σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για τη Διαχείριση της Επιχειρησιακής Συνεργασίας στα Εξωτερικά Σύνορα των Κρατών Μελών για το οικονομικό έτος 2012, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΡΟΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΗΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ

Γνώμη σχετικά με την αξιοπιστία των λογαριασμών

Στοιχεία για τη θεμελίωση αδυναμίας διατύπωσης γνώμης σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι λογαριασμοί

Αδυναμία διατύπωσης γνώμης σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι λογαριασμοί

ΣΧΟΛΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΔΙΚΛΙΔΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ

ΣΧΟΛΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΣΧΟΛΙΩΝ ΤΟΥ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ ΕΤΟΥΣ

(2) Στο παράρτημα ΙΙ παρουσιάζονται συνοπτικά, προς ενημέρωση, οι αρμοδιότητες και οι δραστηριότητες του Οργανισμού.

(3) Οι οικονομικές καταστάσεις περιλαμβάνουν τον ισολογισμό και τον λογαριασμό οικονομικού αποτελέσματος, τον πίνακα ταμειακών ροών, την κατάσταση μεταβολών του καθαρού ενεργητικού, σύνοψη των κύριων λογιστικών πολιτικών και άλλες επεξηγηματικές σημειώσεις.

(4) Οι εκθέσεις αυτές περιλαμβάνουν τον λογαριασμό αποτελέσματος της εκτέλεσης του προϋπολογισμού και το παράρτημα αυτού.

(6) Οι λογιστικοί κανόνες που εγκρίνει ο υπόλογος της Επιτροπής απορρέουν από τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα για τον Δημόσιο Τομέα (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) που εκδίδει η Διεθνής Ομοσπονδία Λογιστών ή, ελλείψει αυτών, από τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (International Accounting Standards, IAS)/Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης (International Financial Reporting Standards, IFRS) που εκδίδει το Συμβούλιο Διεθνών Λογιστικών Προτύπων.

(7) Άρθρο 185, παράγραφος 2, του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1).

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

Ευρωπαϊκός Οργανισμός για τη Διαχείριση της Επιχειρησιακής Συνεργασίας στα Εξωτερικά Σύνορα (Βαρσοβία)

Αρμοδιότητες και δραστηριότητες

Τομείς αρμοδιοτήτων της Ένωσης βάσει της Συνθήκης

(άρθρα 74 και 77, παράγραφος 2, στοιχεία β) και δ) της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης)

Άρθρο 74: «Το Συμβούλιο θεσπίζει μέτρα για να εξασφαλίζει τη διοικητική συνεργασία μεταξύ των αρμόδιων υπηρεσιών των κρατών μελών στους τομείς που καλύπτονται από τον παρόντα τίτλο, καθώς και μεταξύ των εν λόγω υπηρεσιών και της Επιτροπής. (…)»

Άρθρο 77, παράγραφος 2: «(…) το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, αποφασίζοντας με τη συνήθη νομοθετική διαδικασία λαμβάνουν μέτρα που αφορούν:

(…) β)

τους ελέγχους στους οποίους υποβάλλονται τα πρόσωπα που διέρχονται τα εξωτερικά σύνορα, (…)

(…) δ)

οποιοδήποτε μέτρο που είναι αναγκαίο για τη σταδιακή δημιουργία ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης των εξωτερικών συνόρων (…)».

Αρμοδιότητες του Οργανισμού

Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2007/2004 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 863/2007 και τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1168/2011 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου.

Η τελευταία τροποποίηση τέθηκε σε ισχύ στις 12.12.2011. Το περιεχόμενο του πίνακα παρουσιάζει την κατάσταση ως έχει μετά την τελευταία αυτή τροποποίηση.

Στόχοι

Ο Οργανισμός δημιουργήθηκε με στόχο να βελτιώσει την ολοκληρωμένη διαχείριση των εξωτερικών συνόρων των κρατών μελών της ΕΕ.

Κύρια καθήκοντα

α)	Συντονίζει την επιχειρησιακή συνεργασία μεταξύ των κρατών μελών στον τομέα της διαχείρισης των εξωτερικών συνόρων.

β)	Επικουρεί τα κράτη μέλη στην εκπαίδευση των εθνικών συνοριακών φυλάκων και την καθιέρωση κοινών προδιαγραφών εκπαίδευσης.

γ)	Πραγματοποιεί αναλύσεις κινδύνου, περιλαμβανομένης της αξιολόγησης της ικανότητας των κρατών μελών να αντιμετωπίζουν απειλές και πιέσεις στα εξωτερικά σύνορα.

δ)	Συμμετέχει στην εξέλιξη της έρευνας σχετικά με τον έλεγχο και την επιτήρηση των εξωτερικών συνόρων.

ε)	Επικουρεί τα κράτη μέλη σε περιπτώσεις που απαιτείται αυξημένη τεχνική και επιχειρησιακή συνδρομή, ιδίως δε σε εκείνα τα κράτη μέλη τα οποία υφίστανται ειδικές και δυσανάλογες πιέσεις.

στ)	Παρέχει στα κράτη μέλη την αναγκαία υποστήριξη, περιλαμβανομένων, κατόπιν αιτήσεως, συντονισμού ή οργάνωσης κοινών επιχειρήσεων επαναπατρισμού.

ζ)	Συγκροτεί ευρωπαϊκές ομάδες συνοριοφυλάκων που πρόκειται να αναπτυχθούν στο πλαίσιο κοινών επιχειρήσεων, πιλοτικών σχεδίων και ταχέων επεμβάσεων.

η)	Αναπτύσσει και εκμεταλλεύεται συστήματα πληροφοριών που επιτρέπουν ανταλλαγές πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένου του ICOnet.

θ)	Παρέχει την αναγκαία βοήθεια για την ανάπτυξη και λειτουργία ευρωπαϊκού συστήματος επιτήρησης των συνόρων (EUROSUR).

Διοίκηση

Διοικητικό συμβούλιο

Σύνθεση

Το διοικητικό συμβούλιο απαρτίζεται από έναν εκπρόσωπο από κάθε κράτος μέλος, δύο εκπροσώπους της Επιτροπής και έναν εκπρόσωπο ανά χώρα που μετέχει στη συνθήκη Σένγκεν.

Καθήκοντα

α)	Διορίζει τον εκτελεστικό διευθυντή.

β)	Εγκρίνει τη γενική έκθεση του Οργανισμού.

γ)	Εγκρίνει το πρόγραμμα εργασίας του Οργανισμού.

δ)	Θεσπίζει τις διαδικασίες για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το επιχειρησιακό έργο του Οργανισμού.

ε)	Εκτελεί τα καθήκοντά του που αφορούν τον προϋπολογισμό του Οργανισμού.

στ)	Ασκεί πειθαρχική εξουσία επί του (αναπληρωτή) εκτελεστικού διευθυντή.

ζ)	Θεσπίζει τον εσωτερικό κανονισμό του.

η)	Θεσπίζει την οργανωτική δομή του Οργανισμού και εγκρίνει την πολιτική προσωπικού του.

θ)	Εγκρίνει το πολυετές σχέδιο του Οργανισμού.

Εκτελεστικός διευθυντής

Διορίζεται από το διοικητικό συμβούλιο κατόπιν πρότασης της Επιτροπής.

Εξωτερικός έλεγχος

Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

Αρμόδια για την απαλλαγή αρχή

Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, κατόπιν εισήγησης του Συμβουλίου.

Πόροι που τέθηκαν στη διάθεση του Οργανισμού το 2012 (2011)

Οριστικός προϋπολογισμός

89,6 (118,2) εκατομμύρια ευρώ,

εκ των οποίων επιχορήγηση της Επιτροπής 84 (111) εκατομμύρια ευρώ.

Προσωπικό στις 31 Δεκεμβρίου 2012

Πίνακας προσωπικού

Προβλέπονταν 143 (143) θέσεις έκτακτων υπαλλήλων, εκ των οποίων είχαν πληρωθεί 137 (141).

Λοιπές θέσεις

Προβλέπονταν 87 (88) θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων, εκ των οποίων είχαν πληρωθεί 84 (85).

Προβλέπονταν 83 (83) θέσεις αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων, εκ των οποίων είχαν πληρωθεί 82 (78).

Συνολικά προβλέπονταν 313 (314) θέσεις, εκ των οποίων είχαν πληρωθεί 303 (304).

Επιχειρησιακά καθήκοντα: 216 (214) θέσεις, διοικητικά καθήκοντα: 87 (90) θέσεις.

Προϊόντα και υπηρεσίες το 2012 (2011)

Η μονάδα ανάλυσης κινδύνου εκπόνησε 80 (20) στρατηγικές εκθέσεις, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνονται τρεις τακτικές ετήσιες εκθέσεις, δύο ετήσιες εκθέσεις νέου τύπου, έξι ad hoc εκθέσεις, εννέα τριμηνιαίες εκθέσεις με ενημερώσεις κατάστασης και ανάλυση σχετικά με τα κράτη μέλη και επιλεγμένες περιφέρειες που γειτνιάζουν με την ΕΕ, καθώς και 60 εκθέσεις στρατηγικής παρακολούθησης.

Παρήγαγε 482 (469) αναλυτικά προϊόντα για την υποστήριξη του σχεδιασμού, της υλοποίησης και της αξιολόγησης των κοινών επιχειρήσεων. Κατήρτισε 54 (112) εκθέσεις άλλων τύπων, συμπεριλαμβανομένων ενημερώσεων προς τη διοίκηση του Οργανισμού, την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και άλλους ενδιαφερομένους. Δημοσίευσε επτά (έξι) στρατηγικές εκθέσεις απευθυνόμενες στο ευρύ κοινό στον ιστότοπο του Οργανισμού.

Η έναρξη χρησιμοποίησης του επικαιροποιημένου κοινού μοντέλου ολοκληρωμένης ανάλυσης κινδύνου (Common Integrated Risk Analysis Model - CIRAM v 2.0) πραγματοποιήθηκε με τη μετάφρασή του σε επιλεγμένες γλώσσες της ΕΕ. Διοργανώθηκαν τέσσερις (τέσσερις) τακτικές συνεδριάσεις του δικτύου ανάλυσης κινδύνου του Frontex, πέντε συνεδριάσεις του νέου εξειδικευμένου δικτύου με τα κράτη μέλη όσον αφορά τη σχετική με τα έγγραφα απάτη στην ΕΕ, δύο (δύο) συνεδριάσεις τακτικής ανάλυσης κινδύνου, έξι (πέντε) περιφερειακές συνεδριάσεις/διασκέψεις εμπειρογνωμόνων και τρία περιφερειακά τεχνικά εργαστήρια.

Σύμφωνα με τα καθήκοντα της μονάδας ανάλυσης κινδύνου εντός του EUROSUR, το 2012 πραγματοποιήθηκαν και κοινοποιήθηκαν/συζητήθηκαν κατά περίπτωση με τα κράτη μέλη στο πλαίσιο της ομάδας χρηστών του επιπέδου ανάλυσης (Analysis Layer User Group) τα ακόλουθα: εντός του επιπέδου ανάλυσης CPIP/ESP: παράδοση του περιεχομένου (281 προϊόντα το 2012), προπαρασκευαστικές εργασίες για τις βασικές υπηρεσίες και τα εργαλεία ανάλυσης, ανάπτυξη του σκεπτικού της μεθοδολογίας για την απόδοση επιπέδων επίπτωσης.

Η μονάδα κοινών επιχειρήσεων (Joint Operations Unit, JOU) διοργάνωσε 17 (19) κοινές επιχειρήσεις, 12 (14) πιλοτικά σχέδια και 10 (15) διασκέψεις και 25 συνεδριάσεις. Επιπλέον, στο πλαίσιο των 39 (42) κοινών επιχειρήσεων επαναπατρισμού που συντόνισε ο Οργανισμός, επαναπατρίστηκαν 2 110(2 059) άτομα. Ο συνολικός αριθμός επιχειρησιακών ημερών που συσσωρεύθηκαν από όλες τις κοινές επιχειρήσεις ανήλθε σε 3 503(7 754) ημέρες. Ο αριθμός των επιχειρησιακών ανθρωποημερών που συσσωρεύθηκαν ήταν 117 114(105 038).

Το κέντρο επιχειρήσεων του Frontex (Frontex Situation Centre, FSC) εκπόνησε 2 169(1 900) εκθέσεις κατάστασης, 31 εκθέσεις σοβαρών συμβάντων, 27 ενημερωτικές εκθέσεις και 13 (11) εκθέσεις αξιολόγησης αποστολών, ενώ ανήρτησε 145 ειδοποιήσεις για έγγραφα στη διαδικτυακή πύλη FOSS (Frontex-One-Stop-Shop) και 2 130 τεχνικά σφάλματα στο EUROSUR. Παραδόθηκαν ημερήσια ενημερωτικά δελτία σε 241 (400) λογαριασμούς και πραγματοποιήθηκαν 308 συμβολές σε μέσα μαζικής ενημέρωσης για ημερήσιες εκθέσεις κατάστασης και επιχειρησιακές ενημερώσεις. Το κέντρο επιχειρήσεων του Frontex, ως μοναδικό σημείο επαφής, διαχειρίστηκε περισσότερες από 24 000 (24 000) αποστολές αλληλογραφίας και παγίωσε την FOSS ως την κύρια πλατφόρμα ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ του Οργανισμού και των εξωτερικών εταίρων, αναρτώντας 6 000 έγγραφα. Το κέντρο επιχειρήσεων του Frontex έλαβε περίπου 30 000 συμβάντα μέσω της εφαρμογής πληροφόρησης σχετικά με τις κοινές επιχειρήσεις (Joint Operations Reporting Application, JORA) και διοργάνωσε εκπαίδευση σχετικά με τη JORA για 500 υπαλλήλους του Οργανισμού και των κρατών μελών/των χωρών που είναι συνδεδεμένες στο Σένγκεν.

Η μονάδα επιμόρφωσης (Training Unit, TRU) διοργάνωσε 207 (223) δραστηριότητες επιμόρφωσης με 2 980(3 490) συμμετέχοντες (εμπειρογνώμονες σε θέματα επιμόρφωσης, εκπαιδευόμενοι κ.λπ.) στο πλαίσιο 3 προγραμμάτων που περιλάμβαναν 19 (20) έργα. Συνολικά, οι ενδιαφερόμενοι επένδυσαν 13 300(12 947) ανθρωποημέρες σε δραστηριότητες επιμόρφωσης. Στο πλαίσιο της εκπαίδευσης για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας των συνοριοφυλάκων, ο Frontex ολοκλήρωσε την ανάπτυξη ενός τομεακού πλαισίου προσόντων για τη φύλαξη των συνόρων. Πρόκειται για γενικό πλαίσιο εκπαίδευση και κατάρτισης των συνοριοφυλάκων, με ιδιαίτερη έμφαση στην ενσωμάτωση των αρχών των θεμελιωδών δικαιωμάτων. Το τομεακό πλαίσιο προσόντων ακολουθεί τα εκπαιδευτικά πρότυπα που καθορίστηκαν σε επίπεδο ΕΕ στις διαδικασίες της Κοπεγχάγης και της Μπολόνια.

Μονάδα εφεδρικών πόρων (Pooled Resources Unit, PRU): . Η ικανότητα αντίδρασης ενισχύθηκε σημαντικά με τη δημιουργία και τη διαχείριση νεοσύστατων εφεδρειών ευρωπαϊκών ομάδων συνοριοφυλάκων (European Border Guard Teams, EBGT) και τεχνικού εξοπλισμού, που πρόκειται να αναπτύσσονται στο πλαίσιο κοινών επιχειρήσεων, πιλοτικών σχεδίων και ταχειών επεμβάσεων. Η μονάδα εφεδρικών πόρων υλοποίησε επτά (έξι) σχέδια με σκοπό τη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας των επιχειρήσεων του Οργανισμού. Στο πλαίσιο των έργων της, η εν λόγω μονάδα διοργάνωσε 11 εκδηλώσεις με τη συμμετοχή 295 ενδιαφερομένων από τα κράτη μέλη. Στις δραστηριότητες της μονάδας επενδύθηκαν συνολικά από τους ενδιαφερομένους περίπου 551 ανθρωποημέρες.

Η μονάδα έρευνας και ανάπτυξης (Research and Development Unit, RDU) διοργάνωσε 39 (34) συνεδριάσεις για 1 020 συμμετέχοντες από τα κράτη μέλη, τις χώρες που είναι συνδεδεμένες στο Σένγκεν, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, διακυβερνητικούς και διεθνείς οργανισμούς, ακαδημίες, ερευνητικά ινστιτούτα και τη βιομηχανία. Υπάλληλοι της μονάδας συμμετείχαν σε περίπου 100 (130) εσωτερικές και εξωτερικές εκδηλώσεις. Η μονάδα έρευνας και ανάπτυξης κατάρτισε και διαβίβασε στους ενδιαφερομένους διάφορα έγγραφα, εκθέσεις και μελέτες: δύο έγγραφα ορθών πρακτικών, τρεις κατευθυντήριες οδηγίες, μία μελέτη, μία ανάλυση κόστους-οφέλους και μία τεχνική έκθεση.

Εταιρική σχέση και συνεργασία με τρίτες χώρες: Κατά το 2012 υπογράφηκαν δύο (δύο) συμφωνίες εργασίας, μία με την Υπηρεσία Μετανάστευσης της Νιγηρίας και μία με το Εθνικό Συμβούλιο Ασφαλείας της Αρμενίας, αυξάνοντας σε 18 (16) τον συνολικό αριθμό των συμφωνιών εργασίας. Υπεγράφη μνημόνιο συμφωνίας με το Υπουργείο Εξωτερικών της Τουρκικής Δημοκρατίας. Στο πλαίσιο των αντίστοιχων συμφωνιών εργασίας, ενισχύθηκε περαιτέρω η επιχειρησιακή συνεργασία μεταξύ του Οργανισμού και των αρχών των τρίτων χωρών σε θέματα ασφάλειας/διαχείρισης των συνόρων, με σκοπό τη σταδιακή ανάπτυξη αμοιβαία επωφελών και βιώσιμων εταιρικών σχέσεων. Επιτεύχθηκαν απτά αποτελέσματα ιδίως στον τομέα της ανταλλαγής πληροφοριών, της κατάρτισης και των κοινών επιχειρησιακών δραστηριοτήτων.

Συνεργασία με οργανισμούς της ΕΕ και διεθνείς οργανισμούς: Το 2012 υπογράφηκαν δύο συμφωνίες εργασίας με το Γραφείο των Ηνωμένων Εθνών για τον Έλεγχο των Ναρκωτικών και την Πρόληψη του Εγκλήματος (United Nations Office on Drugs and Crime, UNODC) και την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Υποστήριξης για το Άσυλο (European Asylum Support Office, EASO), αυξάνοντας σε 12 (10) τον συνολικό αριθμό των συμφωνιών εργασίας. Όσον αφορά τη συνεργασία μεταξύ οργανισμών, κατά το 2012 ο Frontex προήδρευε της ομάδας επαφών των οργανισμών της ΕΕ που δραστηριοποιούνται στον τομέα της δικαιοσύνης και των εσωτερικών υποθέσεων, με στόχο την προώθηση της συνεργασίας και τη δημιουργία συνεργιών μεταξύ των διαφόρων αυτών οργανισμών. Στο πλαίσιο αυτό, ο Οργανισμός διοργάνωσε αρκετές συνεδριάσεις διαφόρων συνεργατικών σχηματισμών, διάσκεψη εμπειρογνωμόνων για την προστασία των δεδομένων και την ετήσια συνεδρίαση των επικεφαλής των οργανισμών που δραστηριοποιούνται στον τομέα της δικαιοσύνης και των εσωτερικών υποθέσεων. Επίσης, τέθηκαν σε εφαρμογή διάφορες δραστηριότητες προς υλοποίηση της κοινής δήλωσης των Οργανισμών σχετικά με την εμπορία ανθρώπων.

Πηγή: Οι πληροφορίες παρασχέθηκαν από τον Οργανισμό.

ΟΙ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

Ο Οργανισμός λαμβάνει υπόψη του τη γνώμη του Συνεδρίου σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι λογαριασμοί.

Οι δικαιούχοι του Οργανισμού, ήτοι οι εθνικές συνοριακές αρχές των κρατών μελών και οι συνδεδεμένες χώρες Σένγκεν, πρέπει να δηλώνουν υπεύθυνα τον πλήρη, αξιόπιστο και ειλικρινή χαρακτήρα των πληροφοριακών στοιχείων που περιλαμβάνονται στις αιτήσεις τους για επιστροφή χρημάτων, καθώς και να πιστοποιούν ότι οι αιτήσεις πληρωμής συνοδεύονται από τα κατάλληλα δικαιολογητικά. Ως εκ τούτου, ο Οργανισμός θεωρεί ότι υφίστανται αποτελεσματικοί εκ των προτέρων έλεγχοι οι οποίοι βασίζονται στις δηλώσεις των δημόσιων αρχών και σε ελέγχους λογικότητας. Ωστόσο, ο Οργανισμός έλαβε μέτρα για την ενίσχυση των εκ των προτέρων ελέγχων και έθεσε σε εφαρμογή, από τον Ιούνιο του 2013, ένα σύστημα εκ των προτέρων ελέγχων με βάση τους κινδύνους.

14.

Η φυσική απογραφή δεν ήταν πλήρης και δεν κάλυπτε όλα τα στοιχεία ενεργητικού που ανήκουν στον Οργανισμό. Οι ακινητοποιήσεις υπό κατασκευή και τα στοιχεία ενεργητικού που αγοράστηκαν περί το τέλος του έτους δεν ελήφθησαν υπόψη.

Οι ελλείψεις που αναφέρθηκαν σε σχέση με την έκθεση απογραφής θα διευθετηθούν στην ετήσια απογραφή για το 2013. Το καλοκαίρι του 2013 θα εγκριθεί αναθεωρημένο έγγραφο σχετικά με την πολιτική απογραφής.

15.

Δεν υπάρχει διαδικασία για τη διάθεση των πάγιων στοιχείων ενεργητικού. Τα πάγια στοιχεία ενεργητικού που δεν είναι πλέον σε χρήση διαγράφονται από το μητρώο παγίων χωρίς τη φυσική τους διάθεση. Δεν τηρείται μητρώο των εν λόγω στοιχείων ενεργητικού.

Η ισχύουσα πολιτική διάθεσης για τα στοιχεία ενεργητικού ΤΠΕ θα τροποποιηθεί κατάλληλα ώστε να συμπεριλάβει όλα τα στοιχεία ενεργητικού του Οργανισμού. Η προβλεπόμενη προθεσμία είναι τον Αύγουστο του 2013. Μόλις εγκριθεί η πολιτική διάθεσης για τα στοιχεία ενεργητικού ΤΠΕ, θα πραγματοποιηθεί η φυσική διάθεση των διαγραφέντων στοιχείων ενεργητικού κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2013.

16.

Εξακολουθούν να σημειώνονται αδυναμίες στο σύστημα για τη συμφωνία των καταστάσεων των προμηθευτών με τα αντίστοιχα αρχεία του Οργανισμού.

Όπως έχει ήδη αναφερθεί στο παρελθόν, οι περισσότερες από τις δημόσιες αρχές με τις οποίες συνεργάζεται ο Οργανισμός δεν διαθέτουν κεντρικό σύστημα λογιστικής ούτως ώστε να επιτυγχάνεται συμφωνία των λογαριασμών. Συνεπώς η διαδικασία συμφωνίας καθίσταται πολύ χρονοβόρα καθώς πρέπει να μελετηθούν διάφορα αρχεία από διάφορες χώρες.

17.

Ο προϋπολογισμός του Οργανισμού για το 2012 ανήλθε σε 89,6 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων 21,8 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι το 25 % των πιστώσεων που ανελήφθησαν) μεταφέρθηκαν στο 2013. Οι μεταφορές που αφορούν τον τίτλο III (λειτουργικές δαπάνες) ανήλθαν σε 19,6 εκατομμύρια ευρώ. Τέτοιο υψηλό επίπεδο μεταφοράς πιστώσεων στο επόμενο έτος είναι υπερβολικό και αντιβαίνει στην αρχή της ετήσιας διάρκειας του προϋπολογισμού, μολονότι εν μέρει συνδέεται με τον επιχειρησιακό, πολυετή χαρακτήρα των δραστηριοτήτων του Οργανισμού. Έως το τέλος του Φεβρουαρίου 2013, 1,1 εκατομμύρια ευρώ από τις εν λόγω μεταφορές πιστώσεων είχαν ακυρωθεί.

Ο Οργανισμός εκτιμά το γεγονός ότι το Συνέδριο αναγνωρίζει τον πολυετή χαρακτήρα των δραστηριοτήτων του και το ότι οι πόροι που προέρχονται από την τροποποίηση του προϋπολογισμού μεταφέρθηκαν μόλις στο τέλος του 2012.

Συνεπώς, οι αναλήψεις υποχρεώσεων για τις δραστηριότητες που χρηματοδοτήθηκαν από τον προϋπολογισμό του 2012 πραγματοποιήθηκαν στο τέλος του έτους και εν μέρει θα εφαρμοστούν μόλις το 2013.

18.

Ο Οργανισμός προέβη σε 39 μεταφορές πιστώσεων, ύψους 11,5 εκατομμυρίων ευρώ το 2012, οι οποίες επηρέασαν 70 από τα 79 κονδύλια του προϋπολογισμού. Αυτό οφείλεται εν μέρει στο γεγονός ότι η δεύτερη τροποποίηση του προϋπολογισμού για το 2012 εγκρίθηκε μόλις τον Οκτώβριο του 2012 και οι πόροι που ήταν αναγκαίοι για τις επιχειρησιακές δραστηριότητες είχαν εν τω μεταξύ μεταφερθεί από άλλα κονδύλια του προϋπολογισμού.

Οι πόροι που προέρχονται από την τροποποίηση του προϋπολογισμού μεταφέρθηκαν πολύ αργά το 2012. Ο Οργανισμός έπρεπε να πραγματοποιήσει μεταφορές από πολλά κονδύλια του προϋπολογισμού όπου οι πόροι δεν ήταν άμεσα αναγκαίοι ή όπου η έναρξη δραστηριοτήτων/διαγωνισμών μπορούσε ακόμα να αναβληθεί προκειμένου να καλυφθούν οι άμεσες ανάγκες συγχρηματοδότησης κοινών επιχειρησιακών δραστηριοτήτων.

19.

Οι εξετασθείσες διαδικασίες πρόσληψης κατέδειξαν σημαντικές ανεπάρκειες όσον αφορά τη διαφάνεια και την ίση μεταχείριση των υποψηφίων: οι ερωτήσεις για τις γραπτές δοκιμασίες και τις συνεντεύξεις καθορίστηκαν μετά από την εξέταση των αιτήσεων από την επιτροπή επιλογής προσωπικού, δεν είχε καθοριστεί η ελάχιστη βαθμολογία που έπρεπε να συγκεντρώσουν οι υποψήφιοι προκειμένου να κληθούν να συμμετάσχουν στις γραπτές δοκιμασίες και τις συνεντεύξεις και να συμπεριληφθούν στην κατάσταση των επιτυχόντων υποψηφίων. Η επιτροπή επιλογής προσωπικού δεν τεκμηρίωσε όλες τις συνεδριάσεις και τις αποφάσεις της.

Το 2013 το τμήμα ανθρώπινων πόρων θα διαχειριστεί με μεγαλύτερη αυστηρότητα την παρακολούθηση της διαδικασίας και θα λάβει μέτρα για την ευαισθητοποίηση των μελών της επιτροπής επιλογής στον συγκεκριμένο τομέα. Θα τηρηθεί επίσης μεγαλύτερη αυστηρότητα όσον αφορά την τεκμηρίωση κατά τη διάρκεια όλων των σταδίων της διαδικασίας επιλογής.

Έτος	Σχόλιο του Συνεδρίου	Κατάσταση εφαρμογής των διορθωτικών μέτρων (Ολοκληρώθηκε / Σε εξέλιξη / Εκκρεμεί / ά.α.)
2011	Όπως και κατά το προηγούμενο έτος, το επίπεδο των μεταφορών είναι υπερβολικά υψηλό και αντιβαίνει στην αρχή της ετήσιας διάρκειας του προϋπολογισμού.	Εκκρεμεί
2011	Στο πλαίσιο του συνολικού ποσού που μεταφέρθηκε, ο Οργανισμός μετέφερε συνολικές δεσμεύσεις ύψους 5,1 εκατομμυρίων ευρώ. Ωστόσο, ο δημοσιονομικός κανονισμός του Οργανισμού δεν περιέχει σαφή βάση για την πραγματοποίηση της εν λόγω μεταφοράς (1).	ά.α.
2011	Το 2011, ο Οργανισμός χρηματοδότησε επιχορηγήσεις για κοινές επιχειρήσεις ύψους 74 εκατομμυρίων ευρώ. Προκειμένου να επαληθεύει τις δαπάνες που δηλώνουν οι δικαιούχοι (κράτη μέλη και χώρες συνδεδεμένες στο Σένγκεν), ο Οργανισμός συνήθως δεν απαιτεί την υποβολή δικαιολογητικών εγγράφων, αλλά διενεργεί ελέγχους ευλογοφάνειας. Πρέπει να βελτιωθούν οι διαδικασίες ελέγχων, προκειμένου να αντιμετωπίζεται καλύτερα ο κίνδυνος χρηματοδότησης μη επιλέξιμων δαπανών.	Σε εξέλιξη
2011	Όπως διαπιστώθηκε και το προηγούμενο έτος, το λογιστικό σύστημα του Οργανισμού δεν έχει ακόμη επικυρωθεί από τον υπόλογο.	Ολοκληρώθηκε
2011	Διαπιστώθηκαν αδυναμίες στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου όσον αφορά τη διαχείριση των πάγιων στοιχείων ενεργητικού. Δεν προβλέπεται διαδικασία για τη διάθεση πάγιων στοιχείων και η κατάσταση των πραγματικών αποθεμάτων είναι ελλιπής.	Σε εξέλιξη