Άρθρο 1

Η θέση που πρέπει να ληφθεί εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της ομάδας εργασίας που συγκροτήθηκε δυνάμει του άρθρου 15 παράγραφος 1 του πρωτοκόλλου, όσον αφορά τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της ομάδας εργασίας δυνάμει του άρθρου 15 παράγραφος 6 αυτού, βασίζεται στο σχέδιο απόφασης της ομάδας εργασίας που επισυνάπτεται στην παρούσα απόφαση.

Άρθρο 2

Η απόφαση της ομάδας εργασίας δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Άρθρο 3

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

---

(1)  ΕΕ L 29 της 31.1.2020, σ. 7.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΜΙΚΤΗΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Κανόνας 1

Προεδρία

1.

Στη μικτή συμβουλευτική ομάδα εργασίας («η ομάδα εργασίας») συμπροεδρεύουν από κοινού ένας εκπρόσωπος που ορίζεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και ένας εκπρόσωπος που ορίζεται από την κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου. Η Ευρωπαϊκή Ένωση και το Ηνωμένο Βασίλειο αλληλοενημερώνονται εγγράφως σχετικά με τους ορισθέντες εκπροσώπους.

2.

Συμπρόεδρος που κωλύεται να παραστεί σε συνεδρίαση μπορεί να αντικατασταθεί γι’ αυτή τη συνεδρίαση από ορισθέντα αντικαταστάτη. Οι αναπληρωτές που ορίζονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή από την κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου ενημερώνουν γραπτώς τον άλλο συμπρόεδρο και τη γραμματεία της ομάδας εργασίας σχετικά με τον διορισμό τους το συντομότερο δυνατόν.

3.

Ο ορισθείς αντικαταστάτης του συμπροέδρου ασκεί τα δικαιώματα του εν λόγω συμπροέδρου στον βαθμό που το επιτρέπει η αντιπροσώπευση. Κάθε αναφορά του παρόντος εσωτερικού κανονισμού στους συμπροέδρους νοείται ότι συμπεριλαμβάνει τυχόν ορισθέντες αντικαταστάτες.

Κανόνας 2

Γραμματεία

Η γραμματεία της ομάδας εργασίας («γραμματεία») αποτελείται από έναν υπάλληλο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και έναν υπάλληλο της κυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου. Η γραμματεία, υπό την αιγίδα των συμπροέδρων, εκτελεί τα καθήκοντα που της ανατίθενται από τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό.

Κανόνας 3

Συμμετοχή σε συνεδριάσεις

1.

Πριν από κάθε συνεδρίαση, η Ένωση και το Ηνωμένο Βασίλειο αλληλοενημερώνονται μέσω της γραμματείας για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών.

2.

Εφόσον απαιτείται και με απόφαση των συμπροέδρων, εμπειρογνώμονες ή άλλα πρόσωπα που δεν είναι μέλη των αντιπροσωπειών μπορούν να καλούνται να παρίστανται στις συνεδριάσεις της ομάδας εργασίας προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα.

Κανόνας 4

Συνεδριάσεις

1.

Η ομάδα εργασίας συνεδριάζει στις Βρυξέλλες και στο Ηνωμένο Βασίλειο εναλλάξ, εκτός αν οι συμπρόεδροι αποφασίσουν διαφορετικά.

2.

Κατά παρέκκλιση από την παράγραφο 1, οι συμπρόεδροι μπορούν να αποφασίσουν ότι μια συνεδρίαση της ομάδας εργασίας μπορεί να διεξαχθεί με βιντεοδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη.

3.

Κάθε συνεδρίαση της ομάδας εργασίας συγκαλείται από τη γραμματεία σε χρόνο και τόπο που αποφασίζεται από τους συμπροέδρους. Όταν είτε η Ένωση είτε το Ηνωμένο Βασίλειο έχει υποβάλει αίτημα για συνεδρίαση, η ομάδα εργασίας προσπαθεί να συνεδριάσει εντός 15 ημερών από την υποβολή της σχετικής αίτησης. Σε επείγουσες περιπτώσεις καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να συνεδριάσει νωρίτερα.

Κανόνας 5

Έγγραφα

Έγγραφα τα οποία ανταλλάσσονται επισήμως στο πλαίσιο της ομάδας εργασίας, είτε κατά τη διάρκεια συνεδριάσεων είτε στο διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ αυτών, αριθμούνται και διαβιβάζονται στην Ένωση και το Ηνωμένο Βασίλειο από τη γραμματεία ως έγγραφα της ομάδας εργασίας.

Κανόνας 6

Αλληλογραφία

1.

Η Ένωση και το Ηνωμένο Βασίλειο αποστέλλουν στη γραμματεία την αλληλογραφία που απευθύνεται στην ομάδα εργασίας. Η σχετική αλληλογραφία μπορεί να αποστέλλεται με οποιαδήποτε μορφή γραπτής επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2.

Η γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην ομάδα εργασίας διαβιβάζεται στους συμπροέδρους και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται σύμφωνα με τον κανόνα 5.

3.

Όλη η αλληλογραφία από τους συμπροέδρους ή που απευθύνεται άμεσα σ’ αυτούς, αποστέλλεται στη γραμματεία και διαβιβάζεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με τον κανόνα 5.

Κανόνας 7

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.

Για κάθε συνεδρίαση καταρτίζεται από τη γραμματεία σχέδιο προσωρινής ημερήσιας διάταξης. Το σχέδιο διαβιβάζεται, μαζί με τα σχετικά έγγραφα, στους συμπροέδρους, το αργότερο 5 ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

2.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία των οποίων η συμπερίληψη στην ημερήσια διάταξη ζητήθηκε από την Ένωση ή το Ηνωμένο Βασίλειο. Κάθε τέτοιο αίτημα, μαζί με τυχόν σχετικά έγγραφα, υποβάλλεται στη γραμματεία το αργότερο 7 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

3.

Το αργότερο 3 ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης οι συμπρόεδροι αποφασίζουν σχετικά με την προσωρινή ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης. Μπορούν να αποφασίσουν να δημοσιοποιήσουν αυτήν την προσωρινή ημερήσια διάταξη, ή μέρος αυτής, πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

4.

Κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης, η ομάδα εργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη. Κατόπιν αιτήματος της Ένωσης ή του Ηνωμένου Βασιλείου, θέμα εκτός απ’ αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να συμπεριληφθεί στην ημερήσια διάταξη με απόφαση της ομάδας εργασίας.

5.

Οι συμπρόεδροι μπορούν να αποφασίζουν να παρεκκλίνουν από τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1, 2 και 3.

Κανόνας 8

Πρακτικά

1.

Σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τη γραμματεία, εντός 5 ημερών από τη λήξη της συνεδρίασης, εκτός αν οι συμπρόεδροι αποφασίσουν διαφορετικά. Η γραμματεία καταρτίζει επίσης περίληψη των πρακτικών.

2.

Κατά κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης και προσδιορίζουν, κατά περίπτωση: α) τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην ομάδα εργασίας· β) οποιαδήποτε δήλωση ζητήθηκε από έναν από τους συμπροέδρους να εγγραφεί στα πρακτικά· και γ) τα επιχειρησιακά συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένα θέματα.

3.

Τα πρακτικά περιλαμβάνουν κατάλογο με τα ονόματα, τους τίτλους και την ιδιότητα όλων των προσώπων που παρέστησαν στη συνεδρίαση.

4.

Οι συμπρόεδροι μπορούν να ζητήσουν την τροποποίηση του σχεδίου πρακτικών ή της περίληψης εντός 5 ημερών αφότου αυτά διαβιβαστούν από τη γραμματεία σύμφωνα με την παράγραφο 1. Τα πρακτικά και η περίληψη θεωρείται ότι έχουν εγκριθεί από τους συμπροέδρους κατά τη λήξη της εν λόγω προθεσμίας, εφόσον δεν ζητηθούν τροποποιήσεις. Εάν ένας συμπρόεδρος ζητήσει τροποποίηση εντός της εν λόγω προθεσμίας, τα πρακτικά και η περίληψη θεωρείται ότι εγκρίνονται μόλις ο άλλος συμπρόεδρος συμφωνήσει με την αιτούμενη τροποποίηση.

5.

Μόλις εγκριθούν τα πρακτικά, ηλεκτρονικά αντίγραφα αυτών υπογράφονται από τα μέλη της γραμματείας και διαβιβάζονται στην Ένωση και στο Ηνωμένο Βασίλειο, καθώς και στην ειδική επιτροπή για θέματα που αφορούν την εφαρμογή του πρωτοκόλλου σχετικά με τις Ιρλανδία / Βόρεια Ιρλανδία. Στη συνέχεια, οι συμπρόεδροι μπορούν να αποφασίσουν να δημοσιοποιήσουν την περίληψη των πρακτικών.

Κανόνας 9

Αποφάσεις

1.

Οι αποφάσεις των συμπροέδρων που προβλέπονται από τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό λαμβάνονται με κοινή συναίνεση.

2.

Κατά το διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ των συνεδριάσεων, οι συμπρόεδροι μπορούν να λαμβάνουν αποφάσεις με γραπτή επικοινωνία, ανταλλάσσοντας ηλεκτρονικές σημειώσεις. Η γραμματεία ενημερώνει τα μέρη για κάθε τέτοια απόφαση των συμπροέδρων.

Κανόνας 10

Εμπιστευτικότητα

1.

Εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τους συμπροέδρους, οι συνεδριάσεις της ομάδας εργασίας είναι εμπιστευτικές.

2.

Όταν η Ένωση ή το Ηνωμένο Βασίλειο υποβάλλουν στην ομάδα εργασίας πληροφορίες οι οποίες θεωρούνται εμπιστευτικές ή προστατεύονται από γνωστοποίηση βάσει της νομοθεσίας και των κανονισμών τους, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις λαμβανόμενες πληροφορίες ως εμπιστευτικές.

Κανόνας 11

Γλώσσα εργασίας

Γλώσσα εργασίας της ομάδας εργασίας είναι τα αγγλικά. Εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τους συμπροέδρους, τα έγγραφα που χρησιμεύουν ως βάση στις συνεδριάσεις της ομάδας εργασίας καταρτίζονται στα αγγλικά.

Κανόνας 12

Δαπάνες

1.

Η Ένωση και το Ηνωμένο Βασίλειο καλύπτουν έκαστο τις δαπάνες στις οποίες υποβάλλονται ως αποτέλεσμα της συμμετοχής τους στις συνεδριάσεις της ομάδας εργασίας.

2.

Οι δαπάνες που σχετίζονται με τη διοργάνωση συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή των εγγράφων αναλαμβάνονται από την Ένωση για τις συνεδριάσεις που διοργανώνονται στις Βρυξέλλες και από το Ηνωμένο Βασίλειο για τις συνεδριάσεις που διοργανώνονται στο Ηνωμένο Βασίλειο.

3.

Οι δαπάνες διερμηνείας από και προς τις γλώσσες εργασίας της ομάδας εργασίας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται από το μέρος που ζητεί τη διερμηνεία.

Κανόνας 13

Ετήσια έκθεση προς την ειδική επιτροπή

1.

Η γραμματεία συντάσσει έκθεση σχετικά με τις εργασίες της ομάδας εργασίας κάθε ημερολογιακό έτος. Η έκθεση συντάσσεται έως την 1η Φεβρουαρίου του επόμενου έτους.

2.

Κάθε έκθεση εγκρίνεται και υπογράφεται από τους συμπροέδρους και αποστέλλεται στην ειδική επιτροπή για θέματα που αφορούν την εφαρμογή του πρωτοκόλλου σχετικά με τις Ιρλανδία / Βόρεια Ιρλανδία αμέσως μετά την υπογραφή.