ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ
Βρυξέλλες, 25.6.2019
COM(2019) 350 final
ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ
Ετήσια έκθεση προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν το 2018
{SWD(2019) 300 final}
Πίνακας περιεχομένων
1.Εισαγωγή
2.Η αποστολή της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου: ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα, λογοδοσία
3.Επισκόπηση του ελεγκτικού έργου
3.1.Εφαρμογή του προγράμματος ελέγχων του 2018
3.2.Στατιστικά στοιχεία για τις συστάσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου
4.Συμπεράσματα βάσει των ελεγκτικών εργασιών που διενεργήθηκαν το 2018
4.1.Συμπεράσματα σχετικά με τους ελέγχους επιδόσεων
4.1.1.Επιδόσεις των ΓΔ, των υπηρεσιών και των εκτελεστικών οργανισμών της Επιτροπής: οριζόντιες διαδικασίες
4.1.2.Επιδόσεις κατά την εκτέλεση επιχειρησιακών και διοικητικών πιστώσεων του προϋπολογισμού
4.2.Περιορισμένα συμπεράσματα της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου
4.3.Συνολική γνώμη σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση από πλευράς της Επιτροπής
5.Διαβούλευση με την υπηρεσία δημοσιονομικών παρατυπιών της Επιτροπής
6.Μέτρα μετριασμού ενδεχόμενης σύγκρουσης συμφερόντων (διεθνή πρότυπα) - Διερεύνηση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή
7.Περαιτέρω παρακολούθηση και συνέχεια που θα δοθεί στις συστάσεις του ελέγχου
1.Εισαγωγή
Η παρούσα έκθεση ενημερώνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, στο πλαίσιο της διαδικασίας απαλλαγής και σύμφωνα με τα άρθρα 118 και 247 του δημοσιονομικού κανονισμού, για τους εσωτερικούς ελέγχους που διενήργησε η Επιτροπή το 2018. Βασίζεται στην έκθεση που συνέταξε ο εσωτερικός ελεγκτής της Επιτροπής όσον αφορά τις ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, που ολοκληρώθηκαν το 2018 ( 1 ). Καλύπτει ελέγχους που διεξήχθησαν στις Γενικές Διευθύνσεις, τις υπηρεσίες και τους εκτελεστικούς οργανισμούς της Επιτροπής ( 2 ), και περιλαμβάνει i) σύνοψη του αριθμού και του τύπου των εσωτερικών ελέγχων που διενεργήθηκαν, ii) συνοπτική παρουσίαση των συστάσεων που διατυπώθηκαν, και iii) τη συνέχεια που δόθηκε στις συστάσεις αυτές.
2.Η αποστολή της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου: ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα, λογοδοσία
Αποστολή της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου είναι να ενισχύει και να προστατεύει την οργανωτική αξία παρέχοντας με αντικειμενικότητα διασφάλιση, συμβουλές και ενημέρωση σε σχέση με τον κίνδυνο. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου βοηθά την Επιτροπή να επιτύχει τους στόχους της, υιοθετώντας μια συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση για την αξιολόγηση και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων, ελέγχου και διακυβέρνησης. Στα καθήκοντά της περιλαμβάνονται η αξιολόγηση και η έκδοση κατάλληλων συστάσεων που αποσκοπούν στη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου, ελέγχου και διακυβέρνησης για την επίτευξη των ακόλουθων τριών στόχων: i) προώθηση κατάλληλης δεοντολογίας και αξιών στο εσωτερικό του οργάνου, ii) διασφάλιση της αποτελεσματικής διαχείρισης των οργανωτικών επιδόσεων και της λογοδοσίας, και iii) αποτελεσματική γνωστοποίηση πληροφοριών σχετικά με τους κινδύνους και τους ελέγχους στα αρμόδια τμήματα του οργάνου. Με τον τρόπο αυτό, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου επιδιώκει να προάγει ένα πνεύμα αποδοτικής και αποτελεσματικής διαχείρισης στο εσωτερικό της Επιτροπής και των υπηρεσιών της.
Η ανεξαρτησία της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου κατοχυρώνεται στον δημοσιονομικό κανονισμό( 3 ) και στον χάρτη αποστολής της( 4 ) ο οποίος θεσπίζεται από την Επιτροπή. Όπως ορίζει ο καταστατικός χάρτης, προκειμένου να διασφαλίζεται η αντικειμενικότητα των αποφάσεών τους και να αποφεύγονται οι συγκρούσεις συμφερόντων, οι ελεγκτές της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να διατηρούν την ανεξαρτησία τους σε σχέση με τις δραστηριότητες και τις πράξεις που επανεξετάζουν. Εάν η αντικειμενικότητα τίθεται εν αμφιβόλω, πραγματικά ή φαινομενικά, οι λεπτομέρειες της θα πρέπει να γνωστοποιούνται. Εάν ο εσωτερικός ελεγκτής κρίνει ότι είναι απαραίτητο, μπορεί να αποταθεί απευθείας στον πρόεδρο της Επιτροπής και/ή στο Σώμα των Επιτρόπων.
Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου ασκεί τα καθήκοντά της σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό, τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Άσκηση του Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και σύμφωνα με τον κώδικα δεοντολογίας του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών.
Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου υποβάλλει έκθεση —και είναι λειτουργικά υπόλογη— στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων συνεπικουρεί το Σώμα των Επιτρόπων στην εκπλήρωση των υποχρεώσεών του που απορρέουν από τις Συνθήκες, τον δημοσιονομικό κανονισμό και άλλες νομοθετικές πράξεις. Για τον σκοπό αυτό i) διασφαλίζει την ανεξαρτησία της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, ii) παρακολουθεί την ποιότητα του εσωτερικού ελέγχου, iii) εξασφαλίζει ότι οι συστάσεις εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου λαμβάνονται δεόντως υπόψη από τις υπηρεσίες της Επιτροπής, και iv) εξασφαλίζει ότι δίνεται η δέουσα συνέχεια στις συστάσεις αυτές. Με τον τρόπο αυτό, η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων συμβάλλει στην ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας της Επιτροπής όσον αφορά την επίτευξη των στόχων της. Διευκολύνει επίσης το Σώμα των Επιτρόπων στην εποπτεία της διακυβέρνησης, της διαχείρισης κινδύνου και των πρακτικών εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Τον Ιανουάριο του 2018, ο εσωτερικός ελεγκτής εξέδωσε έκθεση ελέγχου σχετικά με τη διακυβέρνηση στην Επιτροπή. Στην έκθεση προσδιοριζόταν η ανάγκη για αναλογικές βελτιώσεις, μεταξύ άλλων, σε σχέση με τη διαχείριση κινδύνου, τις δημοσιονομικές εκθέσεις και τις εντολές των (εποπτικών) οργανισμών σε επίπεδο οργάνου. Ο καταστατικός χάρτης της επιτροπής παρακολούθησης των ελέγχων επικαιροποιήθηκε τον Νοέμβριο του 2018 στο πλαίσιο της συνέχειας που έδωσε η Επιτροπή στον συγκεκριμένο έλεγχο.
Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου δεν ελέγχει τα συστήματα ελέγχου που εφαρμόζουν τα κράτη μέλη όσον αφορά τα κονδύλια της ΕΕ. Τέτοιοι έλεγχοι εκτείνονται μέχρι το επίπεδο μεμονωμένων δικαιούχων και διενεργούνται από τους εσωτερικούς ελεγκτές των κρατών μελών, τις εθνικές ελεγκτικές αρχές, άλλες μεμονωμένες Γενικές Διευθύνσεις της Επιτροπής και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο. Ωστόσο, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου ελέγχει μέτρα που λαμβάνουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής για την εποπτεία και τον έλεγχο i) οργανισμών στα κράτη μέλη, και ii) άλλων οργανισμών που είναι αρμόδιοι για την εκταμίευση κονδυλίων της ΕΕ, όπως τα Ηνωμένα Έθνη. Όπως προβλέπεται στον δημοσιονομικό κανονισμό, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να επιτελεί αυτά τα καθήκοντα επί τόπου, μεταξύ άλλων και στα κράτη μέλη.
3.Επισκόπηση του ελεγκτικού έργου
3.1.Εφαρμογή του προγράμματος ελέγχων του 2018
Έως την καταληκτική ημερομηνία της 31ης Ιανουαρίου 2019, το επικαιροποιημένο πρόγραμμα ελέγχων για το 2018 είχε εφαρμοστεί σε ποσοστό 100 % ( 5 ). Το συγκεκριμένο πρόγραμμα ελέγχων περιλάμβανε ελέγχους στις υπηρεσίες και τους εκτελεστικούς οργανισμούς της Επιτροπής ( 6 ).
Ολοκληρώθηκαν 166 «υποχρεώσεις» (έλεγχοι, παροχή συμβουλών, επαναληπτικοί έλεγχοι και επανεξετάσεις) και εκδόθηκαν 181 εκθέσεις (μεταξύ άλλων, σημειώσεις παρακολούθησης και επιστολές συστάσεων προς τη διοίκηση) 7 . Στα διαγράμματα που ακολουθούν παρέχεται μια κατανομή των τύπων υποχρεώσεων και εκθέσεων που ολοκληρώθηκαν.
181
Το αρχικό πρόγραμμα για το 2018, που περιλάμβανε 52 υποχρεώσεις ελέγχου (μεταξύ των οποίων έλεγχοι, επανεξετάσεις και αναθέσεις παροχής συμβουλών, μη περιλαμβανομένων επαναληπτικών ελέγχων) επικαιροποιήθηκε στα μέσα του έτους. Τόσο το αρχικό όσο και το επικαιροποιημένο πρόγραμμα εξετάστηκαν από την επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων.
Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου προγραμματίζει τις ελεγκτικές εργασίες της βάσει εκτίμησης κινδύνου και ανάλυσης ικανοτήτων. Τούτο προβλέπεται από τον καταστατικό χάρτη της και τα διεθνή πρότυπα, και συμβάλλει στη διασφάλιση της αποδοτικής και αποτελεσματικής εφαρμογής του προγράμματος ελέγχων. Σε αυτό το πλαίσιο, η εφαρμογή του προγράμματος ελέγχων παρακολουθείται τακτικά και πραγματοποιούνται οι αναγκαίες προσαρμογές, όπου απαιτείται. Το 2018, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διενήργησε διεξοδική εκτίμηση κινδύνου από την οποία προέκυψε ένα στρατηγικό πολυετές πρόγραμμα ελέγχου για την περίοδο 2019-2021 καθώς και ένα ετήσιο πρόγραμμα ελέγχου για το 2019.
3.2.Στατιστικά στοιχεία για τις συστάσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου
Στο διάγραμμα που ακολουθεί παρουσιάζεται ο αριθμός των συστάσεων που εξέδωσε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου το 2018.
Οι συστάσεις που εκδόθηκαν έγιναν δεκτές σε ποσοστό 100 %. Για όλες τις συστάσεις, οι ελεγχόμενοι κατάρτισαν σχέδια δράσης που υποβλήθηκαν στην Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου, η οποία τα έκρινε ικανοποιητικά.
1 572 (81 %) του συνολικού αριθμού των συστάσεων που έγιναν αποδεκτές (συνολικά 1 938 συστάσεις έγιναν αποδεκτές) και εκδόθηκαν από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου την περίοδο 2014-2018 κρίθηκε ότι εφαρμόστηκαν από τους ελεγχόμενους την καταληκτική ημερομηνία της 31ης Ιανουαρίου 2019( 8 ) . Αυτό σημαίνει ότι κατά την ημερομηνία αυτή 366 συστάσεις (19 %) εξακολουθούσαν να είναι ανοιχτές.
1 938
Εκ των 366 ανοιχτών συστάσεων ( 9 ), 1 αξιολογείται ως «κρίσιμη»( 10 ), 135 αξιολογούνται ως «πολύ σημαντικές» και 103 παρουσιάζουν καθυστέρηση (ήτοι δεν είχαν εφαρμοστεί έως την αρχικώς συμφωνηθείσα ημερομηνία εφαρμογής). Οι συστάσεις που παρουσιάζουν καθυστέρηση αντιστοιχούν στο 5,3 % του συνόλου των 1 938 συστάσεων που έγιναν αποδεκτές. Εκ των 103 συστάσεων που παρουσιάζουν καθυστέρηση, 18 πολύ σημαντικές συστάσεις παρουσιάζουν πολύ μεγάλη καθυστέρηση (πολύ μεγάλη καθυστέρηση σημαίνει ότι η σύσταση παραμένει ανοιχτή για διάστημα μεγαλύτερο των 6 μηνών μετά την αρχική ημερομηνία εφαρμογής). Οι συστάσεις αυτές αντιστοιχούν μόλις στο 2,9 % του συνολικού αριθμού των «κρίσιμων» και «πολύ σημαντικών» συστάσεων που έγιναν αποδεκτές κατά την περίοδο 2014-2018 (σε σύγκριση με ποσοστό 2,0 % την προηγούμενη περίοδο αναφοράς). Ο αριθμός των πολύ σημαντικών συστάσεων ελέγχου που παρουσιάζουν καθυστέρηση άνω των 6 μηνών έχει μειωθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια (από 28 κατά μέσο όρο την περίοδο από τον Ιούνιο του 2015 έως τον Οκτώβριο του 2016 σε 15 κατά μέσο όρο από τον Ιανουάριο του 2017). Οι εργασίες για την εφαρμογή των εν λόγω συστάσεων βρίσκονται σε εξέλιξη και θα συνεχίσουν να παρακολουθούνται στενά από την επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων.
366
Γενικά, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου εκτιμά ότι η εφαρμογή των συστάσεων ελέγχου είναι ικανοποιητική και συγκρίσιμη με προηγούμενες περιόδους αναφοράς. Από τη συγκεκριμένη κατάσταση προόδου υποδεικνύεται ότι οι υπηρεσίες της Επιτροπής επιδεικνύουν επιμέλεια κατά την εφαρμογή των πολύ σημαντικών συστάσεων και ότι, επομένως, μετριάζουν τους κινδύνους που εντοπίζει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Ωστόσο, εφιστάται η προσοχή στις μεμονωμένες συστάσεις που χαρακτηρίζονται «πολύ σημαντικές» και σημειώνουν πολύ μεγάλη καθυστέρηση, ήτοι καθυστέρηση άνω των έξι μηνών.
Στο έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής (τμήμα 3) που προσαρτάται στην παρούσα έκθεση συνοψίζονται οι εν λόγω πολύ σημαντικές συστάσεις και οι συστάσεις που παρουσιάζουν πολύ μεγάλη καθυστέρηση.
4.Συμπεράσματα βάσει των ελεγκτικών εργασιών που διενεργήθηκαν το 2018
4.1.Συμπεράσματα σχετικά με τους ελέγχους επιδόσεων
Προκειμένου να συμβάλει στη φιλοσοφία εστίασης στις επιδόσεις και μεγαλύτερης έμφασης στην αξιοποίηση των πόρων η οποία διαπνέει την Επιτροπή, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διενήργησε δύο τύπους ελέγχου το 2018: ελέγχους επιδόσεων ( 11 ) και ελέγχους που περιλαμβάνουν σημαντικά στοιχεία επιδόσεων (συνολικοί έλεγχοι). Η διενέργεια αμφότερων των δύο τύπων ελέγχου εντασσόταν στο στρατηγικό πρόγραμμα ελέγχων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου για την περίοδο 2016-2018.
Σύμφωνα με τη μεθοδολογία και τη βέλτιστη πρακτική της, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου προσέγγισε τις επιδόσεις με έμμεσο τρόπο. Για τον σκοπό αυτό, εξετάζει κατά πόσον και με ποιον τρόπο η διοίκηση εφαρμόζει συστήματα ελέγχου που αξιολογούν και παρέχουν διασφάλιση για επιδόσεις (αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα) των δραστηριοτήτων της. Με τη συγκεκριμένη προσέγγιση, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου επιδιώκει να διασφαλίσει ότι οι Γενικές Διευθύνσεις και οι υπηρεσίες έχουν καθιερώσει επαρκή πλαίσια επιδόσεων, καθώς και εργαλεία μέτρησης, βασικούς δείκτες και συστήματα παρακολούθησης των επιδόσεων. Αυτό προκύπτει εν μέρει από το γεγονός ότι, σε μεγάλο αριθμό νομικών βάσεων, καθορίζονται στόχοι οι οποίοι έχουν ευρύτερο πεδίο εφαρμογής από τους στόχους που μπορεί να επιτύχει μόνη της η Επιτροπή. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει πρώτα να καθοριστούν στόχοι και κριτήρια αναφοράς SMART( 12 ) σε επίπεδο Επιτροπής. Αποστολή αυτών των στόχων και των κριτηρίων αναφοράς είναι να διαχωριστεί, στον μέγιστο δυνατό βαθμό, η ειδική συνεισφορά της Επιτροπής από τη συνεισφορά άλλων σημαντικών παραγόντων που συμβάλλουν στην υλοποίηση και την επίτευξη των στόχων της ΕΕ (κράτη μέλη, περιφέρειες, τρίτες χώρες, διεθνείς οργανισμοί κ.λπ.).
Στις ενότητες που ακολουθούν παρουσιάζονται τα συμπεράσματα της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου όσον αφορά τις διάφορες πτυχές επιδόσεων των ελέγχων που διενήργησε το 2018.
4.1.1.Επιδόσεις των ΓΔ, των υπηρεσιών και των εκτελεστικών οργανισμών της Επιτροπής: οριζόντιες διαδικασίες
4.1.1.1. Επανεξέταση των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας
Σημαντικό μέρος των εσωτερικών ελέγχων του 2018 επικεντρωνόταν στην αποδοτική και αποτελεσματική χρήση των πόρων στις διάφορες Γενικές Διευθύνσεις και υπηρεσίες της Επιτροπής.
Σημαντική πρωτοβουλία της Επιτροπής στον τομέα αυτό είναι η επανεξέταση των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας που δρομολογήθηκε το 2016( 13 ). Στόχος της φιλόδοξης αυτής πρωτοβουλίας ήταν να αλλάξουν οι τρόποι εργασίας της Επιτροπής, να ενισχυθεί η αποδοτικότητα των υποστηρικτικών λειτουργιών και να απελευθερωθούν πόροι για ανακατανομή σε τομείς ύψιστης πολιτικής σημασίας. Ο έλεγχος της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου αναγνώρισε ότι η πρωτοβουλία επανεξέτασης των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας συνιστά μείζονα πρόκληση για την Επιτροπή. Η πρωτοβουλία αυτή εισήγαγε καινούριους και καινοτόμους τρόπους σκέψης και εξεύρεσης λύσεων σε προβλήματα. Ειδικότερα, ο εγκάρσιος χαρακτήρας της προσέγγισης του «επικεφαλής τομέα» συμβάλλει στην κατάρριψη των στεγανών και ενθαρρύνει έναν συνεκτικότερο τρόπο σκέψης. Η πρωτοβουλία διήλθε περίοδο μεγάλων προκλήσεων μετά την εισαγωγή της, γεγονός που ήταν αναμενόμενο λόγω της φιλόδοξης φύσης της. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου σημειώνει την πρόοδο που έχει συντελεστεί από το πρώτο εκείνο διάστημα, καθώς και τις συλλογικές προσπάθειες για την αντιμετώπιση των κενών στο υποκείμενο πλαίσιο. Στόχος των προσπαθειών είναι να εφαρμοστούν πιο αξιόπιστες διαδικασίες και να δοθεί νέα ώθηση σε μια πρωτοβουλία για την οποία οι προσδοκίες εξακολουθούν να είναι ιδιαίτερα υψηλές, ιδίως ενόψει της λήξης της τρέχουσας θητείας της Επιτροπής και της έναρξης της νέας Επιτροπής εντός του 2019. Αντιμετωπίζονται πολλές από τις αρχικές προκλήσεις, όπως i) η απουσία κεντρικής κατεύθυνσης σε βασικά ζητήματα, ii) η εξασφάλιση της ανθεκτικότητας και της σκοπιμότητας της εξοικονόμησης, iii) ζητήματα προϋπολογισμού, iv) η έλλειψη αποτελεσματικής παρακολούθησης, και v) μια ανεπαρκώς κοινή και συνεκτική προσέγγιση. Ωστόσο, σημαντικό έργο πρέπει ακόμη να επιτελεστεί προκειμένου να επιτευχθούν βιώσιμες και αυθεντικές συνέργειες και αποτελεσματικότητα και να εκπληρωθούν εγκαίρως οι στόχοι που τέθηκαν στην ανακοίνωση του 2016 για την επανεξέταση των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας. Πολλά μένει ακόμη να γίνουν ώστε να αξιοποιηθεί η μέχρι τούδε πρόοδος και να διασφαλιστεί η ενσωμάτωση της επανεξέτασης των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας στη νοοτροπία της Επιτροπής.
Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε επίσης ότι, σε επίπεδο οργάνου, οι κεντρικές υπηρεσίες θα πρέπει να καθορίσουν σαφή κριτήρια για τον προσδιορισμό της εξοικονόμησης και να παρακολουθούν στενά την πρόοδο προς την επίτευξη του στόχου, ενώ οι «επικεφαλής τομέα» θα πρέπει να θεσπίσουν κατάλληλους μηχανισμούς ποιότητας προκειμένου να αποδεικνύουν το επίπεδο ποιότητας των υπηρεσιών τους στις Γενικές Διευθύνσεις-πελάτες τους και να λαμβάνουν διορθωτικά μέτρα όποτε χρειάζεται. Από την άποψη αυτή, οι συστάσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να αντιμετωπίζονται ως αναλογικές βελτιώσεις που στόχο έχουν να συμβάλουν ώστε να εξασφαλιστεί ότι η πρωτοβουλία για την επανεξέταση των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας θα εκπληρώσει τελικά τους στόχους της. Μετά τον έλεγχο της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, η Επιτροπή εξέδωσε νέα ανακοίνωση σχετικά με την πρωτοβουλία για τις συνέργειες και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, τον Απρίλιο του 2019 ( 14 ).
4.1.1.2. Διαδικασίες διακυβέρνησης
Το 2017, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου ανέφερε αρκετές αδυναμίες που εντοπίστηκαν στις διαδικασίες διακυβέρνησης της Επιτροπής. Κατόπιν των συστάσεων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, η Επιτροπή εξέδωσε μια σειρά ανακοινώσεων και αποφάσεων τον Νοέμβριο του 2018 (τη «δέσμη διακυβέρνησης») για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που εντόπισε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου και την επικαιροποίηση των ρυθμίσεων εταιρικής διακυβέρνησης της Επιτροπής.
Το 2018, αρκετοί έλεγχοι επικεντρώθηκαν σε πτυχές της διακυβέρνησης σε διάφορους τομείς πολιτικής.
Ο έλεγχος της διακυβέρνησης στον τομέα των τηλεπικοινωνιών της διευκόλυνσης «Συνδέοντας την Ευρώπη» υπέδειξε ότι, από την έναρξη του προγράμματος τηλεπικοινωνιών το 2014, έχει αυξηθεί σημαντικά το εύρος και η πολυπλοκότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Η δομή διακυβέρνησης, όπως είχε διαμορφωθεί αρχικά, δεν ανταποκρίνεται πλέον στην τρέχουσα πολυπλοκότητα του προγράμματος και στις μελλοντικές εξελίξεις στο πλαίσιο του προγράμματος «Ψηφιακή Ευρώπη», και η κατάσταση αυτή ενδέχεται να επηρεάσει την αποτελεσματική εφαρμογή σε επίπεδο προγράμματος. Ως εκ τούτου, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στη Γενική Διεύθυνση Επικοινωνιακών Δικτύων, Περιεχομένου και Τεχνολογιών να βελτιώσει, σε συνεργασία με άλλες Γενικές Διευθύνσεις που εφαρμόζουν το πρόγραμμα, το τρέχον πλαίσιο επιδόσεων της διευκόλυνσης «Συνδέοντας την Ευρώπη». Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε επίσης στη Γενική Διεύθυνση Επικοινωνιακών Δικτύων, Περιεχομένου και Τεχνολογιών να παρακολουθεί δεόντως την πρόοδο και τα αποτελέσματά της ορίζοντας μετρήσιμους στόχους και δείκτες.
Στον τομέα της διακυβέρνησης της τεχνολογίας των πληροφοριών, οι ειδικές ρυθμίσεις διακυβέρνησης της Γενικής Διεύθυνσης Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης για τη διαχείριση του προγράμματος OPSYS (Operational System/Λειτουργικό σύστημα ( 15 )) και των συναφών υποπρογραμμάτων είναι συνολικά αποδοτικές και αποτελεσματικές. Εντούτοις, το ισχύον μοντέλο διακυβέρνησης του συστήματος πληροφοριών δεν είναι επαρκώς προσαρμοσμένο στις μελλοντικές απαιτήσεις της τεχνολογίας των πληροφοριών της Γενικής Διεύθυνσης Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης, όταν το OPSYS θα προωθηθεί στην παραγωγή. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στη Γενική Διεύθυνση Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης να ενισχύσει τη διακυβέρνηση των δεδομένων της.
Επίσης, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου εξέδωσε συστάσεις για τις αδυναμίες που εντοπίστηκαν στη διακυβέρνηση και την ασφάλεια της τεχνολογίας των πληροφοριών του συστήματος ελέγχου και πραγματογνωμοσύνης στις συναλλαγές (TRACES 16 ).
4.1.1.3. Διαδικασίες διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων
Στον τομέα των ανθρωπίνων πόρων, από τον έλεγχο της διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων στο Κοινό Κέντρο Ερευνών διαπιστώθηκε ότι το σύστημα διαχείρισης και ελέγχου για την πρόσληψη προσωρινού επιστημονικού προσωπικού: i) είναι επαρκώς σχεδιασμένο, ii) διασφαλίζει προσλήψεις με νόμιμο και κανονικό τρόπο, και iii) ανταποκρίνεται αποτελεσματικά στις καθημερινές ανάγκες. Ωστόσο, το σύστημα διαχείρισης και ελέγχου δεν είναι αποτελεσματικό: i) στον προσδιορισμό των αναγκών όσον αφορά τις ικανότητες του επιστημονικού προσωπικού μακροπρόθεσμα, και ii) στην παρακολούθηση της διαδικασίας προσλήψεων. Οι αδυναμίες αυτές ενδέχεται να επηρεάσουν την επίτευξη των φιλόδοξων στόχων που έχει θέσει το Κοινό Κέντρο Ερευνών στη στρατηγική του για το 2030. Επίσης, διαπιστώθηκε ότι η διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων δημιούργησε δυσκολίες στο πλαίσιο του ελέγχου του προγράμματος παροπλισμού πυρηνικών εγκαταστάσεων και διαχείρισης αποβλήτων του Κοινού Κέντρου Ερευνών. Στην περίπτωση αυτή, υπήρχε απόσταση ανάμεσα στους πόρους που το Κοινό Κέντρου Ερευνών χρειαζόταν και τους πόρους που διέθετε προκειμένου να ανταποκριθεί στις αρμοδιότητές του όσον αφορά τον παροπλισμό (τόσο σε αριθμό προσωπικού όσο και σε συγκεκριμένα προφίλ/εμπειρογνωμοσύνη). Επιπροσθέτως, οι ρυθμίσεις για τη διασφάλιση της συνέχισης των δραστηριοτήτων σε περίπτωση απουσιών/ελλείψεων σε προσωπικό δεν είναι πλήρως αποτελεσματικές. Το γεγονός αυτό δημιουργεί ένα σχετικά εύθραυστο περιβάλλον, που δεν είναι βιώσιμο μακροπρόθεσμα, ιδίως δεδομένης της αύξησης —και του διαφορετικού χαρακτήρα— των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τον παροπλισμό πυρηνικών εγκαταστάσεων και τη διαχείριση αποβλήτων.
Τα ζητήματα που εντοπίστηκαν στο Κοινό Κέντρο Ερευνών είναι παρόμοια με όσα είχαν διαπιστωθεί σε άλλους ελέγχους που διενήργησε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου κατά την περίοδο 2016-2018 και είχαν αναφερθεί τα προηγούμενα χρόνια. Συνεπώς, το 2018, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου απέστειλε στη Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνων Πόρων και Ασφάλειας επιστολή συστάσεων προς τη διοίκηση επισημαίνοντας τα κοινά ζητήματα που διαπιστώθηκαν στους εν λόγω ελέγχους. Η συγκεκριμένη επιστολή έθιξε μια σειρά θεμάτων προς εξέταση προκειμένου η Επιτροπή να μπορέσει να ανταποκριθεί αποτελεσματικά στις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι Γενικές Διευθύνσεις και οι υπηρεσίες όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους. Τα θέματα αυτά έχουν ιδιαίτερη βαρύτητα στο πλαίσιο της αυξημένης πολιτικής πίεσης για: i) παροχή αποτελεσμάτων, ii) ανακατανομή των πόρων σε τομείς μεγίστης πολιτικής σημασίας, iii) μείωση του προσωπικού και iv) αναδιάρθρωση της κοινότητας των ανθρωπίνων πόρων και του νέου μοντέλου παροχής υπηρεσιών για τους ανθρώπινους πόρους ως αποτέλεσμα της πρωτοβουλίας επανεξέτασης των συνεργειών και της αποτελεσματικότητας. Τα κύρια επαναλαμβανόμενα ζητήματα που διαπίστωσε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου είναι: i) έλλειψη ολοκληρωμένων και συνεκτικών πολυετών στρατηγικών και σχεδίων για τους ανθρώπινους πόρους, ii) αδυναμία αξιολόγησης του φόρτου εργασίας και χαρτογράφησης των καθηκόντων και δεξιοτήτων, στοιχεία μείζονος σημασίας για τη λήψη ασφαλών αποφάσεων σχετικά με την κατανομή των ανθρωπίνων πόρων, και iii) ανεπάρκεια δεδομένων και εκθέσεων προστιθέμενης αξίας για τους ανθρώπινους πόρους που είναι διαθέσιμοι σε επίπεδο οργάνου.
4.1.1.4. Άλλες διαδικασίες
Διάφοροι έλεγχοι κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι μπορεί να συντελεστεί περαιτέρω πρόοδος στη βελτίωση της συνολικής απόδοσης άλλων «οριζόντων» διαδικασιών (ήτοι διαδικασιών που επηρεάζουν πολλούς και διαφορετικούς τομείς στο πεδίο της πολιτικής και της διοίκησης).
Το σύστημα έγκαιρου εντοπισμού και αποκλεισμού (EDES) είναι ένα εργαλείο προειδοποίησης, το οποίο περιέχει πληροφορίες περιορισμένης χρήσης σχετικά με τρίτους που είναι πιθανόν να αποτελούν απειλή για τα οικονομικά συμφέροντα και τη φήμη της ΕΕ. Στόχος του συστήματος είναι η αντιμετώπιση της απάτης και η προστασία των οικονομικών συμφερόντων της ΕΕ και, συνεπώς, να επιτρέπει στους διατάκτες να λαμβάνουν ενημερωμένες αποφάσεις. Από τον έλεγχο στο σύστημα έγκαιρου εντοπισμού και αποκλεισμού διαπιστώθηκε ότι το ίδιο το σύστημα ελέγχου είναι συνολικά αποτελεσματικά και αποδοτικά σχεδιασμένο, σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές διατάξεις. Ωστόσο, ο έλεγχος διαπίστωσε δύο ζητήματα όσον αφορά: i) τις κατευθυντήριες γραμμές και την ευαισθητοποίηση, και ii) την πρακτική εφαρμογή του συστήματος έγκαιρου εντοπισμού και αποκλεισμού. Συνεπώς, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε να καταβληθούν σημαντικές προσπάθειες, τόσο σε επίπεδο οργάνου όσο και σε τοπικό επίπεδο, ώστε η ευαισθητοποίηση και η εφαρμογή του συστήματος έγκαιρου εντοπισμού και αποκλεισμού να ωριμάσουν και να καταστούν λειτουργικά αποτελεσματικές.
Η Επιτροπή δημιουργεί, παρέχει, αποκτά και διανέμει άυλα στοιχεία ενεργητικού σε καθημερινή βάση. Συχνά, τα άυλα στοιχεία ενεργητικού προστατεύονται από δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας, όπως δικαιώματα δημιουργού, εμπορικά σήματα και διπλώματα ευρεσιτεχνίας. Ταυτόχρονα, το προσωπικό της Επιτροπής μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσει περιουσιακά στοιχεία διανοητικής ιδιοκτησίας τρίτων. Συνεπώς, είναι αναγκαίο η διαχείριση της διανοητικής ιδιοκτησίας στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή να γίνεται με τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό. Παρά το γεγονός ότι η Επιτροπή έχει σχεδιάσει επαρκείς διαδικασίες διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου για τις δραστηριότητές της που σχετίζονται με τη διανοητική ιδιοκτησία, διαπιστώθηκαν αδυναμίες στην εφαρμογή των εν λόγω διαδικασιών σε επίπεδο οργάνου. Ειδικότερα, διαπιστώθηκαν αδυναμίες στον προσδιορισμό και την ταξινόμηση των περιουσιακών στοιχείων διανοητικής ιδιοκτησίας καθώς και στις ρήτρες διανοητικής ιδιοκτησίας που επισυνάπτονται σε συμβάσεις λογισμικού. Πέραν των συστάσεων που διατυπώθηκαν για την αντιμετώπιση των ζητημάτων αυτών, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στη Γενική Διεύθυνση Πληροφορικής και στο Κοινό Κέντρο Ερευνών να αναπτύξουν από κοινού μια πολιτική λογισμικού σε επίπεδο οργάνου για την ανάπτυξη και τη διανομή του λογισμικού που είναι ιδιοκτησία της Επιτροπής.
Η διαχείριση κινδύνων σχετίζεται με τον προσδιορισμό και την προσεχτική αξιολόγηση δυνητικών προβλημάτων τα οποία θα μπορούσαν να επηρεάσουν την επιτέλεση των δραστηριοτήτων του οργάνου και την επίτευξη των στόχων του. Μια εύρωστη και ώριμη διαδικασία διαχείρισης κινδύνων, που συνιστά αναπόσπαστο μέρος των διαδικασιών διαχείρισης, μπορεί να προσδώσει αξία σε έναν οργανισμό ενισχύοντας την πιθανότητα επίτευξης των στόχων του, ιδίως αν οι οργανισμοί αυτοί βρίσκονται ενώπιον σημαντικών αλλαγών. Όσον αφορά τη Γενική Διεύθυνση Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων και τη Γενική Διεύθυνση Δικαιοσύνης και Καταναλωτών, οι έλεγχοι διαπίστωσαν ότι η διαδικασία διαχείρισης των κινδύνων δεν έχει ακόμη ενσωματωθεί πλήρως στη νοοτροπία και τα συστήματα των Γενικών Διευθύνσεων. Ανταποκρινόμενη στα ζητήματα που διαπιστώθηκαν, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε σε αμφότερες τις Γενικές Διευθύνσεις να ενισχύσουν την καθοδήγηση και τη μεθοδολογία τους όσον αφορά τον εντοπισμό και την εκτίμηση κινδύνων, ώστε να συμπεριλαμβάνουν την εξέταση χαμένων ευκαιριών, εξωτερικών διαστάσεων και εγκάρσιων κινδύνων, καθώς και τη δυνατότητα χρησιμοποίησης διαφορετικών μεθοδολογιών προσδιορισμού του κινδύνου οι οποίες ανταποκρίνονται καλύτερα στις ιδιαίτερες ανάγκες τους.
Ενδεχόμενη κατάρρευση ενός ή περισσότερων κρίσιμων συστημάτων της Επιτροπής θα προκαλούσε καίριο πλήγμα στη φήμη της. Έπεται λοιπόν ότι οι απαιτήσεις όσον αφορά τη συνέχιση των δραστηριοτήτων της Γενικής Διεύθυνσης Επικοινωνίας είναι ιδιαίτερα επιτακτικές. Παρά το γεγονός ότι η Γενική Διεύθυνση Επικοινωνίας εφαρμόζει πολυάριθμους ελέγχους με σκοπό τον περιορισμό των κινδύνων, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διαπίστωσε μια αδυναμία στον ακρογωνιαίο λίθο της διαχείρισης της συνέχισης των δραστηριοτήτων: τη διαδικασία ανάλυσης των επιπτώσεων στις δραστηριότητες.
Ο επαρκής συντονισμός των δραστηριοτήτων και η συνεργασία με τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση συνεκτικής και αποτελεσματικής δράσης μεταξύ διάφορων τομέων πολιτικής.
Όσον αφορά τις εξωτερικές ενέργειες, υπάρχουν δραστηριότητες συντονισμού ανάμεσα στην Επιτροπή (Γενική Διεύθυνση Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης, Γενική Διεύθυνση Γειτονίας και Διαπραγματεύσεων για τη Διεύρυνση και την Υπηρεσία Μέσων Εξωτερικής Πολιτικής) και την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης, στη διαχείριση των αντιπροσωπειών της ΕΕ και στον προγραμματισμό και την υλοποίηση εξωτερικών μέσων. Οι εν λόγω δραστηριότητες συντονισμού πραγματοποιούνται τόσο στην έδρα όσο και σε επίπεδο αντιπροσωπειών της ΕΕ. Οι δραστηριότητες συντονισμού κρίθηκαν συνολικά αποτελεσματικές και αποδοτικές, αν και διαπιστώθηκε αδυναμία στον συντονισμό σε επίπεδο χωρών. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε κυρίως στη Γενική Διεύθυνση Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης και στη Γενική Διεύθυνση Γειτονίας και Διαπραγματεύσεων για τη Διεύρυνση να αναπτύξουν περαιτέρω το επιχειρησιακό εργαλείο (τον πίνακα υλοποίησης των ενισχύσεων) ώστε να διαμορφώσουν ένα ενοποιημένο χαρτοφυλάκιο έργων χρηματοδοτούμενων από την ΕΕ.
Η Eurostat συνεργάζεται στενά με άλλους οργανισμούς της ΕΕ και διεθνείς οργανισμούς για τη βελτίωση της στατιστικής μεθοδολογίας και την ανταλλαγή στοιχείων. Η εν λόγω συνεργασία με εξωτερικούς ενδιαφερομένους έχει σημαντικό αντίκτυπο στην εφαρμογή του ευρωπαϊκού στατιστικού προγράμματος. Η Eurostat έχει καθιερώσει αποτελεσματικές ρυθμίσεις συνεργασίας με ορισμένους εξωτερικούς ενδιαφερομένους, όμως τα ισχύοντα συστήματα ελέγχου και διαχείρισης δεν διαθέτουν σαφή συνολική πολιτική σε επίπεδο Γενικών Διευθύνσεων. Επιπροσθέτως, ο συντονισμός των δραστηριοτήτων και η ανταλλαγή συναφών πληροφοριών με τη Γενική Διεύθυνση επίσης χρήζουν βελτίωσης.
Αρκετές πτυχές της πρωτοβουλίας για τη βελτίωση της νομοθεσίας αποτέλεσαν αντικείμενο ποικίλων ελέγχων. Διεξήχθησαν έλεγχοι της διαδικασίας αξιολόγησης στη Γενική Διεύθυνση Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης, Απασχόλησης, Κοινωνικών Υποθέσεων και Ένταξης και στη Γενική Διεύθυνση Περιφερειακής Πολιτικής και Αστικής Ανάπτυξης, ένας έλεγχος όσον αφορά την εκπόνηση των νομοθετικών πρωτοβουλιών στη Γενική Διεύθυνση Φορολογίας και Τελωνειακής Ένωσης, και ένας έλεγχος όσον αφορά την παρακολούθηση και την επιβολή της νομοθεσίας της ΕΕ για την υγεία στη Γενική Διεύθυνση Υγείας και Ασφάλειας των Τροφίμων. Δεν διαπιστώθηκαν σημαντικά ζητήματα επιδόσεων στους συγκεκριμένους τομείς.
4.1.2.Επιδόσεις κατά την εκτέλεση επιχειρησιακών και διοικητικών πιστώσεων του προϋπολογισμού
4.1.2.1. Άμεση διαχείριση
Στον τομέα της άμεσης διαχείρισης κεφαλαίων, διάφοροι έλεγχοι αξιολόγησαν τη διαχείριση επιχορηγήσεων από εκτελεστικούς οργανισμούς (τον Εκτελεστικό Οργανισμό Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού, τον Εκτελεστικό Οργανισμό για τις Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις, τον Εκτελεστικό Οργανισμό του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας, τον Εκτελεστικό Οργανισμό Καινοτομίας και Δικτύων, τον Εκτελεστικό Οργανισμό Έρευνας). Με την εξαίρεση του Εκτελεστικού Οργανισμού Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού, δεν διαπιστώθηκαν σημαντικές αδυναμίες στις επιδόσεις. Στον οργανισμό αυτό, παρ’ όλο που δεν εντοπίστηκαν σημαντικά ζητήματα από άποψη διαχείρισης έργων και επεξεργασίας των πληρωμών στο δείγμα έργων που ελέγχθηκαν, διαπιστώθηκαν σημαντικές ελλείψεις οι οποίες επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα του συνολικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Από τη διενέργεια του ελέγχου και μετά, ο οργανισμός έχει αναλάβει δράση για την αντιμετώπιση των εν λόγω αδυναμιών. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου σημείωσε ότι οι υποκείμενοι κίνδυνοι εν μέρει μετριάστηκαν και υποβάθμισε την αξιολόγηση της σύστασης από «κρίσιμη» σε «πολύ σημαντική».
Οι δραστηριότητες διανομής και αξιοποίησης είναι υψίστης σημασίας για τη μεγιστοποίηση του αντικτύπου του προγράμματος «Ορίζων 2020». Αποστολή τους είναι να διασφαλίζουν την αποτελεσματική χρήση και διάδοση των αποτελεσμάτων των ερευνητικών δραστηριοτήτων που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ. Ο ρόλος της Επιτροπής είναι να στηρίζει τους δικαιούχους του προγράμματος «Ορίζων 2020» με ειδικές πρωτοβουλίες και εξειδικευμένα εργαλεία και να εξασφαλίζει ότι οι δικαιούχοι συμμορφώνονται προς τις συμβατικές υποχρεώσεις. Το κοινό κέντρο υποστήριξης έχει σχεδιάσει μια επαρκή διαδικασία διάδοσης και αξιοποίησης η οποία υποστηρίζεται από ροή εργασιών της τεχνολογίας των πληροφοριών, όπου περιλαμβάνονται οι υποχρεωτικοί έλεγχοι που οφείλουν να διενεργούν οι υπεύθυνοι των έργων κατά την αξιολόγηση της εφαρμογής του σχεδίου διάδοσης και αξιοποίησης που έχει συμφωνηθεί στη συμφωνία επιχορήγησης. Ωστόσο, υπάρχουν αδυναμίες στην πρακτική εφαρμογή της ισχύουσας διαδικασίας. Συνεπώς, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διατύπωσε συστάσεις προκειμένου να διασφαλίζεται: i) ότι παρακολουθούνται δεόντως η συμμόρφωση προς τις συμβατικές υποχρεώσεις όσον αφορά τη διάδοση και την αξιοποίηση και οι απαιτήσεις περί υποβολής εκθέσεων, και ii) ότι εφαρμόζεται το κατάλληλο επίπεδο παρακολούθησης των δραστηριοτήτων διάδοσης και αξιοποίησης μετά την υλοποίηση των έργων.
Η Γενική Διεύθυνση Γειτονίας και Διαπραγματεύσεων για τη Διεύρυνση διαχειρίζεται τις διαδικασίες επιχορηγήσεων και ανάθεσης δημόσιων συμβάσεων στο πλαίσιο του μηχανισμού της ευρωπαϊκής πολιτικής γειτονίας υπό καθεστώς άμεσης διαχείρισης. Οι αποστολές εποπτείας στις αντιπροσωπείες της ΕΕ συνιστούν μείζον εργαλείο για την παροχή εύλογης διασφάλισης στον δευτερεύοντα διατάκτη όσον αφορά την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που εφαρμόζονται στις αντιπροσωπείες της ΕΕ για την υλοποίηση του μηχανισμού της ευρωπαϊκής πολιτικής γειτονίας. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διαπίστωσε ένα ζήτημα σχετικά με τις αποστολές εποπτείας. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στη Γενική Διεύθυνση Γειτονίας και Διαπραγματεύσεων για τη Διεύρυνση να αναθεωρήσει τις διαδικασίες της προκειμένου να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα των αποστολών εποπτείας, ιδίως με i) την εισαγωγή σχεδιασμού με βάση τους κινδύνους όσον αφορά τις αποστολές εποπτείας, ii) την αναθεώρηση της συχνότητας των αποστολών, iii) την προσαρμογή της διάρκειας των επιτόπιων επισκέψεων στις απαιτήσεις των οδηγιών για το στάδιο ολοκλήρωσης των αποστολών, και (iv) την καθιέρωση μιας διαδικασίας διάδοσης των βέλτιστων πρακτικών σε άλλες αντιπροσωπείες της ΕΕ.
Από έλεγχο που διενεργήθηκε στο Μέσο Εταιρικής Σχέσης στο πλαίσιο της Υπηρεσίας Μέσων Εξωτερικής Πολιτικής εντοπίστηκαν αδυναμίες όσον αφορά τον σχεδιασμό και την εκτέλεση αποστολών εποπτείας από τα κεντρικά γραφεία. Επιπροσθέτως, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στην Υπηρεσία Μέσων Εξωτερικής Πολιτικής να ενισχύσει το περιβάλλον ελέγχου στην αντιπροσωπεία της ΕΕ στις Ηνωμένες Πολιτείες Αμερικής. λόγω των αδυναμιών που διαπιστώθηκαν στην κατανομή αρμοδιοτήτων για τη διαχείριση του Μέσου Εταιρικής Σχέσης στη συγκεκριμένη αντιπροσωπεία της ΕΕ. Οι αδυναμίες αυτές μπορούν να επηρεάσουν την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των πράξεων και να οδηγήσουν σε μη έγκαιρο εντοπισμό δόλιων δραστηριοτήτων.
Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων είναι αρμόδιο για τη διαχείριση του Κοινού Συστήματος Υγειονομικής Ασφάλισης, της ασφάλισης ατυχημάτων και των επαγγελματικών ασθενειών. Σύμφωνα με το συμπέρασμα στο οποίο κατέληξε ένας έλεγχος της ελεγκτικής στρατηγικής του Γραφείου Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων, το Γραφείο έχει εφαρμόσει καταλλήλως αποδοτικούς και αποτελεσματικούς εσωτερικούς ελέγχους όσον αφορά το Κοινό Σύστημα Υγειονομικής Ασφάλισης και την ασφάλιση ατυχημάτων, με εξαίρεση δύο αδυναμίες. Ως εκ τούτου, ο έλεγχος κατέληξε σε συστάσεις σχετικά με: i) την επανεξέταση και την τεκμηρίωση της στρατηγικής ελέγχου του Κοινού Συστήματος Υγειονομικής Ασφάλισης, και ii) την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχων.
4.1.2.2. Έμμεση διαχείριση
Όσον αφορά τον τομέα της έμμεση διαχείρισης κονδυλίων, διάφοροι έλεγχοι επικεντρώθηκαν στις υφιστάμενες ρυθμίσεις εποπτείας στο πλαίσιο των Γενικών Διευθύνσεων και των υπηρεσιών. Σε δύο από τους ελέγχους αυτούς δεν διαπιστώθηκαν σημαντικές αδυναμίες όσον αφορά τις επιδόσεις ( 17 ).
Ωστόσο, σε δύο άλλους ελέγχους σε συγκεκριμένους τομείς, διαπιστώθηκαν αδυναμίες στη διαχείριση χρηματοδοτικών μέσων ( 18 ). Επειδή η βασική αιτία ορισμένων ζητημάτων που διαπιστώθηκαν εντοπίζεται σε κεντρικό επίπεδο, εκδόθηκε επιστολή συστάσεων προς τη διοίκηση με προτάσεις για βελτιώσεις στη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού και στη Γενική Διεύθυνση Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων.
·Στον έλεγχο των χρηματοδοτικών μέσων LIFE στη Γενική Διεύθυνση Δράσης για το Κλίμα και στη Γενική Διεύθυνση Περιβάλλοντος, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, παρ’ όλο που γενικά αμφότερες οι Γενικές Διευθύνσεις εφαρμόζουν επαρκείς εποπτικές διαδικασίες για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των χρηματοδοτικών μέσων, εξακολουθούν να υπάρχουν αδυναμίες όσον αφορά την προβολή και την προώθηση της συνεισφοράς της ΕΕ. Προς αποκατάσταση της εν λόγω αδυναμίας, οι Γενικές Διευθύνσεις θα πρέπει να ελέγχουν τακτικά και να παρακολουθούν αποτελεσματικά ότι οι απαιτήσεις των συμφωνιών ανάθεσης αρμοδιοτήτων τηρούνται στην πράξη.
·Κατόπιν της ολοκλήρωσης ενός ελέγχου της διαχείρισης των μηχανισμών επενδύσεων στη Γενική Διεύθυνση Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης το 2017, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διενήργησε παρόμοιο έλεγχο όσον αφορά την Επενδυτική Διευκόλυνση Γειτονίας και το πλαίσιο επενδύσεων για τα Δυτικά Βαλκάνια στη Γενική Διεύθυνση Γειτονίας και Διαπραγματεύσεων για τη Διεύρυνση το 2018. Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι παρά τον επαρκή συνολικό σχεδιασμό αμφότερων των επενδυτικών μηχανισμών, υπάρχουν αρκετές αδυναμίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν προκειμένου να ενισχυθούν οι δραστηριότητες παρακολούθησης και η δημοσιονομική διαχείριση.
Τέλος, στο πλαίσιο ελέγχου της διαδικασίας διασφάλισης της αξιοπιστίας στα κεντρικά γραφεία, στην έδρα της Γενικής Διεύθυνσης Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης διαπιστώθηκε αδυναμία όσον αφορά τη διαδικασία παρακολούθησης των ετήσιων διαχειριστικών δηλώσεων. Οι εν λόγω ετήσιες διαχειριστικές δηλώσεις υποβάλλονται από διεθνή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και/ή εθνικούς οργανισμούς που υλοποιούν έργα υπό καθεστώς έμμεσης διαχείρισης. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στη Γενική Διεύθυνση Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης: i) να εκπονήσει συγκεκριμένες κατευθύνσεις σχετικά με τη διαδικασία παρακολούθησης (έλεγχοι, χρονοδιάγραμμα και παρακολούθηση), και ii) να παράσχει πληροφορίες στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων σχετικά με το καθεστώς των διαχειριστικών δηλώσεων και με τη συνεισφορά τους στη διαδικασία διασφάλισης της αξιοπιστίας.
4.1.2.3.Επιμερισμένη διαχείριση
Στον τομέα της επιμερισμένης διαχείρισης, έξι έλεγχοι επιδόσεων/συνολικοί έλεγχοι αξιολόγησαν τις διαδικασίες διαχείρισης προγραμμάτων και πληρωμών. Δεν διαπιστώθηκαν σημαντικές αδυναμίες στον συγκεκριμένο τομέα.
4.2.Περιορισμένα συμπεράσματα της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου
Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου εξέδωσε περιορισμένα συμπεράσματα σχετικά με την κατάσταση του εσωτερικού ελέγχου σε κάθε Γενική Διεύθυνση και υπηρεσία τον Φεβρουάριο του 2019. Τα περιορισμένα αυτά συμπεράσματα συνέβαλαν στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2018 των οικείων Γενικών Διευθύνσεων και υπηρεσιών. Βασίζονται στις ελεγκτικές εργασίες που εκτελέστηκαν κατά την τελευταία τριετία και καλύπτουν όλες τις ανοικτές συστάσεις που εκδόθηκαν από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου και τα πρώην κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου (στον βαθμό που τις συστάσεις έχει αναλάβει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου). Το συμπέρασμα της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου σχετικά με την κατάσταση του εσωτερικού ελέγχου περιορίζεται στα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που ελέγχθηκαν. Το συμπέρασμα δεν καλύπτει τα συστήματα που δεν έχουν ελεγχθεί από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου την τελευταία τριετία.
Ιδιαίτερη προσοχή, η οποία οδήγησε σε επιφυλάξεις στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων της οικείας υπηρεσίας, δόθηκε στο περιορισμένο συμπέρασμα για τον Εκτελεστικό Οργανισμό Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού όσον αφορά μία κρίσιμη και δύο πολύ σημαντικές συστάσεις που εκδόθηκαν στο πλαίσιο του ελέγχου της διαχείρισης των επιχορηγήσεων των προγραμμάτων Erasmus+ και Creative Europe – φάση II.
4.3.Συνολική γνώμη σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση από πλευράς της Επιτροπής
Όπως απαιτείται από τον καταστατικό χάρτη αποστολής της, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου εκδίδει ετήσια συνολική γνώμη σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση στην Επιτροπή. Η γνώμη αυτή βασίζεται στις ελεγκτικές εργασίες που εκτελέστηκαν στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης εντός της Επιτροπής από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου κατά την προηγούμενη τριετία (2016-2018). Λαμβάνει επίσης υπόψη πληροφορίες από άλλες πηγές, κυρίως από τις εκθέσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου.
Όπως και στις προηγούμενες εκδόσεις της, στη συνολική γνώμη για το 2018 ελήφθησαν υπόψη οι επιφυλάξεις που είχαν διατυπωθεί από τους κύριους διατάκτες στις δηλώσεις αξιοπιστίας. Προκειμένου να καταλήξει στη συνολική γνώμη της, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου έλαβε υπόψη τον συνδυασμένο αντίκτυπο: i) των ποσών που εκτιμάται ότι διακυβεύονται όπως δημοσιεύθηκαν στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, ii) της διορθωτικής ικανότητας, όπως προκύπτει από τις δημοσιονομικές διορθώσεις και ανακτήσεις του παρελθόντος, και iii) των εκτιμήσεων μελλοντικών διορθώσεων και διακυβευόμενων ποσών κατά το κλείσιμο. Δεδομένης της έκτασης των δημοσιονομικών διορθώσεων και των ανακτήσεων του παρελθόντος, και αν υποτεθεί ότι οι διορθώσεις των επόμενων ετών θα πραγματοποιηθούν σε παρόμοια επίπεδα, παρέχεται επαρκής προστασία στον προϋπολογισμό της ΕΕ συνολικά (όχι απαραιτήτως σε μεμονωμένους τομείς πολιτικής), καθώς και σε βάθος χρόνου (ορισμένες φορές έως και αρκετά έτη αργότερα).
Χωρίς να διατυπώσει περαιτέρω επιφυλάξεις σχετικά με τη γνώμη, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου τόνισε το ακόλουθο θέμα:
Στρατηγικές εποπτείας τρίτων μερών που υλοποιούν πολιτικές και προγράμματα
Μολονότι εξακολουθεί να έχει την πλήρη ευθύνη για τη διασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας των δαπανών και της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης (καθώς και για την επίτευξη των στόχων πολιτικής), η Επιτροπή βασίζεται ολοένα και περισσότερο σε τρίτα μέρη για την υλοποίηση των προγραμμάτων της. Αυτό επιτυγχάνεται, κυρίως, μέσω της ανάθεσης της εκτέλεσης του επιχειρησιακού προϋπολογισμού της Επιτροπής ή ορισμένων καθηκόντων σε χώρες εκτός ΕΕ, σε διεθνείς οργανισμούς ή διεθνή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, σε εθνικές αρχές και οργανισμούς, σε κοινές επιχειρήσεις, σε οργανισμούς εκτός ΕΕ και σε αποκεντρωμένους οργανισμούς της ΕΕ. Επιπλέον, σε ορισμένους τομείς πολιτικής, γίνεται σταδιακά μεγαλύτερη χρήση χρηματοδοτικών μέσων στο πλαίσιο του τρέχοντος πολυετούς δημοσιονομικού πλαισίου (2014-2020). Όπως επισημαίνεται επίσης από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η χρήση των εν λόγω μέσων και εναλλακτικών μηχανισμών χρηματοδότησης συνεπάγεται συγκεκριμένες προκλήσεις και κινδύνους για την Επιτροπή.
Στο πλαίσιο της άσκησης των γενικών τους αρμοδιοτήτων, οι υπηρεσίες της Επιτροπής πρέπει να εποπτεύουν την υλοποίηση των προγραμμάτων και των πολιτικών και να παρέχουν καθοδήγηση και συνδρομή, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες. Ως εκ τούτου, πρέπει να καθορίζουν και να εφαρμόζουν κατάλληλες, αποτελεσματικές και αποδοτικές δραστηριότητες εποπτείας / παρακολούθησης / υποβολής στοιχείων, ώστε να είναι σε θέση να διασφαλίζουν ότι οι εξουσιοδοτημένες οντότητες και οι λοιποί εταίροι υλοποιούν αποτελεσματικά τα προγράμματα, προστατεύουν δεόντως τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης και τηρούν τις συμφωνίες ανάθεσης αρμοδιοτήτων, ανάλογα με την περίπτωση, καθώς και ότι οποιοδήποτε τυχόν ζήτημα διαπιστωθεί διευθετείται το ταχύτερο δυνατόν.
Στο πλαίσιο σειράς ελέγχων που διενεργήθηκαν, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου συνέστησε στις συναφείς υπηρεσίες της Επιτροπής να καθορίζουν με μεγαλύτερη σαφήνεια στις στρατηγικές ελέγχου και τις εποπτικές ρυθμίσεις τις οποίες αναπτύσσουν, τις προτεραιότητες και τις ανάγκες τους όσον αφορά τη διασφάλιση αξιοπιστίας ως προς τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση στους αντίστοιχους οργανισμούς εντός και εκτός ΕΕ. Παρά τα μέτρα που έχουν ληφθεί τα τελευταία έτη τόσο σε επίπεδο κεντρικών υπηρεσιών όσο και σε επίπεδο οικείων υπηρεσιών της Επιτροπής για τον μετριασμό των κινδύνων που διαπιστώνονται ως αποτέλεσμα των ελεγκτικών εργασιών, εξακολουθεί να υπάρχει ανάγκη για περαιτέρω βελτιώσεις σε ορισμένους τομείς.
Επιπλέον, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου επισημαίνει ότι, με την επιφύλαξη της έκβασης των εν εξελίξει διαπραγματεύσεων σχετικά με το νέο πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο (2021-2027), θα εξακολουθήσουν να ανατίθενται επιχειρησιακές αρμοδιότητες σε αποκεντρωμένους οργανισμούς και άλλους φορείς υλοποίησης σε ορισμένους τομείς. Στο πλαίσιο αυτό, οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα πρέπει να συνεχίσουν να καταβάλλουν προσπάθειες για τον προσδιορισμό και την εκτίμηση των κινδύνων που ενέχονται στην ανάθεση καθηκόντων σε τρίτους και να επιδιώκουν αποτελεσματικές και αποδοτικές εποπτικές δραστηριότητες μέσα από την περαιτέρω ανάπτυξη των συναφών στρατηγικών ελέγχου.
Στο μέλλον, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου, στο πλαίσιο της επικαιροποίησης που διενεργεί στην εκτίμηση στρατηγικού κινδύνου και το πρόγραμμα ελέγχων, θα παρακολουθεί τις εξελίξεις όσον αφορά το νέο πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο, ώστε να εκτιμά εγκαίρως τους συναφείς υψηλούς κινδύνους και, εφόσον ενδείκνυται, να αξιολογεί την ετοιμότητα των υπηρεσιών της Επιτροπής να εφαρμόσουν τα νέα πλαίσια μόλις αυτά εγκριθούν.
|
Τα ζητήματα που εξετάζονται στο πλαίσιο της επισήμανσης ειδικού θέματος του εσωτερικού ελεγκτή είναι ιδιαίτερης σημασίας για την Επιτροπή. Τα καινοτόμα χρηματοδοτικά μέσα και οι εναλλακτικοί μηχανισμοί χρηματοδότησης διαδραματίζουν ολοένα σημαντικότερο ρόλο στην εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ. Η μεγαλύτερη χρήση χρηματοδοτικών μέσων υπό το τρέχον πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο έχει αποδειχτεί θεμελιώδους σημασίας για την ενεργοποίηση ιδιωτικών επενδύσεων και τη μεγιστοποίηση του αντικτύπου του προϋπολογισμού της ΕΕ. Η Επιτροπή έχει προτείνει η τακτική αυτή να συνεχιστεί στο επόμενο πολυετές πλαίσιο και δεσμεύεται να διασφαλίσει τον δέοντα μετριασμό τυχόν συναφών κινδύνων. Επίσης, η Επιτροπή παρακολουθεί στενά την κατάλληλη εποπτεία οργανισμών και άλλων εκτελεστικών οργανισμών. Ενδεικτικά, το 2018, οι κεντρικές υπηρεσίες σύστησαν μια ομάδα εργασίας για τη διασαφήνιση και τον προσδιορισμό του ρόλου των εποπτικών εκτελεστικών οργανισμών των υπηρεσιών. Όσον αφορά τους αποκεντρωμένους οργανισμούς, ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός πλαίσιο έχει βελτιώσει τις ρυθμίσεις διακυβέρνησης και οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί ενισχύουν τη διαχείριση κινδύνων. Η Επιτροπή θα συνεχίσει να αναλαμβάνει δράση, κατά περίπτωση, ώστε να παρακολουθεί, να μετριάζει και να αντιμετωπίζει διαρκώς τους κινδύνους που σχετίζονται με την ανάθεση καθηκόντων σε τρίτους. |
5.Διαβούλευση με την υπηρεσία δημοσιονομικών παρατυπιών της Επιτροπής
Κατά το 2018, η υπηρεσία δημοσιονομικών παρατυπιών δεν ανέφερε συστημικά προβλήματα κατ’ εφαρμογή του άρθρου 143 του δημοσιονομικού κανονισμού, οπότε υποβάλει τη γνώμη που αναφέρεται στο άρθρο 93 του δημοσιονομικού κανονισμού( 19 ).
6.Μέτρα μετριασμού ενδεχόμενης σύγκρουσης συμφερόντων (διεθνή πρότυπα) - Διερεύνηση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή
Ο τρέχων γενικός διευθυντής της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, εσωτερικός ελεγκτής της Επιτροπής, κ. Manfred Kraff, ανέλαβε καθήκοντα την 1η Μαρτίου 2017. Ο κ. Kraff διετέλεσε στο παρελθόν αναπληρωτής γενικός διευθυντής και υπόλογος της Επιτροπής στη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού της Επιτροπής.
Σύμφωνα με τα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα ( 20 ), ο κ. Kraff, στις 7 Μαρτίου 2017, μετά τον διορισμό του ως γενικού διευθυντή και εσωτερικού ελεγκτή, εξέδωσε οδηγίες σχετικά με τις ρυθμίσεις που θα πρέπει να θεσπιστούν για τον μετριασμό και/ή την αποφυγή τυχόν δυνητικών ή εικαζόμενων συγκρούσεων συμφερόντων όσον αφορά το ελεγκτικό έργο της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου σε σχέση με τις προηγούμενες αρμοδιότητές του. Οι ρυθμίσεις αυτές παρατάθηκαν το 2018 (για το διάστημα από 1η Μαρτίου 2018 έως 1η Μαρτίου 2019) και το 2019 μέσω οδηγιών που εξέδωσε ο κ. Kraff σε όλο το προσωπικό της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου την 1η Μαρτίου 2018 και την 1η Μαρτίου 2019. Σύμφωνα με τις ρυθμίσεις, που πλέον έχουν παραταθεί έως την 1η Μαρτίου 2020, ο κ. Kraff δεν θα συμμετείχε στην εποπτεία των ελεγκτικών εργασιών σχετικά με πράξεις για τις οποίες ήταν υπεύθυνος πριν από την ένταξή του στην Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Την εποπτεία των ελεγκτικών εργασιών που σχετίζεται με υποθέσεις αυτού του είδους ανέλαβε τελικά ο κ. Jeff Mason, πρώην γενικός διευθυντής της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (Σεπτέμβριος 2016-Φεβρουάριος 2017) και τρέχων διευθυντής της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (IAS.B, Λογιστικός έλεγχος στην Επιτροπή και Εκτελεστικούς οργανισμούς I). Οι ρυθμίσεις προβλέπουν επίσης ότι η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων θα ενημερώνεται σχετικά με τις συγκεκριμένες οδηγίες και την εφαρμογή τους και ότι ο κ. Mason θα συμβουλεύεται την επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων σχετικά με την εκτίμηση οποιασδήποτε κατάστασης που μπορεί να θεωρηθεί ότι παρακωλύει την ανεξαρτησία ή την αντικειμενικότητα του κ. Kraff. Στις συγκεκριμένες περιπτώσεις, ο κ. Kraff θα απέχει από οποιαδήποτε εποπτεία των συναφών ελεγκτικών εργασιών.
Οι υφιστάμενες ρυθμίσεις συζητήθηκαν στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων κατά τις συνεδριάσεις της τον Μάρτιο του 2018. Η επιτροπή έκρινε ότι τα μέτρα που κατάρτισε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου αντιμετωπίζουν επαρκώς τον κίνδυνο σύγκρουσης συμφερόντων σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα και τις βέλτιστες πρακτικές. Η επιτροπή σημείωσε επίσης με ικανοποίηση ότι οι ρυθμίσεις για την εξασφάλιση της οργανωτικής ανεξαρτησίας έχουν εφαρμοστεί στην πράξη στους σχετικούς ελέγχους. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων αποτίμησε την πραγματική εφαρμογή των εν λόγω ρυθμίσεων το 2018 κατά τη συνεδρίαση της προπαρασκευαστικής ομάδας της στις 30 Ιανουαρίου 2019. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων σημείωσε με ικανοποίηση ότι οι εν λόγω ρυθμίσεις έχουν εφαρμοστεί στην πράξη σε σειρά ελέγχων και έκρινε ότι πρόκειται για πρωτοπόρα πρακτική στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου.
Η Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια απηύθυνε επιστολή στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή στις 4 Δεκεμβρίου 2017, με την οποία την πληροφορούσε ότι μετά από καταγγελία ενός πολίτη θα ξεκινούσε έρευνα για την εκτίμηση της καταλληλότητας των μέτρων που έλαβε η Επιτροπή για την πρόληψη τυχόν συγκρούσεων συμφερόντων (ή της αντίληψης αυτών) όσον αφορά τον διορισμό του νέου γενικού διευθυντή της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου και οι κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής απάντησαν στα ερωτήματα που τέθηκαν από τη Διαμεσολαβήτρια και υπέβαλαν όλα τα σχετικά δικαιολογητικά και τις πληροφορίες που ζητήθηκαν. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου σημειώνει ότι, στις 17 Δεκεμβρίου 2018, η Διαμεσολαβήτρια υπέδειξε σε επιστολή που απηύθυνε στην Επιτροπή ότι είχε αξιολογήσει τα μέτρα που έλαβε η Επιτροπή για την αποφυγή πραγματικής ή ενδεχόμενης σύγκρουσης συμφερόντων ως «ιδιαίτερα καθησυχαστικά». Ωστόσο, στην ίδια επιστολή η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε περαιτέρω πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο ζήτημα σε σχέση με τις οδηγίες υποβολής εκθέσεων προς αξιολόγηση για το 2017. Η Επιτροπή απέστειλε τις συναφείς πληροφορίες στη Διαμεσολαβήτρια τον Απρίλιο του 2019.
Στις 27 Σεπτεμβρίου 2018 και στις 7 Ιανουαρίου 2019, κατά τη διάρκεια της ακροαματικής διαδικασίας στο πλαίσιο της απαλλαγής για το έτος υποβολής εκθέσεων 2017, ο κ. Kraff υπέβαλε στην Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού (CONT) του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου τις ισχύουσες ρυθμίσεις. Οι εν λόγω ρυθμίσεις είχαν δημοσιευτεί στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων για το 2017 και το 2018 της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (εκδόθηκαν τον Μάρτιο του 2018 και του 2019) και στην ετήσια έκθεση της Επιτροπής για τους εσωτερικούς ελέγχους (πρώην έκθεση βάσει του «άρθρου 99 παράγραφος 5» του δημοσιονομικού κανονισμού, που εκδόθηκε τον Σεπτέμβριο του 2018).
7.Περαιτέρω παρακολούθηση και συνέχεια που θα δοθεί στις συστάσεις του ελέγχου
Η εφαρμογή των σχεδίων δράσης που έχουν καταρτιστεί σε συνέχεια των ελέγχων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, το τρέχον έτος και κατά το παρελθόν, συμβάλλει στη σταθερή βελτίωση του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Το έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής που συνοδεύει την παρούσα έκθεση συνοψίζει τα μέτρα παρακολούθησης που εφαρμόζονται επί του παρόντος από τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου πρόκειται να αναλάβει υποχρεώσεις επαναληπτικών ελέγχων όσον αφορά την εφαρμογή των σχεδίων δράσης. Οι υποχρεώσεις αυτές θα εξεταστούν από την επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων, η οποία θα ενημερώσει σχετικά το Σώμα των Επιτρόπων, κατά περίπτωση.