Aπόφαση αριθ. 1/2001 του κοινού συμβουλίου

που ιδρύθηκε με την συμφωνία-πλαίσιο συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου, της 21ης Ιουνίου 1996

της 26ης Ιουνίου 2001

Εσωτερικός κανονισμός του κοινού συμβουλίου

(2001/755/ΕΚ)

ΤΟ ΚΟΙΝΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία πλαίσιο συνεργασίας με τελικό στόχο την προετοιμασία σύνδεσης πολιτικού και οικονομικού χαρακτήρα μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου(1), που υπεγράφη στη Φλωρεντία στις 21 Ιουνίου 1996, καλούμενη εφεξής "η συμφωνία", και ιδίως τα άρθρα 33 έως 37,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

Η εν λόγω συμφωνία άρχισε να ισχύει την 1η Φεβρουαρίου 1999,

ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

Προεδρία

Των συνεδριάσεων του κοινού συμβουλίου προεδρεύουν εναλλάξ ανά δωδεκάμηνο μέλος του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, και αντιπρόσωπος της Δημοκρατίας της Χιλής. Ωστόσο, η πρώτη περίοδος της Προεδρίας αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

1. Το κοινό συμβούλιο συνέρχεται σε υπουργικό επίπεδο κατά τακτά διαστήματα και όταν το επιβάλλουν οι περιστάσεις εφόσον τα μέρη συμφωνούν.

2. Κάθε σύνοδος του κοινού συμβουλίου πραγματοποιείται σε τόπο συμφωνηθέντα από τα μέρη.

3. Οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 3

Αντιπροσώπευση

1. Τα μέλη του κοινού συμβουλίου μπορούν να αντιπροσωπεύονται, όταν δεν είναι σε θέση να παραστούν στη συνεδρίαση.

2. Όταν ένα μέλος επιθυμεί να αντιπροσωπευθεί, κοινοποιεί στον πρόεδρο το όνομα του αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση στην οποία πρόκειται να αντιπροσωπευθεί. Ο αντιπρόσωπος ενός μέλους του κοινού συμβουλίου ασκεί όλα τα δικαιώματα του εν λόγω μέλους.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του κοινού συμβουλίου μπορούν να συνοδεύονται από υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, ανακοινώνονται στον πρόεδρο του κοινού συμβουλίου η προβλεπόμενη σύνθεση και το όνομα του επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της διπλωματικής αποστολής της Δημοκρατίας της Χιλής στην Ευρωπαϊκή Ένωση ασκούν από κοινού καθήκοντα γραμματέων του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 6

Έγγραφα

Όταν οι εργασίες του κοινού συμβουλίου βασίζονται σε γραπτή τεκμηρίωση, τα σχετικά έγγραφα αριθμούνται και τίθενται σε κυκλοφορία από τους δύο γραμματείς ως έγγραφα του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1. Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο κοινό συμβούλιο ή στον πρόεδρό του αποστέλλεται στους δύο γραμματείς του κοινού συμβουλίου.

2. Οι δύο γραμματείς μεριμνούν ώστε η αλληλογραφία να διαβιβαστεί στον πρόεδρο του κοινού συμβουλίου και, εφόσον είναι σκόπιμο, να διανεμηθεί στα άλλα μέλη του κοινού συμβουλίου ως έγγραφο που αναφέρεται στο άρθρο 6. Η αλληλογραφία που διανέμεται αποστέλλεται στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, στις μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών της ΕΕ και στη διπλωματική αποστολή της Δημοκρατίας της Χιλής στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

3. Η αλληλογραφία που προέρχεται από τον πρόεδρο του κοινού συμβουλίου προωθείται στους παραλήπτες από τον αντίστοιχο γραμματέα και, εφόσον είναι σκόπιμο, διανέμεται ως έγγραφο που αναφέρεται στο άρθρο 6 στα άλλα μέλη του κοινού συμβουλίου, στις διευθύνσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 2.

Άρθρο 8

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς του κοινού συμβουλίου καταρτίζουν, με βάση τις προτάσεις των μερών, προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, η οποία διαβιβάζεται από τον αντίστοιχο γραμματέα στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία είτε ο ένας είτε ο άλλος από τους δύο γραμματείς έχουν λάβει αίτηση για εγγραφή στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης· ωστόσο, αυτά τα σημεία εγγράφονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μόνον εφόσον τα συνοδευτικά έγγραφα έχουν διαβιβαστεί στους γραμματείς το αργότερο κατά την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης. Το κοινό συμβούλιο εγκρίνει την ημερήσια διάταξη κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Η εγγραφή στην ημερήσια διάταξη ενός σημείου που δεν περιλαμβάνεται στην προσωρινή ημερησία διάταξη γίνεται κατόπιν συμφωνίας αμφοτέρων των μερών.

2. Σε συμφωνία με τα μέρη, οι προθεσμίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 μπορούν να συντομευτούν, ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 9

Πρακτικά

1. Οι δύο γραμματείς συντάσσουν από κοινού, το συντομότερο δυνατόν, σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.

2. Τα πρακτικά αναφέρουν, κατά κανόνα, για κάθε σημείο της ημερησίας διάταξης:

α) τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο κοινό συμβούλιο·

β) τις δηλώσεις την εγγραφή των οποίων στα πρακτικά έχει ζητήσει ένα μέλος του κοινού συμβουλίου·

γ) τις προτάσεις και τις συστάσεις που έχουν διατυπωθεί, τις δηλώσεις που έχουν συμφωνηθεί και τα συμπεράσματα που έχουν εγκριθεί σχετικά με επιμέρους σημεία.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν επίσης κατάλογο των μελών του κοινού συμβουλίου ή των αντιπροσώπων τους που συμμετείχαν στη συνεδρίαση.

4. Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται για έγκριση στο κοινό συμβούλιο κατά την επόμενη συνεδρίασή του. Μπορεί επίσης να εγκριθεί γραπτώς και από τα δύο μέρη. Όταν εγκριθεί, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και αρχειοθετούνται από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε καθέναν από τους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.

Άρθρο 10

Συστάσεις

1. Στις περιπτώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 33 έως 36 της συμφωνίας, το κοινό συμβούλιο διατυπώνει συστάσεις ή προτάσεις με κοινή συμφωνία των μερών. Στο διάστημα μεταξύ των συνόδων, το κοινό συμβούλιο δύναται να διατυπώσει συστάσεις ή προτάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν και τα δύο μέρη. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή διακοινώσεων μεταξύ των δύο γραμματέων, που ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη.

2. Οι συστάσεις και προτάσεις του κοινού συμβουλίου, κατά την έννοια των άρθρων 33 έως 36 της συμφωνίας, φέρουν αντιστοίχως τον τίτλο "σύσταση" ή "πρόταση", ακολουθούμενο από αύξοντα αριθμό, από την ημερομηνία έγκρισής τους και από περιγραφή του θέματός τους.

3. Οι συστάσεις και οι προτάσεις του κοινού συμβουλίου επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και δύο γνήσια αντίγραφα υπογράφονται από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών των δύο μερών.

4. Οι συστάσεις και οι προτάσεις διαβιβάζονται σε καθέναν από τους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 ως έγγραφα του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 11

Δημοσιότητα

1. Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου δεν διεξάγονται δημοσίως.

2. Κάθε μέρος δύναται να αποφασίσει σχετικά με τη δημοσίευση των συστάσεων και των προτάσεων του κοινού συμβουλίου στις οικείες επίσημες εκδόσεις.

Άρθρο 12

Γλώσσες

1. Οι επίσημες γλώσσες του κοινού συμβουλίου είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2. Εκτός διαφορετικής απόφασης, το κοινό συμβούλιο εργάζεται βάσει εγγράφων στις γλώσσες αυτές.

Άρθρο 13

Δαπάνες

1. Kάθε μέρος καλύπτει τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου όσον αφορά τόσο τα έξοδα προσωπικού, ταξιδίου και διαμονής, όσο και τα ταχυδρομικά έξοδα και τα έξοδα τηλεπικοινωνιών.

2. Οι δαπάνες που αφορούν τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τις συνεδριάσεις, τη μετάφραση και αναπαραγωγή των εγγράφων βαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 14

Επιτροπή

Ο εσωτερικός κανονισμός της μεικτής επιτροπής προσαρτάται ως προσάρτημα του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

Λουξεμβούργο, 26 Ιουνίου 2001.

Για το κοινό συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

L. Pagrotsky

(1) ΕΕ L 209 της 19.8.1996, σ. 5.

ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΜΕΙΚΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΜΕΤΑΞΥ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΚΡΑΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΗΣ, ΑΦΕΝΟΣ, ΚΑΙ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ ΤΗΣ ΧΙΛΗΣ, ΑΦΕΤΕΡΟΥ

Άρθρο 1

Προεδρία

Την προεδρία της Μεικτής Επιτροπής ασκούν εναλλάξ, ανά δωδεκάμηνο, ένας αντιπρόσωπος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, εξ ονόματος των Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, και ένας αντιπρόσωπος της Δημοκρατίας της Χιλής. Η πρώτη περίοδος της προεδρίας αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνόδου του Συμβουλίου και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους. Την εν λόγω περίοδο και εφεξής ανά δωδεκάμηνο, την προεδρία της Μεικτής Επιτροπής ασκεί το μέρος που ασκεί την Προεδρία στο κοινό συμβούλιο.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Η Μεικτή Επιτροπή συνεδριάζει μία φορά το χρόνο, ή οσάκις το απαιτούν οι περιστάσεις, με συμφωνία των μερών. Οι συνεδριάσεις της Μεικτής Επιτροπής συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς και πραγματοποιούνται εναλλάξ στις Βρυξέλλες και στη Χιλή, όποτε συμφωνηθεί από τα μέρη.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος της Μεικτής Επιτροπής ενημερώνεται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση και τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

1. Χρέη γραμματείας της Μεικτής Επιτροπής ασκούν από κοινού ένας αντιπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας αντιπρόσωπος της Χιλής.

2. Όλη η αλληλογραφία προς και από τον πρόεδρο της Μεικτής Επιτροπής, που προβλέπεται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, διαβιβάζεται στους γραμματείς της Μεικτής Επιτροπής και στους γραμματείς και τον πρόεδρο του κοινού συμβουλίου και, εφόσον κρίνεται σκόπιμο, στα μέλη της Μεικτής Επιτροπής.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

Εκτός εάν ληφθεί διαφορετική απόφαση, οι συνεδριάσεις της Μεικτής Επιτροπής δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 6

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς της Μεικτής Επιτροπής συντάσσουν προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Αυτή αποστέλλεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του κοινού συμβουλίου, καθώς και στα μέλη της Μεικτής Επιτροπής, το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνονται θέματα, για τα οποία ο πρόεδρος έχει λάβει αίτηση να συμπεριληφθούν στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 μέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης· ωστόσο, τα θέματα αυτά αναγράφονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μόνον όταν τα συνοδευτικά έγγραφα διαβιβασθούν στους γραμματείς το αργότερο την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την Μεικτή Επιτροπή κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να τεθεί στην ημερήσια διάταξη θέμα που δεν περιλαμβάνεται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν τα δύο μέρη συμφωνούν.

2. Με τη συμφωνία των μερών, είναι δυνατό να μειώνονται τα χρονικά όρια που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 7

Πρακτικά

Κρατούνται πρακτικά για κάθε συνεδρίαση και βασίζονται στη συνοπτική παρουσίαση, από τον πρόεδρο, των συμπερασμάτων στα οποία κατέληξε η Μεικτή Επιτροπή. Τα πρακτικά, αφού εγκριθούν από την μεικτή επιτροπή, υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους γραμματείς και φυλάσσονται από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του κοινού συμβουλίου, καθώς και στα μέλη της Μεικτής Επιτροπής.

Άρθρο 8

Προτάσεις

1. Όταν εξουσιοδοτείται η Μεικτή Επιτροπή να υποβάλει προτάσεις, σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 5 της συμφωνίας, οι πράξεις αυτές φέρουν τον τίτλο "προτάσεις" και ακολουθεί αύξων αριθμός, ημερομηνία έγκρισης και περιγραφή του θέματός τους.

2. Σε περίπτωση που η Μεικτή Επιτροπή διατυπώσει προτάσεις, εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, οι διατάξεις των άρθρων 10, 11 και 12 του εσωτερικού κανονισμού του κοινού συμβουλίου.

3. Οι προτάσεις του κοινού συμβουλίου διαβιβάζονται στους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 2.

Άρθρο 9

Δαπάνες

1. Η Χιλή και η Ευρωπαϊκή Κοινότητα καλύπτουν τις αντίστοιχες δαπάνες για τη συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις της Μεικτής Επιτροπής, όσον αφορά τόσο τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα για ταχυδρομικές υπηρεσίες και τηλεπικοινωνίες.

2. Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, τη μετάφραση και αναπαραγωγή εγγράφων καλύπτει το μέρος στο έδαφος του οποίου λαμβάνουν χώρα οι συνεδριάσεις.