21.9.2004

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

L 296/16

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ

της 13ης Σεπτεμβρίου 2004

περί θεσπίσεως διατάξεων για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών

(2004/644/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 286,

τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (1), και ιδίως το άρθρο 24 παράγραφος 8,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1)	Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001, στο εξής «κανονισμός», θεσπίζει τις αρχές και τους κανόνες που εφαρμόζονται σε όλα τα κοινοτικά όργανα και οργανισμούς και προβλέπει το διορισμό του υπευθύνου προστασίας δεδομένων από κάθε κοινοτικό όργανο και κοινοτικό οργανισμό.

(2)

Το άρθρο 24 παράγραφος 8 του κανονισμού ορίζει ότι κάθε όργανο ή οργανισμός της Κοινότητας θεσπίζει, σύμφωνα με τις διατάξεις που περιλαμβάνονται στο παράρτημά του, συμπληρωματικές διατάξεις εφαρμογής σχετικά με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Οι διατάξεις εφαρμογής αφορούν, ειδικότερα, τα καθήκοντα, τις αρμοδιότητες και τις εξουσίες του υπευθύνου προστασίας δεδομένων.

(3)	Οι κανόνες εφαρμογής προσδιορίζουν επίσης τις διαδικασίες για την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων καθώς και για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων όλων των σχετικών παραγόντων των κοινοτικών οργάνων ή οργανισμών που συνδέονται με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

(4)

Οι διατάξεις εφαρμογής του κανονισμού ισχύουν υπό την επιφύλαξη του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 (2), της απόφασης 2004/338/ΕΚ, Ευρατόμ (3), και ιδίως του παραρτήματος II, της απόφασης 2001/264/ΕΚ (4), και ιδίως του τμήματος VI του μέρους ΙΙ του παραρτήματος, καθώς και της απόφασης του γενικού γραμματέα του Συμβουλίου/ύπατου εκπροσώπου για την κοινή εξωτερική πολιτική και πολιτική ασφαλείας της 25ης Ιουνίου 2001 (5),

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

ΤΜΗΜΑ 1

ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 1

Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα απόφαση καθορίζει τις συμπληρωματικές διατάξεις εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, στο εξής: «κανονισμός», όσον αφορά το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Άρθρο 2

Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης και με την επιφύλαξη των ορισμών που περιλαμβάνονται στον κανονισμό, νοούνται ως:

α)

«υπεύθυνος της επεξεργασίας»: το όργανο, η γενική διεύθυνση, η διεύθυνση, το τμήμα, η μονάδα ή κάθε άλλη οργανική οντότητα που καθορίζει, αυτοτελώς ή από κοινού με άλλους, τους στόχους και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως περιέχονται στην κοινοποίηση που αποστέλλεται στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (στο εξής «ΥΠΔ») σύμφωνα με το άρθρο 25 του κανονισμού·

β)

«πρόσωπα επαφής»: ο βοηθός ή οι βοηθοί διοίκησης της γενικής διεύθυνσης ή άλλως οποιοδήποτε μέλος του προσωπικού, που ορίζονται κατόπιν διαβουλεύσεως με τον ΥΠΔ από τη γενική διεύθυνσή τους ως εκπρόσωποι της εν λόγω γενικής διεύθυνσης για την εξέταση θεμάτων προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε στενή συνεργασία με τον ΥΠΔ·

γ)

«προσωπικό της ΓΓΣ»: όλοι οι υπάλληλοι της γενικής γραμματείας του Συμβουλίου (στο εξής «ΓΓΣ») και οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο που καλύπτεται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και το καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό των Κοινοτήτων αυτών, όπως καθορίσθηκαν με τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 (6), στο εξής «κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης», ή εργάζεται στη ΓΓΣ επί συμβάσει (μαθητευόμενοι, σύμβουλοι, ανάδοχοι, υπάλληλοι) αποσπασμένοι από τα κράτη μέλη.

ΤΜΗΜΑ 2

ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Άρθρο 3

Διορισμός και καθεστώς του υπευθύνου προστασίας δεδομένων

1. Ο αναπληρωτής γενικός γραμματέας του Συμβουλίου διορίζει τον ΥΠΔ και γνωστοποιεί το όνομά του στον ευρωπαίο επόπτη προστασίας δεδομένων (στο εξής «ΕΕΠΔ»). Ο ΥΠΔ λογοδοτεί απευθείας στον αναπληρωτή γενικό γραμματέα του Συμβουλίου.

2. Η διάρκεια της θητείας του ΥΠΔ είναι τριετής και μπορεί να ανανεωθεί δύο φορές.

3. Κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων του/της, ο ΥΠΔ ενεργεί ανεξάρτητα και σε συνεργασία με τον ΕΕΠΔ. Ειδικότερα, ο ΥΠΔ δεν είναι δυνατόν να λαμβάνει εντολές από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή της ΓΓΣ ή από οποιονδήποτε άλλο όσον αφορά την εσωτερική εφαρμογή των διατάξεων του κανονισμού ή τη συνεργασία του/της με τον ΕΕΠΔ.

4. Η αξιολόγηση του έργου και των καθηκόντων του ΥΠΔ λαμβάνει χώρα κατόπιν διαβουλεύσεως με τον ΕΕΠΔ. Ο ΥΠΔ είναι δυνατόν να απαλλάσσεται από τα καθήκοντά του/της μόνον με τη συγκατάθεση του ΕΕΠΔ, εφόσον έχει παύσει να πληροί τους όρους που απαιτούνται για την άσκηση των καθηκόντων του/της.

5. Με την επιφύλαξη της διαδικασίας που προβλέπεται για το διορισμό του/της, ο ΥΠΔ ενημερώνεται για όλες τις επαφές με εξωτερικούς φορείς όσον αφορά την εφαρμογή του κανονισμού, ιδίως ως προς την αλληλεπίδραση με τον ΕΕΠΔ.

6. Με την επιφύλαξη των σχετικών διατάξεων του κανονισμού, ο ΥΠΔ και το προσωπικό του/της υπόκεινται στους κανονισμούς και τις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Άρθρο 4

Καθήκοντα

Ο ΥΠΔ:

α)

φροντίζει ώστε οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών και τα υποκείμενα των δεδομένων να ενημερώνονται όσον αφορά τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους δυνάμει του κανονισμού· κατά την εκτέλεση του καθήκοντος αυτού, καταρτίζει ιδίως έντυπα ενημέρωσης και γνωστοποίησης, συμβουλεύεται τους ενδιαφερομένους και προωθεί τη γενική ευαισθητοποίηση σε θέματα προστασίας των δεδομένων·

β)	ανταποκρίνεται στα αιτήματα του ΕΕΠΔ και, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του/της, συνεργάζεται με τον ΕΕΠΔ, είτε κατόπιν αιτήματος του τελευταίου είτε με δική του/της πρωτοβουλία·

γ)	διασφαλίζει, κατά τρόπο ανεξάρτητο, την εσωτερική εφαρμογή των διατάξεων του κανονισμού στη ΓΓΣ·

δ)	τηρεί μητρώο με τις επεξεργασίες που διενεργούν οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών και παρέχει πρόσβαση στο μητρώο αυτό σε κάθε πρόσωπο, είτε απευθείας ή είτε μέσω του ΕΕΠΔ·

ε)	κοινοποιεί στον ΕΕΠΔ τις εργασίες επεξεργασίας οι οποίες ενδέχεται να παρουσιάζουν ιδιαίτερους κινδύνους κατά τα αναφερόμενα στο άρθρο 27 παράγραφος 2 του κανονισμού·

στ)	με τον τρόπο αυτό, εξασφαλίζει ότι οι εργασίες επεξεργασίας δεν μπορούν να θίξουν τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων.

Άρθρο 5

Αρμοδιότητες

1. Επιπροσθέτως των γενικών καθηκόντων που πρέπει να ασκεί, ο ΥΠΔ:

α)

ενεργεί ως σύμβουλος της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής της ΓΓΣ και των υπευθύνων των επεξεργασιών σχετικά με θέματα που άπτονται της εφαρμογής των διατάξεων περί προστασίας δεδομένων. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή, οι υπεύθυνοι των διαφόρων επεξεργασιών, η επιτροπή προσωπικού και κάθε φυσικό πρόσωπο μπορούν να συμβουλεύονται τον ΥΠΔ, χωρίς να ακολουθήσουν την επίσημη οδό, ως προς κάθε θέμα που άπτεται της ερμηνείας ή της εφαρμογής του κανονισμού·

β)

προβαίνει, είτε με δική του/της πρωτοβουλία είτε κατόπιν πρωτοβουλίας της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής, των υπευθύνων των επεξεργασιών, της επιτροπής προσωπικού ή οποιουδήποτε φυσικού προσώπου, στη διερεύνηση ζητημάτων και περιστατικών που σχετίζονται ευθέως με τα καθήκοντά του/της και υποπίπτουν στην αντίληψή του/της, αναφέρει δε στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ή στο πρόσωπο το οποίο ζήτησε την έρευνα. Εφόσον κρίνεται σκόπιμο, όλοι οι λοιποί ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να ενημερώνονται δεόντως. Εάν ο υποβάλλων την ένσταση είναι φυσικό πρόσωπο ή στην περίπτωση που ο υποβάλλων την ένσταση ενεργεί για λογαριασμό φυσικού προσώπου, ο ΥΠΔ πρέπει, στο μέτρο του δυνατού, να εξασφαλίζει την εμπιστευτικότητα της αίτησης, εκτός εάν το συγκεκριμένο υποκείμενο των δεδομένων έχει συγκατατεθεί ρητά στη διαφορετική μεταχείριση της αίτησης·

γ)	συνεργάζεται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του/της με τους υπευθύνους προστασίας δεδομένων άλλων κοινοτικών οργάνων και οργανισμών, ιδίως με την ανταλλαγή πείρας και βέλτιστων πρακτικών·

δ)	εκπροσωπεί τη ΓΓΣ ως προς όλα τα θέματα που συνδέονται με την προστασία των δεδομένων με την επιφύλαξη της απόφασης 2004/338/ΕΚ, Ευρατόμ, η εν λόγω εκπροσώπηση μπορεί να περιλαμβάνει τη συμμετοχή του ΥΠΑ σε σχετικές επιτροπές ή φόρα διεθνούς επιπέδου·

ε)	υποβάλλει στον αναπληρωτή γενικό γραμματέα του Συμβουλίου ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων, την οποία καθιστά διαθέσιμη στο προσωπικό.

2. Με την επιφύλαξη του άρθρου 4 στοιχείο β), του άρθρου 5 παράγραφος 1 στοιχεία β) και γ) και του άρθρου 15, ο ΥΠΔ και το προσωπικό του/της δεν κοινολογούν πληροφορίες ή έγγραφα τα οποία περιέρχονται εις γνώσιν ή στην κατοχή τους στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους.

Άρθρο 6

Εξουσίες

Κατά την άσκηση των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων του, ο ΥΠΔ:

α)	έχει πρόσβαση, ανά πάσα στιγμή, στα δεδομένα που αποτελούν αντικείμενο των εργασιών επεξεργασίας, σε όλους τους χώρους, τις εγκαταστάσεις επεξεργασίας δεδομένων και τα υποθέματα πληροφοριών·

β)	μπορεί να ζητεί γνωμοδοτήσεις από τη νομική υπηρεσία του Συμβουλίου·

γ)

μπορεί να προσφεύγει στις υπηρεσίες εξωτερικών εμπειρογνωμόνων στον τομέα της Τεχνολογίας των Πληροφοριών, με προηγούμενη έγκριση του διατάκτη, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, της 25ης Ιουνίου 2002, για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (7) και τους κανόνες εφαρμογής του·

δ)	μπορεί, με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων και των εξουσιών του ΕΕΠΔ, να προτείνει στη ΓΓΣ διοικητικά μέτρα και να εκδίδει γενικές συστάσεις σχετικά με την ορθή εφαρμογή του κανονισμού·

ε)	μπορεί να διατυπώνει, σε ειδικές περιπτώσεις, οποιαδήποτε άλλη σύσταση για τη βελτίωση της προστασίας δεδομένων από πρακτική άποψη, προς τη ΓΓΣ ή/και οιονδήποτε άλλο ενδιαφερόμενο·

στ)	μπορεί να επισημαίνει στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή της ΓΓΣ οιαδήποτε μη συμμόρφωση μέλους του προσωπικού με τις υποχρεώσεις δυνάμει του κανονισμού και να εισηγείται την έναρξη διοικητικής έρευνας ενόψει της ενδεχόμενης εφαρμογής του άρθρου 49 του κανονισμού.

Άρθρο 7

Πόροι

Ο ΥΠΔ λαμβάνει επαρκές προσωπικό και τους αναγκαίους πόρους για την άσκηση των αρμοδιοτήτων του.

ΤΜΗΜΑ 3

ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΠΑΡΑΓΟΝΤΩΝ ΤΟΥ ΤΟΜΕΑ ΤΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Άρθρο 8

Αρμόδια για τους διορισμούς αρχή

1. Σε περίπτωση προσφυγής κατά την έννοια του άρθρου 90 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 723/2004 όσον αφορά παράβαση του κανονισμού, η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ζητεί τη γνώμη του ΥΠΔ, ο οποίος θα πρέπει να διατυπώνει τη γνώμη του/της εγγράφως εντός δεκαπέντε ημερών από την παραλαβή της αίτησης. Εάν, μετά το τέλος της περιόδου αυτής, ο ΥΠΔ δεν έχει διατυπώσει τη γνώμη του/της προς την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή, η γνώμη αυτή δεν είναι πλέον αναγκαία. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή δεν δεσμεύεται από τη γνώμη του ΥΠΔ.

2. Ο ΥΠΔ ενημερώνεται οσάκις εξετάζεται ζήτημα, το οποίο έχει ή μπορεί να έχει επιπτώσεις στην προστασία δεδομένων.

Άρθρο 9

Υπεύθυνοι των επεξεργασιών

1. Οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών μεριμνούν ώστε όλες οι εργασίες επεξεργασίας υπό τον έλεγχό τους να είναι σύμφωνες με τον κανονισμό.

2. Ειδικότερα, οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών:

α)

προειδοποιούν τον ΥΠΔ πριν από τη διενέργεια οποιασδήποτε εργασίας επεξεργασίας ή σειράς εργασιών επεξεργασίας, οι οποίες επιδιώκουν τον ίδιο σκοπό ή συναφείς σκοπούς, καθώς και πριν από οποιαδήποτε ουσιώδη μεταβολή υφιστάμενης εργασίας επεξεργασίας· όσον αφορά τις εργασίες επεξεργασίας που έχουν διενεργηθεί πριν από την έναρξη ισχύος του κανονισμού την 1η Φεβρουαρίου 2001, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας τις κοινοποιεί, αμελλητί·

β)	επικουρούν τον ΥΠΔ και τον ΕΕΠΔ κατά την άσκηση των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων τους, ιδίως παρέχοντάς τους τις πληροφορίες που ζητούν εντός προθεσμίας τριάντα ημερών, το αργότερο·

γ)	εφαρμόζουν τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και δίνουν επαρκείς οδηγίες στο προσωπικό της ΓΓΣ, ώστε να εξασφαλίζονται τόσο η εμπιστευτικότητα της επεξεργασίας όσο και επίπεδο ασφαλείας ανάλογο προς τους κινδύνους που παρουσιάζει η επεξεργασία·

δ)

συμβουλεύονται, ενδεχομένως, τον ΥΠΔ ως προς το κατά πόσον οι εργασίες επεξεργασίας είναι σύμφωνες με τον κανονισμό, ιδίως όταν θεωρούν ευλόγως ότι ορισμένες εργασίες επεξεργασίας δεν συμβιβάζονται με τα άρθρα 4 έως 10 του κανονισμού. Μπορούν επίσης να συμβουλεύονται τον ΥΠΔ ή/και τους εμπειρογνώμονες της Γενικής Διεύθυνσης Α στον τομέα της ασφάλειας της Τεχνολογίας των Πληροφοριών, το Γραφείο Ασφαλείας και το Γραφείο ασφαλείας των πληροφορικών συστημάτων (INFOSEC), σχετικά με θέματα που αφορούν την εμπιστευτικότητα των εργασιών επεξεργασίας και τα μέτρα ασφαλείας που λαμβάνονται σύμφωνα με το άρθρο 22 του κανονισμού.

Άρθρο 10

Πρόσωπα επαφής

1. Με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων του ΥΠΔ, το πρόσωπο επαφής:

α)	επικουρεί τη γενική διεύθυνση ή τη μονάδα του στην τήρηση καταλόγου όλων των υφιστάμενων επεξεργασιών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

β)	επικουρεί τη γενική διεύθυνση ή τη μονάδα του στον εντοπισμό των αντίστοιχων υπευθύνων των επεξεργασιών·

γ)

δικαιούται να λαμβάνει από τους υπευθύνους των επεξεργασιών και από το προσωπικό τα κατάλληλα και αναγκαία πληροφοριακά στοιχεία για την εκτέλεση των διοικητικών καθηκόντων του στο πλαίσιο της γενικής διεύθυνσης ή της μονάδας του· το δικαίωμα αυτό δεν περιλαμβάνει την πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα η επεξεργασία των οποίων έχει διενεργηθεί υπό την ευθύνη του υπευθύνου της επεξεργασίας.

2. Με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων των υπευθύνων των επεξεργασιών, τα πρόσωπα επαφής:

α)	επικουρούν τους υπευθύνους των επεξεργασιών κατά την εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους·

β)	διευκολύνουν, ενδεχομένως, την επικοινωνία μεταξύ του ΥΠΔ και των υπευθύνων των επεξεργασιών.

Άρθρο 11

Προσωπικό της ΓΓΣ

1. Ειδικότερα, όλο το προσωπικό της ΓΓΣ συμβάλλει στην εφαρμογή των κανόνων περί εμπιστευτικότητας και ασφαλείας κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως προβλέπεται στα άρθρα 21 και 22 του κανονισμού. Τα μέλη του προσωπικού της ΓΓΣ που διαθέτουν πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα επεξεργάζονται μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του υπευθύνου της επεξεργασίας, εκτός εάν απαιτεί άλλως το εθνικό ή κοινοτικό δίκαιο.

2. Κάθε μέλος του προσωπικού της ΓΓΣ μπορεί να υποβάλει ένσταση προς τον ΕΕΠΔ, με την οποία επικαλείται παράβαση των διατάξεων του κανονισμού που διέπουν την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, χωρίς να ακολουθήσει την επίσημη οδό, όπως καθορίζεται στους κανόνες που έχει θεσπίσει ο ΕΕΠΔ.

Άρθρο 12

Υποκείμενα των δεδομένων

1. Πέρα από το δικαίωμα των υποκειμένων των δεδομένων να ενημερώνονται δεόντως για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν, σύμφωνα με τα άρθρα 11 και 12 του κανονισμού, τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να απευθύνονται στον οικείο υπεύθυνο των επεξεργασιών προκειμένου να ασκήσουν τα δικαιώματά τους σύμφωνα με τα άρθρα 13 έως 19 του κανονισμού, όπως ορίζεται στο τμήμα 5 της παρούσας απόφασης.

2. Με την επιφύλαξη οιουδήποτε ένδικου μέσου, κάθε υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να υποβάλλει ένσταση στον ΕΕΠΔ εφόσον κρίνει ότι τα δικαιώματά του δυνάμει του κανονισμού θίγονται λόγω της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν από το Συμβούλιο, όπως ορίζεται στους κανόνες που έχει θεσπίσει ο ΕΕΠΔ.

3. Ουδείς υφίσταται ζημία διότι έχει υποβάλει ένσταση προς τον ΕΕΠΔ, ή διότι έχει επισημάνει παράβαση των διατάξεων του κανονισμού προς τον ΥΠΔ.

ΤΜΗΜΑ 4

ΜΗΤΡΩΟ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΘΕΙΣΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ

Άρθρο 13

Διαδικασία κοινοποίησης

1. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας κοινοποιεί στον ΥΠΔ κάθε εργασία επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα βάσει εντύπου κοινοποίησης που διατίθεται στην ιστοσελίδα της ΓΓΣ στο Intranet (Data Protection). Η κοινοποίηση διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στον ΥΠΔ. Εντός δέκα εργάσιμων ημερών, αποστέλλεται εγγράφως στον ΥΠΔ επιβεβαιωτική κοινοποίηση. Ο ΥΠΔ δημοσιεύει την επιβεβαιωτική κοινοποίηση στο μητρώο μόλις την παραλάβει.

2. Η κοινοποίηση περιλαμβάνει όλα τα πληροφοριακά στοιχεία που προσδιορίζονται στο άρθρο 25, παράγραφος 2 του κανονισμού. Οποιαδήποτε μεταβολή που επηρεάζει τα στοιχεία αυτά κοινοποιείται αμέσως στον ΥΠΔ.

3. Περαιτέρω κανόνες και λεπτομέρειες όσον αφορά τη διαδικασία κοινοποίησης που πρέπει να ακολουθούν οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών περιλαμβάνονται στις γενικές συστάσεις που εκδίδει ο ΥΠΔ.

Άρθρο 14

Περιεχόμενο και σκοπός του μητρώου

1. Ο ΥΠΔ τηρεί μητρώο των εργασιών επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, το οποίο καταρτίζεται βάσει των κοινοποιήσεων που αποστέλλουν οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών.

2. Το μητρώο περιέχει τουλάχιστον τα πληροφοριακά στοιχεία που αναφέρονται στο άρθρο 25, παράγραφο 2, στοιχεία α) έως ζ) του κανονισμού. Ωστόσο, τα πληροφοριακά στοιχεία που εισάγονται στο μητρώο από τον ΥΠΔ μπορούν, κατ’ εξαίρεση, να περιορίζονται, εάν είναι απαραίτητο, για λόγους ασφαλείας συγκεκριμένης εργασίας επεξεργασίας.

3. Το μητρώο χρησιμεύει ως αλφαβητικός κατάλογος των εργασιών επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διενεργούνται στο Συμβούλιο. Παρέχει πληροφορικά στοιχεία στα υποκείμενα των δεδομένων και διευκολύνει την άσκηση των δικαιωμάτων τους σύμφωνα με τα άρθρα 13 έως 19 του κανονισμού.

Άρθρο 15

Πρόσβαση στο μητρώο

1. Ο ΥΠΔ λαμβάνει κατάλληλα μέτρα ώστε να εξασφαλισθεί ότι κάθε πρόσωπο έχει πρόσβαση στο μητρώο, είτε απευθείας είτε μέσω του ΕΕΠΔ. Ειδικότερα, ο ΥΠΔ παρέχει ενημέρωση και συνδρομή προς τους ενδιαφερομένους σχετικά με τον τρόπο και τον τόπο υποβολής των αιτήσεων για πρόσβαση στο μητρώο.

2. Με εξαίρεση την περίπτωση κατά την οποία παρέχεται πρόσβαση με άμεση επικοινωνία, οι αιτήσεις για πρόσβαση στο μητρώο υποβάλλονται εγγράφως με οποιαδήποτε μορφή, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής, σε μία από τις γλώσσες που αναφέρονται στο άρθρο 314 της συνθήκης και κατά τρόπο αρκετά ακριβή ώστε να μπορεί ο ΥΠΔ να εντοπίζει τις σχετικές εργασίες επεξεργασίας. Στον αιτούντα αποστέλλεται απόδειξη παραλαβής, αμελλητί.

3. Εάν μια αίτηση δεν είναι αρκετά ακριβής, ο ΥΠΔ ζητεί από τον αιτούντα να την αποσαφηνίσει και επικουρεί σχετικά τον αιτούντα. Σε περίπτωση αίτησης που αφορά πολύ μεγάλο αριθμό εργασιών επεξεργασίας, ο ΥΠΔ μπορεί να έρχεται σε επαφή με τον αιτούντα ανεπισήμως, προς αναζήτηση δίκαιης λύσης.

4. Κάθε πρόσωπο μπορεί να ζητήσει από τον ΥΠΔ αντίγραφο των πληροφοριακών στοιχείων που είναι διαθέσιμα στο μητρώο σχετικά με κάθε κοινοποιηθείσα εργασία επεξεργασίας.

ΤΜΗΜΑ 5

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΜΕ ΤΗΝ ΟΠΟΙΑ ΑΣΚΟΥΝ ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΟΥΣ ΤΑ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Άρθρο 16

Γενικές διατάξεις

1. Τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων που καθορίζονται στο παρόν τμήμα μπορούν να ασκούνται μόνο από τους ενδιαφερομένους ή, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για λογαριασμό των ενδιαφερομένων με δέουσα πληρεξουσιοδότηση. Οι αιτήσεις απευθύνονται γραπτώς στον εκάστοτε υπεύθυνο της επεξεργασίας, με αντίγραφο στον ΥΠΔ. Εφόσον απαιτείται, ο ΥΠΔ επικουρεί το υποκείμενο των δεδομένων στον εντοπισμό του υπευθύνου της επεξεργασίας. Ο ΥΠΔ καθιστά διαθέσιμα ειδικά έντυπα. Οι υπεύθυνοι των επεξεργασιών δέχονται την αίτηση μόνον εφόσον το έντυπο έχει συμπληρωθεί πλήρως και η ταυτότητα του υποβάλλοντος την ένσταση έχει εξακριβωθεί δεόντως. Τα υποκείμενα των δεδομένων ασκούν τα δικαιώματά τους ατελώς.

2. Ο υπεύθυνος της επεξεργασίας αποστέλλει στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής εντός πέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώριση της αίτησης. Εκτός αν άλλως ορίζεται, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας διεκπεραιώνει την αίτηση εντός προθεσμίας δεκαπέντε εργάσιμων ημερών το αργότερο από την καταχώρησή της, είτε με την αποδοχή της είτε δηλώνοντας εγγράφως τους λόγους της πλήρους ή μερικής απόρριψής της, ιδίως σε περιπτώσεις που ο αιτών δεν θεωρείται ως υποκείμενο των δεδομένων.

3. Σε περίπτωση ανωμαλιών ή εμφανούς κατάχρησης των δικαιωμάτων του/της από το υποκείμενο των δεδομένων και εφόσον το υποκείμενο των δεδομένων ισχυρίζεται ότι η επεξεργασία είναι παράνομη, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας πρέπει να συμβουλεύεται τον ΥΠΔ σχετικά με την αίτηση ή/και να παραπέμπει το υποκείμενο των δεδομένων στον ΥΠΔ, ο οποίος αποφασίζει ως προς την επιλεξιμότητα της αίτησης και τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί.

4. Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να συμβουλεύεται τον ΥΠΔ όσον αφορά την άσκηση των δικαιωμάτων του/της σε συγκεκριμένη περίπτωση. Με την επιφύλαξη οποιουδήποτε ένδικου μέσου, κάθε υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να υποβάλλει ένσταση στον ΕΕΠΔ, εφόσον κρίνει ότι έχουν παραβιασθεί τα δικαιώματά του/της δυνάμει του κανονισμού λόγω της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τον/την αφορούν.

Άρθρο 17

Δικαίωμα πρόσβασης

Το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να λαμβάνει από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας, χωρίς περιορισμό, ανά πάσα στιγμή εντός τριών μηνών από την παραλαβή της αίτησης, τα πληροφοριακά στοιχεία που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως δ) του άρθρου 13 του κανονισμού, είτε συμβουλευόμενο τα δεδομένα αυτά επιτόπου είτε λαμβάνοντας αντίγραφό τους, συμπεριλαμβανομένου, ενδεχομένως, αντιγράφου με ηλεκτρονική μορφή, ανάλογα με την προτίμηση του αιτούντος.

Άρθρο 18

Δικαίωμα διόρθωσης

Σε κάθε αίτηση υποκειμένου των δεδομένων για τη διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προσδιορίζονται τα σχετικά δεδομένα καθώς και η διόρθωση που ζητείται. Η αίτηση διεκπεραιώνεται από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας αμελλητί.

Άρθρο 19

Δικαίωμα κλειδώματος

Ο υπεύθυνος της επεξεργασίας διεκπεραιώνει αμελλητί κάθε αίτηση για το κλείδωμα δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 15 του κανονισμού. Στην αίτηση προσδιορίζονται τα σχετικά δεδομένα καθώς και οι λόγοι για τους οποίους ζητείται το κλείδωμά τους. Ο υπεύθυνος της επεξεργασίας ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων που υπέβαλε την αίτηση πριν από την άρση του κλειδώματος.

Άρθρο 20

Δικαίωμα διαγραφής

Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ζητήσει από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας να διαγράψει αμελλητί τα δεδομένα σε περίπτωση παράνομης επεξεργασίας, ιδίως στην περίπτωση παράβασης των άρθρων 4 έως 10 του κανονισμού. Στην αίτηση προσδιορίζονται τα σχετικά δεδομένα και οι λόγοι ή οι αποδείξεις του παράνομου χαρακτήρα της επεξεργασίας. Στα συστήματα αυτοματοποιημένης αρχειοθέτησης, η διαγραφή διενεργείται καταρχήν με όλα τα κατάλληλα τεχνικά μέσα, ώστε να αποκλείεται οποιαδήποτε δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας των διαγραφέντων δεδομένων. Εάν η διαγραφή είναι αδύνατη για τεχνικούς λόγους, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας, αφού συμβουλευθεί τον ΥΠΔ και τον ενδιαφερόμενο, προβαίνει αμέσως στο κλείδωμα των δεδομένων.

Άρθρο 21

Κοινοποίηση σε τρίτους

Σε κάθε περίπτωση διόρθωσης, κλειδώματος ή διαγραφής κατόπιν αιτήσεως του υποκειμένου των δεδομένων, το εν λόγω υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να λαμβάνει από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας την κοινοποίηση των ενεργειών αυτών στους τρίτους στους οποίους έχουν κοινολογηθεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, εκτός εάν αυτό αποδεικνύεται αδύνατο ή προϋποθέτει δυσανάλογη προσπάθεια.

Άρθρο 22

Δικαίωμα αντίταξης

Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να αντιτάσσεται στην επεξεργασία δεδομένων που το αφορούν και στην κοινολόγηση ή χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, σύμφωνα με το άρθρο 18 του κανονισμού. Στην αίτηση προσδιορίζονται τα σχετικά δεδομένα και αναφέρονται οι λόγοι που δικαιολογούν την αίτηση. Εφόσον η ένσταση είναι δικαιολογημένη, η σχετική επεξεργασία δεν περιλαμβάνει πλέον τα συγκεκριμένα δεδομένα.

Άρθρο 23

Αυτοματοποιημένες ατομικές αποφάσεις

Το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να μη συμμορφώνεται με αυτοματοποιημένες ατομικές αποφάσεις κατά την έννοια του άρθρου 19 του κανονισμού, εκτός εάν η απόφαση επιτρέπεται ρητά από την εθνική ή κοινοτική νομοθεσία ή από απόφαση του ΕΕΠΔ που διαφυλάσσει τα έννομα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων. Και στις δύο περιπτώσεις, το υποκείμενο των δεδομένων έχει την ευκαιρία να εκφράσει την άποψή του εκ των προτέρων και να συμβουλευθεί τον ΥΠΔ.

Άρθρο 24

Εξαιρέσεις και περιορισμοί

1. Στο βαθμό που το δικαιολογούν σαφώς εύλογες αιτίες, όπως προσδιορίζεται στο άρθρο 20 του κανονισμού, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας μπορεί να περιορίζει τα δικαιώματα που αναφέρονται στα άρθρα 17 έως 21 της παρούσας απόφασης. Εφόσον δεν συντρέχει λόγος απόλυτης ανάγκης, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας συμβουλεύεται πρώτα τον ΥΠΔ, η γνώμη του οποίου δεν δεσμεύει το όργανο. Ο υπεύθυνος της επεξεργασίας απαντά αμελλητί στις αιτήσεις σχετικά με την εφαρμογή εξαιρέσεων ή περιορισμών της άσκησης των δικαιωμάτων και αιτιολογεί την απόφαση αυτή.

2. Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητεί από τον ΕΕΠΔ την εφαρμογή του άρθρου 47 παράγραφος 1 στοιχείο γ) του κανονισμού.

ΤΜΗΜΑ 6

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ

Άρθρο 25

Πρακτικές λεπτομέρειες

1. Οι αιτήσεις έρευνας απευθύνονται εγγράφως στον ΥΠΔ μέσω ειδικού εντύπου που διατίθεται από αυτόν. Στην περίπτωση εμφανούς κατάχρησης του δικαιώματος υποβολής αίτησης έρευνας, παραδείγματος χάριν όταν το ίδιο φυσικό πρόσωπο υπέβαλε ταυτόσημη αίτηση πρόσφατα μόλις, ο ΥΠΔ δεν υποχρεούται να απαντήσει στον αιτούντα.

2. Εντός δεκαπέντε ημερών από την παραλαβή, ο ΥΠΔ αποστέλλει απόδειξη παραλαβής στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ή το πρόσωπο που ζήτησε την έρευνα και εξακριβώνει κατά πόσον η αίτηση πρέπει να αντιμετωπισθεί ως εμπιστευτική.

3. Ο ΥΠΔ ζητεί από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας ο οποίος ευθύνεται για τη συγκεκριμένη επεξεργασία δεδομένων έγγραφη δήλωση σχετικά με το θέμα. Ο υπεύθυνος της επεξεργασίας απαντά στον ΥΠΔ εντός δεκαπέντε ημερών. Ο ΥΠΔ μπορεί να επιθυμεί να λάβει συμπληρωματικά πληροφοριακά στοιχεία από άλλα μέρη, όπως το Γραφείο Ασφαλείας και το Γραφείο ασφαλείας των πληροφορικών συστημάτων (INFOSEC) της ΓΓΣ. Εφόσον απαιτείται, μπορεί να ζητήσει σχετική γνωμοδότηση από τη Νομική Υπηρεσία του Συμβουλίου. Τα πληροφοριακά στοιχεία ή η γνώμη πρέπει να δίδονται στον ΥΠΔ εντός τριάντα ημερών.

4. Ο ΥΠΔ αναφέρει στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ή στο πρόσωπο το οποίο υπέβαλε το αίτημα εντός τριών μηνών από την παραλαβή του αιτήματος.

ΤΜΗΜΑ 7

ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 26

Αποτελέσματα

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να παράγει αποτελέσματα την επόμενη ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Βρυξέλλες, 13 Σεπτεμβρίου 2004.

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

B. R. BOT

(1) ΕΕ L 8 της 12.1.2001, σ. 1.

(2) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43).

(3) Απόφαση 2004/338/ΕΚ, Ευρατόμ του Συμβουλίου, της 22ας Μαρτίου 2004, για έγκριση του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου (ΕΕ L 106 της 15.4.2004, σ. 22).

(4) Απόφαση 2001/264/ΕΚ του Συμβουλίου, της 19ης Μαρτίου 2001, για την έγκριση κανονισμών ασφαλείας του Συμβουλίου (ΕΕ L 101 της 11.4.2001, σ. 1)· απόφαση όπως τροποποιήθηκε από την απόφαση 2004/194/ΕΚ (ΕΕ L 63 της 25.2.2004, σ. 48).

(5) Απόφαση του γενικού γραμματέα του Συμβουλίου/ύπατου εκπροσώπου για την κοινή εξωτερική πολιτική και την πολιτική ασφαλείας, της 25ης Ιουνίου 2001, σχετικά με κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς για τη γενική γραμματεία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και το προσωπικό της στις υπηρεσιακές τους επαφές με το κοινό (ΕΕ C 189 της 5.7.2001, σ. 1).

(6) ΕΕ L 56 της 4.3.1968, σ. 1· κανονισμός όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 723/2004 (ΕΕ L 124 της 27.4.2004, σ. 1).

(7) ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1.