2008D0456 — EL — 09.02.2010 — 002.001

Το έγγραφο αυτό συνιστά βοήθημα τεκμηρίωσης και δεν δεσμεύει τα κοινοτικά όργανα

Τροποποιείται από:

▼B

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ

της 5ης Μαρτίου 2008

για τη θέσπιση των κανόνων εφαρμογής της απόφασης αριθ. 574/2007/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με τη σύσταση του Ταμείου Εξωτερικών Συνόρων, για την περίοδο 2007 έως 2013, ως μέρος του γενικού προγράμματος «Αλληλεγγύη και διαχείριση των μεταναστευτικών ροών», όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών, τους κανόνες για τη διοικητική και χρηματοοικονομική διαχείριση και την επιλεξιμότητα των δαπανών για έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο

[κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2008) 789]

(Τα κείμενα στη βουλγαρική, τσεχική, δανική, ολλανδική, αγγλική, εσθονική, φινλανδική, γαλλική, γερμανική, ελληνική, ουγγρική, ιταλική, λεττονική, λιθουανική, μαλτέζικη, πολωνική, πορτογαλική, ρουμανική, σλοβακική, σλοβενική, ισπανική και σουηδική γλώσσα είναι τα μόνα αυθεντικά)

(2008/456/ΕΚ)

ΜΕΡΟΣ I

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ι

Αντικείμενα και ορισμοί

Άρθρο 1

Αντικείμενο

1.  Η παρούσα απόφαση θέτει τους κανόνες εφαρμογής του Ταμείου όσον αφορά:

2.  Οι διατάξεις που παρατίθενται κατωτέρω ισχύουν με την επιφύλαξη του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου της 11ης Νοεμβρίου 1996 σχετικά με τους ελέγχους και εξακριβώσεις που διεξάγει επιτοπίως η Επιτροπή με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων από απάτες και λοιπές παρατυπίες ( 12 ).

Άρθρο 2

Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

ΜΕΡΟΣ II

ΚΟΙΝΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΑ ΤΕΣΣΕΡΑ ΤΑΜΕΙΑ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

Ορισθείσες αρχές

Άρθρο 3

Κοινές αρχές

Τα κράτη μέλη μπορούν να ορίσουν την ίδια υπεύθυνη αρχή, αρχή πιστοποίησης ή ελεγκτική αρχή για δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα ταμεία.

Άρθρο 4

Εξουσιοδοτημένη αρχή

1.  Κάθε μεταβίβαση καθηκόντων συμμορφώνεται με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, που απαιτεί αποδοτικό και αποτελεσματικό εσωτερικό έλεγχο, και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με την αρχή της ισότιμης μεταχείρισης και της αναγνωρισιμότητας της κοινοτικής χρηματοδότησης. Η μεταβίβαση εκτελεστικών καθηκόντων δεν προκαλεί συγκρούσεις συμφερόντων.

2.  Τα καθήκοντα που μεταβιβάζονται από την υπεύθυνη αρχή στην εξουσιοδοτημένη αρχή καθώς και οι λεπτομερείς διαδικασίες για την εφαρμογή τους καταχωρούνται επισήμως σε γραπτή μορφή.

Η πράξη μεταβίβασης αναφέρει τουλάχιστον:

3.  Ο χειρισμός της επικοινωνίας με την Επιτροπή που αναφέρεται στο άρθρο 27 παράγραφος 1 στοιχείο α) της βασικής πράξης δεν μεταβιβάζεται. Η εξουσιοδοτημένη αρχή επικοινωνεί με την Επιτροπή μέσω της υπεύθυνης αρχής.

4.  Εάν η εξουσιοδοτημένη αρχή δεν είναι δημόσια διοικητική υπηρεσία ή φορέας που διέπεται από το ιδιωτικό δίκαιο του κράτους μέλους με αποστολή δημόσιας υπηρεσίας, η υπεύθυνη αρχή δεν μεταβιβάζει στην αρχή αυτή εκτελεστικές εξουσίες που συνεπάγονται ευρύ περιθώριο διακριτικής ευχέρειας και προϋποθέτουν πολιτικές επιλογές.

5.  Η μεταβίβαση καθηκόντων στις εξουσιοδοτημένες αρχές δεν θίγει την ευθύνη της υπεύθυνης αρχής, η οποία παραμένει υπόλογη για τα καθήκοντα που έχει μεταβιβάσει.

6.  Στις περιπτώσεις που η υπεύθυνη αρχή έχει μεταβιβάσει καθήκοντα στην εξουσιοδοτημένη αρχή, όλες οι διατάξεις της παρούσας απόφασης σχετικά με την υπεύθυνη αρχή ισχύουν, τηρουμένων των αναλογιών, για την εξουσιοδοτημένη αρχή.

Άρθρο 5

Εξωτερική ανάθεση καθηκόντων

Οι εξουσιοδοτημένες αρχές μπορούν να αναθέτουν σε εξωτερικό φορέα ορισμένα από τα καθήκοντά τους, αλλά παραμένουν υπόλογες για τα εν λόγω καθήκοντα σύμφωνα με τις ευθύνες που ορίζονται στα άρθρα 29, 31 και 32 της βασικής πράξης.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2

Συστήματα διαχείρισης και ελέγχου

Άρθρο 6

Εγχειρίδιο διαδικασιών

Σύμφωνα με το άρθρο 33 παράγραφος 2 της βασικής πράξης και λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναλογικότητας, τα κράτη μέλη καταρτίζουν εγχειρίδιο στο οποίο καθορίζονται οι διαδικασίες και οι πρακτικές ρυθμίσεις όσον αφορά:

Άρθρο 7

Εφαρμογή του Ταμείου από την υπεύθυνη αρχή

1.  Για την εφαρμογή του Ταμείου, η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης ή/και ως εκτελεστικός φορέας.

2.  Η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας ανάθεσης σε περιπτώσεις στις οποίες εφαρμόζει τα σχέδια, κατά γενικό κανόνα, στη βάση ετήσιων ανοικτών διαδικασιών πρόσκλησης για την υποβολή προτάσεων.

Καμία υπεύθυνη αρχή ή εξουσιοδοτημένη αρχή δεν μπορεί να υποβάλει πρόταση στο πλαίσιο των εν λόγω διαδικασιών πρόσκλησης.

Σε επαρκώς δικαιολογημένες περιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένης της συνέχισης πολυετών σχεδίων σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 6 της βασικής πράξης που επελέγησαν μετά από πρόσκληση υποβολής προτάσεων ή σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, επιτρέπεται η χορήγηση επιδοτήσεων χωρίς διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προτάσεων.

3.  Η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας σε περιπτώσεις στις οποίες αποφασίζει να εφαρμόσει τα σχέδια άμεσα, διότι τα χαρακτηριστικά των σχεδίων δεν επιτρέπουν άλλες επιλογές, όπως η ύπαρξη de jure μονοπωλίου ή λόγοι ασφάλειας. Στις περιπτώσεις αυτές, οι κανόνες όσον αφορά τον τελικό δικαιούχο ισχύουν, τηρουμένων των αναλογιών, για την υπεύθυνη αρχή.

Άρθρο 8

Συνθήκες υπό τις οποίες η αρμόδια αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας

1.  Οι λόγοι που ώθησαν την υπεύθυνη αρχή να ενεργήσει ως εκτελεστικός φορέας για την εφαρμογή σχεδίων προσδιορίζονται και ανακοινώνονται στην Επιτροπή στο πλαίσιο του σχετικού ετήσιου προγράμματος.

2.  Κατά την εφαρμογή των σχεδίων, η υπεύθυνη αρχή μεριμνά ώστε να τηρείται η αρχή της οικονομικής αποδοτικότητας και αποτρέπει τις συγκρούσεις συμφερόντων.

3.  Η υπεύθυνη αρχή εφαρμόζει τα σχέδια που προσδιορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 3 άμεσα ή/και από κοινού με οποιαδήποτε εθνική αρχή θεωρείται αρμόδια λόγω τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης, υψηλού βαθμού εξειδίκευσης ή διοικητικών εξουσιών. Οι κύριες εθνικές αρχές που εμπλέκονται στην εφαρμογή αναφέρονται επίσης στο σχετικό ετήσιο πρόγραμμα.

4.  Η διοικητική απόφαση για τη συγχρηματοδότηση σχεδίου βάσει του Ταμείου περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την παρακολούθηση των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών και τον έλεγχο των αντίστοιχων δαπανών. Όλες οι σχετικές διατάξεις που καθορίζονται στο άρθρο 10 παράγραφος 2 όσον αφορά τις συμφωνίες επιδότησης προσδιορίζονται σε ισοδύναμο νομικό μέσο.

5.  Η τελική έκθεση για την εφαρμογή του ετήσιου προγράμματος περιλαμβάνει πληροφορίες όσον αφορά τις διαδικασίες και τις πρακτικές που εφαρμόστηκαν για να εξασφαλιστεί ο δέων διαχωρισμός καθηκόντων, ο αποδοτικός έλεγχος και η ικανοποιητική προστασία των χρηματοοικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και επεξηγεί τον τρόπο με τον οποίο αποφεύχθηκαν οι συγκρούσεις συμφερόντων.

6.  Εφόσον η υπεύθυνη αρχή πρόκειται να είναι σε τακτική βάση ο εκτελεστικός φορέας για σχέδια που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο:

7.  Όταν μια εξουσιοδοτημένη αρχή πρόκειται να είναι ο εκτελεστικός φορέας για σχέδια που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο, η εν λόγω εξουσιοδοτημένη αρχή δεν μπορεί να αποτελεί τον μοναδικό τελικό δικαιούχο των πιστώσεων που ανέλαβε να διαχειρίζεται.

Άρθρο 9

Διαδικασία επιλογής και χορήγησης όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης

1.  Οι προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που ορίζονται στο άρθρο 7 παράγραφος 2 δημοσιεύονται με τρόπο που εξασφαλίζει τη μέγιστη δυνατή δημοσιότητα μεταξύ των δυνητικών δικαιούχων. Κάθε αλλαγή στο περιεχόμενο των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων δημοσιεύεται επίσης υπό τους ίδιους όρους.

Στις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων προσδιορίζονται:

2.  Για τους σκοπούς της επιλογής σχεδίων και της χορήγησης επιδοτήσεων, η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι οι δυνητικοί δικαιούχοι ενημερώνονται σχετικά με τους ακόλουθους ειδικούς όρους όσον αφορά τα προς εφαρμογή σχέδια:

Πριν λάβει την απόφαση χορήγησης η υπεύθυνη αρχή βεβαιώνεται ότι ο τελικός δικαιούχος ή/και οι εταίροι στο σχέδιο είναι ικανοί να τηρήσουν τους εν λόγω όρους.

3.  Η υπεύθυνη αρχή βεβαιώνεται ότι τα σχέδια που επιδοτούνται έχουν υποβληθεί τόσο σε επίσημη, τεχνική και δημοσιονομική ανάλυση όσο και σε ποιοτική εκτίμηση βάσει των κριτηρίων που καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων. Οι λόγοι απόρριψης των άλλων σχεδίων καταγράφονται.

4.  Τα κράτη μέλη ορίζουν τον φορέα που εξουσιοδοτείται να επιλέγει σχέδια και μεριμνά για την πρόληψη των συγκρούσεων σε κάθε περίπτωση, ιδίως όταν οι αιτούντες είναι εθνικοί φορείς.

5.  Στην απόφαση χορήγησης αναφέρεται τουλάχιστον το όνομα του τελικού δικαιούχου ή/και των εταίρων στο σχέδιο, οι ουσιαστικές λεπτομέρειες του σχεδίου, οι επιχειρησιακοί στόχοι του, το ανώτατο ποσό συγχρηματοδότησης από το Ταμείο και το ανώτατο ποσοστό συγχρηματοδότησης των συνολικών επιλέξιμων εξόδων.

6.  Κάθε αιτών λαμβάνει γραπτώς τις πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής καθώς και επεξήγηση των αποφάσεων επιλογής. Εφόσον προβλέπεται από την εθνική νομοθεσία, αναφέρεται η σχετική διαδικασία αναθεώρησης.

Άρθρο 10

Συμφωνίες επιδότησης με τους τελικούς δικαιούχους όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης

1.  Η υπεύθυνη αρχή καθορίζει λεπτομερώς τις διαδικασίες διαχείρισης του σχεδίου που καλύπτουν, μεταξύ άλλων:

2.  Οι συμφωνίες επιδότησης καθορίζουν, μεταξύ άλλων:

3.  Ανάλογα με την περίπτωση, οι τελικοί δικαιούχοι βεβαιώνονται ότι όλοι οι εταίροι στο πρόγραμμα υπόκεινται στις ίδιες υποχρεώσεις. Οι εταίροι αναλαμβάνουν ευθύνη μέσω του τελικού δικαιούχου ο οποίος παραμένει ο τελικός υπόλογος για την τήρηση των συμβατικών όρων τόσο από τον ίδιο όσο και από όλους τους εταίρους στο σχέδιο.

Οι τελικοί δικαιούχοι διατηρούν πιστοποιημένα αντίγραφα των λογιστικών εγγράφων που δικαιολογούν τα έσοδα και τις δαπάνες των εταίρων σε σχέση με το συγκεκριμένο σχέδιο.

4  Οι συμφωνίες επιδότησης προβλέπουν ρητά ότι η Επιτροπή και το Ελεγκτικό Συνέδριο ασκούν τις εξουσίες ελέγχου τους, σε έγγραφα και σε χώρους, όσον αφορά όλους τους τελικούς δικαιούχους, εταίρους στο σχέδιο και υπεργολάβους.

Άρθρο 11

Συμβάσεις εφαρμογής

Με την επιφύλαξη των εφαρμοζόμενων κοινοτικών και εθνικών κανόνων για τις δημόσιες συμβάσεις, οι συμφωνίες επιδότησης ορίζουν ότι, κατά την εφαρμογή των σχεδίων, οι τελικοί δικαιούχοι ή/και οι εταίροι στο σχέδιο αναθέτουν τη σύμβαση, μετά από διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προσφορών, στον προσφέροντα που υποβάλλει την πλέον αποδοτική προσφορά από οικονομική άποψη, και ότι λαμβάνεται μέριμνα για την πρόληψη κάθε σύγκρουσης συμφερόντων. Ωστόσο, με την επιφύλαξη των εφαρμοζόμενων κοινοτικών και εθνικών κανόνων για τις δημόσιες συμβάσεις, η ανάθεση συμβάσεων αξίας χαμηλότερης των 5 000 ευρώ είναι δυνατή βάσει μιας μόνο προσφοράς χωρίς προκήρυξη.

Άρθρο 12

Καθορισμός της τελικής κοινοτικής συνεισφοράς

Για τον υπολογισμό της τελικής πληρωμής στον τελικό δικαιούχο, η συνολική κοινοτική συνεισφορά σε κάθε σχέδιο είναι η κατώτερη από τα ακόλουθα τρία ποσά:

Άρθρο 13

Τεχνική βοήθεια

1.  Η τεχνική βοήθεια με πρωτοβουλία της Επιτροπής, όπως ορίζεται στο άρθρο 17 της βασικής πράξης, μπορεί να χρηματοδοτηθεί από το Ταμείο μέχρι και κατά 100 %.

2.  Η τεχνική βοήθεια με πρωτοβουλία των κρατών μελών, όπως ορίζεται στο άρθρο 18 της βασικής πράξης, μπορεί να χρηματοδοτηθεί από το Ταμείο μέχρι και κατά 100 %.

3.  Η τεχνική βοήθεια με πρωτοβουλία της Επιτροπής ή των κρατών μελών μπορεί να λάβει τη μορφή συμβάσεων, αμοιβών εμπειρογνωμόνων ή/και οποιασδήποτε διοικητικής δαπάνης τηρουμένων των κανόνων επιλεξιμότητας που ορίζονται στο μέρος III κεφάλαιο 1.

Άρθρο 14

Δαπάνες τεχνικής βοήθειας στην περίπτωση κοινής αρχής

1.  Όταν μία ή περισσότερες ορισθείσες αρχές είναι κοινές σε δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα Ταμεία, οι πιστώσεις για τις δαπάνες τεχνικής βοήθειας σε κάθε ένα από τα σχετικά ετήσια προγράμματα μπορούν να συγχωνευθούν, εν μέρει ή πλήρως.

2.  Οι δαπάνες για τεχνική βοήθεια κατανέμονται μεταξύ των σχετικών Ταμείων, κατά προτίμηση στη βάση απλών και αντιπροσωπευτικών τύπων κατανομής. Η εφαρμογή των τύπων δεν οδηγεί σε αύξηση του ανώτατου ποσού των δαπανών τεχνικής βοήθειας για κανένα επιμέρους ετήσιο πρόγραμμα.

Άρθρο 15

Επαληθεύσεις από την υπεύθυνη αρχή

1.  Οι επαληθεύσεις που πραγματοποιούνται από την υπεύθυνη αρχή, ή υπ’ ευθύνη της, σύμφωνα με το άρθρο 29 παράγραφος 1 στοιχείο ζ) της βασικής πράξης καλύπτουν τις διοικητικές, χρηματοοικονομικές, τεχνικές και υλικές πτυχές των σχεδίων, ανάλογα με την περίπτωση.

Βάσει των επαληθεύσεων εξασφαλίζεται ότι οι δηλωθείσες δαπάνες είναι πραγματικές και δικαιολογημένες για τον σκοπό του σχεδίου, ότι τα ενισχυόμενα σχέδια παραδόθηκαν σύμφωνα με τις συμφωνίες επιδότησης, ότι η κοινοτική συνεισφορά τηρεί τους κανόνες, ιδίως όσον αφορά τη διάρθρωση της χρηματοδότησης όπως ορίζεται στο άρθρο 16 της βασικής πράξης, ότι οι αιτήσεις επιστροφής από τον τελικό δικαιούχο είναι σωστές και ότι τα σχέδια και οι δαπάνες τηρούν τους κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και δεν λαμβάνουν διπλή χρηματοδότηση των δαπανών από άλλα κοινοτικά ή εθνικά καθεστώτα και άλλες περιόδους προγραμματισμού.

Επιπλέον, οι επαληθεύσεις περιλαμβάνουν:

Οι επαληθεύσεις που αναφέρονται στα στοιχεία α) και β) δεν πρέπει να πραγματοποιηθούν εφόσον ο τελικός δικαιούχος υποχρεούται να υποβάλει πιστοποιητικό ελέγχου από ανεξάρτητο ελεγκτή που καλύπτει όλες τις πτυχές που αναφέρονται στα στοιχεία α) και β).

2.  Για κάθε επαλήθευση τηρούνται αρχεία, στα οποία αναφέρονται οι εκτελεσθείσες εργασίες, η ημερομηνία, τα αποτελέσματα και τα μέτρα που ελήφθησαν σε σχέση με εντοπισθέντα σφάλματα. Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι όλα τα παραστατικά έγγραφα σχετικά με τις πραγματοποιηθείσες επαληθεύσεις παραμένουν στη διάθεση της Επιτροπής και του Ελεγκτικού Συνεδρίου επί πέντε έτη μετά το πέρας του σχεδίου. Το διάστημα αυτό διακόπτεται σε περίπτωση νομικών διαδικασιών ή μετά από δεόντως αιτιολογημένη αίτηση της Επιτροπής.

3.  Όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας βάσει του ετήσιου προγράμματος, όπως ορίζεται στο άρθρο 7 παράγραφος 3, οι επαληθεύσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1 πραγματοποιούνται σύμφωνα με την αρχή του κατάλληλου διαχωρισμού καθηκόντων.

Άρθρο 16

Διαδρομή ελέγχου

1.  Για τους σκοπούς του άρθρου 29 παράγραφος 1 στοιχείο κ) της βασικής πράξης, μία διαδρομή ελέγχου θεωρείται κατάλληλη εφόσον ανταποκρίνεται στα ακόλουθα κριτήρια:

2.  Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι καταχωρείται η θέση όλων των εγγράφων που αφορούν συγκεκριμένες πληρωμές βάσει του Ταμείου.

Άρθρο 17

Έλεγχοι συστημάτων και έλεγχοι σχεδίων

1.  Οι έλεγχοι που αναφέρονται στο άρθρο 32 παράγραφος 1 στοιχεία α) και β) της βασικής πράξης αφορούν τα συστήματα ελέγχου και διαχείρισης που έχουν θεσπιστεί από τα κράτη μέλη και διενεργούνται βάσει δείγματος των επιλεγμένων σχεδίων και χρησιμοποιώντας μέθοδο εγκεκριμένη από την ελεγκτική αρχή.

Η μέθοδος δειγματοληψίας:

Το δείγμα περιλαμβάνει επίσης σχέδια που εφαρμόζει η υπεύθυνη αρχή ενεργώντας ως εκτελεστικός φορέας τουλάχιστον σε αναλογική βάση.

Η μέθοδος που χρησιμοποιήθηκε για την επιλογή του δείγματος τεκμηριώνεται.

2.  Ο λογιστικός έλεγχος των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου καλύπτει κάθε μία από τις ακόλουθες διαδικασίες τουλάχιστον μία φορά πριν από το 2013: προγραμματισμός, ανάθεση καθηκόντων, επιλογή και χορήγηση, παρακολούθηση των σχεδίων, πληρωμή, πιστοποίηση δαπανών, υποβολή εκθέσεων στην Επιτροπή, εντοπισμός και αντιμετώπιση των δυνητικών παρατυπιών και αξιολόγηση των προγραμμάτων.

3.  Οι λογιστικοί έλεγχοι των σχεδίων πραγματοποιούνται επιτόπου βάσει εγγράφων και αρχείων που τηρεί ο τελικός δικαιούχος ή/και οι εταίροι στο σχέδιο. Οι λογιστικοί έλεγχοι επαληθεύουν ότι:

4.  Για τον υπολογισμό του ποσού δαπανών που ελέγχονται λογιστικά για το σκοπό του άρθρου 32 παράγραφος 1 στοιχείο β) της βασικής πράξης λαμβάνονται υπόψη μόνο δαπάνες εντός του πεδίου του λογιστικού ελέγχου που διενεργείται βάσει της παραγράφου 3. Εάν ο λογιστικός έλεγχος εκτελείται πριν από την ολοκλήρωση του σχεδίου, λαμβάνονται υπόψη μόνο οι δαπάνες που έχουν όντως ελεγχθεί λογιστικά για τον υπολογισμό του ποσοστού κάλυψης.

5.  Σε περίπτωση που τα εντοπισθέντα προβλήματα φαίνεται να είναι συστηματικού χαρακτήρα και ως εκ τούτου ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο άλλα σχέδια, η ελεγκτική αρχή μεριμνά ώστε αυτά να υποβληθούν σε περαιτέρω εξέταση, συμπεριλαμβανομένων πρόσθετων λογιστικών ελέγχων, εφόσον το κρίνει απαραίτητο, για να διαπιστωθεί η κλίμακα των εν λόγω προβλημάτων. Οι σχετικές αρχές λαμβάνουν τα απαραίτητα προληπτικά και διορθωτικά μέτρα.

6.  Η ελεγκτική αρχή εξάγει συμπεράσματα βάσει των αποτελεσμάτων των λογιστικών ελέγχων όσον αφορά τις δαπάνες που έχουν δηλωθεί στην Επιτροπή και ανακοινώνει τα συμπεράσματά της στην Επιτροπή με την υποβολή ετήσιας έκθεσης λογιστικού ελέγχου. Σε ετήσια προγράμματα για τα οποία το ποσοστό σφάλματος υπερβαίνει το επίπεδο σημαντικότητας του 2 % της κοινοτικής συνεισφοράς, η ελεγκτική αρχή αναλύει τη σημαντικότητα του εν λόγω σφάλματος και λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της υποβολής κατάλληλων συστάσεων, που ανακοινώνονται τουλάχιστον στην ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου.

Άρθρο 18

Επαληθεύσεις από την αρχή πιστοποίησης

1.  Σε περιπτώσεις που η ελεγκτική αρχή εκδίδει γνώμη με επιφυλάξεις ή αρνητική γνώμη σχετικά με τη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου, η αρχή πιστοποίησης επαληθεύει ότι οι πληροφορίες αυτές έχουν σταλεί στην Επιτροπή. Η αρχή πιστοποίησης εξασφαλίζει επίσης ότι η υπεύθυνη αρχή έχει εφαρμόσει το κατάλληλο σχέδιο δράσης προκειμένου να αποκαταστήσει την ουσιαστική λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και να εκτιμήσει τον αντίκτυπο της δυσλειτουργίας στη δήλωση δαπανών.

2.  Εάν η αίτηση πληρωμής ή η δήλωση επιστροφής δεν έχουν επικυρωθεί από την ελεγκτική αρχή για την τελική έκθεση όσον αφορά την εφαρμογή του ετήσιου προγράμματος, η αρχή πιστοποίησης μεριμνά για την άμεση σύνταξη ορθής αίτησης πληρωμής ή δήλωσης επιστροφής.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3

Πληροφορίες όσον αφορά τη χρήση του Ταμείου

Άρθρο 19

Αρχή της αναλογικότητας

1.  Σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 2 της βασικής πράξης, ο βαθμός στον οποίο ένα κράτος μέλος διαβιβάζει στην Επιτροπή τις διαθέσιμες πληροφορίες για τη χρήση του Ταμείου στα έγγραφα που αναφέρονται στο παρόν κεφάλαιο μπορεί να είναι ανάλογος του ποσού της κοινοτικής συνεισφοράς που έχει χορηγηθεί στο σχετικό κράτος μέλος και, ανάλογα με την περίπτωση, οι πληροφορίες αυτές μπορούν να υποβληθούν σε περιληπτική μορφή.

2.  Ωστόσο, εφόσον το ζητήσει η Επιτροπή, το κράτος μέλος παρέχει λεπτομερέστερες πληροφορίες. Η Επιτροπή ενδέχεται να ζητήσει τις πληροφορίες αυτές εφόσον το κρίνει απαραίτητο προκειμένου να ανταποκριθεί ουσιαστικά στις υποχρεώσεις της που απορρέουν από τη βασική πράξη και τον δημοσιονομικό κανονισμό.

Άρθρο 20

Περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

1.  Η περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που αναφέρονται στα άρθρα 33 παράγραφος 4 και 34 παράγραφος 2 της βασικής πράξης υποβάλλονται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος I.

2.  Η υπεύθυνη αρχή επικυρώνει την περιγραφή των συστημάτων που εφαρμόζονται από τις εξουσιοδοτημένες αρχές. Κάθε μια από τις ορισθείσες αρχές επιβεβαιώνει την ακρίβεια της περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που την αφορούν. Επιπλέον, η ελεγκτική αρχή επιβεβαιώνει την πληρότητα της περιγραφής.

3.  Στο πλαίσιο της εξέτασης της περιγραφής η Επιτροπή ενδέχεται να ζητήσει διευκρινίσεις και να προτείνει μέτρα για την τήρηση των διατάξεων που ορίζονται στη βασική πράξη. Εάν παραστεί ανάγκη, υπάλληλοι της Επιτροπής ή εξουσιοδοτημένοι αντιπρόσωποί της ενδέχεται να πραγματοποιήσουν επιτόπιες επισκέψεις.

4.  Εφόσον η υπεύθυνη αρχή είναι η ίδια για δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα ταμεία ή όταν υπάρχουν κοινά συστήματα που ισχύουν για δύο ή περισσότερα ταμεία, η περιγραφή των κοινών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου υποβάλλεται με αναλυτική παρουσίαση, ανάλογα με την περίπτωση, των ενδεχομένων ειδικών χαρακτηριστικών.

Άρθρο 21

Αναθεώρηση της περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

1.  Η υπεύθυνη αρχή:

2.  Ουσιαστικές είναι οι αλλαγές που ενδέχεται να έχουν επιπτώσεις στο διαχωρισμό λειτουργιών, στην αποτελεσματικότητα της επιλογής, στη χορήγηση, στους μηχανισμούς ελέγχου και πληρωμής και στην επικοινωνία με την Επιτροπή. Οι ουσιαστικές αλλαγές περιλαμβάνουν, ιδίως, αλλαγές σε μια από τις ορισθείσες αρχές, στο λογιστικό σύστημα και στις διαδικασίες πληρωμής και πιστοποίησης.

3.  Η αναθεώρηση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου ακολουθεί την ίδια διαδικασία που καθορίζεται στο άρθρο 20.

Άρθρο 22

Έγγραφα προγραμματισμού

1.  Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή πολυετές πρόγραμμα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 21 της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος II.

2.  Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή τα ετήσια προγράμματα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 23 της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος III.

3.  Τα χρηματοοικονομικά σχέδια που συνδέονται με το πολυετές πρόγραμμα περιλαμβάνουν κατανομή των προϋπολογισθέντων ποσών κατά προτεραιότητα, όπως αναφέρεται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές.

Τα χρηματοοικονομικά σχέδια που συνδέονται με τα ετήσια προγράμματα περιλαμβάνουν κατανομή των προϋπολογισθέντων ποσών ανά κατηγορία δράσης, όπως ορίζεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της βασικής πράξης, με αναφορά στις προτεραιότητες.

Άρθρο 23

Αναθεώρηση της χρηματοοικονομικής κατανομής στα ετήσια προγράμματα

▼M1

1.  Για την αναθεώρηση του ετήσιου προγράμματος που έχει εγκριθεί από την Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 23 παράγραφος 4 της βασικής πράξης, το ενδιαφερόμενο κράτος μέλος υποβάλλει στην Επιτροπή αναθεωρημένο σχέδιο ετήσιου προγράμματος το αργότερο τρεις μήνες πριν τη λήξη της περιόδου επιλεξιμότητας. Η Επιτροπή εξετάζει και, το ταχύτερο δυνατό, εγκρίνει το αναθεωρημένο πρόγραμμα σύμφωνα με τη διαδικασία που καθορίζεται στο άρθρο 23 παράγραφος 4 της βασικής πράξης.

▼B

2.  Οι αλλαγές στη χρηματοοικονομική κατανομή χωρίς αναθεώρηση του ετήσιου προγράμματος σύμφωνα με την παράγραφο 1 δεν υπερβαίνουν το 10 % της συνολικής συνεισφοράς από το Ταμείο και επιτρέπονται μόνο εφόσον υπάρχουν λόγοι που διαφεύγουν τον έλεγχο της υπεύθυνης αρχής. Κάθε τέτοια αλλαγή εξηγείται δεόντως στην έκθεση προόδου ή/και στην τελική έκθεση σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος.

Άρθρο 24

►M2  Εκθέσεις προόδου και τελικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων και τις αιτήσεις πληρωμής ◄

1.  Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή εκθέσεις προόδου σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος και τις αιτήσεις πληρωμής, όπως αναφέρεται στο άρθρο 41 παράγραφος 4 της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος IV.

2.  Τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή τις τελικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος και τις αιτήσεις πληρωμής, όπως αναφέρεται στο άρθρο 42 παράγραφος 1 στοιχείο β) της βασικής πράξης, σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος V.

3.  Οι χρηματοοικονομικοί πίνακες που συνδέονται με τις εκθέσεις προόδου και τις τελικές εκθέσεις παρουσιάζουν κατανομή των ποσών τόσο κατά προτεραιότητα, όπως ορίζεται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές, όσο και κατά σχέδιο για κάθε κατηγορία δράσης, όπως ορίζεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της βασικής πράξης.

▼M2

4.  Σε σχέση με το άρθρο 41 παράγραφοι 3 και 4 της βασικής πράξης, το σωρευτικό σύνολο των πληρωμών προχρηματοδότησης που καταβάλλεται σε κράτος μέλος δεν υπερβαίνει το 90 % του συνολικού ποσού που χορηγείται στο εν λόγω κράτος μέλος σύμφωνα με την απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίθηκε το ετήσιο πρόγραμμα.

Εφόσον ένα κράτος μέλος έχει δεσμεύσει σε εθνικό επίπεδο ποσό μικρότερο από το συνολικό ποσό που χορηγήθηκε σύμφωνα με την απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίθηκε το ετήσιο πρόγραμμα, το σωρευτικό σύνολο των πληρωμών προχρηματοδότησης δεν υπερβαίνει το 90 % του ποσού που έχει δεσμευθεί σε εθνικό επίπεδο.

▼B

Άρθρο 25

Κατάρτιση εγγράφων από την ελεγκτική αρχή

1.  Η στρατηγική ελέγχου που αναφέρεται στο άρθρο 32 παράγραφος 1 στοιχείο γ) της βασικής πράξης καταρτίζεται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος VI.

2.  Με εξαίρεση την περίπτωση στην οποία κάθε ένα από τα τελευταία δύο ετήσια προγράμματα που έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή αντιστοιχεί σε ετήσια κοινοτική συνεισφορά χαμηλότερη του 1 εκατ. ευρώ, η ελεγκτική αρχή υποβάλλει ετήσιο σχέδιο ελέγχου πριν τις 15 Φεβρουαρίου κάθε έτους, αρχίζοντας από το 2009. Το σχέδιο ελέγχου καταρτίζεται ως παράρτημα της στρατηγικής ελέγχου σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος VI. Στην περίπτωση της συνδυασμένης στρατηγικής ελέγχου, που προβλέπεται στο άρθρο 32 παράγραφος 2 της βασικής πράξης, είναι δυνατή η υποβολή ετήσιου σχεδίου συνδυασμένου ελέγχου.

3.  Η έκθεση λογιστικού ελέγχου και οι γνώμες που αναφέρονται στα άρθρα 32 παράγραφος 3 στοιχείο α) και 32 παράγραφος 3 στοιχείο β) της βασικής πράξης βασίζονται στους λογιστικούς ελέγχους των συστημάτων και σχεδίων που πραγματοποιούνται σύμφωνα με τη στρατηγική ελέγχου και συντάσσονται σύμφωνα με τα υποδείγματα του παραρτήματος VII μέρη A και B.

4.  Η δήλωση επικύρωσης που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 3 στοιχείο γ) της βασικής πράξης βασίζεται σε όλες τις εργασίες λογιστικού ελέγχου που πραγματοποιήθηκαν από την ελεγκτική αρχή και ενδεχόμενους πρόσθετους ελέγχους, ανάλογα με την περίπτωση. Η δήλωση επικύρωσης συντάσσεται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος VII μέρος.

5.  Εφόσον το πεδίο της εξέτασης είναι περιορισμένο ή το επίπεδο των παράτυπων δαπανών που εντοπίστηκαν δεν επιτρέπει την έκδοση γνώμης άνευ επιφυλάξεων για την ετήσια γνωμοδότηση που αναφέρεται στο άρθρο 32 παράγραφος 3 στοιχείο β) της βασικής πράξης ή στη δήλωση που αναφέρεται στο στοιχείο γ) του ίδιου άρθρου, η ελεγκτική αρχή αναφέρει τους σχετικούς λόγους και εκτιμά την κλίμακα του προβλήματος και τον χρηματοοικονομικό αντίκτυπό του.

Άρθρο 26

Κατάρτιση εγγράφων από την αρχή πιστοποίησης

1.  Η πιστοποιημένη δήλωση δαπανών σε σχέση με την αίτηση δεύτερης πληρωμής προχρηματοδότησης που αναφέρεται στο άρθρο 41 παράγραφος 4 της βασικής πράξης συντάσσεται και διαβιβάζεται στην Επιτροπή με τη μορφή που αναφέρεται στο παράρτημα VIII.

2.  Η πιστοποιημένη δήλωση δαπανών σε σχέση με την αίτηση τελικής πληρωμής που αναφέρεται στο άρθρο 42 παράγραφος 1 στοιχείο α) της βασικής πράξης συντάσσεται και διαβιβάζεται στην Επιτροπή με τη μορφή που παρατίθεται στο παράρτημα IX.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4

Αναφορά παρατυπιών

Άρθρο 27

Αρχική αναφορά — παρεκκλίσεις

1.  Σύμφωνα με τα υποδείγματα των παραρτημάτων IV και V, τα κράτη μέλη αναφέρουν στην Επιτροπή κάθε παρατυπία που υπήρξε το αντικείμενο πρώτης διοικητικής ή δικαστικής πράξης διαπίστωσης σε εξέλιξη ή τελικών εκθέσεων σχετικά με την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων.

Η έκθεση θα αναφέρει τα ακόλουθα:

Ωστόσο, οι ακόλουθες περιπτώσεις δεν χρειάζεται να αναφερθούν, με εξαίρεση τις περιπτώσεις στις οποίες εικάζεται απάτη:

2.  Μετά από αίτηση της Επιτροπής, τα κράτη μέλη παρέχουν περισσότερες λεπτομέρειες όσον αφορά:

3.  Όταν ορισμένες από τις πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 2, ιδίως σχετικά με, αφενός, τις πρακτικές που χρησιμοποιήθηκαν για να διαπραχθεί η παράβαση και, αφετέρου, τον τρόπο ανακάλυψής της, δεν είναι διαθέσιμες, τα κράτη μέλη, στο βαθμό του δυνατού, υποβάλλουν τα στοιχεία που λείπουν στις επόμενες εκθέσεις παρατυπιών προς την Επιτροπή.

Άρθρο 28

Εκθέσεις παρακολούθησης — Μη ανάκτηση

1.  Τα κράτη μέλη πληροφορούν την Επιτροπή, με αναφορά σε κάθε προηγούμενη έκθεση βάσει του άρθρου 27, όσον αφορά τις διαδικασίες που έχουν θεσπίσει σχετικά με κάθε παρατυπία που έχει κοινοποιηθεί προηγουμένως και τις σημαντικές αλλαγές που προκύπτουν από αυτές. Οι πληροφορίες αυτές παρέχονται στις εκθέσεις προόδου ή στις τελικές εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων σύμφωνα με τα υποδείγματα των παραρτημάτων IV και V.

Στην έκθεση αναφέρονται τα ποσά η ανάκτηση των οποίων έχει πραγματοποιηθεί ή αναμένεται.

2.  Μετά από αίτηση της Επιτροπής, τα κράτη μέλη παρέχουν περισσότερες λεπτομέρειες όσον αφορά:

Τα κράτη μέλη αναφέρουν στην Επιτροπή όλες τις διοικητικές ή δικαστικές αποφάσεις για την περάτωση ανάλογων διαδικασιών, ή τα κύρια σημεία τους και δηλώνουν, ιδίως, εάν υπάρχουν υπόνοιες απάτης.

Άρθρο 29

Επαφές με κράτη μέλη

1.  Η Επιτροπή διατηρεί κατάλληλες επαφές με τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη με σκοπό να συμπληρώσει τις πληροφορίες όσον αφορά τις παρατυπίες που αναφέρονται στο άρθρο 27 και τις διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 28 για τη δυνατότητα ανάκτησης.

2.  Ανεξαρτήτως των επαφών που αναφέρονται στην παράγραφο 1, η Επιτροπή ενημερώνει τα κράτη μέλη σε περιπτώσεις στις οποίες η φύση της παρατυπίας είναι τέτοια που να υποδηλώνει ότι πανομοιότυπες ή παρόμοιες πρακτικές ενδέχεται να παρουσιαστούν και σε άλλα κράτη μέλη.

Άρθρο 30

Χρήση πληροφοριών

1.  Η Επιτροπή μπορεί να χρησιμοποιήσει κάθε πληροφορία γενικής ή επιχειρησιακής φύσης που ανακοινώνεται από τα κράτη μέλη βάσει της παρούσας απόφασης για να πραγματοποιήσει αναλύσεις κινδύνων και μπορεί, βάσει των πληροφοριών που συγκεντρώνει, να συντάξει εκθέσεις και να αναπτύξει συστήματα έγκαιρης προειδοποίησης με σκοπό τον αποτελεσματικότερο προσδιορισμό των κινδύνων.

2.  Η Επιτροπή ενημερώνει τακτικά τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη όσον αφορά τον τρόπο χρήσης πληροφοριών βάσει της παραγράφου 1.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5

Ενημέρωση και δημοσιότητα

Άρθρο 31

Πληροφορίες για δυνητικούς τελικούς δικαιούχους

1.  Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι οι κύριες ενδείξεις όσον αφορά τα πολυετή και ετήσια προγράμματα τυγχάνουν ευρείας δημοσιοποίησης, με λεπτομέρειες για τις σχετιζόμενες χρηματοοικονομικές συνεισφορές και είναι στη διάθεση κάθε ενδιαφερόμενου.

Ωστόσο, η υπεύθυνη αρχή ενδέχεται να αποφασίσει τη μη δημοσιοποίηση των εσωτερικών ρυθμίσεων διαχείρισης που καθορίζονται στο πολυετές πρόγραμμα ή στα ετήσια προγράμματα, και κάθε άλλης πληροφορίας σχετικά με την εφαρμογή του Ταμείου για λόγους δημόσιας ασφάλειας.

2.  Η υπεύθυνη αρχή παρέχει στους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους τουλάχιστον τις ακόλουθες πληροφορίες:

Επιπλέον, η υπεύθυνη αρχή πληροφορεί τους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους για τη δημοσίευση που προβλέπεται στο άρθρο 33 παράγραφος 2 στοιχείο β).

Άρθρο 32

Πληροφορίες για τους τελικούς δικαιούχους

Η υπεύθυνη αρχή πληροφορεί τους τελικούς δικαιούχους ότι η έγκριση χρηματοδότησης συνεπάγεται επίσης έγκριση της καταχώρησής τους στον κατάλογο τελικών δικαιούχων που δημοσιεύεται σύμφωνα με το άρθρο 33 παράγραφος 2 στοιχείο β).

Άρθρο 33

Ευθύνες της υπεύθυνης αρχής σχετικά με την ενημέρωση και τη δημοσιότητα για το ευρύ κοινό

1.  Η υπεύθυνη αρχή εξασφαλίζει ότι τα μέτρα ενημέρωσης και δημοσιότητας εφαρμόζονται με σκοπό την ευρύτερη δυνατή κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης με χρήση διαφόρων μορφών και μεθόδων επικοινωνίας στο κατάλληλο εδαφικό επίπεδο.

2.  Η υπεύθυνη αρχή οργανώνει τουλάχιστον τα ακόλουθα μέτρα ενημέρωσης και δημοσιότητας:

Άρθρο 34

Ευθύνες των τελικών δικαιούχων όσον αφορά την ενημέρωση και τη δημοσιότητα για το ευρύ κοινό

1.  Ο τελικός δικαιούχος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του κοινού μέσω των μέτρων που αναφέρονται στις παραγράφους 2, 3 και 4 σχετικά με τη βοήθεια που λαμβάνει από το Ταμείο.

2.  Ο τελικός δικαιούχος τοποθετεί μόνιμη ευμεγέθη πινακίδα σε εμφανές σημείο το αργότερο τρεις μήνες μετά την ολοκλήρωση κάθε σχεδίου που πληροί τους ακόλουθους όρους:

Η πινακίδα αναφέρει τον τύπο και την ονομασία του σχεδίου. Επιπλέον, οι πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 35 καταλαμβάνουν τουλάχιστον το 25 % της πινακίδας.

3.  Όταν ένα σχέδιο λαμβάνει χρηματοδότηση βάσει ετήσιου προγράμματος που συγχρηματοδοτείται από το Ταμείο, ο τελικός δικαιούχος εξασφαλίζει ότι οι συμμετέχοντες στο σχέδιο έχουν ενημερωθεί για την εν λόγω χρηματοδότηση.

4.  Σε κάθε έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων των πιστοποιητικών συμμετοχής ή άλλων πιστοποιητικών, όσον αφορά τα εν λόγω σχέδια δηλώνεται ότι το σχέδιο συγχρηματοδοτείται από το Ταμείο.

Άρθρο 35

Τεχνικά χαρακτηριστικά της ενημέρωσης και της δημοσιότητας για την πράξη

Όλα τα μέτρα ενημέρωσης και δημοσιότητας που απευθύνονται στους τελικούς δικαιούχους, τους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους και το ευρύ κοινό περιλαμβάνουν:

Για μικρά θέματα προβολής ή για θέματα προβολής που σχετίζονται με δύο ή περισσότερα από τα τέσσερα Ταμεία, τα σημεία 1 και 3 δεν ισχύουν.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6

Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα

Άρθρο 36

Προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

1.  Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή λαμβάνουν όλα τα απαραίτητα μέτρα για να μην αποκαλύπτονται κατά τρόπο μη εγκεκριμένο, ή για να μην παρέχεται παράνομη πρόσβαση σε πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 29 παράγραφος 1 στοιχείο η) της βασικής πράξης, πληροφορίες που έχει συγκεντρώσει η Επιτροπή στο πλαίσιο των επιτόπιων ελέγχων της και πληροφορίες που αναφέρονται στο κεφάλαιο 4.

2.  Οι πληροφορίες που αναφέρονται στο κεφάλαιο 4 δεν επιτρέπεται να αποσταλούν σε άλλα πρόσωπα από αυτά στα κράτη μέλη ή στα κοινοτικά όργανα που λόγω καθηκόντων έχουν πρόσβαση σε αυτές, εκτός εάν το κράτος μέλος που παρέχει τις εν λόγω πληροφορίες έχει συμφωνήσει ρητά για τον σκοπό αυτό.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7

Ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων

Άρθρο 37

Ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων

Εκτός από την έντυπη και υπογεγραμμένη μορφή των εγγράφων που αναφέρονται στο κεφάλαιο 3, οι πληροφορίες αποστέλλονται επίσης, στο βαθμό του δυνατού, με ηλεκτρονικά μέσα.

Άρθρο 38

Ηλεκτρονικό σύστημα για την ανταλλαγή εγγράφων

1.  Εφόσον η Επιτροπή αναπτύξει ηλεκτρονικό σύστημα για την ασφάλεια της ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Επιτροπής και κάθε κράτους μέλους για την εφαρμογή του Ταμείου, το κράτος μέλος ενημερώνεται σχετικά και, εφόσον το ζητήσει, συμμετέχει στην ανάπτυξη κάθε τέτοιου ηλεκτρονικού συστήματος.

2.  Η Επιτροπή και οι ορισθείσες αρχές, μαζί με τους φορείς στους οποίους έχουν ανατεθεί τα καθήκοντα, καταχωρεί τα έγγραφα που παρατίθενται στο κεφάλαιο 3 στο ηλεκτρονικό σύστημα που αναφέρεται στην παράγραφο 1.

3.  Επιπλέον, τα κράτη μέλη ενδέχεται να κληθούν να υποβάλουν οικειοθελώς τις πληροφορίες που αναφέρονται στα άρθρα 27 και 28 χρησιμοποιώντας το υπάρχον ειδικό σύστημα που διαχειρίζεται η Επιτροπή για την καταγραφή των παρατυπιών που επισημαίνονται στο πλαίσιο των διαρθρωτικών ταμείων.

4.  Οι ενδεχόμενες δαπάνες διεπαφής μεταξύ του κοινού ηλεκτρονικού συστήματος και των εθνικών, περιφερειακών και τοπικών ηλεκτρονικών συστημάτων και κάθε δαπάνη για την προσαρμογή των εθνικών, περιφερειακών και τοπικών συστημάτων στις τεχνικές απαιτήσεις του κοινού συστήματος θεωρούνται επιλέξιμες βάσει του άρθρου 18 της βασικής πράξης.

ΜΕΡΟΣ III

ΕΙΔΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟ ΤΑΜΕΙΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΥΝΟΡΩΝ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

Κανόνες επιλεξιμότητας

Άρθρο 39

Κανόνες επιλεξιμότητας

1.  Οι κανόνες που παρατίθενται στο παράρτημα XI χρησιμοποιούνται για να καθοριστεί η επιλεξιμότητα των δαπανών δράσης που χρηματοδοτείται βάσει των ετήσιων προγραμμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 37 παράγραφος 4 της βασικής πράξης.

2.  Οι κανόνες αυτοί εφαρμόζονται για τους τελικούς δικαιούχους και ισχύουν, τηρουμένων των αναλογιών, και για τους εταίρους του έργου.

3.  Τα κράτη μέλη μπορούν να εφαρμόσουν εθνικούς κανόνες επιλεξιμότητας που είναι αυστηρότεροι από αυτούς που θεσπίζονται στην παρούσα απόφαση.

Εναπόκειται στην Επιτροπή να εκτιμήσει εάν οι εφαρμοστέοι εθνικοί κανόνες επιλεξιμότητας πληρούν τον εν λόγω όρο.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2

Ειδικό καθεστώς διέλευσης

Άρθρο 40

Στήριξη για την εφαρμογή του γενικού καθεστώτος διέλευσης

1.  Η στήριξη για την εφαρμογή του ειδικού καθεστώτος διέλευσης που αναφέρεται το άρθρο 6 της βασικής πράξης θεμελιώνεται στο πλαίσιο του πολυετούς προγράμματος της Δημοκρατίας της Λιθουανίας και εφαρμόζεται βάσει των ετησίων προγραμμάτων της Δημοκρατίας της Λιθουανίας.

Κατά συνέπεια, οι κανόνες της βασικής πράξης και της παρούσας απόφασης σχετικά με την εφαρμογή ετησίων προγραμμάτων εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, όσον αφορά τη στήριξη για την εφαρμογή του γενικού καθεστώτος διέλευσης. Το Ταμείο αναλαμβάνει κάθε συμπληρωματική δαπάνη που προκύπτει από την εφαρμογή της σχετικής διάταξης του κεκτημένου για την εν λόγω διέλευση.

2.  Για κάθε ετήσιο πρόγραμμα, το ποσό που προορίζεται για την εν λόγω στήριξη καθορίζεται σύμφωνα με το άρθρο 6 της βασικής πράξης και εντός των ορίων των πιστώσεων που αναφέρονται στο άρθρο 14 παράγραφος 12 της βασικής πράξης.

3.  Όσον αφορά τα μη εισπραχθέντα τέλη, η δράση διαρκεί από την 1η Ιανουαρίου του έτους που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνεται το ετήσιο πρόγραμμα, έως την 31η Δεκεμβρίου του εν λόγω έτους.

Όσον αφορά τις συμπληρωματικές δαπάνες, η δράση διαρκεί από την 1η Ιανουαρίου του έτους που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνεται το ετήσιο πρόγραμμα:

4.  Το ποσό που χορηγείται σε κάθε ετήσιο πρόγραμμα για τη στήριξη του γενικού καθεστώτος διέλευσης, δεν χρησιμοποιείται για άλλη δράση.

ΜΕΡΟΣ IV

ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 41

Αποδέκτες

Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στο Βασίλειο του Βελγίου, τη Δημοκρατία της Βουλγαρίας, την Τσεχική Δημοκρατία, την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γερμανίας, τη Δημοκρατία της Εσθονίας, την Ελληνική Δημοκρατία, το Βασίλειο της Ισπανίας, τη Γαλλική Δημοκρατία, την Ιταλική Δημοκρατία, την Κυπριακή Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Λεττονίας, τη Δημοκρατία της Λιθουανίας, το Μεγάλο Δουκάτο του Λουξεμβούργου, τη Δημοκρατία της Ουγγαρίας, τη Δημοκρατία της Μάλτας, το Βασίλειο των Κάτω Χωρών, τη Δημοκρατία της Αυστρίας, τη Δημοκρατία της Πολωνίας, την Πορτογαλική Δημοκρατία, τη Ρουμανία, τη Δημοκρατία της Σλοβενίας, τη Σλοβακική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Φινλανδίας και το Βασίλειο της Σουηδίας.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

1.   ΤΗΝ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΔΙΟΡΙΣΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

2.   ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΩΝ ΔΙΟΡΙΣΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

3.   ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

4.   ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

5.   ΕΓΚΡΙΣΗ ΤΗΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΟΛΥΕΤΟΥΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

1.   ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

Περιγραφή της υφιστάμενης κατάστασης στο κράτος μέλος στον τομέα πολιτικής που καλύπτεται από τους στόχους του Ταμείου

2.   ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΠΟΥ ΙΣΧΥΟΥΝ ΣΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ

3.   ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΤΩΝ ΣΤΟΧΩΝ

Περιγραφή του τρόπου με τον οποίο το Ταμείο συμβάλλει στην ικανοποίηση των απαιτήσεων, προσδιορισμός των προτεραιοτήτων που έχουν επιλεγεί και των λόγων για τους οποίους επελέγησαν

4.   ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑ ΜΕ ΑΛΛΑ ΜΕΣΑ

Ένδειξη για το κατά πόσον η συγκεκριμένη στρατηγική είναι συμβατή με άλλα περιφερειακά, εθνικά και κοινοτικά μέσα

5.   ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ

6.   ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

3.   ΔΡΑΣΕΙΣ ΠΟΥ ΘΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΧΘΟΥΝ ΑΠΟ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΙΣ ΕΠΙΛΕΓΕΙΣΕΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ

Πτυχές της δράσης που παρουσιάζονται κατά την περιγραφή κάθε δράσης σύμφωνα με τα σημεία 3.1 έως κ.λπ.

4.   ΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΗΘΕΙΑ

5.   ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ

[υπογραφή υπευθύνου]

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

A.   Τεχνική έκθεση

1.   ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ

κ.λπ.

2.   ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ

3.   ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΑΡΑΤΥΠΙΩΝ

B.   Αίτηση για την πληρωμή της δεύτερης προχρηματοδότησης

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος (ονοματεπώνυμο του υπευθύνου με κεφαλαία)

εκπροσωπών την αρχή που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την υλοποίηση του [ονομασία Ταμείου], υποβάλλω αίτηση για την πληρωμή της δεύτερης προχρηματοδότησης.

[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

Η παρούσα αίτηση είναι παραδεκτή δεδομένου ότι:

Η πληρωμή εκ μέρους της Επιτροπής καταβάλλεται:

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΕΛΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

A.   Τεχνική έκθεση

1.   ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ

3.   ΜΕΤΡΑ ΠΟΥ ΕΛΗΦΘΗΣΑΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ

4.   ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ

5.   ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΑΡΑΤΥΠΙΩΝ

6.   ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ

Συνοπτική περιγραφή μεμονωμένων έργων (μία σελίδα ανά έργο). Περιλαμβάνονται οι στόχοι, τα επιτεύγματα, οι σχετικοί δείκτες, ο χρηματοοικονομικός πίνακας.

B.   Αίτηση για την πληρωμή του υπολοίπου/Δήλωση επιστροφής

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος (ονοματεπώνυμο του υπευθύνου με κεφαλαία),

Εκπροσωπών την αρχή που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την υλοποίηση του [ονομασία Ταμείου]

Το ποσό αυτό προκύπτει από το υπόλοιπο μεταξύ του συνολικού ποσού της/των πληρωμής/ών προχρηματοδότησης για το εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα και των πραγματικών δαπανών που δηλώνονται.

Η παρούσα αίτηση είναι παραδεκτή δεδομένου ότι:

Η πληρωμή εκ μέρους της Επιτροπής καταβάλλεται:

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VI

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

1.   ΧΩΡΟΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

2.   ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ

3.   ΣΤΟΧΟΙ ΚΑΙ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ

4.   ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

4.1.   Έλεγχοι συστημάτων

4.2.   Έλεγχοι έργων

5.   ΣΧΕΔΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΤΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑΚΑ ΕΤΗ 2007 ΚΑΙ 2008

5.1.   Έτος 2007 ( 20 )

5.2.   Έτος 2008

Τα δεδομένα εισάγονται βάσει του υποδείγματος πίνακα που ορίστηκε για το 2007.

Παράρτημα(-τα) στην στρατηγική ελέγχου ( 21 ): Ετήσια προγράμματα

Τα δεδομένα εισάγονται βάσει του υποδείγματος πίνακα που ορίστηκε για το 2007.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VII

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

A.   Ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου

1.   ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

2.   ΕΛΕΓΧΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ

3.   ΕΛΕΓΧΟΙ ΕΡΓΩΝ

4.   ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΠΟΥ ΚΑΛΥΠΤΟΥΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ, ΚΑΤΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ

B.   Γνώμη για τη λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου

Προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή

1.   ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος, εκπροσωπών [ονομασία της αρχής ελέγχου που έχει διοριστεί από το κράτος μέλος], εξέτασα τη λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου στο [ονομασία του Ταμείου] όσον αφορά τις δράσεις που υλοποιήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος για το έτος [20ΧΧ], προκειμένου να εκφέρω γνώμη σχετικά με την αποτελεσματική λειτουργία των συστημάτων ώστε να παράσχουν εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υποβάλλονται στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές.

2.   ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΤΗΣ ΕΞΕΤΑΣΗΣ

Η εξέταση διεξήχθη σύμφωνα με τη στρατηγική λογιστικού ελέγχου για το συγκεκριμένο Ταμείο κατά την περίοδο [ημέρα/μήνας/έτος] έως [ημέρα/μήνας/έτος] και αναφέρεται στη ετήσια έκθεση λογιστικού ελέγχου (τμήμα Α).

Είτε

Δεν υπήρξαν περιορισμοί ως προς την εμβέλεια της εξέτασης,

Είτε

Η εμβέλεια της εξέτασης περιορίστηκε από τους ακόλουθους παράγοντες:

(Αναφέρεται κάθε περιορισμός της εμβέλειας της εξέτασης, π.χ. συστημικά προβλήματα, αδυναμίες του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου, απουσία τεκμηρίωσης, εκκρεμούσες νομικές διαδικασίες, κ.λπ., και εκτιμώνται τα ποσά των δαπανών και η κοινοτική συνεισφορά που θίγονται. Αν η ελεγκτική αρχή δεν θεωρεί ότι οι περιορισμοί έχουν επίπτωση επί των δαπανών, αυτό πρέπει να αναφερθεί.)

3.   ΓΝΩΜΗ

Είτε (Ανεπιφύλακτη γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, για το προαναφερόμενο ετήσιο πρόγραμμα, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που συστήθηκαν για το [ονομασία του Ταμείου] είναι σύμφωνα προς τις ισχύουσες απαιτήσεις της βασικής πράξης [απόφαση αριθ. 574/2007/EK] και της απόφασης 2008/456/ΕΚ της Επιτροπής και λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παρασχεθεί εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υπεβλήθησαν στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές.

Είτε (Γνώμη μετ’ επιφυλάξεων)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, για το προαναφερόμενο ετήσιο πρόγραμμα, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που συστήθηκαν για το [ονομασία του Ταμείου] είναι σύμφωνα προς τις ισχύουσες απαιτήσεις της βασικής πράξης [απόφαση αριθ. 574/2007/EK] και της απόφασης 2008/456/ΕΚ της Επιτροπής και λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παρασχεθεί εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υποβλήθηκαν στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές, με εξαίρεση τα ακόλουθα σημεία:

Οι λόγοι για τους οποίους θεωρώ ότι η πλευρά/οι πλευρές των συστημάτων δεν είναι σύμφωνες προς τις απαιτήσεις ή/και δεν λειτούργησαν κατά τρόπο ώστε να παράσχουν εύλογη διαβεβαίωση όσον αφορά την ορθότητα των δηλώσεων δαπανών που υποβλήθηκαν στην Επιτροπή, είναι οι εξής:

Εκτιμώ ότι ο αντίκτυπος αυτής της επιφύλαξης/αυτών των επιφυλάξεων ανέρχεται σε […] % επί του συνόλου των δηλωθεισών δαπανών. Ως εκ τούτου, η θιγόμενη κοινοτική συνεισφορά ανέρχεται σε […].

Είτε (Αρνητική γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, για το προαναφερόμενο ετήσιο πρόγραμμα, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που συστήθηκαν για το [ονομασία του Ταμείου] δεν είναι σύμφωνα προς τις ισχύουσες απαιτήσεις των άρθρων […] της βασικής πράξης [απόφαση αριθ. 574/2007/EK] και της απόφασης 2008/456/ΕΚ της Επιτροπής και δεν λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παρασχεθεί εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δηλώσεις δαπανών που υπεβλήθησαν στην Επιτροπή είναι ορθές και, κατά συνέπεια, εύλογη διαβεβαίωση ότι οι υποκείμενες συναλλαγές είναι νόμιμες και κανονικές.

Η αρνητική γνώμη βασίζεται στα εξής:

Ημερομηνία

Υπογραφή

[υπογραφή υπευθύνου]

Γ.   Επικύρωση της αίτησης πληρωμής

Προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή

1.   ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος, εκπροσωπών [ονομασία της αρχής ελέγχου που έχει οριστεί από το κράτος μέλος], εξέτασα, για το ετήσιο πρόγραμμα [20xx] του [ονομασία του Ταμείου], τα αποτελέσματα των εργασιών ελέγχου που διεξήχθησαν προκειμένου για το εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα [και προέβην στις επιπρόσθετες εργασίες που έκρινα αναγκαίες όπως ορίζεται στην έκθεση].

Προγραμμάτισα και πραγματοποίησα αυτές τις εργασίες με σκοπό να εκτιμηθεί κατά πόσον είναι έγκυρη η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς για το ετήσιο πρόγραμμα [20xx] και οι υποκείμενες συναλλαγές που καλύπτονται από τις δηλώσεις δαπανών σχετικά με το εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα είναι νόμιμες και κανονικές.

2.   ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΤΗΣ ΕΞΕΤΑΣΗΣ

Είτε

Δεν υπήρξαν περιορισμοί ως προς την εμβέλεια της εξέτασης,

Είτε

Η εμβέλεια της εξέτασης περιορίστηκε από τους ακόλουθους παράγοντες:

3.   ΓΝΩΜΗ

Είτε (Ανεπιφύλακτη γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, οι δηλώσεις δαπανών αντικατοπτρίζουν πιστά, σε όλα τα σημαντικά σημεία, τις δαπάνες που καταβλήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος, και η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς στο εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα είναι έγκυρη.

Είτε (Γνώμη μετ’ επιφυλάξεων)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, οι δηλώσεις δαπανών αντικατοπτρίζουν πιστά, σε όλα τα σημαντικά σημεία, τις δαπάνες που καταβλήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος, και η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς στο εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα είναι έγκυρη, με εξαίρεση τα ακόλουθα σημεία:

Εκτιμώ ότι ο αντίκτυπος αυτών των επιφυλάξεων ανέρχεται σε […] % επί του συνόλου των δηλωθεισών δαπανών. Ως εκ τούτου, η θιγόμενη κοινοτική συνεισφορά ανέρχεται σε …..

Είτε (Αρνητική γνώμη)

Κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην πιο πάνω εξέταση, οι δηλώσεις δαπανών δεν αντικατοπτρίζουν πιστά, σε όλα τα σημαντικά σημεία, τις δαπάνες που καταβλήθηκαν στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος, και, κατά συνέπεια, η αίτηση πληρωμής του υπολοίπου της κοινοτικής συνεισφοράς στο εν λόγω ετήσιο πρόγραμμα δεν είναι έγκυρη.

Ημερομηνία

Υπογραφή

[υπογραφή υπευθύνου]

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VIII

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΔΕΥΤΕΡΗ ΠΡΟΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος [ονοματεπώνυμο του υπεύθυνου],

εκπροσωπών την αρχή πιστοποίησης που έχει οριστεί για το [ονομασία Ταμείου]

πιστοποιώ με την παρούσα ότι όλες οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στην έκθεση προόδου για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος ανέρχονται στο ποσό:

[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

Πιστοποιώ επίσης ότι οι δράσεις εξελίσσονται σύμφωνα με τους στόχους που έχουν καθοριστεί στην απόφαση της Επιτροπής για τη θέσπιση του ετήσιου προγράμματος και σύμφωνα με τη βασική πράξη και τους κανόνες εφαρμογής της, ειδικότερα δε ότι:

Η δήλωση δαπανών βασίζεται στην προσωρινή λογιστική εκκαθάριση της [ημέρα/μήνας/20ψψ].

Σύμφωνα με το άρθρο 45 της βασικής πράξης, τα δικαιολογητικά έγγραφα είναι και θα παραμείνουν διαθέσιμα για ελάχιστη περίοδο πέντε ετών μετά το κλείσιμο του ετήσιου προγράμματος από την Επιτροπή.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΧ

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΟΥ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ

Ο κάτωθι υπογεγραμμένος [ονοματεπώνυμο του υπεύθυνου],

εκπροσωπών την αρχή πιστοποίησης που έχει οριστεί για το [ονομασία Ταμείου]

πιστοποιώ με την παρούσα ότι όλες οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στην τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος ανέρχονται στο ποσό:

[ακριβές ποσό σε δύο δεκαδικές θέσεις]

Πιστοποιώ επίσης ότι οι δράσεις εξελίσσονται σύμφωνα με τους στόχους που έχουν καθοριστεί στην απόφαση της Επιτροπής για τη θέσπιση του ετήσιου προγράμματος και σύμφωνα με τη βασική πράξη, ειδικότερα δε ότι:

Η δήλωση δαπανών βασίζεται στην προσωρινή λογιστική εκκαθάριση της [ημέρα/μήνας/20ψψ].

Σύμφωνα με το άρθρο 45 της βασικής πράξης, τα δικαιολογητικά έγγραφα είναι και θα παραμείνουν διαθέσιμα για ελάχιστη περίοδο πέντε ετών μετά το κλείσιμο του ετήσιου προγράμματος από την Επιτροπή.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Χ

ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΜΒΛΗΜΑ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΩΝ ΧΡΩΜΑΤΩΝ

Περιγραφή του εμβλήματος

Με φόντο τον γαλανό ουρανό σχηματίζεται ένας κύκλος από δώδεκα χρυσά αστέρια που συμβολίζουν την ένωση των λαών της Ευρώπης. Τα αστέρια είναι πάντα δώδεκα, αριθμός που αποτελεί το σύμβολο της τελειότητας και της ενότητας.

Περιγραφή του θυρεού

Σε γαλάζιο φόντο, ένας κύκλος από δώδεκα χρυσά πεντάκτινα αστέρια με μη εφαπτόμενες κορυφές.

Γεωμετρική περιγραφή

Το έμβλημα έχει τη μορφή μπλε ορθογώνιας σημαίας με βάση μιάμιση φορά μεγαλύτερη από το ύψος της. Δώδεκα χρυσά αστέρια, διατεταγμένα σε ίσες αποστάσεις μεταξύ τους, σχηματίζουν ένα νοητό κύκλο, το κέντρο του οποίου συμπίπτει με το σημείο τομής των διαγωνίων του ορθογωνίου. Η ακτίνα του κύκλου είναι ίση προς το ένα τρίτο του ύψους. Κάθε αστέρι έχει πέντε κορυφές, οι οποίες διατάσσονται στην περιφέρεια ενός νοητού κύκλου, του οποίου η ακτίνα ισούται με το 1/18 του ύψους του ορθογωνίου. Όλα τα αστέρια έχουν κατακόρυφη διάταξη, δηλαδή με μία κορυφή προς τα πάνω και δύο κορυφές στηριζόμενες σε νοητή γραμμή κάθετη προς τον ιστό της σημαίας. Ο κύκλος είναι διατεταγμένος έτσι ώστε τα αστέρια να καταλαμβάνουν τη θέση των ακέραιων ωρών στην όψη ρολογιού. Ο αριθμός των αστέρων δεν μεταβάλλεται.

Χρώματα

Το έμβλημα έχει τα ακόλουθα χρώματα: Παντονικό ανακλαστικό κυανούν (pantone reflex blue) για την επιφάνεια του ορθογωνίου. Παντονικό κίτρινο (pantone yellow) για τα αστέρια.

Αναπαραγωγή σε τετραχρωμία

Όταν χρησιμοποιείται η μέθοδος της εκτύπωσης σε τετραχρωμία, αναπαράγονται τα δύο τυποποιημένα χρώματα με τη χρήση των τεσσάρων χρωμάτων της συγκεκριμένης μεθόδου.

Το Παντονικό κίτρινο (pantone yellow) αποκτάται με τη χρήση 100 % του «κίτρινου διεργασίας» (Process Yellow).

Το Παντονικό ανακλαστικό κυανούν (pantone reflex blue) επιτυγχάνεται με την ανάμειξη 100 % «Κυανού διεργασίας» (Process Cyan) και 80 % «Ερυθρού διεργασίας» (Process Magenta)

Διαδίκτυο

Το Παντονικό ανακλαστικό κυανούν (pantone reflex blue) αντιστοιχεί στο χρωματισμό παλέτας του δικτύου RGB:0/0/153 (δεκαεξαδικό: 000099) και το Παντονικό κίτρινο (pantone yellow) αντιστοιχεί στο χρωματισμό της παλέτας του δικτύου RGB:255/204/0 (δεκαεξαδικό: FFCC00).

Αναπαραγωγή σε μονοχρωμία

Εάν διατίθεται μόνο μαύρο χρώμα, πρέπει να πλαισιώνεται το ορθογώνιο με μαύρη διαχωριστική γραμμή και να τοποθετούνται τα αστέρια μέσα στο πλαίσιο αυτό με μαύρο πάνω σε λευκό φόντο.

Σε περίπτωση που το μόνο διαθέσιμο χρώμα είναι το μπλε (Reflex Blue), πρέπει να χρησιμοποιείται σε αναλογία 100 %, τα δε αστέρια αναπαράγονται σε αρνητικό λευκό.

Αναπαραγωγή σε έγχρωμο υπόβαθρο

Αν δεν υπάρχει άλλη εναλλακτική δυνατότητα παρά έγχρωμο υπόβαθρο, να τοποθετηθεί γύρω από το ορθογώνιο λευκό περιθώριο με πλάτος ίσο προς το 1/25 του ύψους του ορθογωνίου.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΧΙ

ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΤΑΜΕΙΟ — ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΥΝΟΡΩΝ

I.   Γενικές αρχές

I.1.   Βασικές αρχές

I.2.   Προϋπολογισμός έργου

Ο προϋπολογισμός έργου έχει την ακόλουθη μορφή:

Ο προϋπολογισμός είναι ισοσκελισμένος: Το σύνολο του επιλέξιμου κόστους ισούται προς το σύνολο των εσόδων.

I.3.   Έσοδα και αρχή της μη παροχής κέρδους

I.4.   Περίοδος επιλεξιμότητας

▼M1

▼B

I.5.   Καταχώρηση δαπανών

I.6.   Εδαφικό πεδίο εφαρμογής

II.   Κατηγορίες επιλέξιμων δαπανών (σε επίπεδο έργου)

II.1.   Άμεσες επιλέξιμες δαπάνες

Οι άμεσες επιλέξιμες δαπάνες του έργου είναι οι δαπάνες οι οποίες, τηρουμένων των γενικών προϋποθέσεων επιλεξιμότητας που προαναφέρθηκαν στο τμήμα Ι, μπορούν να χαρακτηρισθούν ως ειδικά έξοδα έμμεσα συνδεόμενα με την υλοποίηση του έργου. Οι άμεσες δαπάνες περιλαμβάνονται στον προβλεπόμενο γενικό προϋπολογισμό του έργου.

Επιλέξιμες είναι οι ακόλουθες άμεσες δαπάνες

II.1.1.    Δαπάνες προσωπικού

II.1.1.1.   Γενικοί κανόνες

II.1.1.2.   Ειδικές προϋποθέσεις για τις δαπάνες προσωπικού δημόσιων φορέων

Οι δαπάνες προσωπικού των δημόσιων φορέων υλοποίησης του έργου θεωρούνται άμεσες επιλέξιμες δαπάνες μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

II.1.2.    Οδοιπορικά και έξοδα διαβίωσης

II.1.3.    Εξοπλισμός

II.1.3.1.   Γενικοί κανόνες

II.1.3.2.   Ενοικίαση και χρηματοδοτική μίσθωση

Οι δαπάνες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο πράξεων ενοικίασης και χρηματοδοτικής μίσθωσης είναι επιλέξιμες για συγχρηματοδότηση σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν θεσπιστεί στο οικείο κράτος μέλος, την εθνική νομοθεσία και πρακτική, και τη διάρκεια της ενοικίασης ή της χρηματοδοτικής μίσθωσης για τους σκοπούς του έργου.

II.1.3.3.   Αγορές

II.1.4.    Ακίνητα

II.1.4.1.   Γενικοί κανόνες

Στην περίπτωση αγοράς, κατασκευής ή ανακαίνισης ακινήτων, ή μίσθωσης ακινήτων, αυτά διαθέτουν τις τεχνικές ιδιότητες που χρειάζονται για το έργο και είναι συμβατά με τις ισχύουσες προδιαγραφές και τα ισχύοντα πρότυπα.

II.1.4.2.   Αγορά, κατασκευή ή ανακαίνιση

II.1.4.3.   Μίσθωση

Η μίσθωση ακινήτων είναι επιλέξιμη για συγχρηματοδότηση εφόσον η μίσθωση αυτή συνδέεται σαφώς με τους στόχους του σχετικού έργου, υπό τις κατωτέρω προϋποθέσεις, και με την επιφύλαξη της εφαρμογής αυστηρότερων εθνικών κανόνων:

II.1.4.4.   Χώροι γραφείου για τον τελικό δικαιούχο

Δαπάνες για αγορά, κατασκευή, ανακαίνιση ή μίσθωση χώρων γραφείου για τις συνήθεις δραστηριότητες του δικαιούχου δεν είναι επιλέξιμες. Οι δαπάνες αυτές πρέπει να θωρούνται ως έμμεσες δαπάνες (βλέπε σημείο II.2).

II.1.5.    Αναλώσιμα είδη, προμήθειες και γενικές υπηρεσίες

II.1.6.    Συμβάσεις υπεργολαβίας

II.1.7.    Δαπάνες που απορρέουν άμεσα από τους όρους της κοινοτικής συγχρηματοδότησης

Οι δαπάνες που είναι αναγκαίες για την κάλυψη των απαιτήσεων που συνδέονται με την κοινοτική συγχρηματοδότηση, π.χ. διαφήμιση, προβολή, αξιολόγηση του έργου, εξωτερικός λογιστικός έλεγχος, τραπεζικές εγγυήσεις, μεταφράσεις κ.λπ., είναι επιλέξιμες ως άμεσες δαπάνες.

II.1.8.    Δαπάνες εμπειρογνωμόνων

Οι δαπάνες που αφορούν τις αμοιβές νομικών συμβούλων, συμβολαιογράφων καθώς και οι δαπάνες αμοιβής τεχνικών και χρηματοοικονομικών εμπειρογνωμόνων είναι επιλέξιμες.

II.2.   Έμμεσες επιλέξιμες δαπάνες

III.   Μη επιλέξιμες δαπάνες

Δεν είναι επιλέξιμες οι ακόλουθες δαπάνες:

IV.   Δαπάνες καλυπτόμενες από εκχωρηθέν εισόδημα

V.   Τεχνική βοήθεια με την πρωτοβουλία κρατών μελών

▼M1

▼B

VI.   Ειδικό καθεστώς διέλευσης

Οι ακόλουθοι ειδικοί κανόνες εφαρμόζονται στην περίπτωση του ειδικού καθεστώτος διέλευσης:

( 1 ) ΕΕ L 144 της 6.6.2007, σ. 22.

( 2 ) ΕΕ L 281 της 23.11.1995, σ. 31. Οδηγία όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1882/2003 (ΕΕ L 284 της 31.10.2003, σ. 1).

( 3 ) ΕΕ L 8 της 12.1.2001, σ. 1.

( 4 ) ΕΕ L 99 της 17.4.2003, σ. 8.

( 5 ) ΕΕ L 99 της 17.4.2003, σ. 15.

( 6 ) ΕΕ L 131 της 1.6.2000, σ. 43.

( 7 ) ΕΕ L 395 της 31.12.2004, σ. 70.

( 8 ) ΕΕ L 64 της 7.3.2002, σ. 20.

( 9 ) ΕΕ L 176 της 10.7.1999, σ. 36.

( 10 ) ΕΕ L 176 της 10.7.1999, σ. 31.

( 11 ) ΕΕ L 370 της 17.12.2004, σ. 78.

( 12 ) ΕΕ L 292 της 15.11.1996, σ. 2.

( 13 ) ΕΕ L 144 της 6.6.2007, σ. 1.

( 14 ) ΕΕ L 144 της 6.6.2007, σ. 45.

( 15 ) ΕΕ L 168 της 28.6.2007, σ. 18.

( 16 ) ΕΕ L 233 της 5.9.2007, σ. 3.

( 17 ) ΕΕ L 316 της 27.11.1995, σ. 49.

( 18 ) ΕΕ L 160 της 30.6.2000, σ. 1. Κανονισμός όπως τροποποιήθηκε τελευταία με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 681/2007 (ΕΕ L 159 της 20.6.2007, σ. 1).

( 19 ) Εφαρμόζεται μόνο για την τελική έκθεση για την υλοποίηση του πρώτου ετήσιου προγράμματος.

( 20 ) Κατά περίπτωση.

( 21 ) Υποβάλλεται μετά τη στρατηγική ελέγχου, σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 2.

( 22 ) Όπου «N» το έτος που αναφέρεται στην απόφαση χρηματοδότησης με την οποία εγκρίνονται τα ετήσια προγράμματα των κρατών μελών.