ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 20ής Δεκεμβρίου 1993 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Συμβουλίου (93/731/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη:

τη Συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 151 παράγραφος 3,

τον εσωτερικό του κανονισμό, και ιδίως το άρθρο 22,

Εκτιμώντας:

ότι το Συμβούλιο και η Επιτροπή ενέκριναν στις 6 Δεκεμβρίου του 1993 κώδικα συμπεριφοράς σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Συμβουλίου και της Επιτροπής θεσπίζοντας με κοινή συμφωνία τις αρχές που πρέπει να διέπουν μια τέτοια πρόσβαση-

ότι πρέπει να εγκριθούν διατάξεις για την εφαρμογή των εν λόγω αρχών από το Συμβούλιο-

ότι οι διατάξεις αυτές θα ισχύουν για όλα τα έγγραφα του Συμβουλίου ανεξάρτητα από τον χρησιμοποιούμενο υλικό φορέα, εκτός από τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί από πρόσωπο, οργανισμό ή όργανο εκτός Συμβουλίου-

ότι η αρχή της ευρείας πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα του Συμβουλίου, η οποία εντάσσεται στο πλαίσιο μιας αυξημένης διαφάνειας των εργασιών του, πρέπει ωστόσο να συνοδεύεται από παρεκκλίσεις που θα αφορούν ιδίως την προστασία του δημοσίου συμφέροντος, του ατόμου και της ιδιωτικής ζωής-

ότι πρέπει να προβλεφθεί, για λόγους ορθολογικής οργάνωσης και αποτελεσματικότητας, ότι ο Γενικός Γραμματέας του Συμβουλίου θα υπογράφει εξ ονόματος του Συμβουλίου και κατόπιν εξουσιοδοτήσεώς του τις απαντήσεις στις αιτήσεις πρόσβασης στα έγγραφα, εκτός από την περίπτωση που το Συμβούλιο θα καλείται να αποφασίσει για μιαεπιβεβαιωτική αίτηση-

ότι οι διατάξεις της παρούσας απόφασης ισχύουν μέσα στα πλαίσια των διατάξεων περί προστασίας των διαβαθμισμένων πληροφοριών,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

1. Το κοινό έχει πρόσβαση στα έγγραφα του Συμβουλίου σύμφωνα με τους όρους που προβλέπει η παρούσα απόφαση.

2. Ως έγγραφο του Συμβουλίου νοείται κάθε γραπτό κείμενο με στοιχεία που έχει στην κατοχή του το Συμβούλιο, ανεξάρτητα από τον χρησιμοποιούμενο υλικό φορέα, στον οποίο έχει καταχωρηθεί, με την επιφύλαξη του άρθρου 2, παράγραφος 2.

Άρθρο 2

1. Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο του Συμβουλίου απευθύνεται εγγράφως στο Συμβούλιο (1). Πρέπει να διατυπώνεται κατά τρόπο αρκετά ακριβή, ιδίως δε να περιέχει τα στοιχεία που χρειάζονται για τον προσδιορισμό τού ή των εγγράφων που ζητούνται. Ο αιτών ενδέχεται να κληθεί να διευκρινίσει περαιτέρω την αίτησή του.

2. Όταν ο συντάκτης του ζητούμενου εγγράφου είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο, κράτος μέλος, άλλο θεσμικό ή μη θεσμικό όργανο ή οποιοσδήποτε άλλος εθνικός ή διεθνής οργανισμός, η αίτηση δεν πρέπει να απευθύνεται στο Συμβούλιο, αλλά απευθείας στον συντάκτη του εγγράφου.

Άρθρο 3

1. Η πρόσβαση σε έγγραφο του Συμβουλίου πραγματοποιείται είτε με ανάγνωση επί τόπου, είτε με την παράδοση αντιγράφου με έξοδα του αιτούντος. Το ύψος του οφειλόμενου ποσού ορίζεται από τη Γενική Γραμματεία.

2. Οι αρμόδιες υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας προσπαθούν να βρούν μια δίκαιη λύση για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί στις επαναλαμβανόμενες αιτήσεις ή/και στις αιτήσεις που αφορούν πολυσέλιδα έγγραφα.

3. Το πρόσωπο στο οποίο επιτρέπεται η πρόσβαση σε έγγραφο δεν μπορεί να το ανατυπώσει ή να το διανείμει για εμπορικούς σκοπούς με απ' ευθείας πώληση χωρίς προηγούμενη άδεια του Γενικού Γραμματέα.

Άρθρο 4

1. Δεν επιτρέπεται η πρόσβαση σε έγγραφο του Συμβουλίου του οποίου η κοινολόγηση είναι δυνατόν να αποβεί σε βάρος:

- της προστασίας του δημοσίου συμφέροντος (δημόσια ασφάλεια, διεθνείς σχέσεις, νομισματική σταθερότητα, δικαστικές διαδικασίες, επιθεωρήσεις και έρευνες),

- της προστασίας του ατόμου και της ιδιωτικής ζωής,

- της προστασίας του απορρήτου στον εμπορικό και βιομηχανικό τομέα,

- της προστασίας των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας,

- της προστασίας της εχεμύθειας που ζήτησε το φυσικό ή νομικό πρόσωπο το οποίο έδωσε μία από τις πληροφορίες τις περιλαμβανόμενες στο έγγραφο ή την οποία απαιτεί η νομοθεσία του κράτους μέλους που έδωσε μία από τις πληροφορίες αυτές.

2. Η πρόσβαση σε έγγραφο του Συμβουλίου μπορεί να μην επιτραπεί για λόγους προστασίας του απορρήτου των διασκέψεων του Συμβουλίου.

Άρθρο 5

Ο Γενικός Γραμματέας απαντά εξ ονόματος του Συμβουλίου στις αιτήσεις πρόσβασης στα έγγραφα του Συμβουλίου, εκτός από τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 7, παράγραφος 3, στις οποίες την απάντηση δίνει το Συμβούλιο.

Άρθρο 6

Κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο του Συμβουλίου εξετάζεται από τις αρμόδιες υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας οι οποίες προτείνουν ποια συνέχεια πρέπει να δοθεί στην αίτηση αυτή.

Άρθρο 7

1. Οι αρμόδιες υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας ενημερώνουν γραπτώς τον αιτούντα, μέσα σε προθεσμία ενός μηνός, είτε για τη θετική συνέχεια που επιφυλάχθηκε στην αίτησή του είτε για την πρόθεση αρνητικής απάντησης. Στην τελευταία αυτή περίπτωση ο ενδιαφερόμενος πληροφορείται επίσης τους λόγους της πρόθεσης αυτής καθώς και ότι διαθέτει προθεσμία ενός μηνός για να συντάξει επιβεβαιωτική αίτηση προκειμένου να επιτύχει την αναθεώρηση της θέσης αυτής, ειδάλλως θεωρείται ότι παραιτήθηκε από την αρχική του αίτηση.

2. Η παράλειψη απάντησης σε μία αίτηση, μέσα σε ένα μήνα από την υποβολή της ισοδυναμεί με απόρριψη, εκτός εάν ο αιτών υποβάλει, μέσα στην ίδια προθεσμία, την προαναφερθείσα επιβεβαιωτική αίτηση.

3. Η απόφαση απόρριψης μιας επιβεβαιωτικής αίτησης, η οποία πρέπει να υποβληθεί μέσα σε ένα μήνα από την υποβολή της αρχικής αίτησης, είναι δεόντως αιτιολογημένη. Κοινοποιείται γραπτώς στον αιτούντα το ταχύτερο δυνατόν, αυτός δε ενημερώνεται ταυτόχρονα σχετικά με το περιεχόμενο των διατάξεων των άρθρων 138 Ε και 173 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, οι οποίες αφορούν αντίστοιχα τους όρους υπό τους οποίους τα φυσικά πρόσωπα προσφεύγουν στο διαμεσολαβητή και τον έλεγχο της νομιμότητας των πράξεων του Συμβουλίου από το Δικαστήριο.

4. Η παράλειψη απάντησης μέσα στον επόμενο μήνα από την υποβολή της επιβεβαιωτικής αίτησης ισοδυναμεί με απορριπτική απόφαση.

Άρθρο 8

Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται τηρουμένων των διατάξεων που διέπουν την προστασία των ταξινομημένων πληροφοριών.

Άρθρο 9

Η παρούσα απόφαση θα υποβληθεί σε επανεξέταση ύστερα από διετή εφαρμογή. Για το σκοπό αυτό, ο Γενικός Γραμματέας θα υποβάλει το 1996 έκθεση σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης κατά τη διάρκεια των ετών 1994 και 1995.

Άρθρο 10

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 1994.

Βρυξέλλες, 20 Δεκεμβρίου 1993.

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

W. CLAES

(1) Προς τον κ. Γενικό Γραμματέα του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, rue de la Loi 170, B-1048, Brussel.