52001DC0354

Ανακοινωση της Επιτροπης σto Συμβουλιο, το Ευρωπαϊκο Κοινοβουλιο, την Οικονομικη Και Κοινωνικη Επιτροπη, την Επιτροπη των Περιφερειων για νεο πλαισιο συνεργασιασ σε δραστηριοτητες τησ πολιτικησ τησ ευρωπαϊκησ ενωσησ στον τομεα τησ πληροφορησησ και επικοινωνιασ

ΠΕριεχομενα

Εισαγωγή

I. Συνεργασία μεταξύ των θεσμικών οργάνων και με τα κράτη μέλη

I.1. Ανοικτό πλαίσιο συνεργασίας Ευρωπαϊκής Επιτροπής - Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

I.1.1 Η Διοργανική Ομάδα για την Πληροφόρηση (ΔΟΠ)

I.1.2 Οι επιχειρησιακές υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

I.1.3 Συνεργασία στα κράτη μέλη - Αντιπροσωπείες και Εξωτερικά Γραφεία

I.2 Νέο πλαίσιο συνεργασίας με το Συμβούλιο, τα άλλα θεσμικά όργανα, τα κράτη μέλη και τα εθνικά κοινοβούλια

II. Υπηρεσίες Πληροφόρησης και Επικοινωνίας της Επιτροπής

II.1 Υπηρεσίες γενικής πληροφόρησης

II.2 Επεξεργασία της τομεακής Πληροφόρησης

II.3 Εργαλεία, μέσα και αξιολόγηση

III. Η συνέχεια

Παράρτημα: Εργαλεία, μέσα και αξιολόγηση των δραστηριοτήτων πληροφόρησης και επικοινωνίας

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο βασικός στόχος της ανακοίνωσης είναι ορίσει μία νέα διοργανική σχέση με βάση νέου τύπου συνεργασία σε θέματα κοινού ενδιαφέροντος. Αυτό συνεπάγεται από κοινού εφαρμογή των πολιτικών πληροφόρησης και εύχρηστες, αποκεντρωμένες και όσο το δυνατόν λιγότερο γραφειοκρατικές διαχειριστικές ρυθμίσεις. Εννοείται ότι όλα τα συμμετέχοντα μέρη θα εξακολουθήσουν να έχουν την ευθύνη της ειδικής κατεύθυνσης των στρατηγικών επιλογών τους ως προς την πληροφόρηση και την επικοινωνία. Έτσι, όλα τα μέρη θα διατηρήσουν την αυτονομία τους ως προς την πολιτική πληροφόρησης του θεσμικού τους οργάνου και την τήρηση των προτεραιοτήτων τους.

Στόχος της ανακοίνωσης της Επιτροπής είναι να τεθεί ένα νέο πλαίσιο συνεργασίας σε θέματα πληροφόρησης και επικοινωνίας. Είναι μία πρώτη απάντηση σε αιτήματα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο έχει, σε αρκετές περιπτώσεις, ζητήσει από την Επιτροπή να εκπονήσει κοινή στρατηγική στον τομέα της πληροφόρησης και επικοινωνίας. [1] Επιπλέον, το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο του Ελσίνκι, τον Δεκέμβριο 1999, παρότρυνε το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και την Επιτροπή να λάβουν μέτρα για τη μεγαλύτερη δυνατή σύγκλιση των προσπαθειών για την παροχή συντονισμένης γενικής ενημέρωσης σχετικά με την Ένωση, ιδίως δε για την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των υπαρχόντων πόρων. Η Επιτροπή κλήθηκε να "μελετήσει το γενικό ζήτημα της πολιτικής της Ένωσης στον τομέα της ενημέρωσης, συμπεριλαμβανομένης της βελτίωσης του συντονισμού με τα γραφεία πληροφοριών της στα κράτη μέλη και των συνδέσεων με τα εθνικά γραφεία πληροφοριών."

[1] Ψήφισμα της 14/05/98 σχετικά με την πολιτική ενημέρωσης και επικοινωνίας της ΕΕ

Πρόκειται για σημαντικό έργο που απαιτεί τη συμβολή όλων των θεσμικών οργάνων και των καρτών μελών προκειμένου να εφαρμοσθούν μέτρα τα οποία θα έχουν, όσο είναι δυνατόν, γρήγορα και πειστικά αποτελέσματα τα οποία θα πρέπει να αξιολογούνται τακτικά. Η επιτυχία του έργου αυτού συνεπάγεται τη διάθεση πρόσθετου ανθρώπινου δυναμικού και οικονομικών πόρων.

Στο πλαίσιο μιας πραγματικής αναθεώρησης της πολιτικής ενημέρωσης, η Ανακοίνωση:

* Ορίζει ένα οργανικό πλαίσιο (καθορισμός, διανομή και συγκέντρωση των διαφόρων εργαλείων).

* Συγκεντρώνει τα μέσα στήριξης που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων στους οποίους περιλαμβάνεται η ανάπτυξη του διαλόγου με το κοινό, η γεφύρωση του χάσματος μεταξύ Ένωσης και κοινού εξασφαλίζοντας ότι το κοινό έχει πρόσβαση στη σωστή πληροφόρηση, τα μηνύματα πρέπει να είναι περιεκτικά, να απαντούν στα ερωτήματα πριν ακόμη αυτά τεθούν, να δημιουργούν μία Ευρώπη κοντά στον κόσμο, οικεία που σημαίνει κάτι για τους Ευρωπαίους πολίτες.

* Διατυπώνει ρυθμίσεις για συνεργασία μεταξύ θεσμικών οργάνων, κρατών μελών σε εθνικό, περιφερειακό και τοπικό επίπεδο και κοινωνίας των πολιτών. οι ρυθμίσεις για συνεργασία που βοηθούν στην παροχή πληροφοριών σε αποκεντρωμένο στοιχειώδες επίπεδο.

Αυτό αντιστοιχεί στο καινούργιο περιβάλλον μιας Ένωσης στην οποία σημειώθηκαν βαθιές αλλαγές. Οι προσδοκίες και οι απαιτήσεις του κοινού, η ανάγκη για παροχή βασικών πληροφοριών και η συζήτηση για την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση έχουν ως συνέπεια να απαιτείται από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, τόσο τα κοινοτικά θεσμικά όργανα όσο και τα κράτη μέλη, όχι μόνο να συνεργαστούν στενότερα μεταξύ τους αλλά να αναπτύξουν και νέους τρόπους συνεργασίας. Επίσης, υπάρχει ανάγκη διοργανικής προσέγγισης για να εξασφαλίζεται ότι η εικόνα που δίνεται στο κοινό για τα θεσμικά όργανα και το τι κάνουν είναι εικόνα πλήρους συνεργασίας και όχι σύγχυσης και κατακερματισμού.

Έχοντας υπόψη τι διακυβεύεται, η ανακοίνωση ζητάει φυσικά διάλογο. ανοιχτό αλλά δομημένο διάλογο με σαφές χρονοδιάγραμμα και προσδιορισμό των ενδεδειγμένων στόχων. Η ανακοίνωση στην ουσία είναι έτσι διατυπωμένη που προκαλεί τέτοιο διάλογο, εφόσον μοναδικός σκοπός της είναι να ορίσει το πλαίσιο στο οποίο θα βασιστεί. Το πλαίσιο δεν προκρίνει το περιεχόμενο. Ο σκοπός του διαλόγου θα είναι η συζήτηση να επικεντρωθεί κυρίως στο περιεχόμενο, οπότε θα ξεκαθαρίσει και θα προσαρμοστεί ανάλογα και το πλαίσιο.

I. Συνεργασία μεταξύ των θεσμικών οργάνων και με τα κράτη μέλη

Οι αυξανόμενες και θεμιτές προσδοκίες των πολιτών για πλήρη και εύκολη πρόσβαση στην πληροφόρηση για τα ευρωπαϊκά θέματα, την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση και η ανάπτυξη της Ένωσης απαιτούν σύγχρονη, αποτελεσματική και αξιόπιστη πολιτική ενημέρωσης. Για τα θεσμικά όργανα, την Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, που έχουν δεσμευτεί σε μία πολιτική δημοσιότητας και διαφάνειας (πρόσβαση σε έγγραφα) και λογοδότησης, η καινούργια αυτή πρόκληση είναι μια καλή ευκαιρία για να ενισχυθεί και να αναθεωρηθεί η συνεργασία μεταξύ αυτών και με τα κράτη μέλη.

Ο σκοπός της παρούσας ανακοίνωσης είναι να προτείνει ένα νέο πλαίσιο για τις δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Έτσι αναγνωρίζει τις ευθύνες των θεσμικών οργάνων και των κρατών μελών. Το πλαίσιο δεν είναι περιοριστικό. βέβαια καλούνται όλα τα θεσμικά όργανα μαζί με τα κράτη μέλη και τα εθνικά κοινοβούλια να συμβάλουν στην κοινή προσπάθεια πληροφόρησης και επικοινωνίας.

Η επιλεγείσα προσέγγιση είναι απλή, μη γραφειοκρατική και αποκεντρωμένη και αποσκοπεί στην οικοδόμησης αμοιβαίας εμπιστοσύνης μεταξύ των θεσμικών οργάνων.

Ευρώπη κοντά στον πολίτη

Η υποχρέωση για την Ευρώπη να πλησιάσει τους πολίτες της είναι ο πυρήνας της πολιτικής για την πληροφόρηση και την επικοινωνία. Οι δομές και τα ίδια τα θεσμικά όργανα πρέπει να προσαρμοστούν στην επιταγή αυτή ώστε η Ευρώπη να «είναι δίπλα» με πληροφόρηση που θα είναι σαφής, ενδεδειγμένη και ανάλογη με τις πραγματικές ανησυχίες τους. Το θέμα αυτό συνδέεται στενά με τις τρέχουσες συζητήσεις για την διακυβέρνηση της ΕΕ και ιδίως για το πώς τα θεσμικά όργανα θα είναι καλύτερα εφοδιασμένα για να εκπληρώσουν το καθήκον της πληροφόρησης και επικοινωνίας. Επίσης έχει θεμελιώδη σημασία για τους πολίτες να ενημερωθούν για τον Ευρωπαϊκό Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων ώστε να επωφεληθούν πλήρως από αυτόν. Με αυτόν τον τρόπο η πληροφόρηση και η επικοινωνία θα καταστούν στρατηγικό εργαλείο διακυβέρνησης για τη Ευρωπαϊκή Κοινότητα και ανταποκρίνονται στις ανησυχίες και τις επιθυμίες που έχει εκφράσει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο για συμμετοχή του κοινού.

Τα θεσμικά όργανα αντιμετωπίζουν πολλές δυσκολίες στο να πλησιάσουν τον πολίτη και δεν μπορούμε να περιμένουμε ότι θα είναι σε θέση ξεκινήσουν και να προχωρήσουν μέχρι τέλους ένα διάλογο μόνα τους. Πρέπει να βρεθούν τρόποι να ξεπεραστούν οι φραγμοί στην επικοινωνία είτε αυτοί είναι γλωσσικοί, είτε πολιτισμικοί, πολιτικοί ή θεσμικοί και να ληφθούν πλήρως υπόψη οι διαφορές μεταξύ κρατών μελών: σήμερα, για πολλά πράγματα, δεν υπάρχει Ευρωπαϊκό Κοινό.

Γι' αυτό πρέπει το μήνυμα που θέλουμε να διαβιβαστεί να είναι προσαρμοσμένο στις ιδιαιτερότητες του κοινού στο οποίο απευθύνεται.

Αυτό απαιτεί πλήρη λειτουργία όλων των εταιρικών σχέσεων σε όλα τα επίπεδα, χρησιμοποιώντας όσο το δυνατόν καλύτερα τις νέες τεχνικές και τεχνολογίες επικοινωνίας και δημιουργώντας μηχανισμούς ανάδρασης των πολιτών.

Λογοδοσία

Ενώ πρέπει να λειτουργεί σε σημαντικό βαθμό η αποκέντρωση στην παροχή πληροφόρησης είναι εξίσου απαραίτητο να εξασφαλιστεί η συνοχή και η αξιοπιστία στη ροή της πληροφόρησης. Τα θεσμικά όργανα είναι και παραμένουν υπεύθυνα για τις ενέργειές τους. Θα πρέπει, όπου είναι δυνατό, να επιτυγχάνεται η πληρέστερη δυνατή συνέργια μεταξύ των δραστηριοτήτων και των πόρων κάθε θεσμικού οργάνου.

Επίσης, τα θεσμικά όργανα - και τα μέλη τους - εξακολουθούν να είναι απολύτως υπεύθυνα ως προς τις επαφές τους με τον Τύπο και τα Μέσα Ενημέρωσης. Η δουλειά με τον Τύπο αποτελεί πρώτη προτεραιότητα στο σημερινό κόσμο και είναι το «κλειδί» για την άμεση παρουσίαση πληροφοριών, και νέων πολιτικών και για τη διατύπωση απόψεων. Η στρατηγική για την πληροφόρηση και επικοινωνία πρέπει, όποτε είναι δυνατόν, να διευκολύνει την επιτέλεση του έργου αυτού με τα μέσα ενημέρωσης, εξασφαλίζοντας άμεσα διαθέσιμη, τεκμηριωμένη και ενημερωμένη πληροφόρηση είναι. Ωστόσο, αυτή η στρατηγική για την πληροφόρηση και την επικοινωνία δεν αφορά άμεσα τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τον Τύπο. Κάθε θεσμικό όργανο εξακολουθεί να είναι υπεύθυνο για τις δραστηριότητές του όσον αφορά τον Τύπο και για την παρουσίαση, την προώθηση και την υπεράσπιση των πολιτικών και των δραστηριοτήτων του.

Ακεραιότητα των θεσμικών οργάνων

Η αυτονομία και η ακεραιότητα όλων των θεσμικών οργάνων γίνονται πλήρως σεβαστές στο νέο πλαίσιο. Ειδικότερα, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή είναι αποκλειστικώς υπεύθυνη για τις δραστηριότητες επικοινωνίας και πληροφόρησης που αφορούν τα θέματα της δικής της αρμοδιότητας, π.χ. δικαίωμα πρωτοβουλίας, θεματοφύλακας των Συνθηκών ή εκτέλεση του προϋπολογισμού υπό τον έλεγχο της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, όταν λειτουργεί ως νομοθέτης, ως αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή ή ως η αρχή άσκησης του δημοκρατικού ελέγχου πρέπει να έχει πλήρη ανεξαρτησία να εκφράσει τη γνώμη του και τα μέλη του πρέπει να μπορούν να μιλούν ελεύθερα για οποιοδήποτε θέμα της επιλογής τους.

Πώς χειρίζονται την πληροφόρηση τα θεσμικά όργανα

Δεδομένου ότι ο απλός πολίτης μάλλον δεν αναγνωρίζει τις πολλές διακρίσεις μεταξύ των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων, και ακόμη λιγότερο τις διακρίσεις μεταξύ των διαφόρων υπηρεσιών της Επιτροπής, αυτό όχι μόνο απαιτεί βελτιωμένους μηχανισμούς διοργανικής συνεργασίας, κυρίως μεταξύ Επιτροπής και Κοινοβουλίου, αλλά και συνεχείς βελτιώσεις στην ίδια την Επιτροπή.

Η πληροφόρηση μπορεί να ταξινομηθεί σε τρεις κατηγορίες. Γενική πληροφόρηση που απευθύνεται στο κοινό συνολικά, ακόμη και εάν απευθύνεται κατά προτεραιότητα σε ειδικές ομάδες κοινού, όπως είναι οι γυναίκες και οι νέοι. Η Επιτροπή, εκτός από την ανάλυση του δικού της ρόλου, των πολιτικών και των δραστηριοτήτων της, πρέπει να συμπεριλαμβάνει και τα δικαιώματα και τις ευκαιρίες του κοινού ως πολιτών της Ευρωπαϊκή Ένωση, καθώς και την επίπτωση που έχουν στους πολίτες οι ενέργειες στο επίπεδο της ΕΕ. Καλύπτει βέβαια και την ίδια τη διαδικασία λήψης αποφάσεων στην ΕΕ, τη λογοδοσία των θεσμικών οργάνων στο ευρύ κοινό και θέματα γενικότερου ενδιαφέροντος, όπως η δαπάνη των κονδυλίων της ΕΕ.

Την εξειδικευμένη πληροφόρηση τη χρειάζονται συγκεκριμένες κατηγορίες κοινού που ζητούν εις βάθος πληροφόρηση για ορισμένες ειδικές πτυχές των πολιτικών της ΕΕ. Για παράδειγμα στην Επιτροπή υπάρχουν μονάδες στις Γενικές Διευθύνσεις οι οποίες βοηθούν εκείνους που χρειάζονται αυτού του είδους την πληροφόρηση.

Η πληροφόρηση του Τύπου, το μεγαλύτερο μέρος της οποίας είναι «της στιγμής», αλλά περιλαμβάνει και εξειδικευμένο αρχειακό υλικό, είναι χωριστή από τις άλλες δύο και ανήκει σε ειδική κατηγορία, λόγω του κοινού στο οποίο απευθύνεται καταρχήν, παρόλο που έχει τεράστια σημασία για το κοινό συνολικά.

Η πληροφόρηση πρέπει να εξεταστεί στο πλαίσιο ευρύτερης επικοινωνιακής στρατηγικής, της οποίας στόχος είναι να προωθήσει τη συζήτηση για ευρωπαϊκά θέματα με πλήρη ενημέρωση. Αυτό δεν σημαίνει ότι οι υπηρεσίες πληροφόρησης πρέπει να υποκαταστήσουν τούς πολιτικούς που είναι υπεύθυνοι για την εισήγηση συγκεκριμένης στάσης έναντι της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ωστόσο, το γεγονός ότι η Επιτροπή έχει την ευθύνη να φέρει προς συζήτηση τα μέτρα που είναι αναγκαία για να υλοποιηθούν οι διατάξεις της Συνθήκης, συνεπάγεται και την υποχρέωσή της να ανακοινώνει στους πολίτες της ΕΕ ως σύνολο τι ακριβώς επιδιώκει. Το καθήκον αυτό πρέπει να επιτελείται σε συνεργασία με τα άλλα ευρωπαϊκά, αλλά και εθνικά και περιφερειακά, θεσμικά όργανα.

I.1. Ανοικτό πλαίσιο συνεργασίας Ευρωπαϊκής Επιτροπής - Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

Είναι σαφές και αναμφισβήτητο ότι και τα δύο θεσμικά όργανα δίνουν σημαντική πολιτική προτεραιότητα στις δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας, η οποία αντικατοπτρίζεται στην κατανομή των πόρων του προϋπολογισμού στα σχετικά κονδύλια. Το πλαίσιο της συνεργασίας Ευρωπαϊκής Επιτροπής και Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτό το υψηλό επίπεδο πολιτικής δέσμευσης και να αποτελέσει τη βάση επιχειρησιακών αποφάσεων που θα λάβουν τα επιτελεία κάθε θεσμικού οργάνου και πρακτικής συνεργασίας στο συγκεκριμένο θέμα.

Θα ήταν χρήσιμο να προσδιοριστούν τα τρία επίπεδα της προσπάθειας αυτής δεδομένου ότι το πλαίσιο θα τα αφορά όλα με διαφορετικούς τρόπους και θα καθορίζει σαφείς τρόπους συνεργασίας:

* Το πολιτικό επίπεδο : η Διοργανική Ομάδα για την Πληροφόρηση, που θα προσδιορίσει τις γενικές κατευθύνσεις και προτεραιότητες για τη συνολική πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας τηρουμένων των τομεακών αρμοδιοτήτων των κοινοβουλευτικών επιτροπών.

* Tο επιχειρησιακό επίπεδο : οι αρμόδιες υπηρεσίες (η ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας για την Επιτροπή και η ΓΔ Πληροφοριών και Δημοσίων Σχέσεων - ΓΔ III - για το Κοινοβούλιο) θα αποφασίζουν και θα παρακολουθούν τις δραστηριότητες.

* Η αποκέντρωση: η εφαρμογή στα κράτη μέλη (Αντιπροσωπείες και Εξωτερικά Γραφεία).

I.1.1 Η Διοργανική Ομάδα για την Πληροφόρηση (ΔΟΠ) [2]

[2] Η ΔΟΠ είναι κοινή ομάδα εργασίας της οποίας τα μέλη προέρχονται από την Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Τα δύο θεσμικά όργανα ασκούν από κοινού την προεδρία. Η αρχική αποστολή της περιορίστηκε σε ενημερωτικές ενέργειες προτεραιότητας (εκστρατείες PRINCE).Τώρα θα καλύπτει όλες τις δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας.

Η ΔΟΠ θα είναι ο κεντρικός φορέας συνεργασίας των θεσμικών οργάνων στο πολιτικό επίπεδο. Θα έχει δύο σημαντικά καθήκοντα: να εποπτεύει την ορθή λειτουργία της συνεργασίας μεταξύ των θεσμικών οργάνων και, σε ετήσια βάση, να κάνει τον απολογισμό της προόδου που σημειώθηκε και να θέτει τις γενικές κατευθύνσεις για γενικές και ειδικότερες ενημερωτικές δραστηριότητες, στις οποίες συνεργάζονται το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και η Επιτροπή.

Σε ετήσια συνεδρίαση, η οποία προγραμματίζεται μετά την πρώτη ανάγνωση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο του Προσχεδίου Προϋπολογισμού για το επόμενο οικονομικό έτος, η ΔΟΠ θα ορίζει προτεραιότητες για τις μελλοντικές δραστηριότητες και θα κάνει απολογισμό της προόδου που σημειώθηκε βάσει έκθεσης που εκπονείται από την Επιτροπή, ενδεχομένως με τη συμβολή και άλλων θεσμικών οργάνων. Η ΔΟΠ θα έχει στη διάθεσή της σχέδιο προγράμματος εργασίας για τις δραστηριότητες πληροφόρησης των υπηρεσιών της Επιτροπής και του Κοινοβουλίου, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων που σχεδιάζονται σε κάθε κράτος μέλος. Θα ορίζει επίσης τις κατευθυντήριες γραμμές για τις δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας, σε πολυετή βάση.

Η ΔΟΠ, στο πλαίσιο της ευθύνης της για το συνολικό προγραμματισμό κοινών δραστηριοτήτων, θα εκδίδει συστάσεις όταν χρειάζεται και θα διατυπώνει προτάσεις για τη διοργάνωση και τη χρηματοδότηση ενημερωτικών εκστρατειών ευρείας κλίμακας. Θα λαμβάνει τακτικές εκθέσεις για την υλοποίηση δραστηριοτήτων πληροφόρησης που έχουν αναλάβει τα θεσμικά όργανα για να διευκολυνθεί η πολιτική συζήτηση, με πλήρη ενημέρωση, για τα επιτευχθέντα αποτελέσματα και τους μελλοντικούς στόχους.

Η στρατηγική απόφαση της ΔΟΠ η οποία βασίζεται στην επισκόπηση των τρεχουσών δραστηριοτήτων, περιλαμβάνει:

* Επιλογή τομέων προτεραιότητας για δραστηριότητες πληροφόρησης για το(τα) επόμενο(α) έτος (η).

* Καθορισμό, για κάθε επιλεγείσα προτεραιότητα, των γενικών επιδιωκόμενων στόχων και της στρατηγικής που πρέπει να ακολουθηθεί.

* Προσδιορισμό των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν (PRINCE, άλλες μεγάλες εκστρατείες, κλπ.).

* Σύσταση για ρυθμίσεις παρακολούθησης και εκτίμησης της επίπτωσης.

Η ΔΟΠ θα μπορούσε να συνεδριάζει και άλλες φορές στη διάρκεια του έτους, όταν κρίνεται σκόπιμο, για να εξετάζει την πρόοδο των σημαντικότερων δραστηριοτήτων και να υποβάλει τις ενδεδειγμένες προτάσεις για την τροποποίηση ή την αλλαγή κατεύθυνσης τρεχουσών ενημερωτικών εκστρατειών.

Η αξιολόγηση από τη ΔΟΠ της συνεργασίας μεταξύ των θεσμικών οργάνων πρέπει να είναι μόνιμη δραστηριότητα και μόνιμο θέμα της ημερήσιας διάταξης για την ετήσια συνεδρίαση. Στο πλαίσιο αυτό θα εξετάζεται εάν είναι ανάγκη να αναθεωρηθεί ο κώδικας δεοντολογίας στον τομέα της πληροφόρησης και της ενημέρωσης.

Κάθε θεσμικό όργανο θα λαμβάνει υπόψη του τις αποφάσεις της ΔΟΠ και τις συστάσεις της, διατηρώντας πλήρως την αυτονομία και την ακεραιότητά του. Ειδικότερα, κάθε θεσμικό όργανο θα πρέπει να δηλώσει ρητά πώς θα συμμετέχουν τα μέλη του σε ενημερωτικές εκστρατείες και δραστηριότητες.

I.1.2 Οι επιχειρησιακές υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

Οι υπηρεσίες των δύο θεσμικών οργάνων (ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας για την Επιτροπή και η ΓΔ Πληροφοριών και Δημοσίων Σχέσεων - ΓΔ III - για το Κοινοβούλιο) έχουν αναλάβει την προετοιμασία, την εφαρμογή, την παρακολούθηση και την αξιολόγηση των ενημερωτικών δραστηριοτήτων σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που έχουν καθοριστεί και σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν λάβει εντός του συμφωνηθέντος πλαισίου. Η συνεργασία, η ανταλλαγή πληροφοριών και η αμοιβαία συνδρομή εφαρμόζονται σε όλα αυτά τα στάδια.

Οι Γενικοί Διευθυντές της Επιτροπής και του Κοινοβουλίου που είναι υπεύθυνοι για την πληροφόρηση και την επικοινωνία βοηθούν τη ΔΟΠ στο έργο της. Αυτοί οι Γενικοί Διευθυντές ή οι εκπρόσωποί τους θα συναντώνται τακτικά και τουλάχιστον ανά εξάμηνο για να συζητούν εκθέσεις σχετικές με τις ενημερωτικές δραστηριότητες που υλοποιούνται, να ανταλλάσσουν πληροφορίες σχετικά με το σχεδιασμό δραστηριοτήτων και για να προετοιμάζουν τις συνεδριάσεις της ΔΟΠ.

Καθεμία από τις ΓΔ θα καλεί βεβαίως έναν εκπρόσωπο του άλλου θεσμικού οργάνου να συμμετάσχει ως παρατηρητής στις «συντακτικές» επιτροπές ή άλλες ανάλογες ομάδες υπεύθυνες για δραστηριότητες γενικής πληροφόρησης. Οι ΓΔ θα προσπαθήσουν να έχουν επίσης τη συμμετοχή στις εργασίες τους των λοιπών θεσμικών οργάνων και, κατά περίπτωση, άλλων οργανισμών, συμπεριλαμβανομένων εκπροσώπων των κρατών μελών οι οποίοι συμμετέχουν σε ενημερωτικές δραστηριότητες.

Όταν οι επιχειρησιακές υπηρεσίες (ΓΔ PRESS και ΓΔ III) συγκροτούν σε κεντρικό επίπεδο μία ομάδα ή επιτροπή επιφορτισμένη με συντακτικά ή άλλα σχετικά με την πληροφόρηση καθήκοντα, τότε καλείται η υπηρεσία του άλλου θεσμικού οργάνου να ορίσει έναν παρατηρητή.

Οι Γενικές Διευθύνσεις και των δύο θεσμικών οργάνων θα πρέπει να εξετάσουν τη θέσπιση ρυθμίσεων για την από κοινού χρήση μέσων επικοινωνίας, όπως συμβαίνει ήδη για παράδειγμα με το δικτυακό τόπο EUROPA, την υπηρεσία «Ευρώπη μέσω Δορυφόρου» (Europe by Satellite broadcasts - EbS) και τις βιβλιοθήκες των θεσμικών οργάνων.

Οι Γενικοί Διευθυντές PRESS και ΓΔ III θα πρέπει επίσης να συναντώνται με τους ομολόγους τους των άλλων οργάνων και να παρακολουθούν τις εργασίες των υφιστάμενων επιτροπών συντονισμού (π.χ. για τον Europa ή την Europe by Satellite). Θα πρέπει να εξασφαλίζουν ότι τα θεσμικά όργανα εκμεταλλεύονται πλήρως το δυναμικό της σύγχρονης τεχνολογίας και παρέχουν στο κοινό εύκολη πρόσβαση σε πρόσφατες πληροφορίες.

Θα εξεταστεί η δυνατότητα δημιουργίας συμβουλευτικού οργάνου για την πληροφόρηση και την επικοινωνία, στο οποίο θα συμμετέχουν εκπρόσωποι των θεσμικών οργάνων και τα κράτη μέλη, με δυνατότητα συμμετοχής, κατόπιν ψηφοφορίας των μελών, εξωτερικών συμβούλων και ειδικών για συγκεκριμένους σκοπούς (όπως είναι η ορθή πρακτική στη χρήση μέσων επικοινωνίας, πώς αυτά μπορούν να συνδυαστούν αποτελεσματικότερα, κριτήρια αξιολόγησης και εκτίμηση της επίπτωσης).

I.1.3 Συνεργασία στα κράτη μέλη - Αντιπροσωπείες και Εξωτερικά Γραφεία

Οι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής και τα Εξωτερικά Γραφεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στα κράτη μέλη συνεργάζονται σήμερα τοπικά και σε πολύ συγκεκριμένα θέματα. Και τα δύο θεσμικά όργανα έχουν διαθέσει σημαντικούς πόρους για τις δραστηριότητές τους και περιμένουν αντίστοιχη ανταπόκριση σε σχέση με τα ειδικά καθήκοντα των τοπικών μονάδων. Το νέο πλαίσιο συνεργασίας απαιτεί υψηλού επιπέδου τοπικό συντονισμό, ανταλλαγή πληροφοριών και συνεργασία, δεδομένου ότι έτσι αυξάνεται η αποτελεσματικότητα της δράσης.

Πεδίο και μέθοδος συνεργασίας

Στο νέο πλαίσιο, οι Αντιπροσωπείες και τα Γραφεία θα θεωρούνται τα κέντρα για την αποκεντρωμένη συνεργασία στα κράτη μέλη. Περιλαμβάνονται όλοι οι τομείς που θα καλύπτονται από αποφάσεις και κατευθυντήριες γραμμές της ΔΟΠ. Οι δραστηριότητες και ενέργειες σε τομείς οι οποίοι είναι και παραμένουν της αποκλειστικής αρμοδιότητας του ενός ή του άλλου θεσμικού οργάνου, δεν εντάσσονται στο πεδίο της επιτόπιας συνεργασίας, δηλ. στα κράτη μέλη.

Οι Διευθυντές των Αντιπροσωπειών και των Εξωτερικών Γραφείων θα είναι υπεύθυνοι για την υλοποίηση στα κράτη μέλη των δραστηριοτήτων που θα έχουν καθοριστεί από τη ΔΟΠ και για τις οποίες θα έχουν αναλάβει δράση οι ΓΔ PRESS και III, αντίστοιχα. Κατά κανόνα η συνεργασία θα βασίζεται σε συστηματικές επιτόπιες επαφές και τακτική ανταλλαγή μακροπρόθεσμων σχεδίων και πρωτοβουλιών. Όποτε αυτό είναι δυνατό τα Γραφεία και οι Αντιπροσωπείες θα πρέπει να αναζητούν κοινές λύσεις στα κοινά προβλήματα.

Οι Διευθυντές της Αντιπροσωπείας και του Εξωτερικού Γραφείου σε κάθε κράτος μέλος είναι υπεύθυνοι για την επιτόπια συνεργασία των δύο θεσμικών οργάνων. Καλούν ο ένας τον άλλο συστηματικά να συμμετέχει σε συμβουλευτικές ομάδες, σε συντακτικές επιτροπές κλπ, τοπικά, όταν το αντικείμενο είναι κοινού ενδιαφέροντος. Για να διευκολύνεται η τακτική συνεργασία εφαρμόζονται τα εξής μέτρα:

* οι Διευθυντές της Αντιπροσωπείας και οι Διευθυντές του γραφείου Πληροφοριών συναντώνται μία φορά το μήνα στο γραφείο του ενός από τους δύο, εναλλάξ.

* κάθε Διευθυντής διαβιβάζει στο θεσμικό του όργανο αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης και συνοπτικά πρακτικά της συνάντησης.

* οι Διευθυντές των Αντιπροσωπειών και των Εξωτερικών Γραφείων συνεδριάζουν δύο φορές το χρόνο και στη μία από τις συνεδριάσεις αυτές δίδεται προτεραιότητα στην προετοιμασία της συνεδρίασης της ΔΟΠ.

Η συνεργασία σέβεται όλες τις τοπικές συνθήκες και ειδικές περιστάσεις της χώρας υποδοχής. Τα θεσμικά όργανα δεσμεύονται να επιζητούν τη μέγιστη δυνατή συνέργια στις ενέργειές τους, συμπεριλαμβανομένων κοινών κτιρίων, κέντρων πληροφόρησης, ηλεκτρονικής διασύνδεσης με σελίδες του Διαδικτύου κλπ, καθώς επίσης και σε κάθε άλλο πρακτικό μέσο συνεργασίας.

Τέλος, οι Διευθυντές των Αντιπροσωπειών και Εξωτερικών Γραφείων θα εξετάζουν πώς ακριβώς, κατά περίπτωση, θα συμμετέχουν μέλη των δυο θεσμικών οργάνων σε όλες τις δράσεις πληροφόρησης και επικοινωνίας που αναλαμβάνουν. Σε κάθε περίπτωση, θα λαμβάνονται τα ενδεδειγμένα μέτρα για την προαγωγή του πλουραλισμού και του ανοιχτού διαλόγου.

Κοινές δράσεις - αποστολή και κώδικας δεοντολογίας

Η στοιχειώδης ενημέρωση σχετικά με την ΕΕ και τις πολιτικές της πρέπει να αποτελεί κοινή ευθύνη της Επιτροπής, του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου των λοιπών θεσμικών οργάνων και των κρατών μελών. Τα κέντρα ευρωπαϊκής πληροφόρησης και τα δίκτυα τα οποία έχουν προσαρμοσθεί στις συνθήκες που επικρατούν σε κάθε κράτος μέλος φέρουν σε πέρας την αποστολή αυτή με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Αυτοί οι φορείς παροχής πληροφοριών πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο κοντά στον πολίτη - η ΕΕ είναι δίπλα μας, δεν είναι θέμα εξωτερικής πολιτικής. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε ορισμένα κράτη μέλη να βρεθούν αξιόπιστοι φορείς των μηνυμάτων που θέλουν να μεταδώσουν τα θεσμικά όργανα. Πρέπει επίσης να έχουμε υπόψη μας ότι, ακόμη κι αν συνεργάζονται, τα θεσμικά όργανα δεν μπορούν μόνα τους να φτάσουν τους πολίτες. Γι' αυτό είναι κρίσιμης σημασίας η συνεργασία με τα κράτη μέλη, την κοινωνία των πολιτών και ΜΚΟ. Η πληροφόρηση πρέπει να είναι σύγχρονη, φιλική προς το χρήστη και να ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανησυχίες των ανθρώπων, Οι Αντιπροσωπείες έχουν την ευθύνη του συντονισμού, της κατάρτισης και της τροφοδότησης των κέντρων ευρωπαϊκής πληροφόρησης και των δικτύων με την υποστήριξη των οικείων μονάδων του κέντρου.

Σε αυτό το πλαίσιο πρέπει να αναθεωρηθεί και, εάν χρειαστεί, να τροποποιηθεί η αποστολή των Αντιπροσωπειών και των Γραφείων. Η Επιτροπή προτείνει να επανεξεταστούν οι σχετικές διατάξεις, σε ό,τι την αφορά, ώστε να ληφθεί υπόψη το νέο πλαίσιο συνεργασία. Αυτό συνεπάγεται ότι πρέπει να θεσπιστούν πρόσθετες διατάξεις σχετικά με την ενημέρωση του «ευρέος κοινού» ως προτεραιότητα που θα προστεθεί στις δυο ήδη υπάρχουσες που αφορούν τα «μέσα ενημέρωσης» και τις «πολιτικές επαφές». Άλλες τροποποιήσεις αφορούν τις ενημερωτικές εκστρατείες και λοιπές ενέργειες που θα αποφασίσει η ΔΟΠ για να εξασφαλίσει ότι στα κράτη μέλη τούς δίδεται η προτεραιότητα που πρέπει.

Έχει υποβληθεί πρόταση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο να τροποποιήσει ανάλογα τις διατάξεις τις σχετικές με την αποστολή των Γραφείων, κυρίως σε σχέση με δραστηριότητες που απευθύνονται στον Τύπο και τα μέσα ενημέρωσης των περιφερειών. Θα μπορούσε να εξεταστεί το ενδεχόμενο να συμπεριληφθεί στις προτεραιότητες και η «εργασία μέσω των κέντρων ευρωπαϊκής πληροφόρησης και των δικτύων».

Τέλος θα μπορούσε ίσως να αναθεωρηθεί ο κώδικας δεοντολογίας που είχε συμφωνηθεί μεταξύ Αντιπροσωπειών και Γραφείων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στα κράτη μέλη (15 Ιανουαρίου 1998) υπό το πρίσμα των αρχών που περιγράφονται στην παρούσα ανακοίνωση, να προσδιοριστούν οι κανόνες των προτεινόμενων τακτικών συνεδριάσεων και να οριστούν τα πεδία συνεργασίας.

I.2 Νέο πλαίσιο συνεργασίας με το Συμβούλιο, τα άλλα θεσμικά όργανα, τα κράτη μέλη και τα εθνικά κοινοβούλια

Την ευθύνη για την πληροφόρηση και επικοινωνία την έχουν όλα τα θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη. Το πλαίσιο συνεργασίας που περιγράφεται εδώ πρέπει να είναι ανοιχτό και να κληθούν όλα τα θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη να συμμετάσχουν, όποτε χρειάζεται και είναι εφικτό.

Tο Συμβούλιο

Το Συμβούλιο έχει διαφορετική πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αφού οι δημοσιονομικοί πόροι που διαθέτει για το σκοπό αυτό είναι περιορισμένοι. Έχει τις δικές του σχέσεις με τον Τύπο και τα μέσα ενημέρωσης και μοιράζεται ορισμένα μέσα επικοινωνίας με τα άλλα θεσμικά όργανα. Ωστόσο, το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο του Ελσίνκι ζήτησε το Συμβούλιο να συμμετάσχει στην προσπάθεια για παροχή σωστής γενικής πληροφόρησης σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση. Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο ζήτησε επίσης από την Επιτροπή να βελτιώσει το συντονισμό των Αντιπροσωπειών στα κράτη μέλη με τις Εθνικές Αρχές Πληροφόρησης.

Σήμερα το Συμβούλιο συμμετέχει στον EUROPA και στην «Ευρώπη μέσω δορυφόρου» μαζί με τα άλλα θεσμικά όργανα. Το Συμβούλιο εκπροσωπείται στις συντακτικές και διαχειριστικές επιτροπές αλλά δεν συμμετέχει με άλλο τρόπο στη διαμόρφωση των πολιτικών πληροφόρησης και επικοινωνίας. Αυτή τη στιγμή του Συμβούλιο δεν συμμετέχει στη ΔΟΠ.

Οι μελλοντικές εξελίξεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν και πληροφόρηση και επικοινωνία από το Συμβούλιο σε θέματα του δεύτερου και τρίτου πυλώνα. Αυτό θα σήμαινε διοργανικό συντονισμό Επιτροπής, Κοινοβουλίου και Συμβουλίου πέραν της απλής από κοινού χρησιμοποίησης των μέσων επικοινωνίας. Μέχρι στιγμής, το Συμβούλιο δεν παρουσίασε συνολική στρατηγική αλλά η δημιουργία της δύναμης ταχείας αντίδρασης και ολοένα και μεγαλύτερη συμμετοχή της Ένωσης σε διεθνείς ενέργειες διατήρησης της ειρήνης μπορεί να είναι μία ευκαιρία για ν' αλλάξουν τα πράγματα. Η Επιτροπή θα καλέσει το Συμβούλιο να εξετάσει πώς τα θεσμικά όργανα θα χειριστούν αυτά τα θέματα και πώς το Συμβούλιο αντιμετωπίζει τη συμμετοχή του στη ΔΟΠ.

Είναι πιθανό οι κυβερνήσεις κρατών μελών να θεωρήσουν ότι διαθέτουν επαρκή μέσα πληροφόρησης και επικοινωνίας. Το πεδίο κοινών δράσεων Συμβουλίου και κρατών μελών στο επίπεδο της Ένωσης μάλλον περιορίζεται στην από κοινού χρήση μέσων επικοινωνίας. Εκτός από τα ηλεκτρονικά μέσα του EUROPA και EbS η δημιουργία κοινού κέντρου υποδοχής επισκεπτών ή πληροφοριών στις Βρυξέλλες και η στενότερη συνεργασία με τις βιβλιοθήκες εξετάζονται σοβαρά χωρίς όμως να έχουν καταλήξει κάπου μέχρι στιγμής. Η συνεργασία μεταξύ θεσμικών οργάνων σε θέματα αποκομμάτων και επισκοπήσεων Τύπου μπορεί να προσφέρει καλύτερες υπηρεσίες και οικονομίες κλίμακας σε τομείς κοινού ενδιαφέροντος.

Άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμοί

Πρέπει όλα τα θεσμικά όργανα να κληθούν να συμβάλουν στις δραστηριότητες της Ένωσης που αφορούν την πληροφόρηση στους τομείς ευθύνης τους. Η Επιτροπή προτείνει οι δραστηριότητες αυτές να συμπεριληφθούν σε όλες τις συνήθεις επαφές μεταξύ θεσμικών οργάνων. Θα πρέπει να υπάρχει αμοιβαία κατανόηση και οι πληροφορίες από ένα θεσμικό όργανο να συμπεριλαμβάνονται στο ενημερωτικό υλικό γι το κοινό. Αυτό συμβαίνει ήδη για παράδειγμα στις σχέσεις μεταξύ Επιτροπής, Επιτροπής Περιφερειών και Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής.

Οι κοινές δηλώσεις της Επιτροπής και των δύο παραπάνω Επιτροπών, οι οποίες βρίσκονται τώρα στο στάδιο της τελικής επεξεργασίας, θα συμπεριλάβουν τα θέματα αυτά και το ρόλο που μπορούν να διαδραματίσουν έναντι της κοινωνίας των πολιτών και των περιφερειών. Η Επιτροπή παραμένει ανοιχτή σε προτάσεις και των λοιπών θεσμικών οργάνων σχετικά με αυτό το θέμα.

Κράτη Μέλη και εθνικά κοινοβούλια

Δεδομένου ότι η στρατηγική πληροφόρησης πρέπει να περιλαμβάνει ευρύ φάσμα μέσων και τεχνικών για τη θέση των πληροφοριών στη διάθεση του κοινού, είναι επίσης αναγκαίο τα θεσμικά όργανα να επιδιώξουν να έχουν την πλήρη συνεργασία των αρχών των κρατών μελών σε εθνικό, περιφερειακό και τοπικό επίπεδο. Είναι σαφές ότι η αποτελεσματική στρατηγική πληροφόρησης και επικοινωνίας πρέπει να εξασφαλίζει ότι η πληροφόρηση θα φτάνει και στον τελευταίο πολίτη σε τοπικό επίπεδο. Η Επιτροπή θα πρέπει να ενισχύσει τη συνεργασία με την εθνική, περιφερειακή και τοπική διοίκηση, ενώ φυσικά θα σέβεται τις συνταγματικές ισορροπίες κάθε κράτους μέλους.

Όταν συμφωνηθούν και θεσπισθούν οι πολιτικές, τα κράτη μέλη μαζί με τις περιφερειακές και τοπικές αρχές συμμετέχουν άμεσα στο έργο αυτό και είναι πολλές φορές σε καλύτερη θέση για να παράσχουν το πλαίσιο που απαιτείται για τη διάδοση της πληροφόρησης, κυρίως στο τοπικό επίπεδο.

Οι προσπάθειες για αποκέντρωση της πληροφόρησης του κοινού προς την κατεύθυνση της συνεργασίας με τα κράτη μέλη θα συνεχιστούν. Τέτοιες ρυθμίσεις έχουν ήδη γίνει στο Παρίσι και τη Λισαβόνα και σύντομα θα υλοποιηθούν και στη Ρώμη. Στα άλλα κράτη μέλη, μπορεί να ενδείκνυνται διάφορε μορφές συνεργασίας στις οποίες θα συμμετέχουν εθνικοί, περιφερειακοί και τοπικοί οργανισμοί καθώς επίσης και η κοινωνία των πολιτών. Σε κάθε περίπτωση ο βασικός στόχος της πολιτικής είναι να παράσχει πληροφόρηση στο κοινό μέσω της συνεργασίας μεταξύ θεσμικών οργάνων της ΕΕ και τις ανάλογες δομές των κρατών μελών, όχι μόνο από τις Αντιπροσωπείες ή τα Εξωτερικά Γραφεία.

Οι επιλογές για κοινή δράση με κυβερνητικούς οργανισμούς στα κράτη μέλη περιλαμβάνουν κοινές δραστηριότητες πληροφόρησης, τις οποίες συγχρηματοδοτούν και διαχειρίζονται από κοινού με υπογραφή σχετική συμφωνίας (σύμβασης). Οι δραστηριότητες μπορεί να αφορούν μόνιμα κέντρα πληροφόρησης όπως το «Sources d'Europe» στο Παρίσι, το Κέντρο Jacques Delors στη Λισαβόνα και το CIDE στη Ρώμη. ή μπορεί να συνδέονται με συγκεκριμένες πολιτικές προτεραιότητες όπως είναι οι ενημερωτικές δράσεις για το ευρώ και τη διεύρυνση. Εκτός από το πολύ θετικό μήνυμα της συνεργασίας αυτή η συνένωση δυνάμεων έχει και πολλά άλλα πλεονεκτήματα, όπως είναι η συμμετοχή των μέσων ενημέρωσης, η χρησιμοποίηση εξειδικευμένου προσωπικού και η δυνατότητα προσέγγισης ομάδων του πληθυσμού που κανένα ευρωπαϊκό θεσμικό όργανο δεν μπορεί από μόνο του να προσεγγίσει.

Τα κράτη μέλη αντέδρασαν διαφορετικά στα διαβήματα της Επιτροπής για συμβάσεις. Μερικά υποδέχτηκαν τις προτάσεις με ενθουσιασμό και μάλλον θέλουν να προχωρήσουν πιο μακριά και να εκμεταλλευθούν την ιδέα αυτή. Άλλα συμφώνησαν να συμμετέχουν στο πλαίσιο στενά καθορισμένων στόχων (π.χ. ενημερωτική εκστρατεία για το ευρώ) και ορισμένης χρονικής διάρκειας. πιθανά να δεχτούν να εξετάσουν και άλλα θέματα, όπως η διεύρυνση. Μόνο δύο κράτη μέλη δεν δέχτηκαν καμία σύμβαση.

Η Επιτροπή δεν έχει προσεγγίσει συστηματικά τους εθνικούς οργανισμούς πληροφόρησης - όπου υπάρχουν. Οι Γενικοί Διευθυντές Πληροφόρησης - ή οι αντίστοιχοι - προσκλήθηκαν σε συνάντηση στις Βρυξέλλες, το 1999 προκειμένου να συζητήσουν τις επιλογές για κοινή δράση, κυρίως για το ευρώ. Μερικές Αντιπροσωπείες συνέχισαν τις διμερείς επαφές με εθνικούς οργανισμούς, αλλά αυτό δεν έγινε παντού. Αυτό οφείλεται χωρίς αμφιβολία στις σημαντικές διαφορές μεταξύ κρατών μελών. μερικά διαθέτουν κεντρικές υπηρεσίες υπεύθυνες για την ευρείας κλίμακας ενημέρωση του κοινού ενώ άλλα λειτουργούν με πολύ αποκεντρωμένο σύστημα πληροφόρησης του κοινού με ελάχιστο ή καθόλου κεντρικό συντονισμό.

Τα παραδείγματα συνεργασίας αφορούν αμοιβαίες παραπομπές και ζεύξεις στο Διαδίκτυο και παρόμοιες διαπαραπομπές. Δεν υπάρχουν παραδείγματα αμοιβαίας συμμετοχής μελών σε συντακτικά συμβούλια ή κοινές δημοσιεύσεις. Ωστόσο είναι δυνατόν να συνεργαστούν οι εθνικές αρχές - όπου υπάρχουν - με ευρύτερες ευρωπαϊκές εκστρατείες, και αυτός θα πρέπει να είναι ο κανόνας εφόσον υπάρχει σύμβαση.

Όσον αφορά τα εθνικά κοινοβούλια, η συνεργασία με την Αντιπροσωπεία θεωρείται καθαρά τοπικό θέμα. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο έχει παρόμοια εμπειρία. Μερικά κράτη μέλη διαθέτουν γραφεία ενημέρωσης στο κτίριο του Κοινοβουλίου και συνήθως η αντιπροσωπεία έχει επαφή με αυτά τα γραφεία. Σε άλλες περιπτώσεις δεν υπάρχει επίσημη επαφή με το Κοινοβούλιο, μόνο με βουλευτές και πολιτικά κόμματα. Η Επιτροπή δεν έχει αναλάβει ευρεία πρωτοβουλία προσέγγισης των εθνικών κοινοβουλίων. Όλες οι πρωτοβουλίες αυτού του είδους θα αναληφθούν σε στενή συνεργασία με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

II. Υπηρεσίες Πληροφόρησης και Επικοινωνίας της Επιτροπής

II.1 Υπηρεσίες γενικής πληροφόρησης

ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας

Η Γενική Διεύθυνση Τύπου και Επικοινωνίας είναι αρμόδια για τις σχέσεις της Επιτροπής με τα μέσα ενημέρωσης. Η εξειδίκευση των εκπροσώπων Τύπου της Επιτροπής σε συγκεκριμένο τομέα πολιτικής ´στόχο έχει να εξασφαλίσει την παροχή πληροφοριών υψηλής ποιότητας εντός συνολικού πλαισίου στο οποίο συμμετέχουν και οι άλλες ΓΔ Διευθύνσεις.

Εντός της ΓΔ PRESS την ευθύνη για τον Τύπο την έχουν και οι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής στα κράτη μέλη. Αντίθετα με τους συναδέλφους τους των Βρυξελλών, το προσωπικό των Αντιπροσωπειών που ασχολείται με τον Τύπο απευθύνεται συνήθως σε δημοσιογράφους που μπορεί να μην είναι ειδικοί στα ευρωπαϊκά θέματα, αλλά είναι πολιτικοί ή οικονομικοί συντάκτες ή συντάκτες ειδικοί σε θέματα βιομηχανίας, στον εθνικό Τύπο, ο οποίος ασχολείται όλο και περισσότερο με τις ευρωπαϊκές υποθέσεις όταν καλύπτει εθνικά θέματα. Επιπλέον, οι αντιπροσωπείες διαδραματίζουν ζωτικό ρόλο στην πληροφόρηση του περιφερειακού και τοπικού Τύπου που δεν διαθέτει δημοσιογράφους ειδικούς για τα ευρωπαϊκά θέματα.

Πολλές εξειδικευμένες εφημερίδες και περιοδικά ζητούν πολλές φορές τη βοήθεια των Αντιπροσωπειών. Επιπλέον, εκτός από τους δημοσιογράφους, οι Αντιπροσωπείες έχουν επίσης και επαφές με τους αρχισυντάκτες και τους διευθυντές.

Ο ρόλος και οι προτεραιότητες των Αντιπροσωπειών στο νέο πλαίσιο

Οι Αντιπροσωπείες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής εκπροσωπούν το όργανο συνολικά και είναι στην υπηρεσία του. Στα καθήκοντά τους περιλαμβάνονται:

* δράση στα μέσα ενημέρωσης εξ ονόματος της Επιτροπής, όπου λειτουργούν εντός του πλαισίου των προτεραιοτήτων που έχει ορίσει η ΓΔ PRESS και υπάρχει και η έγκαιρη προειδοποίηση για σημαντικά θέματα.

* πολιτική δικτύωση και ανάδραση πληροφοριών στις Βρυξέλλες.

* βοήθεια στην παροχή πληροφόρηση στο ευρύ κοινό για θέματα που αποτελούν προτεραιότητα, κατά περίπτωση σε συνεργασία με τις αρχές του κράτους μέλους και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Η λειτουργία αυτή επιτελείται υπό την αιγίδα των Αντιπροσωπειών κυρίως μέσω δικτύων πληροφόρησης που έχουν δημιουργηθεί σε συνεργασία με τα κράτη μέλη και άλλους περιφερειακούς ή τοπικούς οργανισμούς.

Η επεξήγηση των πολιτικών της Επιτροπής είναι σημαντικό χαρακτηριστικό των δύο πρώτων από τις τρεις προτεραιότητες που παραμένουν βασικές δραστηριότητες των Αντιπροσωπειών όταν λειτουργούν ως εκπρόσωπου του συγκεκριμένου θεσμικού οργάνου. Το νέο πλαίσιο πρέπει να εξασφαλίζει ότι η τρίτη προτεραιότητα θα έχει ίση μεταχείριση στο μέλλον, ώστε να αντικατοπτρίζεται η νέα συνεργασία με το Κοινοβούλιο. Οι Αντιπροσωπείες θα εξακολουθήσουν να διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο συμβάλλοντας στην υλοποίηση σημαντικών δραστηριοτήτων πληροφόρησης που έχει αποφασίσει η Επιτροπή στο πλαίσιο του PRINCE [3].

[3] Το πρόγραμμα, που θεσπίστηκε το 1995 κυρίως κατόπιν προτροπής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, περιλαμβάνει ενημερωτικές εκστρατείες προτεραιότητας σε συνεργασία με τα θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη: τώρα εφαρμόζεται για τη διεύρυνση, το ευρώ, το διάλογο για το μέλλον της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στην καινούργια ενημερωτική εκστρατεία για τη δημιουργία χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης.

Τα Εξωτερικά Γραφεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου συνδέονται προς το παρόν μόνο περιστασιακά με τα δίκτυα. Υπάρχει ευρύ πεδίο για στενότερη συνεργασία του ΕΚ με δύο τρόπους : τα γραφεία θα μπορούσαν να κληθούν να χρησιμοποιούν τα δίκτυα για θεσμική πληροφόρηση από το ΕΚ και θα πρέπει, όταν έρθει η κατάλληλη στιγμή, να κληθεί να σκεφθεί τη θέση, το μέγεθος και τη διάρθρωση των δικτύων. Δεύτερον, οι ευρωβουλευτές θα πρέπει να κληθούν να συμμετέχουν σε τοπικές εκδηλώσεις που διοργανώνονται από τα δίκτυα ή μέσω αυτών.

Επιπλέον των βασικών δραστηριοτήτων τους, οι Αντιπροσωπείες ασκούν επίσης άλλα καθήκοντα ως «προέκταση» των υπηρεσιών στις Βρυξέλλες. Στα παραδείγματα περιλαμβάνεται η βοήθεια στη διαχείριση προγραμμάτων των ΓΔ, αιτήσεων πρόσληψης, διαδικασιών υποβολή προσφορών και καταγγελιών των πολιτών. Οι Αντιπροσωπείες βοηθούν τις Βρυξέλλες στις επισκέψεις υψηλού επιπέδου και παρέχουν στήριξη όταν η χώρα υποδοχής έχει την προεδρία του Συμβουλίου.

Οι Αντιπροσωπείες πρέπει να αναπτύξουν περαιτέρω τα δίκτυα, και στο περιφερειακό και τοπικό επίπεδο και να τα εντάξουν ως ενεργούς εταίρους στις δραστηριότητες γενικής πληροφόρησης, οργανώνοντας εκδηλώσεις και παρέχοντας κατάρτιση για το προσωπικό των δικτύων.

Οι Αντιπροσωπείες και τα Γραφεία διαδραματίζουν ουσιαστικό ρόλο στη διοργανική συνεργασία σε αποκεντρωμένη βάση. Οι σύσφιγξη των σχέσεων συνεργασίας Αντιπροσωπειών και Εξωτερικών Γραφείων του ΕΚ θα αποκτούν όλο και μεγαλύτερη σημασία στο σχεδιασμό και την υλοποίηση των δραστηριοτήτων τους. Πολλές από τις δραστηριότητες των Αντιπροσωπειών σήμερα θα ενταχθούν στο πλαίσιο της διοργανικής συνεργασίας. Το Παράρτημα της παρούσας Ανακοίνωσης παρουσιάζει επισκόπηση της πιθανής εξέλιξης των δραστηριοτήτων αυτών στο νέο πλαίσιο της στενής συνεργασίας.

Προτείνεται ο κατ' έτος καθορισμός των προτεραιοτήτων πληροφόρησης και επικοινωνίας να γίνεται με τις Αντιπροσωπείες κάθε Σεπτέμβριο για το οικονομικό έτος που ακολουθεί. Οι προτάσεις θα καταρτίζονται από τις Αντιπροσωπείες βάσει των προτεραιοτήτων αυτών και θα δίδεται και αντίγραφο στο Εξωτερικό Γραφείο για ενημέρωση. Η τελική έγκριση θα δίνεται υπό το πρίσμα των συμπερασμάτων της ΔΟΠ και των ενδοϋπηρεσιακών ακροάσεων και αποφάσεων της Επιτροπής για τον προϋπολογισμό. Παρόμοια διαδικασία θα κληθούν να ακολουθήσουν και τα Γραφεία του Κοινοβουλίου. Κάθε χρόνο, οι Αντιπροσωπείες και τα Γραφεία πρέπει να υποβάλλουν εκθέσεις δραστηριότητας, στο πλαίσιο της διαδικασίας αξιολόγησης, που θα περιλαμβάνει και την ανταλλαγή προτεραιοτήτων σε θέματα πληροφόρησης.

II.2 Επεξεργασία της τομεακής Πληροφόρησης

Οι Γενικές Διευθύνσεις και Υπηρεσίες της Επιτροπής έχουν μονάδες πληροφόρησης υπεύθυνες για την τομεακή πληροφόρηση, όπως π.χ. περιβάλλον, ανταγωνισμός, εμπόριο, κοινωνική πολιτική, γεωργία κ.λ.π. Οι υπηρεσίες αυτές διαθέτουν ειδικά κονδύλια του προϋπολογισμού για το σκοπό αυτό, που δεν καλύπτονται από την παρούσα ανακοίνωση. Επίσης ιδιαίτερο ρόλο καλούνται να διαδραματίσουν στην πληροφόρηση των πολιτών τρίτων χωρών οι ΓΔ οι αρμόδιες για τις Εξωτερικές Σχέσεις συμπεριλαμβανομένης της πληροφόρησης του ευρέως κοινού στις υποψήφιες για ένταξη χώρες. Η ζήτηση που προέρχεται από άλλες τρίτες χώρες είναι συνήθως πιο εξειδικευμένου χαρακτήρα. Υπάρχουν βέβαια στις Βρυξέλλες πολλοί δημοσιογράφοι από τρίτες χώρες οι οποίοι εξυπηρετούνται ακριβώς όπως και οι συνάδελφοί τους της ΕΕ. Ούτε και αυτά τα θέματα καλύπτονται από την παρούσα Ανακοίνωση.

Οι μονάδες πληροφόρησης επιτελούν σημαντικό έργο καθιστώντας γνωστές στο ευρύ κοινό ή σε συγκεκριμένες ομάδες πληθυσμού τις πολιτικές, τις αποφάσεις και τις δραστηριότητες. Οι υπηρεσίες χρησιμοποιούν για το σκοπό αυτό έντυπα, ηλεκτρονικά και άλλα μέσα, καθώς επίσης και συσκέψεις, συνέδρια, επισκέψεις και ομιλίες. Η δραστηριότητα αυτή είναι απαραίτητη για την ορθή εφαρμογή των πολιτικών. Αυτός είναι και ένας αποτελεσματικός και χρήσιμος τρόπος, για την Επιτροπή ως θεσμικό όργανο, να πλησιάσει ευρύτερο κοινό από ό,τι μπορεί να πλησιάσει με τις ευρύτερου χαρακτήρα δραστηριότητες και ενημερωτικές εκστρατείες.

Ενώ το έργο της ΓΔ PRESS και των Αντιπροσωπειών συντονίζεται στην ίδια Γενική Διεύθυνση, δεν υπάρχει άμεσος μηχανισμός για την παροχή πληροφόρησης από άλλες Γενικές Διευθύνσεις. Γίνεται ολοένα και ευρύτερα αποδεκτό το γεγονός ότι η πληροφόρηση είναι βασικό στοιχείο διαμόρφωσης πολιτικής και στον τομέα αυτό έχει ζωτική σημασία προκειμένου να μη μειώνεται ο αντίκτυπος των ενεργειών και να αποφεύγονται οι παρανοήσεις. Οι εκπρόσωποι Τύπου που είναι υπεύθυνοι για συγκεκριμένο θέμα μπορούν να συμβάλουν ώστε να εξασφαλίζεται η συνοχή του μηνύματος κατά έναν τρόπο καθόλου γραφειοκρατικό [4]. Το ίδιο συμβαίνει και στην περίπτωση που ενώ οι Αντιπροσωπείες βρίσκονται σε στενή επαφή με σημαντικές ομάδες στόχου όπως είναι η βιομηχανία, τα συνδικάτα και οι μη κυβερνητικές οργανώσεις, εκείνοι που έχουν πολύ εξειδικευμένα ενδιαφέροντα είναι φυσικό να διατηρούν επαφή με τη μονάδα που έχει αρμοδιότητες πληροφόρησης στο δικό τους πεδίο δραστηριότητας.

[4] Δήλωση των Προέδρων με Πρωτόκολλο συνεργασίας στο παράρτημα

Δεδομένου ότι η πληροφόρηση και επικοινωνία είναι απαραίτητα συστατικά της διαμόρφωσης πολιτικής, το καλύτερο σημείο εκκίνησης θα ήταν ο προσδιορισμός των πολιτικών γεγονότων που είναι πιο σημαντικά, καθιστώντας τις τέσσερις ή πέντε βασικές προτεραιότητες πολιτικής στηρίζοντας τις δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας στις τέσσερις ή πέντε βασικές προτεραιότητες πολιτικής, που θα αποτελέσουν γερή βάση συντονισμού της πολιτικής και της πληροφόρησης ως συνόλου. Η Επιτροπή ανακοινώνει τώρα τις βασικές της προτεραιότητες και τις οικονομικές κατευθύνσεις μέσω της ετήσιας πολιτικής στρατηγικής την άνοιξη. Το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας της Επιτροπής εξακολουθεί να είναι σημαντικό γεγονός, δεδομένου ότι συνδέεται με τη συζήτηση στο τέλος του έτους για την κατάσταση της Ένωσης. Ωστόσο, θα αποκτήσει πιο πολιτικό χαρακτήρα και θα επικεντρωθεί σε προτεραιότητες, πράγμα που δεν συνέβαινε στο παρελθόν, πράγμα που θα διευκολύνει τη χρήση του στην πληροφόρηση και την επικοινωνία. Ένα ακόμη νέο χαρακτηριστικό είναι η υποβολή, από την Επιτροπή, ετήσιας έκθεσης των δραστηριοτήτων της, που θα αποτελέσει ένα ακόμη σημαντικό γεγονός για την πληροφόρηση και την επικοινωνία. Ο Γενικός Διευθυντής Τύπου και Επικοινωνίας θα πρέπει να συναντάται με άλλους Γενικούς Διευθυντές για να συζητούν τη σημασία ων γεγονότων αυτών για την πολιτική της πληροφόρησης και για τη δημιουργία των μηχανισμών που απαιτούνται για να υλοποιηθούν οι κατάλληλες ενημερωτικές δραστηριότητες. Είναι σαφές ότι ο συντονισμός αυτός θα ενισχύσει την υψηλής ποιότητα πληροφόρηση που παρέχουν οι διάφορες υπηρεσίες.

Βέβαια, θα υπάρξουν και άλλα θέματα στη διάρκεια του έτους, αλλά οι τέσσερις ή πέντε βασικές προτεραιότητες που θα είναι το θεμέλιο των δραστηριοτήτων πληροφόρησης και επικοινωνίας θα αποτελέσουν μία στερεή βάση για το συντονισμό της πολιτικής και της πληροφόρησης ως συνόλου. Η εφαρμογή των προτεραιοτήτων αυτών θα χρειαστεί και τις συγκεκριμένες ΓΔ και τις Αντιπροσωπείες και, για συνολικό συντονισμό και παρουσίαση, τις υπηρεσίες της ΓΔ PRESS στις Βρυξέλλες. Με μία καλά εδραιωμένη βάση συντονισμού η Επιτροπή θα είναι σε καλύτερη θέση να αντιμετωπίσει θέματα που θα παρουσιαστούν ξαφνικά.

Υπάρχουν επίσης μηχανισμοί όπως είναι το Πρόγραμμα προτεραιότητας για τις δημοσιεύσεις. Εντάσσεται στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος εργασίας της Επιτροπής και οι δημοσιεύσεις του απευθύνονται στο ευρύ κοινό. Σκοπός του είναι το μήνυμα να είναι δομημένο και συνεπές και να δίνει μια συνοπτική εικόνα όλου του φάσματος του ενημερωτικού υλικού της Επιτροπής.

Έχουν ήδη δημιουργηθεί και άλλοι μηχανισμοί συντονισμού συμπεριλαμβανομένης της συμμετοχής στη λειτουργία του EUROPA και της Ευρώπης μέσω δορυφόρου. Επιπλέον, στο πλαίσιο των ενημερωτικών εκστρατειών του προγράμματος PRINCE για συγκεκριμένα θέματα, όπως η διεύρυνση, υπάρχουν μηχανισμοί συντονισμού, οι οποίοι λειτουργούν πλήρως, όχι μόνο στην Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένων των Αντιπροσωπειών, αλλά επίσης και με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και πολλές φορές και με τα κράτη μέλη.

II.3 Εργαλεία, μέσα και αξιολόγηση

Καμία πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας δεν μπορεί να αναπτυχθεί σωστά χωρίς τα απαραίτητα εργαλεία και μέσα. Τα τελευταία χρόνια η Επιτροπή έχει δημιουργήσει ένα σύστημα, η συνοχή και η διαφάνεια του οποίου πρέπει να διατηρηθούν. Όπως συμβαίνει και με τις ενημερωτικές δραστηριότητες προτεραιότητας (PRINCE), στην πρώτη θέση βρίσκονται τα δίκτυα πληροφόρησης καθώς επίσης και οι υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας: Europe Direct, Νομικός Σύμβουλος, Υπηρεσία Καθοδήγησης. Αυτά βασίζονται στα διάφορα μέσα που τίθενται στη διάθεσή τους, όπως είναι η Ευρώπη μέσω δορυφόρου (EbS), η Βιβλιοθήκη, τα Κέντρα Τεκμηρίωσης, οι δημοσιεύσεις και οπτικοακουστικές παραγωγές κλπ.

Τα εργαλεία αυτά και τα μέσα αξιολόγησης παρουσιάζονται στο παράρτημα της παρούσας ανακοίνωσης όπως επίσης και η χρησιμοποίησή τους στο πλαίσιο της συνεργασίας με τα άλλα θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη. Αυτή η συγκεκριμένη ομάδα έχει επιλεγεί μαζί με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Γύρω από όλα αυτά τα εργαλεία θα υλοποιηθεί η συνεργασία με τα άλλα θεσμικά όργανα, τα κράτη μέλη και την κοινωνία των πολιτών. Η Επιτροπή προτείνει να εξεταστούν τα εργαλεία αυτά ώστε να προσδιοριστεί το ενδεδειγμένο για το κάθε ένα επίπεδο συνεργασίας. Για το σκοπό αυτό η Επιτροπή διατυπώνει ορισμένες προτάσεις.

Δυνατότητες εξωτερικής ανάθεσης

Σήμερα, μερικές από τις τρέχουσες δραστηριότητες της Επιτροπής που αφορούν την πληροφόρηση αναλαμβάνονται από υπηρεσίες εκτός του συγκεκριμένου θεσμικού οργάνου. Με αυτόν τον τρόπο, οι πληροφορίες από την Επιτροπή μπορούν να φτάσουν ευκολότερα στον πολίτη, ο οποίος εξυπηρετείται και καλύτερα. Η προσφυγή σε εξωτερικές υπηρεσίες μπορεί να αυξήσει σημαντικά τη δυνατότητα πρόσβασης στην πληροφόρηση, ενώ η Επιτροπή εξακολουθεί να έχει την πλήρη ευθύνη για τις πληροφορίες των ηλεκτρονικών και έντυπων «προϊόντων» που θέτει σε κυκλοφορία.

Στο πλαίσιο αυτό, είναι σημαντικό να εξεταστεί η σύσταση διοργανικής υπηρεσίας πληροφόρησης. Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο του Ελσίνκι ζήτησε από το Συμβούλιο, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και από την Επιτροπή να μελετήσουν αυτή τη δυνατότητα. Κάθε θεσμικό όργανο θα εξακολουθούσε να είναι υπεύθυνο για τις πληροφορίες που δημοσιοποιεί, αλλά μια τέτοια υπηρεσία θα μπορούσε να αναλάβει συγκεκριμένες δραστηριότητες, λόγου χάριν την Κεντρική Βιβλιοθήκη, τις επισκέψεις στα θεσμικά όργανα (στην έδρα τους), τα αποκόμματα τύπου και τη διανομή τους, την αποθήκευση όλου του πληροφοριακού υλικού και τον εφοδιασμό όλων των κέντρων πληροφόρησης που λειτουργούν στα κράτη μέλη. Θα μπορούσε επίσης να εξεταστεί το ενδεχόμενο να ανατεθεί στην εν λόγω υπηρεσία και η παραγωγή πληροφοριακού υλικού ή εκδόσεων γενικού περιεχομένου.

Με βάση ένα έγγραφο εναλλακτικών επιλογών που θα συντάξει η Επιτροπή, θα ζητηθεί από τα θεσμικά όργανα να εξετάσουν σε ποιο βαθμό έχουν ήδη «εξωτερικευθεί» δραστηριότητες πληροφόρησης με ανάθεση σε εξωτερικούς φορείς παροχής υπηρεσιών, σε κεντρικό και τοπικό επίπεδο, και αν αυτό θα μπορούσε να επεκταθεί. Σε μια διεξοδικότερη διερεύνηση, θα μπορούσε να εξεταστεί κατά πόσον είναι σκόπιμο να συσταθεί διοργανική υπηρεσία πληροφόρησης για το σκοπό αυτό. Η Επιτροπή είναι ης γνώμης ότι η σύσταση υπηρεσίας αυτού του είδους θα πρέπει να καλύπτει μόνον πρακτικές ανάγκες.

III. Η συνέχεια

Η Επιτροπή προτίθεται να αξιοποιήσει ενεργητικά και εποικοδομητικά αυτό το νέο πλαίσιο πληροφόρησης και επικοινωνίας. Συγκεφαλαιώνοντας, το εν λόγω πλαίσιο προσφέρει έναν τρόπο οργάνωσης της συνεργασίας, μια σειρά μέσων και εργαλείων για τις δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας, καθώς και μεθόδους αξιολόγησης της πληροφόρησης που παρέχεται από τα θεσμικά όργανα.

Κατόπιν αυτού, η Επιτροπή θα επιδιώξει να διαμορφώσει πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας που θα είναι:

* σταθερή και διαρκής: το κοινό θα πρέπει να γνωρίζει ότι ανά πάσα στιγμή διατίθενται πραγματικά στοιχεία και ότι η πληροφόρηση για τα ευρωπαϊκά θέματα δεν αποτελεί αποκλειστικό προνόμιο της Επιτροπής αλλά τομέα κοινής ευθύνης όλων των θεσμικών οργάνων και των κρατών μελών. Σκοπός της επικοινωνιακής πολιτικής είναι η παραγωγή και η μετάδοση μηνυμάτων υψηλής ποιότητας, προσαρμοσμένων στις ανάγκες των αποδεκτών τους και με απήχηση διαρκείας.

* αποκεντρωμένη και βασισμένη στο πολλαπλασιαστικό αποτέλεσμα: με δεδομένη την αδυναμία άμεσης επικοινωνίας με το ευρύ κοινό, η κυκλοφορία των πληροφοριών πρέπει να στηρίζεται σε μια πλειάδα σημείων και φορέων διάθεσης. Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να αναπτύσσει και να εντείνει τη δράση της μέσω του Τύπου, των δικτύων, των δημοσίων υπηρεσιών, των οργανισμών δημοσίου δικαίου και των ιδιωτικών επιχειρήσεων, των ΜΚΟ και της κοινωνίας των πολιτών.

* ορθή και κατάλληλη: σήμερα, με τον τεράστιο όγκο των διαθέσιμων πληροφοριών, είναι απαραίτητο να εξασφαλιστεί ότι τα μηνύματα και τα μέσα μετάδοσής τους είναι κατάλληλα για το κοινό στο οποίο απευθύνονται και ότι αυτό τα λαμβάνει και τα κατανοεί. επομένως, οι σχετικές ενέργειες πρέπει να επανεξετάζονται και να αναπροσαρμόζονται συνεχώς.

Η Επιτροπή καλεί τα άλλα θεσμικά όργανα και τα κράτη μέλη να συνεργαστούν στην προσπάθεια αυτή.

***

Πρόσφατα γεγονότα, όπως η μεγάλη αποχή στις εκλογές για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και τα αποτελέσματα διαφόρων δημοψηφισμάτων, καταδεικνύουν ανησυχία από την πλευρά του κοινού, η οποία πρέπει να αντιμετωπιστεί.

Μετά την υπογραφή της συνθήκης του Μάαστριχτ, η ανησυχία αυτή εκδηλώνεται με μια ανακολουθία, όπου ενώ οι πολίτες συμμερίζονται γενικά τα μεγάλα ευρωπαϊκά ιδεώδη που υπερασπίζεται η Ένωση, ταυτόχρονα δυσπιστούν έντονα απέναντι στα θεσμικά όργανα και στις δραστηριότητές τους, παρά τα ορατά δια γυμνού οφθαλμού επιτεύγματα, όπως η ανάκαμψη της οικονομίας, η εισαγωγή του ευρώ, η δημιουργία ενός χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης και ο ισχυρότερος λόγος της Ένωσης στη διεθνή σκηνή. Τα βαθύτερα αίτια αυτής της δυσαρέσκειας είναι η αδυναμία εξήγησης των λόγων για τους οποίους ασκούνται οι πολιτικές, συχνά σε συνδυασμό με μια ευρέως διαδεδομένη αίσθηση ότι δεν υπάρχει επαρκής πληροφόρηση. Οι πολίτες δυσκολεύονται επίσης να αντιληφθούν ποια πρόσωπα χειρίζονται κάθε θέμα στην Ένωση και είναι πεπεισμένοι ότι δεν λαμβάνεται αρκετά υπόψη η πραγματικότητα. Αυτός ο φαύλος κύκλος της απογοήτευσης, της αναντιστοιχίας μεταξύ προσδοκιών και άμεσα αντιληπτών αποτελεσμάτων πρέπει να σπάσει με την ταχύτερη δυνατή συστράτευση όλων των ενδιαφερομένων μερών - δηλαδή των θεσμικών οργάνων, των κρατών μελών και της κοινωνίας των πολιτών - στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του καθενός. Για το σκοπό αυτό, η παρούσα ανακοίνωση έρχεται να δημιουργήσει ένα πλαίσιο καλύτερης πληροφόρησης και ουσιαστικότερου διαλόγου. Κατόπιν των ανωτέρω, είναι προφανές ότι η συζήτηση για τη στρατηγική πληροφόρησης και επικοινωνίας πρέπει να ενταχθεί στον ευρύτερο διάλογο για τη διακυβέρνηση και την ανάγκη τόνωσης της δημόσιας συζήτησης μετά από ενημέρωση, καθώς και της ουσιαστικής συμμετοχής του κοινού στο ευρωπαϊκό γίγνεσθαι.

Το αποτέλεσμα του πρόσφατου δημοψηφίσματος στην Ιρλανδία για τη συνθήκη της Νίκαιας καθιστά περισσότερο από κάθε άλλη φορά επιτακτική ανάγκη τη συμμετοχή όλων των ενδιαφερομένων στην προσπάθεια πληροφόρησης σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση. Οι «Bρυξέλλες» δεν μπορούν μόνες να εξηγήσουν τις πολιτικές, τις δραστηριότητες και το μέλλον της Ένωσης. Οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται από εκείνους που βρίσκονται πιο κοντά στους πολίτες και συνδέονται πιο άμεσα μαζί τους: από τους εκλεγμένους αντιπροσώπους και τις κυβερνήσεις, σε κάθε επίπεδο.

Τα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα, στο κέντρο και στα κράτη μέλη, πρέπει να διεκπεραιώσουν το ρόλο τους, προσπαθώντας από κοινού να εξηγήσουν τι πράττουν και γιατί. Πρέπει επίσης να βοηθήσουν στο συντονισμό των προσπαθειών παροχής γενικότερων πληροφοριών σχετικά με την ΕΕ. Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι να δημιουργήσει ένα πλαίσιο για την εφαρμογή νέας, συντονισμένης στρατηγικής. Το περιεχόμενο της στρατηγικής αυτής θα πρέπει να συζητηθεί επειγόντως μεταξύ των θεσμικών οργάνων της Ένωσης και των κρατών μελών τους επόμενους μήνες.

Η συζήτηση αυτή θα διεξαχθεί με συντονισμένη προσέγγιση, βασισμένη κυρίως στην εξέταση σειράς ζητημάτων, στα οποία συγκαταλέγονται:

- η διασφάλιση του αμοιβαίου σεβασμού των αρμοδιοτήτων των θεσμικών οργάνων.

- όπου ενδείκνυται, η διασαφήνιση του ρόλου κάθε οργάνου, ιδίως έναντι του Συμβουλίου, των κρατών μελών και των εθνικών κοινοβουλίων.

- η σαφής διάκριση μεταξύ πληροφόρησης και επικοινωνίας που αποτελούν χωριστές έννοιες.

- η αναζήτηση σωστής ισορροπίας ανάμεσα στην ανάγκη λογικής συνέπειας των μηνυμάτων και στην απαραίτητη διαφοροποίησή τους, προκειμένου να λαμβάνονται υπόψη οι διαφορές μεταξύ των κρατών μελών.

- η προσφυγή σε εξωτερικούς εμπειρογνώμονες, όταν κρίνεται σκόπιμη και είναι εφικτή, αλλά με διατήρηση της αξιολόγησης από την Επιτροπή σε συνεργασία με τη ΔΟΠ.

- η εξάλειψη όλων των αντιφάσεων ή περιττών επαναλήψεων από τις ενημερωτικές εκστρατείες που βρίσκονται σε εξέλιξη (Eυρώ, Διεύρυνση, Το μέλλον της Ευρώπης).

Η παρούσα ανακοίνωση επιτρέπει στην Επιτροπή να προχωρήσει στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας, που θα είναι η ανάλυση των αντιδράσεων, αφενός των θεσμικών οργάνων και, αφετέρου, της δημόσιας διοίκησης και των κοινοβουλίων των κρατών μελών. Επιπλέον, θα πρέπει να μελετηθούν και τα αποτελέσματα της ευρύτερης δημόσιας συζήτησης, που θα αρχίσει μετά το καλοκαίρι. Στο τέλος του έτους, η Επιτροπή θα εκθέσει τα συμπεράσματά της, που θα βασίζονται στις συζητήσεις και τις προτάσεις που θα υποβληθούν, με προοπτική να καταρτίσει σχετική ανακοίνωση.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΕΡΓΑΛΕΙΑ, ΜΕΣΑ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ

ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

1. Ενέργειες πληροφόρησης με προτεραιότητα (PRINCE)

2. Δίκτυα και Πολλαπλασιαστές

3. EUROPA και Δημοσιεύσεις

4. Europe Direct, Eurojus, Signpost Service

5. Ραδιοτηλεοπτικές εκπομπές και εκπαίδευση δημοσιογράφων

6. Κεντρική Βιβλιοθήκη και Δίκτυο Κέντρων Τεκμηρίωσης

7. Επισκέψεις

8 Αξιολόγηση

1 Ενέργειες Πληροφόρησης με προτεραιότητα (PRINCE)

Οι PRINCE είναι συνώνυμες με στέρεη διαθεσμική συνεργασία. Τα προγράμματα καθορίζουν μία συνολική προσέγγιση με σαφείς και συγκεκριμένους στόχους και μηνύματα που απευθύνονται σε συγκεκριμένα ακροατήρια.

Οι PRINCE βασίζονται στις ακόλουθες αρχές:

* Βάσεις και αποκέντρωση.

* Συνεργασία.

* Ευελιξία και διαφάνεια.

Βάσεις και αποκέντρωση: διάφορα μείζονα σχέδια που χρηματοδοτούνται από το πρόγραμμα PRINCE έχουν αποφασιστεί, σχεδιαστεί, εφαρμοστεί και ελεγχθεί "κατά περίπτωση" από τις αντιπροσωπείες της Επιτροπής στα κράτη μέλη με τη συμμετοχή των εξωτερικών γραφείων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Συνεργασία: περιλαμβάνει τα κράτη μέλη (βάσει συμφωνιών που έχουν συναφθεί) και την κοινωνία των πολιτών (μέσω προσκλήσεων υποβολής προσφορών).

Ευελιξία και διαφάνεια: καθορίζονται σαφείς και διαφανείς προτεραιότητες που επιτρέπουν στην Επιτροπή και το Κοινοβούλιο να προχωρήσουν στον περαιτέρω προγραμματισμό στα πλαίσια ενός σταθερού δημοσιονομικού πλαισίου. Δεδομένου ότι το IGI συνδυάζεται με το πρόγραμμα PRINCE αποτελεί επίσης εστιακό σημείο για την ανάπτυξη των προτεραιοτήτων πληροφόρησης και επικοινωνίας των δύο θεσμικών οργάνων.

Μέσω της κατάλληλης συνεργασίας και συμφωνίας για τις πολιτικές προτεραιότητες πρέπει να διασφαλιστεί ότι διατίθενται οι απαραίτητοι δημοσιονομικοί πόροι για τις σχετικές δράσεις.

Ορισμένες εκστρατείες στοχεύουν αποκλειστικά στην παροχή πληροφοριών, όπως η εκστρατεία για το ευρώ. Άλλες, όπως η εκστρατεία για το μέλλον της Ευρωπαϊκής Ένωσης, έχουν ως στόχο να ενθαρρύνουν το διάλογο, ενώ άλλες, όπως η νέα εκστρατεία για τη διεύρυνση, εξυπηρετούν και τους δύο αυτούς στόχους.

Στόχος όλων των παραπάνω εκστρατειών είναι να μεταφέρουν πληροφορίες και να ενθαρρύνουν το διάλογο εκτός του στενού κύκλου των ειδικών.

Το πρόγραμμα PRINCE, που ξεκίνησε το 1995, σε μεγάλο βαθμό με πρωτοβουλία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, αρχικά περιλάμβανε τρεις εκστρατείες προτεραιότητας: "Πολίτες της Ευρώπης", "Ας οικοδομήσουμε μαζί την Ευρώπη" και "Το Ευρώ". Τώρα εφαρμόζεται και στη διεύρυνση, το ευρώ, το διάλογο για το μέλλον της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τη νέα εκστρατεία για τη δημιουργία ενός χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης. Το νέο πρόγραμμα πληροφόρησης θα συνεχιστεί το 2002 και ενδεχομένως και αργότερα ανάλογα με τις ανάγκες των χωρών pre-in και/ή των υποψηφίων χωρών.

Η στρατηγική επικοινωνίας για τη διεύρυνση, που εγκρίθηκε στις 10 Μαΐου 2000 από την Επιτροπή, καθορίζει ένα πολυετές πρόγραμμα δράσης καθώς και τα δημοσιονομικά μέσα για μια αποκεντρωμένη προσέγγιση, που περιλαμβάνει και συνεργασίες, ιδιαίτερα με την κοινωνία των πολιτών.

Ο διάλογος για το μέλλον της Ένωσης περιλαμβάνει δύο χωριστές αλλά αλληλεξαρτώμενες διαστάσεις που καθορίστηκαν στην ανακοίνωση της Επιτροπής (COM/2001/178 τελικό):

- κάθε κράτος μέλος οργανώνει και ενθαρρύνει το διάλογο λαμβάνοντας υπόψη τις ειδικές εθνικές του ανάγκες.

- όσο εξελίσσεται ο διάλογος για την Ευρώπη, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι συζητήσεις σε εθνικό επίπεδο και οι συζητήσεις μεταξύ των κρατών μελών.

Η ανακοίνωση καθορίζει τα πρακτικά μέσα (είδη δράσεων και πόρων) και τη συνεισφορά της Επιτροπής. Η παρούσα ανακοίνωση δεν μεταβάλλει αυτήν την κατάσταση.

Ο χώρος ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης καθορίστηκε σαφώς από τη συνθήκη του Άμστερνταμ ως το επόμενο πολιτικό σύνορο της Ένωσης. Εισαγάγει την ελεύθερη κυκλοφορία των ατόμων που διαμένουν νόμιμα στην επικράτεια της Ένωσης. Αυτός ο χώρος ελευθερίας δεν μπορεί να αξιοποιηθεί πλήρως παρά μόνον αν υπάρχει ασφάλεια και δικαιοσύνη για όλους στην περιοχή αυτή.

Ο Χάρτης των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων έχει καταρτιστεί με ένα σαφές και κατανοητό κείμενο που απευθύνεται στους πολίτες. Όσο προχωρεί ο διάλογος για το μέλλον της Ένωσης, περιλαμβανομένων και των προετοιμασιών για τη διακυβερνητική διάσκεψη του 2004, είναι λογικό να αποτελέσει ένα βασικό θέμα για τη γενική εκστρατεία σχετικά με τη δυναμική και τη μεθοδολογία του Χάρτη.

Τέλος, ο ρόλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης στον κόσμο. Σε ό,τι αφορά τον πολιτικό και οικονομικό ρόλο της στην ανάπτυξη, την ανθρωπιστική βοήθεια και την πρόληψη των συγκρούσεων, η Ευρωπαϊκή Ένωση διαδραματίζει πλέον ένα μείζονα ρόλο στη διεθνή σκηνή. Κατά τον ίδιο τρόπο, ο ρόλος της Ένωσης στην προάσπιση της ειρήνης, καθορίζεται από την κοινή πολιτική για την ασφάλεια. Η εξωτερική αυτή δράση της Ευρωπαϊκής Ένωσης, που γίνεται ολοένα και πιο σαφής για τους εταίρους μας, παραμένει λιγότερο γνωστή για τους ίδιους τους πολίτες μας. Οποιαδήποτε πρόταση για μια εκστρατεία στον τομέα αυτό, ευθυγραμμίζεται με τους γενικούς προσανατολισμούς των δραστηριοτήτων στα πλαίσια του προγράμματος PRINCE.

2. Δίκτυα και πολλαπλασιαστές [5]

[5] Τα ειδικευμένα δίκτυα και πολλαπλασιαστές, που δημιουργήθηκαν για τη στήριξη της ανάπτυξης των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων, της καινοτομίας και της έρευνας κλπ. δεν εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας ανακοίνωσης.

Οι πολλαπλασιαστές της πληροφόρησης αποτελούν μία αποκεντρωμένη δομή με τοπικές εγκαταστάσεις ανοικτές στο κοινό, τις οποίες έχει δημιουργήσει ο οργανισμός που τις διαχειρίζεται. Οι πολλαπλασιαστές, που αποτελούν σημαντικά εργαλεία για την αποκεντρωμένη πληροφόρηση, διασφαλίζουν ότι οι δραστηριότητες ενημέρωσης έχουν ένα ανθρώπινο πρόσωπο και προσαρμόζονται σε συγκεκριμένες ανάγκες που ποικίλλουν σημαντικά.

Η ανάπτυξη του συστήματος πολλαπλασιαστών:

* Βασίζεται στην αρχή της επικουρικότητας και στη δέσμευση για ενεργό συνεργασία με αναγνωρισμένους στον κοινωνικοοικονομικό χώρο τους οργανισμούς και, συνεπώς, στην άμεση επαφή με το κοινό.

* αποτελεί μέρος ενός πλαισίου που διαμορφώνεται σε στενή συνεργασία με τις αντιπροσωπείες.

* στοχεύει σε μια γεωγραφικά ισόρροπη ανάπτυξη των κέντρων σε όλη την Ένωση.

Υπάρχουν πολλαπλασιαστές σε τρία επίπεδα: εθνικό, διαπεριφερειακό και τοπικό/περιφερειακό.

Κέντρα σε εθνικό επίπεδο:

Σήμερα λειτουργούν δύο σημαντικά κέντρα σε εθνικό επίπεδο, ένα στο Παρίσι (Sources d'Europe) και ένα στη Λισαβόνα (Jacques Delors Information Centre). ένα τρίτο μόλις δημιουργήθηκε στη Ρώμη (Information and Documentation Centre-CIDE). Η Επιτροπή και τα κράτη μέλη δεσμεύονται με συμφωνία συνεργασίας βάσει της οποίας μοιράζονται το σχετικό κόστος χρηματοδότησης. Η αντιπροσωπεία ελέγχει τις δραστηριότητες των κέντρων και οι εκπρόσωποι της Επιτροπής συμμετέχουν στα διευθυντικά όργανα παράλληλα με τους εκπροσώπους των ενδιαφερομένων κρατών μελών.

Στόχος των κέντρων είναι να αναπτύξουν ένα ολοκληρωμένο σύστημα πληροφόρησης για την Ευρωπαϊκή Ένωση χρησιμοποιώντας τοπικούς πολλαπλασιαστές. Η κύρια λειτουργία τους είναι να δραστηριοποιούνται ως:

* επικεφαλής του εθνικού δικτύου για τους άλλους πολλαπλασιαστές: Γραφεία Ενημέρωσης (Info-Points) και, σε τοπικό επίπεδο, τους "οδηγούς" (περίπτερα πληροφοριών). κέντρα πληροφοριών.

* κέντρο παραγωγής εγγράφων και άλλων υλικών (φυλλάδια, εγχειρίδια, κλπ.) για το δίκτυο.

Τα διευθυντικά όργανα των κέντρων επιτρέπουν σε οποιαδήποτε οργάνωση ή οργανισμό, δημόσιο ή ιδιωτικό, και σε εθνικές ή περιφερειακές αρχές να συμμετάσχουν στα κέντρα και να συνεργαστούν με τα ιδρυτικά μέλη. Στο σημείο αυτό, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θα πρέπει να διασαφηνίσει τους σκοπούς του σε ό,τι αφορά τη συμμετοχή του στα κέντρα σε εθνικό επίπεδο.

Κέντρα σε διαπεριφερειακό επίπεδο [6]

[6] "Jean-Monnet-House" στο Βερολίνο, "Thessaloniki Centre" και "Naples Centre".

Οι πολλαπλασιαστές αυτού του είδους δημιουργήθηκαν προκειμένου να ανταποκριθούν στις ανάγκες περιοχών που θεωρείται ότι έχουν προτεραιότητα από κοινωνικοοικονομική άποψη (περιοχές που χαρακτηρίζονται από υστέρηση ανάπτυξης) και από την άποψη της γεωγραφικής ή γεωπολιτικής τους θέσης: για παράδειγμα ο νότος της Ιταλίας, η βορειότερη διάσταση, η εγγύτητα σε ευαίσθητες περιοχές, όπως τα Βαλκάνια ή η νότια ακτή της Μεσογειακής Λεκάνης, η εγγύτητα με σύνορα χωρών που είναι υποψήφιες για ένταξη.

Η Επιτροπή δεν έχει την ευθύνη για τη διαχείριση αυτών των κέντρων αλλά διασφαλίζει ότι καθορίζονται οι σωστοί στόχοι μέσω τακτικών επαφών με τις αντιπροσωπείες της και την κεντρική διοίκηση στις Βρυξέλλες.

Τοπικό/περιφερειακό επίπεδο

Οι πολλαπλασιαστές σε τοπικό επίπεδο αποτελούν τον ακρογωνιαίο λίθο για την αποκεντρωμένη πολιτική πληροφόρησης. Στόχος τους είναι να μεταφέρουν την πληροφόρηση ανάλογα με την καθημερινή πραγματικότητα και το τοπικό οικονομικό πλαίσιο. Οι πολλαπλασιαστές αυτοί αποτελούν το κατ' εξοχήν δίκτυο κέντρων πληροφοριών.

Υπεύθυνοι για τη διαχείρισή τους είναι οι οργανισμοί που τους φιλοξενούν (περιφερειακές ή τοπικές αρχές, δημόσιοι ή ημιδημόσιοι οργανισμοί, κλπ.). Η Επιτροπή δεν έχει καμιά ευθύνη για την καθημερινή διαχείρισή τους, αλλά τα χρηματοδοτεί και συνεισφέρει στην τεχνική τους υποστήριξη βάσει συμφωνιών που υπογράφονται με τον οργανισμό που τα φιλοξενεί. Σεβόμενη την αυτονομία των πολλαπλασιαστών, τις πρωτοβουλίες και την ποικιλότητά τους, η Επιτροπή διασφαλίζει ωστόσο κάποια ομοιογένεια καθώς και ότι διατηρείται μία κεντρική ταυτότητα (κοινό λογότυπο). Έχει δημιουργεί ένα Help Desk, με αρμοδιότητες βοήθειας, στήριξης, συντονισμού και διαχείρισης. Η Επιτροπή μόλις δημιούργησε επίσης ένα μόνιμο σύστημα παρακολούθησης, που χρησιμοποιεί σύγχρονη τεχνολογία προκειμένου να επιτρέψει τον έλεγχο και την καλύτερη γνώση των δραστηριοτήτων κάθε οργανισμού.

Υπάρχουν δύο είδη κέντρων: τα Info-Points Europe (γραφεία ενημέρωσης για την Ευρώπη) και τα Γεωργικά Κέντρα Πληροφοριών.

* Τα INFO-POINTS EUROPE είναι συνήθως εγκατεστημένα στην πρωτεύουσα της επαρχίας ή της περιοχής και παρέχουν πληροφόρηση σε άτομα που ζουν σε πόλεις και κωμοπόλεις. Υπάρχουν 139 τέτοια info-points και η μεγάλη πλειονότητά τους (80%) φιλοξενείται από περιφερειακές ή τοπικές αρχές και ορισμένες φορές από ειδικευμένες ενώσεις.

* τα ΓΕΩΡΓΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ απευθύνονται περισσότερο σε άτομα που ζουν σε γεωργικές περιοχές. υπάρχει ένα δίκτυο 130 τέτοιων κέντρων.

Τα Info-Points Europe και τα Κέντρα Πληροφοριών καλύπτουν πλέον ένα σημαντικό τμήμα της Ευρώπης, το οποίο όμως δεν επαρκεί. Για το λόγο αυτό, η Επιτροπή προτείνει ένα πενταετές σχέδιο ώστε να επιτευχθεί πλήρης κάλυψη όλων των περιοχών της ΕΕ. Τελικά, κάθε περιοχή θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον ένα εστιακό σημείο πληροφόρησης. Κάτι τέτοιο είναι προφανές ότι συνεπάγεται πρόσθετους πόρους, αλλά θα πρέπει να υπενθυμιστεί ότι οι πόροι της Επιτροπής έχουν κυρίως ως στόχο ένα πολλαπλασιαστικό αποτέλεσμα και συνεπάγονται την επένδυση πολύ μεγαλύτερων ποσών. Έτσι, η επέκταση των δικτύων θα αποτελέσει κοινό στόχο για τα θεσμικά όργανα και κυρίως το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Για παράδειγμα, τα μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου από την περιοχή όπου είναι εγκατεστημένα τα Info-Points θα μπορούσαν να προσκαλούνται τακτικά για να συμμετέχουν σε διάφορες εκδηλώσεις. Τα εξωτερικά γραφεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου θα μπορούσαν να χρησιμοποιούν το δίκτυο και οι σχετικές προτάσεις τους για την εγκατάσταση, το μέγεθος και τη διάρθρωση των Info-Points θα ήταν ιδιαίτερα χρήσιμες. Οι δυνατότητες αυτές προσφέρονται και σε άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς περιλαμβανομένης και της Επιτροπής Περιφερειών.

Εννοείται ότι για την παραπάνω επέκταση θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και οι ανάγκες των υποψηφίων χωρών για ένταξη.

Ένα τελευταίο στοιχείο για τους πολλαπλασιαστές που παρέχουν γενικές πληροφορίες για το κοινό είναι και το πειραματικό δίκτυο 19 κέντρων που είναι γνωστά ως Urban Forums, ο ρόλος των οποίων είναι να μεταφέρουν πληροφορίες για τη βιώσιμη αστική ανάπτυξη.

Σε ορισμένα κράτη μέλη, οι αντιπροσωπείες έχουν οργανώσει δίκτυα που δεν χρηματοδοτούνται από την Επιτροπή (δημόσιες βιβλιοθήκες, τοπικές αρχές, εμπορικά επιμελητήρια κλπ.). Οι αντιπροσωπείες δίνουν τη μεγαλύτερη δυνατή στήριξη προκειμένου να διασφαλιστεί η αξιόπιστη ενημέρωση για την Ευρώπη.

Η Επιτροπή παρέχει επίσης χρηματοδοτική, τεχνική και οργανωτική στήριξη για ενημερωτικές δραστηριότητες από μεγάλα ανεξάρτητα δίκτυα, όπως η FIME (Διεθνής Ομοσπονδία των Οίκων της Ευρώπης) και το European Movement.

Θα πρέπει τέλος να γίνει μνεία και της σημαντικής διοικητικής υποστήριξης που προσφέρει το δίκτυο των Ευρωπαϊκών Κέντρων Τεκμηρίωσης (EDC).

Team Europe και Groupeuro (δίκτυο ομιλητών)

Παράλληλα με τα μέτρα για τη δημιουργία δικτύων πληροφόρησης σε μόνιμη βάση, η Επιτροπή δημιούργησε και δίκτυα ομιλητών που συμμετέχουν ενεργά στο διάλογο για την Κοινότητα (το 2000 καταγράφηκαν 10.000 παρεμβάσεις και περισσότερες από 700 εμφανίσεις σε ραδιοτηλεοπτικά προγράμματα). Οι ομιλητές αυτοί δραστηριοποιούνται σε τοπικό επίπεδο και δρουν ως πολλαπλασιαστές της πληροφόρησης.

Η ομάδα ομιλητών Groupeuro δημιουργήθηκε προκειμένου να απαντηθούν πολυάριθμα ερωτήματα για την υλοποίηση της ΟΝΕ και την εισαγωγή του ευρώ.

Σε ορισμένα κράτη μέλη, ένα "Team Europe Junior" παρέχει επίσης πληροφορίες σε νέα άτομα.

3. EUROPA και Δημοσιεύσεις

Ο δικτυακός τόπος EUROPA δημιουργήθηκε αρχικά με πρωτοβουλία της Επιτροπής το 1995. Μετά από πρόταση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οι Γενικοί Γραμματείς όλων των κοινοτικών οργάνων συνέστησαν μια Task Force το 1997 η οποία, στη συνέχεια, έλαβε τη μορφή της Διοργανικής Επιτροπής Επιμελητείας για το Διαδίκτυο (Interinstitutional Internet Editorial Committee), στην οποία προεδρεύει η Επιτροπή.

Ένα από τα αποτελέσματα της συνεργασίας αυτής ήταν μια κοινή αντίληψη όσον αφορά το περιεχόμενο και την παρουσίαση των επικεφαλίδων στη γενική σελίδα υποδοχής και τις συναφείς σελίδες. Καταρτίσθηκε ένα ενιαίο γραφικό διάγραμμα με γενικά στοιχεία και προτάθηκε η εφαρμογή κοινών ή παραπλήσιων βοηθημάτων πλοήγησης ούτως ώστε να υπάρχει κάποια συνολική ομοιομορφία.. Στο μέλλον η συνεργασία αυτή θα προσαρμόζεται σταδιακά ούτως ώστε να εστιάζεται στο περιεχόμενο των διαφόρων κόμβων.

Σήμερα ο EUROPA είναι, χωρίς αμφιβολία, ο σημαντικότερος δικτυακός τόπος που είναι ανοικτός στο κοινό και δέχεται τις περισσότερες επισκέψεις. Συγκρίνεται με ορισμένους δικτυακούς τόπους των ΗΠΑ όπως του Κογκρέσου και της Προεδρίας. Κάθε μέρα δέχεται 1,5 εκατομμύρια επισκέψεις στα ιδρυτικά έγγραφα. Οι επισκέψεις διπλασιάζονται σήμερα κάθε χρόνο και σημειώνεται ότι ο κόμβος περιλαμβάνει 1,5 εκατομμύρια έγγραφα και 60 βάσεις δεδομένων κάθε μια από τις οποίες περιλαμβάνει αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες εγγράφων.

Αυτό σημαίνει ότι ο EUROPA σημειώνει πολύ δυναμική ανάπτυξη και ότι διακινεί πληροφορίες μεγάλου μεγέθους, πολύπλοκες, ποικίλου, μεταβλητού και πολύγλωσσου χαρακτήρα. Πρέπει να ανταποκριθεί στις αυξανόμενες απαιτήσεις πολυγλωσσίας καθώς και στις ανάγκες αυξημένης και τακτικής ενημέρωσής του για την εξυπηρέτηση ενός αυξανόμενου αριθμού χρηστών διαφόρων κατηγοριών. Ο αριθμός των μη επαγγελματιών χρηστών αυξάνεται με σημαντικό ρυθμό η συμπεριφορά, μάλιστα, των οποίων καθιερώνεται ως μέτρο αναφοράς.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Επιτροπή ετοιμάζει νέες αλλαγές για τη σοβαρή βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών αυτών. Οι αλλαγές αυτές θα σηματοδοτήσουν την έλευση της δεύτερης γενεάς EUROPA, τον EUROPA II ο οποίος σύντομα θα τεθεί ενώπιον του Σώματος των Επιτρόπων. Τα συμπεράσματα δικαιολογούν τη διεξαγωγή διαλόγου σε διοργανικό επίπεδο.

Στόχος της Επιτροπής είναι ο EUROPA να είναι αντιπροσωπευτικός των πλέον προηγμένων πρακτικών της νέας διακυβέρνησης στην Ευρώπη, υπό τα εμβλήματα "e-Commission", "e-Europe" και "e-governance". Τα κυριότερα χαρακτηριστικά είναι η διαδραστικότητα, η ταχεία και αυθεντική επικοινωνία, η έρευνα όσον αφορά την υποστήριξη του κοινού και μια απλουστευμένη διοικητική πρακτική για όλους.

Στο πλαίσιο αυτό η έναρξη ισχύος του κανονισμού για την πρόσβαση στα έγγραφα, κατ' εφαρμογή του άρθρου 255 της συνθήκης του Άμστερνταμ, αποτελεί μεγάλη πρόκληση για την Επιτροπή και απαιτεί ταχεία και αποτελεσματική ανταπόκριση προκειμένου να αποκτήσουν οι πολίτες επίγνωση των δικαιωμάτων τους.

Ο συντονισμός σε διοργανικό επίπεδο θα ενισχυθεί με τη συμμετοχή των Γενικών Διευθυντών των άμεσα ενεχόμενων διευθύνσεων (ΓΔ PRESS για την Επιτροπή και ΓΔ III για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, των αντίστοιχων υπηρεσιών του Συμβουλίου και των άλλων κοινοτικών θεσμικών οργάνων).

Δημοσιεύσεις

Οι δημοσιεύσεις οι οποίες προσφέρουν στοιχειώδεις πληροφορίες σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση αποτελούν σημαντική δραστηριότητα. Στο μέλλον πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για την έκδοση όλου του σχετικού υλικού με συντονισμένο τρόπο προκειμένου να αναπτυχθεί μια κοινή διοργανική παρουσίαση του υλικού. Με τον τρόπο αυτόν τα κοινοτικά όργανα θα μπορέσουν να συνεργασθούν μεταξύ τους σε ένα αντικειμενικό πλαίσιο.

Η τρέχουσα πρόοδος έχει εξαλείψει τη διάκριση μεταξύ παραδοσιακών και ηλεκτρονικών δημοσιεύσεων: οι μέθοδοι παραγωγής είναι πλέον ίδιες και για τα δύο είδη δημοσιεύσεων. Η Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων θα εισαγάγει τη δυνατότητα "εκτύπωσης κατά παραγγελία" μέσω μιας πύλης αφιερωμένης στις δημοσιεύσεις όλων των κοινοτικών οργάνων, φορέων και υπηρεσιών. Αυτό σημαίνει ότι οι ΜΚΟ, οι εθνικές δημόσιες υπηρεσίες, τα γραφεία (Info Points) και τα κατά τόπους κέντρα πληροφόρησης, οι αντιπροσωπείες και το ευρύτερο κοινό θα μπορούν να καλούν τις δημοσιεύσεις που θέλουν και να τις τυπώνουν ή να παραγγέλλουν οποιαδήποτε ποσότητα προς παράδοση στη διεύθυνση της επιλογής τους.

Στο μέλλον, η παροχή στους πολίτες των αναπτυσσόμενων νέων υπηρεσιών (e-Europe, το πρόγραμμα IDA, κλπ) θα δώσει νέα διάσταση στη συνεργασία μεταξύ κρατών μελών.

4. Europe Direct, Eurojus, Signpost Service

Υπάρχουν τώρα πλέον τρεις υπηρεσίες απάντησης στα ερωτήματα των πολιτών.

Europe Direct

Η Europe Direct βοηθά τους πολίτες να πληροφορηθούν και να ασκήσουν τα δικαιώματά τους και να εντοπίσουν όλες τις ευκαιρίες που προσφέρει η Ευρωπαϊκή Ένωση όπως, επί παραδείγματι, τα κοινοτικά προγράμματα που συμβάλλουν στην υλοποίηση σχεδίων. Η υπηρεσία αυτή συστάθηκε ως ανταπόκριση στην επιθυμία των εθνικών αρχών να καταστεί η Ευρωπαϊκή Επιτροπή προσιτότερη και πλησιέστερη στους πολίτες και τις επιχειρήσεις, επιθυμία που επιβεβαιώθηκε και στο Ευρωπαϊκό Συμβούλιο του Cardiff, το 1998.

Η Europe Direct ξεκίνησε ως απλή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εν συνεχεία χρειάσθηκε να ανταποκριθεί σε νέες απαιτήσεις καθώς αύξανε η ισχύς της, με αποτέλεσμα να δημιουργηθεί ένα κέντρο κλήσεων Europe Direct το οποίο άρχισε να λειτουργεί τον Απρίλιο του 2000. Το κέντρο απαντά σε τηλεφωνικές κλήσεις σε 11 γλώσσες και είναι προσβάσιμο με έναν αριθμό ατελούς κλήσης, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, με επιστολή η με φαξ. Λειτουργεί στο πλαίσιο μιας σύμβασης παροχής υπηρεσιών και τον πρώτο χρόνο λειτουργίας του απάντησε σε 100 000 ερωτήματα.

Eurojus (Νομικός σύμβουλος)

Η Eurojus συμπληρώνει την υπηρεσία Europe Direct και παρέχει ατελώς συμβουλές και βοήθεια σε προβλήματα νομικής υφής τα οποία ανακύπτουν κατά την ερμηνεία ή εφαρμογή της κοινοτικής νομοθεσίας. Η πρόσβαση στους νομικούς συμβούλους γίνεται μέσω των αντιπροσωπειών.

Η Eurojus προσφέρει διάφορα πλεονεκτήματα: απαντά γρήγορα σε συγκεκριμένα νομικά ερωτήματα και είναι αποκεντρωμένη, πράγμα το οποίο την φέρνει κοντά στους πολίτες και τονίζει την παρουσία της στην Ευρώπη. Είναι σχετικά φθηνή, εύκολη στη διαχείρισή της και συμβαδίζει με την πρακτική που εφαρμόζουν τα περισσότερα κράτη μέλη με την δωρεάν παροχή νομικής βοήθειας σε θέματα εθνικού δικαίου. Η υπηρεσία αυτή καλύπτει μια συγκεκριμένη ανάγκη προσφέροντας δωρεάν νομική βοήθεια σε θέματα κοινοτικής νομοθεσίας.

Υπηρεσία Καθοδήγησης (Signpost Service)

Η Signpost Service τέθηκε σε λειτουργία το 1996. Παρέχει υπηρεσίες παραπλήσιες με εκείνες της Eurojus αλλά αφορά αποκλειστικά τα δικαιώματα των πολιτών και επιχειρήσεων σε σχέση με την εσωτερική αγορά. Η εν λόγω υπηρεσία, η οποία είχε ανατεθεί σε εξωτερικό φορέα, μόλις έπαυσε να λειτουργεί. Την έχει αναλάβει, προσωρινά, η Europe Direct.

Είναι σημαντικό να τονισθεί ότι όλα τα μέσα που περιγράφονται στο παρόν κεφάλαιο πρέπει να σχεδιασθούν και να διαρθρωθούν κατάλληλα προκειμένου να διασφαλισθεί ότι είναι ορατές και ότι αλληλοσυμπληρώνονται, ούτως ώστε το ευρύ κοινό, στο οποίο εξάλλου απευθύνονται, να μπορεί να τις χρησιμοποιεί εύκολα και αποτελεσματικά.

1. Όσον αφορά την Europe Direct, η Επιτροπή θα αξιολογήσει τον τρόπο λειτουργίας της νέας αυτής υπηρεσίας κατά το πρώτο χρονικό διάστημα της λειτουργίας της και να επιφέρει τις αναγκαίες αλλαγές. Η Επιτροπή δεν πρόκειται να προβεί σε συνολική αξιολόγηση της υπηρεσίας αυτής μέχρι να γίνει διεξοδική ανάλυση όλων των διαθέσιμων στοιχείων και να επιβεβαιωθεί η προστιθέμενη αξία της.

2. Όσον αφορά την Eurojus η Επιτροπή βρίσκεται σε φάση επανεξέτασης του συστήματος. Πρέπει να μελετηθεί αν αυτό το είδος νομικής βοήθειας αποτελεί όντως καθήκον των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων ή αν θα ήταν προτιμότερο να το αναλάβουν οι αρμόδιοι εθνικοί φορείς των κρατών μελών.

3. Όσον αφορά την Signpost Service, οργανώνεται νέος διαγωνισμός ανάθεσης.

5. Ραδιοτηλεοπτικές εκπομπές και εκπαίδευση δημοσιογράφων

Είναι προφανές ότι μια από τις προτεραιότητες των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων είναι η ανάπτυξη της παροχής πληροφοριών στους πολίτες μέσα από τα οπτικοακουστικά μέσα ενημέρωσης.

Προς τούτο, διατίθεται ένα σημαντικό κονδύλιο από τον προϋπολογισμό. Ο προσδιορισμός μιας νέας πολιτικής αποτελεί σημαντική προτεραιότητα λόγω, όμως, του πολύπλοκου χαρακτήρα της, του μεγάλου φάσματος εργαλείων που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν και των ποικίλων άμεσων και έμμεσων συνεπειών της ο σχεδιασμός και η εφαρμογή μιας τέτοιας πολιτικής έχει μακροπρόθεσμο χαρακτήρα και θα απαιτηθεί ένα μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρις ότου καρποφορήσει. Ως εκ τούτου, οι διάφοροι παράγοντες που αναφέρονται έχουν μεταβατικό χαρακτήρα.

Αφορούν τόσο το κεντρικό όσο και το αποκεντρωμένο επίπεδο.

Αποκεντρωμένες ενέργειες

Πιλοτικές δοκιμές για την αποκεντρωμένη συμπαραγωγή ραδιοτηλεοπτικών εκπομπών (από κοινού με τα εξωτερικά γραφεία και αντιπροσωπείες) κατά τη διάρκεια του 2001. Η αξιολόγησή τους θα επιτρέψει τη βελτίωση του μελλοντικού πλαισίου τους. Για τη δράση αυτή θα διατεθούν πρόσθετα κονδύλια ούτως ώστε να καταστεί δυνατή η αποτελεσματικότερη συμμετοχή σε σχέδια συνεργασίας με εθνικά και περιφερειακά μέσα ενημέρωσης.

Ενέργειες σε κεντρικό επίπεδο

* Παράλληλα με τις αποκεντρωμένες ενέργειες, πραγματοποιούνται ενέργειες και σε κεντρικό επίπεδο στο πλαίσιο των ενεργειών πληροφόρησης με προτεραιότητα (PRINCE), οι οποίες αποτελούν ένδειξη της επιθυμίας της Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου να συνεργασθούν. Οι ενέργειες αυτές θα πραγματοποιηθούν με πολυεθνικά οπτικοακουστικά μέσα ενημέρωσης (ραδιόφωνο και τηλεόραση)

* EuroNews

Η συνεργασία με την EuroNews για την παραγωγή διαφόρων ενημερωτικών προγραμμάτων έφθασε σε ένα κρίσιμο στάδιο με τη συμπλήρωση τριών ετών από τη σύναψη της σύμβασης παραγωγής. Μετά από αξιολόγηση του περιεχομένου και του αντίκτυπου των προγραμμάτων που ήταν συμπαραγωγές με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και την Επιτροπή, προτείνεται η επικαιροποίηση και ο εντοπισμός τομέων μελλοντικής συνεργασίας για άλλη μια τριετία.

Η συνεργασία δεν θα βασίζεται πλέον σε επιχορήγηση, αλλά σε μια πραγματική σύμβαση συμπαραγωγής. Τα κεφάλαια που θα διατεθούν για τις εκπομπές θα μειωθούν προοδευτικά ενώ θα αυξηθούν εκείνα που θα διατεθούν την παραγωγή προγραμμάτων (πιο εκτεταμένη υποχρέωση εκπομπής, περισσότερες ειδήσεις και λιγότερες εκπομπές ποικίλης ύλης), ενώ θα βελτιωθεί και η ποιότητα όλων των προγραμμάτων (καλύτερη εικόνα, περισσότερη ποικιλία όσον αφορά το περιεχόμενο). Η συνολική οικονομική συμβολή της Επιτροπής θα μειωθεί προοδευτικά. Τα θέματα θα καθορίζονται σε τριμερή βάση (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή, EuroNews), ενώ το κανάλι θα διατηρήσει την ελευθερία της επιμέλειας των εκπομπών.

Ευρώπη μέσω δορυφόρου (Europe by Satellite - EBS)

Η EBS αποτελεί το μέσο μετάδοσης τηλεοπτικών ειδήσεων των θεσμικών οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Η EBS παρέχει ιδιαιτέρως σημαντική υπηρεσία: κατά βάση, πρόκειται για την ζωντανή κάλυψη του έργου των κοινοτικών οργάνων (40% των εκπομπών). Μεταδίδει επίσης συνοπτικά δελτία ειδήσεων τέσσερις φορές την ημέρα σε τακτές ώρες (20 % των εκπομπών). Ο υπόλοιπος χρόνος διατίθεται για θεματικές παρουσιάσεις εικόνων από την τρέχουσα επικαιρότητα (15% των εκπομπών) και για προγράμματα συνεργαζόμενων καναλιών.

Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να διατηρήσει στενή συνεργασία με την EBS όσον αφορά τη διοργανική επιμέλεια των εκπομπών σε συνεχή βάση. Η σημασία που έχει αυτό τονίζεται από το γεγονός ότι η πολιτική της ευθυγράμμισης της γραμμής του καναλιού όσο το δυνατόν περισσότερο στις νέες εξελίξεις συνεπάγεται μεγάλη συχνότητα εκπομπών που αντικατοπτρίζει την ταχύτητα της διαδοχής των γεγονότων. Η διοργανική συνεργασία θα ενισχυθεί με την προσθήκη ενός συντονιστικού φορέα σε επίπεδο Γενικών Διευθυντών των αντίστοιχων υπηρεσιών του κάθε οργάνου, όπως γίνεται στην περίπτωση του EUROPA.

Στο μέλλον θα καταβληθούν προσπάθειες ούτως ώστε να δίνεται συνέχεια σε φακέλους που αφορούν τοπικά θέματα ή τις διαδοχικές προεδρίες. Θα παρέχεται, κατά προτεραιότητα, ειδική τεχνική βοήθεια, σε δημοσιογράφους από τις υποψήφιες χώρες. Θα οργανωθούν διαδραστικές συνεντεύξεις Τύπου, ιδίως με Επιτρόπους, για δημοσιογράφους ευρισκόμενους εκτός της έδρας των κοινοτικών οργάνων. Από τον Ιούνιο του 1999, ο Europa προσφέρει πρόσβαση στον κόμβο EUROPARL και έχουν ήδη δημιουργηθεί ορισμένες σελίδες της EBS. Η παρουσία της EBS στον EUROPA πρέπει να ενισχυθεί και προγραμματίζεται η ανάπτυξη της συμβολής της στο Εικονικό Γραφείο Τύπου, το οποίο είναι ένας δικτυακός τόπος της Επιτροπής που εξυπηρετεί δημοσιογράφους.

Εκπαιδευτική βοήθεια για δημοσιογράφους

Επί πολλά χρόνια η Επιτροπή συνεισφέρει στην εκπαίδευση δημοσιογράφων για λόγους πολιτικής. Η συνεισφορά της αφορά όχι τη γενική τους εκπαίδευση αλλά την ειδίκευσή τους, η οποία δεν προωθείται όσο πρέπει στα προγράμματα εκπαίδευσης δημοσιογράφων. Στους αποδέκτες, στους οποίους έχουν χορηγηθεί διάφορα ποσά για διάφορα σχέδια, συγκαταλέγονται το European Journalism Centre (Maastricht), η Association pour la formation au journalisme europιen (Bordeaux), η Fondation journalisme en Europe (Παρίσι) και η Ευρωπαϊκή Ένωση Δημοσιογράφων.

Όσον αφορά το μέλλον, η Επιτροπή είναι ανοικτή και πρόθυμη να συζητήσει περαιτέρω αλλαγές στους διακανονισμούς που ισχύουν σήμερα με τα κοινοτικά όργανα και τα κράτη μέλη. Η Επιτροπή δεν επιθυμεί να περιλαμβάνεται στο πρόγραμμα ειδίκευσης σε μακροπρόθεσμη βάση, ένα θέμα το οποίο θα έπρεπε να αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της γενικής δημοσιογραφικής εκπαίδευσης. Ταυτόχρονα, όμως, έχει επίγνωση του γεγονότος ότι η πολυπλοκότητα και το φάσμα που καλύπτουν οι ευρωπαϊκές υποθέσεις δεν μπορούν να καλυφθούν αν δεν υπάρχει ένα στέρεο πλαίσιο προπαρασκευής.

Πέραν αυτού, αξίζει να αναφερθεί και η συνεχής συνεργασία των γραφείων της Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για την εκπαίδευση δημοσιογράφων σε ευρωπαϊκά θέματα (π.χ. στην Πορτογαλία).

6. Κεντρική Βιβλιοθήκη [7] και Δίκτυο Κέντρων Τεκμηρίωσης

[7] Η Κεντρική Βιβλιοθήκη αποκτά, ταξινομεί, διαχειρίζεται οικονομικά και θέτει στη διάθεση των υπαλλήλων όλων των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων και του ενδιαφερόμενου κοινού, πολυάριθμες συλλογές έργων και περιοδικών εκδόσεων για την ολοκλήρωση της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τις πολιτικές της από το 1958. Επίσης, διαχειρίζεται όλες τις συλλογές των Γενικών Διευθύνσεων και των Υπηρεσιών της Επιτροπής καθώς και τις ημερήσιες εφημερίδες που διαβιβάζονται στην Επιτροπή και ειδικότερα στην Υπηρεσία Τύπου. Είναι δυνατή η ηλεκτρονική ανάγνωση του πλήρους καταλόγου της στον δικτυακό τόπο EUROPA.

Οι βιβλιοθήκες λόγω της φυσικής τους παρουσίας και του δημοσίου ενδιαφέροντος που προσελκύουν μπορούν να θεωρηθούν ως ενσάρκωση του θεσμικού οργάνου που τις δημιούργησε.

Ως εκ τούτου, τα μέλη της διοργανικής ομάδας για την πληροφόρηση (ΔΟΠ) συνέστησαν την ανάπτυξη συνεργασίας μεταξύ της Επιτροπής και του Κοινοβουλίου στο πλαίσιο εικονικής διοργανικής βιβλιοθήκης.

Θα διεξαχθεί μελέτη σκοπιμότητας όσον αφορά τις πραγματικές επιλογές που σχετίζονται με τη δημιουργία αυτού του έργου.

Πρέπει να σημειωθεί ότι η κεντρική βιβλιοθήκη της Επιτροπής παραδοσιακά συνεργάζεται με τις βιβλιοθήκες άλλων ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων και θα επιθυμούσε να συνεχίσει και να ενισχύσει περαιτέρω την εν λόγω συνεργασία.

Παράλληλα, πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι τα τελευταία τριάντα έτη έχει δημιουργηθεί ένα δίκτυο Ευρωπαϊκών Κέντρων Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ). Το δίκτυο περιλαμβάνει περισσότερα από 500 κέντρα, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων «εξειδικευμένων» μονάδων στο εσωτερικό και στο εξωτερικό της Ένωσης, που έχουν συνάψει συμφωνία με την Επιτροπή για την παροχή τεκμηρίωσης και κατάρτισης.

Τα ΕΚΤ αποτελούν σημαντικά σημεία πληροφόρησης και ευρίσκονται κυρίως σε πανεπιστήμια και ινστιτούτα ανώτερης εκπαίδευσης. Ο σκοπός τους είναι διττός : να διευκολύνουν την πρόσβαση των ακαδημαϊκών και του γενικού κοινού στις πηγές πληροφοριών και να παρέχουν πληροφορίες μαζί με άλλα κέντρα και δίκτυα.

7. Επισκέψεις

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και η Επιτροπή κατά τη διάρκεια των συνεχών προσπαθειών τους για την προσέγγιση των πολιτών και των θεσμικών οργάνων, ακολούθησαν πάντα πολιτική διαφάνειας έναντι του γενικού κοινού. Αυτό αποτελεί ειδική προτεραιότητα για το Κοινοβούλιο, η υποδομή του οποίου επέτρεψε κατά το 2000 την υποδοχή 300.000 επισκεπτών στις εγκαταστάσεις του στο Στρασβούργο και στις Βρυξέλλες. Η Υπηρεσία Επισκέψεων της Επιτροπής αφιερώνει τους περισσότερους ανθρώπινους και δημοσιονομικούς της πόρους στη διοργάνωση επισκέψεων προτεραιότητας για ομάδες προσώπων που παρέχουν πληροφορίες και διαμορφώνουν την κοινή γνώμη από τα κράτη μέλη, των οποίων η ενημερωτική επίσκεψη μπορεί να διαρκέσει έως δύο ημέρες. Αυτές οι ενημερωτικές επισκέψεις προτεραιότητας οργανώνονται για επιλεγμένο κοινό, κυρίως μέλη των κοινοβουλίων, δημοσιογράφους, αντιπροσώπους της οργανωμένης κοινωνίας των πολιτών και ακαδημαϊκούς, σε στενή συνεργασία με τις αντιπροσωπείες στα κράτη μέλη. Επίσης διοργανώνονται επισκέψεις για επιλεγμένο κοινό από τις υποψήφιες χώρες.

Μετά τα συμπεράσματα της προεδρίας του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου του Ελσίνκι, οι αρμόδιες υπηρεσίες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Επιτροπής συνέταξαν προκαταρκτική έκθεση (Ιούνιος 2000) που καθορίζει τη βάση συνεργασίας στον τομέα των επισκέψεων, σεμιναρίων και δημοσίων εκδηλώσεων. Παρόλο που η έκθεση τόνιζε ότι πρέπει να διατηρηθούν οι χωριστές υπηρεσίες για την οργάνωση και την υποδοχή των ενημερωτικών επισκέψεων, προέβλεπε στενότερη συνεργασία στο πλαίσιο κέντρου μελλοντικών εκδηλώσεων. Το κέντρο αυτό, που είναι εγκατεστημένο στην καρδιά της ευρωπαϊκής συνοικίας των Βρυξελλών και το οποίο συμπεριλαμβάνει το ευρύτερο δυνατό φάσμα των διαφόρων ομάδων συμφερόντων, πρέπει να αποτελέσει την εστία ευρέων διαβουλεύσεων για την Ευρώπη.

8. Αξιολόγηση

Το νέο πλαίσιο επικοινωνίας και πληροφόρησης και τα διάφορα εργαλεία που περιγράφονται σε αυτή την ανακοίνωση θα επιτύχουν πλήρως τους στόχους τους μόνο εάν η αποτελεσματικότητα και η συνοχή των εργασιών που διεξάγονται υπόκεινται σε μόνιμη αξιολόγηση. Οι λαμβανόμενες πληροφορίες θα επιτρέψουν τη δημιουργία σταθερού πλαισίου για τη λήψη αποφάσεων αναφορικά με την κατεύθυνση που πρέπει να έχουν οι εργασίες στο μέλλον.

Η σημασία της αξιολόγησης και του ελέγχου οφείλεται στο γεγονός ότι η διοργανική ομάδα εργασίας για την πληροφόρηση πρέπει να προβαίνει σε συνολική ετήσια αξιολόγηση όταν προετοιμάζει το πρόγραμμα για το επόμενο έτος. Η ποιότητα αυτής της αξιολόγησης και του ελέγχου επιτρέπουν στην ομάδα εργασίας να εξάγει τα δέοντα συμπεράσματα και να τροποποιήσει, να διατηρήσει, να αποσύρει, να επαναπροσανατολίσει ή να ενισχύσει τη σημασία και τη φύση των διαβιβαζομένων μηνυμάτων και πληροφοριών.

Η Επιτροπή έχει στη διάθεσή της διάφορα εργαλεία για την αξιολόγηση των συζητήσεων επί των ευρωπαϊκών θεμάτων στα κράτη μέλη. Το ερώτημα εάν αυτά τα εργαλεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό των συνεπειών των κοινοτικών δραστηριοτήτων πληροφόρησης και επικοινωνίας παραμένει ανοικτό και πρέπει να απαντηθεί εντός του νέου πλαισίου.

Το επίπεδο δραστηριότητας μπορεί να μετρηθεί με απλούς όρους : ποσά και είδη δαπανών, στατιστικά στοιχεία για εκδηλώσεις, επαφές, σχέσεις με ιδιώτες, υλικό που διαδόθηκε, υπολογισμοί κοινού, κ.λ.π. Παρόλα που τα προαναφερόμενα παρέχουν ένα σημαντικό σημείο εκκίνησης δεν επαρκούν από μόνα τους. Οι συνέπειες πρέπει επίσης να αξιολογηθούν σε ποιοτικούς όρους: εάν πληρώθηκαν οι στόχοι, ποιες είναι οι απόψεις του κοινού και εάν αυτό ικανοποιήθηκε.

Από άποψη μεθοδολογίας, η Επιτροπή δεν διαθέτει μεγάλη πείρα όσον αφορά την αξιολόγηση των συνεπειών των ενημερωτικών της εκστρατειών, αλλά δέχεται ευχαρίστως προτάσεις και συμβουλές από επαγγελματίες στον εν λόγω τομέα.

Τα εργαλεία μπορούν να κατανεμηθούν σε δύο κατηγορίες, γενικά και ειδικά. Τα γενικά εργαλεία, εάν ερμηνευθούν σωστά, μπορούν να δώσουν μια εικόνα των δημοσίων συζητήσεων/αντιλήψεων, ενώ τα ειδικά μέσα αφορούν ειδικά θέματα ενημερωτικής δραστηριότητας. Η πρώτη ομάδα περιλαμβάνει γενικές δημοσκοπήσεις και διάφορα δελτία τύπου και μέσων μαζικής ενημέρωσης, συμπεριλαμβανομένων των δημοσίων ακροάσεων και συζητήσεων σε ειδικά φόρα.

Η δεύτερη ομάδα βασίζεται στην ανατροφοδότηση που παρέχεται από χρήστες ή από ειδικές ομάδες στόχους. αυτή η ανατροφοδότηση μπορεί να φέρει στην επιφάνεια σημαντικά στοιχεία ως προς το εάν η ενημερωτική δραστηριότητα ανταποκρίνεται στο στόχο της, εάν υπάρχουν αποτελέσματα πέρα από την αρχική ομάδα στόχο και εάν η προσέγγιση πρέπει να προσαρμοσθεί ή να μεταβληθεί.

Γενικά εργαλεία - Ευρωβαρόμετρο, δελτία τύπου, δημόσιες ακροάσεις

Από τα γενικά εργαλεία, το Ευρωβαρόμετρο υπάρχει τριάντα έτη. Προσφέρει σε τακτή βάση «στιγμιότυπα» της κοινής γνώμης : αντιλήψεις ως προς την ΕΕ και τις κυριότερες πολιτικές της, ενημέρωση σχετικά με τα θεσμικά όργανα και εμπιστοσύνη προς αυτά, πολιτικές προτεραιότητες και χρονοδιαγράμματα, προτιμώμενες πηγές πληροφοριών. Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία και την αξιολόγηση ενημερωτικών ενεργειών ενόψει της διαβάθμισης των εκστρατειών και της γενικής πληροφόρησης του κοινού. Κάθε έτος δημοσιεύονται πολυάριθμες εκθέσεις, στις οποίες γίνεται ευρέως αναφορά και οι οποίες σχολιάζονται στα μέσα μαζικής ενημέρωσης. Οι εκθέσεις αυτές αποτελούν αφορμή για δημόσιες συζητήσεις στην Ευρώπη. Στο εγγύς μέλλον η Επιτροπή σκοπεύει να εκπονήσει ανάλογες μελέτες στις υποψήφιες χώρες. Οι ποιοτικές έρευνες και οι μελέτες, που μπορεί να είναι εξαιρετικά λεπτομερείς, διεξάγονται στο γενικό κοινό ή σε ειδικές ομάδες στόχους (μικρομεσαίες επιχειρήσεις, γεωργοί, καταναλωτές, κ.λ.π.). Κάθε έτος καταρτίζονται 50 μελέτες που παρέχουν πολλές πληροφορίες, των οποίων απαιτείται η κατάλληλη εκμετάλλευση και των οποίων η χρήση πρέπει να αξιολογηθεί δεόντως.

Τα δελτία τύπου και μέσων εντάσσονται στην ίδια κατηγορία εργαλείων και ο προαναφερόμενος συλλογισμός μπορεί να εφαρμοσθεί και σε αυτά. Η Επιτροπή προσδίδει μεγάλη σημασία στην παρατήρηση των συνεπειών των ενεργειών των διαφόρων θεσμικών οργάνων και των κάθε είδους παρεμβάσεων από τις κυβερνήσεις και τους πολιτικούς, ειδικά τα μέλη του κοινοβουλίου, καθώς και των συνεπειών των τρεχουσών εξελίξεων στην κοινωνία γενικότερα.

Ως εκ τούτου, η Επιτροπή αφιερώνει σημαντικούς πόρους στον τομέα αυτό : δύο δελτία τύπου ημερησίως, διαχείριση της βάσης δεδομένων, τέσσερα δελτία των εκθέσεων των πρακτορείων ημερησίως. Υπάρχει περιθώριο για εξορθολογισμό (συγχώνευση των υφισταμένων υπηρεσιών συλλογής αποκομμάτων άρθρων και έκδοσης δελτίων των διαφόρων θεσμικών οργάνων). Όμως, οι βελτιώσεις θα είναι δυσκολότερες (για παράδειγμα, η επέκταση της κάλυψης του περιφερειακού και του εξειδικευμένου τύπου. η ευρύτερη διάδοση των ίδιων των δελτίων και των αποκομμάτων άρθρων) καθώς κάθε στρατηγική πρέπει να επιτύχει την εξισορρόπηση διαφόρων αντιμαχομένων παραγόντων όπως των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας, της ποιότητας (στην περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης), των δαπανών και του διαθέσιμου προϋπολογισμού. Μια λύση που θα μπορούσε να μελετηθεί έγκειται στη διανομή των δελτίων τύπου στα δίκτυα και τις αναμεταδόσεις με αντάλλαγμα την συνεισφορά εκ μέρους τους για την κάλυψη του περιφερειακού και εξειδικευμένου τύπου.

Ειδικά εργαλεία - ανατροφοδότηση εκ μέρους των χρηστών

Η πληροφόρηση από τους χρήστες ή τις ομάδες πληθυσμού που απετέλεσαν στόχο ειδικών δράσεων πληροφόρησης ή επικοινωνίας προσφέρει ακριβέστερη εικόνα του τρόπου με τον οποίο έγιναν δεκτές οι προσπάθειες των οργάνων, όμως σε πολύ περιορισμένη κλίμακα. Οι διάφορες δραστηριότητες που αναφέρονται στο κεφάλαιο 2 της παρούσας ανακοίνωσης προσεγγίζουν εκατοντάδες χιλιάδες χρήστες κάθε ημέρα (1,5 εκατομμύριο έγγραφα μελετώνται κάθε ημέρα στον Europa. το περασμένο έτος τέθηκαν 100.000 ερωτήσεις στην Europe Direct). Κάθε ημέρα τα συστήματα αυτά διαχειρίζονται σωρεία πληροφοριών που πρέπει να αναλυθούν συστηματικότερα στο μέλλον και να εκτιμηθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης.

Η υπηρεσία Europe Direct (Η Ευρώπη απευθείας) διαχειρίζεται αιτήματα και ερωτήματα απευθείας από ιδιώτες. Τα στατιστικά στοιχεία για τα θέματα και τα ζητήματα που καλύπτονται μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό ελλείψεων στις γενικές προτεραιότητες πληροφόρησης και σχετίζονται άμεσα με τις ανησυχίες των πολιτών. Επίσης, το σύστημα Eurojus για την παροχή δωρεάν νομικών συμβουλών σε ιδιώτες έχει υποδείξει τομείς, ειδικότερα τον τομέα της ελεύθερης κυκλοφορίας των προσώπων και του δικαιώματος εγκατάστασης, στους οποίους απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες.

Επίσης, πρόσφατα, και το Διαδίκτυο αποτελεί πηγή πληροφόρησης για τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά όργανα καλύπτουν τη δημόσια ζήτηση για πληροφόρηση. Ο Europa και οι εθνικές κεντρικές σελίδες που διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες λαμβάνουν τις αντιδράσεις και τα αιτήματα του κοινού με βασικά δύο διαφορετικούς τρόπους : μέσω των υπηρεσιών άμεσων ταχυδρομικών θυρίδων, όπου οι χρήστες μπορούν να υποβάλλουν ερωτήματα, να σχολιάσουν ή να παραγγείλουν εκδόσεις και άλλο υλικό και μέσω των στατιστικών στοιχείων για τις ιστοσελίδες που έχουν τον μεγαλύτερο αριθμό επισκέψεων. Η προσαρμογή της προσφοράς πληροφοριών σε αυτές τις ενδείξεις εκ μέρους του κοινού είναι δυνατή και αναγκαία.

Όσον αφορά ειδικότερα τα δίκτυα ολοκληρώθηκε η πειραματική φάση ενός συστήματος μόνιμου ελέγχου (ΣΜΕ) και το εν λόγω σύστημα τέθηκε σε λειτουργία. Αντιπροσωπεύει ένα μείγμα της γενικής και ειδικής προσέγγισης : επιτρέπει τον έλεγχο όλων των χωριστών σημείων και του ίδιου του δικτύου από την άποψη της χρήσης, των επαφών με το κοινό και των επιπέδων δραστηριότητας. Ταυτόχρονα επιτρέπει τον εντοπισμό των στοιχείων της ανατροφοδότησης των χρηστών, όπως των συχνότερα υποβαλλόμενων ερωτημάτων, των ενδιαφερόντων των χρηστών ανά θεματική ομάδα, φύλο, ηλικία, κ.λ.π. Η μελλοντική λειτουργία του θα παρακολουθείται πιο στενά ενώ θα δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην προοπτική επέκτασής του για την κάλυψη άλλων δραστηριοτήτων.

Οι δημόσιες ακροάσεις, ιδιαίτερα εάν η οργάνωση και η προετοιμασία τους είναι καλές, μπορούν να προσφέρουν πρόσθετα στοιχεία για τις απόψεις του κοινού και τις αντιδράσεις του στην πληροφόρηση από τα θεσμικά όργανα. Επίσης, επιτρέπουν τον ίδιο το διάλογο μεταξύ αυτών που παρέχουν πληροφορίες (θεσμικά όργανα, κράτη μέλη) και των αποδεκτών των εν λόγω πληροφοριών και επομένως μπορούν να αποτελέσουν αφορμή για εποικοδομητικές συζητήσεις αναφορικά με τις επικοινωνιακές στρατηγικές και προτεραιότητες. Επιπλέον, μέσω των ακροάσεων και των δημοσίων συζητήσεων είναι δυνατό να ελεγχθεί η εξέλιξη - κατά μια χρονική περίοδο - των γνώσεων και των απόψεων του κοινού επί μειζόνων θεμάτων, όπως για παράδειγμα της διεύρυνσης. Είναι δύσκολο να εξισωθεί αυτό άμεσα με την μέτρηση των συνεπειών των πολιτικών πληροφόρησης της Ένωσης εφόσον υπάρχει μεγάλος αριθμός άλλων παραγόντων, αλλά η μακροπρόθεσμη τάση ως προς τις γνώσεις (η αίσθηση του κοινού ότι είναι ενημερωμένο) μπορεί να υποδείξει εάν χρειάζονται περισσότερες (ή ίσως και λιγότερες) πληροφορίες όσον αφορά ένα ειδικό θέμα. Επομένως, οι δημόσιες ακροάσεις θα μπορούσαν να αποτελέσουν χρήσιμο συμπλήρωμα του Ευρωβαρόμετρου και των δελτίων τύπου. Εάν υπήρχαν ειδικοί πόροι για την ανάλυση όλων των υφισταμένων δεδομένων θα μπορούσε να υπάρξει και περαιτέρω εκμετάλλευση όλων των πηγών.

ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ

Τομέας (-είς) πολιτικής: ΜΕΣΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

Δραστηριότητα (-ες): 01-02-20-21-22

Ονομασία τησ δράσης: Ανακοίνωση σχετικα με νεο πλαισιο συνεργασιασ σε δραστηριοτητεσ τησ πολιτικησ της Ευρωπαϊκής Ένωσης στον τομεα τησ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ και επικοινωνιασ

1. ΓΡΑΜΜΗ(-ΕΣ) ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ + ΟΝΟΜΑΣΙΑ(-ΕΣ)

B3-300, B3-300A, B3-301, B3301A, B3-303, B3-303A, B3-306, B3-306A, A0-1112, A0-4200, A0-421, Τίτλος 7

2. ΣΥΝΟΛΙΚΑ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

2.1 Συνολικό κονδύλιο της δράσης (Μέρος B): 432,717 εκατ. EUR σε ΠΑΥ για όλη την περίοδο υλοποίησης

2.2 Περίοδος υλοποίησης:

Οικονομικό έτος 2002 και εφεξής

2.3 Συνολική πολυετής εκτίμηση των δαπανών:

α) Χρονοδιάγραμμα των πιστώσεων αναλήψεων υποχρεώσεων/πιστώσεων πληρωμών (δημοσιονομική παρέμβαση) (πρβλ. σημείο 6.1.1)

εκατ. EUR (μέχρι τρίτου δεκαδικού ψηφίου)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

β) Τεχνική και Διοικητική Συνδρομή (ΤΔΣ) και Δαπάνες Στήριξης (ΔΣ) (πρβλ. σημείο 6.1.2)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

γ) Συνολικές δημοσιονομικές επιπτώσεις των ανθρώπινων πόρων και των άλλων δαπανών διοικητικής λειτουργίας (εκτός των δαπανών μισθοδοσίας)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

2.4 Συμβατότητα με τον δημοσιονομικό προγραμματισμό και με τις Δημοσιονομικές Προοπτικές

( Πρόταση συμβατή με τον ισχύοντα δημοσιονομικό προγραμματισμό

( Η πρόταση αυτή απαιτεί επαναπρογραμματισμό του αντίστοιχου τομέα των Δημοσιονομικών Προοπτικών,

( συμπεριλαμβανόμενης, εφόσον συντρέχει περίπτωση, προσφυγής στις διατάξεις της Διοργανικής Συμφωνίας.

2.5 Δημοσιονομικές επιπτώσεις επί των εσόδων

X Ουδεμία δημοσιονομική επίπτωση (αφορά τεχνικές πτυχές της εφαρμογής ενός μέτρου)

3. ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

4. ΝΟΜΙΚΗ ΒΑΣΗ

Ενέργειες που υπάγονται στις θεσμικές αρμοδιότητες της Επιτροπής

5. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ

5.1 Αναγκαιότητα κοινοτικής παρέμβασης

5.1.1 Επιδιωκόμενοι στόχοι

Η παρούσα ανακοίνωση αποσκοπεί, αφενός στην παροχή ενημέρωσης κοντά στον ευρωπαίο πολίτη και, αφετέρου, στη βελτίωση της διοργανικής συνεργασίας, ώστε να δίδεται στο ευρύ κοινό μια εικόνα ενότητας των θεσμικών οργάνων.

Οι ανωτέρω γενικοί στόχοι θα επιτευχθούν κυρίως με μεγαλύτερη αποκέντρωση των ενεργειών γενικής πληροφόρησης, καθώς και με την περαιτέρω ανάπτυξη των κέντρων μετάδοσης πληροφοριών και των δικτύων πληροφόρησης που έχει στη διάθεσή της η Επιτροπή.

5.1.2 Μέτρα σχετικά με την εκ των προτέρων (ex ante) αξιολόγηση

Η ανακοίνωση χαράσσει γενικές κατευθύνσεις, για την τήρηση των οποίων δεν καθορίζονται ακόμη λεπτομερείς διατάξεις. Τα σχετικά με την εκ των προτέρων αξιολόγηση μέτρα θα εξαρτηθούν από το είδος και το πεδίο εφαρμογής των διατάξεων αυτών.

5.1.3 Μέτρα μετά την εκ των υστέρων (ex post) αξιολόγηση

Οι εξελίξεις που περιγράφονται στην ανακοίνωση είναι απόρροια ενός νέου στρατηγικού προσανατολισμού στον τομέα της πληροφόρησης.

5.2 Σχεδιαζόμενες δράσεις και λεπτομέρειες υλοποίησης της δημοσιονομικής παρέμβασης

Οι δημοσιονομικές επιπτώσεις της παρούσας ανακοίνωσης εντοπίζονται κυρίως στο κεφάλαιο B3-3 τόσο από την άποψη των επιχειρησιακών κονδυλίων, όσο και των κονδυλίων για τεχνικές και διοικητικές δαπάνες.

Οι σχεδιαζόμενες δράσεις καλύπτουν κυρίως τις γενικές ενέργειες πληροφόρησης, τα κέντρα μετάδοσης πληροφοριών, τις ενέργειες επικοινωνίας και τα προγράμματα πληροφόρησης με προτεραιότητα (Prince).

5.3 Λεπτομέρειες υλοποίησης

Η υλοποίηση περιλαμβάνει κατά κύριο λόγο τις ακόλουθες δραστηριότητες:

Γενικές ενέργειες πληροφόρησης

- Ποιοτική βελτίωση της συντακτικής πολιτικής στις έντυπες και ηλεκτρονικές εκδόσεις

- Ενίσχυση των εργαλείων ανάδρασης στην πολιτική πληροφόρησης

- Αποκεντρωμένες δραστηριότητες πληροφόρησης για θέματα προτεραιότητας, μέσω των Αντιπροσωπειών, που απευθύνονται στο ευρύ κοινό

- Αξιολόγηση της απήχησης του συνδυασμένου αποτελέσματος των διαφόρων μέσων πληροφόρησης που θα χρησιμοποιηθούν στο πλαίσιο της νέας πολιτικής για την πληροφόρηση (δαπάνες στήριξης)

Κέντρα μετάδοσης πληροφοριών

- Η σημασία που αποδίδεται στην πληροφόρηση κοντά στον πολίτη, αντικατοπτρίζεται στην αναγκαία ανάπτυξη των δικτύων και των κέντρων μετάδοσης πληροφοριών.

Οι σχεδιαζόμενες δράσεις είναι οι εξής:

Δημιουργία νέων εθνικών κέντρων ανά διετία (2003-2005)

Δημιουργία νέων περιφερειακών κέντρων κάθε χρόνο

Δημιουργία νέων Σταυροδρομιών πληροφόρησης στην ύπαιθρο και Ευρωπαϊκών Κέντρων Πληροφοριών (ΕΚΠ) κάθε χρόνο. Λαμβάνοντας υπόψη τη γεωγραφική έκταση και την πληθυσμιακή πυκνότητα των περιφερειών, οι Υπηρεσίες της Επιτροπής υπολογίζουν ότι χρειάζονται τουλάχιστον 476 κέντρα μετάδοσης πληροφοριών. Δεδομένου ότι η κοινοτική χρηματοδότηση των ΕΚΠ και των Σταυροδρομιών ανέρχεται στο κατ'αποκοπή ποσό των 20.000EUR/κέντρο, αυτό συνεπάγεται συνολική ετήσια χρηματοδότηση ύψους 9.520.000EUR.

Ενίσχυση των συνεδριάσεων συντονισμού, αποκεντρωμένων και γενικών.

Μεγαλύτερη εμψύχωση των κέντρων μετάδοσης πληροφοριών

Γενικές ενεργειες επικοινωνίας

Πρόκειται να ενισχυθεί ο ρόλος των Αντιπροσωπειών στην αποκεντρωμένη πληροφόρηση και επικοινωνία.

Απαιτούνται πρόσθετα μέσα, μεταξύ άλλων για την ανάπτυξη των ηλεκτρονικών εκδόσεων, των ενεργειών άμεσης επικοινωνίας, των σεμιναρίων και των συνεδρίων κ.λπ..

Η εξέλιξη της αποστολής των Αντιπροσωπειών απαιτεί την προσφυγή στις υπηρεσίες ειδικών του τομέα της επικοινωνίας. Τα διαθέσιμα μέσα πρέπει να αναπροσαρμοστούν ανάλογα. (εκτίμηση κόστους ATA: 23 x 45.000EUR)

Η προσφυγή στις υπηρεσίες νομικού συμβούλου (Eurojus) συνεπάγεται πρόσθετο κόστος.

Ενέργειες πληροφόρησης με προτεραιότητα

Οι δραστηριότητες πληροφόρησης PRINCE, που καλύπτονται από την παρούσα ανακοίνωση, αφορούν:

- τη διεύρυνση,

- το μέλλον της Ένωσης,

- το χώρο ελευθερίας ασφάλειας και δικαιοσύνης και το Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων,

- το ευρώ,

- τη διεθνή δράση της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Η εξέλιξη των δαπανών που συνδέονται άμεσα με την εφαρμογή του προγράμματος PRINCE, εξαρτάται από τις αποφάσεις/κατευθύνσεις που έχουν ήδη εκδοθεί ή θα εκδοθούν μελλοντικά από την Επιτροπή.

Οι αναγκαίοι πόροι για την υλοποίηση των ανωτέρω δραστηριοτήτων πληροφόρησης θα υπολογιστούν με βάση τα συγκεκριμένα μέτρα που θα αποφασιστούν σε εύθετο χρόνο.

6. ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ

6.1 Συνολικές δημοσιονομικές επιπτώσεις στο Μέρος Β (για ολόκληρη την περίοδο προγραμματισμού)

Οι πρόσθετες ανάγκες που δημιουργεί η παρούσα ανακοίνωση θα καλυφθούν ως επί το πλείστον με αναδιάταξη των μέσων εντός του τίτλου B3-3 (Πληροφόρηση και επικοινωνία).

Τα αριθμητικά στοιχεία που παρατίθενται κατωτέρω αποτελούν την ακριβέστερη διαθέσιμη επί του παρόντος εκτίμηση των αναγκαίων συμπληρωματικών πιστώσεων και μπορεί να αναθεωρηθούν στο πλαίσιο της ετήσιας διαδικασίας APS (Annual Policy Strategy) της Επιτροπής.

6.1.1 Δημοσιονομική παρέμβαση ΠΑΥ σε εκατ. EUR (μέχρι τρίτου δεκαδικού ψηφίου)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

6.1.2 Τεχνική και Διοικητική Βοήθεια (ΤΔΒ), Δαπάνες Στήριξης (ΔΣ) και δαπάνες για τις Τεχνολογίες Πληροφοριών (ΤΠ) (πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

Σχετικές γραμμές BA του προϋπολογισμού (σημείο 1 + 2)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

6.2. Υπολογισμός του κόστους ανά σχεδιαζόμενο μέτρο στο Μέρος B (για ολόκληρη την περίοδο προγραμματισμού)

ΠΑΥ σε εκατ. EUR (μέχρι τρίτου δεκαδικού ψηφίου)

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

7. ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΚΑΙ ΣΤΙΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ (1)

7.1. Επιπτώσεις στους ανθρώπινους πόρους

Για το έτος 2002, η ΓΔ PRESS δεν ζητά ενίσχυση του προσωπικού της δυνάμει της παρούσας ανακοίνωσης.

Στη διάρκεια του 2002, η ΓΔ PRESS προτίθεται να αρχίσει τις αποκεντρωμένες δραστηριότητες, ακολουθώντας τις νέες κατευθύνσεις που χαράσσει η ανακοίνωση, με το προσωπικό που θα της διατεθεί το έτος εκείνο βάσει της ετήσιας κατανομής των θέσεων προσωπικού του θεσμικού οργάνου.

Όσον αφορά όμως τις ανάγκες σε ανθρώπινους πόρους τα επόμενα έτη, στο τέλος του 2001 ή στις αρχές του 2002 θα γίνει εκτίμηση των αναγκαίων πόρων με συσχέτιση προς τους διαθέσιμους, καθώς και προς τις ανάγκες που θα εντοπιστούν, έτσι ώστε να μπορεί να συμπεριληφθεί στην ετήσια διαδικασία APS 2003 η τυχόν απαραίτητη αίτηση συμπληρωματικού προσωπικού.

Παράλληλα πρέπει να ενεργοποιηθεί το σύστημα εναλλαγής του προσωπικού των Αντιπροσωπειών. Για το σκοπό αυτό και για να είναι το σύστημα αποτελεσματικό, λαμβανομένων υπόψη των περιορισμών στη διαχείριση του πίνακα θέσεων, η ΓΔ PRESS, σε συνεννόηση με τη ΓΔ BUDG και τη ΓΔ ADMIN, θα καταρτίσει διαδικασίες που θα διευκολύνουν την επανένταξη του προσωπικού των Αντιπροσωπειών μετά το τέλος της απόσπασής του.

7.2 Συνολικές δημοσιονομικές επιπτώσεις των ανθρώπινων πόρων

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

7.3 Άλλες δαπάνες διοικητικής λειτουργίας που απορρέουν από τη δράση

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

Τα ποσά αντιστοιχούν στις συνολικές δαπάνες για 12 μήνες.

* Αποστολές (A0-7010) 300.000

Αποστολές για την αντιμετώπιση των νέων αναγκών που θα δημιουργήσουν οι αποκεντρωμένες δραστηριότητες επικοινωνίας και πληροφόρησης, υπαλλήλων των Αντιπροσωπειών στην έδρα, υπαλλήλων των Αντιπροσωπειών εντός των κρατών μελών, υπαλλήλων των κεντρικών Υπηρεσιών στις Αντιπροσωπείες στο πλαίσιο των εσωτερικών ελέγχων

* Συνεδριάσεις (A0-7030) 50.000

Το ποσό αντιπροσωπεύει την εκτίμηση του προβλεπόμενου αριθμού συνεδριάσεων στο πλαίσιο των νέων δραστηριοτήτων ( 5 πρόσθετες συνεδριάσεις).

* Μελέτες (A0-7050) 50.000

Μελέτες και αξιολογήσεις με αντικείμενο το σύνολο των δραστηριοτήτων που θα αναπτύξει η ΓΔ PRESS στο πλαίσιο της παρούσας ανακοίνωσης

* Επιμόρφωση (A0-706) 20.000

Θα χρειαστεί να οργανωθούν ειδικά επιμορφωτικά προγράμματα στους τομείς της πληροφόρησης, της διαχείρισης και του ελέγχου.

* Γραφεία στην Κοινότητα: κτίρια, υλικό, λειτουργία και πληροφορική (A0-420 230.000

Το ποσό αντιπροσωπεύει μια γενική εκτίμηση των πιθανών αναγκών, προκειμένου να υποστηριχθεί η αύξηση των δραστηριοτήτων των Αντιπροσωπειών. Η εκτίμηση αυτή θα επικυρωθεί στο πλαίσιο της συνήθους διαδικασίας του προϋπολογισμού.

* Εκμετάλλευση των θαλάμων ραδιοφωνίας και τηλεόρασης και του οπτικοακουστικού εξοπλισμού 200.000

Για να επιτευχθεί ευρύτερη διάδοση της κοινοτικής πληροφόρησης στην Ένωση, προβλέπεται αύξηση του αριθμού των κόμβων, κυρίως με τον εξοπλισμό των κέντρων μετάδοσης πληροφοριών με το απαραίτητο υλικό για τη λήψη και τη μαγνητοσκόπηση των δορυφορικών μεταδόσεων της Επιτροπής, που πραγματοποιούνται μέσω του τηλεοπτικού της πρακτορείου ειδήσεων EBS (Europe by satellite - Η Ευρώπη μέσω δορυφόρου).

Προβλέπεται επίσης να αναπτυχθεί το EBS τόσο στο Ενδοδίκτυο, όσο και στο Διαδίκτυο.

Το κόστος των δύο αυτών ενεργειών υπολογίζεται σε 200.000 ευρώ, ποσό που θα πρέπει να επικυρωθεί κατά την κατάρτιση του σχεδίου προϋπολογισμού.

I. Ετήσιο σύνολο (7.2 + 7.3) 850.000

II. Διάρκεια της δράσης 4

III. Συνολικό κόστος της δράσης (I x II) 3.400.000 // EUR

Έτη (από το 2003)

EUR

8. ΕΠΑΚΟΛΟΥΘΑ ΜΕΤΡΑ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

8.1 Επακόλουθα μέτρα

Τα εσωτερικά συστήματα υποβολής εκθέσεων θα ενισχυθούν για να ληφθούν υπόψη οι νέες διαστάσεις της πολιτικής σε θέματα πληροφόρησης: αποκέντρωση και διοργανική συνεργασία.

8.2 Λεπτομέρειες πραγματοποίησης και περιοδικότητα της προβλεπόμενης αξιολόγησης

Θα χρειαστεί να αναπτυχθούν κατάλληλα εργαλεία, ώστε να γίνεται συστηματική αξιολόγηση των ενεργειών πληροφόρησης, τουλάχιστον σε ετήσια βάση.

9. ΜΕΤΡΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΑΤΗΣ

Όλα τα συμβόλαια, συμβάσεις και νομικές δεσμεύσεις που συνάπτει η Επιτροπή με τους δικαιούχους, προβλέπουν τη δυνατότητα επιτόπιου ελέγχου του άμεσου δικαιούχου της κοινοτικής επιχορήγησης (ή του δικαιούχου δεύτερου βαθμού, σε περίπτωση δραστηριότητας με αποκεντρωμένη διαχείριση εκ μέρους της Επιτροπής) από την Επιτροπή ή το Ελεγκτικό Συνέδριο. Προβλέπουν επίσης τη δυνατότητα να ζητούνται όλα τα παραστατικά δαπανών που έχουν πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο των συμβολαίων, συμβάσεων και νομικών δεσμεύσεων, στη διάρκεια των πέντε ετών που ακολουθούν το τέλος της συμβατικής περιόδου. Οι δικαιούχοι των επιχορηγήσεων υπέχουν την υποχρέωση να υποβάλλουν εκθέσεις και αναλυτικές καταστάσεις δαπανών, οι οποίες ελέγχονται τόσο ως προς το περιεχόμενο, όσο και ως προς την επιλεξιμότητα των δαπανών, σύμφωνα με το αντικείμενο της κοινοτικής χρηματοδότησης και λαμβάνοντας υπόψη τις συμβατικές υποχρεώσεις και τις αρχές της οικονομίας και της χρηστής διαχείρισης.