1.12.2015

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

L 314/36

ΨΉΦΙΣΜΑ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΫ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΊΟΥ

της 27ης Οκτωβρίου 2015

με τις παρατηρήσεις που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της απόφασης σχετικά με την απαλλαγή όσον αφορά την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Ινστιτούτου Καινοτομίας και Τεχνολογίας για το οικονομικό έτος 2013

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ,

—	έχοντας υπόψη την απόφασή του σχετικά με την απαλλαγή όσον αφορά την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Ινστιτούτου Καινοτομίας και Τεχνολογίας για το οικονομικό έτος 2013,

—	έχοντας υπόψη το άρθρο 94 και το παράρτημα V του Κανονισμού του,

—	έχοντας υπόψη τη δεύτερη έκθεση της Επιτροπής Ελέγχου του Προϋπολογισμού (A8-0282/2015),

Παρατηρήσεις σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων

υπενθυμίζει ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο στην έκθεσή του σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Ινστιτούτου Καινοτομίας και Τεχνολογίας («το Ινστιτούτο») για το οικονομικό έτος 2013, για δεύτερη συνεχόμενη χρονιά δεν σχημάτισε εύλογη βεβαιότητα σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων που αφορούσαν επιχορηγήσεις· σημειώνει ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο έκρινε την ποιότητα των πιστοποιητικών που εκδόθηκαν από ανεξάρτητες εταιρείες λογιστικού ελέγχου, που προσλαμβάνονται από τους ίδιους τους δικαιούχους, ανεπαρκή, πιστοποιητικών που καλύπτουν περίπου 87 % των δαπανών επιχορήγησης· υπενθυμίζει περαιτέρω ότι για να αντιμετωπιστούν οι ανεπάρκειες που σχετίζονται με την ποιότητα των πιστοποιητικών λογιστικού ελέγχου το Ινστιτούτο βελτίωσε τις οδηγίες προς τους ελεγκτές πιστοποίησης και γνωστοποίησε τις επικαιροποιημένες οδηγίες στις «Κοινότητες Γνώσης και Καινοτομίας» (ΚΓΚ), που είναι οι αποδέκτες των επιχορηγήσεων του Ινστιτούτου, τον Ιούνιο 2013·

σημειώνει, με βάση τις παρατηρήσεις του Ινστιτούτου, ότι οι βελτιωμένες οδηγίες έφεραν ως αποτέλεσμα βελτίωση στην ποιότητα των πιστοποιητικών λογιστικού ελέγχου που ελήφθησαν σε σχέση με τις πράξεις επιχορήγησης 2013 για τις οποίες οι τελικές πληρωμές έγιναν το 2014·

αναγνωρίζει ότι αρχίζοντας με τις συμφωνίες επιχορήγησης 2014 το Ινστιτούτο χρησιμοποιεί την ίδια μεθοδολογία πιστοποιητικών λογιστικού ελέγχου με όλα τα υπόλοιπα προγράμματα που εντάσσονται στο πρόγραμμα-πλαίσιο «Ορίζων 2020»· σημειώνει ότι η χρήση λεπτομερέστερης και συνεπέστερης μεθοδολογίας έχει περαιτέρω αυξήσει τη βεβαιότητα που αποκομίζεται στη διάρκεια των εκ των προτέρων επαληθεύσεων·

υπενθυμίζει ότι το Ινστιτούτο θέσπισε συμπληρωματικές εκ των υστέρων επαληθεύσεις για πράξεις επιχορηγήσεων ως δεύτερο επίπεδο βεβαιότητας σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων επιχορήγησης· αναγνωρίζει ότι το Ινστιτούτο διενήργησε «επιτόπιους» ελέγχους που κάλυπταν περίπου 40 % των επιχορηγήσεων που καταβάλλονται δυνάμει των συμφωνιών επιχορήγησης 2013· σημειώνει ότι αυτοί οι λογιστικοί έλεγχοι είχαν ως αποτέλεσμα την ανάκτηση 263 239 EUR, επί συνολικού ποσού ελέγχων 29 163 272 EUR· αναγνωρίζει ότι το ποσοστό σφάλματος που εντοπίστηκε στο δείγμα που ελέγχθηκε είναι 0,90 % και το εναπομένον ποσοστό σφάλματος είναι 0,69 %, που ευρίσκεται χαμηλότερα από το επίπεδο σημαντικότητας του 2 %· σημειώνει ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο δεν έχει διατυπώσει παρατηρήσεις ή συμπεράσματα σε σχέση με τις εκ των προτέρων ή εκ των υστέρων επαληθεύσεις στις προκαταρκτικές παρατηρήσεις του για το οικονομικό έτος 2014·

γνωρίζει από το Ινστιτούτο ότι βελτίωσε τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων από το 2013 και έχει προορατική προσέγγιση μετά τη διαπίστωση σφαλμάτων από το Ελεγκτικό Συνέδριο· σημειώνει ειδικότερα ότι το Ινστιτούτο ακύρωσε τις δύο συμβάσεις πλαίσιο που συνήφθησαν το 2010 και 2012 και όπου η χρήση της διαδικασίας με διαπραγμάτευση βρέθηκε να είναι αντικανονική· σημειώνει περαιτέρω ότι το Ινστιτούτο αναθεώρησε εκτενώς τις εσωτερικές διαδικασίες του, διοικητικές διαδρομές και υποδείγματα με σκοπό να συμμορφωθεί πλήρως προς τους αντίστοιχους κανόνες περί δημόσιων συμβάσεων δίδοντας ιδιαίτερη προσοχή στον ορθό σχεδιασμό και την ορθή εκτίμηση των αναγκών· αναγνωρίζει ότι το Ινστιτούτο προσέλαβε πρόσθετο υπάλληλο σύναψης συμβάσεων το 2015 και ότι προέβη σε σειρά κύκλων κατάρτισης σχετικά με τη σύναψη συμβάσεων για το προσωπικό του·

αναγνωρίζει ότι πέραν της ανάθεσης παροχής συμβουλών στην οποία προέβη το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου του Ινστιτούτου, το Ινστιτούτο υλοποίησε τις εξής δράσεις:

—	σύνταξη οδηγού (vade mecum) σχετικά με τη σύναψη συμβάσεων που περιέχει ερωτηματολόγια ελέγχου για διάφορες διαδικασίες σύναψης συμβάσεων και ειδικές συμβάσεις δυνάμει συμβάσεων πλαισίων·

—	εξασφάλιση ότι η σύναψη συμβάσεων επαληθεύει όλα τα αιτήματα για υπηρεσία πριν να ζητηθεί προσφορά, στοιχείο το οποίο παρέχει επιπρόσθετο επίπεδο ελέγχου·

—	εξασφάλιση ότι τα μέλη του προσωπικού έχουν λάβει επαρκή κατάρτιση μέσω στοχευμένων συνεδριών κατάρτισης·

—	αποσαφήνιση των ρόλων που διαδραματίζουν αντιστοίχως η σύναψη συμβάσεων, η επιχειρησιακή διαχείριση και η διαχείριση συμβάσεων και θέσπιση βελτιωμένων ερωτηματολογίων ελέγχου και συνοδευτικών δελτίων της κυκλοφορίας εγγράφων·

—	τεκμηρίωση των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων εντός ενός ενιαίου και πρακτική χρήσης αποθετηρίου το οποίο να είναι ανάλογο προς το μέγεθος του Ινστιτούτου·

σημειώνει, με βάση τις παρατηρήσεις του Ινστιτούτου, ότι δεν εντοπίστηκαν σφάλματα στη σύναψη συμβάσεων όσον αφορά το έτος 2014· σημειώνει περαιτέρω ότι επειδή το εναπομένον ποσοστό σφάλματος στις δαπάνες επιχορήγησης είναι 0,69 %, το συνδυασμένο ποσοστό σφάλματος για τις διοικητικές και τις επιχειρησιακές δαπάνες είναι περίπου 0,5 % του συνόλου των πληρωμών που διενεργήθηκαν το 2014· προσβλέπει στην έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Ινστιτούτου για το έτος 2014 για να επιβεβαιώσει αυτές τις διαπιστώσεις·

διαπιστώνει ότι το Ινστιτούτο έλαβε τα πιστοποιητικά ελέγχου σχετικά με το κόστος των συμπληρωματικών δραστηριοτήτων των Κοινοτήτων Γνώσης και Καινοτομίας για την περίοδο 2010-2014· σημειώνει ότι το Ινστιτούτο επανεξέτασε το χαρτοφυλάκιο των συμπληρωματικών δραστηριοτήτων των Κοινοτήτων Γνώσης και Καινοτομίας για να εξασφαλίσει ότι μόνον οι δραστηριότητες που συνδέονται σαφώς με τις δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας των Κοινοτήτων Γνώσης και Καινοτομίας οι οποίες χρηματοδοτούνται από το Ινστιτούτο γίνονται δεκτές·

αναγνωρίζει ότι η χρηματοδότηση που παρέχει το Ινστιτούτο στις Κοινότητες Γνώσης και Καινοτομίας την περίοδο 2010-2014 δεν έχει υπερβεί το ανώτατο όριο του 25 % όπως ορίζεται στις συμφωνίες πλαίσιο εταιρικής σχέσης ανάμεσα στις Κοινότητες Γνώσης και Καινοτομίας και το Ινστιτούτο·

Δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση

10.

σημειώνει ότι το Ινστιτούτο βελτίωσε τις διαδικασίες σχεδιασμού και παρακολούθησης που σχετίζονται με την εκτέλεση του προϋπολογισμού· σημειώνει ότι αυτές οι διατάξεις περιλαμβάνουν τώρα αυστηρότερη αποτίμηση όλων των προτεινόμενων δραστηριοτήτων των οποίων ο αντίκτυπος στον προϋπολογισμό υπερβαίνει τις 50 000 EUR, σημειώνει τη θέσπιση πρόσθετων εγγράφων σχεδιασμού που εξασφαλίζουν ότι οι ανάγκες σε ανθρώπινους και χρηματοδοτικούς πόρους προσδιορίζονται ορθώς και διατίθενται για να εκτελούνται όλες οι σχεδιαζόμενες δραστηριότητες· σημειώνει πέραν τούτων ότι η σύνδεση μεταξύ σχεδιαζόμενων δραστηριοτήτων και παροχής πόρων έχει ενισχυθεί χάρις στη σύνδεση του ετήσιου προγράμματος εργασίας με τον ετήσιο προϋπολογισμό·

11.

σημειώνει ότι σε συνεργασία με τις Κοινότητες Γνώσης και Καινοτομίας το Ινστιτούτο έχει βελτιώσει σημαντικά την ικανότητα απορρόφησης του πρώτου κύματος Κοινοτήτων Γνώσης και Καινοτομίας για την περίοδο 2010-2014, με τις απορροφήσεις επιχορηγήσεων του Ινστιτούτου να εμφαίνουν μέσο ποσοστό κατ' έτος ανάπτυξης 85 %· σημειώνει περαιτέρω ότι το διοικητικό συμβούλιο του Ινστιτούτου επέλεξε και όρισε δύο εταιρικές σχέσεις να αποτελέσουν το δεύτερο κύμα Κοινοτήτων Γνώσης και Καινοτομίας, στοιχείο που θα αυξήσει περαιτέρω την ικανότητα απορρόφησης από το έτος 2015 και θα αυξήσει τον δείκτη εκτέλεσης του προϋπολογισμού του Ινστιτούτου·

12.

υπενθυμίζει ότι το χαμηλό ποσοστό εκτέλεσης του προϋπολογισμού για τον τίτλο I (δαπάνες προσωπικού) σχετίζεται κυρίως με τη μεγάλη εναλλαγή προσωπικού και με τη σε εκκρεμότητα έγκριση των κανονισμών για τις μισθολογικές προσαρμογές· σημειώνει ότι η ανάλυση των συνεντεύξεων αποχώρησης μελών του προσωπικού εντόπισε ως κύριους λόγους την έλλειψη σαφούς προοπτικής για σταδιοδρομία, ένα δύσκολο εργασιακό περιβάλλον και μία μη ελκυστική μισθολογική δέσμη η οποία σχετίζεται με τον διορθωτικό συντελεστή για την Ουγγαρία·

13.

αναγνωρίζει τα μέτρα που έλαβε το Ινστιτούτο για να μετριαστεί η μεγάλη εναλλαγή προσωπικού· σημειώνει ειδικότερα τις βελτιώσεις στη διαχείριση των κενών θέσεων, τη θέσπιση συστήματος αξιολόγησης και αναταξινόμησης, που παρέχουν καλύτερη προοπτική σταδιοδρομίας και ενισχύουν το επίπεδο των μεσαίων στελεχών· χαιρετίζει τη μείωση του ποσοστού εναλλαγής του προσωπικού από 20-25 % την περίοδο 2012-2013 σε 12 % το 2014· σημειώνει ότι οι τέσσερις εναπομένουσες κενές θέσεις πρόκειται να πληρωθούν σταδιακά στη διάρκεια του 2015·

Εσωτερικός έλεγχος

14.

αναγνωρίζει ότι η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (IAS) της Επιτροπής εξέδωσε τον Ιούνιο 2014 έκθεση ελέγχου που δίνει συνέχεια σχετικά με την κατάσταση υλοποίησης του σχεδίου δράσης που προέρχεται από την «Περιορισμένη επισκόπηση όσον αφορά τη διαχείριση των επιχορηγήσεων — Προετοιμασία των ετήσιων συμφωνιών επιχορηγήσεων»· σημειώνει ότι η IAS έκλεισε δύο συστάσεις από τις αρχικές έξι και ότι μία περαιτέρω σύσταση υποβαθμίστηκε από «κρίσιμης σημασίας» σε «πολύ σημαντική»·

15.

αναγνωρίζει ότι η IAS πραγματοποίησε διερευνητική επίσκεψη στο Ινστιτούτο τον Δεκέμβριο 2014 για να επανεξετάσει την πρόοδο που σημειώνεται στην υλοποίηση των ανοικτών συστάσεων· αναγνωρίζει περαιτέρω ότι η επίσκεψη έφερε ως αποτέλεσμα το να αναγνωρίσει η IAS ότι έγιναν περαιτέρω βελτιώσεις στη διεργασία παροχής επιχορηγήσεων και ότι όλες οι λεπτομερείς δράσεις που παρουσιάστηκαν στην IAS στη διάρκεια της επίσκεψης, είτε είχαν ολοκληρωθεί είτε ήταν σε εξέλιξη είτε ήταν σε στάδιο σχεδιασμού, αντιμετωπίζουν επαρκώς τους κινδύνους που τόνιζε η IAS στην περιορισμένη επισκόπηση·

16.

σημειώνει ότι από τις 25 δράσεις που απορρέουν από το σχέδιο δράσης, 18 έχουν υλοποιηθεί και ότι η υλοποίηση των υπόλοιπων επτά δράσεων είναι εν εξελίξει· σημειώνει πέραν τούτων ότι τρεις από αυτές τις επτά δράσεις πρόκειται να υλοποιηθούν πριν από τα τέλη 2015, αφού υπογραφεί η τροποποιημένη συμφωνία-πλαίσιο εταιρικής σχέσης ανάμεσα στο Ινστιτούτο και τις Κοινότητες Γνώσης και Καινοτομίας· σημειώνει από το Ινστιτούτο ότι η υλοποίηση των υπόλοιπων δράσεων προχωρεί σύμφωνα με τον σχεδιασμό·

17.

σημειώνει ότι το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου του Ινστιτούτου προέβη σε επτά παρεμβάσεις λογιστικού ελέγχου και παροχής συμβουλών το 2014 και αναγνωρίζει τα μέτρα που έλαβε το Ινστιτούτο σχετικά με τις συστάσεις του κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου.