Το έγγραφο αυτό συνιστά βοήθημα τεκμηρίωσης και δεν δεσμεύει τα κοινοτικά όργανα

ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΟΚ, ΕΥΡΑΤΌΜ) αριθ. 354/83 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ

για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 235,

τη συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας, και ιδίως το άρθρο 203,

την πρόταση της Επιτροπής ( 1 ),

τη γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ( 2 ),

Εκτιμώντας:

ότι, στο πλαίσιο εκπληρώσεως της αποστολής τους, τα όργανα της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας έχουν δημιουργήσει ευρεία συλλογή αρχείων· ότι τα αρχεία αυτά αποτελούν ιδιοκτησία αυτών των Κοινοτήτων, καθεμία των οποίων έχει νομική προσωπικότητα·

ότι είναι πάγια πρακτική, τόσο στα Κράτη μέλη όσο και στους διεθνείς οργανισμούς, τα αρχεία να καθίστανται προσιτά στο κοινό μετά παρέλευση ορισμένων ετών· ότι πρέπει να θεσπιστούν οι κοινοί κανόνες που αφορούν το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων·

ότι τμήμα των εγγράφων και άλλων στοιχείων που προέρχονται από τα όργανα της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας ευρίσκονται στα αρχεία των Κρατών μελών· ότι τα εν λόγω Κράτη μέλη εφαρμόζουν διαφορετικούς κανόνες σχετικά με το πότε και με ποιές προϋποθέσεις τα αρχεία τους είναι προσιτά στο κοινό· ότι πρέπει να αποφευχθεί τα χαρακτηρισμένα στοιχεία και έγγραφα που προέρχονται από τα κοινοτικά όργανα να είναι προσιτά στο κοινό μέσω των εθνικών αρχείων υπό προϋποθέσεις λιγότερο αυστηρές από αυτές που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό·

ότι η επεξεργασία και η κριτική ανάλυση των αρχείων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων δεν χρησιμεύουν απλώς στη γενική ιστορική έρευνα αλλά ταυτόχρονα μπορούν να διευκολύνουν τις ενέργειες επί κοινοτικού επιπέδου των ενδιαφερομένων κύκλων και να συμβάλουν έτσι στην καλύτερη πραγματοποίηση του συνόλου των στόχων των Κοινοτήτων·

ότι στις συνθήκες δεν προβλέπονται ειδικές εξουσίες για τη θέσπιση των σχετικών κοινών κανόνων·

ότι πρέπει να καθοριστούν μόνο ορισμένες ουσιώδεις αρχές και να αφεθεί σε κάθε κοινοτικό όργανο η φροντίδα θεσπίσεως των αναγκαίων λεπτομερειών εφαρμογής αυτών των αρχών σε εσωτερικό επίπεδο,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

1. Στόχος του παρόντος κανονισμού είναι να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα ιστορικής ή διοικητικής αξίας διαφυλάσσονται και καθίστανται προσιτά στο κοινό, όποτε αυτό είναι εφικτό.

Για το σκοπό αυτό, κάθε όργανο της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, καθώς και η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, η Επιτροπή των Περιφερειών, οι οργανισμοί και παρεμφερείς φορείς που συστάθηκαν από το νομοθέτη (εφεξής καλούμενοι «όργανα»), καταρτίζει τα ιστορικά του αρχεία και τα καθιστά προσιτά στο κοινό, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό, μετά την παρέλευση 30 ετών από την ημερομηνία δημιουργίας των εγγράφων.

3. Όλα τα έγγραφα που έχουν καταστεί προσιτά στο κοινό πριν τη λήξη της περιόδου που προβλέπεται στην παράγραφο 1, εξακολουθούν να είναι προσιτά στο κοινό χωρίς κανένα περιορισμό.

4. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας των τριάντα ετών που προβλέπεται στο άρθρο 1, τα ιστορικά αρχεία είναι προσιτά σε κάθε πρόσωπο το οποίο διατυπώνει σχετικό αίτημα και είναι πρόθυμο να τηρήσει τους εσωτερικούς κανόνες που έχουν θεσπισθεί για το σκοπό αυτό από κάθε όργανο.

5. Είναι προσιτά στο κοινό τα αντίγραφα των ιστορικών αρχείων. Ωστόσο, εάν ο επιθυμών να τα συμβουλευθεί προβάλει ιδιαίτερο και δεόντως αιτιολογημένο συμφέρον, τα όργανα μπορούν να καταστήσουν προσιτά τα πρωτότυπα των εγγράφων και των στοιχείων.

1. Για τα έγγραφα που καλύπτονται από την εξαίρεση σχετικά με την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα του ατόμου, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής ( 3 ), καθώς και από την εξαίρεση που αφορά τα εμπορικά συμφέροντα ενός συγκεκριμένου φυσικού ή νομικού προσώπου, συμπεριλαμβανομένης της πνευματικής ιδιοκτησίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 πρώτη περίπτωση, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι εξαιρέσεις είναι δυνατόν να εξακολουθούν να ισχύουν για ολόκληρο το έγγραφο ή μέρος αυτού μετά την 30ετή περίοδο εφόσον πληρούνται οι σχετικοί όροι εφαρμογής.

2. Τα έγγραφα που καλύπτονται από την εξαίρεση σχετικά με την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα του ατόμου, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, συμπεριλαμβανομένων των φακέλων του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, μπορούν να αποκαλύπτονται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας, και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών ( 4 ), και ιδίως με τα άρθρα 4 και 5.

3. Πριν αποφασίσει να εγκρίνει την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα των οποίων η γνωστοποίηση θα μπορούσε να θίξει τα εμπορικά συμφέροντα συγκεκριμένου φυσικού ή νομικού προσώπου, συμπεριλαμβανομένης της πνευματικής ιδιοκτησίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 πρώτη περίπτωση, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το όργανο ενημερώνει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο σύμφωνα με τους όρους που θα θεσπιστούν από το κάθε όργανο, για την πρόθεσή του να παράσχει στο κοινό δυνατότητα πρόσβασης στα εν λόγω έγγραφα. Τα έγγραφα αυτά δεν κοινοποιούνται εφόσον, λαμβάνοντας υπόψη τις παρατηρήσεις των ενδιαφερομένων, το όργανο κρίνει ότι η γνωστοποίησή τους θα έθιγε τα εν λόγω εμπορικά συμφέροντα, εκτός εάν η δημοσίευση αιτιολογείται για λόγους υπερισχύοντος δημοσίου συμφέροντος.

4. Τα ευαίσθητα έγγραφα κατά την έννοια του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 καθίστανται προσιτά εφόσον πληρούνται οι όροι που προβλέπονται στο εν λόγω άρθρο.

Εξαιρούνται από την πρόσβαση του κοινού τα έγγραφα που έχουν διαβαθμιστεί σύμφωνα με το άρθρο 10 του κανονισμού αριθ. 3 του Συμβουλίου, της 31ης Ιουλίου 1958, περί εφαρμογής του άρθρου 24 της συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας ( 5 ), και τα οποία δεν έχουν αποχαρακτηρισθεί.

Για να εξασφαλισθεί η τήρηση της 30ετούς προθεσμίας που προβλέπεται στο άρθρο 1 παράγραφος 1, κάθε όργανο εξετάζει εγκαίρως, και το αργότερο κατά τη διάρκεια του 25ου έτους μετά την ημερομηνία δημιουργίας τους, όλα τα έγγραφα που έχουν διαβαθμιστεί σύμφωνα με τους κανόνες του οικείου οργάνου, προκειμένου να αποφασίσει τον ενδεχόμενο αποχαρακτηρισμό τους. Τα έγγραφα που δεν αποχαρακτηρίζονται κατά την πρώτη αυτήν εξέταση, επανεξετάζονται περιοδικά, και τουλάχιστον ανά πενταετία.

Όταν, μετά την παρέλευση της 30ετούς περιόδου που προβλέπεται στο άρθρο 1 παράγραφος 1, ένα κράτος μέλος σκοπεύει να καταστήσει προσιτά στο κοινό έγγραφα τα οποία προέρχονται από τα όργανα και τα οποία καλύπτονται από το άρθρο 2 ή το άρθρο 3, διαβουλεύεται με το ενδιαφερόμενο όργανο προκειμένου να λάβει απόφαση η οποία δεν θίγει την επίτευξη των στόχων του παρόντος κανονισμού.

Κάθε όργανο μεταφέρει στα ιστορικά αρχεία του όλα τα έγγραφα που περιέχονται στα τρέχοντα αρχεία του, το αργότερο 15 έτη από την ημερομηνία δημιουργίας τους. Σύμφωνα με τα κριτήρια που θεσπίζει κάθε όργανο σύμφωνα με το άρθρο 9, πραγματοποιείται αρχική διαλογή για να διαχωριστούν τα έγγραφα που πρέπει να φυλαχτούν από εκείνα που στερούνται διοικητικής ή ιστορικής αξίας.

1. Κάθε όργανο φυλάττει τα ιστορικά αρχεία του στον καταλληλότερο, κατά την κρίση του, τόπο.

2. Κάθε όργανο θέτει, κατόπιν αιτήσεως, στη διάθεση των Κρατών μελών και των άλλων οργάνων, εφόσον δεν πρόκειται για το Κράτος μέλος στο οποίο ευρίσκεται ή για όργανο που ευρίσκεται στο ίδιο Κράτος μέλος, πλήρη σειρά αντιγράφων των ιστορικών αρχείων του, σε σμίκρυνση, στο μέτρο που είναι προσιτά στο κοινό σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό.

1. Κάθε όργανο μπορεί να εκδίδει εσωτερικούς κανόνες για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού. Στο μέτρο του δυνατού, τα όργανα καθιστούν δυνατή την πρόσβαση του κοινού στα αρχεία τους με ηλεκτρονικά μέσα. Επίσης, τα όργανα διαφυλάσσουν τα υπάρχοντα έγγραφα σε μορφές προσαρμοσμένες σε ειδικές ανάγκες (γραφή Μπράϊγ, μεγάλα γράμματα, μαγνητοφωνήσεις).

2. Κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε Κράτος μέλος.

		Επίσημη Εφημερίδα
		No	page	date
►M1	Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003	L 243	1	27.9.2003