14.6.2006   

EL

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

L 162/20

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ

της 20ής Ιανουαρίου 2006

για τη θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής της απόφασης 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών, καθώς και κανόνων για τη διοικητική και δημοσιονομική διαχείριση των έργων που συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες

[κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2006) 51/3]

(Τα κείμενα στην τσεχική, ολλανδική, αγγλική, εσθονική, φινλανδική, γαλλική, γερμανική, ελληνική, ουγγρική, ιταλική, σουηδική, λεττονική, λιθουανική, πολωνική, πορτογαλική, σλοβακική, σλοβενική και ισπανική γλώσσα είναι τα μόνα αυθεντικά)

(2006/401/ΕΚ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

την απόφαση αριθ. 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου, της 2ας Δεκεμβρίου 2004, για τη σύσταση του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες για την περίοδο 2005-2010 Επιτροπή (1), και ιδίως το άρθρο 13 παράγραφος 5,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1)

Για να διασφαλιστεί η χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των συνδρομών που χορηγούνται βάσει του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες (του Ταμείου), πρέπει να εκδοθούν κοινές κατευθυντήριες γραμμές για την οργάνωση των καθηκόντων των αρχών που είναι αρμόδιες για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων ενεργειών.

(2)

Για να διασφαλιστεί ότι η χρησιμοποίηση των κοινοτικών κονδυλίων είναι σύμφωνη με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, πρέπει να θεσπιστούν συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που να προβλέπουν επαρκή διαδρομή ελέγχου και να παρέχουν στην Επιτροπή κάθε απαιτούμενη συνδρομή για την πραγματοποίηση ελέγχων και, ιδιαίτερα, δειγματοληπτικών ελέγχων.

(3)

Για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική και ενδεδειγμένη χρήση των κοινοτικών κονδυλίων, απαιτείται η θέσπιση ενιαίων κριτηρίων για τους ελέγχους που διενεργούνται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με το άρθρο 25 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

(4)

Για να διασφαλιστεί η ενιαία αντιμετώπιση των δηλώσεων δαπανών για τις οποίες ζητούνται ενισχύσεις από το Ταμείο βάσει του άρθρου 24 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, πρέπει να θεσπιστεί τυποποιημένο έντυπο για τη δήλωση των δαπανών.

(5)

Σύμφωνα με το άρθρο 3 του πρωτοκόλλου σχετικά με τη θέση του Ηνωμένου Βασιλείου και της Ιρλανδίας, το οποίο προσαρτάται στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ηνωμένο Βασίλειο συμμετέχει στην απόφαση 2004/904/ΕΚ και, συνεπώς, στην παρούσα απόφαση.

(6)

Σύμφωνα με το άρθρο 3 του πρωτοκόλλου σχετικά με τη θέση του Ηνωμένου Βασιλείου και της Ιρλανδίας, το οποίο προσαρτάται στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Ιρλανδία συμμετέχει στην απόφαση 2004/904/ΕΚ και, συνεπώς, στην παρούσα απόφαση.

(7)

Σύμφωνα με τα άρθρα 1 και 2 του πρωτοκόλλου σχετικά με τη θέση της Δανίας, το οποίο προσαρτάται στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Δανία δεν συμμετέχει στην απόφαση 2004/904/ΕΚ και, συνεπώς, δεν δεσμεύεται από την παρούσα απόφαση ούτε υπόκειται στην εφαρμογή της.

(8)

Τα μέτρα που προβλέπονται στην παρούσα απόφαση είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής που συγκροτήθηκε βάσει του άρθρου 11 της απόφασης 2004/904/ΕΚ,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

ΚΕΦΑΛΑIΟ I

ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΙ

Άρθρο 1

Η παρούσα απόφαση θεσπίζει λεπτομερείς κανόνες για την εφαρμογή της απόφασης 2004/904/ΕΚ όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου καθώς και κανόνες για τη διοικητική και δημοσιονομική διαχείριση των χρηματοδοτήσεων που χορηγούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες («το Ταμείο») και τις οποίες διαχειρίζονται τα κράτη μέλη.

Άρθρο 2

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

1)

«Αρμόδια αρχή»: κάθε λειτουργικό όργανο του κράτους μέλους ή εθνικό δημόσιο όργανο που ορίζεται από το κράτος μέλος βάσει του άρθρου 13 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

2)

«Εξουσιοδοτημένη αρχή»: κάθε δημόσια διοικητική υπηρεσία ή νομικό πρόσωπο ιδιωτικού δικαίου που διέπεται από το δίκαιο του κράτους μέλους και αναλαμβάνει αποστολή δημόσιας υπηρεσίας, στο οποίο η αρμόδια αρχή αναθέτει ορισμένα ή όλα τα εκτελεστικά της καθήκοντα βάσει του άρθρου 13 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

3)

«Αρχή πιστοποίησης»: κάθε άτομο ή υπηρεσία επιχειρησιακά ανεξάρτητη από οποιονδήποτε διατάκτη της αρμόδιας αρχής και από οποιαδήποτε εξουσιοδοτημένη αρχή, που ορίζεται από το κράτος μέλος με σκοπό την πιστοποίηση των δηλώσεων δαπανών βάσει του άρθρου 24 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

4)

«Αρχή ελέγχου»: κάθε άτομο ή υπηρεσία επιχειρησιακά ανεξάρτητη από οποιονδήποτε διατάκτη της αρμόδιας αρχής και από οποιαδήποτε εξουσιοδοτημένη αρχή, που ορίζεται από το κράτος μέλος με σκοπό τους λογιστικούς και λοιπούς ελέγχους των ενεργειών βάσει του άρθρου 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

ΚΕΦΑΛΑIΟ II

ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

Άρθρο 3

Γενικές αρχές

Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που εφαρμόζουν τα κράτη μέλη πρέπει να προβλέπουν:

1)

τον σαφή καθορισμό των αρμοδιοτήτων των οικείων οργάνων ή/και ατόμων στους τομείς διαχείρισης και ελέγχου και τη σαφή κατανομή αρμοδιοτήτων στο πλαίσιο κάθε οργάνου,

2)

τον σαφή διαχωρισμό των καθηκόντων μεταξύ των οικείων οργάνων, υπηρεσιών ή/και ατόμων όσον αφορά τη διαχείριση, τον έλεγχο και την πιστοποίηση των δαπανών,

3)

τη χορήγηση κατάλληλων πόρων σε κάθε όργανο ή υπηρεσία για την άσκηση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί καθόλη τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης των ενεργειών που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο,

4)

αποτελεσματικό σύστημα εσωτερικού ελέγχου στο πλαίσιο της αρμόδιας αρχής και οποιασδήποτε άλλης εξουσιοδοτημένης αρχής,

5)

αξιόπιστες υπηρεσίες λογιστικής, παρακολούθησης και σύνταξης δημοσιονομικών εκθέσεων σε μηχανογραφημένη μορφή,

6)

αποτελεσματικό σύστημα σύνταξης εκθέσεων και παρακολούθησης σε περίπτωση ανάθεσης της εκτέλεσης εργασιών σε τρίτους,

7)

λεπτομερή εγχειρίδια διαδικασιών για τα προς εκτέλεση καθήκοντα,

8)

αποτελεσματικές ρυθμίσεις για τον έλεγχο της εύρυθμης λειτουργίας του συστήματος,

9)

συστήματα και διαδικασίες για την εξασφάλιση επαρκούς διαδρομής ελέγχου,

10)

διαδικασίες υποβολής εκθέσεων και παρακολούθησης για τις παρατυπίες καθώς και για την ανάκτηση αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών.

Άρθρο 4

Ορισμός αρχών

1)   Το κράτος μέλος πρέπει να ορίσει τις εξής αρχές:

—

Αρμόδια αρχή,

—

Αρχή πιστοποίησης,

—

Αρχή ελέγχου.

2)   Με την επιφύλαξη των διατάξεων της παρούσας απόφασης, το κράτος μέλος καθορίζει όλες τις λεπτομέρειες των σχέσεών του με τις εν λόγω αρχές, οι οποίες ενεργούν σε πλήρη συμμόρφωση προς τα θεσμικά, νομικά και δημοσιονομικά συστήματα του οικείου κράτους μέλους.

3)   Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 3 σημείο 2, ορισμένα ή όλα τα καθήκοντα διαχείρισης, πιστοποίησης και ελέγχου μπορούν να εκτελούνται στο πλαίσιο του ίδιου οργάνου.

Άρθρο 5

Αρμόδια αρχή

1)   Η αρμόδια αρχή είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την εκτέλεση των πολυετών και ετήσιων προγραμμάτων που στηρίζονται από το Ταμείο με αποτελεσματικό, αποδοτικό και ορθό τρόπο και, ιδιαίτερα, για:

α)

την υποβολή στην Επιτροπή του πολυετούς προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα που προβλέπεται στο παράρτημα 1,

β)

την υποβολή στην Επιτροπή του ετήσιου προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα που προβλέπεται στο παράρτημα 2,

γ)

την εξασφάλιση ότι τα έργα επιλέγονται για χρηματοδότηση σύμφωνα με τους όρους και τα κριτήρια που προβλέπονται στα άρθρα 14 και 20 της απόφασης 2004/904/ΕΚ και σύμφωνα με τις τυποποιημένες διαδικασίες που προβλέπονται στο άρθρο 10 της παρούσας απόφασης, με την επιφύλαξη των συμπληρωματικών κριτηρίων που ορίζονται στους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,

δ)

την εξασφάλιση αποτελεσματικής, συμβατικής και δημοσιονομικής διαχείρισης των ενεργειών σύμφωνα με τις τυποποιημένες διαδικασίες που προβλέπονται στο άρθρο 11 της παρούσας απόφασης,

ε)

την εξασφάλιση της νομιμότητας και κανονικότητας των συναλλαγών.

2)   Η αρμόδια αρχή καθορίζει διαδικασίες για να διασφαλίζεται ότι όλα τα έγγραφα που αφορούν τις δαπάνες και τους ελέγχους που απαιτούνται για την εξασφάλιση επαρκούς διαδρομής ελέγχου τηρούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9.

3)   Η αρμόδια αρχή εξασφαλίζει ότι, για τη διενέργεια των ελέγχων που προβλέπονται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ, η αρχή ελέγχου δέχεται όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες για τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης και για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο.

4)   Η αρμόδια αρχή εξασφαλίζει ότι η αρχή πιστοποίησης, για την εκτέλεση των καθηκόντων της, δέχεται όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες σχετικά με τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης, τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο και τα αποτελέσματα των ελέγχων που διενεργούνται από την αρχή ελέγχου.

5)   Η αρμόδια αρχή δέχεται όλες τις πληρωμές που γίνονται από την Επιτροπή και είναι υπεύθυνη για την καταβολή τους στους δικαιούχους. Η αρμόδια αρχή υποβάλλει στην Επιτροπή τις αιτήσεις πληρωμής οι οποίες συντάσσονται σύμφωνα με το παράρτημα 5 και συνοδεύονται, όπου ενδείκνυται, από έκθεση προόδου ή τελική έκθεση για την οποία παρέχονται υποδείγματα στα παραρτήματα 3 και 4, και από τη δήλωση δαπανών συντεταγμένη σύμφωνα με το παράρτημα 6, δεόντως πιστοποιημένη από την αρχή πιστοποίησης.

6)   Η αρμόδια αρχή εξασφαλίζει ότι οι εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση και την αξιολόγηση των έργων που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο καταρτίζονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που προβλέπεται στο άρθρο 28 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

Άρθρο 6

Ανάθεση καθηκόντων από την αρμόδια αρχή

Η αρμόδια αρχή, όταν αναθέτει το σύνολο ή μέρος των καθηκόντων της σε εξουσιοδοτημένη αρχή, καθορίζει με ακρίβεια την έκταση των καθηκόντων αυτών και θεσπίζει λεπτομερείς διαδικασίες για την εκτέλεσή τους, οι οποίες είναι σύμφωνες με τις διατάξεις του άρθρου 3.

Οι διαδικασίες αυτές προβλέπουν τακτική ενημέρωση της αρμόδιας αρχής σχετικά με την καλή εκτέλεση των μεταβιβασθέντων καθηκόντων και περιγραφή των χρησιμοποιούμενων μέσων.

Η αρμόδια αρχή γνωστοποιεί στην εξουσιοδοτημένη αρχή τα καθήκοντα που της μεταβιβάζει και η τελευταία έχει λάβει υπό σημείωση.

Άρθρο 7

Αρχή ελέγχου

1)   Η αρχή ελέγχου είναι υπεύθυνη για την εξασφάλιση της οργάνωσης των ελέγχων που ορίζονται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα.

2)   Οι έλεγχοι που αναφέρονται στην παράγραφο 1 καλύπτουν δειγματοληπτικά ορισμένα από τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που επιλέχθηκαν με βάση την εξέταση των κινδύνων και τα οποία αντιπροσωπεύουν τουλάχιστον 10 % των συνολικών επιλέξιμων δαπανών για κάθε ετήσιο πρόγραμμα. Η μέθοδος δειγματοληψίας πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα εξής κριτήρια:

α)

ότι υπάρχει κατάλληλος συνδυασμός ειδών και μεγεθών έργων,

β)

ότι λαμβάνονται υπόψη οι παράγοντες κινδύνου που επισημαίνονται κατά τη διάρκεια των εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων καθώς και οι σχέσεις κόστους-οφέλους με βάση τους ελέγχους που ήδη πραγματοποιήθηκαν,

γ)

ότι, σύμφωνα με τη μέθοδο δειγματοληψίας που εφαρμόζεται για τους προβλεπόμενους ελέγχους στο άρθρο 25, εξασφαλίζεται η επιλογή αντιπροσωπευτικών έργων για τον πληθυσμό κάθε ετήσιου προγράμματος.

3)   Κατά τη διενέργεια των ελέγχων, η αρχή ελέγχου ελέγχει τα εξής:

α)

τη δέουσα εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και τις ενδεχόμενες ελλείψεις τους καθώς και τη σοβαρότητά τους,

β)

την ύπαρξη επαρκούς διαδρομής ελέγχου,

γ)

εάν υπάρχει αντιστοιχία ανάμεσα σε επαρκή αριθμό λογιστικών εγγράφων και στα δικαιολογητικά έγγραφα που τηρούνται από την αρμόδια αρχή ή κάθε εξουσιοδοτημένο όργανο, τους δικαιούχους των επιχορηγήσεων και, ενδεχομένως, από άλλους οργανισμούς ή επιχειρήσεις που συμμετέχουν στην υλοποίηση του έργου,

δ)

ότι οι δαπάνες ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις επιλεξιμότητας που προβλέπονται στην απόφαση E(2006)51 τελικό/1 της Επιτροπής, στις απαιτήσεις που καθορίστηκαν κατά την εθνική διαδικασία επιλογής, στις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης ή της νομικής πράξης για την παροχή της επιχορήγησης και στις όντως εκτελεσθείσες εργασίες,

ε)

ότι ο πραγματικός ή ο προβλεπόμενος προορισμός του έργου ανταποκρίνεται στους στόχους που περιγράφονται στα άρθρα 4 έως 7 της απόφασης 2004/904/ΕΚ και είναι προς όφελος του πληθυσμού στόχου που ορίζεται στο άρθρο 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ,

στ)

ότι η χρηματοδοτική συμμετοχή της Κοινότητας είναι σύμφωνη με τους όρους που προβλέπονται στο άρθρο 20 της απόφασης 2004/904/ΕΚ ή σε οποιαδήποτε άλλη ισχύουσα κοινοτική διάταξη και ότι έχει πραγματικά καταβληθεί στους τελικούς δικαιούχους χωρίς περικοπές ή καθυστερήσεις,

ζ)

ότι έχει όντως διατεθεί η κατάλληλη συγχρηματοδότηση.

4)   Η τελική έκθεση σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος που προβλέπεται στο άρθρο 28 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ περιλαμβάνει τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που διενεργούνται από την αρχή ελέγχου καθώς και την περιγραφή των μέτρων που λαμβάνονται από την αρμόδια αρχή για την αντιμετώπιση των ανωμαλιών και των παρατυπιών που διαπιστώνονται.

Άρθρο 8

Αρχή πιστοποίησης

Η αρχή πιστοποίησης είναι υπεύθυνη για την πιστοποίηση των καταστάσεων δαπανών που συντάσσει η αρμόδια αρχή σύμφωνα με το άρθρο 24 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, με βάση το υπόδειγμα που προβλέπεται στο παράρτημα 6.

Η πιστοποίηση εξασφαλίζει ότι:

1)

η κατάσταση δαπανών είναι ακριβής, ότι προκύπτει από αξιόπιστα λογιστικά συστήματα και ότι στηρίζεται σε επαληθεύσιμα δικαιολογητικά,

2)

οι δηλωθείσες δαπάνες είναι σύμφωνες προς τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και ότι πραγματοποιήθηκαν για έργα τα οποία επιλέχθηκαν για χρηματοδότηση με βάση τα κριτήρια του ετήσιου προγράμματος και είναι σύμφωνα με τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,

3)

για λόγους πιστοποίησης, η αρχή πιστοποίησης έλαβε κατάλληλες πληροφορίες από την αρμόδια αρχή για τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης, για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο και για τους ελέγχους που διενεργούνται σε σχέση με τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στις καταστάσεις δαπανών,

4)

τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που διενεργούνται από την αρχή ελέγχου λαμβάνονται δεόντως υπόψη,

5)

η είσπραξη κοινοτικών κεφαλαίων τα οποία μετά από διαπίστωση παρατυπιών αποδεικνύεται ότι καταβλήθηκαν αχρεωστήτως, καθώς και των σχετικών τόκων, έχει αφαιρεθεί δεόντως από τη δήλωση δαπανών.

Άρθρο 9

Διαδρομή ελέγχου

1)   Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών διασφαλίζουν επαρκή διαδρομή ελέγχου.

2)   Η διαδρομή ελέγχου θεωρείται επαρκής όταν επιτρέπει:

α)

τη συμφωνία των πιστοποιημένων δηλώσεων δαπανών που υποβάλλονται στην Επιτροπή με τις χωριστές καταστάσεις δαπανών και τα δικαιολογητικά έγγραφα που τηρούνται στα διάφορα διοικητικά επίπεδα της αρμόδιας αρχής και κάθε εξουσιοδοτημένης αρχής καθώς και από τους τελικούς δικαιούχους,

και

β)

τον έλεγχο της κατανομής και της μεταφοράς των κοινοτικών πόρων που χορηγούνται από το Ταμείο καθώς και άλλων πηγών συγχρηματοδότησης του έργου.

3)   Η αρμόδια αρχή θεσπίζει διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι τηρείται αρχείο του τόπου στον οποίον βρίσκονται όλα τα έγγραφα που αφορούν συγκεκριμένες πληρωμές που πραγματοποιούνται βάσει του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες, και ότι έγγραφα αυτά μπορούν να διατεθούν για επιθεώρηση μετά από αίτημα που υποβάλλεται από:

α)

την αρχή ελέγχου,

β)

την αρχή πιστοποίησης,

γ)

τους υπαλλήλους και τους εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου.

4)   Κατά τη διάρκεια πέντε ετών μετά την πληρωμή του τελικού υπολοίπου για κάθε ετήσιο πρόγραμμα από την Επιτροπή, η αρμόδια αρχή θέτει στη διάθεση της Επιτροπής, της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου όλα τα σχετικά δικαιολογητικά, δηλαδή τα πρωτότυπα έγγραφα ή επικυρωμένα αντίγραφα των πρωτοτύπων σε κοινώς αποδεκτά μέσα καταχώρισης δεδομένων, σχετικά με τις δαπάνες και τους ελέγχους που αφορούν το εν λόγω έργο. Η περίοδος αυτή αναστέλλεται σε περίπτωση δικαστικών διαδικασιών ή κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Επιτροπής.

ΚΕΦΑΛΑIΟ III

ΚΑΝΟΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΜΟΔΙΑ ΑΡΧΗ

Άρθρο 10

Διαδικασίες επιλογής και ανάθεσης

Η αρμόδια αρχή ορίζει λεπτομερείς διαδικασίες για την επιλογή των ενεργειών που πρέπει να συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες, στις οποίες περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων:

α)

η οργάνωση των διαδικασιών επιλογής και ανάθεσης σύμφωνα με τις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης και, ενδεχομένως, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για τις δημόσιες συμβάσεις, καθώς και η λήψη όλων των αναγκαίων μέτρων για την αποτροπή ενδεχόμενων συγκρούσεων συμφερόντων,

β)

η δημοσίευση προσκλήσεων υποβολής προτάσεων και προσφορών μέσω κατάλληλων διαύλων σε εθνικό και περιφερειακό επίπεδο,

γ)

η παραλαβή των αιτήσεων, η απόδειξη παραλαβής, η καταγραφή και η αρχειοθέτηση των αιτήσεων συγχρηματοδότησης,

δ)

η τυπική, ποιοτική και δημοσιονομική εξέταση και αξιολόγηση των αιτήσεων με βάση τα κριτήρια που προβλέπονται στις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων ή προσφορών,

ε)

η διοργάνωση συνεδριάσεων και επαφών με τις επιτροπές επιλογής ή αξιολόγησης,

στ)

οι διαβουλεύσεις με αρμόδια όργανα όσον αφορά τη συμπληρωματικότητα των προτεινόμενων ενεργειών με άλλα περιφερειακά, εθνικά και κοινοτικά χρηματοδοτικά μέσα,

ζ)

η έκδοση της απόφασης για την επιλογή έργων σε κατάλληλο επίπεδο της αρμόδιας αρχής,

η)

η δημοσίευση των αποτελεσμάτων της διαδικασίας επιλογής και ανάθεσης,

θ)

η γραπτή ενημέρωση κάθε υποψηφίου για τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής με επεξήγηση σχετικά με τις αποφάσεις επιλογής.

Άρθρο 11

Διαδικασίες για τη διοικητική, συμβατική και δημοσιονομική διαχείριση των ενεργειών

1)   Η αρμόδια αρχή ορίζει λεπτομερείς διαδικασίες για τις ενέργειες διαχείρισης, στις οποίες μεταξύ άλλων περιλαμβάνονται:

α)

η υπογραφή συμβάσεων, συμφωνιών επιχορήγησης ή άλλων νομικών μέσων ισοδύναμης μορφής με επιλεγμένους δικαιούχους,

β)

η συνέχεια που δίδεται στις συμφωνίες και τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις τους με την καθιέρωση συστήματος για τη διοικητική παρακολούθηση των έργων (ανταλλαγή αλληλογραφίας, έκδοση και παρακολούθηση των τροποποιήσεων, καθώς και επιστολές υπενθύμισης, παραλαβή και επεξεργασία των εκθέσεων, κ.λπ.),

γ)

η εξέταση των εκθέσεων δραστηριότητας και των δημοσιονομικών εκθέσεων σχετικά με τα έργα, ο έλεγχος παράδοσης των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών καθώς και, κατά περίπτωση, οι επιτόπου έλεγχοι,

δ)

η εξακρίβωση της πραγματικότητας των δαπανών που δηλώνονται για έργα και η επιλεξιμότητά τους σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στην απόφαση E(2006)51 τελικό/1 και τους εθνικούς κανόνες,

ε)

οι όροι παραλαβής, ελέγχου και κύρωσης των αιτήσεων πληρωμής καθώς και οι διαδικασίες που αφορούν την εντολή, την πληρωμή και τη λογιστική καταχώριση των δαπανών,

στ)

η είσπραξη μη χρησιμοποιηθέντων κεφαλαίων ή κεφαλαίων που χρησιμοποιήθηκαν από τους δικαιούχους για μη επιλέξιμες δαπάνες.

2)   Οι συμβάσεις ή οι συμφωνίες επιχορήγησης που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο α) προσδιορίζουν, μεταξύ άλλων:

α)

το ποσό της επιχορήγησης και το μέγιστο ποσοστό όσον αφορά τις επιλέξιμες και τις συνολικές δαπάνες του έργου,

β)

τη λεπτομερή περιγραφή και το χρονοδιάγραμμα του επιχορηγούμενου έργου,

γ)

τον εγκεκριμένο προβλεπόμενο προϋπολογισμό και το σχέδιο χρηματοδότησης του έργου,

δ)

το χρονοδιάγραμμα και τις διατάξεις εφαρμογής της συμφωνίας (υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων, τροποποιήσεις, ολοκλήρωση, κ.λπ.),

ε)

τον προσδιορισμό των επιλέξιμων δαπανών,

στ)

τους όρους καταβολής της επιχορήγησης και την τήρηση λογιστικών βιβλίων.

3)   Η αρμόδια αρχή καταρτίζει σύστημα καταχώρισης και τήρησης λεπτομερών λογιστικών αρχείων σε μηχανογραφημένη μορφή για κάθε έργο στο πλαίσιο των ετήσιων προγραμμάτων και προβλέπει τη συγκέντρωση κατάλληλων δεδομένων σχετικά με την υλοποίηση των έργων για λόγους δημοσιονομικής διαχείρισης, παρακολούθησης, ελέγχου και αξιολόγησης.

ΚΕΦΑΛΑIΟ IV

ΈΛΕΓΧΟΣ

Άρθρο 12

Καθήκοντα των κρατών μελών

1)   Τα κράτη μέλη ευθύνονται για την εξασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης των ενεργειών που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο καθώς και για τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών. Εξασφαλίζουν ότι οι αρμόδιες αρχές, συμπεριλαμβανομένων των εξουσιοδοτημένων αρχών, των αρχών πιστοποίησης, των αρχών ελέγχου και οποιωνδήποτε άλλων οικείων οργάνων, δέχονται κατάλληλες κατευθυντήριες γραμμές για την εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου ικανών να εξασφαλίζουν ότι τα κοινοτικά κονδύλια χρησιμοποιούνται με αποτελεσματικό και ορθό τρόπο.

2)   Τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου είναι οργανωμένα σύμφωνα με τις απαιτήσεις των άρθρων 3 έως 11 και ευθύνονται για την εξασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας των συστημάτων καθόλη τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης των ενεργειών που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο.

3)   Κατά την υποβολή της πρότασης για το ετήσιο πρόγραμμα, τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή περιγραφή των συστημάτων σχετικά με την οργάνωση και τις διαδικασίες της αρμόδιας αρχής και κάθε εξουσιοδοτημένης αρχής καθώς και των αρχών πιστοποίησης και ελέγχου, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 3 έως 11.

4)   Τα κράτη μέλη υποβάλλουν ενημερωμένη περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου κάθε φορά που γίνεται οποιαδήποτε ουσιαστική τροποποίηση των συστημάτων και των διαδικασιών.

Άρθρο 13

Αρμοδιότητες της Επιτροπής

1)   Εντός 12 μηνών από την παραλαβή της περιγραφής που προβλέπεται στο άρθρο 12 παράγραφος 3, η Επιτροπή εξετάζει τα έγγραφα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που έχουν θεσπίσει τα κράτη μέλη και διενεργεί επιτόπου ελέγχους των εφαρμοζομένων διαδικασιών, των συστημάτων ελέγχου, των λογιστικών συστημάτων και των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων και παροχής επιχορηγήσεων που εφαρμόζονται από την αρμόδια αρχή και την εξουσιοδοτημένη αρχή. Η Επιτροπή ενημερώνει το κράτος μέλος για όλες τις ελλείψεις ή ανεπάρκειες που διαπιστώνονται στα συστήματα και για τα απαιτούμενα διορθωτικά μέτρα.

2)   Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 26 της απόφασης 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου, η Επιτροπή επανεξετάζει τις διαδικασίες ή τα συστήματα κάθε φορά που γίνεται οποιαδήποτε ουσιαστική τροποποίηση.

Άρθρο 14

Συνεργασία με τις αρχές ελέγχου των κρατών μελών

1)   Η Επιτροπή συνεργάζεται με τις αρχές ελέγχου που έχουν ορίσει τα κράτη μέλη για τον συντονισμό των αντίστοιχων σχεδίων και μεθόδων ελέγχου που εφαρμόζουν και προβαίνει αμέσως στην ανταλλαγή των αποτελεσμάτων που προκύπτουν από τους ελέγχους που πραγματοποιούνται σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου, ώστε να επιτυγχάνεται η καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των ελεγκτικών πόρων και να αποφεύγεται η αδικαιολόγητη επανάληψη εργασιών.

2)   Η Επιτροπή και οι αρχές ελέγχου συνέρχονται σε τακτική βάση, τουλάχιστον μια φορά το χρόνο, για να εξετάσουν από κοινού τα αποτελέσματα των ελέγχων που περιλαμβάνονται στις ετήσιες εκθέσεις που υποβάλλονται βάσει του άρθρου 28 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, καθώς και για την ανταλλαγή απόψεων για θέματα που αφορούν τη βελτίωση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.

ΚΕΦΑΛΑIΟ V

ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΕΥΡΩ

Άρθρο 15

Πολυετή και ετήσια προγράμματα

1)   Τα σχέδια των πολυετών και των ετήσιων προγραμμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 16 της απόφασης 2004/904/ΕΚ υποβάλλονται στην Επιτροπή σε ευρώ.

2)   Τα κράτη μέλη τα οποία την ημερομηνία της υποβολής του σχεδίου του πολυετούς ή του ετήσιου προγράμματος δεν έχουν ως νόμισμά τους το ευρώ υποβάλλουν τις δημοσιονομικές πληροφορίες που περιέχονται στα παραρτήματα 1 και 2 της παρούσας απόφασης τόσο σε ευρώ όσο και στο εθνικό νόμισμα. Η συναλλαγματική ισοτιμία που χρησιμοποιείται για τη μετατροπή του εθνικού νομίσματος σε ευρώ είναι η ημερήσια ισοτιμία που δημοσιεύθηκε στη σειρά C της Επίσημης Εφημερίδας των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων την τελευταία εργάσιμη ημέρα που προηγείται του μήνα κατά τον οποίο το σχέδιο του πολυετούς ή του ετήσιου προγράμματος υποβάλλεται στην Επιτροπή.

Άρθρο 16

Εκθέσεις, δηλώσεις δαπανών και αιτήσεις πληρωμής

1)   Οι εκθέσεις προόδου, οι τελικές εκθέσεις εκτέλεσης, οι δηλώσεις δαπανών και οι αιτήσεις πληρωμής που προβλέπονται στην απόφαση 2004/904/ΕΚ υποβάλλονται στην Επιτροπή σε ευρώ.

2)   Τα κράτη μέλη τα οποία την ημερομηνία της υποβολής των εκθέσεων δεν έχουν ως νόμισμά τους το ευρώ μπορούν να υποβάλουν τις δημοσιονομικές πληροφορίες που περιέχονται στα παραρτήματα 3, 4 και 6 τόσο σε ευρώ όσο και στο εθνικό νόμισμα. Στην περίπτωση αυτή, η συναλλαγματική ισοτιμία που χρησιμοποιείται για τη μετατροπή του εθνικού νομίσματος σε ευρώ για δαπάνες στο εθνικό νόμισμα, είναι η ημερήσια ισοτιμία που δημοσιεύθηκε στη σειρά C της Επίσημης Εφημερίδας των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων την τελευταία εργάσιμη ημέρα που προηγείται του μήνα κατά την οποία οι δαπάνες καταχωρήθηκαν στα λογιστικά βιβλία της αρμόδιας αρχής.

3)   Όταν το ευρώ καθίσταται το νόμισμα ενός κράτους μέλους, η διαδικασία μετατροπής που ορίζεται στην προηγούμενη παράγραφο συνεχίζει να ισχύει για όλες τις δαπάνες που έχουν καταχωρηθεί στις λογιστικές καταστάσεις από την αρμόδια αρχή πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της σταθερής συναλλαγματικής ισοτιμίας για τη μετατροπή του εθνικού νομίσματος σε ευρώ.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI

ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ

Άρθρο 17

Εκκαθάριση λογαριασμών

1)   Εντός εννέα μηνών από τη λήξη της προθεσμίας επιλεξιμότητας των δαπανών που ορίζεται στην ετήσια απόφαση συγχρηματοδότησης από το Ταμείο, η αρμόδια αρχή υποβάλλει στην Επιτροπή τα ακόλουθα έγγραφα:

α)

τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 4,

β)

τελική δήλωση δαπανών σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 6, πιστοποιημένη από την αρχή πιστοποίησης,

γ)

έκθεση που έχει καταρτιστεί από την αρχή ελέγχου σχετικά με τους διενεργηθέντες ελέγχους,

δ)

αίτηση πληρωμής ή δήλωση επιστροφής σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 5.

2)   Η προθεσμία των εννέα μηνών που ορίζεται στην παράγραφο 1 διακόπτεται εάν η Επιτροπή εκδώσει απόφαση με την οποία αναστέλλει τις καταβολές της συγχρηματοδότησης για το σχετικό πρόγραμμα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 26 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ. Η περίοδος αρχίζει να υπολογίζεται πάλι από την ημερομηνία κατά την οποία η απόφαση της Επιτροπής που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ κοινοποιήθηκε στο κράτος μέλος.

3)   Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 26 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, εντός 6 μηνών από την παραλαβή των εγγράφων που αναφέρονται στην παράγραφο 1, η Επιτροπή ανακοινώνει στο κράτος μέλος το ποσό των δαπανών που αναγνωρίζονται ότι βαρύνουν το Ταμείο, καθώς και κάθε δημοσιονομική διόρθωση που προκύπτει από τη διαφορά μεταξύ των δαπανών που δηλώθηκαν και εκείνων που αναγνωρίζονται ότι βαρύνουν τον προϋπολογισμό. Το κράτος μέλος διαθέτει προθεσμία τριών μηνών για να υποβάλει τις παρατηρήσεις του.

4)   Εντός τριών μηνών από την παραλαβή των παρατηρήσεων του κράτους μέλους, η Επιτροπή αποφασίζει το ποσό των δαπανών που αναγνωρίζονται ότι βαρύνουν το Ταμείο και ανακτά το υπόλοιπο που προκύπτει από τη διαφορά μεταξύ των οριστικά αναγνωρισμένων δαπανών και των ποσών που έχουν ήδη καταβληθεί στα κράτη μέλη.

5)   Εάν η αρμόδια αρχή δεν χορηγήσει τα έγγραφα που ορίζονται στην παράγραφο 1 εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας και σε αποδεκτή μορφή, η Επιτροπή ακυρώνει αυτόματα τη συγχρηματοδότηση εκ μέρους του Ταμείου για την περίοδο που καλύπτεται από την απόφαση συγχρηματοδότησης, εκδίδει εντολή είσπραξης για όλα τα ποσά που καταβλήθηκαν ήδη ως προχρηματοδότηση στο πλαίσιο της απόφασης συγχρηματοδότησης και προβαίνει στην αποδέσμευση όλων των σχετικών εκκρεμών οφειλών.

6)   Η διαδικασία αυτεπάγγελτης αποδέσμευσης που ορίζεται στην παράγραφο 5 αναστέλλεται, για το ποσό που αντιστοιχεί στα συγκεκριμένα έργα, εφόσον εκκρεμεί δικαστική διαδικασία ή διοικητική προσφυγή με ανασταλτικό αποτέλεσμα στο επίπεδο του κράτους μέλους κατά την υποβολή των εγγράφων που ορίζονται στην παράγραφο 1. Με την υποβολή της μερικής τελικής έκθεσης, το κράτος μέλος παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες για τα έργα αυτά και κάθε έξι μήνες αποστέλλει εκθέσεις προόδου για τα εν λόγω έργα. Εντός τριών μηνών από την περάτωση της δικαστικής διαδικασίας ή της διοικητικής προσφυγής, το κράτος μέλος υποβάλλει τα έγγραφα που ορίζονται στην παράγραφο 1 για τα εν λόγω έργα.

ΚΕΦΑΛΑIΟ VII

ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 18

Τελικές διατάξεις

Τα κράτη μέλη μπορούν να εφαρμόζουν εθνικούς κανόνες ελέγχου αυστηρότερους από τους προβλεπόμενους στην παρούσα απόφαση.

Άρθρο 19

Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στο Βασίλειο του Βελγίου, την Τσεχική Δημοκρατία, την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γερμανίας, τη Δημοκρατία της Εσθονίας, την Ελληνική Δημοκρατία, το Βασίλειο της Ισπανίας, τη Γαλλική Δημοκρατία, την Ιρλανδία, την Ιταλική Δημοκρατία, την Κυπριακή Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Λεττονίας, τη Δημοκρατία της Λιθουανίας, το Μεγάλο Δουκάτο του Λουξεμβούργου, τη Δημοκρατία της Ουγγαρίας, τη Δημοκρατία της Μάλτας, το Βασίλειο των Κάτω Χωρών, τη Δημοκρατία της Αυστρίας, τη Δημοκρατία της Πολωνίας, την Πορτογαλική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Σλοβενίας, τη Σλοβακική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Φινλανδίας, το Βασίλειο της Σουηδίας, το Ηνωμένο Βασίλειο της Μεγάλης Βρετανίας και τη Βόρειο Ιρλανδία.

Βρυξέλλες, 20ής Ιανουαρίου 2006.

Για την Επιτροπή,

Franco FRATTINI

Αντιπρόεδρος

(1)  ΕΕ L 381 της 28.12.2004, σ. 52.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ

ΣΧΕΔΙΟ ΠΟΛΥΕΤΟΥΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ (2005-2007)

1.   ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

…

2.   ΑΡΜΟΔΙΑ ΑΡΧΗ ΠΟΥ ΠΡΟΒΛΕΠΕΤΑΙ ΣΤΟ ΑΡΘΡΟ 13 ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ (ΕΤΠ) (ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΜΕΛΟΥΣ Η ΕΘΝΙΚΟ ΔΗΜΟΣΙΟ ΟΡΓΑΝΟ)

Αρμόδια αρχή κατά την έννοια του άρθρου 13 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

Επωνυμία: …

Διεύθυνση: …

Όνομα υπευθύνου προσώπου: …

Αρμόδιος επικοινωνίας: …

Ιδιότητα αρμοδίου επικοινωνίας: …

Τηλέφωνο: …

Φαξ: …

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: …

Εξουσιοδοτημένη αρχή κατά την έννοια του άρθρου 13 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ (όπου απαιτείται)

(να επισυναφθεί το επίσημο έγγραφο με το οποίο η αρμόδια αρχή ανέθεσε αρμοδιότητα στο εξουσιοδοτημένο όργανο για την εκτέλεση ενεργειών στο πλαίσιο του ΕΤΠ)

Επωνυμία: …

Διεύθυνση: …

Όνομα υπευθύνου προσώπου: …

Αρμόδιος επικοινωνίας: …

Ιδιότητα αρμοδίου επικοινωνίας: …

Τηλέφωνο: …

Φαξ: …

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: …

3.   ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

Να περιγραφεί η τρέχουσα κατάσταση στη χώρα σας σχετικά με όρους υποδοχής, διαδικασίες ασύλου, ένταξης και εκούσιου επαναπατρισμού των ομάδων στόχων που προβλέπονται στο άρθρο 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ. Η περιγραφή αυτή πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:

1)

γενική παρουσίαση των τάσεων όσον αφορά τις ομάδες στόχου που αναφέρονται στο άρθρο 3 από το 2003, συμπεριλαμβανομένης της συνοπτικής περιγραφής των κοινωνικών προϋποθέσεων για τους αιτούντες άσυλο, τους πρόσφυγες και τους εκτοπισθέντες (επανεγκατάσταση, εάν συντρέχει περίπτωση),

2)

ένδειξη των δημοσίων πόρων που όντως δαπανήθηκαν για μέτρα υποδοχής, διαδικασίες ασύλου, ένταξης και εκούσιου επαναπατρισμού από την αρχή του 2003,

3)

τα κύρια αποτελέσματα των ενεργειών/έργων που χρηματοδοτήθηκαν από εθνική χρηματοδότηση (εκτός από το ΕΤΠ) από το 2003 όσον αφορά την υποδοχή, τις διαδικασίες ασύλου, την ένταξη και τον εκούσιο επαναπατρισμό. Παρακαλείστε να προβείτε στη συνολική αξιολόγηση του αντικτύπου αυτών των ενεργειών/έργων,

4)

τα κύρια αποτελέσματα των μέτρων/έργων που συγχρηματοδοτήθηκαν από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες κατά τα προηγούμενα έτη όσον αφορά την υποδοχή, τις διαδικασίες ασύλου, την ένταξη και τον εκούσιο επαναπατρισμό. Παρακαλείστε να προβείτε στη συνολική αξιολόγηση του αντικτύπου αυτών των έργων,

5)

εξέταση των ελλείψεων στη χώρα σας όσον αφορά την υποδοχή, τις διαδικασίες ασύλου, την ένταξη και τον εκούσιο επαναπατρισμό.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

4.   ΕΞΕΤΑΣΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΣΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

Παρακαλείστε να αναλύσετε τις ανάγκες στη χώρα σας όσον αφορά την υποδοχή, τις διαδικασίες ασύλου, την ένταξη και τον εκούσιο επαναπατρισμό, και να προσδιορίσετε τους λειτουργικούς στόχους για την εκπλήρωση αυτών των αναγκών κατά τη διάρκεια της περιόδου που καλύπτεται από το πρόγραμμα (2005-2007), λαμβάνοντας υπόψη τις κατευθυντήριες γραμμές του πολυετούς προγραμματισμού της Επιτροπής σχετικά με τις προτεραιότητες που αναφέρονται λεπτομερώς παρακάτω:

Προτεραιότητα 1

Εφαρμογή των κυριότερων ενεργειών, συμπεριλαμβανομένων αυτών που αφορούν την ένταξη, οι οποίες καθορίζονται στις ακόλουθες πράξεις:

α)

στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 343/2003 του Συμβουλίου (1), της 18ης Φεβρουαρίου 2003, για τη θέσπιση των κριτηρίων και μηχανισμών για τον προσδιορισμό του κράτους μέλους που είναι υπεύθυνο για την εξέταση αίτησης ασύλου που υποβάλλεται σε κράτος μέλος από υπήκοο τρίτης χώρας,

β)

στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2725/2000 του Συμβουλίου (2), της 11ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με τη θέσπιση του «Eurodac»για την αντιπαραβολή δακτυλικών αποτυπωμάτων για την αποτελεσματική εφαρμογή της σύμβασης του Δουβλίνου,

γ)

στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 407/2002 του Συμβουλίου (3), της 28ης Φεβρουαρίου 2002, που θεσπίζει ορισμένους κανόνες εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2725/2000 σχετικά με τη θέσπιση του «Εurodac»για την αντιπαραβολή δακτυλικών αποτυπωμάτων για την αποτελεσματική εφαρμογή της σύμβασης του Δουβλίνου,

δ)

στην οδηγία 2001/55/ΕΚ του Συμβουλίου (4), της 20ής Ιουλίου 2001, σχετικά με τις ελάχιστες προδιαγραφές παροχής προσωρινής προστασίας σε περίπτωση μαζικής εισροής εκτοπισθέντων και μέτρα για τη δίκαιη κατανομή των βαρών μεταξύ κρατών μελών όσον αφορά την υποδοχή και την αντιμετώπιση των συνεπειών της υποδοχής αυτών των ατόμων,

ε)

στην οδηγία 2003/9/ΕΚ του Συμβουλίου (5), της 27ης Ιανουαρίου 2003, σχετικά με τις ελάχιστες απαιτήσεις για την υποδοχή των αιτούντων άσυλο,

στ)

στην οδηγία 2003/86/ΕΚ του Συμβουλίου (6), της 22ας Σεπτεμβρίου 2003, σχετικά με το δικαίωμα οικογενειακής επανένωσης, όσον αφορά τις διατάξεις που είναι σχετικές με τους πρόσφυγες,

ζ)

στην οδηγία 2004/83/ΕΚ του Συμβουλίου (7), της 29ης Απριλίου 2004, για θέσπιση ελάχιστων απαιτήσεων για την αναγνώριση και το καθεστώς των υπηκόων τρίτων χωρών ή των απάτριδων ως προσφύγων ή ως προσώπων που χρήζουν διεθνούς προστασίας για άλλους λόγους.

…

…

…

Προτεραιότητα 2

Προετοιμασία της εφαρμογής των αρχών και των μέτρων που προβλέπονται στην οδηγία του Συμβουλίου σχετικά με τις ελάχιστες προδιαγραφές για τις διαδικασίες με τις οποίες τα κράτη μέλη χορηγούν και ανακαλούν το καθεστώς του πρόσφυγα στα κράτη μέλη, η οποία θα θεσπιστεί το 2005,

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Προτεραιότητα 3

Εφαρμογή ενεργειών που αποσκοπούν στη βελτίωση της ποιότητας των διαδικασιών για την εξέταση των αιτήσεων παροχής διεθνούς προστασίας στα κράτη μέλη, για παράδειγμα με τους εξής τρόπους:

—

καθιέρωση ενιαίας διαδικασίας για την αξιολόγηση των αιτήσεων παροχής διεθνούς προστασίας,

—

ενίσχυση της συγκέντρωσης, της αξιολόγησης και της αποτελεσματικότερης χρησιμοποίησης των πληροφοριών για τις χώρες ή τις περιοχές καταγωγής,

—

στρατηγικές για την αντιμετώπιση ειδικών πιέσεων επί των συστημάτων ασύλου και των ικανοτήτων υποδοχής των κρατών μελών που είναι αποτέλεσμα, μεταξύ άλλων, της γεωγραφικής τους θέσης,

—

ανεξάρτητες αναλύσεις της ποιότητας των συστημάτων ασύλου στα κράτη μέλη, διεξαγόμενες σε συνεργασία με τις αρχές ασύλου,

—

ενίσχυση της ποιότητας κατά τη λήψη πρωτοβάθμιων αποφάσεων προκειμένου να επισπεύδεται η συνολική διαδικασία και να εξασφαλίζονται αμετάκλητες τελικές αποφάσεις,

—

ενέργειες για την ενίσχυση της ακεραιότητας των συστημάτων ασύλου των κρατών μελών, κυρίως με τον εκούσιο επαναπατρισμό επιλέξιμων προσώπων,

—

στρατηγικές για την επισήμανση και την εξέταση υποθέσεων για τις οποίες ενδείκνυται ενδεχομένως απλουστευμένη ή εσπευσμένη διαδικασία ή ειδικοί όροι υποδοχής.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Προτεραιότητα 4

Εφαρμογή μέτρων σχετικών με αιτούντες άσυλο, πρόσφυγες ή δικαιούχους προσωρινής ή επικουρικής προστασίας, ανηλίκους σύμφωνα με την αρχή του υπέρτατου συμφέροντος του παιδιού.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Προτεραιότητα 5 (προαιρετική)

Για κράτη μέλη που έχουν καθιερώσει ή είναι πρόθυμα να καθιερώσουν συστήματα επανεγκατάστασης, ενέργειες που απευθύνονται ειδικότερα στην υποδοχή και τον προσανατολισμό προσώπων που γίνονται δεκτά στα κράτη μέλη στο πλαίσιο τέτοιων σχεδίων, καθώς και της διαχείρισης αυτών των συστημάτων.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

5.   ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΑΥΤΩΝ ΤΩΝ ΣΤΟΧΩΝ

α)

Παρακαλείσθε να παρουσιάσετε κατάλληλη στρατηγική για την επίτευξη των παραπάνω στόχων 4) προσδιορίζοντας τον βαθμό προτεραιότητας που προσδίδετε στην υλοποίησή τους. Επίσης παρακαλείσθε να περιγράψετε συνοπτικά τα είδη των ενεργειών που προβλέπονται για την εφαρμογή αυτών των προτεραιοτήτων και τον τρόπο με τον οποίο οι ενέργειες αυτές ανταποκρίνονται στις παραπάνω προτεραιότητες.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

β)

Να περιγραφεί η διαδικασία διαβούλευσης που πραγματοποιήθηκε με τους αρμόδιους εταίρους που προβλέπεται στο άρθρο 13 παράγραφος 3 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

…

…

…

…

…

…

6.   ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑ ΜΕ ΑΛΛΑ ΜΕΣΑ

Παρακαλείσθε να αναφέρετε κατά πόσον και με ποιο τρόπο η στρατηγική αυτή συνάδει με άλλα περιφερειακά, εθνικά και κοινοτικά μέσα:

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

7.   ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ

Παρακαλείσθε να προετοιμάσετε ενδεικτικό σχέδιο χρηματοδότησης το οποίο να καθορίζει για κάθε έτος και για κάθε ενέργεια την προτεινόμενη χρηματοδοτική συμμετοχή του Ταμείου καθώς και το συνολικό ποσό των δημοσίων ή/και ιδιωτικών συγχρηματοδοτήσεων.

Ενδεικτικό σχέδιο χρηματοδότησης (3ετής περίοδος πολυετούς προγραμματισμού)

 

Δημόσιες πιστώσεις

Ιδιωτικές

Σύνολο

Κοινότητα (ΕΤΠ)

Κράτος

Περιφέρειες

Τοπικές αρχές

Διαδικασίες υποδοχής και ασύλου

Σύνολο

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Ένταξη

Σύνολο

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Εκούσιος επαναπατρισμός

Σύνολο

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Τεχνική βοήθεια

Σύνολο

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Σύνολο

 

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2006

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2007

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Σας παραπέμπουμε στο άρθρο 15 της παρούσας απόφασης.

8.   ΠΡΟΒΟΛΗ ΤΗΣ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΤΠ

Η προβολή της χρηματοδότησης από το ΕΤΠ πρέπει να γίνεται σαφής όσον αφορά κάθε δραστηριότητα που συνδέεται με τις ενέργειες που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του προγράμματος. Για την εξασφάλιση της προβολής προβλέπονται οι εξής τρόποι:

—

Τοποθέτηση του λογότυπου της ΕΕ και σημείωση της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ σε κάθε υλικό που παράγεται από την εθνική αρχή που είναι αρμόδια για την εφαρμογή του εθνικού προγράμματος (προσκλήσεις υποβολής προτάσεων έργων, κατευθυντήριες γραμμές, έντυπα αιτήσεων, επιστολές προς τους αιτούντες, κ.λπ.),

—

Ενημέρωση όλων των δικαιούχων του έργου για τη συγχρηματοδότηση από το ΕΤΠ,

—

Τοποθέτηση του λογότυπου της ΕΕ σε όλο τον εξοπλισμό που έχει αγορασθεί για το έργο,

—

Τοποθέτηση του λογότυπου της ΕΕ και σημείωση της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ σε όλο το σχετικό με τη δημοσιότητα υλικό, φυλλάδια, έντυπες επικεφαλίδες, εργασίες δημοσίων σχέσεων, κ.λπ.,

—

Τοποθέτηση του λογότυπου της ΕΕ και σημείωση της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ στους χώρους των δικαιούχων της επιχορήγησης (π.χ. στους τοίχους γραφείων, στις εισόδους, κ.λπ.),

—

Ενημέρωση του κοινού για τη συγχρηματοδότηση από το ΕΤΠ όταν γίνεται αναφορά σε έργα κατά τη διάρκεια σεμιναρίων ή διασκέψεων.

Για τη συγχρηματοδότηση από το ΕΤΠ πρέπει να χρησιμοποιείται η κατωτέρω μνεία: «Το έργο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες».

Ο λογότυπος της ΕΕ μπορεί να τηλεφορτωθεί από τη διεύθυνση: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm

Κάθε δημοσίευμα που αναφέρει τη συγχρηματοδότηση από το ΕΤΠ πρέπει να διευκρινίζει ότι το δημοσίευμα εκφράζει τη γνώμη του συγγραφέα και ότι η Επιτροπή δεν ευθύνεται για την πιθανή χρήση των πληροφοριών.

(1)  ΕΕ L 50 της 25.2.2003, σ. 1.

(2)  ΕΕ L 316 της 15.12.2000, σ. 1.

(3)  ΕΕ L 62 της 5.3.2002, σ. 1.

(4)  ΕΕ L 212 της 7.8.2001, σ. 12.

(5)  ΕΕ L 31 της 6.2.2003, σ. 18.

(6)  ΕΕ L 251 της 3.10.2003, σ. 12.

(7)  ΕΕ L 304 της 30.9.2004, σ. 12.

Παραρτημα i)

σχετικά με το σχέδιο ετήσιου προγράμματος 2005

Περιγραφή του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου που έχει καθιερώσει το κράτος μέλος για την εφαρμογή του ΕΤΠ ΙΙ

Με βάση την ευθύνη του κράτους μέλους να διαχειρίζεται έργα που υποστηρίζονται από το Ταμείο σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2 στοιχείο γ) της απόφασης 2004/904/ΕΚ, παρακαλείσθε να περιγράψετε το σύστημα εφαρμογής που έχει θεσπιστεί α) για την εξασφάλιση του συντονισμού και της συνοχής των ενεργειών, β) για την επιλογή των έργων και την εξασφάλιση ότι η διαδικασία επιλογής είναι διάφανη και γ) για τη διαχείριση, παρακολούθηση, εποπτεία, αξιολόγηση και έλεγχο των έργων.

Το σύστημα εφαρμογής είναι σύμφωνο με τους κανόνες εφαρμογής που εγκρίθηκαν από την Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 5 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

Για την περιγραφή του συστήματος εφαρμογής, παρακαλείσθε να χρησιμοποιήσετε το ερωτηματολόγιο που επισυνάπτεται στο παράρτημα (i). Παρακαλείσθε να υποβάλετε το ερωτηματολόγιο αυτό μαζί με την πρόταση για το ετήσιο πρόγραμμα 2005.

Είναι σκόπιμο να σημειωθεί ότι πρέπει να παρέχεται στην Επιτροπή ενημερωμένη περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου κάθε φορά που γίνεται οποιαδήποτε ουσιαστική τροποποίηση στα συστήματα και τις διαδικασίες

Ημερομηνία:

1.   ΠΛΑΙΣΙΟ ΔΡΑΣΗΣ

1.1.   Νομικό πλαίσιο

(Να αναφερθούν η νομοθεσία και οι εθνικοί κανόνες που εφαρμόζονται σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου για ενέργειες ΕΤΠ)

Εθνική νομοθεσία που εφαρμόζεται για τη διαχείριση του ΕΤΠ

…

…

…

…

…

…

Ειδικοί εθνικοί κανόνες που έχουν θεσπιστεί για τη διαχείριση του ΕΤΠ

…

…

…

…

…

1.2.   Αρμόδια αρχή και εξουσιοδοτημένο όργανο

Η αρμόδια αρχή κατά την έννοια του άρθρου 13 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

(να επισυναφθεί το επίσημο έγγραφο με το οποίο το εν λόγω δημόσιο όργανο ορίζεται ως «αρμόδια αρχή» για τη διαχείριση του ΕΤΠ)

Επωνυμία: …

Διεύθυνση: …

Όνομα υπευθύνου προσώπου: …

Αρμόδιος επικοινωνίας: …

Ιδιότητα αρμοδίου επικοινωνίας: …

Τηλέφωνο: …

Φαξ: …

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: …

Εξουσιοδοτημένο όργανο κατά την έννοια του άρθρου 13 της απόφασης 2004/904/ΕΚ (όπου απαιτείται)

(να επισυναφθεί το επίσημο έγγραφο με το οποίο η αρμόδια αρχή ανέθεσε την ευθύνη στο ενδιάμεσο όργανο για την εκτέλεση ενεργειών στο πλαίσιο του ΕΤΠ)

Επωνυμία: …

Διεύθυνση: …

Όνομα υπευθύνου προσώπου: …

Αρμόδιος επικοινωνίας: …

Ιδιότητα αρμοδίου επικοινωνίας: …

Τηλέφωνο: …

Φαξ: …

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: …

2.   ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΠΟΡΟΙ ΤΗΣ ΑΡΜΟΔΙΑΣ ΑΡΧΗΣ/ΤΟΥ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟΥ ΟΡΓΑΝΟΥ

Να επισυναφθεί λεπτομερές οργανόγραμμα περιλαμβανομένης συνοπτικής περιγραφής των καθηκόντων. Εάν η υλοποίηση του ΕΤΠ ανατέθηκε σε εξουσιοδοτημένο όργανο, να επισυναφθεί οργανόγραμμα και συνοπτική περιγραφή των καθηκόντων του εξουσιοδοτημένου οργάνου.

2.1.   Καθεστώς της αρμόδιας αρχής/του εξουσιοδοτημένου οργάνου

Ποιο είναι το νομικό καθεστώς της αρμόδιας αρχής;

Δημόσιο όργανο

Ίδρυμα ή υπηρεσία που υπάγεται στο δημόσιο δίκαιο

Ποιο είναι το νομικό καθεστώς του εξουσιοδοτημένου οργάνου;

Δημόσιο όργανο

Ίδρυμα ή υπηρεσία που υπάγεται στο δημόσιο δίκαιο

Όργανο υπαγόμενο στο ιδιωτικό δίκαιο

Άλλα (να προσδιοριστεί) …

2.2.   Κατάλογος προσωπικού

Αρμόδια αρχή (βασικό προσωπικό που παρεμβαίνει στη διαχείριση των πόρων από το ΕΤΠ)

Ιδιότητα

Επωνυμία

Καθεστώς

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Εξουσιοδοτημένο όργανο (όπου υπάρχει)

Ιδιότητα

Επωνυμία

Καθεστώς

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.   Προσφυγή σε εξωτερικά όργανα

(να προσδιοριστεί εάν η αρμόδια αρχή/το ενδιάμεσο όργανο χρησιμοποιεί εξωτερικούς φορείς για την εκτέλεση μιας ή περισσότερων εργασιών που του έχουν ανατεθεί και να περιγραφούν οι σχετικές πρακτικές λεπτομέρειες)

…

…

…

…

3.   ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΑΠΟΣΠΑΣΤΑ ΣΥΝΔΕΔΕΜΕΝΑ ΜΕ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

3.1.   Κατανομή των εργασιών

Καθήκοντα

Αρμόδιες μονάδες/υπηρεσίες/πρόσωπα

Προετοιμασία του εθνικού πολυετούς και ετήσιου προγράμματος

 

Δημοσίευση των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων (επιχορηγήσεων)

 

Παραλαβή και καταχώριση των προτάσεων

 

Διοικητική ανάλυση των προτάσεων (επιλεξιμότητα)

 

Οικονομική ανάλυση των προτάσεων

 

Αξιολόγηση των προτάσεων

 

Τεχνική ανάλυση των προτάσεων

 

Επιλογή των προτάσεων (απόφαση)

 

Γνωστοποίηση των αποφάσεων στους υποψηφίους επιχορήγησης

 

Προετοιμασία των σχετικών συμφωνιών επιχορήγησης

 

Υπογραφή συμφωνιών επιχορήγησης

 

Παρακολούθηση της εκτέλεσης των έργων

 

Παραλαβή των αιτήσεων πληρωμής/τιμολογίων

 

Εξέταση των αιτήσεων πληρωμής/τιμολογίων των δικαιούχων

 

Έκδοση εντολών πληρωμής

 

Έλεγχος των έργων (1)

 

Πληρωμή

 

Επεξεργασία και δημοσίευση πρόσκλησης υποβολής προσφορών

 

Παραλαβή και καταχώριση των προσφορών

 

Διοικητική ανάλυση των προσφορών

 

Οικονομική ανάλυση των προσφορών

 

Τεχνική ανάλυση των προσφορών

 

Διαδικασία ανάθεσης

 

Υπογραφή συμβάσεων

 

Κατάρτιση ετήσιας έκθεσης εκτέλεσης

 

Κατάρτιση δηλώσεων δαπανών από το κράτος μέλος και αποστολή τους στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

Κατάρτιση αιτήσεων πληρωμής από το κράτος μέλος και αποστολή τους στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

Αποστολή αιτήσεων πληρωμής του κράτους μέλους στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

Έλεγχος συστημάτων διαχείρισης (2)

 

Αξιολόγηση (1)

 

3.2.   Διαχωρισμός των καθηκόντων

[εάν τα καθήκοντα διαχείρισης, πληρωμής και ελέγχου πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της ίδιας μονάδας (υπηρεσίας), να προσδιοριστεί ο τρόπος με τον οποίον τα καθήκοντα αυτά διαχωρίζονται σαφώς]

…

…

…

…

…

…

…

Λογιστική καταχώριση εσόδων και δαπανών βάσει του ΕΤΠ

3.2.1.   Λογιστική καταχώριση

Ποια λογιστική βάση χρησιμοποιείται για την καταχώριση των πιστώσεων του ΕΤΠ;

Ειδικό κονδύλιο του προϋπολογισμού στο πλαίσιο του εθνικού προϋπολογισμού

Κονδύλιο εκτός προϋπολογισμού

Ειδικός τραπεζικός λογαριασμός

Άλλο (να προσδιοριστεί) …

3.2.2.   Περιγραφή του κυκλώματος μέσω του οποίου οι πόροι καθίστανται διαθέσιμοι και διαβιβάζονται από τον λογαριασμό αρχικής κατάθεσης του κράτους μέλους στον ειδικό λογαριασμό του τελικού δικαιούχου.

Επίπεδα

Ονομασία λογαριασμού

Όνομα υπεθύνου

Image

 

 

 

Άφιξη των πόρων που καταβλήθηκαν από την ΕΚ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Τελικός δικαιούχος

 

 

Το κύκλωμα έγκρισης των πληρωμών του ΕΤΠ ανταποκρίνεται σε εκείνο που εφαρμόζεται για τις πληρωμές βάσει του εθνικού προϋπολογισμού;

Ναι

Όχι

Εάν όχι, να περιγραφούν οι διαφορές και οι λόγοι

…

…

…

…

…

…

3.2.3.   Περιγραφή των κανόνων (εάν ισχύουν) για τη μεταφορά πιστώσεων του ΕΤΠ και πιστώσεων εθνικής συγχρηματοδότησης, εφόσον πρόκειται για δημόσιους πόρους

…

…

…

…

…

…

…

…

4.   ΕΞΕΤΑΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ — ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΚΥΚΛΩΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

4.1.   Επεξεργασία του πολυετούς και του ετήσιου προγράμματος

Ποιος επεξεργάζεται το πολυετές και το ετήσιο πρόγραμμα που πρέπει να υποβληθεί στην Επιτροπή;

…

…

…

…

Ιδιαίτερα, με ποιο τρόπο γίνεται η επεξεργασία των σχεδίων χρηματοδότησης που περιλαμβάνονται στα προγράμματα αυτά;

…

…

…

…

…

…

Οι επεξεργασίες αυτές συνεπάγονται επαφές με αρμόδιους εταίρους για την εκπόνηση του πολυετούς προγράμματος εργασίας ή με δυνητικούς δικαιούχους πριν από την εκπόνηση του ετήσιου προγράμματος (πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος, πρόσκληση υποβολής προτάσεων ή προσφορών);

…

…

…

…

4.2.   Προσκλήσεις υποβολής προτάσεων και επιλογή των προτάσεων/προσφορών

Υπάρχουν έγγραφα (εγχειρίδια, εγκύκλιοι, οδηγοί διαδικασιών) εγκεκριμένα από την αρμόδια αρχή/το εξουσιοδοτημένο όργανο που να ορίζουν τις διαδικασίες που περιγράφονται παρακάτω;

Όχι

Ναι

4.2.1.   Επεξεργασία προσκλήσεων υποβολής προτάσεων/προσφορών

—

Προετοιμασία και κύρωση των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων/προσφορών

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

Έγγραφα προς επισύναψη

 

 

 

Πρόσκληση υποβολής προτάσεων/προσφορών 2005 (καθώς και έντυπα αίτησης)

—

Τίνος ζητείται η γνώμη πριν από την οριστική μορφή των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων/προσφορών;

Άλλων υπηρεσιών

Άλλων εθνικών αρχών

της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

Άλλων

 (να προσδιοριστεί) …

4.2.2.   Δημοσίευση πρόσκλησης υποβολής προτάσεων/προσφορών

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 


—

Τρόποι δημοσίευσης:

 

—

Επίσημη Εφημερίδα του κράτους μέλους και Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ (εάν απαιτείται στο πλαίσιο της διαδικασίας ανάθεσης συμβάσεων)

 

—

ειδικές ιστοσελίδες του Διαδικτύου

 

—

γενικός Τύπος

 

—

εξειδικευμένος Τύπος

 

—

δελτία και έντυπα

—

λοιπά

 (να προσδιοριστεί) …

4.2.3.   Παροχή βοήθειας στους υποψηφίους για την προετοιμασία των προτάσεων/προσφορών (δηλαδή, έγγραφα ή υπηρεσίες που επεξηγούν τις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων/προσφορών, όπως οδηγοί υποψηφίων, κ.λπ.)

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

Έγγραφα προς επισύναψη

 

 

 

Υφιστάμενα έγγραφα ή σχέδια

4.2.4.   Παραλαβή και καταχώριση των προτάσεων/των εγγράφων δημοπράτησης

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

—

Η παραλαβή της πρότασης/της προσφοράς επιβεβαιώνεται με:

—

απόδειξη παραλαβής

—

επιστολή/φαξ/ηλεκτρ. ταχυδρομείο

—

άλλο

 (να προσδιοριστεί) …

—

δεν επιβεβαιώνεται

—

Έλεγχος ότι τηρούνται οι ημερομηνίες αποστολής/παραλαβής και ότι οι προτάσεις/τα έγγραφα δημοπράτησης που παραλαμβάνονται είναι πλήρη:

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

4.2.5.   Εξέταση των προτάσεων/εγγράφων δημοπράτησης

α)

Διοικητική ανάλυση

(πληροφορίες σχετικά με τους υποψηφίους, έλεγχος των κριτηρίων επιλεξιμότητας, κ.λπ.)

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

β)

Τεχνική ανάλυση

(εξέταση βάσει των κριτηρίων επιλογής και ανάθεσης που ορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων/συγγραφή υποχρεώσεων)

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Έχουν καθοριστεί συγκεκριμένα κριτήρια επιλογής και ανάθεσης;

Ναι

Όχι

Εάν ναι, περιγράφονται σε έγγραφο (αναλυτική κατάσταση ελέγχου, κ.λπ.);

Ναι

Όχι

γ)

Οικονομική ανάλυση

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Έχουν καθοριστεί συγκεκριμένα κριτήρια (αξίες αναφοράς/ανώτατα όρια ανά είδος δαπάνης);

Ναι

Όχι

Εάν ναι, περιγράφονται σε έγγραφο (κατάσταση ελέγχου, κ.λπ.);

Ναι

Όχι

4.2.6.   Σχέσεις με άλλες κοινοτικές πρωτοβουλίες ή προγράμματα

Έχει ελεγχθεί η ενδεχόμενη αλληλεπικάλυψη με ενέργειες/έργα που χρηματοδοτούνται στο οικείο κράτος μέλος στο πλαίσιο άλλων κοινοτικών πρωτοβουλιών ή προγραμμάτων, για παράδειγμα της πρωτοβουλίας EQUAL;

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

4.2.7.   Αξιολόγηση και επιλογή προτάσεων/διαδικασιών ανάθεσης συμβάσεων

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

[Να περιγραφούν οι παρεμβαίνοντες (εσωτερική αξιολόγηση, εξωτερικοί εκτιμητές, επιτροπές αξιολόγησης) κατά την αξιολόγηση των υποβαλλόμενων προτάσεων/προσφορών)].

…

…

…

…

…

4.2.8.   Απόφαση επιλογής ή απόρριψης των προτάσεων/προσφορών

Ποιος είναι επίσημα αρμόδιος να αποφασίζει για την επιλογή ή την απόρριψη των προτάσεων;

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

4.2.9.   Γνωστοποίηση των αποφάσεων απόρριψης των προτάσεων/προσφορών

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Εστάλη στον υποψήφιο επιστολή που του γνωστοποιεί την απόρριψη;

Ναι

Όχι

Αναφέρει η επιστολή τους λόγους της απόρριψης;

Ναι

Όχι

4.2.10.   Αποδοχή του έργου/απόφαση χρηματοδότησης/ανάθεση της σύμβασης

Λογιστικές διατάξεις σχετικές με επιλεγμένα έργα

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Ποιος υπογράφει τη συμφωνία χρηματοδότησης/την απόφαση ανάθεσης σύμβασης εξ ονόματος της αρμόδιας αρχής/του εξουσιοδοτημένου οργάνου;

(να επισυναφθεί αντίγραφο υποδείγματος συμφωνίας και υποδείγματα εκθέσεων που αποστέλλονται στους δικαιούχους)

Προβλέπεται; =

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

Έγγραφα προς επισύναψη

 

 

 

Υπόδειγμα συμφωνιών χρηματοδότησης

4.3.   Διαχείριση και πληρωμή της επιχορήγησης

4.3.1.   Λεπτομέρειες πληρωμής όπως ορίζονται στη συμφωνία/στις συμφωνίες χρηματοδότησης με τον δικαιούχο

Πληρωμή

Ποσό

(% του συνόλου)

Όροι πληρωμής

(εκθέσεις προς υποβολή από τους δικαιούχους)

Προβλεπόμενη ημερομηνία

(σε συνάρτηση με την ολοκλήρωση του έργου)

Πρώτη προχρηματοδότηση

 

 

 

Δεύτερη προχρηματοδότηση

 

 

 

Υπόλοιπο

 

 

 

Έχουν καταρτιστεί υποδείγματα εκθέσεων προόδου και εκθέσεων τελικής αξιολόγησης που πρέπει να χρησιμοποιούν οι δικαιούχοι; (να επισυναφθούν υποδείγματα εκθέσεων προόδου και εκθέσεων αξιολόγησης)

Ναι

Όχι

Έχουν καταρτιστεί υποδείγματα δημοσιονομικών εκθέσεων/αιτήσεων πληρωμής που πρέπει να χρησιμοποιούν οι δικαιούχοι; (να επισυναφθούν υποδείγματα δημοσιονομικών εκθέσεων και αιτήσεων πληρωμής)

Ναι

Όχι

4.3.2.   Παρακολούθηση της εκτέλεσης των έργων

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Η παρακολούθηση αυτή περιλαμβάνει επιτόπου επισκέψεις ελέγχου των έργων;

Ναι

Όχι

Εάν ναι, με ποιους τρόπους (συχνότητα, έλεγχος των δραστηριοτήτων/των δημοσιονομικών πλευρών του έργου, κ.λπ.);

…

…

…

…

4.3.3.   Παραλαβή και εξέταση των αιτήσεων πληρωμής που υποβάλλονται ανά έργο

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Η εξέταση των αιτήσεων πληρωμής περιλαμβάνει τους ακόλουθους ελέγχους:

 

Πρώτη προχρηματοδότηση

(Ν/Ο)

Δεύτερη προχρηματοδότηση

(Ν/Ο)

Τελική

(Ν/Ο)

Κατά πόσο το αιτούμενο ποσό ανταποκρίνεται σ’ αυτό που ορίζεται στη συμφωνία

 

 

 

Συμφωνία του αιτούντος και εγκυρότητα των τραπεζικών στοιχείων βάσει των οποίων πρέπει να καταβληθεί η χρηματοδότηση

 

 

 

Κατά πόσο το έργο εκτελέστηκε σύμφωνα με τις διατάξεις της συμφωνίας χρηματοδότησης

 

 

 

Εξαντλητικός και λεπτομερής κατάλογος των δαπανών του έργου

 

 

 

Έλεγχος των υπολογισμών στη δήλωση δαπανών του δικαιούχου

 

 

 

Κατά πόσον οι δηλωθείσες δαπάνες ανταποκρίνονται στον προβλεπόμενο προϋπολογισμό

 

 

 

Δικαιολογητικά για δηλωθείσες δαπάνες

 

 

 

Ποσοστό των δηλωθεισών δαπανών που ελέγχεται βάσει δικαιολογητικών: … %

 

 

 

Πιστοποίηση των δαπανών από εξωτερικό όργανο (ορκωτό λογιστή, ελεγκτή, κ.λπ.)

 

 

 

Κατά πόσον οι δηλωθείσες δαπάνες είναι σύμφωνες με τους κανόνες που ορίζονται στην απόφαση της Επιτροπής

 

 

 

4.3.4.   Ενεργοποίηση της πληρωμής/είσπραξης από τους δικαιούχους

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

4.3.5.   Εντολή πληρωμής/είσπραξης

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

4.3.6.   Εκτέλεση της πληρωμής/είσπραξης

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Η εκτέλεση πληρωμών/εισπράξεων περιλαμβάνει τους ακόλουθους ελέγχους:

 

Πρώτη προχρηματοδότηση Προκαταβολή

(Ν/Ο)

Δεύτερη προχρηματοδότηση Ενδιάμεση πληρωμή

(Ν/Ο)

Τελική πληρωμή

(Ν/Ο)

Ύπαρξη έγκυρης νομικής δέσμευσης σχετικά με το έργο (συμφωνία χρηματοδότησης)

 

 

 

Έγκυρη εντολή πληρωμής/είσπραξης (κατάσταση ελέγχου)

 

 

 

Εντολή πληρωμής/είσπραξης δεόντως υπογεγραμμένη από τον νόμιμο εκπρόσωπο

 

 

 

Ακριβή νομικά και τραπεζικά στοιχεία του δικαιούχου

 

 

 

Ορθή λογιστική καταχώριση των αιτήσεων πληρωμής/είσπραξης

 

 

 

4.3.7.   Τρόπος πληρωμής

Με ποιο τρόπο πληρώνονται οι δικαιούχοι;

Τραπεζικό έμβασμα

Επιταγή

Άλλο

4.3.8.   Παρακολούθηση της είσπραξης

(Τι διατάξεις προβλέπονται για την παρακολούθηση και την εξασφάλιση της επιστροφής των εντολών είσπραξης που εκδίδονται σχετικά με έργα;)

…

…

…

…

…

…

…

…

4.3.9.   Διαδικασίες ανακατανομής των κονδυλίων που επιστρέφονται στο πλαίσιο του ΕΤΠ (όπου απαιτείται)

…

…

…

…

…

…

…

…

4.4.   Δηλώσεις δαπανών και αιτήσεις πληρωμής των κρατών μελών

4.4.1.   Δήλωση δαπανών

Ποια υπηρεσία/μονάδα καταρτίζει τις δηλώσεις δαπανών που αποστέλλονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή;

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

Ποια αρχή πιστοποιεί τις δηλώσεις δαπανών που αποστέλλονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Ιδιώτης/ΦορέαςΑρμόδια υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

4.4.2.   Αίτηση πληρωμής

Ποια υπηρεσία καταρτίζει τις αιτήσεις πληρωμής που αποστέλλονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή (άρθρο …)

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

5.   ΑΠΛΟΙ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ

5.1.   Υπηρεσίες αρμόδιες για τον έλεγχο των έργων [όπως ορίζεται στο άρθρο 25 στοιχείο α)]

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία (3)

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

5.2.   Χαρακτηριστικά των ελέγχων των έργων

Δείκτες

Ναι

Όχι

Δομή των ελέγχων:

—

κεντρική

 

 

—

αποκεντρωμένη

 

 

—

εξωτερική

 

 

Αριθμός προσώπων που διενεργούν ελέγχους

 

 

Είδη ελέγχων:

Έλεγχοι με βάση την ανάλυση των κινδύνων

—

εκ των προτέρων έλεγχοι

 

 

—

έλεγχοι κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου

 

 

—

εκ των υστέρων έλεγχοι

 

 

Καταρτίστηκε ετήσιο πρόγραμμα με βάση τις μεθόδους δειγματοληψίας που προβλέπονται στο άρθρο 7

 

 

Οι δραστηριότητες ελέγχου περιλαμβάνουν:

 

Ναι

Όχι

Εξασφάλιση ότι τηρούνται οι διαδικασίες επιλογής των έργων

 

 

Έλεγχο ότι ο προορισμός του έργου ανταποκρίνεται στους στόχους που ορίζονται στο εθνικό πρόγραμμα εφαρμογής του ΕΤΠ

 

 

Έλεγχο ότι οι δαπάνες που μεταφέρθηκαν από τους δικαιούχους της χρηματοδότησης συμφωνούν με τα δικαιολογητικά έγγραφα

 

 

Έλεγχο ότι οι δαπάνες ανταποκρίνονται στις κοινοτικές απαιτήσεις, στις απαιτήσεις που καθορίστηκαν κατά τη διάρκεια της εθνικής διαδικασίας επιλογής, στους όρους της σύμβασης ή της πράξης χορήγησης της χρηματοδότησης και στις εργασίες που πράγματι εκτελέστηκαν

 

 

Έλεγχο ότι η εθνική συγχρηματοδότηση έχει όντως καταβληθεί

 

 

Έλεγχο ότι τηρούνται οι διαδικασίες και τα κυκλώματα που καθορίστηκαν από την αρμόδια αρχή/το ενδιάμεσο όργανο όσον αφορά την εξέταση, την έγκριση και την πραγματοποίηση των πληρωμών στους δικαιούχους

 

 

Έλεγχο ότι το ποσό της χρηματοδότησης είναι σύμφωνο με τα όρια του άρθρου 23 της απόφασης 2004/904/EΚ

 

 

Έλεγχο ότι η χρηματοδότηση καταβλήθηκε όντως στους δικαιούχους

 

 

Έλεγχο της διαδρομής ελέγχου

 

 

Έλεγχο ότι οι δαπάνες και τα έσοδα που έγιναν δεκτά στο πλαίσιο του έργου ανταποκρίνονται στα ποσά των δαπανών και εσόδων που δηλώθηκαν από την αρμόδια αρχή στις καταστάσεις δαπανών που υποβλήθηκαν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

 

5.3.   Συνέχεια που δίνεται στους ελέγχους

α)

Σε ποιους διαβιβάζονται οι εκθέσεις;

στους δικαιούχους ελεγχθέντων έργων

στο διοικητικό συμβούλιο της αρμόδιας αρχής

στην υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου της αρμόδιας αρχής

στις εθνικές αρχές ελέγχου

Άλλο (παρακαλείσθε να προσδιορίσετε) …

β)

Ποια συνέχεια δίδεται στις εκθέσεις αυτές:

—

στο επίπεδο των εν λόγω έργων (δημοσιονομικές διορθώσεις, έλεγχοι άλλων έργων που απορρέουν από τους ίδιους δικαιούχους, κ.λπ.)

…

…

…

—

στο επίπεδο της αρμόδιας αρχής/του ενδιάμεσου οργάνου (τροποποιήσεις και διορθώσεις των διαδικασιών/εγχειριδίων διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

…

…

…

…

…

5.4.   Έλεγχος της αρμόδιας αρχής/του ενδιάμεσου οργάνου

Η αρμόδια αρχή/το ενδιάμεσο όργανο υπόκειται σε έλεγχο;

Ναι

Όχι

Ποιες υπηρεσίες ή αρχές έχουν το δικαίωμα να διενεργούν αυτό τον έλεγχο;

Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου της αρμόδιας αρχής/του ενδιάμεσου οργάνου

Η υπηρεσία ελέγχου άλλου οργάνου

Το εθνικό όργανο ελέγχου (Ελεγκτικό Συνέδριο)

Πραγματοποιήθηκε τέτοιός έλεγχος από την έναρξη ισχύος της απόφασης 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου;

Ναι

Όχι

Εάν ναι:

Ποια ημερομηνία; …

Από ποια αρχή; …

Η έκθεση/οι εκθέσεις είναι διαθέσιμες; …

Ποια συνέχεια δόθηκε στην έκθεση αυτή;

…

…

…

…

…

…

…

6.   ΔΙΑΔΡΟΜΗ ΕΛΕΓΧΟΥ

Που τηρούνται τα ακόλουθα έγγραφα;

Έγγραφα

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία

Για πόσο καιρό;

Εθνικό πολυετές και ετήσιο πρόγραμμα

 

 

Απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το πολυετές και το ετήσιο πρόγραμμα

 

 

Πρόσκληση υποβολής προτάσεων/προσφορών

 

 

Φάκελοι υποψηφιότητας/φάκελοι συμβάσεων

 

 

Διοικητική, τεχνική και δημοσιονομική ανάλυση των προτάσεων που υποβλήθηκαν (κλίμακες αξιολόγησης) και εκθέσεις της επιτροπής αξιολόγησης

 

 

Απόφαση χρηματοδότησης ή απόρριψης

 

 

Συμφωνία χρηματοδότησης του έργου

 

 

Αποφάσεις χρηματοδοτικής δέσμευσης που αντιστοιχούν σε έργα

 

 

Εκθέσεις προόδου και τελικές εκθέσεις που υποβάλλονται από δικαιούχους χρηματοδότησης

 

 

Δημοσιονομικές εκθέσεις και αιτήσεις πληρωμής που υποβάλλονται από δικαιούχους χρηματοδοτούμενων έργων

 

 

Δικαιολογητικά έγγραφα για δαπάνες και έσοδα χρηματοδοτούμενων έργων

 

 

Εγκρίσεις πληρωμής/είσπραξης χρηματοδότησης (καταστάσεις ελέγχου)

 

 

Εντολές πληρωμής/είσπραξης χρηματοδοτήσεων

 

 

Απόδειξη πληρωμής/είσπραξης χρηματοδοτήσεων

 

 

Εκθέσεις σχετικά με ελέγχους έργων

 

 

Εκθέσεις σχετικά με ελέγχους πραγματοποιούμενους σε εθνικό επίπεδο όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου

 

 

Δηλώσεις δαπανών που διαβιβάζονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

 

Αιτήσεις πληρωμής που διαβιβάζονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

 

Τελικές εκθέσεις εκτέλεσης που διαβιβάζονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

 

Αποδείξεις πληρωμής που παραλαμβάνονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή

 

 

7.   ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

7.1.   Υπηρεσίες αρμόδιες για αξιολόγηση

Προβλέπεται;

ΝΑΙ/ΟΧΙ/ΑΑ

Αρμόδια μονάδα/υπηρεσία (4)

Είδος διαδικασίας (εγχειρίδιο, εγκύκλιος, οδηγός διαδικασιών, καταστάσεις ελέγχου, κ.λπ.)

 

 

 

7.2.   Χρονοδιάγραμμα αξιολόγησης

Πόσο συχνά πρέπει να αξιολογούνται οι ενέργειες στο πλαίσιο του ΕΤΠ;

Ενδιάμεση αξιολόγηση

Τελική αξιολόγηση

7.3.   Δείκτες

Έχουν καθοριστεί δείκτες για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση έργων και εθνικών προγραμμάτων και έχουν συγκεντρωθεί κατά τη διάρκεια του σταδίου διαχείρισης;

Ναι

Όχι

Έχουν καθοριστεί λεπτομερείς δείκτες για κάθε είδος ενέργειας που προβλέπεται στα άρθρα 4, 5, 6 και 7 της απόφασης 2004/904/EΚ;

 

Δείκτες σχετικά με τους πόρους και την εκτέλεση των έργων

(εάν ναι, σημειώσατε Χ)

Δείκτες σχετικά με την εκτέλεση των ενεργειών

(εάν ναι, σημειώσατε Χ)

Δείκτες σχετικά με το αποτέλεσμα των ενεργειών

(εάν ναι, σημειώσατε Χ)

Δείκτες σχετικά με τον αντίκτυπο (τις επιδράσεις) των ενεργειών

(εάν ναι, σημειώσατε Χ)

1.

Όροι υποδοχής και διαδικασίες ασύλου

 

 

 

 

—

βοήθεια σε άτομα

 

 

 

 

—

συνδρομή σε δομές

 

 

 

 

2.

Ένταξη

 

 

 

 

—

βοήθεια σε άτομα

 

 

 

 

—

συνδρομή σε δομές

 

 

 

 

3.

Εκούσιος επαναπατρισμός

 

 

 

 

—

βοήθεια σε άτομα

 

 

 

 

—

συνδρομή σε δομές

 

 

 

 

(1)  Να αναφερθούν επίσης οι εξωτερικοί σύμβουλοι, όπου υπάρχουν.

(2)  Σημείωση: εξακριβώσεις που πρέπει να πραγματοποιούνται από την αρμόδια αρχή ή υπό την ευθύνη της (εξωτερικοί ελεγκτές, δημόσια όργανα) για λόγους ελέγχου [άρθρο 25 στοιχείο α)], δηλαδή δραστηριότητες ελέγχου που δεν συνδέονται άμεσα με την παρακολούθηση της τρέχουσας διαχείρισης του έργου (εξέταση και απόφαση, αιτήσεις πληρωμής), κλπ.

(3)  Να αναφερθούν επίσης περιπτώσεις κατά τις οποίες έγινε προσφυγή σε εξωτερικά όργανα ελέγχου.

(4)  να αναφερθούν επίσης οι ενδεχόμενοι εξωτερικοί σύμβουλοι, όπου απαιτείται.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ

ΣΧΕΔΙΟ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 2005

1.   ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

…

2.   ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ ΠΟΥ ΠΡΟΚΕΙΤΑΙ ΝΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΘΟΥΝ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

Οι γενικοί κανόνες για την επιλογή των έργων που πρόκειται να χρηματοδοτηθούν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος είναι σύμφωνοι με τους κανόνες που προβλέπονται για το πολυετές πρόγραμμα; Εάν όχι, παρακαλείσθε να προσδιορίσετε τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

3.   ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

3.1.   Ενεργεια Α): Οροι υποδοχης και διαδικασιες ασυλου

i.

Ανάγκες που αιτιολογούν την εκτέλεση της ενέργειας

…

…

ii.

Σκοπός της ενέργειας

…

…

iii.

Σχέδιο χρηματοδότησης  (1)

Πιστώσεις του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους πρόσφυγες

A

0,00 €

0,00 %

Κρατικές πιστώσεις

Β

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις περιφερειών

Γ

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις τοπικών αρχών

Δ

0,00 €

0,00 %

Εθνικές πιστώσεις

Ε = Β+Γ+Δ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δημόσιων πιστώσεων

ΣΤ = Α+Ε

0,00 €

0,00 %

Ιδιωτικές πιστώσεις

Ζ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δαπανών

Η = ΣΤ+Ζ

0,00 €

0,00 %

iv.

Χρονοδιάγραμμα

(Τα έργα πρέπει να αρχίσουν εντός της περιόδου από την 1η Ιανουαρίου έως την 31η Δεκεμβρίου του έτους προγράμματος. Κατ’ εξαίρεση, τα έργα στο πλαίσιο του προγράμματος 2005 πρέπει να αρχίσουν κατά την περίοδο από την 1η Ιανουαρίου 2005 έως την 30ή Ιουνίου 2006. Οι δαπάνες των έργων όσον αφορά το ετήσιο πρόγραμμα 2005 μπορούν να είναι επιλέξιμες από την 1η Ιανουαρίου 2005)

Ημερομηνία έναρξης: …

Ημερομηνία λήξης: …

v.

Ενέργειες προς υλοποίηση (επιχειρησιακές κατευθυντήριες γραμμές)

Να αναφερθούν οι ενέργειες που προβλέπονται στο άρθρο 5 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

vi.

Ομάδες στόχοι

Τα άτομα που ορίζονται στο άρθρο 3 της απόφασης για το ΕΤΠ 2004/904/ΕΚ (να προσδιοριστεί το νομικό καθεστώς)

vii.

Δικαιούχοι επιχορήγησης

(ΜΚΟ, ομοσπονδιακές, εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές αρχές, άλλες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, κ.λπ.)

viii.

Συμμετέχουσες εθνικές αρχές

Να προσδιοριστεί εάν συμμετέχουν άλλες αρχές εκτός από την αρμόδια αρχή που προβλέπεται στο άρθρο 13 της απόφασης για το ΕΤΠ

ix.

Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα

Ο κατάλογος των παραδειγμάτων που ακολουθούν είναι ενδεικτικός και όχι εξαντλητικός:

—

Βελτίωση των υποδομών ή των υπηρεσιών στέγασης (να προσδιοριστεί ποσοτικά)

—

Παροχή υλικής βοήθειας και ιατρικής ή ψυχολογικής περίθαλψης

—

Παροχή κοινωνικής μέριμνας, ενημέρωσης ή βοήθειας για διοικητικές διατυπώσεις

—

Παροχή υπηρεσιών στήριξης όπως η μετάφραση και η κατάρτιση με σκοπό τη βελτίωση των συνθηκών υποδοχής καθώς και της αποτελεσματικότητας και της ποιότητας των διαδικασιών ασύλου

—

Βελτίωση της ενημέρωσης των τοπικών κοινοτήτων που έρχονται σε επαφή με τους πρόσφυγες που γίνονται δεκτοί στη χώρα υποδοχής

—

Είδος και μέγεθος ειδικής βοήθειας σε ευάλωτες ομάδες

—

Διάρκεια επικοινωνίας (ειδικών νομικών ή άλλων συμβούλων) με δικαιούχους της ομάδας στόχου

—

Αριθμός χρηστών προϊόντων παραγόμενων στο πλαίσιο των έργων (πληροφοριών, μετάφρασης κειμένων, κ.λπ.)

—

Συγκεκριμένες βελτιώσεις της επεξεργασίας των αιτήσεων ασύλου

—

Βελτίωση της εκπροσώπησης των αιτούντων άσυλο (π.χ. νομική αρωγή)

—

Άλλο (να προσδιοριστεί)

x.

Προβολή της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ

Να περιγραφούν οι μηχανισμοί που εξασφαλίζουν την προβολή της χρηματοδότησης από το ΕΤΠ για κάθε δραστηριότητα σχετική με έργα χρηματοδοτούμενα στο πλαίσιο αυτού του μέτρου

…

…

xi.

Τα προαναφερόμενα μέτρα πρέπει να συμπληρώνουν παρόμοια μέτρα χρηματοδοτούμενα από άλλα μέσα και να προστίθενται στα εθνικά μέτρα

Παρακαλείσθε να αποδείξετε ότι οι προτεινόμενες ενέργειες είναι απόλυτα ενταγμένες και συντονισμένες με παρόμοιες ενέργειες χρηματοδοτούμενες από άλλα εθνικά ή κοινοτικά μέσα και ότι συμπληρώνουν αλλά δεν αντικαθιστούν τις εθνικές ενέργειες

…

…

3.2.   Ενεργεια Β): Ένταξη των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 3 της απόφασης 2004/904/EΚ, η παραμονή των οποίων στο κράτος μέλος έχει διαρκή και σταθερό χαρακτήρα

i.

Ανάγκες που αιτιολογούν την εκτέλεση της ενέργειας

…

…

ii.

Σκοπός της ενέργειας

…

…

iii.

Σχέδιο χρηματοδότησης  (2)

Πιστώσεις του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους πρόσφυγες

A

0,00 €

0,00 %

Κρατικές πιστώσεις

Β

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις περιφερειών

Γ

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις τοπικών αρχών

Δ

0,00 €

0,00 %

Εθνικές πιστώσεις

Ε = Β+Γ+Δ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δημόσιων πιστώσεων

ΣΤ = Α+Ε

0,00 €

0,00 %

Ιδιωτικές πιστώσεις

Ζ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δαπανών

Η = ΣΤ+Ζ

0,00 €

0,00 %

iv.

Χρονοδιάγραμμα

(Τα έργα πρέπει να αρχίσουν εντός της περιόδου από την 1η Ιανουαρίου έως την 31η Δεκεμβρίου του έτους προγράμματος. Κατ’ εξαίρεση, τα έργα στο πλαίσιο του προγράμματος 2005 πρέπει να αρχίσουν κατά την περίοδο από την 1η Ιανουαρίου 2005 έως την 30ή Ιουνίου 2006. Οι δαπάνες των έργων όσον αφορά το ετήσιο πρόγραμμα 2005 μπορούν να είναι επιλέξιμες από την 1η Ιανουαρίου 2005)

Ημερομηνία έναρξης: …

Ημερομηνία λήξης: …

v.

Ενέργειες προς υλοποίηση (επιχειρησιακές κατευθυντήριες γραμμές)

Να αναφερθούν οι ενέργειες στο πλαίσιο του άρθρου 6 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

…

…

…

…

…

vi.

Ομάδες στόχοι

Τα άτομα που ορίζονται στο άρθρο 3 της απόφασης για το ΕΤΠ, των οποίων η παραμονή στο κράτος μέλος έχει διαρκή και σταθερό χαρακτήρα (προσοχή: δεν πρόκειται για αιτούντες άσυλο, λαθρομετανάστες ή άλλους μετανάστες)

vii.

Δικαιούχοι επιχορήγησης

(ΜΚΟ, ομοσπονδιακές, εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές αρχές, άλλες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, κ.λπ.)

viii.

Συμμετέχουσες εθνικές αρχές

Να προσδιοριστεί εάν συμμετέχουν άλλες αρχές εκτός από την αρμόδια αρχή που προβλέπεται στο άρθρο 13 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

ix.

Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα

Ο κατάλογος των ακόλουθων παραδειγμάτων είναι ενδεικτικός και όχι εξαντλητικός:

—

Παροχή συμβουλών και βοήθειας σε τομείς, όπως η στέγαση, τα μέσα διαβίωσης, η ένταξη στην αγορά εργασίας, η ιατρική, ψυχολογική και κοινωνική περίθαλψη (τα υλικά και οι υπηρεσίες προσφέρονται)

—

Αριθμός ενεργειών που δίνουν τη δυνατότητα στους δικαιούχους να προσαρμόζονται από κοινωνικής και πολιτισμικής πλευράς στην κοινωνία του κράτους μέλους και να συμμερίζονται τις αξίες που είναι εγγεγραμμένες στον Χάρτη Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης

—

Ενέργειες με σκοπό την προώθηση της διαρκούς και βιώσιμης συμμετοχής στην κοινωνική και πολιτιστική ζωή

—

Χρηματική αξία της άμεσης στήριξης (τροφή, ένδυση, στέγαση, κ.λπ.)

—

Αριθμός των παρεχόμενων υπηρεσιών ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης

—

Αριθμός ωρών παρεχόμενης εκπαίδευσης ή κατάρτισης (π.χ. εκμάθηση γλώσσας ή επαγγελματική κατάρτιση)

—

Διάρκεια επικοινωνίας κοινωνικών λειτουργών με δικαιούχους της ομάδας στόχου

—

Αριθμός χρηστών προϊόντων παραγόμενων στο πλαίσιο των έργων (πληροφοριών, μετάφρασης κειμένων, κ.λπ.)

—

Συγκεκριμένες βελτιώσεις όσον αφορά την ένταξη προσφύγων

—

Ενέργειες με σκοπό την προώθηση της ισότητας πρόσβασης καθώς και της ισότητας των αποτελεσμάτων σχετικά με διαβήματα των προσώπων αυτών προς δημόσιους φορείς

—

Άλλο (να προσδιοριστεί)

x.

Προβολή της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ

Να περιγραφούν οι μηχανισμοί που εξασφαλίζουν την προβολή της χρηματοδότησης από το ΕΤΠ για κάθε δραστηριότητα σχετική με έργα χρηματοδοτούμενα στο πλαίσιο αυτού του μέτρου

…

…

…

…

…

xi.

Τα προαναφερόμενα μέτρα πρέπει να συμπληρώνουν παρόμοια μέτρα χρηματοδοτούμενα από άλλα μέσα και να προστίθενται στα εθνικά μέτρα

Τα κράτη μέλη πρέπει να αποδείξουν ότι τα προτεινόμενα μέτρα είναι απόλυτα ενταγμένα και συντονισμένα με παρόμοιες ενέργειες χρηματοδοτούμενες από άλλα εθνικά ή κοινοτικά μέσα και ότι συμπληρώνουν αλλά δεν αντικαθιστούν τις εθνικές ενέργειες

…

…

…

…

…

3.3.   Ενεργεια Γ): Εκούσιος επαναπατρισμός των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχουν αποκτήσει νέα ιθαγένεια και ότι δεν έχουν εγκαταλείψει το έδαφος του κράτους μέλους

i.

Ανάγκες που αιτιολογούν την εκτέλεση της ενέργειας

…

…

ii.

Σκοπός της ενέργειας

…

…

iii.

Σχέδιο χρηματοδότησης  (3)

Πιστώσεις του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους πρόσφυγες

A

0,00 €

0,00 %

Κρατικές πιστώσεις

Β

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις περιφερειών

Γ

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις τοπικών αρχών

Δ

0,00 €

0,00 %

Εθνικές πιστώσεις

Ε = Β+Γ+Δ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δημόσιων πιστώσεων

ΣΤ = Α+Ε

0,00 €

0,00 %

Ιδιωτικές πιστώσεις

Ζ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δαπανών

Η = ΣΤ+Ζ

0,00 €

0,00 %

iv.

Χρονοδιάγραμμα

(Τα έργα πρέπει να αρχίσουν εντός της περιόδου από την 1η Ιανουαρίου έως την 31η Δεκεμβρίου του έτους προγράμματος. Κατ’ εξαίρεση, τα έργα στο πλαίσιο του προγράμματος 2005 πρέπει να αρχίσουν κατά την περίοδο από την 1η Ιανουαρίου 2005 έως την 30ή Ιουνίου 2006. Οι δαπάνες των έργων όσον αφορά το ετήσιο πρόγραμμα 2005 μπορούν να είναι επιλέξιμες από την 1η Ιανουαρίου 2005)

Ημερομηνία έναρξης: …

Ημερομηνία λήξης: …

v.

Ενέργειες προς υλοποίηση (επιχειρησιακές κατευθυντήριες γραμμές)

Παραπομπή στις ενέργειες που απαριθμούνται στο άρθρο 7 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

…

…

…

…

…

vi.

Συνέχεια που δίδεται μετά τον επαναπατρισμό

Να περιγραφεί το σύστημα που δημιουργήθηκε για την παρακολούθηση και την εποπτεία μετά τον εκούσιο επαναπατρισμό

vii.

Ομάδες στόχοι

Τα άτομα που ορίζονται στο άρθρο 3 της απόφασης για το ΕΤΠ, υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχουν αποκτήσει νέα ιθαγένεια (πολιτογραφημένα άτομα) και ότι δεν έχουν εγκαταλείψει το έδαφος του κράτους μέλους (να προσδιοριστεί)

viii.

Δικαιούχοι επιχορήγησης

(ΜΚΟ, ομοσπονδιακές, εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές αρχές, άλλες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, κ.λπ.)

ix.

Συμμετέχουσες εθνικές αρχές

Να προσδιοριστεί εάν συμμετέχουν άλλες αρχές εκτός από την αρμόδια αρχή που προβλέπεται στο άρθρο 13 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

x.

Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα

Ο κατάλογος των ακόλουθων παραδειγμάτων είναι ενδεικτικός και όχι εξαντλητικός:

—

αριθμός χρηστών πληροφοριών και υπηρεσιών παροχής συμβουλών σχετικά με πρωτοβουλίες ή προγράμματα εκούσιου επαναπατρισμού

—

αριθμός ατόμων (επαγγελματιών, αρχηγών οικογενειών, μελών οικογενειών) που επιστρέφουν στη χώρα καταγωγής τους

—

αριθμός ατόμων που παρέμειναν αλλά έλαβαν στήριξη σχετική με επαναπατρισμό

—

πρόσθετο οικονομικό όφελος για τη χώρα καταγωγής (π.χ. αριθμός νέων θέσεων απασχόλησης, ίδρυση επιχειρήσεων, κ.λπ.)

—

παροχή πληροφοριών σχετικά με πτυχές που αφορούν τον επαναπατρισμό, συμπεριλαμβανομένων της οικονομικής, διοικητικής και πολιτικής κατάστασης στη χώρα καταγωγής, των ευκαιριών απασχόλησης, των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας και άλλων νομικών ζητημάτων

—

αξία της χρηματοδοτικής βοήθειας προς τους επαναπατριζόμενους

—

συνεργασία με παρόμοια έργα σε άλλα κράτη μέλη

—

διάρκεια επικοινωνίας κοινωνικών λειτουργών με δικαιούχους της ομάδας στόχου

—

αριθμός χρηστών προϊόντων παραγόμενων στο πλαίσιο των έργων (ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση στη χώρα ή περιφέρεια καταγωγής ή τόπο προηγούμενης συνήθους διαμονής)

—

ποσοτικά εκφρασμένος αντίκτυπος των ενεργειών κοινοτήτων ατόμων προερχομένων από τη χώρα καταγωγής και κατοικούντων στην Ευρωπαϊκή Ένωση όσον αφορά τη διευκόλυνση του εκούσιου επαναπατρισμού των προσώπων που αναφέρονται στην απόφαση 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου

—

ενέργειες που διευκολύνουν την οργάνωση και την εφαρμογή εθνικών προγραμμάτων ή πρωτοβουλιών εκούσιου επαναπατρισμού

—

άλλο (να προσδιοριστεί)

xi.

Προβολή της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ

Να περιγραφούν οι μηχανισμοί για την εξασφάλιση της προβολής της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ για κάθε δραστηριότητα που συνδέεται με έργα χρηματοδοτούμενα στο πλαίσιο αυτού του μέτρου

…

…

…

…

…

xii.

Τα προαναφερόμενα έργα πρέπει να συμπληρώνουν παρόμοια έργα χρηματοδοτούμενα από άλλα μέσα και να προστίθενται στις εθνικές ενέργειες

Το κράτος μέλος πρέπει να αποδείξει ότι οι προτεινόμενες ενέργειες είναι απόλυτα ενταγμένες και συντονισμένες με παρόμοιες ενέργειες χρηματοδοτούμενες από άλλα εθνικά (καθώς και περιφερειακά και τοπικά) ή κοινοτικά μέσα και ότι συμπληρώνουν αλλά δεν αντικαθιστούν τις εθνικές ενέργειες

4.   ΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΗΘΕΙΑ

i.

Ανάγκες που αιτιολογούν την προσφυγή σε τεχνική βοήθεια

Λεπτομερής περιγραφή των διαθέσιμων πόρων και των πρόσθετων αναγκών για την εφαρμογή του προγράμματος ΕΤΠ

…

…

ii.

Σκοπός της τεχνικής βοήθειας (άρθρο 18 της απόφασης 2004/904/ΕΚ)

…

…

iii.

Σχέδιο χρηματοδότησης  (4)

Πιστώσεις του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους πρόσφυγες

A

0,00 €

0,00 %

Κρατικές πιστώσεις

Β

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις περιφερειών

Γ

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις τοπικών αρχών

Δ

0,00 €

0,00 %

Εθνικές πιστώσεις

Ε = Β+Γ+Δ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δημόσιων πιστώσεων

ΣΤ = Α+Ε

0,00 €

0,00 %

Ιδιωτικές πιστώσεις

Ζ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δαπανών

Η = ΣΤ+Ζ

0,00 €

0,00 %

iv.

Χρονοδιάγραμμα

(Τα μέτρα για την παροχή τεχνικής βοήθειας πρέπει να αρχίσουν εντός της περιόδου από την 1η Ιανουαρίου έως την 31η Δεκεμβρίου του έτους προγράμματος. Κατ’ εξαίρεση, τα έργα στο πλαίσιο του προγράμματος 2005 πρέπει να αρχίσουν κατά την περίοδο από την 1η Ιανουαρίου 2005 έως την 30ή Ιουνίου 2006. Οι δαπάνες έργων όσον αφορά το ετήσιο πρόγραμμα 2005 μπορούν να είναι επιλέξιμες από την 1η Ιανουαρίου 2005 έως την 31η Δεκεμβρίου 2006)

Ημερομηνία έναρξης: …

Ημερομηνία λήξης: …

v.

Ενέργειες προς υλοποίηση (επιχειρησιακές κατευθυντήριες γραμμές)

Ενέργειες για την κάλυψη της τεχνικής και διοικητικής βοήθειας σχετικά με την προετοιμασία, την παρακολούθηση και την αξιολόγηση των ενεργειών του προγράμματος, για παράδειγμα:

α)

Οι δαπάνες που συνδέονται με την προετοιμασία, την επιλογή, την αξιολόγηση και την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων που συγχρηματοδοτούνται από το ΕΤΠ. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη μίσθωση ή την αγορά μηχανοργανωμένων συστημάτων, δεόντως αιτιολογημένων από την αρμόδια αρχή και ανάλογων με το μέγεθος του προγράμματος. Ο εξοπλισμός που μισθώνεται ή αγοράζεται μπορεί να χρησιμοποιείται μόνο για την εκτέλεση του προγράμματος. Οι κανόνες επιλεξιμότητας ισχύουν για τη μίσθωση

β)

Οι ενημερωτικές ενέργειες και οι δαπάνες που συνδέονται με την προβολή της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ

γ)

Οι δαπάνες που συνδέονται με λογιστικούς και επιτόπου ελέγχους των έργων

δ)

Οι δαπάνες που συνδέονται με τις αμοιβές, συμπεριλαμβανομένων των εισφορών κοινωνικής ασφάλισης, είναι επιλέξιμες μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

ε)

των μονίμων υπαλλήλων που έχουν αποσπαστεί προσωρινά με επίσημη απόφαση της αρμόδιας αρχής και στους οποίους έχει ανατεθεί η εκτέλεση των καθηκόντων που απαριθμούνται στα παραπάνω σημεία 2 έως 4

στ)

των έκτακτων υπαλλήλων ή προσωπικού του ιδιωτικού τομέα που έχουν προσληφθεί αποκλειστικά και μόνο για την εκτέλεση των καθηκόντων που απαριθμούνται στα παραπάνω σημεία 2 έως 4

vi.

Διαδικασία σύναψης συμβάσεων

Οι εθνικές αρχές που εφαρμόζουν το πρόγραμμα ΕΤΠ (και άλλα εκτελεστικά όργανα που συμμετέχουν στην εφαρμογή, εάν υπάρχουν). Να προσδιοριστεί κυρίως βάσει ποιων διαδικασιών ανάθεσης πρέπει να γίνεται η διαχείριση των δαπανών τεχνικής βοήθειας

vii.

Συμμετέχουσες εθνικές αρχές

Να προσδιοριστεί εάν συμμετέχουν άλλες αρχές εκτός από την αρμόδια αρχή που προβλέπεται στο άρθρο 13 της απόφασης για το ΕΤΠ

viii.

Αναμενόμενα ποσοτικά εκφρασμένα αποτελέσματα

π.χ.:

—

Ποσοτική βελτίωση της εφαρμογής του ΕΤΠ

—

Βελτιώσεις όσον αφορά την προετοιμασία των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων και την επεξεργασία του προγράμματος (να προσδιοριστεί αριθμός ανθρωποημερών)

—

Αξιολόγηση των προτάσεων έργων (να προσδιοριστεί αριθμός):

—

Επιλογή έργων (προβλεπόμενος αριθμός):

—

Συνέχεια που δίδεται στα έργα και διαχείριση του προγράμματος (να προσδιοριστεί αριθμός ανθρωποημερών)

—

Λογιστικοί και επιτόπου έλεγχοι (να προσδιοριστεί αριθμός λογιστικών ελέγχων/επισκέψεων):

—

Εκθέσεις αξιολόγησης (να προσδιοριστεί αριθμός ανθρωποημερών)

—

Πρωτοβουλίες στον τομέα της δημοσιότητας (να προσδιοριστούν)

—

Εξοπλισμός που έχει μισθωθεί ή αγορασθεί (να προσδιοριστεί)

—

Άλλο (να προσδιοριστεί)

ix.

Προβολή της συγχρηματοδότησης από το ΕΤΠ

Η προβολή της χρηματοδότησης από το ΕΤΠ πρέπει να γίνεται σαφής σχετικά με κάθε δραστηριότητα που συνδέεται με τα έργα χρηματοδοτούμενα στο πλαίσιο του αυτού του μέτρου

x.

Τα προαναφερόμενα μέτρα πρέπει να συμπληρώνουν παρόμοια μέτρα χρηματοδοτούμενα από άλλα μέσα και να προστίθενται στα εθνικά μέτρα

Τα κράτη μέλη πρέπει να αποδείξουν ότι τα προτεινόμενα μέτρα είναι απόλυτα εντεταγμένα και συντονισμένα με παρόμοια μέτρα χρηματοδοτούμενα από άλλα εθνικά, κοινοτικά ή διεθνή μέσα και ότι συμπληρώνουν αλλά δεν αντικαθιστούν τα εθνικά μέτρα

5.   ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΕΤΟΣ (5)

Πιστώσεις του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους πρόσφυγες

A

0,00 €

0,00 %

Κρατικές πιστώσεις

Β

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις περιφερειών

Γ

0,00 €

0,00 %

Πιστώσεις τοπικών αρχών

Δ

0,00 €

0,00 %

Εθνικές πιστώσεις

Ε = Β+Γ+Δ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δημόσιων πιστώσεων

ΣΤ = Α+Ε

0,00 €

0,00 %

Ιδιωτικές πιστώσεις

Ζ

0,00 €

0,00 %

Σύνολο δαπανών

Η = ΣΤ+Ζ

0,00 €

0,00 %

(1)  Βλ. άρθρο 15 της παρούσας απόφασης.

(2)  Βλ. άρθρο 15 της παρούσας απόφασης.

(3)  Βλ. άρθρο 15 της παρούσας απόφασης.

(4)  Το πολύ 7 % των ετήσιων πιστώσεων των κρατών μελών, συν 30 000 ευρώ. Χωρίς υποχρέωση συγχρηματοδότησης. Βλ. άρθρο 15 της παρούσας απόφασης.

(5)  Βλ. άρθρο 15 της παρούσας απόφασης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΠΡΟΟΔΟΥ

(Άρθρο 23 παράγραφος 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ)

Αποστέλλεται στην ακόλουθη διεύθυνση:

European Commission

Directorate-General for Justice, Freedom and Security

Unit B/4 European Refugee Fund

B-1049 Brussels

Κράτος μέλος: …Έτος του ετήσιου προγράμματος: …Αρμόδια αρχή: …(όνομα αρμοδίου επικοινωνίας, υπηρεσία ή οργανισμός, διεύθυνση, φαξ, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση)Προβλεπόμενη προθεσμία: όταν το 70 % του ποσού της αρχικής πληρωμής καταβληθεί στο επίπεδο του τελικού δικαιούχου.

A.   ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

1)   Περιγραφή των δομών διαχείρισης του ετήσιου προγράμματος, των χρηματοδοτικών κυκλωμάτων, της μεθόδου και των κριτηρίων επιλογής των έργων, του συστήματος παρακολούθησης (εάν τα στοιχεία είναι ίδια με αυτά που αναφέρονται στην αίτηση συγχρηματοδότησης: παραπομπή στην αίτηση αυτή).

2)   Επιλογή των έργων: δραστηριότητες και αποτελέσματα (π.χ. ημερομηνία δημοσίευσης της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων, αριθμός αιτήσεων, αριθμός επιλεγέντων έργων, μέσο κόστος επιλεγέντων έργων). Περιγραφή των δραστηριοτήτων τεχνικής βοήθειας κατά την εκτέλεση του προγράμματος.

3)   Ενημέρωση και προβολή: δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν. Λεπτομερής περιγραφή του τρόπου με τον οποίο εξασφαλίστηκε η προβολή της κοινοτικής συγχρηματοδότησης. Όλα τα έγγραφα και τα δημοσιεύματα σχετικά με τα έργα πρέπει να φέρουν μνεία της κοινοτικής συγχρηματοδότησης: «Το έργο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες».

4)   Πληροφορίες για τους ελέγχους που διενεργήθηκαν σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.

5)   Πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους που συνδέονται με τις δραστηριότητες (κίνδυνος μπορεί να είναι ένα γεγονός που θα έχει επιπτώσεις στην επίτευξη στόχων).

Β.   ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

1)   Χρονοδιάγραμμα

—

Ημερομηνία έναρξης της εκτέλεσης του εθνικού ετήσιου προγράμματος

—

Ημερομηνία λήξης του εθνικού ετήσιου προγράμματος (τελική προθεσμία για την εκτέλεση των δαπανών βάσει της απόφασης συγχρηματοδότησης)

2)   Δημοσιονομικές πλευρές

Πίνακας δημοσιονομικής έκθεσης (να προσδιοριστεί η ημερομηνία — το νωρίτερο ένα μήνα πριν από την υποβολή της συνοπτικής έκθεσης)

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ

(Έκθεση προόδου, άρθρο 23 παράγραφος 3)

ΕΘΝΙΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΤΠ

ΧΩΡΑ

Κατάσταση στις

Έτος προγράμματος


 

Προγραμματισμένο

(1)

Αναλήψεις υποχρεώσεων

(2)

Πληρωμές

(3)

% πληρωμών

(4=3/2)

 

 

Σύνολο δαπανών

(α)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ

(β)

Σύνολο δαπανών

(α)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών

(β)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ

(γ)

Σύνολο δαπανών

(α)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών

(β)

Τελικό ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ

(γ)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ

(δ)

Σύνολο δαπανών

(α)

Τελική οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ

(β)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ

(γ)

Υπόλοιπο ΕΤΠ προς καταβολή ή είσπραξη από την ΑΑ

(5)

Δραστηριότητα Α — Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Α

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Δραστηριότητα Β — Ένταξη

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Β

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Δραστηριότητα Γ — Εκούσιος επαναπατρισμός

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Γ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Δραστηριότητα Δ — Έργα που καλύπτουν περισσότερες από μια δραστηριότητες

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Δ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

ΣΥΝΟΛΟ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Σύνολο Ε Τεχνική Βοήθεια

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

(1)

Προγραμματισμένο = όπως έχει προγραμματιστεί στο σχετικό ετήσιο πρόγραμμα (μερικές φορές χωρίς καμία λεπτομέρεια ανά έργο στο στάδιο αυτό).

(1α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες των ενεργειών όπως προβλέπονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα.

(1β)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ = ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ ανά ενέργεια όπως προβλέπεται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα.

(2)

Αναλήψεις υποχρεώσεων = βάσει της συμφωνίας συγχρηματοδότησης/απόφασης χρηματοδότησης μεταξύ της αρμόδιας αρχής και του δικαιούχου οργανισμού.

(2α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες της ενέργειας βάσει της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης.

(2β)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών = συνολικές επιλέξιμες δαπάνες της ενέργειας βάσει της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης (= Σύνολο δαπανών — Εισφορές σε είδος).

(2γ)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ = μέγιστο ποσό χρηματοδότησης ΕΤΠ βάσει της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης μεταξύ της μεταξύ της αρμόδιας αρχής και του δικαιούχου.

(3)

Πληρωμές = πραγματικές δαπάνες που έχουν ήδη καταβληθεί.

(3α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες της ενέργειας που πραγματοποίησε ο δικαιούχος με βάση την έγκριση της αρμόδιας αρχής.

(3β)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών = επιλέξιμες δαπάνες της ενέργειας που πραγματοποίησε ο δικαιούχος με βάση την έγκριση της αρμόδιας αρχής (= Συνολικές δαπάνες — Εισφορές σε είδος).

(3γ)

Οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ = τελικό ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που οφείλεται στον δικαιούχο σύμφωνα με τις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης και τις δαπάνες που έχει εγκρίνει η αρμόδια αρχή.

(3δ)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ = ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που καταβλήθηκε ήδη από την αρμόδια αρχή στον δικαιούχο (συμπεριλαμβανομένων των εισπραχθέντων ποσών).

(4)

Διαφορά μεταξύ των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών που ήδη πραγματοποιήθηκαν.

(4α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες της ενέργειας που πραγματοποίησε ο δικαιούχος με βάση την έγκριση της αρμόδιας αρχής (3α)/συνολικές δαπάνες της ενέργειας όπως με βάση τη συμφωνία επιχορήγησης ή την απόφαση χρηματοδότησης (2α).

(4β)

Τελική οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ = τελικό ποσό της οφειλόμενης χρηματοδότησης ΕΤΠ (3γ)/ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που χορηγήθηκε στην ενέργεια (2β).

(4γ)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ = ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που καταβλήθηκε ήδη στον δικαιούχο με βάση τις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης ή της απόφασης χρηματοδότησης (3δ)/ ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που χορηγήθηκε στην ενέργεια (2β).

(5)

Υπόλοιπο ΕΤΠ προς καταβολή ή είσπραξη = διαφορά μεταξύ του τελικού ποσού της χρηματοδότησης ΕΤΠ που οφείλεται στον δικαιούχο με βάση τις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης/της απόφασης χρηματοδότησης και του ποσού της χρηματοδότησης ΕΤΠ που καταβλήθηκε ήδη στον δικαιούχο από την αρμόδια αρχή (συμπεριλαμβανομένων των εισπραχθέντων ποσών) – (5) = 3(γ) – 3(δ).

ΔΗΛΩΣΗ ΤΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΤΠ

(Άρθρο 23 παράγραφος 3 και άρθρο 24 της απόφασης του Συμβουλίου)

Αριθμός σχετικής της Επιτροπής:

Χώρα:

Ημερομηνία:

(σε ευρώ)

Δραστηριότητες

Σύνολο δαπανών

Επιλέξιμες δαπάνες

Εισφορές σε είδος

Σύνολο δαπανών

Άμεσες επιλέξιμες δαπάνες

Έμμεσες επιλέξιμες δαπάνες

Σύνολο επιλέξιμες δαπάνες

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 3

 

 

 

 

 

Α)

Σύνολο διαδικασιών υποδοχής & ασύλου

 

 

 

 

 

Ένταξη — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Ένταξη — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Β)

Σύνολο ένταξης

 

 

 

 

 

Εκούσιος επαναπατρισμός — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Εκούσιος επαναπατρισμός — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Γ)

Σύνολο εκούσιου επαναπατρισμού

 

 

 

 

 

Μεικτά — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Μεικτά — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Δ)

Σύνολο έργων που καλύπτουν περισσότερες από μια δραστηριότητες

 

 

 

 

 

Ε)

Τεχνική βοήθεια

 

 

 

 

 

ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ

 

 

 

 

 

β)   Πληρωμές από την Επιτροπή, με τις αντίστοιχες ημερομηνίες

3)   Εκτέλεση των ενεργειών του προγράμματος

α)   Κύριοι στόχοι των επιλεγέντων έργων ανά δραστηριότητα (παρακαλείσθε να χρησιμοποιείτε τους κατάλληλους δείκτες που αναφέρονται στην αίτηση συγχρηματοδότησης με παραδείγματα επιλεγέντων έργων)

β)   Ποσοτική εκτίμηση των αναμενόμενων αποτελεσμάτων (παρακαλείσθε να ενημερώνετε την ποσοτική εκτίμηση των δεικτών ανά μέτρο που περιλαμβάνεται στην αίτηση συγχρηματοδότησης)

γ)   Προβλήματα που αντιμετωπίσθηκαν κατά την εφαρμογή του εθνικού ετήσιου προγράμματος

δ)   Άλλες παρατηρήσεις σχετικά με την εφαρμογή

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΕΛΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ

(Άρθρο 23 παράγραφος 4 της απόφασης 2004/904/ΕΚ)

Αποστέλλεται στην ακόλουθη διεύθυνση:

European Commission

Directorate-General for Justice, Freedom and Security

Unit B/4 European Refugee Fund

B-1049 Brussels

Κράτος μέλος: …Έτος ετήσιου προγράμματος: …Αρμόδια αρχή: …(όνομα αρμοδίου επικοινωνίας, υπηρεσία ή οργανισμός, διεύθυνση, φαξ, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση)Προβλεπόμενη προθεσμία: το πολύ εντός εννέα μηνών από την επιλέξιμη προθεσμία για το ετήσιο πρόγραμμα.

A.   ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

1)   Περιγραφή τυχόν σημαντικών εξελίξεων όσον αφορά την κατάσταση που επικρατεί στο κράτος μέλος, σε σύγκριση με την κατάσταση που περιγράφεται στο ετήσιο πρόγραμμα.

2)   Συνέπειες των ανωτέρω εξελίξεων στην εκτέλεση του προγράμματος.

3)   Μέτρα που λήφθηκαν για την εξασφάλιση της συνοχής και της συμπληρωματικότητας με άλλες συγγενείς πολιτικές σε εθνικό ή ευρωπαϊκό επίπεδο (όπως πολιτική ανταγωνισμού, δημοσίων συμβάσεων, ίσων ευκαιριών και περιβάλλοντος).

B.   ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

1)   Περιγραφή των δομών διαχείρισης του προγράμματος, των χρηματοδοτικών κυκλωμάτων, της μεθόδου και των κριτηρίων για την επιλογή των έργων, του συστήματος παρακολούθησης και ελέγχου (εάν τα στοιχεία είναι ίδια με αυτά που αναφέρονται στην αίτηση συγχρηματοδότησης: παραπομπή αίτηση αυτή).

2)   Λεπτομερή στοιχεία για τυχόν τροποποιήσεις των συστημάτων διαχείρισης και παρακολούθησης του προγράμματος.

3)   Περιγραφή των δραστηριοτήτων τεχνικής βοήθειας που πραγματοποιήθηκαν κατά την εκτέλεση του προγράμματος: αποτελέσματα.

4)   Ενημέρωση και προβολή: δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν. Λεπτομερής περιγραφή του τρόπου με τον οποίο εξασφαλίστηκε η προβολή της κοινοτικής συγχρηματοδότησης. Όλα τα έγγραφα και δημοσιεύματα σχετικά με το έργο πρέπει να φέρουν μνεία της κοινοτικής συγχρηματοδότησης. «Το παρόν έργο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες». (Να επισυναφθεί αντίγραφο όλων των σχετικών με το έργο δημοσιεύσεων, άρθρων στον τύπο, κ.λπ.).

5)   Πληροφορίες για τους ελέγχους που διενεργήθηκαν σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, συμπεριλαμβανομένης επεξήγησης σχετικά με τις πλευρές κόστους-οφέλους της μεθόδου δειγματοληψίας σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 2 της παρούσας απόφασης.

6)   Πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους που συνδέονται με τις δραστηριότητες (κίνδυνος μπορεί να είναι ένα γεγονός που θα έχει αντίκτυπο στην επίτευξη των στόχων).

Γ.   ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

1)   Χρονοδιάγραμμα

—

Ημερομηνία έναρξης της εκτέλεσης του εθνικού ετήσιου προγράμματος

—

Ημερομηνία λήξης του εθνικού ετήσιου προγράμματος (τελική προθεσμία για την εκτέλεση των δαπανών βάσει της απόφασης συγχρηματοδότησης)

2)   Δημοσιονομικές πλευρές

Πίνακας δημοσιονομικής έκθεσης (να προσδιοριστεί ημερομηνία — το νωρίτερο ένα μήνα πριν από την υποβολή της συνοπτικής έκθεσης)

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ

(Τελική έκθεση άρθρο 23 παράγραφος 4, άρθρο 24 παράγραφος 3 και άρθρο 28 παράγραφος 2)

ΕΘΝΙΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΤΠ

ΧΩΡΑ

Κατάσταση στις

Έτος προγράμματος


 

Προγραμματισμένο

(1)

Αναλήψεις υποχρεώσεων

(2)

Πληρωμές

(3)

% πληρωμών

(4=3/2)

 

 

Σύνολο δαπανών

(α)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ

(β)

Σύνολο δαπανών

(α)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών

(β)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ

(γ)

Σύνολο δαπανών

(α)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών

(β)

Τελική οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ

(γ)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ

(δ)

Σύνολο δαπανών

(α)

Τελική οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ

(β)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ

(γ)

Υπόλοιπο ΕΤΠ προς καταβολή ή είσπραξη από την ΑΑ

(5)

Δραστηριότητα Α — Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Α

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Δραστηριότητα Β — Ένταξη

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Β

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Δραστηριότητα Γ — Εκούσιος επαναπατρισμός

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Γ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Δραστηριότητα Δ — Έργα που καλύπτουν περισσότερες από μια δραστηριότητες

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Σύνολο δραστηριότητας Δ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

ΣΥΝΟΛΟ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Σύνολο Ε Τεχνική Βοήθεια

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

(1)

Προγραμματισμένο = όπως έχει προγραμματιστεί στο σχετικό ετήσιο πρόγραμμα (μερικές φορές χωρίς καμία λεπτομέρεια ανά έργο στο στάδιο αυτό).

(1α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες των ενεργειών όπως προβλέπονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα.

(1β)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ = ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ ανά ενέργεια όπως προβλέπεται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα.

(2)

Αναλήψεις υποχρεώσεων = βάσει της συμφωνίας συγχρηματοδότησης/απόφασης χρηματοδότησης μεταξύ της αρμόδιας αρχής και του δικαιούχου οργανισμού.

(2α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες της ενέργειας βάσει της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης.

(2β)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών = συνολικές επιλέξιμες δαπάνες της ενέργειας βάσει της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης (= Σύνολο δαπανών — Εισφορές σε είδος).

(2γ)

Χρηματοδότηση ΕΤΠ = μέγιστο ποσό χρηματοδότησης ΕΤΠ βάσει της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης μεταξύ της μεταξύ της αρμόδιας αρχής και του δικαιούχου.

(3)

Πληρωμές = πραγματικές δαπάνες που έχουν ήδη καταβληθεί.

(3α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες της ενέργειας που πραγματοποίησε ο δικαιούχος με βάση την έγκριση της αρμόδιας αρχής.

(3β)

Σύνολο επιλέξιμων δαπανών = επιλέξιμες δαπάνες της ενέργειας που πραγματοποίησε ο δικαιούχος με βάση την έγκριση της αρμόδιας αρχής (= Συνολικές δαπάνες — Εισφορές σε είδος).

(3γ)

Οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ = Οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ = τελικό ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που οφείλεται στον δικαιούχο σύμφωνα με τις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης/απόφασης χρηματοδότησης και τις δαπάνες που έχει εγκρίνει η αρμόδια αρχή.

(3δ)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ = ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που καταβλήθηκε ήδη από την αρμόδια αρχή στον δικαιούχο (συμπεριλαμβανομένων των εισπραχθέντων ποσών).

(4)

Διαφορά μεταξύ των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών που ήδη πραγματοποιήθηκαν.

(4α)

Σύνολο δαπανών = συνολικές δαπάνες της ενέργειας που πραγματοποίησε ο δικαιούχος με βάση την έγκριση της αρμόδιας αρχής (3α)/συνολικές δαπάνες της ενέργειας όπως με βάση τη συμφωνία επιχορήγησης ή την απόφαση χρηματοδότησης (2α).

(4β)

Τελική οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ = τελικό ποσό της οφειλόμενης χρηματοδότησης ΕΤΠ (3γ)/ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που χορηγήθηκε στην ενέργεια (2β).

(4γ)

Καταβληθείσα χρηματοδότηση ΕΤΠ = ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που καταβλήθηκε ήδη στον δικαιούχο με βάση τις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης ή της απόφασης χρηματοδότησης (3δ)/ ποσό της χρηματοδότησης ΕΤΠ που χορηγήθηκε στην ενέργεια (2β).

(5)

Υπόλοιπο ΕΤΠ προς καταβολή ή είσπραξη = διαφορά μεταξύ του τελικού ποσού της χρηματοδότησης ΕΤΠ που οφείλεται στον δικαιούχο με βάση τις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης/της απόφασης χρηματοδότησης και του ποσού της χρηματοδότησης ΕΤΠ που καταβλήθηκε ήδη στον δικαιούχο από την αρμόδια αρχή (συμπεριλαμβανομένων των εισπραχθέντων ποσών) – (5) = 3(γ) – 3(δ).

ΤΕΛΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ ΤΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΤΠ

(Άρθρο 23 παράγραφος 3 και άρθρο 24 παράγραφος 3 της απόφασης του Συμβουλίου)

Αριθμός σχετικής της Επιτροπής:

Χώρα:

Ημερομηνία:

(σε ευρώ)

Δραστηριότητες

Σύνολο δαπανών

Επιλέξιμες δαπάνες

Εισφορές σε είδος

Σύνολο δαπανών

Άμεσες επιλέξιμες δαπάνες

Έμμεσες επιλέξιμες δαπάνες

Σύνολο επιλέξιμες δαπάνες

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 3

 

 

 

 

 

Α)

Σύνολο διαδικασιών υποδοχής & ασύλου

 

 

 

 

 

Ένταξη — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Ένταξη — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Β)

Σύνολο ένταξης

 

 

 

 

 

Εκούσιος επαναπατρισμός — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Εκούσιος επαναπατρισμός — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Γ)

Σύνολο εκούσιου επαναπατρισμού

 

 

 

 

 

Μεικτά — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

Μεικτά — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

Δ)

Σύνολο έργων που καλύπτουν περισσότερες από μια δραστηριότητες

 

 

 

 

 

Ε)

Τεχνική βοήθεια

 

 

 

 

 

ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ

 

 

 

 

 


Δραστηριότητες

Πηγες εσοδων

Δημόσιες

Ιδιωτικές

Εισφορές σε είδος

Σύνολο

Κοινότητα (ΕΤΠ)

(Μέγιστη οφειλόμενη χρηματοδότηση ΕΤΠ)

Κράτος

Περιφέρειες

Τοπικές αρχές

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

0,00

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

0,00

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου — Ενέργεια 3

 

 

 

 

 

 

0,00

Α)

Σύνολο διαδικασιών υποδοχής & ασύλου

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Ένταξη — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

0,00

Ένταξη — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

0,00

Β)

Σύνολο ένταξης

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Εκούσιος επαναπατρισμός — Ενέργεια 1

 

 

 

 

 

 

0,00

Εκούσιος επαναπατρισμός — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

0,00

Γ)

Σύνολο εκούσιου επαναπατρισμού

 

 

 

 

 

 

0,00

Μεικτά — Ενέργεια 1

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Μεικτά — Ενέργεια 2

 

 

 

 

 

 

0,00

Δ)

Σύνολο έργων που καλύπτουν περισσότερες από μια δραστηριότητες

 

 

 

 

 

 

0,00

Ε)

Τεχνική βοήθεια

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Γενικό Σύνολο

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Προσάρτημα στην κατάσταση δαπανών

Εισπραχθέντα ποσά περιλαμβανόμενα στην παρούσα δήλωση δαπανών

Έργο υποδοχής & διαδικασίες ασύλου — Ενέργεια 2

Ποσό που πρέπει να επιστραφεί

 

Οφειλέτης

 

Ημερομηνία έκδοσης της εντολής είσπραξης

 

Αρχή που εξέδωσε την εντολή είσπραξης

 

Ημερομηνία είσπραξης

 

Εισπραχθέν ποσό

 


Έργο υποδοχής — Ενέργεια 3

Ποσό που πρέπει να επιστραφεί

 

Οφειλέτης

 

Ημερομηνία έκδοσης της εντολής είσπραξης

 

Αρχή που εξέδωσε την εντολή είσπραξης

 

Ημερομηνία είσπραξης

 

Εισπραχθέν ποσό

 

β)   Πληρωμές από την Επιτροπή, με τις αντίστοιχες ημερομηνίες

3)   Μέτρα εφαρμογής και μέτρα του προγράμματος

α)   Περιγραφή των πρακτικών και συγκεκριμένων μέσων που χρησιμοποιήθηκαν για την εκτέλεση των ενεργειών που προβλέπονται στο εθνικό ετήσιο πρόγραμμα

Παράδειγμα:

Ενέργεια

Έργο που περιγράφεται στο εθνικό πρόγραμμα εφαρμογής

Υλοποίηση

A — Υποδοχή

Έργο 1 — Δημιουργία υποδομής για την υποδοχή 1 000 ατόμων

—

δημιουργία κέντρου για την υποδοχή 450 ατόμων, που βρίσκεται στ …

—

αύξηση της χωρητικότητας των υπαρχόντων κέντρων που βρίσκονται στ … για την υποδοχή 500 ατόμων

β)   Αποτέλεσμα και αντίκτυπος (ποιοτική και ποσοτική περιγραφή με βάση τους σχετικούς δείκτες που ορίζονται στην αίτηση συγχρηματοδότησης), αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας (σε σύγκριση με τις προβλέψεις) και βέλτιστη χρησιμοποίηση των πόρων

γ)   Άλλες παρατηρήσεις σχετικά με την υλοποίηση

4)   Κατά περίπτωση, περιγραφή ενδεχόμενων διακρατικών δραστηριοτήτων ή/και του αντικτύπου του προγράμματος

5)   Λεπτομερής περιγραφή των προβλημάτων που αντιμετωπίστηκαν κατά την εφαρμογή του εθνικού ετήσιου προγράμματος

Ε.   ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ ΕΛΕΓΧΟΥ

1)   Λεπτομερή στοιχεία για τυχόν τροποποιήσεις του συστήματος ελέγχου

2)   Αποτελέσματα των ελέγχων αυτών, παρατυπίες που διαπιστώθηκαν και γνωστοποιήθηκαν, ενέργειες που αναλήφθηκαν από την αρμόδια αρχή

3)   Κατάλληλες ενέργειες που αναλήφθηκαν από την αρμόδια αρχή μετά τις παρατηρήσεις που προέκυψαν από τις αποστολές ελέγχου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Ελεγκτικού Συνεδρίου, Ευρωπαϊκής Επιτροπής)

4)   Λεπτομερείς πληροφορίες για περιπτώσεις παρατυπιών που διαπιστώνονται, όταν υπάρχει υπόνοια απάτης και όταν μπορεί να εξεταστεί η ανάληψη κατάλληλης ενέργειας

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΤΕΛΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ

Α.   Κατάλογος εγκεκριμένων έργων ανά δραστηριότητα

Β.   Συνοπτική περιγραφή των μεμονωμένων έργων (μισή σελίδα έκαστο) + συνοπτική αναφορά δημοσιονομικών δεικτών, προϋπολογισμός που διατέθηκε ανά έργο με τη μορφή πίνακα, τελικές δαπάνες ανά έργο

Γ.   Αξιολόγηση από ανεξάρτητο όργανο

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 5

ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ

ΑΙΤΗΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ

(να αποστέλλεται δια της ιεραρχικής οδού στη Unit B4 of DG Justice, Freedom and Security, LX 46, B-1049 Brussels)

Ονομασία του προγράμματος: …

Απόφαση της Επιτροπής αριθ. … της …

Σύμφωνα με το άρθρο 13 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, ο κάτωθι υπογεγραμμένος (όνομα με κεφαλαία, σφραγίδα, θέση και υπογραφή της αρμόδιας αρχής), που εκπροσωπώ την αρμόδια αρχή για την εφαρμογή του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες, υποβάλλω αίτηση πληρωμής ύψους … ευρώ, που ανταποκρίνεται στη δεύτερη προκαταβολή/τελική πληρωμή. Η παρούσα αίτηση πληρωμής είναι παραδεκτή γιατί:

Να διαγραφεί ό,τι δεν ισχύει

α)

η έκθεση προόδου σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος εργασίας και η δήλωση δαπανών που αντιπροσωπεύει τουλάχιστον 70 % του ποσού της αρχικής πληρωμής που προβλέπεται στο άρθρο 23 παράγραφος 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

—

έχουν υποβληθεί

—

επισυνάπτονται

β)

η τελική έκθεση εκτέλεσης του ετήσιου προγράμματος και η τελική δήλωση δαπανών που προβλέπεται στο άρθρο 24 παράγραφος 4 και το άρθρο 28 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

—

έχουν υποβληθεί

—

επισυνάπτονται

γ)

οι αποφάσεις της αρμόδιας αρχής είναι συνεκτικές με το συνολικό ποσό της συμμετοχής του Ταμείου στις εν λόγω προτεραιότητες

 

δ)

συστάσεις για τη βελτίωση των ρυθμίσεων παρακολούθησης και διαχείρισης που έγιναν από την Επιτροπή βάσει του άρθρου 27 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

—

δόθηκε συνέχεια

—

δόθηκαν εξηγήσεις

—

δεν έγιναν συστάσεις

ε)

ενδεχόμενες αιτήσεις για διορθωτικά μέτρα βάσει του άρθρου 26 της απόφασης 2004/904/ΕΚ

—

δόθηκε συνέχεια

—

υποβλήθηκαν παρατηρήσεις

—

δεν περιλαμβάνονται δαπάνες

—

δεν έγιναν αιτήσεις

Οι πληρωμές πρέπει να γίνονται στον:

Δικαιούχο

 

Τράπεζα

 

Αριθ. λογαριασμού

 

Κάτοχο του λογαριασμού (εάν είναι άλλος από τον δικαιούχο)

 


Ημερομηνία

Όνομα με κεφαλαία γράμματα, σφραγίδα, θέση και υπογραφή της αρμόδιας αρχής

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 6

ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ (άρθρο 25)

Προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Γενική Διεύθυνση Δικαιοσύνης, Ελευθερίας και Ασφάλειας

ΔΗΛΩΣΗ ΤΗΣ ΑΡΜΟΔΙΑΣ ΑΡΧΗΣ

(να αποστέλλεται δια της ιεραρχικής οδού στη Unit B4 of DG Justice, Freedom and Security, LX 46, B-1049 Brussels)

1)

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος, … (να αναφερθεί το όνομα με κεφαλαία, ιδιότητα και υπηρεσία) υποβάλλω την τελική δήλωση δαπανών για το ετήσιο πρόγραμμα του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες για το έτος … καθώς και την αίτηση προς την Επιτροπή για την καταβολή του υπολοίπου της κοινοτικής συγχρηματοδότησης.

2)

Σχετικά με το ετήσιο πρόγραμμα για το έτος … μπορώ να εγγυηθώ ότι:

α)

η κατάσταση δαπανών είναι ακριβής και ότι προκύπτει από αξιόπιστα λογιστικά συστήματα και ότι στηρίζεται σε επαληθεύσιμα δικαιολογητικά,

β)

οι δηλωθείσες δαπάνες είναι σύμφωνες προς τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και ότι πραγματοποιήθηκαν για επιλεγμένα προς χρηματοδότηση έργα σύμφωνα με τα κριτήρια που εφαρμόζονται στο ετήσιο πρόγραμμα και με βάση τους σχετικούς κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,

γ)

όσον αφορά την πιστοποίηση, η αρχή πιστοποίησης έλαβε κατάλληλες πληροφορίες από την αρμόδια αρχή σχετικά με τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης, τα συγχρηματοδοτούμενα από το Ταμείο έργα και τους ελέγχους που διενεργούνται σε σχέση με τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στις καταστάσεις δαπανών,

δ)

τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που διενεργήθηκαν από την αρχή ελέγχου λήφθηκαν δεόντως υπόψη,

ε)

Η είσπραξη κοινοτικών χρηματοδοτήσεων οι οποίες μετά από διαπίστωση παρατυπιών αποδείχθηκε ότι καταβλήθηκαν αχρεωστήτως, μαζί με τους σχετικούς τόκους, αφαιρέθηκε δεόντως από τη δήλωση δαπανών.

Ημερομηνία

Όνομα με κεφαλαία γράμματα, σφραγίδα, θέση και υπογραφή της αρμόδιας αρχής

ΔΑΠΑΝΕΣ ΑΝΑ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ

Αριθμός σχετικός της Επιτροπής:

Επωνυμία:

Ημερομηνία:

(σε ευρώ)

Δραστηριότητα

Σύνολο καταβληθέντων επιλέξιμων δαπανών (1)

Δημόσιες

Ιδιωτικές

Σύνολο

Κοινότητα (ΕΤΠ)

Κράτος

Περιφέρειες

Τοπικές αρχές

Α)

Διαδικασίες υποδοχής & ασύλου

 

 

 

 

 

 

Β)

Ένταξη

 

 

 

 

 

 

Γ)

Εκούσιος επαναπατρισμός

 

 

 

 

 

 

Δ)

Έργα που καλύπτουν περισσότερες από μια δραστηριότητες

 

 

 

 

 

 

Ε)

Τεχνική Βοήθεια

 

 

 

 

 

 

Σύνολο

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Σύνολο ΕΤΠ

 

 

 

 

 

 

Προσάρτημα της κατάστασης δαπανών

Εισπραχθέντα ποσά από την τελευταία δήλωση δαπανών τα οποία περιλαμβάνονται στην παρούσα δήλωση δαπανών (ταξινομημένα ανά μέτρο)

Ποσό που πρέπει να επιστραφεί

 

Οφειλέτης

 

Ημερομηνία έκδοσης της εντολής είσπραξης

 

Αρχή που εξέδωσε την εντολή είσπραξης

 

Ημερομηνία είσπραξης

 

Εισπραχθέν ποσό

 


Ημερομηνία

Όνομα με κεφαλαία γράμματα, σφραγίδα, θέση και υπογραφή της αρμόδιας αρχής

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος, … (να αναφερθεί το όνομα με κεφαλαία, τίτλος και υπηρεσία) εξέτασα την τελική κατάσταση δαπανών σχετικά με το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες το … (να αναφερθεί η καλυπτόμενη περίοδος) και την αίτηση προς την Επιτροπή για την καταβολή του υπολοίπου.

ΠΕΔΙΟ ΤΗΣ ΕΞΕΤΑΣΗΣ

Η πιστοποίηση έχει σκοπό να εξασφαλίσει ότι:

α)

η κατάσταση δαπανών είναι ακριβής και ότι προκύπτει από αξιόπιστα λογιστικά συστήματα και ότι στηρίζεται σε επαληθεύσιμα δικαιολογητικά,

β)

οι δηλωθείσες δαπάνες είναι σύμφωνες προς τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και ότι πραγματοποιήθηκαν για επιλεγμένα προς χρηματοδότηση έργα σύμφωνα με τα κριτήρια που εφαρμόζονται στο ετήσιο πρόγραμμα και με βάση τους σχετικούς κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,

γ)

όσον αφορά την πιστοποίηση, η αρχή πιστοποίησης έλαβε κατάλληλες πληροφορίες από την αρμόδια αρχή σχετικά με τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης, τα συγχρηματοδοτούμενα από το Ταμείο έργα και τους ελέγχους που διενεργούνται σε σχέση με τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στις καταστάσεις δαπανών,

δ)

τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που διενεργήθηκαν από την αρχή ελέγχου λήφθηκαν δεόντως υπόψη,

ε)

η είσπραξη κοινοτικών χρηματοδοτήσεων οι οποίες μετά από διαπίστωση παρατυπιών αποδείχθηκε ότι καταβλήθηκαν αχρεωστήτως, μαζί με τους σχετικούς τόκους, αφαιρέθηκε δεόντως από τη δήλωση δαπανών.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

1)

Το πεδίο της εξέτασης περιορίστηκε από τα ακόλουθα:

α)

…

β)

…

γ)

κ.λπ.

(Στο σημείο αυτό πρέπει να αναφερθούν τα εμπόδια που αντιμετωπίστηκαν κατά τη διάρκεια της εξέτασης, για παράδειγμα προβλήματα του συστήματος, αδυναμίες διαχείρισης, απουσία διαδρομής ελέγχου, έλλειψη δικαιολογητικών εγγράφων, περιπτώσεις που αποτέλεσαν αντικείμενο δικαστικών διαδικασιών, κ.λπ. Επίσης πρέπει να εκτιμηθούν τα ποσά των δαπανών που προκλήθηκαν λόγω των εμποδίων αυτών καθώς και το ποσό της αντίστοιχης κοινοτικής συγχρηματοδότησης).

2)

Η εξέταση, μαζί με τα πορίσματα άλλων εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων στα οποία είχα πρόσβαση, αποκαλύπτουν μικρό/μεγάλο αριθμό σφαλμάτων/παρατυπιών (να προσδιοριστεί ο αριθμός κατάλληλα. Εάν είναι μεγάλος παρακαλείσθε να εξηγήσετε). Τα σφάλματα/παρατυπίες που επισημάνθηκαν αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά από τις αρμόδιες αρχές και δεν φαίνεται να επηρεάζουν το προς καταβολή ποσό της κοινοτικής συγχρηματοδότησης, με την επιφύλαξη των ακόλουθων εξαιρέσεων:

α)

…

β)

…

γ)

κ.λπ.

(Να αναφερθούν τα σφάλματα/παρατυπίες που δεν αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά και, για κάθε περίπτωση, ο πιθανός συστηματικός χαρακτήρας και έκταση του προβλήματος καθώς και τα ποσά της κοινοτικής συγχρηματοδότησης που φαίνεται ότι έχουν επηρεαστεί).

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Είτε:

Εάν δεν εμφανίστηκαν εμπόδια κατά την εξέταση, η συχνότητα των σφαλμάτων που διαπιστώθηκαν είναι χαμηλή και όλα τα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά:

α)

Με βάση την εξέταση και τα πορίσματα άλλων εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων στους οποίους έχω πρόσβαση, κατά τη γνώμη μου, η τελική κατάσταση δαπανών παρουσιάζει ορθά, όσον αφορά όλα τα ουσιαστικά σημεία, τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με την απόφαση 2004/904/ΕΚ και η αίτηση προς την Επιτροπή για την πληρωμή του υπολοίπου της κοινοτικής συγχρηματοδότησης φαίνεται ότι είναι έγκυρη.

Είτε:

Εάν εμφανίστηκαν ορισμένα εμπόδια κατά την εξέταση, αλλά η συχνότητα των σφαλμάτων δεν είναι υψηλή ή εάν ορισμένα προβλήματα δεν αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά:

β)

Με εξαίρεση τα θέματα που αναφέρονται στο σημείο 3 ή/και τα σφάλματα/παρατυπίες που αναφέρονται στο σημείο 4 οι οποίες αντιμετωπίστηκαν με ικανοποιητικό τρόπο, κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην εξέταση και στα πορίσματα άλλων εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων στους οποίους είχα πρόσβαση, η τελική κατάσταση δαπανών αντιπροσωπεύει πιστά τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με την απόφαση 2004/904/ΕΚ και τους κανόνες εφαρμογής της, και η αίτηση προς την Επιτροπή για την καταβολή του υπολοίπου της κοινοτικής συγχρηματοδότησης φαίνεται ότι είναι έγκυρη.

Ή:

Εάν αντιμετωπίστηκαν σοβαρά εμπόδια κατά την εξέταση ή εάν αποκαλύφθηκε υψηλή συχνότητα σφαλμάτων, έστω και εάν τα σφάλματα/παρατυπίες που επισημάνθηκαν ρυθμίστηκαν με ικανοποιητικό τρόπο:

γ)

όσον αφορά τα θέματα που αναφέρονται στο σημείο 3 ή/και δεδομένης της υψηλής συχνότητας σφαλμάτων που αναφέρονται στο σημείο 4, δεν είμαι σε θέση να εκφράσω τη γνώμη μου για την τελική κατάσταση δαπανών και την αίτηση προς την Επιτροπή για την καταβολή του υπολοίπου της κοινοτικής συγχρηματοδότησης.

Ημερομηνία

Όνομα με κεφαλαία γράμματα, σφραγίδα, θέση και υπογραφή της αρχής πιστοποίησης

(1)  Σας παραπέμπουμε στο άρθρο 16 της παρούσας απόφασης.