Άρθρο 1

Η τεχνική αρχιτεκτονική του συστήματος FADO, οι τεχνικές προδιαγραφές για την εισαγωγή και αποθήκευση πληροφοριών στο σύστημα FADO και οι διαδικασίες ελέγχου και επαλήθευσης των πληροφοριών που περιέχονται στο σύστημα FADO καθορίζονται στο παράρτημα.

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την επόμενη ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΜΕΡΟΣ 1

1.   Στόχοι

Το παρόν μέρος του παραρτήματος περιγράφει την τεχνική αρχιτεκτονική του επιγραμμικού συστήματος μητρώου γνήσιων και πλαστών εγγράφων (στο εξής: σύστημα FADO του EBCG) και των συνιστωσών του, του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (στο εξής: Οργανισμός).

Η τεχνική αρχιτεκτονική του νέου συστήματος FADO του EBCG θα αναπτυχθεί σταδιακά, μετά τη δημοσίευση του νέου συστήματος και τις πιθανές μελλοντικές απαιτήσεις.

2.   Περιγραφή της αρχιτεκτονικής του συστήματος FADO του EBCG

Η τεχνική αρχιτεκτονική επιτρέπει στον Οργανισμό να καθορίζει τα διάφορα επίπεδα πρόσβασης στις πληροφορίες που αποθηκεύονται στο σύστημα. Ο Οργανισμός εισάγει τις πληροφορίες που λαμβάνει στο σύστημα FADO του EBCG με έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο και εγγυάται την ομοιομορφία και την ποιότητα των εν λόγω πληροφοριών.

Το σύστημα FADO του EBCG θα αποτελέσει τη γενική εφαρμογή για όλα τα επίπεδα πρόσβασης, παρέχοντας ένα ενιαίο σημείο πρόσβασης στους χρήστες που επιθυμούν να διαχειριστούν πληροφορίες ή να αναζητήσουν περιεχόμενο FADO του EBCG.

Η τεχνική αρχιτεκτονική του συστήματος FADO του EBCG θα έχει την ικανότητα να φιλοξενεί:

α)	δημόσιο τομέα που περιέχει υποσύνολο βασικών πληροφοριών σχετικά με δείγματα αυθεντικών εγγράφων και με αυθεντικά έγγραφα·

β)

ευαίσθητο, μη διαβαθμισμένο τομέα της ΕΕ που υπόκειται σε έλεγχο πρόσβασης, ο οποίος: — επιτρέπει σε διάφορες κατηγορίες χρηστών να διερευνούν πληροφορίες σύμφωνα με τα καθορισμένα δικαιώματα πρόσβασης· — επιτρέπει σε επιλεγμένο αριθμό χρηστών να υποβάλλουν και να επικυρώνουν ευαίσθητες, μη διαβαθμισμένες πληροφορίες πριν από τη διάθεση των πληροφοριών αυτών στους τελικούς χρήστες (καταναλωτές ευαίσθητων και μη διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ)· — αρχείο για την αποθήκευση μέρους των ευαίσθητων, μη διαβαθμισμένων πληροφοριών για στατιστικούς και ιστορικούς σκοπούς μόλις παύσει να υφίσταται ο σκοπός της ανάκτησης των εν λόγω πληροφοριών·

γ)

διαβαθμισμένο (περιορισμένο) τομέα της ΕΕ που υπόκειται σε έλεγχο πρόσβασης για εξουσιοδοτημένους χρήστες, ο οποίος: — επιτρέπει τη διερεύνηση διαβαθμισμένων πληροφοριών· — επιτρέπει σε επιλεγμένο αριθμό χρηστών να υποβάλλουν και να επικυρώνουν διαβαθμισμένες πληροφορίες πριν από τη διάθεση των πληροφοριών αυτών σε άλλους τελικούς χρήστες που έχουν άδεια πρόσβασης στο διαβαθμισμένο δίκτυο (καταναλωτές διαβαθμισμένων πληροφοριών)·

Επιπλέον, η τεχνική αρχιτεκτονική του συστήματος θα έχει την ικανότητα:

α)	να διασφαλίζει υψηλού επιπέδου ασφάλεια στον κυβερνοχώρο·

β)	να στηρίζει εκτεταμένες ικανότητες αναζήτησης και υποβολής εκθέσεων και να εφαρμόζει προηγμένες υπηρεσίες ανάλυσης, συμπεριλαμβανομένης της τεχνητής νοημοσύνης·

γ)	να ενσωματώνεται σε εξωτερικούς φορείς και τα συστήματά τους και να παρέχει δυνατότητες ανταλλαγής δεδομένων μέσω αυτοματοποιημένων διεπαφών, όπως το ηλεκτρονικό σύστημα εγγράφων βιβλιοθήκης Interpol της Frontex (FIELDS), με σύστημα πληροφοριών εγγράφου προσωπικής κατάστασης (DISCS) κ.λπ.·

δ)	να εργάζεται για τη δημιουργία υποδομής υπολογιστικού νέφους για μη διαβαθμισμένους, ευαίσθητους και δημόσιους τομείς της ΕΕ, εφόσον διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

ε)	να εφαρμόζει τεχνολογίες αιχμής και σύγχρονες τεχνικές προσεγγίσεις, συμπεριλαμβανομένης της διαθεσιμότητας, της αξιοπιστίας, της ευελιξίας για νέες λειτουργίες, προϊόντα και τροποποιήσεις, καθώς και να είναι σε θέση να επεκταθεί ώστε να εξυπηρετεί μεγάλο αριθμό χρηστών·

στ)	να επιτρέπει την ενσωμάτωση με υλισμικό και να υποστηρίζει την πρόσβαση στο σύστημα εκτός διαδικτύου ή σε σενάρια περιορισμένης συνδεσιμότητας από κινητές συσκευές.

ΜΕΡΟΣ 2

1.   Στόχοι

Το παρόν δεύτερο μέρος του παραρτήματος περιγράφει τις τεχνικές προδιαγραφές για την εισαγωγή και αποθήκευση πληροφοριών στο επιγραμμικό σύστημα μητρώου γνήσιων και πλαστών εγγράφων (στο εξής: σύστημα FADO του EBCG) του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (στο εξής: Οργανισμός), σύμφωνα με υψηλά πρότυπα.

Το σύστημα FADO του EBCG θα συμβάλει επίσης στην καταπολέμηση της υποκλοπής ταυτότητας μέσω της ανταλλαγής πληροφοριών με άλλους συντελεστές, συμπεριλαμβανομένου του ευρέος κοινού.

Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα περιλαμβάνεται στις παρούσες τεχνικές προδιαγραφές. Η εισαγωγή και αποθήκευση πληροφοριών στο σύστημα θα γίνεται ανάλογα με τον σκοπό της επεξεργασίας.

2.   Περιγραφή της διαδικασίας εισαγωγής και αποθήκευσης πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG

Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες θα υποβάλλουν πληροφορίες σε ειδική ενότητα του συστήματος FADO του EBCG για σκοπούς επικύρωσης πριν από τη διάθεση των πληροφοριών αυτών σε άλλους χρήστες.

Η διαδικασία επικύρωσης εφαρμόζεται σε όλες τις πληροφορίες που εισάγονται στο σύστημα FADO του EBCG ή δημιουργούνται εντός του συστήματος.

Η διαδικασία επικύρωσης των εν λόγω πληροφοριών ελέγχεται από τον Οργανισμό και εφαρμόζεται σε διαβούλευση με τον πάροχο των πληροφοριών. Προκειμένου να διασφαλίζονται υψηλά πρότυπα, ο Οργανισμός μπορεί να αποφασίζει να διαβουλεύεται με επιλεγμένους εμπειρογνώμονες σε θέματα εγγράφων ή με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Οργανισμού.

Μόλις επικυρώνονται, οι πληροφορίες θα μεταφράζονται και θα αποθηκεύονται στους τομείς του συστήματος EBCG FADO.

3.   Ελεγχος και επαλήθευση πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG

Στο σύστημα FADO του EBCG, τα δεδομένα των εγγράφων (στο εξής: πληροφορίες) επαληθεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία για διοικητικούς σκοπούς μόνο με ηλεκτρονικά και υλικά μέσα, ανάλογα με τον μορφότυπο με τον οποίο υποβάλλονται οι πληροφορίες στον Οργανισμό. Στο σύστημα FADO του EBCG δεν πραγματοποιείται επεξεργασία επιχειρησιακών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την έννοια του άρθρου 3 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (1).

Οι πληροφορίες που υποβάλλονται σε επεξεργασία υπόκεινται στις επιχειρησιακές διαδικασίες που έχουν σχεδιαστεί για την εισαγωγή και αποθήκευση πληροφοριών στο σύστημα EBCG FADO. Στους χρήστες διατίθενται μόνο δημοσιευμένα έγγραφα που έχουν επικυρωθεί στο παρελθόν.

Η επεξεργασία πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG θα υπόκειται σε συνεχή βελτίωση προκειμένου να διασφαλίζεται η σταδιακή αναθεώρηση και προσαρμογή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων σύμφωνα με την τεχνολογική εξέλιξη και να εξαλειφθούν οι αδυναμίες στις υποκείμενες επιχειρηματικές διαδικασίες.

Ο Οργανισμός προσδιορίζει:

α)	τις κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων των οποίων τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία στο σύστημα·

β)	τις κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία·

γ)	τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή τις κατηγορίες υπευθύνων επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένων των από κοινού υπεύθυνων επεξεργασίας·

δ)	τους αποδέκτες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

ε)	τις εγγυήσεις για την πρόληψη της κατάχρησης ή της παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

στ)	την περίοδο διατήρησης που σχετίζεται με τις δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της λειτουργίας του συστήματος FADO του EBCG και της εκτέλεσης διοικητικών καθηκόντων·

ζ)	τη μεθοδολογία συλλογής δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον η συλλογή προέρχεται από κράτη μέλη και/ή τρίτες χώρες·

η)	τη διάδοση και τους αποδέκτες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

4.   Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για την εισαγωγή και την αποθήκευση πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG

Ο Οργανισμός θα εφαρμόσει ειδικά οργανωτικά και τεχνικά μέτρα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής και αποθήκευσης πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG με τους εξής τρόπους:

α)	παρέχοντας καθοδήγηση στους εξουσιοδοτημένους χρήστες σχετικά με την απαλοιφή —ελαχιστοποίηση και ψευδωνυμοποίηση— των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πριν από την υποβολή πληροφοριών στον Οργανισμό και κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επικύρωσης·

β)	εφαρμόζοντας κατάλληλα τεχνικά μέτρα για τη διασφάλιση των αναγκαίων εγγυήσεων για την προστασία των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων κατά τη διαδικασία επικύρωσης, πριν από τη διάθεση πληροφοριών στους τελικούς χρήστες·

γ)	περιορίζοντας την πρόσβαση στην ενότητα που είναι αφιερωμένη στη διαδικασία επικύρωσης σε ελάχιστο αριθμό χρηστών·

δ)	καθιστώντας διαθέσιμες πληροφορίες αποθηκευμένες στους ευαίσθητους, μη διαβαθμισμένους και διαβαθμισμένους τομείς με βάση την ανάγκη γνώσης σε γνωστό αριθμό χρηστών.

ΜΕΡΟΣ 3

1.   Στόχοι

Το τρίτο μέρος του παραρτήματος περιγράφει τις διαδικασίες για τον έλεγχο και την επαλήθευση των πληροφοριών στο επιγραμμικό σύστημα μητρώου γνήσιων και πλαστών εγγράφων (στο εξής: σύστημα FADO του EBCG) του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (στο εξής: Οργανισμός).

Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα θα περιλαμβάνεται στις διαδικασίες ελέγχου και επαλήθευσης των πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG.

Η Επιτροπή εποπτεύει, μεταξύ άλλων, την εφαρμογή των μέτρων που περιέχονται στην παρούσα απόφαση. Η Επιτροπή επικουρείται από την επιτροπή που συστάθηκε με το άρθρο 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1683/95 του Συμβουλίου (2). Ο Οργανισμός συμμετέχει στις συνεδριάσεις της επιτροπής του άρθρου 6 χωρίς εξουσία λήψης αποφάσεων.

Ο Οργανισμός θα εφαρμόζει τεχνικές διασφάλισης της ποιότητας και ποιοτικού ελέγχου για τον έλεγχο και την επαλήθευση των πληροφοριών που περιέχονται στο σύστημα FADO του EBCG.

2.   Διασφάλιση και έλεγχος ποιότητας

Σύμφωνα με το μέρος 2 του παραρτήματος της παρούσας εκτελεστικής απόφασης της Επιτροπής που αφορά τη θέσπιση των τεχνικών προδιαγραφών για την εισαγωγή και αποθήκευση πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG (3), ο Οργανισμός θεσπίζει διαδικασίες για την εφαρμογή:

α)	διασφάλισης της ποιότητας: — πριν από την εισαγωγή πληροφοριών στο σύστημα FADO για σκοπούς επικύρωσης· — κατά τη διάρκεια της επικύρωσης·

β)	ποιοτικού ελέγχου: — μετά τη δημοσίευση, μόλις οι πληροφορίες καταστούν διαθέσιμες στο κοινό και σε άλλους τελικούς χρήστες (καταναλωτές).

3.   Διασφάλιση της ποιότητας

i.   Διαχείριση πρόσβασης

Σκοπός της διαχείρισης της πρόσβασης στο σύστημα FADO είναι:

α)	να παρέχει πρόσβαση στο σύστημα FADO με βάση την αρχή «ανάγκη γνώσης»·

β)	να ανακαλεί δικαιώματα πρόσβασης.

Ο Οργανισμός θεσπίζει διαδικασίες για τη διαχείριση της πρόσβασης στο σύστημα FADO, στις οποίες πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθες ελάχιστες απαιτήσεις:

α)	οι χρήστες λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν·

β)	οι χρήστες διαχειρίζονται τους λογαριασμούς χρήστη στο σύστημα FADΟ·

γ)	τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κοινοποιούνται στον Οργανισμό απευθείας από τα υποκείμενα των δεδομένων ή από τα σημεία επαφής τους·

δ)	περιορισμένος αριθμός χρηστών του Οργανισμού που ανήκουν στην οργάνωση του συστήματος FADO εξουσιοδοτείται να εκτελεί διαχείριση πρόσβασης.

ii.   Επικύρωση των πληροφοριών που εισάγονται στο σύστημα FADO

Σκοπός της επικύρωσης των πληροφοριών είναι να μειωθεί ο κίνδυνος ελλείψεων του συστήματος, διασφαλίζοντας την ομοιομορφία και την ποιότητα των πληροφοριών.

Μόνο ένας επιλεγμένος αριθμός εξουσιοδοτημένων και εκπαιδευμένων εμπειρογνωμόνων σε θέματα εγγράφων υποβάλλει και επικυρώνει πληροφορίες στο σύστημα.

Πριν αρχίσουν να εισάγουν πληροφορίες στο σύστημα, οι εν λόγω χρήστες:

α)	θα έχουν εκπαιδευτεί για την εισαγωγή πληροφοριών στο σύστημα·

β)	θα τους παρέχεται υλικό καθοδήγησης και/ή οδηγίες για την εισαγωγή πληροφοριών στο σύστημα·

γ)	θα ενημερώνονται σχετικά με τις επιχειρησιακές μεθόδους που εφαρμόζει ο Οργανισμός για σκοπούς επικύρωσης.

Ο Οργανισμός θα θέσει σε εφαρμογή μια ειδική ενότητα του συστήματος FADO του EBCG για σκοπούς επικύρωσης πριν από τη διάθεση των πληροφοριών αυτών σε άλλους χρήστες. Κατά τη διάρκεια της επικύρωσης, η ενότητα αυτή επιτρέπει:

α)	σε επιλεγμένο αριθμό χρηστών την εισαγωγή ή τη διόρθωση πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG·

β)	σε περιορισμένο αριθμό χρηστών την επεξεργασία της επικύρωσης των πληροφοριών στο σύστημα, συμπεριλαμβανομένης της προαιρετικής διαβούλευσης με επιλεγμένους χρήστες εκτός εκείνων που εισάγουν ή διορθώνουν πληροφορίες·

γ)	σε περιορισμένο αριθμό χρηστών την παροχή μετάφρασης, εάν είναι αναγκαίο·

δ)	σε περιορισμένο αριθμό χρηστών την έγκριση και τη δημοσίευση των πληροφοριών.

iii.   Δημοσίευση πληροφοριών

Μετά τη διαδικασία επικύρωσης, δημοσιεύονται πληροφορίες.

4.   Ποιοτικός έλεγχος

Ο Οργανισμός καταρτίζει ετήσιο σχέδιο ποιοτικού ελέγχου στο σύστημα του FADO του EBCG.

Το σχέδιο θα διασφαλίζει ότι διενεργούνται τακτικά έλεγχοι επί επαρκούς όγκου πληροφοριών κάθε χρόνο, επαληθεύοντας μεταξύ άλλων:

α)	τη συνάφεια των πληροφοριών που περιέχονται στο σύστημα FADO του EBCG·

β)	την ποιότητα των πληροφοριών που περιέχονται στο σύστημα FADO του EBCG·

γ)	τη συμμόρφωση με τη διαχείριση του συστήματος διαχείρισης του FADO του EBCG, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τα αποτελέσματα των ελέγχων διαβιβάζονται στην Επιτροπή, στο διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού και στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Οργανισμού.

5.   Συμβολή των χρηστών στην ποιότητα

Οι χρήστες μπορεί να λαμβάνουν μέρος στη διαδικασία ελέγχου και επαλήθευσης των πληροφοριών στο σύστημα FADO του EBCG.

---

(1)  Κανονισμός (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (ΕΕ L 295 της 21.11.2018, σ. 39).

(2)  Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1683/95 του Συμβουλίου, της 29ης Μαΐου 1995, για την καθιέρωση θεώρησης ενιαίου τύπου (ΕΕ L 164 της 14.7.1995, σ. 1).

(3)  Εκτελεστική απόφαση της Επιτροπής για τη θέσπιση της τεχνικής αρχιτεκτονικής του συστήματος FADO της Ευρωπαϊκής Συνοριοφυλακής και Ακτοφυλακής (EBCG) σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) 2020/493.