1.   Με την παρούσα απόφαση θεσπίζονται κανόνες σχετικά με τους όρους υπό τους οποίους η Eurojust δύναται να επιβάλλει περιορισμούς κατά την εφαρμογή των άρθρων 4, 14 έως 22, 35 και 36 βάσει του άρθρου 25 του κανονισμού.

2.   Με την επιφύλαξη των όρων που καθορίζονται στην παρούσα απόφαση, οι περιορισμοί μπορεί να ισχύουν για τα ακόλουθα δικαιώματα: παροχή πληροφοριών σε υποκείμενα των δεδομένων, δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού επεξεργασίας, κοινοποίησης μιας παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο υποκείμενο των δεδομένων ή τήρησης του απορρήτου ηλεκτρονικών επικοινωνιών.

3.   Η παρούσα απόφαση ισχύει για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Eurojust στον βαθμό που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για σκοπούς που σχετίζονται με διοικητικές έρευνες, προκαταρκτικές πειθαρχικές και πειθαρχικές διαδικασίες, αναστολές, προκαταρκτικές δραστηριότητες που αφορούν περιπτώσεις ενδεχόμενων παρατυπιών οι οποίες έχουν καταγγελθεί στην OLAF, επεξεργασία υποθέσεων καταγγελίας δυσλειτουργιών, (επίσημων και ανεπίσημων) διαδικασιών για περιπτώσεις παρενόχλησης, επεξεργασία εσωτερικών και εξωτερικών καταγγελιών, διενέργεια εσωτερικών ελέγχων, ερευνών που διεξάγονται από τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 45 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 και ερευνών ασφαλείας (ΤΠ) που διεκπεραιώνονται εσωτερικά ή με συμμετοχή εξωτερικών φορέων (π.χ. CERT-EE).

4.   Οι κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που καλύπτονται από την παρούσα απόφαση περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, δεδομένα ως προς την ταυτοποίηση, την επικοινωνία και τη συμπεριφορά, καθώς και χρηματοοικονομικά δεδομένα.

5.   Ως υπεύθυνος επεξεργασίας, η Eurojust εκπροσωπείται από τον διοικητικό διευθυντή.

1.   Η Eurojust μπορεί να επιβάλλει περιορισμούς στην εφαρμογή των άρθρων 14 έως 22, 35 και 36 και του άρθρου 4 του κανονισμού, εφόσον οι διατάξεις του αντιστοιχούν στα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 20:

2.   Οι τυχόν περιορισμοί δεν πρέπει να θίγουν το ουσιαστικό περιεχόμενο των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, ενώ πρέπει να αποτελούν απαραίτητο και αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία.

3.   Πριν από την επιβολή περιορισμών πρέπει να διενεργείται κατά περίπτωση έλεγχος αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέτρου. Οι περιορισμοί δεν πρέπει να υπερβαίνουν το αυστηρώς αναγκαίο μέτρο για την επίτευξη του στόχου τους.

4.   Στο πλαίσιο της λογοδοσίας, η Eurojust δημιουργεί αρχείο στο οποίο αρχειοθετεί τους λόγους που αιτιολογούν τους επιβληθέντες περιορισμούς, τους αναφερόμενους στην παράγραφο 1 λόγους που συντρέχουν στη συγκεκριμένη περίπτωση και το πόρισμα του ελέγχου αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέτρου. Αυτά τα αρχεία αποτελούν μέρος ενός μητρώου, το οποίο τίθεται στη διάθεση του ΕΕΠΔ εφόσον το ζητήσει. H Eurojust εκπονεί περιοδικές εκθέσεις κατ’ εφαρμογή του άρθρου 25 του κανονισμού.

5.   Κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνονται από άλλους οργανισμούς στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, η Eurojust διαβουλεύεται με τους εν λόγω οργανισμούς σχετικά με τους πιθανούς λόγους για την επιβολή των περιορισμών, καθώς και για την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα των εν λόγω περιορισμών, εκτός εάν αυτό θέτει σε κίνδυνο τις δραστηριότητές της.

1.   Οι εκτιμήσεις των κινδύνων που συνεπάγονται οι επιβαλλόμενοι περιορισμοί για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων και τα στοιχεία της περιόδου εφαρμογής των εν λόγω περιορισμών περιλαμβάνονται στο αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που τηρεί η Eurojust δυνάμει του άρθρου 31 του κανονισμού. Περιλαμβάνονται επίσης και σε κάθε εκτίμηση του αντικτύπου όσον αφορά την προστασία των δεδομένων αναφορικά με τους εν λόγω περιορισμούς που διεξάγεται δυνάμει του άρθρου 39 του κανονισμού.

2.   Όταν η Eurojust αξιολογεί την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα ενός περιορισμού, εξετάζει τους πιθανούς κινδύνους για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων. Στις περιπτώσεις που η Eurojust προτίθεται να εφαρμόσει έναν περιορισμό, σταθμίζεται ο κίνδυνος για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων, ιδίως ο κίνδυνος για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων υποκειμένων δεδομένων και ο κίνδυνος της ακύρωσης του αποτελέσματος των ερευνών ή διαδικασιών της Eurojust, για παράδειγμα μέσω της καταστροφής αποδεικτικών στοιχείων. Οι κίνδυνοι για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων αφορούν κατά κύριο λόγο, μεταξύ άλλων, τους κινδύνους φήμης και τους κινδύνους για το δικαίωμα υπεράσπισης και το δικαίωμα ακρόασης.

1.   Η Eurojust εφαρμόζει διασφαλίσεις για την πρόληψη της κατάχρησης και της παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ως προς τους περιορισμούς που εφαρμόζονται ή θα μπορούσαν να εφαρμοστούν. Οι εν λόγω διασφαλίσεις περιλαμβάνουν τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και περιγράφονται λεπτομερώς, όπως είναι αναγκαίο, στις εσωτερικές αποφάσεις, τις διαδικασίες και τους κανόνες εφαρμογής της Eurojust. Στις διασφαλίσεις περιλαμβάνονται τα εξής:

Η ανασκόπηση που αναφέρεται στο στοιχείο δ) διεξάγεται τουλάχιστον ανά έξι μήνες.

2.   Οι περιορισμοί αίρονται αμέσως μόλις οι περιστάσεις που τους αιτιολογούν δεν ισχύον πλέον.

3.   Η περίοδος διατήρησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρεται στο άρθρο 1 παράγραφος 4 δεν υπερβαίνει το διάστημα που είναι αναγκαίο και κατάλληλο για τους σκοπούς για τους οποίους τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες διατήρησης της Eurojust όπως αναφέρονται στο άρθρο 18 και στο παράρτημα του εσωτερικού κανονισμού για την επεξεργασία και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στην Eurojust (3), που θα προσδιορίζονται στα αρχεία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τηρούνται βάσει του άρθρου 31 του κανονισμού. Μετά το πέρας της περιόδου διατήρησης, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται, ανωνυμοποιούνται ή διαβιβάζονται σε αρχεία σύμφωνα με το άρθρο 13 του κανονισμού.

1.   Ο ΥΠΔ της Eurojust ενημερώνεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όταν τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων περιορίζονται σύμφωνα με την παρούσα απόφαση. Του/της χορηγείται πρόσβαση στα σχετικά αρχεία και σε οποιαδήποτε έγγραφα αφορούν το πραγματικό ή νομικό πλαίσιο.

2.   Ο ΥΠΔ της Eurojust δύναται να ζητήσει επανεξέταση της εφαρμογής ενός περιορισμού. Ο ΥΠΔ ενημερώνεται γραπτώς από την Eurojust για το αποτέλεσμα της ζητηθείσας επανεξέτασης.

3.   Η Eurojust τεκμηριώνει τη συμμετοχή του ΥΠΔ στην εφαρμογή περιορισμών, αναφέροντας μεταξύ άλλων ποιες πληροφορίες κοινοποιούνται σε αυτόν/ή.

1.   Η Eurojust περιλαμβάνει μια ενότητα στις ανακοινώσεις προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στον δικτυακό τόπο/στο εσωτερικό δίκτυό της με γενικές πληροφορίες για τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τους δυνητικούς περιορισμούς δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 1. Οι πληροφορίες καλύπτουν τα δικαιώματα επί των οποίων μπορεί να επιβληθούν περιορισμοί, τις αιτίες για τις οποίες μπορεί να εφαρμοστούν περιορισμοί και την πιθανή διάρκειά τους.

2.   Η Eurojust ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων ξεχωριστά, εγγράφως και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, σχετικά με τους υφιστάμενους ή μελλοντικούς περιορισμούς των δικαιωμάτων τους. Η Eurojust ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων για τους κύριους λόγους στους οποίους βασίζεται η εφαρμογή του περιορισμού, για το δικαίωμα επικοινωνίας με τον ΥΠΔ για την προσφυγή κατά του περιορισμού και για το δικαίωμά του/της να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.

3.   Η Eurojust μπορεί να αναβάλει, να παραλείψει ή να αρνηθεί την παροχή πληροφοριών σχετικά με τους λόγους ενός περιορισμού και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ, για το χρονικό διάστημα που αυτό θα αναιρούσε την ισχύ του περιορισμού. Η αξιολόγηση του κατά πόσον κάτι τέτοιο θα ήταν αιτιολογημένο γίνεται κατά περίπτωση. Η Eurojust παρέχει τις πληροφορίες στο υποκείμενο των δεδομένων αμέσως μόλις παύσει να υφίσταται η πιθανότητα οι εν λόγω πληροφορίες να διακυβεύσουν την ισχύ του περιορισμού.

1.   Στις περιπτώσεις που η Eurojust υποχρεούται να κοινοποιεί μια παραβίαση δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 1 του κανονισμού, δύναται, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να περιορίζει μια τέτοια κοινοποίηση εν όλω ή εν μέρει. Η Eurojust τεκμηριώνει σε ανακοίνωση τους λόγους του περιορισμού, τη νομική αιτία για την επιβολή του σύμφωνα με το άρθρο 2 και μια αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητάς του. Η ανακοίνωση κοινοποιείται στον ΕΕΠΔ τη στιγμή της κοινοποίησης της παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

2.   Όταν οι λόγοι για την επιβολή του περιορισμού παύσουν να ισχύουν, η Eurojust κοινοποιεί την παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο ενδιαφερόμενο υποκείμενο των δεδομένων και τον/την ενημερώνει σχετικά με τους κύριους λόγους του περιορισμού και με το δικαίωμά του/της να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.

1.   Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, η Eurojust μπορεί να περιορίσει το δικαίωμα απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών βάσει του άρθρου 36 του κανονισμού. Τέτοιοι περιορισμοί συμμορφώνονται με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4).

2.   Όταν η Eurojust περιορίζει το δικαίωμα απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών, ενημερώνει το ενδιαφερόμενο υποκείμενο των δεδομένων στην απάντησή της σε οποιοδήποτε αίτημα από το εν λόγω υποκείμενο σχετικά με τους κύριους λόγους στους οποίους βασίζεται η εφαρμογή του περιορισμού και σχετικά με το δικαίωμά του/της να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.

3.   Η Eurojust μπορεί να αναβάλει, να παραλείψει ή να αρνηθεί την παροχή πληροφοριών σχετικά με τους λόγους ενός περιορισμού και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ, για το χρονικό διάστημα που αυτό θα αναιρούσε την ισχύ του περιορισμού. Η αξιολόγηση του κατά πόσον κάτι τέτοιο θα ήταν αιτιολογημένο γίνεται κατά περίπτωση.