Απόφαση των Γενικών Γραμματέων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Γραμματέα του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του αντιπροσώπου του ευρωπαίου διαμεσολαβητή

της 25ης Ιουλίου 2002

σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

(2002/621/ΕΚ)

ΟΙ ΓΕΝΙΚΟΙ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ, ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ, ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ, Ο ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΤΟΥ ΔΙΚΑΣΤΗΡΙΟΥ, ΟΙ ΓΕΝΙΚΟΙ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ, ΤΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ, ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ ΚΑΙ Ο ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ ΤΟΥ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ,

Έχοντας υπόψη:

τον κανονισμό υπηρεσιακής καταστάσεως (ΚΥΚ) των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και το καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό των Κοινοτήτων αυτών, όπως καθορίστηκαν με τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου(1),

την απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, της 25ης Ιουλίου 2002, για την ίδρυση της υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων(2), και ιδίως το άρθρο 5,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Δυνάμει του άρθρου 27 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης (ΚΥΚ) τα όργανα δεσμεύονται να δημιουργήσουν τους όρους ώστε η πρόσληψη να εξασφαλίζει τη συνεργασία υπαλλήλων που κατέχουν τα πιο υψηλά προσόντα ικανότητας, αποδόσεως και ακεραιότητας, και να επιλέγονται με την ευρύτερη δυνατή γεωγραφική βάση μεταξύ των υπηκόων των κρατών μελών των Κοινοτήτων, χωρίς διακρίσεις με βάση τη φυλετική καταγωγή, τις πολιτικές, φιλοσοφικές ή θρησκευτικές πεποιθήσεις τους, το φύλο ή το γενετήσιο προσανατολισμό τους και ανεξάρτητα από την προσωπική ή την οικογενειακή τους κατάσταση.

(2) Το παράρτημα III του ΚΥΚ ορίζει, στο άρθρο 1 σημείο 1 τρίτο εδάφιο, τις αρμοδιότητες της κοινής επιτροπής ίσης εκπροσώπησης και, στο άρθρο 3 δεύτερο εδάφιο, τον τρόπο διορισμού των μελών των εξεταστικών επιτροπών για τη διοργάνωση γενικών διαγωνισμών,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΝ:

Άρθρο 1

Καθήκοντα της υπηρεσίας

1. Η υπηρεσία είναι επιφορτισμένη με τη διοργάνωση των γενικών διαγωνισμών ώστε τα όργανα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων να διαθέτουν υπαλλήλους υπό τους βέλτιστους επαγγελματικούς και οικονομικούς όρους. Η υπηρεσία καταρτίζει τους πίνακες ικανότητας, που επιτρέπουν στα όργανα να προσλαμβάνουν προσωπικό με υψηλή εξειδίκευση, ανταποκρινόμενο στις προσδιοριζόμενες από τα όργανα ανάγκες.

2. Ειδικότερα, τα καθήκοντα της υπηρεσίας είναι τα ακόλουθα:

α) κατόπιν αιτήσεως μεμονωμένου οργάνου, διοργάνωση γενικών διαγωνισμών ενόψει κατάρτισης πινάκων ικανότητας για το διορισμό υπαλλήλων. Οι διαγωνισμοί διοργανώνονται τηρουμένων των διατάξεων του ΚΥΚ, με βάση τα εναρμονισμένα κριτήρια που καθορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 6 σημείο γ) και σύμφωνα με το εγκεκριμένο από το διοικητικό συμβούλιο πρόγραμμα εργασίας·

β) στενή συνεργασία με τα όργανα ώστε να αξιολογούνται οι μελλοντικές ανάγκες σε προσωπικό που αναφέρουν τα όργανα και να καταρτίζεται και να τίθεται σε εφαρμογή ένα πρόγραμμα διαγωνισμών για έγκαιρη ανταπόκριση στις εν λόγω ανάγκες·

γ) τελειοποίηση των μεθόδων και τεχνικών επιλογής των υποψηφίων με βάση τις βέλτιστες πρακτικές και σύμφωνα με τα προσόντα που καθορίζονται για τις διάφορες κατηγορίες προσωπικού των οργάνων·

δ) διαχείριση και έλεγχος της αξιοποίησης των πινάκων ικανότητας που καταρτίζονται βάσει διοργανικών διαγωνισμών·

ε) υποβολή ετήσιων εκθέσεων στα όργανα σχετικά με τις δραστηριότητές της.

Άρθρο 2

Υποχρεώσεις των Οργάνων

Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή κάθε οργάνου θέτει στη διάθεση της υπηρεσίας επαρκή αριθμό μελών των εξεταστικών επιτροπών, παρέδρων και επιτηρητών και με βάση την "ποσόστωση" που εγκρίνεται από το διοικητικό συμβούλιο όπως αναφέρεται στο άρθρο 6 σημείο θ) ώστε να διασφαλίζεται η καλή διεξαγωγή των διαδικασιών επιλογής, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του παραρτήματος III του ΚΥΚ.

Άρθρο 3

Άλλες παρεχόμενες υπηρεσίες

1. Βάσει συμφωνίας μεταξύ του διευθυντή της υπηρεσίας και οποιουδήποτε οργάνου, υπηρεσίας ή οργανισμού, η υπηρεσία δύναται να διοργανώνει διαδικασίες επιλογής για την πρόσληψη του προσωπικού ενός οργάνου, υπηρεσίας ή οργανισμού. Πριν από τη σύναψη μιας τέτοιας συμφωνίας, ο διευθυντής της υπηρεσίας αιτείται την έγκριση του διοικητικού συμβουλίου. Κάθε συμφωνία αυτού του τύπου συμπεριλαμβάνει τις οικονομικές πτυχές, τις συναφείς με τις παρεχόμενες από την υπηρεσία υπηρεσίες.

2. Κατά περίπτωση, η υπηρεσία δύναται να παρέχει τεχνική υποστήριξη στους εσωτερικούς διαγωνισμούς που διοργανώνονται από κάθε θεσμικό ή άλλο όργανο, υπηρεσία ή οργανισμό.

3. Κατόπιν αιτήσεως ενός οργάνου, η υπηρεσία διοργανώνει τη διαδικασία επιλογής του λοιπού προσωπικού ενόψει κατάρτισης πινάκων ικανότητας ή/και των κατάλληλων βάσεων δεδομένων βάσει των οποίων κάθε όργανο δύναται να προσλαμβάνει μέλη του λοιπού προσωπικού.

4. Οι δραστηριότητες αυτές ενσωματώνονται στο πρόγραμμα εργασίας της υπηρεσίας σύμφωνα με το άρθρο 6 σημείο στ), εφόσον η σχετική αίτηση έχει υποβληθεί εγκαίρως από το οικείο όργανο.

Άρθρο 4

Αιτήματα και αιτήσεις

1. Ο διευθυντής της υπηρεσίας ασκεί τις εξουσίες που έχουν ανατεθεί στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή δυνάμει του άρθρου 90 του ΚΥΚ, όσον αφορά όλες τις αιτήσεις και τα αιτήματα τα σχετικά με τα καθήκοντα της υπηρεσίας.

2. Στην περίπτωση υποβολής τέτοιων αιτημάτων (ενστάσεων), ο διευθυντής της υπηρεσίας, εφόσον προτίθεται να επιβεβαιώσει την αρχική του απόφαση, διαβουλεύεται με τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου.

3. Η υπηρεσία απαντά στα αιτήματα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, τα σχετικά με κάθε ζήτημα συναφές με τις αρμοδιότητές της βάσει της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 5

Διοικητικό συμβούλιο

1. Συστήνεται ένα διοικητικό συμβούλιο της υπηρεσίας, συγκροτούμενο από ένα μέλος που διορίζει καθένα από τα όργανα και από τρεις αντιπροσώπους του προσωπικού, διοριζόμενους ως παρατηρητές, κατόπιν κοινής συμφωνίας των επιτροπών προσωπικού των οργάνων.

2. Το διοικητικό συμβούλιο διορίζει έναν πρόεδρο τον οποίο επιλέγει μεταξύ των μελών της με απλή πλειοψηφία, για διετή θητεία.

3. Το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει τον εσωτερικό κανονισμό του με απλή πλειοψηφία, αφού προηγουμένως τον υποβάλει στα όργανα.

4. Το διοικητικό συμβούλιο συνέρχεται με πρωτοβουλία του προέδρου του ή κατόπιν αιτήσεως ενός των μελών του.

5. Όταν το διοικητικό συμβούλιο λαμβάνει απόφαση με απλή πλειοψηφία, κάθε όργανο διαθέτει μία ψήφο. Σε περίπτωση ισοψηφίας, βαρύνει η ψήφος του προέδρου.

6. Όταν το διοικητικό συμβούλιο λαμβάνει απόφαση με ειδική πλειοψηφία, οι ψήφοι κατανέμονται στα όργανα ως εξής: Επιτροπή, 18 ψήφοι· Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, 7 ψήφοι· Συμβούλιο, 7 ψήφοι· Δικαστήριο, 3 ψήφοι· Ελεγκτικό Συνέδριο, 2 ψήφοι· Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, 2 ψήφοι· Επιτροπή των Περιφερειών, 2 ψήφοι· Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, 1 ψήφος. Για την ειδική πλειοψηφία απαιτούνται 24 ψήφοι.

Άρθρο 6

Καθήκοντα του διοικητικού συμβουλίου

Το διοικητικό συμβούλιο εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα, προς το κοινό συμφέρον των οργάνων:

α) εγκρίνει, με ειδική πλειοψηφία, τους κανόνες λειτουργίας της υπηρεσίας·

β) εγκρίνει την οργανωτική δομή της υπηρεσίας με απλή πλειοψηφία και βάσει προτάσεως του διευθυντή της υπηρεσίας·

γ) τηρουμένης της συμφωνίας που πρόκειται να συναφθεί μεταξύ των Γενικών Γραμματέων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Γραμματέα του Δικαστηρίου, των Γενικών Γραμματέων του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του αντιπροσώπου του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με τις κοινές αρχές μιας εναρμονισμένης πολιτικής επιλογής των υποψηφίων και πολιτικής προσλήψεων, και σχετικά με τις αρχές αξιοποίησης των πινάκων ικανότητας, καθώς και των σχετικών διατάξεων του ΚΥΚ, εγκρίνει, με ειδική πλειοψηφία και βάσει προτάσεων του διευθυντή της υπηρεσίας, τις αρχές της πολιτικής επιλογής των υποψηφίων που πρέπει να εφαρμόζεται από την υπηρεσία·

δ) στο πλαίσιο της δημοσιονομικής διαδικασίας και αποφασίζοντας με απλή πλειοψηφία, συντάσσει, βάσει σχεδίου που έχει επεξεργαστεί ο διευθυντής της υπηρεσίας, κατάσταση των προβλεπομένων εσόδων και δαπανών της υπηρεσίας, την οποία διαβιβάζει στην Επιτροπή ενόψει κατάρτισης της κατάστασης προβλεπομένων εσόδων και δαπανών της Επιτροπής· ταυτόχρονα, προτείνει στην Επιτροπή τις προσαρμογές εκείνες του πίνακα προσωπικού της υπηρεσίας που κρίνει αναγκαίες·

ε) εγκρίνει, με απλή πλειοψηφία, τη φύση και το τιμολόγιο των συμπληρωματικών υπηρεσιών που η υπηρεσία δύναται να παρέχει στα θεσμικά και άλλα όργανα, υπηρεσίες και οργανισμούς, έναντι αμοιβής, καθώς και τους όρους υπό τους οποίους η υπηρεσία δύναται να τις παρέχει·

στ) εγκρίνει ομόφωνα το πρόγραμμα εργασίας, και κυρίως τον προγραμματισμό και το χρονοδιάγραμμα των διοργανούμενων διαγωνισμών, βάσει προτάσεως του διευθυντή της υπηρεσίας. Το πρόγραμμα εργασίας περιλαμβάνει επίσης τις υπηρεσίες που παρέχονται ανεξάρτητα από τους γενικούς διαγωνισμούς που διοργανώνονται για τα θεσμικά και άλλα όργανα, τις υπηρεσίες και τους οργανισμούς·

ζ) βάσει σχεδίου που επεξεργάζεται ο διευθυντής της υπηρεσίας, εγκρίνει, με ειδική πλειοψηφία, ετήσια διαχειριστική έκθεση αναφερόμενη σε όλες τις θέσεις εσόδων και δαπανών που αφορούν τις πραγματοποιηθείσες εργασίες και τις παρασχεθείσες υπηρεσίες από την υπηρεσία. Πριν από την 1η Μαΐου κάθε έτους, διαβιβάζει στα όργανα την έκθεση του προηγούμενου έτους χρήσης, συντασσόμενη βάσει της αναλυτικής λογιστικής·

η) εγκρίνει με απλή πλειοψηφία και επικαιροποιεί ανά τριετία μια δίκαιη και ισόρροπη κατανομή των μεταβλητών και άμεσων στοιχείων κόστους που είναι καταλογιστέα, για τους σκοπούς αναλυτικής λογιστικής, σε καθένα από τα όργανα·

θ) με βάση τις ανάγκες σε θέματα προσλήψεων, ορίζει, με απλή πλειοψηφία, τις λεπτομέρειες σύμφωνα με τις οποίες κάθε όργανο θέτει στη διάθεση της υπηρεσίας επαρκή αριθμό μελών της εξεταστικής επιτροπής, παρέδρων μελών και επιτηρητών·

ι) εγκρίνει, με απλή πλειοψηφία, τους όρους υπό τους οποίους η υπηρεσία δύναται να παρέχει τη συγκατάθεσή της στα όργανα, ώστε αυτά να διοργανώνουν τους δικούς τους διαγωνισμούς σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 1 της αποφάσεως των οργάνων.

Άρθρο 7

Διορισμός του προσωπικού

1. Η υπηρεσία διευθύνεται από έναν διευθυντή διοριζόμενο από την Επιτροπή κατόπιν ευνοϊκής γνώμης του διοικητικού συμβουλίου, που διατυπώνεται με απλή πλειοψηφία. Το διοικητικό συμβούλιο συνδέεται στενά με τις ακολουθητέες διαδικασίες πριν από το διορισμό του διευθυντή της υπηρεσίας, ιδίως για τη σύνταξη της προκήρυξης κενής θέσης και για την εξέταση των υποψηφιοτήτων.

2. Ο διευθυντής της υπηρεσίας είναι η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή του προσωπικού της υπηρεσίας.

3. Η Επιτροπή, σε όσον αφορά τον διευθυντή της υπηρεσίας, και ο διευθυντής της υπηρεσίας, σε όσον αφορά το προσωπικό του οποίου αποτελεί την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή, ενημερώνουν το διοικητικό συμβούλιο σχετικά με τους διενεργούμενους διορισμούς, την υπογραφή των συμβάσεων, τις προαγωγές και την κίνηση πειθαρχικών διαδικασιών που αφορούν τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό.

4. Κάθε κενή θέση εντός της υπηρεσίας γνωστοποιείται στους υπαλλήλους όλων των οργάνων των Κοινοτήτων, αμέσως όταν η ΑΔΑ αποφασίσει την πλήρωση της θέσης αυτής.

5. Ο διευθυντής της υπηρεσίας διορίζεται για πενταετή θητεία, άπαξ ανανεώσιμη.

Άρθρο 8

Καθήκοντα του διευθυντή της υπηρεσίας, διοίκηση του προσωπικού

1. Ο διευθυντής της υπηρεσίας ευθύνεται για την καλή λειτουργία της υπηρεσίας. Ενεργεί υπό την ευθύνη του διοικητικού συμβουλίου, εντός του πλαισίου των αρμοδιοτήτων του τελευταίου. Εξασφαλίζει τη γραμματεία του διοικητικού συμβουλίου, αναφέρεται σε αυτό σχετικά με την εκτέλεση των καθηκόντων του και υποβάλλει σε αυτό κάθε υπόδειξη για την καλή λειτουργία της υπηρεσίας.

2. Οι διοικητικές διαδικασίες οι σχετικές με την τρέχουσα διαχείριση των θεμάτων προσωπικού, ιδίως των θεμάτων αμοιβών και αδειών, του ταμείου υγείας, ατυχημάτων και συντάξεων, διενεργούνται υπό τους ίδιους όρους με αυτούς των διαδικασιών που αφορούν τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της Επιτροπής. Αυτή η απαρίθμηση διαδικασιών δεν είναι εξαντλητική και η υπηρεσία δύναται να έλθει σε συμφωνία με την Επιτροπή αναφορικά με άλλους τομείς.

Άρθρο 9

Οικονομικές πτυχές

1. Οι διατιθέμενες στην υπηρεσία πιστώσεις, των οποίων το συνολικό ποσό εγγράφεται σε ιδιαίτερη γραμμή του προϋπολογισμού, στο τμήμα του που αφορά στην Επιτροπή, αναγράφονται λεπτομερώς σε παράρτημα του τμήματος αυτού. Το παράρτημα αυτό έχει τη μορφή καταστάσεως εσόδων και δαπανών και υποδιαιρείται όπως τα τμήματα του προϋπολογισμού.

2. Ο πίνακας προσωπικού της υπηρεσίας επισυνάπτεται στον πίνακα προσωπικού της Επιτροπής ως παράρτημά του.

3. Η Επιτροπή, βάσει προτάσεως του διοικητικού συμβουλίου, αναθέτει, όσον αφορά τις πιστώσεις της υπηρεσίας που εγγράφονται στο παράρτημα, τις εξουσίες διατάκτη στον διευθυντή της υπηρεσίας και καθορίζει τα όρια και τους όρους της ανάθεσης αυτής. Όσον αφορά τις συμπληρωματικές υπηρεσίες που παρέχονται από την υπηρεσία επ' αμοιβή, το διοικητικό συμβούλιο ενημερώνει τη δημοσιονομική αρχή, στο τέλος του οικονομικού έτους, σχετικά με την ανάλυση των ποσών που έχουν εισπραχθεί με τον τρόπο αυτό εντός της γραμμής προϋπολογισμού του παραρτήματος.

4. Η λογιστική της υπηρεσίας διενεργείται σύμφωνα με τις λογιστικές μεθόδους και κανόνες που ορίζει ο υπόλογος της Επιτροπής. Η υπηρεσία τηρεί χωριστή λογιστική των εσόδων που προέρχονται από τις παρεχόμενες επ' αμοιβή υπηρεσίες.

Άρθρο 10

Επανεξέταση

Η παρούσα απόφαση επανεξετάζεται στο πέρας του τριετούς διαστήματος που έπεται της ιδρύσεως της υπηρεσίας.

Άρθρο 11

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημέρα της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο

Ο Γενικός Γραμματέας

J. Priestley

Για το Συμβούλιο

Ο Αναπληρωτής Γενικός Γραμματέας

P. De Boissieu

Για την Επιτροπή

Ο Γενικός Γραμματέας

D. O'Sullivan

Για το Δικαστήριο

Ο Γραμματέας

R. Grass

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Ο Γενικός Γραμματέας

M. Hervé

Για την Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή

Ο Γενικός Γραμματέας

P. Venturini

Για την Επιτροπή των Περιφερειών

Ο Γενικός Γραμματέας

V. Falcone

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

J. Söderman

(1) ΕΕ L 56 της 4.3.1968, σ. 1.

(2) Βλέπε σελίδα 53 της παρούσας Επίσημης Εφημερίδας.