29.11.2005

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

L 312/55

ΣΥΣΤΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ

της 14ης Νοεμβρίου 2005

σχετικά με ενέργειες προτεραιότητας για να ενισχυθεί η συνεργασία στον τομέα των αρχείων στην Ευρώπη

(2005/835/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 151 παράγραφος 5 δεύτερο εδάφιο,

την πρόταση της Επιτροπής,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1)

Ως επακόλουθο του ψηφίσματος του Συμβουλίου και των υπουργών πολιτισμού που συνήλθαν στο πλαίσιο του Συμβουλίου, της 14ης Νοεμβρίου 1991, για διακανονισμούς όσον αφορά τα αρχεία (1), και των συμπερασμάτων του Συμβουλίου, της 17ης Ιουνίου 1994, σχετικά με την αυξημένη συνεργασία στον τομέα των αρχείων (2), σημειώθηκε αρχική πρόοδος προς μεγαλύτερη συνεργασία μεταξύ των κρατών μελών στον τομέα των αρχείων.

(2)

Το ψήφισμα του Συμβουλίου, της 6ης Μαΐου 2003, σχετικά με τα αρχεία στα κράτη μέλη (3) τόνισε τη σημασία που έχουν τα αρχεία για την κατανόηση της ιστορίας και του πολιτισμού της Ευρώπης καθώς και για τη δημοκρατική λειτουργία της κοινωνίας εντός του πλαισίου της διεύρυνσης της Ένωσης την 1η Μαΐου 2004.

(3)

Έχουν διεξαχθεί πολυεπιστημονικές συναντήσεις εντός κοινοτικού πλαισίου για τα προβλήματα της διαχείρισης, της αποθήκευσης, της διατήρησης και της ανάκτησης αναγνώσιμων από μηχανή δεδομένων, με τη συμμετοχή δημόσιων διοικητικών υπηρεσιών και εθνικών υπηρεσιών αρχείων καθώς και εκπροσώπων των τομέων της βιομηχανίας και της έρευνας.

(4)	Το ψήφισμα του Συμβουλίου της 6ης Μαΐου 2003 τόνισε την ανάγκη περαιτέρω ανάπτυξης εφαρμογών και λύσεων προσφερομένων από τις τεχνολογίες της πληροφορίας και της επικοινωνίας στον τομέα των αρχείων.

(5)

Η Επιτροπή υπογραμμίζει το έργο που έχει επιτευχθεί από τα όργανα της Ένωσης στον ειδικό τομέα των κινηματογραφικών αρχείων στην Ευρώπη, συμπεριλαμβανομένων του ψηφίσματος του Συμβουλίου, της 24ης Νοεμβρίου 2003, σχετικά με τη νόμιμη κατάθεση των κινηματογραφικών έργων στην Ευρωπαϊκή Ένωση (4) και της σύστασης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου περί της κινηματογραφικής κληρονομιάς και της ανταγωνιστικότητας των συναφών δραστηριοτήτων της οικείας βιομηχανίας, που θα εγκριθεί πριν από τα τέλη του 2005.

(6)

Στο ψήφισμα της 6ης Μαΐου 2003, το Συμβούλιο κάλεσε επίσης την Επιτροπή να υποβάλει έκθεση για την κατάσταση όπως έχει σήμερα και τη μελλοντική ανάπτυξη των αρχείων στη διευρυμένη Ευρωπαϊκή Ένωση. Η «Έκθεση σχετικά με τα αρχεία στη διευρυμένη Ένωση», που εκπονήθηκε από ομάδα εμπειρογνωμόνων των κρατών μελών και εγκρίθηκε τον Φεβρουάριο 2005 (5), αποτελεί στέρεη βάση για την περαιτέρω ανάπτυξη των αρχείων στην Ευρώπη. Μετά από αίτημα του Συμβουλίου περιλαμβάνει προτάσεις για ενέργειες στην πράξη και προσανατολισμούς με στόχο την αυξημένη συνεργασία σε ευρωπαϊκό επίπεδο στον τομέα των αρχείων,

ΣΥΝΙΣΤΑ:

Μια Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων, αποτελούμενη από εμπειρογνώμονες ορισμένους από τα κράτη μέλη και τα όργανα της Ένωσης, θα πρέπει να εξασφαλίζει τη συνεργασία και το συντονισμό για γενικά θέματα σχετικά με τα αρχεία και την παρακολούθηση των εργασιών που αναφέρονται στην «Έκθεση για τα αρχεία στη διευρυμένη Ευρωπαϊκή Ένωση» του Φεβρουαρίου 2005, και ειδικότερα των μέτρων προτεραιότητας που αναφέρονται στο σημείο Β της παρούσας σύστασης. Οσάκις κρίνεται σκόπιμο, η Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων θα πρέπει επίσης να συνεργάζεται με άλλα σχετικά ευρωπαϊκά δίκτυα, όπως την ομάδα εθνικών αντιπροσώπων για την ψηφιοποίηση και το Ευρωπαϊκό Γραφείο Βιβλιοθηκών, Πληροφοριών και Τεκμηρίωσης (EBLIDA).

Β.

Στον τομέα των αρχείων τα ακόλουθα μέτρα:

Διατήρηση των αρχείων στην Ευρώπη και πρόληψη ζημιών σε αυτά:

—	ανάπτυξη πρότυπου σχεδίου δράσης από την Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων για την προαγωγή μέτρων πρόληψης ζημιών σε έγγραφα και αρχεία σε περίπτωση φυσικών καταστροφών και άλλων ζημιογόνων συμβάντων,

—	προώθηση από την Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων δράσεων σε κοινοτική κλίμακα για τη διατήρηση και αποκατάσταση εγγράφων και αρχείων που έχουν υποστεί ζημίες,

—	καθιέρωση και προώθηση, μέσω των εθνικών υπηρεσιών αρχείων των κρατών μελών και των υπηρεσιών αρχείων των οργάνων της Ένωσης, προτύπων και προδιαγραφών για την κατασκευή νέων εγκαταστάσεων ειδικά για τη στέγαση αρχείων.

Ενίσχυση της ευρωπαϊκής διεπιστημονικής συνεργασίας για ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία που θα πρέπει να αναπτυχθεί περαιτέρω, μεταξύ άλλων και στο πλαίσιο του προγράμματος εργασιών του Συμβουλίου για τον πολιτισμό, ιδίως όσον αφορά το συντονισμό της ψηφιοποίησης (6):

—

αύξηση της συνεργασίας για τη διαφύλαξη της γνησιότητας, της επί μακρόν διατήρησης και της διαθεσιμότητας των ηλεκτρονικών εγγράφων και των αρχείων, ειδικότερα με την ενημέρωση και την επέκταση των σημερινών απαιτήσεων για τη σύσταση συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων, όπως το MoReq (Model requirements for electronic documents and archives management systems – Πρότυπες απαιτήσεις για τα συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων), που προάγουν την καλύτερη δημόσια διοίκηση, καθώς και με τη συνέχιση της διοργάνωσης συναντήσεων DLM (7) για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία.

Σύσταση και διατήρηση πύλης στο Διαδίκτυο για έγγραφα και αρχεία στην Ευρώπη ως προτεραιότητα:

—

διάθεση, μέσω των εθνικών υπηρεσιών αρχείων των κρατών μελών και των υπηρεσιών αρχείων των οργάνων της Ένωσης, μιας πύλης στο Διαδίκτυο που θα παρέχει ευκολότερη και διασυνοριακή πρόσβαση σε έγγραφα και αρχεία των κρατών μελών και των οργάνων της Ένωσης. Η πύλη αυτή θα μπορούσε είτε να στεγάζεται σε κάποιον υπολογιστή/εξυπηρετητή της Ευρωπαϊκής Ένωσης είτε από την εθνική υπηρεσία αρχείων ενός κράτους μέλους.

Προώθηση της βέλτιστης πρακτικής όσον αφορά την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για τη διαχείριση των εγγράφων και αρχείων και την πρόσβαση σε αυτά· οι εθνικές υπηρεσίες αρχείων των κρατών μελών και οι υπηρεσίες αρχείων των οργάνων της Ένωσης θα πρέπει:

—	να παρακολουθούν τα νέα σχέδια νομοθεσίας στον τομέα αυτό που πρόκειται να θεσπιστούν σε οποιοδήποτε κράτος μέλος, με σκοπό να επισημανθούν οι βέλτιστες πρακτικές, ειδικότερα όσον αφορά τις απαιτήσεις για τη διαχείριση των εγγράφων και αρχείων και την πρόσβαση σε αυτά,

—

να διασυνδεθούν τα δεδομένα σχετικά με τη νομοθεσία περί αρχείων και άλλες συναφείς νομοθεσίες σε εθνικό και κοινοτικό επίπεδο και να διευκολυνθεί η χρησιμοποίησή τους με τη σύσταση βάσης δεδομένων, προκειμένου να ενθαρρυνθεί η διάδοση της εν λόγω νομοθεσίας. Η εν λόγω βάση δεδομένων θα μπορούσε να στεγάζεται είτε σε κάποιον υπολογιστή/εξυπηρετητή της Ευρωπαϊκής Ένωσης είτε από την εθνική υπηρεσία αρχείων ενός κράτους μέλους. Είναι σκόπιμο να ληφθούν υπόψη οι εργασίες που έχουν αναληφθεί στο πλαίσιο του σχεδίου της ευρωπαϊκής βάσης δεδομένων σχετικά με τη νομοθεσία, που προωθείται από τον ευρωπαϊκό κλάδο του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων, EURBICA, όπως αναφέρεται στην «Έκθεση για τα αρχεία στη διευρυμένη Ευρωπαϊκή Ένωση» (ενέργεια προτεραιότητας 4.2).

Θέσπιση μέτρων για την πρόληψη της κλοπής αρχειοθετημένων εγγράφων:

—	ανάπτυξη σχεδίου δράσης και κοινών προσανατολισμών των εθνικών υπηρεσιών αρχείων των κρατών μελών που θα καταστήσουν δυνατή την ανταλλαγή πληροφοριών και βέλτιστων πρακτικών προκειμένου να καταπολεμηθεί η κλοπή αρχειοθετημένων εγγράφων και να προαχθεί η ανάκτηση κλαπέντων εγγράφων.

Γ.

Τα κράτη μέλη και τα όργανα της Ένωσης θα πρέπει από κοινού να προάγουν την εφαρμογή των μέτρων προτεραιότητας που επισημάνθηκαν στην «Έκθεση για τα αρχεία στη διευρυμένη Ευρωπαϊκή Ένωση» του Φεβρουαρίου 2005 και αναφέρονται στο σημείο Β της παρούσας σύστασης. Η εφαρμογή των εν λόγω μέτρων προτεραιότητας θα λάβει υπόψη τις εργασίες των ομάδων που έχουν συσταθεί στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής Εθνικών Αρχειοφυλάκων, ειδικότερα όσον αφορά τη συνεργασία στους τομείς της ασφάλειας και διατήρησης αρχείων και τη δημιουργία ευρωπαϊκής πύλης για πρόσβαση στις πληροφορίες. Η έγκριση της παρούσας σύστασης και η εφαρμογή των μέτρων αυτών δεν συνεπάγονται αφ’ εαυτών τη δέσμευση νέων δημοσιονομικών πόρων ούτε από την Ευρωπαϊκή Ένωση ούτε από τα κράτη μέλη. Ει δυνατόν και σύμφωνα με τις σχετικές διαδικασίες, η Ευρωπαϊκή Ένωση θα προσπαθήσει, στο πλαίσιο υφιστάμενων προγραμμάτων, να στηρίζει σχέδια που αποσκοπούν στην εφαρμογή των μέτρων αυτών.

Δ.	Το αργότερο τρία έτη μετά την ημερομηνία δημοσίευσης της παρούσας σύστασης, η Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων θα πρέπει να υποβάλει έκθεση προόδου για την εφαρμογή των μέτρων προτεραιότητας που αναφέρονται στο σημείο Β.

Βρυξέλλες, 14 Νοεμβρίου 2005.

Για το Συμβούλιο

H Πρόεδρος

T. JOWELL

(1) ΕΕ C 314 της 5.12.1991, σ. 2.

(2) ΕΕ C 235 της 23.8.1994, σ. 3.

(3) ΕΕ C 113 της 13.5.2003, σ. 2.

(4) ΕΕ C 295 της 5.12.2003, σ. 5.

(5) COM(2005) 52 τελικό.

(6) Σχέδιο συμπερασμάτων του Συμβουλίου για το πρόγραμμα εργασιών περιόδου 2005-2006 για τον Πολιτισμό (έγγραφο 13839/04).

(7) DLM = Διαχείριση κύκλου ζωής των εγγράφων.