ΡΫΘΜΙΣΗ ΣΧΕΤΙΚΆ ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΌΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΫ ΣΤΑ ΈΓΓΡΑΦΑ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΫ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΊΟΥ

Απόφαση του Προεδρείου της 28ης Νοεμβρίου 2001 (1)  (2)  (3)  (4)

2011/C 216/07

ΤΟ ΠΡΟΕΔΡΕΊΟ,

Έχοντας υπόψη το άρθρο 15, παράγραφος 3, της ΣΛΕΕ,

Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 30ής Μαΐου 2001 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής και ιδίως τα άρθρα 11, 12 και 18,

Έχοντας υπόψη το άρθρο 23, παράγραφοι 2 και 12, το άρθρο 103, παράγραφος 1 και το άρθρο 104 του Κανονισμού,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι γενικές αρχές για την πρόσβαση στα έγγραφα ορίστηκαν σύμφωνα με το άρθρο 15, παράγραφος 3, της ΣΛΕΕ από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 30ής Μαΐου 2001,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι σύμφωνα με το πρώην άρθρο 255 παράγραφος 3 της Συνθήκης ΕΚ και το άρθρο 18 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, με απόφασή του της 13ης Νοεμβρίου 2001, προέβη σε τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού του,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι το άρθρο 104, παράγραφοι 2, 3 και 4 του εσωτερικού κανονισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου αναθέτει στο Προεδρείο να καθορίσει τους κανόνες σχετικά με τη δημιουργία του μητρώου στοιχείων αναφορών των εγγράφων, να θεσπίσει τους όρους πρόσβασης και να ορίσει τα όργανα που είναι αρμόδια για την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι τα μέτρα που αναφέρονται στο σύστημα τελών για την παράδοση των εγγράφων πρέπει να προσαρμοστούν στις προβλέψεις του άρθρου 10 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 έτσι ώστε να προσδιοριστεί το επιπλέον κόστος που βαρύνει τον αιτούντα όταν πρόκειται να παραδοθούν ογκώδη έγγραφα,

Εκτιμώντας ότι κρίνεται σκόπιμο να συγκεντρωθούν σε μια ενιαία απόφαση τα μέτρα που αφορούν τη λειτουργία του μητρώου εγγράφων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, έτσι ώστε να αυξηθεί η διαφάνεια απέναντι στους πολίτες,

Εκτιμώντας ότι ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 δεν επιτρέπει να ληφθεί υπόψη η ιδιότητα του αιτούντος και ότι οι λαμβανόμενες αποφάσεις δυνάμει του εν λόγω κανονισμού παράγουν αποτέλεσμα «έναντι πάντων». Όμως, οι βουλευτές και το προσωπικό των θεσμικών οργάνων έχουν προνομιακά δικαιώματα πρόσβασης που αναγνωρίζονται από τον Κανονισμό του Κοινοβουλίου, τον Δημοσιονομικό Κανονισμό, από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και τον Κανονισμό της Υπηρεσιακής Κατάστασης των Υπαλλήλων, τα οποία μπορούν να ασκήσουν, αντί να προσφύγουν στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και η παρούσα απόφαση δεν ρυθμίζουν ούτε και την πρόσβαση και τη διαβίβαση εγγράφων μεταξύ των θεσμικών οργάνων, που αποτελούν αντικείμενο διοργανικών συμφωνιών,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 αναφέρεται στην πρόσβαση στα υφιστάμενα έγγραφα και ότι οι αιτήσεις παροχής πληροφοριών πρέπει να εξετάζονται βάσει άλλων διατάξεων,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι το Προεδρείο, με την απόφαση του της 8ης Μαρτίου 2010, ενέκρινε ένα νέο κατάλογο των κατηγοριών των εγγράφων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που είναι άμεσα προσβάσιμα,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι απαιτείται να γίνουν τεχνικές τροποποιήσεις υπό το φως της πείρας που απέκτησε το θεσμικό όργανο κατά τα τελευταία έτη και την πορεία της ιστοθέσης του Κοινοβουλίου,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

ΤΊΤΛΟΣ I

TO ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΜΗΤΡΩΟ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΝΑΦΟΡΑΣ (RER)

Άρθρο 1

Δημιουργία

1.   Το ηλεκτρονικό μητρώο στοιχείων αναφοράς (RER) δημιουργείται για τα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

2.   Το μητρώο στοιχείων αναφοράς που δημιουργείται κατ' αυτό τον τρόπο περιέχει τα στοιχεία αναφοράς των εγγράφων που έχουν συνταχθεί ή ληφθεί (υπό την επιφύλαξη της επομένης παραγράφου) από το Όργανο αρχής γενομένης από την ημερομηνία εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 (5).

3.   Βάσει του άρθρου 10, παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, δεν είναι απαραίτητο να διατίθενται στο RER τα έγγραφα των λοιπών θεσμικών οργάνων που λαμβάνονται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και που είναι ήδη εύκολα προσβάσιμα στο ηλεκτρονικό μητρώο του οικείου οργάνου. Το RER παρέχει ένα σύνδεσμο που παραπέμπει στο μητρώο του οργάνου συντάκτη.

4.   Τα εν λόγω στοιχεία αναφοράς συνιστούν το «δελτίο ταυτότητας του εγγράφου», το οποίο περιέχει όχι μόνο τα δεδομένα που απαιτούνται από το άρθρο 11 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, αλλά και, στο μέτρο του δυνατού, τα δεδομένα που επιτρέπουν τον προσδιορισμό της αρχής από την οποία εκπορεύεται το κάθε έγγραφο, τις διαθέσιμες γλώσσες, το καθεστώς του εγγράφου, την κατηγορία του εγγράφου και τον τόπο στον οποίο βρίσκεται αποθηκευμένο το έγγραφο.

Άρθρο 2

Στόχοι

Το RER είναι διαρθρωμένο κατά τρόπον ώστε να επιτρέπει:

Άρθρο 3

Λειτουργία

Η Μονάδα «Διαφάνεια- πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και σχέσεις με τους εκπροσώπους συμφερόντων» (εφεξής, η αρμόδια υπηρεσία) είναι υπεύθυνη:

Άρθρο 4

Καταχώρηση εγγράφων στο RER

1.   Τα στοιχεία αναφοράς των εγγράφων καταγράφονται στο RER σύμφωνα με τις οδηγίες που έχει εγκρίνει ο Γενικός Γραμματέας και που εξασφαλίζουν τη μέγιστη δυνατή ανιχνευσιμότητα των εγγράφων. Το πεδίο που καλύπτει το RER θα διευρυνθεί σταδιακά. Θα ανακοινωθεί στην αρχική σελίδα του RER στην ιστοθέση EUROPARL.

2.   Προς τούτο, τα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, όπως καθορίζονται στο άρθρο 104, παράγραφος 2 του Κανονισμού του, εγγράφονται στο RER υπό την ευθύνη του Οργάνου ή της υπηρεσίας που συντάσσει το έγγραφο.

3.   Τα έγγραφα που συντάσσονται στο πλαίσιο της νομοθετικής διαδικασίας ή της κοινοβουλευτικής δραστηριότητας εγγράφονται στο RER αμέσως μόλις κατατεθούν ή δημοσιοποιηθούν.

4.   Τα λοιπά έγγραφα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των διοικητικών υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου εγγράφονται στο RER, στο μέτρο του δυνατού, σύμφωνα με τις οδηγίες του Γενικού Γραμματέα.

5.   Τα στοιχεία αναφοράς εγγράφων τρίτων βάσει των όρων του άρθρου 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 εγγράφονται στο RER από την υπηρεσία που είναι ο παραλήπτης των εγγράφων.

Άρθρο 5

Έγγραφα άμεσα προσπελάσιμα

1.   Όλα τα έγγραφα που συντάσσει ή λαμβάνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στο πλαίσιο της νομοθετικής διαδικασίας πρέπει να είναι προσπελάσιμα από τους πολίτες υπό ηλεκτρονική μορφή, με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2.   Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο καθιστά προσπελάσιμα όλα τα νομοθετικά έγγραφα, υπό την έννοια του άρθρου 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, διά της ηλεκτρονικής οδού μέσω του RER ή της ιστοθέσης Europarl.

3.   Οι κατηγορίες των άμεσα προσπελάσιμων εγγράφων απαριθμούνται σε κατάλογο τον οποίο καταρτίζει το Προεδρείο και που δημοσιεύεται στην ιστοθέση Europarl. Ο εν λόγω κατάλογος δεν περιορίζει το δικαίωμα πρόσβασης όσον αφορά τα έγγραφα που δεν εμπίπτουν στις απαριθμούμενες κατηγορίες, τα οποία μπορούν να καταστούν προσπελάσιμα κατόπιν γραπτής αιτήσεως.

Άρθρο 6

Έγγραφα προσπελάσιμα κατόπιν αιτήσεως

1.   Τα έγγραφα που συντάσσει ή λαμβάνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εκτός της νομοθετικής διαδικασίας γίνονται στο μέτρο του δυνατού άμεσα προσπελάσιμα στους πολίτες μέσω του RER, με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2.   Όταν η καταχώρηση ενός εγγράφου στο RER δεν επιτρέπει την άμεση πρόσβαση στο πλήρες κείμενο, είτε επειδή το έγγραφο δεν είναι διαθέσιμο σε ηλεκτρονική μορφή είτε λόγω της εφαρμογής των εξαιρέσεων που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ο αιτών μπορεί να ζητήσει την πρόσβαση στο έγγραφο γραπτώς, ή χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό έντυπο που διατίθεται στην ιστοθέση του RER στο EUROPARL.

3.   Τα έγγραφα που συντάχθηκαν ή ελήφθησαν από το Κοινοβούλιο πριν από τη θέση σε ισχύ του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και κατά συνέπεια τα στοιχεία τους δεν περιλαμβάνονται στο RER είναι προσπελάσιμα κατόπιν γραπτής ή ηλεκτρονικής αιτήσεως με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του προαναφερθέντος κανονισμού.

4.   Το Κοινοβούλιο θα εξασφαλίσει παροχή συμβουλών «on line» στους πολίτες ως προς τους όρους κατάθεσης αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα.

ΤΊΤΛΟΣ ΙΙ

ΑΡΧΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ

Άρθρο 7

Αιτήσεις καλυπτόμενες από την παρούσα ρύθμιση

Η παρούσα ρύθμιση εφαρμόζεται σε κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου η οποία υποβάλλεται χρησιμοποιώντας το έντυπο που διατίθεται στην ιστοθέση του RER ή επικαλούμενη ρητά το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα, όπως καθορίζεται από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001. Ωστόσο, δεν καλύπτονται από την παρούσα ρύθμιση οι αιτήσεις που βασίζονται σε ειδικό δικαίωμα πρόσβασης, όπως αυτό θεσπίζεται, ειδικότερα, από τον Κανονισμό του Κοινοβουλίου, τον Δημοσιονομικό Κανονισμό, τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 σχετικά με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τον Κανονισμό της Υπηρεσιακής Κατάστασης των Υπαλλήλων.

Άρθρο 8

Υποβολή της αίτησης πρόσβασης

1.   Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μπορεί να υποβληθεί γραπτώς, με φαξ ή σε ηλεκτρονική μορφή σε μια από τις γλώσσες που απαριθμούνται στο άρθρο 342 της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

2.   Οι αιτήσεις σε ηλεκτρονική μορφή υποβάλλονται χρησιμοποιώντας στο μέτρο του δυνατού το ηλεκτρονικό έντυπο που προβλέπεται στην ιστοθέση του RER και το σύστημα παροχής βοήθειας ‧on line‧ που έχει παραβλεφθεί προκειμένου να διευκολύνεται η υποβολή των εν λόγω αιτήσεων.

3.   Η αίτηση πρέπει να είναι διατυπωμένη με επαρκή ακρίβεια και να περιέχει ιδίως τα στοιχεία που επιτρέπουν τον εντοπισμό του ζητούμενου εγγράφου (ή εγγράφων) καθώς και το ονοματεπώνυμο και τη διεύθυνση του αιτούντος.

4.   Εάν η αίτηση δεν είναι επαρκώς σαφής, το Όργανο, δυνάμει του άρθρου 6 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ζητεί από τον αιτούντα να τη διευκρινίσει και τον βοηθεί προς τούτο.

Άρθρο 9

Επεξεργασία της αρχικής αίτησης

1.   Κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο που κατέχει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο διαβιβάζεται, την ίδια ημέρα με την καταχώρησή της, στην αρμόδια υπηρεσία, η οποία οφείλει να αποστείλει απόδειξη παραλαβής, να συντάξει την απάντηση και να προμηθεύσει το έγγραφο εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας.

2.   Σε περίπτωση που η αίτηση αφορά έγγραφο που έχει συνταχθεί από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο για το οποίο έχει εφαρμογή μια από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ή σε περίπτωση που πρέπει να προσδιοριστεί και να εντοπιστεί το ζητούμενο έγγραφο, η αρμόδια υπηρεσία απευθύνεται στην υπηρεσία ή το όργανο που συνέταξε το έγγραφο, που προτείνει τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί μέσα σε προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών.

Άρθρο 10

Διαβούλευση με τρίτους

1.   Όταν η αίτηση αφορά έγγραφα τρίτων, η αρμόδια υπηρεσία, ενδεχομένως σε συνεννόηση με την υπηρεσία που κατέχει τα ζητούμενα έγγραφα, ελέγχει κατά πόσον έχει εφαρμογή μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στα άρθρα 4 ή 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2.   Εάν, μετά την εξέταση αυτή, διαπιστωθεί ότι πρέπει να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης στα ζητούμενα έγγραφα δυνάμει μιας από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, η αρνητική απάντηση αποστέλλεται στον αιτούντα χωρίς να υπάρξει διαβούλευση με τον τρίτο συντάκτη.

3.   Η αρμόδια υπηρεσία δίνει θετική συνέχεια στην αίτηση χωρίς να υπάρξει διαβούλευση με τον τρίτο συντάκτη όταν:

4.   Σε όλες τις λοιπές περιπτώσεις, υπάρχει διαβούλευση με τους τρίτους και χορηγείται σε αυτούς προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών προκειμένου να εκδηλωθούν έτσι ώστε να καθοριστεί κατά πόσον έχει εφαρμογή μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στα άρθρα 4 ή 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

5.   Σε περίπτωση μη απάντησης μέσα στην ταχθείσα προθεσμία, ή όταν ο τρίτος δεν είναι δυνατό να εξευρεθεί ή να εντοπιστεί, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αποφασίζει σύμφωνα με το καθεστώς των εξαιρέσεων του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, λαμβάνοντας υπόψη τα νόμιμα συμφέροντα του τρίτου με βάση τα στοιχεία που διαθέτει.

Άρθρο 11

Προθεσμία απάντησης

1.   Στις περιπτώσεις που εγκρίνεται η πρόσβαση, η αρμόδια υπηρεσία χορηγεί τα ζητούμενα έγγραφα μέσα σε προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώρηση της αίτησης.

2.   Εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν είναι σε θέση να επιτρέψει την πρόσβαση στα ζητούμενα έγγραφα, γνωστοποιεί γραπτώς στον αιτούντα τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής του, πληροφορώντας τον για το δικαίωμά του να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

3.   Στην περίπτωση αυτή, ο αιτών διαθέτει προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης προκειμένου να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

4.   Κατ’ εξαίρεσιν, όταν η αίτηση αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου είναι δυνατόν να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ύστερα από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και λεπτομερή αιτιολόγηση.

5.   Η απουσία απάντησης εκ μέρους του Οργάνου εντός της ταχθείσας προθεσμίας παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

Άρθρο 12

Εξουσιοδοτημένη αρχή

1.   Οι αρχικές αιτήσεις που απευθύνονται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αντιμετωπίζονται από τον Γενικό Γραμματέα υπό την ευθύνη του Αντιπροέδρου που έχει ορισθεί υπεύθυνος για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, όπως προβλέπεται στο άρθρο 104 παράγραφοι 4 και 6 του εσωτερικού κανονισμού.

2.   Οι θετικές απαντήσεις στις αρχικές αιτήσεις διαβιβάζονται στον αιτούντα από τον Γενικό Γραμματέα ή από την αρμόδια υπηρεσία υπό την εποπτεία του Γενικού Γραμματέα.

3.   Η δεόντως αιτιολογημένη άρνηση σε αρχική αίτηση αποφασίζεται από τον Γενικό Γραμματέα κατόπιν προτάσεως της αρμόδιας υπηρεσίας και ύστερα από διαβούλευση με τον συντάκτη του εγγράφου. Κάθε απόφαση άρνησης διαβιβάζεται προς ενημέρωση στον αρμόδιο Αντιπρόεδρο.

4.   Ανά πάσα στιγμή, ο Γενικός Γραμματέας ή η αρμόδια υπηρεσία δύναται να παραπέμψει το θέμα στη Νομική Υπηρεσία και/ή στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, προκειμένου να αποφανθούν για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί στην αίτηση πρόσβασης.

ΤΊΤΛΟΣ III

ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΤΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ

Άρθρο 13

Υποβολή

1.   Η επιβεβαιωτική αίτηση πρέπει να απευθυνθεί μέσα σε προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών είτε από την παραλαβή της απάντησης με την οποία προβάλλεται ολική ή μερική άρνηση πρόσβασης στο ζητούμενο έγγραφο είτε σε απουσία οποιασδήποτε απάντησης στην αρχική αίτηση μετά την παρέλευση της προθεσμίας απάντησης.

2.   Η επιβεβαιωτική αίτηση πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις που προβλέπονται στο άρθρο 8 της παρούσας απόφασης για την αρχική αίτηση.

Άρθρο 14

Επεξεργασία και Διαβουλεύσεις

1.   Οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις καταχωρούνται και οι ενδεχόμενες διαβουλεύσεις διασφαλίζονται, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στα άρθρα 9 και 10 της παρούσας απόφασης.

2.   Το Κοινοβούλιο μέσα σε προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώρηση της αίτησης είτε παρέχει την πρόσβαση στο έγγραφο είτε γνωστοποιεί γραπτώς ή σε ηλεκτρονική μορφή στον αιτούντα τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής του.

3.   Κατ’ εξαίρεσιν, όταν η αίτηση αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην προηγούμενη παράγραφο είναι δυνατόν να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ύστερα από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και λεπτομερή αιτιολόγηση.

Άρθρο 15

Εξουσιοδοτημένη αρχή

1.   Η απάντηση στις επιβεβαιωτικές αιτήσεις απόκειται στο Προεδρείο του Κοινοβουλίου. Ο Αντιπρόεδρος ο επιφορτισμένος με την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα αποφασίζει για τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις εξ ονόματος του Προεδρείου και υπό την εποπτεία του.

2.   Ο Αντιπρόεδρος υποχρεούται να ενημερώσει το Προεδρείο για την απόφασή του κατά την πρώτη συνεδρίαση του Προεδρείου μετά τη λήψη της απόφασης και την ενημέρωση του αιτούντος. Εάν το κρίνει σκόπιμο, και μέσα στις τεθείσες προθεσμίες, ο Αντιπρόεδρος μπορεί να παραπέμψει στο Προεδρείο το σχέδιο απόφασης, ιδίως εφόσον η απάντηση θέτει ζητήματα αρχής σχετικά με την πολιτική διαφάνειας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Στην απάντησή του προς τον αιτούντα, ο Αντιπρόεδρος δεσμεύεται από την απόφαση του Προεδρείου.

3.   Ο Αντιπρόεδρος και το Προεδρείο αποφασίζουν με βάση την πρόταση που έχει καταρτίσει η αρμόδια υπηρεσία κατόπιν ανάθεσης από τον Γενικό Γραμματέα. Η εν λόγω υπηρεσία δικαιούται να ζητήσει τη γνωμοδότηση του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων, ο οποίος γνωμοδοτεί μέσα σε προθεσμία τριών εργάσιμων ημερών.

4.   Το σχέδιο απάντησης μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο προηγούμενης εξέτασης από τη Νομική Υπηρεσία η οποία γνωμοδοτεί μέσα σε προθεσμία τριών εργάσιμων ημερών.

Άρθρο 16

Προσφυγή

1.   Εφόσον το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο προβάλει ολική ή μερική άρνηση στην ζητούμενη πρόσβαση, το Όργανο ενημερώνει τον αιτούνται για τα ένδικα μέσα που διαθέτει, δηλαδή τη δικαστική προσφυγή εναντίον του Οργάνου και/ή την καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στα άρθρα 263 και 228 της ΣΛΕΕ.

2.   Η απουσία απάντησης μέσα στην ταχθείσα προθεσμία θεωρείται αρνητική απάντηση και παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να ασκήσει προσφυγή ή να υποβάλει καταγγελία κατά τους όρους της προηγούμενης παραγράφου.

ΤΊΤΛΟΣ IV

ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟ RER ΤΩΝ ΕΥΑΙΣΘΗΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΕ ΑΥΤΑ

Άρθρο 17

Καταγραφή στο RER των ευαίσθητων εγγράφων

1.   Τα έγγραφα που έχουν χαρακτηρισθεί ευαίσθητα κατά τους όρους του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 εγγράφονται στο RER εάν η αρχή προέλευσης δώσει τη συμφωνία της. Απόκειται στα πρόσωπα ή όργανα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που λαμβάνουν το ευαίσθητο έγγραφο εκ μέρους τρίτου να προσδιορίσουν τα στοιχεία αναφοράς που είναι δυνατόν να καταχωρηθούν στο RER. Αυτά τα πρόσωπα ή όργανα ζητούν τη γνώμη του Αντιπροέδρου που είναι αρμόδιος για την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, του Γενικού Γραμματέα ή, ενδεχομένως, του Προέδρου της αρμόδιας κοινοβουλευτικής επιτροπής.

2.   Κάθε έγγραφο που συντάσσεται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και αναφέρεται σε ευαίσθητο έγγραφο καταγράφεται στο RER μόνον κατόπιν εγκρίσεως του Αντιπροέδρου που είναι αρμόδιος για την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα. Τα στοιχεία αναφοράς που αποδίδονται σε τέτοιο έγγραφο συντάσσονται υπό τους ίδιους όρους με εκείνους που προβλέπονται στην προηγούμενη παράγραφο.

Άρθρο 18

Επεξεργασία της αίτησης πρόσβασης

Ο Γενικός Γραμματέας διαβιβάζει την αίτηση πρόσβασης σε ευαίσθητο έγγραφο στον Αντιπρόεδρο που είναι αρμόδιος για την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, ο οποίος βαρύνεται με την απάντηση σε αρχικά αίτηση. Η απάντηση σε επιβεβαιωτική αίτηση απόκειται στο Προεδρείο του Κοινοβουλίου, το οποίο δύναται να μεταβιβάσει την αρμοδιότητα στον Πρόεδρο. Ο αρμόδιος Αντιπρόεδρος και το Προεδρείο ή ο Πρόεδρος ζητούν τη γνώμη του Γενικού Γραμματέα ή, ενδεχομένως, του προέδρου της αρμόδιας κοινοβουλευτικής επιτροπής. Οι προϋποθέσεις καταχώρησης και οι προθεσμίες είναι ίδιες με αυτές που ισχύουν για τις λοιπές αιτήσεις πρόσβασης.

Άρθρο 19

Εξουσιοδοτημένα πρόσωπα

Τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να λαμβάνουν γνώση των εγγράφων κατά την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης στα ευαίσθητα έγγραφα είναι: ο Πρόεδρος του Κοινοβουλίου, ο Αντιπρόεδρος ο αρμόδιος για την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, ο πρόεδρος της άμεσα ενδιαφερόμενης κοινοβουλευτικής επιτροπής, ο Γενικός Γραμματέας και το προσωπικό της δεόντως εξουσιοδοτημένης αρμόδιας υπηρεσίας, εκτός εάν οι συμφωνίες που έχουν συναφθεί με τα άλλα θεσμικά όργανα προβλέπουν ειδική εξουσιοδότηση.

Άρθρο 20

Προστασία των ευαίσθητων εγγράφων

Τα ευαίσθητα έγγραφα υπόκεινται σε αυστηρούς κανόνες ασφαλείας έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ο εμπιστευτικός χειρισμός τους εντός του Οργάνου. Προς τούτο, οι εν λόγω κανόνες θα λαμβάνουν υπόψη τις διοργανικές συμφωνίες.

ΤΊΤΛΟΣ V

ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Άρθρο 21

Κόστος της απάντησης

1.   Συμπληρωματικά προς το άρθρο 10, παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, εάν όγκος των ζητουμένων εγγράφων υπερβαίνει τις είκοσι σελίδες, ενδέχεται ο αιτών να επιβαρυνθεί με τέλος 0,10 EUR ανά σελίδα, προσαυξημένο με τα ταχυδρομικά τέλη. Τα έξοδα που σχετίζονται με άλλα υλικά θα καθορίζονται ανά περίπτωση χωρίς τα έξοδα αυτά να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.

2.   Η παρούσα απόφαση δεν αφορά τα δημοσιευμένα έγγραφα που εξακολουθούν να υπόκεινται σε ίδιο σύστημα τιμών.

ΤΊΤΛΟΣ VI

ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Άρθρο 22

Εφαρμογή

Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται με τήρηση και με την επιφύλαξη των διατάξεων του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 καθώς και του εσωτερικού κανονισμού του Κοινοβουλίου.

Άρθρο 23

Αναθεώρηση

Η παρούσα απόφαση θα αποτελεί αντικείμενο εκ νέου εξέτασης τουλάχιστον κάθε φορά που ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 θα αποτελεί αντικείμενο αναθεώρησης.

Άρθρο 24

Θέση σε ισχύ

Η παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης  (6).

(1)  EE C 374 της 29.12.2001, σ. 1.

(2)  Όπως κωδικοποιήθηκε από το Προεδρείο στις 3 Μαΐου 2004.

(3)  Τροποποιήθηκε από το Προεδρείο στις 26 Σεπτεμβρίου 2005 και δημοσιεύτηκε στην EE C 289 της 22.11.2005, σ. 6.

(4)  Τροποποιήθηκε από το Προεδρείο στις 22 Ιουνίου 2011 και δημοσιεύτηκε στην EE C 216 της 22.7.2011, σ. 19.

(5)  Δηλαδή στις 3 Δεκεμβρίου 2001.

(6)  Δηλαδή στις 29 Δεκεμβρίου 2001, στις 22 Νοεμβρίου 2005 και στις 22 Ιουλίου 2011.