ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΔΕΣΗΣ

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Το συμβούλιο σύνδεσης που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 461 παράγραφος 1 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («η συμφωνία») εκτελεί τα καθήκοντά του κατά τα οριζόμενα στα άρθρα 461 και 463 της συμφωνίας.

2.   Όπως ορίζει το άρθρο 5 παράγραφος 1 της συμφωνίας, τα μέρη διεξάγουν τακτικές συνεδριάσεις πολιτικού διαλόγου σε επίπεδο κορυφής. Σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 2 της συμφωνίας, σε υπουργικό επίπεδο, ο πολιτικός διάλογος λαμβάνει χώρα, κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας, στο πλαίσιο του συμβουλίου σύνδεσης που αναφέρεται στο άρθρο 460 της συμφωνίας και στο πλαίσιο τακτικών συνεδριάσεων μεταξύ εκπροσώπων των μερών σε επίπεδο υπουργών Εξωτερικών.

3.   Όπως ορίζει το άρθρο 462 παράγραφος 1 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης απαρτίζεται, αφενός, από μέλη του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και μέλη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και, αφετέρου, από μέλη της κυβέρνησης της Ουκρανίας. Για τη σύνθεση του συμβουλίου σύνδεσης λαμβάνονται υπόψη τα ειδικά ζητήματα που πρόκειται να εξετασθούν σε κάθε συνεδρίαση. Το συμβούλιο σύνδεσης συνέρχεται σε υπουργικό επίπεδο.

4.   Όπως ορίζει το άρθρο 463 παράγραφος 1 της συμφωνίας και για την επίτευξη των στόχων της, το συμβούλιο σύνδεσης έχει την εξουσία να λαμβάνει δεσμευτικές για τα μέρη αποφάσεις. Το συμβούλιο σύνδεσης λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για την εφαρμογή των αποφάσεών του, συμπεριλαμβανομένης, εφόσον είναι αναγκαίο, της ανάθεσης εξουσιών σε ειδικούς φορείς που έχουν συγκροτηθεί δυνάμει της συμφωνίας, προκειμένου να ενεργούν εξ ονόματός του. Το συμβούλιο σύνδεσης δύναται επίσης να διατυπώνει κατάλληλες συστάσεις. Εκδίδει τις αποφάσεις και τις συστάσεις του κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών για την έκδοσή τους. Το συμβούλιο σύνδεσης δύναται να μεταβιβάσει τις εξουσίες του στην επιτροπή σύνδεσης.

5.   Τα μέρη στο πλαίσιο του παρόντος εσωτερικού κανονισμού είναι εκείνα που ορίζονται στο άρθρο 482 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία του συμβουλίου σύνδεσης ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη για περίοδο 12 μηνών. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του συμβουλίου σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Το συμβούλιο σύνδεσης συνέρχεται τουλάχιστον άπαξ ετησίως και, εφόσον το απαιτούν οι περιστάσεις, με αμοιβαία συμφωνία των μερών. Εάν δεν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη, το συμβούλιο σύνδεσης πραγματοποιείται στον συνήθη τόπο συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

2.   Κάθε συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης διεξάγεται σε ημερομηνία που συμφωνείται από τα μέρη.

3.   Οι συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης, κατόπιν συμφωνίας με τον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης, το αργότερο 30 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

Άρθρο 4

Εκπροσώπηση

1.   Τα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης μπορούν να συμμετέχουν δι' αντιπροσώπου, όταν δεν είναι σε θέση να παραστούν. Αν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, κοινοποιεί εγγράφως στον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης το όνομα του αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση στην οποία το μέλος πρόκειται να εκπροσωπηθεί.

2.   Ο αντιπρόσωπος μέλους του συμβουλίου σύνδεσης ασκεί πλήρως τα δικαιώματα του συγκεκριμένου μέλους.

Άρθρο 5

Αντιπροσωπείες

1.   Τα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης δύνανται να συνοδεύονται από άλλους υπαλλήλους. Ο πρόεδρος του συμβουλίου σύνδεσης ενημερώνεται μέσω της γραμματείας του συμβουλίου σύνδεσης για την προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας κάθε μέρους πριν από κάθε συνεδρίαση.

2.   Το συμβούλιο σύνδεσης έχει τη δυνατότητα, κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, να προσκαλεί στις συνεδριάσεις εκπροσώπους άλλων οργάνων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες σε έναν θεματικό τομέα, για να συμμετάσχουν ως παρατηρητές ή να παράσχουν πληροφορίες επί ειδικών θεμάτων. Τα μέρη συμφωνούν σχετικά με τους όρους και τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετάσχουν στις συνεδριάσεις.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της Ουκρανίας ασκούν από κοινού καθήκοντα γραμματέων του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο συμβούλιο σύνδεσης διαβιβάζεται στον γραμματέα είτε της Ένωσης είτε της Ουκρανίας, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο γραμματέα.

2.   Οι γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης μεριμνούν ώστε η αλληλογραφία να προωθείται στον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης και, όταν κρίνεται σκόπιμο, να διανέμεται στα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης.

3.   Η αλληλογραφία που διανέμεται κατ' αυτό τον τρόπο αποστέλλεται, κατά περίπτωση, στη Γενική Γραμματεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης, στις μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών στην Ευρωπαϊκή Ένωση και στη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και στην αποστολή της Δημοκρατίας της Ουκρανίας στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

4.   Οι ανακοινώσεις του προέδρου αποστέλλονται στους παραλήπτες από τους γραμματείς εξ ονόματος του προέδρου. Οι εν λόγω ανακοινώσεις διανέμονται, κατά περίπτωση, στα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο 3.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

Οι συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά. Αν ένα μέρος υποβάλει στο συμβούλιο σύνδεσης πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Ο πρόεδρος του συμβουλίου σύνδεσης καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η ημερήσια διάταξη αποστέλλεται από τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία των οποίων η εγγραφή ζητήθηκε από τους γραμματείς το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Τα σημεία αυτά εγγράφονται στην ημερήσια διάταξη μόνο εφόσον έχουν σταλεί τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα στους γραμματείς πριν από την ημερομηνία αποστολής της ημερήσιας διάταξης.

3.   Το συμβούλιο σύνδεσης εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη οποιοδήποτε θέμα εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

4.   Ο πρόεδρος δύναται, με τη σύμφωνη γνώμη των μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1, για να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις κάποιας ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 10

Πρακτικά

1.   Οι γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά αναφέρουν, για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:

α)	τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβλήθηκαν στο συμβούλιο σύνδεσης·

β)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από μέλος του συμβουλίου σύνδεσης· και

γ)	τα ζητήματα που συμφωνήθηκαν από τα μέρη, όπως αποφάσεις που εγκρίθηκαν, δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και ενδεχόμενα συμπεράσματα.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο συμβούλιο σύνδεσης προς έγκριση. Το συμβούλιο σύνδεσης εγκρίνει το εν λόγω σχέδιο πρακτικών στην επόμενη συνεδρίασή του. Εναλλακτικά, το σχέδιο των εν λόγω πρακτικών μπορεί να εγκριθεί γραπτώς.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Το συμβούλιο σύνδεσης λαμβάνει αποφάσεις και προβαίνει σε συστάσεις με κοινή συμφωνία των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών.

2.   Το συμβούλιο σύνδεσης μπορεί επίσης να λαμβάνει αποφάσεις ή να προβαίνει σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτό, το κείμενο της πρότασης διανέμεται γραπτώς από τον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης στα μέλη του, σύμφωνα με το άρθρο 7, και ορίζεται προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών, εντός της οποίας τα μέλη γνωστοποιούν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν. Ο πρόεδρος δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει την προαναφερθείσα προθεσμία για να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις κάποιας ειδικής περίπτωσης.

3.   Οι πράξεις του συμβουλίου σύνδεσης, κατά την έννοια του άρθρου 463 παράγραφος 1 της συμφωνίας, φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» αντίστοιχα, ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους. Οι εν λόγω αποφάσεις και συστάσεις του συμβουλίου σύνδεσης υπογράφονται από τον πρόεδρο και επικυρώνονται από τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης. Οι εν λόγω αποφάσεις και συστάσεις διαβιβάζονται σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού. Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του συμβουλίου σύνδεσης στην επίσημη εφημερίδα του.

4.   Κάθε απόφαση του συμβουλίου σύνδεσης αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία έκδοσής της, εκτός εάν η απόφαση προβλέπει διαφορετικά.

Άρθρο 12

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες του συμβουλίου σύνδεσης είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2.   Κατά τη διάρκεια των εργασιών του το συμβούλιο σύνδεσης χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

Άρθρο 13

Δαπάνες

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από την Ένωση. Στην περίπτωση που η Ουκρανία χρειάζεται διερμηνεία ή μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες εκτός από εκείνες που προβλέπονται στο άρθρο 12, οι δαπάνες που συνδέονται με αυτές βαρύνουν την Ουκρανία.

3.   Οι λοιπές δαπάνες σχετικά με την οργάνωση των συνεδριάσεων βαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τις συνεδριάσεις.

Άρθρο 14

Επιτροπή σύνδεσης

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 464 παράγραφος 1 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης επικουρείται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του από την επιτροπή σύνδεσης. Η επιτροπή σύνδεσης απαρτίζεται από αντιπροσώπους των μερών, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.

2.   Η επιτροπή σύνδεσης προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του συμβουλίου σύνδεσης, εφαρμόζει τις αποφάσεις του συμβουλίου σύνδεσης, όταν χρειάζεται, και, γενικότερα, εγγυάται τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Η επιτροπή σύνδεσης εξετάζει κάθε ζήτημα που παραπέμπεται σε αυτήν από το συμβούλιο σύνδεσης, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύπτει ενδεχομένως κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας. Η επιτροπή σύνδεσης υποβάλλει στο συμβούλιο σύνδεσης προτάσεις ή σχέδια αποφάσεων ή συστάσεων προς έγκριση. Σύμφωνα με το άρθρο 465 παράγραφος 2 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης μπορεί να μεταβιβάζει στην επιτροπή σύνδεσης την εξουσία λήψης αποφάσεων.

3.   Η επιτροπή σύνδεσης λαμβάνει τις αποφάσεις και διατυπώνει τις συστάσεις για τις οποίες έχει εξουσιοδοτηθεί βάσει της συμφωνίας.

4.   Όταν η συμφωνία προβλέπει την υποχρέωση ή τη δυνατότητα διενέργειας διαβουλεύσεων ή όταν τα μέρη αποφασίσουν από κοινού να διαβουλεύονται μεταξύ τους, οι διαβουλεύσεις αυτές μπορούν να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της επιτροπής σύνδεσης, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία. Οι διαβουλεύσεις είναι δυνατόν να συνεχίζονται στο συμβούλιο σύνδεσης, εφόσον συμφωνούν τα μέρη.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί σύμφωνα με το άρθρο 11.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΔΕΣΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΩΝ

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Η επιτροπή σύνδεσης που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 464 παράγραφος 1 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («η συμφωνία») επικουρεί το συμβούλιο σύνδεσης κατά την άσκηση των καθηκόντων του και εκτελεί τα καθήκοντα που προβλέπει η συμφωνία και της έχει αναθέσει το συμβούλιο σύνδεσης. Σύμφωνα με το άρθρο 465 παράγραφος 1 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης καθορίζει στον εσωτερικό κανονισμό του τα καθήκοντα και τη λειτουργία της επιτροπής σύνδεσης.

2.   Η επιτροπή σύνδεσης προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του συμβουλίου σύνδεσης, εφαρμόζει τις αποφάσεις του συμβουλίου σύνδεσης, όταν χρειάζεται, και, γενικότερα, εγγυάται τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Η επιτροπή σύνδεσης εξετάζει κάθε ζήτημα που παραπέμπεται σε αυτήν από το συμβούλιο σύνδεσης, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύπτει ενδεχομένως κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας. Η επιτροπή σύνδεσης υποβάλλει στο συμβούλιο σύνδεσης προς έγκριση προτάσεις ή τυχόν σχέδια αποφάσεων ή συστάσεων.

3.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 464 παράγραφος 2 της συμφωνίας, η επιτροπή σύνδεσης απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων δημόσιων υπαλλήλων, που είναι αρμόδιοι για τα ειδικά θέματα που πρόκειται να εξεταστούν σε κάθε συνεδρίαση.

4.   Σύμφωνα με το άρθρο 465 παράγραφος 4 της συμφωνίας, όταν η επιτροπή σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα, κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 465 παράγραφος 4 της συμφωνίας («επιτροπή σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα»), εκτελεί τα καθήκοντα που της ανατίθενται δυνάμει του τίτλου IV της συμφωνίας, αποτελείται από ανώτερους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Ουκρανίας που είναι αρμόδιοι για το εμπόριο και τα συναφή με το εμπόριο θέματα. Εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή της Ουκρανίας που είναι αρμόδιος για το εμπόριο και τα συναφή με το εμπόριο θέματα εκτελεί χρέη προέδρου της επιτροπής σύνδεσης σύμφωνα με το άρθρο 2 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού. Στις συνεδριάσεις συμμετέχει επίσης εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης.

5.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 465 παράγραφος 3 της συμφωνίας, η επιτροπή σύνδεσης έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις στις περιπτώσεις που προβλέπονται στη συμφωνία και στους τομείς στους οποίους το συμβούλιο σύνδεσης έχει μεταβιβάσει εξουσίες σε αυτήν. Οι εν λόγω αποφάσεις είναι δεσμευτικές για τα μέρη, τα οποία λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την εκτέλεσή τους. Η επιτροπή σύνδεσης εκδίδει τις αποφάσεις και τις συστάσεις της κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών για την έκδοσή τους.

6.   Τα μέρη στο πλαίσιο του παρόντος εσωτερικού κανονισμού ορίζονται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 482 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία της επιτροπής σύνδεσης ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη για περίοδο 12 μηνών. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του συμβουλίου σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Η επιτροπή σύνδεσης συνέρχεται τακτικά, τουλάχιστον μία φορά το έτος, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη. Έκτακτες συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης μπορούν να πραγματοποιούνται με συμφωνία των μερών, κατόπιν αιτήματος ενός εξ αυτών.

2.   Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής σύνδεσης συγκαλείται από τον πρόεδρό της σε τόπο και σε χρόνο που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της επιτροπής σύνδεσης αποστέλλεται από τη γραμματεία της το αργότερο 28 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.

3.   Η επιτροπή σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα συνέρχεται τουλάχιστον άπαξ ετησίως και όταν το απαιτούν οι περιστάσεις. Κάθε συνεδρίαση συγκαλείται από τον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα στον τόπο, κατά την ημερομηνία και με τα μέσα που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της επιτροπής σύνδεσης αποστέλλεται από τη γραμματεία της το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.

4.   Οποτεδήποτε είναι εφικτό, η τακτική συνεδρίαση της επιτροπής σύνδεσης συγκαλείται εν ευθέτω χρόνω πριν από την τακτική συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης.

5.   Κατ' εξαίρεση και εφόσον τα μέρη συμφωνούν, οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης μπορεί να πραγματοποιούνται μέσω συμφωνηθέντων τεχνολογικών μέσων, όπως η βιντεοδιάσκεψη.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, τα μέρη ενημερώνονται μέσω της γραμματείας της επιτροπής σύνδεσης για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών που θα συμμετάσχουν στη συνεδρίαση και από τις δύο πλευρές.

Άρθρο 5

Γραμματεία

1.   Ένας υπάλληλος της Ένωσης και ένας υπάλληλος της Ουκρανίας εκτελούν από κοινού χρέη γραμματέων της επιτροπής σύνδεσης και εκτελούν τα σχετικά καθήκοντα από κοινού, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας.

2.   Ένας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας υπάλληλος της Ουκρανίας που είναι αρμόδιοι για το εμπόριο και τα συναφή με το εμπόριο θέματα εκτελούν από κοινού χρέη γραμματέων της επιτροπής σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.

Άρθρο 6

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή σύνδεσης διαβιβάζεται στον γραμματέα της επιτροπής σύνδεσης ενός μέρους, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο γραμματέα.

2.   Η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή σύνδεσης διαβιβάζεται στον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 7.

3.   Η αλληλογραφία του προέδρου αποστέλλεται στα μέρη από τη γραμματεία εξ ονόματος του προέδρου. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 7.

Άρθρο 7

Έγγραφα

1.   Τα έγγραφα διανέμονται μέσω των γραμματέων της επιτροπής σύνδεσης.

2.   Κάθε μέρος διαβιβάζει τα έγγραφά του στον γραμματέα του. Ο γραμματέας διαβιβάζει τα εν λόγω έγγραφα στον γραμματέα του άλλου μέρους.

3.   Ο γραμματέας της Ένωσης διανέμει τα έγγραφα στους αρμόδιους εκπροσώπους της Ένωσης και κοινοποιεί συστηματικά στον γραμματέα της Ουκρανίας την αλληλογραφία αυτή.

4.   Ο γραμματέας της Ουκρανίας διανέμει τα έγγραφα στους αρμόδιους εκπροσώπους της Ουκρανίας και κοινοποιεί συστηματικά στον γραμματέα της Ένωσης την αλληλογραφία αυτή.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

Οι συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά. Αν ένα μέρος υποβάλει στην επιτροπή σύνδεσης πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη, καθώς επίσης και σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 10, για κάθε συνεδρίαση της επιτροπής σύνδεσης, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από ένα μέρος, συνοδευόμενο από τα σχετικά έγγραφα, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα σχετικά έγγραφα διαβιβάζονται κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία έναρξης της συνεδρίασης.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την επιτροπή σύνδεσης κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

4.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης δύναται, κατόπιν συμφωνίας του άλλου μέρους, να προσκαλεί εκπροσώπους άλλων φορέων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες σε έναν θεματικό τομέα σε βάση ad hoc να παραστούν στις συνεδριάσεις της προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Τα μέρη μεριμνούν ώστε οι εν λόγω παρατηρητές ή εμπειρογνώμονες να τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.

5.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που προβλέπονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.

Άρθρο 10

Πρακτικά και επιχειρησιακά συμπεράσματα

1.   Οι γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά αναφέρουν, για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:

α)	κατάλογο των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση, κατάλογο των υπαλλήλων που τους συνοδεύουν και κατάλογο παρατηρητών ή εμπειρογνωμόνων που συμμετείχαν στη συνεδρίαση·

β)	τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην επιτροπή σύνδεσης·

γ)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από την επιτροπή σύνδεσης· και

δ)	τα επιχειρησιακά συμπεράσματα της συνεδρίασης, σύμφωνα με την παράγραφο 4.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στην επιτροπή σύνδεσης προς έγκριση. Η επιτροπή σύνδεσης εγκρίνει το κείμενο του εν λόγω σχεδίου πρακτικών στην επόμενη συνεδρίασή της. Εναλλακτικά, το σχέδιο των εν λόγω πρακτικών μπορεί να εγκριθεί γραπτώς. Το σχέδιο πρακτικών της επιτροπής σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα εγκρίνεται εντός 28 ημερολογιακών ημερών έπειτα από κάθε συνεδρίαση. Αντίγραφό τους αποστέλλεται σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.

4.   Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τον γραμματέα της επιτροπής σύνδεσης του μέρους που ασκεί την προεδρία της επιτροπής σύνδεσης και διαβιβάζεται στα μέρη μαζί με την ημερήσια διάταξη, κατά κανόνα το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία έναρξης της συνεδρίασης. Το εν λόγω σχέδιο επικαιροποιείται κατά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, ώστε στο τέλος της συνεδρίασης, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά, η επιτροπή σύνδεσης να εγκρίνει τα επιχειρησιακά συμπεράσματα προσδιορίζοντας τις επακόλουθες δράσεις των μερών. Μόλις εγκριθούν, τα επιχειρησιακά συμπεράσματα επισυνάπτονται στα πρακτικά και η εφαρμογή τους εξετάζεται κατά τη διάρκεια κάθε επακόλουθης συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης. Για τον σκοπό αυτό, η επιτροπή σύνδεσης εγκρίνει πρότυπο που καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό κάθε σημείου δράσης σε σχέση με συγκεκριμένη προθεσμία.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Στις ειδικές περιπτώσεις στις οποίες η συμφωνία τής παρέχει την εξουσία λήψης αποφάσεων ή όταν της έχει μεταβιβαστεί η σχετική εξουσία από το συμβούλιο σύνδεσης, η επιτροπή σύνδεσης λαμβάνει αποφάσεις. Η επιτροπή σύνδεσης διατυπώνει επίσης συστάσεις. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις υιοθετούνται κατόπιν κοινής συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Κάθε απόφαση ή σύσταση υπογράφεται από τον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης και επικυρώνεται από τους γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης.

2.   Η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να λάβει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτό, το κείμενο της πρότασης ανακοινώνεται σύμφωνα με το άρθρο 7 και ορίζεται προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών εντός της οποίας πρέπει να γνωστοποιηθούν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις. Ο πρόεδρος δύναται, έπειτα από διαβούλευση με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παρούσα παράγραφο, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση ή η σύσταση υπογράφεται από τον πρόεδρο και επικυρώνεται από τους γραμματείς.

3.   Οι πράξεις της επιτροπής σύνδεσης φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» αντίστοιχα. Κάθε απόφαση αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία έκδοσής της, εκτός εάν η απόφαση προβλέπει άλλως.

4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη.

5.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της επιτροπής σύνδεσης στην επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Εκθέσεις

Η επιτροπή σύνδεσης υποβάλλει έκθεση στο συμβούλιο σύνδεσης σχετικά με τις δραστηριότητές της και τις δραστηριότητες των υποεπιτροπών, των ομάδων εργασίας και των άλλων φορέων σε κάθε τακτική συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 13

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες της επιτροπής σύνδεσης είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2.   Οι γλώσσες εργασίας της επιτροπής σύνδεσης είναι η αγγλική και η ουκρανική. Κατά τη διάρκεια των εργασιών της η επιτροπή σύνδεσης χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

Άρθρο 14

Δαπάνες

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα αγγλικά και τα ουκρανικά, όπως αναφέρεται στο άρθρο 13 παράγραφος 1, αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Η διερμηνεία και η μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες αναλαμβάνονται απευθείας από το αιτούν μέρος.

4.   Σε περιπτώσεις όπου η μετάφραση των εγγράφων στις επίσημες γλώσσες της Ένωσης είναι αναγκαία, οι δαπάνες αναλαμβάνονται από την Ένωση.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιείται με απόφαση του συμβουλίου σύνδεσης σύμφωνα με το άρθρο 465 παράγραφος 1 της συμφωνίας.

Άρθρο 16

Υποεπιτροπές, ειδικές επιτροπές ή όργανα

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 466 παράγραφοι 1 και 3 της συμφωνίας, η επιτροπή σύνδεσης δύναται να συγκροτεί υποεπιτροπές σε συγκεκριμένους τομείς που είναι απαραίτητοι για την εφαρμογή της συμφωνίας, πέραν εκείνων που προβλέπονται στη συμφωνία, προκειμένου να επικουρούν την επιτροπή σύνδεσης στην εκτέλεση των καθηκόντων της. Η επιτροπή σύνδεσης δύναται να καταργεί τέτοιες υποεπιτροπές και να καθορίζει ή να τροποποιεί τον εσωτερικό κανονισμό τους. Εάν δεν αποφασιστεί διαφορετικά, οι εν λόγω υποεπιτροπές λειτουργούν υπό την εποπτεία της επιτροπής σύνδεσης, την οποία και ενημερώνουν ύστερα από κάθε συνεδρίαση.

2.   Εάν δεν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία ή δεν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά στο πλαίσιο του συμβουλίου σύνδεσης, ο παρών εσωτερικός κανονισμός ισχύει τηρουμένων των αναλογιών για κάθε υποεπιτροπή που αναφέρεται στην παράγραφο 1.

3.   Οι συνεδριάσεις των υποεπιτροπών μπορούν να διοργανώνονται με ευέλικτο τρόπο, ανάλογα με τις ανάγκες που προκύπτουν, και να διεξάγονται με φυσική παρουσία, είτε στις Βρυξέλλες είτε στην Ουκρανία, ή, παραδείγματος χάρη, με βιντεοδιάσκεψη. Οι υποεπιτροπές λειτουργούν ως πλατφόρμα παρακολούθησης της προόδου που σημειώνεται σχετικά με την προσέγγιση σε συγκεκριμένους τομείς, συζήτησης ορισμένων θεμάτων και προκλήσεων που προκύπτουν κατά την εν λόγω διαδικασία και διατύπωσης συστάσεων και επιχειρησιακών συμπερασμάτων.

4.   Η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης λαμβάνει αντίγραφο όλης της σχετικής αλληλογραφίας, καθώς και των εγγράφων και ανακοινώσεων που αφορούν οποιαδήποτε υποεπιτροπή, ειδική επιτροπή ή όργανο.

5.   Εάν δεν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία ή δεν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη στο πλαίσιο του συμβουλίου σύνδεσης, κάθε υποεπιτροπή, ειδική επιτροπή ή όργανο έχει μόνο την εξουσία να διατυπώνει συστάσεις προς την επιτροπή σύνδεσης.

Άρθρο 17

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός ισχύει, τηρουμένων των αναλογιών, για την επιτροπή σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα, εκτός εάν προβλέπεται κάτι διαφορετικό.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΩΝ

1.	Υποεπιτροπή Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης

2.	Υποεπιτροπή Οικονομικής και άλλης Τομεακής Συνεργασίας