10.12.2014   

EL

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 442/326

ΈΚΘΕΣΗ

σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης (eu-LISA) για το οικονομικό έτος 2013, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

(2014/C 442/38)

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1.

Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης (γνωστός και ως «eu-LISA», εφεξής «ο Οργανισμός»), με έδρα στο Τάλιν, το Στρασβούργο και το St. Johann im Pongau (βλέπε σημείο 18), ιδρύθηκε με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1077/2011 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (1). Κύρια αποστολή του Οργανισμού είναι η εξασφάλιση της λειτουργικής διαχείρισης του συστήματος πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II), του συστήματος πληροφοριών για τις θεωρήσεις (VIS) και του Eurodac (2).

2.

Η Επιτροπή παραχώρησε οικονομική αυτονομία στον Οργανισμό στις 22 Μαΐου 2013. Ως εκ τούτου, περίοδος αναφοράς του ελέγχου είναι το διάστημα μεταξύ 22ας Μαΐου 2013 και 31ης Δεκεμβρίου 2013.

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΡΟΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΗΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ

3.

Η προσέγγιση ελέγχου που εφαρμόζει το Συνέδριο περιλαμβάνει αναλυτικές ελεγκτικές διαδικασίες, άμεσες δοκιμασίες πράξεων και αξιολόγηση των βασικών δικλίδων ελέγχου που περιλαμβάνουν τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου του Οργανισμού. Τα ανωτέρω συμπληρώνονται από αποδεικτικά στοιχεία προερχόμενα, αφενός, από τις εργασίες άλλων ελεγκτών (κατά περίπτωση) και, αφετέρου, από την ανάλυση των θέσεων της διοίκησης.

ΔΗΛΩΣΗ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ

4.

Δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 287 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), το Συνέδριο διενήργησε:

α)

έλεγχο των ετήσιων λογαριασμών του Οργανισμού, οι οποίοι περιλαμβάνουν τις οικονομικές καταστάσεις (3) και τις εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού (4) για το οικονομικό έτος που έληξε την 31η Δεκεμβρίου 2013· καθώς και

β)

έλεγχο της νομιμότητας και κανονικότητας των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι εν λόγω λογαριασμοί.

Ευθύνη της διοίκησης

5.

Η διοίκηση φέρει την ευθύνη για την κατάρτιση και ακριβοδίκαιη παρουσίαση των ετήσιων λογαριασμών του Οργανισμού, καθώς και για τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται (5):

α)

Η ευθύνη της διοίκησης όσον αφορά τους ετήσιους λογαριασμούς του Οργανισμού περιλαμβάνει τον σχεδιασμό, την εφαρμογή και τη διατήρηση συστήματος εσωτερικού ελέγχου με σκοπό την κατάρτιση και την ακριβοδίκαιη παρουσίαση οικονομικών καταστάσεων οι οποίες να μην περιέχουν ουσιώδεις ανακρίβειες οφειλόμενες σε απάτη ή σφάλμα· την επιλογή και εφαρμογή των ενδεδειγμένων λογιστικών πολιτικών, βάσει των λογιστικών κανόνων που ενέκρινε ο υπόλογος της Επιτροπής (6)· και τη διατύπωση λογιστικών εκτιμήσεων εύλογων υπό τις εκάστοτε περιστάσεις. Ο εκτελεστικός διευθυντής εγκρίνει τους ετήσιους λογαριασμούς του Οργανισμού, αφού ο υπόλογος τους καταρτίσει βάσει του συνόλου των διαθέσιμων πληροφοριακών στοιχείων και συντάξει συνοδευτικό σημείωμα στο οποίο δηλώνει, μεταξύ άλλων, ότι έχει αποκομίσει εύλογη βεβαιότητα ότι οι λογαριασμοί απεικονίζουν ακριβοδίκαια, από κάθε ουσιώδη πλευρά, την οικονομική κατάσταση του Οργανισμού.

β)

Η ευθύνη της διοίκησης όσον αφορά τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι λογαριασμοί, καθώς και τη συμμόρφωση με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, συνίσταται στον σχεδιασμό, την εφαρμογή και τη διατήρηση αποτελεσματικού και αποδοτικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου που περιλαμβάνει κατάλληλη εποπτεία, λήψη των ενδεδειγμένων μέτρων για την πρόληψη περιπτώσεων παρατυπιών και απάτης και, κατά περίπτωση, νομικές διαδικασίες για την ανάκτηση κονδυλίων τα οποία καταβλήθηκαν αχρεωστήτως ή χρησιμοποιήθηκαν εσφαλμένως.

Ευθύνη του ελεγκτή

6.

Ευθύνη του Συνεδρίου είναι, βάσει του ελέγχου που αυτό διενεργεί, να παρέχει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο (7) δήλωση τόσο ως προς την αξιοπιστία των ετήσιων λογαριασμών όσο και ως προς τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται. Το Συνέδριο διενεργεί τον έλεγχό του σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα ελέγχου και τους κώδικες δεοντολογίας της IFAC, καθώς και με τα διεθνή πρότυπα των ανώτατων οργάνων ελέγχου του INTOSAI. Τα εν λόγω πρότυπα προβλέπουν ότι το Συνέδριο σχεδιάζει και διενεργεί τον έλεγχο προκειμένου να αποκομίζει εύλογη βεβαιότητα τόσο σχετικά με την απουσία ουσιωδών ανακριβειών στους ετήσιους λογαριασμούς του Οργανισμού όσο και σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται.

7.

Ο έλεγχος συνεπάγεται την εφαρμογή διαδικασιών για τη συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων ελέγχου σχετικά με τα ποσά και τις πληροφορίες που δημοσιοποιούνται στους λογαριασμούς, καθώς και σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται. Η επιλογή των διαδικασιών επαφίεται στην κρίση του ελεγκτή, η οποία βασίζεται σε εκτίμηση των κινδύνων ύπαρξης ουσιωδών ανακριβειών στους λογαριασμούς και ουσιώδους μη συμμόρφωσης των σχετικών πράξεων με τις απαιτήσεις του νομικού πλαισίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, οφειλόμενων σε απάτη ή σφάλμα. Κατά την εκτίμηση των κινδύνων αυτών, ο ελεγκτής εξετάζει τυχόν εσωτερικές δικλίδες ελέγχου που αφορούν την κατάρτιση και την ακριβοδίκαιη παρουσίαση των λογαριασμών, καθώς και τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου τα οποία εφαρμόζονται προς εξασφάλιση της νομιμότητας και κανονικότητας των σχετικών πράξεων, και σχεδιάζει αρμόζουσες στις περιστάσεις ελεγκτικές διαδικασίες. Επίσης, ο έλεγχος περιλαμβάνει αξιολόγηση της καταλληλότητας των λογιστικών πολιτικών, του ευλόγου των λογιστικών εκτιμήσεων, καθώς και της συνολικής παρουσίασης των λογαριασμών.

8.

Το Συνέδριο φρονεί ότι τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου που συγκεντρώθηκαν είναι επαρκή και κατάλληλα για τη θεμελίωση της δήλωσης αξιοπιστίας του.

Γνώμη σχετικά με την αξιοπιστία των λογαριασμών

9.

Κατά τη γνώμη του Συνεδρίου, οι ετήσιοι λογαριασμοί του Οργανισμού παρέχουν ακριβοδίκαιη εικόνα, από κάθε ουσιώδη πλευρά, της οικονομικής κατάστασής του την 31η Δεκεμβρίου 2013, των αποτελεσμάτων των πράξεών του και των ταμειακών ροών του για το οικονομικό έτος που έληξε την ημερομηνία αυτή, σύμφωνα με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού του και τους λογιστικούς κανόνες που ενέκρινε ο υπόλογος της Επιτροπής.

Γνώμη σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι λογαριασμοί

10.

Κατά τη γνώμη του Συνεδρίου, οι πράξεις στις οποίες βασίζονται οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έληξε την 31η Δεκεμβρίου 2013 είναι, από κάθε ουσιώδη πλευρά, νόμιμες και κανονικές.

Επισήμανση ειδικού θέματος που αφορά την αξιοπιστία των λογαριασμών

11.

Το Συνέδριο, χωρίς να θέτει υπό αμφισβήτηση τη γνώμη που διατυπώνει στο σημείο 9, επιθυμεί να επιστήσει την προσοχή στην αποτίμηση της αξίας του συστήματος πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II), του συστήματος πληροφοριών για τις θεωρήσεις (VIS) και του συστήματος Eurodac στους λογαριασμούς του Οργανισμού. Η επιχειρησιακή διαχείριση των εν λόγω συστημάτων, η οποία αποτελεί το κύριο καθήκον του Οργανισμού, μεταβιβάστηκε από την Επιτροπή στον Οργανισμό τον Μάιο του 2013 μέσω χαριστικής πράξης. Ελλείψει αξιόπιστων και πλήρων στοιχείων σχετικά με το συνολικό κόστος ανάπτυξής τους, τα συστήματα καταχωρίστηκαν στους λογαριασμούς του Οργανισμού στην καθαρή λογιστική αξία τους, η οποία αναθεωρήθηκε στο τέλος της χρήσης, βάσει των βιβλίων της Επιτροπής. Η αξία αυτή αφορά κατά κύριο λόγο το υλικό εξοπλισμό και στοιχεία εμπορικά διαθέσιμου λογισμικού, ενώ δεν καλύπτει το κόστος ανάπτυξης λογισμικού (βλέπε σημείωση 6.3.1 των ετήσιων λογαριασμών του Οργανισμού).

12.

Τα σχόλια που ακολουθούν δεν θέτουν υπό αμφισβήτηση τη γνώμη του Συνεδρίου σχετικά με την αξιοπιστία των λογαριασμών ούτε τη γνώμη του σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται. Σημειωτέον ότι το 2013 ήταν το πρώτο έτος κατά το οποίο ο Οργανισμός λειτούργησε αυτόνομα από οικονομική άποψη και ότι η καθιέρωση των διαφόρων διαδικασιών του βρίσκεται σε εξέλιξη.

ΣΧΟΛΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΔΙΚΛΙΔΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ

13.

Η ανάπτυξη των προτύπων εσωτερικού ελέγχου του Οργανισμού ήταν ακόμη σε εξέλιξη στο τέλος του έτους. Το διοικητικό συμβούλιο τα ενέκρινε τον Ιούνιο του 2014.

14.

Δεν υπάρχει ασφαλιστική κάλυψη για τα ενσώματα πάγια στοιχεία ενεργητικού, εκτός από την ασφάλιση έναντι πολλαπλών κινδύνων πυρκαγιάς για τις εγκαταστάσεις στο Τάλιν.

ΣΧΟΛΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

15.

Σύμφωνα με τον ιδρυτικό κανονισμό του Οργανισμού (8), η Επιτροπή ήταν υπεύθυνη για τη σύσταση και την αρχική λειτουργία του μέχρις ότου αυτός κατέστη οικονομικά αυτόνομος στις 22 Μαΐου 2013. Η διαδικασία μεταφοράς των δεδομένων σχετικά με τις πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών από την Επιτροπή στον Οργανισμό ήταν πολύπλοκη και η συμφωνία των αριθμητικών στοιχείων μεταξύ των λογιστικών συστημάτων της Επιτροπής και του Οργανισμού ολοκληρώθηκε τελικά τον Ιούνιο του 2014. Η καθυστέρηση αυτή είχε αντίκτυπο στον προγραμματισμό των πληρωμών του Οργανισμού, καθώς και στην κατάρτιση των προσωρινών λογαριασμών του.

16.

Σύμφωνα με τους οριστικούς λογαριασμούς του Οργανισμού, τα ποσοστά εκτέλεσης του προϋπολογισμού ήταν 96 % για τις πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων και 67 % για τις πιστώσεις πληρωμών. Λόγω του γεγονότος ότι τμήμα του συνολικού ετήσιου προϋπολογισμού του Οργανισμού εκτελέστηκε από την Επιτροπή και δεδομένων των διαφορών στη διάρθρωση των προϋπολογισμών της Επιτροπής και του Οργανισμού, δεν κατέστη δυνατή η διενέργεια λεπτομερέστερης ανάλυσης ανά τίτλο του προϋπολογισμού για το 2013.

17.

Σύμφωνα με τον ιδρυτικό κανονισμό του Οργανισμού (9), οι χώρες που συνδέονται με την υλοποίηση, εφαρμογή και ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν και των σχετικών με το Eurodac μέτρων οφείλουν να καταβάλλουν εισφορά στον προϋπολογισμό του Οργανισμού. Μολονότι οι συνδεδεμένες με τον χώρο Σένγκεν χώρες χρησιμοποιούσαν τα συστήματα που διαχειριζόταν ο Οργανισμός το 2013, οι διαπραγματεύσεις της Επιτροπής βρίσκονταν ακόμη σε εξέλιξη.

ΛΟΙΠΑ ΣΧΟΛΙΑ

18.

Μολονότι η έδρα του Οργανισμού είναι στο Τάλιν (46 θέσεις που είχαν πληρωθεί), οι επιχειρησιακές δραστηριότητες εκτελούνται στο Στρασβούργο (79 θέσεις που είχαν πληρωθεί) (10). Είναι πιθανόν η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης να αυξηθεί και οι διοικητικές δαπάνες να μειωθούν εάν το σύνολο του προσωπικού συγκεντρωθεί σε κοινές εγκαταστάσεις.

19.

Δεν έχει υπογραφεί ακόμη συμφωνία περί έδρας με το κράτος μέλος υποδοχής, την Εσθονία, με την οποία θα αποσαφηνίζονταν οι όροι υπό τους οποίους λειτουργούν ο Οργανισμός και το προσωπικό του, και οι διαπραγματεύσεις βρίσκονταν ακόμη σε εξέλιξη κατά τον χρόνο διενέργειας του ελέγχου.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Τμήμα IV, του οποίου προεδρεύει ο κύριος Pietro RUSSO, μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 16ης Σεπτεμβρίου 2014.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Πρόεδρος

(1)  ΕΕ L 286 της 1.11.2011, σ. 1.

(2)  Στο παράρτημα παρουσιάζονται συνοπτικά, προς ενημέρωση, οι αρμοδιότητες και οι δραστηριότητες του Οργανισμού.

(3)  Οι οικονομικές καταστάσεις περιλαμβάνουν τον ισολογισμό και τον λογαριασμό οικονομικού αποτελέσματος, τον πίνακα ταμειακών ροών, την κατάσταση μεταβολών του καθαρού ενεργητικού, σύνοψη των κύριων λογιστικών πολιτικών και άλλες επεξηγηματικές σημειώσεις.

(4)  Οι εκθέσεις αυτές περιλαμβάνουν τον λογαριασμό αποτελέσματος της εκτέλεσης του προϋπολογισμού και το παράρτημα αυτού.

(5)  Άρθρα 39 και 50 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1271/2013 της Επιτροπής (ΕΕ L 328 της 7.12.2013, σ. 42).

(6)  Οι λογιστικοί κανόνες που εγκρίνει ο υπόλογος της Επιτροπής απορρέουν από τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα για τον Δημόσιο Τομέα (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) που εκδίδει η Διεθνής Ομοσπονδία Λογιστών ή, κατά περίπτωση, από τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (International Accounting Standards, IAS)/Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης (International Financial Reporting Standards, IFRS) που εκδίδει το Συμβούλιο Διεθνών Λογιστικών Προτύπων.

(7)  Άρθρο 107 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1271/2013.

(8)  Άρθρο 32 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1077/2011.

(9)  Άρθρο 32 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1077/2011.

(10)  Τα εφεδρικά συστήματα του Οργανισμού βρίσκονται στο Sankt Johann im Pongau, όπου όμως δεν απασχολούνται υπάλληλοι.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΙ

Ευρωπαϊκός Οργανισμός για τη Λειτουργική Διαχείριση Συστημάτων ΤΠ Μεγάλης Κλίμακας στον Χώρο Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης (Τάλιν)

Αρμοδιότητες και δραστηριότητες

Τομείς αρμοδιοτήτων της Ένωσης βάσει της Συνθήκης

[άρθρα 74, 77, παράγραφος 2, στοιχεία α) και β), 78, παράγραφος 2, στοιχείο ε), 79, παράγραφος 2, στοιχείο γ), 82, παράγραφος 1, στοιχείο δ), 85, παράγραφος 1, 87, παράγραφος 2, στοιχείο α), και 88, παράγραφος 2 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης]

Συμβάλλει στη δημιουργία ενός χώρου ελεύθερης κυκλοφορίας των προσώπων, ενισχύοντας τη συνεργασία σε ζητήματα διασυνοριακού χαρακτήρα, όπως το άσυλο, η μετανάστευση, οι συνοριακοί έλεγχοι, καθώς και η δικαστική και αστυνομική συνεργασία σε ποινικά ζητήματα.

Αρμοδιότητες του Οργανισμού

[κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1077/2011 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου]

Βάσει του ιδρυτικού κανονισμού του [κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1077/2011] και με την επιφύλαξη των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων της Επιτροπής και των κρατών μελών στο πλαίσιο των νομοθετικών πράξεων που διέπουν τα συστήματα ΤΠ μεγάλης κλίμακας, οι στόχοι του Οργανισμού είναι οι εξής:

α)

ουσιαστική, ασφαλής και συνεχής λειτουργία των συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας [επί του παρόντος του συστήματος πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II), του συστήματος πληροφοριών για τις θεωρήσεις (VIS) και της μεγάλης κλίμακας βάσης δεδομένων για την αντιπαραβολή δακτυλικών αποτυπωμάτων για την αποτελεσματική εφαρμογή της σύμβασης του Δουβλίνου (EURODAC)]·

β)

αποδοτική και οικονομικά υπεύθυνη διαχείριση των συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας·

γ)

επαρκώς υψηλή ποιότητα υπηρεσιών για τους χρήστες των συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας·

δ)

συνέχεια και αδιάλειπτη λειτουργία·

ε)

υψηλό επίπεδο προστασίας δεδομένων, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες, περιλαμβανόμενων των ειδικών διατάξεων για καθένα από τα συστήματα ΤΠ μεγάλης κλίμακας·

στ)

κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας δεδομένων και υλικής ασφάλειας, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες, περιλαμβανομένων των ειδικών διατάξεων για κάθε σύστημα ΤΠ μεγάλης κλίμακας· και

ζ)

χρήση κατάλληλης δομής για τη διαχείριση των έργων, με σκοπό την αποδοτική ανάπτυξη συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας.

Διοίκηση

1.

 Διοικητικό συμβούλιο

Το διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού απαρτίζεται από έναν εκπρόσωπο από κάθε κράτος μέλος και δύο εκπροσώπους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, συν ένα μέλος από κάθε χώρα που συνδέεται με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν και των μέτρων που σχετίζονται με το Eurodac. Ρόλος του είναι να διασφαλίζει ότι ο Οργανισμός εκτελεί τα καθήκοντά του, συμπεριλαμβανομένων του διορισμού και, κατά περίπτωση, της παύσης του εκτελεστικού διευθυντή.

2.

 Εκτελεστικός διευθυντής

Ο εκτελεστικός διευθυντής του Οργανισμού διορίζεται από το διοικητικό συμβούλιο από κατάλογο κατάλληλων υποψηφίων οι οποίοι αναδεικνύονται από ανοικτό διαγωνισμό που διοργανώνει η Επιτροπή. Καθήκον του είναι διοικεί και να εκπροσωπεί τον Οργανισμό. Για τον σκοπό αυτό, αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη για τα καθήκοντα που ανατίθενται στον Οργανισμό και υπόκειται στη διαδικασία της ετήσιας απαλλαγής από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο για την εκτέλεση του προϋπολογισμού.

3.

 Συμβουλευτικές ομάδες: συμβουλευτική ομάδα SIS ΙΙ, συμβουλευτική ομάδα VIS και συμβουλευτική ομάδα Eurodac

Οι συμβουλευτικές ομάδες απαρτίζονται από έναν εκπρόσωπο από κάθε κράτος μέλος, έναν εκπρόσωπο της Επιτροπής και ένα μέλος από κάθε χώρα που συνδέεται με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν και των μέτρων που σχετίζονται με το Eurodac. Καθήκον τους είναι η παροχή στο διοικητικό συμβούλιο εμπειρογνωσίας όσον αφορά τα συστήματα ΤΠ μεγάλης κλίμακας και, ιδίως, στο πλαίσιο της προετοιμασίας του ετήσιου προγράμματος εργασίας και της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων.

Πόροι που τέθηκαν στη διάθεση του Οργανισμού το 2013

Οριστικός προϋπολογισμός  (1)

61,35 εκατομμύρια ευρώ (πιστώσεις ανάληψης υποχρεώσεων)

34,38 εκατομμύρια ευρώ (πιστώσεις πληρωμών)

Προσωπικό στις 31 Δεκεμβρίου 2013

Εγκεκριμένες θέσεις:

—

120 θέσεις έκτακτων υπαλλήλων

—

6 θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων

—

6 θέσεις αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων

Θέσεις που είχαν πληρωθεί:

—

120 θέσεις έκτακτων υπαλλήλων

—

5 θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων

—

3 θέσεις αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων

Προϊόντα και υπηρεσίες που παρασχέθηκαν το 2013

Στα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν το 2013 περιλαμβάνονταν:

—

Λειτουργική διαχείριση και εξέλιξη του SIS II, του VIS και του Eurodac.

—

Γραφείο τεχνικής υποστήριξης: παρείχε υπηρεσίες υποστήριξης πρώτου επιπέδου σε χρήστες όλων των συστημάτων στο πλαίσιο της διαχείρισης του Οργανισμού.

—

Παρακολούθηση και εξέλιξη των κατάλληλων συμφωνιών επιπέδου υπηρεσιών για τα συστήματα αυτά στο πλαίσιο της διαχείρισης του Οργανισμού.

—

Συντονισμός, ασφάλεια και εποπτεία των σχέσεων μεταξύ των κρατών μελών και του παρόχου δικτύου όσον αφορά την υποδομή επικοινωνιών για το SIS II, το Eurodac και το VIS (δίκτυο sTESTA).

—

Συμμετοχή στις προπαρασκευαστικές διεργασίες για τον σχεδιασμό, την ανάπτυξη και την εφαρμογή νέων συστημάτων.

—

Στατιστικές: κατάρτιση επίκαιρων και ακριβών στατιστικών και παροχή πληροφοριών σχετικά με την απόδοση των συστημάτων, όπως προβλέπεται στις σχετικές νομικές βάσεις.

—

Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων: εκπλήρωση όλων των υποχρεώσεων κατάρτισης και υποβολής εκθέσεων που καθορίζονται στον ιδρυτικό κανονισμό και τις νομικές βάσεις για τα συστήματα ΤΠ που διαχειρίζεται ο Οργανισμός.

—

Παρακολούθηση των νέων τεχνολογιών και των λύσεων που παρουσιάζουν συνάφεια με τη λειτουργική διαχείριση και την εξέλιξη του SIS II, του VIS, του Eurodac και των λοιπών συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας.

—

Επιμόρφωση: παροχή στις εθνικές αρχικές σχεδίων εξειδικευμένης επιμόρφωσης στα συστήματα ΤΠ που διαχειρίζεται ο Οργανισμός.

(1)  Για το διάστημα από 22ας Μαΐου 2013, ημερομηνία κατά την οποία ο Οργανισμός κατέστη οικονομικά αυτόνομος, έως την 31η Δεκεμβρίου 2013.

Πηγή: Το ανωτέρω παράρτημα παρασχέθηκε από τον Οργανισμό.

ΟΙ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

11.

Ο Οργανισμός λαμβάνει υπόψη την παρατήρηση του Συνεδρίου, με σχετική αναφορά στις σημειώσεις του ισολογισμού στο σημείο 6.3.1 «Πάγιο ενεργητικό», ενότητα «Ουσιώδης μεταφορά ενσώματων και ασώματων πάγιων στοιχείων ενεργητικού που λαμβάνονται από άλλες ενοποιημένες οντότητες».

13.

Ο Οργανισμός λαμβάνει υπόψη την παρατήρηση του Συνεδρίου και θα συνεχίσει να αναπτύσσει περαιτέρω τις άρτιες διαδικασίες και τους μηχανισμούς που έχει ήδη θεσπίσει προκειμένου να διασφαλίσει πλήρη συμμόρφωση προς τις απαιτήσεις των προτύπων εσωτερικού ελέγχου.

14.

Οι τεχνικές προδιαγραφές βρίσκονται υπό κατάρτιση και η σύναψη δημόσιων συμβάσεων έχει προγραμματιστεί για το δεύτερο εξάμηνο του έτους, ούτως ώστε η εκτέλεση των συμβάσεων να ξεκινήσει εντός του τέταρτου τριμήνου του 2014.

15.

Κατά τη μεταβίβαση των αρμοδιοτήτων όσον αφορά τη λειτουργική διαχείριση των συστημάτων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στον Οργανισμό η ανταλλαγή πληροφοριών σε επίπεδο εργασίας ήταν έντονη. Όπως η Επιτροπή γνωστοποίησε στον Οργανισμό:

—

κατά τη μεταβίβαση ακολουθήθηκε μια τυπική διαδικασία, η οποία είχε χρησιμοποιηθεί ήδη για τη χορήγηση ανεξαρτησίας και σε άλλους οργανισμούς·

—

πραγματοποιήθηκαν έλεγχοι συνοχής από τρίτο ανεξάρτητο φορέα προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφαλής και πλήρης μεταβίβαση.

Μια εκτενής σειρά από έγγραφα που σχετίζονται με την τεχνική τεκμηρίωση ή με συμβάσεις που είχαν υπογραφεί διαβιβάστηκαν στον eu-LISA, είτε σε ηλεκτρονική είτε σε έντυπη μορφή, με σκοπό τη στήριξη της άσκησης μεταβίβασης· η Επιτροπή κράτησε ορισμένα από τα πρωτότυπα έγγραφα για σκοπούς λογιστικού και εσωτερικού ελέγχου.

Παρόλο που ο Οργανισμός αναγνωρίζει την πολυπλοκότητα και τη διάρκεια της διαδικασίας συμφωνίας, επιτεύχθηκε η πραγματοποίηση πλήρους συμφωνίας των δημοσιονομικών δεδομένων, η οποία παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα —συνδυάζοντας την εκτέλεση από τη ΓΔ Εσωτερικών υποθέσεων (ΓΔ HOME) και από τον Οργανισμό— του προϋπολογισμού για το 2013. Δεδομένου ότι η μεταβίβαση πιστώσεων κατόπιν παραχώρησης οικονομικής αυτονομίας είναι μια μη επαναλαμβανόμενη άσκηση, οι μελλοντικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού αναμένεται να αποτελέσουν τη βάση μιας πλήρως λεπτομερούς ανάλυσης.

17.

Η διαδικασία έγκρισης από το Συμβούλιο θα ξεκινήσει μόλις ολοκληρωθούν οι διαπραγματεύσεις που διεξάγονται από την Επιτροπή. Σε συνέχεια της απόφασης του Συμβουλίου, οι συνδεδεμένες χώρες θα κληθούν να επικυρώσουν τη συμφωνία σύμφωνα με την εθνική τους νομοθεσία. Πρέπει να σημειωθεί ότι το κείμενο των συμφωνιών περιλαμβάνει επί του παρόντος διάταξη η οποία προβλέπει αναδρομική καταβολή εισφορών στον Οργανισμό με ισχύ από τον Δεκέμβριο του 2012.

18.

Η οργανωτική δομή του Οργανισμού διέπεται από τον ιδρυτικό κανονισμό του. Ο Οργανισμός δεν είναι σε θέση να σχολιάσει την εν λόγω παρατήρηση.

19.

Ο Οργανισμός λαμβάνει υπόψη την παρατήρηση. Το μόνο ζήτημα που εξακολουθεί να εκκρεμεί στο πλαίσιο των διαπραγματεύσεων με την εσθονική κυβέρνηση είναι το καθεστώς ΦΠΑ που εφαρμόζεται στο προσωπικό του Οργανισμού.