που θεσπίζει τους κανόνες για την εφαρμογή της απόφασης αριθ. 573/2007/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με τη σύσταση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Προσφύγων, για την περίοδο 2008 έως 2013, ως μέρος του γενικού προγράμματος «Αλληλεγγύη και διαχείριση των μεταναστευτικών ροών», όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών, τους κανόνες για τη διοικητική και χρηματοοικονομική διαχείριση και την επιλεξιμότητα των δαπανών για έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο

(Τα κείμενα στην αγγλική, βουλγαρική, γαλλική, γερμανική, ελληνική, εσθονική, ισπανική, ιταλική, λεττονική, λιθουανική, μαλτεζική, ολλανδική, ουγγρική, πολωνική, πορτογαλική, ρουμανική, σλοβακική, σλοβενική, σουηδική, τσέχικη και φινλανδική γλώσσα είναι τα μόνα αυθεντικά)

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

την απόφαση αριθ. 573/2007/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Μαΐου 2007, σχετικά με τη σύσταση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Προσφύγων, για την περίοδο 2008 έως 2013, ως μέρος του γενικού προγράμματος «Αλληλεγγύη και διαχείριση των μεταναστευτικών ροών», και την κατάργηση της απόφασης 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου (1), και ιδίως το άρθρο 23, το άρθρο 31 παράγραφος 5, το άρθρο 33 παράγραφος 6 και το άρθρο 35 παράγραφος 4,

1. Η παρούσα απόφαση θέτει τους κανόνες εφαρμογής του Ταμείου όσον αφορά:

2. Οι διατάξεις που παρατίθενται κατωτέρω ισχύουν με την επιφύλαξη του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου, της 11ης Νοεμβρίου 1996, σχετικά με τους ελέγχους και εξακριβώσεις που διεξάγει επιτοπίως η Επιτροπή με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων από απάτες και λοιπές παρατυπίες (4).

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

Τα κράτη μέλη μπορούν να ορίσουν την ίδια υπεύθυνη αρχή, αρχή πιστοποίησης ή ελεγκτική αρχή για δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα ταμεία.

1. Κάθε μεταβίβαση καθηκόντων συμμορφώνεται με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, που απαιτεί αποδοτικό και αποτελεσματικό εσωτερικό έλεγχο, και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με την αρχή της ισότιμης μεταχείρισης και της αναγνωρισιμότητας της κοινοτικής χρηματοδότησης. Η μεταβίβαση εκτελεστικών καθηκόντων δεν προκαλεί συγκρούσεις συμφερόντων.

2. Τα καθήκοντα που μεταβιβάζονται από την υπεύθυνη αρχή στην εξουσιοδοτημένη αρχή καθώς και οι λεπτομερείς διαδικασίες για την εφαρμογή τους καταχωρούνται επισήμως σε γραπτή μορφή.

3. Ο χειρισμός της επικοινωνίας με την Επιτροπή που αναφέρεται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της βασικής πράξης δεν μεταβιβάζεται. Η εξουσιοδοτημένη αρχή επικοινωνεί με την Επιτροπή μέσω της υπεύθυνης αρχής.

4. Εάν η εξουσιοδοτημένη αρχή δεν είναι δημόσια διοικητική υπηρεσία ή φορέας που διέπεται από το ιδιωτικό δίκαιο του κράτους μέλους με αποστολή δημόσιας υπηρεσίας, η υπεύθυνη αρχή δεν μεταβιβάζει στην αρχή αυτή εκτελεστικές εξουσίες που συνεπάγονται ευρύ περιθώριο διακριτικής ευχέρειας και προϋποθέτουν πολιτικές επιλογές.

5. Η μεταβίβαση καθηκόντων στις εξουσιοδοτημένες αρχές δεν θίγει την ευθύνη της υπεύθυνης αρχής, η οποία παραμένει υπόλογη για τα καθήκοντα που έχει μεταβιβάσει.

6. Στις περιπτώσεις που η υπεύθυνη αρχή έχει μεταβιβάσει καθήκοντα στην εξουσιοδοτημένη αρχή, όλες οι διατάξεις της παρούσας απόφασης σχετικά με την υπεύθυνη αρχή ισχύουν, τηρουμένων των αναλογιών, για την εξουσιοδοτημένη αρχή.

Οι εξουσιοδοτημένες αρχές μπορούν να αναθέτουν σε εξωτερικό φορέα ορισμένα από τα καθήκοντά τους, αλλά παραμένουν υπόλογες για τα εν λόγω καθήκοντα σύμφωνα με τις ευθύνες που ορίζονται στα άρθρα 27, 29 και 30 της βασικής πράξης.

Σύμφωνα με το άρθρο 31 παράγραφος 2 της βασικής πράξης και λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναλογικότητας, τα κράτη μέλη καταρτίζουν εγχειρίδιο στο οποίο καθορίζονται οι διαδικασίες και οι πρακτικές ρυθμίσεις όσον αφορά:

1. Για την εφαρμογή του Ταμείου, η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης ή/και ως εκτελεστικός φορέας.

2. Η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας ανάθεσης σε περιπτώσεις στις οποίες εφαρμόζει τα σχέδια, κατά γενικό κανόνα, στη βάση ετήσιων ανοικτών διαδικασιών πρόσκλησης για την υποβολή προτάσεων.

Καμία υπεύθυνη αρχή ή εξουσιοδοτημένη αρχή δεν μπορεί να υποβάλει πρόταση στο πλαίσιο των εν λόγω διαδικασιών πρόσκλησης.

Σε επαρκώς δικαιολογημένες περιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένης της συνέχισης πολυετών σχεδίων σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 6 της βασικής πράξης που επελέγησαν μετά από πρόσκληση υποβολής προτάσεων ή σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, επιτρέπεται η χορήγηση επιδοτήσεων χωρίς διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προτάσεων.

3. Η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας σε περιπτώσεις στις οποίες αποφασίζει να εφαρμόσει τα σχέδια άμεσα, διότι τα χαρακτηριστικά των σχεδίων δεν επιτρέπουν άλλες επιλογές, όπως η ύπαρξη de jure μονοπωλίου ή λόγοι ασφάλειας. Στις περιπτώσεις αυτές, οι κανόνες όσον αφορά τον τελικό δικαιούχο ισχύουν, τηρουμένων των αναλογιών, για την υπεύθυνη αρχή.

Συνθήκες υπό τις οποίες η αρμόδια αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας

1. Οι λόγοι που ώθησαν την υπεύθυνη αρχή να ενεργήσει ως εκτελεστικός φορέας για την εφαρμογή σχεδίων προσδιορίζονται και ανακοινώνονται στην Επιτροπή στο πλαίσιο του σχετικού ετήσιου προγράμματος.

2. Κατά την εφαρμογή των σχεδίων, η υπεύθυνη αρχή μεριμνά ώστε να τηρείται η αρχή της οικονομικής αποδοτικότητας και αποτρέπει τις συγκρούσεις συμφερόντων.

3. Η υπεύθυνη αρχή εφαρμόζει τα σχέδια που προσδιορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 3 άμεσα ή/και από κοινού με οποιαδήποτε εθνική αρχή θεωρείται αρμόδια λόγω τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης, υψηλού βαθμού εξειδίκευσης ή διοικητικών εξουσιών. Οι κύριες εθνικές αρχές που εμπλέκονται στην εφαρμογή αναφέρονται επίσης στο σχετικό ετήσιο πρόγραμμα.

4. Η διοικητική απόφαση για τη συγχρηματοδότηση σχεδίου βάσει του Ταμείου περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την παρακολούθηση των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών και τον έλεγχο των αντίστοιχων δαπανών. Όλες οι σχετικές διατάξεις που καθορίζονται στο άρθρο 10 παράγραφος 2 όσον αφορά τις συμφωνίες επιδότησης προσδιορίζονται σε ισοδύναμο νομικό μέσο.

5. Η τελική έκθεση για την εφαρμογή του ετήσιου προγράμματος περιλαμβάνει πληροφορίες όσον αφορά τις διαδικασίες και τις πρακτικές που εφαρμόστηκαν για να εξασφαλιστεί ο δέων διαχωρισμός καθηκόντων, ο αποδοτικός έλεγχος και η ικανοποιητική προστασία των χρηματοοικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και επεξηγεί τον τρόπο με τον οποίο αποφεύχθηκαν οι συγκρούσεις συμφερόντων.

6. Εφόσον η υπεύθυνη αρχή πρόκειται να είναι σε τακτική βάση ο εκτελεστικός φορέας για σχέδια που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο:

7. Όταν μια εξουσιοδοτημένη αρχή πρόκειται να είναι ο εκτελεστικός φορέας για σχέδια που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο, η εν λόγω εξουσιοδοτημένη αρχή δεν μπορεί να αποτελεί τον μοναδικό τελικό δικαιούχο των πιστώσεων που ανέλαβε να διαχειρίζεται.

Διαδικασία επιλογής και χορήγησης όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης

1. Οι προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που ορίζονται στο άρθρο 7 παράγραφος 2 δημοσιεύονται με τρόπο που εξασφαλίζει τη μέγιστη δυνατή δημοσιότητα μεταξύ των δυνητικών δικαιούχων. Κάθε αλλαγή στο περιεχόμενο των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων δημοσιεύεται επίσης υπό τους ίδιους όρους.

Στις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων προσδιορίζονται:

2. Για τους σκοπούς της επιλογής σχεδίων και της χορήγησης επιδοτήσεων, η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι οι δυνητικοί δικαιούχοι ενημερώνονται σχετικά με τους ακόλουθους ειδικούς όρους όσον αφορά τα προς εφαρμογή σχέδια:

Πριν λάβει την απόφαση χορήγησης η υπεύθυνη αρχή βεβαιώνεται ότι ο τελικός δικαιούχος ή/και οι εταίροι στο σχέδιο είναι ικανοί να τηρήσουν τους εν λόγω όρους.

3. Η υπεύθυνη αρχή βεβαιώνεται ότι τα σχέδια που επιδοτούνται έχουν υποβληθεί τόσο σε επίσημη, τεχνική και δημοσιονομική ανάλυση όσο και σε ποιοτική εκτίμηση βάσει των κριτηρίων που καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων. Οι λόγοι απόρριψης των άλλων σχεδίων καταγράφονται.

4. Τα κράτη μέλη ορίζουν τον φορέα που εξουσιοδοτείται να επιλέγει σχέδια και μεριμνά για την πρόληψη των συγκρούσεων σε κάθε περίπτωση, ιδίως όταν οι αιτούντες είναι εθνικοί φορείς.

5. Στην απόφαση χορήγησης αναφέρεται τουλάχιστον το όνομα του τελικού δικαιούχου ή/και των εταίρων στο σχέδιο, οι ουσιαστικές λεπτομέρειες του σχεδίου, οι επιχειρησιακοί στόχοι του, το ανώτατο ποσό συγχρηματοδότησης από το Ταμείο και το ανώτατο ποσοστό συγχρηματοδότησης των συνολικών επιλέξιμων εξόδων.

6. Κάθε αιτών λαμβάνει γραπτώς τις πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής καθώς και επεξήγηση των αποφάσεων επιλογής. Εφόσον προβλέπεται από την εθνική νομοθεσία, αναφέρεται η σχετική διαδικασία αναθεώρησης.

Συμφωνίες επιδότησης με τους τελικούς δικαιούχους όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης

1. Η υπεύθυνη αρχή καθορίζει λεπτομερώς τις διαδικασίες διαχείρισης του σχεδίου που καλύπτουν, μεταξύ άλλων:

2. Οι συμφωνίες επιδότησης καθορίζουν, μεταξύ άλλων:

3. Ανάλογα με την περίπτωση, οι τελικοί δικαιούχοι βεβαιώνονται ότι όλοι οι εταίροι στο πρόγραμμα υπόκεινται στις ίδιες υποχρεώσεις. Οι εταίροι αναλαμβάνουν ευθύνη μέσω του τελικού δικαιούχου ο οποίος παραμένει ο τελικός υπόλογος για την τήρηση των συμβατικών όρων τόσο από τον ίδιο όσο και από όλους τους εταίρους στο σχέδιο.

Οι τελικοί δικαιούχοι διατηρούν πιστοποιημένα αντίγραφα των λογιστικών εγγράφων που δικαιολογούν τα έσοδα και τις δαπάνες των εταίρων σε σχέση με το συγκεκριμένο σχέδιο.

4. Οι συμφωνίες επιδότησης προβλέπουν ρητά ότι η Επιτροπή και το Ελεγκτικό Συνέδριο ασκούν τις εξουσίες ελέγχου τους, σε έγγραφα και σε χώρους, όσον αφορά όλους τους τελικούς δικαιούχους, εταίρους στο σχέδιο και υπεργολάβους.

Με την επιφύλαξη των εφαρμοζόμενων κοινοτικών και εθνικών κανόνων για τις δημόσιες συμβάσεις, οι συμφωνίες επιδότησης ορίζουν ότι, κατά την εφαρμογή των σχεδίων, οι τελικοί δικαιούχοι ή/και οι εταίροι στο σχέδιο αναθέτουν τη σύμβαση, μετά από διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προσφορών, στον προσφέροντα που υποβάλλει την πλέον αποδοτική προσφορά από οικονομική άποψη, και ότι λαμβάνεται μέριμνα για την πρόληψη κάθε σύγκρουσης συμφερόντων. Ωστόσο, με την επιφύλαξη των εφαρμοζόμενων κοινοτικών και εθνικών κανόνων για τις δημόσιες συμβάσεις, η ανάθεση συμβάσεων αξίας χαμηλότερης των 5 000 ευρώ είναι δυνατή βάσει μιας μόνο προσφοράς χωρίς προκήρυξη.

Καθορισμός της τελικής κοινοτικής συνεισφοράς

Για τον υπολογισμό της τελικής πληρωμής στον τελικό δικαιούχο, η συνολική κοινοτική συνεισφορά σε κάθε σχέδιο είναι η κατώτερη από τα ακόλουθα τρία ποσά:

1. Η τεχνική βοήθεια με πρωτοβουλία της Επιτροπής, όπως ορίζεται στο άρθρο 15 της βασικής πράξης, μπορεί να χρηματοδοτηθεί από το Ταμείο μέχρι και κατά 100 %.

2. Η τεχνική βοήθεια με πρωτοβουλία των κρατών μελών, όπως ορίζεται στο άρθρο 16 της βασικής πράξης, μπορεί να χρηματοδοτηθεί από το Ταμείο μέχρι και κατά 100 %.

3. Η τεχνική βοήθεια με πρωτοβουλία της Επιτροπής ή των κρατών μελών μπορεί να λάβει τη μορφή συμβάσεων, αμοιβών εμπειρογνωμόνων ή/και οποιασδήποτε διοικητικής δαπάνης τηρουμένων των κανόνων επιλεξιμότητας που ορίζονται στο μέρος III, κεφάλαιο 1.

Δαπάνες τεχνικής βοήθειας στην περίπτωση κοινής αρχής

1. Όταν μία ή περισσότερες ορισθείσες αρχές είναι κοινές σε δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα Ταμεία, οι πιστώσεις για τις δαπάνες τεχνικής βοήθειας σε κάθε ένα από τα σχετικά ετήσια προγράμματα μπορούν να συγχωνευθούν, εν μέρει ή πλήρως.

2. Οι δαπάνες για τεχνική βοήθεια κατανέμονται μεταξύ των σχετικών Ταμείων, κατά προτίμηση στη βάση απλών και αντιπροσωπευτικών τύπων κατανομής. Η εφαρμογή των τύπων δεν οδηγεί σε αύξηση του ανώτατου ποσού των δαπανών τεχνικής βοήθειας για κανένα επιμέρους ετήσιο πρόγραμμα.

1. Οι επαληθεύσεις που πραγματοποιούνται από την υπεύθυνη αρχή, ή υπ’ ευθύνη της, σύμφωνα με το άρθρο 27 παράγραφος 1 στοιχείο ζ) της βασικής πράξης καλύπτουν τις διοικητικές, χρηματοοικονομικές, τεχνικές και υλικές πτυχές των σχεδίων, ανάλογα με την περίπτωση.

Βάσει των επαληθεύσεων εξασφαλίζεται ότι οι δηλωθείσες δαπάνες είναι πραγματικές και δικαιολογημένες για τον σκοπό του σχεδίου, ότι τα ενισχυόμενα σχέδια παραδόθηκαν σύμφωνα με τις συμφωνίες επιδότησης, ότι η κοινοτική συνεισφορά τηρεί τους κανόνες, ιδίως όσον αφορά τη διάρθρωση της χρηματοδότησης όπως ορίζεται στο άρθρο 14 της βασικής πράξης, ότι οι αιτήσεις επιστροφής από τον τελικό δικαιούχο είναι σωστές και ότι τα σχέδια και οι δαπάνες τηρούν τους κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και δεν λαμβάνουν διπλή χρηματοδότηση των δαπανών από άλλα κοινοτικά ή εθνικά καθεστώτα και άλλες περιόδους προγραμματισμού.

Οι επαληθεύσεις που αναφέρονται στα στοιχεία α) και β) δεν πρέπει να πραγματοποιηθούν εφόσον ο τελικός δικαιούχος υποχρεούται να υποβάλει πιστοποιητικό ελέγχου από ανεξάρτητο ελεγκτή που καλύπτει όλες τις πτυχές που αναφέρονται στα στοιχεία α) και β).

2. Για κάθε επαλήθευση τηρούνται αρχεία, στα οποία αναφέρονται οι εκτελεσθείσες εργασίες, η ημερομηνία, τα αποτελέσματα και τα μέτρα που ελήφθησαν σε σχέση με εντοπισθέντα σφάλματα. Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι όλα τα παραστατικά έγγραφα σχετικά με τις πραγματοποιηθείσες επαληθεύσεις παραμένουν στη διάθεση της Επιτροπής και του Ελεγκτικού Συνεδρίου επί πέντε έτη μετά το πέρας του σχεδίου. Το διάστημα αυτό διακόπτεται σε περίπτωση νομικών διαδικασιών ή μετά από δεόντως αιτιολογημένη αίτηση της Επιτροπής.

3. Όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας βάσει του ετήσιου προγράμματος, όπως ορίζεται στο άρθρο 7 παράγραφος 3, οι επαληθεύσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1 πραγματοποιούνται σύμφωνα με την αρχή του κατάλληλου διαχωρισμού καθηκόντων.

1. Για τους σκοπούς του άρθρου 27 παράγραφος 1 στοιχείο κ) της βασικής πράξης, μία διαδρομή ελέγχου θεωρείται κατάλληλη εφόσον ανταποκρίνεται στα ακόλουθα κριτήρια:

2. Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι καταχωρείται η θέση όλων των εγγράφων που αφορούν συγκεκριμένες πληρωμές βάσει του Ταμείου.

1. Οι έλεγχοι που αναφέρονται στο άρθρο 30 παράγραφος 1 στοιχεία α) και β) της βασικής πράξης αφορούν τα συστήματα ελέγχου και διαχείρισης που έχουν θεσπιστεί από τα κράτη μέλη και διενεργούνται βάσει δείγματος των επιλεγμένων σχεδίων και χρησιμοποιώντας μέθοδο εγκεκριμένη από την ελεγκτική αρχή.

Το δείγμα περιλαμβάνει επίσης σχέδια που εφαρμόζει η υπεύθυνη αρχή ενεργώντας ως εκτελεστικός φορέας τουλάχιστον σε αναλογική βάση.

Η μέθοδος που χρησιμοποιήθηκε για την επιλογή του δείγματος τεκμηριώνεται.

2. Ο λογιστικός έλεγχος των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου καλύπτει κάθε μία από τις ακόλουθες διαδικασίες τουλάχιστον μία φορά πριν από το 2013: προγραμματισμός, ανάθεση καθηκόντων, επιλογή και χορήγηση, παρακολούθηση των σχεδίων, πληρωμή, πιστοποίηση δαπανών, υποβολή εκθέσεων στην Επιτροπή, εντοπισμός και αντιμετώπιση των δυνητικών παρατυπιών και αξιολόγηση των προγραμμάτων.

3. Οι λογιστικοί έλεγχοι των σχεδίων πραγματοποιούνται επιτόπου βάσει εγγράφων και αρχείων που τηρεί ο τελικός δικαιούχος ή/και οι εταίροι στο σχέδιο. Οι λογιστικοί έλεγχοι επαληθεύουν ότι:

4. Για τον υπολογισμό του ποσού δαπανών που ελέγχονται λογιστικά για το σκοπό του άρθρου 30 παράγραφος 1 στοιχείο β) της βασικής πράξης λαμβάνονται υπόψη μόνο δαπάνες εντός του πεδίου του λογιστικού ελέγχου που διενεργείται βάσει της παραγράφου 3. Εάν ο λογιστικός έλεγχος εκτελείται πριν από την ολοκλήρωση του σχεδίου, λαμβάνονται υπόψη μόνο οι δαπάνες που έχουν όντως ελεγχθεί λογιστικά για τον υπολογισμό του ποσοστού κάλυψης.

5. Σε περίπτωση που τα εντοπισθέντα προβλήματα φαίνεται να είναι συστηματικού χαρακτήρα και ως εκ τούτου ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο άλλα σχέδια, η ελεγκτική αρχή μεριμνά ώστε αυτά να υποβληθούν σε περαιτέρω εξέταση, συμπεριλαμβανομένων πρόσθετων λογιστικών ελέγχων, εφόσον το κρίνει απαραίτητο, για να διαπιστωθεί η κλίμακα των εν λόγω προβλημάτων. Οι σχετικές αρχές λαμβάνουν τα απαραίτητα προληπτικά και διορθωτικά μέτρα.

6. Η ελεγκτική αρχή εξάγει συμπεράσματα βάσει των αποτελεσμάτων των λογιστικών ελέγχων όσον αφορά τις δαπάνες που έχουν δηλωθεί στην Επιτροπή και ανακοινώνει τα συμπεράσματά της στην Επιτροπή με την υποβολή ετήσιας έκθεσης λογιστικού ελέγχου. Σε ετήσια προγράμματα για τα οποία το ποσοστό σφάλματος υπερβαίνει το επίπεδο σημαντικότητας του 2 % της κοινοτικής συνεισφοράς, η ελεγκτική αρχή αναλύει τη σημαντικότητα του εν λόγω σφάλματος και λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της υποβολής κατάλληλων συστάσεων, που ανακοινώνονται τουλάχιστον στην ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου.

1. Σε περιπτώσεις που η ελεγκτική αρχή εκδίδει γνώμη με επιφυλάξεις ή αρνητική γνώμη σχετικά με τη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου, η αρχή πιστοποίησης επαληθεύει ότι οι πληροφορίες αυτές έχουν σταλεί στην Επιτροπή. Η αρχή πιστοποίησης εξασφαλίζει επίσης ότι η υπεύθυνη αρχή έχει εφαρμόσει το κατάλληλο σχέδιο δράσης προκειμένου να αποκαταστήσει την ουσιαστική λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και να εκτιμήσει τον αντίκτυπο της δυσλειτουργίας στη δήλωση δαπανών.

2. Εάν η αίτηση πληρωμής ή η δήλωση επιστροφής δεν έχουν επικυρωθεί από την ελεγκτική αρχή για την τελική έκθεση όσον αφορά την εφαρμογή του ετήσιου προγράμματος, η αρχή πιστοποίησης μεριμνά για την άμεση σύνταξη ορθής αίτησης πληρωμής ή δήλωσης επιστροφής.

Πληροφορίες όσον αφορά τη χρήση του Ταμείου

1. Σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 2 της βασικής πράξης, ο βαθμός στον οποίο ένα κράτος μέλος διαβιβάζει στην Επιτροπή τις διαθέσιμες πληροφορίες για τη χρήση του Ταμείου στα έγγραφα που αναφέρονται στο παρόν κεφάλαιο μπορεί να είναι ανάλογος του ποσού της κοινοτικής συνεισφοράς που έχει χορηγηθεί στο σχετικό κράτος μέλος και, ανάλογα με την περίπτωση, οι πληροφορίες αυτές μπορούν να υποβληθούν σε περιληπτική μορφή.

2. Ωστόσο, εφόσον το ζητήσει Επιτροπή, το κράτος μέλος παρέχει λεπτομερέστερες πληροφορίες. Η Επιτροπή ενδέχεται να ζητήσει τις πληροφορίες αυτές εφόσον το κρίνει απαραίτητο προκειμένου να ανταποκριθεί ουσιαστικά στις υποχρεώσεις της που απορρέουν από τη βασική πράξη και τον δημοσιονομικό κανονισμό.

Περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

1. Η περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που αναφέρονται στα άρθρα 31 παράγραφος 4 και 32 παράγραφος 2 της βασικής πράξης υποβάλλονται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 1.

2. Η υπεύθυνη αρχή επικυρώνει την περιγραφή των συστημάτων που εφαρμόζονται από τις εξουσιοδοτημένες αρχές. Κάθε μια από τις ορισθείσες αρχές επιβεβαιώνει την ακρίβεια της περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που την αφορούν. Επιπλέον, η ελεγκτική αρχή επιβεβαιώνει την πληρότητα της περιγραφής.

3. Στο πλαίσιο της εξέτασης της περιγραφής η Επιτροπή ενδέχεται να ζητήσει διευκρινίσεις και να προτείνει μέτρα για την τήρηση των διατάξεων που ορίζονται στη βασική πράξη. Εάν παραστεί ανάγκη, υπάλληλοι της Επιτροπής ή εξουσιοδοτημένοι αντιπρόσωποί της ενδέχεται να πραγματοποιήσουν επιτόπιες επισκέψεις.

4. Εφόσον η υπεύθυνη αρχή είναι η ίδια για δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα ταμεία ή όταν υπάρχουν κοινά συστήματα που ισχύουν για δύο ή περισσότερα ταμεία, η περιγραφή των κοινών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου υποβάλλεται με αναλυτική παρουσίαση, ανάλογα με την περίπτωση, των ενδεχομένων ειδικών χαρακτηριστικών.

Αναθεώρηση της περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

2. Ουσιαστικές είναι οι αλλαγές που ενδέχεται να έχουν επιπτώσεις στο διαχωρισμό λειτουργιών, στην αποτελεσματικότητα της επιλογής, στη χορήγηση, στους μηχανισμούς ελέγχου και πληρωμής και στην επικοινωνία με την Επιτροπή. Οι ουσιαστικές αλλαγές περιλαμβάνουν, ιδίως, αλλαγές σε μια από τις ορισθείσες αρχές, στο λογιστικό σύστημα και στις διαδικασίες πληρωμής και πιστοποίησης.

3. Η αναθεώρηση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου ακολουθεί την ίδια διαδικασία που καθορίζεται στο άρθρο 20.

1. Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή πολυετές πρόγραμμα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 18 της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 2.

2. Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή τα ετήσια προγράμματα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 20 της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 3.

3. Τα χρηματοοικονομικά σχέδια που συνδέονται με το πολυετές πρόγραμμα περιλαμβάνουν κατανομή των προϋπολογισθέντων ποσών κατά προτεραιότητα, όπως αναφέρεται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές.

Τα χρηματοοικονομικά σχέδια που συνδέονται με τα ετήσια προγράμματα περιλαμβάνουν κατανομή των προϋπολογισθέντων ποσών ανά κατηγορία δράσης, όπως ορίζεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της βασικής πράξης, με αναφορά στις προτεραιότητες.

Αναθεώρηση της χρηματοοικονομικής κατανομής στα ετήσια προγράμματα

1. Για την αναθεώρηση του ετήσιου προγράμματος που έχει εγκριθεί από την Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 20 παράγραφος 5 της βασικής πράξης, το ενδιαφερόμενο κράτος μέλος υποβάλλει στην Επιτροπή αναθεωρημένο σχέδιο ετήσιου προγράμματος πριν την 1η Μαΐου του έτους που έπεται του έτους αναφοράς. Η Επιτροπή εξετάζει και, το ταχύτερο δυνατό, εγκρίνει το αναθεωρημένο πρόγραμμα σύμφωνα με τη διαδικασία που καθορίζεται στο άρθρο 20 παράγραφος 5 της βασικής πράξης.

2. Οι αλλαγές στη χρηματοοικονομική κατανομή χωρίς αναθεώρηση του ετήσιου προγράμματος σύμφωνα με την παράγραφο 1 δεν υπερβαίνουν το 10 % της συνολικής συνεισφοράς από το Ταμείο και επιτρέπονται μόνο εφόσον υπάρχουν λόγοι που διαφεύγουν τον έλεγχο της υπεύθυνης αρχής. Κάθε τέτοια αλλαγή εξηγείται δεόντως στην έκθεση προόδου ή/και στην τελική έκθεση σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος.

Εκθέσεις προόδου και τελικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων

1. Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή εκθέσεις προόδου σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος και τις αιτήσεις πληρωμής, όπως αναφέρεται στο άρθρο 39 παράγραφος 4 της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 4.

2. Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή τις τελικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος και τις αιτήσεις πληρωμής, όπως αναφέρεται στο άρθρο 40 παράγραφος 1 στοιχείο β) της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 5.

3. Οι χρηματοοικονομικοί πίνακες που συνδέονται με τις εκθέσεις προόδου και τις τελικές εκθέσεις παρουσιάζουν κατανομή των ποσών τόσο κατά προτεραιότητα, όπως ορίζεται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές, όσο και κατά σχέδιο για κάθε κατηγορία δράσης, όπως ορίζεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της βασικής πράξης.

1. Η στρατηγική ελέγχου που αναφέρεται στο άρθρο 30 παράγραφος 1 στοιχείο γ) της βασικής πράξης καταρτίζεται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 6.

2. Με εξαίρεση την περίπτωση στην οποία κάθε ένα από τα τελευταία δύο ετήσια προγράμματα που έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή αντιστοιχεί σε ετήσια κοινοτική συνεισφορά χαμηλότερη του 1 εκατ. ευρώ, η ελεγκτική αρχή υποβάλλει ετήσιο σχέδιο ελέγχου πριν από τις 15 Φεβρουαρίου κάθε έτους, αρχίζοντας από το 2009. Το σχέδιο ελέγχου καταρτίζεται ως παράρτημα της στρατηγικής ελέγχου σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 6. Στην περίπτωση της συνδυασμένης στρατηγικής ελέγχου, που προβλέπεται στο άρθρο 30 παράγραφος 2 της βασικής πράξης, είναι δυνατή η υποβολή ετήσιου σχεδίου συνδυασμένου ελέγχου.

3. Η έκθεση λογιστικού ελέγχου και οι γνώμες που αναφέρονται στα άρθρα 30 παράγραφος 3 στοιχείο α) και 30 παράγραφος 3 στοιχείο β) της βασικής πράξης βασίζονται στους λογιστικούς ελέγχους των συστημάτων και σχεδίων που πραγματοποιούνται σύμφωνα με τη στρατηγική ελέγχου και συντάσσονται σύμφωνα με τα υποδείγματα των παραρτημάτων 7.A και 7.B.

4. Η δήλωση επικύρωσης που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 3 στοιχείο γ) της βασικής πράξης βασίζεται σε όλες τις εργασίες λογιστικού ελέγχου που πραγματοποιήθηκαν από την ελεγκτική αρχή και ενδεχόμενους πρόσθετους ελέγχους, ανάλογα με την περίπτωση. Η δήλωση επικύρωσης συντάσσεται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 7.Γ.

5. Εφόσον το πεδίο της εξέτασης είναι περιορισμένο ή το επίπεδο των παράτυπων δαπανών που εντοπίστηκαν δεν επιτρέπει την έκδοση γνώμης άνευ επιφυλάξεων για την ετήσια γνωμοδότηση που αναφέρεται στο άρθρο 30 παράγραφος 3 στοιχείο β) της βασικής πράξης ή στη δήλωση που αναφέρεται στο στοιχείο γ) του ίδιου άρθρου, η ελεγκτική αρχή αναφέρει τους σχετικούς λόγους και εκτιμά την κλίμακα του προβλήματος και τον χρηματοοικονομικό αντίκτυπό του.

Κατάρτιση εγγράφων από την αρχή πιστοποίησης

1. Η πιστοποιημένη δήλωση δαπανών σε σχέση με την αίτηση δεύτερης πληρωμής προχρηματοδότησης που αναφέρεται στο άρθρο 39 παράγραφος 4 της βασικής πράξης συντάσσεται και διαβιβάζεται στην Επιτροπή με τη μορφή που αναφέρεται στο παράρτημα 8.

2. Η πιστοποιημένη δήλωση δαπανών σε σχέση με την αίτηση τελικής πληρωμής που αναφέρεται στο άρθρο 40 παράγραφος 1 στοιχείο α) της βασικής πράξης συντάσσεται και διαβιβάζεται στην Επιτροπή με τη μορφή που παρατίθεται στο παράρτημα 9.

1. Σύμφωνα με τα υποδείγματα των παραρτημάτων 4 και 5, τα κράτη μέλη αναφέρουν στην Επιτροπή κάθε παρατυπία που υπήρξε το αντικείμενο πρώτης διοικητικής ή δικαστικής πράξης διαπίστωσης σε εξέλιξη ή τελικών εκθέσεων σχετικά με την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων.

Ωστόσο, οι ακόλουθες περιπτώσεις δεν χρειάζεται να αναφερθούν, με εξαίρεση τις περιπτώσεις στις οποίες εικάζεται απάτη:

2. Μετά από αίτηση της Επιτροπής, τα κράτη μέλη παρέχουν περισσότερες λεπτομέρειες όσον αφορά:

3. Όταν ορισμένες από τις πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 2, ιδίως σχετικά με, αφενός, τις πρακτικές που χρησιμοποιήθηκαν για να διαπραχθεί η παράβαση και, αφετέρου, τον τρόπο ανακάλυψής της, δεν είναι διαθέσιμες, τα κράτη μέλη, στο βαθμό του δυνατού, υποβάλλουν τα στοιχεία που λείπουν κατά στις επόμενες εκθέσεις παρατυπιών προς την Επιτροπή.

1. Τα κράτη μέλη πληροφορούν την Επιτροπή, με αναφορά σε κάθε προηγούμενη έκθεση βάσει του άρθρου 27, όσον αφορά τις διαδικασίες που έχουν θεσπίσει σχετικά με κάθε παρατυπία που έχει κοινοποιηθεί προηγουμένως και τις σημαντικές αλλαγές που προκύπτουν από αυτές. Οι πληροφορίες αυτές παρέχονται στις εκθέσεις προόδου ή στις τελικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων σύμφωνα με τα υποδείγματα των παραρτημάτων 4 και 5.

Στην έκθεση αναφέρονται τα ποσά η ανάκτηση των οποίων έχει πραγματοποιηθεί ή αναμένεται.

2. Με αίτηση της Επιτροπής τα κράτη μέλη παρέχουν σε όλες τις περιπτώσεις επιπρόσθετες λεπτομέρειες όσον αφορά:

Τα κράτη μέλη αναφέρουν στην Επιτροπή όλες τις διοικητικές ή δικαστικές αποφάσεις για την περάτωση ανάλογων διαδικασιών, ή τα κύρια σημεία τους, και δηλώνουν, ιδίως, εάν υπάρχουν υπόνοιες απάτης.

1. Η Επιτροπή διατηρεί κατάλληλες επαφές με τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη με σκοπό να συμπληρώσει τις πληροφορίες όσον αφορά τις παρατυπίες που αναφέρονται στο άρθρο 27 και τις διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 28 για τη δυνατότητα ανάκτησης.

2. Ανεξαρτήτως των επαφών που αναφέρονται στην παράγραφο 1, η Επιτροπή ενημερώνει τα κράτη μέλη σε περιπτώσεις στις οποίες η φύση της παρατυπίας είναι τέτοια που να υποδηλώνει ότι πανομοιότυπες ή παρόμοιες πρακτικές ενδέχεται να παρουσιαστούν και σε άλλα κράτη μέλη.

1. Η Επιτροπή μπορεί να χρησιμοποιήσει κάθε πληροφορία γενικής ή επιχειρησιακής φύσης που ανακοινώνεται από τα κράτη μέλη βάσει της παρούσας απόφασης για να πραγματοποιήσει αναλύσεις κινδύνων και μπορεί, βάσει των πληροφοριών που συγκεντρώνει, να συντάξει εκθέσεις και να αναπτύξει συστήματα έγκαιρης προειδοποίησης με σκοπό τον αποτελεσματικότερο προσδιορισμό των κινδύνων.

2. Η Επιτροπή ενημερώνει τακτικά τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη όσον αφορά τον τρόπο χρήσης πληροφοριών βάσει της παραγράφου 1.

Πληροφορίες για δυνητικούς τελικούς δικαιούχους

1. Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι οι κύριες ενδείξεις όσον αφορά τα πολυετή και ετήσια προγράμματα τυγχάνουν ευρείας δημοσιοποίησης, με λεπτομέρειες για τις σχετιζόμενες χρηματοοικονομικές συνεισφορές και είναι στη διάθεση κάθε ενδιαφερόμενου.

Ωστόσο, η υπεύθυνη αρχή ενδέχεται να αποφασίσει τη μη δημοσιοποίηση των εσωτερικών ρυθμίσεων διαχείρισης που καθορίζονται στο πολυετές πρόγραμμα ή στα ετήσια προγράμματα, και κάθε άλλης πληροφορίας σχετικά με την εφαρμογή του Ταμείου για λόγους δημόσιας ασφάλειας.

2. Η υπεύθυνη αρχή παρέχει στους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους τουλάχιστον τις ακόλουθες πληροφορίες:

Επιπλέον, η υπεύθυνη αρχή πληροφορεί τους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους για τη δημοσίευση που προβλέπεται στο άρθρο 33 παράγραφος 2 στοιχείο β).

Η υπεύθυνη αρχή πληροφορεί τους τελικούς δικαιούχους ότι η έγκριση χρηματοδότησης συνεπάγεται επίσης έγκριση της καταχώρησής τους στον κατάλογο τελικών δικαιούχων που δημοσιεύεται σύμφωνα με το άρθρο 33 παράγραφος 2 στοιχείο β).

Ευθύνες της υπεύθυνης αρχής σχετικά με την ενημέρωση και τη δημοσιότητα για το ευρύ κοινό

1. Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι τα μέτρα ενημέρωσης και δημοσιότητας εφαρμόζονται με σκοπό την ευρύτερη δυνατή κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης με χρήση διαφόρων μορφών και μεθόδων επικοινωνίας στο κατάλληλο εδαφικό επίπεδο.

2. Η υπεύθυνη αρχή οργανώνει τουλάχιστον τα ακόλουθα μέτρα ενημέρωσης και δημοσιότητας:

Ευθύνες των τελικών δικαιούχων όσον αφορά την ενημέρωση και τη δημοσιότητα για το ευρύ κοινό

1. Ο τελικός δικαιούχος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του κοινού μέσω των μέτρων που αναφέρονται στις παραγράφους 2, 3 και 4 σχετικά με τη βοήθεια που λαμβάνει από το Ταμείο.

2. Ο τελικός δικαιούχος τοποθετεί μόνιμη ευμεγέθη πινακίδα σε εμφανές σημείο το αργότερο τρεις μήνες μετά την ολοκλήρωση κάθε σχεδίου που πληροί τους ακόλουθους όρους:

Η πινακίδα αναφέρει τον τύπο και την ονομασία του σχεδίου. Επιπλέον, οι πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 35 καταλαμβάνουν τουλάχιστον το 25 % της πινακίδας.

3. Όταν ένα σχέδιο λαμβάνει χρηματοδότηση βάσει ετήσιου προγράμματος που συγχρηματοδοτείται από το Ταμείο, ο τελικός δικαιούχος εξασφαλίζει ότι οι συμμετέχοντες στο σχέδιο έχουν ενημερωθεί για την εν λόγω χρηματοδότηση.

4. Σε κάθε έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων των πιστοποιητικών συμμετοχής ή άλλων πιστοποιητικών, όσον αφορά τα εν λόγω σχέδια δηλώνεται ότι το σχέδιο συγχρηματοδοτείται από το Ταμείο.

Τεχνικά χαρακτηριστικά της ενημέρωσης και της δημοσιότητας για την πράξη

Όλα τα μέτρα ενημέρωσης και δημοσιότητας που απευθύνονται στους τελικούς δικαιούχους, τους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους και το ευρύ κοινό περιλαμβάνουν:

Για μικρά θέματα προβολής ή για θέματα προβολής που σχετίζονται με δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα Ταμεία, τα σημεία 1 και 3 δεν ισχύουν.

1. Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή λαμβάνουν όλα τα απαραίτητα μέτρα για να μην αποκαλύπτονται κατά τρόπο μη εγκεκριμένο, ή για να μην παρέχεται παράνομη πρόσβαση σε πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 27 παράγραφος 1 στοιχείο η) της βασικής πράξης, πληροφορίες που έχει συγκεντρώσει η Επιτροπή στο πλαίσιο των επιτόπιων ελέγχων της και πληροφορίες που αναφέρονται στο κεφάλαιο 4.

2. Οι πληροφορίες που αναφέρονται στο κεφάλαιο 4 δεν επιτρέπεται να αποσταλούν σε άλλα πρόσωπα από αυτά στα κράτη μέλη ή στα κοινοτικά όργανα που λόγω καθηκόντων έχουν πρόσβαση σε αυτές, εκτός εάν το κράτος μέλος που παρέχει τις εν λόγω πληροφορίες έχει συμφωνήσει ρητά για τον σκοπό αυτό.

Εκτός από την έντυπη και υπογεγραμμένη μορφή των εγγράφων που αναφέρονται στο κεφάλαιο 3, οι πληροφορίες αποστέλλονται επίσης, στο βαθμό του δυνατού, με ηλεκτρονικά μέσα.

Ηλεκτρονικό σύστημα για την ανταλλαγή εγγράφων

1. Εφόσον η Επιτροπή αναπτύξει ηλεκτρονικό σύστημα για την ασφάλεια της ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Επιτροπής και κάθε κράτους μέλους για την εφαρμογή του Ταμείου, το κράτος μέλος ενημερώνεται σχετικά και, εφόσον το ζητήσει, συμμετέχει στην ανάπτυξη κάθε τέτοιου ηλεκτρονικού συστήματος.

2. Η Επιτροπή και οι ορισθείσες αρχές, μαζί με τους φορείς στους οποίους έχουν ανατεθεί τα καθήκοντα, καταχωρεί τα έγγραφα που παρατίθενται στο κεφάλαιο 3 στο ηλεκτρονικό σύστημα που αναφέρεται στην παράγραφο 1.

3. Επιπλέον, τα κράτη μέλη ενδέχεται να κληθούν να υποβάλουν οικειοθελώς τις πληροφορίες που αναφέρονται στα άρθρα 27 και 28 χρησιμοποιώντας το υπάρχον ειδικό σύστημα που διαχειρίζεται η Επιτροπή για την καταγραφή των παρατυπιών που επισημαίνονται στο πλαίσιο των διαρθρωτικών ταμείων.

4. Οι ενδεχόμενες δαπάνες διεπαφής μεταξύ του κοινού ηλεκτρονικού συστήματος και των εθνικών, περιφερειακών και τοπικών ηλεκτρονικών συστημάτων και κάθε δαπάνη για την προσαρμογή των εθνικών, περιφερειακών και τοπικών συστημάτων στις τεχνικές απαιτήσεις του κοινού συστήματος θεωρούνται επιλέξιμες βάσει του άρθρου 16 της βασικής πράξης.

ΕΙΔΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΡΟΣΦΥΓΩΝ

1. Οι κανόνες που παρατίθενται στο παράρτημα 11 χρησιμοποιούνται για να καθοριστεί η επιλεξιμότητα των δαπανών δράσης χρηματοδοτούμενης βάσει των ετήσιων προγραμμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 35 παράγραφος 4 της βασικής πράξης.

2. Οι κανόνες για τις δαπάνες των τελικών δικαιούχων εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, για τις δαπάνες των εταίρων στο σχέδιο.

3. Τα κράτη μέλη μπορούν να εφαρμόσουν εθνικούς κανόνες επιλεξιμότητας που είναι αυστηρότεροι από αυτούς που θεσπίζονται στην παρούσα απόφαση.

Εναπόκειται στην Επιτροπή να εκτιμήσει εάν οι εφαρμοστέοι εθνικοί κανόνες επιλεξιμότητας πληρούν τον εν λόγω όρο.

1. Οι αιτήσεις για επείγοντα μέτρα υποβάλλονται από την υπεύθυνη αρχή σύμφωνα με το μοντέλο του παραρτήματος 12.

2. Κάθε έγκριση επειγόντων μέτρων από την Επιτροπή οδηγεί σε τροποποίηση της απόφασης χρηματοδότησης με την οποία έχει εγκριθεί το ετήσιο πρόγραμμα του ενδιαφερόμενου κράτους μέλους. Η τροποποίηση αναφέρει το ποσό που έχει χορηγηθεί στο ενδιαφερόμενο κράτος μέλος, την περίοδο για την οποία οι δαπάνες είναι επιλέξιμες, και ανάλογα με την περίπτωση, την παρέκκλιση από τους κανόνες επιλεξιμότητας για δαπάνες που ορίζονται στο παράρτημα 11 σε σχέση με τις δράσεις οι οποίες παρατίθενται στο άρθρο 5 της βασικής πράξης.

3. Η έκθεση σχετικά με την εφαρμογή των εν λόγω μέτρων περιλαμβάνεται στην έκθεση προόδου και στην τελική έκθεση για την εφαρμογή του σχετικού ετήσιου προγράμματος.

4. Το κράτος μέλος λαμβάνει μια πρώτη πληρωμή προχρηματοδότησης, ίση με το 80 % του ποσού που χορηγείται για τα επείγοντα μέτρα, εντός 60 ημερών μετά την έκδοση της απόφασης που αναφέρεται στην παράγραφο 2. Το υπόλοιπο καταβάλλεται όταν η ίδια πληρωμή πραγματοποιείται για το σχετικό ετήσιο πρόγραμμα.

Κατ’ αποκοπήν ποσό για επανεγκατεστημένα άτομα

1. Για το κατ’ αποκοπήν ποσό για τα επανεγκατεστημένα άτομα, όπως προβλέπεται στο άρθρο 13 παράγραφος 3 της βασικής πράξης, η υπεύθυνη αρχή, στο διάστημα της περιόδου που αναφέρεται στο άρθρο 43 της βασικής πράξης:

2. Τα πρόσωπα επανεγκαθίστανται κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους που αντιστοιχεί στο ετήσιο πρόγραμμα.

3. Οι εκθέσεις προόδου και οι τελικές εκθέσεις για την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων αναφέρουν τον αριθμό επανεγκατεστημένων προσώπων σύμφωνα με τις τέσσερις κατηγορίες που ορίζονται στο άρθρο 13 παράγραφος 3 της βασικής πράξης.

1. Κατ’ εξαίρεση προς το άρθρο 23, όταν εφαρμόζεται το ετήσιο πρόγραμμα:

2. Το σύνολο των ετήσιων πόρων που αναφέρονται στο άρθρο 14 παράγραφος 7 της βασικής πράξης, σχετικά με το όριο του 15 % για την εφαρμογή δράσης βάσει του άρθρου 3 παράγραφος 4 της απόφασης, υπολογίζεται με αναφορά στο ποσό που καθορίζεται στην απόφαση της Επιτροπής με την οποία εγκρίνεται το ετήσιο πρόγραμμα, χωρίς να λαμβάνονται υπόψη ενδεχόμενοι πρόσθετοι πόροι που έχουν χορηγηθεί για επείγοντα μέτρα.

Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στο Βασίλειο του Βελγίου, τη Δημοκρατία της Βουλγαρίας, την Τσεχική Δημοκρατία, την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γερμανίας, τη Δημοκρατία της Εσθονίας, την Ιρλανδία, την Ελληνική Δημοκρατία, το Βασίλειο της Ισπανίας, τη Γαλλική Δημοκρατία, την Ιταλική Δημοκρατία, την Κυπριακή Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Λεττονίας, τη Δημοκρατία της Λιθουανίας, το Μεγάλο Δουκάτο του Λουξεμβούργου, τη Δημοκρατία της Ουγγαρίας, τη Δημοκρατία της Μάλτας, το Βασίλειο των Κάτω Χωρών, τη Δημοκρατία της Αυστρίας, τη Δημοκρατία της Πολωνίας, την Πορτογαλική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Ρουμανίας, τη Δημοκρατία της Σλοβενίας, τη Σλοβακική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Φινλανδίας, το Βασίλειο της Σουηδίας, το Ηνωμένο Βασίλειο της Μεγάλης Βρετανίας και της Βορείου Ιρλανδίας.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

Υπόδειγμα περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

Υπόδειγμα πολυετούς προγράμματος

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3

Υπόδειγμα ετήσιου προγράμματος

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4

Υπόδειγμα έκθεσης προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

A.	Τεχνική έκθεση

B.	Αίτηση για την πληρωμή της δεύτερης προχρηματοδότησης

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 5

Υπόδειγμα τελικής έκθεσης για την εφαρμογή του ετήσιου προγράμματος

A.	Τεχνική έκθεση

B.	Αίτηση πληρωμής του υπολοίπου/δήλωση επιστροφής

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 6

Υπόδειγμα στρατηγικής λογιστικού ελέγχου

Παράρτημα (παραρτήματα) στη στρατηγική λογιστικού ελέγχου: Ετήσια προγράμματα

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 7

Υπόδειγμα έκθεσης από την αρχή λογιστικού ελέγχου

A.	Ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου

B.	Γνώμη για τη λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

Γ.	Επικύρωση της αίτησης πληρωμής

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 8

Υπόδειγμα δήλωσης δαπανών για τη δεύτερη προχρηματοδότηση

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 9

Υπόδειγμα δήλωσης δαπανών για την πληρωμή του υπολοίπου

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10

Οδηγίες σχετικά με το ευρωπαϊκό έμβλημα και ορισμός των τυποποιημένων χρωμάτων

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 11

Κανόνες επιλεξιμότητας των δαπανών — Ευρωπαϊκό Ταμείο Προσφύγων

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 12

Αίτηση για επείγοντα μέτρα

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

	Αρχική έκδοση
	Αναθεωρημένη έκδοση (αριθμός, ημερομηνία ηη/μμ/έτος) μετά από διάλογο με την Επιτροπή
	Έκδοση αναθεωρημένη για άλλους λόγους

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ/Α:

ΚΥΡΙΟ ΣΗΜΕΙΟ ΕΠΑΦΗΣ:

ΟΙ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΟΥΝ ΤΗΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ: …

1. ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΔΙΟΡΙΣΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

1.1. Γενικές πληροφορίες σχετικά με τις διορισμένες υπηρεσίες

1.1.1. Σύντομη περιγραφή των επιλογών που έγιναν σχετικά με το διορισμό των διαφόρων υπηρεσιών

1.1.2. Ένδειξη για το κατά πόσον τα εν λόγω συστήματα διαχείρισης και ελέγχου είναι λειτουργικά

Διαφορετικά, να προσδιορισθεί η ημερομηνία κατά την οποία θα καταστούν λειτουργικά

1.1.3. Ένδειξη για το κατά πόσον τα εν λόγω συστήματα διαχείρισης και ελέγχου διαθέτουν τη διαπίστευση της Επιτροπής για άλλα κοινοτικά χρηματοδοτικά μέσα (εάν εφαρμόζεται)

1.2. Οργανόγραμμα/τα του συνόλου του φορέα/ων στο πλαίσιο του οποίου λειτουργούν οι διορισμένες υπηρεσίες

1.3. Υπεύθυνη υπηρεσία

1.3.1. Η ημερομηνία και μορφή του επίσημου διορισμού της υπεύθυνης υπηρεσίας

1.3.2. Νομικό καθεστώς της υπεύθυνης υπηρεσίας

1.3.3. Καθορισμός των λειτουργιών που εκτελούνται απευθείας από την υπεύθυνη υπηρεσία και (εάν εφαρμόζεται ή/και προβλέπεται) από άλλους φορείς υπό την ευθύνη της υπεύθυνης υπηρεσίας (εξωτερική ανάθεση καθηκόντων, εξαιρουμένων των καθηκόντων που ανατίθενται στις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες βάσει του σημείου 1.4)

1.3.4. Οργανόγραμμα και καθορισμός των λειτουργιών των μονάδων (συμπεριλαμβανομένου του ενδεικτικού αριθμού των θέσεων απασχόλησης που έχουν διατεθεί)

1.3.5. Πληροφορίες σχετικά με το εάν η υπεύθυνη υπηρεσία μπορεί να λειτουργεί και ως εκτελεστικός φορέας για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο

1.3.6. Εάν η υπεύθυνη υπηρεσία είναι η ίδια για περισσότερα από ένα εκ των τεσσάρων Ταμείων, μία περιγραφή των κοινών λειτουργιών και συστημάτων

1.4. Εξουσιοδοτημένη/ες υπηρεσία/ες

1.4.1. Λόγοι δημιουργίας μιας ή περισσοτέρων εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών

1.4.2. Ημερομηνία και μορφή του επίσημου διορισμού των εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών

1.4.3. Νομικό καθεστώς των εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών

1.4.4. Καθορισμός των λειτουργιών που εκτελούνται απευθείας από τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες και (εάν εφαρμόζεται ή/και προβλέπεται) από άλλους φορείς υπό την ευθύνη των εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών (εξωτερική ανάθεση καθηκόντων)

1.4.5. Οργανόγραμμα και καθορισμός των λειτουργιών των μονάδων (συμπεριλαμβανομένου του ενδεικτικού αριθμού των θέσεων απασχόλησης που έχουν διατεθεί)

1.4.6. Πληροφορίες σχετικά με το κατά πόσον οι εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες μπορούν επίσης να λειτουργούν ως εκτελεστικοί φορείς για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο

1.4.7. Εάν οι εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες είναι οι ίδιες για περισσότερα από ένα εκ των τεσσάρων ταμείων, μία περιγραφή των κοινών λειτουργιών και συστημάτων

1.5. Υπηρεσία πιστοποίησης

1.5.1. Η ημερομηνία και μορφή του επίσημου διορισμού της υπηρεσίας πιστοποίησης

1.5.2. Νομικό καθεστώς της υπηρεσίας πιστοποίησης

1.5.3. Καθορισμός των λειτουργιών που εκτελούνται απευθείας από την υπηρεσία πιστοποίησης και (εάν εφαρμόζεται ή/και προβλέπεται) από άλλους φορείς υπό την ευθύνη της υπηρεσίας πιστοποίησης (εξωτερική ανάθεση καθηκόντων)

1.5.4. Οργανόγραμμα και καθορισμός των λειτουργιών των μονάδων (συμπεριλαμβανομένου του ενδεικτικού αριθμού των θέσεων απασχόλησης που έχουν διατεθεί)

1.5.5. Εάν η υπηρεσία πιστοποίησης είναι η ίδια για περισσότερα από ένα εκ των τεσσάρων ταμείων, μία περιγραφή των κοινών λειτουργιών και συστημάτων

1.6. Ελεγκτική υπηρεσία

1.6.1. Η ημερομηνία και μορφή του επίσημου διορισμού της ελεγκτικής υπηρεσίας

1.6.2. Νομικό καθεστώς της ελεγκτικής υπηρεσίας

1.6.3. Καθορισμός των λειτουργιών που εκτελούνται απευθείας από την ελεγκτική υπηρεσία και (εάν εφαρμόζεται ή/και προβλέπεται) από άλλους φορείς υπό την ευθύνη της ελεγκτικής υπηρεσίας (εξωτερική ανάθεση καθηκόντων)

1.6.4. Οργανόγραμμα και καθορισμός των λειτουργιών των μονάδων (συμπεριλαμβανομένου του ενδεικτικού αριθμού των θέσεων απασχόλησης που έχουν διατεθεί)

1.6.5. Ειδικότητες του προσωπικού για την ελεγκτική υπηρεσία και (εάν εφαρμόζεται ή/και προβλέπεται) των άλλων φορέων που αναμένεται να εκτελέσουν εργασίες ελέγχου (εξωτερική ανάθεση καθηκόντων)

1.6.6. Εάν η ελεγκτική υπηρεσία είναι η ίδια για περισσότερα από ένα εκ των τεσσάρων Ταμείων, μία περιγραφή των κοινών λειτουργιών και συστημάτων

1.6.7. Εάν η υπεύθυνη υπηρεσία μπορεί να ενεργεί και ως εκτελεστικός φορέας για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο, μια περιγραφή των μέτρων που διασφαλίζουν την ανεξάρτητη θέση της ελεγκτικής υπηρεσίας σύμφωνα με το άρθρο 8.

Καθοδήγηση για τα τμήματα 2 έως 4

1ο μέρος κάθε πίνακα

Η περιγραφή των διαδικασιών πρέπει να περιλαμβάνει τα καθήκοντα που πρέπει να διεκπεραιώνονται από κάθε μία εκ των διορισμένων υπηρεσιών (ή φορέων που τελούν υπό την ευθύνη αυτών) και τη μεταξύ τους αλληλεπίδραση. Η περιγραφή πρέπει να είναι περιεκτική, αλλά να παρέχει τη δυνατότητα σαφούς κατανόησης του τρόπου με τον οποίο θα λειτουργούσαν οι διαδικασίες στην πράξη.

2ο μέρος κάθε πίνακα

Η λίστα ελέγχου πρέπει να συμπληρώνεται υποδεικνύοντας το κατά πόσον επιτεύχθηκε κάθε στόχος και παρέχοντας όλες τις σχετικές πληροφορίες. Εάν ο στόχος δεν έχει επιτευχθεί, παρακαλείσθε να εξηγήσετε τους λόγους και, ανάλογα με την περίπτωση, να ορίσετε την προσδοκώμενη ημερομηνία υλοποίησής του.

Εάν οι διαδικασίες είναι θεσμοθετημένες, πρέπει να αναφέρεται το σχετικό έγγραφο.

2. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΩΝ ΔΙΟΡΙΣΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

2.1. Διορισμός των υπηρεσιών και εποπτεία τους
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας εγκαθίδρυσης της κάθε διορισμένης υπηρεσίας [η περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Οι κανόνες που διέπουν τις σχέσεις του κράτους μέλους με τις διορισμένες υπηρεσίες προσδιορίζουν τις αντίστοιχες ευθύνες.	Ν/Ο
2	Το κράτος μέλος παρέχει καθοδήγηση στις διορισμένες υπηρεσίες με σκοπό της διασφάλιση της χρηστής χρηματοοικονομικής διαχείρισης (μέσω εκπαίδευσης ή/και εγχειριδίων).	Ν/Ο
3	Κάθε αρχή ενημερώνει το προσωπικό της σχετικά με την αποστολή του οργανισμού, με την περιγραφή των εργασιών του προσωπικού καθώς και για τα αναμενόμενα αποτελέσματα.	Ν/Ο
4	Ελήφθησαν μέτρα ώστε να διασφαλιστεί ότι οι διάφορες υπηρεσίες είναι επαρκώς επανδρωμένες όσον αφορά τον αριθμό των μελών του προσωπικού, την αρχαιότητα και την εμπειρία προκειμένου να διεκπεραιώσουν τις λειτουργίες τους.	Ν/Ο

2.2. Διαχωρισμός των αρμοδιοτήτων
Σύντομη περιγραφή των μέτρων που έχουν θεσπισθεί για τη διασφάλιση σωστού διαχωρισμού των αρμοδιοτήτων [η περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Καθορίζονται κανόνες με σκοπό να διασφαλιστεί ο κατάλληλος διαχωρισμός των αρμοδιοτήτων μεταξύ των διαφόρων φορέων, οι οποίοι, στο πλαίσιο της υπεύθυνης υπηρεσίας, είναι αρμόδιοι για την υπογραφή των συμβάσεων/συμφωνιών επιδότησης.	Ν/Ο
2	Καθορίζονται κανόνες προκειμένου να διασφαλιστεί ο κατάλληλος διαχωρισμός των αρμοδιοτήτων μεταξύ των φορέων, οι οποίοι, στο πλαίσιο της υπεύθυνης υπηρεσίας, είναι αρμόδιοι για την έναρξη, επαλήθευση και έγκριση των οικονομικών συναλλαγών.	Ν/Ο
3	Η ελεγκτική υπηρεσία είναι λειτουργικά ανεξάρτητη από την υπεύθυνη υπηρεσία και την υπηρεσία πιστοποίησης.	Ν/Ο
4	Η υπηρεσία πιστοποίησης δεν εμπλέκεται στην επιλογή, στην υλοποίηση και στις οικονομικές συναλλαγές που αφορούν τους κοινοτικούς πόρους.	Ν/Ο

2.3. Παρακολούθηση της/των εξουσιοδοτημένης/ων υπηρεσίας/ών — εάν εφαρμόζεται
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η περιγραφή αυτή πρέπει να περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Τα καθήκοντα που πρόκειται να ανατεθούν είναι σαφώς καθορισμένα.	Ν/Ο
2	Έχουν θεσπισθεί διαδικασίες σχετικά με τα ανατεθέντα καθήκοντα και έχει ελεγχθεί η συμμόρφωσή τους με τους κανόνες που καθορίζονται στη βασική πράξη και με τους κανόνες εφαρμογής.	Ν/Ο
3	Θα πραγματοποιηθούν έλεγχοι εποπτείας προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα καθήκοντα διεκπεραιώνονται σύμφωνα με τις καθιερωμένες διαδικασίες.	Ν/Ο

2.4. Παρακολούθηση άλλων καθηκόντων που δεν διεκπεραιώνονται από τις ίδιες τις υπηρεσίες — εάν εφαρμόζεται
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Σε περίπτωση φορέων που ενεργούν υπό την ευθύνη της υπεύθυνης υπηρεσίας (οι οποίοι όμως δεν θεωρούνται εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες), υπάρχουν εποπτικοί μηχανισμοί που διασφαλίζουν την χρηστή χρηματοοικονομική διαχείριση.	Ν/Ο
2	Σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης ελεγκτικών δραστηριοτήτων και σε περίπτωση φορέων που ενεργούν υπό την ευθύνη της ελεγκτικής υπηρεσίας, υπάρχουν εποπτικοί μηχανισμοί που διασφαλίζουν μία κοινή μέθοδο ελέγχου και τη συνοχή των ελεγκτικών εργασιών.	Ν/Ο
3	Σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης των δραστηριοτήτων πιστοποίησης και σε περίπτωση φορέων που ενεργούν υπό την ευθύνη της υπηρεσίας πιστοποίησης, υπάρχουν εποπτικοί μηχανισμοί που διασφαλίζουν μία κοινή προσέγγιση όσον αφορά την πιστοποίηση.	Ν/Ο
4	Σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης σε ιδιωτικούς οργανισμούς που δεν είναι επιφορτισμένοι με αποστολή δημόσιας υπηρεσίας, καθορίζονται μηχανισμοί με σκοπό να διασφαλιστεί ότι τα καθήκοντα που ενδέχεται να ανατεθούν δεν περιλαμβάνουν την άσκηση δημόσιας εξουσίας, ούτε απαιτούν την εξάσκηση προαιρετικής επιλογής ή κρίσης.	Ν/Ο

3. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

3.1. Διαμόρφωση πολυετών προγραμμάτων
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Θεσπίζονται μέτρα για τη διασφάλιση της εφαρμογής της αρχής περί εταιρικής σχέσης σύμφωνα με τους ισχύοντες εθνικούς κανόνες και πρακτικές.	Ν/Ο
2	Καθορίζονται διαδικασίες προκειμένου να ελέγχεται ότι το πολυετές πρόγραμμα είναι συνεπές με τις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές και συμμορφώνεται με το κοινοτικό δίκαιο, ιδίως με το κοινοτικό δίκαιο που αποσκοπεί στην κατοχύρωση της ελεύθερης κυκλοφορίας των προσώπων, σε συνδυασμό με τα συνοδευτικά μέτρα που έχουν άμεση σχέση με τους ελέγχους στα εξωτερικά σύνορα, το άσυλο και τη μετανάστευση.	Ν/Ο
3	Το πολυετές πρόγραμμα εγκρίνεται από δεόντως εξουσιοδοτημένο άτομο.	Ν/Ο

3.2.

Διαμόρφωση ετήσιων προγραμμάτων

Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας

[η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]

Βασικοί στόχοι

Επιτεύχθηκε;

Σχόλια

Θεσπίζονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί:

—	η συνοχή μεταξύ των ετήσιων προγραμμάτων και του πολυετούς προγράμματος,

—	η επιλεξιμότητα των δράσεων που προβλέπονται στο πλαίσιο των ετήσιων προγραμμάτων,

—	η συνοχή και συμπληρωματικότητα των εν λόγω δράσεων με άλλα εθνικά και κοινοτικά μέσα,

—	η συμμόρφωση με τους κανόνες που αφορούν το ποσοστό συγχρηματοδότησης,

—	η συνοχή με τις προτεραιότητες/ειδικές προτεραιότητες που καθορίζονται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές.

Ν/Ο

Θεσπίζονται διαδικασίες με σκοπό να υπάρχει η δυνατότητα αναθεώρησης ενός ετήσιου προγράμματος, σε περίπτωση δεόντως δικαιολογημένων καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, όπως περιγράφεται στη βασική πράξη (εάν εφαρμόζεται).

Ν/Ο

Θεσπίζονται διαδικασίες με σκοπό να υπάρχει η δυνατότητα υποβολής αναθεώρησης ενός ετήσιου προγράμματος όταν απαιτείται, δυνάμει του άρθρου 23 παράγραφος 1 της παρούσας απόφασης.

Ν/Ο

Τυχόν τροποποίηση της χρηματοοικονομικής κατανομής ενός ετήσιου προγράμματος και οι λόγοι αυτής τεκμηριώνονται.

Ν/Ο

Τυχόν τροποποίηση στην υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος που δεν σχετίζεται με τη χρηματοοικονομική κατανομή (π.χ. σχετικά με το χαρακτήρα και το χρόνο των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων ή του πεδίου εφαρμογής της τεχνικής βοήθειας) και οι λόγοι αυτής τεκμηριώνονται.

Ν/Ο

3.3. Διαμόρφωση της στρατηγικής ελέγχου και των ετήσιων προγραμμάτων ελέγχου
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα διαδικασία αφορά την ελεγκτική υπηρεσία]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Θεσπίζονται κανόνες για τη διασφάλιση διαφανούς και κατάλληλης επικοινωνίας από την υπεύθυνη υπηρεσία προς την ελεγκτική υπηρεσία σχετικά με τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης και τα έργα πριν από και καθ’ όλη τη διάρκεια της περιόδου προγραμματισμού.	Ν/Ο
2	Θεσπίζονται διαδικασίες για τον καθορισμό ετήσιων προγραμμάτων ελέγχου (τα οποία προσαρτώνται κάθε χρόνο στη στρατηγική ελέγχου) και την έγκαιρη αποστολή τους στην Επιτροπή (εάν εφαρμόζεται).	Ν/Ο
3	Η στρατηγική ελέγχου και τα ετήσια προγράμματα ελέγχου εγκρίνονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο άτομο.	Ν/Ο

3.4. Υπεύθυνη υπηρεσία που ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας — εάν εφαρμόζεται
Σύντομη περιγραφή των λόγων για τους οποίους η υπεύθυνη υπηρεσία υλοποιεί τα έργα απευθείας και συγκεκριμένες προβλεφθείσες ρυθμίσεις για την ενίσχυση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Η αιτιολόγηση της ανάγκης να υλοποιεί η υπεύθυνη υπηρεσία απευθείας τα έργα είναι δεόντως τεκμηριωμένη και εγκεκριμένη.	Ν/Ο
2	Θεσπίζονται ειδικά μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι ο χαρακτήρας και οι στόχοι των έργων συμμορφώνονται με τις διατάξεις που έχουν καθοριστεί για το Ταμείο.	Ν/Ο
3	Θεσπίζονται ειδικά μέτρα για την πρόληψη της σύγκρουσης συμφερόντων για τα έργα που υλοποιούνται από την υπεύθυνη υπηρεσία.	Ν/Ο
4	Θεσπίζονται ειδικά μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τηρείται η αρχή της βέλτιστης σχέσης ποιότητας/τιμής κατά την υλοποίηση των έργων από την υπεύθυνη υπηρεσία.	Ν/Ο
5	Καθορίζονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί ότι οι συμβατικοί όροι που διέπουν τα εν λόγω έργα είναι σαφείς και πλήρεις, ιδίως όσον αφορά τους όρους χρηματοδότησης, τους όρους πληρωμής, τους κανόνες επιλεξιμότητας και τις υποχρεώσεις που αφορούν τη σύνταξη επιχειρησιακών και οικονομικών εκθέσεων.	Ν/Ο
6	Θεσπίζονται ειδικά μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι κύριες λειτουργίες της υπεύθυνης υπηρεσίας, όπως προβλέπονται στη βασική πράξη, δεν επηρεάζονται από τα έργα που υλοποιούνται από την ίδια.	Ν/Ο
7	Όταν η υπεύθυνη υπηρεσία ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας, η ελεγκτική υπηρεσία παραχωρείται σε διαφορετικό φορέα από αυτόν της υπεύθυνης υπηρεσίας (σε διαφορετική περίπτωση, παρακαλείσθε να περιγράψετε τις πρόσθετες εγγυήσεις που έχετε εξασφαλίσει προκειμένου να διασφαλιστεί η δέουσα ανεξαρτησία της ελεγκτικής υπηρεσίας).	Ν/Ο
8	Η στρατηγική ελέγχου καλύπτει τους ειδικούς κινδύνους που ενδέχεται να σχετίζονται με την υλοποίηση των έργων από την υπεύθυνη υπηρεσία.	Ν/Ο

3.5. Επιλογή και υλοποίηση των έργων (Υπεύθυνη υπηρεσία ενεργεί ως φορέας ανάθεσης)
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Στην περίπτωση πρόσκλησης υποβολής προτάσεων (ή προσφορών), καθορίζονται κανόνες με σκοπό τη διασφάλιση ανοιχτού διαγωνισμού και επαρκούς δημοσιότητας.	Ν/Ο
2	Τα κριτήρια επιλογής συμμορφώνονται με τα ελάχιστα κριτήρια που καθορίζονται στη βασική πράξη.	Ν/Ο
3	Καθορίζονται διαδικασίες για την παραλαβή των προτάσεων (ή των προσφορών).	Ν/Ο
4	Καθορίζονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί ότι οι προτάσεις (ή προσφορές) αξιολογούνται βάσει των προκαθορισμένων κανόνων και των κριτηρίων κατά τρόπο διαφανή και χωρίς διακρίσεις.	Ν/Ο
5	Οι αποφάσεις ανάθεσης και οι συμβάσεις/συμφωνίες επιδότησης εγκρίνονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο άτομο.	Ν/Ο
6	Καθορίζονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί η επαρκής εκ των υστέρων ενημέρωση των υποψηφίων σχετικά με τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής.	Ν/Ο
7	Καθορίζονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί η παρακολούθηση της υλοποίησης των συμφωνιών/συμβάσεων επιδότησης σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους.	Ν/Ο

3.6. Παρακολούθηση των έργων που υλοποιούνται από τους τελικούς δικαιούχους
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Καθορίζονται οι βασικοί επιχειρησιακοί και χρηματοοικονομικοί δείκτες για κάθε έργο οι οποίοι παρακολουθούνται και κοινοποιούνται στην υπεύθυνη υπηρεσία.	Ν/Ο
2	Προβλέπονται επιτόπιες επαληθεύσεις από την υπεύθυνη υπηρεσία προκειμένου να υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης (των επιχειρησιακών και χρηματοοικονομικών πτυχών) των έργων.	Ν/Ο
3	Η υπεύθυνη υπηρεσία διασφαλίζει ότι οι τελικοί δικαιούχοι κάνουν χρήση κατάλληλου λογιστικού συστήματος σε μηχανογραφημένη μορφή.	Ν/Ο
4	Η υπεύθυνη υπηρεσία διασφαλίζει ότι οι τελικοί δικαιούχοι εφαρμόζουν τις διατάξεις σχετικά με την προβολή της κοινοτικής χρηματοδότησης.	Ν/Ο

3.7.

Χρηματοοικονομική διαχείριση του έργου

Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας

[περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]

Βασικοί στόχοι

Επιτεύχθηκε;

Σχόλια

Οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές εγκρίνονται από δεόντως εξουσιοδοτημένα άτομα.

Ν/Ο

Πριν από την εκτέλεση οιωνδήποτε πληρωμών/ανακτήσεων, πραγματοποιούνται επαληθεύσεις, ιδίως για να παρακολουθείται:

—	η ακρίβεια και η νομιμότητα της αίτησης πληρωμής, όσον αφορά τους κανόνες επιλεξιμότητας για το Ταμείο/α,

—	ότι έχουν πράγματι παραδοθεί τα προϊόντα ή/και οι υπηρεσίες που συγχρηματοδοτούνται από το έργο,

—	η ακρίβεια, ο βαθμός ολοκλήρωσης και η αποτελεσματική πληρωμή των άλλων συνεισφορών που λαμβάνονται από δημόσιους ή ιδιωτικούς πόρους,

—	ότι έχουν ληφθεί υπόψη τα αποτελέσματα τυχόν ελεγκτικής δραστηριότητας.

Ν/Ο

Πραγματοποιούνται επαληθεύσεις προκειμένου να υπάρχει εύλογη διασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας των σχετικών συναλλαγών.

Ν/Ο

Πραγματοποιούνται εποπτικοί έλεγχοι καθόλη τη διάρκεια της περιόδου προγραμματισμού προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τηρούνται οι καθιερωμένες χρηματοοικονομικές διαδικασίες.

Ν/Ο

Πραγματοποιούνται επαληθεύσεις σχετικά με τη συμπληρωματικότητα με άλλα κοινοτικά προγράμματα χρηματοδότησης προκειμένου να αποφευχθεί η διπλή χρηματοδότηση.

Ν/Ο

3.8. Παρατυπίες, διορθώσεις και ανακτήσεις
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες και την υπηρεσία πιστοποίησης]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Καθιερώνονται ορισμοί των παρατυπιών και συμμορφώνονται προς τις απαιτήσεις της Κοινότητας.	Ν/Ο
2	Θεσπίζονται μηχανισμοί προκειμένου να διασφαλιστεί η δυνατότητα έγκαιρου εντοπισμού των παρατυπιών και η άμεση λήψη διορθωτικών μέτρων.	Ν/Ο
3	Θεσπίζονται διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η Κοινότητα ενημερώνεται για τις εντοπισθείσες παρατυπίες και, εάν συντρέχει περίπτωση, για τυχόν διορθωτικά μέτρα που ελήφθησαν σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που καθορίζονται στην παρούσα απόφαση.	Ν/Ο
4	Θεσπίζονται διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί η κατάλληλη παρακολούθηση των ενταλμάτων ανάκτησης που εκδόθηκαν και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, του προκαθορισμένου τόκου.	Ν/Ο
5	Σε περίπτωση που δεν είναι εφικτή η είσπραξη των ενταλμάτων ανάκτησης, προσδιορίζονται οι λόγοι προκειμένου να μπορεί να αξιολογηθεί εάν τα κράτη μέλη πρέπει να επιστρέψουν τα κονδύλια στον κοινοτικό προϋπολογισμό.	Ν/Ο

3.9. Προετοιμασία και υλοποίηση αποστολών ελέγχου
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την ελεγκτική υπηρεσία, καθώς και την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες ως εν δυνάμει ελεγχόμενους φορείς, την δε υπηρεσία πιστοποίησης ως παραλήπτη των συμπερασμάτων]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Η πρακτική ελέγχου συνάδει με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα.	Ν/Ο
2	Καταρτίζεται εγχειρίδιο ελέγχου για χρήση από τους ελεγκτές βάσει των απαιτήσεων που καθορίζονται στη βασική πράξη.	Ν/Ο
3	Πραγματοποιούνται έλεγχοι προκειμένου να επαληθευτεί η αποτελεσματική λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.	Ν/Ο
4	Οι έλεγχοι που πρόκειται να πραγματοποιηθούν σχετικά με τις επιλέξιμες δαπάνες βασίζονται σε κατάλληλο δείγμα και αφορούν τουλάχιστον το 10 % των επιλέξιμων δαπανών.	Ν/Ο
5	Οι επαληθεύσεις στις επιλέξιμες δαπάνες επικυρώνουν τουλάχιστον τη συμμόρφωση, την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των ακόλουθων στοιχείων: διαδικασία επιλογής, στόχοι του έργου, πραγματικότητα των επιτευγμάτων, επιλεξιμότητα των δαπανών, έγκυρα δικαιολογητικά για τις δαπάνες, εθνική συγχρηματοδότηση, ιχνηλάτηση ελέγχου.	Ν/Ο
6	Σε τακτική βάση ελέγχεται η τήρηση προγενέστερων συστάσεων.	Ν/Ο
7	Τα έργα που υλοποιούνται από την υπεύθυνη αρχή υποβάλλονται σε ενδελεχή εξέταση.	Ν/Ο

3.10. Έκθεση ελέγχου σχετικά με τα ετήσια προγράμματα και σχετικές δηλώσεις
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [η παρούσα περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την ελεγκτική υπηρεσία]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Θεσπίζονται διαδικασίες για την ενοποίηση των αποτελεσμάτων ελέγχου των συστημάτων και του ελέγχου των έργων για κάθε ετήσιο πρόγραμμα.	Ν/Ο
2	Πραγματοποιούνται έλεγχοι με σκοπό την αξιολόγηση της εγκυρότητας των αιτήσεων πληρωμής.	Ν/Ο
3	Σε περίπτωση εντοπισμού συστημικών σφαλμάτων ή σφαλμάτων που υπερβαίνουν το επίπεδο σημαντικότητας, διενεργείται περαιτέρω έλεγχος.	Ν/Ο
4	Η έκθεση και οι σχετικές δηλώσεις εγκρίνονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο άτομο.	Ν/Ο

3.11. Πιστοποίηση δαπανών
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες αλλά κατά κύριο λόγο την υπηρεσία πιστοποίησης]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Καθιερώνονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί η λήψη από την υπεύθυνη υπηρεσία των απαραίτητων πληροφοριών για τους σκοπούς της πιστοποίησης.	Ν/Ο
2	Καθιερώνονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί ότι η έκθεση ελέγχου σχετικά με κάθε ετήσιο πρόγραμμα και οι σχετικές δηλώσεις λαμβάνονται από την ελεγκτική υπηρεσία.	Ν/Ο
3	Καθιερώνονται διαδικασίες με σκοπό να διασφαλιστεί ότι λαμβάνονται υπόψη οι ανακτήσεις για την τελική δήλωση δαπανών και με σκοπό την παρακολούθηση των εν εξελίξει δικαστικών διαδικασιών ή διοικητικών προσφυγών με ανασταλτικό αποτέλεσμα όσον αφορά τις ανακτήσεις.	Ν/Ο
4	Πραγματοποιούνται επαληθεύσεις προκειμένου να διασφαλιστεί η ακρίβεια και η πληρότητα της δήλωσης δαπανών (ειδικότερα, σε ό,τι αφορά οιονδήποτε τόκο που προκύπτει από την προχρηματοδότηση που κατέβαλε η Κοινότητα καθώς και την αποτελεσματική του χρήση ως εθνική συνεισφορά).	Ν/Ο
5	Σε περίπτωση τοπικού νομίσματος, οι χρησιμοποιούμενες μέθοδοι μετατροπής σε ευρώ συμμορφώνονται με τους κανόνες που καθορίζονται από την Επιτροπή.	Ν/Ο

3.12. Αξιολόγηση του προγράμματος
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία και τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Τα έγγραφα καθοδήγησης από την Επιτροπή σχετικά με τις αξιολογήσεις διανέμονται ευρέως και καθίστανται διαθέσιμα σε όλους τους εν δυνάμει τελικούς δικαιούχους και τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.	Ν/Ο
2	Οι βασικοί επιχειρησιακοί και χρηματοοικονομικοί δείκτες που παρέχονται από τους τελικούς δικαιούχους καταγράφονται προκειμένου να μετρηθούν τα επιτεύγματα του έργου.	Ν/Ο
3	Η υπεύθυνη υπηρεσία (και οι εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες) διασφαλίζουν ότι οι δείκτες που παρέχονται είναι κατάλληλοι για τη μέτρηση της έκβασης και των αποτελεσμάτων κάθε έργου.	Ν/Ο
4	Καθορίζονται διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί ότι πραγματοποιείται η απαραίτητη αξιολόγηση όπως απαιτείται από τη βασική πράξη.	Ν/Ο

4. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

4.1. Τεκμηρίωση των διαδικασιών
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Οι υπηρεσίες διασφαλίζουν ότι οι καθορισθείσες διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 7 της παρούσας απόφασης συμμορφώνονται προς το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο (π.χ. δημόσιες συμβάσεις, λογιστικοί κανόνες, κ.λπ.).	Ν/Ο
2	Οι κανόνες εγκρίνονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο άτομο.	Ν/Ο
3	Οι καθορισθείσες διαδικασίες ορίζουν σαφείς οδηγίες σχετικά με κάθε μία από τις βασικές λειτουργίες και επεξηγούν τα κυκλώματα λήψης αποφάσεων σε ό,τι αφορά τη διεκπεραίωση των αρμοδιοτήτων.	Ν/Ο
4	Θεσπίζονται μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι όλο το σχετικό προσωπικό είναι ενημερωμένο για τις καθορισθείσες διαδικασίες.	Ν/Ο
5	Όπου αρμόζει, οι εν λόγω διαδικασίες περιλαμβάνουν τη χρήση λιστών ελέγχου όπου συνοψίζονται οι κύριοι έλεγχοι που πραγματοποιούνται.	Ν/Ο
6	Θεσπίζονται μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί η προστασία των προσωπικών δεδομένων.	Ν/Ο

4.2.

Λογιστική και τήρηση βιβλίων

Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας

[περιλαμβάνει την υπεύθυνη υπηρεσία, τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες και την υπηρεσία πιστοποίησης]

Βασικοί στόχοι

Επιτεύχθηκε;

Σχόλια

Θεσπίζονται μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα λογιστικά δεδομένα είναι πλήρη, αξιόπιστα και σωστά. Ειδικότερα, το λογιστικό σύστημα πρέπει να επιτρέπει:

—	πλήρη ιχνηλασιμότητα των κοινοτικών πόρων στο επίπεδο των τελικών δικαιούχων και των έργων,

—	τον προσδιορισμό τυχόν τόκου που προκύπτει από προχρηματοδότηση της Επιτροπής,

—	τον προσδιορισμό των ενταλμάτων ανάκτησης που εκδόθηκαν και, εάν συντρέχει περίπτωση, του εάν αυτά έχουν εισπραχθεί.

Ν/Ο

Το λογιστικό και χρηματοοικονομικό σύστημα πληροφόρησης συνάδει με την εθνική νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.

Ν/Ο

Το λογιστικό και χρηματοοικονομικό σύστημα πληροφόρησης που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί είναι σε μηχανογραφημένη μορφή.

Ν/Ο

Υφίσταται εφεδρικό σύστημα το οποίο, σε περίπτωση ανάγκης, εγγυάται τη συνέχιση των λειτουργιών.

Ν/Ο

Σε περίπτωση τοπικού νομίσματος, οι χρησιμοποιούμενες μέθοδοι μετατροπής σε Ευρώ συμμορφώνονται με τους κανόνες που έχουν καθοριστεί από την Επιτροπή.

Ν/Ο

4.3. Υποβολή εκθέσεων στην Επιτροπή
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
	Βασικοί στόχοι	Επιτεύχθηκε;	Σχόλια
1	Έχουν προσδιοριστεί οι υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων καθώς και οι σχετικές απαιτήσεις για τους πόρους.	Ν/Ο
2	Οι καθιερωμένες διαδικασίες επιτρέπουν τη δέουσα, έγκαιρη και ολοκληρωμένη υποβολή πληροφοριών από τις διορισμένες υπηρεσίες.	Ν/Ο
3	Οι εκθέσεις εγκρίνονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο άτομο.	Ν/Ο

4.4. Ιχνηλασιμότητα ελέγχου
Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας [περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες]
Πού φυλάσσονται τα ακόλουθα έγγραφα;	Επικεφαλής φορέας/μονάδα	Για πόσο χρονικό διάστημα;
Περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, συμπεριλαμβανομένου/ων εγχειριδίου/ων διαδικασιών
Στρατηγική ελέγχου
Εθνικό πολυετές πρόγραμμα και πιθανές αναθεωρήσεις
Εθνικά ετήσια προγράμματα και πιθανές αναθεωρήσεις
Αποφάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με τα πολυετή και τα ετήσια προγράμματα
Προσκλήσεις για υποβολή προτάσεων/προσκλήσεις για υποβολή προσφορών
Φάκελοι υποψηφιότητας/φάκελοι συμβάσεων
Διοικητική, τεχνική και χρηματοοικονομική ανάλυση των προτάσεων που υποβλήθηκαν (κλίμακες αξιολόγησης) και εκθέσεις της επιτροπής αξιολόγησης
Αποφάσεις χρηματοδότησης ή απόρριψης
Συμφωνίες χρηματοδότησης του έργου
Αποφάσεις χρηματοδοτικής δέσμευσης για κάθε έργο
Εκθέσεις προόδου και τελικές εκθέσεις που υποβάλλονται από δικαιούχους χρηματοδότησης
Χρηματοοικονομικές εκθέσεις και αιτήσεις πληρωμής που υποβάλλονται από δικαιούχο χρηματοδοτούμενου έργου
Δικαιολογητικά έγγραφα για δαπάνες και έσοδα χρηματοδοτούμενου έργου
Εγκρίσεις πληρωμής/ανάκτησης χρηματοδότησης (απόδειξη διεξαγωγής επαληθεύσεων)
Εντολές πληρωμής/ανάκτησης χρηματοδοτήσεων
Απόδειξη πληρωμής/ανάκτησης χρηματοδοτήσεων
Τεκμηρίωση αναφορικά με τη μέθοδο δειγματοληψίας για τη δραστηριότητα ελέγχου
Εκθέσεις σχετικά με ελέγχους έργων
Εκθέσεις σχετικά με ελέγχους που πραγματοποιούνται σε εθνικό επίπεδο στα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου
Εκθέσεις ελέγχου σχετικά με ετήσια προγράμματα
Πορίσματα ελέγχου σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου
Δηλώσεις ελέγχου σχετικά με την εγκυρότητα των αιτήσεων πληρωμής
Αιτήσεις πληρωμής που αποστέλλονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή
Πιστοποίηση των δαπανών που αποστέλλονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή
Εκθέσεις προόδου που αποστέλλονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή
Τελικές εκθέσεις εκτέλεσης που διαβιβάζονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή
Απόδειξη πληρωμής που κατεβλήθη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή
Εκθέσεις αξιολόγησης που διαβιβάζονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

5. ΕΓΚΡΙΣΗ ΤΗΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

Υπηρεσία	Δήλωση	Ημερομηνία και υπογραφή
Υπεύθυνη υπηρεσία	Βεβαιώνω την ακρίβεια και πληρότητα των πληροφοριών σχετικά με τα συστήματα αναγνώρισης και εσωτερικού ελέγχου της υπεύθυνης υπηρεσίας.	Όνομα: Θέση: Ημερομηνία: Υπογραφή
Υπηρεσία πιστοποίησης	Βεβαιώνω την ακρίβεια και πληρότητα των πληροφοριών σχετικά με τα συστήματα αναγνώρισης και εσωτερικού ελέγχου της υπηρεσίας πιστοποίησης.	Όνομα: Θέση: Ημερομηνία: Υπογραφή
Ελεγκτική υπηρεσία	Βεβαιώνω την ακρίβεια και πληρότητα των πληροφοριών σχετικά με τα συστήματα αναγνώρισης και εσωτερικού ελέγχου της ελεγκτικής υπηρεσίας και επιβεβαιώνω ότι οι πιο πάνω περιγραφές παρέχουν μια αξιόπιστη εικόνα όλων των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.	Όνομα: Θέση: Ημερομηνία: Υπογραφή

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΟΛΥΕΤΟΥΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

	Αρχική έκδοση
	Αναθεωρημένη έκδοση (αριθμός, ημερομηνία ηη/μμ/έτος) μετά από διάλογο με την Επιτροπή
	Αναθεωρημένη έκδοση με βάση τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων ή/και εφόσον υπάρξουν δυσκολίες στην υλοποίηση
	Αναθεωρημένη έκδοση μετά την αναθεώρηση των στρατηγικών κατευθυντηρίων γραμμών

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ:

ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ:

1. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

Περιγραφή της υφιστάμενης κατάστασης στο κράτος μέλος στον τομέα πολιτικής που καλύπτεται από τους στόχους του Ταμείου

1.1. Η εθνική κατάσταση και οι μεταναστευτικές ροές που την επηρεάζουν

1.2. Τα μέχρι τώρα ληφθέντα από το κράτος μέλος μέτρα

1.3. Το σύνολο των διατεθέντων εθνικών πόρων

2. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΠΟΥ ΙΣΧΥΟΥΝ ΣΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

2.1. Οι απαιτήσεις που ισχύουν στο κράτος μέλος σε σχέση με την υφιστάμενη κατάσταση

2.2. Οι λειτουργικοί στόχοι του κράτους μέλους που προορίζονται να ικανοποιήσουν αυτές τις απαιτήσεις

3. ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΤΩΝ ΣΤΟΧΩΝ

Περιγραφή του τρόπου με τον οποίο το Ταμείο συμβάλλει στην ικανοποίηση των απαιτήσεων, προσδιορισμός των προτεραιοτήτων που έχουν επιλεγεί και των λόγων για τους οποίους επελέγησαν

3.1. Προτεραιότητα 1

3.2. Προτεραιότητα 2

3.3. κ.λπ.

Κατά την υποβολή πληροφοριών σχετικά με τις επιλεγείσες προτεραιότητες να εξειδικευθούν

α)	Ο/Οι στόχος/οι της στρατηγικής και παραδείγματα βασικών δράσεων

β)	Περιγραφή του/των σχετικού/ών στόχου/ων και χρησιμοποιηθέντες δείκτες

γ)	Εάν εφαρμόζεται, ένδειξη για το ποιες βασικές δράσεις θεωρούνται ότι εφαρμόζουν ειδικές προτεραιότητες σύμφωνα με την επιλεγείσα προτεραιότητα

4. ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑ ΜΕ ΑΛΛΑ ΜΕΣΑ

Ένδειξη για το κατά πόσον η συγκεκριμένη στρατηγική είναι συμβατή με άλλα περιφερειακά, εθνικά και κοινοτικά μέσα

4.1. Προτεραιότητα 1

4.2. Προτεραιότητα 2

4.3. κ.λπ.

5. ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ

5.1. Η δημοσίευση του προγράμματος

5.2. Η επιλεγείσα προσέγγιση για την εφαρμογή της αρχής της εταιρικής σχέσης

6. ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ

6.1. Κοινοτική συνεισφορά

6.1.1. Πίνακας

Πολυετές πρόγραμμα — Προσχέδιο χρηματοδότησης

Πίνακας 1

Κοινοτική συνεισφορά

Κράτος μέλος: […]

Ταμείο: […]

(σε χιλιάδες EUR — τρέχουσες τιμές)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Σύνολο
Προτεραιότητα 1: […]								0
Προτεραιότητα 2: […]								0
Προτεραιότητα 3: […]								0
Προτεραιότητα: […]								0
Τεχνική βοήθεια								0
Σύνολο	0	0	0	0	0	0	0	0

6.1.2. Παρατηρήσεις σχετικά με τα στοιχεία/τις τάσεις

6.2. Συνολικό σχέδιο χρηματοδότησης

6.2.1. Πίνακας

Πολυετές πρόγραμμα — Προσχέδιο χρηματοδότησης

Πίνακας 2

Συνολικό σχέδιο χρηματοδότησης

Κράτος μέλος: […]

Ταμείο: […]

(σε χιλιάδες EUR — τρέχουσες τιμές)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Σύνολο
Κοινοτική συνεισφορά
Δημόσια συγχρηματοδότηση
Ιδιωτική συγχρηματοδότηση
Σύνολο	0	0	0	0	0	0	0	0
Ποσοστό επί τοις εκατό της κοινοτικής συνεισφοράς	%	%	%	%	%	%	%	%

6.2.2. Παρατηρήσεις σχετικά με τα στοιχεία/τις τάσεις

[Υπογραφή του υπευθύνου]

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

	Αρχική έκδοση
	Αναθεωρημένη έκδοση (αριθμός, ημερομηνία ηη/μμ/έτος) μετά από διάλογο με την Επιτροπή
	Αναθεωρημένη έκδοση για άλλους λόγους

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ:

ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ:

1. ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΣΧΕΔΙΩΝ ΠΡΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ

2. ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ (εάν εφαρμόζεται)

3. ΔΡΑΣΕΙΣ ΠΟΥ ΘΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΧΘΟΥΝ ΑΠΟ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΙΣ ΕΠΙΛΕΓΕΙΣΕΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ

3.1. Δράσεις που εφαρμόζουν την προτεραιότητα 1

3.2. Δράσεις που εφαρμόζουν την προτεραιότητα 2

3.3. κ.λπ.

Κατά την παρουσίαση των δράσεων σύμφωνα με τα σημεία 3.1 έως κ.λπ., παρακαλείσθε να προβείτε σε κατανομή τηρώντας της κατηγορίες δράσεων που ορίζονται στη βασική πράξη, εάν αυτό είναι σχετικό

Πτυχές της δράσης που παρουσιάζονται κατά την περιγραφή κάθε δράσης σύμφωνα με τα σημεία 3.1 έως κ.λπ.

1.	Στόχος και πεδίο της δράσης

2.	Προβλεπόμενοι δικαιούχοι των επιδοτήσεων

3.	Εάν εφαρμόζεται, αιτιολόγηση των σχεδίων που υλοποιούνται άμεσα από την υπεύθυνη υπηρεσία όταν ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας

4.	Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα και χρησιμοποιούμενοι δείκτες

5.	Προβολή της κοινοτικής χρηματοδότησης

6.	Συμπληρωματικότητα με παρόμοιες δράσεις συγχρηματοδοτούμενες από άλλα κοινοτικά χρηματοδοτικά μέσα, εάν εφαρμόζεται

7.	Χρηματοοικονομικές πληροφορίες

4. ΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΗΘΕΙΑ

4.1. Σκοπός της τεχνικής βοήθειας

4.2. Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα

4.3. Προβολή της κοινοτικής χρηματοδότησης

5. ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ

Ετήσιο πρόγραμμα — Προσχέδιο χρηματοδότησης

Πίνακας 1

Συνοπτικός πίνακας

Κράτος μέλος: […]

Σχετικό ετήσιο πρόγραμμα: […]

Ταμείο: […]

(όλα τα αριθμητικά στοιχεία σε EUR)	Αριθ. προτεραιότητας	Αριθ. ειδικής προτεραιότητας (1)	Κοινοτική συνεισφορά (α)	Δημόσιες πιστώσεις (β)	Ιδιωτικές πιστώσεις (γ)	Σύνολο (δ =α+β+γ)	% EK (ε = α/δ)	Τμήμα του συνόλου (δ/σύνολο δ)
Δράση 1: […]						0
Δράση 2: […]						0
Δράση 3: […]						0
Δράση 4: […]						0
Δράση 5: […]						0
Δράση …: […]						0
Δράση N: […]						0
Τεχνική βοήθεια						0
Λοιπές ενέργειες (2)						0
Συνολο			0	0	0	0	%	100 %

[Υπογραφή του υπευθύνου]

(1) ) Εφόσον μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

(2) Κατά περίπτωση, ειδικά μέτρα που προσδιορίζονται στη βασική πράξη ως επείγοντα μέτρα.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ:

ΥΠ’ ΟΨΙΝ ΕΤΟΣ:

A. Τεχνική έκθεση

1. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ

1.1. Χρονοδιάγραμμα για την υλοποίηση του προγράμματος

1.2. Περιγραφή της διοργάνωσης της επιλογής έργων και δημοπρασιών, και αποτελέσματα αυτών

1.3. Επιτευχθείσα πρόοδος κατά την υλοποίηση των δράσεων του προγράμματος στο πλαίσιο των προτεραιοτήτων που έχουν επιλεγεί

1.3.1. Δράσεις για την υλοποίηση της προτεραιότητας 1

1.3.2. Δράσεις για την υλοποίηση της προτεραιότητας 2

1.3.3. κ.λπ.

1.4. Χρησιμοποίηση της τεχνικής βοήθειας

1.5. Προβλήματα που προέκυψαν και ληφθέντα μέτρα

2. ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ

Έκθεση προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 1

Δημοσιονομική έκθεση

Κράτος μέλος: […]

Σχετικό ετήσιο πρόγραμμα: […]

Κατάσταση στις …. [ημέρα/μήνας/έτος]

Πληρωμή/ές της προχρηματοδότησης από την ΕΚ: [ποσό]

(όλα τα αριθμητικά στοιχεία σε EUR )	Στοιχεία προτεραιότητας	Στοιχεία ειδικής προτεραιότητας (1)	Προγραμματισμένα από κράτος μέλος			Ανάληψη υποχρέωσης σε επίπεδο κράτους μέλους			Κοινοτική συνεισφορά καταβαλλόμενη από το κράτος μέλος στους τελικούς δικαιούχους	Συνολικό επιλέξιμο κόστος που έχει προκύψει μέχρι στιγμής για τους τελικούς δικαιούχους
(όλα τα αριθμητικά στοιχεία σε EUR )	Στοιχεία προτεραιότητας	Στοιχεία ειδικής προτεραιότητας (1)	Συνολικό προγραμματισμένο κόστος (α)	Κοινοτική συνεισφορά (β)	% κοινοτικής συνεισφοράς (γ = β/α)	Συνολικό επιλέξιμο κόστος (δ)	Κοινοτική συνεισφορά (ε)	% κοινοτικής συνεισφοράς (ζ = ε/δ)
Δράση 1: […]
Δράση 2: […]
Δράση 3: […]
Δράση 4: […]
Δράση 5: […]
Δράση N: […]
Τεχνική βοήθεια
Λοιπές ενέργειες (2)
ΣΥΝΟΛΟ			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									Ελήφθη > 60 % της/των πληρωμής/ών της προχρηματοδότησης;
									Ναι/Όχι	Ναι/Όχι

3. ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΑΡΑΤΥΠΙΩΝ

Κοινοποίηση νέων παρατυπιών (3);

Όχι

Ναι (Αν ναι, συμπληρώνεται ο πίνακας 2)

Έκθεση προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 2

Πρώτη αναφορά παρατυπίας

Κράτος μέλος: […]
Κατάσταση στις … [ημέρα/μήνας/έτος]
Ταμείο: […]
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Παραβιασθείσα διάταξη	Τύπος παρατυπίας	Ημερομηνία/ Πηγή πρώτης πληροφορίας	Μέθοδος εντοπισμού	Πιθανότητα απάτης (Ν/Ο)	Ενεχόμενο ποσό σε EUR (κοινοτική συνεισφορά)

Παρακολούθηση προηγούμενων παρατυπιών;

Όχι

Ναι (Αν ναι, συμπληρώνεται ο πίνακας 3)

Έκθεση προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 3

Αναφορά της παρακολούθησης παρατυπιών

Κράτος μέλος: […]
Κατάσταση στις … [ημέρα/μήνας/έτος]
Ταμείο: […]
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Παραβιασθείσα διάταξη	Ενεχόμενο ποσό σε EUR (κοινοτική συνεισφορά)	Ενέργειες παρακολούθησης	Ένταλμα ανάκτησης (ποσά σε EUR)				Ακύρωση κοινοτικής συνεισφοράς
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Παραβιασθείσα διάταξη	Ενεχόμενο ποσό σε EUR (κοινοτική συνεισφορά)	Ενέργειες παρακολούθησης	Έκδοση	Πληρωμή	Τόκοι υπερημερίας	Απαλλαγή	Ακύρωση κοινοτικής συνεισφοράς

B. Αίτηση για την πληρωμή της δεύτερης προχρηματοδότησης

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος (ονοματεπώνυμο του υπευθύνου με κεφαλαία],

εκπροσωπών την αρχή που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την υλοποίηση του [ονομασία Ταμείου], υποβάλλω αίτηση για την πληρωμή της δεύτερης προχρηματοδότησης.

EUR (4)
[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

Η παρούσα αίτηση είναι παραδεκτή δεδομένου ότι:

α)	έχει υποβληθεί στην Επιτροπή ή επισυνάπτεται έκθεση προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος·

β)	έχει υποβληθεί ή επισυνάπτεται πιστοποιημένη δήλωση των πραγματοποιηθεισών δαπανών που καλύπτουν τουλάχιστον το 60 % του ποσού της πρώτης προχρηματοδότησης·

γ)	το ετήσιο πρόγραμμα έχει υλοποιηθεί σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, και παρέχεται εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές·

δ)	δεν υπάρχει αιτιολογημένη γνώμη εκ μέρους της Επιτροπής σχετικά με παράβαση του άρθρου 226 της συνθήκης όσον αφορά τις δράσεις για τις οποίες δηλώνονται στην αίτηση οι δαπάνες.

Η πληρωμή εκ μέρους της Επιτροπής καταβάλλεται:

Αρχή υπεύθυνη για την είσπραξη πληρωμών
Τράπεζα
Αριθ. τραπεζικού λογαριασμού
Κάτοχος λογαριασμού (αν δεν είναι ο ίδιος με την υπεύθυνη για την είσπραξη πληρωμών αρχή)

Ημερομηνία

Ονοματεπώνυμο με κεφαλαία, σφραγίδα, ιδιότητα και υπογραφή της αρμόδιας αρχής

(1) Εφόσον μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

(2) Κατά περίπτωση, ειδικά μέτρα που προσδιορίζονται στη βασική πράξη όπως επείγοντα μέτρα ή επανεγκατασταθέντα άτομα.

(3) Από την τελευταία έκθεση προόδου/τελική έκθεση που εστάλη στην Επιτροπή.

(4) Συνολικό αιτούμενο ποσό προς συμπλήρωση της πρώτης προχρηματοδότησης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 5

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΕΛΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ:

ΥΠ’ ΟΨΙΝ ΕΤΟΣ:

A. Τεχνική έκθεση

1. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ

1.1. Χρονοδιάγραμμα για την υλοποίηση του προγράμματος

1.2. Επικαιροποίηση από την έκθεση προόδου για την περιγραφή της διοργάνωσης της επιλογής έργων και δημοπρασιών, και αποτελέσματα αυτών κατά περίπτωση

1.3. Επιτεύγματα κατά την υλοποίηση των δράσεων του προγράμματος στο πλαίσιο των προτεραιοτήτων που έχουν επιλεγεί

1.3.1. Δράσεις για την υλοποίηση της προτεραιότητας 1

1.3.2. Δράσεις για την υλοποίηση της προτεραιότητας 2

1.3.3. κ.λπ.

Πτυχές της δράσης που παρουσιάζονται κατά την περιγραφή κάθε δράσης σύμφωνα με τα σημεία 1.3 έως κ.λπ.

1.	Στόχος και εμβέλεια της δράσης

2.	Μεταβολές του προγράμματος σε σχέση με το εγκριθέν από την Επιτροπή (αν υπάρχουν)

3.	Ενέργειες παρακολούθησης κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση

4.	Συγκεκριμένα αποτελέσματα

5.	Αξιολόγηση των πραγματικών αποτελεσμάτων σε σχέση με τους στόχους και τους δείκτες που έχουν καθοριστεί στο πρόγραμμα

1.4. Αποτελέσματα της τεχνικής βοήθειας

1.5. Προβλήματα που προέκυψαν και ληφθέντα μέτρα για την υλοποίηση του προγράμματος

1.6. Διαδικασίες που εφαρμόζονται όταν η υπεύθυνη αρχή υλοποιεί έργα ενεργούσα άμεσα ως εκτελεστικός φορέας (κατά περίπτωση)

1.7. Συνοχή και συμπληρωματικότητα με άλλα μέσα

2. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΠΟΛΥΕΤΟΥΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

3. ΜΕΤΡΑ ΠΟΥ ΕΛΗΦΘΗΣΑΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ

3.1. Μέτρα που ελήφθησαν για τη δημοσιοποίηση του πολυετούς (1) και του ετήσιου προγράμματος

3.2. Εφαρμογή της αρχής της προβολής

4. ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ

Τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 1

Λεπτομερής δημοσιονομική έκθεση

Κράτος μέλος: […]

Σχετικό ετήσιο πρόγραμμα: […]

Προτεραιότητα/άλλες δράσεις: […]

Κατάσταση στις: [ημέρα/μήνας/έτος]

(όλα τα αριθμητικά στοιχεία σε EUR)

Προγραμματισμένα από το κράτος μέλος

Ανάληψη υποχρέωσης σε επίπεδο κράτους μέλους

Τελικά στοιχεία που έγιναν δεκτά από την υπεύθυνη αρχή

(δαπάνες των δικαιούχων και τελική συνεισφορά του ΕΤΠ)

Δράσεις

Έργα

Στοιχεία προτεραιότητας

Στοιχεία ειδικής προτεραιότητας (2)

Συνολικό επιλέξιμο κόστος

(α)

Κοινοτική συνεισφορά

(β)

% κοινοτικής συνεισφοράς

(ζ = β/α)

Συνολικό επιλέξιμο κόστος

(δ)

Κοινοτική συνεισφορά

(ε)

% κοινοτικής συνεισφοράς

(ζ = ε/δ)

Συνολικό επιλέξιμο κόστος

(η)

Οφειλόμενη κοινοτική συνεισφορά

(θ)

% κοινοτικής συνεισφοράς

(ι = θ/η)

Καταβληθείσα κοινοτική συνεισφορά

(κ)

Κοινοτική συνεισφορά προς καταβολή/ανάκτηση από την υπεύθυνη αρχή

(λ = θ–κ)

Δράση 1: […]

έργο 1: […]

έργο N: […]

Σύνολο δράσης 1

Δράση …: […]

έργο 1: […]

έργο N: […]

Σύνολο δράσης …: […]

Δράση N: […]

έργο 1: […]

έργο N: […]

Σύνολο δράσης N

Τεχνική βοήθεια

Λοιπές ενέργειες (3)

ΣΥΝΟΛΟ

0 %

4.1. Κατάλογος όλων των ανακτήσεων που εκκρεμούν στις 30 Ιουνίου του έτους Ν + 2 (Ν = έτος του ετήσιου προγράμματος)

Τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 2

Κατάλογος εκκρεμούντων ενταλμάτων ανάκτησης

Κράτος μέλος: […]
Ταμείο: […]
Κατάσταση στις: [ημέρα/μήνας/έτος]
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Συνολικό ποσό προς ανάκτηση	Κοινοτική συνεισφορά προς ανάκτηση	Αφαιρείται από τη σχετική δημοσιονομική έκθεση (Ν/Ο)	Λόγοι της ανάκτησης

4.2. Κατάλογος των ενταλμάτων ανάκτησης που δεν περιλαμβάνονται στις δημοσιονομικές εκθέσεις προηγούμενων ετήσιων προγραμμάτων (κατά περίπτωση)

Τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 3

Κατάλογος των ενταλμάτων ανάκτησης που δεν έχουν ήδη αφαιρεθεί από προηγούμενες δηλώσεις δαπανών

Κράτος μέλος: […]
Ταμείο: […]
Κατάσταση στις: [ημέρα/μήνας/έτος]
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Ανακτηθέν συνολικό ποσό	Ανακτηθείσα κοινοτική εισφορά	Ημερομηνία ανάκτησης	Λόγοι της ανάκτησης

5. ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΑΡΑΤΥΠΙΩΝ

Κοινοποίηση νέων παρατυπιών (4);

Όχι

Ναι (Αν ναι, συμπληρώνεται ο πίνακας 4)

Τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 4

Πρώτη αναφορά παρατυπίας

Κράτος μέλος: […]
Κατάσταση στις: [ημέρα/μήνας/έτος]
Ταμείο: […]
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Παραβιασθείσα διάταξη	Τύπος παρατυπίας	Ημερομηνία/Πηγή πρώτης πληροφορίας	Μέθοδος εντοπισμού	Πιθανότητα απάτης (Ν/Ο)	Ενεχόμενο ποσό σε EUR (κοινοτική συνεισφορά)

Παρακολούθηση προηγούμενων παρατυπιών;

Όχι

Ναι (Αν ναι, συμπληρώνεται ο πίνακας 5)

Τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος

Πίνακας 5

Αναφορά της παρακολούθησης παρατυπιών

Κράτος μέλος: […]
Κατάσταση στις: [ημέρα/μήνας/έτος]
Ταμείο: […]
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Παραβιασθείσα διάταξη	Ενεχόμενο ποσό σε EUR (κοινοτική συνεισφορά)	Ενέργειες παρακολούθησης	Ένταλμα ανάκτησης (ποσά σε EUR)				Ακύρωση κοινοτικής συνεισφοράς
Στοιχεία	Ετήσιο πρόγραμμα	Έργο	Παραβιασθείσα διάταξη	Ενεχόμενο ποσό σε EUR (κοινοτική συνεισφορά)	Ενέργειες παρακολούθησης	Έκδοση	Πληρωμή	Τόκοι υπερημερίας	Απαλλαγή	Ακύρωση κοινοτικής συνεισφοράς

6. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ

Συνοπτική περιγραφή μεμονωμένων έργων (μία σελίδα ανά έργο). Περιλαμβάνονται οι στόχοι, τα επιτεύγματα, οι σχετικοί δείκτες, ο χρηματοοικονομικός πίνακας.

B. Αίτηση για την πληρωμή του υπολοίπου/Δήλωση επιστροφής

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος (ονοματεπώνυμο του υπευθύνου με κεφαλαία),

εκπροσωπών την αρχή που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την υλοποίηση του [ονομασία Ταμείου]

—

υποβάλω αίτηση για την πληρωμή του ακόλουθου ποσού:

EUR (5)	+
[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

—

δηλώνω προς επιστροφή το ακόλουθο ποσό:

EUR (6)	–
[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

Το ποσό αυτό προκύπτει από το υπόλοιπο μεταξύ του συνολικού ποσού της/των πληρωμής/ών προχρηματοδότησης για το εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα και των πραγματικών δαπανών που δηλώνονται.

Η παρούσα αίτηση είναι παραδεκτή δεδομένου ότι:

α)	έχει υποβληθεί στην Επιτροπή ή επισυνάπτεται τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος·

β)	έχει υποβληθεί ή επισυνάπτεται πιστοποιημένη δήλωση δαπανών·

γ)	έχει υποβληθεί ή επισυνάπτεται ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου, γνωμοδότηση για τη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου και δήλωση σχετικά με το κύρος της αίτησης πληρωμής που συντάσσει η ελεγκτική αρχή·

δ)	έχουν καταχωρηθεί στο ετήσιο πρόγραμμα όλοι οι τόκοι που προέκυψαν από τις πληρωμές προχρηματοδότησης, θεωρούμενοι ως εθνική συνεισφορά, και έχουν ληφθεί υπόψη στη δήλωση δαπανών·

ε)	το ετήσιο πρόγραμμα έχει υλοποιηθεί σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, και παρέχεται εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές·

ζ)	δεν υπάρχει αιτιολογημένη γνώμη εκ μέρους της Επιτροπής σχετικά με παράβαση του άρθρου 226 της συνθήκης όσον αφορά τις δράσεις για τις οποίες δηλώνονται στην αίτηση οι δαπάνες.

Η πληρωμή εκ μέρους της Επιτροπής καταβάλλεται:

Αρχή υπεύθυνη για την είσπραξη πληρωμών
Τράπεζα
Αριθ. τραπεζικού λογαριασμού
Κάτοχος λογαριασμού (αν δεν είναι ο ίδιος με την υπεύθυνη για την είσπραξη πληρωμών αρχή)

Ημερομηνία

Ονοματεπώνυμο με κεφαλαία, σφραγίδα, ιδιότητα και υπογραφή της αρμόδιας αρχής

(1) Εφαρμόζεται μόνο για την τελική έκθεση για την υλοποίηση του πρώτου ετήσιου προγράμματος.

(2) Εφόσον μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

(3) Κατά περίπτωση, ειδικά μέτρα που προσδιορίζονται στη βασική πράξη όπως επείγοντα μέτρα ή επανεγκατασταθέντα άτομα.

(4) Από την τελευταία έκθεση προόδου/τελική έκθεση που εστάλη στην Επιτροπή.

(5) Συνολικό αιτούμενο ποσό προς συμπλήρωση της/των πληρωμής/ών της προχρηματοδότησης.

(6) Συνολικό ποσό που πρέπει να επιστραφεί μετά την εκκαθάριση της/των πληρωμής/ών προχρηματοδότησης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 6

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ/Α:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ:

1. ΧΩΡΟΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

1.1. Πεδίο εφαρμογής της στρατηγικής (καλυπτόμενα ταμεία)

1.2. Περίοδος που καλύπτεται από τη στρατηγική

1.3. Εφαρμοζόμενα πρότυπα ελέγχου

2. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ

2.1. Εντοπισμός και αξιολόγηση κινδύνου

2.2. Απόκριση στον κίνδυνο και υπολειπόμενος κίνδυνος

3. ΣΤΟΧΟΙ ΚΑΙ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ

3.1. Στόχοι των ελέγχων

3.2. Προτεραιότητες των ελέγχων

4. ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

4.1. Έλεγχοι συστημάτων

4.1.1. Ο αρμόδιος φορέας για τις εργασίες ελέγχου

4.1.2. Οι υπηρεσίες που θα ελεγχθούν

4.1.3. Οριζόντια θέματα που καλύπτονται από τους ελέγχους συστημάτων

4.1.4. Ενδεικτικό πολυετές σχέδιο για ελέγχους συστημάτων (αν είναι δυνατόν)

4.2. Έλεγχοι έργων

4.2.1. Ο αρμόδιος φορέας για τις εργασίες ελέγχου

4.2.2. Περιγραφή των μεθόδων δειγματοληψίας

5. ΣΧΕΔΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΤΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑΚΑ ΕΤΗ 2007 ΚΑΙ 2008

5.1. Έτος 2007 (1)

Έτος 2007

Έλεγχοι συστημάτων

Ταμεία	Σχετικές υπηρεσίες	Σχετικές διαδικασίες	Εμβέλεια του ελέγχου	Ανθρωποημέρες	Προγραμματισμός

Έλεγχοι έργων

Ταμεία	Έτος προγράμματος	Προτεραιότητα	Έργο	Τελικός δικαιούχος	Συνολικό επιλέξιμο κόστος του έργου	Δαπάνες προς έλεγχο	Ανθρωποημέρες	Προγραμματισμός

5.2. Έτος 2008

Τα δεδομένα εισάγονται βάσει του υποδείγματος πίνακα που ορίστηκε για το 2007.

Παράρτημα/τα στη στρατηγική ελέγχου (2): Ετήσια σχέδια

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ:

ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑΚΟ ΕΤΟΣ:

1. ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΕΛΕΓΧΟΥ (ΑΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ)

2. ΚΥΡΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΤΟΥ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ ΕΤΟΥΣ

3. ΣΧΕΔΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΤΟΥΣ 20XX

Τα δεδομένα εισάγονται βάσει του υποδείγματος πίνακα που ορίστηκε για το 2007.

(1) Κατά περίπτωση.

(2) Υποβάλλεται μετά τη στρατηγική ελέγχου, σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 2.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 7

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ:

ΕΤΗΣΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΟ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΚΘΕΣΗ: …

A. Ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου

1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

1.1. Οι φορείς που συμμετείχαν στην προετοιμασία της έκθεσης

1.2. Επισήμανση και αιτιολόγηση των σημαντικών αλλαγών κατά την υλοποίηση των σχεδίων ελέγχου που αφορούν το υπόψη ετήσιο πρόγραμμα

1.3. Συνοπτικός πίνακας των αποτελεσμάτων των ελέγχων

Έκθεση λογιστικού ελέγχου

Κράτος μέλος: […]

Σχετικό ετήσιο πρόγραμμα: […]

Κατάσταση στις: [ημέρα/μήνας/έτος]

Έλεγχοι συστημάτων που έκλεισαν μετά την τελευταία έκθεση

Ταμείο/α	Σχετικές υπηρεσίες	Σχετικές διαδικασίες	Εμβέλεια του ελέγχου	Ανθρωποημέρες	Ημερομηνία τελευταίου ελέγχου

Έλεγχοι έργων συνδεόμενων με το ετήσιο πρόγραμμα 20xx

Ταμείο/α	Έργο	Τελικός δικαιούχος	Συνολικό επιλέξιμο κόστος (α)	Ελεγχθείσες επιλέξιμες δαπάνες (β)	Δημοσιονομική διόρθωση (γ)	Ποσοστό σφάλματος (δ = γ/β)







Σύνολο			0	0	0	%
Σύνολο ετήσιου προγράμματος			(ε)	(ζ)	Ποσοστό κάλυψης: (=ζ/ε)

2. ΕΛΕΓΧΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ

2.1. Φορείς που διεξήγαγαν τους ελέγχους

2.2. Συνοπτικός κατάλογος των διεξαχθέντων ελέγχων

2.3. Κυριότερα πορίσματα, συστάσεις και συμπεράσματα που συνάγονται από τις εργασίες ελέγχου για τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου

2.4. Χρηματοοικονομικός αντίκτυπος των πορισμάτων του ελέγχου

2.5. Πρόσθετες εργασίες, κατά περίπτωση

2.6. Να αναφερθεί κατά πόσον επισημανθέντα προβλήματα θεωρούνται συστημικά ως προς τη φύση τους· ληφθέντα μέτρα· ποσοτικοποίηση ενδεχόμενων χρηματοοικονομικών διορθώσεων

2.7. Πληροφορίες για την παρακολούθηση των συστάσεων του ελέγχου

3. ΕΛΕΓΧΟΙ ΕΡΓΩΝ

3.1. Φορείς που διεξήγαγαν τους ελέγχους

3.2. Συνοπτικός κατάλογος των διεξαχθέντων ελέγχων και ποσοστό των δαπανών που ελέγχθησαν σε σχέση με το σύνολο των επιλέξιμων δαπανών που δηλώθηκαν στην Επιτροπή

3.3. Κυριότερα πορίσματα, συστάσεις και συμπεράσματα που συνάγονται από τους ελέγχους όσον αφορά τα υλοποιηθέντα έργα

3.4. Συμπεράσματα που συνάγονται από τους ελέγχους όσον αφορά την αποτελεσματικότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

3.5. Χρηματοοικονομικός αντίκτυπος των πορισμάτων του ελέγχου

3.6. Πρόσθετες εργασίες, κατά περίπτωση

3.7. Πληροφορίες για την παρακολούθηση των συστάσεων του ελέγχου

3.8. Να αναφερθεί κατά πόσον επισημανθέντα προβλήματα θεωρούνται συστημικά ως προς τη φύση τους· ληφθέντα μέτρα· ποσοτικοποίηση ενδεχόμενων δημοσιονομικών διορθώσεων

4. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΠΟΥ ΚΑΛΥΠΤΟΥΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ, ΚΑΤΑ ΠΕΡΊΠΤΩΣΗ

4.1. Πληροφορίες για την παρακολούθηση προηγούμενων συστάσεων του ελέγχου συστημάτων

4.2. Πληροφορίες για τα αποτελέσματα των δράσεων των ελέγχων συστημικού χαρακτήρα από προηγούμενα ετήσια προγράμματα

[υπογραφή υπευθύνου]

B. Γνωμοδότηση για τη λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

Προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος, εκπροσωπών [ονομασία της αρχής ελέγχου που έχει διοριστεί από το κράτος μέλος], εξέτασα τη λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου στο [ονομασία του Ταμείου] όσον αφορά τις δράσεις που υλοποιήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος για το έτος [20ΧΧ], προκειμένου να εκφέρω γνώμη σχετικά με την αποτελεσματική λειτουργία των συστημάτων ώστε να παράσχουν εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υποβάλλονται στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές.

2. ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΤΗΣ ΕΞΕΤΑΣΗΣ

Η εξέταση διεξήχθη σύμφωνα με τη στρατηγική λογιστικού ελέγχου για το συγκεκριμένο Ταμείο κατά την περίοδο [ημέρα/μήνας/έτος] έως [ημέρα/μήνας/έτος] και αναφέρεται στη ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου (τμήμα Α).

Είτε

Δεν υπήρξαν περιορισμοί ως προς την εμβέλεια της εξέτασης,

Είτε

Η εμβέλεια της εξέτασης περιορίστηκε από τους ακόλουθους παράγοντες:

α)

[…]

β)

[…]

γ)

κ.λπ.

(Αναφέρεται κάθε περιορισμός της εμβέλειας της εξέτασης, π.χ. συστημικά προβλήματα, αδυναμίες του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου, απουσία τεκμηρίωσης, εκκρεμούσες νομικές διαδικασίες, κ.λπ., και εκτιμώνται τα ποσά των δαπανών και η κοινοτική συνεισφορά που θίγονται. Αν η ελεγκτική αρχή δεν θεωρεί ότι οι περιορισμοί έχουν επίπτωση επί των δαπανών, αυτό πρέπει να αναφερθεί.)

3. ΓΝΩΜΗ

Είτε (Ανεπιφύλακτη γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, για το προαναφερόμενο ετήσιο πρόγραμμα, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που συστήθηκαν για το [ονομασία του Ταμείου] είναι σύμφωνα προς τις ισχύουσες απαιτήσεις της βασικής πράξης [στοιχεία] [και της απόφασης της Επιτροπής αριθ. ΧΧΧ/2007/EK] και λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παρασχεθεί εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υπεβλήθησαν στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές.

Είτε (Γνώμη μετ’ επιφυλάξεων)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, για το προαναφερόμενο ετήσιο πρόγραμμα, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που συστήθηκαν για το [ονομασία του Ταμείου] είναι σύμφωνα προς τις ισχύουσες απαιτήσεις της βασικής πράξης [στοιχεία] [και της απόφασης της Επιτροπής αριθ. ΧΧΧ/2007/EK] και λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παρασχεθεί εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υποβλήθηκαν στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές, με εξαίρεση τα ακόλουθα σημεία:

α)

[…]

β)

[…]

γ)

κ.λπ.

Οι λόγοι για τους οποίους θεωρώ ότι η πλευρά/οι πλευρές των συστημάτων δεν είναι σύμφωνες προς τις απαιτήσεις ή/και δεν λειτούργησαν κατά τρόπο ώστε να παράσχουν εύλογη διαβεβαίωση όσον αφορά την ορθότητα των δηλώσεων δαπανών που υποβλήθηκαν στην Επιτροπή, είναι οι εξής:

α)

[…]

β)

[…]

γ)

κ.λπ.

Εκτιμώ ότι ο αντίκτυπος αυτής της επιφύλαξης/αυτών των επιφυλάξεων ανέρχεται σε […] % επί του συνόλου των δηλωθεισών δαπανών. Ως εκ τούτου, η θιγόμενη κοινοτική συνεισφορά ανέρχεται σε […].

Είτε (Αρνητική γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, για το προαναφερόμενο ετήσιο πρόγραμμα, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που συστήθηκαν για το [ονομασία του Ταμείου] δεν είναι σύμφωνα προς τις ισχύουσες απαιτήσεις των άρθρων […] της βασικής πράξης [στοιχεία] [και της απόφασης της Επιτροπής αριθ. ΧΧΧ/2007/EK] και δεν λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παρασχεθεί εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υπεβλήθησαν στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές.

Η αρνητική γνώμη βασίζεται στα εξής:

α)

[…]

β)

[…]

γ)

κ.λπ.

Ημερομηνία

Υπογραφή

[υπογραφή υπευθύνου]

Γ. Επικύρωση της αίτησης πληρωμής

Προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος, εκπροσωπών [ονομασία της αρχής ελέγχου που έχει οριστεί από το κράτος μέλος], εξέτασα, για το ετήσιο πρόγραμμα [20xx] του [ονομασία του Ταμείου], τα αποτελέσματα των εργασιών ελέγχου που διεξήχθησαν για το εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα [και προέβην στις επιπρόσθετες εργασίες που έκρινα αναγκαίες όπως ορίζεται στην έκθεση].

Προγραμμάτισα και πραγματοποίησα αυτές τις εργασίες με σκοπό να εκτιμηθεί κατά πόσον είναι έγκυρη η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς για το ετήσιο πρόγραμμα [20xx] και οι υποκείμενες συναλλαγές που καλύπτονται από τις δηλώσεις δαπανών σχετικά με το εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα είναι νόμιμες και κανονικές.

2. ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΤΗΣ ΕΞΕΤΑΣΗΣ

Είτε

Δεν υπήρξαν περιορισμοί ως προς την εμβέλεια της εξέτασης,

Είτε

Η εμβέλεια της εξέτασης περιορίστηκε από τους ακόλουθους παράγοντες:

α)

[…]

β)

[…]

γ)

κ.λπ.

3. ΓΝΩΜΗ

Είτε (Ανεπιφύλακτη γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, οι δηλώσεις δαπανών αντικατοπτρίζουν πιστά, σε όλα τα σημαντικά σημεία, τις δαπάνες που καταβλήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος, και η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς στο εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα είναι έγκυρη.

Είτε (Γνώμη μετ’ επιφυλάξεων)

α)

[…]

β)

[…]

γ)

κ.λπ.

Εκτιμώ ότι ο αντίκτυπος αυτών των επιφυλάξεων ανέρχεται σε […] % επί του συνόλου των δηλωθεισών δαπανών. Ως εκ τούτου, η θιγόμενη κοινοτική συνεισφορά ανέρχεται σε …

Είτε (Αρνητική γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, οι δηλώσεις δαπανών δεν αντικατοπτρίζουν πιστά, σε όλα τα σημαντικά σημεία, τις δαπάνες που καταβλήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος, και, κατά συνέπεια, η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς στο εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα δεν είναι έγκυρη.

Ημερομηνία

Υπογραφή

[υπογραφή υπευθύνου]

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 8

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΔΕΥΤΕΡΗ ΠΡΟΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΑΡΧΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ:

ΕΤΗΣΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΟ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ:

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος [ονοματεπώνυμο του υπεύθυνου],

εκπροσωπών την αρχή πιστοποίησης που έχει οριστεί για το [ονομασία Ταμείου]

πιστοποιώ με την παρούσα ότι όλες οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στην έκθεση προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος ανέρχονται στο ποσό:

EUR (1)
[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

Πιστοποιώ επίσης ότι οι δράσεις εξελίσσονται σύμφωνα με τους στόχους που έχουν καθοριστεί στην απόφαση της Επιτροπής για τη θέσπιση του ετήσιου προγράμματος και σύμφωνα με τη βασική πράξη και τους κανόνες εφαρμογής της, ειδικότερα δε ότι:

1.	η δήλωση δαπανών είναι ακριβής, προκύπτει από αξιόπιστα λογιστικά συστήματα και στηρίζεται σε επαληθεύσιμα δικαιολογητικά·

η δηλωθείσα δαπάνη είναι σύμφωνη με τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και έχει πραγματοποιηθεί σε σχέση με δράσεις που επιλέχθηκαν για χρηματοδότηση σύμφωνα με τα κριτήρια που ισχύουν για το ετήσιο πρόγραμμα και τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες, ειδικότερα τους κανόνες για τις δημόσιες συμβάσεις·

3.	για τους σκοπούς της πιστοποίησης, έλαβα επαρκείς πληροφορίες από την υπεύθυνη αρχή για τις διαδικασίες και τους ελέγχους που πραγματοποιούνται σε σχέση με τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στις δηλώσεις δαπανών·

4.	η δήλωση δαπανών και η αίτηση πληρωμής της δεύτερης δόσης της προχρηματοδότησης λαμβάνουν υπόψη, κατά περίπτωση, τυχόν ανακτηθέντα ποσά και τυχόν τόκους που εισπράχθηκαν βάσει του ετήσιου προγράμματος.

Η δήλωση δαπανών βασίζεται στην προσωρινή λογιστική εκκαθάριση της [ημέρα/μήνας/20ψψ].

Σύμφωνα με το άρθρο 43 της βασικής πράξης, τα δικαιολογητικά έγγραφα είναι και θα παραμείνουν διαθέσιμα για ελάχιστη περίοδο πέντε ετών μετά το κλείσιμο του ετήσιου προγράμματος από την Επιτροπή.

Ημερομηνία

Ονοματεπώνυμο με κεφαλαία, σφραγίδα, ιδιότητα και υπογραφή της αρχής πιστοποίησης

(1) Συνολικό ποσό επιλέξιμης δαπάνης που κατεβλήθη από τους τελικούς δικαιούχους ή χρησιμοποιήθηκε για τεχνική βοήθεια.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 9

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΟΥ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΤΑΜΕΙΟ:

ΑΡΧΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ:

ΕΤΗΣΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΟ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ:

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος [ονοματεπώνυμο του υπεύθυνου],

εκπροσωπών την αρχή πιστοποίησης που έχει οριστεί για το [ονομασία Ταμείου]

πιστοποιώ με την παρούσα ότι όλες οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στην τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος ανέρχονται στο ποσό:

EUR (1)
[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

1.	η δήλωση δαπανών είναι ακριβής, προκύπτει από αξιόπιστα λογιστικά συστήματα και στηρίζεται σε επαληθεύσιμα δικαιολογητικά·

3.	έχω εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές·

4.	για τους σκοπούς της πιστοποίησης, έλαβα επαρκείς πληροφορίες από την υπεύθυνη αρχή για τις διαδικασίες και τους ελέγχους που πραγματοποιούνται σε σχέση με τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στις δηλώσεις δαπανών·

5.	έχουν ληφθεί δεόντως υπόψη τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που έχουν διενεργηθεί από ή υπό την ευθύνη της αρχής ελέγχου·

6.	η δήλωση δαπανών και η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου λαμβάνουν υπόψη, κατά περίπτωση, τυχόν ανακτηθέντα ποσά και τυχόν τόκους που εισπράχθηκαν βάσει του ετήσιου προγράμματος.

Η δήλωση δαπανών βασίζεται στην προσωρινή λογιστική εκκαθάριση της [ημέρα/μήνας/20ψψ].

Ημερομηνία

Ονοματεπώνυμο με κεφαλαία, σφραγίδα, ιδιότητα και υπογραφή της αρχής πιστοποίησης

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10

ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΜΒΛΗΜΑ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΩΝ ΧΡΩΜΑΤΩΝ

Περιγραφή του εμβλήματος

Με φόντο το γαλανό ουρανό σχηματίζεται ένας κύκλος από δώδεκα χρυσά αστέρια που συμβολίζουν την ένωση των λαών της Ευρώπης. Τα αστέρια είναι πάντα δώδεκα, αριθμός που αποτελεί το σύμβολο της τελειότητας και της ενότητας.

Περιγραφή του θυρεού

Σε γαλάζιο φόντο, ένας κύκλος από δώδεκα χρυσά πεντάκτινα αστέρια με μη εφαπτόμενες κορυφές.

Γεωμετρική περιγραφή

Το έμβλημα έχει τη μορφή μπλε ορθογώνιας σημαίας με βάση μιάμιση φορά μεγαλύτερη από το ύψος της. Δώδεκα χρυσά αστέρια, διατεταγμένα σε ίσες αποστάσεις μεταξύ τους, σχηματίζουν ένα νοητό κύκλο, το κέντρο του οποίου συμπίπτει με το σημείο τομής των διαγωνίων του ορθογωνίου. Η ακτίνα του κύκλου είναι ίση προς το ένα τρίτο του ύψους. Κάθε αστέρι έχει πέντε κορυφές, οι οποίες διατάσσονται στην περιφέρεια ενός νοητού κύκλου, του οποίου η ακτίνα ισούται με το 1/18 του ύψους του ορθογωνίου. Όλα τα αστέρια έχουν κατακόρυφη διάταξη, δηλαδή με μία κορυφή προς τα πάνω και δύο κορυφές στηριζόμενες σε νοητή γραμμή κάθετη προς τον ιστό της σημαίας. Ο κύκλος είναι διατεταγμένος έτσι ώστε τα αστέρια να καταλαμβάνουν τη θέση των ακέραιων ωρών στην όψη ρολογιού. Ο αριθμός των αστέρων δεν μεταβάλλεται.

Χρώματα

Το έμβλημα έχει τα εξής χρώματα: ΠΑΝΤΟΝΙΚΟ ΑΝΑΚΛΑΣΤΙΚΟ ΚΥΑΝΟΥΝ (PANTONE REFLEX BLUE) για την επιφάνεια του ορθογωνίου, ΠΑΝΤΟΝΙΚΟ ΚΙΤΡΙΝΟ (PANTONE YELLOW) για τα αστέρια.

Αναπαραγωγή σε τετραχρωμία

Όταν χρησιμοποιείται η μέθοδος της εκτύπωσης σε τετραχρωμία, αναπαράγονται τα δύο τυποποιημένα χρώματα με τη χρήση των τεσσάρων χρωμάτων της συγκεκριμένης μεθόδου. Το ΠΑΝΤΟΝΙΚΟ ΚΙΤΡΙΝΟ (PANTONE YELLOW) αποκτάται με τη χρήση 100 % του «κίτρινου διεργασίας» (Process Yellow). Το ΠΑΝΤΟΝΙΚΟ ΑΝΑΚΛΑΣΤΙΚΟ ΚΥΑΝΟΥΝ (PANTONE REFLEX BLUE) επιτυγχάνεται με την ανάμειξη 100 % «κυανού διεργασίας» (Process Cyan) και 80 % «ερυθρού διεργασίας» (Process Magenta).

Διαδίκτυο

Το ΠΑΝΤΟΝΙΚΟ ΑΝΑΚΛΑΣΤΙΚΟ ΚΥΑΝΟΥΝ (PANTONE REFLEX BLUE) αντιστοιχεί στο χρωματισμό παλέτας του δικτύου RGB:0/0/153 (δεκαεξαδικό: 000099) και το ΠΑΝΤΟΝΙΚΟ ΚΙΤΡΙΝΟ (PANTONE YELLOW) αντιστοιχεί στο χρωματισμό της παλέτας του δικτύου RGB:255/204/0 (δεκαεξαδικό: FFCC00).

Αναπαραγωγή σε μονοχρωμία

Εάν διατίθεται μόνο μαύρο χρώμα, πρέπει να πλαισιώνεται το ορθογώνιο με μαύρη διαχωριστική γραμμή και να τοποθετούνται τα αστέρια μέσα στο πλαίσιο αυτό με μαύρο πάνω σε λευκό φόντο.

Σε περίπτωση που το μόνο διαθέσιμο χρώμα είναι το μπλε (Reflex Blue), πρέπει να χρησιμοποιείται σε αναλογία 100 %, τα δε αστέρια αναπαράγονται σε αρνητικό λευκό.

Αναπαραγωγή σε έγχρωμο υπόβαθρο

Αν δεν υπάρχει άλλη εναλλακτική δυνατότητα παρά έγχρωμο υπόβαθρο, να τοποθετηθεί γύρω από το ορθογώνιο λευκό περιθώριο με πλάτος ίσο προς το 1/25 του ύψους του ορθογωνίου.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 11

KAΝΟΝΕΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΡΟΣΦΥΓΩΝ

I. Γενικές αρχές

I.1. ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

Σύμφωνα με τη βασική πράξη, προκειμένου να είναι επιλέξιμες, οι δαπάνες πρέπει:

α)	να ευρίσκονται εντός του πεδίου εφαρμογής και των στόχων του Ταμείου, όπως περιγράφονται στα άρθρα 1 και 2 της βασικής πράξης·

β)	να υπάγονται στις επιλέξιμες δράσεις που παρατίθενται στο άρθρο 3 της βασικής πράξης, ή, στην περίπτωση επειγόντων μέτρων, να είναι σχετικές με τις επιλέξιμες δράσεις που περιλαμβάνονται στο άρθρο 5 της βασικής πράξης·

γ)

να είναι αναγκαίες για τη διεξαγωγή των ενεργειών που καλύπτονται από το έργο, να αποτελούν τμήμα των πολυετών και ετήσιων προγραμμάτων, όπως αυτά έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή, ή να καλύπτονται από τα επείγοντα μέτρα όπως ορίζεται στο άρθρο 5 της βασικής πράξης όπου αυτά συνιστούν τροποποίηση του σχετικού ετήσιου προγράμματος·

δ)	να είναι εύλογες και σύμφωνες με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, και ειδικότερα από άποψη αντιστοιχίας αξίας και δαπάνης καθώς και σχέσης κόστους-αποτελέσματος·

ε)

να έχουν πραγματοποιηθεί από τον τελικό δικαιούχο ή/και τους εταίρους του έργου που έχουν συσταθεί και εδρεύουν σε κράτος μέλος, εκτός από την περίπτωση διεθνών κυβερνητικών οργανώσεων που επιδιώκουν τους ίδιους στόχους με εκείνους που ορίζονται στη βασική πράξη. Όσον αφορά το άρθρο 39 παράγραφος 2 της εν λόγω απόφασης, οι κανόνες που ισχύουν για τον τελικό δικαιούχο ισχύουν, τηρουμένων των αναλογιών, και για τους εταίρους του έργου·

ζ)	να συνδέονται με τις ομάδες-στόχους που ορίζονται στο άρθρο 6 της βασικής πράξης·

η)	να έχουν πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις ειδικές διατάξεις στη συμφωνία επιδότησης.

2.	Στην περίπτωση πολυετών δράσεων κατά την έννοια του άρθρου 14 παράγραφος 6 της βασικής πράξης, μόνο το τμήμα της δράσης που συγχρηματοδοτείται από ετήσιο πρόγραμμα θεωρείται ως έργο για την εφαρμογή των παρόντων κανόνων επιλεξιμότητας.

3.	Έργα που τυγχάνουν στήριξης του Ταμείου δεν χρηματοδοτούνται από άλλες πηγές καλυπτόμενες από τον κοινοτικό προϋπολογισμό. Έργα που τυγχάνουν στήριξης του Ταμείου συγχρηματοδοτούνται από δημόσιες ή ιδιωτικές πηγές.

I.2. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ

Ο προϋπολογισμός έργου έχει την ακόλουθη μορφή:

Δαπάνες

Έσοδα

+	άμεσο κόστος (ΑΚ)

+	έμμεσο κόστος (πάγιο ποσοστό του ΑΚ, οριζόμενο στη συμφωνία επιδότησης)

+	κόστος καλυπτόμενο από εκχωρηθέν εισόδημα (ενδεχομένως)

+	κοινοτική συνεισφορά (ορίζεται ως το χαμηλότερο των τριών ποσών που εμφαίνονται στο άρθρο 12 της απόφασης)

+	συνεισφορά από τον τελικό δικαιούχο και τους εταίρους στο έργο (1)

+	συνεισφορά από τρίτους

+	έσοδα παραγόμενα από το έργο

= σύνολο επιλέξιμου κόστους (ΣΕΚ)

= σύνολο εσόδων

Ο προϋπολογισμός είναι ισοσκελισμένος: το σύνολο του επιλέξιμου κόστους ισούται προς το σύνολο των εσόδων.

I.3. ΕΣΟΔΑ ΚΑΙ ΑΡΧΉ ΤΗΣ ΜΗ ΠΑΡΟΧΉΣ ΚΕΡΔΟΥΣ

Τα έργα που στηρίζονται από το Ταμείο δεν πρέπει να είναι κερδοσκοπικού χαρακτήρα. Εάν κατά την ολοκλήρωση του έργου, οι πηγές πόρων, συμπεριλαμβανομένων των εσόδων, υπερβαίνουν το ποσό των δαπανών, η συμμετοχή του Ταμείου στο έργο πρέπει να υποστεί ανάλογη μείωση. Όλες οι πηγές πόρων για το έργο πρέπει να καταχωρούνται στα λογιστικά ή φορολογικά έγγραφα του τελικού δικαιούχου και να είναι αναγνωρίσιμες και ελέγξιμες.

Τα έσοδα του έργου συνίστανται στις χρηματοδοτικές συνεισφορές που χορηγούνται στο έργο από το Ταμείο, από δημόσιες ή ιδιωτικές πηγές, συμπεριλαμβανομένης της συνεισφοράς του ίδιου του τελικού δικαιούχου, καθώς και στα έσοδα που προκύπτουν από το έργο. Για τους σκοπούς του παρόντος κανόνα ως «έσοδα» νοούνται τα έσοδα που προκύπτουν στο πλαίσιο του έργου κατά την περίοδο επιλεξιμότητας, όπως περιγράφεται στο σημείο Ι.4, τα οποία προέρχονται από πωλήσεις, εκμισθώσεις, υπηρεσίες, τέλη εγγραφής ή άλλα παρόμοια έσοδα.

3.	Η κοινοτική συνεισφορά που προκύπτει από την εφαρμογή της αρχής της μη παροχής κέρδους, όπως αναφέρεται στο άρθρο 12 στοιχείο γ) της παρούσας απόφασης, ανέρχεται στο ποσό που προκύπτει από το «σύνολο επιλέξιμου κόστους» μείον «συνεισφορά από τρίτους» και «έσοδα προερχόμενα από το έργο».

I.4. ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ

Οι δαπάνες που συνδέονται με ένα έργο και οι αντίστοιχες πληρωμές (πλην των αποσβέσεων) πρέπει να προκύψουν και να πραγματοποιηθούν μετά από την 1η Ιανουαρίου του έτους που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνονται τα ετήσια προγράμματα των κρατών μελών. Η περίοδος επιλεξιμότητας λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του έτους N+1 (2), και συνεπώς οι δαπάνες σχετικές με έργο πρέπει να προκύψουν πριν από την ημερομηνία αυτή.

2.	Εξαίρεση σχετικά με την ανωτέρω περίοδο επιλεξιμότητας γίνεται για τα επείγοντα μέτρα (βλ. άρθρο 21 παράγραφος 3 της βασικής πράξης) και για την τεχνική βοήθεια για κράτη μέλη (βλ. σημείο V.3).

I.5. ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ

1.	Οι δαπάνες αντιστοιχούν στις πληρωμές που πραγματοποιεί ο τελικός δικαιούχος. Αυτές πρέπει να είναι υπό μορφή χρηματοπιστωτικών συναλλαγών (σε χρήμα), εξαιρουμένου του ποσού των αποσβέσεων.

2.	Κατά κανόνα, δικαιολογητικά των δαπανών αποτελούν τα επίσημα τιμολόγια. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, οι δαπάνες συνοδεύονται από παραστατικά ή άλλα δικαιολογητικά ισοδύναμης αποδεικτικής ισχύος.

Οι δαπάνες πρέπει να είναι εύκολο, επισημανθούν και να ελεγχθούν. Ειδικότερα, πρέπει

α)	να έχουν καταχωριστεί στα λογιστικά αρχεία του τελικού δικαιούχου·

β)	να είναι προσδιοριζόμενες σύμφωνα με τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα της χώρας στην οποία είναι εγκατεστημένος ο τελικός δικαιούχος και σύμφωνα με τις συνήθεις πρακτικές λογιστικής καταγραφής κόστους που αυτός εφαρμόζει· και

γ)	να έχουν αποτελέσει αντικείμενο των δηλώσεων που απαιτούνται από τις εφαρμοστέες φορολογικές και κοινωνικές νομοθεσίες.

4.	Κατά περίπτωση, οι τελικοί δικαιούχοι οφείλουν να κρατούν πιστοποιημένα αντίγραφα των παραστατικών σχετικά με τα έσοδα και τις δαπάνες που πραγματοποιούνται από τους εταίρους όσον αφορά το οικείο έργο.

5.	Η αποθήκευση και επεξεργασία αυτών των στοιχείων πρέπει να είναι συμβατή προς την εθνική νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.

I.6. ΕΔΑΦΙΚΟ ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Οι δαπάνες για τις ενέργειες που περιγράφονται στα άρθρα 3 και 5 της βασικής πράξης πρέπει:

α)	να έχουν πραγματοποιηθεί από τους τελικούς δικαιούχους που ορίζονται στο σημείο Ι.1. στοιχείο ε)· και

β)	να έχουν πραγματοποιηθεί στο έδαφος των κρατών μελών, με εξαίρεση δράσεις σχετικές με επανεγκατάσταση όπως αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 5 της βασικής πράξης, οι οποίες μπορεί να έχουν πραγματοποιηθεί στο έδαφος των κρατών μελών ή της χώρας υποδοχής.

2.	Εταίροι του έργου καταχωρημένοι και εγκατεστημένοι σε τρίτες χώρες μπορούν να συμμετέχουν σε έργα εφόσον αυτό δεν συνεπάγεται κόστος, εκτός από την περίπτωση διεθνών κυβερνητικών οργανισμών. Ως εκ τούτου, δαπάνες που έχουν πραγματοποιηθεί από αυτούς τους εταίρους δεν είναι επιλέξιμες.

II. Κατηγορίες επιλέξιμων δαπανών (σε επίπεδο έργου)

II.1. ΑΜΕΣΕΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ

Οι άμεσες επιλέξιμες δαπάνες του έργου είναι οι δαπάνες οι οποίες, τηρουμένων των γενικών προϋποθέσεων επιλεξιμότητας που προαναφέρθηκαν στο τμήμα Ι, μπορούν να χαρακτηρισθούν ως ειδικά έξοδα έμμεσα συνδεόμενα με την υλοποίηση του έργου. Οι άμεσες δαπάνες περιλαμβάνονται στον προβλεπόμενο γενικό προϋπολογισμό του έργου.

Επιλέξιμες είναι οι ακόλουθες άμεσες δαπάνες

II.1.1. Δαπάνες προσωπικού

II.1.1.1. Γενικοί κανόνες

Ως επιλέξιμες άμεσες δαπάνες προσωπικού νοούνται εκείνες που αφορούν μόνο πρόσωπα με βασικό και άμεσο ρόλο στο έργο, όπως είναι οι διαχειριστές του έργου και λοιπό προσωπικό επιχειρησιακά συνδεόμενο με το έργο, για παράδειγμα το σχεδιασμό δραστηριοτήτων του έργου, την υλοποίηση (ή παρακολούθηση) επιχειρησιακών δραστηριοτήτων, την παροχή υπηρεσιών στους τελικούς αναδόχους, κ.λπ.

Δαπάνες για άλλα μέλη του προσωπικού της οργάνωσης του τελικού δικαιούχου, που παρέχουν υποστηρικτικές υπηρεσίες (όπως ο γενικός διευθυντής, ο λογιστής, ο υπεύθυνος προμηθειών, ο υπεύθυνος ανθρωπίνων πόρων, ο υπεύθυνος υπηρεσιών πληροφορικής υποστήριξης, βοηθοί διοίκησης, υπάλληλος υποδοχής, κ.λπ.) δεν είναι επιλέξιμες ως άμεσες δαπάνες και θεωρούνται έμμεσες (βλ. σημείο II.2).

Οι δαπάνες προσωπικού κατανέμονται στο προβλεπόμενο προϋπολογισμό, με ένδειξη της ιδιότητας, του αριθμού του προσωπικού και ονομάτων.

Αν τα ονόματα των μελών του προσωπικού δεν είναι ακόμα γνωστά ή δεν μπορούν να ανακοινωθούν, παρέχεται ένδειξη των επαγγελματικών και τεχνικών προσόντων των ατόμων που προορίζονται για την κάλυψη των σχετικών καθηκόντων/αρμοδιοτήτων στο πλαίσιο του έργου.

Το κόστος για το προσωπικό του έργου, δηλαδή μισθοί και εισφορές κοινωνικής ασφάλισης και οι λοιπές νόμιμες δαπάνες είναι επιλέξιμες εφόσον δεν υπερβαίνουν τις μέσες τιμές που εφαρμόζει συνήθως ο δικαιούχος για τις αποδοχές. Ο υπολογισμός αυτός περιλαμβάνει, κατά περίπτωση, όλες τις συνήθεις εισφορές που βαρύνουν τον εργοδότη, αλλά αποκλείονται τα διάφορα δώρα, κίνητρα ή διακανονισμοί κατανομής κερδών. Οι διάφορες κατηγορίες τελών, φόρων και επιβαρύνσεων (ειδικότερα οι άμεσοι φόροι και οι κοινωνικές εισφορές επί των μισθών) που προκύπτουν από τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο αποτελούν επιλέξιμη δαπάνη μόνον εφόσον βαρύνουν πραγματικά τον τελικό δικαιούχο της επιδότησης.

II.1.1.2. Ειδικές προϋποθέσεις για τις δαπάνες προσωπικού δημόσιων φορέων

Οι δαπάνες προσωπικού δημόσιων φορέων υλοποίησης του έργου θεωρούνται άμεσες επιλέξιμες δαπάνες μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α)	για πρόσωπο που έχει προσληφθεί από τον τελικό δικαιούχο αποκλειστικά για τους σκοπούς της υλοποίησης του έργου·

β)

πρόσωπο μόνιμα απασχολούμενο από τον τελικό δικαιούχο:

—	που πληροί καθήκοντα ειδικά συνδεόμενα με την υλοποίηση του έργου στο πλαίσιο υπερωριακής σχέσης εργασίας, ή

—

που έχει αποσπαστεί με κατάλληλα τεκμηριωμένη απόφαση του οργανισμού σε καθήκοντα τα οποία συνδέονται ειδικά με την υλοποίηση του έργου και δεν αποτελούν μέρος των συνήθων καθηκόντων του, εφόσον έχει αντικατασταθεί για τα συνήθη καθήκοντά του από ένα άλλο εργαζόμενο που έχει προσληφθεί από τον οργανισμό.

II.1.2. Οδοιπορικά και έξοδα διαβίωσης

Τα οδοιπορικά και τα έξοδα διαβίωσης είναι επιλέξιμα μόνο ως άμεσες δαπάνες για τις ακόλουθες κατηγορίες:

α)	προσωπικό του τελικού δικαιούχου, οι δαπάνες του οποίου είναι επιλέξιμες όπως ορίζεται στο σημείο II.1.1·

β)	σε δεόντως αιτιολογημένες έκτακτες περιπτώσεις, προσωπικό του τελικού δικαιούχου που παρέχει υποστηρικτικές υπηρεσίες όπως ορίζεται στο σημείο II.1.1·

γ)	πρόσωπα που δεν ανήκουν στο προσωπικό του τελικού δικαιούχου και συμμετέχουν στις δραστηριότητες του έργου. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να κρατούνται κατάλογοι παρουσιών ως αποδεικτικά στοιχεία.

Τα οδοιπορικά είναι επιλέξιμα με βάση τις πραγματοποιηθείσες πραγματικές δαπάνες. Η επιστροφή των εν λόγω εξόδων πρέπει να βασίζεται στις τιμές της φθηνότερης μορφής των δημόσιων μέσων μεταφοράς και, κατά κανόνα, τα αεροπορικά εισιτήρια επιτρέπονται μόνο για ταξίδια άνω των 800 χιλιομέτρων (με επιστροφή) ή εφόσον η γεωγραφική θέση του τόπου προορισμού αιτιολογεί αεροπορική μετακίνηση. Πρέπει να φυλάσσονται οι κάρτες επιβίβασης. Εφόσον γίνεται χρήση ιδιωτικού αυτοκινήτου, η επιστροφή των εξόδων γίνεται κατά κανόνα είτε με βάση το κόστος των δημόσιων μέσων μεταφοράς είτε με βάση τη διανυθείσα απόσταση σε χιλιόμετρα σύμφωνα με τους δημοσιευμένους επίσημους κανόνες στο οικείο κράτος μέλος ή εκείνους που χρησιμοποιούνται από τον τελικό δικαιούχο.

Τα έξοδα διαβίωσης είναι επιλέξιμα βάσει των πραγματικών δαπανών ή με κατ’ αποκοπή ημερήσια αποζημίωση. Εφόσον οργανισμός έχει τις δικές του τιμές ημερήσιας αποζημίωσης (αποζημίωση διαβίωσης), εφαρμόζονται με βάση τα ανώτατα όρια που έχει θεσπίσει το κράτος μέλος σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία και πρακτική. Η αποζημίωση διαβίωσης θεωρείται κατά κανόνα ότι καλύπτει τις τοπικές μετακινήσεις (περιλαμβανομένης της χρήσης ταξί), τη στέγαση, τα γεύματα, τις τοπικές τηλεφωνικές κλήσεις και διάφορα άλλα μικροέξοδα.

II.1.3. Εξοπλισμός

II.1.3.1. Γενικοί κανόνες

Οι δαπάνες απόκτησης εξοπλισμού (βάσει της απόσβεσης αγορασθέντων στοιχείων του ενεργητικού, χρηματοδοτικής μίσθωσης ή ενοικίασης) είναι επιλέξιμες μόνο εφόσον είναι αναγκαίες για την υλοποίηση του έργου. Ο εξοπλισμός διαθέτει τις τεχνικές ιδιότητες που χρειάζονται για το έργο και είναι συμβατός με τις ισχύουσες προδιαγραφές και τα ισχύοντα πρότυπα.

2.	Οι δαπάνες καθημερινής χρήσεως του διοικητικού εξοπλισμού (εκτυπωτής, φορητός υπολογιστής, φαξ, φωτοαντιγραφικό μηχάνημα, τηλέφωνο, καλωδιώσεις κ.λπ.) δεν είναι επιλέξιμες ως άμεσες δαπάνες και θεωρούνται έμμεσες (βλ. σημείο II.2).

Η επιλογή μεταξύ χρηματοδοτικής μίσθωσης, ενοικίασης ή αγοράς πρέπει να στηρίζεται πάντοτε στη λιγότερο ακριβή δυνατότητα. Εντούτοις, εάν η χρηματοδοτική μίσθωση ή η ενοικίαση δεν είναι δυνατή λόγω της μικρής διάρκειας του έργου ή της ταχείας απόσβεσης της αξίας, η αγορά γίνεται δεκτή και οι δαπάνες που έχουν σχέση με την απόσβεση, όπως περιγράφεται πιο κάτω, μπορεί να είναι επιλέξιμες βάσει των εθνικών κανόνων περί αποσβέσεων.

II.1.3.2. Ενοικίαση και χρηματοδοτική μίσθωση

Οι δαπάνες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο πράξεων ενοικίασης και χρηματοδοτικής μίσθωσης είναι επιλέξιμες για συγχρηματοδότηση σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν θεσπιστεί στο οικείο κράτος μέλος, την εθνική νομοθεσία και πρακτική, και τη διάρκεια της ενοικίασης ή της χρηματοδοτικής μίσθωσης για τους σκοπούς του έργου.

II.1.3.3. Αγορές

1.	Εφόσον ο εξοπλισμός αγοράζεται πριν ή κατά τη διάρκεια του έργου, είναι επιλέξιμο μόνο το τμήμα της απόσβεσης του εξοπλισμού που αντιστοιχεί στη διάρκεια της χρησιμοποίησής του για το έργο και στο ποσοστό πραγματικής χρησιμοποίησης για το έργο.

2.	Εξοπλισμός που αγοράστηκε πριν από το έργο αλλά χρησιμοποιήθηκε για τους σκοπούς του έργου είναι επιλέξιμος βάσει της απόσβεσης. Εντούτοις, οι δαπάνες αυτές δεν είναι επιλέξιμες αν ο εξοπλισμός είχε αγοραστεί αρχικά με κοινοτική επιδότηση.

3.	Οι δαπάνες αγοράς εξοπλισμού αντιστοιχούν στο σύνηθες κόστος της αγοράς και η αξία των σχετικών αντικειμένων καταχωρείται ως αποσβεσθείσα σύμφωνα με τους φορολογικούς και λογιστικούς κανόνες που ισχύουν για τον τελικό δικαιούχο.

4.	Για μεμονωμένα αντικείμενα αξίας μικρότερης των 1 000 ευρώ είναι επιλέξιμο ολόκληρο το κόστος αγοράς τους, εφόσον ο εξοπλισμός έχει αγοραστεί κατά τη διάρκεια των τριών πρώτων μηνών του έργου.

II.1.4. Ακίνητα

II.1.4.1. Γενικοί κανόνες

Στην περίπτωση αγοράς, κατασκευής ή ανακαίνισης ακινήτων, ή μίσθωσης ακινήτων, αυτά διαθέτουν τις τεχνικές ιδιότητες που χρειάζονται για το έργο και είναι συμβατά με τις ισχύουσες προδιαγραφές και τα ισχύοντα πρότυπα.

II.1.4.2. Αγορά, κατασκευή ή ανακαίνιση

Εφόσον η αγορά ακινήτων είναι αναγκαία για την υλοποίηση του έργου και συνδέεται σαφώς με τους στόχους του, η αγορά αυτή, δηλ. κτιρίων που έχουν ήδη κατασκευαστεί ή η κατασκευή ακινήτων, είναι επιλέξιμη για συγχρηματοδότηση δαπάνη με βάση τις παρακάτω προϋποθέσεις και με την επιφύλαξη της εφαρμογής αυστηρότερων εθνικών κανόνων:

α)

έκδοση πιστοποιητικού από ανεξάρτητο ειδικευμένο εκτιμητή ή εγκεκριμένο επίσημο φορέα που να βεβαιώνει ότι η τιμή αγοράς δεν υπερβαίνει την αγοραία αξία, και το οποίο είτε πιστοποιεί ότι το ακίνητο είναι σύμφωνο με την εθνική νομοθεσία είτε προσδιορίζει τα σημεία που δεν είναι σύμφωνα μαζί της και των οποίων η αποκατάσταση προβλέπεται από τον τελικό δικαιούχο στο πλαίσιο της πράξης·

β)	το ακίνητο δεν έχει αγοραστεί με κοινοτική επιδότηση πριν από την υλοποίηση του έργου·

γ)	το ακίνητο πρέπει να χρησιμοποιείται αποκλειστικά για το σκοπό που αναφέρεται στο πλαίσιο του έργου για ελάχιστη περίοδο πέντε ετών μετά την καταληκτική ημερομηνία του έργου, εκτός εάν η Επιτροπή εγκρίνει ρητώς κάτι διαφορετικό·

δ)	μόνο το τμήμα της απόσβεσης αυτών των στοιχείων του ενεργητικού που αντιστοιχεί στη διάρκεια της χρησιμοποίησής του για το έργο και στο ποσοστό πραγματικής χρησιμοποίησης για το έργο είναι επιλέξιμο. Η απόσβεση υπολογίζεται βάσει των εθνικών λογιστικών κανόνων.

2.	Σε περίπτωση ανακαίνισης ισχύουν μόνο οι όροι γ) και δ).

II.1.4.3. Μίσθωση

Η μίσθωση ακινήτων είναι επιλέξιμη για συγχρηματοδότηση εφόσον η μίσθωση αυτή συνδέεται σαφώς με τους στόχους του σχετικού έργου, υπό τις κατωτέρω προϋποθέσεις, και με την επιφύλαξη της εφαρμογής αυστηρότερων εθνικών κανόνων:

α)	Η αγορά του ακινήτου δεν έχει αποτελέσει αντικείμενο κοινοτικής επιδότησης.

β)	Το ακίνητο πρέπει να χρησιμοποιηθεί αποκλειστικά για την εκτέλεση του έργου. Σε αντίθετη περίπτωση, μόνο το μέρος των δαπανών που αντιστοιχεί στη χρησιμοποίηση για το έργο είναι επιλέξιμο.

II.1.4.4. Χώροι γραφείου για τον τελικό δικαιούχο

Δαπάνες για αγορά, κατασκευή, ανακαίνιση ή μίσθωση χώρων γραφείου για τις συνήθεις δραστηριότητες του δικαιούχου δεν είναι επιλέξιμες. Οι δαπάνες αυτές πρέπει να θωρούνται ως έμμεσες δαπάνες (βλ. σημείο II.2).

II.1.5. Αναλώσιμα είδη, προμήθειες και γενικές υπηρεσίες

1.	Οι δαπάνες για αναλώσιμα είδη, προμήθειες και γενικές υπηρεσίες είναι επιλέξιμες εφόσον είναι αναγνωρίσιμες και άμεσα αναγκαίες για την εκτέλεση του έργου.

Ωστόσο, οι δαπάνες που αφορούν τις προμήθειες γραφείου καθώς και κάθε είδους μικρές δαπάνες για αναλώσιμα είδη, προμήθειες, έξοδα φιλοξενίας και γενικές υπηρεσίες (όπως τηλέφωνο, Διαδίκτυο, ταχυδρομικά τέλη, καθαρισμός γραφείου, λοιπά χρειώδη, ασφάλειες, επιμόρφωση προσωπικού, προσλήψεις, κ.λπ.) δεν αποτελούν άμεσες επιλέξιμες δαπάνες και περιλαμβάνονται στις έμμεσες δαπάνες, όπως αναφέρεται στο σημείο II.2.

II.1.6. Συμβάσεις υπεργολαβίας

Κατά γενικό κανόνα, οι τελικοί δικαιούχοι πρέπει να έχουν την ικανότητα να εκτελούν μόνοι τους τις δραστηριότητες που έχουν σχέση με το έργο. Ως εκ τούτου, η ανάθεση υπεργολαβίας πρέπει να είναι περιορισμένη και δεν πρέπει να υπερβαίνει το 40 % των άμεσων επιλέξιμων δαπανών ενός έργου, εκτός αν είναι κατάλληλα αιτιολογημένη και έχει εκ των προτέρων τύχει της έγκρισης της υπεύθυνης αρχής.

Δεν είναι επιλέξιμες για συγχρηματοδότηση από το Ταμείο δαπάνες σχετικές με τις ακόλουθες συμβάσεις υπεργολαβίας:

α)	συμβάσεις υπεργολαβίας για καθήκοντα σχετικά με τη γενική διαχείριση του έργου·

β)	συμβάσεις υπεργολαβίας που αυξάνουν το κόστος του έργου χωρίς να προσαυξάνουν σε ανάλογο βαθμό την αξία του·

γ)	συμβάσεις υπεργολαβίας με μεσάζοντες ή συμβούλους των οποίων η αμοιβή εκφράζεται ως ποσοστό του συνολικού κόστους του έργου, εκτός αν η πληρωμή αυτή δικαιολογείται από τον τελικό δικαιούχο με βάση την πραγματική αξία των εργασιών ή των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν.

3.	Για όλες τις συμβάσεις υπεργολαβίας, οι υπεργολάβοι αναλαμβάνουν την υποχρέωση να παράσχουν σε όλες τις υπηρεσίες ελέγχων τις αναγκαίες πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες που αποτέλεσαν αντικείμενο υπεργολαβίας.

II.1.7. Δαπάνες που απορρέουν άμεσα από τους όρους της κοινοτικής συγχρηματοδότησης

Οι δαπάνες που είναι αναγκαίες για την κάλυψη των απαιτήσεων που συνδέονται με την κοινοτική συγχρηματοδότηση, π.χ. διαφήμιση, προβολή, αξιολόγηση του έργου, εξωτερικός λογιστικός έλεγχος, τραπεζικές εγγυήσεις, μεταφράσεις κ.λπ., είναι επιλέξιμες ως άμεσες δαπάνες.

II.1.8. Δαπάνες εμπειρογνωμόνων

Οι δαπάνες που αφορούν τις αμοιβές νομικών συμβούλων, συμβολαιογράφων καθώς και οι δαπάνες αμοιβής τεχνικών και χρηματοοικονομικών εμπειρογνωμόνων είναι επιλέξιμες.

II.1.9. Ειδικές δαπάνες σχετικές με τις ομάδες-στόχους

Για το σκοπό παροχής βοήθειας, αγορές που γίνονται από τον τελικό δικαιούχο για τις ομάδες-στόχους και επιστροφές από τον τελικό δικαιούχο δαπανών που προκύπτουν από τις ομάδες-στόχους είναι επιλέξιμες υπό τις ακόλουθες ειδικές προϋποθέσεις:

α)	ο τελικός δικαιούχος φυλάσσει κατά τη διάρκεια της περιόδου που αναφέρεται στο άρθρο 43 της βασικής πράξης τις αναγκαίες πληροφορίες και στοιχεία που αποδεικνύουν ότι τα πρόσωπα που έτυχαν της εν λόγω βοήθειας αντιστοιχούν με την ομάδα-στόχο όπως ορίζεται στο άρθρο 6 της βασικής πράξης·

β)	ο τελικός δικαιούχος φυλάσσει αποδεικτικά στοιχεία για την παρασχεθείσα στήριξη (για παράδειγμα, τιμολόγια και αποδείξεις) κατά τη διάρκεια της περιόδου που αναφέρεται στο άρθρο 43 της βασικής πράξης που τεκμηριώνουν ότι τα πρόσωπα έλαβαν τη σχετική στήριξη.

II.1.10. Επείγοντα μέτρα

1.	Για δεόντως αιτιολογημένους λόγους μπορούν να επιτραπούν παρεκκλίσεις από τους κανόνες επιλεξιμότητας που ορίζονται στην παρούσα απόφαση για δαπάνες που συνδέονται με επείγοντα μέτρα εφόσον αυτά έχουν εγκριθεί από την απόφαση της Επιτροπής που επιτρέπει τα επείγοντα μέτρα.

2.	Σύμφωνα με το άρθρο 21 παράγραφος 3 της βασικής πράξης, η περίοδος επιλεξιμότητας περιορίζεται σε διάρκεια 6 μηνών και οι δαπάνες σχετικά με ένα έργο πρέπει να προκύψουν εντός αυτής της περιόδου.

II.2. ΕΜΜΕΣΕΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ

Οι έμμεσες δαπάνες αφορούν κατηγορίες δαπανών που δεν είναι αναγνωρίσιμες ως ειδικές δαπάνες άμεσα συνδεόμενες με το έργο. Ένα πάγιο ποσοστό των γενικών εξόδων των άμεσων επιλέξιμων δαπανών μπορούν να θεωρηθούν επιλέξιμες ως έμμεσες δαπάνες εφόσον:

α)	οι έμμεσες δαπάνες περιορίζονται στο ελάχιστο και το ακριβές ποσοστό των έμμεσων δαπανών καθορίζεται από το κράτος μέλος σε συνάρτηση προς τις ανάγκες·

β)	οι έμμεσες δαπάνες περιλαμβάνονται στον προβλεπόμενο προϋπολογισμό του έργου·

γ)	οι έμμεσες δαπάνες δεν περιλαμβάνουν δαπάνες που αφορούν άλλον τομέα του προϋπολογισμού για το έργο·

δ)	οι έμμεσες δαπάνες δεν χρηματοδοτούνται από άλλες πηγές. Οργανώσεις που λαμβάνουν επιχειρησιακή επιδότηση από τον κοινοτικό προϋπολογισμό ή/και από τα κράτη μέλη δεν μπορούν να συμπεριλάβουν έμμεσες δαπάνες στον προβλεπόμενο προϋπολογισμό τους·

ε)

κατά γενικό κανόνα, το πάγιο ποσοστό των έμμεσων δαπανών σε σχέση προς το συνολικό ποσό των άμεσων επιλέξιμων δαπανών δεν υπερβαίνει το 20 %. Εντούτοις, το πάγιο ποσοστό των έμμεσων δαπανών δεν υπερβαίνει το 10 % εφόσον:

—	η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας όπως ορίζεται στο άρθρο 7 παράγραφος 3, ή

—	οι συμβάσεις υπεργολαβίας υπερβαίνουν το 40 % των επιλέξιμων άμεσων δαπανών.

Το ποσοστό για έμμεσες δαπάνες καλύπτει ειδικότερα τις ακόλουθες δαπάνες:

α)	δαπάνες προσωπικού που δεν είναι επιλέξιμες ως άμεσες δαπάνες σύμφωνα με το σημείο II.1.1.1.1·

β)	διοικητικές και διαχειριστικές δαπάνες, όπως αυτές που ορίζονται στο σημείο II.1.5.2·

γ)	τραπεζικά έξοδα και προμήθειες (πλην τραπεζικών εγγυήσεων, όπως αναφέρεται στο σημείο II.1.7)·

δ)	δαπάνες απόσβεσης ακινήτων και δαπάνες συντήρησης όταν αυτές συνδέονται με ενέργειες καθημερινής διαχείρισης, όπως οι δαπάνες που ορίζονται στο σημείο II.1.4.4·

ε)	όλες οι δαπάνες που συνδέονται με το έργο αλλά αποκλείονται από το τμήμα II.1, «Άμεσες επιλέξιμες δαπάνες».

III. Μη επιλέξιμες δαπάνες

Δεν είναι επιλέξιμες οι ακόλουθες δαπάνες:

α)	ο ΦΠΑ, εκτός αν ο τελικός δικαιούχος μπορεί να αποδείξει ότι δεν είναι σε θέση να τον ανακτήσει·

β)

η απόδοση του κεφαλαίου, τα χρέη και οι αντίστοιχες επιβαρύνσεις, οι χρεωστικοί τόκοι, τα έξοδα συναλλάγματος και οι χρεωστικές συναλλαγματικές διαφορές, οι προβλέψεις ζημιών ή οι ενδεχόμενες μελλοντικές υποχρεώσεις, οι οφειλόμενοι τόκοι, οι επισφαλείς απαιτήσεις, τα πρόστιμα, οι χρηματικές ποινές, τα έξοδα για την επίλυση διαφορών και οι υπέρμετρες ή αλόγιστες δαπάνες·

γ)	οι δαπάνες ψυχαγωγίας αποκλειστικά και μόνο για το προσωπικό του έργου. Επιτρέπονται οι λογικές δαπάνες φιλοξενίας σε κοινωνικές εκδηλώσεις που δικαιολογούνται από το έργο, όπως είναι η εκδήλωση για την ολοκλήρωση του έργου ή οι συνεδριάσεις της οικείας διοικούσας επιτροπής·

δ)	οι δαπάνες που δηλώνονται από τον τελικό δικαιούχο και καλύπτονται από άλλο έργο ή πρόγραμμα εργασίας που λαμβάνει κοινοτική επιχορήγηση·

ε)	η αγορά γηπέδων·

ζ)	οι δαπάνες προσωπικού για δημόσιους υπαλλήλους που συμβάλλουν στην εκτέλεση του έργου με δραστηριότητες που αποτελούν μέρος των κανονικών καθηκόντων τους·

η)	εισφορές σε είδος.

IV. Δαπάνες καλυπτόμενες από εκχωρηθέν εισόδημα

Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, η συγχρηματοδότηση του έργου, όσον αφορά τη συνεισφορά του τελικού δικαιούχου και των εταίρων του έργου, μπορεί να συνίσταται εν μέρει σε εισφορές υπό τη μορφή εργασιών που εκτελούνται από μόνιμα στελέχη απασχολούμενα από τους φορείς αυτούς και συμμετέχοντα στο έργο. Στην περίπτωση αυτή, οι εν λόγω δαπάνες δεν είναι επιλέξιμες ως άμεσες ή έμμεσες δαπάνες προσωπικού, όπως ορίζεται στα σημεία ΙΙ.1.1 και ΙΙ.2, αλλά ως δαπάνες καλυπτόμενες από εκχωρηθέν εισόδημα.

Οι εν λόγω εισφορές δεν μπορούν να υπερβούν το 50 % της συνολικής συνεισφοράς του τελικού δικαιούχου. Στην περίπτωση αυτή ισχύουν οι ακόλουθοι κανόνες:

α)	τα καθήκοντα δημόσιων υπαλλήλων συνδέονται ειδικά με την υλοποίηση του έργου και δεν προκύπτουν από τις νόμιμες υποχρεώσεις της δημόσιας αρχής·

β)	δημόσιοι υπάλληλοι στους οποίους ανατίθεται η υλοποίηση έργου αποσπώνται με δεόντως τεκμηριωμένη απόφαση της αρμόδιας αρχής·

γ)	η αξία των εν λόγω εισφορών μπορεί να ελεγχθεί και δεν υπερβαίνει τις δαπάνες που έχουν πραγματοποιηθεί και αποδεικνύονται από παραστατικά της δημόσιας αρχής.

V. Τεχνική βοήθεια με την πρωτοβουλία κρατών μελών

Με πρωτοβουλία κάθε κράτους μέλους, είναι επιλέξιμα για κάθε ετήσιο πρόγραμμα τα ακόλουθα μέτρα τεχνικής βοήθειας, εντός των ορίων που προβλέπονται από το άρθρο 16 της βασικής πράξης:

α)	δαπάνες που συνδέονται με την προετοιμασία, την επιλογή, την αξιολόγηση, τη διαχείριση και την παρακολούθηση των ενεργειών (συμπεριλαμβανομένων αναλώσιμων και εξοπλισμού πληροφορικής)·

β)	δαπάνες που συνδέονται με λογιστικούς και επιτόπιους ελέγχους δράσεων ή έργων·

γ)	δαπάνες που συνδέονται με αξιολογήσεις δράσεων ή έργων·

δ)	δαπάνες που συνδέονται με την ενημέρωση, διάδοση και προβολή όσον αφορά τις ενέργειες·

ε)	δαπάνες για την απόκτηση, εγκατάσταση και συντήρηση ηλεκτρονικών συστημάτων για λόγους διαχείρισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των Ταμείων·

ζ)

δαπάνες των συνεδριάσεων των επιτροπών και υπο-επιτροπών παρακολούθησης που αφορούν την υλοποίηση των δράσεων. Οι δαπάνες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν τα έξοδα εμπειρογνωμόνων και άλλων συμμετεχόντων στις επιτροπές αυτές, μεταξύ των οποίων και συμμετέχοντες από τρίτες χώρες, αν η παρουσία τους είναι αναγκαία για την αποτελεσματική υλοποίηση των δράσεων·

η)

δαπάνες που συνδέονται με αμοιβές, συμπεριλαμβανομένων των εισφορών κοινωνικής ασφάλισης, είναι επιλέξιμες μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

—	για δημόσιους υπαλλήλους ή άλλους δημόσιους αξιωματούχους αποσπασμένους με επίσημη απόφαση της υπεύθυνης αρχής και στους οποίους έχει ανατεθεί η εκτέλεση των καθηκόντων που αναφέρονται στα σημεία α) έως ζ),

—	λοιπό προσωπικό που έχει προσληφθεί για την εκτέλεση των καθηκόντων που αναφέρονται στα σημεία α) έως ζ),

—	η περίοδος απόσπασης ή απασχόλησης δεν μπορεί να υπερβεί την τελική ημερομηνία για την επιλεξιμότητα των δαπανών που προβλέπεται στην απόφαση έγκρισης της ενίσχυσης.

2.	Η τεχνική βοήθεια μπορεί να χρηματοδοτήσει δαπάνες που προκύπτουν για οποιονδήποτε από τους εξής φορείς: υπεύθυνη αρχή, εξουσιοδοτημένη αρχή, ελεγκτική αρχή, αρχή πιστοποίησης.

Οι δραστηριότητες που συνδέονται με την τεχνική βοήθεια πρέπει να εκτελούνται και οι αντίστοιχες πληρωμές να καταβάλλονται μετά από την 1η Ιανουαρίου του έτους που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνονται τα ετήσια προγράμματα των κρατών μελών. Η περίοδος επιλεξιμότητας διαρκεί έως το τέλος Ιουνίου του έτους N+2 (3) ή άλλη μεταγενέστερη ημερομηνία συμβατή με την προθεσμία για την υποβολή της τελικής έκθεσης για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος.

4.	Όλες οι προμήθειες πρέπει να διεξάγονται σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία περί προμηθειών που έχει θεσπιστεί στο οικείο κράτος μέλος.

Τα κράτη μέλη μπορούν να εφαρμόζουν μέτρα τεχνικής βοήθειας για το Ταμείο παράλληλα με μέτρα τεχνικής βοήθειας για μερικά ή και τα τέσσερα ταμεία. Εντούτοις, στην περίπτωση αυτή μόνο το τμήμα των δαπανών που χρησιμοποιείται για την υλοποίηση του κοινού μέτρου που αντιστοιχεί στο παρόν Ταμείο είναι επιλέξιμο για χρηματοδότηση στο πλαίσιο του εν λόγω Ταμείου, και τα κράτη μέλη εγγυώνται ότι:

α)	το τμήμα των δαπανών για κοινά μέτρα βαρύνει το αντίστοιχο Ταμείο κατά τρόπο εύλογο κι επαληθεύσιμο· και

β)	δεν προκύπτει διπλή χρηματοδότηση των δαπανών.

(1) Συμπεριλαμβάνεται το εκχωρηθέν εισόδημα όπως περιγράφεται στο σημείο ΙV.

(2) Όπου «Ν» το έτος που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνονται τα ετήσια προγράμματα των κρατών μελών.

(3) Όπου «Ν» το έτος που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνονται τα ετήσια προγράμματα των κρατών μελών.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 12

ΑΙΤΗΣΗ ΓΙΑ ΕΠΕΙΓΟΝΤΑ ΜΕΤΡΑ

ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ:

ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ:

ΕΤΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ:

ΕΤΗΣΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΡΟΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ:

1. Περιγραφή της κατάστασης ιδιαίτερης πίεσης που απαιτεί επείγοντα μέτρα

1.1.	Τεκμηριωμένη ένδειξη του έκτακτου χαρακτήρα της κατάστασης

1.2.	Αριθμός και χαρακτήρας αφίξεων

1.3.	Οι επιπτώσεις των αφίξεων αυτών στην ικανότητα υποδοχής και στο σύστημα ή την υποδομή ασύλου

1.4.	Οι επείγουσες ανάγκες

1.5.	Οι βραχυπρόθεσμοι στόχοι

2. Προβλεπόμενα επείγοντα μέτρα

2.1.

Μέτρο 1

2.2.

Μέτρο 2

2.3.

κ.λπ.

Πλευρές του μέτρου που παρουσιάζονται κατά την περιγραφή κάθε μέτρου σύμφωνα με το σημείο 2.1 έως κ.λπ.

1.	Σκοπός και εμβέλεια του μέτρου (1) , συμπεριλαμβανομένης και της ομάδας στόχου

2.	Διάρκεια του μέτρου (2)

3.	Κατά περίπτωση, αιτιολόγηση του/των σχεδίου/ων που υλοποιείται/ούνται άμεσα από την υπεύθυνη αρχή που ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας

4.	Προβλεπόμενοι δικαιούχοι των επιδοτήσεων

5.	Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα και χρησιμοποιούμενοι δείκτες

6.	Προβολή της κοινοτικής χρηματοδότησης

7.	Συμπληρωματικότητα με υφιστάμενες δράσεις υπό τη στήριξη του Ευρωπαϊκού Ταμείου Προσφύγων

3. Κανόνες επιλεξιμότητας

3.1.	Ημερομηνίες έναρξης και λήξης όλων των μέτρων

3.2.	Παρεκκλίσεις από τους κανόνες επιλεξιμότητας των δαπανών, όπως αναφέρονται στο παράρτημα 11 της παρούσας απόφασης, σύμφωνα με το άρθρο 5 της βασικής πράξης

4. Ενδεικτικό σχέδιο χρηματοδότησης

Χρηματοοικονομικοί πίνακες που αντικαθιστούν τους πίνακες του παραρτήματος 3 υπό τον τίτλο «Λοιπές ενέργειες» (με σχετικές λεπτομέρειες).

(1) Σύμφωνα με τους ειδικούς κανόνες επιλεξιμότητας δυνάμει της βασικής πράξης.

(2) Έξι μήνες κατ’ ανώτατο όριο.