Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1386/2002 της Επιτροπής

της 29ης Ιουλίου 2002

για θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 του Συμβουλίου όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου και τη διαδικασία πραγματοποίησης των δημοσιονομικών διορθώσεων σε σχέση με τις ενισχύσεις που χορηγούνται στο πλαίσιο του Ταμείου Συνοχής

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1164/94 του Συμβουλίου, της 16ης Μαΐου 1994, για την ίδρυση του Ταμείου Συνοχής(1), όπως τροποποιήθηκε από τους κανονισμούς (ΕΚ) αριθ. 1264/1999 και (ΕΚ) αριθ. 1265/1999(2), και ιδίως το άρθρο 12 παράγραφος 4 και το άρθρο H παράγραφος 4 του παραρτήματος II,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Το άρθρο 12 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 προβλέπει ότι τα κράτη μέλη οφείλουν να λαμβάνουν ορισμένα μέτρα για να διασφαλίζεται η ορθή και αποτελεσματική χρησιμοποίηση των κονδυλίων του Ταμείου Συνοχής σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

(2) Προς το σκοπό αυτό τα κράτη μέλη θα πρέπει να δώσουν τις κατάλληλες κατευθύνσεις όσον αφορά την οργάνωση των σχετικών λειτουργιών των φορέων που είναι αρμόδιοι για την εκτέλεση των έργων, αυτών που είναι υπεύθυνοι για την πιστοποίηση δαπανών και αυτών που είναι υπεύθυνοι για τη γενική διαχείριση και το συντονισμό των εργασιών του Ταμείου Συνοχής στο κράτος μέλος.

(3) Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1164/94 απαιτεί από τα κράτη μέλη να συνεργάζονται με την Επιτροπή σχετικά με την ύπαρξη και την καλή λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που διαθέτουν, και να της παρέχουν κάθε αναγκαία συνδρομή για τη διενέργεια ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων και των δειγματοληπτικών.

(4) Για λόγους ομοιομορφίας των πιστοποιητικών σχετικά με τις δαπάνες για τις οποίες ζητούνται οι ενδιάμεσες πληρωμές του ταμείου, θα πρέπει να καθορισθεί το περιεχόμενο των απαιτούμενων πιστοποιητικών και βεβαιώσεων και να προσδιορισθεί ο χαρακτήρας και η ποιότητα των πληροφοριών στις οποίες βασίζονται.

(5) Για να παρασχεθεί η δυνατότητα στην Επιτροπή να διεξάγει τους ελέγχους που προβλέπονται στο άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94, τα κράτη μέλη θα πρέπει να παρέχουν στην Επιτροπή, εφόσον τους ζητηθούν, τα στοιχεία που απαιτούν οι φορείς που είναι υπεύθυνοι για την υλοποίηση των έργων και τη γενική διαχείριση και το συντονισμό των πράξεων του Ταμείου Συνοχής για να εκπληρώσουν τις απαιτήσεις διαχείρισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης που προβλέπει ο εν λόγω κανονισμός. Είναι απαραίτητο να θεσπιστούν το περιεχόμενο και η μορφή των εν λόγω στοιχείων, καθώς και τα μέσα μεταβίβασης των ηλεκτρονικών αρχείων, εφόσον τα στοιχεία παρέχονται υπό ηλεκτρονική μορφή. Η Επιτροπή θα πρέπει να διασφαλίζει τον εμπιστευτικό χαρακτήρα και την ασφαλή φύλαξη των ηλεκτρονικών και λοιπών στοιχείων.

(6) Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμοσθεί με την επιφύλαξη των διατάξεων του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου, της 11ης Νοεμβρίου 1996, σχετικά με τους ελέγχους και τις εξακριβώσεις που διεξάγει επιτοπίως η Επιτροπή, με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων από απάτες και λοιπές παρατυπίες(3).

(7) Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμοσθεί με την επιφύλαξη των διατάξεων του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1831/94 της Επιτροπής, της 26ης Ιουλίου 1994, για τις παρατυπίες και την ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών στο πλαίσιο της χρηματοδότησης του Ταμείου Συνοχής καθώς και την οργάνωση ενός συστήματος πληροφόρησης στον τομέα αυτό(4).

(8) Θα πρέπει να υπάρξει λεπτομερειακή καταγραφή των διαδικασιών που προβλέπονται από το άρθρο H του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94, συμπεριλαμβανομένης της επιστροφής ποσών αχρεωστήτως καταβληθέντων, την απόδοσή τους στην Επιτροπή και τους τόκους υπερημερίας,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

ΚΕΦΑΛΑΙΟ I

Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής

Άρθρο 1

Ο παρών κανονισμός θεσπίζει τους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου και τη διαδικασία πραγματοποίησης των δημοσιονομικών διορθώσεων σχετικά με τις ενισχύσεις που χορηγούνται στο πλαίσιο του Ταμείου Συνοχής (εφεξής "το ταμείο") και αφορούν τις επιλέξιμες δράσεις οι οποίες προβλέπονται από το άρθρο 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και εγκρίθηκαν για πρώτη φορά μετά την 1η Ιανουαρίου 2000.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ II

Συστήματα διαχείρισης και ελέγχου

Άρθρο 2

1. Κάθε κράτος μέλος διασφαλίζει ότι οι ακόλουθοι φορείς και αρχές δέχονται την κατάλληλη καθοδήγηση για την οργάνωση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης του ταμείου σύμφωνα με γενικά αποδεκτές αρχές και πρότυπα:

α) οι φορείς που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση των έργων βάσει του άρθρου 10 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 (εφεξής καλούμενοι "φορείς υλοποίησης")·

β) οι αρχές ή φορείς που είναι υπεύθυνοι για την πιστοποίηση δηλώσεων δαπανών για πληρωμές του ταμείου που έγιναν βάσει του άρθρου 12 παράγραφος 1 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και βάσει του άρθρου Δ παράγραφος 4 του παραρτήματος II του εν λόγω κανονισμού, συμπεριλαμβανομένων, όπου αυτές είναι διαφορετικές, των αρχών ή φορέων που ορίστηκαν σύμφωνα με το άρθρο Δ παράγραφος 1 του παραρτήματος II του κανονισμού (εφεξής καλούμενες "αρχές πληρωμής")·

γ) οι αρχές που είναι αρμόδιες για τη γενική διαχείριση και το συντονισμό των πράξεων του Ταμείου Συνοχής στο κράτος μέλος (εφεξής καλούμενες "διαχειριστικές αρχές")·

δ) δημόσιοι ή ιδιωτικοί φορείς ή υπηρεσίες που δρούν υπό την ευθύνη των διαχειριστικών αρχών ή των αρχών πληρωμής, ή εκτελούν καθήκοντα για λογαριασμό τους σε σχέση με τους φορείς υλοποίησης (εφεξής καλούμενοι "ενδιάμεσοι φορείς").

Ειδικότερα η εν λόγω καθοδήγηση επιτρέπει στους φορείς ή αρχές να αξιολογούν καταλλήλως την ακρίβεια, την κανονικότητα και την επιλεξιμότητα των αιτήσεων χορήγησης κοινοτικής ενίσχυσης και να διασφαλίζουν την εκτέλεση των έργων σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται από τη σχετική απόφαση και τους στόχους που τέθηκαν.

2. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, στους "φορείς υλοποίησης" περιλαμβάνονται, όταν ο φορέας υλοποίησης δεν είναι ο τελικός αποδέκτης της χρηματοδότησης, φορείς και επιχειρήσεις που εμπλέκονται στην υλοποίηση του έργου με τη μορφή αναδόχων, αντιπροσώπων ή οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα.

3. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά, θεωρούνται "έργα" όλα τα επιμέρους έργα, τα στάδια έργων και οι ομάδες έργων που προβλέπονται από το άρθρο 1 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 καθώς και οι δράσεις που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 2 του εν λόγω κανονισμού, οι οποίες αποτελούν αντικείμενο απόφασης δυνάμει του άρθρου 10 παράγραφος 6 του ίδιου κανονισμού (εφεξής "απόφαση χορήγησης").

Άρθρο 3

Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των διαχειριστικών αρχών και αρχών πληρωμών, των ενδιάμεσων φορέων και φορέων υλοποίησης, παρέχουν, αναλόγως προς τον όγκο των υπό διαχείριση ενισχύσεων:

α) σαφή καθορισμό και καταμερισμό καθώς και -στο βαθμό που χρειάζεται για τη διασφάλιση της καλής διαχείρισης- τον επαρκή διαχωρισμό των λειτουργιών στο εσωτερικό του σχετικού οργανισμού·

β) αποτελεσματικά συστήματα που θα εξασφαλίζουν ότι οι λειτουργίες τους εκτελούνται με επιτυχία·

γ) στην περίπτωση των ενδιάμεσων φορέων, ενημέρωση στην υπεύθυνη αρχή σχετικά με την αποτελεσματικότητα εκτέλεσης των καθηκόντων τους και τα χρησιμοποιούμενα μέσα.

Άρθρο 4

1. Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που αναφέρονται στο άρθρο 3 περιλαμβάνουν διαδικασίες επαλήθευσης της πραγματοποίησης της αιτηθείσας δαπάνης και της εκτέλεσης του έργου, από τη φάση της ανάθεσης έως την έναρξη λειτουργίας της χρηματοδοτούμενης επένδυσης, εκτελέσθηκε σύμφωνα με τους όρους που προβλέπει η σχετική απόφαση χορήγησης, σύμφωνα με τους στόχους του έργου που καθορίστηκαν από αυτήν, καθώς και σύμφωνα με τους ισχύοντες εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες, ειδικότερα όσον αφορά την επιλεξιμότητα των δαπανών προκειμένου να τύχουν ενίσχυσης από το ταμείο, την προστασία του περιβάλλοντος, τις μεταφορές, τα διευρωπαϊκά δίκτυα, τον ανταγωνισμό και τη σύναψη των δημοσίων συμβάσεων.

Οι επαληθεύσεις αυτές καλύπτουν όλες τις πλευρές του έργου που επηρεάζουν την αποτελεσματική χρήση των δεσμευμένων κονδυλίων, είτε είναι οικονομικής είτε τεχνικής ή διοικητικής μορφής.

2. Οι διαδικασίες αυτές απαιτούν την τήρηση εγγράφων σχετικά με τους επιτόπιους ελέγχους των έργων. Τα έγγραφα αυτά περιγράφουν τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί, τα αποτελέσματα των ελέγχων και τα μέτρα που έχουν ληφθεί σε σχέση με τις διαπιστωθείσες ανωμαλίες. Στην περίπτωση που οι διοικητικοί έλεγχοι ή οι έλεγχοι του φυσικού αντικειμένου δεν είναι διεξοδικοί αλλά δειγματοληπτικοί, τα έγγραφα αναφέρουν τις συναλλαγές ή εργασίες οι οποίες υπήρξαν αντικείμενο του ελέγχου και περιγράφουν τη δειγματοληπτική μέθοδο.

Άρθρο 5

1. Τα κράτη μέλη, για τα έργα του ταμείου που εγκρίνονται για πρώτη φορά μετά την 1η Ιανουαρίου 2000, ενημερώνουν την Επιτροπή μέσα σε τρεις μήνες από την έναρξη ισχύος του παρόντος κανονισμού για την οργάνωση των αρχών διαχείρισης και πληρωμών, τους ενδιάμεσους φορείς που είναι αρμόδιοι για τις εργασίες του ταμείου στη χώρα τους, για τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που εφαρμόζουν οι εν λόγω αρχές και φορείς, καθώς και τις σχεδιαζόμενες βελτιώσεις σύμφωνα με την καθοδήγηση που αναφέρεται στο άρθρο 2 παράγραφος 1.

2. Η αναφορά περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με την κάθε αρχή διαχείρισης ή πληρωμών και ενδιάμεσο φορέα:

α) τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί·

β) την κατανομή των καθηκόντων μεταξύ ή εντός των υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των καθηκόντων μεταξύ διαχειριστικής αρχής και αρχής πληρωμών όταν αυτές είναι στον ίδιο φορέα·

γ) τις διαδικασίες σχετικά με τον έλεγχο και την παραλαβή των έργων, με την παραλαβή, τον έλεγχο και την έγκριση των αιτήσεων απόδοσης των δαπανών καθώς και με την έγκριση, την εκτέλεση και τη λογιστική καταχώριση των πληρωμών προς τους δικαιούχους·

δ) τις διαδικασίες ελέγχου των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.

3. Η Επιτροπή, σε συνεργασία με το κράτος μέλος, διασφαλίζει ότι τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που κοινοποιούνται βάσει των παραγράφων 1 και 2 συμμορφούνται προς τα πρότυπα που προβλέπονται από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1164/94 καθώς και από τον παρόντα κανονισμό. Γνωστοποιεί εξάλλου τα στοιχεία που ενδεχομένως παρεμποδίζουν τη διαφάνεια των ελέγχων σχετικά με τη λειτουργία του ταμείου καθώς και την εκτέλεση των καθηκόντων της Επιτροπής σύμφωνα με το άρθρο 274 της συνθήκης. Αναθεωρήσεις της λειτουργίας των συστημάτων θα γίνονται σε τακτική βάση.

Άρθρο 6

1. Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου εξασφαλίζουν επαρκή διαδρομή ελέγχου.

2. Η διαδρομή ελέγχου θεωρείται επαρκής όταν επιτρέπει:

α) τη σύμπτωση των συνολικών ποσών που πιστοποιούνται στην Επιτροπή με τις επιμέρους καταχωρίσεις δαπανών και τα δικαιολογητικά τους έγγραφα που τηρούν σε διάφορα διοικητικά επίπεδα οι φορείς υλοποίησης·

β) την επαλήθευση της χορήγησης και των μεταφορών των διαθεσίμων κοινοτικών και εθνικών κονδυλίων·

γ) την επιβεβαίωση της ακρίβειας των κοινοποιούμενων πληροφοριών σχετικά με την εκτέλεση του έργου σύμφωνα με τους όρους που προβλέπει η απόφαση για τη χορήγηση και τους στόχους που έθετε για το έργο.

3. Ενδεικτική περιγραφή των πληροφοριών που απαιτούνται για την εξασφάλιση επαρκούς διαδρομής ελέγχου παρατίθεται στο παράρτημα I.

4. Η αρχή διαχείρισης διασφαλίζει:

α) ότι υπάρχουν διαδικασίες που εγγυώνται ότι όλα τα έγγραφα τα οποία έχουν σχέση με τις δαπάνες και τις πληρωμές καθώς και με την εκτέλεση και την επιβεβαίωση των εργασιών που γίνονται στο πλαίσιο κάποιου έργου, και τα οποία είναι απαραίτητα για μια επαρκή διαδρομή ελέγχου, τηρούνται σύμφωνα με τις απαιτήσεις των άρθρων Ζ παράγραφος 3 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και του παραρτήματος I του παρόντος κανονισμού·

β) ότι καταχωρείται η ονομασία και η διεύθυνση του οργανισμού ο οποίος τα τηρεί·

γ) ότι τα έγγραφα αυτά τίθενται στη διάθεση των προσώπων και των φορέων που είναι αρμόδιοι για να τα ελέγχουν.

5. Τα πρόσωπα και οι φορείς που αναφέρονται στην παράγραφο 4 στοιχείο γ) είναι:

α) το προσωπικό της διαχειριστικής αρχής και της αρχής πληρωμής, των ενδιάμεσων φορέων και του φορέα υλοποίησης που εμπλέκονται στην επεξεργασία των αιτήσεων πληρωμών·

β) οι υπηρεσίες οι οποίες διεξάγουν ελέγχους των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·

γ) τα πρόσωπα ή οι υπηρεσίες της αρχής πληρωμής που είναι επιφορτισμένες με την πιστοποίηση αιτήσεων ενδιάμεσων και τελικών δαπανών, δυνάμει του άρθρου 12 παράγραφος 1 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και του άρθρου Δ παράγραφος 2 στοιχείο δ) του παραρτήματος II του εν λόγω κανονισμού καθώς και τα πρόσωπα ή οι υπηρεσίες οι οποίες χορηγούν τη δήλωση η οποία προβλέπεται από το άρθρο 12 παράγραφος 1 στοιχείο στ) του εν λόγω κανονισμού·

δ) οι εντεταλμένοι υπάλληλοι των ελεγκτικών αρχών των κρατών μελών και της Κοινότητας.

Τα ανωτέρω πρόσωπα ή φορείς μπορούν να απαιτούν αντίγραφα των εγγράφων ή των λογιστικών καταχωρίσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 4.

Άρθρο 7

Η αρχή πληρωμής τηρεί λογιστική των ποσών που πρέπει να ανακτώνται από ήδη πραγματοποιηθείσες πληρωμές κοινοτικής συνδρομής και εξασφαλίζει ότι τα εν λόγω ποσά ανακτώνται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Μετά την ανάκτηση, η αρχή πληρωμής καταβάλλει τις ανακτηθείσες παράτυπες δαπάνες προσαυξημένες με τόκους υπερημερίας αφαιρώντας τα σχετικά ποσά από την επόμενη δήλωση δαπανών και αίτηση πληρωμής προς την Επιτροπή για το συγκεκριμένο έργο. Εφόσον αυτό δεν επαρκεί, η Επιτροπή μπορεί να ζητήσει επιστροφή των επιπλέον χρημάτων σε αυτήν.

Η αρχή πληρωμής αποστέλλει μία φορά το χρόνο στην Επιτροπή, επισυνάπτοντάς την στην τελευταία τριμηνιαία έκθεση για τις ανακτήσεις που πραγματοποιούνται δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1831/94, δήλωση σχετικά με τα ποσά για τα οποία αναμένεται ανάκτηση κατά την εν λόγω ημερομηνία, ταξινομημένα κατά έτος εκκίνησης της σχετικής διαδικασίας ανάκτησης.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ III

Πιστοποίηση των δαπανών

Άρθρο 8

1. Τα πιστοποιητικά των ενδιάμεσων και τελικών δηλώσεων δαπανών, στις οποίες αναφέρεται το άρθρο 12 παράγραφος 1 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και το άρθρο Δ παράγραφος 2 στοιχείο δ), τέταρτη περίπτωση του παραρτήματος II του εν λόγω κανονισμού, συντάσσονται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος II του παρόντος κανονισμού από πρόσωπο ή υπηρεσία της αρχής πληρωμής, που είναι λειτουργικά ανεξάρτητο(-η) από τις υπηρεσίες που εγκρίνουν τις πληρωμές.

2. Πριν από την πιστοποίηση μιας δήλωσης δαπάνης, η αρχή πληρωμής βεβαιώνεται ότι πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

α) ότι η αρχή διαχείρισης, οι ενδιάμεσοι φορείς και οι φορείς υλοποίησης έχουν τηρήσει τις απαιτήσεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και συγκεκριμένα το άρθρο 12 παράγραφος 1 στοιχεία γ) και ε) και το άρθρο Δ παράγραφος 2 στοιχεία β) και δ) του παραρτήματος II του εν λόγω κανονισμού καθώς και τους όρους της απόφασης χορήγησης·

β) η δήλωση δαπανών περιλαμβάνει μόνο δαπάνες:

i) που όντως πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της επιλέξιμης περιόδου όπως ορίζεται στην απόφαση χορήγησης και αντιστοιχούν στις πληρωμές που έγιναν και οι οποίες μπορούν να αποδειχθούν από εξοφλημένα τιμολόγια ή από λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας·

ii) οι οποίες έχουν σχέση με τις εργασίες οι οποίες δεν είχαν ουσιαστικά ολοκληρωθεί τη στιγμή που υπεβλήθη η αίτηση ενίσχυσης·

iii) οι οποίες δικαιολογούνται από την πρόοδο ή την ολοκλήρωση του έργου σύμφωνα με τους όρους της απόφασης χορήγησης και τους στόχους που έθετε για το έργο.

3. Προκειμένου να λαμβάνεται πάντοτε υπόψη η επάρκεια των συστημάτων ελέγχου και της διαδρομής ελέγχου πριν από την υποβολή της δήλωσης δαπανών στην Επιτροπή, η αρχή πληρωμής φροντίζει ώστε η αρχή πληρωμής να είναι ενημερωμένη σχετικά με τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται από την ίδια, τους ενδιάμεσους φορείς και τον φορέα υλοποίησης προκειμένου:

α) να επιβεβαιωθεί το αληθές της δηλούμενης δαπάνης και της εκτέλεσης του έργου σύμφωνα με τους όρους της απόφασης για τη χορήγηση ενίσχυσης και τους στόχους που έθετε για το έργο·

β) να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση προς τους εφαρμοζόμενους κανόνες·

γ) να διατηρηθεί η διαδρομή ελέγχου.

4. Στις περιπτώσεις που η διαχειριστική αρχή και η αρχή πληρωμής είναι ή ανήκουν στον ίδιο φορέα, ο φορέας διασφαλίζει την εφαρμογή διαδικασιών οι οποίες εξασφαλίζουν ισοδύναμη ποιότητα ελέγχου με αυτήν που περιγράφεται στις παραγράφους 2 και 3.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV

Δειγματοληπτικοί έλεγχοι

Άρθρο 9

1. Τα κράτη μέλη πραγματοποιούν τους κατάλληλους δειγματοληπτικούς ελέγχους των έργων με στόχο:

α) την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·

β) την επιλεκτική επαλήθευση, επί τη βάσει της ανάλυσης κινδύνων, των δηλώσεων δαπανών που πραγματοποιούνται στα αντίστοιχα επίπεδα.

2. Οι έλεγχοι που διενεργούνται για την περίοδο 2000-2006 καλύπτουν τουλάχιστον το 15 % των συνολικών επιλέξιμων δαπανών που πραγματοποιήθηκαν για τα έργα που εγκρίθηκαν για πρώτη φορά σε αυτή τη περίοδο. Αυτό το ποσοστό θα μπορούσε ίσως να μειωθεί αναλογικά με τις δαπάνες που είχαν πραγματοποιηθεί πριν από την έναρξη της ισχύος του παρόντος κανονισμού. Οι έλεγχοι βασίζονται σε ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα των ενεργειών που αφορούν κάθε εγκεκριμένο έργο λαμβανομένων υπόψη των διατάξεων της παραγράφου 3.

Τα κράτη μέλη φροντίζουν για την ομαλή κατανομή των ελέγχων καθ' όλη τη διάρκεια της σχετικής περιόδου. Εξασφαλίζουν σαφή διαχωρισμό λειτουργιών μεταξύ αυτών των ελέγχων και των λειτουργιών υλοποίησης ή πληρωμών των έργων.

3. Η επιλογή του δείγματος των ενεργειών που θα υποστούν έλεγχο γίνεται με βάση:

α) την ανάγκη να ελεγχθεί προσήκων συνδυασμός ειδών και μεγεθών των έργων·

β) κάθε ενδεχόμενο παράγοντα κινδύνου που θα έχει επισημανθεί από εθνικούς ή κοινοτικούς ελέγχους·

γ) την ανάγκη εγγύησης επιτυχούς ελέγχου των διαφόρων τύπων φορέων που εμπλέκονται στη διαχείριση και την κατασκευή των έργων και στους δύο τομείς παρεμβάσεων (μεταφορές και περιβάλλον).

Άρθρο 10

Μέσω των ελέγχων, τα κράτη μέλη επιδιώκουν να επαληθεύσουν:

α) την πρακτική εφαρμογή και αποτελεσματικότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·

β) την εκτέλεση των έργων σύμφωνα με τους όρους της απόφασης χορήγησης και τους στόχους που τέθηκαν από αυτήν για το έργο·

γ) για έναν ικανό αριθμό λογιστικών καταχωρίσεων, την αντιστοιχία των καταχωρίσεων με τα αποδεικτικά έγγραφα που τηρούν οι ενδιάμεσοι φορείς και ο φορέας υλοποίησης·

δ) εάν υπάρχει επαρκής διαδρομή ελέγχου·

ε) για έναν ικανό αριθμό θέσεων δαπανών, τη συμμόρφωση της φύσης και του χρονοδιαγράμματος της δαπάνης, τη συμμόρφωση προς τις κοινοτικές διατάξεις και την αντιστοιχία της με τα εγκεκριμένες προδιαγραφές του έργου και των πραγματικών εργασιών που εκτελέστηκαν·

στ) ότι η αναγκαία εθνική συγχρηματοδότηση έχει πράγματι καταβληθεί·

ζ) ότι οι συγχρηματοδοτούμενες πράξεις έχουν υλοποιηθεί σύμφωνα με τους κοινοτικούς κανόνες και πολιτικές όπως προβλέπεται από το άρθρο 8 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94.

Άρθρο 11

Οι έλεγχοι αποσκοπούν στη διαπίστωση του συστηματικού χαρακτήρα των προβλημάτων, του κινδύνου που ενέχουν για άλλα ή όλα τα έργα που υλοποιούνται από τον ίδιο φορέα υλοποίησης ή στο συγκεκριμένο κράτος μέλος. Επίσης προσδιορίζουν τις αιτίες αυτών των καταστάσεων, οποιαδήποτε περαιτέρω εξέταση που ενδεχομένως απαιτείται, καθώς και τα αναγκαία διορθωτικά και προληπτικά μέτρα.

Άρθρο 12

Τα κράτη μέλη υποβάλλουν κάθε χρόνο έως τις 30 Ιουνίου το αργότερο, αρχίζοντας από τις 30 Ιουνίου 2003, βάσει του άρθρου Ζ παράγραφος 1 του παραρτήματος ΙΙ του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 μια έκθεση στην Επιτροπή σχετικά με τον τρόπο που εφάρμοσαν τα άρθρα 9, 10 και 11 του παρόντος κανονισμού κατά τη διάρκεια του προηγούμενου ημερολογιακού έτους και επιπλέον παρέχουν οποιοδήποτε αναγκαίο συμπλήρωμα ή επικαιροποίηση της προβλεπόμενης από το άρθρο 5 παράγραφος 1 ενημέρωσης για τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που διαθέτουν.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ V

Δήλωση κατά την περάτωση του έργου

Άρθρο 13

Το πρόσωπο ή η υπηρεσία που ορίζεται για την έκδοση δηλώσεων κατά την περάτωση ενός έργου σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 1 στοιχείο στ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 πρέπει να είναι λειτουργικά ανεξάρτητο(-η):

α) από τη διαχειριστική αρχή, το φορέα υλοποίησης και τους ενδιάμεσους φορείς·

β) από το πρόσωπο ή από την υπηρεσία της αρχής πληρωμής που είναι υπεύθυνη για τη χορήγηση των πιστοποιητικών που προβλέπονται από το άρθρο 8 παράγραφος 1.

Το εν λόγω πρόσωπο ή υπηρεσία πραγματοποιούν τον έλεγχό τους σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα. Ο φορέας υλοποίησης, η διαχειριστική αρχή, η αρχή πληρωμής και οι ενδιάμεσοι φορείς διαθέτουν στο εν λόγω πρόσωπο ή υπηρεσία όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και δίδουν πρόσβαση στις λογιστικές καταχωρίσεις και στα συνοδευτικά αποδεικτικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη σύνταξη της δήλωσης.

Άρθρο 14

Οι δηλώσεις βασίζονται στην εξέταση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, των πορισμάτων των πραγματοποιηθέντων ελέγχων και, όταν χρειάζεται, στον περαιτέρω δειγματοληπτικό έλεγχο ενεργειών, και της τελικής έκθεσης που συντάσσεται σύμφωνα με το άρθρο ΣΤ παράγραφος 4 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94. Το πρόσωπο ή η υπηρεσία που την εκδίδει προβαίνει σε όλους τους απαραίτητους ελέγχους προκειμένου να αποκτήσει σε ικανοποιητικό βαθμό τη βεβαιότητα ότι η πιστοποιημένη δήλωση δαπάνης είναι σωστή, ότι οι συναφείς ενέργειες είναι νόμιμες και κανονικές και ότι το έργο εκτελέσθηκε σύμφωνα με τους όρους της απόφασης χορήγησης και τους στόχους που αυτή έθετε.

Οι δηλώσεις καταρτίζονται βάσει του ενδεικτικού υποδείγματος που παρατίθεται στο παράρτημα ΙΙΙ και συνοδεύεται από έκθεση στην οποία περιλαμβάνονται όλες οι πληροφορίες που χρειάζονται για να αιτιολογήσουν τη δήλωση, συμπεριλαμβανομένης περίληψης των πορισμάτων όλων των ελέγχων που έχουν διενεργηθεί από εθνικούς και κοινοτικούς φορείς, και στις οποίες βασίστηκαν το πρόσωπο ή η υπηρεσία για τη σύνταξη της δήλωσης.

Άρθρο 15

Εάν η παρουσία σημαντικών διαχειριστικών ή ελεγκτικών αδυναμιών, η μεγάλη συχνότητα συναντώμενων παρατυπιών ή αμφιβολιών για το κατά πόσον το έργο έχει εκτελεστεί επιτυχώς δεν επιτρέπουν την παροχή συνολικής διαβεβαίωσης για την ακρίβεια της αίτησης πληρωμής του τελικού υπολοίπου ισοζυγίου και του τελικού πιστοποιητικού δαπανών, η δήλωση πρέπει να αναφέρει αυτές τις περιστάσεις και να περιλαμβάνει εκτίμηση της έκτασης του προβλήματος και των δημοσιονομικών του επιπτώσεων.

Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή μπορεί να ζητήσει τη διενέργεια περαιτέρω έλεγχου αποσκοπώντας στον εντοπισμό και την επανόρθωση παρατυπιών εντός προσδιορισμένης χρονικής περιόδου.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI

Μορφή και περιεχόμενο της λογιστικής πληροφόρησης που πρέπει να τηρείται και να διαβιβάζεται στην Επιτροπή ύστερα από αίτησή της

Άρθρο 16

1. Οι λογιστικές καταχωρίσεις των έργων που αναφέρονται στο παράρτημα Ι φυλάσσονται στο μέτρο του δυνατού υπό μορφή καταχωρίσεων σε ηλεκτρονικό υπολογιστή. Οι εν λόγω καταχωρίσεις τίθενται στη διάθεση της Επιτροπής ύστερα από ειδική αίτηση με σκοπό τη διενέργεια ελέγχων τεκμηρίωσης και επιτόπιων ελέγχων, με την επιφύλαξη της υποχρέωσης για την υποβολή των ετήσιων εκθέσεων που προβλέπονται από το άρθρο ΣΤ παράγραφος 4 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94.

2. Η Επιτροπή συμφωνεί με κάθε κράτος μέλος το περιεχόμενο των ηλεκτρονικών καταχωρίσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 1, τον τρόπο με τον οποίο διαβιβάζονται, καθώς επίσης και τη διάρκεια της απαιτούμενης περιόδου για τη δημιουργία των αναγκαίων συστημάτων πληροφορικής. Το περιεχόμενο των πληροφοριών που μπορούν να ζητηθούν και οι προτιμώμενες τεχνικές προδιαγραφές για τη μεταφορά των ηλεκτρονικών αρχείων στην Επιτροπή αναφέρονται στα παραρτήματα IV και V.

3. Ύστερα από γραπτή αίτηση, τα κράτη μέλη παραδίδουν στην Επιτροπή τις καταχωρίσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1 εντός δέκα εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της σχετικής αίτησης. Η Επιτροπή και το κράτος μέλος δύνανται να συμφωνήσουν σε μια διαφορετική χρονική περίοδο παράδοσης, ιδίως όταν οι καταχωρίσεις δεν διατίθενται σε ηλεκτρονική μορφή.

4. Η Επιτροπή εξασφαλίζει ότι οι πληροφορίες που αποστέλλονται από τα κράτη μέλη ή συλλέγονται από αυτήν κατά τη διάρκεια επιτόπιων επιθεωρήσεων διατηρούνται υπό καθεστώς απορρήτου και ασφάλειας σύμφωνα με το άρθρο 287 της συνθήκης.

5. Με την επιφύλαξη της ισχύουσας σχετικής εθνικής νομοθεσίας, οι υπάλληλοι της Επιτροπής έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί με σκοπό τη διενέργεια ελέγχων ή κατόπιν ελέγχων που διεξάγονται δυνάμει του παρόντος κανονισμού, καθώς επίσης και στα στοιχεία που φυλάσσονται, συμπεριλαμβανομένων αυτών που αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά συστήματα.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ VII

Δημοσιονομικές διορθώσεις

Άρθρο 17

1. Το ποσό των δημοσιονομικών διορθώσεων που πραγματοποιούνται από την Επιτροπή δυνάμει του άρθρου H παράγραφος 2 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 σε σχέση με τις επιμέρους ή συστηματικές παρατυπίες, θα αξιολογηθεί, όπου αυτό είναι δυνατό και εφαρμόσιμο, βάσει μεμονωμένων φακέλων και θα ισούται με το ποσό της δαπάνης που χρεώθηκε αδικαιολόγητα στο ταμείο, σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας.

2. Όταν δεν είναι δυνατό ή εφικτό να υπολογιστεί επακριβώς το ποσό της παράτυπης δαπάνης ή όταν η εξ ολοκλήρου ακύρωση της εν λόγω παράτυπης δαπάνης θα ήταν δυσανάλογη και συνεπώς η Επιτροπή επιβάλλει δημοσιονομικές διορθώσεις κατά παρεκβολή ή κατ' αποκοπή, ενεργεί ως εξής:

α) σε περίπτωση παρεκβολής χρησιμοποιεί ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα δοσοληψιών με παρόμοια χαρακτηριστικά·

β) σε περίπτωση αποκοπής, εκτιμά τη σημασία παράβασης των κανονισμών όπως επίσης την έκταση και τις δημοσιονομικές επιπτώσεις κάθε αδυναμίας του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου που οδήγησε στη διαπιστωθείσα παρατυπία.

3. Όταν η Επιτροπή βασίζει τη θέση της στα γεγονότα που έχουν διαπιστωθεί από ελεγκτές που δεν είναι μέλη των υπηρεσιών της, εξάγει τα συμπεράσματά της σε συνάρτηση με δημοσιονομικές επιπτώσεις αυτών των γεγονότων, αφού θα έχει εξετάσει τα μέτρα που έχουν ληφθεί από το οικείο κράτος μέλος δυνάμει του άρθρου 12 παράγραφοι 1 και 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 και του άρθρου Ζ παράγραφος 1 του παραρτήματος II του εν λόγω κανονισμού, τις εκθέσεις που υποβάλλονται δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1831/94 καθώς και τις τυχόν απαντήσεις που έχει κοινοποιήσει το κράτος μέλος.

Άρθρο 18

1. Το οικείο κράτος μέλος διαθέτει προθεσμία δύο μηνών για να απαντήσει σε αίτηση, σύμφωνα με το άρθρο Η παράγραφος 1 πρώτο εδάφιο του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 για να υποβάλει τα σχόλιά του και να προβεί ενδεχομένως σε διορθώσεις, εκτός από δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις όπου η Επιτροπή μπορεί να παρατείνει αυτή την προθεσμία.

2. Σε περίπτωση που η Επιτροπή προτείνει δημοσιονομικές διορθώσεις κατά παρεκβολή ή κατ' αποκοπή, δίνεται στο κράτος μέλος η ευκαιρία να αποδείξει, μέσω εξέτασης των σχετικών φακέλων, ότι η πραγματική σοβαρότητα της παρατυπίας ήταν μικρότερη από την εκτίμηση της Επιτροπής. Το κράτος μέλος, σε συμφωνία με την Επιτροπή, δύναται να περιορίσει το πεδίο της εξέτασης σε ένα κατάλληλο ποσοστό ή ένα δείγμα των σχετικών φακέλων.

Εκτός από δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, η χρονική παράταση που χορηγείται για αυτή την εξέταση δεν μπορεί να υπερβεί περαιτέρω την περίοδο δύο μηνών μετά τη δίμηνη περίοδο που αναφέρεται στην παράγραφο 1. Τα αποτελέσματα αυτής της εξέτασης εξετάζονται με τον τρόπο που προσδιορίζεται στο άρθρο H παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94. Η Επιτροπή λαμβάνει υπόψη κάθε αποδεικτικό στοιχείο που παρέχεται από το κράτος μέλος εντός των προαναφερόμενων προθεσμιών.

3. Όταν το κράτος μέλος έχει αντιρρήσεις σχετικά με τις παρατηρήσεις που διατύπωσε η Επιτροπή και λαμβάνει χώρα ακρόαση δυνάμει του άρθρου H παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94, η τρίμηνη προθεσμία εντός της οποίας μπορεί να λάβει απόφαση η Επιτροπή δυνάμει του άρθρου H, παράγραφος 2 του παραρτήματος II του εν λόγω κανονισμού αρχίζει να υπολογίζεται από την ημερομηνία της ακρόασης.

Άρθρο 19

Στις περιπτώσεις που η Επιτροπή έχει διακόψει τις πληρωμές δυνάμει του άρθρου Ζ παράγραφος 2 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 η Επιτροπή και το οικείο κράτος μέλος καταβάλλουν προσπάθειες για την επίτευξη συμφωνίας εντός της προθεσμίας που προβλέπεται στο άρθρο 18 παράγραφοι 1 και 2 του παρόντος κανονισμού. Εάν δεν επιτευχθεί συμφωνία εφαρμόζεται το άρθρο 18 παράγραφος 3.

Άρθρο 20

1. Κάθε οφειλόμενη επιστροφή στην Επιτροπή δυνάμει του άρθρου H παράγραφος 3 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 πραγματοποιείται πριν από την ημερομηνία λήξης που ορίζεται στην εντολή είσπραξης που εκδίδεται σύμφωνα με δημοσιονομικό κανονισμό που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Η ημερομηνία οφειλής, καθορίζεται έως το τέλος του δεύτερου μήνα που ακολουθεί την έκδοση της εντολής.

2. Για οποιαδήποτε καθυστέρηση ως προς την επιστροφή, επιβάλλεται πληρωμή τόκων υπερημερίας από την ημερομηνία λήξης που αναφέρεται στην παράγραφο 1 έως την ημερομηνία πληρωμής. Το σχετικό επιτόκιο είναι υψηλότερο κατά μιάμιση μονάδα από το επιτόκιο που εφαρμόζει η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα στις κύριες συναλλαγές της αναχρηματοδότησης την πρώτη εργάσιμη ημέρα του μήνα στον οποίο εμπίπτει η ημερομηνία λήξης.

3. Η δημοσιονομική διόρθωση δυνάμει του άρθρου H παράγραφος 2 του παραρτήματος II του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1164/94 δεν απαλλάσσει το κράτος μέλος από την υποχρέωσή του να επιδιώξει ανακτήσεις δυνάμει του άρθρου 12 παράγραφος 1 στοιχείο η) του εν λόγω κανονισμού.

4. Για ποσά που πρόκειται να ανακτηθούν ύστερα από παρατυπία, η αρμόδια υπηρεσία ή φορέας θα ενεργοποιούν τις διαδικασίες ανάκτησής τους και θα τις κοινοποιούν στον φορέα υλοποίησης και τις διαχειριστικές αρχές και αρχές πληρωμής.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ VIII

Γενικές και τελικές διατάξεις

Άρθρο 21

Οι διατάξεις του παρόντος κανονισμού δεν εμποδίζουν τα κράτη μέλη να εφαρμόζουν αυστηρότερους εθνικούς κανόνες από εκείνους που προβλέπει ο παρών κανονισμός.

Άρθρο 22

Ο παρών κανονισμός δεν θίγει τις υποχρεώσεις των κρατών μελών να εξασφαλίζουν ότι τα έργα που εγκρίθηκαν για πρώτη φορά πριν από την 1η Ιανουαρίου 2000 έχουν ορθώς ολοκληρωθεί, να λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την πρόληψη και τη δίωξη των παρατυπιών και να ανακτούν τα ποσά που απωλέσθησαν λόγω παρατυπίας ή αμέλειας.

Άρθρο 23

Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την έβδομη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

Βρυξέλλες, 29 Ιουλίου 2002.

Για την Επιτροπή

Michel Barnier

Μέλος της Επιτροπής

(1) ΕΕ L 130 της 25.5.1994, σ. 1.

(2) ΕΕ L 161 της 26.6.1999, σ. 57 και 62.

(3) ΕΕ L 292 της 15.11.1996, σ. 2.

(4) ΕΕ L 191 της 27.7.1994, σ. 9.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΓΙΑ ΜΙΑ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΤΙΚΗ ΔΙΑΔΡΟΜΗ ΕΛΕΓΧΟΥ

(Άρθρο 6)

Υπάρχει επαρκής διαδρομή ελέγχου κατά την έννοια του άρθρου 6 παράγραφος 2 όταν για ένα δεδομένο έργο, περιλαμβάνοντας μεμονωμένο έργο ή ομάδα έργων:

1. Οι λογιστικές καταχωρίσεις που τηρούνται στο κατάλληλο επίπεδο διαχείρισης παρέχουν αναλυτικές πληροφορίες για τις δαπάνες που πραγματοποίησε για το συγχρηματοδοτούμενο έργο από το φορέα υλοποίησης, συμπεριλαμβανομένων, στην περίπτωση που ο οργανισμός αυτός δεν είναι ο τελικός δικαιούχος της ενίσχυσης, και των άλλων φορέων ή επιχειρήσεων που συμμετέχουν υπό την ιδιότητα των αναδόχων, αντιπροσώπων ή υπό οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα στην εκτέλεση του έργου. Οι λογιστικές καταχωρίσεις αναφέρουν την ημερομηνία χορήγησης των δικαιολογητικών, το ποσό κάθε δαπάνης, τη φύση των συνοδευτικών εγγράφων καθώς και την ημερομηνία και τον τρόπο πληρωμής. Επισυνάπτονται τα απαραίτητα δικαιολογητικά έγγραφα (τιμολόγια κ.λπ.).

2. Σε περιπτώσεις δαπανών που αφορούν εν μέρει μόνο το συγχρηματοδοτούμενο έργο καταδεικνύεται η ακρίβεια κατανομής του ποσού μεταξύ της συγχρηματοδοτούμενης και των άλλων πράξεων. Παρόμοια αιτιολόγηση πρέπει να υπάρχει και για τα είδη δαπανών τα οποία θεωρούνται ως επιλέξιμα εντός ορίων ή αναλογικώς προς άλλες δαπάνες.

3. Οι τεχνικές προδιαγραφές και το χρηματοδοτικό σχέδιο του έργου, οι εκθέσεις προόδου, τα έγγραφα σχετικά με τις διαδικασίες δημοπράτησης και σύναψης των συμβάσεων καθώς και οι εκθέσεις σχετικά με τους ελέγχους όσον αφορά την εκτέλεση του έργου σύμφωνα με το άρθρο 4 του παρόντος κανονισμού τηρούνται επίσης στο κατάλληλο επίπεδο διαχείρισης.

4. Προκειμένου να κοινοποιηθούν οι δαπάνες που όντως πραγματοποιήθηκαν για κάθε συγχρηματοδοτούμενο έργο στην αρχή πληρωμής, οι πληροφορίες που προβλέπονται στην παράγραφο 1 συγκεντρώνονται σε μία λεπτομερή κατάσταση δαπανών κατανεμημένες ανά κατηγορία εργασιών. Αυτές οι λεπτομερείς καταστάσεις δαπανών αποτελούν τα συνοδευτικά έγγραφα των λογιστικών καταστάσεων της αρχής πληρωμής και αποτελούν τη βάση για την προετοιμασία των δηλώσεων δαπανών στην Επιτροπή.

5. Στην περίπτωση που υπάρχουν ένας ή περισσότεροι ενδιάμεσοι φορείς μεταξύ του φορέα υλοποίησης ή φορέων ή επιχειρήσεων που εμπλέκονται στην υλοποίηση του έργου και της αρχής πληρωμής, κάθε ενδιάμεσος φορέας απαιτεί, για το δικό του τομέα ευθύνης, λεπτομερείς καταστάσεις δαπανών από τον υφιστάμενο φορέα προκειμένου να χρησιμοποιηθούν ως συνοδευτικά έγγραφα των δικών του λογιστικών καταχωρίσεων, για τις οποίες θα δώσει τουλάχιστον συνοπτική αναφορά στον προϊστάμενο φορέα για τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν για το έργο.

6. Σε περίπτωση ηλεκτρονικής διαβίβασης των λογιστικών στοιχείων όλες οι οικείες αρχές και όλοι οι οικείοι φορείς θα πρέπει να λάβουν από τις υφιστάμενες αρχές ή οργανισμούς πληροφορίες που θα δώσουν τη δυνατότητα να δικαιολογήσουν τους λογαριασμούς τους καθώς και τα ποσά που θα κοινοποιήσουν σε ανώτερο επίπεδο, ούτως ώστε να διασφαλισθεί μια ικανοποιητική διαδρομή ελέγχου από τα συνολικά ποσά που πιστοποιούνται στην Επιτροπή έως τις διάφορες μεμονωμένες δαπάνες και τα συνοδευτικά έγγραφα στο επίπεδο του φορέα υλοποίησης και των άλλων φορέων ή επιχειρήσεων που συμμετέχουν στην εκτέλεση του έργου.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

>PIC FILE= "L_2002201EL.001202.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201EL.001301.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201EL.001401.TIF">

Προσάρτημα στη δήλωση δαπανών: ανακτήσεις που πραγματοποιήθηκαν από την τελευταία πιστοποιηθείσα δήλωση δαπανών και που περιλαμβάνονται στην παρούσα δήλωση δαπανών

>PIC FILE= "L_2002201EL.001502.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201EL.001601.TIF">

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III

>PIC FILE= "L_2002201EL.001702.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201EL.001801.TIF">

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV

>PIC FILE= "L_2002201EL.001902.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201EL.002001.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201EL.002101.TIF">

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V

ΠΡΟΤΙΜΩΜΕΝΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

1. ΜΕΣΑ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ

Τα περισσότερα μέσα διαβίβασης που χρησιμοποιούνται προς το παρόν μπορούν να χρησιμοποιηθούν υπό τον όρο της προγενέστερης συμφωνίας με την Επιτροπή. Ο ακόλουθος μη λεπτομερής κατάλογος περιλαμβάνει τα προτιμώμενα μέσα διαβίβασης:

1.1. Μαγνητικά μέσα αποθήκευσης

- Δισκέτα 3,5 ιντσών 1,4 MB (Dos/Windows)

προαιρετική συμπίεση σε μορφότυπο ZIP

- Κασέτα DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2. Διαβίβαση ηλεκτρονικών αρχείων

- Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail)

για την αποστολή αρχείων έως 5 MB

προαιρετική συμπίεση σε μορφότυπο ZIP

- Διαβίβαση με πρωτόκολλο μεταβίβασης αρχείου (FTP)

προαιρετική συμπίεση σε μορφότυπο ZIP

2. ΠΡΟΤΙΜΩΜΕΝΟ ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΠΡΟΤΥΠΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΤΩΝ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑΤΩΝ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΠΟΥ ΤΗΡΟΥΝ ΤΑ ΚΡΑΤΗ ΜΕΛΗ

Τα αρχεία ανάλογα με το προτιμώμενο πρότυπο έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

1. Κάθε εγγραφή στο αρχείο αρχίζει με έναν κωδικό τριών χαρακτήρων με τον οποίο αναγνωρίζονται οι πληροφορίες που περιλαμβάνει. Υπάρχουν δύο είδη εγγραφών:

1 α) Εγγραφές σχετικά με το έργο με αναγνωστικό σημείο τον κωδικό "PRJ", που περιέχουν γενικές πληροφορίες για το έργο. Τα χαρακτηριστικά της εγγραφής (πεδία 1 έως 30) είναι αυτά που περιγράφονται στο παράρτημα IV παράγραφος 1.A.

1 β) Οι εγγραφές σχετικά με τις δαπάνες με αναγνωριστικό σημείο τον κωδικό "PAY" που περιέχουν αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τις δηλωμένες δαπάνες που αφορούν το έργο. Τα χαρακτηριστικά της εγγραφής (πεδία 31 έως 64) είναι αυτά που περιγράφονται στο παράρτημα IV παράγραφος 1.B.

2. Οι εγγραφές του τύπου "PRJ", που περιέχουν πληροφορίες για το έργο, συνοδεύονται από πολλές εγγραφές του τύπου "PAY", οι οποίες περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τις δηλωμένες δαπάνες όσον αφορά το έργο. Οι εγγραφές PRJ και PAY μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν μέσω ξεχωριστών αρχείων.

3. Τα πεδία διαχωρίζονται με ερωτηματικό (";"). Δύο διαδοχικά ερωτηματικά δηλώνουν ότι δεν δίνεται καμιά πληροφορία για το συγκεκριμένο πεδίο ("κενό πεδίο").

4. Το μήκος των εγγραφών είναι μεταβλητό. Κάθε εγγραφή καταλήγει σε έναν κωδικό "CR LF" ή "Retour chariot - Nouvelle ligne" (σε δεκαεξαδικό σύστημα: "0D 0A").

5. Το αρχείο κωδικοποιείται σε κώδικα ASCII.

6. Αριθμητικά πεδία:

α) σημείο υποδιαστολής: "."·

β) το πρόσημο ( "+" ή "-" ) τίθεται στο άκρο αριστερά και ακολουθούν αμέσως οι αριθμοί·

γ) σταθερός αριθμός δεκαδικών ψηφίων·

δ) δεν υπάρχει κενό διάστημα μεταξύ των ψηφίων ούτε μεταξύ των χιλιάδων.

7. Πεδίο για την ημερομηνία: "DDMMYYYY" (ημέρα με δύο ψηφία, μήνας με δύο ψηφία, έτος με τέσσερα ψηφία).

8. Τα δεδομένα υπό μορφή κειμένου δεν πρέπει να τίθενται ανάμεσα σε εισαγωγικά (" "). Εξυπακούεται ότι το σημείο διαχωρισμού ";" δεν πρέπει να χρησιμοποιείται σε δεδομένα υπό μορφή κειμένου.

9. Για όλα τα πεδία: δεν υπάρχει κενό διάστημα ούτε στην αρχή ούτε στο τέλος του πεδίου.

10. Τα αρχεία που θα συμμορφούνται προς αυτούς τους κανόνες έχουν την ακόλουθη μορφή (παράδειγμα):

PRJ;2001 E16COE001;Περιοχή Δουβλίνου Σχήμα Επεξεργασίας Αστικών Λυμάτων - Στάδιο V;29122000;Τμήμα Οικονομικών; Οργανισμός Δουβλίνου;...

PAY; 2001E16COE001;Περιοχή Δουβλίνου Σχήμα Επεξεργασίας Αστικών Λυμάτων - Στάδιο V;1234;10000000;8000000;80 %;...

11. Για τα αρχεία που προέρχονται από την Ελλάδα θα πρέπει να χρησιμοποιείται η κωδικοποίηση ELOT-928 ή ISO 8859-7.

3. ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ

Κάθε αρχείο θα πρέπει να συνοδεύεται από τα σύνολα ελέγχου:

1. αριθμός εγγραφών·

2. συλλογικό ποσό·

3. άθροισμα των μερικών συνόλων για κάθε έργο.

Για κάθε κωδικοποιημένο πεδίο, του οποίου η περιγραφή δεν περιλαμβάνεται στις προδιαγραφές, η σημασία των χρησιμοποιηθέντων κωδικών θα επισυνάπτεται στο φάκελο.

Το συνολικό ποσό των εγγραφών στο ηλεκτρονικό αρχείο ανά έργο θα πρέπει να αντιστοιχεί στις αιτήσεις πληρωμής που υποβάλλει η Επιτροπή για την περίοδο η οποία προσδιορίζεται στην αίτηση πληροφοριών. Όλες οι διαφορές θα αιτιολογούνται με ένα σημείωμα που θα είναι συνημμένο στο φάκελο.