επιλέξει μια από τις διάφορες διαθέσιμες εναλλακτικές λύσεις. |
|
— |
Οι ενέργειες αποκατάστασης και πρόληψης δεν πρέπει να περιορίζονται στην αντιμετώπιση ειδικών τεχνικών απαιτήσεων αλλά, όπου αρμόζει, πρέπει να περιλαμβάνουν μέτρα που καλύπτουν ολόκληρο το σύστημα (για παράδειγμα, επικοινωνία, συντονισμός, επανεξέταση και εξορθολογισμός των διαδικασιών ελέγχου κ.ο.κ.) Ο ελεγχόμενος πρέπει να διεξαγάγει ανάλυση πρωταρχικών αιτίων για κάθε ενδεχόμενη περίπτωση έλλειψης συμμόρφωσης, με σκοπό να καθορίζεται η πλέον πρόσφορη ενέργεια αποκατάστασης και πρόληψης. Τυχόν διάσταση απόψεων μεταξύ ελεγχομένου και ομάδας ελέγχου πρέπει να επιλύεται. |
|
— |
Τερματισμός: Πρέπει να οριστούν μηχανισμοί που θα εξασφαλίζουν ότι τα σχέδια δράσης είναι κατάλληλα και ότι οι ενέργειες αποκατάστασης και πρόληψης ολοκληρώνονται αποτελεσματικά και έγκαιρα. Πρέπει να συμφωνηθούν, μεταξύ του ελεγχομένου και της ομάδας ελέγχου, διαδικασίες για την επαλήθευση του τερματισμού του σχεδίου δράσης. |
6.4. Επανεξέταση του ελέγχου και διάδοση των βέλτιστων πρακτικών
Οι συνέπειες των ευρημάτων του ελέγχου για άλλους τομείς και περιοχές πρέπει να μελετώνται, ιδίως στα κράτη μέλη στα οποία η διεξαγωγή των ελέγχων ανατίθεται σε διάφορες αρμόδιες αρχές ή πραγματοποιείται σε αποκεντρωμένη βάση. Θα πρέπει, ιδίως, να διαδίδονται παραδείγματα βέλτιστων πρακτικών. Για το σκοπό αυτό, οι εκθέσεις πρέπει να είναι διαθέσιμες σε άλλους τομείς και περιοχές στο εσωτερικό του κράτους μέλους, καθώς επίσης και στην Επιτροπή. Τα αποτελέσματα των ελέγχων πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη κατά το σχεδιασμό του προγράμματος ελέγχου και στο πλαίσιο της επανεξέτασης του ολοκληρωμένου πολυετούς εθνικού σχεδίου ελέγχου.
6.5. Πόροι
Τα κράτη μέλη πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι αρμόδιες αρχές διαθέτουν επαρκή εξουσία για την εφαρμογή και επαρκείς πόρους, μαζί με την κατάλληλη αρχή, για να εγκαθιδρύσουν, να εφαρμόσουν και να διατηρούν ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου.
Το ανθρώπινο δυναμικό και οι σχετικοί πόροι που απαιτούνται για τη διαχείριση, την παρακολούθηση και την επανεξέταση της διαδικασίας ελέγχου πρέπει να είναι διαθέσιμα, έχοντας κατά νου το ότι ο έλεγχος όλων των αρμόδιων αρχών και των δραστηριοτήτων ελέγχου των αρχών αυτών πρέπει να διεξάγεται σε διάστημα όχι μεγαλύτερο των πέντε ετών. Γενική καθοδήγηση σχετικά με τους πόρους που απαιτούνται για τον έλεγχο παρέχεται στο ISO 19011. Για να υπάρχει η αναγκαία εμπειρογνωμοσύνη για την εκπλήρωση του στόχου και του πεδίου του ελέγχου και του προγράμματος/των προγραμμάτων ελέγχου, η ομάδα του ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνει οποιονδήποτε συνδυασμό γενικών και τεχνικών ειδικών ελεγκτών και τεχνικών ελεγκτών. Πρέπει να υπάρχει μέριμνα για την εξασφάλιση της αντικειμενικότητας και της ανεξαρτησίας της ομάδας ελέγχου, ιδίως όπου απαιτείται η παρουσία τεχνικών εμπειρογνωμόνων. Για το σκοπό αυτό μπορεί να είναι χρήσιμη η εναλλαγή των ελεγκτών ή/και των ομάδων ελέγχου.
6.6. Δεξιότητες των ελεγκτών
Οι δεξιότητες και τα κριτήρια επιλογής των ελεγκτών πρέπει να καθορίζονται βάσει των εξής:
|
— |
γενικές γνώσεις και προσόντα — αρχές, διαδικασίες και τεχνικές των ελέγχων· διευθυντικά/οργανωτικά προσόντα |
|
— |
ειδικές τεχνικές γνώσεις και προσόντα |
|
— |
προσωπικές ικανότητες |
|
— |
διαπαιδαγώγηση |
|
— |
επαγγελματική πείρα |
|
— |
κατάρτιση και εμπειρία σε θέση ελεγκτή. |
Είναι ουσιαστικό να καθιερωθεί ένας μηχανισμός που θα εξασφαλίζει ότι οι ελεγκτές είναι συνεπείς και ότι οι δεξιότητές τους διατηρούνται. Οι δεξιότητες που απαιτούνται από τις ομάδες ελέγχου θα διαφέρουν, ανάλογα με τον τομέα ο οποίος ελέγχεται στο πλαίσιο των συστημάτων ελέγχου ή εποπτείας. Όσον αφορά τις τεχνικές γνώσεις και τα προσόντα που απαιτούνται από τους ελεγκτές, πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις επιμόρφωσης του προσωπικού που εκτελεί επίσημους ελέγχους [κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004 παράρτημα ΙΙ κεφάλαιο 1].
(1) ΕΕ L 31 της 1.2.2002, σ. 1.
(2) «Κατευθυντήριες γραμμές για τον έλεγχο της ποιότητας και/ή των συστημάτων περιβαλλοντικής διαχείρισης», έκδοση του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης, 1η Οκτωβρίου 2002.
(3) «Συστήματα διαχείρισης της ποιότητας — Θεμελιώδεις έννοιες και λεξιλόγιο», έκδοση του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης, Δεκέμβριος 2000.