[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 7.6.2006

COM(2006) 277 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής όσον αφορά τη διαχείριση το 2005

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγή 4

2. Βεβαιότητα που παρέχεται μέ τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων 5

2.1. Συνολική επισκόπηση: σταθερότερη και ευρείας κλίμακας βεβαιότητα … 5

2.2. … βασιζόμενη σε βελτιωμένη μεθοδολογία 7

2.3. Επαναλαμβανόμενες επιφυλάξεις 8

3. Τα κύρια οριζόντια ζητήματα που προκύπτουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις συστάσεις που ελήφθησαν 10

3.1. Διαχείριση των επιδόσεων και εσωτερικός έλεγχος 10

3.1.1. Η αποτελεσματικότητα των εσωτερικών ελέγχων μέσα στην Επιτροπή 10

3.1.2. Η διαχείριση των κινδύνων ως μέσο καθιέρωσης του εσωτερικού ελέγχου στη διοικητική νοοτροπία 11

3.1.3. Διαχείριση των επιδόσεων 12

3.2. Διακυβέρνηση 12

3.2.1. Παρακολούθηση των εκθέσεων ελέγχου 12

3.2.2. Εξωτερική ανάθεση και εκτελεστικοί οργανισμοί 13

3.2.3. Επιμερισμένες υπηρεσίες 14

3.2.4. Απλοποίηση 14

3.3. Δημοσιονομική διαχείριση και κατάρτιση εκθέσεων 16

3.3.1. Δημοσιονομικοί κανόνες 16

3.3.2. Χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο ελέγχου 16

3.3.3. Εκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι 17

3.3.4. Λογιστική και υποβολή δημοσιονομικών εκθέσεων 18

3.4. Συστήματα ΤΠ και συνέχεια των ενεργειών 20

3.4.1. Συστήματα ΤΠ 20

3.4.2. Διαχείριση των κρίσεων και συνέχεια των δραστηριοτήτων 21

3.5. Ανθρώπινοι πόροι 21

3.5.1. Προσαρμοσμένες αρμοδιότητες 22

3.5.2. Προσλήψεις 22

3.5.3. Κινητικότητα 22

3.5.4. Πληροφορίες σχετικά με τους ανθρώπινους πόρους στην Επιτροπή 23

4. Συμπεράσματα 23

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4

1. Εισαγωγή

Στην παρούσα ετήσια συγκεφαλαιωτική έκθεση , η Επιτροπή αναλύει τα αποτελέσματα των πολιτικών της και τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίστηκε τους ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους που χορηγήθηκαν για την εφαρμογή των κοινοτικών πολιτικών. Για πρώτη φορά, η συγκεφαλαιωτική έκθεση σχετικά με τα πολιτικά επιτεύγματα [COM(2006) 124] εκθέτει σε χωριστό έγγραφο την πρόοδο που σημειώθηκε το 2005 σχετικά με την επίτευξη των στρατηγικών στόχων της Επιτροπής και περιλαμβάνει απολογισμό των πολιτικών επιτευγμάτων του προηγούμενου έτους. Η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση της διαχείρισης της Επιτροπής το 2005 συμπληρώνει τη συγκεφαλαιωτική έκθεση των πολιτικών και αναφέρει πώς άσκησε η Επιτροπή τις διαχειριστικές αρμοδιότητές της, και τι ασφάλεια παρέχουν τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου που διαθέτει για το σκοπό αυτό. Σύμφωνα με το άρθρο 60 παράγραφος 7 του δημοσιονομικού κανονισμού, η Επιτροπή διαβιβάζει στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή την ετήσια συγκεφαλαιωτική έκθεση, το αργότερο στις 15 Ιουνίου κάθε έτους.

Εγκρίνοντας την παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση, η Επιτροπή αναλαμβάνει την πολιτική ευθύνη για τη διαχείριση εκ μέρους των γενικών διευθυντών και προϊσταμένων της, με βάση τις διαβεβαιώσεις και τις επιφυλάξεις που διατυπώνουν αυτοί στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων που καταρτίζουν, και αναγνωρίζει ότι πρέπει να καταβληθούν περισσότερες προσπάθειες για την αντιμετώπιση ορισμένων αδυναμιών. Στην παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση, η Επιτροπή λαμβάνει επίσης θέση σχετικά με τα οριζόντια ζητήματα τα οποία προκύπτουν από την εξέταση αυτών των εκθέσεων και τα οποία θέτουν ο εσωτερικός ελεγκτής, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, ή η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων και ο γενικός διευθυντής προϋπολογισμού στην έκθεσή του "Επισκόπηση της κατάστασης των εσωτερικών ελέγχων στις γενικές διευθύνσεις και τις υπηρεσίες της Επιτροπής" [SEC(2006) 567].

Σύμφωνα με το άρθρο 274 της συνθήκης ΕΚ, η Επιτροπή είναι υπεύθυνη για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ. Η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση παρουσιάζει τα συμπεράσματα της Επιτροπής σχετικά με κάθε κύριο τομέα διαχείρισης και τα οριζόντια ζητήματα που έχουν σχέση με το σύστημα. Πρόκειται για την κορυφή της πυραμίδας όσον αφορά την υποχρέωση λογοδοσίας της Επιτροπής, η οποία βασίζεται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των εξουσιοδοτημένων διατακτών. Γενικά, η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση εξετάζει επίσης συνοπτικά την πρόοδο που σημειώθηκε το 2005 για την πλήρη ανάπτυξη των δυνατοτήτων απόδοσης των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου της Επιτροπής σε τομείς όπως:

- Η προώθηση της υποχρέωσης λογοδοσίας της Επιτροπής: οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2005 βασίστηκαν σε μια ισχυρότερη μεθοδολογία και συνεκτικότερη προσέγγιση των κοινών προβληματισμών (τμήμα 2.2. κατωτέρω)· η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση εφαρμόστηκε πλήρως στον προϋπολογισμό της ΕΕ για πρώτη φορά, αν και έπρεπε να επιλυθούν ορισμένα μεταβατικά προβλήματα (τμήμα 3.3.4).

- Η ενίσχυση της αποτελεσματικής διαχείρισης των επιδόσεων : το πνεύμα αποτελεσματικότητας των εσωτερικών ελέγχων συνέχισε να αναπτύσσεται και θα ενισχυθεί ακόμη περισσότερο αν δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στην αναλογικότητα και τη σχέση κόστους-οφέλους των ελέγχων (τμήμα 3.1.1)· το 2005 ήταν το πρώτο έτος γενικής εφαρμογής της νέας μεθοδολογίας για τη διαχείριση των κινδύνων σε όλη την Επιτροπή· άρχισε μία δράση για τη βελτίωση της ποιότητας των στόχων και των δεικτών (τμήμα 3.1.3).

- Η ενίσχυση της ευθύνης και της ικανότητας παρακολούθησης της Επιτροπής: προτάθηκαν ή επήλθαν βελτιώσεις που αποσκοπούν στην απλούστευση (τμήμα 3.2.4)· έγινε η παρουσίαση ενός προγράμματος δράσης για την υιοθέτηση ενός ολοκληρωμένου συστήματος εσωτερικών ελέγχων (τμήμα 3.3.2)· βελτιώθηκαν η παρακολούθηση των σχεδίων δράσης (τμήμα 3.2.1), καθώς και η αξιοπιστία και το κύρος των στρατηγικών εσωτερικού ελέγχου (τμήμα 3.3.3)

Η συγκεφαλαιωτική έκθεση για το 2005 αφορά το πρώτο έτος κατά το οποίο ο προϋπολογισμός τον οποίο διαχειρίστηκε εξ ολοκλήρου η Επιτροπή Barroso υπόκειται στη διαδικασία απαλλαγής.

2. βεβαιοτητα που παρέχεται με τις ετήσιες εκθεσεις δραστηριοτήτων

2.1. Συνολική επισκόπηση: σταθερότερη και ευρείας κλίμακας βεβαιότητα …

Η Επιτροπή διαπιστώνει με ικανοποίηση ότι οι αρχές της μεταρρύθμισης έχουν πλέον παγιωθεί στην καθημερινή διαχείριση των γενικών διευθύνσεων και των υπηρεσιών της. Η Επιτροπή εκφράζει την ικανοποίησή της για τη συνολική βελτίωση του τρόπου με τον οποίο οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2005 ενισχύουν τη βεβαιότητα που περιλαμβάνεται στις προσαρτημένες δηλώσεις που υπογράφουν οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες. Οι επιφυλάξεις (βλ. πίνακα στο παράρτημα 3) είναι σαφέστερες και πιο αιτιολογημένες απ’ ό,τι τα προηγούμενα έτη και συχνά παρέχονται επίσης εξηγήσεις όσον αφορά τις επιπτώσεις τους στην εύλογη βεβαιότητα.

Οι ίδιες οι εκθέσεις ήταν γενικά περισσότερο επικεντρωμένες και συγκεκριμένες, γι’ αυτό και ολοένα σημαντικότερες ως βασικά μέσα λογοδοσίας και επικοινωνίας. Η Επιτροπή, αφού εξέτασε τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και, ιδίως, τη δήλωση αξιοπιστίας, την οποία υπογράφει κάθε γενικός διευθυντής και προϊστάμενος υπηρεσίας, υπογραμμίζει ότι εγγυήσεις παρέχουν όλοι οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες. Πρέπει να υπογραμμισθούν ορισμένα γενικά ζητήματα που απορρέουν από αυτή την ανάλυση:

Επιμερισμένη διαχείριση με τα κράτη μέλη. Η Επιτροπή παρατηρεί ότι οι επιφυλάξεις σ’ αυτό τον τομέα είναι πιο εστιασμένες σε σύγκριση με τα προηγούμενα οικονομικά έτη. Για παράδειγμα, οι εκθέσεις του 2005 αναφέρουν ποιο πρόγραμμα ή γεωγραφική περιοχή αφορούν οι αδυναμίες. Κατά την Επιτροπή, μόνο με απόλυτη συνεργασία και προσπάθειες των εθνικών αρχών, σύμφωνα με τους όρους που αναφέρονται στο σχέδιο δράσης για ένα ολοκληρωμένο σύστημα ελέγχου (βλ. κατωτέρω), θα είναι δυνατό να επιτευχθεί ουσιαστική πρόοδος όσον αφορά την επίτευξη εύλογης βεβαιότητας στους τομείς στους οποίους αναφέρονται οι επιφυλάξεις. Το σχέδιο δράσης για ένα ολοκληρωμένο σύστημα ελέγχου (βλ. κατωτέρω) προβλέπει επίσης, όπως συνιστά και ο εσωτερικός ελεγκτής, ενίσχυση των προσπαθειών για την εναρμόνιση των στρατηγικών ελέγχου, καθώς και προγραμματισμό και διαχείριση των κινδύνων μαζί με τα κράτη μέλη, εμπιστοσύνη στο έργο άλλων ελεγκτών και συστηματική χρήση των εκθέσεων διαχείρισης που προέρχονται από οργανισμούς των κρατών μελών. Η Επιτροπή θα συνεχίσει να καταβάλλει προσπάθειες για την ενίσχυση της βεβαιότητας που παρέχουν οι εθνικές αρχές που διαχειρίζονται κονδύλια της ΕΕ. Κατ’ αυτό τον τρόπο θα ενισχυθεί περισσότερο η συνολική αξιοπιστία ως προς τη νομιμότητα και την κανονικότητα των ενεργειών. Εξωτερικές ενέργειες, κεντρική, αποκεντρωμένη και από κοινού διαχείριση. Όσον αφορά τις τρίτες χώρες, το υψηλό επίπεδο κινδύνου που ενέχουν οι ενέργειες θεωρείται υπό έλεγχο· η μόνη δε επιφύλαξη σχετικά με αυτό τον τομέα αφορά την κατανομή των αρμοδιοτήτων μεταξύ της Επιτροπής και των Ηνωμένων Εθνών στο πλαίσιο της υλοποίησης της συμβολής της ΕΕ στον πυλώνα IV της UNMIK στο Κοσσυφοπέδιο. Η Επιτροπή θα συνεργασθεί με τους εκπροσώπους των Ηνωμένων Εθνών για να τακτοποιηθεί το θέμα αυτό εντός του 2006. Εσωτερικές ενέργειες, κεντρική διαχείριση. Στον τομέα της έρευνας συγκεκριμένα, αλλά και γενικότερα στον τομέα των εσωτερικών πολιτικών, η Επιτροπή γνωρίζει τα οφειλόμενα στο σύστημα προβλήματα ελέγχου όσον αφορά την επιστροφή των δαπανών, τα οποία οδηγούν σε επαναλαμβανόμενα σφάλματα, ιδίως όσον αφορά τις δαπάνες προσωπικού. Η Επιτροπή ελπίζει ότι τα μέτρα απλούστευσης και η ενίσχυση των μηχανισμών ελέγχου που εφαρμόζονται στο πλαίσιο του έκτου προγράμματος-πλαισίου θα οδηγήσουν σε σημαντική πρόοδο καθώς τα προγράμματα αναπτύσσονται και το νέο σύστημα υποχρεωτικής πιστοποίησης των δηλώσεων δαπανών από ανεξάρτητους ελεγκτές παγιώνεται. Ωστόσο, το πρόβλημα θα αντιμετωπισθεί μόνο με την πλήρη απλούστευση του μηχανισμού χρηματοδότησης. Επίσης, πρέπει να ενισχυθεί η βεβαιότητα εκ μέρους των εθνικών υπηρεσιών στο πλαίσιο της έμμεσης κεντρικής διαχείρισης. Η Επιτροπή θα συνεχίσει τις προσπάθειές της να απλουστεύσει την εφαρμογή των κοινοτικών προγραμμάτων και θα εξετάσει τα οφειλόμενα στο σύστημα προβλήματα ελέγχου σχετικά με την επιστροφή των δαπανών. Συγκεκριμένα, οι κανόνες συμμετοχής τους οποίους πρότεινε η Επιτροπή για το 7ο πρόγραμμα-πλαίσιο έρευνας προβλέπουν τη χρήση απλουστευμένου μηχανισμού χρηματοδότησης, όπως τη μεγαλύτερη χρήση κατ' αποκοπή ποσών, πινάκων κόστους ανά μονάδα και μέσων τιμών, με βάση την αναλογικότητα και τη σχέση κόστους-οφέλους των ελέγχων, και συγχρόνως την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ως μέρος του σχεδίου δράσης για ένα ολοκληρωμένο σύστημα ελέγχου (βλ. κατωτέρω σημείο 3.3.2), η Επιτροπή θα συνεχίσει τις προσπάθειές της για την απλούστευση του ρυθμιστικού πλαισίου και τη βελτίωση της χρήσης των πιστοποιητικών ελέγχου, με καλύτερο συντονισμό των αρμόδιων για τα θέματα αυτά υπηρεσιών. Κατ’ αυτό τον τρόπο, καθώς και με την επιβολή κυρώσεων, ενδεχομένως, οι έλεγχοι των δηλώσεων δαπανών θα μπορέσουν να καταστούν αποδοτικότεροι και αποτελεσματικότεροι. Διοικητικές δαπάνες. Τα μέτρα που υιοθέτησε το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων συνέβαλαν στη σταθεροποίηση του συστήματος ΤΠ για τον υπολογισμό των μισθών και των συντάξεων, οπότε η επιφύλαξη που διατυπώθηκε στη δήλωση του 2004 από τον υπεύθυνο διαχείρισης της διοικητικής μονάδας πόρων έχει αρθεί στην έκθεση του 2005. Το Γραφείο Υποδομών και Διοικητικής Υποστήριξης (OIB) γνωστοποίησε τα προβλήματα προγραμματισμού στη διαχείριση των συμβάσεων και προμηθειών, τα οποία αναμένεται ότι θα επιλυθούν εντός του 2006. Η Επιτροπή θεωρεί ότι από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων προκύπτει εύλογη βεβαιότητα σχετικά με τις διοικητικές δαπάνες. Αν και οι επιφυλάξεις σχετικά με τον προγραμματισμό των συμβάσεων και τις διοικητικές πιστώσεις στις αντιπροσωπείες δεν έθεσαν υπό αμφισβήτηση την εύλογη βεβαιότητα που δηλώνει ο γενικός διευθυντής, η Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε η εν λόγω υπηρεσία να εφαρμόσει αποτελεσματικά διορθωτικά μέτρα για να περιορίσει την πιθανότητα να επαναληφθούν στο μέλλον παρόμοιες καταστάσεις. |

- Συμπέρασμα

Συνολικά, η Επιτροπή θεωρεί ότι τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου που εφαρμόζονται, εντός των ορίων που περιγράφονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2005, παρέχουν εύλογη βεβαιότητα σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των δραστηριοτήτων, για τις οποίες υπεύθυνη είναι η Επιτροπή δυνάμει του άρθρου 274 της συνθήκης ΕΚ. Ωστόσο, παραδέχεται ότι πρέπει να συνεχισθούν οι προσπάθειες ώστε να εκλείψουν ορισμένες αδυναμίες, ιδίως αυτές που τονίστηκαν στις επιφυλάξεις των εξουσιοδοτημένων διατακτών.

Η Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες της να συνεχίσουν τις προσπάθειές τους να εξασφαλίσουν ότι η εύλογη βεβαιότητα στις δηλώσεις που συνοδεύουν τις ετήσιες εκθέσεις υποστηρίζεται πράγματι από τα κατάλληλα συστήματα εσωτερικών ελέγχων.

2.2. … βασιζόμενη σε βελτιωμένη μεθοδολογία

Σε μια προσπάθεια συνεχούς βελτίωσης και απλούστευσης, οι κατευθυντήριες γραμμές για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2005 ενισχύθηκαν περισσότερο ως εξής:

- Οι απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων για το 2005 ήταν λιγότερες και αφορούσαν περισσότερο τον αντίκτυπο των βασικών ενεργειών. Κατ’ αυτό τον τρόπο οι ετήσιες εκθέσεις εξασφάλισαν περισσότερη ισορροπία μεταξύ των αποτελεσμάτων των πολιτικών και των εσωτερικών ελέγχων , καθώς και των ζητημάτων που αφορούν τη δημοσιονομική διαχείριση, και συνέβαλαν σαφέστερα και δυναμικότερα στη λήψη αποφάσεων και στην ευκολότερη ανακοίνωση των αποτελεσμάτων.

- Καταβλήθηκε προσπάθεια να αυξηθεί η υποχρέωση λογοδοσίας με ρητές δηλώσεις και αξιολόγηση της φύσης και των χαρακτηριστικών του περιβάλλοντος διαχείρισης, κινδύνου και ελέγχου στο οποίο λειτουργούν οι γενικές διευθύνσεις, καθώς και των στοιχείων και αποτελεσμάτων του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου στο οποίο βασίζονται τα εχέγγυα που απαιτούνται στη δήλωση.

- Το 2005 άρχισαν οι εργασίες, οι οποίες συνεχίστηκαν το 2006 πριν από την έγκριση των ετήσιων εκθέσεων, για να δοθούν κατευθύνσεις σχετικά με την αξιολόγηση του βάρους των αδυναμιών (περιλαμβανομένων των συστημικών) και για την προώθηση μιας κ οινής μεθοδολογίας και του καθορισμού του κατώτατου ορίου των αδυναμιών ανά «οικογένειες» γενικών διευθύνσεων , ανάλογα με τη ιδιαίτερη κατάστασή τους. Συμφωνήθηκε μια κοινή μεθοδολογία για την «οικογένεια» υπηρεσιών που ασχολείται με την επιμερισμένη διαχείριση και προτάθηκε μια κοινή μεθοδολογία για την «οικογένεια» που ασχολείται με την έρευνα. Πρόοδο σημείωσε και η «οικογένεια» που είναι υπεύθυνη για τις εσωτερικές πολιτικές.

- Επίσης ζητήθηκε από όλες τις γενικές διευθύνσεις να κοινοποιήσουν τα κριτήρια που χρησιμοποιούν για τη σοβαρότητα των αδυναμιών και να περιλάβουν το γενικό συμπέρασμά τους σχετικά με τα συνδυασμένα αποτελέσματα των επιφυλάξεων ως προς τη δήλωση εν γένει.

Η επανεξέταση από ομοτίμους των ενδεχόμενων επιφυλάξεων συνέβαλε σημαντικά, με πολυάριθμες συνεδριάσεις στο πλαίσιο «οικογενειών» και διμερείς συνεδριάσεις, στον καλύτερο καθορισμό των επιφυλάξεων όσον αφορά το περιεχόμενο και τη συνοχή τους κατά την αντιμετώπιση παρόμοιων προβλημάτων. Επίσης αποτέλεσε ουσιαστική ποιοτική πρόοδο όσον αφορά τη χρήση των κριτηρίων για τη σοβαρότητα και τον υπολογισμό του αντίκτυπου των επιφυλάξεων. Όσον αφορά τη μεθοδολογία, για να δοθεί μεγαλύτερη σημασία στις επιφυλάξεις και όχι για να περιοριστεί ο αριθμός τους, οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες έκριναν ότι:

- η ύπαρξη κινδύνου δεν δικαιολογεί απαραιτήτως μια επιφύλαξη, εκτός εάν ένα πρόβλημα είχε πράγματι προκύψει κατά το έτος που καλύπτει η έκθεση ή το σύστημα ελέγχου δεν μπορούσε να εμποδίσει καταστάσεις με σημαντικό αντίκτυπο·

- μια κρίσιμη σύσταση του λογιστικού ελέγχου θα δικαιολογούσε τη διατύπωση επιφύλαξης μόνο εάν, πρώτον, η σχετική αδυναμία εμφανίζεται σε τομέα που καλύπτει η δήλωση αξιοπιστίας, δεύτερον, ο εξουσιοδοτημένος διατάκτης θεωρεί ότι το ισχύον σύστημα εσωτερικού ελέγχου δεν αντιμετωπίζει σωστά τις αδυναμίες που εντοπίστηκαν και, τρίτον, θεωρεί ότι σημειώνεται υπέρβαση του ορίου σοβαρότητας.

Συμπέρασμα

Σημειώθηκε σημαντική πρόοδος το 2005 όσον αφορά την υποχρέωση λογοδοσίας και την υιοθέτηση μιας συνεπέστερης προσέγγισης ανά «οικογένειες» γενικών διευθύνσεων που έχουν παρόμοιες δραστηριότητες. Οι εργασίες στις διάφορες «οικογένειες» θα συνεχιστούν, ώστε κάθε τομέας, και ιδίως οι τομείς για τους οποίους δεν μπόρεσε ακόμη να καθιερωθεί κοινή μεθοδολογία, να διαθέτει μία συγκεκριμένη και συνεπή μεθοδολογία. Θα πραγματοποιηθούν δε ανά «οικογένειες» και άλλες εργασίες για τους δείκτες που συνδέονται με τον έλεγχο και το βαθμό αξιοπιστίας (βλ. κατωτέρω σημείο 3.1.1).

2.3. Επαναλαμβανόμενες επιφυλάξεις

Οι επιφυλάξεις συμβάλλουν στον εντοπισμό των προβληματικών τομέων, στους οποίους πρέπει να επικεντρωθεί η δράση για να διασφαλισθούν νόμιμες και κανονικές ενέργειες και χρηστή χρήση των πόρων. Μία επαναλαμβανόμενη επιφύλαξη μπορεί καθ’ εαυτήν να αποτελεί πρόβλημα. Ως προς αυτό, η Επιτροπή παρατηρεί ότι υπάρχουν διαφόρων ειδών επαναλαμβανόμενες επιφυλάξεις:

Οι επιφυλάξεις των οποίων το πεδίο μειώνεται από έτος σε έτος ή για τις οποίες το σχέδιο δράσης αποδίδει καρπούς (επιφυλάξεις που διατυπώνονται από τη Γενική Διεύθυνση «Περιφερειακή πολιτική» σχετικά με το ΕΓΤΠΕ ή το Ταμείο Συνοχής σε ορισμένα κράτη μέλη ή υποψήφιες χώρες· η επιφύλαξη σχετικά με το ΟΣΔΕ στην Ελλάδα την οποία διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Γεωργία και αγροτική ανάπτυξη»· οι επιφυλάξεις σχετικά με την έκταση των εκ των υστέρων ελέγχων και το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες τις οποίες διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Δικαιοσύνη, ελευθερία και ασφάλεια»· η επιφύλαξη σχετικά με τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης την οποία διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Προϋπολογισμός»). Η Επιτροπή παρατηρεί ότι σε ορισμένες περιπτώσεις η επίλυση του βασικού προβλήματος θα απαιτήσει μεγαλύτερες προσπάθειες εκ μέρους τρίτων (κράτη μέλη στην περίπτωση της επιμερισμένης διαχείρισης). Οι επιφυλάξεις σχετικά με τα διαρθρωτικά προβλήματα που εμποδίζουν την εξεύρεση συνολικής και μόνιμης λύσης στο πλαίσιο του ισχύοντος κανονιστικού πλαισίου του θέματος που αναφέρεται στις επιφυλάξεις (θέματα που θίγονται από πολλές γενικές διευθύνσεις σχετικά με το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο έρευνας· η επιφύλαξη σχετικά με τους ευρωπαϊκούς οργανισμούς τυποποίησης την οποία διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Επιχειρήσεις και βιομηχανία»· η επιφύλαξη σχετικά με τις προτιμησιακές εισαγωγές βοείου κρέατος ανώτερης ποιότητας την οποία διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Γεωργία και αγροτική ανάπτυξη»). Η Επιτροπή θα συνεχίσει να προβαίνει σε διορθωτικές ενέργειες με τη λήψη καινοτόμων μέτρων που αποσκοπούν στο σχεδιασμό μηχανισμού χρηματοδότησης (για παράδειγμα, στον τομέα των προγραμμάτων-πλαισίων έρευνας, θα προβλεφθεί η μεγαλύτερη χρήση επιδοτήσεων βάσει κατ' αποκοπή ποσών και πινάκων κόστους ανά μονάδα). Οι επιφυλάξεις σχετικά με τις αδυναμίες που επηρεάζουν αρνητικά τις ενέργειες που διεξάγονται εκτός της έδρας ή στην έδρα, και οι οποίες συνδέονται με δραστηριότητες εκτός έδρας, για τις οποίες είναι δύσκολο να βρεθεί λύση λόγω της γεωγραφικής απόστασης και των μικρών διαστάσεων των οντοτήτων (επιφύλαξη σχετικά με την απουσία συστήματος οργανωμένου και συστηματικού εκ των υστέρων ελέγχου για τη χορήγηση επιδοτήσεων, την οποία διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Επικοινωνία»· δύο επιφυλάξεις σχετικά με τις διοικητικές πιστώσεις, τις οποίες διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Εξωτερικές σχέσεις». Η Επιτροπή θεωρεί ότι, λαμβανομένων υπόψη των διακυβευόμενων ποσών, οι επιφυλάξεις αυτές έχουν περιορισμένες μόνο συνέπειες σε επίπεδο Επιτροπής. Θα μεριμνήσει δε ώστε οι αρμόδιοι γενικοί διευθυντές να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για την επίλυση των προβλημάτων αυτών εντός του 2006. Αδυναμίες/ανεπάρκειες για την επίτευξη των στόχων μιας γενικής διεύθυνσης ή υπηρεσίας οι οποίες δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της δήλωσης αξιοπιστίας (επιφύλαξη την οποία διατύπωσε η υπηρεσία εσωτερικού λογιστικού ελέγχου σχετικά με την ανικανότητα πραγματοποίησης ετήσιου ελέγχου των κοινοτικών οργανισμών· επιφύλαξη σχετικά με την πυρηνική ασφάλεια, την οποία διατύπωσε η Γενική Διεύθυνση «Ενέργεια και Μεταφορές»· επιφύλαξη την οποία διατύπωσε το γραφείο διαχείρισης και εκκαθάρισης των ατομικών δικαιωμάτων σχετικά με την υπηρεσία που είναι υπεύθυνη για τα θέματα ασφάλειας-ασθενείας στο Συμβούλιο. Πρέπει να σημειωθεί ότι η δήλωση αξιοπιστίας καλύπτει αφενός τη χρήση των πόρων για τον προβλεπόμενο σκοπό, σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, αφετέρου το γεγονός ότι οι διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόζονται παρέχουν τα απαραίτητα εχέγγυα όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων. Η Επιτροπή θεωρεί ότι τα θέματα αυτά, λόγω της φύσεως τους και επειδή δεν εμπίπτουν απόλυτα στο πεδίο εφαρμογής της δήλωσης αξιοπιστίας, θα μπορούσαν μελλοντικά να θίγονται απευθείας στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. |

- Ορισμένες νέες επιφυλάξεις διατυπώθηκαν επίσης όσον αφορά οριζόντια θέματα σχετικά με τη λογιστική και την υποβολή δημοσιονομικών εκθέσεων, καθώς και σχετικά με τις αδυναμίες που διαπιστώθηκαν στο κτίριο του κέντρου δεδομένων, οι οποίες επηρεάζουν τη συνέχεια των πράξεων των συστημάτων ΤΠ. Τα σημεία αυτά εξετάζονται κατωτέρω στα τμήματα 3.3.4 και 3.4.1.

3. Τα κύρια οριζόντια ζητήματα που προκύπτουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις συστάσεις που εληφθησαν

3.1. Διαχείριση των επιδόσεων και εσωτερικός έλεγχος

3.1.1. Η αποτελεσματικότητα των εσωτερικών ελέγχων μέσα στην Επιτροπή

Όπως παρατηρεί ο εσωτερικός ελεγκτής και αναφέρει η ανακεφαλαιωτική έκθεση, οι γενικές διευθύνσεις και οι υπηρεσίες της Επιτροπής πραγματοποίησαν σημαντική πρόοδο στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου: οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων δείχνουν, για παράδειγμα, ότι οι περισσότερες γενικές διευθύνσεις και υπηρεσίες διαφοροποίησαν και προσάρμοσαν τα χρηματοδοτικά κυκλώματα στις διάφορες ανάγκες και τους κινδύνους που εντοπίστηκαν· ορισμένες γενικές διευθύνσεις μεριμνούν ολοένα και περισσότερο οι αναλήψεις υποχρεώσεων και οι πληρωμές να κατανέμονται εξίσου καθόλο το έτος, ούτως ώστε να μειώνεται η συγκέντρωση των δημοσιονομικών πράξεων στο τέλος του έτους· η διαχείριση των κινδύνων ενσωματώθηκε περισσότερο στη διαδικασία διαχείρισης· επίσης τα αποτελέσματα των ελέγχων και τα διδάγματα που συνάγονται παρακολουθούνται όλο και πιο προσεκτικά. Ωστόσο, επειδή διαπίστωσαν ότι εξακολουθούν να υπάρχουν ορισμένες αδυναμίες, τόσο ο εσωτερικός ελεγκτής όσο και το Ελεγκτικό Συνέδριο ζήτησαν από τις γενικές διευθύνσεις και τις υπηρεσίες της Επιτροπής να συνεχίσουν τις προσπάθειες τους για αποτελεσματική χρήση των νέων μέσων και ελέγχων. Η ανταλλαγή εμπειριών και μέσων μεταξύ των γενικών διευθύνσεων για το σκοπό αυτό καθιερώνεται στο πλαίσιο του δικτύου των συντονιστών εσωτερικού ελέγχου.

Αποτελεσματικά και αποδοτικά συστήματα εσωτερικού ελέγχου μπορούν να δημιουργηθούν εφόσον δοθεί προτεραιότητα σε σαφώς καθορισμένους και υλοποιήσιμους στόχους ελέγχου, με τη χρησιμοποίηση δεικτών στόχων οι οποίοι μετρούν την εξέλιξή τους με την πάροδο του χρόνου και διασφαλίζουν αναλογικότητα και τη σχέση κόστους-οφέλους των ελέγχων. Συγκεκριμένα :

- Η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, καθώς και ο τρόπος διαχείρισης των κινδύνων όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα της εκτέλεσης του προϋπολογισμού, θα αξιολογούνται με ποιοτικούς και ποσοτικούς δείκτες. Οι πίνακες αποτελεσμάτων θα χρησιμοποιούνται πιο δυναμικά, σε συνδυασμό με την τακτική εξέταση της χρηστικότητας και ορθότητας των δεικτών για κάθε πληθυσμό στόχο.

- Η αναλογικότητα και η σχέση κόστους-οφέλους των ελέγχων θα ενισχυθεί με την απλούστευση και την προσαρμογή των μεθόδων διαχείρισης, ώστε να επιτευχθεί σωστή ισορροπία ανάμεσα στις ανάγκες ελέγχου και τους διαθέσιμους πόρους για την πραγματοποίηση ελέγχων. Με τη χρήση περισσότερων κατ’ αποκοπή ποσών και με τις κατ’ αποκοπή πληρωμές σε επιχορηγήσεις, οι δηλώσεις αξιοπιστίας εκ μέρους τρίτων, στους οποίους έχουν ανατεθεί καθήκοντα εκτέλεσης του προϋπολογισμού καθώς και τα πιστοποιητικά λογιστικού ελέγχου, αναμένεται ότι θα περιορίσουν την πολυπλοκότητα των ελέγχων που διεξάγονται απευθείας από την Επιτροπή, αλλά θα χρειαστούν επίσης νέες προσεγγίσεις για τον καθορισμό του τεχνικού και ρυθμιστικού πλαισίου, μεταξύ άλλων, για τις κατ’ αποκοπή πληρωμές.

Τέλος, ο εσωτερικός έλεγχος και η διαχείριση των κινδύνων θα πρέπει να ενταχθούν σε ένα κοινό πλαίσιο, σύμφωνα με την τρέχουσα διεθνή πρακτική και με βάση την εμπειρία που αποκτήθηκε με τα 24 ισχύοντα πρότυπα για τους εσωτερικούς ελέγχους και την κοινή μεθοδολογία για τη διαχείριση των κινδύνων η οποία δημιουργήθηκε το περασμένο έτος.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα καθορίσει δείκτες για τους στόχους του ελέγχου, οι οποίοι θα καλύπτουν συγκεκριμένα τον τρόπο με τον οποίο τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου αντιμετωπίζουν τον κίνδυνο όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των ενεργειών. Το έργο αναφοράς της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών ελέγχων θα επεκταθεί, εν ανάγκη, στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. Η Επιτροπή καλεί επίσης το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο να στηρίξουν τις προσπάθειες προσαρμογής του νομικού πλαισίου, ώστε να διασφαλιστεί η αποτελεσματική εφαρμογή των αρχών της αναλογικότητας και της σχέσης κόστους-οφέλους των ελέγχων.

3.1.2. Η διαχείριση των κινδύνων ως μέσο καθιέρωσης του εσωτερικού ελέγχου στη διοικητική νοοτροπία

Το 2005, η Επιτροπή υιοθέτησε ένα πλαίσιο διαχείρισης των κινδύνων σε όλες τις υπηρεσίες της, όπως προβλεπόταν στη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004, το οποίο ορίζει μια κοινή προσέγγιση της διαχείρισης των κινδύνων. Εν συνεχεία, οι γενικές διευθύνσεις και οι υπηρεσίες της Επιτροπής άρχισαν να εντάσσουν αυτή την κοινή μεθοδολογία στις εργασίες του προγραμματισμού τους, καθορίζοντας τους βασικούς κινδύνους και τις σχετικές απαντήσεις στα ετήσια σχέδια διαχείρισής τους για το 2006. Η πρώτη αυτή δοκιμαστική άσκηση συνέβαλε στην αύξηση της ιδίας ευθύνης στο πλαίσιο των γενικών διευθύνσεων, στη μεγαλύτερη ευαισθητοποίηση ως προς τον κίνδυνο σε όλη την Επιτροπή, και επίσης επηρέασε τη στρατηγική ελέγχου των γενικών διευθύνσεων και τις προτεραιότητες ελέγχου.

Οι βασικοί κίνδυνοι που εντοπίστηκαν αφορούν τη στρατηγική, τον προγραμματισμό και τα συστήματα (μη αποτελεσματικές στρατηγικές ελέγχου, ελλείψεις όσον αφορά την ύπαρξη, τη συντήρηση και την ασφάλεια ΤΠ), τα πρόσωπα και την οργάνωση (έλλειψη ορισμένων τύπων εμπειρογνωμοσύνης, μακρές διαδικασίες πρόσληψης, υπερβολική εξάρτηση από τους συμβασιούχους υπαλλήλους, ασαφείς ρόλοι και αρμοδιότητες, θέματα ασφάλειας των κτιρίων και του προσωπικού), καθώς και εξωτερικούς παράγοντες (έλλειψη πολιτικής στήριξης εκτός της Επιτροπής, πανδημίες, μη ορθή κατανόηση και εφαρμογή των κανόνων και των ρυθμίσεων από τους εξωτερικούς εταίρους).

Η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων υποδηλώνει ότι πρέπει να συνεχιστούν οι προσπάθειες να αυξηθεί η εφαρμογή και η ποιότητα της διαχείρισης των κινδύνων, ώστε αυτή να ενταχθεί όχι μόνο στον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων αλλά και στις τακτικές και συνεχείς δραστηριότητες διαχείρισης. Ως προς αυτό, θα ληφθούν μέτρα ώστε να διασφαλιστεί η μεγαλύτερη συμμετοχή των ανώτερων και μεσαίων στελεχών, η ανταλλαγή εμπειριών μεταξύ των υπηρεσιών, καθώς και για να εξεταστεί με ποιο τρόπο πρέπει να αντιμετωπίζονται οι κίνδυνοι στο πλαίσιο των «οικογενειών» γενικών διευθύνσεων.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να εντάσσει τη διαχείριση των κινδύνων στην τακτική διαδικασία διαχείρισής της και την αξιολόγηση των κινδύνων στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου της. Θα συνεχίσει δε να αναζητεί τρόπους για την εδραίωση της διαχείρισης των κινδύνων στις ομάδες γενικών διευθύνσεων («οικογένειες») που αντιμετωπίζουν παρόμοια προβλήματα. |

3.1.3. Διαχείριση των επιδόσεων

Η πρώτη φάση της αξιολόγησης των επιδόσεων, η οποία άρχισε με τη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004, ολοκληρώθηκε και οδήγησε στην κατάρτιση ενός πρώτου καταλόγου πρότυπων στόχων και δεικτών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για δύο οριζόντιες δραστηριότητες κοινές σε όλες τις γενικές διευθύνσεις («στρατηγική και συντονισμός πολιτικής» και «διοικητική υποστήριξη»). Η δεύτερη φάση, η οποία άρχισε το 2006, επικεντρώνεται στους στόχους και δείκτες για τα προγράμματα δαπανών . Όπως υπέδειξαν δε το Ελεγκτικό Συνέδριο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (βλέπε επίσης ανωτέρω σημείο 3.1.1), η φάση αυτή θα εξετάσει επίσης, για πρώτη φορά, δείκτες που αφορούν άμεσα τη νομιμότητα και την κανονικότητα των ενεργειών.

Στον τομέα της διαχείρισης των επιδόσεων, η Επιτροπή ενθαρρύνει τις γενικές διευθύνσεις που έχουν παρόμοιες δραστηριότητες να συνεργαστούν περισσότερο μεταξύ τους και να ανταλλάξουν τις εμπειρίες τους, ώστε να συμβάλουν σε μια συνεκτικότερη και αποτελεσματικότερη προσέγγιση . Θα επιδιωχθεί δε η περαιτέρω βελτίωση των διαθέσιμων μέσων, όπως τα σχέδια διαχείρισης και οι εκθέσεις δραστηριότητας, ώστε να μπορέσουν να χρησιμοποιηθούν ως αποτελεσματικά μέσα διαχείρισης που παρέχουν προστιθέμενη αξία σε όλα τα επίπεδα και επιτρέπουν την αυστηρή παρακολούθηση και ταχεία διορθωτική δράση.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να επανεξετάζει τους στόχους και τους δείκτες της, ιδίως όσον αφορά τα προγράμματα δαπανών, το 2006, και τα άλλα καθήκοντα της Επιτροπής, το 2007.

3.2. Διακυβέρνηση

3.2.1. Παρακολούθηση των εκθέσεων ελέγχου

Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων της Επιτροπής διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην εποπτεία της παρακολούθησης των ελέγχων και των συστάσεων που συνδέονται με τους ελέγχους. Επίσης παρέχει στην Επιτροπή μια συνοπτική εικόνα των κυριότερων πορισμάτων και των προβλεπόμενων διορθωτικών μέτρων. Τον Μάρτιο του 2005, η Επιτροπή αποφάσισε να επεκτείνει την εντολή αυτής της επιτροπής στις συστάσεις παρακολούθησης που διατυπώνουν το Ελεγκτικό Συνέδριο και η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή. Η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων για την καταγραφή των συστάσεων αυτών ενίσχυσε την αποτελεσματικότητα της εργασίας αναφοράς προς την Επιτροπή της επιτροπής παρακολούθησης των ελέγχων.

Όπως αναφέρεται στην επισκόπηση του εσωτερικού ελέγχου, σχεδόν όλες οι γενικές διευθύνσεις αναφέρουν ότι έχουν δημιουργηθεί τα ενδεδειγμένα σχέδια δράσης, ούτως ώστε να αντιμετωπισθούν οι αδυναμίες που εντοπίστηκαν από τον εσωτερικό ελεγκτή και την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, και ότι η εφαρμογή αυτών των σχεδίων δράσης ελέγχεται τακτικά. Όπως παρατηρεί ο εσωτερικός ελεγκτής, αν και οι γενικές διευθύνσεις της Επιτροπής δέχονται τις συστάσεις του εσωτερικού ελέγχου ευχαρίστως, συχνά σημειώνεται μεγάλη καθυστέρηση στην εφαρμογή των σχεδίων δράσης . Ο εσωτερικός ελεγκτής προτείνει να ελέγχεται τακτικά η συνέχεια που δίνεται σ’αυτές τις συστάσεις σε επίπεδο ανώτερων διοικητικών στελεχών και να εντάσσεται πλήρως στον προγραμματισμό της συνήθους διαχείρισης. Ο ρόλος της επιτροπής παρακολούθησης των ελέγχων θα είναι, με βάση τις εργασίες παρακολούθησης της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου, να προειδοποιεί τους αρμόδιους επιτρόπους και τις υπηρεσίες σε περίπτωση σημαντικής καθυστέρησης στην ολοκλήρωση των σχεδίων δράσης. Η Επιτροπή σημειώνει επίσης τη δέσμευση που ανέλαβε ο εσωτερικός ελεγκτής να περιορίσει τον αριθμό των συστάσεων και να επικεντρώσει το περιεχόμενό τους, ούτως ώστε να ανταποκριθεί και στο σχετικό αίτημα που διατύπωσαν και οι γενικές διευθύνσεις.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα εξασφαλίσει ότι οι γενικές διευθύνσεις της χαράσσουν ακριβή σχέδια δράσης και θα λάβει υπόψη της τις καθορισμένες προτεραιότητες και τους περιορισμούς ως προς τους πόρους, και ότι εφαρμόζουν, σ’ αυτή τη βάση, τις συστάσεις του ελέγχου σε εύθετο χρόνο.

3.2.2. Εξωτερική ανάθεση και εκτελεστικοί οργανισμοί

Οι τρεις πρώτοι εκτελεστικοί οργανισμοί άρχισαν τις δραστηριότητές τους το 2005. Από αυτούς ένας λειτούργησε πλήρως το δεύτερο εξάμηνο του 2005. Το βασικό πρόβλημα στο αρχικό στάδιο ήταν οι προσλήψεις.

Λόγω δυσχερειών στο θέμα αυτό, ο ένας από τους οργανισμούς δεν λειτουργεί ακόμη πλήρως. Οι υφιστάμενοι εκτελεστικοί οργανισμοί θα εκπονήσουν τις πρώτες πλήρεις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων για το οικονομικό έτος 2006, οι οποίες θα ληφθούν υπόψη στις μεταγενέστερες συγκεφαλαιωτικές εκθέσεις.

Κατά τη μεταβατική περίοδο, οι εκτελεστικοί οργανισμοί συνεργάστηκαν στενά με τις σχετικές γενικές διευθύνσεις κατά την προετοιμασία της παράδοσης των φακέλων. Για να διευκολύνει τη δημιουργία νέων οργανισμών για τη νέα περίοδο προγραμματισμού και για να επωφεληθεί από τη κτηθείσα εμπειρία, η Επιτροπή άρχισε την αναθεώρηση των εσωτερικών κατευθυντήριων γραμμών της. Οι μελλοντικοί οργανισμοί θα εφαρμόσουν επίσης τις τυπικές συμφωνίες σε επίπεδο υπηρεσιών μαζί με τις οριζόντιες υπηρεσίες της Επιτροπής. Η μετάβαση στη νέα περίοδο προγραμματισμού, η δημιουργία νέων οργανισμών και η αξιολόγηση των υφιστάμενων οργανισμών θα απαιτήσουν στενή παρακολούθηση, ώστε να διασφαλιστεί ότι η κτηθείσα εμπειρία και οι καλύτερες πρακτικές θα ληφθούν δεόντως υπόψη.

Όπως ανέφερε ήδη η προηγούμενη συγκεφαλαιωτική έκθεση, το 2005 η Επιτροπή πρότεινε ένα πλαίσιο λειτουργίας των ρυθμιστικών οργανισμών, υπό τη μορφή σχεδίου διοργανικής συμφωνίας. Στόχος του εν λόγω σχεδίου συμφωνίας είναι να καθορίσει ελάχιστα πρότυπα και κανόνες χρηστής διακυβέρνησης για τη δημιουργία, τη λειτουργία και την εποπτεία των ρυθμιστικών οργανισμών. Η διοργανική συμφωνία την οποία πρότεινε η Επιτροπή χαιρετίστηκε από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αλλά το Συμβούλιο δεν μπόρεσε να την εγκρίνει.

Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες, ο εσωτερικός ελεγκτής της Επιτροπής πρέπει να ελέγχει ετησίως κάθε ρυθμιστικό οργανισμό. Στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του ο εσωτερικός ελεγκτής αναφέρει ότι η υποχρέωση αυτή δεν μπόρεσε να εκπληρωθεί απολύτως. Η τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού την οποία πρότεινε η Επιτροπή προβλέπει ότι κάθε ρυθμιστικός οργανισμός δημιουργεί τη δική του υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, οπότε θα πρέπει να λυθεί το πρόβλημα από το 2007.

Συμπεράσματα

Η Επιτροπή αναθεώρησε πρόσφατα τις κατευθυντήριες γραμμές της για τη σύσταση και τη λειτουργία των εκτελεστικών οργανισμών, ώστε οι υφιστάμενοι και οι νέοι εκτελεστικοί οργανισμοί να μπορούν να αναπτυχθούν σε ένα σταθερό και πλήρες πλαίσιο προβλέποντας συγκεκριμένα ευέλικτες ρυθμίσεις ανάθεσης καθηκόντων και σύνταξης εκθέσεων μεταξύ των οργανισμών και των αρμόδιων γενικών διευθύνσεων της Επιτροπής. Για να συζητηθεί ένα πλήρες πλαίσιο και να διευκρινισθούν οι αντίστοιχες αρμοδιότητες των οργάνων και των ρυθμιστικών οργανισμών, είναι απαραίτητη η συμμετοχή όλων των θεσμικών οργάνων. Το πλαίσιο αυτό μπορεί να εφαρμοστεί για τη δημιουργία των μελλοντικών οργανισμών και, στη συνέχεια, στους ήδη υφιστάμενους οργανισμούς. Η Επιτροπή καλεί το Συμβούλιο να εγκρίνει το προτεινόμενο πλαίσιο για τους ρυθμιστικούς οργανισμούς, και να προτείνει τροποποιήσεις ή άλλες επιλογές. |

3.2.3. Επιμερισμένες υπηρεσίες

Ο εσωτερικός ελεγκτής συνιστά να μελετηθούν οι δυνατότητες χρησιμοποίησης «επιμερισμένων υπηρεσιών» για να αυξηθεί η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης, αναφέροντας ως παραδείγματα τους τομείς των υπηρεσιών ΤΠ, της επικοινωνίας και της διαχείρισης των δημοσιονομικών πόρων και του προσωπικού.

Από την επισκόπηση της κατάστασης του εσωτερικού ελέγχου προκύπτει ότι οι μικρές υπηρεσίες αντιμετωπίζουν κυρίως προβλήματα όσον αφορά τη συνέχεια των δραστηριοτήτων, τις ικανότητες και την κινητικότητα του προσωπικού, καθώς και ότι υπάρχουν λύσεις, όπως ο επιμερισμός των υπηρεσιών μεταξύ των γενικών διευθύνσεων και η δημιουργία ειδικών υπηρεσιών υποστήριξης, τις οποίες θα διαχειρίζονται οι κεντρικές υπηρεσίες για τη συνδρομή των επιχειρησιακών υπηρεσιών στην εκπλήρωση εξειδικευμένων καθηκόντων.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή αναγνωρίζει τα πιθανά πλεονεκτήματα των διϋπηρεσιακών ρυθμίσεων για τις μικρές υπηρεσίες, υπό τον όρο ότι οι ρυθμίσεις αυτές βασίζονται σε ανάλυση του κόστους-οφέλους και ότι είναι σύμφωνες με τους εφαρμοστέους κανόνες, χωρίς να θίγουν την αρμοδιότητα κάθε εξουσιοδοτημένου διατάκτη. Οι κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής θα αναπτύξουν μια σειρά από πρακτικές λύσεις και θα εξασφαλίσουν την ισορροπία των αρμοδιοτήτων και της υποχρέωσης λογοδοσίας μεταξύ των γενικών διευθύνσεων και των υπηρεσιών. |

3.2.4. Απλοποίηση

Η έκθεση προόδου της μεταρρύθμισης της 21ης Δεκεμβρίου 2005 θεώρησε την απλοποίηση σημαντική γενική προτεραιότητα για την Επιτροπή σε όλους τους τομείς της εσωτερικής διαχείρισης. Διακρίνονται δε τέσσερις βασικές πτυχές: η απλοποίηση της νομοθετικής διαδικασίας, η απλοποίηση των προβλεπόμενων ελέγχων, η απλοποίηση των μελλοντικών προγραμμάτων δαπανών, και η απλοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας.

Στον τομέα της απλοποίησης της νομοθεσίας, η Επιτροπή παρουσίασε τα αποτελέσματα μιας εξέτασης των εκκρεμουσών νομοθετικών προτάσεων και, τον Σεπτέμβριο του 2005, ανήγγειλε την πρόθεσή της να αποσύρει 68 από αυτές. Τον Οκτώβριο, παρουσίασε μια νέα φάση του προγράμματός της για την απλοποίηση της νομοθεσίας, η οποία βασίζεται στα αποτελέσματα διαβουλεύσεων με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η Επιτροπή παρουσίασε επίσης τη θέση της σχετικά με μια κοινή μέθοδο μέτρησης του διοικητικού κόστους που θα χρησιμοποιούν τα όργανα της ΕΕ και τα κράτη μέλη για την αξιολόγηση των επιπτώσεων των νομοθετικών πρωτοβουλιών της ΕΕ.

Οι προτάσεις που υπέβαλε η Επιτροπή κατά τις διαπραγματεύσεις για τις δημοσιονομικές προοπτικές κατά την περίοδο 2007-2013, έχουν ως γενικό στόχο την απλοποίηση των νομοθετικών μέσων και των προγραμμάτων δαπανών. Η Επιτροπή πρότεινε, για παράδειγμα, ένα σύνολο απλουστευμένων κανόνων, για να προωθήσει τη συνοχή και την αποτελεσματικότητα των εξωτερικών πολιτικών της Ένωσης. Γενικά, καταβλήθηκε συστηματική προσπάθεια να είναι συμπληρωματικά μεταξύ τους τα προγράμματα, ώστε να ενισχυθούν τα αποτελέσματά τους και τα ευρωπαϊκά κονδύλια να χρησιμοποιηθούν κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Οι αναλύσεις των κινδύνων που πραγματοποίησαν οι γενικές διευθύνσεις σχετικά με τα ετήσια σχέδια διαχείρισης 2006 συχνά επισημαίνουν, μεταξύ των βασικών κινδύνων, τη μη ορθή κατανόηση και εφαρμογή των κοινοτικών κανόνων και ρυθμίσεων από τους ενδιάμεσους φορείς και τους δικαιούχους· με την απλοποίηση αυτών των κανόνων είναι βέβαιο ότι θα περιοριστεί αυτός ο κίνδυνος. Η νομοθετική αρχή θα πρέπει να εξετάσει τη σκοπιμότητα των προτεινόμενων ελέγχων καθώς και τη σχέση κόστους-οφέλους τους. Η πρόταση της Επιτροπής για τους κανόνες συμμετοχής στο 7ο πρόγραμμα-πλαίσιο, για παράδειγμα, προβλέπει να εκτελούνται περισσότερες κατ’ αποκοπή πληρωμές (ιδίως βάσει πινάκων κόστους ανά μονάδα), σύμφωνα με τους όρους που προβλέπει ο δημοσιονομικός κανονισμός. Η λύση να χρησιμοποιείται ως βάση μόνο η εξακρίβωση της επιλεξιμότητας των πραγματικών δαπανών αποδείχθηκε ιδιαίτερα πολύπλοκη όσον αφορά τον έλεγχο και τη διοικητική επιβάρυνση της Επιτροπής.

Ορισμένες εσωτερικές διαδικασίες απλοποιήθηκαν το 2005. Στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης, οι κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού τροποποιήθηκαν, για να απλουστευθούν οι κανόνες ανάθεσης συμβάσεων και χορήγησης επιδοτήσεων, ιδίως όταν πρόκειται για μικρά ποσά. Η Επιτροπή άρχισε επίσης να εφαρμόζει μια πρωτοβουλία για να απλουστευθεί η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων και των διοικητικών διαδικασιών. Δημιουργήθηκε δε μια ειδική ομάδα η οποία θα πρέπει να πραγματοποιήσει διαβουλεύσεις με το προσωπικό και να προτείνει μέτρα για την απλοποίηση των διαδικασιών που είναι άνευ λόγου πολύπλοκες και δύσκαμπτες.

Συμπέρασμα

Κατά τις διαπραγματεύσεις σχετικά με το σύνολο των νομοθετικών πράξεων και προγραμμάτων για τις δημοσιονομικές προοπτικές 2007-2013, η Επιτροπή θα συνεχίσει να μελετά την απλοποίηση του ρυθμιστικού πλαισίου. Θα συνεχίσει επίσης να απλοποιεί τις εσωτερικές διαδικασίες της· γι’ αυτό καλεί τη νομοθετική αρχή να δώσει τη δέουσα προσοχή στα θέματα αυτά. |

3.3. Δημοσιονομική διαχείριση και κατάρτιση εκθέσεων

3.3.1. Δημοσιονομικοί κανόνες

Το 2005, η Επιτροπή ενέκρινε τις τροποποιήσεις των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού, με τις οποίες απλοποιήθηκαν οι κανόνες σχετικά με την ανάθεση δημοσίων συμβάσεων και τις επιδοτήσεις προς όφελος των συμμετεχόντων, των αιτούντων και των δικαιούχων, καθώς και των σχετικών υπηρεσιών των θεσμικών οργάνων. Η Επιτροπή πρότεινε και ορισμένες άλλες τροποποιήσεις των δημοσιονομικών κανόνων: πρώτον , μια τροποποίηση των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού, σκοπός της οποίας είναι, μεταξύ άλλων, η θέσπιση μέτρων απλοποίησης, τα οποία θα πρέπει να τεθούν σε ισχύ στα μέσα του 2006· δεύτερον, η προβλεπόμενη τριετής αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού και των κανόνων εφαρμογής του, η οποία θα πρέπει να αρχίσει την 1η Ιανουαρίου 2007.

Σ’ αυτό το πλαίσιο, η Επιτροπή πρότεινε να υιοθετηθεί, στο δημοσιονομικό κανονισμό, μια νέα δημοσιονομική αρχή του αποτελεσματικού και αποδοτικού εσωτερικού ελέγχου , ούτως ώστε να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα των ενεργειών, η αξιοπιστία των δημοσιονομικών εκθέσεων, η προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Κοινοτήτων και η διαχείριση των κινδύνων όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών. Ο κίνδυνος παρατυπιών και παρανομιών στις σχετικές συναλλαγές, ο οποίος ενυπάρχει στην εφαρμογή της βασικής πράξης, θα αντιμετωπίζεται με επαρκείς ελέγχους, ώστε να επιτευχθεί ένα ανεκτό επίπεδο κινδύνου, αφού ληφθεί υπόψη ο πολυετής χαρακτήρας των προγραμμάτων, αλλά και η φύση των σχετικών πληρωμών.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή καλεί τη νομοθετική αρχή να εγκρίνει τις βασικές πράξεις έως το τέλος του 2006 και το δημοσιονομικό κανονισμό έως τα μέσα του 2006, ώστε να της επιτρέψει να θεσπίσει τους κανόνες εφαρμογής το συντομότερο δυνατό το φθινόπωρο του 2006, οπότε θα μπορεί να αρχίσει εγκαίρως η εφαρμογή για τη νέα περίοδο προγραμματισμού. Η Επιτροπή θα αρχίσει τις προπαρασκευαστικές εργασίες και θα καθορίσει εκ των προτέρων τη στρατηγική διαχείρισης και ελέγχου, την οργάνωση και τα μέσα.

3.3.2. Χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο ελέγχου

Το 2005, η Επιτροπή εξέδωσε ένα Χάρτη πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου και αξιολόγησε τη διαφορά μεταξύ του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής και της γνωμοδότησης του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τον «ενιαίο έλεγχο». Στο ίδιο πλαίσιο, τον Ιανουάριο του 2006, εξέδωσε ένα σχέδιο δράσης για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου , το οποίο περιλαμβάνει 16 δράσεις (στους τομείς της απλοποίησης και των κοινών διαδικασιών ελέγχου, των διαχειριστικών δηλώσεων και της διαβεβαίωσης ελέγχου, της κοινοποίησης των αποτελεσμάτων του ελέγχου και της ανάλυσης της σχέσης κόστους-οφέλους, καθώς και της αντιμετώπισης των τομεακών ελλείψεων). Ο τελικός στόχος όλων αυτών των μέτρων είναι να εξασφαλιστεί αποτελεσματικότερος και αποδοτικότερος εσωτερικός έλεγχος των κεφαλαίων της ΕΕ και να υπάρχει μια υγιής βάση στην οποία θα μπορεί να στηρίζεται το Ελεγκτικό Συνέδριο για την κατάρτιση θετικότερης δήλωσης αξιοπιστίας.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι η συνεργασία των κρατών μελών και άλλων τρίτων μερών στα οποία η Επιτροπή αναθέτει καθήκοντα εκτέλεσης του προϋπολογισμού έχει αποφασιστική σημασία για την επιτυχία του ολοκληρωμένου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, δεδομένου ότι θα πρέπει να διασφαλίζει ότι διαχειρίζονται ορθά τα κεφάλαια της ΕΕ. Ως προς αυτό, η διοργανική συμφωνία σχετικά με τη δημοσιονομική πειθαρχία και τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση, η οποία εγκρίθηκε πρόσφατα, προβλέπει, σύμφωνα με το σχέδιο δράσης, ότι οι σχετικές αρχές ελέγχου των κρατών μελών θα διαβιβάζουν αξιολόγηση σχετικά με το κατά πόσο τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου συμφωνούν με τους κανονισμούς της Κοινότητας, και ότι τα κράτη μέλη θα πρέπει να υποβάλουν ετήσια περίληψη στο κατάλληλο εθνικό επίπεδο όλων των διαθέσιμων ελέγχων και δηλώσεων.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή ανέλαβε τη δέσμευση να θεσπίσει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου. Τονίζει δε ότι η επιτυχία του θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό και από τη συνεργασία των άλλων μερών, όπως το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, οι εθνικές υπηρεσίες που είναι αρμόδιες για τη διαχείριση και τον έλεγχο της χρησιμοποίησης των κεφαλαίων της ΕΕ και τα ανώτατα όργανα ελέγχου των κρατών μελών.

3.3.3. Εκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι

Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2005 δείχνουν ότι οι εκ των προτέρων και οι εκ των υστέρων έλεγχοι έχουν βελτιωθεί και αναφέρουν, για παράδειγμα, την ευρύτερη χρήση καταλόγων ελέγχου για την εναρμόνιση και τεκμηρίωση των διεξαγόμενων ελέγχων· μεγαλύτερη σαφήνεια στα αποτελέσματα των εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχων και στα συμπεράσματα που συνάγονται για τη δήλωση αξιοπιστίας· με ποιο τρόπο οι έλεγχοι αυτοί εντάσσονται στη στρατηγική και το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου και πώς χρησιμοποιούνται ως μέσα παρακολούθησης και διαχείρισης.

Τα υποχρεωτικά πιστοποιητικά ελέγχου (π.χ. στο πλαίσιο του έκτου προγράμματος πλαισίου έρευνας) θεσπίστηκαν για να βελτιωθεί η ακρίβεια των δηλώσεων δαπανών που υποβλήθηκαν στους εκ των προτέρων ελέγχους σχετικά με την άμεση διαχείριση. Στον τομέα αυτό αναμένεται πρόοδος επίσης από τις κατευθυντήριες γραμμές που εκδόθηκαν το 2005 από το δίκτυο εκ των υστέρων ελέγχου οι οποίες προβλέπουν κοινή ορολογία για τους εκ των υστέρων ελέγχους και ένα υπόδειγμα για τις εκθέσεις εκ των υστέρων ελέγχου, καθώς και την κατάταξη των σφαλμάτων και των επιπτώσεων τους στην εύλογη βεβαιότητα.

Επίσης πρέπει να εξετασθεί ο δυναμικός και προληπτικός χαρακτήρας των εκ των προτέρων ελέγχων ο οποίος περιορίζει επίσης αργότερα τις δαπάνες των περιττών ανακτήσεων. Στην αρχή μιας νέας περιόδου προγραμματισμού, όπως αυτή που θα αρχίσει το 2007, οι εκ των προτέρων έλεγχοι μπορούν να επικεντρώνονται σαφέστερα σε κατηγορίες δαπανών ή συγκεκριμένους τύπους δικαιούχων, και επομένως να εντοπίζουν τους τομείς στους οποίους είναι μεγαλύτερος ο κίνδυνος να σημειωθούν σφάλματα και αδυναμίες. Εν συνεχεία πρέπει να εξετάζεται περισσότερο η δυνατότητα να προσαρμόζεται το βάθος των εκ των προτέρων ελέγχων ανάλογα με τους εντοπιζόμενους τομείς κινδύνου.

Επίσης πρέπει να βελτιωθούν ακόμη η αξιοπιστία και το κύρος της στρατηγικής και των δομών εσωτερικού ελέγχου, π.χ. με την καλύτερη ισορροπία μεταξύ των εκ των προτέρων και των εκ των υστέρων ελέγχων, τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα των εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχων βάσει εγγράφων (κυρίως με χρονοδιάγραμμα των ελέγχων ώστε να μπορούν ακόμη να εφαρμοστούν διορθωτικά μέτρα, με επικέντρωση στα βασικά στοιχεία, τις κατηγορίες δαπανών και τους τύπους των δικαιούχων που υπόκεινται σε συχνότερα σφάλματα ή μεγαλύτερους κινδύνους, και με τη διασφάλιση επαρκούς κάλυψης), με το να λαμβάνονται υπόψη οι παρατηρήσεις σχετικά με τα αποτελέσματα του ελέγχου για τη βελτίωση των υφιστάμενων ελέγχων, με την ενίσχυση της εποπτείας και της αποτελεσματικότητας των ελέγχων, με την ουσιαστικότερη χρήση των πιστοποιητικών ελέγχου και των διαχειριστικών δηλώσεων, καθώς και με την ενίσχυση της συνοχής και των συνεργιών στο πλαίσιο των γενικών διευθύνσεων που ασκούν παρόμοιες δραστηριότητες.

Με βάση την έκθεση που περιλαμβάνεται στο παράρτημα 4, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στους όρους εφαρμογής των διαδικασιών με διαπραγμάτευση, δεδομένου ότι έχει αυξηθεί ο αριθμός και η αξία των συμβάσεων που συνάπτονται με βάση αυτή τη διαδικασία.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να αναπτύσσει τις εσωτερικές διαδικασίες της, ιδίως με τη μορφή ανταλλαγών ορθών πρακτικών στο πλαίσιο του δικτύου εκ των υστέρων ελέγχων, μεταξύ άλλων με τον καθορισμό κοινών κατευθυντήριων γραμμών σχετικά με τις δειγματοληπτικές μεθόδους και το απαιτούμενο επίπεδο εμπιστοσύνης, καθώς και με τη μορφή κατάλληλης στρατηγικής ελέγχου η οποία διασφαλίζει την αναλογικότητα μεταξύ των εκ των προτέρων και των εκ των υστέρων ελέγχων.

3.3.4. Λογιστική και υποβολή δημοσιονομικών εκθέσεων

Την 1η Ιανουαρίου 2005, η Επιτροπή τροποποίησε τη γενική λογιστική της ΕΕ από λογιστική σε ταμειακή βάση σε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, οπότε συμμορφώθηκε με τα διεθνή πρότυπα της δημόσιας λογιστικής και με τη νομική υποχρέωση που προβλέπεται στον δημοσιονομικό κανονισμό. Οι γενικές διευθύνσεις της Επιτροπής αντιμετώπισαν μεγάλο φόρτο εργασίας για να καθορίσουν τα υπόλοιπα ανοίγματος και τις εκτιμήσεις κλεισίματος.

Στις 31 Μαρτίου 2006, ο υπόλογος της Επιτροπής διαβίβασε στο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο τους πρώτους λογαριασμούς των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων που καταρτίστηκαν σύμφωνα με τα διεθνώς παραδεκτά λογιστικά πρότυπα. Οι λογαριασμοί αυτοί αποτελούν τον καρπό τριών ετών εντατικών εργασιών όλων των υπηρεσιών της Επιτροπής, καθώς και των άλλων οργάνων και οργανισμών:

- Συντάχθηκαν λογιστικοί κανόνες προσαρμοσμένοι στις δραστηριότητες των Κοινοτήτων και σύμφωνοι με τα διεθνή πρότυπα, καθώς και λογιστικά εγχειρίδια για την εφαρμογή των κανόνων αυτών·

- τα συστήματα ΤΠ αναπτύχθηκαν για να μπορούν να ανταποκριθούν στις νέες λογιστικές υποχρεώσεις·

- οι διοικητικές διαδικασίες όλων των υπηρεσιών της Επιτροπής προσαρμόστηκαν, ούτως ώστε να καταχωρούνται τα λογιστικά γεγονότα όταν λαμβάνουν χώρα και όχι μόνο κατά την είσπραξη ή την πληρωμή, ή μόνο στο τέλος του οικονομικού έτους, και κατ’ αυτό τον τρόπο επιτρέπουν τη μετάβαση στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση·

- καθορίστηκαν τα υπόλοιπα που είναι απαραίτητα για το άνοιγμα των πρώτων λογαριασμών με βάση την αυτοτέλεια των χρήσεων.

Οι εργασίες αυτές ολοκληρώθηκαν τον Ιανουάριο του 2005, εγκαίρως ώστε το οικονομικό έτος 2005 να μπορεί να αρχίσει σε ορθή βάση. Από τον Ιανουάριο του 2005:

- οι διατάκτριες υπηρεσίες έλεγξαν και επικύρωσαν τα υπόλοιπα ανοίγματος·

- όλες οι υπηρεσίες προέβησαν σε εκτίμηση των δαπανών που πρέπει να πληρωθούν στην αρχή και στο τέλος κάθε έτους·

- ο υπόλογος της Επιτροπής εξέτασε τα συστήματα της κάθε υπηρεσίας για να βεβαιωθεί ότι μπορούν να καταγράφουν και να κοινοποιούν τις απαιτούμενες λογιστικές πληροφορίες·

- οι λογαριασμοί της Επιτροπής καταρτίστηκαν και ενοποιήθηκαν με τους λογαριασμούς των άλλων οργάνων και οργανισμών.

Συνεπώς, η Επιτροπή τήρησε τις προθεσμίες που καθορίζονται στο δημοσιονομικό κανονισμό για την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων, οι οποίες ανταποκρίνονται απόλυτα στα διεθνή πρότυπα, και εξεπλήρωσε τη δέσμευσή της να υποβάλει έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο σχετικά με την πρόοδο που σημειώθηκε για να επιτευχθεί ο στόχος αυτός[1], τον οποίο θεωρούσαν ιδιαίτερα φιλόδοξο.

Η εργασία, ωστόσο, δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί, διότι πρέπει να εκσυγχρονισθούν α συστήματα ΤΠ για τις πάγιες προκαταβολές και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης. Οι καθυστερήσεις αυτές οφείλονται στα προβλήματα που ανέκυψαν κατά την εισαγωγή νέων συστημάτων και στην απαιτούμενη επιμόρφωση σε γεωγραφικά διάσπαρτες υπηρεσίες, αλλά δεν έχουν ουσιαστικό αντίκτυπο στους λογαριασμούς.

Αν και η πραγματοποίηση της μετάβασης ήταν επιτυχής και πραγματοποιήθηκαν πλήρεις δοκιμές, κατά τους ελέγχους των τοπικών συστημάτων στο τέλος του 2005 εντοπίστηκαν προβλήματα σε τρία τοπικά συστήματα τα οποία δεν μπορούσαν να επικυρωθούν. Διαπιστώθηκαν σημαντικά σφάλματα στα στοιχεία που παρέσχε τουλάχιστον μια ΓΔ, από την οποία ζητήθηκε να υποβάλει διορθωμένα στοιχεία.

Δύο γενικές διευθύνσεις διατύπωσαν επιφυλάξεις οι οποίες αφορούν ασάφειες σχετικά με την εγγραφή ορισμένων πράξεων σύμφωνα με τους νέους κανόνες λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, αλλά επιβεβαίωσαν την ποιότητα των στοιχείων που καταχωρήθηκαν στο σύστημα στις 31 Μαρτίου 2006. Γι’ αυτούς τους λόγους, και δεδομένου ότι οι προσωρινοί λογαριασμοί ελέγχονται επί του παρόντος από το Ελεγκτικό Συνέδριο και ότι ίσως είναι απαραίτητο να επέλθουν διορθώσεις πριν από την έγκριση των τελικών ενοποιημένων λογαριασμών στις 31 Ιουλίου 2006, η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού διατύπωσε στην ετήσια έκθεση δραστηριότητας 2005 μια προσωρινή επιφύλαξη σχετικά με το σύστημα. Η εν λόγω γενική διεύθυνση μαζί με άλλες γενικές διευθύνσεις πραγματοποιούν επί του παρόντος μια λογιστική ανάλυση και προσπαθούν να ελέγξουν και να βελτιώσουν την ποιότητα της λογιστικής, και να προβούν στις απαραίτητες λογιστικές διορθώσεις.

Παρά τις προσπάθειες που κατέβαλαν οι υπηρεσίες της Επιτροπής να προβούν σε ελέγχους επί ελέγχων των υπολοίπων ανοίγματος και των δεδουλευμένων εξόδων, το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να βρει και άλλα σφάλματα, τα οποία πρέπει να διορθωθούν στους τελικούς λογαριασμούς που πρέπει να υποβληθούν στις 31 Ιουλίου 2006. Ο κίνδυνος να υπάρχουν σφάλματα αυξάνεται λόγω της σχετικής έλλειψης εξειδικευμένων λογιστών στην Επιτροπή, των καθυστερήσεων ορισμένων υπηρεσιών που είχαν ως αποτέλεσμα την επίσπευση των εργασιών, καθώς και των καθυστερήσεων στη δημιουργία ορισμένων λογιστικών μέσων και μέσων υποβολής εκθέσεων στο σύστημα ΤΠ. Τα μελλοντικά στάδια περιλαμβάνουν την ενσωμάτωση στο κεντρικό σύστημα λογιστικής των πάγιων προκαταβολών που κατέχουν οι εξωτερικές αντιπροσωπείες της Επιτροπής και η ενσωμάτωση στο σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης. Επίσης, όταν το αναθεωρημένο δημοσιονομικό πλαίσιο τεθεί σε ισχύ, ο υπόλογος θα υπογράφει τους τελικούς λογαριασμούς, δηλώνοντας ότι καταρτίστηκαν σύμφωνα τόσο με τις διατάξεις σχετικά με την παρουσίαση των λογαριασμών όσο και με τις λογιστικές αρχές, τους λογιστικούς κανόνες και τις λογιστικές μεθόδους.

Μετά από αίτημα του εσωτερικού ελεγκτή, η Επιτροπή περάτωσε την απογραφή των τραπεζικών λογαριασμών της τους οποίους διαχειρίζεται από κοινού το προσωπικό της Επιτροπής αλλά τους οποίους δεν άνοιξε ο υπόλογος της Επιτροπής. Το συμπέρασμα που συνήχθη είναι ότι θα έπρεπε να υπάρχει ένα επίσημο μητρώο των λογαριασμών που διαχειρίζεται το προσωπικό των αντιπροσωπειών της Επιτροπής όταν ενεργεί ως δεύτερος συνυπογράφων σε λογαριασμούς που είναι στο όνομα αρχής στη συνδικαιούχο χώρα, και ότι το μητρώο αυτό θα έπρεπε να εξετάζεται τακτικά, για να διασφαλίζεται ότι οι αδρανείς λογαριασμοί έχουν κλείσει.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι οι υπηρεσίες της κατέβαλαν υπεράνθρωπες προσπάθειες για να καταστεί δυνατή η μετάβαση στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση. Ωστόσο, παρά τις σημαντικές προσπάθειες που κατέβαλε κάθε υπηρεσία, το μέγεθος του έργου και η μη επαρκής γνώση των νέων λογιστικών διαδικασιών εκ μέρους των υπηρεσιών σημαίνει ότι υπάρχει κίνδυνος να παραμείνουν σφάλματα και παραλείψεις στους προσωρινούς λογαριασμούς. Η Επιτροπή θα καταβάλει κάθε προσπάθεια να διορθωθούν όλα τα σημαντικά σφάλματα που εντοπίζουν οι ελεγκτές της στους τελικούς λογαριασμούς, οι οποίοι πρέπει να εγκριθούν στις 31 Ιουλίου 2006. Με βάση τα διδάγματα που προκύπτουν από τα προβλήματα και τις καθυστερήσεις που αντιμετωπίστηκαν κατά το πρώτο έτος της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, η Επιτροπή θα ενισχύσει περισσότερο τις λογιστικές διαδικασίες και τα λογιστικά συστήματά της, ώστε να βελτιωθεί η ποιότητα των δημοσιονομικών πληροφοριών και να τηρούνται οι προθεσμίες κατά τα επόμενα οικονομικά έτη.

3.4. Συστήματα ΤΠ και συνέχεια των ενεργειών

3.4.1. Συστήματα ΤΠ

Οι τεχνολογίες των πληροφοριών (ΤΠ) αποτελούν βασικό παράγοντα που στηρίζει άμεσα τις διοικητικές δραστηριότητες της Επιτροπής και τις περισσότερες αν όχι όλες τις επιχειρησιακού ή πολιτικού χαρακτήρα δραστηριότητές της. Τον Νοέμβριο του 2005, η Επιτροπή ενέκρινε μια αναθεωρημένη στρατηγική στον τομέα αυτό, με σκοπό την παροχή υπηρεσιών ΤΠ καλύτερης ποιότητας και μεγαλύτερης διαφάνειας τόσο στο προσωπικό της όσο και στους εξωτερικούς εταίρους της. Στο πλαίσιο του εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής θεσπίστηκαν επίσης νέες βασικές απαιτήσεις στον τομέα των ΤΠ.

Όσον αφορά τη συνέχεια των ενεργειών που εξαρτώνται από την υποδομή ΤΠ, η Γενική Διεύθυνση «Πληροφορική» διατύπωσε, στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων της, μια γενική επιφύλαξη σχετικά με τις ελλείψεις της υποδομής του κτιρίου στο οποίο στεγάζεται το κέντρο δεδομένων (ελλιπής φυσική ασφάλεια και μη επαρκείς χώροι για την επεξεργασία των τεχνικών δεδομένων), η οποία αφορά όλα τα απαραίτητα συστήματα ΤΠ που στεγάζονται σ’ αυτό το κέντρο. Ο εσωτερικός ελεγκτής τονίζει την ανάγκη να αποσαφηνιστούν οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των οριζόντιων και επιχειρησιακών υπηρεσιών στον τομέα των ΤΠ, ιδίως όσον αφορά την ασφάλεια, τον προγραμματισμό, τη συνέχεια των ενεργειών, καθώς και την ανάπτυξη και τη διαχείριση των συστημάτων ΤΠ.

Συμπέρασμα

Το θέμα της καταλληλότητας των κτιρίων του κέντρου δεδομένων, το οποίο στεγάζει τα συστήματα ΤΠ θα εξεταστεί κατά προτεραιότητα. Ο υφιστάμενος προβληματισμός σχετικά με τη βελτίωση της διαχείρισης των ΤΠ θα πρέπει να οδηγήσει, το 2006, σε επιχειρησιακά συμπεράσματα για την αποτελεσματικότερη διαχείριση, την αποδοτικότερη και οικονομικότερη χρήση των πόρων.

3.4.2. Διαχείριση των κρίσεων και συνέχεια των δραστηριοτήτων

Το 2005 χρησιμοποιήθηκε στο νέο εσωτερικό κανονισμό της Επιτροπής η έννοια της συνέχειας των δραστηριοτήτων. Πολλές ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων έθιξαν το θέμα αυτό και δύο επιχειρησιακές γενικές διευθύνσεις διατύπωσαν επιφύλαξη στον τομέα αυτό, όσον αφορά τον κίνδυνο να μην είναι διαθέσιμες οι υπηρεσίες ΤΠ που παρέχονται στα κράτη μέλη για τα κοινοτικά προγράμματα και την ανταλλαγή πληροφοριών.

Με βάση τις εργασίες που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί για την προετοιμασία των πανδημιών, η Γενική Γραμματεία δημιουργεί, με τη βοήθεια των ενδιαφερόμενων γενικών διευθύνσεων, ένα στρατηγικό πλαίσιο που θα διασφαλίζει τη συνέχεια των δραστηριοτήτων σε περίπτωση διακοπής της λειτουργίας στις υπηρεσίες της Επιτροπής. Επίσης, ανταποκρινόμενη σε αίτημα του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου να αναπτυχθούν οι δυνατότητες άμεσης αντίδρασης τόσο σε επίπεδο κρατών μελών όσο και σε επίπεδο ΕΕ, η Επιτροπή εφάρμοσε, τον Δεκέμβριο του 2005, μια νέα ειδική διαδικασία συντονισμού για τη βελτίωση της συνοχής και της συνεκτικότητας της αντίδρασης της Επιτροπής σε μεγάλες κρίσεις που απαιτούν δράση σε ευρωπαϊκό επίπεδο.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα υιοθετήσει στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές σε όλη την Επιτροπή και, με βάση αυτές, θα συνεχίσει να αναπτύσσει σχέδια για τη συνέχεια των δραστηριοτήτων.

3.5. Ανθρώπινοι πόροι

Η διεύρυνση και η εφαρμογή του αναθεωρημένου κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων (νέα διάρθρωση των σταδιοδρομιών, σύγχρονες συνθήκες εργασίας και ισότητα ευκαιριών, διασφάλιση των επαγγελματικών και δεοντολογικών προτύπων, κλπ.) παρέμειναν θέματα προτεραιότητας το 2005. Δόθηκε έμφαση στην παροχή στις υπηρεσίες της Επιτροπής κατευθύνσεων σχετικά με την εφαρμογή των νέων κανόνων, ώστε να διασφαλιστεί η ορθή και ενιαία εφαρμογή. Επίσης, ανελήφθησαν νέες πρωτοβουλίες, όπως η απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών και η ενίσχυση του «επαγγελματισμού» στον τομέα της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων.

3.5.1. Προσαρμοσμένες αρμοδιότητες

Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων ορισμένων γενικών διευθύνσεων και η επισκόπηση του εσωτερικού ελέγχου εντοπίζουν την έλλειψη ειδικευμένου προσωπικού για τη δημοσιονομική διαχείριση και άλλα ειδικά καθήκοντα (π.χ. μετάφραση, διερμηνεία, πληροφορική, τελωνεία, φορολογία, έρευνα και επιθεωρήσεις στον πυρηνικό τομέα). Αυτή η παρατήρηση σημαίνει ότι η Επιτροπή πρέπει να προσλάβει πολύ εξειδικευμένο προσωπικό σε διάφορους τομείς και να προσαρμόσει ανάλογα την πολιτική της στο θέμα των προσλήψεων .

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή πρέπει να εντοπίσει τις ελλείψεις και να γνωστοποιήσει τις ειδικές ανάγκες της, ώστε να ληφθούν σύντομα υπόψη και να περιληφθούν στο πρόγραμμα εργασίας της διοργανικής Υπηρεσίας Επιλογής Προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Το σχέδιο δράσης για την πρόσληψη εμπειρογνωμόνων και την περαιτέρω ανάπτυξη της κατάρτισης θα συνεχιστεί.

3.5.2. Προσλήψεις

Τα αποτελέσματα των προσλήψεων υπηκόων των νέων κρατών μελών είναι γενικά ικανοποιητικά. Ωστόσο, υπάρχουν ακόμα ορισμένα κενά στις διοικητικές θέσεις μεσαίας βαθμίδας, στην κατηγορία AST/B* και σε ορισμένες ειδικές θέσεις όπως οι μεταφραστές και διερμηνείς AD. Οι στόχοι που τέθηκαν για την περίοδο 2004-2006 προβλέπεται ότι θα είναι δύσκολο να επιτευχθούν έως το τέλος του 2006 και οι προσπάθειες θα πρέπει να συνεχιστούν το 2007 και μετά.

Από το 1995, η Επιτροπή θέτει ετήσιους στόχους για την πρόσληψη και το διορισμό γυναικών σε θέσεις ανώτερων και διευθυντικών στελεχών και σε άλλες θέσεις επιπέδου A*/AD. Έχει σημειωθεί σημαντική πρόοδος από τότε, αλλά οι προσπάθειες στον τομέα αυτό πρέπει να συνεχιστούν. Για τις ανώτερες διευθυντικές θέσεις, φθάνοντας το 32,8%, το ποσοστό υπερέβη το στόχο του 20%. Για τις θέσεις επιπέδου A*/AD, φθάνοντας το 51,4%, το ποσοστό υπερέβη επίσης κατά τι το στόχο του 50%. Ωστόσο, οι διορισμοί σε θέσεις μέσων στελεχών δεν έφθασαν το στόχο του 30%, εφόσον δεν υπερέβησαν το 24,4%.

Το συνολικό ποσοστό κενών θέσεων στην Επιτροπή μειώθηκε σημαντικά το 2005, αλλά εμφανίστηκαν προβλήματα προσλήψεων κατά τη σύσταση των εκτελεστικών οργανισμών.

3.5.3. Κινητικότητα

Το 2005, το ποσοστό του προσωπικού που μετακινήθηκε στο εσωτερικό και μεταξύ των γενικών διευθύνσεων και των υπηρεσιών ήταν το ίδιο περίπου με το 2004 (περίπου το 15% του μόνιμου προσωπικού). Το ποσοστό αυτό περιλαμβάνει τις μετακινήσεις προσωπικού σε θέσεις που προκηρύχθηκαν, καθώς και την κινητικότητα σε ευαίσθητες θέσεις και σε θέσεις προϊσταμένου διοικητικής μονάδας. Το 2005, επί του συνόλου των θέσεων απασχόλησης της Επιτροπής, το ποσοστό των «ευαίσθητων» θέσεων ανήλθε σε 12,5%, ενώ στις γενικές διευθύνσεις που διαχειρίζονται κοινοτικά κονδύλια το ποσοστό αυξήθηκε σε περισσότερο από 40%.

Η επισκόπηση του εσωτερικού ελέγχου τονίζει ορισμένα προβλήματα σχετικά με την αναστάτωση που προκάλεσε η υποχρεωτική κινητικότητα στις υπηρεσίες και το προσωπικό (όπως στο θέμα της συνέχειας, των αρμοδιοτήτων του προσωπικού και της στρατηγικής εναρμόνισης και διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων). Αυτό ισχύει κυρίως για την υποχρεωτική κινητικότητα που επιβάλλεται στις ευαίσθητες θέσεις και την υψηλή κινητικότητα του προσωπικού που παρατηρήθηκε σε ορισμένες υπηρεσίες, καθώς και για τις βραχυπρόθεσμες συμβάσεις που προορίζονται για προσωρινό ειδικευμένο προσωπικό.

Η Επιτροπή ανταποκρίθηκε στην αυξανόμενη σημασία που αποδόθηκε στην κινητικότητα το 2005 ενισχύοντας τον επαγγελματικό προσανατολισμό, προτείνοντας στο προσωπικό μια σειρά μαθημάτων επιμόρφωσης για να προετοιμαστεί για τη μετακίνηση, συγκεντρώνοντας και γνωστοποιώντας τις καλύτερες πρακτικές και καταρτίζοντας μια στρατηγική για τη διαχείριση των σταδιοδρομιών του προσωπικού. Η Επιτροπή δημιούργησε μια ομάδα εργασίας για να εξετάσει με ποιο τρόπο θα βελτιωθεί η διαχείριση της κινητικότητας, ώστε να επιτευχθεί ο τελικός στόχος που είναι «το σωστό πρόσωπο στη σωστή θέση». Η ομάδα αυτή εξετάζει διάφορες πτυχές, όπως η υποχρεωτική ή εθελοντική κινητικότητα και το θέμα της κινητικότητας για τα μεσαία διευθυντικά στελέχη. Το θέμα της υποχρεωτικής κινητικότητας είναι ιδιαίτερα πολύπλοκο για τις μικρές υπηρεσίες με μεγάλο ποσοστό προσωπικού σε ευαίσθητες θέσεις.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα προσαρμόσει, εν ανάγκη, τη διαχείρισή της όσον αφορά την κινητικότητα ώστε να επιτευχθεί ο τελικός στόχος που είναι «το σωστό πρόσωπο στη σωστή θέση», ιδίως όσον αφορά τις ευαίσθητες θέσεις. Το 2006 θα υποβάλει προτάσεις για να περιορίσει τις επιπτώσεις της κινητικότητας, και θα δώσει ιδιαίτερη προσοχή στο θέμα των εξειδικευμένων καθηκόντων, καθώς και στις μικρές γενικές διευθύνσεις και υπηρεσίες.

3.5.4. Πληροφορίες σχετικά με τους ανθρώπινους πόρους στην Επιτροπή

Το 2005, η Επιτροπή εφάρμοσε δύο μεθόδους για την αναγνώριση του προσωπικού που ασχολείται με την εξωτερική επικοινωνία, αφενός, και με τον εσωτερικό έλεγχο και τη δημοσιονομική διαχείριση, αφετέρου. Στη σημερινή του μορφή, το Job Information System, (JIS, σύστημα πληροφοριών για τις θέσεις εργασίας) δεν παρέχει αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με τους ανθρώπινους πόρους ανά είδος δραστηριότητας (για παράδειγμα, επικοινωνία, δημοσιονομική διαχείριση, έλεγχος της εφαρμογής της κοινοτικής νομοθεσίας, κ.λ.π.). Το σύστημα αυτό πρέπει να αναπτυχθεί περισσότερο, για να μπορεί να αναλύεται λεπτομερώς η χρησιμοποίηση των ανθρώπινων πόρων της Επιτροπής.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θα λάβει μέτρα για τη βελτίωση των συστημάτων ΤΠ που αφορούν τους ανθρώπινους πόρους, και ιδίως το Job Information System, ώστε να μπορεί να έχει μια συνολική και αξιόπιστη εικόνα των σημερινών ανθρώπινων πόρων της και να προβαίνει σε λεπτομερή ανάλυση με βάση τα είδη δραστηριότητας.

4. Συμπεράσματα

Εγκρίνοντας την παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση, η Επιτροπή αναλαμβάνει την πολιτική ευθύνη για τη διαχείριση εκ μέρους των γενικών διευθυντών και προϊσταμένων της, με βάση τις διαβεβαιώσεις και τις επιφυλάξεις που διατυπώνουν αυτοί στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων που καταρτίζουν, και αναγνωρίζει ότι πρέπει να καταβληθούν περισσότερες προσπάθειες για την αντιμετώπιση ορισμένων αδυναμιών. Στην παρούσα συγκεφαλωτική έκθεση, η Επιτροπή λαμβάνει επίσης θέση σχετικά με τα οριζόντια ζητήματα τα οποία προκύπτουν από την εξέταση αυτών των εκθέσεων και τα οποία θέτουν ο εσωτερικός ελεγκτής, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, ή η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων και ο γενικός διευθυντής προϋπολογισμού στην έκθεσή του «Επισκόπηση της κατάστασης των εσωτερικών ελέγχων στις γενικές διευθύνσεις και τις υπηρεσίες της Επιτροπής» [SEC(2006) 567].

Συνολικά, η Επιτροπή θεωρεί ότι τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου που εφαρμόζονται, εντός των ορίων που περιγράφονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2005, παρέχουν εύλογη βεβαιότητα σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των δραστηριοτήτων, για τις οποίες είναι υπεύθυνη η Επιτροπή δυνάμει του άρθρου 274 της συνθήκης ΕΚ. Ωστόσο, αναγνωρίζει ότι πρέπει να καταβληθούν περισσότερες προσπάθειες για να εκλείψουν ορισμένες αδυναμίες, και ιδίως αυτές που τονίστηκαν στις επιφυλάξεις των εξουσιοδοτημένων διατακτών.

Η Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες της να συνεχίσουν τις προσπάθειές τους να εξασφαλίσουν ότι την εύλογη βεβαιότητα που παρέχουν οι δηλώσεις που συνοδεύουν τις ετήσιες εκθέσεις ενισχύουν πράγματι τα κατάλληλα συστήματα εσωτερικών ελέγχων.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 31 | 32 | 49 |

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2005

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées. En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. MÉTHODOLOGIE

2.1. Les données concernant le nombre des marchés suivant une procédure négociée et le nombre des marchés toutes procédures confondues, ainsi que la valeur de ces marchés, sont fournies par les DG, Services ou Offices concernés.

Pour la première fois dans cet exercice de recensement, l’outil informatique « ABAC-Contracts » a été mis à la disposition des Services. Cette base de données a été mise en exploitation au début de l’exercice budgétaire 2005 et les Services sont tenus d’y intégrer l’ensemble des contrats signés à partir du 1er janvier 2005.

2.2. Une distinction a été faite entre les 37 DG, Services et Offices qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à ABAC), le nombre total (très élevé) de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT

3.1. Les DG, Services ou Offices en général

Sur base des réponses reçues des 37 DG, Services ou Offices, les statistiques suivantes ont été établies: 454 marchés négociés pour une valeur totale de 295 087 502 euros ont été attribués sur un ensemble de 2.191 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 945 627 435 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 20,7%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 31,2%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure à 31,1%. Ainsi, 7 DG, Services ou Offices sur 37 ont dépassé le seuil de 31,1% en 2005.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à la moyenne des deux exercices précédents (2003-2004) pour l’ensemble de ces DG est la suivante: augmentation de 4,1% en nombre de procédures et de 20% en montant. Ainsi, 8 DG présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10%).

3.2. Les DG opérant hors Union Européenne

Une DG n’a pas fourni les données ventilées de la manière adéquate, ce qui a empêché d’établir un calcul global pour ce groupe de DG. Sur la base des réponses reçues des 2 autres DG concernées, les statistiques sont les suivantes : 295 marchés négociés pour une valeur totale de 177.436.732 euros ont été attribués sur l’ensemble de 3 102 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 316 129 953 euros. La proportion moyenne pour ces 2 DG du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 9,5%. La moyenne des 2 DG calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s’élève à 13,5%.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Quatre catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. Ceci est notamment le cas de certaines prestations dans le domaine informatique et de la maintenance des immeubles. En particulier, l’augmentation de la proportion de procédures négociées, mesurée en montant, relève d’un nombre limité de marchés se trouvant dans cette situation.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), sont évoqués.

Finalement, certaines procédures négociées sont expressément prévues comme des procédures ordinaires , non spéciales, par les dispositions applicables (services juridiques et services de l'annexe II-B de la directive 2004/18/CE).

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. D'une part, le renforcement de leur structure interne , soit par le transfert de ressources internes vers l'activité contractuelle, soit par l'introduction ou l’amélioration des instruments de contrôle ; d’autre part l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types . Les procédures de marchés devront être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste d’audit.

[1] Η Επιτροπή δημοσίευσε ανά εξάμηνο εκθέσεις προόδου, με τελευταία την έκθεση για την πρόοδο που σημειώθηκε έως τις 31 Μαΐου 2005.