1.   Ο ΕΕΠΔ τηρεί μητρώο των διορισμών των υπευθύνων προστασίας δεδομένων που κοινοποιούνται σε αυτόν από τα όργανα σύμφωνα με τον κανονισμό.

2.   Ο ενημερωμένος κατάλογος των υπευθύνων προστασίας δεδομένων των οργάνων δημοσιεύεται στον δικτυακό τόπο του ΕΕΠΔ.

3.   Ο ΕΕΠΔ παρέχει καθοδήγηση στους υπεύθυνους προστασίας δεδομένων, ιδίως μέσω της συμμετοχής σε συνεδριάσεις που διοργανώνει το δίκτυο υπευθύνων προστασίας δεδομένων των οργάνων.

1.   Ο ΕΕΠΔ δεν διεκπεραιώνει ανώνυμες καταγγελίες.

2.   Ο ΕΕΠΔ διεκπεραιώνει καταγγελίες που υποβάλλονται εγγράφως, μεταξύ άλλων σε ηλεκτρονική μορφή, σε οποιαδήποτε επίσημη γλώσσα της Ένωσης και οι οποίες παρέχουν τις απαραίτητες λεπτομέρειες ώστε η καταγγελία να μπορεί να είναι κατανοητή.

3.   Εάν ο καταγγέλλων έχει καταθέσει καταγγελία που αφορά τα ίδια γεγονότα στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, ο ΕΕΠΔ εξετάζει το παραδεκτό αυτής σύμφωνα με το μνημόνιο συνεργασίας που έχει συναφθεί μεταξύ του ΕΕΠΔ και του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

4.   Ο ΕΕΠΔ αποφασίζει με ποιον τρόπο θα διεκπεραιώσει μια καταγγελία λαμβάνοντας υπόψη τα εξής:

5.   Κατά περίπτωση, ο ΕΕΠΔ διευκολύνει τον φιλικό διακανονισμό της καταγγελίας.

6.   Ο ΕΕΠΔ αναστέλλει την έρευνα μιας καταγγελίας για την οποία εκκρεμεί δικαστική απόφαση ή απόφαση άλλου δικαστικού ή διοικητικού οργάνου.

7.   Ο ΕΕΠΔ κοινολογεί την ταυτότητα του καταγγέλλοντος μόνο στον βαθμό που αυτό είναι αναγκαίο για την ορθή διενέργεια της έρευνας. Ο ΕΕΠΔ δεν κοινολογεί κανένα έγγραφο που σχετίζεται με τον καταγγέλλοντα, εκτός από ανωνυμοποιημένα αποσπάσματα ή συνόψεις της τελικής απόφασης, εκτός εάν το εν λόγω άτομο χορηγεί τη συγκατάθεσή του για μια τέτοια γνωστοποίηση.

8.   Εφόσον απαιτείται από τις περιστάσεις του καταγγέλλοντος, ο ΕΕΠΔ συνεργάζεται με τις αρμόδιες αρχές εποπτείας, συμπεριλαμβανομένων των εθνικών αρχών εποπτείας που ενεργούν στο πλαίσιο της άσκησης των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων τους.

1.   Ο ΕΕΠΔ ενημερώνει το συντομότερο δυνατό τον καταγγέλλοντα σχετικά με το αποτέλεσμα της καταγγελίας και τα μέτρα που έχουν ληφθεί.

2.   Όταν η καταγγελία κρίνεται μη παραδεκτή ή όταν διακόπτεται η εξέτασή της, ο ΕΕΠΔ συμβουλεύει κατά περίπτωση τον καταγγέλλοντα να απευθυνθεί σε άλλη αρμόδια αρχή.

3.   Ο ΕΕΠΔ μπορεί να προβεί στη διακοπή μιας έρευνας κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου. Το γεγονός αυτό δεν εμποδίζει τον ΕΕΠΔ να προβεί σε περαιτέρω έρευνα σχετικά με το αντικείμενο της καταγγελίας.

4.   Ο ΕΕΠΔ μπορεί να περατώσει μια έρευνα εάν ο καταγγέλλων δεν παρέχει τις ζητούμενες πληροφορίες. Ο ΕΕΠΔ ενημερώνει τον καταγγέλλοντα σχετικά με αυτή την απόφαση.

1.   Όταν ο ΕΕΠΔ εκδώσει μια απόφαση επί μίας καταγγελίας, ο καταγγέλλων ή το ενδιαφερόμενο όργανο μπορεί να αιτηθεί την επανεξέταση της απόφασης από τον ΕΕΠΔ. Το εν λόγω αίτημα υποβάλλεται εντός ενός μηνός από την απόφαση. Ο ΕΕΠΔ επανεξετάζει την απόφασή του όταν ο καταγγέλλων ή το όργανο προσκομίζει νέα στοιχεία για πραγματικά περιστατικά ή προβάλλει νέα νομικά επιχειρήματα.

2.   Κατόπιν της έκδοσης της απόφασής του επί μιας καταγγελίας, ο ΕΕΠΔ ενημερώνει τον καταγγέλλοντα και το ενδιαφερόμενο όργανο ότι έχουν το δικαίωμα τόσο να αιτηθούν την επανεξέταση της απόφασής του όσο και να προσβάλουν την απόφαση ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης σύμφωνα με το άρθρο 263 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

3.   Όταν, κατόπιν αιτήματος επανεξέτασης της απόφασής του, ο ΕΕΠΔ εκδώσει νέα, αναθεωρημένη απόφαση, ενημερώνει τον καταγγέλλοντα και το ενδιαφερόμενο όργανο ότι μπορούν να προσβάλουν την εν λόγω νέα απόφαση ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης σύμφωνα με το άρθρο 263 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

1.   Ο ΕΕΠΔ παρέχει μια ασφαλή πλατφόρμα για τη γνωστοποίηση παραβιάσεων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και θεσπίζει μέτρα ασφαλείας για την ανταλλαγή πληροφοριών όσον αφορά τις παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

2.   Κατόπιν της κοινοποίησης, ο ΕΕΠΔ επιβεβαιώνει τη λήψη από το ενδιαφερόμενο όργανο.

1.   Ανταποκρινόμενος στα αιτήματα της Επιτροπής σύμφωνα με το άρθρο 42 παράγραφος 1 του κανονισμού, ο ΕΕΠΔ εκδίδει γνωμοδοτήσεις ή επίσημα σχόλια.

2.   Οι γνωμοδοτήσεις δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο του ΕΕΠΔ στην αγγλική, τη γαλλική και τη γερμανική γλώσσα. Περιλήψεις των γνωμοδοτήσεων δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (σειρά C). Τα επίσημα σχόλια δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο του ΕΕΠΔ.

3.   Ο ΕΕΠΔ μπορεί να αρνηθεί τη διαβούλευση όταν δεν πληρούνται οι όροι του άρθρου 42 του κανονισμού, μεταξύ άλλων όταν δεν υπάρχει καμία επίπτωση στην προστασία των ατομικών δικαιωμάτων και ελευθεριών ως προς την προστασία δεδομένων.

4.   Όταν δεν είναι δυνατόν να εκδοθεί κοινή γνωμοδότηση από τον ΕΕΠΔ και το ΕΣΠΔ, σύμφωνα με το άρθρο 42 παράγραφος 2 του κανονισμού, εντός της καθορισμένης προθεσμίας παρόλο που έχει καταβληθεί κάθε δυνατή προσπάθεια, ο ΕΕΠΔ μπορεί να εκδώσει μια γνωμοδότηση για το ίδιο ζήτημα.

5.   Όταν η Επιτροπή μειώνει την προθεσμία που ισχύει για τη νομοθετική διαβούλευση σύμφωνα με το άρθρο 42 παράγραφος 3 του κανονισμού, ο ΕΕΠΔ επιδιώκει να τηρήσει την προθεσμία που έχει οριστεί εφόσον είναι εύλογη και πρακτική, λαμβάνοντας υπόψη το θέμα, την έκταση της τεκμηρίωσης και την πληρότητα των πληροφοριών που παρέχει η Επιτροπή.

1.   Ο ΕΕΠΔ μπορεί να παρέμβει στις προσφυγές ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης σύμφωνα με το άρθρο 58 παράγραφος 4 του κανονισμού, το άρθρο 43 παράγραφος 3 στοιχείο θ) του κανονισμού (ΕΕ) 2016/794, το άρθρο 85 παράγραφος 3 στοιχείο ζ) του κανονισμού (ΕΕ) 2017/1939 και το άρθρο 40 παράγραφος 3 στοιχείο ζ) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1727.

2.   Όταν αποφασίζει εάν πρέπει να αιτηθεί άδεια παρέμβασης ή εάν θα αποδεχτεί μια πρόσκληση παρέμβασης από το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ο ΕΕΠΔ λαμβάνει ιδίως υπόψη τα εξής:

1.   Ο ΕΕΠΔ συνεργάζεται με τις εθνικές εποπτικές αρχές και με την κοινή εποπτική αρχή που συστάθηκε βάσει του άρθρου 25 της απόφασης 2009/917/ΔΕΥ του Συμβουλίου (10) ιδίως με τους παρακάτω στόχους:

2.   Κατά περίπτωση, ο ΕΕΠΔ παρέχει αμοιβαία συνδρομή και λαμβάνει μέρος σε κοινές δραστηριότητες με τις εθνικές εποπτικές αρχές, και το κάθε μέρος ενεργεί στο πλαίσιο της άσκησης των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων του όπως ορίζονται στον κανονισμό, τον ΓΚΠΔ και άλλες σχετικές πράξεις του ενωσιακού δικαίου.

3.   Ο ΕΕΠΔ μπορεί να συμμετάσχει κατόπιν πρόσκλησης σε έρευνα από εποπτική αρχή ή να καλέσει μια εποπτική αρχή να συμμετάσχει σε έρευνα σύμφωνα με τους νομικούς και διαδικαστικούς κανόνες που ισχύουν για το μέρος που απευθύνει την πρόσκληση.

1.   Ο ΕΕΠΔ προάγει βέλτιστες πρακτικές, σύγκλιση και συνέργειες για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τρίτων χωρών και διεθνών οργανισμών, μεταξύ άλλων μέσω συμμετοχής σε σχετικά περιφερειακά και διεθνή δίκτυα και εκδηλώσεις.

2.   Κατά περίπτωση, ο ΕΕΠΔ παρέχει αμοιβαία συνδρομή στις ενέργειες έρευνας και επιβολής των εποπτικών αρχών τρίτων χωρών ή διεθνών οργανισμών.

1.   H επιτροπή προσωπικού, μέσω της οποίας εκπροσωπείται το προσωπικό του ΕΕΠΔ, συμπεριλαμβανομένης της γραμματείας του ΕΣΠΔ, καλείται να διατυπώσει τη γνώμη της εν ευθέτω χρόνω επί σχεδίων αποφάσεων που αφορούν την εφαρμογή του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και του καθεστώτος επί του λοιπού προσωπικού της Ευρωπαϊκής Ένωσης σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 και μπορεί να ζητείται η γνώμη της και για οποιοδήποτε άλλο ζήτημα γενικού ενδιαφέροντος που αφορά το προσωπικό. Η επιτροπή προσωπικού ενημερώνεται σχετικά με οποιοδήποτε θέμα αφορά την εκτέλεση των καθηκόντων της. Εκδίδει τις γνωμοδοτήσεις της εντός 10 εργάσιμων ημερών από την υποβολή του σχετικού αιτήματος.

2.   Η επιτροπή προσωπικού συμβάλλει στην ορθή λειτουργία του ΕΕΠΔ, συμπεριλαμβανομένης της γραμματείας του ΕΣΠΔ, διατυπώνοντας προτάσεις επί οργανωτικών θεμάτων και επί των συνθηκών εργασίας.

3.   Η επιτροπή προσωπικού απαρτίζεται από τρία μέλη και τρεις αναπληρωτές, εκλέγεται δε για διετή θητεία από όλα τα μέλη του προσωπικού του ΕΕΠΔ, συμπεριλαμβανομένης της γραμματείας του ΕΣΠΔ.

1.   Οι υπεύθυνοι προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) διορίζονται από τον ΕΕΠΔ.

2.   Ο ΥΠΔ καλείται να γνωμοδοτήσει, ιδιαίτερα όταν ο ΕΕΠΔ ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων σκοπεύει να εφαρμόσει έναν περιορισμό βάσει των εσωτερικών κανόνων κατ’ εφαρμογή του άρθρου 25 του κανονισμού.

3.   Σύμφωνα με το σημείο IV(2)(viii) του μνημονίου συνεργασίας μεταξύ του ΕΕΠΔ και του ΕΣΠΔ, το ΕΣΠΔ διαθέτει ξεχωριστό ΥΠΔ. Σύμφωνα με το σημείο IV(4) του μνημονίου συνεργασίας μεταξύ του ΕΕΠΔ και του ΕΣΠΔ, ο ΥΠΔ του ΕΕΠΔ και του ΕΣΠΔ συνεδριάζουν τακτικά για τη διασφάλιση της συνοχής των αποφάσεών τους.

1.   Ο ΕΕΠΔ είναι απόλυτα προσηλωμένος στην αρχή της πολυγλωσσίας, διότι η πολιτισμική και γλωσσική πολυμορφία αποτελεί έναν από τους ακρογωνιαίους λίθους και τα πολυτιμότερα αγαθά της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ο ΕΕΠΔ αποσκοπεί στην εξασφάλιση της ισορροπίας μεταξύ της αρχής της πολυγλωσσίας και της υποχρέωσης διασφάλισης της ορθής χρηματοπιστωτικής διαχείρισης και εξοικονόμησης για τον προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης, προβαίνοντας, συνεπώς, σε ρεαλιστική αξιοποίηση των περιορισμένων πόρων του.

2.   Ο ΕΕΠΔ απαντά σε οποιοδήποτε άτομο επικοινωνεί μαζί του σχετικά με ένα ζήτημα που υπάγεται στην αρμοδιότητά του σε μία από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης στην ίδια γλώσσα επικοινωνίας. Όλες οι καταγγελίες, τα αιτήματα πληροφοριών και άλλα αιτήματα μπορούν να αποστέλλονται στον ΕΕΠΔ σε οποιαδήποτε από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και η απάντηση θα συντάσσεται στην ίδια γλώσσα.

3.   Ο διαδικτυακός τόπος του Συμβουλίου είναι διαθέσιμος στην αγγλική, τη γαλλική και τη γερμανική γλώσσα. Τα στρατηγικά έγγραφα του ΕΕΠΔ, όπως η στρατηγική για την εντολή του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων δημοσιεύονται στην αγγλική, τη γαλλική και τη γερμανική γλώσσα.

1.   Η πιστοποίηση της γνησιότητας των αποφάσεων γίνεται μέσω της υπογραφής του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ή του διευθυντή όπως προβλέπεται στην παρούσα απόφαση. Η υπογραφή μπορεί να είναι χειρόγραφη ή ηλεκτρονική.

2.   Στην περίπτωση μεταβίβασης αρμοδιοτήτων ή αναπλήρωσης, σύμφωνα με το άρθρο 11, η πιστοποίηση της γνησιότητας των αποφάσεων γίνεται μέσω της υπογραφής του προσώπου στο οποίο έχουν μεταβιβαστεί οι αρμοδιότητες ή το οποίο εκτελεί χρέη αναπλήρωσης. Η υπογραφή μπορεί να είναι χειρόγραφη ή ηλεκτρονική.

1.   Με απόφαση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, ο ΕΕΠΔ μπορεί να εφαρμόσει ένα σύστημα τηλεργασίας για το σύνολο ή για μέρος του προσωπικού του. Αυτή η απόφαση κοινοποιείται στο προσωπικό και δημοσιεύεται στους δικτυακούς τόπους του ΕΕΠΔ και του ΕΣΠΔ.

2.   Με απόφαση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, ο ΕΕΠΔ μπορεί να προσδιορίσει τους όρους εγκυρότητας των ηλεκτρονικών εγγράφων, διαδικασιών και μέσων διαβίβασης εγγράφων για τους σκοπούς του ΕΕΠΔ. Η εν λόγω απόφαση κοινοποιείται στο προσωπικό και δημοσιεύεται στον δικτυακό τόπο του ΕΕΠΔ.

3.   Στην περίπτωση που οι αποφάσεις αφορούν τη γραμματεία του ΕΣΠΔ, ζητείται η γνώμη του προέδρου του ΕΕΠΔ.