[pic] | ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ |

Βρυξέλλες, 2.6.2010

COM(2010) 281 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης για το 2009

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης για το 2009

1. Εισαγωγή

Σύμφωνα με το άρθρο 317 της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει τη συνολική ευθύνη για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ. Πρόκειται για μια σημαντικότατη ευθύνη, δεδομένου ότι ο προϋπολογισμός της ΕΕ αποτελεί το βασικό εργαλείο για την επίτευξη των πολιτικών της Ένωσης, ενώ η αποτελεσματικότητα των δαπανών της ΕΕ επηρεάζει την ικανότητα της ΕΕ να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες των πολιτών της.

Η επιχειρησιακή εκτέλεση του προϋπολογισμού ανατίθεται από το Σώμα των Επιτρόπων στους γενικούς διευθυντές και τους προϊσταμένους υπηρεσιών, οι οποίοι ως «κύριοι διατάκτες», είναι υπεύθυνοι για τη χρηστή και αποτελεσματική διαχείριση των πόρων, καθώς και για την εξασφάλιση κατάλληλων και αποτελεσματικών συστημάτων ελέγχου στις υπηρεσίες τους. Οι γενικοί διευθυντές και οι προϊστάμενοι υπηρεσιών λογοδοτούν για την άσκηση των καθηκόντων τους στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων (ΕΕΔ)[1], η οποία περιλαμβάνει υπογεγραμμένη δήλωση αξιοπιστίας για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των δημοσιονομικών πράξεων. Η ΕΕΔ αποτελεί το κύριο μέσο λογοδοσίας τους στο Σώμα. Tο περιεχόμενο αυτών των εκθέσεων συζητείται με τον ή τους υπεύθυνους επιτρόπους πριν υπογραφεί από τον υπεύθυνο γενικό διευθυντή ή προϊστάμενο υπηρεσίας.

Η Επιτροπή, με την υιοθέτηση της παρούσας συγκεφαλαιωτικής έκθεσης, αναλαμβάνει την πολιτική της ευθύνη για τη διαχείριση που ασκού οι γενικοί διευθυντές και οι προϊστάμενοι υπηρεσιών, σύμφωνα με τις εγγυήσεις και τις επιφυλάξεις που έχουν διατυπώσει στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους. Στην παρούσα έκθεση επισημαίνονται επίσης βασικά θέματα διαχείρισης που πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά προτεραιότητα, τα οποία έχουν επισημανθεί στις ΕΕΔ (ακόμη και αν δεν απαιτήθηκε η διατύπωση επιφύλαξης) και προσδιορίζονται οι κατευθυντήριες γραμμές για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν επισημανθεί.

Η παρούσα έκθεση είναι η πρώτη συγκεφαλαιωτική έκθεση που υιοθετείται κατά τη θητεία της παρούσας Επιτροπής. Ο αρμόδιος Επίτροπος για τον έλεγχο και την καταπολέμηση της απάτης επιβεβαίωσε[2] στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή τη δέσμευση της νέας Επιτροπής να εξακολουθήσει να θεωρεί ως προτεραιότητα την άνευ επιφυλάξεων δήλωση αξιοπιστίας από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

Ο στρατηγικός στόχος της προηγούμενης Επιτροπής να εξασφαλίσει δήλωση αξιοπιστίας χωρίς επιφυλάξεις κινητοποίησε κάθε δυνατή ενέργεια και εστίασε την προσοχή σε θεμελιώδη θέματα χρηστής διακυβέρνησης και διαχείρισης, με απτά αποτελέσματα (βλ. τμήμα 2). Η Επιτροπή είναι πεπεισμένη ότι έχει επιτευχθεί ικανοποιητική πρόοδος ως προς τη διαχείριση των κεφαλαίων της ΕΕ χάρη στις ριζικές αλλαγές που επήλθαν στα συστήματα ελέγχου και διαχείρισης, στις μεθόδους εργασίας και στη νοοτροπία εργασίας. Ωστόσο, αναγνωρίζει επίσης ότι εξακολουθούν να υπάρχουν τομείς που πρέπει να βελτιωθούν, για παράδειγμα στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης, όπου τα κράτη μέλη εκτελούν το 75% περίπου του προϋπολογισμού.

Η Επιτροπή καλεί τα λοιπά θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη να επιδοθούν σε εμπεριστατωμένη συζήτηση για τον τρόπο με τον οποίο θα βελτιώσουν περαιτέρω τον σχεδιασμό, καθώς και την εφαρμογή, των καθεστώτων χρηματοδότησης και των σχετικών μηχανισμών διαχείρισης και ελέγχου, ούτως ώστε να αυξήσουν την επιτόπια αποτελεσματικότητά τους και να διασφαλίσουν συγχρόνως αποτελεσματικό, αναλογικό και οικονομικά αποδοτικό έλεγχο των δαπανών της ΕΕ.

Στο πλαίσιο αυτό, η αναθεώρηση του προϋπολογισμού και η τριετής αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού[3], καθώς και η περαιτέρω ανάπτυξη των εργασιών που άρχισαν το 2008[4] σχετικά με το θέμα του αποδεκτού κινδύνου θα είναι καθοριστικής σημασίας για τον καθορισμό των κατάλληλων προϋποθέσεων που θα επιτρέψουν αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη διαχείριση των κεφαλαίων της ΕΕ μετά το 2013.

2. Ενίσχυση των βάσεων της αξιοπιστίας

2.1. Βελτίωση των μηχανισμών ελέγχου για να διασφαλιστούν η νομιμότητα και η κανονικότητα των πράξεων στο σύνολο της Επιτροπής

To 2009 η Επιτροπή εξακολούθησε να καταβάλλει προσπάθειες με θετικά αποτελέσματα για την ενίσχυση των μηχανισμών ελέγχου, τόσο εκείνων που διαχειρίζονται οι υπηρεσίες της όσο και εκείνων που εκτελούνται από τα κράτη μέλη, ούτως ώστε να διασφαλιστούν η νομιμότητα και η κανονικότητα με σκοπό την επίτευξη δήλωσης αξιοπιστίας χωρίς επιφυλάξεις.

Η δήλωση αξιοπιστίας για το 2008 ήταν η καλύτερη που έχει επιτευχθεί μέχρι σήμερα: το Ελεγκτικό Συνέδριο διατύπωσε γνώμη χωρίς επιφυλάξεις όσον αφορά τις σχετικές πράξεις για το 47% του προϋπολογισμού , σε σχέση με το 6% για το 2003 · για πρώτη φορά, δίνεται «πράσινο φως» στις πράξεις που αφορούν το σύνολο των γεωργικών και φυσικών πόρων, καθώς και για το κεφάλαιο εκπαίδευση και ιδιότητα του πολίτη. Για δεύτερο κατά σειρά έτος, το Συνέδριο διατύπωσε επίσης θετική γνώμη σχετικά με τους ενοποιημένους λογαριασμούς. Επιπλέον, αναγνώρισε τις ποιοτικές βελτιώσεις των ΕΕΔ (βλ. 2.2 παρακάτω) και την πλήρη σχεδόν εφαρμογή των προτύπων εσωτερικού ελέγχου σε ολόκληρη την Επιτροπή.

Το 2009 επίσης, ολοκληρώθηκαν σημαντικά στάδια των προσπαθειών για τη βελτίωση της διαχείρισης των κεφαλαίων της ΕΕ, όπως η ολοκλήρωση της τελικής έκθεσης σχετικά με το Σχέδιο δράσης για την ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης των διαρθρωτικών ενεργειών [5], που οδήγησε σε θετικές εξελίξεις σ’ αυτόν τον τομέα σημαντικών δαπανών, μεταξύ άλλων με σημαντική αύξηση των δημοσιονομικών διορθώσεων (βλ. τμήμα 3.2 στο κεφάλαιο 6).

Το 2009, η Επιτροπή εξέδωσε επίσης την Έκθεση για τον αντίκτυπο του σχεδίου δράσης της Επιτροπής για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου [6], η οποία καταλήγει στο συμπέρασμα ότι επιτεύχθηκε σημαντική πρόοδος ως προς την ενίσχυση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου κατά τη θητεία της προηγούμενης Επιτροπής και ότι, αν και ορισμένες βελτιώσεις ανάγονται σε μέτρα που ελήφθησαν πριν από το 2005, υπάρχουν σαφή στοιχεία που αποδεικνύουν ότι η πρόοδος επισπεύσθηκε σημαντικά με την έναρξη του σχεδίου δράσης το 2006.

Βασικό στοιχείο για την επίτευξη εύλογης αξιοπιστίας είναι ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου . Το 2009, η Yπηρεσία Eσωτερικού Eλέγχου της Επιτροπής (YEE) ολοκλήρωσε το σχέδιο στρατηγικού της ελέγχου για την περίοδο 2007-2009, αφού ολοκλήρωσε το 87% του προγράμματος εργασιών της για το 2009 με 67 εκθέσεις, εκ των οποίων 32 ήταν εκθέσεις παρακολούθησης και μία συμβουλευτική έκθεση. Το ποσοστό αποδοχής των συστάσεων ελέγχου εκ μέρους των ελεγχθέντων αντιστοιχεί σε 98,8%. Οι έλεγχοι της YEE το 2009 κάλυψαν μεταξύ άλλων τη συνέχεια των δραστηριοτήτων, τη διαχείριση των κινδύνων, τη διαχείριση των προμηθειών και των επιχορηγήσεων, τις εξωτερικές πολιτικές και τις εποπτικές πολιτικές των ΓΔ για την επιμερισμένη διαχείριση. Σύμφωνα με αυτές τις ελεγκτικές αποστολές εκδόθηκαν 260 συστάσεις, μεταξύ των οποίων 2 θεωρήθηκαν καθοριστικές και 113 πολύ σημαντικές.

Θα πρέπει να δοθεί έμφαση σε δύο ελεγκτικές αποστολές που πραγματοποίησε η ΥΕΕ το 2009: πρώτον, ο έλεγχος παρακολούθησης της διαδικασίας αξιοπιστίας των ΕΕΔ από την ΥΕΕ, η οποία κατέληξε στο συμπέρασμα, τον Δεκέμβριο του 2009, ότι εφαρμόστηκαν όλες οι συστάσεις που είχαν διατυπωθεί στον αρχικό έλεγχο (2007)· δεύτερον, ο έλεγχος της εφαρμογής του πλαισίου διαχείρισης των κινδύνων της Επιτροπής από την ΥΕΕ , ο οποίος διεξήχθη το 2009, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το εν λόγω πλαίσιο διαχείρισης των κινδύνων της Επιτροπής είναι σύμφωνο με τα διεθνή πρότυπα και ότι αποτελεί στέρεη βάση για την υποστήριξη της διαχείρισης των κινδύνων. Η YEE επισήμανε ορισμένους τομείς που μπορούν να βελτιωθούν, οι οποίοι αφορούν κυρίως τους ρόλους και τις ευθύνες στον τομέα της διαχείρισης των κινδύνων στις ΓΔ, την ανάγκη περισσότερων κατευθυντήριων γραμμών και διευκρινίσεων για συγκεκριμένα θέματα και τη διαχείριση των οριζόντιων θεμάτων. Τα θέματα αυτά εξετάζονται ήδη από τις κεντρικές υπηρεσίες το 2010.

Επίσης, σημειώθηκε πρόοδος όσον αφορά την ταχεία και αποτελεσματική εφαρμογή όλων των εκκρεμουσών συστάσεων ελέγχου που εγκρίθηκαν και θεωρήθηκαν «καθοριστικές» ή «πολύ σημαντικές», στη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2008. Το 2009, η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων (ΕΠΕ) παρατήρησε ότι δεν εκκρεμούσε καμία καθοριστική σύσταση έξι μήνες μετά τη λήξη τους. Ωστόσο, η ΕΠΕ σημείωσε ότι η παρακολούθηση των πολύ σημαντικών συστάσεων εξακολουθεί να αποτελεί πρόκληση (68 εξακολουθούσαν να εκκρεμούν μετά τη λήξη τους).

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να παρακολουθεί στενά την εφαρμογή των συστάσεων εσωτερικού ελέγχου που έχουν χαρακτηριστεί «καθοριστικές» και «πολύ σημαντικές». Κάλεσε όλους τους γενικούς διευθυντές και προϊσταμένους υπηρεσίας να μεριμνήσουν ώστε η ιεραρχία να δώσει τη δέουσα προσοχή στο θέμα αυτό.

2.2. Βελτίωση της σαφήνειας και της συνοχής των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (ΕΕΔ)

Οι ΕΕΔ αποτελούν πρωταρχική πηγή αποδεικτικών στοιχείων για το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο στο πλαίσιο της διαδικασίας απαλλαγής (DAS). Η ποιότητα των εκθέσεων αυτών βελτιώθηκε κατά τα τελευταία έτη. Το 2009, στην ετήσια έκθεσή του για το 2008, το Ελεγκτικό Συνέδριο έδωσε βαθμούς «Α» και «Β» μόνο σε όλες τις κατηγορίες ΕΕΔ των ΓΔ και των υπηρεσιών της Επιτροπής, καθώς και τον βαθμό «Β+» στο κεφάλαιο 5 (Γεωργία και Φυσικοί Πόροι[7]), πράγμα που δεν είχε πράξει ποτέ.

Με εντολή του Σώματος των Επιτρόπων στη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2008, η Γενική Γραμματεία και η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού διεξήγαγαν, το 2009, έρευνα στο επίπεδο της Επιτροπής για να επισημάνουν τους παράγοντες επιτυχίας που μπορούν να επηρεάσουν την ποιότητα των ΕΕΔ. Σε απάντηση στα προβλήματα που επισημάνθηκαν, εφαρμόστηκαν συγκεκριμένα μέτρα:

- Οι πάγιες εντολές για τις ΕΕΔ αναθεωρήθηκαν άρδην, με την εισαγωγή σαφούς διάκρισης μεταξύ του μέρους 2 (πληροφορίες για τα συστήματα δημοσιονομικού και μη δημοσιονομικού εσωτερικού ελέγχου) και του μέρους 3 (τους «άξονες» στους οποίους βασίζεται η δήλωση αξιοπιστίας).

- Στο μέρος 2 της ΕΕΔ απαιτείται τώρα νέο συμπέρασμα ειδικά για τη γενική λειτουργία των προτύπων εσωτερικού ελέγχου.

- Η Γενική Γραμματεία και η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού δημιούργησαν ειδικό γραφείο βοήθειας για τις ερωτήσεις των υπηρεσιών της Επιτροπής.

- Έχει δημοσιευθεί στο intranet διαλογική παρουσίαση των πάγιων εντολών, ούτως ώστε να διευκολύνεται η πλοήγηση και να επιτρέπεται στις υπηρεσίες να βρίσκουν ευκολότερα τις απαντήσεις στις ειδικές ερωτήσεις.

- Παρασχέθηκαν μαθήματα επιμόρφωσης σχετικά με τη σύνταξη αποτελεσματικών ΕΕΔ στο προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη σύνταξη των εκθέσεων αυτών, ούτως ώστε να ενισχυθούν τα βασικά μηνύματα των πάγιων εντολών (η συμμετοχή ανήλθε σε περίπου 70 μέλη του προσωπικού).

- Οι πάγιες εντολές δημοσιεύθηκαν νωρίτερα απ’ ό,τι στο παρελθόν (στις 5 Νοεμβρίου 2009).

- Η επανεξέταση των ΕΕΔ από ομοτίμους βελτιώθηκε περαιτέρω από τις έγκαιρες παρεμβάσεις των κεντρικών υπηρεσιών (προκαταρκτική επανεξέταση από ομοτίμους) και από τη συστηματική ανάδραση των υπηρεσιών σχετικά με την ποιότητα των σχεδίων ΕΕΔ.

Οι ΕΕΔ που υποβλήθηκαν το 2009 βελτιώθηκαν αισθητά σε ολόκληρη την Επιτροπή, όσον αφορά τόσο την ποιότητα των αποδεικτικών στοιχείων που προσκομίστηκαν για την υποστήριξη της αξιοπιστίας όσο και την αναγνωσιμότητα των εκθέσεων. Οι κεντρικές υπηρεσίες εξακολούθησαν να παρεμβαίνουν εγκαίρως κατά τη σύνταξη των ΕΕΔ, εξετάζοντας τα βασικά στοιχεία με τις ΓΔ και τις υπηρεσίες, και παρέχοντας συμβουλές, ενδεχομένως, για να βελτιώσουν την ποιότητα των τελικών κειμένων.

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να επιδιώκει τη βελτίωση των ΕΕΔ, ως πρωταρχικού μέσου με το οποίο οι κύριοι διατάκτες λογοδοτούν στο Σώμα και ως πηγής αποδεικτικών στοιχείων για την ΕΕΔ. Κάλεσε επίσης τη Γενική Γραμματεία και τη ΓΔ Προϋπολογισμού να εξακολουθήσουν να δίνουν κατευθυντήριες οδηγίες στις ΓΔ και τις υπηρεσίες, με την τακτική επανεξέταση των πάγιων εντολών, των κατευθυντήριων οδηγιών, των προγραμμάτων επιμόρφωσης, των συνεδριάσεων επανεξέτασης από ομοτίμους ή με οποιοδήποτε άλλο μέσο κρίνουν χρήσιμο. Τέλος, κάλεσε όλους τους γενικούς διευθυντές και τους προϊσταμένους υπηρεσίας να υποστηρίξουν δραστήρια όλα τα μέτρα που λαμβάνουν οι κεντρικές υπηρεσίες για να βελτιώσουν την ποιότητα των ΕΕΔ.

3. Εγγυήσεις αξιοπιστιασ που διδονται μέσω των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων και επιφυλάξεις που διατυπώνονται από τους Γενικούς Διευθυντές

Αφού εξέτασε τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, και ιδίως τις δηλώσεις που υπέγραψε κάθε Γενικός Διευθυντής, η Επιτροπή παρατηρεί ότι όλοι έχουν παράσχει εύλογες εγγυήσεις αξιοπιστίας για τη στοχοθετημένη χρήση των πόρων, την τήρηση των αρχών χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και για το γεγονός ότι οι διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόστηκαν παρέχουν τις απαιτούμενες εγγυήσεις από απόψεως νομιμότητας και κανονικότητας των σχετικών πράξεων. Ορισμένοι γενικοί διευθυντές επισήμαναν τις εναπομένουσες αδυναμίες και διατύπωσαν επιφυλάξεις στην ΕΕΔ τους, χωρίς ωστόσο να αμφισβητήσουν το γενικό επίπεδο αξιοπιστίας .

Δεκατρείς γενικοί διευθυντές διατύπωσαν συνολικά είκοσι επιφυλάξεις στις ΕΕΔ για το 2009. Μεταξύ αυτών περιλαμβάνονταν εννέα επιφυλάξεις που είχαν ήδη διατυπωθεί το 2008 και εξακολουθούσαν να υπόκεινται σε διορθωτικές δράσεις στο τέλος του 2009, καθώς και έντεκα νέες επιφυλάξεις. Ο αριθμός αυτός ισοδυναμεί με πέντε επιπλέον επιφυλάξεις σε σχέση με την ίδια περίοδο το περασμένο έτος (δεκαπέντε το 2008). Αυτό οφείλεται σε πολλούς λόγους : κυρίως στο γεγονός ότι, το 2008, σημειώθηκαν ελάχιστες πληρωμές, αν όχι καμία, στο πλαίσιο των προγραμμάτων 2007-2013 που έφτασαν σε στάδιο ωριμότητας το 2009· εν συνεχεία, η ύπαρξη περίπλοκων κανόνων επιλεξιμότητας για τους δικαιούχους χορηγήσεων (ένα πρόβλημα που αφορά τα κεφάλαια υπό άμεση κεντρική διαχείριση: το 2009 διατυπώθηκαν εννέα επιφυλάξεις για τα καθεστώτα χορηγήσεων σε σχέση με τέσσερις το 2008)· και τέλος τα προβλήματα που συνδέονται με την εφαρμογή των κανόνων στον τομέα των δημόσιων συμβάσεων, τα οποία έχουν οδηγήσει συχνά σε σφάλματα επιμερισμένης διαχείρισης.

Μία αύξηση του αριθμού των επιφυλάξεων πρέπει να θεωρείται ως ένδειξη της μεγάλης σημασίας που αποδίδουν όλοι οι κύριοι διατάκτες της Επιτροπής στη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση, καθώς και της ευαισθητοποίησης όσον αφορά τις πραγματικές και δυνητικές επιπτώσεις στην εικόνα της Επιτροπής εξαιτίας τυχόν παρατυπιών στη διαχείριση των κεφαλαίων της ΕΕ.

Είναι επίσης σημαντικό να διευκρινιστεί ότι, με βάση την αξιολόγησή τους για τα αποτελέσματα των ελέγχων, πολλές ΓΔ μπόρεσαν να άρουν τις επιφυλάξεις που είχαν διατυπώσει τα προηγούμενα έτη, για παράδειγμα στους τομείς της γεωργίας και των φυσικών πόρων (ΓΔ MARE), των οικονομικών και δημοσιονομικών υποθέσεων (ΓΔ ECFIN) ή της εκπαίδευσης και ιδιότητας του πολίτη (ΓΔ COMM). Οι γενικοί διευθυντές Διεύρυνσης και Περιφερειακής Πολιτικής μπόρεσαν να άρουν τις επιφυλάξεις που διατύπωσαν το 2008 σχετικά με τη διαχείριση των προενταξιακών κεφαλαίων στη Βουλγαρία, ενώ ο ΓΔ Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης μπόρεσε επίσης να άρει την επιφύλαξή του για το πρόγραμμα SAPARD στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία.

Καθεμία από τις ΓΔ και υπηρεσίες επισήμαναν τα κυριότερα προβλήματα που οδήγησαν σε επιφυλάξεις από μέρους τους και πρότειναν διορθωτικά μέτρα. Όπως και στο παρελθόν, οι ΓΔ και οι υπηρεσίες αιτιολόγησαν δεόντως την άρση κάθε επιφύλαξης, όχι μόνο εξηγώντας τα διορθωτικά μέτρα που έλαβαν, αλλά και αποδεικνύοντας ότι το πρόβλημα αυτό αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά στη ρίζα του. Στις περισσότερες περιπτώσεις, επρόκειτο για συγκεκριμένα στοιχεία που αποδείκνυαν ότι τα ποσοστά σφάλματος είχαν μειωθεί σε αποδεκτό επίπεδο ή ότι τα συστήματα είχαν ενισχυθεί ικανοποιητικά.

3.1. Γεωργία και φυσικοί πόροι

Στην ετήσια έκθεση του 2008, το Συνέδριο σημείωσε ότι, για πρώτη φορά, συνολικά, το ποσοστό σφάλματος στον τομέα δράσης «Γεωργία και φυσικοί πόροι» ήταν ελαφρά χαμηλότερο από το κατώτατο όριο σημαντικότητας 2%. Παρότι το ποσοστό σφάλματος στον τομέα της αγροτικής ανάπτυξης εξακολουθούσε να είναι υψηλότερο από εκείνο του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Εγγυήσεων (ΕΓΤΕ), ήταν χαμηλότερο από εκείνο που σημειώθηκε τα προηγούμενα έτη. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι το ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου (ΟΣΔΕ) είχε περιορίσει αποτελεσματικά, σε γενικές γραμμές, τον κίνδυνο σφάλματος ή τις παράτυπες δαπάνες, αλλά ότι εξακολουθούσαν να απαιτούνται βελτιώσεις σε συγκεκριμένους οργανισμούς πληρωμών ορισμένων κρατών μελών.

Στην ΕΕΔ του 2009, ο Γενικός Διευθυντής Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης διατύπωσε δύο επιφυλάξεις . Η πρώτη αφορούσε τις δαπάνες όσον αφορά τον άξονα 2 του προγράμματος αγροτικής ανάπτυξης (βελτίωση του περιβάλλοντος και της υπαίθρου), για την περίοδο προγραμματισμού 2007-2013, δεδομένου ότι οι στατιστικές ελέγχου που ανέφεραν τα κράτη μέλη παρουσίαζαν ποσοστό σφάλματος 3,4% . Η επιφύλαξη αυτή διατυπώθηκε, επειδή το ποσοστό σφάλματος που διαπιστώθηκε είναι υψηλότερο από το όριο σημαντικότητας που έχει καθορίσει επί του παρόντος το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Η δεύτερη επιφύλαξη αφορούσε σοβαρές ελλείψεις των ΟΣΔΕ της Βουλγαρίας και της Ρουμανίας. Η επιφύλαξη διατυπώθηκε για λόγους φήμης, δεδομένου ότι οι ελλείψεις εξακολουθούν να υφίστανται από την προσχώρηση και μετά, και επειδή σημειώθηκαν καθυστερήσεις στην εφαρμογή των σχεδίων δράσης που προβλέπεται να λήξουν το 2011.

Ο Γενικός Διευθυντής Ναυτιλιακών Υποθέσεων και Αλιείας διατύπωσε δύο επιφυλάξεις: η πρώτη αφορούσε την επιλεξιμότητα των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν υπέρ των κρατών μελών για την αντιστάθμιση του πρόσθετου κόστους που συνδέεται με την εμπορία ορισμένων προϊόντων αλιείας προερχόμενων από εξόχως απόκεντρες περιοχές , όπου εκτιμάται ότι το 3 % των πληρωμών είναι παράτυπο. Η δεύτερη επιφύλαξη αφορούσε τα επιχειρησιακά προγράμματα στο πλαίσιο του Χρηματοδοτικού Μέσου Προσανατολισμού της Αλιείας (ΧΜΠΑ)· εκτιμήθηκε σε 46,8 εκατ. ευρώ, ή στο 41% των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους για το ΧΜΠΑ, οι οποίες ήταν ιδιαίτερα χαμηλές το 2009. Επομένως, το ποσοστό σφάλματος, εκφραζόμενο σε ποσοστό ετήσιων πληρωμών, είναι αισθητά υψηλότερο. Το ποσοστό σφάλματος που διαπιστώθηκε, εκφραζόμενο σε ποσοστό μέσων ετήσιων πληρωμών για την περίοδο 2005-2007, ανέρχεται σε 9,4%.

Ο Γενικός Διευθυντής Περιβάλλοντος διατύπωσε επιφύλαξη σχετικά με την επιλεξιμότητα των δαπανών που δήλωσαν οι δικαιούχοι επιχορηγήσεων , στο βαθμό που το 5,97% των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν στο πλαίσιο των επιχορηγήσεων το 2009 παρουσίαζαν κίνδυνο, δηλαδή το 3,89% του συνολικού ποσού των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν το 2009 για την αντίστοιχη δραστηριότητα ΠΒΔ.

Η Επιτροπή αναλαμβάνει να διασφαλίσει την αποτελεσματικότητα των ελέγχων στον τομέα της αγροτικής ανάπτυξης, οι οποίοι ασκούνται στην ουσία από τα κράτη μέλη. Ωστόσο, οι έλεγχοι στον τομέα αυτόν είναι δαπανηροί και οι δικαιούχοι πολυάριθμοι (3,6 εκατ. το 2008). Στις 26 Μαΐου 2010, η Επιτροπή εξέδωσε ανακοίνωση προς τα άλλα θεσμικά όργανα[8], στην οποία πρότεινε αποδεκτό επίπεδο κινδύνου 2% έως 5% για την αγροτική ανάπτυξη. Το επίπεδο αποδεκτού κινδύνου καθορίζεται με βάση τον λόγο κόστους-αποτελεσματικότητας των ελέγχων και ένα αποδεκτό επίπεδο εναπομένοντος σφάλματος που είναι δικαιολογημένο σε σχέση με το κόστος αυτό. Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να συνεργάζεται με τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών για να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα των συστημάτων ελέγχου.

Όσον αφορά τα προβλήματα που προκαλεί στους δικαιούχους επιχορηγήσεων η πολυπλοκότητα των κριτηρίων επιλεξιμότητας, η Επιτροπή σκοπεύει να λάβει συγκεκριμένα μέτρα για να αντιμετωπίσει τα κυριότερα εμπόδια (βλ. τμήμα 4 παρακάτω, «Οριζόντια θέματα»).

Η Επιτροπή υπενθυμίζει τις δεσμεύσεις που έχουν αναλάβει οι βουλγαρικές και ρουμανικές αρχές όσον αφορά τα σχέδια δράσης που έχουν εκπονηθεί για την αντιμετώπιση των ελλείψεων που διαπιστώθηκαν στα αντίστοιχα ΟΣΔΕ, και επαναλαμβάνει ότι θα ελέγξει με προσοχή και αυστηρότητα την εφαρμογή τους.

3.2. Συνοχή

Η πολιτική συνοχής εφαρμόζεται στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης και αντιπροσωπεύει περίπου το 31% του προϋπολογισμού της Ένωσης. Παραμένει ο τομέας δαπανών που παρουσιάζει το υψηλότερο ποσοστό σφάλματος στην ΕΕΔ του 2008 (11%), καθώς και ο μοναδικός τομέας πολιτικής που αξιολογείται ακόμη αρνητικά από το Συνέδριο[9]. Τούτο οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στην ανεπαρκή λειτουργία των ειδικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου σε ορισμένα κράτη μέλη.

Λαμβανομένων υπόψη των υψηλών αυτών ποσοστών σφάλματος, η Επιτροπή έλαβε σημαντικές πρωτοβουλίες το 2009 για να βελτιώσει τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στον τομέα της συνοχής. Αφού ολοκλήρωσε την εφαρμογή του σχεδίου δράσης, η Επιτροπή υπέβαλε, τον Φεβρουάριο του 2010[10], ανακοίνωση σχετικά με τον αντίκτυπο του σχεδίου δράσης για την ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης των διαρθρωτικών ενεργειών («στρατηγική ελέγχου»). Μεταξύ των κυριότερων επιπτώσεων περιλαμβάνεται σημαντική αύξηση των δημοσιονομικών διορθώσεων , των οποίων το ποσό αυξήθηκε για τις περιόδους 1994-1999 και 2000-2006, ανερχόμενη συνολικά σε 3,801 δισεκατ. ευρώ το 2008 και το 2009, έναντι 3,567 περίπου δισεκατ. ευρώ συνολικά κατά τα έτη 2000-2007.

Επί γενικού συνόλου δημοσιονομικών διορθώσεων ύψους 7,368 δισεκατ. ευρώ μεταξύ του 2000 και του 2009, περίπου το 70% προτάθηκε από την Επιτροπή και έγινε δεκτό από τα κράτη μέλη (γεγονός που σημαίνει ότι τα κράτη μέλη έχουν την ευχέρεια να ανακατανείμουν τη συνεισφορά της Επιτροπής σε επιπλέον επιλέξιμα έργα, με «ανακλήσεις») και το υπόλοιπο μέρος αποφασίστηκε από την Επιτροπή (πράγμα που σημαίνει ότι τα ποσά ανακτήθηκαν υπέρ του προϋπολογισμού της ΕΕ). Η Επιτροπή δήλωσε ότι προτίθεται να διατηρήσει τη δυναμική που δημιουργήθηκε με το σχέδιο δράσης και να συνεχίσει την εφαρμογή αυστηρών εποπτικών δράσεων στο πλαίσιο της στρατηγικής ελέγχου.

Οι υπηρεσίες εξακολούθησαν να παρέχουν συμβουλές σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που θεσπίζουν τα κράτη μέλη για τη χρησιμοποίηση των κεφαλαίων της ΕΕ στον τομέα της πολιτικής συνοχής (για παράδειγμα με την ολοκλήρωση του τελευταίου κεφαλαίου που πρέπει να ενσωματωθεί στο εγχειρίδιο αναφοράς σχετικά με τον έλεγχο για την περίοδο προγραμματισμού 2007-2013). Αναθεώρησαν τις κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με τις ετήσιες συνόψεις, παρέλαβαν και ανέλυσαν τις ετήσιες συνόψεις των διαθέσιμων ελέγχων και δηλώσεων που έπρεπε να υποβάλουν τα κράτη μέλη για τρίτη φορά στις 15 Φεβρουαρίου 2010. Οι συνόψεις αυτές παρουσίασαν βελτίωση σε σχέση με τα προηγούμενα έτη, παρότι οι περιλήψεις των τεσσάρων κρατών μελών που κλήθηκαν να υποβάλουν συμπληρωματικές πληροφορίες δεν συμμορφώνονταν άμεσα με τις ελάχιστες απαιτήσεις. Επιπλέον, εννέα κράτη μέλη υπέβαλαν (εθελοντικά) γενική δήλωση αξιοπιστίας.

Το 2009 ήταν επίσης το πρώτο έτος κατά το οποίο η εκτέλεση του προϋπολογισμού ήταν σημαντική για την περίοδο προγραμματισμού 2007-13. Η νομοθεσία που εφαρμόζεται στα διαρθρωτικά ταμεία για την περίοδο 2007-2013 απαιτεί από τις αρχές των κρατών μελών να παρέχουν ετήσιες εκθέσεις ελέγχου και ελεγκτικές γνώμες . Όπως προκύπτει από τα προκαταρκτικά αποτελέσματα μιας ειδικής ελεγκτικής έρευνας που διεξήγαγαν οι Γενικές Διευθύνσεις Περιφερειακής Πολιτικής και Απασχόλησης και Κοινωνικών Υποθέσεων, τα μέτρα ελέγχου που βελτιώθηκαν για το κανονιστικό πλαίσιο 2007-2013 και τα προληπτικά μέτρα που έλαβε η Επιτροπή στον βασικό τομέα της πολιτικής συνοχής άρχισαν να έχουν θετική επίδραση στα ποσοστά σφάλματος.

Κατά την ειδική αυτή ελεγκτική έρευνα, η Επιτροπή εξέτασε ένα στατιστικό δείγμα (που επελέγη σύμφωνα με τις ίδιες αρχές που εφαρμόζει το Συνέδριο) των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν έως τον Μάιο του 2009 στα δεκαπέντε κράτη μέλη που είχαν δηλώσει δαπάνες μέχρι τη στιγμή εκείνη. Η έρευνα οδήγησε σε δεκαοχτώ ελεγκτικές αποστολές για εκατόν εξήντα τέσσερα σχέδια που συγχρηματοδοτήθηκαν στο πλαίσιο δεκαεπτά επιχειρησιακών προγραμμάτων σε δέκα κράτη μέλη· το ποσοστό σφάλματος για τις δαπάνες που δήλωσαν τα δεκαπέντε κράτη μέλη κατά την περίοδο ελέγχου πλησιάζει το 5% . Τα ποσοτικοποιήσιμα σφάλματα αφορούσαν τη μη συμμόρφωση με τους κανόνες στον τομέα των δημόσιων συμβάσεων και της επιλεξιμότητας. Οι ελεγκτές επισήμαναν επίσης ορισμένα μη ποσοτικοποιήσιμα σφάλματα. Η συχνότητα των υπό εξέταση πράξεων που επηρεάστηκαν από τα ποσοτικοποιήσιμα σφάλματα που μπορούν να έχουν δημοσιονομικό αντίκτυπο αντιπροσώπευε το 20% των συνολικών πράξεων.

Οι κύριοι διατάκτες στον τομέα αυτόν διατύπωσαν τέσσερις επιφυλάξεις: δύο για την περίοδο προγραμματισμού 2000-2006 (ΓΔ REGIO και ΓΔ EMPL για το ΕΤΠΑ και το ΕΚΤ, αντίστοιχα), και για πρώτη φορά δύο επιφυλάξεις για την περίοδο προγραμματισμού 2007-13 (επίσης για το ΕΤΠΑ και το ΕΚΤ, αντίστοιχα). Καθεμία από τις επιφυλάξεις προσδιορίζει σαφώς τα οικεία κράτη μέλη και προγράμματα, καθώς και τις αναληφθείσες ή προταθείσες δράσεις για την αντιμετώπιση των αδυναμιών.

Ο Γενικός Διευθυντής Απασχόλησης και Κοινωνικών Υποθέσεων διατύπωσε δύο επιφυλάξεις: η πρώτη αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου ορισμένων επιχειρησιακών προγραμμάτων στο πλαίσιο του ΕΚΤ 2000-2006 (στο Βέλγιο, τη Γερμανία, τη Γαλλία, την Ιταλία και την Ισπανία) και η δεύτερη τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου για συγκεκριμένα επιχειρησιακά προγράμματα στο πλαίσιο του ΕΚΤ 2007-2013 (στο Βέλγιο, τη Γερμανία, την Ιταλία, το Λουξεμβούργο, τη Ρουμανία και την Ισπανία). Η πρώτη επιφύλαξη ποσοτικοποιείται στο 0,77% των ενδιάμεσων πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν κατά την περίοδο 2000-2006· η δεύτερη στο 1,60% των ενδιάμεσων πληρωμών για την περίοδο 2007-2013. Αμφότερες οι επιφυλάξεις διατυπώθηκαν για λόγους φήμης, λόγω των σοβαρών αδυναμιών που διαπιστώθηκαν στα κυριότερα στοιχεία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.

Ο Γενικός Διευθυντής Περιφερειακής πολιτικής διατύπωσε δύο επιφυλάξεις: η πρώτη αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στο πλαίσιο του ΕΤΠΑ/ταμείου συνοχής για την περίοδο 2000-2006 (στη Βουλγαρία, την Ιταλία, τη Γερμανία και το ΗΒ, καθώς και 15 προγράμματα Interreg), και η δεύτερη τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στο πλαίσιο του ΕΤΠΑ/ταμείου συνοχής για την περίοδο 2007-2013 (στη Γερμανία, την Ισπανία, τη Βουλγαρία, την Ιταλία, καθώς και 15 προγράμματα ευρωπαϊκής εδαφικής συνεργασίας).

Η πρώτη επιφύλαξη αφορούσε μόνο το 0,44 των σχετικών δραστηριοτήτων ΠΒΔ, επειδή το 2009 δεν εκτελέστηκαν οι πληρωμές για ορισμένα προγράμματα· η δεύτερη επιφύλαξη ποσοτικοποιήθηκε στο 0,69% της δραστηριότητας ΠΒΔ. Αμφότερες οι επιφυλάξεις διατυπώθηκαν για λόγους φήμης, λαμβανομένων υπόψη των σοβαρών αδυναμιών που διαπιστώθηκαν σε βασικά στοιχεία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.

Ο κίνδυνος που επισήμανε η ΓΔ για την περίοδο 2007-2013 βασίζεται στην αξιολόγηση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου στα κράτη μέλη, όπως και κατά τα προηγούμενα έτη, και στην ικανότητά τους να αποτρέπουν, να ανιχνεύουν και να διορθώνουν τα σφάλματα. Πρέπει να ληφθεί δεόντως υπόψη το γεγονός ότι τα συστήματα αυτά είναι πολυετούς εμβέλειας και ότι το ετήσιο ποσοστό σφάλματος στην ΕΕΔ είναι πιθανό να αυξηθεί, επειδή αντανακλά σφάλματα που μπορούν να ανιχνευθούν και να διορθωθούν τα επόμενα έτη, καθώς και ότι θα εξακολουθήσει να αντανακλά τα σφάλματα που έγιναν στο πλαίσιο της εφαρμοστέας νομοθεσίας κατά την προηγούμενη περίοδο προγραμματισμού, κατά την οποία ο εγγενής κίνδυνος σφάλματος ήταν μεγαλύτερος.

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να παρακολουθεί στενά τις ετήσιες συνόψεις και θα συνεργαστεί με τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών ώστε οι συνόψεις αυτές να αποβούν πιο χρήσιμες για τους σκοπούς της αξιοπιστίας. Θα εξακολουθήσει επίσης να διοργανώνει τις ετήσιες συνεδριάσεις της «ομάδας των ομολόγων», καθώς και διμερείς συνεδριάσεις συντονισμού και τις δράσεις επιμόρφωσης. Για να ενισχύσει περισσότερο την υποχρέωση λογοδοσίας των κρατών μελών σύμφωνα με το άρθρο 317 της ΣΛΕΕ, η Επιτροπή συμπεριέλαβε στην πρότασή της για την τριετή αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού την υποχρέωση για τους αρμόδιους οργανισμούς που είναι διαπιστευμένοι στα κράτη μέλη να κοινοποιούν ετησίως τις δηλώσεις διαχείρισης που καλύπτουν όλα τα κονδύλια επιμερισμένης διαχείρισης.

Η Επιτροπή επικροτεί τις πρωτοβουλίες ορισμένων κρατών μελών που διαβιβάζουν εθελοντικά τις εθνικές δηλώσεις και αναλαμβάνει να υποβάλει, πριν από το θέρος του 2010, συγκεφαλαιωτική εικόνα της προστιθέμενης αξίας των σημερινών δηλώσεων από πλευράς αξιοπιστίας.

Η Επιτροπή υπογραμμίζει επίσης τη σημασία καθορισμού κατάλληλων κριτηρίων αναφοράς για την αξιολόγηση της διαχείρισης του κινδύνου, τα οποία λαμβάνουν δεόντως υπόψη το κόστος του ελέγχου και της πολυπλοκότητας των κανονισμών, η οποία αποτελεί την κυριότερη πηγή σφαλμάτων. Θα υποβάλει την πρότασή της για τα αποδεκτά επίπεδα κινδύνου στον τομέα της συνοχής έως το τέλος του 2011.

3.3. Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές

Όπως και το 2008, η ΕΕΔ 2009 καθεμίας από τις τέσσερις γενικές διευθύνσεις που θέτουν σε εφαρμογή τις δράσεις στο πλαίσιο του 6ου προγράμματος-πλαισίου για την έρευνα (Επιχειρήσεις και Βιομηχανία, Κοινωνία της Πληροφορίας και Μέσα Επικοινωνίας, Έρευνα, Κινητικότητα και Μεταφορές[11]) περιείχε επιφύλαξη σχετικά με την επιλεξιμότητα του κόστους που επικαλούνται οι δικαιούχοι επιχορηγήσεων.

Κάθε υπηρεσία περιέγραψε την εφαρμογή του δικού της τμήματος της πολυετούς στρατηγικής ελέγχου και επεσήμανε ότι τα σωρευτικά εναπομένοντα ποσοστά σφάλματος ήταν χαμηλότερα από εκείνα του 2008. Ακόμη και αν το γεγονός αυτό αποτελεί ένα βήμα εμπρός προς την επίτευξη του στόχου πολυετούς ελέγχου να μειωθεί το εναπομένον ποσοστό σφάλματος κάτω του ορίου 2% έως το τέλος του 2010, είναι απαραίτητο να υλοποιηθούν τα αποτελέσματα πολυάριθμων ελέγχων μέσω των ανακτήσεων, καθώς και να ολοκληρωθεί το ελεγκτικό πρόγραμμα στο σύνολό του έως το τέλος του 2010. Με βάση τα σημερινά αποτελέσματα, υπάρχει ωστόσο η πιθανότητα να μην επιτευχθεί ο στόχος 2% παρά τις σημαντικές αυξήσεις του αριθμού των ελέγχων που διεξήχθησαν σε σύγκριση με εκείνους που είχαν προγραμματιστεί.

Ο Γενικός Διευθυντής Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας διατύπωσε επίσης επιφύλαξη σχετικά με την αξιοπιστία των δημοσιονομικών πληροφοριών που παρέσχε ο εξουσιοδοτημένος οργανισμός σχετικά με την εφαρμογή δράσης στο πλαίσιο επιμερισμένης διαχείρισης. Τα πρώτα στοιχεία του ελέγχου εμφανίζουν σημαντικό σφάλμα στη δημοσιονομική έκθεση του εκτελεστικού οργανισμού. Δεν είναι δυνατό να ποσοτικοποιηθεί ο αντίκτυπος, δεδομένου ότι το σφάλμα αυτό θα γίνει γνωστό μόνο στο τέλος του προγράμματος, όταν υπολογιστεί η τελική συνεισφορά της Ένωσης με βάση τις δαπάνες που ανελήφθησαν για την εφαρμογή του προγράμματος.

Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι η πολυπλοκότητα των απαιτήσεων επιλεξιμότητας που επιβάλλονται στους δικαιούχους επιχορηγήσεων αποτελεί το κύριο αίτιο των σφαλμάτων που διαπιστώθηκαν στο κεφάλαιο «Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές».

Στην ανακοίνωσή της με τίτλο «Απλούστευση της εφαρμογής των προγραμμάτων-πλαίσιο έρευνας»[12], η Επιτροπή παρουσιάζει μέτρα και δυνατότητες για την απλούστευση της χρηματοδότησης της έρευνας στην ΕΕ και καλεί τα άλλα όργανα της ΕΕ να συμβάλουν στο διάλογο διατυπώνοντας τις παρατηρήσεις τους για τις προτεινόμενες δυνατότητες. Πέρα από μια άμεση δράση, η ανακοίνωση προτείνει επίσης δυνατές κατευθύνσεις προς περισσότερο ρηξικέλευθη απλούστευση. Πρόκειται για κατευθύνσεις οι οποίες στη συνέχεια θα ήταν δυνατόν να λάβουν τη μορφή συγκεκριμένων δράσεων ή τη μορφή νέων νομοθετικών προτάσεων, ιδίως την ανά τριετία αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού.

Μέχρι να τεθούν πράγματι σε εφαρμογή οι προτάσεις αυτές, η Επιτροπή πρέπει να επιληφθεί των προβλημάτων που θέτει η πολυπλοκότητα των κριτηρίων επιλεξιμότητας για τους δικαιούχους επιχορηγήσεων. Στις 26 Μαΐου 2010, η Επιτροπή εξέδωσε ανακοίνωση προς τα άλλα όργανα, στην οποία πρότεινε αποδεκτό επίπεδο κινδύνου 2% έως 5% στον τομέα αυτόν[13]. Το επίπεδο αποδεκτού κινδύνου καθορίζεται με βάση τον λόγο κόστους-αποτελεσματικότητας των ελέγχων και ένα αποδεκτό επίπεδο εναπομένοντος σφάλματος που είναι δικαιολογημένο σε σχέση με το κόστος αυτό.

Επιπλέον, η Επιτροπή δημιούργησε ειδική ομάδα υψηλού επιπέδου στον τομέα της έρευνας με έργο να μελετήσει, μεταξύ άλλων , τα θέματα διαχείρισης και οργάνωσης που συνδέονται με την έρευνα.

Η επιμερισμένη διαχείριση θέτει ιδιαίτερες προκλήσεις, όσον αφορά τη διαχείριση των κονδυλίων της ΕΕ, στο κεφάλαιο αυτό καθώς και σε άλλους τομείς δαπανών της ΕΕ. Η Επιτροπή ανέθεσε στη Γενική Γραμματεία και στη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού να επανεξετάσουν, σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες, τα προβλήματα που παρουσιάζονται πιο συχνά και να προτείνουν ενδεχόμενες βελτιώσεις στον τομέα της επιμερισμένης διαχείρισης.

3.4. Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση

Στο κεφάλαιο αυτό πρέπει να δοθεί έμφαση σε διάφορα γεγονότα που έχουν σχέση με τη διαχείριση. Ο Γενικός Διευθυντής Διεύρυνσης μπόρεσε να άρει την επιφύλαξη σχετικά με τη διαχείριση των κεφαλαίων της ΕΕ στη Βουλγαρία, χάρη στην πρόοδο που σημείωσαν οι αρμόδιες αρχές όσον αφορά την εφαρμογή του σχεδίου δράσης. Επιπλέον, τον Φεβρουάριο του 2009, οι λογαριασμοί του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (ΕΤΑ) μεταφέρθηκαν επιτυχώς στο κεντρικό λογιστικό σύστημα (σε δεδουλευμένη βάση) της Επιτροπής, ABAC, μια αλλαγή που είχε εισηγηθεί το Ελεγκτικό Συνέδριο και η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή. Επήλθαν σημαντικές βελτιώσεις στη μέθοδο προγραμματισμού των εξωτερικών ελέγχων της υπηρεσίας EuropeAid και συμφωνήθηκαν οι όροι εντολής των ελεγκτικών αποστολών με την ομάδα οργανισμών των Ηνωμένων Εθνών. Τέλος, με τη θέση σε ισχύ της συνθήκης της Λισαβόνας, άρχισαν οι εργασίες για τη δημιουργία της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ). Η νέα δομή θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στον τομέα των εκθέσεων για το κεφάλαιο αυτό, αρχής γενομένης από την ΕΕΔ του 2010.

Στην ΕΕΔ του 2009, ο Γενικός Διευθυντής Εξωτερικών Σχέσεων διατύπωσε επιφύλαξη σχετικά με τη διαχείριση της Κοινής Εξωτερικής Πολιτικής και Πολιτικής Ασφαλείας (ΚΕΠΠΑ) και τον μηχανισμό σταθερότητας. Το πρόβλημα που τίθεται έχει σχέση με τη δυσχέρεια εφαρμογής κατάλληλων εκ των υστέρων ελέγχων και συγκέντρωσης κατάλληλων ποσοτικοποιημένων δεδομένων σχετικά με τις πράξεις που πραγματοποιούνται μετά τη διενέργεια των ελέγχων αυτών. Η επιφύλαξη διατυπώνεται για λόγους φήμης, λόγω των σοβαρών αδυναμιών που έχουν διαπιστώσει το Ελεγκτικό Συνέδριο, η ΥΕΕ και τα ΚΕΕ, καθώς και της πιθανότητας ότι, μόλις ποσοτικοποιηθούν, οι ελλείψεις αυτές θα μπορούσαν να εμφανίσουν ποσοστά σφάλματος που υπερβαίνουν το όριο σημαντικότητας 2%.

Οι δραστηριότητες ελέγχου της Επιτροπής για τη διαχείριση των κεφαλαίων προενταξιακών/μετενταξιακών κονδυλίων, που αποτελούν, σε δημοσιονομικούς όρους, σημαντικό μέρος του κεφαλαίου αυτού, επέτρεψαν να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά ο δυνητικός αντίκτυπος των αδυναμιών που διαπιστώθηκαν προηγουμένως, γεγονός που επέτρεψε να αρθεί μια σημαντική επιφύλαξη.

Τα προβλήματα που επισήμανε ο Γενικός Διευθυντής Εξωτερικών Σχέσεων αφορούν πολύ μικρότερα ποσά, αλλά πρέπει να εξεταστούν με εξίσου αποτελεσματικό τρόπο. Ως αντίδραση στην επιφύλαξη αυτή, η ΓΔ RELEX προετοιμάζει συνολικό σχέδιο δράσης, στους τομείς των αρμοδιοτήτων της και στο πλαίσιο των ικανοτήτων της, βασιζόμενη στα υφιστάμενα ειδικά σχέδια δράσης που τέθηκαν σε εφαρμογή μετά τα συμπεράσματα των ελέγχων και ενοποιώντας τα ειδικά αυτά σχέδια. Μεταξύ των ζητημάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν περιλαμβάνονται η επανεξέταση της ικανότητας δημοσιονομικής διαχείρισης (συμπεριλαμβανομένων των πόρων) στο πλαίσιο αυξανόμενων προϋπολογισμών, και η ανάγκη να παρασχεθεί βοήθεια στις αποστολές της ΚΕΠΠΑ για τη συμμόρφωση προς τους ισχύοντες κανόνες· η οργάνωση εκ των υστέρων ελέγχων για τη συγκέντρωση ποσοτικοποιημένων αποτελεσμάτων· διευκρινίσεις σχετικά με τις εκ των υστέρων μεθόδους ελέγχου· καθώς και ο σχεδιασμός των εξωτερικών ελέγχων και η αξιοποίηση των αποτελεσμάτων τους.

Η Επιτροπή ανέθεσε στον Γενικό Διευθυντή Εξωτερικών Σχέσεων να παρακολουθεί στενά την επεξεργασία και την εφαρμογή του σχεδίου δράσης. Σκοπεύει να δημιουργήσει ειδική υπηρεσία στο πλαίσιο της Επιτροπής, η οποία θα λογοδοτεί απευθείας στην Αντιπρόεδρο και Ύπατη Εκπρόσωπο της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας, ούτως ώστε να διασφαλιστεί ο δημοσιονομικός έλεγχος των οργάνων, ιδίως του προϋπολογισμού της ΚΕΠΠΑ και του μέσου που θα διαδεχθεί τον μηχανισμό σταθερότητας.

Η Επιτροπή θα υποβάλει, έως το τέλος του 2010, πρόταση σχετικά με ένα αποδεκτό επίπεδο σφάλματος στον τομέα των εξωτερικών σχέσεων.

3.5. Εκπαίδευση και ιδιότητα του πολίτη

Δεδομένου ότι όλες οι δράσεις που προβλέπονται στο σχέδιο δράσης διεκπεραιώθηκαν επιτυχώς, ο Γενικός Διευθυντής Επικοινωνίας μπόρεσε να άρει την επιφύλαξη που είχε διατυπώσει το 2008 λόγω των ποιοτικών αδυναμιών που είχαν επισημανθεί από τους εκ των υστέρων ελέγχους στην άμεση κεντρική διαχείριση. Ωστόσο, ο Γενικός Διευθυντής διατήρησε την επιφύλαξή του σχετικά με την πιθανή παραβίαση των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας από υπηρεσίες της Επιτροπής, την οποία εξέφρασε το 2008 για λόγους φήμης.

Έχουν αρχίσει να εφαρμόζονται διορθωτικές δράσεις: όλες οι ενστάσεις των εταιρειών συλλογικής διαχείρισης διευθετήθηκαν και ολοκληρώθηκε εσωτερική εξέταση της κατάστασης για τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας σε διάφορους τομείς της Επιτροπής. Οι συμφωνίες και οι νομικές αγγελίες επικαιροποιήθηκαν και υπογράφηκαν συμφωνίες περί πνευματικής ιδιοκτησίας με εταιρείες συλλογικής διαχείρισης και άλλους κατόχους δικαιωμάτων. Ολοκληρώθηκαν κατευθυντήριες γραμμές περί πνευματικής ιδιοκτησίας για το προσωπικό της Επιτροπής και, στο πλαίσιο της ΓΔ COMM, δημιουργήθηκε ειδικό γραφείο βοήθειας σε θέματα δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας στις αρχές του 2010. Η Επιτροπή προβλέπει ότι το σχέδιο δράσης θα τεθεί πλήρως σε εφαρμογή έως το τέλος του 2010.

Ο Γενικός Διευθυντής Εκπαίδευσης και Πολιτισμού διατύπωσε επιφύλαξη σχετικά με το ιδιαίτερα υψηλό ποσοστό σφάλματος στην άμεση κεντρική διαχείριση, λαμβανομένου υπόψη του σημαντικού αριθμού σφαλμάτων στις σχετικές πράξεις που διαπιστώθηκαν με ευκαιρία τους εκ των υστέρων ελέγχους. Οι μη στοχοθετημένοι έλεγχοι που ολοκληρώθηκαν το 2009 εμφάνισαν ποσοστό σφάλματος 2,3% . Τα σφάλματα που παρατηρήθηκαν οφείλονται κυρίως στην αδυναμία των δικαιούχων να προσκομίσουν δικαιολογητικά έγγραφα ή έγγραφα επαρκούς ποιοτικής στάθμης.

Ο Γενικός Διευθυντής Δικαιοσύνης, Ελευθερίας και Ασφάλειας διατύπωσε τρεις επιφυλάξεις στην ΕΕΔ του 2009. Η πρώτη είχε ήδη διατυπωθεί το 2008, για λόγους φήμης, λόγω των καθυστερήσεων στην ολοκλήρωση του σχεδίου SIS II. Η δεύτερη είναι παρόμοια με την πρώτη και αφορά τις καθυστερήσεις στην εφαρμογή ενός άλλου συστήματος ΤΠ μεγάλης κλίμακας, του VIS. Η τρίτη επιφύλαξη διατυπώθηκε με βάση σημαντικά ποσοστά σφάλματος: σε σειρά ελεγκτέων επιχορηγήσεων στο πλαίσιο προγραμμάτων για τα θεμελιώδη δικαιώματα και την ιδιότητα του πολίτη, διαπιστώθηκε εναπομένον ποσοστό σφάλματος 2,15% .

Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι η ανάπτυξη και η διαχείριση συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας, όπως το SIS II και του VIS θέτουν ιδιαίτερες προκλήσεις. Θα συνεχίσει τις προσπάθειές της για να ενισχύσει τη διακυβέρνηση και να βελτιώσει τη συνεργασία με τους ενδιαφερόμενους ενώ συγχρόνως θα παρακολουθεί στενά τον αντισυμβαλλόμενο, με τη βοήθεια αντισυμβαλλόμενου επιφορτισμένου με τη διασφάλιση της ποιότητας. Θα εφαρμόσει τα διαθέσιμα συμβατικά και δημοσιονομικά διορθωτικά μέτρα – καθώς και δημοσιονομικές κυρώσεις και εντολές ανάκτησης – στις περιπτώσεις που οι αντισυμβαλλόμενοι δεν εκπληρώνουν τις συμβατικές τους υποχρεώσεις με τρόπο έγκαιρο και αποτελεσματικό.

Η Επιτροπή κάλεσε όλες τις ΓΔ και τις υπηρεσίες που ασχολούνται με την ανάπτυξη και τη διαχείριση συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας να διασφαλίσουν ότι διαθέτουν την απαιτούμενη εμπειρογνωσία στον τομέα της διαχείρισης έργων ώστε να καταρτίσουν κατάλληλα σχέδια διαχείρισης κινδύνων και επείγουσας δράσης.

Η Επιτροπή γνωρίζει ότι οι πολύπλοκες απαιτήσεις επιλεξιμότητας για τους δικαιούχους επιχορηγήσεων αποτελούν το κυριότερο αίτιο των σφαλμάτων που διαπιστώνονται στο κεφάλαιο «Εκπαίδευση και Ιδιότητα του πολίτη». Επικροτεί τις προσπάθειες των αρμόδιων τμημάτων να αμβλύνουν το πρόβλημα – αυξάνοντας, για παράδειγμα, τις επισκέψεις παρακολούθησης και τους ελέγχους έργων, ιδίως για τον πληθυσμό που διατρέχει κίνδυνο, και επισπεύδοντας το κλείσιμο των παλαιών υποθέσεων. Η Επιτροπή υπενθυμίζει ότι είναι αναγκαίο να αναλυθεί το κόστος ελέγχου και θα υποβάλει προτάσεις, το 2011, σχετικά με τα αποδεκτά επίπεδα κινδύνου. Η Επιτροπή θα υποβάλει επίσης προτάσεις για να απλουστεύσει και να βελτιώσει τη διαχείριση των επιχορηγήσεων (βλ. τμήμα 4 παρακάτω, «Οριζόντια θέματα»).

Τέλος, η Επιτροπή είναι ικανοποιημένη για τις εργασίες που ανελήφθησαν σε απάντηση στην πιθανή παραβίαση των κανόνων πνευματικής ιδιοκτησίας από τις υπηρεσίες της, στην οποία οφείλεται η επιφύλαξη που διατύπωσε ο Γενικός Διευθυντής Επικοινωνίας στην ΕΕΔ του 2008. Η Επιτροπή θέτει υπό σημείωση το γεγονός ότι δεν κατατέθηκαν νέες ενστάσεις και ότι το σχέδιο δράσης θα πρέπει να εφαρμοστεί πλήρως έως το τέλος του τρέχοντος έτους, ούτως ώστε να μπορέσει ο κύριος διατάκτης να άρει την επιφύλαξη στην ΕΕΔ του 2010.

3.6. Οικονομικές και δημοσιονομικές υποθέσεις

Ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων μπόρεσε να άρει την επιφύλαξη που διατύπωσε το 2008 όσον αφορά τις αδυναμίες που διαπιστώθηκαν στα συστήματα ελέγχου ενός εκτελεστικού οργανισμού. Η επιφύλαξη αναφερόταν στο ενδεχόμενο να αποδειχθούν αναποτελεσματικοί σε σχέση με το νέο πρόγραμμα οι νέοι έλεγχοι για τον μετριασμό των κινδύνων, οι οποίοι θεσπίστηκαν μετά τα αποτελέσματα της έκθεσης για τους εκ των υστέρων ελέγχους. Τα μέτρα για τον μετριασμό των κινδύνων που εφαρμόστηκαν κατά το 2009 ήταν επαρκή για την επίλυση του σχετικού προβλήματος, πράγμα που επέτρεψε στον κύριο διατάκτη να άρει την επιφύλαξή του.

4. Οριζόντια θέματα

4.1. Κανόνες για τις επιχορηγήσεις και τις δημόσιες συμβάσεις

Η περιπλοκότητα των κανόνων επιλεξιμότητας για τους δικαιούχους των καθεστώτων επιχορηγήσεων, καθώς και η απαίτηση επιστροφής δαπανών που όντως πραγματοποιήθηκαν, ήταν ένας από τους λόγους που οδήγησαν στις 9 από τις 20 επιφυλάξεις που διατύπωσαν οι κύριοι διατάκτες στις ΕΕΔ του 2009. Ήταν η αιτία των επανειλημμένων επιφυλάξεων που διατυπώνονταν στο Κεφάλαιο «Έρευνα, Μεταφορές και Ενέργεια» επί σειρά ετών, και το 2009 αναγνωρίστηκε ότι επηρεάζει ορισμένους τομείς δαπανών στα κεφάλαια «Γεωργία και φυσικοί πόροι» και «Εκπαίδευση και ιδιότητα του πολίτη». Τα σφάλματα κατά την εφαρμογή της νομοθεσίας που διέπει τις δημόσιες συμβάσεις συγκαταλέγονται μεταξύ των συχνότερων προβλημάτων που οδηγούν στα σφάλματα του κεφαλαίου «Συνοχή».

Για να μειωθεί ο κίνδυνος σφαλμάτων δηλώσεων από τους δικαιούχους αρκούν απλοί κανόνες. Εντούτοις, ένα ορισμένο επίπεδο περιπλοκότητας είναι απαραίτητο για την υλοποίηση συγκεκριμένων στόχων πολιτικής και, επομένως, είναι αναγκαίο να εξευρεθεί η χρυσή τομή[14].

Στο πλαίσιο της τριετούς αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού, η Επιτροπή υπέβαλε προτάσεις για την περαιτέρω απλούστευση των καθεστώτων επιχορηγήσεων χωρίς να θίγεται η υλοποίηση των στόχων πολιτικής. Οι πρωτοβουλίες απλούστευσης αποσκοπούν στο να καταστήσουν τις επιχορηγήσεις της ΕΕ ένα αποδοτικό σύστημα με πιο συχνή χρήση κατ'αποκοπή ποσών, ενιαίων κλιμάκων μοναδιαίου κόστους και κατ’αποκοπήν συντελεστών. Εντούτοις, οι δυνατότητες περαιτέρω απλούστευσης της λεπτομερούς τομεακής νομοθεσίας για την περίοδο 2007-2013 είναι περιορισμένες λόγω του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση της διαδικασίας έγκρισης.

Η Επιτροπή καλεί τα άλλα θεσμικά όργανα να εξετάσουν τις προτάσεις που διατυπώνει στην ανακοίνωσή της «Απλούστευση της εφαρμογής των προγραμμάτων - πλαίσιο έρευνας» και επαναλαμβάνει τη βούλησή της να διευκολύνει τον διοργανικό διάλογο. Επιπλέον, θα είναι σημαντικό να επιτευχθεί συμφωνία για τα κατάλληλα αποδεκτά επίπεδα κινδύνου, με βάση τις προτάσεις της Επιτροπής, για όλους τους τομείς δαπανών.

Η Επιτροπή θα διεξαγάγει επίσης μια σε βάθος εξέταση του τρόπου με τον οποίο θα μπορούσαν να απλουστευθούν οι κανόνες δημόσιων συμβάσεων. Κάλεσε τη Γενική Γραμματεία και τη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού να συντονίσουν τις αναγκαίες επαφές μεταξύ των αρμόδιων υπηρεσιών για την ανάπτυξη και την παρακολούθηση της εφαρμογής των μηχανισμών δημόσιων συμβάσεων σε επίπεδο ΕΕ και κρατών μελών.

Εν πάση περιπτώσει, οι ριζικές αυτές αλλαγές του νομοθετικού πλαισίου είναι μακρόπνοο εγχείρημα και η υλοποίηση περαιτέρω προόδου πρέπει να προβλεφθεί για τη νομοθεσία μετά το 2013. Βραχυπρόθεσμα, τα θεσμικά όργανα πρέπει να συμφωνήσουν σχετικά με το βαθμό με τον οποίο αναμένεται ευλόγως ότι η Επιτροπή θα περιορίσει το επίπεδο του μη ανιχνεύσιμου σφάλματος σε ετήσια βάση . Η Επιτροπή έχει δεσμευθεί να βελτιώνει συνεχώς τα δικά της συστήματά ελέγχου, καθώς και εκείνα των εταίρων της στο πλαίσιο της υλοποίησης. Πάντως, αναγνωρίζει τις διάφορες κατηγορίες κινδύνου των δραστηριοτήτων της και θεωρεί σημαντικό να καθοριστούν εύλογα και φιλόδοξα κριτήρια αναφοράς (με τη χρήση της «προσέγγισης ΑΚΣ – Αποδεκτού κινδύνου σφάλματος»), βάσει των οποίων μπορεί να εκτιμηθεί αντικειμενικά η διαχείριση των κινδύνων στην οποία προβαίνει, λαμβανομένων υπόψη των διαθέσιμων ελεγκτικών μέσων.

Η Επιτροπή εξέδωσε, στις 26 Μαΐου, συγκεκριμένες προτάσεις σχετικά με τον αποδεκτό κίνδυνο για πολιτικές έρευνα, ενέργεια και μεταφορές, και αγροτική ανάπτυξη. Θα εκπονήσει περαιτέρω προτάσεις για όλα τα κεφάλαια της ετήσιας έκθεσης του Ελεγκτικού Συνεδρίου και θα προωθήσει ενεργά την ιδέα του αποδεκτού κινδύνου κατά τις διοργανικές συζητήσεις.

4.2. Ανθρώπινοι πόροι

Τον Απρίλιο του 2007, η Επιτροπή παρουσίασε τη δική της ανάλυση για το ανθρώπινο δυναμικό που διαθέτει και δεσμεύτηκε να διατηρήσει σταθερό επίπεδο προσωπικού για την περίοδο 2009-2013 (αφού ενσωματωθεί το προσωπικό που προσλήφθηκε λόγω διεύρυνσης) και να καλύψει τις νέες ανάγκες προσωπικού σε βασικούς τομείς πολιτικής αποκλειστικά μέσω της ανακατάταξης. Η έκθεση περιείχε επίσης ανάλυση των γενικών εξόδων της Επιτροπής. Η εν λόγω έκθεση έγινε ευνοϊκά δεκτή από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το 2008 και 2009 παρουσιάστηκαν δύο επικαιροποιημένες εκδοχές της. Στις αρχές του 2010 εκπονήθηκε έκθεση παρακολούθησης η οποία δείχνει ότι συνεχίζεται η καθοδική τάση του αριθμού του προσωπικού που απασχολείται σε διοικητικά καθήκοντα και καθήκοντα υποστήριξης, ιδίως σε επίπεδο τμημάτων.

Η ετήσια ανάλυση κατέστη χρήσιμο μέσο αποτελώντας τη βάση για τις αποφάσεις ανακατάταξης ώστε να αντιμετωπίζονται καλύτερα οι πολιτικές προτεραιότητες. Το 2009, ήταν δυνατό να συγκεντρωθούν διάφορες αρμοδιότητες για ειδικά καθήκοντα τα οποία έπρεπε να εκτελεστούν εντός ορισμένου χρόνου σε συνδυασμό με τη χρηματοπιστωτική και οικονομική κρίση. Ένα σύστημα εθελοντών επιτρέπει την προσωρινή απόσπαση υπαλλήλων στα τμήματα που είναι αρμόδια για τη διαχείριση και την παρακολούθηση της κρίσης, καθώς και για την εκτέλεση του ευρωπαϊκού σχεδίου για την ανάκαμψη της οικονομίας (ειδικότερα οι Γενικές Διευθύνσεις Ανταγωνισμού, Εσωτερικής Αγοράς, Οικονομικών και Δημοσιονομικών Υποθέσεων). Γενικότερα, η Επιτροπή εξακολούθησε να διορίζει προσωρινά προσωπικό για την εκτέλεση δραστηριοτήτων περιορισμένου χρόνου, που είναι ένας δυναμικός και ευέλικτος τρόπος αντιμετώπισης της απότομης αύξησης του φόρτου εργασίας από το κατάλληλο προσωπικό, συμβάλλοντας στη δυναμική διαχείριση των ανθρώπινων πόρων μακροπρόθεσμα.

Για την αντιμετώπιση των προτεραιοτήτων με σταθερά περιορισμένο προσωπικό, οι υπηρεσίες της Επιτροπής αναδιοργανώνονται. Η προσαρμογή στις πολιτικές προτεραιότητες σήμαινε τη δημιουργία νέων ΓΔ, τη μεταφορά αρμοδιοτήτων και τον ανασχεδιασμό των χαρτοφυλακίων. Περαιτέρω οικονομίες κλίμακας προκύπτουν από τη συγκέντρωση των υποδομών στήριξης μεταξύ των ΓΔ και από τη δημιουργία διευθύνσεων με επιμερισμένους πόρους: το 2009 χαρακτηρίστηκε από την καινοτομία μιας ενιαίας διεύθυνσης πόρων που εξυπηρετεί τη ΓΔ Κινητικότητας και Μεταφορών και τη ΓΔ Ενέργειας και μιας ενιαίας διεύθυνσης πόρων που εξυπηρετεί τη ΓΔ Περιβάλλοντος και της ΓΔ Δράσης για το κλίμα.

Όσον αφορά την εξωτερική ανάθεση της διαχείρισης προγραμμάτων σε εκτελεστικούς οργανισμούς, η Επιτροπή τήρησε τη δέσμευσή της να μη δημιουργήσει νέους εκτελεστικούς οργανισμούς πέραν εκείνων που έχουν προβλεφθεί για την αντιμετώπιση του διπλασιασμού του προϋπολογισμού έρευνας.

Όσον αφορά την πρόσληψη υπηκόων των νέων κρατών μελών, ο στόχος για τις προσλήψεις της ΕΕ-10 είχε υπερκαλυφθεί γενικά στα τέλη του 2008, δύο χρόνια πριν από το τέλος της «μεταβατικής περιόδου» που καθορίστηκε για το 2010[15]. Ο στόχος των προσλήψεων για την ΕΕ-2 [16] επιτεύχθηκε και οι συνολικές προσλήψεις αναφέρθηκαν ότι βρίσκονται «σε καλό δρόμο». Εντούτοις, η δυσκολία πρόσληψης ειδικευμένου παραμένει ένα πρόβλημα για ορισμένες υπηρεσίες οι οποίες χρειάζονται προσωπικό με ειδικά/τεχνικά χαρακτηριστικά σε διάφορους τομείς χωρίς όμως να βρίσκουν πάντα κατάλληλους υποψηφίους στους εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων. Για ορισμένες ειδικές θέσεις οι προοπτικές σταδιοδρομίας και οι αποδοχές που προσφέρονται δεν προσελκύουν τα απαιτούμενα ταλέντα. Οι κεντρικές υπηρεσίες καθιέρωσαν έναν εποπτικό μηχανισμό προκειμένου να επισημαίνουν τα ειδικά ζητήματα και τις πιθανές λύσεις τους.

Το 2009, η EPSO εγκαινίασε το « αναπτυξιακό της πρόγραμμα » (ΑΠΕ), το οποίο προοριζόταν να αναδιαρθρώσει ριζικά τις μεθόδους επιλογής προσωπικού της ΕΕ, ούτως ώστε να επιλέγεται το κατάλληλο προσωπικό την κατάλληλη στιγμή, να βελτιωθεί η ποιότητα της διαδικασίας επιλογής και να προβληθεί μια θετική και σύγχρονη εικόνα των θεσμικών οργάνων. Εφαρμόστηκε ένα εντελώς νέο εξειδικευμένο σύστημα διαγωνισμών με στόχο να επιτραπεί στα θεσμικά όργανα να προσλαμβάνουν τους καλύτερους υποψηφίους με τα απαιτούμενα προσόντα. Όσον αφορά το μη μόνιμο προσωπικό, αρκετές υπηρεσίες επέδειξαν υπερβολική εξάρτηση από αυτό και ορισμένες Γενικές Διευθύνσεις εξακολούθησαν να αντιμετωπίζουν σημαντικά προβλήματα σ’αυτόν τον τομέα, λόγω της υψηλής κινητικότητας του προσωπικού στην έδρα και των μονίμως υψηλών ποσοστών κενών θέσεων στις αντιπροσωπείες (για τις αντιπροσωπείες σε ορισμένες χώρες, το ποσοστό κενών θέσεων συμβασιούχων υπαλλήλων έφθασε το 20% στο τέλος του 2009).

Η Επιτροπή επαναλαμβάνει τη δέσμευσή της να συνεχίσει τις προσπάθειες για τη μείωση των γενικών εξόδων και να ανακατανείμει τους εξοικονομηθέντες πόρους σε δραστηριότητες πρώτης γραμμής. Θα εξακολουθήσει να διεξάγει τομεακές αξιολογήσεις σε βάθος και, εφόσον χρειάζεται, ειδικές δράσεις όπως τη δημιουργία της ειδικής ομάδας έρευνας, προκειμένου να αντιμετωπίσει προβλήματα διαχείρισης συγκεκριμένων τομέων.

4.3. Σχεδιασμός της συνέχειας των δραστηριοτήτων

Το 2009, η Επιτροπή σημείωσε περαιτέρω πρόοδο στις προσπάθειές της να ενσωματώσει τη διαχείριση της συνέχειας των δραστηριοτήτων (BCM) σε επίπεδο θεσμικού οργάνου. Γεγονότα όπως η πυρκαγιά στο Berlaymont και η απειλή της πανδημίας της γρίπης τόνισαν τη σημασία μιας καλής προετοιμασίας για την αντιμετώπιση πιθανών διαταραχών. Μεταξύ των αξιοσημείωτων επιτευγμάτων του περασμένου έτους συγκαταλέγονται η επιτυχής συνέχιση των δραστηριοτήτων της Επιτροπής κατά το επεισόδιο της πυρκαγιάς και η εγκαινίαση ενός νέου επικοινωνιακού μέσου για τη διαχείριση της συνέχειας των δραστηριοτήτων («NOAH»). Στα τέλη του 2009 εγκρίθηκε ένα τριετές σχέδιο δράσης για την τήρηση των συστάσεων ενός πρόσφατου ελέγχου της ΥΕΕ το οποίο βρίσκεται τώρα στο στάδιο εφαρμογής.

Το Σώμα καλεί όλες τις υπηρεσίες να επιστήσουν τη δέουσα προσοχή σ’αυτό το θέμα προτεραιότητας, ιδίως τις υπηρεσίες εκείνες οι οποίες συμμορφώθηκαν μερικώς στα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Όλες οι ΓΔ κλήθηκαν να επαναξιολογήσουν τις κυριότερες λειτουργίες τους διεξάγοντας ανάλυση του αντικτύπου των δραστηριοτήτων με βάση τη νέα οδηγία που εξέδωσε η Γενική Γραμματεία, να εκπονήσουν σχέδια δράσης για τη συνέχεια των δραστηριοτήτων και να προβούν σε καλύτερη διαχείριση των εξαρτωμένων από αυτές υπηρεσιών. Οι ισχύουσες ρυθμίσεις θα ελεγχθούν με σκοπό τη βελτίωσή τους και οι προσπάθειες ευαισθητοποίησης πρέπει να συνεχιστούν.

5. Συμπεράσματα

- Η Επιτροπή επαναλαμβάνει τη δέσμευσή της να συνεχίσει να δίνει προτεραιότητα στην εξασφάλιση μιας άνευ επιφυλάξεων δήλωσης αξιοπιστίας από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο. Είναι πεπεισμένη ότι έχει συντελεστεί σημαντική πρόοδος στη διαχείριση των πόρων της ΕΕ χάρη στις αλλαγές των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, των μεθόδων εργασίας και της νοοτροπίας, και διαπιστώνει με ικανοποίηση ότι η δήλωση αξιοπιστίας για το 2008 ήταν η καλύτερη μέχρι σήμερα.

- Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι υπάρχουν ακόμη περιθώρια βελτιώσεων, ιδίως σε ορισμένους τομείς επιμερισμένης διαχείρισης. Θα συνεχίσει το διάλογο με τα κράτη μέλη ενόψει των αυξημένων αρμοδιοτήτων τους δυνάμει της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Καλεί τα κράτη μέλη να εξακολουθήσουν να βελτιώνουν τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου για όλα τα ανοικτά προγράμματα στον τομέα της συνοχής.

- Η Επιτροπή καλεί τα άλλα θεσμικά όργανα να αντιδράσουν θετικά στην πρότασή της σχετικά με τις ετήσιες δηλώσεις διαχείρισης για όλες τις δαπάνες στο πλαίσιο της έμμεσης/επιμερισμένης διαχείρισης σύμφωνα με την αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού, και καλεί τα κράτη μέλη να επισπεύσουν την θέση σε ισχύ αυτών των διατάξεων.

- Η Επιτροπή αναγνωρίζει τις δυσκολίες που απορρέουν από τους περίπλοκους κανόνες για τους δικαιούχους των επιχορηγήσεων και τις δημόσιες συμβάσεις. Έχει ήδη υποβάλει προτάσεις για την απλούστευση των κανόνων που διέπουν τα καθεστώτα επιχορηγήσεων στο πλαίσιο της τριετούς αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού. Καλεί τα άλλα θεσμικά όργανα να αντιδράσουν θετικά στην πρότασή της για συγκεκριμένα αποδεκτά επίπεδα κινδύνου.

- Η Επιτροπή διαπιστώνει με ικανοποίηση ότι τα σχέδια δράσης που εκπόνησαν οι κύριοι διατάκτες είναι κατάλληλα για την αντιμετώπιση των αδυναμιών και τον μετριασμό των κινδύνων που εντοπίζονται, και καλεί όλους τους αρμόδιους Γενικούς Διευθυντές και τους προϊσταμένους υπηρεσιών να τα εφαρμόσουν με προσοχή.

- Η Επιτροπή καλεί τα άλλα θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη να εξετάσουν σε βάθος τον τρόπο για την περαιτέρω βελτίωση του σχεδιασμού των καθεστώτων χρηματοδότησης, καθώς και των οικείων μηχανισμών εφαρμογής, διαχείρισης και ελέγχου, προκειμένου να αυξήσουν την επιτόπια αποτελεσματικότητά τους και να εξασφαλίσουν τον αποτελεσματικό, ανάλογο και αποδοτικό έλεγχο των δαπανών της ΕΕ.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: Reservations 2005 – 2009[17]

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[18], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | DG BUDG for guidance and training, monitoring and reporting All Commission services for implementation Ongoing action | In 2009, the Commission adopted the Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[19]. It concluded that significant progress had been made in strengthening internal control systems during the mandate period of the previous Commission, and that there was enough evidence that progress was significantly accelerated by the launch of the Action Plan in 2006. Effective implementation of the Internal Control Framework will continue to be an objective of the Commission; however, as it is now an integral part of management in the Commission, it will be considered an ongoing action and no longer appear in this table as of the Synthesis Report 2010. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions). | DG BUDG and SG By September 2009 Done | In 2009 the Secretariat-General and the Directorate-General for Budget carried out a survey across the Commission, to identify the success factors influencing the quality of AARs. As a result, Standing Instructions for the AARs were subject to a major overhaul; a new, specific conclusion on the overall effectiveness of implementation of the Internal Control Standards is now required in part 2 of the AAR; a dedicated helpdesk was set up, training courses were offered, and an interactive presentation of the Standing Instructions was made available on the intranet, facilitating navigation and enabling services to find the answers to specific questions. |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services. | All DGs By April 2010 Done | The Peer Review of AARs was further enhanced by early interventions by Central Services (pre-peer review) and systematic feedback to services on the quality of their draft AAR. The AARs 2009 show a noticeable improvement across the Commission, both in terms of the quality of the evidence presented in support of the assurance and in the readability of the reports. |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | Implementation of the Action Plan agreed by SG and BUDG following the IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework will further improve the quality of risk management in the Commission, especially as regards the monitoring of follow-up of critical cross-cutting risks. | SG and BUDG By December 2010 | The IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework, conducted in 2009, concluded that the risk management framework of the Commission is consistent with international standards and that it provides a solid basis to support risk management. The IAS identified some areas for improvement, mainly as regards the roles and responsibilities for risk management within DGs, a need for further guidelines and clarification on certain issues and the treatment of cross-cutting risks. These issues will be addressed by the central services in the course of 2010. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Present to the discharge authorities concrete proposals for tolerable risk levels for the policy areas: Research, energy and transport and Rural development. Actively promote the idea of tolerable risk during the inter-Institutional discussions on the proposal for the revision of the Financial Regulation (FR) | DG BUDG together with concerned services By June 2010 DG BUDG with SG Ongoing for the process of reviewing the FR | The Commission has announced that it will continue to work on concrete proposals for tolerable risk levels for selected policy areas during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal audit recommendations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Between March and December 2009 the Audit Progress Committee (APC) met five times and sent four information notes to the College. The APC notes that the level of acceptance of IAS recommendations remains high (close to 100%), and that the number of critical recommendations still open six months after the original delivery date was zero. There has also been a reduction in the number of IAS audits issued with an unsatisfactory opinion (4 in 2008 to3 in 2009). Nevertheless, the APC notes that follow-up of very important recommendations continued to be a challenge (68 remaining open six months after their due date), and that in 2009 there was an increase in the number of critical recommendations issued (from 0 in 2008 to 2 in 2009). The APC continued to hold DG accountable for the implementation of their own action plans; it sent reminders to Services wherever relevant. These reminders proved effective in strengthening follow-up. The APC also equipped itself with an APC Scoreboard to support its work. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 Done | In a Communication of March 2008[20], the Commission announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. In January 2009 the Commission launched an independent horizontal evaluation of the system of regulatory agencies, as announced in its Communication of March 2008. The evaluation report, delivered in December 2009, concludes positively on several aspects of the agency system, such as their generally timely and adequate input to EU policies, coherence of the agencies' activities with the mandates and key policy priorities, synergies with actors in the same area and transparency vis-à-vis the general public. At the same time, it points at weaknesses of the agency system, including governance arrangements, and monitoring of agencies' performance. The conclusions of this evaluation are meant to feed into the ongoing inter-institutional dialogue on agencies launched in March 2009. As a follow-up to the above mentioned Communication, the Commission also issued several guideline documents with a view to optimising its relations with agencies: a tentative roadmap for setting up new agencies; guidelines for concluding memoranda of understanding between agencies and the Commission; and mapping of the assistance delivered to agencies by Commission services. |

Reservations | 7. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | SG and DG BUDG for monitoring and coordinating reporting DGs concerned for implementation Continuous action | For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the review of the Standing Instructions for AARs is that two distinct parts of the report now build the argumentation towards the assurance. Part 2 deals with internal control in general and part 3 contains the building blocks towards the assurance on financial management. The AAR must include a conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) on the basis of all evidence presented in part 3. |

Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II and the VIS system. Financial risk corresponding to the residual error rate in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental rights and citizenship | JLS, SG – by end 2010 | The issue continued to be the subject of a reservation in the AAR 2009 of DG JLS. The two issues are being closely monitored by the Commission. Progress made in 2009 concerns the increased rate of projects audited in the population at risk and improvements in the procedures for direct management of grants. For a detailed list of actions to be implemented, please consult DG JLS's AAR 2009 on Europa (http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm) |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 8. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States | AGRI, EMPL, MARE, REGIO, JLS By July 2010 | The Directorates-General involved in shared management of EU funds have continued their efforts at coordination, including by developing and implementing joint audit strategies. As part of their work they have continued to analyze annual summaries submitted by Member States, updating the guidance and holding regular meetings with competent authorities. |

Accounts | 9. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action | The European Court of Auditors expressed in 2009 for the second time an unqualified opinion on the 2008 accounting data of the Commission. The accounting quality project continued in 2009. Services identified their main accounting risks and set up detailed action plans to address these as part of their annual accounting control programmes. The Accountant's report on the validation of local systems for 2009 confirmed that these in general are steadily improving. Most local systems have been validated but further improvements are needed in DGs JLS and RELEX, whose systems have not yet been fully validated, although progress on outstanding issues is being recorded. The average payment time has fallen significantly; from 34 days in 2008 to 26 days in 2009. |

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3: Executive and Regulatory Agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate within a clear institutional framework, governed by a single legal base[21]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The Commission's responsibility for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the Director. Their Annual Activity Reports are annexed to the report of their parent Directorate(s)-General. A standard Financial Regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies exist:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – formerly known as IEEA);

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – formerly known as PHEA);

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA );

- the European Research Council Executive Agency ( ERCEA) ;

- the Research Executive Agency ( REA );

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ).

All these executive agencies were operational in 2009. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[22], did not indicate any particular control issues. ERCEA and REA reported a need to continue building up their internal control system in 2010, which is natural considering that these two agencies became operational only in 2009.

The breakdown of staff employed at 31/12/2009 by the executive agencies was as follows:

Temporary agents (officials seconded by the Commission and agents recruited by the agency) | Contractual agents | Seconded national experts | Total |

EACI | 28 | 113 | 0 | 141 |

EAHC | 11 | 37 | 0 | 48 |

EACEA | 91 | 304 | 0 | 395 |

ERCEA | 93 | 162 | 7 | 262 |

REA | 72 | 238 | 0 | 310 |

TEN-TEA | 31 | 60 | 0 | 91 |

Total | 326 | 914 | 7 | 1247 |

The Commission's "screening" of human resources of April 2007 suggested that there were no strong candidates for a new executive agency[23]. If new needs appear, the starting point would be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is however unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 2009 follow-up report indicated that in 2009 the Commission respected its 2007 commitment not to create new executive agencies beyond those foreseen to cope with a doubling of the Research budget and some limited extensions of the mandate of existing executive agencies.

A 2009 special report[24] by the European Court of Auditors examined the executive agencies. The report concludes that agencies provide better service delivery than the Commission (reduced contracting time, more rapid approval procedures, shorter payment times) and also offer the advantages of simplified processes and increased external visibility for EU actions. Less positively, it suggests that, despite these achievements the initiative to set up the executive agencies was mainly driven by constraints on employment within the Commission and the will to save costs for the management of the programmes concerned. The report confirms that externalisation to Executive Agencies has effectively resulted in cost savings, which, however, are difficult to quantify due to a lack of reliable data for the ex-ante situation.

The 30 regulatory agencies are independent legal entities. 25 of these agencies receive funds from the European Union budget and are therefore granted discharge by the European Parliament in individual discharge decisions. The remaining five agencies do not receive EU funding and thus do not receive discharge by the European Parliament (two of these agencies[25] are fully self-financed, and three[26] are funded on an intergovernmental basis and financed directly by the participating Member States).

In a Communication of March 2008 entitled "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functioning of regulatory agencies. It announced a moratorium on creating new agencies and a horizontal evaluation of regulatory agencies.

The evaluation was finalised in December 2009. It reported that there is no single legal framework governing the establishment and closure of EU de-centralised agencies, and that alternatives to creating agencies were paid limited attention until impact assessments came into practice. Furthermore, a number of chosen location sites for the agencies were assessed as inefficient. As regards agencies' effectiveness, the report concluded that the activities of the majority of agencies are coherent with their mandate, and that in general there was clear evidence that agencies have achieved the planned outputs. The evaluation further considered that in order to operate efficiently with regards to the administrative tasks, an agency needs to reach a certain critical size, somewhere between 50 and 100 staff. Finally, it was found that monitoring was not very well developed in terms of the use of quantifiable objectives and indicators.

The 2008 Communication also proposed to establish an inter-institutional working group to set ground rules to apply to all regulatory agencies. The inter-institutional Working Group was set up in March 2009 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission with a view to assessing the existing situation and in particular the coherence, effectiveness, accountability and transparency of these Agencies, and finding a common ground on how to improve their work. The group was called to address a number of key issues put forward by the participating Institutions, including the role and position of the agencies in the EU's institutional landscape, their creation, structure and operation, as well as funding, budgetary, supervision and management issues.

Further to the kick-off meeting at political level held in Strasbourg on 10 March 2009, technical work started in spring 2009 and will continue during 2010. The reports produced so far are expected to be endorsed by the political meeting in 2010.

In March 2010, the European Parliament's Committee on Budgetary Control[28] adopted a decision to grant all agencies discharge for 2008, with the exception of the European Police College (CEPOL) whose discharge decision was postponed.

CEPOL's 2008 accounts received a qualified opinion in 2009 from the European Court of Auditors, for the second year. The DG responsible for the grant contribution to CEPOL's running costs (DG JLS) reported that the situation of CEPOL in 2009, where only 43.6 % of the payment appropriations were used due to an unstable organisational environment, required particular attention. In accordance with the applicable financial regulations and with a view to obtain a better estimate of the cash requirements, a Memorandum of Understanding was signed in 2009 between DG JLS and CEPOL. New management took up posts in CEPOL during 2009, with a view to address the situation. Nevertheless, considering the residual risks while awaiting that the new arrangements would become effective, JLS maintained CEPOL as a "reputational event" in its 2009 AAR.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4: Report on negotiated procedures 2009

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports (AAR) referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 43 Directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three Directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (different legal basis: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three Directorates-general have special characteristics as regards data collection (decentralised services, …), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these three Directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 43 Directorates-general, services or offices, excluding the three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 143 negotiated procedures with a total value of € 577 million were processed out of a total of 1196 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60,000€ with a total value of € 2370 million.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 12.0% in number, which represents some 24.4% of all procedures in value.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2009 was fixed at 17.9% (12.8% in 2008).

Some 11 Directorates-general or services out of the 43 exceeded the reference threshold in 2009. Among those, it should be noted that 3 Directorates-general concluded only one to three negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 18 out of 43 Directorates-general have not used any negotiated procedure, including 5 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, 11 DG have recorded a substantially lower percentage (less than 5%) of negotiated procedures in terms of value than the Commission average (24.4%).

The assessment of negotiated procedures compared with the previous year (2008) shows an increase in the order of 3.4 percentage points in number and 19.3 percentage points in terms of value. This follows a continuous decrease in 2007 and 2008.

3.2. The three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 298 negotiated procedures for a total value of contracts €290 million were processed out of a total of 1096 procedures for contracts over 10 000€ with a total value of about € 1161 million.

For the three "external relations" Directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 27.2% in number, which represents some 25.0% of all procedures in value terms. Only one Directorate-general exceeds the reference threshold of 40.8% (average + 50%).

If compared with previous years, these Directorates-general have registered a clear increase of 20.2 points in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those Directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, ). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

The increase in number (and in value) of negotiated procedures in 2009 compared to 2008 is partly explained by the high number of renewals of framework contracts, which happen periodically (normally every 4 years). This is particularly true for IT, nuclear energy, the space programme and the financial sector. The latter was also exposed to emergency procedures due to the financial crisis.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the Directorates-general concerned:

- Regular update of standard model documents and guidance documents.

- Training and improved inter-service communication. The Central Financial Service provided regular practical training sessions on procurement.

- Improvement of the system of evaluation of needs of Directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of procurement procedures for the evaluation of needs;

- where necessary, attribution of separate quotas for framework contracts within the Commission’s overall ceiling to entities with specific needs or with a specific budgetary environment (e.g. JRC or some Offices).

- Phase-out from situations of technical captivity . The "captivity mitigation study" has been delivered in 2009. Its conclusions should enable the application of a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 5: Summary of Waivers of recoveries of established amounts receivable in 2009

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules, the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2009.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 1.239.974 | 2 |

AIDCO | 7.711.454 | 8 |

COMP | 13.878.857 | 4 |

EAC | 614.518 | 5 |

EACEA | 948.294 | 6 |

ECHO | 240.000 | 1 |

ELARG | 176.996 | 1 |

EMPL | 139.479 | 1 |

ESTAT | 787.549 | 1 |

INFSO | 370.476 | 3 |

REA | 1.539.329 | 1 |

REGIO | 229.667 | 1 |

RELEX | 1.600.000 | 2 |

RTD | 1.411.573 | 5 |

TREN | 205.043 | 1 |

Total: | 31.093.209 | 42 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

EDF | 443.254 | 2 |

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 6: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[29] (hereinafter IR), and exceptionally in sector-specific regulations. Under Article 106 IR, payments must be made within 45 calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or 30 calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (i.e. the interim and/or final payment), the time limit does not start until the report or certificate in question has been approved[30]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[31].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, compliance with payment time limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[32].

The table below shows the evolution of payments made after expiration of the statutory time limit (i.e. late payments) during the three last years, based on statistics extracted from the ABAC accounting system:

2007 | 2008 | 2009 |

Late payments in number | 22,6 % | 22,7 % | 14,0 % |

Late payments in value | 11,5 % | 14,0 % | 6,8 % |

Average number of overdue days[33] | 48,0 days | 47,5 days | 39,2 days |

The table shows that in 2008 the late payments stabilised in number, but the average number of overdue days remained essentially unchanged. 2009 however saw a significant drop in late payments , both as regards their number and their value. Also, the average number of overdue days was reduced from 48 days in 2008 to 39 days in 2009.

As regards interest paid for late payments (see statistics in the table below) the total amount paid by the Commission rose significantly in 2008, due to the fact that as from 01/01/2008 payment of interest for late payments became automatic and, in principle[34], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. This trend continued in 2009, despite the reduction in late payments.

2007 | 2008 | 2009 |

Interest paid for late payments (rounded amounts) | 378 000 € | 576 000 € | 808 000 € |

The causes of late payments include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

In its April 2009 Communication[35], the Commission announced its intention to reduce its payment times further beyond the statutory time limits, aiming to make:

- first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision, compared with the statutory time limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts).

- all other payments within 30 days , compared with the statutory time limit of 45 days.

The Communication has provided a clear incentive to services to reduce their payment times , as can be seen by the fact that in 2009, the global average payment time fell significantly (from 34 days to 26 days) as well as the number of late payments (from 23 % to 14 % of all payments).

[1] Άρθρο 60 του δημοσιονομικού κανονισμού.

[2] Ακρόαση COCOBU στις 26 Μαρτίου 2010.

[3] COM(2010) 260 της 28.5.2010.

[4] «Για μια κοινή αντίληψη της έννοιας του αποδεκτού κινδύνου σφάλματος» - COM(2008) 866 της 16.12.2008.

[5] COM(2008)97 της 18.2.2008· βλ. και τελική έκθεση SEC(2009) 1463 της 28.10.2009.

[6] COM(2009) 43 της 4.2.2009.

[7] Ο βαθμός «Α» σημαίνει ότι η ΕΕΔ παρέχει επαρκή αποδεικτικά στοιχεία (σαφή και χωρίς αμφισημίες) για τα συμπεράσματα του Συμβουλίου. «Β» σημαίνει ότι η ΕΕΔ παρέχει αποδεικτικά στοιχεία για τα συμπεράσματα του Συνεδρίου. Το σημείο «+» σημαίνει ότι δεν υπάρχουν αρκετά αποδεικτικά στοιχεία για να αιτιολογηθεί μια μεταβολή στην κατάταξη, αλλά το Συνέδριο παρατήρησε σημαντική βελτίωση. ΕΕ C 269 της 10ης Νοεμβρίου 2009, σ. 44.

[8] Βλ. ανακοίνωση της Επιτροπής σχετικά με το αποδεκτό σφάλμα κινδύνου - COM(2010) 261, 26.5.2010.

[9] ΕΕ C 269, της 10.11.2009, σ. 26.

[10] COM(2010) 52.

[11] Παλαιότερα Έρευνα, Μεταφορές και Ενέργεια

[12] COM(2010) 187 της 29.4.2010.

[13] COM(2010) 261

[14] Σε κάθε περίπτωση, η Επιτροπή θα διατηρήσει τις κατάλληλες συνθήκες για να εξασφαλίσει χρηστή δημοσιονομική διαχείριση, περιλαμβανομένων των κατάλληλων μέτρων για την πρόληψη της απάτης.

[15] Έως τον Νοέμβριο του 2009, είχαν προσληφθεί 3 814 υπήκοοι της EΕ-10, που αντιπροσωπεύουν το 109% του γενικού ενδεικτικού στόχου προσλήψεων για την περίοδο 2004-2010. Περισσότερες πληροφορίες για την κατάσταση των προσλήψεων της ΕΕ-10 υπάρχουν στην τελευταία έκθεση της Επιτροπής για τις προσλήψεις της ΕΕ-10 που διαβιβάστηκε στις επιτροπές προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου στις 15 Απριλίου 2010.

[16] Έως τον Νοέμβριο του 2009, είχαν προσληφθεί 878 υπήκοοι της EΕ-2, που αντιπροσωπεύουν το 103% του στόχου προσλήψεων για την περίοδο 2007-2009. Περισσότερες πληροφορίες για την κατάσταση των προσλήψεων της ΕΕ-10 υπάρχουν στην τελευταία έκθεση της Επιτροπής για τις προσλήψεις της ΕΕ-2 που διαβιβάστηκε στις επιτροπές προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου στις 15 Απριλίου 2010.

[17] This table presents a summary of reservations; it is not intended to offer an exhaustive description of them. For details of the reservations, please consult the Annual Activity Report of the relevant Commission department on http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm

[18] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341.

[19] COM(2009) 43, 4.2.2009.

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[22] EACI (parent DGs: ENTR, ENV, TREN); EAHC (parent DG: SANCO); EACEA (parent DGs: EAC, INFSO, AIDCO); ERCEA (parent DG: RTD); REA (parent DGs: RTD, ENTR); TEN-TEA (parent DG: TREN).

[23] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[24] Special report 13/2009: "Delegating implementing tasks to Executive Agencies: a successful option?"

[25] The Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM) and the Community Plant Variety Office (CPVO).

[26] The European Institute for Security Studies (ISS), the European Union Satellite Centre (EUSC) and the European Defence Agency (EDA).

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[28] At its meeting of 22-23 March 2010.

[29] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[30] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[31] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[32] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[33] i.e. above the statutory time-limit.

[34] With the exception of small amounts (below 200 euros in total).

[35] Communication from Mrs Grybauskaite: "Streamlining financial rules and accelerating budget implementation to help economic recovery" - SEC(2009) 477, 8.4.2009.