ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

Όροι αναφοράς

Κανονισμός ΔΕΔ-Ε — Συντονιστής ΔΕΔ-Ε για το έργο συγχρονισμού της Βαλτικής

Εισαγωγή

Ο Ευρωπαίος συντονιστής για το έργο συγχρονισμού της Βαλτικής (στο εξής: συντονιστής) διορίζεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 6 του κανονισμού (ΕΕ) 2022/869 σχετικά με τις κατευθυντήριες γραμμές για τις διευρωπαϊκές ενεργειακές υποδομές (κανονισμός ΔΕΔ-Ε). Ο συντονιστής θα είναι υπεύθυνος για τη διευκόλυνση της υλοποίησης του έργου συγχρονισμού της Βαλτικής, το οποίο είναι έργο κοινού ενδιαφέροντος (στο εξής: ΕΚΕ) στο πλαίσιο του κανονισμού ΔΕΔ-Ε, υπό την αιγίδα της ομάδας υψηλού επιπέδου για το σχέδιο διασύνδεσης των αγορών ενέργειας της περιοχής της Βαλτικής (στο εξής: BEMIP) υπό την προεδρία της Επιτροπής.

Διάρκεια της θητείας

Ο συντονιστής θα διοριστεί για αρχική περίοδο ενός έτους, με δυνατότητα ανανέωσης δύο φορές, με την επιφύλαξη των ικανοποιητικών επιδόσεων και των αναγκών του έργου. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή διατηρεί το δικαίωμα να αποσύρει τον διορισμό του επιλεγέντος συντονιστή ανά πάσα στιγμή, σε περίπτωση αδράνειας, ανεπαρκούς ή χαμηλής ποιότητας συνεισφοράς στο έργο συγχρονισμού της Βαλτικής ή αν ο συντονιστής δεν πληροί πλέον καμία από τις απαιτήσεις επιλεξιμότητας.

Ειδικά καθήκοντα και αντίστοιχες προθεσμίες

Η αποστολή του συντονιστή συνδέεται με την επιτυχή και έγκαιρη υλοποίηση όλων των καθηκόντων, δράσεων και επενδύσεων που σχετίζονται με τον συγχρονισμό της Βαλτικής ως ΕΚΕ στο πλαίσιο του κανονισμού ΔΕΔ-Ε υπό την αιγίδα του BEMIP, σύμφωνα με τις προθεσμίες και το σχέδιο υλοποίησης του έργου. Ο συντονιστής θα παρέχει την απαιτούμενη κρίσιμη εμπειρογνωμοσύνη και τη στενή παρακολούθηση που είναι απαραίτητη για την έγκαιρη και ομαλή ολοκλήρωση του έργου και των υπόλοιπων σχετικών επενδύσεων, έως ότου καταστούν διαθέσιμες όλες οι υποδομές και ο εξοπλισμός που συνδέονται με το έργο συγχρονισμού.

Ο συντονιστής θα πρέπει να παρακολουθεί στενά την τελευταία φάση της υλοποίησης και την πρόοδο όσον αφορά τις υπόλοιπες επενδύσεις σε υποδομές, να παρέχει συμβουλές και να διευκολύνει τυχόν μέτρα που πρέπει να ληφθούν από τα ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και να υποβάλλει έκθεση στην Επιτροπή και στα κράτη μέλη για τη σχετική πρόοδο. Θα διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των ενδιαφερόμενων κρατών μελών, των φορέων υλοποίησης έργων και άλλων σχετικών ενδιαφερόμενων μερών, ώστε να διασφαλιστεί η έγκαιρη και επιτυχής υλοποίηση του έργου. Ο συντονιστής θα υιοθετήσει προδραστική προσέγγιση και θα συμβάλει ενεργά, από κοινού με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη, στην εκπλήρωση τυχόν καθηκόντων και υποχρεώσεων στο πλαίσιο του έργου, συμπεριλαμβανομένης της συμμετοχής σε ομάδες εργασίας, συνεδριάσεις ή εργαστήρια. Ο συντονιστής θα συγκαλεί και θα διοργανώνει τις συνεδριάσεις αυτές από κοινού με την Επιτροπή, εφόσον τις κρίνει αναγκαίες για την εκτέλεση της εντολής του. Ο συντονιστής θα λαμβάνει υπόψη τον συντονισμό του έργου στο πλαίσιο του BEMIP και όλων των άλλων δραστηριοτήτων που παρακολουθούνται στο πλαίσιο του BEMIP. Θα συνεργάζεται στενά με τα σχετικά κράτη μέλη, με όλα τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, και ιδίως με τους φορείς υλοποίησης έργων και με τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Οι εργασίες του Ευρωπαίου συντονιστή θα διεξάγονται στα αγγλικά.

Ειδικότερα, ο συντονιστής θα διασφαλίζει ότι η Επιτροπή μπορεί να παρέχει την αναγκαία στήριξη στα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη και στους ενδιαφερόμενους φορείς υλοποίησης έργων εκτελώντας τα καθήκοντα που προβλέπονται στο άρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού ΔΕΔ-Ε:

—	θα προωθεί το έργο συγχρονισμού της Βαλτικής και τον διασυνοριακό διάλογο μεταξύ των φορέων υλοποίησης έργων και όλων των ενδιαφερόμενων μερών·

—	θα επικουρεί όλα τα μέρη, ανάλογα με τις ανάγκες και τα αιτήματα που προκύπτουν, στο πλαίσιο των ενεργειών τους σχετικά με τη διαβούλευση με τα ενδιαφερόμενα μέρη, σχετικά με συζητήσεις για εναλλακτική διαδρομή, κατά περίπτωση, και σχετικά με την παροχή των απαραίτητων αδειών για τα έργα·

—	κατά περίπτωση, θα συμβουλεύει τους φορείς υλοποίησης έργου σχετικά με τη χρηματοδότηση του έργου·

—

θα διασφαλίζει ότι παρέχεται η κατάλληλη στήριξη και στρατηγική καθοδήγηση από τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη για την προετοιμασία και την υλοποίηση του έργου και θα διευκολύνει την κοινή αντίληψη και την ανταλλαγή πληροφοριών για τη συναινετική ανάληψη δράσης και με συνεκτικό και συνεπή τρόπο από όλες τις σχετικές με το έργο οντότητες·

—

θα υποβάλλει ετησίως και, κατά περίπτωση, μετά την ολοκλήρωση της θητείας του, έκθεση στην Επιτροπή και στην περιφερειακή ομάδα ηλεκτρισμού BEMIP για την πρόοδο του έργου συγχρονισμού της Βαλτικής και για τυχόν δυσκολίες και εμπόδια που πιθανώς να προκαλέσουν σημαντικές καθυστερήσεις στην ημερομηνία θέσης σε λειτουργία των σχετικών επενδύσεων ή στην επίτευξη των σχετικών δράσεων. Η έκθεση θα διαβιβάζεται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

Ο συντονιστής θα διεξάγει όλες τις αναγκαίες αποστολές στους σχετικούς χώρους που συνδέονται με την υλοποίηση του έργου ή όπου πραγματοποιούνται συνεδριάσεις που σχετίζονται με αυτό.

Η προσπάθεια συντονισμού είναι ανάλογη προς την πολυπλοκότητα και τις εκτιμώμενες δαπάνες των έργων.

Μεθοδολογία που πρέπει να ακολουθείται

Ο συντονιστής θα συνεργάζεται στενά με την Επιτροπή, ιδίως με τη Γενική Διεύθυνση Ενέργειας, τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη, τους φορείς υλοποίησης έργων και άλλους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς. Ο συντονιστής θα λαμβάνει επίσης υπόψη τον συντονισμό του έργου μέσω του BEMIP και το πλαίσιο όλων των άλλων δραστηριοτήτων που παρακολουθούνται εντός του BEMIP.

Γραμματειακή υποστήριξη και επιστροφή των εξόδων αποστολής

Στον συντονιστή θα χορηγείται μηνιαίο κατ’ αποκοπή ποσό ύψους 3 000 EUR για την κάλυψη των εξόδων που σχετίζονται με τη γραμματειακή υποστήριξη, όταν δεν παρέχεται απευθείας από τις υπηρεσίες της Επιτροπής (επικοινωνία, διάφορα έπιπλα γραφείου, χώροι γραφείων, γραμματεία), και τα έξοδα παράστασης και ταξιδιών-αποστολών, σύμφωνα με τους κανόνες της Επιτροπής. Ο ετήσιος προϋπολογισμός για τις αποστολές ανέρχεται σε 15 000 EUR. Οι λεπτομερείς κανόνες σχετικά με την επιστροφή εξόδων για τις αποστολές θα αποτελέσουν αντικείμενο χωριστού εγγράφου («οδηγός»).

Εμπιστευτικότητα και σύγκρουση συμφερόντων

Ο συντονιστής δεν χρησιμοποιεί ούτε αποκαλύπτει κανένα έγγραφο ή πληροφορία που περιέρχεται σε γνώση του κατά την άσκηση των καθηκόντων του, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί. Επίσης, ο συντονιστής αποφεύγει κάθε κατάσταση που οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων όσον αφορά τους τομείς στους οποίους του ζητείται να παρέμβει.

Αποδοχή των όρων αναφοράς

Αποδεχόμενος την εντολή αυτή, ο συντονιστής αναγνωρίζει ότι έχει διαβάσει, κατανοήσει και αποδεχθεί τους όρους αναφοράς και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στο παρόν έγγραφο.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

Οδηγός ειδικών κανόνων εργασίας του Ευρωπαίου συντονιστή

Οργάνωση αποστολών

Το παρόν έγγραφο περιγράφει τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται για όλες τις αποστολές που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του Ευρωπαίου συντονιστή (στο εξής: συντονιστής).

Το σημείο επαφής του συντονιστή στην Επιτροπή θα είναι η Μονάδα C4 (Υποδομές και Περιφερειακή Συνεργασία) της ΓΔ ENER. Το προσωπικό της θα συνδράμει στην οργάνωση των αποστολών και, όταν χρειάζεται, θα συνοδεύει τον συντονιστή.

Προετοιμασία της αποστολής

Εντολή αποστολής

Οι αποστολές του συντονιστή πρέπει να κωδικοποιούνται στο εταιρικό εργαλείο MIPS + (Ολοκληρωμένο σύστημα επεξεργασίας αποστολών) και να ακολουθούν τους γενικούς κανόνες που ορίζονται στον «Οδηγό αποστολών και εγκεκριμένων μετακινήσεων» που συνοδεύει την απόφαση της Επιτροπής σχετικά με τις γενικές διατάξεις για την εφαρμογή των άρθρων 11, 12 και 13 του παραρτήματος VII του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων (έξοδα αποστολής) και σχετικά με τις εγκεκριμένες μετακινήσεις.

Οι αποστολές θεωρούνται έγκυρες μόνον εφόσον εγκριθούν από τον διευθυντή της ΓΔ ENER C (διατάκτης). Η αίτηση αποστολής θα πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία και το χρονοδιάγραμμα της αποστολής, τον προορισμό και τον σκοπό της.

Κράτηση μεταφορικών μέσων

Βάσει της εγκεκριμένης εντολής αποστολής, η κράτηση ταξιδιωτικών μέσων μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω του επίσημου ταξιδιωτικού γραφείου με τη βοήθεια της Μονάδας C4 της ΓΔ ENER ή από τον συντονιστή προσωπικά. Στην τελευταία περίπτωση, ο συντονιστής υποβάλλει τα εισιτήρια και τις αποδείξεις, στα οποία αναγράφεται σαφώς η τιμή, στη Μονάδα C4 της ΓΔ ENER. Η Μονάδα C4 της ΓΔ ENER κωδικοποιεί τις ταξιδιωτικές ρυθμίσεις στο MIPS +.

Ο συντονιστής μπορεί να ζητήσει ευέλικτα εισιτήρια εάν υπάρχει σημαντικός κίνδυνος ακύρωσης ή τροποποίησης της αποστολής.

Επιστροφή εξόδων διανυκτέρευσης σε ξενοδοχείο

Ο συντονιστής μπορεί να επιλέξει το κατάλυμα, λαμβάνοντας υπόψη τα ανώτατα όρια για την επιστροφή των εξόδων διαμονής. Τα έξοδα διαμονής επιστρέφονται, κατόπιν προσκόμισης του τιμολογίου, έως το ανώτατο όριο που προβλέπεται για τον τόπο της αποστολής· εάν έχει εγκριθεί από τον διατάκτη η υπέρβαση του ανώτατου ορίου, επιστρέφεται το συνολικό ποσό του τιμολογίου.

Το κόστος επιπλέον διανυκτερεύσεων σε περίπτωση ταξιδιού που συνδυάζεται με διακοπές δεν καλύπτεται.

Κόμιστρα ταξί

Οι μεταφορές με ταξί μπορούν να εγκρίνονται από τον διατάκτη εάν οι δημόσιες συγκοινωνίες δεν αποτελούν κατάλληλη εναλλακτική επιλογή. Τα έξοδα επιστρέφονται κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών.

Οι μεταφορές με ταξί θα πρέπει να πραγματοποιούνται εντός του χρονοδιαγράμματος που αναφέρεται στην εντολή αποστολής.

Σύγκρουση συμφερόντων

Κάθε κατάσταση που οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων όσον αφορά τους τομείς στους οποίους ζητείται η παρέμβαση του συντονιστή πρέπει να αποφεύγεται. Ο συντονιστής πρέπει να ενημερώνει αμέσως την Επιτροπή για κάθε σύγκρουση συμφερόντων που προκύπτει κατά τη διάρκεια της θητείας του.

Επιπλέον, ο συντονιστής δεν χρησιμοποιεί ούτε αποκαλύπτει κανένα έγγραφο ή πληροφορία που περιέρχεται σε γνώση του κατά την άσκηση των καθηκόντων του, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί. Όλα τα αποτελέσματα που παράγονται από τον συντονιστή ανήκουν στην Ένωση, η οποία μπορεί να τα χρησιμοποιεί ή να τα δημοσιεύει κατά την κρίση της.

Τα έξοδα των αποστολών δεν μπορούν να καλύπτονται από τους διοργανωτές μιας εκδήλωσης. Αυτό ισχύει και για τις αποστολές που προσφέρονται από τα κράτη μέλη. Τα έξοδα των ταξιδιών/αποστολών θα καλύπτονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Οι συνεδριάσεις ή οι επισκέψεις θα πρέπει, ει δυνατόν, να ομαδοποιούνται για να μειώνεται ο αριθμός τους, να είναι στοχοθετημένες και να οργανώνονται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, με σκοπό τη βέλτιστη χρήση του προϋπολογισμού των αποστολών.

Θα πρέπει να δίνεται προτεραιότητα στους πιο οικολογικούς τρόπους μεταφοράς στο πλαίσιο των αποστολών. Κάθε προσφορά δώρων στο πλαίσιο της εκτέλεσης των καθηκόντων του συντονιστή θα πρέπει να απορρίπτεται, εκτός εάν είναι συμβολικής αξίας και δεν υπερβαίνει τα 50 EUR. Ο συντονιστής δεσμεύεται από τον οδηγό αποστολών της Επιτροπής, που αναφέρεται στην απόφαση της Επιτροπής για τον διορισμό του.

Μετά την αποστολή

Έκθεση αποστολής

Ο συντονιστής πρέπει να υποβάλλει έκθεση αποστολής. Εάν ο συντονιστής συνοδεύεται από εκπρόσωπο της Μονάδας C4 της ΓΔ ENER, μπορεί να αξιοποιήσει τη συνδρομή του εν λόγω εκπροσώπου για την υποβολή της έκθεσης. Η έκθεση αποστολής διαβιβάζεται στον διευθυντή της ΓΔ ENER C προς ενημέρωση και επισυνάπτεται στην αίτηση επιστροφής των εξόδων. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο μπορούν, σε ορισμένο στάδιο, να ζητήσουν τα έγγραφα αυτά με σκοπό να αξιολογήσουν την αιτιολόγηση των εξόδων.

Ημερομηνία:

Όνομα, επώνυμο:

Υπογραφή: