ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

ΣΧΕΔΙΟ

ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 2020/
ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

της ...

σχετικά με τη θέσπιση κανόνων ταξιδιού που αφορούν το προσωπικό της Κοινότητας Μεταφορών

Η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ,

Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών, και ιδίως το άρθρο 24 παράγραφος 1 και το άρθρο 30,

ΑΠΟΦΑΣIΖΕΙ:

Άρθρο 1

Θεσπίζονται οι κανόνες ταξιδιού για την Κοινότητα Μεταφορών.

Για την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

Κανόνες ταξιδιού για την Κοινότητα Μεταφορών

1.Πεδίο εφαρμογής

1.1.Οι κανόνες ταξιδιού εφαρμόζονται σε όλα τα επίσημα ταξίδια που πραγματοποιούνται από τον τόπο εργασίας προς το συμφέρον της Κοινότητας Μεταφορών.

1.2.Οι κανόνες εφαρμόζονται σε όλα τα μέλη του προσωπικού της Κοινότητας Μεταφορών που υπόκεινται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης της Κοινότητας Μεταφορών.

2.Εγκρίσεις ταξιδιών

2.1.Πριν από την αναχώρηση για επίσημο ταξίδι, πρέπει να έχει χορηγηθεί έγκριση υπό τη μορφή εγκεκριμένης αίτησης ταξιδίου. Οι αιτήσεις ταξιδίου εγκρίνονται εγγράφως από τον διευθυντή ή από υπάλληλο εξουσιοδοτημένο από αυτόν. Στην αίτηση έγκρισης πρέπει να παρέχονται στον διευθυντή όλα τα στοιχεία που χρειάζεται για να λάβει τεκμηριωμένη απόφαση, όπως:

–ο σκοπός του ταξιδιού, η τοποθεσία και οι ώρες έναρξης και λήξης των συνεδριάσεων,

–η διάρκεια του ταξιδιού με βάση το χρησιμοποιούμενο μέσο μεταφοράς, και ο χρόνος και η διαδρομή του ταξιδιού μετ’ επιστροφής, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών μεταφορών, κατά περίπτωση,

–οι ρυθμίσεις σχετικά με τη διαμονή,

–το εκτιμώμενο κόστος με βάση τη βέλτιστη σχέση κόστους-αποδοτικότητας.

2.2.Η εξασφάλιση της απαραίτητης έγκρισης πριν από την έναρξη του επίσημου ταξιδιού αποτελεί ευθύνη του μέλους του προσωπικού / υπαλλήλου. Η εγκεκριμένη αίτηση ταξιδίου πρέπει να φυλάσσεται από το μέλος του προσωπικού και να επισυνάπτεται στην αίτηση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου κατά την επιστροφή του από την αποστολή, μαζί με έκθεση ταξιδίου.

2.3.Για τα ταξίδια του διευθυντή, συντάσσεται εκ των προτέρων υπόμνημα, με βάση το υπόδειγμα που παρατίθεται στο παράρτημα Ι, και υπογράφεται από αυτόν. Στο υπόμνημα αναφέρεται ο λόγος του ταξιδιού και η προβλεπόμενη διάρκειά του. Ο διευθυντής εφαρμόζει τις συνήθεις διαδικασίες που προβλέπονται στους παρόντες κανόνες.

3.Μεταφορά μεταξύ του τόπου εργασίας και του τόπου του επίσημου ταξιδιού

3.1.Κατά κανόνα, εγκρίνεται ο πλέον οικονομικά αποδοτικός τρόπος μεταφοράς, σε σχέση με τον σκοπό και τη διάρκεια του ταξιδιού.

3.2.Για τα αεροπορικά ταξίδια επιλέγεται το πιο άμεσο δρομολόγιο στη χαμηλότερη διαθέσιμη τιμή. Όταν με βάση τις ημερομηνίες του ταξιδιού συνιστάται να συμπεριληφθεί Σαββατοκύριακο για την εξασφάλιση ειδικού ναύλου APEX 1 , το μέλος του προσωπικού δικαιούται την πρόσθετη ημερήσια αποζημίωση, υπό την προϋπόθεση ότι ο ναύλος APEX αποτελεί τη χαμηλότερη διαθέσιμη τιμή αεροπορικού εισιτηρίου και ότι μπορεί να επιτευχθεί συνολική εξοικονόμηση πόρων.

3.3.Για τα ταξίδια με σιδηρόδρομο, η συνήθης πρακτική που εφαρμόζεται είναι η αγορά εισιτηρίου δεύτερης θέσης για αποστάσεις έως 200 χλμ. και η αγορά εισιτηρίου πρώτης θέσης για μεγαλύτερες αποστάσεις.

3.4.Όταν δεν υπάρχει δυνατότητα αεροπορικής ή σιδηροδρομικής μεταφοράς ή η μεταφορά αυτή δεν είναι οικονομικά αποδοτική, εγκρίνεται ταξίδι με λεωφορείο ή αυτοκίνητο.

3.5.Όταν εγκρίνεται ταξίδι με αυτοκίνητο, τα μέλη του προσωπικού ενθαρρύνονται να κάνουν χρήση των ρυθμίσεων ενοικίασης αυτοκινήτου που εξασφαλίζει η Κοινότητα Μεταφορών. Η Κοινότητα Μεταφορών παρέχει την υψηλότερη δυνατή ασφαλιστική κάλυψη που είναι διαθέσιμη. Σε περίπτωση, ωστόσο, που η ασφάλιση περιλαμβάνει ιδία κράτηση (retention), η Κοινότητα Μεταφορών την καλύπτει. Η Κοινότητα Μεταφορών δεν ευθύνεται σε περιπτώσεις κατά τις οποίες η ασφάλιση δεν καλύπτει τη ζημία, απώλεια ή κλοπή.

3.6.Κατ’ εξαίρεση, μπορεί να εγκριθεί η χρήση ιδιωτικού αυτοκινήτου. Στην περίπτωση αυτή, η επιστροφή εξόδων που θα λάβει το μέλος του προσωπικού θα ισούται με το ποσό που αντιστοιχεί στο κόστος του σιδηροδρομικού εισιτηρίου της αντίστοιχης θέσης σύμφωνα με το σημείο 3.3. Όταν περισσότερα από ένα μέλη του προσωπικού ταξιδεύουν με αυτοκίνητο, η επιστροφή των εξόδων καταβάλλεται μόνο στον ιδιοκτήτη του αυτοκινήτου. Κατά τη χρήση του ιδιωτικού αυτοκινήτου, η Κοινότητα Μεταφορών δεν μπορεί να αναλάβει ευθύνη για τυχόν απαιτήσεις τρίτων, ζημίες στο αυτοκίνητο, απώλεια ή κλοπή προσωπικών αντικειμένων που παραμένουν στο αυτοκίνητο.

3.7.Τα μέλη του προσωπικού επιτρέπεται να συμπεριλαμβάνουν ιδιωτικούς προορισμούς σε επίσημο δρομολόγιο μόνον εφόσον αυτό έχει εγκριθεί δεόντως από τον διευθυντή. Εάν η προσθήκη ιδιωτικού προορισμού συνεπάγεται υψηλότερο κόστος, το μέλος του προσωπικού πρέπει να καταβάλει τη διαφορά μεταξύ του ναύλου του επίσημου δρομολογίου και του ναύλου που προέκυψε μετά την αλλαγή.

4.Αγορά εισιτηρίων

4.1.Οι διαδικασίες κρατήσεων και οργάνωσης ταξιδίων πραγματοποιούνται κεντρικά στο τμήμα διοίκησης της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών.

4.2.Τα μέλη του προσωπικού οφείλουν να γνωστοποιούν τις ταξιδιωτικές ανάγκες τους το συντομότερο δυνατόν, ώστε να καθίσταται δυνατή η εξασφάλιση του πλέον οικονομικού ναύλου.

4.3.Το τμήμα διοίκησης αποστέλλει την εγκεκριμένη αίτηση ταξιδίου στον εξουσιοδοτημένο ταξιδιωτικό πράκτορα και την επιστρέφει στον ταξιδιώτη. Ο ταξιδιωτικός πράκτορας λαμβάνει εντολή από την Κοινότητα Μεταφορών να μην εκδώσει και να μην παραδώσει εισιτήρια προτού λάβει, μέσω τηλεομοιοτυπίας, την εγκεκριμένη αίτηση ταξιδίου. Η ίδια διαδικασία ισχύει και για τα σιδηροδρομικά εισιτήρια. Σε περίπτωση που τα σιδηροδρομικά εισιτήρια δεν μπορούν να αποκτηθούν μέσω του ταξιδιωτικού πράκτορα, τα μέλη του προσωπικού μπορούν να αγοράζουν τα δικά τους σιδηροδρομικά εισιτήρια και τα έξοδα τους επιστρέφονται κατά την υποβολή της σχετικής αίτησης επιστροφής των εξόδων ταξιδίου.

5.Έξοδα ταξιδίου

Τα έξοδα ταξιδίου που καταβάλλονται ή επιστρέφονται από την Κοινότητα Μεταφορών βάσει δικαιολογητικών, περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

–έξοδα μεταφοράς, συμπεριλαμβανομένης της μεταφοράς προς/από τον αερολιμένα ή άλλο σημείο άφιξης ή αναχώρησης (δηλαδή ξενοδοχείο, άλλον τόπο διαμονής, τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, εγκαταστάσεις της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών),

–ημερήσια αποζημίωση,

–άλλα έξοδα που σχετίζονται άμεσα με το ταξίδι και εγκρίνονται με την αίτηση ταξιδίου (π.χ. υπέρβαρες αποσκευές, κόστος θεώρησης, έξοδα εγγραφής σε συνέδρια, σεμινάρια κ.λπ.).

6.Μεταφορά προς/από τους αερολιμένες, τους λιμένες και τους σταθμούς στον τόπο εργασίας

Κατά γενικό κανόνα, τα μέλη του προσωπικού θα πρέπει να χρησιμοποιούν τα δημόσια μέσα μεταφοράς. Ωστόσο, ο διευθυντής μπορεί να εγκρίνει τη μεταφορά με ταξί εάν είναι δικαιολογημένη, ιδίως όταν δύο ή περισσότερα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν στην αποστολή μοιράζονται το ταξί, όταν δεν είναι διαθέσιμες άλλες επιλογές δημόσιων μέσων μεταφοράς, ή όταν η μετακίνηση πραγματοποιείται πριν από τις 8 π.μ. ή μετά τις 9 μ.μ. Τα αντίστοιχα έξοδα επιστρέφονται κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών. Η χρήση ιδιωτικού οχήματος μπορεί να εγκριθεί υπό την προϋπόθεση ότι είναι δικαιολογημένη. Στην περίπτωση αυτή, επιστρέφονται μόνο τα τέλη στάθμευσης (στον αερολιμένα, στον σταθμό ή στον λιμένα) κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών.

7.Μεταφορά στον τόπο όπου πραγματοποιείται το επίσημο ταξίδι

Κατά κανόνα, πρέπει να χρησιμοποιούνται τα δημόσια μέσα μεταφοράς. Ωστόσο, επιτρέπεται η χρήση ταξί, εάν τα δημόσια μέσα μεταφοράς δεν αποτελούν κατάλληλη εναλλακτική επιλογή (για παράδειγμα, για λόγους ασφαλείας). Με την υπογραφή της αίτησης επιστροφής εξόδων του ενδιαφερόμενου μέλους του προσωπικού, ο διευθυντής αναγνωρίζει το γεγονός αυτό. Τα έξοδα επιστρέφονται κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών.

8.Ακύρωση και τροποποίηση πριν από την αναχώρηση

Σε περίπτωση ακύρωσης ή τροποποίησης του επίσημου ταξιδιού, το μέλος του προσωπικού πρέπει:

–να ενημερώσει αμέσως τον διευθυντή και το τμήμα διοίκησης και να αναφέρει τους λόγους,

–να ακυρώσει ή να προβεί αμέσως σε νέα κράτηση για τα εισιτήρια και τις κρατήσεις που έχουν εκδοθεί από τον εξουσιοδοτημένο ταξιδιωτικό πράκτορα, εγγράφως, ακόμη και αν δεν προβλέπεται δικαίωμα επιστροφής χρημάτων,

–να λάβει τα αναγκαία μέτρα για την ακύρωση ή εκ νέου κράτηση εισιτηρίων που έχουν αποκτηθεί απευθείας με άλλον τρόπο,

–να ακυρώσει ή να τροποποιήσει αμέσως τις κρατήσεις ξενοδοχείου και τις κρατήσεις ενοικίασης αυτοκινήτου, εγγράφως,

–να καταρτίσει κατάσταση των εξόδων που προέκυψαν λόγω της ακύρωσης/τροποποίησης.

Η Κοινότητα Μεταφορών καλύπτει το κόστος ακύρωσης και εκ νέου κράτησης ανεξαρτήτως των χρησιμοποιούμενων τρόπων κράτησης.

9.Παράταση

Τα επίσημα ταξίδια ενδέχεται να χρειαστεί να παραταθούν λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων. Εάν η αρχικά αναγραφόμενη διάρκεια του ταξιδιού στην εντολή αποστολής παραταθεί, με αποτέλεσμα να προκύψει πρόσθετο κόστος, το γεγονός αυτό πρέπει να αναφερθεί στην αίτηση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου (βλ. σημείο 15).

10.Διακοπή

Ένα επίσημο ταξίδι μπορεί να διακοπεί για τις ανάγκες της υπηρεσίας, για λόγους ανωτέρας βίας ή για σοβαρούς προσωπικούς λόγους που αναγνωρίζονται ως τέτοιοι από τον διευθυντή. Η διακοπή πρέπει να εγκρίνεται εκ των προτέρων από τον διευθυντή, εκτός από εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις ή εάν δεν είναι δυνατή η επικοινωνία με τον διευθυντή. Όλα τα έξοδα που προκύπτουν από διακοπή που εγκρίνεται από τον διευθυντή και που πραγματοποιείται για τους λόγους που αναφέρονται ανωτέρω καλύπτονται από την Κοινότητα Μεταφορών και επιστρέφονται ως μέρος του επίσημου ταξιδιού.

11.Αλλαγές για προσωπικούς λόγους

Μπορεί να επιτραπεί στα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν σε επίσημα ταξίδια να προσαρμόσουν το πρόγραμμα και τις ρυθμίσεις διαμονής ή μεταφοράς για προσωπικούς λόγους. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει μαζί με την αίτηση έγκρισης να συμπεριλάβουν σύγκριση μεταξύ του προτεινόμενου κόστους και του κόστους που θα προέκυπτε χωρίς τις εν λόγω αλλαγές. Η σύγκριση αυτή πρέπει να καταρτίζεται ταυτόχρονα, με τη χρήση μίας από τις μεθόδους που έχουν επιλεγεί για την οργάνωση του ταξιδιού και βάσει παρόμοιων συνθηκών. Το πρόσωπο που θα πραγματοποιήσει το ταξίδι θα καλύψει απευθείας και προσωπικά (με τα μέσα που του κοινοποιούνται από το τμήμα διοίκησης):

–κάθε επιπλέον κόστος 2 που προκύπτει από τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν για προσωπικούς λόγους, συμπεριλαμβανομένης της αναχώρησης από και/ή της επιστροφής σε άλλη τοποθεσία, εάν από τη σύγκριση προκύψει αύξηση του κόστους της αποστολής,

–τυχόν επιβαρύνσεις που χρεώνονται για τη διενέργεια της σύγκρισης, εφόσον αυτή πραγματοποιήθηκε από ταξιδιωτικό γραφείο.

12.Ημερήσια αποζημίωση

12.1.Η ημερήσια αποζημίωση περιλαμβάνει τα έξοδα για επί πληρωμή καταλύματα και γεύματα, φιλοδωρήματα και άλλα πρόσθετα έξοδα.

12.2.Τα ισχύοντα ποσά ημερήσιας αποζημίωσης για τις χρηματοδοτούμενες από την ΕΕ συμβάσεις εξωτερικής βοήθειας βασίζονται στην πλέον πρόσφατη αντίστοιχη κλίμακα 3 .

Το ισχύον ποσό είναι το ποσό που προβλέπεται για τον τόπο στον οποίο διανυκτερεύει το μέλος του προσωπικού. Καταβάλλεται πλήρης ημερήσια αποζημίωση για την ημέρα έναρξης του ταξιδιού. Δεν καταβάλλεται ημερήσια αποζημίωση για την ημέρα κατά την οποία ολοκληρώνεται το ταξίδι, δηλαδή η ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται με βάση τον αριθμό των διανυκτερεύσεων που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο του ταξιδιού.

12.3.Κατ’ εξαίρεση, ο διευθυντής μπορεί να εγκρίνει υψηλότερη αποζημίωση, κατά περίπτωση, όταν ο ταξιδιώτης καλείται να διαμείνει σε προκαθορισμένα ξενοδοχεία για τα οποία η τιμή του δωματίου θα απορροφήσει ποσοστό τουλάχιστον 60 % του ποσού ημερήσιας αποζημίωσης. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα έξοδα διαμονής επιστρέφονται κατόπιν προσκόμισης του σχετικού λογαριασμού. Σε κάθε περίπτωση, οι περιστάσεις βάσει των οποίων ζητείται υψηλότερη αποζημίωση πρέπει να περιγράφονται στην αίτηση ταξιδίου και να έχουν εγκριθεί πριν από την αναχώρηση.

12.4.Μειωμένα ποσά ημερήσιας αποζημίωσης ισχύουν όταν:

12.4.1.το ταξίδι δεν περιλαμβάνει διανυκτέρευση:

–για ταξίδι διάρκειας 8 ωρών και άνω, καταβάλλεται το 50 % της ημερήσιας αποζημίωσης για τον αντίστοιχο προορισμό·

–για ταξίδι διάρκειας κάτω των 8 ωρών και άνω των 5 ωρών, καταβάλλεται το 35 % της ημερήσιας αποζημίωσης·

–για ταξίδι διάρκειας έως και 5 ωρών, καταβάλλεται το 20 % της ημερήσιας αποζημίωσης·

12.4.2.παρέχεται δωρεάν διαμονή στον ταξιδιώτη:

–καταβάλλεται το 50 % της ημερήσιας αποζημίωσης για τον αντίστοιχο προορισμό·

12.4.3.το ταξίδι περιλαμβάνει νυκτερινές διηπειρωτικές πτήσεις ή δρομολόγια τρένων:

–καταβάλλεται το 50 % της ημερήσιας αποζημίωσης για τον αντίστοιχο προορισμό·

12.4.4.παρέχονται δωρεάν γεύματα (πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και/ή δείπνο) στον ταξιδιώτη:

–για κάθε δωρεάν γεύμα, αφαιρείται 10 % του ποσού ημερήσιας αποζημίωσης·

12.4.5.παρέχονται δωρεάν διαμονή και γεύματα στον ταξιδιώτη:

–καταβάλλεται το 20 % της ημερήσιας αποζημίωσης.

12.5.Όταν το ταξίδι αφορά μετακινήσεις στο εσωτερικό της χώρας υποδοχής (Σερβία), θα ισχύει η ημερήσια αποζημίωση της χώρας υποδοχής. Για τη σχετική μείωση της ημερήσιας αποζημίωσης εντός της Σερβίας εφαρμόζονται οι ίδιες διατάξεις που ισχύουν και για τα ταξίδια στο εξωτερικό.

12.6.Όταν το σύνολο των εξόδων καλύπτεται από τον διοργανωτή της εκδήλωσης, εφαρμόζονται οι προαναφερόμενες διατάξεις σχετικά με τον υπολογισμό της ημερήσιας αποζημίωσης.

12.7.Δεν καταβάλλεται ημερήσια αποζημίωση για το μέρος του ταξιδιού που αποτέλεσε αντικείμενο αλλαγών δυνάμει του άρθρου 11 (αλλαγές για προσωπικούς λόγους).

13.Προκαταβολές ταξιδίου

13.1.Εφόσον το ζητήσει ο ταξιδιώτης, η Κοινότητα Μεταφορών παρέχει χρηματική προκαταβολή για ταξίδια στο πλαίσιο επίσημων αποστολών σε ποσοστό έως 80 % της ημερήσιας αποζημίωσης για το ταξίδι. Οι αιτήσεις για προκαταβολές ταξιδίου πρέπει να υποβάλλονται τουλάχιστον 4 εργάσιμες ημέρες πριν από την ημέρα αναχώρησης.

13.2.Τυχόν ποσά που έχουν καταβληθεί ως προκαταβολή αφαιρούνται από τα ποσά που επιστρέφονται για την κάλυψη των εξόδων αποστολών. Εάν έχει καταβληθεί προκαταβολή η οποία προκύψει ότι είναι μεγαλύτερη από το πραγματικό κόστος της αποστολής, το υπερβάλλον ποσό ανακτάται με εφάπαξ πληρωμή από επόμενη καταβολή του μισθού του προσώπου που εκτελεί την αποστολή. Εάν έχει καταβληθεί προκαταβολή σε μέλος του προσωπικού για αποστολή η οποία στη συνέχεια ακυρώνεται, το ποσό της προκαταβολής αφαιρείται αυτόματα από επόμενη καταβολή μισθού.

14.Εκθέσεις ταξιδίου

Τα μέλη του προσωπικού που ταξιδεύουν στο πλαίσιο επίσημων αποστολών υποχρεούνται να υποβάλλουν συνοπτική έκθεση ταξιδίου εντός μίας εβδομάδας από την επιστροφή τους στην υπηρεσία. Η έκθεση υπογράφεται από τον εποπτεύοντα, επισυνάπτεται στην αίτηση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου και αποστέλλεται στον διευθυντή, καθώς και στο ενδιαφερόμενο προσωπικό, κατά περίπτωση.

15.Επιστροφή εξόδων ταξιδίου

15.1.Η αίτηση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου συνοδευόμενη από την έκθεση ταξιδίου, την έγκριση ταξιδίου και τα δικαιολογητικά υποβάλλονται στο τμήμα διοίκησης και στον διευθυντή εντός μίας εβδομάδας μετά την επιστροφή στην υπηρεσία, ανεξαρτήτως αν έχει καταβληθεί ή όχι προκαταβολή ταξιδίου. Δεν χρειάζεται να επισυνάπτονται λογαριασμοί από ξενοδοχεία και γεύματα και άλλα πρόσθετα έξοδα, καθώς η καθορισμένη ημερήσια αποζημίωση είναι κατ’ αποκοπή αποζημίωση για τα έξοδα αυτά.

15.2.Σε περίπτωση που μέλος του προσωπικού έχει λάβει προκαταβολή ταξιδίου και δεν υποβάλει τη σχετική αίτηση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου εντός της καθορισμένης προθεσμίας, η προκαταβολή αφαιρείται από επόμενη καταβολή μισθού. Η αφαιρεθείσα προκαταβολή ταξιδίου επιστρέφεται μόνον εάν κατατεθεί η αίτηση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου.

16.Ευθύνες και υποχρεώσεις του προσωπικού

Τα μέλη του προσωπικού είναι υπεύθυνα για την ακρίβεια και την πληρότητα των δηλώσεων και των πληροφοριών που παρουσιάζουν κατά τον προγραμματισμό, την εκτέλεση και την υποβολή εκθέσεων για το ταξίδι τους. Ευθύνονται, με την επιφύλαξη των διατάξεων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης της Κοινότητας Μεταφορών, για οποιοδήποτε αχρεωστήτως ληφθέν ποσό ή παράπτωμα.

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να πραγματοποιούν τα επίσημα ταξίδια σύμφωνα με τις γενικές απαιτήσεις επιδόσεων που προβλέπονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης της Κοινότητας Μεταφορών. Τα μέλη του προσωπικού οφείλουν να τηρούν τα υψηλότερα πρότυπα επαγγελματικής δεοντολογίας και να παραμένουν πάντοτε ανεξάρτητα.

17.Μέτρα ελέγχου

Η Κοινότητα Μεταφορών τηρεί τα αρχεία, τα έγγραφα και τα αποδεικτικά στοιχεία που αφορούν την έγκριση και τον προγραμματισμό και την οργάνωση ταξιδίων, καθώς και τον διακανονισμό των οφειλόμενων πληρωμών για περίοδο πέντε ετών.

Εφαρμόζονται οι δημοσιονομικοί κανόνες και οι διαδικασίες ελέγχου της Κοινότητας Μεταφορών.

18.Καταληκτικές παρατηρήσεις

Οι παρόντες κανόνες ταξιδιού αρχίζουν να ισχύουν την επομένη της έγκρισής τους από την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I - Β

ΥΠΟΜΝΗΜΑ

για τα επίσημα ταξίδια του διευθυντή της

Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών

Συμπληρώνεται και υπογράφεται πριν από την αναχώρηση:

ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΤΑΞΙΔΙΟΥ
ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΣ
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΑΝΑΧΩΡΗΣΗΣ
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ
ΔΡΟΜΟΛΟΓΙΟ
ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΔΙΑΜΟΝΗΣ
ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ ΜΕ ΙΔΙΩΤΙΚΟ ΤΑΞΙΔΙ	□ Όχι □ Ναι: □ κόστος του ταξιδιού σε συνδυασμό με ιδιωτικό ταξίδι: ………. □ κόστος του ταξιδιού μη συνδυαζόμενου με ιδιωτικό ταξίδι ……..
ΕΚΤΙΜΩΜΕΝΟ ΚΟΣΤΟΣ
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Υπογραφή:

Ημερομηνία:

Συμπληρώνεται και υπογράφεται κατά την επιστροφή:

ΤΕΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ

Έξοδα ταξιδίου:

Ημερήσια αποζημίωση:

Άλλο:

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ:

ΕΠΙΤΕΥΧΘΗΚΕ Ο ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΤΑΞΙΔΙΟΥ;

ΝΑΙ/ΟΧΙ

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ:

Υπογραφή:

Ημερομηνία:

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

ΣΧΕΔΙΟ

ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 2020/
ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

της ...

σχετικά με τη θέσπιση κανόνων για την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται τα άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών που καλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις με την ιδιότητα του εμπειρογνώμονα

Η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ,

Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών, και ιδίως το άρθρο 24 παράγραφος 1 και το άρθρο 35,

ΑΠΟΦΑΣIΖΕΙ:

Άρθρο 1

Θεσπίζονται οι κανόνες σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται τα άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών που καλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών με την ιδιότητα του εμπειρογνώμονα.

Για την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

Κανόνες σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται τα άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών που καλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις με την

ιδιότητα του εμπειρογνώμονα

ΑΡΘΡΟ 1

1.Οι παρόντες κανόνες εφαρμόζονται σε:

(α)οποιοδήποτε πρόσωπο εκτός της Κοινότητας Μεταφορών που καλείται να παράσχει ειδική επαγγελματική γνώμη σε επιτροπή ή ομάδα εργασίας, ανεξαρτήτως του τόπου διεξαγωγής της συνεδρίασης·

(β)οποιοδήποτε πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τη συνοδεία ατόμου με αναπηρία το οποίο έχει προσκληθεί από την Κοινότητα Μεταφορών για να συμμετάσχει σε συνεδρίαση με την ιδιότητα του εμπειρογνώμονα.

2.Οι εμπειρογνώμονες μπορεί να είναι εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα ή κρατικοί εμπειρογνώμονες:

(α)εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα είναι άτομα που εκπροσωπούν την κοινωνία των πολιτών ή εργάζονται σε ιδιωτικό οργανισμό και έχουν κληθεί για να παράσχουν στην Κοινότητα Μεταφορών την προσωπική τους εμπειρογνωσία ή να εκπροσωπήσουν τους οργανισμούς τους σε συγκεκριμένο τομέα, αλλά όχι να υπερασπιστούν τα συμφέροντα συγκεκριμένης χώρας·

(β)κρατικοί εμπειρογνώμονες είναι άτομα που έχουν προσκληθεί ως εκπρόσωποι εθνικής, περιφερειακής ή τοπικής δημόσιας αρχής κράτους μέλους της ΕΕ ή συμβαλλόμενου μέρους της Νοτιοανατολικής Ευρώπης ή που έχουν διοριστεί από τέτοια αρχή.

ΑΡΘΡΟ 2

Η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών δεν φέρει ευθύνη για οποιαδήποτε υλική, μη υλική ή σωματική βλάβη που υπέστησαν οι προσκεκλημένοι εμπειρογνώμονες ή οι υπεύθυνοι για τη συνοδεία εμπειρογνώμονα με αναπηρία στο πλαίσιο του ταξιδιού ή της διαμονής τους στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, εκτός εάν η εν λόγω βλάβη αποδίδεται άμεσα στη Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών.

Ειδικότερα, η Κοινότητα Μεταφορών δεν ευθύνεται για τυχόν ατυχήματα στα οποία εμπλέκονται προσκεκλημένοι εμπειρογνώμονες που χρησιμοποιούν τα δικά τους μέσα μεταφοράς για να μεταβούν στη συνεδρίαση.

ΑΡΘΡΟ 3

1.Όλοι οι εμπειρογνώμονες δικαιούνται επιστροφή των εξόδων ταξιδίου τους από τον τόπο που προσδιορίζεται στην πρόσκληση (διεύθυνση εργασίας ή κατοικίας) στον τόπο της συνεδρίασης, με το καταλληλότερο μεταφορικό μέσο για τη δεδομένη απόσταση. Κατά κανόνα, σιδηροδρομικό εισιτήριο πρώτης θέσης για τις αποστάσεις που δεν υπερβαίνουν τα 400 χλμ. (απλής διαδρομής, σύμφωνα με την επίσημη σιδηροδρομική απόσταση) και αεροπορικό εισιτήριο οικονομικής θέσης για αποστάσεις που υπερβαίνουν τα 400 χλμ. Για κάθε αεροπορικό ταξίδι που περιλαμβάνει πτήση διάρκειας 4 ωρών ή μεγαλύτερης, μπορούν να επιστραφούν τα έξοδα εισιτηρίου διακεκριμένης θέσης.

2.Ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών καταβάλλει ειδικές προσπάθειες για να διασφαλίσει ότι οι συνεδριάσεις διοργανώνονται κατά τέτοιον τρόπο ώστε να παρέχεται στους εμπειρογνώμονες η δυνατότητα να επωφεληθούν από τους πλέον οικονομικούς ναύλους. Ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών εξετάζει ενδελεχώς κάθε αίτηση επιστροφής εξόδων που περιλαμβάνει ασυνήθιστα ακριβές πτήσεις. Έχει το δικαίωμα να διενεργήσει όσους ελέγχους ενδεχομένως κρίνει αναγκαίους και να ζητήσει από τον εμπειρογνώμονα κάθε απόδειξη που απαιτείται για τον σκοπό αυτόν. Έχει επίσης το δικαίωμα, εφόσον αυτό δικαιολογείται, να περιορίσει την επιστροφή των εξόδων στις τιμές εισιτηρίων που συνήθως ισχύουν για ένα κανονικό ταξίδι από τον τόπο εργασίας ή κατοικίας του εμπειρογνώμονα στον τόπο της συνεδρίασης.

3.Τα έξοδα ταξιδίου επιστρέφονται κατόπιν προσκόμισης των πρωτότυπων δικαιολογητικών: εισιτηρίων και τιμολογίων ή, σε περίπτωση ηλεκτρονικών κρατήσεων, του εκτυπωμένου αντιγράφου της ηλεκτρονικής κράτησης και των καρτών επιβίβασης για τη διαδρομή μετάβασης. Τα έγγραφα που διαβιβάζονται πρέπει να αναφέρουν την επιλεγείσα θέση, την ώρα του ταξιδιού, καθώς και το καταβληθέν ποσό.

4.Τα έξοδα ταξιδίου με ιδιωτικό αυτοκίνητο επιστρέφονται με βάση την τιμή του σιδηροδρομικού εισιτηρίου πρώτης θέσης.

5.Εφόσον η διαδρομή που καλύφθηκε με ιδιωτικό αυτοκίνητο δεν εξυπηρετείται με τρένο, το ποσό της επιστροφής υπολογίζεται σε 0,22 EUR ανά χιλιόμετρο.

6.Τα κόμιστρα ταξί δεν επιστρέφονται.

ΑΡΘΡΟ 4

1.Η ημερήσια αποζημίωση που καταβάλλεται για κάθε ημέρα της συνεδρίασης είναι ένα κατ’ αποκοπή ποσό που καλύπτει όλες τις δαπάνες στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, των εξόδων για γεύματα και για μετακινήσεις σε τοπική κλίμακα (λεωφορείο, τραμ, μετρό, ταξί, στάθμευση, διόδια αυτοκινητοδρόμων κ.λπ.), καθώς και την ταξιδιωτική ασφάλιση και την ασφάλιση κατά ατυχήματος.

2.H ημερήσια αποζημίωση ανέρχεται σε 92,00 EUR.

3.Εάν ο τόπος αναχώρησης που αναφέρεται στην πρόσκληση απέχει έως 100 χλμ. από τον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, η ημερήσια αποζημίωση μειώνεται κατά 50 %.

4.Εάν οι εμπειρογνώμονες είναι υποχρεωμένοι να καταλύσουν μία ή περισσότερες νύχτες στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης επειδή οι ώρες των συνεδριάσεων δεν συμβιβάζονται με τις ώρες των πτήσεων ή των δρομολογίων τρένων 4 , δικαιούνται επίσης αποζημίωση διαμονής. Η αποζημίωση αυτή ανέρχεται σε 100,00 EUR ανά διανυκτέρευση. Ο αριθμός των διανυκτερεύσεων δεν μπορεί να υπερβαίνει τον αριθμό των ημερών συνεδριάσεων + 1.

5.Κατ’ εξαίρεση, μπορεί να καταβληθεί συμπληρωματική αποζημίωση διαμονής και/ή συμπληρωματική ημερήσια αποζημίωση, εάν η παράταση της διαμονής παρέχει στον εμπειρογνώμονα τη δυνατότητα να επιτύχει έκπτωση στα έξοδα μεταφοράς η οποία υπερβαίνει το ποσό των εν λόγω αποζημιώσεων.

6.Η ημερήσια αποζημίωση και/ή η αποζημίωση διαμονής μπορούν να αυξηθούν κατά 50 % με αιτιολογημένη απόφαση του διευθυντή της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών για εμπειρογνώμονες πολύ υψηλού επιπέδου.

ΑΡΘΡΟ 5

Εάν, λαμβανομένων υπόψη των δαπανών που βαρύνουν τους εμπειρογνώμονες με αναπηρία εξαιτίας της αναπηρίας τους, ή των δαπανών που βαρύνουν τον συνοδό τους, οι αποζημιώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 είναι προφανώς ανεπαρκείς, οι δαπάνες επιστρέφονται κατ’ αίτηση του διευθυντή της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών.

ΑΡΘΡΟ 6

1.Εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στην επιστολή πρόσκλησης και στην αίτηση για τη διοργάνωση της συνεδρίασης, οι εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα δικαιούνται ημερήσια αποζημίωση για κάθε ημέρα της συνεδρίασης και, κατά περίπτωση, αποζημίωση διαμονής, υπό τον όρο ότι δηλώνουν υπεύθυνα ότι δεν λαμβάνουν παρόμοια αποζημίωση ή παρόμοιες αποζημιώσεις από άλλον οργανισμό για την ίδια επίσκεψη. Ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών μεριμνά για τη συνάφεια μεταξύ του περιεχομένου των επιστολών πρόσκλησης και της αίτησης για τη διοργάνωση της συνεδρίασης.

2.Οι κρατικοί εμπειρογνώμονες λαμβάνουν ημερήσια αποζημίωση για κάθε ημέρα της συνεδρίασης και, κατά περίπτωση, αποζημίωση διαμονής, εφόσον αυτό προβλέπεται στον εσωτερικό κανονισμό της επιτροπής ή της ομάδας εργασίας και υπό τον όρο ότι δηλώνουν υπεύθυνα ότι δεν λαμβάνουν παρόμοια αποζημίωση ή παρόμοιες αποζημιώσεις από τη διοίκηση της χώρας τους για την ίδια επίσκεψη.

3.Ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών μπορεί, με αιτιολογημένη απόφαση και κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών, να εγκρίνει την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβλήθηκαν οι προσκεκλημένοι εμπειρογνώμονες λόγω ειδικών οδηγιών που έλαβαν εγγράφως.

4.Κάθε επιστροφή εξόδων ταξιδίου, καταβολή ημερήσιων αποζημιώσεων και/ή αποζημιώσεων διαμονής πραγματοποιείται σε έναν και μόνο τραπεζικό λογαριασμό.

5.Η επιστροφή των εξόδων των κρατικών εμπειρογνωμόνων καταβάλλεται σε λογαριασμό που τηρείται στο όνομα του κράτους, ενός από τα οικεία υπουργεία ή δημόσιου φορέα, εφόσον δεν προβλέπεται τυχόν παρέκκλιση από την πλευρά του κράτους, ενός από τα οικεία υπουργεία ή δημόσιου φορέα.

ΑΡΘΡΟ 7

1.Ο μέγιστος αριθμός εμπειρογνωμόνων ανά συνεδρίαση, είτε δικαιούνται επιστροφή των εξόδων τους είτε όχι, είναι ένας ανά συμβαλλόμενο μέρος της Νοτιοανατολικής Ευρώπης και ανά κράτος μέλος της ΕΕ, προσκεκλημένος ως κρατικός εμπειρογνώμονας, και ίσος αριθμός εμπειρογνωμόνων του ιδιωτικού τομέα με τον αριθμό των κρατικών εμπειρογνωμόνων.

2.Ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών μπορεί να παρεκκλίνει από αυτόν τον κανόνα με αιτιολογημένη απόφαση, σε περίπτωση κοινών συνεδριάσεων περισσότερων επιτροπών ή ομάδων εργασίας.

ΑΡΘΡΟ 8

1.Το ένταλμα πληρωμής καταρτίζεται με βάση την αίτηση επιστροφής εξόδων, δεόντως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον εμπειρογνώμονα και τον γραμματέα της συνεδρίασης που είναι αρμόδιος για την πιστοποίηση της παρουσίας του εμπειρογνώμονα.

2.Οι εμπειρογνώμονες οφείλουν να υποβάλλουν στον γραμματέα της συνεδρίασης τα έγγραφα που είναι αναγκαία για την επιστροφή των εξόδων τους, με επιστολή, τηλεομοιοτυπία ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σφραγίδα ταχυδρομείου ή ημερομηνία το αργότερο 30 ημερολογιακές ημέρες μετά την τελευταία ημέρα της συνεδρίασης.

3.Η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών επιστρέφει τα έξοδα των εμπειρογνωμόνων εντός 30 ημερολογιακών ημερών.

4.Η μη συμμόρφωση με την παράγραφο 2 απαλλάσσει την Κοινότητα Μεταφορών από κάθε υποχρέωση επιστροφής των εξόδων ταξιδίου ή καταβολής τυχόν αποζημιώσεων, εκτός εάν ο εμπειρογνώμονας είναι σε θέση να παράσχει επαρκή αιτιολόγηση η οποία γίνεται δεκτή με αιτιολογημένη απόφαση του διευθυντή της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών.

ΑΡΘΡΟ 9

1.Η επιστροφή των εξόδων ταξιδίου πραγματοποιείται σε ευρώ, ενδεχομένως με τη συναλλαγματική ισοτιμία που ισχύει την ημέρα της συνεδρίασης.

2.Η καταβολή της ημερήσιας αποζημίωσης και, κατά περίπτωση, της αποζημίωσης διαμονής πραγματοποιείται σε ευρώ, με βάση το κατ’ αποκοπή ποσό που ισχύει την ημέρα της συνεδρίασης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ

ΣΧΕΔΙΟ

ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 2020/

ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

της ...

σχετικά με τη διαδικασία για την εκτέλεση του προϋπολογισμού και την παρουσίαση και τον έλεγχο των λογαριασμών, η οποία εφαρμόζεται στην Κοινότητα Μεταφορών

Η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ,

ΑΠΟΦΑΣIΖΕΙ:

Άρθρο 1

Θεσπίζονται οι δημοσιονομικοί κανόνες και οι διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόζονται στην Κοινότητα Μεταφορών.

Για την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΤΙΤΛΟΣ Ι: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ

ΤΙΤΛΟΣ II: ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ

ΤΙΤΛΟΣ III: ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΟΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΑΚΡΙΒΕΙΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΙΣΟΣΚΕΛΙΣΗΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΝΙΑΙΑΣ ΝΟΜΙΣΜΑΤΙΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΚΑΘΟΛΙΚΟΤΗΤΑΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΧΡΗΣΤΗΣ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΤΙΤΛΟΣ IV: ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΤΙΤΛΟΣ V: ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΕΥΘΥΝΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΠΑΡΑΓΟΝΤΩΝ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΠΡΑΞΕΙΣ ΕΣΟΔΩΝ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΠΡΑΞΕΙΣ ΔΑΠΑΝΩΝ

ΤΙΤΛΟΣ VI: ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

ΤΙΤΛΟΣ VII: ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ

ΤΙΤΛΟΣ VIII: ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΩΝ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΛΓΧΟΣ

ΤΙΤΛΟΣ IΧ: ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

ΤΙΤΛΟΣ I

ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ

Άρθρο 1

Οι παρόντες κανόνες καθορίζουν τις διαδικασίες για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της Κοινότητας Μεταφορών σύμφωνα με το άρθρο 35 της Συνθήκης για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών (εφεξής «Συνθήκη») 5 .

ΤΙΤΛΟΣ II

ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ

Άρθρο 2

1.Τα συμβαλλόμενα μέρη καταβάλλουν το 75 % των χρηματοδοτικών συνεισφορών τους στην Κοινότητα Μεταφορών το αργότερο έως την 31η Μαρτίου κάθε έτους. Τα συμβαλλόμενα μέρη καταβάλλουν το υπόλοιπο 25 % των συνεισφορών τους το αργότερο έως τις 30 Ιουνίου κάθε έτους.

2.Οι χρηματοδοτικές συνεισφορές των συμβαλλόμενων μερών στην Κοινότητα Μεταφορών πρέπει να καταβάλλονται σε ευρώ.

3.Η Κοινότητα Μεταφορών επιβαρύνεται με το κόστος συναλλαγής που εισπράττεται από τον δικό της πάροχο υπηρεσιών πληρωμών και τα συμβαλλόμενα μέρη επιβαρύνονται με το κόστος συναλλαγής που εισπράττεται από τον δικό τους πάροχο υπηρεσιών πληρωμών.

ΤΙΤΛΟΣ III

ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΟΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ

Άρθρο 3

Η εκτέλεση του προϋπολογισμού της Κοινότητας Μεταφορών (εφεξής «ο προϋπολογισμός») συμμορφώνεται με τις αρχές της ακρίβειας, της ετήσιας διάρκειας, της ισοσκέλισης, της ενιαίας νομισματικής μονάδας, της καθολικότητας, της ειδικότητας, της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, η οποία απαιτεί αποτελεσματικό και αποδοτικό εσωτερικό έλεγχο, και της διαφάνειας, όπως ορίζεται στους παρόντες κανόνες.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΑΚΡΙΒΕΙΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Άρθρο 4

Καμία δαπάνη δεν μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο ανάληψης ή εντολής πέραν των εγκεκριμένων πιστώσεων.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑΣ

Άρθρο 5

Οι διοικητικές δαπάνες που προκύπτουν από συμβάσεις οι οποίες καλύπτουν περιόδους υπερβαίνουσες το οικονομικό έτος, είτε σύμφωνα με τα τοπικά ήθη είτε για την προμήθεια εξοπλισμού, καταλογίζονται στον προϋπολογισμό του οικονομικού έτους κατά τη διάρκεια του οποίου πραγματοποιούνται.

Άρθρο 6

1.Οι πιστώσεις που εγκρίνονται στον προϋπολογισμό για το αντίστοιχο έτος μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνο για την κάλυψη των δαπανών που αναλαμβάνονται και πληρώνονται κατά τη διάρκεια αυτού του οικονομικού έτους, καθώς και για την κάλυψη των ποσών που οφείλονται από αναλήψεις υποχρεώσεων του προηγούμενου οικονομικού έτους.

2.Οι πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων καταλογίζονται για ένα οικονομικό έτος βάσει των νομικών δεσμεύσεων που αναλαμβάνονται έως την 31η Δεκεμβρίου του εν λόγω έτους.

3.Οι πιστώσεις πληρωμών καταλογίζονται για ένα οικονομικό έτος βάσει των πληρωμών που πραγματοποιούνται από τον υπόλογο έως την 31η Δεκεμβρίου του εν λόγω οικονομικού έτους.

4.Οι πιστώσεις που μεταφέρονται από τα προηγούμενα οικονομικά έτη προσδιορίζονται αντιστοίχως στους λογαριασμούς.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΙΣΟΣΚΕΛΙΣΗΣ

Άρθρο 7

Η Κοινότητα Μεταφορών δεν συνάπτει δάνεια.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΝΙΑΙΑΣ ΝΟΜΙΣΜΑΤΙΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ

Άρθρο 8

Η εκτέλεση του προϋπολογισμού και η παρουσίαση των λογαριασμών πραγματοποιούνται σε ευρώ. Ωστόσο, για τις ταμειακές ανάγκες, η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών εξουσιοδοτείται να διενεργεί πράξεις σε άλλα νομίσματα.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΚΑΘΟΛΙΚΟΤΗΤΑΣ

Άρθρο 9

1.Από τα ποσά των αιτήσεων πληρωμής, των τιμολογίων ή των εκκαθαριστικών καταστάσεων, για τα οποία στη συνέχεια εκδίδονται εντάλματα πληρωμής για το καθαρό ποσό, μπορούν να γίνονται οι ακόλουθες περικοπές:

α)οι ποινές που επιβάλλονται στα συμβαλλόμενα μέρη συμβάσεων, συμπεριλαμβανομένων των δημόσιων συμβάσεων·

β)οι προσαρμογές για αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά που μπορούν να γίνουν με άμεση περικοπή του ποσού νέας πληρωμής του ίδιου τύπου υπέρ του ίδιου προσώπου, πραγματοποιούμενης στο πλαίσιο του κεφαλαίου, του άρθρου και του οικονομικού έτους που επιβαρύνθηκαν με το αχρεωστήτως καταβληθέν ποσό και που οδηγούν σε ενδιάμεσες πληρωμές ή σε πληρωμές υπολοίπων.

2.Οι εκπτώσεις, επιστροφές και μειώσεις που αφαιρούνται από τα τιμολόγια και τις αιτήσεις πληρωμής δεν εγγράφονται ως έσοδα της Κοινότητας Μεταφορών.

3.Ενδεχόμενο αρνητικό υπόλοιπο εγγράφεται στον προϋπολογισμό ως δαπάνη.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑΣ

Άρθρο 10

1.Ο διευθυντής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις πιστώσεις που εγγράφονται σε συγκεκριμένη γραμμή του προϋπολογισμού για σκοπούς που βάσει του προϋπολογισμού αποδίδονται σε άλλη γραμμή του προϋπολογισμού, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό επιτρέπεται από την απόφαση της Περιφερειακής Διοικούσας Επιτροπής για την έγκριση του σχετικού προϋπολογισμού, και εντός των σχετικών επιτρεπόμενων ορίων.

2.Ο διευθυντής ενημερώνει την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή εντός 7 ημερών από τη λήψη απόφασης σύμφωνα με την παράγραφο 1.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΧΡΗΣΤΗΣ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Άρθρο 11

4.Οι πιστώσεις του προϋπολογισμού χρησιμοποιούνται σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, η οποία περιλαμβάνει τις αρχές της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας.

5.Η αρχή της οικονομίας ορίζει ότι τα μέσα που χρησιμοποιούνται από την Κοινότητα Μεταφορών για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων της καθίστανται εγκαίρως διαθέσιμα, στην ενδεδειγμένη ποσότητα και ποιότητα και στην καλύτερη τιμή.

6.Η αρχή της αποδοτικότητας αφορά την καλύτερη σχέση μεταξύ των μέσων που χρησιμοποιήθηκαν και των αποτελεσμάτων που επιτεύχθηκαν.

7.Η αρχή της αποτελεσματικότητας αφορά την εκπλήρωση των ειδικών στόχων που έχουν οριστεί και την επίτευξη των αναμενόμενων αποτελεσμάτων. Τα αποτελέσματα αυτά αποτελούν αντικείμενο αξιολόγησης.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8

ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ

Άρθρο 12

8.Η εκτέλεση του προϋπολογισμού και η παρουσίαση των λογαριασμών πραγματοποιούνται σύμφωνα με την αρχή της διαφάνειας.

9.Ο προϋπολογισμός και οι διορθωτικοί προϋπολογισμοί, όπως εγκρίνονται οριστικά, δημοσιεύονται στον ιστότοπο της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Άρθρο 13

1.Ο προϋπολογισμός της Κοινότητας Μεταφορών εκτελείται σύμφωνα με τον αποτελεσματικό και αποδοτικό εσωτερικό έλεγχο.

2.Για τους σκοπούς της εκτέλεσης του προϋπολογισμού της Κοινότητας Μεταφορών, ο εσωτερικός έλεγχος ορίζεται ως η διαδικασία που εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης και αποσκοπεί στην παροχή εύλογης βεβαιότητας ως προς την επίτευξη των ακόλουθων στόχων:

α)αποτελεσματικότητα, αποδοτικότητα και οικονομία των πράξεων·

β)αξιοπιστία των εκθέσεων·

γ)διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων και ενημέρωση·

δ)πρόληψη, εντοπισμός, διόρθωση και συνέχεια που δίνεται στις περιπτώσεις απάτης και παρατυπιών·

ε)επαρκής διαχείριση των κινδύνων που σχετίζονται με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκείμενων πράξεων, λαμβανομένου υπόψη του πολυετούς χαρακτήρα των προγραμμάτων καθώς και της φύσης των σχετικών πληρωμών.

3.Ο αποτελεσματικός και αποδοτικός εσωτερικός έλεγχος βασίζεται στις βέλτιστες διεθνείς πρακτικές και περιλαμβάνει, ειδικότερα, τα στοιχεία που ορίζονται στο άρθρο 36 παράγραφοι 3 και 4 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046, λαμβανομένων υπόψη της δομής και του μεγέθους της Κοινότητας Μεταφορών, της φύσης των καθηκόντων που ανατίθενται σε αυτήν και των ποσών και των ενεχόμενων χρηματοοικονομικών και λειτουργικών κινδύνων.

ΤΙΤΛΟΣ IV

ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Άρθρο 14

1.Συγκροτείται επιτροπή προϋπολογισμού.

2.Η επιτροπή προϋπολογισμού παρέχει συμβουλές στον διευθυντή σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση των δραστηριοτήτων της Κοινότητας Μεταφορών.

3.Η επιτροπή προϋπολογισμού μπορεί να υποβάλλει εκθέσεις στην Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή και να εκδίδει συστάσεις για θέματα προϋπολογισμού και για κάθε θέμα που ενδέχεται να έχει αντίκτυπο στον προϋπολογισμό.

4.Για την εκτέλεση των καθηκόντων της, όπως περιγράφονται στην παράγραφο 2, η επιτροπή προϋπολογισμού λαμβάνει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες ή επεξηγήσεις σχετικά με τα δημοσιονομικά θέματα και τα θέματα που ενδέχεται να έχουν δημοσιονομικές επιπτώσεις.

Άρθρο 15

1.Η επιτροπή προϋπολογισμού αποτελείται από ένα μέλος από κάθε συμβαλλόμενο μέρος της Νοτιοανατολικής Ευρώπης και από δύο μέλη από την Ευρωπαϊκή Ένωση, η οποία εκπροσωπείται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

2.Στις συνεδριάσεις της επιτροπής προϋπολογισμού προεδρεύει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Ο πρόεδρος μπορεί να ορίσει συμπρόεδρο.

3.Η επιτροπή προϋπολογισμού πραγματοποιεί τουλάχιστον δύο τακτικές συνεδριάσεις ανά έτος. Συνέρχεται επίσης με πρωτοβουλία του προέδρου ή εφόσον το ζητήσει τουλάχιστον το ένα τρίτο των μελών της.

4.Η επιτροπή προϋπολογισμού θεσπίζει τον εσωτερικό κανονισμό της. Οι συστάσεις της μπορούν να εκδίδονται με γραπτή διαδικασία. Η επιτροπή προϋπολογισμού αποφασίζει με απλή πλειοψηφία, συμπεριλαμβανομένης της θετικής ψήφου της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Σε περίπτωση ισοψηφίας, υπερισχύει η ψήφος της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

5.Η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών παρέχει διοικητική υποστήριξη στην επιτροπή προϋπολογισμού.

6.Η Μόνιμη Γραμματεία εκπροσωπείται στις συνεδριάσεις της επιτροπής προϋπολογισμού χωρίς δικαίωμα ψήφου.

ΤΙΤΛΟΣ V

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 16

Καθήκοντα διατάκτη ασκεί ο διευθυντής.

Άρθρο 17

Ο διευθυντής μπορεί να εκχωρεί εξουσίες εκτέλεσης του προϋπολογισμού σε υπαλλήλους της Μόνιμης Γραμματείας. Οι εξουσιοδοτούμενοι μπορούν να ενεργούν μόνον εντός των ορίων των αρμοδιοτήτων που τους ανατίθενται ρητά και δεσμεύονται από την παρούσα απόφαση. Ο διευθυντής αποστέλλει αντίγραφο κάθε απόφασης εξουσιοδότησης που λαμβάνεται δυνάμει του παρόντος άρθρου στην Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή.

Άρθρο 18

1.Απαγορεύεται σε όλους τους δημοσιονομικούς παράγοντες κατά την έννοια του κεφαλαίου 2 του παρόντος τίτλου να λαμβάνουν μέτρα εκτέλεσης του προϋπολογισμού από τα οποία θα μπορούσε να προκύψει σύγκρουση των συμφερόντων τους με τα συμφέροντα της Κοινότητας Μεταφορών. Εάν προκύψει τέτοια περίπτωση, ο εν λόγω παράγοντας υποχρεούται να μην προβεί στα εν λόγω μέτρα και να παραπέμψει το ζήτημα στην αρμόδια αρχή.

2.Σύγκρουση συμφερόντων υφίσταται όταν η αμερόληπτη και αντικειμενική άσκηση των καθηκόντων ενός παράγοντα κατά την εκτέλεση του προϋπολογισμού ή εσωτερικού ελεγκτή υπονομεύεται για λόγους οικογενειακής φύσης, ιδιωτικής ζωής, πολιτικών ή εθνικών δεσμών, οικονομικού συμφέροντος ή κάθε άλλου κοινού συμφέροντος με τον δικαιούχο ή ανάδοχο.

3.Η αρμόδια αρχή που αναφέρεται στην παράγραφο 1 είναι ο αμέσως ιεραρχικά ανώτερος του εμπλεκόμενου μέλους του προσωπικού. Εάν το εν λόγω μέλος του προσωπικού είναι ο διευθυντής, αρμόδια αρχή είναι η Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή.

Άρθρο 19

Καθήκοντα τεχνικής πραγματογνωμοσύνης και διοικητικά, προπαρασκευαστικά ή δευτερεύοντα καθήκοντα που δεν συνεπάγονται άσκηση δημόσιας εξουσίας ούτε άσκηση διακριτικής ευχέρειας είναι δυνατόν να ανατίθενται μέσω συμβάσεων σε εξωτερικούς φορείς ή οργανισμούς, όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ

Τμήμα 1

Αρχή του διαχωρισμού των καθηκόντων

Άρθρο 20

Τα καθήκοντα του διατάκτη και του υπολόγου είναι διαχωρισμένα και ασυμβίβαστα μεταξύ τους.

Τμήμα 2

Διατάκτης

Άρθρο 21

1.Ο διατάκτης είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση των εσόδων και των δαπανών.

2.Για την εκτέλεση των δαπανών, ο διατάκτης προβαίνει σε δημοσιονομικές δεσμεύσεις και σε νομικές δεσμεύσεις, στην εκκαθάριση των δαπανών και στην έκδοση των ενταλμάτων πληρωμής σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις της παρούσας απόφασης και αναλαμβάνει την εκτέλεση των πιστώσεων.

3.Η εκτέλεση των εσόδων περιλαμβάνει την κατάρτιση εκτιμήσεων εισπρακτέων ποσών, τη βεβαίωση των δικαιωμάτων είσπραξης και την έκδοση των ενταλμάτων είσπραξης. Όπου αρμόζει, περιλαμβάνει και την παραίτηση από ήδη βεβαιωμένες απαιτήσεις.

4.Ο διατάκτης διασφαλίζει τη δέουσα διατήρηση όλων των δικαιολογητικών που αφορούν τις εκτελεσθείσες πράξεις για περίοδο πέντε ετών.

Άρθρο 22

1.Λαμβανομένων δεόντως υπόψη των κινδύνων που συνδέονται με το διαχειριστικό περιβάλλον και με τη φύση των χρηματοδοτούμενων ενεργειών, ο διατάκτης θεσπίζει την οργανωτική δομή, την εσωτερική διαχείριση, τα συστήματα και τις διαδικασίες ελέγχου (εφεξής «εσωτερικοί κανόνες διαχείρισης της χρηματοδότησης της Κοινότητας Μεταφορών»), που ενδείκνυνται για την εκτέλεση των καθηκόντων του, συμπεριλαμβανομένων, κατά περίπτωση, εκ των υστέρων ελέγχων.

2.Πριν εγκριθεί μια πράξη, οι επιχειρησιακές και χρηματοοικονομικές πτυχές της επαληθεύονται από μέλη του προσωπικού πλην εκείνου που κίνησε τη διαδικασία για τη συγκεκριμένη πράξη. Η κίνηση της διαδικασίας για μια πράξη και η εκ των προτέρων και εκ των υστέρων σχετική επαλήθευση αποτελούν διακριτά καθήκοντα.

3.Το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τις επαληθεύσεις είναι διαφορετικό από το προσωπικό που κίνησε τη διαδικασία για την πράξη και δεν υπάγεται ιεραρχικά σε αυτό.

Άρθρο 23

Ο διευθυντής, ως διατάκτης, υποβάλλει στην Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων (εφεξής «έκθεση του διατάκτη»), η οποία περιέχει δημοσιονομικές και διαχειριστικές πληροφορίες.

Άρθρο 24

Εάν οποιοδήποτε μέλος του προσωπικού που συμμετέχει στη δημοσιονομική διαχείριση και στον έλεγχο των πράξεων θεωρεί ότι μια απόφαση την οποία ιεραρχικά ανώτερό του πρόσωπο τού επιβάλλει να εκτελέσει ή να αποδεχθεί είναι παράτυπη ή αντιβαίνει στους παρόντες κανόνες ή στους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας που το μέλος του προσωπικού υποχρεούται να τηρεί, ενημερώνει εγγράφως τον διευθυντή. Ο διευθυντής λαμβάνει μέτρα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Εάν δεν το πράξει, το μέλος του προσωπικού ενημερώνει την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή.

Άρθρο 25

Όταν ανατίθενται αρμοδιότητες εκτέλεσης του προϋπολογισμού, το άρθρο 21 των παρόντων κανόνων εφαρμόζεται κατ’ αναλογία στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους.

Τμήμα 3

Υπόλογος

Άρθρο 26

1.Κατόπιν πρότασης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ο διευθυντής διορίζει υπόλογο, σύμφωνα με τον ισχύοντα εσωτερικό κανονισμό σχετικά με την πρόσληψη, τους όρους εργασίας και τη γεωγραφική ισορροπία του προσωπικού της Μόνιμης Γραμματείας, ο οποίος είναι υπεύθυνος στη Μόνιμη Γραμματεία για:

α)την ορθή εκτέλεση των πληρωμών, την είσπραξη των εσόδων και των βεβαιωμένων απαιτήσεων·

β)την κατάρτιση και παρουσίαση των λογαριασμών σύμφωνα με τον τίτλο V·

γ)την τήρηση των λογαριασμών σύμφωνα με τον τίτλο V·

δ)την εφαρμογή, σύμφωνα με τον τίτλο V, των λογιστικών κανόνων και μεθόδων καθώς και του λογιστικού σχεδίου·

ε)τον καθορισμό και την επικύρωση των λογιστικών συστημάτων καθώς και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, την επικύρωση των συστημάτων που καθορίζονται από τον διατάκτη και προορίζονται για την παροχή ή την αιτιολόγηση των λογιστικών πληροφοριών·

στ)τη διαχείριση του ταμείου.

2.Με την επιφύλαξη της παραγράφου 3, ο υπόλογος είναι ο μόνος εξουσιοδοτημένος να διαχειρίζεται χρηματικά ποσά και άλλα στοιχεία ενεργητικού και είναι υπεύθυνος για τη φύλαξή τους.

3.Εάν είναι αναγκαίο, ο υπόλογος μπορεί να αναθέτει ορισμένα καθήκοντα, με την επιφύλαξη της αρχής του διαχωρισμού των καθηκόντων.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3

ΕΥΘΥΝΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΠΑΡΑΓΟΝΤΩΝ

Τμήμα 1
Γενικοί κανόνες

Άρθρο 27

1.Η ευθύνη βάσει των παρόντων κανόνων είναι προσωπική.

2.Σε περίπτωση παράνομης δραστηριότητας, απάτης, διαφθοράς ή παρατυπίας που ενδέχεται να θίξει τα συμφέροντα της Κοινότητας Μεταφορών, ο δημοσιονομικός παράγοντας ενημερώνει αμελλητί τον διευθυντή ή, εάν το κρίνει σκόπιμο, την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή ή την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης. Ως «οικονομικά συμφέροντα της Κοινότητας Μεταφορών» νοούνται όλα τα έσοδα, οι δαπάνες και τα στοιχεία ενεργητικού που καλύπτονται από τον προϋπολογισμό της Κοινότητας Μεταφορών ή αποκτώνται μέσω αυτού ή οφείλονται σε αυτόν.

3.Σε περίπτωση παρατυπιών ή απάτης στο πλαίσιο κάποιας δραστηριότητας, ο αρμόδιος διατάκτης αναστέλλει τη διαδικασία και δύναται να λάβει κάθε αναγκαίο μέτρο, συμπεριλαμβανομένης της ακύρωσης οποιασδήποτε απόφασης η οποία ελήφθη στο πλαίσιο της εν λόγω δραστηριότητας. Ο αρμόδιος διατάκτης ενημερώνει αμέσως όλες τις αρμόδιες αρχές, συμπεριλαμβανομένων, κατά περίπτωση, της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και της Ευρωπαϊκής Εισαγγελίας, όταν υπάρχουν υπόνοιες για περιπτώσεις απάτης ή παρατυπιών.

Άρθρο 28

1.Ο διατάκτης μπορεί να ανακαλέσει οποιαδήποτε εξουσιοδότηση ανά πάσα στιγμή, προσωρινά ή οριστικά. Η Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή και ο πρόεδρος της επιτροπής προϋπολογισμού ενημερώνονται αμέσως για την ενέργεια αυτή με επαρκή αιτιολόγηση.

2.Ο υπόλογος μπορεί ανά πάσα στιγμή να ανακληθεί προσωρινά ή οριστικά από τα καθήκοντά του από τον διευθυντή, κατόπιν προκαταρκτικής συμφωνίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Κατόπιν πρότασης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ο διευθυντής διορίζει προσωρινό υπόλογο και εν συνεχεία μόνιμο υπόλογο σύμφωνα με τους κανόνες πρόσληψης της Κοινότητας Μεταφορών.

Άρθρο 29

1.Οι διατάξεις του παρόντος κεφαλαίου δεν προδικάζουν την ποινική ευθύνη που είναι δυνατόν να υπέχουν ο διατάκτης και τα πρόσωπα που αναφέρονται στο παρόν κεφάλαιο, σύμφωνα με τις διατάξεις του εφαρμοστέου εθνικού δικαίου της χώρας εγκατάστασης και τις ισχύουσες διατάξεις σχετικά με την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας Μεταφορών και σχετικά με την καταπολέμηση των περιπτώσεων διαφθοράς στις οποίες εμπλέκονται υπάλληλοι της Κοινότητας Μεταφορών ή των συμβαλλόμενων μερών.

2.Σε περίπτωση παράνομης δραστηριότητας, απάτης ή δωροδοκίας που ενδέχεται να θίξει τα συμφέροντα της Κοινότητας Μεταφορών, επιλαμβάνονται του θέματος οι αρμόδιες αρχές και υπηρεσίες.

Τμήμα 2

Κανόνες που εφαρμόζονται για τον διατάκτη

Άρθρο 30

1.Ο διατάκτης είναι δυνατόν να υποχρεωθεί σε ολική ή μερική αποκατάσταση ζημίας την οποία υπέστη η Κοινότητα Μεταφορών λόγω σοβαρού παραπτώματός του κατά την άσκηση ή σε σχέση με την άσκηση των καθηκόντων του, ιδίως όταν βεβαιώνει δικαιώματα είσπραξης ή εκδίδει εντάλματα είσπραξης, αναλαμβάνει δαπάνη ή υπογράφει ένταλμα πληρωμής χωρίς να συμμορφώνεται με την παρούσα απόφαση. Το ίδιο ισχύει όταν, λόγω σοβαρού παραπτώματος, ο διατάκτης:

α) δεν συντάσσει έγγραφο βεβαίωσης απαίτησης·

β)δεν εκδίδει ένταλμα είσπραξης ή καθυστερεί αδικαιολόγητα την έκδοσή του·

γ)δεν εκδίδει ένταλμα πληρωμής ή καθυστερεί την έκδοσή του, εκθέτοντας έτσι την Κοινότητα Μεταφορών στην άσκηση αστικών αγωγών εκ μέρους τρίτων.

2.Όταν ο κύριος διατάκτης θεωρεί ότι μια απόφαση που εμπίπτει στις αρμοδιότητές του είναι παράτυπη ή αντιβαίνει στις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, ενημερώνει εγγράφως την εξουσιοδοτούσα αρχή. Εάν η εξουσιοδοτούσα αρχή δώσει εγγράφως στον κύριο διατάκτη αιτιολογημένη εντολή εκτέλεσης της εν λόγω απόφασης, ο κύριος διατάκτης οφείλει να εκτελέσει την απόφαση και απαλλάσσεται από την ευθύνη του.

3.Σε περίπτωση ανάθεσης αρμοδιοτήτων, ο διατάκτης παραμένει υπεύθυνος για την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών κανόνων διαχείρισης που θεσπίζονται, καθώς και για την επιλογή του κύριου διατάκτη.

4.Ο διατάκτης δεν φέρει ευθύνη για οποιεσδήποτε αποφάσεις λαμβάνονται από την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή, εφόσον εφαρμόζονται κατά γράμμα. Σε περίπτωση που ο διατάκτης διαφωνεί με οποιαδήποτε από τις αποφάσεις αυτές, έχει το δικαίωμα να ενημερώσει εγγράφως την αρμόδια αρχή. Ωστόσο, υποχρεούται να εφαρμόζει τις σχετικές αποφάσεις.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4

ΠΡΑΞΕΙΣ ΕΣΟΔΩΝ

Τμήμα 1

Γενικές διατάξεις

Άρθρο 31

Οι δεδουλευμένοι τόκοι των λογαριασμών της Κοινότητας Μεταφορών αποτελούν μέρος των εσόδων της, επιπλέον των συνεισφορών των συμβαλλόμενων μερών.

Τμήμα 2

Πρόβλεψη απαιτήσεων

Άρθρο 32

Κάθε μέτρο ή κατάσταση που είναι σε θέση να δημιουργήσει ή να μεταβάλει απαίτηση της Κοινότητας Μεταφορών αποτελεί εκ των προτέρων το αντικείμενο πρόβλεψης απαίτησης εκ μέρους του αρμόδιου διατάκτη.

Τμήμα 3

Βεβαίωση των απαιτήσεων έναντι τρίτων

Άρθρο 33

1.Βεβαίωση μιας απαίτησης είναι η πράξη με την οποία ο διατάκτης ή ο κύριος διατάκτης:

α)επαληθεύει την ύπαρξη οφειλής·

β)προσδιορίζει ή επαληθεύει την πραγματική υπόσταση και το ποσό της οφειλής·

γ)επαληθεύει τους όρους υπό τους οποίους η οφειλή καθίσταται απαιτητή.

2.Κάθε απαίτηση που προσδιορίζεται ως βεβαία, εκκαθαρισμένη και απαιτητή πρέπει να βεβαιώνεται με ένταλμα είσπραξης προς τον υπόλογο, το οποίο συνοδεύεται από χρεωστικό σημείωμα προς τον οφειλέτη. Τα δύο αυτά έγγραφα συντάσσονται και αποστέλλονται από τον αρμόδιο διατάκτη.

3.Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, ορισμένα τρέχοντα έσοδα μπορούν να αποτελέσουν το αντικείμενο προσωρινών βεβαιώσεων.

Η προσωρινή βεβαίωση καλύπτει περισσότερες της μίας μεμονωμένες εισπράξεις, οι οποίες, συνεπώς, δεν χρειάζεται να αποτελέσουν αντικείμενο μεμονωμένης βεβαίωσης.

Πριν από τη λήξη του οικονομικού έτους, ο διατάκτης οφείλει να πραγματοποιεί τις αναγκαίες τροποποιήσεις των προσωρινών προβλέψεων, ώστε αυτές να αντιστοιχούν πλήρως στις απαιτήσεις που έχουν πράγματι βεβαιωθεί.

Άρθρο 34

Εντολή είσπραξης είναι η πράξη με την οποία ο αρμόδιος διατάκτης παραγγέλλει στον υπόλογο, με την έκδοση εντάλματος είσπραξης, να εισπράξει απαίτηση την οποία ο αρμόδιος διατάκτης έχει βεβαιώσει.

Άρθρο 35

4.Τα αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά ανακτώνται.

5.Ο υπόλογος αναλαμβάνει την εκτέλεση των ενταλμάτων είσπραξης των απαιτήσεων που έχουν εκδοθεί κατά τα δέοντα από τον διατάκτη ή τον αρμόδιο διατάκτη. Επιδεικνύει τη δέουσα επιμέλεια ώστε να διασφαλίζεται η είσπραξη των εσόδων της Κοινότητας Μεταφορών και μεριμνά για τη διαφύλαξη των δικαιωμάτων της.

6.Όταν ο αρμόδιος διατάκτης προτίθεται να παραιτηθεί από την είσπραξη βεβαιωμένης απαίτησης, μεριμνά ώστε η παραίτηση να είναι κανονική και σύμφωνη προς τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Η εν λόγω παραίτηση επέρχεται με απόφαση του διατάκτη, η οποία πρέπει να είναι αιτιολογημένη. Ο διατάκτης δεν μπορεί να μεταβιβάσει την αρμοδιότητα για την απόφαση αυτή. Στην απόφαση παραίτησης αναφέρονται οι προσπάθειες που καταβλήθηκαν για την είσπραξη και τα νομικά και πραγματικά στοιχεία στα οποία βασίζεται.

7.Ο αρμόδιος διατάκτης ακυρώνει βεβαιωμένη απαίτηση όταν η ανακάλυψη πραγματικού ή νομικού σφάλματος καταδεικνύει ότι η απαίτηση δεν έχει βεβαιωθεί ορθά. Η εν λόγω ακύρωση επέρχεται με απόφαση του αρμόδιου διατάκτη, πρέπει δε να είναι δεόντως αιτιολογημένη.

8.Ο αρμόδιος διατάκτης προσαρμόζει προς τα άνω ή προς τα κάτω το ποσό βεβαιωμένης οφειλής όταν η ανακάλυψη πραγματικού σφάλματος συνεπάγεται την τροποποίηση του ποσού της οφειλής, υπό την προϋπόθεση ότι η διόρθωση αυτή δεν συνεπάγεται την απώλεια της απαίτησης που έχει βεβαιωθεί υπέρ της Κοινότητας Μεταφορών. Η προσαρμογή αυτή επέρχεται με απόφαση του αρμόδιου διατάκτη, πρέπει δε να είναι δεόντως αιτιολογημένη.

9.Όταν ο οφειλέτης έχει έναντι της Κοινότητας Μεταφορών απαίτηση εκκαθαρισμένη και απαιτητή, η οποία αναφέρεται σε ποσό προκύπτον από ένταλμα πληρωμής, ο υπόλογος εισπράττει, μετά την εκπνοή της προθεσμίας που καθορίζεται στο χρεωστικό σημείωμα, τα βεβαιωμένα προς είσπραξη ποσά με συμψηφισμό.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όταν είναι αναγκαία η προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας Μεταφορών και όταν ο υπόλογος έχει τεκμηριωμένους λόγους να πιστεύει ότι το οφειλόμενο στην Κοινότητα Μεταφορών ποσό θα μπορούσε να απολεσθεί, ο υπόλογος δύναται να εισπράττει το ποσό αυτό με συμψηφισμό πριν από την εκπνοή της προθεσμίας που καθορίζεται στο χρεωστικό σημείωμα.

Ο υπόλογος δύναται επίσης να προβαίνει σε είσπραξη με συμψηφισμό πριν από την εκπνοή της προθεσμίας που καθορίζεται στο χρεωστικό σημείωμα εφόσον συμφωνήσει ο οφειλέτης.

10.Προτού προβεί σε οποιαδήποτε είσπραξη κατά την παράγραφο 9 του παρόντος άρθρου, ο υπόλογος συμβουλεύεται τον αρμόδιο διατάκτη και ενημερώνει τους εμπλεκόμενους οφειλέτες.

11.Ο συμψηφισμός κατά την παράγραφο 9 έχει το ίδιο αποτέλεσμα με την πληρωμή και απαλλάσσει την Κοινότητα Μεταφορών από το ποσό της οφειλής και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, από τους οφειλόμενους τόκους.

Άρθρο 36

1.Μετά την πραγματική είσπραξη του οφειλόμενου ποσού, ο υπόλογος πραγματοποιεί εγγραφή στους λογαριασμούς και ενημερώνει τον αρμόδιο διατάκτη.

2.Για κάθε πληρωμή με μετρητά που πραγματοποιείται στο ταμείο του υπολόγου εκδίδεται απόδειξη.

Άρθρο 37

1.Εάν κατά την καταληκτική ημερομηνία που προβλέπεται στο χρεωστικό σημείωμα δεν έχει γίνει πράγματι η είσπραξη, ο υπόλογος ενημερώνει τον αρμόδιο διατάκτη και κινεί αμέσως τη διαδικασία ανάκτησης με κάθε νόμιμο μέσο.

2.Ο υπόλογος προβαίνει στην είσπραξη με συμψηφισμό και μέχρι του ποσού των απαιτήσεων της Κοινότητας Μεταφορών έναντι κάθε οφειλέτη ο οποίος κατέχει ο ίδιος απαίτηση βεβαία, εκκαθαρισμένη και απαιτητή έναντι της Κοινότητας Μεταφορών, υπό την προϋπόθεση ότι ο συμψηφισμός είναι νομικά εφικτός.

Άρθρο 38

Ο υπόλογος, σε συνεργασία με τον αρμόδιο διατάκτη, μπορούν να παραχωρήσουν πρόσθετη προθεσμία για την πληρωμή μόνο κατόπιν γραπτού και δεόντως αιτιολογημένου αιτήματος του οφειλέτη και εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες δύο προϋποθέσεις:

α)ο οφειλέτης δεσμεύεται να καταβάλει τόκους για ολόκληρη την πρόσθετη περίοδο που του παραχωρείται, αρχής γενομένης από την ημερομηνία κατά την οποία ήταν αρχικά απαιτητή η πληρωμή με το επιτόκιο που εφαρμόζει η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα για τις κύριες πράξεις αναχρηματοδότησής της σε ευρώ (το επιτόκιο αναφοράς) προσαυξημένο κατά οκτώ μονάδες. Το επιτόκιο αναφοράς είναι το επιτόκιο που ισχύει την πρώτη ημέρα του μήνα εντός του οποίου λήγει η προθεσμία πληρωμής, όπως αυτό δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σειρά C·

β) προκειμένου να προστατευθούν τα δικαιώματα της Κοινότητας Μεταφορών, ο οφειλέτης παρέχει χρηματική εγγύηση που καλύπτει την οφειλή τόσο ως προς το κεφάλαιο όσο και ως προς τους τόκους.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5

ΠΡΑΞΕΙΣ ΔΑΠΑΝΩΝ

Άρθρο 39

1.Κάθε δαπάνη αποτελεί αντικείμενο ανάληψης και πληρωμής.

Τμήμα 1

Ανάληψη δαπανών

Άρθρο 40

1.Δημοσιονομική δέσμευση είναι η πράξη κράτησης των απαραίτητων πιστώσεων για την εκτέλεση μεταγενέστερων πληρωμών προς εκπλήρωση νομικής δέσμευσης.

2.Νομική δέσμευση είναι η πράξη με την οποία ο αρμόδιος διατάκτης δημιουργεί ή βεβαιώνει υποχρέωση από την οποία προκύπτει δαπάνη βαρύνουσα τον προϋπολογισμό.

Άρθρο 41

1.Για κάθε μέτρο που είναι δυνατόν να προκαλέσει δαπάνη εις βάρος του προϋπολογισμού, ο αρμόδιος διατάκτης οφείλει να προβαίνει εκ των προτέρων σε δημοσιονομική δέσμευση, πριν αναλάβει νομική δέσμευση έναντι τρίτων.

2.Οι μεμονωμένες νομικές δεσμεύσεις που συνδέονται με μεμονωμένες δημοσιονομικές δεσμεύσεις συνάπτονται έως τις 31 Δεκεμβρίου του τρέχοντος οικονομικού έτους.

Άρθρο 42

1.Το μη χρησιμοποιηθέν υπόλοιπο των δημοσιονομικών δεσμεύσεων που αφορούν το έτος Ν αποδεσμεύεται από τον αρμόδιο διατάκτη έως τις 31 Μαρτίου του έτους N + 1.

2.Οι νομικές δεσμεύσεις για ενέργειες των οποίων η υλοποίηση εκτείνεται σε περισσότερα του ενός οικονομικά έτη καθώς και οι αντίστοιχες δημοσιονομικές δεσμεύσεις περιλαμβάνουν, εκτός εάν πρόκειται για δαπάνες προσωπικού, καταληκτική ημερομηνία εκτέλεσης, η οποία καθορίζεται σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Τυχόν τμήματα αυτών των δεσμεύσεων που δεν έχουν εκτελεστεί έξι μήνες μετά την εν λόγω καταληκτική ημερομηνία αποτελούν αντικείμενο αποδέσμευσης.

3.Όταν μια νομική δέσμευση δεν έχει οδηγήσει σε πληρωμή έπειτα από χρονικό διάστημα τριών ετών, ο αρμόδιος διατάκτης προβαίνει στην αποδέσμευσή της.

Άρθρο 43

Κατά την έγκριση δημοσιονομικής δέσμευσης, ο αρμόδιος διατάκτης βεβαιώνεται για:

α)την ακρίβεια του καταλογισμού της δαπάνης στον προϋπολογισμό·

β)τη διαθεσιμότητα των πιστώσεων·

γ)τη συμμόρφωση της δαπάνης με τις εφαρμοστέες διατάξεις, ιδίως με αυτές της Συνθήκης, και τους εσωτερικούς κανόνες διαχείρισης της Κοινότητας Μεταφορών·

δ)την τήρηση της αρχής της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

Τμήμα 2

Εκκαθάριση δαπάνης

Άρθρο 44

Εκκαθάριση δαπάνης είναι η πράξη με την οποία ο αρμόδιος διατάκτης:

α)επαληθεύει την ύπαρξη των δικαιωμάτων είσπραξης του πιστωτή·

β)επαληθεύει τους όρους υπό τους οποίους η πληρωμή καθίσταται απαιτητή·

γ)προσδιορίζει ή επαληθεύει την ύπαρξη και το ποσό της απαίτησης.

Άρθρο 45

1.Κάθε εκκαθάριση δαπάνης βασίζεται σε δικαιολογητικά τα οποία πιστοποιούν τα δικαιώματα είσπραξης του πιστωτή βάσει βεβαίωσης υπηρεσιών που έχουν πράγματι παρασχεθεί, προμηθειών που έχουν πράγματι παραδοθεί ή εργασιών που έχουν πράγματι εκτελεστεί, ή βάσει άλλων εγγράφων που να δικαιολογούν την πληρωμή.

2.Η απόφαση εκκαθάρισης εκφράζεται με την υπογραφή γραμματίου είσπραξης με «έγκριση πληρωμής» από τους αρμόδιους διατάκτες.

Τμήμα 3

Εντολή πληρωμής δαπάνης

Άρθρο 46

1.Εντολή πληρωμής δαπάνης είναι η πράξη με την οποία ο αρμόδιος διατάκτης παραγγέλλει στον υπόλογο, μέσω της έκδοσης εντάλματος πληρωμής, να πληρώσει το ποσό μιας δαπάνης την οποία έχει εκκαθαρίσει.

2.Στο ένταλμα πληρωμής τίθεται ημερομηνία και υπογραφή από τον αρμόδιο διατάκτη και εν συνεχεία διαβιβάζεται στον υπόλογο. Τα δικαιολογητικά φυλάσσονται από τον αρμόδιο διατάκτη σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 4.

3.Εφόσον συντρέχει περίπτωση, το ένταλμα πληρωμής που διαβιβάζεται στον υπόλογο συνοδεύεται από βεβαίωση που πιστοποιεί την εγγραφή των αγαθών στα βιβλία απογραφής που αναφέρονται στο άρθρο 60.

Τμήμα 4

Πληρωμή των δαπανών

Άρθρο 47

1.Η πληρωμή στηρίζεται στην απόδειξη ότι η αντίστοιχη ενέργεια υλοποιήθηκε σύμφωνα με τις διατάξεις της βασικής πράξης και καλύπτει μία από τις ακόλουθες πράξεις:

α)πληρωμή του συνόλου των οφειλόμενων ποσών·

β)πληρωμή των οφειλόμενων ποσών με οποιονδήποτε από τους ακόλουθους τρόπους:

–προχρηματοδότηση, η οποία μπορεί να κατατμηθεί σε περισσότερες πληρωμές,

–μία ή περισσότερες ενδιάμεσες πληρωμές,

–πληρωμή του υπολοίπου των οφειλόμενων ποσών. Οι προχρηματοδοτήσεις καταλογίζονται, εν όλω ή εν μέρει, στις ενδιάμεσες πληρωμές.

Όλες οι προχρηματοδοτήσεις και οι ενδιάμεσες πληρωμές καταλογίζονται στην πληρωμή των υπολοίπων.

2.Η λογιστική διακρίνει τα διάφορα είδη πληρωμών που αναφέρονται στην παράγραφο 1 κατά τον χρόνο της εκτέλεσής τους.

Άρθρο 48

Η πληρωμή των δαπανών πραγματοποιείται από τον υπόλογο εντός του ορίου των διαθέσιμων χρηματικών ποσών.

ΤΙΤΛΟΣ VI

ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

Άρθρο 49

Εφαρμόζεται η οδηγία 2014/24/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 26ης Φεβρουαρίου 2014, σχετικά με τις διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων και την κατάργηση της οδηγίας 2004/18/ΕΚ.

ΤΙΤΛΟΣ VII

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ

Άρθρο 50

Οι ετήσιοι λογαριασμοί της Κοινότητας Μεταφορών περιλαμβάνουν:

α)τις οικονομικές καταστάσεις της Κοινότητας Μεταφορών και τα συνοδευτικά προσαρτήματα·

β)την κατάσταση εκτέλεσης του προϋπολογισμού της Κοινότητας Μεταφορών.

Άρθρο 51

Οι λογαριασμοί πρέπει να συμμορφώνονται με τους λογιστικούς κανόνες που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 και να είναι ακριβείς και πλήρεις καθώς και να παρουσιάζουν αληθή και πιστή εικόνα:

α)όσον αφορά τις οικονομικές καταστάσεις, των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού, των εσόδων και εξόδων, των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων που δεν περιλαμβάνονται στο ενεργητικό και στο παθητικό, καθώς και των ταμειακών ροών·

β)όσον αφορά την κατάσταση εκτέλεσης του προϋπολογισμού, των πράξεων εσόδων και δαπανών.

Άρθρο 52

Οι οικονομικές καταστάσεις παρουσιάζουν στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων στοιχείων σχετικά με τις λογιστικές πολιτικές, κατά τρόπο που παρέχει ουσιώδη, αξιόπιστη, συγκρίσιμη και κατανοητή πληροφόρηση. Οι οικονομικές καταστάσεις καταρτίζονται σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές που περιγράφονται στους λογιστικούς κανόνες σύμφωνα με το άρθρο 80 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 ή στα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα του Δημόσιου Τομέα (εφεξής «ΔΛΠΔΤ») τα οποία στηρίζονται στη δεδουλευμένη βάση.

Άρθρο 53

1.Σύμφωνα με την αρχή της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, τα έσοδα και οι δαπάνες καταχωρίζονται την περίοδο κατά την οποία πραγματοποιούνται, ανεξάρτητα από την ημερομηνία πληρωμής ή είσπραξης.

2.Η αξία των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού προσδιορίζεται σε συνάρτηση με τους κανόνες αποτίμησης που καθορίζονται από τις λογιστικές μεθόδους που προβλέπονται στο Διεθνές Λογιστικό Πρότυπο και, εάν είναι απαραίτητο, στα εθνικά πρότυπα της χώρας εγκατάστασης.

Άρθρο 54

1.Οι οικονομικές καταστάσεις καταρτίζονται σε ευρώ και περιλαμβάνουν:

α)τον ισολογισμό και την κατάσταση οικονομικών αποτελεσμάτων, που απεικονίζουν το σύνολο των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού, την οικονομική κατάσταση και το οικονομικό αποτέλεσμα στις 31 Δεκεμβρίου του προηγούμενου οικονομικού έτους· καταρτίζονται σύμφωνα με τους λογιστικούς κανόνες του άρθρου 80 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 ή σύμφωνα με τα ΔΛΠΔΤ σε δεδουλευμένη βάση·

β)την κατάσταση ταμειακών ροών, που απεικονίζει τις εισπράξεις και τις εκταμιεύσεις κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, καθώς και την τελική ταμειακή κατάσταση·

γ)την κατάσταση μεταβολών της καθαρής θέσης κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους.

2.Το παράρτημα των οικονομικών καταστάσεων συμπληρώνει και περιλαμβάνει παρατηρήσεις σχετικά με τα στοιχεία που παρουσιάζονται στις καταστάσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1, παρέχει δε κάθε συμπληρωματική πληροφορία που προβλέπεται από τη διεθνώς αποδεκτή λογιστική πρακτική, εφόσον οι εν λόγω πληροφορίες είναι συναφείς με τις δραστηριότητες της Κοινότητας Μεταφορών.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

Τμήμα 1

Κοινές διατάξεις

Άρθρο 55

1.Το λογιστικό σύστημα της Κοινότητας Μεταφορών είναι το σύνολο των μη αυτοματοποιημένων και των μηχανογραφημένων διαδικασιών και ελέγχων μέσω των οποίων εξασφαλίζεται ο προσδιορισμός των σχετικών πράξεων ή γεγονότων· η εκπόνηση δικαιολογητικών εγγράφων με ακρίβεια, η ορθή καταχώριση δεδομένων στις λογιστικές εγγραφές, η ορθή επεξεργασία των πράξεων, η δέουσα επικαιροποίηση των αρχείων αναφοράς και η παραγωγή εγγράφων και εκθέσεων με ακριβή στοιχεία.

2.Το λογιστικό σύστημα αποτελείται από τη γενική λογιστική και τη λογιστική του προϋπολογισμού. Και οι δύο αυτές μορφές λογιστικής τηρούνται σε ευρώ και ανά ημερολογιακό έτος.

3.Τα δεδομένα της γενικής λογιστικής και της λογιστικής του προϋπολογισμού εγκρίνονται κατά το κλείσιμο του οικονομικού έτους, με σκοπό την κατάρτιση των λογαριασμών που αναφέρονται στο κεφάλαιο 1.

4.Ο υπόλογος εφαρμόζει λογιστικούς κανόνες και μεθόδους που λαμβάνουν υπόψη τα διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα για τον δημόσιο τομέα και, εάν είναι αναγκαίο, τους κανόνες τους οποίους εφαρμόζουν οι δημόσιες αρχές της χώρας υποδοχής.

Τμήμα 2
Γενική λογιστική

Άρθρο 56

Η γενική λογιστική καταγράφει με χρονολογική σειρά, σύμφωνα με τη διπλογραφική μέθοδο, όλα τα γεγονότα και τις πράξεις που επηρεάζουν την οικονομική και δημοσιονομική της Κοινότητας Μεταφορών, καθώς και τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις της.

Άρθρο 57

1.Οι διάφορες κινήσεις ανά λογαριασμό, καθώς και τα υπόλοιπά τους, εγγράφονται στα λογιστικά βιβλία.

2.Κάθε λογιστική εγγραφή, συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών διορθώσεων, βασίζεται σε δικαιολογητικά, στα οποία και παραπέμπει.

3.Το λογιστικό σύστημα πρέπει να επιτρέπει να φαίνεται σαφής διαδρομή όλων των λογιστικών εγγραφών.

Άρθρο 58

Μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους, και μέχρι την ημερομηνία παρουσίασης των οριστικών λογαριασμών, ο υπόλογος της Κοινότητας Μεταφορών προβαίνει σε τυχόν προσαρμογές οι οποίες, χωρίς να συνεπάγονται εκταμίευση ή είσπραξη σε σχέση με το εν λόγω έτος, είναι αναγκαίες για την αληθή και πιστή παρουσίαση των λογαριασμών σύμφωνα με τους παρόντες κανόνες.

Τμήμα 3
Λογιστική του προϋπολογισμού

Άρθρο 59

1.Η λογιστική του προϋπολογισμού επιτρέπει να παρακολουθείται λεπτομερώς η εκτέλεση του προϋπολογισμού.

2.Για τους σκοπούς της παραγράφου 1 ανωτέρω, η λογιστική του προϋπολογισμού καταγράφει όλες τις δημοσιονομικές πράξεις εσόδων και δαπανών.

3.Η Μόνιμη Γραμματεία καταρτίζει ετήσια έκθεση το αργότερο την 30ή Μαρτίου κάθε έτους. Η έκθεση περιλαμβάνει:

–επιχειρησιακή έκθεση στην οποία αναλύεται το έργο που εκτέλεσε η Μόνιμη Γραμματεία και τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν. Στην εν λόγω έκθεση παρέχεται επισκόπηση της προόδου προς την επίτευξη των στόχων που καθορίζονται στο ετήσιο πρόγραμμα εργασιών της Μόνιμης Γραμματείας·

–οικονομική έκθεση σχετικά με την κατάσταση εκτέλεσης του προϋπολογισμού.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3

ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ

Άρθρο 60

Η Κοινότητα Μεταφορών τηρεί κατά ποσότητα και κατ’ αξία, βιβλία απογραφής όλων των ενσώματων, άυλων και χρηματοοικονομικών περιουσιακών στοιχείων που αποτελούν περιουσία της Κοινότητας Μεταφορών.

ΤΙΤΛΟΣ VIII

ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΩΝ

Άρθρο 61

Κάθε έτος, ο υπόλογος καταρτίζει τους λογαριασμούς του προηγούμενου έτους το αργότερο έως τις 31 Μαρτίου. Οι λογαριασμοί αυτοί επικυρώνονται από τον διευθυντή.

Άρθρο 62

Ανεξάρτητοι εξωτερικοί ελεγκτές, οι οποίοι ορίζονται από την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή, διενεργούν τον ετήσιο έλεγχο της Κοινότητας Μεταφορών. Η θητεία των εξωτερικών ελεγκτών ανανεώνεται σε ετήσια βάση, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή.

Άρθρο 63

1.Οι εξωτερικοί ελεγκτές υποβάλλουν στην Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή έκθεση, συνοδευόμενη από την κατάσταση στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού και τους πιστοποιημένους λογαριασμούς, το αργότερο οκτώ μήνες μετά τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται. Η Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή δύναται να παρέχει στην επιτροπή προϋπολογισμού τις πληροφορίες που κρίνει κατάλληλες.

2.Ο διευθυντής διατυπώνει τις παρατηρήσεις που θεωρεί κατάλληλες σχετικά με την έκθεση των εξωτερικών ελεγκτών.

3.Οι εξωτερικοί ελεγκτές διενεργούν τους ελέγχους που κρίνουν αναγκαίους σύμφωνα με την εγκεκριμένη εντολή τους. Ειδικότερα, οι εξωτερικοί ελεγκτές προβαίνουν σε έλεγχο των λογιστικών εγγραφών και διαδικασιών της Κοινότητας Μεταφορών με σκοπό την επαλήθευση της ακρίβειας και της πληρότητας των εγγραφών. Ο εξωτερικός έλεγχος καθορίζει τη συνολική εγκυρότητα των οικονομικών καταστάσεων.

4.Οι εξωτερικοί ελεγκτές υποβάλλουν στην Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή, το αργότερο οκτώ μήνες μετά το τέλος του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται οι λογαριασμοί, έκθεση ελέγχου και πιστοποίηση των λογαριασμών, συνοδευόμενη από δήλωση αξιοπιστίας των λογαριασμών και της νομιμότητας και κανονικότητας των υποκείμενων πράξεων. Εφόσον ζητηθεί από την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή, η επιτροπή προϋπολογισμού υποβάλλει στην Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή τις εν λόγω παρατηρήσεις σχετικά με τα έγγραφα που υποβλήθηκαν από τους ελεγκτές, όπως ενδεχομένως κρίνει σκόπιμο.

Άρθρο 64

1. Ο διατάκτης και η Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή διαβιβάζουν αμελλητί στην OLAF και στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή κάθε πληροφορία που αποκτούν σύμφωνα με το άρθρο 27.

2. Η Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή και το προσωπικό της Κοινότητας Μεταφορών συνεργάζονται πλήρως για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, ιδίως με την Ευρωπαϊκή Εισαγγελία και την OLAF και τους παρέχουν τις σχετικές πληροφορίες και, κατόπιν αιτήματος, κάθε βοήθεια που είναι αναγκαία για την άσκηση των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των τελευταίων, μεταξύ άλλων για τη διεξαγωγή ερευνών σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2017/1939 του Συμβουλίου και τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου. Ο διατάκτης μεριμνά επίσης ώστε κάθε τρίτος που συμμετέχει στην εκτέλεση του προϋπολογισμού της Κοινότητας Μεταφορών να συνεργάζεται πλήρως και να εκχωρεί ισοδύναμα δικαιώματα στην Ευρωπαϊκή Εισαγγελία και στην OLAF.

3. Η OLAF έχει την εξουσία να διενεργεί διοικητικές έρευνες στις εγκαταστάσεις της Κοινότητας Μεταφορών, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος πρόσβασης για εξακριβώσεις σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013.