Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2222/2000 της Επιτροπής

της 7ης Ιουνίου 2000

για τον καθορισμό των χρηματοδοτικών κανόνων για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999 του Συμβουλίου για την κοινοτική στήριξη για τα προενταξιακά μέτρα που αφορούν τη γεωργία και την αγροτική ανάπτυξη σε υποψήφιες χώρες της κεντρικής και ανατολικής Ευρώπης κατά την προενταξιακή περίοδο

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1268/1999 του Συμβουλίου, της 21ης Ιουνίου 1999, σχετικά με την κοινοτική στήριξη για τα προενταξιακά μέτρα που αφορούν τη γεωργία και την αγροτική ανάπτυξη σε υποψήφιες χώρες της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης κατά την προενταξιακή περίοδο(1), και ιδίως το άρθρο 9 παράγραφος 2 και το άρθρο 12 παράγραφος 2,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Το άρθρο 11 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999 του Συμβουλίου(2) σχετικά με το συντονισμό της βοήθειας προς τις υποψήφιες χώρες στο πλαίσιο της προενταξιακής στρατηγικής προβλέπει ότι η Επιτροπή θέτει σε εφαρμογή την κοινοτική βοήθεια σύμφωνα με τους κανόνες του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων(3), και ιδίως το άρθρο 114. Το άρθρο 9 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999 προβλέπει ότι η χρηματοδοτική στήριξη πρέπει να πληροί τις αρχές που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1258/1999 του Συμβουλίου, της 17ης Μαΐου 1999, για τη χρηματοδότηση της κοινής γεωργικής πολιτικής(4). Ο εν λόγω κανονισμός αφορά τόσο το τμήμα εγγυήσεων όσο και το τμήμα Προσανατολισμού του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Προσανατολισμού και Εγγυήσεων, αλλά ορίζει ιδίως ειδικές διατάξεις σχετικά με το τμήμα Εγγυήσεων, το οποίο εμπίπτει στον τίτλο VIII του δημοσιονομικού κανονισμού.

(2) Προβλέπεται ότι η εφαρμογή του Sapard θα πρέπει να έχει επίπτωση στην παγίωση των θεσμών στις σχετικές χώρες. Το ειδικό πρόγραμμα ένταξης για τη γεωργία και την αγροτική ανάπτυξη (Sapard) θα απαιτήσει, για καθεμία από τις δέκα υποψήφιες χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999, τη συνέχιση πολυάριθμων έργων, καθένα από τα οποία είναι γενικά περιορισμένης χρηματοδοτικής διάστασης. Είναι επιθυμητή η ανάθεση καθηκόντων διαχείρισης στην υποψήφια χώρα και το άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999 προβλέπει τη δυνατότητα ανάθεσης της διαχείρισης αυτής στην υποψήφια χώρα. Η διαχείριση του Sapard θα πρέπει, ως εκ τούτου, να οργανωθεί μέσω διαφόρων οργανισμών στις υποψήφιες χώρες σύμφωνα με την αποκεντρωμένη διαχείριση.

(3) Τα ελάχιστα κριτήρια και όροι για την εφαρμογή της αποκεντρωμένης διαχείρισης βάσει του άρθρου 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999 καθορίζονται στο παράρτημα του εν λόγω κανονισμού. Τα εν λόγω κριτήρια και όροι αντανακλούν τα κριτήρια και τους όρους που πρέπει να πληρούν οι οργανισμοί πληρωμής σύμφωνα με τους κανόνες του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων που καθορίστηκαν στο παράρτημα του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 της Επιτροπής(5), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2245/1999(6). Υπό το φως των ανωτέρω, ο οργανισμός που ιδρύεται σε κάθε υποψήφια χώρα, θα πρέπει να οργανωθεί σύμφωνα με τις διατάξεις του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων.

(4) Οι διατάξεις του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων, οι οποίες προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1663/95, αφορούν κυρίως τα καθήκοντα πληρωμής. Εντούτοις, οι οργανισμοί των υποψήφιων χωρών θα πρέπει να αναλάβουν τόσο καθήκοντα πληρωμής όσο και καθήκοντα εφαρμογής. Ως εκ τούτου, πρέπει να καθοριστούν τα αναγκαία κατάλληλα κριτήρια για την εκπλήρωση του εν λόγω καθήκοντος.

(5) Eίναι σκόπιμο να μπορεί επίσης να χορηγηθεί προσωρινά διαπίστευση υπό τον όρο της τήρησης βασικών/ελάχιστων κριτηρίων.

(6) Προκειμένου να μπορεί η Επιτροπή να μην εφαρμόζει τη διαδικασία έγκρισης εκ των προτέρων που προβλέπεται στο άρθρο 12 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999 και να αναθέτει τη διαχείριση της βοήθειας σε μια υποψήφια χώρα, η εθνική διαπίστευση του οργανισμού Sapard της υποψήφιας χώρας πρέπει να αποτελέσει αντικείμενο έγκρισης.

(7) Είναι σκόπιμη, κατά περίπτωση, η χρήση των υφιστάμενων δομών σε υποψήφιες χώρες για ορισμένες χρηματοδοτικές δραστηριότητες. Σε καθεμία από τις χώρες αυτές, υπάρχει ήδη ένα εθνικό ταμείο μέσω του οποίου μεταφέρονται τα κεφάλαια του Phare και η παράγραφος 2 στοιχείο v) του παραρτήματος του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999 προβλέπει ότι ο εθνικός διατάκτης θα φέρει την πλήρη δημοσιονομική αρμοδιότητα και ευθύνη για τη διαχείριση των κεφαλαίων. Ως εκ τούτου είναι σκόπιμο, για τις ανάγκες του Sapard, το εθνικό ταμείο σε κάθε υποψήφια χώρα να είναι η αρμόδια αρχή η οποία παρέχει διαπίστευση στον οργανισμό Sapard και εποπτεύει κατόπιν τη συμμόρφωσή του προς τα κριτήρια διαπίστευσης. Ο εθνικός διατάκτης είναι το σημείο επαφής για χρηματοδοτικές πληροφορίες μεταξύ της Επιτροπής και της υποψήφιας χώρας.

(8) Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συμβουλίου, της 21ης Ιουνίου 1999, για τον καθορισμό των διατάξεων για τα Διαρθρωτικά Ταμεία(7) προβλέπει στο άρθρο 31 παράγραφος 2 ότι η πρώτη ανάληψη υποχρεώσεων πραγματοποιείται κατά την έκδοση της απόφασης της Επιτροπής για την έγκριση της παρέμβασης. Υπό τις περιστάσεις αυτές και αναφορικά με την ενεργοποίηση της πράξης ανάληψης υποχρεώσεων από τον κοινοτικό προϋπολογισμό, το πρότυπο αυτό μπορεί να θεωρηθεί κατάλληλο προκειμένου να εφαρμοστεί mutatis mutandis στο Sapard.

(9) Το άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999 προβλέπει την εκτέλεση εκ των υστέρων ελέγχων από την Επιτροπή. Η διαδικασία εκκαθάρισης λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ αποτελεί ένα αποτελεσματικό σύστημα για το λογιστικό έλεγχο των πληρωμών των αποκεντρωμένων οργανισμών και, εφόσον είναι αναγκαίο, για την ανάκτηση παράτυπων ή αχρεωστήτως καταβληθεισών πληρωμών από τις υποψήφιες χώρες.

(10) Οι κανόνες εφαρμογής του Sapard θα πρέπει να καθοριστούν σε διμερείς συμφωνίες που πρέπει να συναφθούν μεταξύ της Επιτροπής και κάθε υποψήφιας χώρας. Η Επιτροπή και κάθε υποψήφια χώρα θα πρέπει να συνάψουν πολυετή συμφωνία χρηματοδότησης στην οποία θα ορίζονται οι όροι που καθορίζουν τη χρήση της συμμετοχής του Sapard. Οι ετήσιες συμφωνίες χρηματοδότησης θα πρέπει να καθορίζουν τη χρηματοδοτική συμμετοχή της Κοινότητας.

(11) Για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας, οι υποψήφιες χώρες θα πρέπει να έχουν τις παρόμοιες υποχρεώσεις όπως τα κράτη μέλη σχετικά με τους ελέγχους που διενεργούνται από υπαλλήλους της Κοινότητας όσον αφορά τα κεφάλαια του Sapard.

(12) Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής διαχείρισης του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Προσανατολισμού και Εγγυήσεων (ΕΓΤΠΕ),

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ

Άρθρο 1

Πεδίο εφαρμογής του παρόντος κανονισμού

1. Ο παρών κανονισμός καθορίζει τους όρους βάσει των οποίων ανατίθεται η διαχείριση της ενίσχυσης που προβλέπεται από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1268/1999 σε οργανισμούς στις δέκα υποψήφιες χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 1 του εν λόγω κανονισμού, σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999.

2. Η Επιτροπή προτίθεται να απαιτήσει από τις υποψήφιες χώρες να τηρήσουν τους όρους αυτούς, συμπεριλαμβάνοντάς τους σε χρηματοδοτικές συμφωνίες που θα αποτελέσουν αντικείμενο διαπραγμάτευσης με κάθε χώρα.

Άρθρο 2

Ορισμοί

Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού:

α) "υποψήφιες χώρες", είναι οι χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999·

β) "εθνικό ταμείο", είναι το όργανο το οποίο έχει διοριστεί από την υποψήφια χώρα και έχει τεθεί υπό την αρμοδιότητα του εθνικού διατάκτη, ο οποίος φέρει την πλήρη χρηματοδοτική αρμοδιότητα και ευθύνη για τα κεφάλαια, και το οποίο ενεργεί ως αρμόδια αρχή. Ο εθνικός διατάκτης είναι το σημείο επαφής για οικονομικής φύσεως πληροφορίες που διαβιβάζονται μεταξύ της Επιτροπής και της υποψήφιας χώρας·

γ) "αρμόδια αρχή", είναι το όργανο στην υποψήφια χώρα, το οποίο:

i) χορηγεί, παρακολουθεί και ανακαλεί την διαπίστευση του οργανισμού Sapard, για τους σκοπούς του άρθρου 1 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 και

ii) διορίζει το όργανο πιστοποίησης·

δ) "οργανισμός Sapard", είναι ο οργανισμός ο οποίος έχει ιδρυθεί από την υποψήφια χώρα, λειτουργεί υπό την ευθύνη της και είναι επιφορτισμένος με δύο καθήκοντα: ένα καθήκον εφαρμογής και ένα καθήκον εκτέλεσης πληρωμών. Ένας μόνον οργανισμός Sapard μπορεί να είναι διαπιστευμένος σε κάθε υποψήφια χώρα·

ε) "όργανο πιστοποίησης", είναι το όργανο το οποίο είναι λειτουργικά ανεξάρτητο του οργανισμού Sapard και εκδίδει τις βεβαιώσεις λογαριασμών, συντάσσει εκθέσεις σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου και επαληθεύει τα στοιχεία της συγχρηματοδότησης·

στ) "πολυετής συμφωνία χρηματοδότησης", είναι η συμφωνία που καθορίζει τις διατάξεις που πρέπει να τηρούνται για τη συγχρηματοδότηση του Sapard·

ζ) "ετήσια συμφωνία χρηματοδότησης", είναι η συμφωνία, η οποία καθορίζει τη χρηματοδοτική χορήγηση για το σχετικό έτος βάσει των πιστώσεων που εγγράφονται στον κοινοτικό προϋπολογισμό και συμπληρώνει και τροποποιεί, ενδεχομένως, τις διατάξεις που καθορίζονται στην πολυετή συμφωνία χρηματοδότησης·

η) "λογαριασμός σε ευρώ του Sapard", είναι ο λογαριασμός που ανοίγεται από τον εθνικό διατάκτη υπό την ευθύνη του σε χρηματοπιστωτικό ίδρυμα και ο οποίος αποφέρει τόκο υπό κανονικούς εμπορικούς όρους προκειμένου να δέχεται τις πληρωμές που αναφέρονται στο άρθρο 8, χρησιμοποιείται αποκλειστικά για τις συναλλαγές του Sapard και τηρείται σε ευρώ·

θ) "οικονομικό έτος", είναι το ημερολογιακό έτος από 1ης έως 31 Δεκεμβρίου.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2

ΑΝΑΘΕΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Άρθρο 3

Ανάθεση της διαχείρισης της ενίσχυσης

1. Η Επιτροπή επαληθεύει τη συμμόρφωση προς τους όρους του άρθρου 12 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1266/1999, οι οποίοι στο εξής καλούνται "όροι", καθώς και προς τις διατάξεις των άρθρων 4 έως 6 και του παραρτήματος του παρόντος κανονισμού πριν αποφασίσει την ανάθεση της διαχείρισης της ενίσχυσης στις υποψήφιες χώρες.

Για τη διαπίστωση της συμμόρφωσης προς τους όρους και τις διατάξεις που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο, η Επιτροπή:

- εξετάζει τις διαδικασίες και δομές του εθνικού ταμείου και του οργανισμού Sapard όσον αφορά την εφαρμογή του προγράμματος Sapard και, κατά περίπτωση, τις διαδικασίες και δομές άλλων οργάνων στα οποία δυνατόν να έχουν ανατεθεί καθήκοντα σύμφωνα με το άρθρο 4 παράγραφος 4, το άρθρο 5 παράγραφος 3 και το άρθρο 6 παράγραφος 2,

- διενεργεί επιτόπιους ελέγχους.

2. Η απόφαση ανάθεσης της διαχείρισης στον οργανισμό μπορεί να πραγματοποιείται σε προσωρινή βάση, υπό την προϋπόθεση ότι υφίσταται συμμόρφωση προς τα καθήκοντα και τα κριτήρια που αναφέρονται στο παράρτημα του παρόντος κανονισμού και στις διατάξεις των άρθρων 4 έως 6.

3. Η Επιτροπή παρακολουθεί σε συνεχή βάση τη συμμόρφωση προς τους όρους και τις διατάξεις του παρόντος κανονισμού και του παραρτήματος. Εάν διαπιστωθεί, σε οποιοδήποτε στάδιο, ότι δεν πληρούνται πλέον, η Επιτροπή ανακαλεί αμέσως την απόφαση και:

- παύει να αναλαμβάνει οποιεσδήποτε χρηματοδοτικές υποχρεώσεις εκ μέρους της Κοινότητας,

- διακόπτει τις χρηματικές μεταφορές προς την υποψήφια χώρα και

- ενδεχομένως, προβαίνει σε δημοσιονομικές διορθώσεις εις βάρος της υποψήφιας χώρας.

Άρθρο 4

Καθήκοντα της αρμόδιας αρχής

1. Τα καθήκοντα της αρμόδιας αρχής περιλαμβάνουν mutatis mutandis τα καθήκοντα που παρατίθενται στο άρθρο 1 παράγραφοι 3, 4, 6 και 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95. Μπορεί να χορηγηθεί προσωρινή διαπίστευση για περίοδο που καθορίζεται ανάλογα με τη σοβαρότητα του προβλήματος εν αναμονή της εφαρμογής οποιωνδήποτε απαιτούμενων αλλαγών στις διοικητικές και λογιστικές διαδικασίες.

2. Η απόφαση διαπίστευσης του οργανισμού Sapard εκ μέρους της αρμόδιας αρχής λαμβάνεται βάσει εξέτασης που καλύπτει τις διαδικασίες και δομές όσον αφορά τη διοίκηση, τις πληρωμές, τον έλεγχο και τη λογιστική, και περιλαμβάνει τους όρους σχετικά με την επιλογή έργων, την πρόσκληση υποβολής προσφορών, τη σύναψη συμβάσεων και την τήρηση κανόνων σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις, λαμβάνοντας υπόψη τα κριτήρια που καθορίζονται στο παράρτημα. Η εξέταση διενεργείται σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα λογιστικού ελέγχου. Σε περίπτωση εξέτασης χορήγησης προσωρινής διαπίστευσης, πρέπει να υπάρχει ικανοποιητική συμμόρφωση προς τις διατάξεις του παραρτήματος, ιδίως ως προς τις υποχρεώσεις που αφορούν τις γραπτές διαδικασίες, τη διάκριση των καθηκόντων, τους ελέγχους πριν από την έγκριση και πριν από την πληρωμή, τις διαδικασίες πληρωμής, τις λογιστικές διαδικασίες, την ασφάλεια των ηλεκτρονικών στοιχείων, τον εσωτερικό λογιστικό έλεγχο και, ενδεχομένως, τις διατάξεις συμβάσεων έργων και προμηθειών.

3. Η αρμόδια αρχή παρακολουθεί τη διαπίστευση και την ανακαλεί αμελλητί εφόσον δεν πληρούνται πλέον τα κριτήρια διαπίστευσης και ενημερώνει αμέσως την Επιτροπή.

4. Η αρμόδια αρχή δύναται να αναθέσει το καθήκον εξέτασης σε άλλα όργανα που αναφέρεται στην παράγραφο 2. Ο εθνικός διατάκτης διατηρεί, πάντοτε, την πλήρη ευθύνη.

Άρθρο 5

Καθήκοντα του οργανισμού Sapard

1. Το καθήκον εφαρμογής του οργανισμού Sapard περιλαμβάνει:

- την πρόσκληση υποβολής προσφορών,

- την επιλογή των έργων, την πρόσκληση υποβολής προσφορών και τη σύναψη συμβάσεων,

- τον έλεγχο των αιτήσεων έγκρισης έργων βάσει των προβλεπόμενων λεπτομερειών και όρων, της επιλεξιμότητας και του περιεχομένου του εγκεκριμένου προγράμματος Sapard για τη γεωργία και την αγροτική ανάπτυξη, το οποίο στο εξής καλείται "πρόγραμμα", συμπεριλαμβανομένων, ενδεχομένως, των διατάξεων για δημόσιες συμβάσεις,

- τον καθορισμό των συμβατικών υποχρεώσεων μεταξύ του οργανισμού και των εν δυνάμει δικαιούχων και τη χορήγηση έγκρισης για την έναρξη των εργασιών,

- την εκτέλεση επιτόπιων ελέγχων τόσο πριν όσο και μετά την έγκριση του έργου,

- την υποβολή εκθέσεων για την πρόοδο των εκτελούμενων εργασιών,

- την παρακολούθηση και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την πρόοδο των εφαρμοζόμενων μέτρων βάσει δεικτών.

2. Το καθήκον πληρωμής του οργανισμού Sapard περιλαμβάνει:

- τον έλεγχο των ετήσιων πληρωμών,

- την εκτέλεση επιτόπιων ελέγχων για την διαπίστωση της επιλεξιμότητας για σκοπούς πληρωμής,

- την έγκριση πληρωμών,

- την εκτέλεση πληρωμών,

- την λογιστική των πράξεων ανάληψης υποχρεώσεων και πληρωμών,

- ενδεχομένως, τους ελέγχους των δικαιούχων μετά την πληρωμή της ενίσχυσης προκειμένου να διαπιστωθεί η συνέχιση της τήρησης των όρων των ενισχύσεων.

3. Σε περίπτωση μη εκτέλεσης των καθηκόντων εφαρμογής και πληρωμής στο πλαίσιο μιας διοικητικής δομής, τα καθήκοντα αυτά μπορούν να εκτελεστούν από άλλα μέρη υπό τον όρο της τήρησης των διατάξεων της παραγράφου 2.3 του παραρτήματος. Εντούτοις, σε καμία περίπτωση δεν ανατίθενται η εκτέλεση πληρωμών καθώς και λογιστικής καταχώρησης της ανάληψης υποχρεώσεων και πληρωμών. Η έγκριση των έργων, οι επιτόπιοι έλεγχοι και οι διαδικασίες πληρωμής, πρέπει να στηρίζονται σε κατάλληλη διάκριση καθηκόντων.

4. Οποιεσδήποτε προτεινόμενες αλλαγές στις ρυθμίσεις εφαρμογής ή/και πληρωμών του οργανισμού Sapard μετά τη διαπίστευσή του, υποβάλλονται από την αρμόδια αρχή στην Επιτροπή.

5. Στην περίπτωση που ο οργανισμός Sapard δεν εκτελεί επίσης τα καθήκοντα της διαχειριστικής αρχής που προβλέπεται στο άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2759/1999 της Επιτροπής(8), κοινοποιεί στην εν λόγω αρχή τις αναγκαίες πληροφορίες προκειμένου η εν λόγω άρχή να εκτελέσει τα καθήκοντά της.

Άρθρο 6

Καθήκοντα του οργάνου πιστοποίησης

1. Στα καθήκοντα του οργάνου πιστοποίησης περιλαμβάνονται:

- η χορήγηση βεβαίωσης για τον ετήσιο λογαριασμό του οργανισμού Sapard, καθώς και τον λογαριασμό σε ευρώ του Sapard,

- η σύνταξη ετήσιας έκθεσης σχετικά με την επάρκεια των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου του οργανισμού Sapard όσον αφορά την ικανότητά τους να διασφαλίσουν τη συμφωνία των δαπανών προς τις διατάξεις του άρθρου 8 παράγραφος 1,

- η επαλήθευση της ύπαρξης και της ακρίβειας του εθνικού στοιχείου συγχρηματοδότησης που αναφέρεται στο άρθρο 9 παράγραφος 2.

2. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων αυτών, το όργανο πιστοποίησης ενεργεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 και τις κατευθυντήριες γραμμές που ορίζονται από την Επιτροπή. Στην περίπτωση που το διορισθέν όργανο είναι η Εθνική Υπηρεσία Λογιστικού Ελέγχου ή ισοδύναμη υπηρεσία, μπορεί να αναθέσει μέρος ή το σύνολο των καθηκόντων εξέτασης που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 σε άλλα όργανα, υπό τον όρο της αποτελεσματικής τήρησης των καθηκόντων. Το όργανο πιστοποίησης διατηρεί πάντοτε την πλήρη ευθύνη.

3. Η βεβαίωση των ετήσιων λογαριασμών και η έκθεση λογιστικού ελέγχου που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 και στο άρθρο 13 παράγραφος 1 συντάσσονται πριν από τις 15 Απριλίου του επόμενου έτους και υποβάλλονται στην Επιτροπή το αργότερο στις 30 Απριλίου.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3

ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ

Άρθρο 7

Δημοσιονομικές υποχρεώσεις

1. Η απόφαση της Επιτροπής που εξουσιοδοτεί την υπογραφή κάθε ετήσιας συμφωνίας χρηματοδότησης έχει ως αποτέλεσμα την ανάληψη υποχρεώσεων στον κοινοτικό προϋπολογισμό.

2. Η πρώτη ετήσια συμφωνία χρηματοδότησης μπορεί να υπογραφεί μόνον εκ μέρους της Επιτροπής, εφόσον πληρούνται οι κάτωθι όροι:

- το πρόγραμμα έχει εγκριθεί από την Επιτροπή και

- έχει υπογραφεί η πολυετής συμφωνία χρηματοδότησης και από τα δύο μέρη.

3. Η Επιτροπή αποδεσμεύει οποιοδήποτε μέρος μιας ανάληψης υποχρεώσεων σύμφωνα με τον κανόνα που ορίζεται στο άρθρο 31 παράγραφος 2 δεύτερο εδάφιο του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις του άρθρου 10.

Άρθρο 8

Πληρωμές από την Επιτροπή

1. Μόνον η ενίσχυση του Sapard που χορηγείται σύμφωνα με τις διατάξεις του προγράμματος που έχει εγκριθεί από την Επιτροπή, των πολυετών και ετήσιων συμφωνιών χρηματοδότησης και σύμφωνα με την απόφαση της Επιτροπής που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1, αποτελεί αντικείμενο συγχρηματοδότησης από την Επιτροπή.

2. Οι πληρωμές αυτές πραγματοποιούνται σε ευρώ στον λογαριασμό σε ευρώ του Sapard, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 32 παράγραφος 1, παράγραφος 2 δεύτερο εδάφιο, παράγραφος 3, με την εξαίρεση των στοιχείων α) και δ) και του δεύτερου και τρίτου εδαφίου πριν το τέλος, και σύμφωνα με το εν λόγω άρθρο 32 παράγραφος 4 στοιχεία α) και β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999.

3. Η Επιτροπή πραγματοποιεί μια αρχική πληρωμή στο λογαριασμό σε ευρώ του Sapard. Η πληρωμή αυτή, η οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί σε περισσότερες από μία δόσεις, δεν υπερβαίνει το 49 % της πρώτης ετήσιας χορήγησης στη σχετική υποψήφια χώρα, όπως ορίζεται στην απόφαση 1999/595/ΕΚ της Επιτροπής(9). Η πληρωμή πραγματοποιείται μόνον υπό τον όρο ότι η διαπίστευση του οργανισμού Sapard αποτέλεσε αντικείμενο της απόφασης που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 και μετά τη σύναψη της πολυετούς συμφωνίας χρηματοδότησης και της πρώτης ετήσιας συμφωνίας χρηματοδότησης. Η πληρωμή επιστρέφεται εφόσον δεν έχει ληφθεί από την Επιτροπή, εντός δεκαοκτώ μηνών από την ημερομηνία της εν λόγω πληρωμής, καμία αίτηση πληρωμής σύμφωνα με το άρθρο 10.

4. Μεταγενέστερες πληρωμές πραγματοποιούνται σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζονται στο άρθρο 10.

5. Οι δαπάνες μετατροπής, τα τραπεζικά έξοδα και οι συναλλαγματικές απώλειες δεν αποτελούν αντικείμενο κοινοτικής συγχρηματοδότησης.

Άρθρο 9

Πληρωμές από τον οργανισμό Sapard

1. Οι πληρωμές του οργανισμού Sapard στον δικαιούχο πρέπει να:

- πραγματοποιούνται σε εθνικό νόμισμα και να χρεώνονται, ανάλογα με την περίπτωση, στο λογαριασμό σε ευρώ του Sapard. Οι εντολές πληρωμής στους δικαιούχους πρέπει γενικά να εκδίδονται εντός πενθημέρου από τη σχετική οφειλή,

- στηρίζονται σε δηλώσεις δαπανών που πραγματοποιήθηκαν από τον δικαιούχο. Οι εν λόγω δηλώσεις περιλαμβάνουν μόνον επιλεγέντα έργα και δαπάνες που καταβλήθηκαν πριν την ημερομηνία της απόφασης της Επιτροπής που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1.

Η κοινοτική συνεισφορά πρέπει να πραγματοποιείται ταυτόχρονα με την εθνική συνεισφορά. Εντούτοις, μπορεί να προηγείται της εθνικής συνεισφοράς.

2. Η συνολική δημόσια συμμετοχή στα διάφορα μέτρα και στις επιδοτήσεις στο επίπεδο των έργων πρέπει να είναι εύκολα αναγνωρίσιμη στο επίπεδο του οργανισμού Sapard.

3. Ο οργανισμός Sapard τηρεί αρχεία κάθε πληρωμών, τα οποία περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

- το ποσό σε εθνικό νόμισμα,

- το αντίστοιχο ποσό σε ευρώ.

4. Οι αχρεωστήτως καταβληθείσες πληρωμές, δηλαδή τα ποσά επιπλέον των οφειλομένων, τα οποία δεν διαπιστώνει ο Sapard, καταχωρούνται χωρίς καθυστέρηση στον λογαριασμό σε ευρώ του Sapard και αφαιρούνται από τις αιτήσεις πληρωμής προς την Επιτροπή, που αναφέρονται στο άρθρο 10.

5. Το τελικό υπόλοιπο της ενίσχυσης καταβάλλεται σύμφωνα με το άρθρο 32 παράγραφος 4 στοιχεία α) και β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 και μετά την έκδοση των αποφάσεων που αναφέρονται στα άρθρα 13 και 14.

6. Ο οργανισμός Sapard εξασφαλίζει την έγκαιρη εξέταση των αιτήσεων πληρωμών των δικαιούχων. Σε περιπτώσεις που το χρονικό διάστημα μεταξύ της παραλαβής των πλήρων δικαιολογητικών εγγράφων και της έκδοσης της εντολής πληρωμής υπερβαίνει τους τρεις μήνες, η κοινοτική συγχρηματοδότηση μπορεί να μειώνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 296/96 της Επιτροπής(10).

Άρθρο 10

Αίτηση πληρωμής από την Κοινότητα

1. Η Επιτροπή λαμβάνει υπόψη μόνον αιτήσεις πληρωμής που συντάσσονται από τον οργανισμό Sapard κάθε τρίμηνο, υπό τη μορφή που ορίζεται από την Επιτροπή, και διαβιβάζονται μέσω του εθνικού διατάκτη προς την Επιτροπή εντός μηνός από τη λήξη κάθε τριμήνου. Εντούτοις, μπορούν να υποβληθούν συμπληρωματικές αιτήσεις μόνον εφόσον δικαιολογείται με βάση τον κίνδυνο εξάντλησης του καθαρού υπολοίπου στο λογαριασμό σε ευρώ του Sapard πριν την εξέταση της επόμενης τριμηνιαίας αίτησης.

2. Οι αιτήσεις περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία:

- το ποσό των δαπανών που καταβλήθηκε από τον οργανισμό Sapard σε δικαιούχους κατά το προηγούμένο τρίμηνο, με ανάλυση τόσο σε εθνικό νόμισμα όσο και ευρώ για κάθε μέτρο, καθώς και η εθνική και κοινοτική συνεισφορά,

- το υπόλοιπο των κοινοτικών κεφαλαίων στον λογαριασμό σε ευρώ του Sapard μετά την πλέον πρόσφατη χρέωση,

- στοιχεία των διαπιστωθεισών παρατυπιών.

3. Η Επιτροπή ελέγχει τις αιτήσεις πληρωμής λαμβάνοντας υπόψη τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 32 παράγραφος 3 στοιχεία β), γ), ε) και στ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999.

4. Οι δαπάνες που δηλώνονται στις αιτήσεις πληρωμής, επιστρέφονται από την Επιτροπή καταρχήν εντός διμήνου από τη λήψη από αυτήν μιας παραδεκτής αίτησης πληρωμής αφού διενεργηθούν οι έλεγχοι που αναφέρονται στην παράγραφο 3.

Άρθρο 11

Τιμή συναλλάγματος και τόκος

1. Η τιμή μετατροπής που εφαρμόζεται είναι η τιμή συναλλάγματος που δημοσιεύεται από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα:

- για πληρωμές από τον οργανισμό Sapard, την προτελευταία εργάσιμη ημέρα της Επιτροπής του μήνα που προηγείται του μήνα κατά τη διάρκεια του οποίου καταχωρήθηκαν οι δαπάνες του λογαριασμού του οργανισμού Sapard. Η ημερομηνία έκδοσης της εντολής πληρωμής στον δικαιούχο είναι η ημερομηνία η οποία εμφαίνεται στους λογαριασμούς,

- για αχρεωστήτως καταβληθείσες πληρωμές από τον οργανισμό Sapard, την προτελευταία εργάσιμη ημέρα της Επιτροπής του μήνα που προηγείται του μήνα κατά τον οποίο παρατηρήθηκε για πρώτη φορά η αχρεωστήτως καταβληθείσα πληρωμή,

- για ποσά που καθορίστηκαν από αποφάσεις εκκαθάρισης λογαριασμών και αποφάσεις συμφωνίας περί εκκαθάρισης, την προτελευταία εργάσιμη ημέρα της Επιτροπής, του μήνα που προηγείται του μήνα κατά τη διάρκεια του οποίου λήφθηκε απόφαση.

2. Σε περίπτωση μη τήρησης των προθεσμιών του άρθρου 13 παράγραφος 5 και του άρθρου 14 παράγραφος 4, τα εκκρεμή ποσά αποφέρουν τόκο με επιτόκιο ίσο προς το επιτόκιο Euribor για τρίμηνες καταθέσεις που δημοσιεύεται από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα συν 1,5 %. Το επιτόκιο αυτό θα είναι το μέσο μηνιαίο επιτόκιο του μήνα κοινοποίησης της απόφασης που αναφέρεται στα άρθρα αυτά.

3. Ο τόκος που αποκομίζει ο λογαριασμός σε ευρώ του Sapard θα χρησιμοποιείται αποκλειστικά για το πρόγραμμα.

Άρθρο 12

Τεχνική συνδρομή

Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες η Επιτροπή δεν κατανέμει όλη την ετήσια χορήγηση που προβλέπεται στο άρθρο 7 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999 στην υποψήφια χώρα, η χρήση του εν λόγω μη κατανεμηθέντος ποσού αποφασίζεται από την Επιτροπή με ειδικές αποφάσεις. Ο εν λόγω τόκος δεν υφίσταται μείωση λόγω επιβαρύνσεων, εκτός επιβαρύνσεων φορολογικής φύσεως.

Άρθρο 13

Μέτρα πρωτοβουλιών της Επιτροπής

1. Με την επιφύλαξη των αποφάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 14, για κάθε ημερολογιακό έτος συντάσσεται ετήσια δήλωση, υπό τη μορφή που ορίζεται από την Επιτροπή η οποία συνοδεύεται από βεβαίωση και έκθεση λογιστικού ελέγχου που απαιτούνται από το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1258/1999, το άρθρο 4 και το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχεία α), γ), ε) και παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 και διαβιβάζεται από την υποψήφια χώρα στην Επιτροπή από τον εθνικό διατάκτη.

2. Η Επιτροπή λαμβάνει τα έγγραφα που αναφέρονται στην παράγραφο 1 μέχρι τις 30 Απριλίου του έτους που έπεται του σχετικού οικονομικού έτους.

Εφαρμόζονται οι διατάξεις που καθορίζονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 δεύτερη και τρίτη πρόταση πριν από το τέλος, παράγραφος 2 στοιχείο γ), καθώς και παράγραφοι 3 και 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 296/96. Για το ημερολογιακό έτος "x", λαμβάνονται υπόψη όλες οι πράξεις που καταχωρήθηκαν στους λογαριασμούς του οργανισμού Sapard κατά το ημερολογιακό έτος "x".

3. Η Επιτροπή προβαίνει, πριν από τις 30 Σεπτεμβρίου του έτους που έπεται του σχετικού ημερολογιακού έτους, στην εκκαθάριση, των λογαριασμών του οργανισμού Sapard σύμφωνα τις διατάξεις του άρθρου 7 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1258/1999 και του άρθρου 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95 (η οποία καλείται στο εξής "απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών"). Η απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών καλύπτει επίσης την εκκαθάριση του λογαριασμού σε ευρώ του Sapard. Προβαίνει επίσης στην εκκαθάριση του ποσού που πιστώνεται στο λογαριασμό σε ευρώ του Sapard σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 4 και άρθρο 11 παράγραφος 3.

4. Η Επιτροπή κοινοποιεί στην ενδιαφερόμενη υποψήφια χώρα τα αποτελέσματα των ελέγχων των στοιχείων που υποβλήθηκαν πριν από τις 31 Ιουλίου μετά τη λήξη του οικονομικού έτους. Εάν για λόγους που οφείλονται στην ενδιαφερόμενη υποψήφια χώρα, η Επιτροπή δεν δύναται να προβεί στην εκκαθάριση των λογαριασμών πριν από τις 30 Σεπτεμβρίου, η Επιτροπή ανακοινώνει στην υποψήφια χώρα τις περαιτέρω έρευνες που προτίθεται να διενεργήσει.

5. Το ποσό που καθορίζεται από την απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών προστίθεται ή αφαιρείται από μια από τις μεταγενέστερες πληρωμές της Επιτροπής προς την υποψήφια χώρα. Εντούτοις, σε περιπτώσεις που το προς αφαίρεση ποσό που καθορίζεται από την απόφαση αυτή υπερβαίνει το επίπεδο των ενδεχόμενων μεταγενέστερων πληρωμών, το ποσό που δεν καλύπτεται από το υπόλοιπο πιστώνεται στην Επιτροπή σε ευρώ εντός διμήνου από την κοινοποίηση της απόφασης. Η Επιτροπή μπορεί, ωστόσο, κατά περίπτωση, να αποφασίζει την αντιστάθμιση οποιουδήποτε ποσού που πρόκειται να πιστωθεί σε αυτή με πληρωμές που πρόκειται να πραγματοποιηθούν από την Επιτροπή στην υποψήφια χώρα στο πλαίσιο οποιουδήποτε κοινοτικού χρηματοδοτικού μέσου.

Άρθρο 14

Απόφαση περί συμφωνίας της εκκαθάρισης

1. Η Επιτροπή αποφασίζει για τις δαπάνες που αποκλείονται από την κοινοτική συγχρηματοδότηση εάν διαπιστώσει ότι οι δαπάνες δεν πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τους κανόνες που αναφέρονται στο άρθρο 8 παράγραφος 1 δεύτερο στοιχείο (το οποίο στο εξής καλείται "απόφαση συμφωνίας εκκαθάρισης").

2. Οι διαδικασίες συμφωνίας εκκαθάρισης εκτελούνται σύμφωνα με τους ισχύοντες μηχανισμούς και διαδικασίες για την εφαρμογή του άρθρου 7 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1258/1999 και του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1663/95.

3. Μια δημοσιονομική διόρθωση μπορεί να περιλαμβάνει την εφαρμογή κατ' αποκοπήν διορθώσεων σε περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν οργανώθηκαν ή δεν εκτελέστηκαν σωστά οι έλεγχοι από τον οργανισμό Sapard, καθώς και η απόρριψη της αντιστάθμισης της προβλεπόμενης δημοσιονομικής διόρθωσης με δαπάνες για άλλα σχέδια.

4. Το ποσό που ανακτάται σύμφωνα με την απόφαση συμφωνίας της εκκαθάρισης βάσει της παραγράφου 1, κοινοποιείται στον εθνικό διατάκτη ο οποίος μεριμνά για την πίστωση του ποσού στην Επιτροπή σε ευρώ εντός δύο μηνών από την κοινοποίηση της απόφασης. Το ποσό που προβλέπεται στην απόφαση δεν επανακατανέμεται στο πρόγραμμα Sapard. Η Επιτροπή μπορεί, ωστόσο, κατά περίπτωση, να αποφασίζει την αντιστάθμιση οποιουδήποτε ποσού που πρόκειται να πιστωθεί σε αυτή με πληρωμές που πρόκειται να πραγματοποιηθούν από την Επιτροπή στην υποψήφια χώρα στο πλαίσιο οποιουδήποτε κοινοτικού χρηματοδοτικού μέσου.

Άρθρο 15

Διατάξεις καταχώρησης και ελέγχου

1. Ο οργανισμός Sapard και το εθνικό ταμείο θέτουν στη διάθεση της Επιτροπής έγγραφα κατά τη διάρκεια πέντε ετών από την ημερομηνία πραγματοποίησης της τελικής πληρωμής στον δικαιούχο.

2. Στην περίπτωση διενέργειας ελέγχων βάσει του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999, εφαρμόζονται mutatis mutandis για την εκτέλεση του προγράμματος Sapard οι διατάξεις του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου(11) και του άρθρου 8 παράγραφοι 1 και 2 και του άρθρου 9 παράγραφοι 1 και 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1258/1999.

3. Οι υποψήφιες χώρες εφαρμόζουν τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1681/94 της Επιτροπής(12) όσον αφορά τις παρατυπίες και την διοργάνωση ενός συστήματος πληροφοριών στον τομέα αυτό.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

Βρυξέλλες, 7 Ιουνίου 2000.

Για την Επιτροπή

Franz Fischler

Μέλος της Επιτροπής

(1) ΕΕ L 161 της 26.6.1999, σ. 87.

(2) ΕΕ L 161 της 26.6.1999, σ. 68.

(3) ΕΕ L 356 της 31.12.1977, σ. 1.

(4) ΕΕ L 160 της 26.6.1999, σ. 103.

(5) ΕΕ L 158 της 8.7.1995, σ. 6.

(6) ΕΕ L 273 της 23.10.1999, σ. 5.

(7) ΕΕ L 161 της 26.6.1999, σ. 1.

(8) ΕΕ L 331 της 23.12.1999, σ. 51.

(9) ΕΕ L 226 της 27.8.1999, σ. 23.

(10) ΕΕ L 39 της 17.2.1996, σ. 5.

(11) ΕΕ L 292 της 15.11.1996, σ. 2.

(12) ΕΕ L 178 της 12.7.1994, σ. 43.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΣΗΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ SAPARD

1. ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ

Ο Οργανισμός Sapard εκτελεί τα ακόλουθα κύρια καθήκοντα όσον αφορά τις δαπάνες Sapard:

1.1. έγκριση αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών: στόχος του καθήκοντος αυτού είναι ο καθορισμός του ποσού που πρέπει να καταβληθεί σε έναν δικαιούχο ή προμηθευτή σύμφωνα με τους κανόνες της συμφωνίας χρηματοδότησης, ιδίως δε εκείνους που αφορούν την επιλεξιμότητα των αιτήσεων για έγκριση και των απαιτήσεων πληρωμών, τη συμμόρφωση με τις αναληφθείσες υποχρεώσεις όσον αφορά εγκρίσεις έργων, τις διαδικασίες πρόσκλησης υποβολής προσφορών και σύναψης συμβάσεων και τον έλεγχο των εργασιών που εκτελέστηκαν ή των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν·

1.2. εκτέλεση πληρωμών: στόχος του καθήκοντος αυτού είναι η έκδοση εντολής στην τράπεζα του οργανισμού ή, ανάλογα με την περίπτωση, σε κρατική υπηρεσία πληρωμών, να καταβάλει το εγκεκριμένο ποσό στον δικαιούχο ή τον προμηθευτή (ή στον πληρεξούσιό τους)·

1.3. λογιστική καταχώρηση των αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών: στόχος του καθήκοντος αυτού είναι η καταχώρηση της ανάληψης υποχρεώσεων και πληρωμών σε χωριστά βιβλία λογαριασμών των δαπανών Sapard, μέσω γενικού ηλεκτρονικού συστήματος επεξεργασίας δεδομένων, και σύνταξη περιοδικών περιλήψεων δαπανών, συμπεριλαμβανομένων των περιοδικών και ετήσιων δηλώσεων προς την Επιτροπή. Τα βιβλία λογαριασμών θα περιλαμβάνουν επίσης στοιχεία των προς ανάκτηση οφειλών·

1.4. έλεγχος: στόχος του καθήκοντος αυτού είναι η επαλήθευση των γεγονότων επί των οποίων στηρίζονται οι αιτήσεις με στόχο την εξέταση της συμμόρφωσής τους προς τους κανόνες της συμφωνίας χρηματοδότησης, καθώς και τους όρους της ανάληψης υποχρεώσεων. Ο έλεγχος αυτός περιλαμβάνει, ανάλογα με την περίπτωση, ελέγχους προεπιλογής έργων, επανακαταμετρήσεις, ελέγχους της ποσότητας και της ποιότητας των αγαθών ή των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν, ανάλυση ή έλεγχο δειγμάτων, ελέγχους προ της πληρωμής και οποιωνδήποτε ειδικών διατάξεων οι οποίες αναφέρονται στους κανόνες της συμφωνίας χρηματοδότησης ως προς την επιλεξιμότητα των δαπανών κ.λπ.. Για τη διαπίστωση της επιλεξιμότητας, οι έλεγχοι αυτοί απαιτούν, κατά περίπτωση, εξετάσεις τεχνικής φύσεως, οι οποίες μπορούν να αφορούν χρηματοοικονομικές αξιολογήσεις και ελέγχους ειδικής γεωργικής, τεχνικής ή επιστημονικής φύσεως·

1.5. υποβολή εκθέσεων: στόχος του καθήκοντος αυτού είναι να διασφαλιστεί η υποβολή εκθέσεων για τα διάφορα έργα και μέτρα κατά τρόπο ο οποίος εξασφαλίζει την αποτελεσματική και επαρκή εφαρμογή του μέτρου.

2. ΚΡΙΤΗΡΙΑ

2.1. Η διοικητική δομή του Οργανισμού Sapard προβλέπει τον διαχωρισμό των τριών καθηκόντων που αφορούν την έγκριση, την εκτέλεση και την λογιστική καταχώρηση, καθένα από τα οποία θα ανήκει στην αρμοδιότητα χωριστής διοικητικής υποομάδας, οι ευθύνες της οποίας καθορίζονται σε οργανωτικό χάρτη.

2.2. Ο οργανισμός Sapard υιοθετεί τις ακόλουθες διαδικασίες ή διαδικασίες που προσφέρουν ισοδύναμες εγγυήσεις:

2.2.1. ο οργανισμός Sapard θεσπίζει λεπτομερείς γραπτές διαδικασίες για την παραλαβή, καταχώρηση και επεξεργασία αιτήσεων για έγκριση έργων, τιμολογίων και δικαιολογητικών, καθώς και εκθέσεων ελέγχου συμπεριλαμβανομένης της περιγραφής όλων των προς χρησιμοποίηση εγγράφων.

Οι διαδικασίες αυτές διασφαλίζουν την εξέταση μόνον των αιτήσεων πληρωμής ή επιλεγέντων έργων τα οποία πληρούν τα κριτήρια·

2.2.2. η διάκριση των καθηκόντων θα είναι οργανωμένη κατά τρόπο ώστε κανένας υπάλληλος να μην είναι υπεύθυνος οποτεδήποτε για οποιοδήποτε έργο, για περισσότερα του ενός καθήκοντα όσον αφορά την έγκριση έργων, την έγκριση πληρωμών, την πληρωμή ή τη λογιστική καταχώρηση, και ότι κανένας υπάλληλος δεν εκτελεί ένα από τα καθήκοντα αυτά χωρίς την εποπτεία ενός δεύτερου υπαλλήλου. Οι ευθύνες κάθε υπαλλήλου καθορίζονται γραπτώς, συμπεριλαμβανόμενου του καθορισμού οικονομικών ορίων όσον αφορά τις εξουσίες του. Η επιμόρφωση του προσωπικού πρέπει να είναι κατάλληλη και πρέπει να υπάρχει πολιτική για την εναλλαγή του προσωπικού σε ευαίσθητες θέσεις, ή ελλείψει αυτής, περισσότερο αυξημένη εποπτεία·

2.2.3. κάθε υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη χορήγηση έγκρισης, πρέπει να διαθέτει λεπτομερή κατάλογο ελέγχων που πρέπει να εκτελεί και πρέπει να περιλαμβάνει στα δικαιολογητικά έγγραφα της αίτησης βεβαίωση ότι εκτελέστηκαν οι εν λόγω έλεγχοι. Η βεβαίωση αυτή μπορεί να πραγματοποιείται με τη χρήση ηλεκτρονικού μέσου βάσει των όρων που αναφέρονται στο εδάφιο 2.2.6.

Πρέπει να υπάρχουν στοιχεία αναθεώρησης των εργασιών από ανώτερο υπάλληλο. Η ανάλυση, η αξιολόγηση και η έγκριση των έργων πρέπει να αποδεικνύεται γραπτώς. Η ανάλυση του έργου πρέπει να διέπεται από τις αρχές της υγιούς και αποτελεσματικής διαχείρισης·

2.2.4. μια αίτηση/πληρωμής εγκρίνεται μόνο μετά τη διενέργεια επαρκών ελέγχων προκειμένου να διαπιστωθεί ότι πληροί τους κανόνες της συμφωνίας χρηματοδότησης και το περιεχόμενο του προγράμματος Sapard. Οι έλεγχοι αυτοί περιλαμβάνουν τους ελέγχους που απαιτούνται από τους κανόνες που διέπουν το συγκεκριμένο μέτρο στο πλαίσιο του οποίου ζητείται η βοήθεια, καθώς και εκείνους που απαιτούνται για την πρόληψη και την ανίχνευση της απάτης και της παρατυπίας λαμβάνοντας ιδιαίτερα υπόψη τους παρουσιαζόμενους κινδύνους.

Στο πλαίσιο των καθηκόντων έγκρισης, οι αιτήσεις υπόκεινται σε ελέγχους για την διαπίστωση της τήρησης των όρων, της επιλεξιμότητας, της ποιότητας των εγγράφων, της ορθότητας των δικαιολογητικών εγγράφων, της ημερομηνίας παραλαβής κ.λπ..

Όλοι οι προς εκτέλεση έλεγχοι πρέπει να προσδιορίζονται σε κατάλογο ελέγχων και να βεβαιώνεται η εκτέλεσή τους για κάθε αίτηση ή για κάθε ομάδα αιτήσεων.

Όσον αφορά τις παρασχεθείσες υπηρεσίες/παραδοθέντα υλικά, ο έλεγχος πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

- έλεγχος εγγράφων: προκειμένου να διαπιστωθεί ότι τα στοιχεία σχετικά με την ποσότητα, ποιότητα και τιμή των αγαθών ή υπηρεσιών που εμφαίνονται στο τιμολόγιο συμφωνούν με εκείνες που παραγγέλθηκαν,

- φυσικός έλεγχος: προκειμένου να διαπιστωθεί ότι η ποσότητα και η ποιότητα των αγαθών ή υπηρεσιών συμφωνεί με εκείνη που αναφέρεται στο τιμολόγιο/έντυπο αίτησης.

Ο έλεγχος αυτός μπορεί να εκτελείται σε συνεχή βάση κατά τη διάρκεια της παροχής των υπηρεσιών, δηλαδή κατά τη διενέργεια των αρχικών ή ενδιάμεσων πληρωμών·

2.2.5. οι διαδικασίες θα πρέπει να διασφαλίζουν το γεγονός ότι η πληρωμή διενεργείται μόνο στον δικαιούχο, στον τραπεζικό του λογαριασμό ή στον πληρεξούσιό του. Η πληρωμή εκτελείται από την τράπεζα του οργανισμού, ή ανάλογα με την περίπτωση, από κρατική υπηρεσία πληρωμών, ή με την αποστολή επιταγής εντός πέντε εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταλογισμού στον τραπεζικό λογαριασμό του Sapard. Θεσπίζονται διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί στον λογαριασμό σε ευρώ του Sapard η πίστωση όλων των πληρωμών, για τις οποίες δεν έχουν εκτελεστεί μεταφορές, ή δεν έχουν εισπραχθεί επιταγές. Καμία πληρωμή δεν διενεργείται σε μετρητά. Η έγκριση του διατάκτη ή/και του επόπτη του πραγματοποιείται με ηλεκτρονικό μέσο, υπό τον όρο της εξασφάλισης ενός κατάλληλου επιπέδου ασφάλειας του μέσου αυτού, και τα στοιχεία ταυτότητας του υπογράφοντας καταχωρούνται στα ηλεκτρονικά αρχεία·

2.2.6. κατά την επεξεργασία αιτήσεων, απαιτήσεων ή τιμολογίων με τη χρήση συστήματος πληροφορικής, η πρόσβαση στο σύστημα πληροφορικής προστατεύεται και ελέγχεται κατά τρόπο ώστε:

- να επικυρώνονται κατάλληλα όλα τα στοιχεία που καταχωρούνται στο σύστημα προκειμένου να εξασφαλιστεί η ανίχνευση και η διόρθωση σφαλμάτων καταχώρησης,

- τα δεδομένα να μπορούν να καταχωρούνται, τροποποιούνται ή επικυρώνονται μόνο από εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους στους οποίους έχει δοθεί συνθηματικό πρόσβασης,

- τα στοιχεία ταυτότητας κάθε υπαλλήλου ο οποίος καταχωρεί ή τροποποιεί δεδομένα ή προγράμματα καταγράφεται σε ημερολόγιο εργασιών. Τα συνθηματικά πρόσβασης αλλάζουν τακτικά προκειμένου να αποφεύγεται η κατάχρησή τους. Τα συστήματα πληροφορικής προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση μέσω φυσικών ελέγχων και τα δεδομένα υποστηρίζονται από αντίγραφα που αποθηκεύονται σε χωριστό, ασφαλή τόπο. Η καταχώρηση δεδομένων ελέγχεται με ορθολογικούς ελέγχους που αποσκοπούν στην ανίχνευση μη συνεκτικών ή ασυνήθιστων δεδομένων·

2.2.7. οι διαδικασίες θα πρέπει να εξασφαλίζουν την καταγραφή των αλλαγών στα ποσοστά της ενίσχυσης ή στους όρους και τις προϋποθέσεις για τη χορήγηση της ενίσχυσης, καθώς και την τακτική ενημέρωση των οδηγιών, βάσεων δεδομένων και καταλόγων ελέγχων.

2.3. Μέρος ή το σύνολο της εξουσιοδότησης και του καθήκοντος ελέγχου μπορεί να ανατεθεί σε άλλα όργανα υπό την προϋπόθεση της τήρησης των ακόλουθων όρων:

2.3.1. οι ευθύνες και υποχρεώσεις των εν λόγω άλλων οργάνων, ιδίως όσον αφορά τον έλεγχο και την επαλήθευση της συμμόρφωσης προς τους κανόνες της συμφωνίας χρηματοδότησης, πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένες·

2.3.2. τα όργανα πρέπει να διαθέτουν αποτελεσματικά συστήματα για την εξασφάλιση της ικανοποιητικής τήρησης των ευθυνών τους·

2.3.3. τα όργανα επιβεβαιώνουν ρητώς στον οργανισμό ότι εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους και περιγράφουν τα χρησιμοποιούμενα μέσα·

2.3.4. ο οργανισμός Sapard ενημερώνεται τακτικά και εγκαίρως για τα αποτελέσματα των πραγματοποιούμενων ελέγχων έτσι ώστε να μπορεί να λαμβάνεται πάντοτε υπόψη η επάρκεια των ελέγχων αυτών πριν από την έγκριση ή τακτοποίηση μιας αίτησης ή την πληρωμή τιμολογίου. Το εκτελούμενο έργο περιγράφεται λεπτομερώς σε έκθεση η οποία συνοδεύει κάθε αίτηση, ομάδα αιτήσεων ή, κατά περίπτωση, σε έκθεση που καλύπτει ένα έτος. Η έκθεση συνοδεύεται από βεβαίωση σχετικά με την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων, καθώς και για τη φύση, έκταση και όρια των εκτελεσθεισών εργασιών. Οι εκτελεσθέντες φυσικοί ή/και διοικητικοί έλεγχοι προσδιορίζονται, περιγράφεται η μέθοδος και παρατίθενται σε έκθεση τα αποτελέσματα όλων των επιθεωρήσεων και των μέτρων που λήφθηκαν όσον αφορά ασυμφωνίες και παρατυπίες. Τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβάλλονται στον οργανισμό πρέπει να είναι επαρκή για την παροχή εγγυήσεων ότι εκτελέστηκαν όλοι οι απαιτούμενοι έλεγχοι για την επιλεξιμότητα των αιτήσεων ή των τιμολογίων που εγκρίθηκαν για πληρωμή·

2.3.5. ο οργανισμός Sapard πρέπει να διαπιστώνει πριν την έγκριση του έργου και πριν την πληρωμή των δαπανών, ότι τα άλλα όργανα ακολούθησαν διαδικασίες που συμμορφώνονται με τα κριτήρια που καθορίζονται στο παρόν παράρτημα·

2.3.6. τα κριτήρια για την αξιολόγηση των αιτήσεων και για τη σειρά προτεραιότητάς τους θα πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένα και τεκμηριωμένα·

2.3.7. στην περίπτωση κατά την οποία τηρούνται από τα άλλα όργανα τα έγγραφα σχετικά με εγκεκριμένες απαιτήσεις, αναληφθείσες υποχρεώσεις δαπανών και διενεργηθέντες ελέγχους, τόσο τα όργανα αυτά όσο και ο οργανισμός καθορίζουν διαδικασίες προκειμένου να εξασφαλιστεί η καταγραφή του τόπου στον οποίο βρίσκονται όλα τα εν λόγω έγγραφα που έχουν σχέση με συγκεκριμένες πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν από τον οργανισμό και ότι τα έγγραφα αυτά μπορούν να διατίθενται για επιθεώρηση στα γραφεία του οργανισμού κατόπιν αιτήσεως των προσώπων ή οργάνων τα οποία έχουν κανονικά το δικαίωμα να επιθεωρούν τα εν λόγω έγγραφα, στα οποία περιλαμβάνονται:

- το προσωπικό του οργανισμού που ασχολείται με την απαίτηση,

- η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού,

- το όργανο πιστοποίησης που βεβαιώνει την ετήσια δήλωση του οργανισμού,

- εντεταλμένοι υπάλληλοι της Ευρωπαϊκής Ένωσης·

2.3.8. πρέπει να συναφθούν γραπτές συμφωνίες μεταξύ του οργανισμού Sapard και οργάνων στα οποία έχουν ανατεθεί καθήκοντα του οργανισμού Sapard. Οι εν λόγω συμφωνίες θα πρέπει να προσδιορίζουν σαφώς τα καθήκοντα που πρόκειται να εκτελεστούν από το εξουσιοδοτημένο όργανο, καθώς και τον τύπο των δικαιολογητικών και εκθέσεων που πρέπει να διαβιβάζονται στον οργανισμό Sapard εντός συγκεκριμένων προθεσμιών. Το συνολικό σύστημα, στο οποίο περιλαμβάνονται τα καθήκοντα των οποίων η εκτέλεση ανατέθηκε σε άλλα όργανα, πρέπει να περιληφθεί σε οργανωτικό χάρτη.

Η συμφωνία πρέπει να προβλέπει την πρόσβαση υπαλλήλων της Επιτροπής, του Ελεγκτικού Συνεδρίου και του Ευρωπαϊκού Γραφείου Καταπολέμησης της Απάτης σε πληροφορίες που τηρούνται από τα εν λόγω εξουσιοδοτημένα όργανα, καθώς και την έρευνα αιτήσεων από τους εν λόγω υπαλλήλους, καθώς και τη διενέργεια ελέγχων όσον αφορά έργα και αποδέκτες βοήθειας.

2.4. Οι λογιστικές διαδικασίες διασφαλίζουν την πληρότητα, ακρίβεια (ορθός τίτλος έργου ή λογαριασμού) και έγκαιρη υποβολή των δηλώσεων δαπανών προς την Επιτροπή, καθώς και την ανίχνευση και διόρθωση οποιωνδήποτε σφαλμάτων ή παραλήψεων, ιδίως μέσω ελέγχων και επαληθεύσεων συμφωνίας που εκτελούνται κατά διαστήματα που δεν υπερβαίνουν τους τρεις μήνες.

Οι διαδικασίες λογιστικής του οργανισμού Sapard διασφαλίζουν ότι το λογιστικό σύστημα μπορεί να παραγάγει, σε ευρώ και εθνικό νόμισμα, για κάθε περιφερειακή υπηρεσία και για κάθε έργο, σύμβαση ή μέτρο/επιμέρους μέτρο, μια εικόνα του συνολικού κόστους, της αναληφθείσας υποχρέωσης δαπάνης, των επιμέρους πληρωμών και των πληρωμών υπολοίπων. Ορίζονται προθεσμίες για την ακύρωση αναλήψεων υποχρεώσεων στην περίπτωση μη περάτωσης των εργασιών εντός συμφωνημένου χρονοδιαγράμματος. Οι ακυρώσεις αυτές καταχωρούνται καταλλήλως στο λογιστικό σύστημα.

2.5. Ο οργανισμός Sapard πρέπει να διαθέτει μια υπηρεσία εσωτερικού λογιστικού ελέγχου. Στόχος της υπηρεσίας αυτής ή ισοδύναμης διαδικασίας είναι να εξασφαλίσει την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού· η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου πρέπει να είναι ανεξάρτητη από τις άλλες υπηρεσίες του οργανισμού και πρέπει να αναφέρεται απευθείας στη διοίκηση του οργανισμού. Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου επαληθεύει την επάρκεια των διαδικασιών που υιοθετούνται από τον οργανισμό προκειμένου να εξασφαλίσει τον έλεγχο της συμμόρφωσης με το πρόγραμμα και τη συμφωνία χρηματοδότησης και το γεγονός ότι οι λογαριασμοί είναι ακριβείς, πλήρεις και εμπρόθεσμοι. Οι έλεγχοι μπορούν να περιορίζονται σε επιλεγέντα μέτρα/επιμέρους μέτρα και σε δείγματα πράξεων, υπό τον όρο ότι υπάρχει σχέδιο λογιστικού ελέγχου που εξασφαλίζει ότι όλοι οι σημαντικοί τομείς, συμπεριλαμβανομένων των τμημάτων/οργάνων που είναι αρμόδια για την έγκριση, καθώς και των τμημάτων εκείνων στα οποία έχουν ανατεθεί καθήκοντα, καλύπτονται για περίοδο η οποία δεν υπερβαίνει τα τρία έτη. Το έργο της υπηρεσίας εκτελείται σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα λογιστικού ελέγχου, καταχωρείται σε έγγραφα εργασίας και έχει ως αποτέλεσμα τη σύνταξη εκθέσεων και συστάσεων που απευθύνονται στην διοίκηση του οργανισμού. Τα σχέδια και οι εκθέσεις λογιστικού ελέγχου τίθενται στη διάθεση του οργάνου πιστοποίησης και των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης που είναι εντεταλμένοι για τη διενέργεια οικονομικών ελέγχων με αποκλειστικό σκοπό την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του εσωτερικού λογιστικού ελέγχου.

2.6. Οι κανόνες για συμβάσεις υπηρεσιών, προμηθειών και έργων από δημόσιους οργανισμούς στην υποψήφια χώρα πρέπει να είναι σύμφωνοι με τους κανόνες που καθορίζονται το εγχειρίδιο της Επιτροπής με τίτλο "Συμβάσεις υπηρεσιών, προμηθειών και έργων που συνάπτονται στα πλαίσια της κοινοτικής συνεργασίας υπέρ των τρίτων χωρών"(1), με την εξαίρεση της απαίτησης της εκ των προτέρων έγκρισης από την Επιτροπή.

2.7. Οι υπηρεσίες, τα έργα, τα μηχανήματα και οι προμήθειες από ιδιωτικές επιχειρήσεις πρέπει να προέρχονται από την Κοινότητα ή από χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1268/1999. Το ίδιο ισχύει για τις προμήθειες και τον εξοπλισμό που αγοράζεται από εργολήπτη συμβάσεων έργων ή υπηρεσιών, εάν οι προμήθειες και ο εξοπλισμός προορίζονται να καταστούν περιουσιακό στοιχείο του έργου μετά την εκτέλεση της σύμβασης.

2.8. Όσον αφορά ιδίως τις καταπίπτουσες εγγυήσεις, τις επιστρεφόμενες πληρωμές κ.λπ., ο οργανισμός καταρτίζει σύστημα αναγνώρισης όλων των ποσών που οφείλονται στον λογαριασμό σε ευρώ Sapard και για την καταχώρηση στο καθολικό όλων των χρεών πριν από την είσπραξή τους. Το καθολικό επιθεωρείται σε τακτά διαστήματα με σκοπό τη λήψη μέτρων για την είσπραξη ληξιπρόθεσμων οφειλών.

2.9. Ο οργανισμός Sapard δημοσιοποιεί τη δυνατότητα υποστήριξης προς όλους τους εν δυνάμει διαχειριστές/εκτελεστές έργων έτσι ώστε να επιτυγχάνεται όσο το δυνατόν ευρύτερη επιλογή εν δυνάμει διαχειριστών/εκτελεστών έργων. Καταρτίζονται υποδείγματα με σαφείς οδηγίες συμπλήρωσης και όρους επιλεξιμότητας πριν από την εκκίνηση του προγράμματος.

2.10. Έγκαιρη επεξεργασία των αιτήσεων των δικαιούχων.

2.11. Ο οργανισμός Sapard θεσπίζει ένα κατάλληλο σύστημα υποβολής αναφορών για την πρόοδο κάθε έργου και για τη μέτρηση του βάσει προκαθορισμένων δεικτών. Εφόσον χρειάζεται, οι δείκτες αυτοί αναθεωρούνται με την έγκριση της επιτροπής παρακολούθησης.

Πρέπει να λαμβάνονται μέτρα σε περιπτώσεις καθυστερήσεων που σημειώνονται στην επίτευξη προκαθορισμένων στόχων. Πρέπει να τηρούνται κατάλληλα αρχεία σχετικά με όλα τα αναληφθέντα μέτρα.

Πρέπει να χρησιμοποιείται ένα κατάλληλο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών για την ταχεία σύνταξη κατάλληλων εκθέσεων σχετικά με έργα και μέτρα. Οι εκθέσεις αυτές διατίθενται στο όργανο συντονισμού, την επιτροπή παρακολούθησης και την Επιτροπή, κατόπιν αιτήσεως.

(1) SEC (1999) 1801 τελικό: "Συμβάσεις υπηρεσιών, προμηθειών και έργων που συνάπτονται στα πλαίσια της κοινοτικής συνεργασίας υπέρ των τρίτων χωρών".