22002D0911

Απόφαση αριθ. 2/2002 του Συμβουλίου των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ

της 7ης Οκτωβρίου 2002

σχετικά με την εφαρμογή των άρθρων 28, 29 και 30 του παραρτήματος IV της συμφωνίας του Κοτονού

(2002/911/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΩΝ ΥΠΟΥΡΓΩΝ ΑΚΕ-ΕΚ,

Έχοντας υπόψη:

τη συμφωνία εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ που υπογράφηκε στις 23 Ιουνίου 2000 στο Κοτονού, και ιδίως τα άρθρα 28, 29 και 30 του παραρτήματος IV αυτής,

τη γνώμη της επιτροπής συνεργασίας ΑΚΕ-ΕΚ για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξης που αναφέρεται στα εν λόγω άρθρα,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Το άρθρο 28 του παραρτήματος IV της συμφωνίας του Κοτονού ορίζει ότι η ανάθεση των συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, διέπεται από το παράρτημα IV και τις διαδικασίες που θεσπίζονται με απόφαση του Συμβουλίου των Υπουργών, κατόπιν σύστασης της επιτροπής συνεργασίας ΑΚΕ-ΕΚ για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξης.

(2) Το άρθρο 29 του παραρτήματος IV της συμφωνίας του Κοτονού ορίζει ότι η εκτέλεση των συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, διέπεται, κατ' αρχήν, από τους γενικούς όρους που εφαρμόζονται στις συμβάσεις οι οποίες χρηματοδοτούνται από το Ταμείο και θεσπίζονται με απόφαση του Συμβουλίου των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ, κατόπιν σύστασης της επιτροπής συνεργασίας ΑΚΕ-ΕΚ για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξης.

(3) Το άρθρο 30 του παραρτήματος IV της συμφωνίας του Κοτονού ορίζει ότι ο διακανονισμός των διαφορών μεταξύ της διοίκησης ενός κράτους ΑΚΕ και ενός εργολήπτη, προμηθευτή ή παροχέα υπηρεσιών κατά την εκτέλεση διεθνικής σύμβασης που χρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, γίνεται κυρίως με διαιτησία, σύμφωνα με τους διαδικαστικούς κανόνες που θεσπίζονται με απόφαση του Συμβουλίου Υπουργών, κατόπιν σύστασης της επιτροπής συνεργασίας ΑΚΕ-ΕΚ για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξης.

(4) Θα πρέπει να προβλεφθεί η εφαρμογή των γενικών ρυθμίσεων, των γενικών συγγραφών υποχρεώσεων και του κανονισμού διαδικασίας συμβιβασμού και διαιτησίας, που αναφέρονται στις προηγούμενες αιτιολογικές σκέψεις, στις συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από τους πόρους του ένατου Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, καθώς και κάθε Ταμείου που πρόκειται να συσταθεί στο μέλλον.

(5) Θα πρέπει να θεσπισθούν νέες γενικές ρυθμίσεις, που να σέβονται τους κοινοτικούς κανόνες για τη σύναψη των δημοσίων συμβάσεων που εφαρμόζονται στη συνεργασία με τις τρίτες χώρες, σύμφωνα με το άρθρο 28 του παραρτήματος ΙV της συμφωνίας του Κοτονού.

(6) Αντίθετα, οι γενικές συγγραφές υποχρεώσεων καθώς και ο κανονισμός διαδικασίας συμβιβασμού και διαιτησίας που εγκρίθηκαν από το Συμβούλιο των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ με την απόφαση αριθ. 3/90 της 29ης Μαρτίου 1990, εξακολουθούν να κρίνονται κατάλληλες για τη συνεργασία ΑΚΕ-ΕΚ. Είναι επομένως σκόπιμο να παραταθεί η εφαρμογή των κειμένων αυτών.

(7) Θα πρέπει να προβλεφθεί διαδικασία για τη προσαρμογή των γενικών ρυθμίσεων και των γενικών συγγραφών υποχρεώσεων για να εξασφαλισθεί η συνοχή τους με αυτές που χρησιμοποιούνται σε άλλα προγράμματα εξωτερικής συνεργασίας της Κοινότητας, με την παράλληλη τήρηση των ιδιαιτεροτήτων της εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ.

(8) Θα πρέπει να εφαρμοσθούν πολλές δράσεις παρακολούθησης με τη μορφή σεμιναρίων και πρακτικού οδηγού για την κατακύρωση των συμβάσεων, ώστε να εξοικειωθούν οι ενδιαφερόμενοι με τις γενικές ρυθμίσεις και τις προαναφερθείσες γενικές συγγραφές υποχρεώσεων,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Γενικές ρυθμίσεις

Η προετοιμασία και ανάθεση των συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από πόρους του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, διέπονται από τις γενικές ρυθμίσεις σχετικά με τις συμβάσεις έργων, προμηθειών και υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, που εμφαίνονται στο παράρτημα.

Άρθρο 2

Γενικές συγγραφές υποχρεώσεων

Η εκτέλεση των συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από πόρους του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, εκτός αν υπάρχουν διαφορετικές διατάξεις του άρθρου 29 του παραρτήματος IV της συμφωνίας του Κοτονού, διέπεται από:

α) τη γενική συγγραφή υποχρεώσεων σχετικά με τις συμβάσεις έργων που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης,

β) τη γενική συγγραφή υποχρεώσεων σχετικά με τις συμβάσεις προμηθειών που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης,

γ) τη γενική συγγραφή υποχρεώσεων σχετικά με τις συμβάσεις υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης,

όπως εγκρίθηκαν με την απόφαση αριθ. 3/90 του Συμβουλίου των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ, της 29ης Μαρτίου 1990.

Άρθρο 3

Αναθεώρηση

Οι γενικές ρυθμίσεις και οι γενικές συγγραφές υποχρεώσεων είναι δυνατό να αναθεωρηθούν με απόφαση του Συμβουλίου των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ για να εξασφαλισθεί η συνοχή τους με αυτές που εφαρμόζονται σε άλλα προγράμματα εξωτερικής συνεργασίας της Κοινότητας, ενώ τηρούνται οι ιδιαιτερότητες της εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ.

Άρθρο 4

Διευθέτηση των διαφορών

Η διευθέτηση των διαφορών σχετικά με τις συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από πόρους του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, η οποία, σύμφωνα με τις γενικές συγγραφές υποχρεώσεων και τις συγγραφές ειδικών όρων που εφαρμόζονται στη σύμβαση, επιτυγχάνεται με συμβιβασμό ή διαιτησία, πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κανονισμό διαδικασίας για τον συμβιβασμό και τη διαιτησία για τις συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, όπως εγκρίθηκε με την απόφαση αριθ. 3/90 του Συμβουλίου των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ της 29ης Μαρτίου 1990.

Άρθρο 5

Εφαρμογή

Οι γενικές ρυθμίσεις και οι γενικές συγγραφές υποχρεώσεων που αναφέρονται στα άρθρα 1 και 2, εφαρμόζονται στις συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από τους πόρους του ένατου Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης. Θα εφαρμόζονται στις συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από τους πόρους κάθε Ταμείου που ιδρύεται στο μέλλον, δυνάμει της συμφωνίας του Κοτονού, εκτός από την περίπτωση διαφορετικής απόφασης του Συμβουλίου των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ.

Άρθρο 6

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση παράγει αποτελέσματα από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της συμφωνίας του Κοτονού.

Άρθρο 7

Μέτρα εφαρμογής

Τα κράτη ΑΚΕ, τα κράτη μέλη της Κοινότητας και η Κοινότητα υποχρεούνται, στο μέτρο που τους αφορά, να λάβουν τα μέτρα που συνεπάγεται η εκτέλεση της παρούσας απόφασης. Ειδικότερα, τα κράτη ΑΚΕ και η Επιτροπή λαμβάνουν τα μέτρα που χρειάζονται για κάθε δράση παρακολούθησης, που διευκολύνει την εφαρμογή των γενικών ρυθμίσεων και των γενικών όρων που αναφέρονται στα άρθρα 1 και 2.

Βρυξέλλες, 7 Οκτωβρίου 2002.

Ο Πρόεδρος της επιτροπής των πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ κατ' εξουσιοδότηση,

για το Συμβούλιο των Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ,

Sutiawan Gunessee

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΓΕΝΙΚΕΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ

Εφαρμοζόμενες στις συμβάσεις υπηρεσιών, προμηθειών και έργων που χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης (ΕΤΑ)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΜΕΡΟΣ I

ΒΑΣΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΖΟΜΕΝΟΙ ΣΕ ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η κατακύρωση των συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από τους πόρους του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (ΕΤΑ) διέπεται από αυτές τις γενικές ρυθμίσεις.

Οι γενικές αυτές ρυθμίσεις περιλαμβάνουν τις αρχές και τους όρους συμμετοχής στις συμβάσεις, τις οδηγίες προς τους προσφέροντες και τις αρχές και τους όρους ανάθεσης των συμβάσεων.

Η εκτέλεση των συμβάσεων υπηρεσιών, προμηθειών και έργων διέπεται από:

α) τους γενικούς όρους που εφαρμόζονται σε κάθε κατηγορία συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΑ, ή

β) για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα και προγράμματα ή σε περίπτωση που έχει παραχωρηθεί παρέκκλιση για την εκτέλεση από τρίτους ή στις υπόλοιπες κατάλληλες περιπτώσεις, όλοι οι άλλοι γενικοί όροι που ενδεχομένως έχουν συμφωνηθεί από το συγκεκριμένο κράτος ΑΚΕ και την Κοινότητα, ήτοι:

- οι γενικοί όροι που προβλέπονται από την εθνική νομοθεσία του συγκεκριμένου κράτους ΑΚΕ ή οι συνήθεις πρακτικές που επικρατούν σε αυτό όσον αφορά τις διεθνείς συμβάσεις, ή

- οποιοιδήποτε άλλοι διεθνείς γενικοί όροι στον τομέα των συμβάσεων, και

γ) οι ειδικοί όροι.

Οι γενικοί όροι που διέπουν συγκεκριμένη κατηγορία συμβάσεων περιλαμβάνουν συμβατικές ρήτρες διοικητικού, οικονομικού, νομικού και τεχνικού χαρακτήρα σχετικά με την εκτέλεση των συμβάσεων.

Οι ειδικοί όροι που εφαρμόζονται σε κάθε σύμβαση περιλαμβάνουν τροποποιήσεις των γενικών όρων, ειδικές συμβατικές ρήτρες, τεχνικές προδιαγραφές και κάθε άλλο θέμα σχετικό με τη σύμβαση.

Σε όλα τα άλλα θέματα που δεν καλύπτονται από αυτές τις γενικές ρυθμίσεις, εφαρμόζεται η εθνική νομοθεσία της αναθέτουσας αρχής.

2. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΣΤΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

Οι διατάξεις που αφορούν το ποιος δύναται να συμμετέχει στις διαδικασίες διαγωνισμού και στις συμβάσεις, ορίζονται ως "κριτήρια επιλεξιμότητας". Εξ ου και ο κανών περί της ιθαγενείας των φυσικών και των νομικών προσώπων και της καταγωγής των προμηθειών.

2.1. Ο κανόνας της ιθαγένειας και της καταγωγής

α) Η συμμετοχή στις διαδικασίες διαγωνισμών και στις αναθέσεις συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΑ είναι ανοικτή, επί ίσοις όροις:

- στα φυσικά πρόσωπα, τις εταιρείες ή επιχειρήσεις ή τους οργανισμούς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα των κρατών ΑΚΕ και των κρατών μελών,

- στους συνεταιρισμούς και τα άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου ή ιδιωτικού δικαίου, των κρατών μελών ή/και των κρατών ΑΚΕ και

- σε κοινές επιχειρήσεις ή ομίλους επιχειρήσεων ή εταιρειών των κρατών ΑΚΕ ή/και των κρατών μελών.

Ο κανόνας αυτός της ιθαγένειας εφαρμόζεται ομοίως και στους εμπειρογνώμονες που προτείνονται από τις εταιρείες παροχής υπηρεσιών που συμμετέχουν στις διαδικασίες διαγωνισμών ή στις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από την Κοινότητα.

Για τον έλεγχο της συμμόρφωσης με τον κανόνα της ιθαγένειας, ο φάκελος της πρόσκλησης υποβολής προσφορών προβλέπει την αναγραφή, από τους προσφέροντες, της χώρας της οποίας είναι υπήκοοι, με υποβολή των συνήθων σχετικών αποδεικτικών στοιχείων, σύμφωνα με το εθνικό τους δίκαιο.

β) Οι προμήθειες που αγοράζονται στο πλαίσιο σύμβασης προμηθειών πρέπει να είναι καταγωγής της Κοινότητας ή/και των κρατών ΑΚΕ. Το ίδιο ισχύει και για τις προμήθειες και εξοπλισμούς που αγοράζονται από τον ανάδοχο στα πλαίσια συμβάσεων έργων ή υπηρεσιών εφόσον με το πέρας της εκτέλεσης της σύμβασης, πρόκειται να καταστούν ιδιοκτησία του προγράμματος.

Σε αυτό το πλαίσιο, ο ορισμός της εννοίας των "καταγόμενων προϊόντων" αξιολογείται σε συνάρτηση με τις σχετικές διεθνείς συμφωνίες(1), στις δε προμήθειες καταγωγής της Κοινότητας συμπεριλαμβάνονται οι προμήθειες καταγωγής των υπερπόντιων χωρών και εδαφών.

Στην προσφορά του ο προσφέρων πρέπει να αναφέρει την καταγωγή των προμηθειών. Ο ανάδοχος πρέπει να παρουσιάζει το πιστοποιητικό καταγωγής στην αναθέτουσα αρχή είτε κατά τη στιγμή της εισαγωγής των προμηθειών στη χώρα ΑΚΕ, είτε κατά την προσωρινή παραλαβή των εν λόγω προμηθειών είτε κατά τη στιγμή της υποβολής του πρώτου τιμολογίου. Η επιλεγόμενη δυνατότητα καθορίζεται σε κάθε σύμβαση, κατά περίπτωση.

Το πιστοποιητικό καταγωγής πρέπει να εκδίδεται από την αρμόδια προς τούτο αρχή της χώρας καταγωγής των προμηθειών ή του προμηθευτή και να είναι σύμφωνο με τις διεθνείς συμφωνίες που έχει υπογράψει η υπόψη χώρα.

Την ευθύνη του ελέγχου ύπαρξης πιστοποιητικού καταγωγής έχει η αναθέτουσα αρχή του κράτους ΑΚΕ. Σε περίπτωση σοβαρών αμφιβολιών ως προς την καταγωγή, επί του θέματος αποφαίνονται οι υπηρεσίες της Επιτροπής στις Βρυξέλλες.

2.2. Εξαιρέσεις από τον κανόνα της ιθαγένειας και της καταγωγής

Προκειμένου να εξασφαλιστεί η καλύτερη δυνατή σχέση κόστους και αποτελεσματικότητας του συστήματος, μπορεί να επιτρέπεται στα φυσικά ή νομικά πρόσωπα υπηκόους αναπτυσσόμενων χωρών εκτός των ΑΚΕ, να συμμετέχουν σε διαδικασίες ανάθεσης συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από την Κοινότητα, κατόπιν αιτήσεως των ενδιαφερόμενων κρατών ΑΚΕ. Τα ενδιαφερόμενα κράτη ΑΚΕ παρέχουν στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, για κάθε περίπτωση, τις αναγκαίες πληροφορίες προκειμένου να αποφασίσει η Κοινότητα την παραχώρηση αυτής της παρέκκλισης, αποδίδοντας ιδιαίτερη σημασία:

α) στη γεωγραφική θέση του ενδιαφερομένου κράτους ΑΚΕ·

β) στην ανταγωνιστικότητα των αναδόχων, των προμηθευτών και των συμβούλων των κρατών μελών και των κρατών ΑΚΕ·

γ) στη μέριμνα να αποφευχθεί η υπερβολική αύξηση του κόστους εκτέλεσης των συμβάσεων·

δ) στις δυσκολίες μεταφοράς και στις καθυστερήσεις που οφείλονται στις προθεσμίες παράδοσης και σε άλλα συναφή προβλήματα και

ε) στην καταλληλότερη και καλύτερα προσαρμοσμένη στις τοπικές συνθήκες τεχνολογία.

Η συμμετοχή τρίτων χωρών σε συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από την Κοινότητα μπορεί επίσης να επιτραπεί:

α) όταν η Κοινότητα συμμετέχει στη χρηματοδότηση προγραμμάτων περιφερειακής ή διαπεριφερειακής συνεργασίας στα οποία συμμετέχουν τέτοιες χώρες·

β) σε περίπτωση συγχρηματοδότησης έργων και προγραμμάτων·

γ) σε περίπτωση ενισχύσεων έκτακτης ανάγκης.

Σε έκτακτες περιπτώσεις και σε συμφωνία με την Επιτροπή, τα γραφεία συμβούλων που διαθέτουν εμπειρογνώμονες υπηκόους τρίτων χωρών μπορούν να συμμετέχουν στις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών.

Επί πλέον, κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης των εργασιών και με την επιφύλαξη της απαιτούμενης ενημέρωσης του προϊσταμένου της αντιπροσωπείας, η αναθέτουσα αρχή λαμβάνει αποφάσεις:

α) για τις αγορές αγαθών, ανεξαρτήτως της καταγωγής τους, στην εγχώρια αγορά·

β) για τη χρήση υλικών και μηχανημάτων εργοταξίου μη καταγόμενων από τα κράτη μέλη ή τα κράτη ΑΚΕ, εφόσον δεν υφίσταται συγκρίσιμη παραγωγή στα κράτη μέλη και στα κράτη ΑΚΕ.

2.3. Περιπτώσεις αποκλεισμού από τη συμμετοχή στις συμβάσεις

Δεν επιτρέπεται η συμμετοχή σε ανταγωνιστικό διαγωνισμό ή η ανάθεση συμβάσεων σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα:

α) που τελούν υπό καθεστώς πτώχευσης, εκκαθάρισης, παύσης δραστηριοτήτων, αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συμβιβασμού ή σε οποιαδήποτε ανάλογη κατάσταση που προκύπτει από παρόμοια διαδικασία βάσει εθνικών νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων·

β) κατά των οποίων έχει κινηθεί διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση, εκκαθάρισης, αναγκαστικής διαχείρισης, πτωχευτικού συμβιβασμού ή κάθε άλλη παρόμοια διαδικασία που προβλέπεται βάσει των εθνικών νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων·

γ) που έχουν καταδικαστεί για αδίκημα σχετικό με την επαγγελματική τους διαγωγή με τελεσίδικη απόφαση·

δ) που έχουν υποπέσει σε σοβαρό επαγγελματικό παράπτωμα διαπιστούμενο με κάθε αιτιολογημένο μέσο από τις αναθέτουσες αρχές·

ε) που δεν έχουν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις τους όσον αφορά την καταβολή των εισφορών κοινωνικής ασφάλισης σύμφωνα με τη νομοθεσία της χώρας στην οποία είναι εγκατεστημένα·

στ) στ)που δεν έχουν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις τους όσον αφορά την καταβολή των φόρων σύμφωνα με τη νομοθεσία της χώρας στην οποία είναι εγκατεστημένα·

ζ) που έχουν προβεί αποδεδειγμένα σε υποβολή ψευδών δηλώσεων κατά την παροχή πληροφοριών που απαιτούνται από τις αναθέτουσες αρχές για τη συμμετοχή τους σε πρόσκληση υποβολής προσφορών ή για την ανάθεση σύμβασης·

η) που στα πλαίσια άλλης σύμβασης που συνάφθηκε με την ίδια αναθέτουσα αρχή, ή στα πλαίσια άλλης σύμβασης χρηματοδοτούμενης από τα κοινοτικά ταμεία, έχουν κηρυχθεί έκπτωτοι λόγω μη τήρησης των συμβατικών τους υποχρεώσεων·

θ) που βρίσκονται, σε σχέση με την διαδικασία υποβολής προσφορών ή την ανάθεση σύμβασης, σε μια από τις καταστάσεις αποκλεισμού που αναφέρονται στο σημείο 7, "Δεοντολογικές ρήτρες".

Οι υποψήφιοι (πρώτη φάση της κλειστής διαδικασίας) πρέπει να υποβάλουν, προς υποστήριξη των υποψηφιοτήτων τους, δήλωση με την οποία να βεβαιώνουν υπεύθυνα ότι δεν εμπίπτουν σε οποιαδήποτε από τις περιπτώσεις που προβλέπονται στα προηγούμενα σημεία.

Οι προσφέροντες (δεύτερη φάση της κλειστής διαδικασίας ή μοναδική φάση της ανοικτής διαδικασίας) πρέπει να υποβάλουν, προς υποστήριξη των προσφορών τους, τα συνήθη αποδεικτικά στοιχεία σύμφωνα με τη νομοθεσία της χώρας στην οποία είναι εγκατεστημένοι, με τα οποία να βεβαιώνεται ότι δεν εμπίπτουν στις περιπτώσεις που προβλέπονται στα προηγούμενα στοιχεία α), β), γ), ε) και στ). Τα αποδεικτικά αυτά στοιχεία ή έγγραφα πρέπει να φέρουν ημερομηνία που να μην είναι πριν από 180 ημέρες από την οριακή ημερομηνία υποβολής των προσφορών. Επιπλέον, οι προσφέροντες πρέπει να υποβάλουν υπεύθυνη δήλωση με την οποία να βεβαιώνουν ότι από την ημερομηνία έκδοσης των εν λόγω αποδεικτικών στοιχείων, δεν υπήρξαν μεταβολές σε σχέση με την κατάστασή τους.

2.4. Συμμετοχή επί ίσοις όροις

Τα κράτη ΑΚΕ και η Επιτροπή λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για να εξασφαλίσουν τη μεγαλύτερη δυνατή συμμετοχή, επί ίσοις όροις, στις διαδικασίες διαγωνισμών για τη σύναψη συμβάσεων έργων, προμηθειών και παροχής υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης ενδεχομένως της λήψης μέτρων με στόχο:

α) να εξασφαλίζουν τη δημοσίευση των προκηρύξεων διαγωνισμών στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στο Διαδίκτυο και τις Επίσημες Εφημερίδες όλων των κρατών ΑΚΕ, καθώς και με κάθε άλλο κατάλληλο μέσο πληροφόρησης·

β) να καταργήσουν τις πρακτικές που εισάγουν διακρίσεις ή τις τεχνικές προδιαγραφές που θα ήταν δυνατό να παρεμποδίσουν την επί ίσοις όροις ευρεία συμμετοχή·

γ) να ενθαρρύνουν τη συνεργασία μεταξύ εταιρειών και επιχειρήσεων των κρατών μελών και των κρατών ΑΚΕ·

δ) να εξασφαλίζουν ότι όλα τα κριτήρια ανάθεσης αναφέρονται στο τεύχος δημοπράτησης·

ε) να εξασφαλίζουν ότι η επιλεγείσα προσφορά ανταποκρίνεται στους όρους και τα κριτήρια που ορίζονται στο τεύχος δημοπράτησης.

3. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

Η βασική αρχή σύναψης των συμβάσεων είναι η πρόσκληση συμμετοχής σε ανταγωνιστικό διαγωνισμό. Ο στόχος είναι διπλός:

α) να διασφαλισθεί η διαφάνεια των ενεργειών και

β) να επιτευχθεί η επιθυμητή ποιότητα υπηρεσιών, προμηθειών ή έργων στην καλύτερη δυνατή τιμή.

Υπάρχουν διάφορα είδη διαδικασιών σύναψης συμβάσεων με διάφορους βαθμούς ανταγωνισμού:

3.1. Ανοικτή διαδικασία

Η ανοικτή διαδικασία συνίσταται σε γενική πρόσκληση συμμετοχής στο διαγωνισμό. Στην περίπτωση αυτή, στο διαγωνισμό δίνεται η μεγαλύτερη δυνατή δημοσιότητα με δημοσίευση προκήρυξης του διαγωνισμού στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στην Επίσημη Εφημερίδα όλων των κρατών ΑΚΕ, στο Διαδίκτυο και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο.

Στην ανοικτή διαδικασία, όλα τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα που επιθυμούν να υποβάλουν προσφορά παραλαμβάνουν, με απλή αίτηση, το φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών (επί πληρωμή ή δωρεάν), σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην προκήρυξη. Αφού εξετασθούν οι προσφορές, η σύμβαση κατακυρώνεται μέσω της διαδικασίας επιλογής (δηλαδή, έλεγχο της επιλεξιμότητας και της χρηματοπιστωτικής, οικονομικής, τεχνικής και επαγγελματικής επάρκειας των προσφερόντων) και της διαδικασίας ανάθεσης (δηλαδή, σύγκριση των προσφορών) όπως προβλέπεται στο σημείο 4, "Κριτήρια επιλογής και ανάθεσης". Δεν επιτρέπεται καμία διαπραγμάτευση.

3.2. Κλειστή διαδικασία

Στην κλειστή διαδικασία, η αναθέτουσα αρχή προσκαλεί περιορισμένο αριθμό υποψηφίων να συμμετάσχουν στην υποβολή προσφορών. Πριν στείλει την πρόσκληση, η αρχή καταρτίζει κλειστό κατάλογο των υποψηφίων που επιλέγονται λόγω προσόντων, με βάση τη σχετική προκήρυξη.

Η διαδικασία επιλογής, που χρησιμεύει στην κατάρτιση του κλειστού καταλόγου από τον διευρυμένο κατάλογο (όλοι οι υποψήφιοι που απάντησαν στη διακήρυξη), γίνεται κατά την αναλυτική εξέταση των υποβληθεισών υποψηφιοτήτων, εν γένει, έπειτα από τη δημοσίευση προκήρυξης του διαγωνισμού στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στο Διαδίκτυο, στην Επίσημη Εφημερίδα όλων των κρατών ΑΚΕ και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο.

Σε μια δεύτερη φάση, η αναθέτουσα αρχή αποστέλλει πρόσκληση υποβολής προσφοράς στους επιλεγέντες βάσει του κλειστού καταλόγου υποψηφίους, οι οποίοι παραλαμβάνουν το φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Η επιλογή του αναδόχου γίνεται μέσω της διαδικασίας ανάθεσης, έπειτα από αναλυτική εξέταση των προσφορών (βλέπε σημείο 4, "Κριτήρια επιλογής και ανάθεσης"). Δεν επιτρέπεται καμία διαπραγμάτευση.

3.3. Απλουστευμένη διαδικασία

Στην απλουστευμένη διαδικασία, η αναθέτουσα αρχή διαβουλεύεται με τους υποψηφίους της επιλογής της και καθορίζει με αυτούς, τους όρους της σύμβασης, βάσει των προδιαγραφών. Στο τέλος της διαδικασίας, η αναθέτουσα αρχή επιλέγει την πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά.

3.4. Σύμβαση-πλαίσιο

Στη διαδικασία αυτή, η Επιτροπή κινεί κλειστή πρόσκληση υποβολής προσφορών, επιλέγει τους υποψηφίους, εξετάζει τις υποβληθείσες προσφορές-πλαίσιο και καταρτίζει κατάλογο δυνητικών αναδόχων που μπορούν να προσκληθούν να διαθέσουν εμπειρογνώμονες για ειδικές αποστολές σε κάθε ειδικό γνωστικό τομέα που περιλαμβάνεται στο διαγωνισμό.

Με την ευκαιρία κάθε επί μέρους σύμβασης (αποστολής), η αναθέτουσα αρχή προσκαλεί συμβεβλημένους από τον κατάλογο να υποβάλουν πρόταση βάσει της σύμβασης-πλαισίου τους. Επιλέγεται η πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά.

3.5. Εκτέλεση των δράσεων με αυτεπιστασία

Στην περίπτωση εκτέλεσης συμβάσεων με αυτεπιστασία, τα έργα και προγράμματα εκτελούνται από φορείς του δημόσιου ή του ευρύτερου δημόσιου τομέα ή από υπηρεσίες του ενδιαφερόμενου κράτους ή κρατών ΑΚΕ (αυτεπιστασία) ή από το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση της δράσης.

Η Κοινότητα συνεισφέρει στις δαπάνες των εμπλεκόμενων υπηρεσιών, παρέχοντας τον ελλείποντα εξοπλισμό ή/και υλικό ή/και τους πόρους, που θα παράσχουν τη δυνατότητα πρόσληψης του απαιτούμενου πρόσθετου προσωπικού, όπως εμπειρογνωμόνων, υπηκόων του ενδιαφερόμενου κράτους ΑΚΕ ή άλλων κρατών ΑΚΕ. Η συμμετοχή της Κοινότητας αφορά μόνον την κάλυψη του κόστους τυχόν συμπληρωματικών μέσων και προσωρινών δαπανών εκτέλεσης, που περιορίζονται μόνο στις ανάγκες της υπό εξέταση δράσης.

3.6. Ανθρωπιστική βοήθεια και βοήθεια έκτακτης ανάγκης

Ο τρόπος εκτέλεσης των συμβάσεων ανθρωπιστικής βοήθειας και βοήθειας έκτακτης ανάγκης πρέπει να είναι προσαρμοσμένος στο βαθμό επείγοντος της κατάστασης. Προς τούτο, το κράτος ΑΚΕ μπορεί, για όλες τις ενέργειες που αφορούν την ανθρωπιστική βοήθεια και τη βοήθεια έκτακτης ανάγκης, να επιτρέψει, εφόσον συμφωνεί ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας:

α) την ανάθεση συμβάσεων με απευθείας συμφωνία, κάνοντας χρήση διαδικασίας με διαπραγμάτευση·

β) την εκτέλεση δράσεων αυτεπιστασίας·

γ) την εκτέλεση από ειδικευμένους οργανισμούς και

δ) την άμεση εκτέλεση από την Επιτροπή.

Η Κοινότητα διαχειρίζεται και εκτελεί τις ενέργειες ανθρωπιστικής βοήθειας και βοήθειας έκτακτης ανάγκης που αναλαμβάνει, σύμφωνα με τις διαδικασίες της που διευκολύνουν τις ταχείες, ευέλικτες και αποτελεσματικές ενέργειες.

3.7. Τρόποι διενέργειας των διαγωνισμών

Τα σχετικά με τη διαδικασία της πρόσκλησης στους διαγωνισμούς και τη δημοσιότητα των συμβάσεων υπηρεσιών, προμηθειών και έργων εξαρτώνται από την αξία της σύμβασης. Εμφαίνονται στο παράρτημα Ι.

Στην περίπτωση μεικτών συμβάσεων που αφορούν ταυτόχρονα έργα, προμήθειες ή υπηρεσίες, η αναθέτουσα αρχή, σε συμφωνία με την Επιτροπή, ορίζει τη διαδικασία ανάθεσης που θα χρησιμοποιηθεί. Τούτο θα εξαρτηθεί από το ποιο είναι το κυρίαρχο στοιχείο (υπηρεσίες, προμήθειες ή έργα), και εκτιμάται με βάση την αξία και τη στρατηγική σημασία που έχει σε σχέση με την σύμβαση, στο σύνολό της.

Καμία σύμβαση δεν μπορεί να διασπαστεί για να εξαιρεθεί από την εφαρμογή των διαδικασιών που καθορίζονται στις παρούσες γενικές ρυθμίσεις. Σε περίπτωση αμφιβολιών για τον τρόπο υπολογισμού της εκτιμώμενης αξίας μιας σύμβασης, η αναθέτουσα αρχή συμβουλεύεται, πριν από την έναρξη του υπόψη διαγωνισμού, τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας.

Σε κάθε διαδικασία, η αναθέτουσα αρχή πρέπει να διασφαλίζει ότι τηρούνται οι όροι του θεμιτού ανταγωνισμού. Σε κάθε περίπτωση όπου υπάρχει εμφανής και σημαντική απόκλιση μεταξύ των προτεινόμενων τιμών και των προσφερόμενων υπηρεσιών από έναν διαγωνιζόμενο, ή σημαντική διαφορά μεταξύ των τιμών που προτείνονται από τους διάφορους διαγωνιζομένους (ιδίως σε περιπτώσεις που κρατικές εταιρείες, μη κερδοσκοπικές οργανώσεις ή μη κυβερνητικοί οργανισμοί συμμετέχουν σε πρόσκληση υποβολής προσφορών μαζί με ιδιωτικές εταιρείες), η αναθέτουσα αρχή πρέπει να προβαίνει σε επαληθεύσεις και να ζητεί κάθε αναγκαία πρόσθετη πληροφορία. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να τηρούνται εμπιστευτικές από την αναθέτουσα αρχή. Κατά γενικό κανόνα, οι διαγωνιζόμενοι πρέπει να δηλώνουν ότι στις οικονομικές προσφορές τους λαμβάνεται υπόψη κάθε ενυπάρχον κόστος, συμπεριλαμβανομένων των γενικών εξόδων.

3.8. Προτιμήσεις

Προκειμένου να ευνοηθεί η μεγαλύτερη δυνατή συμμετοχή των φυσικών ή νομικών προσώπων των κρατών ΑΚΕ στην εκτέλεση των συμβάσεων που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΑ, λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα για τη βελτιστοποίηση των φυσικών πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού αυτών των κρατών. Προς τον σκοπό αυτό:

α) όσον αφορά τις συμβάσεις έργων αξίας μικρότερης των 5000000 ευρώ, οι υποψήφιοι ανάδοχοι των κρατών ΑΚΕ απολαύουν προτιμήσεως κατά 10 % κατά τη σύγκριση προσφορών ισοδύναμης οικονομικής, τεχνικής και διοικητικής ποιότητας, υπό τον όρο ότι τουλάχιστον το ένα τέταρτο του κεφαλαίου και των στελεχών κατάγονται από ένα ή περισσότερα κράτη ΑΚΕ·

β) όσον αφορά τις συμβάσεις προμηθειών, ανεξάρτητα από το ύψος τους, οι υποψήφιοι ανάδοχοι των Κρατών ΑΚΕ που προτείνουν προμήθειες των οποίων η συμβατική αξία είναι κατά 50 % τουλάχιστον καταγωγής ΑΚΕ, απολαύουν προτίμησης κατά 15 % κατά τη σύγκριση προσφορών ισοδύναμης οικονομικής, τεχνικής και διοικητικής ποιότητας·

γ) σε ότι αφορά τις συμβάσεις υπηρεσιών, κατά τη σύγκριση προσφορών ισοδύναμης οικονομικής, τεχνικής και διοικητικής ποιότητας, απολαύουν προτίμησης:

- εμπειρογνώμονες, οργανισμοί ή εταιρείες συμβούλων ή εταιρείες των κρατών ΑΚΕ·

- προσφορές που υποβάλλονται από επιχείρηση χώρας ΑΚΕ που συμμετέχει σε κοινοπραξία με ευρωπαίους εταίρους, και

- προσφορές που υποβάλλονται από ευρωπαίους υποψήφιους αναδόχους με υπεργολάβους ή εμπειρογνώμονες χώρας ΑΚΕ·

δ) όταν εξετάζεται το ενδεχόμενο να χρησιμοποιηθούν υπεργολάβοι, ο επιλεγείς ανάδοχος προτιμά τα φυσικά πρόσωπα, τις εταιρείες και επιχειρήσεις των κρατών ΑΚΕ που είναι σε θέση να εκτελέσουν τη σύμβαση υπό τους ίδιους όρους και

ε) το κράτος ΑΚΕ μπορεί, στο πλαίσιο διαδικασίας διαγωνισμού, να προτείνει στους ενδεχόμενους υποψηφίους αναδόχους τη συνδρομή εταιρειών, επιχειρήσεων, εθνικών εμπειρογνωμόνων ή συμβούλων από άλλα κράτη ΑΚΕ, οι οποίοι επιλέγονται με κοινή συμφωνία. Αυτή η συνεργασία μπορεί να λάβει τη μορφή κοινής επιχείρησης ή υπεργολαβίας ή ακόμη επαγγελματικής κατάρτισης κατά την απασχόληση.

4. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΣΗΣ

Η ανάθεση των συμβάσεων βάσει ανοικτής ή κλειστής διαδικασίας, γίνεται πάντοτε με βάση τις ακόλουθες ενέργειες:

α) Διαδικασία επιλογής, βάσει κριτηρίων επιλογής που δημοσιεύονται στη προκήρυξη της σύμβασης:

- έλεγχος της επιλεξιμότητας των προσφερόντων ή των υποψηφίων κατά τα προβλεπόμενα στο σημείο 2, "Επιλεξιμότητα στις συμβάσεις",

- έλεγχος της χρηματοπιστωτικής και οικονομικής κατάστασης των προσφερόντων ή των υποψηφίων,

- έλεγχος της τεχνικής και επαγγελματικής επάρκειας των προσφερόντων ή των υποψηφίων και των στελεχών τους.

Στη προκήρυξη ή στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών πρέπει να προσδιορίζονται τα κριτήρια αναφοράς για την πραγματοποίηση αυτών των ελέγχων.

β) Σύγκριση των προσφορών βάσει των κριτηρίων ανάθεσης που αναφέρονται στη προκήρυξη ή στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών βάσει της τιμής και άλλων προκαθορισμένων κριτηρίων που επιτρέπουν τον προσδιορισμό της οικονομικώς πλέον συμφέρουσας προσφοράς.

Στην ανοικτή διαδικασία, οι ενέργειες α) και β) γίνονται κατά την αναλυτική εξέταση των προσφορών.

Στην κλειστή διαδικασία, η ενέργεια α) πραγματοποιείται σε μια πρώτη φάση, κατά την αναλυτική εξέταση των υποψηφιοτήτων (κατάρτιση του κλειστού καταλόγου) και η ενέργεια β), σε μια δεύτερη φάση (πρόσκληση υποβολής προσφορών), κατά την αναλυτική εξέταση των προσφορών.

5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΜΕ ΑΝΑΣΤΑΛΤΙΚΗ ΡΗΤΡΑ ("ΥΠΟ ΑΙΡΕΣΗ")

Σε εξαιρετικές και δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, οι προσκλήσεις υποβολής προσφορών μπορούν να δημοσιεύονται με "ανασταλτική ρήτρα". Αυτό σημαίνει ότι η πρόσκληση εκδίδεται πριν από την λήψη της απόφασης χρηματοδότησης ή την υπογραφή της συμφωνίας χρηματοδότησης μεταξύ της Επιτροπής και του κράτους ΑΚΕ· επομένως, η ανάθεση της σύμβασης τελεί υπό την αίρεση της σύναψης της συμφωνίας χρηματοδότησης και της διάθεσης των αντιστοίχων κονδυλίων.

Λαμβανομένων υπόψη των ενδεχόμενων επιπτώσεων του εν λόγω γεγονότος, στην προκήρυξη του διαγωνισμού πρέπει να γίνεται ρητή αναφορά στην ύπαρξη της εν λόγω αίρεσης.

Σε κάθε περίπτωση, η πρόσκληση θα πρέπει να ακυρώνεται εάν δεν ολοκληρωθεί η διαδικασία λήψης απόφασης από την Επιτροπή ή εάν δεν υπογραφεί η συμφωνία χρηματοδότησης.

6. ΑΚΥΡΩΣΗ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΑΝΑΘΕΣΗΣ

Σε περίπτωση ακύρωσης της διαδικασίας ανάθεσης συμβάσεων, όλοι οι προσφέροντες ειδοποιούνται εγγράφως, εντός ευθέτου χρόνου, για τα αίτια της ακύρωσης. Ακύρωση μπορεί να γίνει στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) όταν η πρόσκληση αποδειχθεί άκαρπη, δηλαδή όταν δεν υποβληθεί καμία ικανοποιητική προσφορά από ποιοτικής ή/και οικονομικής πλευράς ή όταν δεν υπάρξει ανταπόκριση·

β) όταν έχουν τροποποιηθεί ουσιωδώς τα τεχνικά ή οικονομικά στοιχεία του έργου·

γ) όταν εξαιρετικοί λόγοι ή λόγοι ανωτέρας βίας, καθιστούν αδύνατη την κανονική εκτέλεση του έργου·

δ) όταν όλες οι επιλεγμένες σε τεχνικό επίπεδο προσφορές υπερβαίνουν τους διαθέσιμους οικονομικούς πόρους·

ε) αν υπήρξαν σοβαρές παρατυπίες στη διαδικασία που εμπόδισαν, ιδίως, την ανάπτυξη ουσιαστικού ανταγωνισμού.

Μετά την ακύρωση της διαδικασίας, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να αποφασίσει:

α) την κίνηση νέας διαδικασίας διαγωνισμού·

β) την έναρξη διαπραγματεύσεων με τον ή τους προσφέροντες που πληρούν τα κριτήρια επιλογής και έχουν υποβάλει τεχνικώς πλήρεις προσφορές και αυτό εφόσον δεν έχουν μεταβληθεί ουσιωδώς οι αρχικές συνθήκες για το διαγωνισμό·

γ) τη μη σύναψη σύμβασης.

Η τελική απόφαση εναπόκειται, σε κάθε περίπτωση, στην αναθέτουσα αρχή, έπειτα από σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής.

7. ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΚΕΣ ΡΗΤΡΕΣ

Κάθε προσπάθεια υποψηφίου ή προσφέροντος που αποβλέπει στην άντληση εμπιστευτικών πληροφοριών, στη διενέργεια αθέμιτων συνεννοήσεων με συνυποψήφιους του ή στον επηρεασμό της επιτροπής ή της αναθέτουσας αρχής κατά τη διαδικασία εξέτασης, διασαφήνισης, αξιολόγησης και σύγκρισης των προσφορών επισύρει την απόρριψη της υποψηφιότητάς του ή της προσφοράς του και μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την επιβολή σε αυτόν διοικητικών κυρώσεων.

Εκτός της περίπτωσης όπου υπάρχει προηγούμενη γραπτή άδεια από την αναθέτουσα αρχή, ο ανάδοχος μιας σύμβασης και το προσωπικό του καθώς και κάθε άλλη εταιρεία με την οποία είναι συνεταιρισμένος ή συνδέεται ο ανάδοχος, δεν επιτρέπεται να παρέχουν, έστω και υπό μορφή παρελκόμενου έργου ή υπεργολαβίας, άλλες υπηρεσίες, να εκτελούν έργα ή να προσφέρουν προμήθειες, για το αντικείμενο της σύμβασης. Η απαγόρευση αυτή ισχύει επίσης, και για οποιαδήποτε άλλα έργα σχετικά με τα οποία ο ανάδοχος, λόγω της φύσεως της σύμβασης, μπορεί να βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων.

Κατά την υποβολή της υποψηφιότητάς του ή της προσφοράς του, ο υποψήφιος ή ο προσφέρων υποχρεούται να δηλώσει, αφενός, ότι δεν υφίσταται οποιαδήποτε δυνητική σύγκρουση συμφερόντων και, αφετέρου, ότι δεν υφίσταται οποιοσδήποτε ειδικός δεσμός με άλλους προσφέροντες ή άλλα εμπλεκόμενα μέρη στο έργο. Εάν κατά την εκτέλεση της σύμβασης, παρουσιαστεί μια τέτοια κατάσταση, ο ανάδοχος υποχρεούται να ενημερώσει αμέσως την αναθέτουσα αρχή.

Ο ανάδοχος μιας σύμβασης πρέπει να ενεργεί σε κάθε περίπτωση με αμεροληψία και ως νόμιμος σύμβουλος σύμφωνα με τον κώδικα δεοντολογίας του επαγγέλματός του. Απέχει από δημόσιες δηλώσεις σχετικά με το έργο ή τις υπηρεσίες χωρίς προηγούμενη έγκριση από την αναθέτουσα αρχή. Δεν δεσμεύει κατά κανέναν τρόπο την αναθέτουσα αρχή χωρίς προηγούμενη γραπτή συναίνεσή της.

Κατά την διάρκεια της σύμβασης, ο ανάδοχος και το προσωπικό του σέβονται τα ανθρώπινα δικαιώματα και αναλαμβάνουν την υποχρέωση να μη θίγουν τα πολιτικά, πολιτιστικά και θρησκευτικά ήθη της δικαιούχου χώρας.

Η αμοιβή του αναδόχου για τη σύμβαση αποτελεί τη μόνη του αμοιβή στα πλαίσια της σύμβασης. Ο ανάδοχος και το προσωπικό του πρέπει να απέχουν από την άσκηση οποιασδήποτε άλλης δραστηριότητας ή πρόσκτηση οφέλους που έρχεται σε σύγκρουση με τις υποχρεώσεις του έναντι της αναθέτουσας αρχής.

Ο ανάδοχος και το προσωπικό του υποχρεούνται να τηρούν επαγγελματική εχεμύθεια καθ' όλη τη διάρκεια της σύμβασης και μετά την ολοκλήρωσή της. Κάθε έκθεση ή έγγραφο που παραλαμβάνεται ή συντάσσεται από τον ανάδοχο στα πλαίσια της εκτέλεσης της σύμβασης είναι εμπιστευτικό.

Η χρήση από τα συμβαλλόμενα μέρη, των εκθέσεων και των εγγράφων που συντάσσονται, παραλαμβάνονται ή παραδίδονται κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της σύμβασης, ρυθμίζεται από τη σύμβαση.

Ο ανάδοχος αποφεύγει οποιαδήποτε σχέση που είναι ενδεχόμενο να βλάψει την ανεξαρτησία του ή εκείνη του προσωπικού του. Εάν ο ανάδοχος απολέσει την ανεξαρτησία του, η αναθέτουσα αρχή δύναται, για την οποιαδήποτε ενδεχόμενη βλάβη που μπορεί να υποστεί από το γεγονός αυτό, να λύσει τη σύμβαση χωρίς προηγούμενη κοινοποίηση και χωρίς ο ανάδοχος να μπορεί να αξιώσει οποιαδήποτε αποζημίωση.

Η Επιτροπή διατηρεί το δικαίωμα να αναστέλλει ή να ακυρώνει τη χρηματοδότηση προγραμμάτων εάν σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης ανακαλυφθούν πρακτικές διαφθοράς οποιασδήποτε φύσεως και εάν η αναθέτουσα αρχή δεν λάβει όλα τα κατάλληλα μέτρα για την επανόρθωση αυτής της κατάστασης. Κατά την έννοια της παρούσας διάταξης, ως "πρακτική διαφθοράς" νοείται κάθε πρόταση παροχής ή συναίνεσης προσφοράς οποιασδήποτε μη νόμιμης πληρωμής, δώρου, χρηματικού δώρου ή παραγγελία εν είδει παρακίνησης ή ανταμοιβής για εκτέλεση ή αποχή από την εκτέλεση πράξεων που αναφέρονται στην ανάθεση της σύμβασης ή στη σύμβαση που έχει συναφθεί με την αναθέτουσα αρχή.

Ειδικότερα, στους φακέλους προσφορών και συμβολαίων, για υπηρεσίες, έργα ή προμήθειες, πρέπει να συμπεριλαμβάνεται ρήτρα που να ορίζει ότι θα απορρίπτεται κάθε προσφορά ή θα ακυρώνεται κάθε σύμβαση εφόσον ανακαλυφθεί ότι η ανάθεση της σύμβασης ή η εκτέλεσή της θα οδηγήσει στην καταβολή ασυνήθων εμπορικών εξόδων.

Τα ασυνήθη εμπορικά έξοδα αφορούν κάθε προμήθεια που δεν μνημονεύεται στην κύρια σύμβαση ή δεν προκύπτει από μια νομότυπα συναφθείσα σύμβαση που αφορά την κύρια σύμβαση, κάθε προμήθεια που δεν αντιστοιχεί σε κάποια ουσιαστική θεμιτή υπηρεσία, κάθε προμήθεια που διοχετεύεται σε κάποιο φορολογικό παράδεισο και κάθε προμήθεια που καταβάλλεται σε μη σαφώς ταυτοποιούμενο δικαιούχο ή εταιρεία με όλα τα χαρακτηριστικά εικονικής εταιρείας.

Ο ανάδοχος της σύμβασης δεσμεύεται να παρέχει στην Επιτροπή, κατόπιν αιτήσεώς της, κάθε αιτιολογικό στοιχείο σχετικό με τις συνθήκες εκτέλεσης της σύμβασης. Η Επιτροπή μπορεί να προβαίνει σε οποιονδήποτε έλεγχο στοιχείων και επιτόπου έλεγχο, που κρίνει αναγκαίο για τη συλλογή αποδεικτικών στοιχείων σε περίπτωση ύπαρξης υπονοιών για ασυνήθη εμπορικά έξοδα.

Οι ανάδοχοι συμβάσεων που αποδεδειγμένα κατέβαλαν ασυνήθη εμπορικά έξοδα σε προγράμματα χρηματοδοτούμενα από την Κοινότητα αντιμετωπίζουν το ενδεχόμενο, ανάλογα με τη σοβαρότητα των διαπιστωθέντων γεγονότων, λύσης της σύμβασής του ή οριστικού αποκλεισμού τους από τις κοινοτικές χρηματοδοτήσεις.

Η μη τήρηση μιας ή περισσοτέρων από αυτές τις ρήτρες δεοντολογίας, μπορεί να επισύρει τον αποκλεισμό του υποψηφίου, του προσφέροντος ή του αναδόχου από άλλες κοινοτικές συμβάσεις και την επιβολή σχετικών κυρώσεων. Το υπόψη πρόσωπο ή εταιρεία πρέπει να ενημερώνεται σχετικά εγγράφως.

8. ΤΡΟΠΟΙ ΠΡΟΣΦΥΓΗΣ

Εάν κάποιος διαγωνιζόμενος κρίνει ότι αδικήθηκε λόγω κάποιου σφάλματος ή παρατυπίας κατά τη διαδικασία ανάθεσης της σύμβασης, δύναται να υποβάλει απευθείας σχετική αναφορά στην αναθέτουσα αρχή, ενημερώνοντας και την Επιτροπή. Η αναθέτουσα αρχή πρέπει να απαντήσει μέσα σε 90 ημέρες από την ημερομηνία παραλαβής του παραπόνου.

Εφόσον πληροφορηθεί την ύπαρξη παρόμοιου παραπόνου, η Επιτροπή εκφράζει τη γνώμη της στην αναθέτουσα αρχή και επιδιώκει, στα μέτρα του δυνατού, την φιλική επίλυση του θέματος μεταξύ καταγγέλλοντος (προσφέροντος) και αναθέτουσας αρχής.

Στην περίπτωση αποτυχίας της ως άνω διαδικασίας, ο προσφέρων δύναται να προσφύγει στις διαδικασίες που ορίζει η εθνική νομοθεσία του κράτους της αναθέτουσας αρχής.

Μεταξύ των δικαιωμάτων των ευρωπαίων πολιτών, είναι και το δικαίωμα υποβολής παραπόνων στον ευρωπαίο διαμεσολαβητή. Ο ευρωπαίος διαμεσολαβητής ερευνά παράπονα που σχετίζονται με περιπτώσεις κακής διαχείρισης από μέρους των οργάνων της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

Στην περίπτωση στην οποία αναθέτουσα αρχή δεν σέβεται τις διατάξεις ανάθεσης συμβάσεων που προβλέπονται στις παρούσες γενικές ρυθμίσεις, η Επιτροπή διατηρεί το δικαίωμα αναστολής, άρνησης καταβολής ή ανάκτησης των χρηματοδοτήσεων που αφορούν τις υπό κατηγορία συμβάσεις.

ΜΕΡΟΣ II

ΕΙΔΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΖΟΜΕΝΟΙ ΣΤΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

9. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η τεχνική και οικονομική συνεργασία στα πλαίσια της πολιτικής συνεργασίας υλοποιείται με την προσφυγή σε εμπειρογνώμονες μέσω των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, κυρίως στον τομέα των μελετών ή της τεχνικής βοήθειας.

Οι συμβάσεις μελετών αφορούν, μεταξύ άλλων, τις μελέτες που αναφέρονται στην αναγνώριση και την ετοιμασία προγραμμάτων, τις μελέτες σκοπιμότητας, τις οικονομικές μελέτες και τις έρευνες αγοράς, τις τεχνικές μελέτες, τις αξιολογήσεις και τους λογιστικούς ελέγχους.

Κατά γενικό κανόνα, οι συμβάσεις μελετών συνεπάγονται την υποχρέωση παροχής αποτελέσματος, πράγμα που σημαίνει ότι ο ανάδοχος της σύμβασης υποχρεούται να παράσχει ένα καθορισμένο προϊόν άσχετα με τα τεχνικά και λειτουργικά μέσα που πρέπει να χρησιμοποιήσει για την επίτευξη του προδιαγεγραμμένου αποτελέσματος. Κατά συνέπεια, οι συμβάσεις αυτές αμείβονται κατ' αποκοπή. Ο ανάδοχος δικαιούται την κατ' αποκοπή πληρωμή της σύμβασης μόνον εφόσον επιτευχθεί το συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

Οι συμβάσεις τεχνικής βοήθειας χρησιμοποιούνται στις περιπτώσεις στις οποίες ο παροχέας των υπηρεσιών αναλαμβάνει να εκτελέσει συμβουλευτικό έργο, καθώς και στις περιπτώσεις στις οποίες καλείται να διευθύνει ή να επιβλέπει ένα πρόγραμμα, να διαθέσει ειδικούς εμπειρογνώμονες, ή να παραλάβει, στο όνομα και για λογαριασμό της αναθέτουσας αρχής, αγαθά, υπηρεσίες ή έργα.

Οι συμβάσεις τεχνικής βοήθειας συχνά αναφέρουν μόνον την υποχρέωση μέσων, δηλαδή ότι ο ανάδοχος της σύμβασης είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί βάσει των όρων εντολής και τη διασφάλιση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών. Οι πληρωμές στις συμβάσεις αυτές γίνονται ανάλογα με τα πραγματικώς προσφερόμενα μέσα και παροχές. Εντούτοις, ο ανάδοχος έχει ένα συμβατικό καθήκον επιμέλειας διότι υποχρεούται να ειδοποιεί σε πρόσφορο χρόνο την αναθέτουσα αρχή για κάθε συμβάν που μπορεί να επηρεάσει την ορθή εκτέλεση του προγράμματος.

Ωστόσο, ορισμένες συμβάσεις υπηρεσιών μπορεί να έχουν διττό χαρακτήρα προβλέποντας ταυτόχρονα υποχρέωση μέσων και υποχρέωση αποτελέσματος.

Η αναθέτουσα αρχή, η οποία ορίζεται πάντοτε στην προκήρυξη του διαγωνισμού, είναι η αρχή που είναι εξουσιοδοτημένη να συνάψει τη σύμβαση. Οι συμβάσεις υπηρεσιών συνάπτονται με το κράτος ΑΚΕ με το οποίο η Επιτροπή, κατά κανόνα, καταρτίζει σύμβαση χρηματοδότησης.

Η αναθέτουσα αρχή και ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας καταρτίζουν τους κλειστούς καταλόγους σε στενή μεταξύ τους συνεννόηση. Η Επιτροπή ετοιμάζει και αποστέλλει στην αναθέτουσα αρχή τους φακέλους του διεθνούς διαγωνισμού προς έγκριση και έναρξη της διαδικασίας. Η αναθέτουσα αρχή, πριν να εκδώσει τα τεύχη δημοπράτησης, τα υποβάλει στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας προς έγκριση. Με βάση τις λαμβανόμενες σχετικές αποφάσεις και σε στενή συνεργασία με προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, η αναθέτουσα αρχή έχει την ευθύνη για την έναρξη όλων των διαδικασιών του διαγωνισμού, την παραλαβή των προσφορών, προεδρεύει των επιτροπών αξιολόγησης και αποφασίζει σχετικά με τα αποτελέσματα των διαδικασιών του διαγωνισμού. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει το αποτέλεσμα της εξέτασης των προσφορών και πρόταση ανάθεσης της σύμβασης στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, προς έγκριση. Αφού εγκριθεί η ανάθεση, η αναθέτουσα αρχή υπογράφει τα συμβόλαια και τα κοινοποιεί στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας. Κατά κανόνα, ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας αντιπροσωπεύεται κατά το άνοιγμα και κατά την αξιολόγηση των προσφορών και πρέπει πάντα να λαμβάνει επίσημη πρόσκληση.

Τα κράτη ΑΚΕ δύνανται να ζητήσουν από την Επιτροπή να διαπραγματευτεί, να καταρτίσει, να συνάψει και να εκτελέσει συμβάσεις υπηρεσιών εξ ονόματός τους απευθείας ή μέσω του αρμόδιου φορέα της.

Οι συμβάσεις λογιστικού ελέγχου και αξιολόγησης καθώς και οι συμβάσεις-πλαίσια, συνάπτονται πάντοτε από την Επιτροπή που ενεργεί στο όνομα και για λογαριασμό του σχετικού κράτους ΑΚΕ.

"Παροχέας υπηρεσιών" είναι κάθε πρόσωπο, φυσικό ή νομικό, που προσφέρει υπηρεσίες. Παροχέας υπηρεσιών που ζητά να συμμετάσχει σε κλειστή ή απλουστευμένη διαδικασία χαρακτηρίζεται με τον όρο "υποψήφιος". Ο παροχέας υπηρεσιών που υποβάλλει προσφορά χαρακτηρίζεται με τον όρο "προσφέρων" (ή διαγωνιζόμενος).

10. ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

10.1. Συμβάσεις αξίας ίσης ή μεγαλύτερης των 200000 ευρώ

10.1.1. Κλειστή διαδικασία

Γενικά, όλες οι συμβάσεις υπηρεσιών αξίας ίσης ή μεγαλύτερης των 200000 ευρώ, πρέπει να γίνονται με διεθνή κλειστή διαδικασία έπειτα από δημοσίευση προενημερωτικής ανακοίνωσης (πρόγραμμα συμβάσεων) και προκήρυξης διαγωνισμού όπως προβλέπεται στο σημείο 11.1 "Δημοσιότητα των συμβάσεων".

10.1.2. Διαδικασία με διαπραγμάτευση

Εντούτοις, οι συμβάσεις υπηρεσιών μπορούν να συνάπτονται μέσω διαδικασίας με διαπραγμάτευση, έπειτα από προηγούμενη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής, στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) Όταν εξαιτίας απρόβλεπτων γεγονότων, η αναθέτουσα αρχή υποχρεούται να ενεργήσει εκτάκτως, πράγμα που δεν συμβαδίζει με τις προθεσμίες που ορίζονται για την κλειστή ή απλουστευμένη διαδικασία, που προβλέπονται στα σημεία 11 και 12.2. Οι περιστάσεις των οποίων γίνεται επίκληση για να δικαιολογηθεί η επιτακτική έκτακτη ανάγκη δεν πρέπει κατ' ουδένα τρόπο να έχουν σχέση με την αναθέτουσα αρχή. Στην περίπτωση αυτή, η αναθέτουσα αρχή προβαίνει σε συζητήσεις, εφόσον τις κρίνει σκόπιμες, με τους υποψηφίους αναδόχους, οι οποίοι περιλαμβάνονται στον κλειστό κατάλογο που έχει καταρτίσει σε συμφωνία με τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας και αναθέτει τη σύμβαση σε όποιον προσφέροντα επιλέξει.

β) Όταν οι παροχές παρέχονται από δημόσιους οργανισμούς, ή μη κερδοσκοπικά ιδρύματα ή οργανώσεις τα μη κερδοσκοπικά ιδρύματα ή οργανώσεις δεν μπορούν να θεωρούνται αυτομάτως ανάδοχοι χωρίς κερδοσκοπικό χαρακτήρα και επομένως δεν μπορεί σε κάθε περίπτωση να τους προσφέρεται το ευεργέτημα της διαδικασίας με διαπραγμάτευση. Η διαδικασία με διαπραγμάτευση είναι αποδεκτή μόνον όταν ο σκοπός της σύμβασης δεν αιτιολογείται από κάποια οικονομική εκτίμηση, και κυρίως στις περιπτώσεις όπου η προβλεπόμενη δράση έχει θεσμικό χαρακτήρα ή, για παράδειγμα, χαρακτήρα παροχής βοήθειας στον κοινωνικό τομέα.

γ) Για παροχές που αποτελούν συνέχεια ήδη ανειλημμένων υπηρεσιών μπορούν να παρουσιαστούν δύο χαρακτηριστικές περιπτώσεις:

- συμπληρωματικές παροχές που δεν προβλέπονται στην κύρια σύμβαση αλλά οι οποίες, λόγω κάποιας απρόβλεπτης κατάστασης, καθίστανται αναγκαίες για την εκτέλεση της σύμβασης. Η παρούσα διάταξη υπόκειται στις ακόλουθες προϋποθέσεις: i) η συμπληρωματική παροχή δεν μπορεί τεχνικά ή οικονομικά να διαχωριστεί από την κύρια σύμβαση χωρίς τη δημιουργία σημαντικών προβλημάτων στην αναθέτουσα αρχή και ii) το εκτιμώμενο κόστος δεν υπερβαίνει το 50 % της αξίας της κύριας σύμβασης,

- πρόσθετες παροχές που συνίστανται σε επανάληψη παρόμοιων υπηρεσιών που έχουν ανατεθεί στον προμηθευτή στο πλαίσιο προηγούμενης σύμβασης. Για την προσφυγή στη διάταξη αυτή, πρέπει να πληρούνται δύο προϋποθέσεις: i) να έχει κατακυρωθεί η προηγούμενη σύμβαση κατόπιν δημοσίευσης προκήρυξης διαγωνισμού και ii) να έχει αναφερθεί σαφώς στη δημοσίευση της προκήρυξης του διαγωνισμού για την πρώτη παροχή, η δυνατότητα προσφυγής στη με διαπραγμάτευση διαδικασία για περαιτέρω παροχές καθώς και το εκτιμώμενο κόστος. Οι νέες υπηρεσίες συνιστούν, για παράδειγμα, τη δεύτερη φάση μιας μελέτης ή δράσης. Είναι δυνατή μία μόνον επέκταση της σύμβασης, σε αξία και διάρκεια ίσες, κατ' ανώτατο όριο, με την αξία και τη διάρκεια της αρχικής σύμβασης.

δ) Όταν η πρόσκληση υποβολής προσφορών αποδειχθεί άκαρπη, δηλαδή, δεν υπάρξει καμία επιλέξιμη προσφορά από ποιοτικής ή/και οικονομικής πλευράς, στην περίπτωση αυτή, μετά την ακύρωση της διαδικασίας, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ξεκινήσει διαπραγματεύσεις με τον ή τους προσφέροντες της επιλογής της, που έχουν συμμετάσχει στην διαδικασία διαγωνισμού, εφόσον δεν έχουν μεταβληθεί ουσιαστικά οι αρχικές συνθήκες της σύμβασης (βλέπε σημείο 6 "Ακύρωση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων"). Η Επιτροπή πρέπει να συμφωνήσει προηγουμένως.

ε) Όταν η εν λόγω σύμβαση αποτελεί συνέχεια διαγωνισμού και πρέπει, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, να ανατεθεί στον ή στους νικητές του διαγωνισμού. Στην τελευταία αυτή περίπτωση, στις διαπραγματεύσεις πρέπει να προσκληθούν να συμμετάσχουν όλοι οι νικητές του διαγωνισμού.

10.2. Συμβάσεις αξίας μικρότερης των 200000 ευρώ

10.2.1. Σύμβαση πλαίσιο και απλουστευμένη διαδικασία

Οι συμβάσεις αξίας μικρότερης των 200000 ευρώ συνάπτονται είτε με τη διαδικασία της σύμβασης-πλαισίου, είτε με απλουστευμένη διαδικασία με τρεις κατ' ελάχιστο υποψηφίους. Αυτό δεν ισχύει στις περιπτώσεις για τις οποίες προβλέπεται, στο σημείο 10.1.2, η διαδικασία με διαπραγμάτευση.

11. ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕ ΚΛΕΙΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΞΙΑΣ ΑΠΟ 200000 ΕΥΡΩ ΚΑΙ ΑΝΩ)

11.1. Δημοσιότητα των συμβάσεων

Για να διασφαλιστεί η όσο το δυνατόν ευρύτερη συμμετοχή στους διαγωνισμούς και η απαραίτητη διαφάνεια, η Επιτροπή υποχρεούται να δημοσιεύει ανακοίνωση προενημέρωσης (πρόγραμμα συμβάσεων) και προκηρύξεις διαγωνισμού για όλες τις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών αξίας ίσης ή μεγαλύτερης των 200000 ευρώ.

11.1.1. Δημοσίευση προγράμματος συμβάσεων

Η Επιτροπή υποχρεούται να δημοσιεύει μια φορά το χρόνο, το χρονοδιάγραμμα των συμβάσεων υπηρεσιών που προγραμματίζει να συναφθούν έπειτα από πρόσκληση υποβολής προσφορών για μια περίοδο 12 μηνών μετά τη δημοσίευση και, κάθε τρεις μήνες, ενημερωμένο χρονοδιάγραμμα.

Οι ανακοινώσεις προενημέρωσης πρέπει να αναφέρουν με συντομία το αντικείμενο, το περιεχόμενο και το ύψος των σχετικών συμβάσεων. Λαμβανομένου υπόψη του χαρακτήρα της προενημέρωσης, η δημοσίευση αυτή δεν δεσμεύει την Επιτροπή να χρηματοδοτήσει τις συμβάσεις. Οι επιχειρήσεις δεν πρέπει λοιπόν να στέλνουν στο στάδιο αυτό εκδηλώσεις ενδιαφέροντος.

Οι ανακοινώσεις προενημέρωσης δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στο Διαδίκτυο και σε κάθε άλλο κατάλληλο μέσο.

11.1.2. Δημοσίευση των προκηρύξεων διαγωνισμών παροχής υπηρεσιών

Πέραν της δημοσίευσης των ανακοινώσεων προενημέρωσης, όλες οι συμβάσεις υπηρεσιών αξίας ίσης ή μεγαλύτερης των 200000 ευρώ πρέπει να αποτελούν αντικείμενο δημοσίευσης προκήρυξης διαγωνισμού με κλειστή διαδικασία, στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στην Επίσημη Εφημερίδα όλων των κρατών ΑΚΕ, στο Διαδίκτυο και σε κάθε άλλο κατάλληλο μέσο. Μεταξύ της δημοσίευσης της ανακοίνωσης προενημέρωσης και εκείνης της προκήρυξης του διαγωνισμού πρέπει να παρεμβάλλεται χρονικό διάστημα τουλάχιστον 30 ημερών.

Στο κείμενο της προκήρυξης, πρέπει να περιγράφονται σαφώς, επακριβώς και πλήρως η αναθέτουσα αρχή και το αντικείμενο της σύμβασης. Πρέπει να αναφέρεται ο μέγιστος διαθέσιμος προϋπολογισμός για την προβλεπόμενη δράση καθώς και το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα των δραστηριοτήτων. Η δημοσίευση αυτή πρέπει να παρέχει στους ενδιαφερόμενους τις αναγκαίες πληροφορίες προκειμένου να κριθεί η ικανότητά τους να εκτελέσουν με επιτυχία την σχετική σύμβαση. Μόνον με μια επαρκή προθεσμία υποβολής υποψηφιοτήτων μπορεί να υπάρξει ουσιαστικός ανταγωνισμός. Η ελάχιστη προθεσμία για την υποβολή υποψηφιοτήτων είναι 30 ημέρες από την ημερομηνία δημοσίευσης της προκήρυξης στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο Διαδίκτυο. Η προθεσμία αυτή εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της σύμβασης.

Η προκήρυξη του διαγωνισμού που δημοσιεύεται και στα τοπικά μέσα, πρέπει να είναι όμοια με εκείνη που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο Διαδίκτυο, και να δημοσιεύεται ταυτόχρονα. Η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο διαδίκτυο αναλαμβάνεται από την Επιτροπή. Η ενδεχόμενη τοπική δημοσίευση αναλαμβάνεται από το κράτος ΑΚΕ.

11.2. Κατάρτιση του κλειστού καταλόγου

Οι ενδιαφερόμενοι παροχείς υπηρεσιών (ατομικά ή σε κοινοπραξία), πρέπει να υποβάλλουν την υποψηφιότητά τους μαζί με τις πληροφορίες που προβλέπονται στην προκήρυξη, για να αξιολογηθούν οι ικανότητές τους να εκτελέσουν επιτυχώς τη σύμβαση. Η διαδικασία επιλογής συνίσταται:

- στον αποκλεισμό των μη επιλέξιμων υποψηφίων (βλέπε σημείο 2, "Επιλεξιμότητα στις συμβάσεις") και των υποψηφίων που εμπίπτουν σε μια από τις περιπτώσεις εξαιρέσεως που προβλέπονται στο σημείο 7, "Δεοντολογικές ρήτρες".

- στον έλεγχο του αν η οικονομική κατάσταση των υποψηφίων είναι ισχυρή και υγιής (χρηματοπιστωτική και οικονομική επάρκεια), ζητώντας, π.χ., τα αποσπάσματα των ισολογισμών και του κύκλου εργασιών των τριών τελευταίων ετών,

- στον έλεγχο της τεχνικής και επαγγελματικής επάρκειας των υποψηφίων, πράγμα που μπορεί να συναχθεί κυρίως i) από (εφόσον ισχύει) το μέσο ετήσιο ανθρώπινο δυναμικό, το επίπεδο και την επαγγελματική εμπειρία του στελεχιακού προσωπικού του υποψηφίου και ii) από κατάλογο των κυριότερων παρασχεθεισών υπηρεσιών στον τομέα της προβλεπόμενης δράσης, κατά τα τελευταία χρόνια.

Έπειτα από ενδελεχή εξέταση των υποψηφιοτήτων που υποβάλλονται στα πλαίσια της προκήρυξης του διαγωνισμού, επιλέγονται για τον κλειστό κατάλογο οι παροχείς υπηρεσιών που παρέχουν τις καλύτερες εγγυήσεις στο θέμα της καλής εκτέλεσης της σύμβασης. Για την κατάρτιση του κλειστού καταλόγου απαιτούνται τέσσερις υποψήφιοι κατ' ελάχιστο και οκτώ κατ' ανώτατο όριο. Οι προκηρύξεις πρέπει να αναγράφουν τον ελάχιστο και μέγιστο αριθμό υποψηφίων που θα επιλεγούν.

Αφού ο κλειστός κατάλογος εγκριθεί από την αναθέτουσα αρχή και τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, οι επιλεγείσες για τον κλειστό κατάλογο εταιρείες παροχής υπηρεσιών ή κοινοπραξίες δεν μπορούν πλέον ούτε να ενωθούν μεταξύ τους ούτε να συνάψουν σχέσεις υπεργολαβίας όσον αφορά την σχετική σύμβαση.

Η αναθέτουσα αρχή δύναται να επιτρέψει σχέσεις υπεργολαβίας με άλλες εταιρείες, υπό την προϋπόθεση ότι αυτές δηλώνονται σαφώς στην προσφορά του διαγωνιζομένου, ότι ο υπεργολάβος πληροί τους όρους επιλεξιμότητας που προβλέπονται στο σημείο 2, "Επιλεξιμότητα στις συμβάσεις" και τους όρους που προβλέπονται στο σημείο 7 "Δεοντολογικές ρήτρες" και ότι η υπεργολαβία δεν καλύπτει αναλογικά υπερβολικό τμήμα της προσφοράς. Η αναλογία αυτή πρέπει να προσδιορίζεται στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών.

Στη συνέχεια, όσοι από τους υποψηφίους δεν επελέγησαν ενημερώνονται σχετικά. Οι επιλεγέντες υποψήφιοι λαμβάνουν την επιστολή πρόσκλησης υποβολής προσφοράς μαζί με το φάκελο της πρόσκλησης. Ταυτόχρονα, δημοσιεύεται στο διαδίκτυο και ο τελικός κατάλογος.

11.3. Σύνταξη και περιεχόμενο του φακέλου της πρόσκλησης υποβολής προσφορών

Η ορθή σύνταξη των εγγράφων της πρόσκλησης υποβολής προσφορών έχει ουσιώδη σημασία όχι μόνον για την ορθή διεξαγωγή της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης, αλλά και για τη διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης της σύμβασης.

Τα έγγραφα αυτά πρέπει να περιέχουν κάθε αναγκαία διάταξη και πληροφορία σχετικά με την υποβολή προσφορών, για τους υποψηφίους που καλούνται να υποβάλουν προσφορά: διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουν, έγγραφα που πρέπει να υποβάλουν, περιπτώσεις που θεωρούνται ως μη σύμφωνες, κριτήρια ανάθεσης και στάθμισή τους, προϋποθέσεις για ανάθεση υπεργολαβίας, κ.λπ.

Την ευθύνη επεξεργασίας των εγγράφων αυτών έχει η Επιτροπή. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει, αποκλειστικά στους περιληφθέντες στον κλειστό κατάλογο υποψηφίους, την πρόσκληση υποβολής προσφοράς μαζί με το φάκελο υποβολής προσφορών που περιλαμβάνει τα ακόλουθα έγγραφα:

- οδηγίες στους προσφέροντες που πρέπει να ορίζουν, μεταξύ άλλων: i) τον τύπο της σύμβασης, ii) τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης και την αντίστοιχη στάθμισή τους, iii) τη δυνατότητα και το χρονοδιάγραμμα των ενδεχόμενων διαλογικών συζητήσεων, iv) το ενδεχόμενο έγκρισης εναλλακτικών προσφορών, v) την ενδεχομένως επιτρεπόμενη αναλογία υπεργολαβικής ανάθεσης, vi) τον μέγιστο διαθέσιμο προϋπολογισμό για τη σύμβαση και vii) το νόμισμα της προσφοράς,

- τον κλειστό κατάλογο των επιλεγέντων υποψηφίων (με αναφορά στην απαγόρευση συνένωσης μεταξύ τους),

- συγγραφή των γενικών υποχρεώσεων για τις συμβάσεις υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΑ,

- συγγραφή ειδικών υποχρεώσεων που εξειδικεύουν, συμπληρώνουν ή αποκλίνουν από τη συγγραφή γενικών υποχρεώσεων. Σε περίπτωση ασυμφωνίας, η συγγραφή ειδικών υποχρεώσεων υπερισχύει της συγγραφής των γενικών υποχρεώσεων,

- όροι εντολής με το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα της σύμβασης και τις προβλεπόμενες ημερομηνίες από τις οποίες πρέπει να είναι διαθέσιμοι οι βασικοί εμπειρογνώμονες,

- δελτίο τιμών (συμπληρώνεται από τον προσφέροντα),

- έντυπο προσφοράς,

- έντυπο σύμβασης,

- έντυπα τραπεζικής εγγύησης, ή παρόμοιου ιδρύματος, για τις προκαταβολές.

11.4. Κριτήρια ανάθεσης

Τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης χρησιμεύουν στον εντοπισμό της οικονομικά πλέον συμφέρουσας προσφοράς. Τα κριτήρια αυτά περιλαμβάνουν τα τεχνικά κριτήρια που χρησιμεύουν στην εκτίμηση της ποιότητας από τεχνικής πλευράς και τα οικονομικά κριτήρια μεταξύ των οποίων και η προσφερόμενη τιμή.

Τα τεχνικά κριτήρια χρησιμεύουν στο να γίνει μια εκτίμηση της ποιότητας των τεχνικών προσφορών. Οι δύο βασικοί τύποι τεχνικών κριτηρίων είναι η μεθοδολογία και η αξιολόγηση των βιογραφικών σημειωμάτων των προτεινόμενων εμπειρογνωμόνων. Τα τεχνικά κριτήρια μπορούν να εξειδικευτούν σε επί μέρους κριτήρια. Η μεθοδολογία μπορεί να αναλυθεί, π.χ. βάσει των όρων εντολής, της άριστης χρήσης των τεχνικών και επαγγελματικών πόρων που είναι διαθέσιμοι στη δικαιούχο χώρα, του χρονοδιαγράμματος των εργασιών, της καταλληλότητας των μέσων ως προς το έργο, της προτεινόμενης επιτόπιας υποστήριξης στους εμπειρογνώμονες κ.λπ. Τα βιογραφικά σημειώματα μπορούν να αξιολογηθούν ξεχωριστά με βάση κριτήρια, όπως τα προσόντα, η επαγγελματική εμπειρία, η γεωγραφική εμπειρία, οι γλωσσικές ικανότητες κ.λπ.

Σε κάθε κριτήριο αποδίδονται σημεία μέχρι 100, που κατανέμονται μεταξύ των διαφόρων επί μέρους κριτηρίων. Το ειδικό βάρος τους εξαρτάται από τη φύση των απαιτούμενων υπηρεσιών και αναγράφεται, για κάθε περίπτωση χωριστά, στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών.

Τα σημεία πρέπει να βασίζονται όσο το δυνατόν ακριβέστερα στους όρους εντολής που περιγράφουν τις προς παροχή υπηρεσίες, και να αναφέρονται σε παραμέτρους που είναι εύκολο να εντοπισθούν στις προσφορές και, ει δυνατόν, να εκτιμηθούν ποσοτικά.

Ο πίνακας της τεχνικής αξιολόγησης, με τα διάφορα κριτήρια και επί μέρους κριτήρια καθώς και με το ειδικό βάρος τους, πρέπει υποχρεωτικά να απεικονίζεται στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών.

11.5. Συμπληρωματικές πληροφορίες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας

Ο φάκελος της πρόσκλησης υποβολής προσφορών πρέπει να είναι αρκετά σαφής για να αποφεύγεται κατά το δυνατόν η αίτηση παροχής συμπληρωματικών πληροφοριών από τους κληθέντες υποψηφίους κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Εάν η αναθέτουσα αρχή, με δική της πρωτοβουλία ή ανταποκρινόμενη σε αίτηση υποψηφίου, παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες για το φάκελο, τις πληροφορίες αυτές τις κοινοποιεί γραπτώς και ταυτοχρόνως και στους υπόλοιπους υποψηφίους.

Οι προσφέροντες μπορούν να υποβάλλουν τις ερωτήσεις τους γραπτώς το αργότερο 21 ημέρες πριν από την τελική ημερομηνία υποβολής των προσφορών. Η αναθέτουσα αρχή πρέπει να απαντά στις ερωτήσεις όλων των προσφερόντων το αργότερο 11 ημέρες πριν από την καθορισμένη προθεσμία παραλαβής των προσφορών.

11.6. Προθεσμία υποβολής των προσφορών

Οι προσφορές πρέπει να περιέρχονται στην αναθέτουσα αρχή στη διεύθυνση και, το αργότερο, την ημερομηνία και την ώρα που υποδεικνύονται στην πρόσκληση υποβολής προσφορών. Η προθεσμία υποβολής των προσφορών πρέπει να είναι επαρκής για να μπορεί να διασφαλιστεί η ποιότητα των προσφορών και η ανάπτυξη ουσιαστικού ανταγωνισμού. Η πείρα κατέδειξε ότι αν η προθεσμία είναι πολύ σύντομη, αυτό εμποδίζει τους υποψηφίους να υποβάλουν προσφορά ή τους οδηγεί στο να καταθέτουν ελλιπείς ή κακοεπεξεργασμένες προσφορές.

Το ελάχιστο διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας αποστολής της επιστολής της πρόσκλησης και της προθεσμίας παραλαβής των προσφορών είναι 50 ημέρες. Εντούτοις, σε έκτακτες περιπτώσεις, και με προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής, μπορεί να επιτραπούν και συντομότερες προθεσμίες.

11.7. Περίοδος ισχύος των προσφορών

Οι προσφέροντες δεσμεύονται από την προσφορά τους καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου που προβλέπεται στην πρόσκληση υποβολής. Η περίοδος αυτή πρέπει να είναι επαρκής ώστε να μπορέσει η αναθέτουσα αρχή να προβεί στην αναλυτική εξέταση των προσφορών, στην έγκριση της πρότασης ανάθεσης, στην κοινοποίηση της ανάθεσης και στη σύναψη της σύμβασης. Η περίοδος ισχύος των προσφορών ορίζεται στις 90 ημέρες από την προθεσμία υποβολής των προσφορών.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, πριν από την εκπνοή της περιόδου ισχύος των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει από τους προσφέροντες συγκεκριμένη παράταση αυτής της περιόδου, που δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 40 ημέρες.

Τέλος, ο προσφέρων του οποίου επιλέγεται η προσφορά πρέπει, εξάλλου, να διατηρεί την ισχύ της προσφοράς του για 60 ακόμη ημέρες από την ημερομηνία κοινοποίησης της ανάθεσης της σύμβασης.

11.8. Υποβολή των προσφορών

Οι προσφορές πρέπει να υποβάλλονται βάσει της αρχής του διπλού φακέλου, δηλαδή μέσα σε ένα εξωτερικό δέμα ή φάκελο που θα περιέχει δύο διακριτούς και σφραγισμένους φακέλους με τις ενδείξεις: Φάκελος A "Τεχνική προσφορά" και φάκελος B "Οικονομική προσφορά".

Κάθε παράβαση του μέτρου αυτού (π.χ. μη σφραγισμένοι φάκελοι ή αναφορά στοιχείων της τιμής στην τεχνική προσφορά) συνιστά στοιχείο μη συμμόρφωσης και επισύρει απόρριψη της προσφοράς.

Το σύστημα αυτό επιτρέπει τη διαδοχική και χωριστή αξιολόγηση της τεχνικής και της οικονομικής προσφοράς: εγγυάται ότι το τεχνικό επίπεδο των προσφορών κρίνεται ανεξάρτητα από την προτεινόμενη τιμή.

Ο εξωτερικός φάκελος πρέπει να φέρει:

- τη διεύθυνση που υποδεικνύεται στο φάκελο της πρόσκλησης για υποβολή των προσφορών,

- τον αριθμό πρωτοκόλλου της προκήρυξης της πρόσκλησης υποβολής προσφορών στην οποία απαντά ο προσφέρων,

- εφόσον συντρέχει περίπτωση, τους αριθμούς των υποσυνόλων για τις οποίες υποβάλλεται η προσφορά,

- την ένδειξη "Να ανοιχθεί μόνον κατά το άνοιγμα των προσφορών", γραμμένη στη γλώσσα του φακέλου της πρόσκλησης υποβολής προσφορών.

11.9. Άνοιγμα των προσφορών

Κατά την παραλαβή των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή καταχωρεί τις παραλαμβανόμενες προσφορές ενώ εκδίδει απόδειξη παραλαβής για τις προσφορές που παραδίδονται ιδιοχείρως. Οι φάκελοι που περιέχουν τις προσφορές πρέπει να παραμένουν σφραγισμένοι και να φυλάσσονται σε ασφαλή χώρο μέχρι την αποσφράγισή τους.

Το άνοιγμα και η αξιολόγηση των προσφορών γίνονται από επιτροπή αξιολόγησης που αποτελείται από μονό αριθμό μελών, τουλάχιστον τρία, που διαθέτουν τις αναγκαίες τεχνικές και διοικητικές γνώσεις για να αποφανθούν εγκύρως επί των προσφορών. Τα μέλη της επιτροπής πρέπει να υπογράφουν δήλωση αμεροληψίας.

Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας πρέπει να ενημερώνεται συστηματικά. Λαμβάνει μέρος ως παρατηρητής στο άνοιγμα των προσφορών και λαμβάνει από ένα αντίγραφο όλων των προσφορών.

Για την αξιολόγηση λαμβάνονται υπόψη μόνον οι προσφορές που περιέχονται στους φακέλους που παραλήφθηκαν το αργότερο κατά την καταληκτική ημερομηνία και ώρα που υποδεικνύονται στο τεύχος δημοπράτησης.

Αρχικά, ανοίγονται μόνον οι τεχνικές προσφορές. Οι σφραγισμένοι φάκελοι που περιέχουν τις οικονομικές προσφορές φυλάσσονται από την αναθέτουσα αρχή, αφού πρώτα θέσουν την υπογραφή τους στο φάκελο τα μέλη της επιτροπής.

Η επιτροπή ελέγχει τη συμμόρφωση των προσφορών με τις απαιτήσεις του φακέλου της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Τυχόν διαδικαστικές ατέλειες ή σημαντικοί περιορισμοί, που επηρεάζουν την εκτέλεση της σύμβασης ή στρεβλώνουν τον ανταγωνισμό, επισύρουν την απόρριψη των σχετικών προσφορών.

Μετά τη συνεδρίαση για το άνοιγμα των προσφορών συντάσσεται σχετικό πρακτικό που υπογράφεται από όλα τα μέλη της επιτροπής. Σ' αυτό αναφέρονται τα εξής:

- η ημερομηνία, η ώρα και ο τόπος της συνεδρίασης,

- τα πρόσωπα που ήταν παρόντα στη συνεδρίαση,

- το όνομα των προσφερόντων που ανταποκρίθηκαν στην πρόσκληση υποβολής προσφορών μέσα στην ταχθείσα προθεσμία,

- εάν οι προσφορές υποβλήθηκαν με το σύστημα του διπλού φακέλου,

- εάν τα πρωτότυπα των προσφορών ήταν δεόντως υπογεγραμμένα και εάν συνοδεύονταν από τον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων των τεχνικών προσφορών,

- το όνομα των προσφερόντων των οποίων οι προσφορές απερρίφθησαν λόγω διαπιστωθείσας μη συμμόρφωσης, κατά το άνοιγμα,

- το όνομα των προσφερόντων που απέσυραν την προσφορά τους.

11.10. Αναλυτική εξέταση των προσφορών

11.10.1. Αξιολόγηση των τεχνικών προσφορών

Πριν από το άνοιγμα των προσφορών, ο πρόεδρος της επιτροπής βεβαιώνεται ότι όλα τα μέλη της επιτροπής έχουν λάβει γνώση του πίνακα τεχνικής αξιολόγησης που καθορίζεται στον φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών για την αξιολόγηση των προσφορών με ενιαίο τρόπο από τα διάφορα μέλη της επιτροπής.

Η επιτροπή προχωρεί στη συνέχεια στο άνοιγμα των τεχνικών προσφορών, ενώ οι οικονομικές προσφορές παραμένουν σφραγισμένες. Οι τεχνικοί αξιολογητές της επιτροπής λαμβάνουν αντίγραφο των τεχνικών προσφορών. Κατά την αξιολόγηση των τεχνικών προσφορών, κάθε αξιολογητής δίνει ένα βαθμό σε κάθε προσφορά με μέγιστο βαθμολογίας τα 100 σημεία, σύμφωνα με τον πίνακα τεχνικής αξιολόγησης (που προσδιορίζει τα τεχνικά κριτήρια, τα τεχνικά επιμέρους κριτήρια και τη στάθμισή τους) που προβλέπεται στο φάκελο της πρόσκλησης προς υποβολή προσφορών (βλέπε σημείο 11.4 "Κριτήρια ανάθεσης". Ούτε η επιτροπή ούτε ο αξιολογητής δεν μπορούν να τροποποιήσουν τον πίνακα τεχνικής αξιολόγησης που έχει σταλεί στους προσφέροντες μαζί με τον φάκελο της υποβολής προσφορών.

Στην πράξη, συνιστάται να βαθμολογείται κάθε κριτήριο διαδοχικά σε κάθε προσφορά αντί να βαθμολογείται η μια προσφορά μετά την άλλη για το σύνολο των κριτηρίων. Εάν το περιεχόμενο μιας προσφοράς είναι ελλιπές ή δεν ανταποκρίνεται με ουσιαστικό τρόπο σε ένα ή περισσότερα από τα τεχνικά κριτήρια ανάθεσης, που καθορίζονται στον φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, η προσφορά απορρίπτεται αυτόματα και δεν λαμβάνεται υπόψη.

Εάν από το φάκελο υποβολής προσφορών επιτρέπονται ρητά εναλλακτικές προσφορές, οι εναλλακτικές λύσεις βαθμολογούνται ξεχωριστά.

Μόλις τελειώσει η εργασία της τεχνικής αξιολόγησης, κατά τη συνεδρίαση της επιτροπής, συγκρίνονται οι βαθμοί που έδωσε κάθε αξιολογητής. Εκτός από το αριθμητικό αποτέλεσμα της βαθμολόγησής του, ο αξιολογητής πρέπει να αιτιολογήσει τις επιλογές του και να δικαιολογήσει τη βαθμολογία του ενώπιον της επιτροπής αξιολόγησης. Η επιτροπή συζητά και κάθε αξιολογητής δίνει έναν τελικό βαθμό σε κάθε τεχνική προσφορά. Η γενική τελική βαθμολογία προκύπτει από τον αριθμητικό μέσον όρο των επιμέρους βαθμολογιών.

Εάν στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών προβλέπεται η διενέργεια συνεντεύξεων, η επιτροπή μπορεί να καλέσει σε συνέντευξη το βασικό προσωπικό της ομάδας των προτεινόμενων εμπειρογνωμόνων από κάθε προσφέροντα μεταξύ των τεχνικώς αποδεκτών προσφορών αφού έχει διατυπώσει γραπτώς τα προσωρινά της συμπεράσματα και πριν από την οριστική αξιολόγηση των τεχνικών προσφορών. Στην περίπτωση αυτή, οι εμπειρογνώμονες, κατά προτίμηση συλλογικά, εάν πρόκειται για ομάδα, καλούνται σε συνέντευξη από την επιτροπή σε κοντινά χρονικά διαστήματα ώστε να μπορούν να γίνουν συγκρίσεις. Οι συζητήσεις διεξάγονται βάσει ενός προτύπου συμπεφωνημένου εκ των προτέρων από την επιτροπή, που εφαρμόζεται σε όλους τους κληθέντες σε συνέντευξη εμπειρογνώμονες ή ομάδες. Η ημέρα και η ώρα της συνέντευξης πρέπει να κοινοποιούνται στους προσφέροντες τουλάχιστον δέκα ημέρες πριν. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, που έχει ως αποτέλεσμα αδυναμία του προσφέροντος να παραστεί στη συνέντευξη, του κοινοποιείται νέα ημερομηνία συνάντησης.

Μετά το τέλος των συνεντεύξεων αυτών, η επιτροπή αξιολόγησης, χωρίς τροποποίηση ούτε της σύνθεσης ούτε της στάθμισης των κριτηρίων που καθορίζονται στον πίνακα τεχνικής αξιολόγησης, κρίνει αν είναι σκόπιμο να προσαρμοστούν οι αντίστοιχοι βαθμοί στην αξιολόγηση των εμπειρογνωμόνων από τους οποίους ελήφθη συνέντευξη. Η προσαρμογή αυτή πρέπει να δικαιολογείται.

Πρέπει να περιορίζεται η χρήση της διαδικασίας αυτής, γιατί συνεπάγεται σημαντικές δαπάνες για τους προσφέροντες καθώς και για την αναθέτουσα αρχή. Συντάσσεται σχετική έκθεση ενώ η διαδικασία μπορεί να οδηγήσει σε αναθεώρηση της αρχικής τεχνικής αξιολόγησης της προσφοράς. Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας πρέπει να συμφωνήσει ως προς την αναγκαιότητα των συνεντεύξεων. Στον φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών πρέπει να περιλαμβάνεται ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα των συνεντεύξεων αυτών.

Αφού η επιτροπή καταλήξει να δώσει έναν τελικό βαθμό σε κάθε τεχνική προσφορά, που προκύπτει από τον αριθμητικό μέσον όρο των βαθμών που δόθηκαν από κάθε τεχνικό αξιολογητή, οι προσφορές με βαθμολογία κάτω των 80 σημείων απορρίπτονται αυτόματα. Εάν καμία προσφορά δεν λάβει 80 σημεία, ακυρώνεται η διαδικασία διαγωνισμού.

Η επιτροπή λαμβάνει υπόψη μόνον τις προσφορές που έλαβαν τουλάχιστον 80 σημεία. Από τις προσφορές αυτές, η καλύτερη τεχνική προσφορά λαμβάνει τότε 100 σημεία. Οι υπόλοιπες προσφορές λαμβάνουν αριθμό σημείων που υπολογίζεται σύμφωνα με την ακόλουθη εξίσωση:

Σημεία = (αρχική βαθμολογία της υπόψη προσφοράς/αρχική βαθμολογία της καλύτερης τεχνικής προσφοράς) × 100.

11.10.2. Αξιολόγηση των τεχνικών προσφορών

Μετά τη λήξη της τεχνικής αξιολόγησης, οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών που δεν απορρίφθηκαν κατά την τεχνική αξιολόγηση, αποσφραγίζονται και οι προσφορές υπογράφονται εν συνεδριάσει από την επιτροπή. Η επιτροπή ελέγχει εν συνεδριάσει αν οι οικονομικές αυτές προσφορές εμπεριέχουν αριθμητικά σφάλματα. Τα ενδεχόμενα αριθμητικά σφάλματα διορθώνονται χωρίς ποινή για τον προσφέροντα.

Κατά τη σύγκριση των οικονομικών προσφορών λαμβάνονται υπόψη όλα τα έξοδα της σύμβασης (αμοιβές, άμεσα έξοδα, προσυμφωνημένα έξοδα κ.λπ.), με εξαίρεση τα επιστρεπτέα έξοδα βάσει παραστατικών. Η κατάταξη των εξόδων αυτών από τον προσφέροντα προβλέπεται στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών που περιλαμβάνει ένα δελτίο τιμών. Η επιτροπή πρέπει εντούτοις να ελέγχει τη συμφωνία της κατάταξης με εκείνη που περιέχεται στην προσφορά και, αν χρειάζεται, να την διορθώνει. Οι αμοιβές προσδιορίζονται αποκλειστικά από τον προσφέροντα.

Οι προσφορές που υπερβαίνουν τον μέγιστο προβλεπόμενο προϋπολογισμό της σύμβασης, απορρίπτονται.

Η χαμηλότερη οικονομική προσφορά λαμβάνει 100 σημεία. Οι υπόλοιπες προσφορές λαμβάνουν αριθμό σημείων που υπολογίζεται σύμφωνα με την ακόλουθη εξίσωση:

Σημεία = (τιμή της χαμηλότερης οικονομικής προσφοράς/τιμή της υπόψη οικονομικής προσφοράς) × 100.

11.11. Ανάθεση της σύμβασης

11.11.1. Επιλογή του αναδόχου

Η επιλογή της πλέον συμφέρουσας οικονομικώς προσφοράς είναι αποτέλεσμα στάθμισης μεταξύ της τεχνικής ποιοτικής στάθμης και της τιμής των προσφορών με βάση ένα λόγο κατανομής βαρύτητας 80/20. Προς το σκοπό αυτό πολλαπλασιάζονται:

- τα σημεία που δίνονται στις τεχνικές προσφορές, επί συντελεστή 0,80,

- τα σημεία που δίνονται στις οικονομικές προσφορές, επί συντελεστή 0,20.

Η σύμβαση ανατίθεται στον προσφέροντα, ο οποίος υπέβαλε την προσφορά που συγκεντρώνει τα περισσότερα σημεία προσθέτοντας τα σημεία της τεχνικής και της οικονομικής προσφοράς μετά τον ανωτέρω υπολογισμό.

Όταν δύο προσφορές αναγνωρίζονται ως ισοδύναμες, προτίμηση παρέχεται:

α) στον προσφέροντα που προέρχεται από κράτος ΑΚΕ ή

β) αν δεν υπάρχει τέτοια προσφορά, στον προσφέροντα που:

- επιτρέπει την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των φυσικών πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού των κρατών ΑΚΕ,

- επιτρέπει τις καλύτερες δυνατότητες αναθέσεως υπεργολαβίας σε εταιρείες, επιχειρήσεις ή φυσικά πρόσωπα ΑΚΕ, ή

- σε κοινοπραξία φυσικών προσώπων, εταιρειών ή επιχειρήσεων από τα κράτη ΑΚΕ και την Κοινότητα.

Μετά το πέρας της όλης διαδικασίας αξιολόγησης (τεχνικής και οικονομικής) συντάσσεται πρακτικό που υπογράφεται από όλα τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης και εγκρίνεται από την αναθέτουσα αρχή. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει το αποτέλεσμα της εξέτασης των προσφορών και πρόταση ανάθεσης της σύμβασης στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, προς έγκριση.

Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας εγκρίνει εντός 30 ημερών τη πρόταση της αναθέτουσας αρχής για την ανάθεση όλων των συμβάσεων, περιλαμβανομένων των συμβάσεων με απευθείας ανάθεση και των συμβάσεων ενισχύσεων έκτακτης ανάγκης.

Η διαδικασία αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένης της κοινοποίησης της ανάθεσης της σύμβασης στον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο, πρέπει να ολοκληρώνεται μέσα στην περίοδο ισχύος των προσφορών. Στο θέμα αυτό, είναι σημαντικό να έχουμε πάντα κατά νου τον κίνδυνο που υπάρχει ο επιλεγείς να μην είναι σε θέση να διατηρήσει την προσφορά του (διαθεσιμότητα εμπειρογνωμόνων) εάν η διαδικασία αξιολόγησης χρονοτριβήσει.

Όλη η διαδικασία της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, από την κατάρτιση του κλειστού καταλόγου μέχρι την κοινοποίηση στον ανάδοχο, είναι αυστηρά εμπιστευτική. Οι αποφάσεις της επιτροπής είναι συλλογικές και οι συζητήσεις της τηρούνται μυστικές. Τα μέλη της επιτροπής έχουν την υποχρέωση να τηρούν εχεμύθεια.

Ιδιαίτερα, οι εκθέσεις και τα πρακτικά αξιολόγησης προορίζονται αποκλειστικά για εσωτερική χρήση και δεν μπορούν να κοινοποιηθούν ούτε στους διαγωνιζομένους, ούτε σε κάποιο μέρος εκτός των εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών του (των) σχετικού(-ών) κράτους/κρατών ΑΚΕ, της Επιτροπής και των ελεγκτικών αρχών (Ελεγκτικό Συνέδριο κ.λπ.).

11.11.2. Κοινοποίηση της ανάθεσης της σύμβασης

Μετά την επίσημη συμφωνία της Επιτροπής και πριν από την εκπνοή της περιόδου ισχύος των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή ενημερώνει τον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο, γραπτώς, για την επιλογή της προσφοράς του. Επιπλέον, με απλή επιστολή, ενημερώνει τους υπόλοιπους προσφέροντες για τη μη επιλογή της προσφοράς τους. Στην επιστολή αυτή αναφέρονται οι ενδεχόμενες αδυναμίες της προσφοράς της επιχείρησης-αποδέκτη της κοινοποίησης, με ανάλυση της ληφθείσας βαθμολογίας καθώς και το συνολικό βαθμό καθενός από τους υπόλοιπους διαγωνισθέντες.

Εφόσον πρόκειται για σύμβαση συναπτόμενη στα πλαίσια συμφωνίας χρηματοδότησης, η αναθέτουσα αρχή δεν μπορεί να γνωστοποιήσει τον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο παρά μόνον εάν έχει συναφθεί η συμφωνία χρηματοδότησης, (βλέπε σημείο 5: "Πρόσκληση υποβολής προσφορών υπό αίρεση").

Μετά την υπογραφή της σύμβασης, η Επιτροπή δημοσιεύει το αποτέλεσμα της πρόσκλησης υποβολής προσφορών (ανακοίνωση μετενημέρωσης) στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στο διαδίκτυο και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο. Στις ανακοινώσεις μετενημέρωσης πρέπει να αναφέρεται ο αριθμός των υποβληθεισών προσφορών, η ημερομηνία ανάθεσης της σύμβασης, το όνομα και η διεύθυνση του επιλεγέντος καθώς και η προσφερθείσα τιμή.

11.11.3. Υπογραφή της σύμβασης

Μετά την υπογραφή της σύμβασης από την αναθέτουσα αρχή, αυτή αποστέλλεται στον επιλεγέντα ανάδοχο που πρέπει να την προσυπογράψει μέσα σε 30 ημέρες από την παραλαβή της και να την επιστρέψει.

Η σύμβαση πρέπει να φέρει ημερομηνία. Δεν πρέπει να αναφέρεται σε πρότερες της ημερομηνίας αυτής παροχές υπηρεσιών, ούτε να τίθεται σε ισχύ πριν από την ημερομηνία της υπογραφής της. Η υπογραφή της σύμβασης αποτελεί το χρονικό σημείο μετά από το οποίο τα υπογράφοντα μέρη δεσμεύονται από αυτήν. Γι' αυτό και είναι σημαντικό να επιλέγεται προσεκτικά η ημερομηνία.

11.12. Αποδοχή των εμπειρογνωμόνων

Όταν η Επιτροπή, ενεργώντας εκ μέρους και εξ ονόματος κράτους ΑΚΕ, συνάπτει σύμβαση, ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας απαιτείται να κοινοποιήσει στο κράτος ΑΚΕ το όνομα του επιλεγέντος διαγωνιζόμενου καθώς και τους προτεινόμενους για αποδοχή εμπειρογνώμονες. Αυτή η αίτηση αποδοχής δεν συνιστά αίτηση έγκρισης της αξιολόγησης που πραγματοποιήθηκε από την Επιτροπή.

Το κράτος ΑΚΕ δεν έχει το δικαίωμα άρνησης συμφωνίας, παρά μόνον στην περίπτωση που έχει δεόντως αιτιολογημένους και δικαιολογημένους λόγους σχετικά με τους εν λόγω εμπειρογνώμονες που τους κοινοποιεί εγγράφως στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας μέσα σε 30 το πολύ ημέρες από την ημερομηνία αίτησης αποδοχής.

11.13. Διάθεση και αντικατάσταση των εμπειρογνωμόνων

Όταν η σύμβαση αναφέρεται στη διάθεση προσωπικού τεχνικής βοήθειας, ο ανάδοχος υποχρεούται να διαθέσει το προσωπικό που καθορίζεται στην προσφορά του. Η προδιαγραφή αυτή μπορεί να λάβει διάφορες μορφές. Η σύμβαση προσδιορίζει και κατονομάζει, σε κάθε περίπτωση, το βασικό προσωπικό (διευθυντής του προγράμματος, εμπειρογνώμονες μακροπρόθεσμης βάσης, διαχειριστής του προγράμματος, λογιστής, κ.λπ.) που ο ανάδοχος πρέπει να διαθέσει βάσει της σύμβασης.

Στην περίπτωση όπου η προσφέρουσα εταιρεία ή/και οι προτεινόμενοι εμπειρογνώμονες έχουν αποκρύψει σκοπίμως στην προσφορά τους ότι το σύνολο ή μέρος του προτεινόμενου βασικού προσωπικού δεν θα είναι εκ των πραγμάτων διαθέσιμο από την προβλεπόμενη ημερομηνία διάθεσης αυτών των εμπειρογνωμόνων όπως αναφέρεται στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, η επιτροπή μπορεί να τους αποκλείσει από τη διαδικασία διαγωνισμού. Στην περίπτωση όπου η αναθέτουσα αρχή και η Επιτροπή λάβουν γνώση του γεγονότος αυτού μετά την ανάθεση της σύμβασης, μπορούν να αποφασίσουν είτε την ακύρωση της ανάθεσης της σύμβασης και την επανεκκίνηση της διαδικασίας πρόσκλησης για υποβολή προσφορών ή την ανάθεση της σύμβασης στον προσφέροντα που έχει καταταγεί δεύτερος από την επιτροπή αξιολόγησης. Μια τέτοια συμπεριφορά μπορεί να οδηγήσει στον αποκλεισμό του εν λόγω διαγωνισθέντος και από τις άλλες κοινοτικές συμβάσεις.

Εντούτοις, η σύμβαση δεν μπορεί μόνον να προσδιορίζει το βασικό προς διάθεση προσωπικό, αλλά πρέπει να προσδιορίζει και τα απαιτούμενα προσόντα και εμπειρία του προσωπικού αυτού. Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία στην περίπτωση όπου ο ανάδοχος της σύμβασης θα χρειαστεί να αντικαταστήσει το προσωπικό αυτό μετά την υπογραφή και τη σύναψη της σύμβασης. Η κατάσταση αυτή μπορεί να παρουσιαστεί πριν από την έναρξη εκτέλεσης της σύμβασης αλλά και κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης. Και στις δύο αυτές περιπτώσεις, ο ανάδοχος πρέπει να λάβει τη σύμφωνη πρότερη γραπτή γνώμη της αναθέτουσας αρχής, έπειτα από παρουσίαση σχετικής αιτιολόγησης προς υποστήριξη της αίτησης αντικατάστασης. Η αναθέτουσα αρχή διαθέτει 30 ημέρες για να απαντήσει, από την ημερομηνία παραλαβής της αίτησης.

Ο ανάδοχος πρέπει, με δική του πρωτοβουλία, να προτείνει μια τέτοια αντικατάσταση στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) σε περίπτωση θανάτου, ασθενείας ή ατυχήματος μέλους του προσωπικού,

β) σε περίπτωση που καταστεί αναγκαία η αντικατάσταση μέλους του προσωπικού για οποιονδήποτε άλλο λόγο ανεξάρτητο της βούλησης του αναδόχου της σύμβασης (π.χ. παραίτηση, κ.λπ.).

Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει, με γραπτή και αιτιολογημένη αίτησή της, αντικατάσταση εάν κρίνει ότι κάποιο μέλος του προσωπικού είναι ανεπαρκές ή ακατάλληλο για τα ανειλημμένα καθήκοντά του στα πλαίσια της σύμβασης.

Όταν ένα μέλος του προσωπικού πρέπει να αντικατασταθεί, ο αντικαταστάτης πρέπει να διαθέτει ισοδύναμα τουλάχιστον προσόντα και εμπειρία και η αμοιβή του να μην υπερβαίνει την αμοιβή που ελάμβανε ο αντικαθιστώμενος εμπειρογνώμονας. Στην περίπτωση όπου ο ανάδοχος δεν είναι σε θέση να διαθέσει αντικαταστάτη εμπειρογνώμονα με ισοδύναμα προσόντα ή/και εμπειρίες, η αναθέτουσα αρχή δύναται είτε να λύσει τη σύμβαση, στην περίπτωση στην οποία κρίνει ότι διακυβεύεται η εκτέλεσή της ή, εφόσον κρίνει ότι δεν συμβαίνει κάτι τέτοιο, να αποφασίσει να δεχτεί τον αντικαταστάτη, υπό την προϋπόθεση ότι η αμοιβή του τελευταίου θα τεθεί υπό διαπραγμάτευση προς τα κάτω ώστε να αντικατοπτρίζει τα σωστά επίπεδα αμοιβής.

Τα πρόσθετα έξοδα που δημιουργούνται από την αντικατάσταση μελών του προσωπικού αναλαμβάνει ο ανάδοχος της σύμβασης. Εάν ο εμπειρογνώμονας δεν αντικατασταθεί αμέσως και διαρρεύσει κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι την ανάληψη των καθηκόντων του από τον νέο εμπειρογνώμονα, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει από τον ανάδοχο να διαθέσει στο πρόγραμμα έναν προσωρινό εμπειρογνώμονα μέχρι την έλευση του νέου ή να λάβει άλλα μέτρα ώστε να αντισταθμίσει την προσωρινή απουσία του ελλείποντος εμπειρογνώμονα. Σε κάθε περίπτωση, οι αμοιβές που αντιστοιχούν στην περίοδο απουσίας του εμπειρογνώμονα ή του αντικαταστάτη του (προσωρινού ή οριστικού) δεν καταβάλλονται από την αναθέτουσα αρχή.

12. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΝΑΨΗΣ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΑΞΙΑΣ ΚΑΤΩ ΤΩΝ 200000 ΕΥΡΩ

12.1. Σύμβαση-πλαίσιο

Στην περίπτωση συμβάσεων υπηρεσιών αξίας μικρότερης των 200000, ευρώ με χρόνο υλοποίησης κάτω των 12 μηνών, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει τη σύμβαση-πλαίσιο.

Στη διαδικασία της σύμβασης-πλαισίου, η Επιτροπή, ενεργώντας εξ ονόματος και για λογαριασμό του συνόλου των χωρών που είναι δικαιούχοι της εξωτερικής βοήθειας της Κοινότητας, καταρτίζει έπειτα από κλειστή πρόσκληση υποβολής προσφορών (βλέπε σημείο 11 παραπάνω), καταλόγους δυνητικών παροχέων, για μια περίοδο 3 έως 5 ετών, κατανεμημένων σε υποσύνολα που αντιστοιχούν σε διάφορους τομείς τεχνικών γνώσεων. Κατά συνέπεια, δεν χρειάζεται να καταρτιστεί κλειστός κατάλογος παροχέων για κάθε συγκεκριμένη παρουσιαζόμενη σύμβαση.

Όταν παρουσιάζεται συγκεκριμένη σύμβαση -αξίας μικρότερης των 200000 ευρώ και διάρκειας κάτω των 12 μηνών- η Επιτροπή, ενεργώντας εξ ονόματος και για λογαριασμό του ενδιαφερόμενου κράτους ΑΚΕ, διαβιβάζει το προφίλ του ή των αναζητούμενων εμπειρογνωμόνων σε τρεις παροχείς υπηρεσιών που έχουν συνάψει τη σύμβαση-πλαίσιο και που επιλέγονται από τον κλειστό κατάλογο για το υποσύνολο του ζητουμένου τομέα ειδικών γνώσεων.

Μέσα σε οκτώ ημέρες, οι τρεις εταιρείες-παραλήπτες πρέπει να προτείνουν εμπειρογνώμονες που να ανταποκρίνονται στο ζητούμενο προφίλ, με αμοιβές στα πλαίσια εκείνων που προσφέρθηκαν κατά τη σύναψη της σύμβασης-πλαισίου. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής επιλέγουν την πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά και κοινοποιούν την απόφαση στον επιλεγέντα ανάδοχο.

Για την εξασφάλιση δίκαιου ανταγωνισμού μεταξύ των επιλεγμένων εταιρειών για κάθε υποσύνολο της σύμβασης-πλαισίου, οι υπηρεσίες της Επιτροπής φροντίζουν ώστε να απευθύνονται εκ περιτροπής στις εταιρείες που περιλαμβάνονται στον κατάλογο που αντιστοιχεί σε κάθε υποσύνολο.

12.2. Απλουστευμένη διαδικασία

Στην περίπτωση σύμβασης αξίας μικρότερης των 200000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να συνάψει τη σύμβαση με απλουστευμένη διαδικασία, χωρίς δημοσίευση, εφόσον η προσφυγή στη σύμβαση-πλαίσιο αποδειχθεί άκαρπη ή δεν είναι δυνατή.

Η αναθέτουσα αρχή καταρτίζει κατάλογο από τρεις τουλάχιστον παροχείς υπηρεσιών της επιλογής της, από πληροφορίες, κυρίως, που υπάρχουν διαθέσιμες στις βάσεις δεδομένων συμβούλων και γραφείων μελετών της Επιτροπής. Οι επιλεγόμενοι υποψήφιοι λαμβάνουν με επιστολή πρόσκληση υποβολής προσφορών συνοδευόμενη από φάκελο υποβολής προσφορών.

Οι προσφορές πρέπει να περιέρχονται στην αναθέτουσα αρχή στη διεύθυνση και το αργότερο την ημερομηνία και την ώρα που υποδεικνύονται στην πρόσκληση υποβολής προσφορών. Στους επιλεγέντες υποψηφίους πρέπει να παρέχεται προθεσμία τουλάχιστον 30 ημερών από την ημερομηνία αποστολής της επιστολής-πρόσκλησης για να υποβάλουν την προσφορά τους.

Οι προσφορές πρέπει να αποστέλλονται σε διπλό φάκελο, εσωκλείοντας στον ένα την τεχνική προσφορά και στον άλλο την οικονομική προσφορά.

Το άνοιγμα και η αξιολόγηση των προσφορών γίνονται από επιτροπή με τις αναγκαίες τεχνικές και διοικητικές γνώσεις. Τα μέλη της επιτροπής πρέπει να υπογράφουν δήλωση αμεροληψίας. Μετά την αξιολόγηση των προσφορών, η επιτροπή προσδιορίζει την πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά ανάλογα με την τεχνική ποιοτική στάθμη και την τιμή των προσφορών. Εάν η αναθέτουσα αρχή δεν παραλάβει τουλάχιστον τρεις έγκυρες προσφορές, η διαδικασία πρέπει να ακυρωθεί και να επαναληφθεί.

Εντούτοις, για υπηρεσίες αξίας ίσης ή μικρότερης των 5000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να προχωρήσει απευθείας με βάση μια και μόνη προσφορά.

ΜΕΡΟΣ III

ΕΙΔΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΖΟΜΕΝΟΙ ΣΤΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ

13. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Οι συμβάσεις προμηθειών αφορούν το σχεδιασμό, την κατασκευή, την παράδοση, τη συναρμολόγηση και τη θέση σε λειτουργία προμηθειών καθώς και όλα τα υπόλοιπα καθήκοντα που προβλέπονται ενδεχομένως στη σύμβαση όπως συντήρηση, επιδιορθώσεις, κατάρτιση, και εξυπηρέτηση μετά την πώληση.

"Προμηθευτής" είναι κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που προσφέρει προμήθειες. Ο προμηθευτής που υποβάλλει προσφορά χαρακτηρίζεται με τον όρο "προσφέρων" (ή διαγωνιζόμενος) ενώ εκείνος που ζητά να συμμετάσχει σε απλουστευμένη διαδικασία χαρακτηρίζεται με τον όρο "υποψήφιος".

Η αναθέτουσα αρχή, η οποία ορίζεται πάντοτε στην προκήρυξη του διαγωνισμού, είναι η αρχή που είναι εξουσιοδοτημένη να συνάψει τη σύμβαση. Οι συμβάσεις προμηθειών συνάπτονται, κατά γενικό κανόνα, από το κράτος ΑΚΕ με το οποίο η Επιτροπή συνάπτει συμφωνία χρηματοδότησης.

Η Επιτροπή ετοιμάζει και αποστέλλει στην αναθέτουσα αρχή τους φακέλους του διεθνούς διαγωνισμού προς έγκριση και έναρξη της διαδικασίας. Η αναθέτουσα αρχή, πριν να εκδώσει τα τεύχη δημοπράτησης, τα υποβάλει στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας προς έγκριση. Με βάση τις λαμβανόμενες σχετικές αποφάσεις και σε στενή συνεννόηση με προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, η αναθέτουσα αρχή έχει την ευθύνη για την έναρξη όλων των διαδικασιών του διαγωνισμού, την παραλαβή των προσφορών, προεδρεύει των επιτροπών αξιολόγησης και αποφασίζει σχετικά με τα αποτελέσματα των διαδικασιών του διαγωνισμού. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει το αποτέλεσμα της εξέτασης των προσφορών και πρόταση ανάθεσης της σύμβασης στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, προς έγκριση. Αφού εγκριθεί η ανάθεση, η αναθέτουσα αρχή υπογράφει τα συμβόλαια και τα κοινοποιεί στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας. Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας προσκαλείται πάντοτε επισήμως και αντιπροσωπεύεται, κατά γενικό κανόνα, κατά το άνοιγμα καθώς και την αναλυτική εξέταση των προσφορών.

14. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

14.1. Συμβάσεις αξίας μεγαλύτερης των 150000 ευρώ

14.1.1. Ανοικτή διαδικασία

Γενικός κανόνας στη σύναψη συμβάσεων προμηθειών είναι η ανοικτή διεθνής πρόσκληση υποβολής προσφορών, κατόπιν δημοσίευσης της προκήρυξης του διαγωνισμού.

14.1.2. Διαδικασία με διαπραγμάτευση

Εντούτοις, οι συμβάσεις προμηθειών μπορούν να συνάπτονται μέσω διαδικασίας με διαπραγμάτευση, έπειτα από προηγούμενη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής, στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) Όταν η επιτακτική έκτακτη ανάγκη, που ανακύπτει από απρόβλεπτα γεγονότα για τις υπόψη αναθέτουσες αρχές, δεν συμβαδίζει με τις προθεσμίες που απαιτούνται από την ανοικτή ή απλουστευμένη διαδικασία που προβλέπονται στα σημεία 15, 16 και 17. Οι περιστάσεις των οποίων γίνεται επίκληση για να δικαιολογηθεί η επιτακτική έκτακτη ανάγκη, δεν πρέπει, κατ' ουδένα τρόπο, να έχουν σχέση με την αναθέτουσα αρχή. Στην περίπτωση αυτή, η αναθέτουσα αρχή προβαίνει ελεύθερα σε συζητήσεις, εφόσον τις κρίνει σκόπιμες, με τους υποψηφίους αναδόχους, οι οποίοι περιλαμβάνονται στον κλειστό κατάλογο που έχει καταρτίσει σε συμφωνία με τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας και αναθέτει τη σύμβαση σε όποιον προσφέροντα επιλέξει.

β) Όταν η φύση ή τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά ορισμένων προμηθειών το δικαιολογούν, π.χ., όταν η εκτέλεση της σύμβασης ανατίθεται αποκλειστικά στους κατόχους διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας ή αδειών που διέπουν τη χρήση.

γ) Για τις συμπληρωματικές παραδόσεις που πραγματοποιούνται από τον αρχικό προμηθευτή και προορίζονται είτε για τη μερική ανανέωση προμηθειών ή εγκαταστάσεων τρέχουσας χρήσης είτε για την επέκταση υφιστάμενων προμηθειών ή εγκαταστάσεων και όταν η αλλαγή προμηθευτή θα υποχρέωνε τον παραλήπτη στην προμήθεια υλικού διαφορετικών τεχνικών χαρακτηριστικών, με αποτέλεσμα την ασυμβατότητα ή δυσανάλογες τεχνικές δυσκολίες χρήσεως και συντήρησης.

δ) Όταν η διαδικασία διαγωνισμού αποδειχθεί άκαρπη, δηλαδή δεν υπάρξει καμία επιλέξιμη προσφορά από ποιοτικής ή/και οικονομικής πλευράς. Στην περίπτωση αυτή, μετά την ακύρωση της πρόσκλησης, ο δικαιούχος μπορεί, με την πρότερη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής, να ξεκινήσει διαπραγματεύσεις με τον ή τους προμηθευτές της επιλογής της, που έχουν συμμετάσχει στην πρόσκληση, εφόσον δεν έχουν μεταβληθεί ουσιαστικά οι αρχικές συνθήκες της σύμβασης (βλέπε σημείο 6 "Ακύρωση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων").

14.2. Συμβάσεις αξίας μεταξύ 30000 και 150000 ευρώ

14.2.1. Τοπική ανοικτή διαδικασία

Στην περίπτωση αυτή, η διαδικασία συνίσταται στη σύναψη των συμβάσεων προμηθειών με ανοικτή πρόσκληση υποβολής προσφορών που δημοσιεύεται μόνο στο ή στα σχετικό(-ά) κράτος(-η) ΑΚΕ. Επιπλέον, η Επιτροπή δημοσιεύει στο διαδίκτυο τα στοιχεία αυτών των προσκλήσεων υποβολής προσφορών (αριθμό φακέλου, χώρα, αναθέτουσα αρχή και τύπο συμβάσεως) με τη διεύθυνση της αντιπροσωπείας από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν να λάβουν περισσότερες πληροφορίες.

14.2.2. Διαδικασία με διαπραγμάτευση

Η αναθέτουσα αρχή, με τη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής, μπορεί να συνάψει συμβάσεις προμηθειών προσφεύγοντας στη διαδικασία με διαπραγμάτευση στις περιπτώσεις που προβλέπονται στο σημείο 14.1.2.

14.3. Συμβάσεις αξίας μικρότερης των 30000 ευρώ

14.3.1. Απλουστευμένη διαδικασία

Οι συμβάσεις προμηθειών αξίας μικρότερης των 30000 ευρώ συνάπτονται με απλουστευμένη διαδικασία. Τρεις προμηθευτές απαιτούνται, αλλά δεν χρειάζεται να δημοσιευθεί ανακοίνωση. Εντούτοις, σε περίπτωση παραγγελίας προμηθειών αξίας ίσης ή μικρότερης των 5000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να προχωρήσει απευθείας στην ανάθεση με βάση μια μόνη προσφορά.

15. ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕ ΑΝΟΙΚΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΝΩ ΤΩΝ 150000 ΕΥΡΩ)

15.1. Δημοσιότητα των συμβάσεων

Για να διασφαλιστεί η όσο το δυνατόν ευρύτερη συμμετοχή στους διαγωνισμούς και η απαραίτητη διαφάνεια, οι ανοικτές προσκλήσεις υποβολής προσφορών πρέπει να αποτελούν αντικείμενο δημοσίευσης προκήρυξης.

15.1.1. Δημοσίευση των προκηρύξεων διαγωνισμών προμηθειών

Η προκήρυξη δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στην Επίσημη Εφημερίδα όλων των κρατών ΑΚΕ, στο Διαδίκτυο και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο. Η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο Διαδίκτυο αναλαμβάνεται από την Επιτροπή. Η ενδεχόμενη τοπική δημοσίευση αναλαμβάνεται από το κράτος ΑΚΕ.

Στο κείμενο της προκήρυξης, πρέπει να περιγράφονται με σαφή, ακριβή και ολοκληρωμένο τρόπο η αναθέτουσα αρχή και το αντικείμενο της σύμβασης. Η προκήρυξη του διαγωνισμού που δημοσιεύεται και στα τοπικά μέσα, πρέπει να είναι όμοια με εκείνη που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο Διαδίκτυο, και να δημοσιεύεται ταυτόχρονα.

Η αναθέτουσα αρχή ή η Επιτροπή (αντιπροσωπείες, γραφεία της Επιτροπής στα κράτη μέλη, έδρα) διαβιβάζουν στους ενδιαφερόμενους προμηθευτές το φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών για τη σχετική σύμβαση.

15.2. Σύνταξη και περιεχόμενο του τεύχους δημοπράτησης

Η ορθή σύνταξη των εγγράφων της πρόσκλησης υποβολής προσφορών έχει ουσιώδη σημασία όχι μόνον για την ορθή διεξαγωγή της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης, αλλά και για τη διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης της σύμβασης.

Πράγματι, τα έγγραφα αυτά πρέπει να περιέχουν κάθε αναγκαία διάταξη και πληροφορία για τους προσφέροντες, για την υποβολή των προσφορών τους: διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουν, έγγραφα που πρέπει να υποβάλουν, περιπτώσεις που θεωρούνται ως μη σύμφωνες, κριτήρια ανάθεσης, κ.λπ.

Η Επιτροπή έχει την ευθύνη και αποστέλλει στην αναθέτουσα αρχή τους φακέλους του διαγωνισμού προς έγκριση και έναρξη της διαδικασίας. Το τεύχος πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα έγγραφα:

- οδηγίες στους προσφέροντες που πρέπει να ορίζουν, μεταξύ άλλων: i) τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης, ii) το ενδεχόμενο έγκρισης εναλλακτικών προσφορών και iii) το νόμισμα της προσφοράς,

- συγγραφή των γενικών υποχρεώσεων για τις συμβάσεις προμηθειών που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΑ,

- συγγραφή ειδικών υποχρεώσεων που εξειδικεύουν, συμπληρώνουν ή αποκλίνουν από τη συγγραφή γενικών υποχρεώσεων. Σε περίπτωση ασυμφωνίας, η συγγραφή ειδικών υποχρεώσεων υπερισχύει της συγγραφής των γενικών υποχρεώσεων,

- τεχνικά παραρτήματα που περιλαμβάνουν τα ενδεχόμενα σχέδια, τις τεχνικές προδιαγραφές και το προγραμματικό χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης της σύμβασης,

- δελτίο τιμών (συμπληρώνεται από τον προσφέροντα),

- έντυπο προσφοράς,

- έντυπο σύμβασης,

- έντυπα τραπεζικής εγγύησης, ή παρόμοιου ιδρύματος, για:

= την προσφορά (1 %-2 % του διαθέσιμου προϋπολογισμού της σύμβασης),

= τις προκαταβολές, και

= την καλή εκτέλεση (10 % της αξίας της σύμβασης).

Εκτός κι αν δικαιολογείται από το χαρακτήρα της σύμβασης, απαγορεύονται τεχνικές προδιαγραφές που αναφέρουν προϊόντα καθορισμένης κατασκευής ή προελεύσεως και οι οποίες, ως εκ τούτου, έχουν σκοπό να ευνοήσουν ή να παρακάμψουν ορισμένα προϊόντα. Εντούτοις, όταν τα προϊόντα δεν μπορούν να περιγραφούν με επαρκώς ακριβείς και κατανοητούς όρους, μπορούν να ταυτοποιούνται με την εμπορική τους ονομασία, υπό την προϋπόθεση ότι ακολουθούν οι λέξεις "ή ισοδύναμο".

15.3. Κριτήρια επιλογής και ανάθεσης

Τα κριτήρια επιλογής αναφέρονται στην ικανότητα του προσφέροντος στην εκτέλεση παρόμοιων συμβάσεων. Έτσι, σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν η σύμβαση περιλαμβάνει και συνιστώσα έργων ή υπηρεσιών εγκατάστασης, ο φάκελος της πρόσκλησης υποβολής προσφορών μπορεί να προβλέπει κριτήρια επιλογής αναφερόμενα στην τεχνική επάρκεια του προσφέροντος.

Τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης, που εφαρμόζονται στις τεχνικώς σύμφωνες προσφορές, είναι η τιμή της προσφοράς και, στην περίπτωση που ζητούνται προτάσεις για την εξυπηρέτηση μετά την πώληση ή/και για κατάρτιση, η ποιότητα αυτών των προτάσεων.

15.4. Συμπληρωματικές πληροφορίες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας

Το τεύχος δημοπράτησης πρέπει να είναι επαρκώς σαφές για να αποφεύγεται κατά το δυνατόν η αίτηση παροχής συμπληρωματικών πληροφοριών από τους ενδιαφερόμενους εργολήπτες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Εάν η αναθέτουσα αρχή, με δική της πρωτοβουλία ή ανταποκρινόμενη σε αίτηση προσφέροντος, παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες για το τεύχος, τις πληροφορίες αυτές τις κοινοποιεί γραπτώς ταυτόχρονα και στους υπόλοιπους προσφέροντες.

Εάν, λαμβανομένης υπόψη της φύσεως της ανοικτής διαδικασίας, δεν μπορούν να εντοπιστούν οι δυνητικοί προσφέροντες, οι πληροφορίες καθίστανται αντικείμενο ανακοίνωσης που δημοσιεύεται όπως προβλέπεται στο σημείο 15.1.1 "Δημοσίευση των προκηρύξεων των συμβάσεων προμηθειών", με υπόδειξη των ενδεχόμενων αλλαγών που επιφέρονται στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Μπορεί να δοθεί παράταση της προθεσμίας υποβολής των προσφορών ώστε να μπορέσουν οι προσφέροντες να λάβουν υπόψη τους τις αλλαγές αυτές.

Οι προσφέροντες μπορούν να υποβάλλουν τις ερωτήσεις τους γραπτώς το αργότερο 21 ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Η αναθέτουσα αρχή απαντά στις ερωτήσεις όλων των προσφερόντων το αργότερο 11 ημέρες πριν από την λήξη της προθεσμίας παραλαβής των προσφορών.

15.5. Προθεσμία υποβολής των προσφορών

Οι προσφορές πρέπει να περιέρχονται στην αναθέτουσα αρχή στη διεύθυνση και, το αργότερο, την ημερομηνία και την ώρα που υποδεικνύονται στην πρόσκληση υποβολής προσφορών. Η προθεσμία υποβολής των προσφορών πρέπει να είναι επαρκής για να μπορεί να διασφαλιστεί η ποιότητα των προσφορών και η ανάπτυξη ουσιαστικού ανταγωνισμού. Η πείρα κατέδειξε ότι αν η προθεσμία είναι πολύ σύντομη, αυτό εμποδίζει τους υποψηφίους να υποβάλουν προσφορά ή τους οδηγεί στο να καταθέτουν ελλιπείς ή κακοεπεξεργασμένες προσφορές.

Το ελάχιστο διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας δημοσίευσης της προκήρυξης του διαγωνισμού και της τελικής ημερομηνίας παραλαβής των προσφορών είναι 60 ημέρες. Εντούτοις, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, και με προηγούμενη έγκριση του προϊσταμένου της αντιπροσωπείας, μπορεί να επιτραπούν συντομότερες προθεσμίες.

15.6. Περίοδος ισχύος των προσφορών

Οι προσφέροντες δεσμεύονται από την προσφορά τους καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου που προβλέπεται στο τεύχος δημοπράτησης. Η περίοδος αυτή πρέπει να είναι επαρκής ώστε να μπορέσει η αναθέτουσα αρχή να προβεί στην αναλυτική εξέταση των προσφορών, στην έγκριση της πρότασης ανάθεσης, στην κοινοποίηση του προσφέροντος που επιλέγεται και στη σύναψη της σύμβασης. Η περίοδος ισχύος των προσφορών ορίζεται στις 90 ημέρες από την προθεσμία υποβολής των προσφορών.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, πριν από την εκπνοή της περιόδου ισχύος των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει από τους προσφέροντες συγκεκριμένη παράταση αυτής της περιόδου που δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 40 ημέρες.

Τέλος, ο προσφέρων του οποίου επιλέγεται η προσφορά πρέπει, εξ άλλου, να διατηρεί την ισχύ της προσφοράς του για 60 ακόμη ημέρες από την ημερομηνία κοινοποίησης της ανάθεσης της σύμβασης.

15.7. Υποβολή των προσφορών

Οι τεχνικές και οικονομικές προσφορές πρέπει να τοποθετούνται, στο εσωτερικό δέματος ή εξωτερικού φακέλου, σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο με τις εξής ενδείξεις:

- τη διεύθυνση που υποδεικνύεται στο τεύχος δημοπράτησης για την υποβολή των προσφορών,

- τον αριθμό πρωτοκόλλου της προκήρυξης της πρόσκλησης υποβολής προσφορών στην οποία απαντά ο προσφέρων,

- εφόσον συντρέχει περίπτωση, τους αριθμούς των υποσυνόλων για τις οποίες υποβάλλεται η προσφορά,

- την ένδειξη "Να ανοιχθεί μόνον κατά το άνοιγμα των προσφορών", γραμμένη στη γλώσσα του τεύχους δημοπράτησης.

15.8. Άνοιγμα των προσφορών

Κατά την παραλαβή των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή καταχωρεί τις παραλαμβανόμενες προσφορές ενώ εκδίδει απόδειξη παραλαβής για τις προσφορές που παραδίδονται ιδιοχείρως. Οι φάκελοι που περιέχουν τις προσφορές πρέπει να παραμένουν σφραγισμένοι και να φυλάσσονται σε ασφαλή χώρο μέχρι την αποσφράγισή τους.

Το άνοιγμα και η αξιολόγηση των προσφορών γίνονται από επιτροπή αξιολόγησης που αποτελείται από μονό αριθμό μελών, τουλάχιστον τρία, που διαθέτουν τις αναγκαίες τεχνικές και διοικητικές γνώσεις για να αποφανθούν εγκύρως επί των προσφορών. Τα μέλη της επιτροπής πρέπει να υπογράφουν δήλωση αμεροληψίας.

Στον καθοριζόμενο στο τεύχος δημοπράτησης τόπο και ώρα, οι προσφορές ανοίγονται σε δημόσια συνεδρίαση από την επιτροπή αξιολόγησης. Κατά τη δημόσια αποσφράγιση των προσφορών, πρέπει να αναγγέλλονται τα ονόματα των προσφερόντων, οι προτεινόμενες τιμές, αν κατατέθηκε ή όχι η απαιτούμενη εγγύηση υποβολής και οποιεσδήποτε άλλες διατυπώσεις κρίνει πρόσφορες η αναθέτουσα αρχή.

Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας πρέπει να ενημερώνεται συστηματικά. Λαμβάνει μέρος ως παρατηρητής στο άνοιγμα των προσφορών και λαμβάνει από ένα αντίγραφο όλων των προσφορών.

Κατά την αξιολόγηση λαμβάνονται υπόψη μόνον οι προσφορές που περιέχονται στους φακέλους που παραλήφθηκαν το αργότερο την καταληκτική ημερομηνία και ώρα που υποδεικνύονται στο τεύχος δημοπράτησης.

Το άνοιγμα των προσφορών έχει ως αντικείμενο να ελεγχθεί αν οι προσφορές είναι πλήρεις, αν υπάρχει η απαιτούμενη εγγύηση υποβολής, αν τα έγγραφα είναι δεόντως υπογεγραμμένα και αν οι προσφορές είναι, εν γένει, εν τάξει.

Συντάσσονται πρακτικά της συνεδρίασης για το άνοιγμα των προσφορών. Αυτά υπογράφονται από όλα τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης, και περιλαμβάνουν:

- την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της συνεδρίασης,

- τα πρόσωπα που ήταν παρόντα στη συνεδρίαση,

- το όνομα των προσφερόντων που ανταποκρίθηκαν στην πρόσκληση υποβολής προσφορών μέσα στην ταχθείσα προθεσμία,

- εάν οι προσφορές υποβλήθηκαν σε σφραγισμένους φακέλους,

- εάν τα πρωτότυπα των προσφορών ήταν δεόντως υπογεγραμμένα και εάν συνοδεύονταν από τον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων των προσφορών,

- τις προσφερόμενες τιμές,

- το όνομα των προσφερόντων των οποίων οι προσφορές απερρίφθησαν λόγω διαπιστωθείσας μη συμμόρφωσης, κατά το άνοιγμα,

- το όνομα των προσφερόντων που απέσυραν την προσφορά τους,

- ενδεχόμενες δηλώσεις των προσφερόντων.

15.9. Αναλυτική εξέταση των προσφορών

Πριν από τη λεπτομερή αξιολόγηση των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή ελέγχει αν οι προσφορές είναι σύμφωνες, σε γενικές γραμμές, με τα προβλεπόμενα στο τεύχος δημοπράτησης.

Μια προσφορά είναι σύμφωνη αν τηρεί όλους τους όρους, τις διαδικαστικές λεπτομέρειες και τις προδιαγραφές που περιλαμβάνονται στο τεύχος δημοπράτησης, χωρίς σημαντικές αποκλίσεις ή περιορισμούς. Σημαντικές αποκλίσεις ή περιορισμοί είναι εκείνοι που επηρεάζουν το πεδίο, την ποιότητα ή την εκτέλεση της σύμβασης ή αφίστανται, με ουσιαστικό τρόπο, από τον φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών ή περιορίζουν τα δικαιώματα της αναθέτουσας αρχής ή τις υποχρεώσεις του προσφέροντος δυνάμει της σύμβασης ή στρεβλώνουν τον ανταγωνισμό μεταξύ των προσφερόντων που υπέβαλαν σύμφωνες προσφορές.

Εάν μια προσφορά δεν είναι σύμφωνη με το τεύχος δημοπράτησης, η προσφορά απορρίπτεται από την αναθέτουσα αρχή και δεν μπορεί, στη συνέχεια, να θεωρηθεί σύμφωνη μέσω διορθώσεων ή με απάλειψη των αποκλίσεων ή περιορισμών.

Μετά την αξιολόγηση των προσφορών, η επιτροπή αξιολόγησης εκδίδει απόφαση σχετικά με την τεχνική συμμόρφωση κάθε προσφοράς και τις ταξινομεί σε δύο κατηγορίες: σύμφωνες ή μη σύμφωνες από τεχνικής πλευράς. Στην περίπτωση συμβάσεων που περιλαμβάνουν εξυπηρέτηση μετά την πώληση ή/και κατάρτιση, κατά την τεχνική ανάλυση των προσφορών αξιολογείται και η τεχνική ποιοτική στάθμη των υπηρεσιών αυτών.

Μετά το πέρας της τεχνικής αξιολόγησης, η επιτροπή αξιολόγησης ελέγχει μήπως οι οικονομικές προσφορές εμφανίζουν αριθμητικά σφάλματα. Τυχόν σφάλματα διορθώνονται χωρίς ποινή για τον προσφέροντα.

15.10. Ανάθεση της σύμβασης

15.10.1. Επιλογή του αναδόχου

α) Στην περίπτωση σύμβασης προμηθειών χωρίς εξυπηρέτηση μετά την πώληση, το μόνο κριτήριο για την ανάθεση είναι η τιμή. Δεδομένου ότι όλες οι μη σύμφωνες προσφορές έχουν ήδη απορριφθεί, επιλέγεται η χαμηλότερη σύμφωνη προσφορά και ο προμηθευτής που υπέβαλε την προσφορά αυτή κηρύσσεται ανάδοχος της σύμβασης.

β) Στην περίπτωση σύμβασης προμηθειών που περιλαμβάνει και υπηρεσίες όπως εξυπηρέτηση μετά την πώληση ή/και κατάρτιση, στην τεχνική αξιολόγηση πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η ποιότητα αυτών των υπηρεσιών. Στην περίπτωση αυτή, δεδομένου ότι όλες οι μη σύμφωνες προσφορές έχουν ήδη απορριφθεί, επιλέγεται η πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά λαμβανομένης υπόψη της τεχνικής ποιοτικής στάθμης των προσφερόμενων υπηρεσιών και της προσφερόμενης τιμής.

Και στις δύο περιπτώσεις, εάν η επιλεγόμενη προσφορά υπερβαίνει τον μέγιστο προϋπολογισμό της σύμβασης, εφαρμόζονται οι διατάξεις που προβλέπονται στο σημείο 14.1.2 στοιχείο δ).

Εφαρμόζεται η ρύθμιση που προβλέπεται στο σημείο 3.8 στοιχείο β) "Προτιμήσεις". Επίσης, όταν δύο προσφορές αναγνωρίζονται ως ισοδύναμες, προτίμηση παρέχεται:

α) στον προσφέροντα που προέρχεται από κράτος ΑΚΕ ή

β) αν δεν υπάρχει τέτοια προσφορά, στον προσφέροντα που:

- επιτρέπει την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των φυσικών πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού των κρατών ΑΚΕ,

- επιτρέπει τις καλύτερες δυνατότητες αναθέσεως υπεργολαβίας σε εταιρείες, επιχειρήσεις ή φυσικά πρόσωπα ΑΚΕ, ή

- σε κοινοπραξία φυσικών προσώπων, εταιρειών ή επιχειρήσεων από τα κράτη ΑΚΕ και την Κοινότητα.

Μετά το πέρας της όλης διαδικασίας αξιολόγησης συντάσσεται έκθεση αξιολόγησης που υπογράφεται από όλα τα μέλη της επιτροπής. Στην έκθεση αυτή πρέπει να αναφέρονται όλα τα στοιχεία που οδήγησαν στην κατάταξη των προσφορών ως μη συμφώνων από τεχνικής πλευράς και να αιτιολογείται σε τι οι προσφορές αυτές δεν ανταποκρίνονται στις απαιτούμενες τεχνικές προδιαγραφές. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει την έκθεση αξιολόγησης των προσφορών και πρόταση ανάθεσης της σύμβασης στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, προς έγκριση.

Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας εγκρίνει εντός 30 ημερών τη πρόταση της αναθέτουσας αρχής για τις συμβάσεις με απευθείας ανάθεση, τις συμβάσεις ενισχύσεων έκτακτης ανάγκης και όλες τις άλλες συμβάσεις προμηθειών αξίας μικρότερης του 1000000 ευρώ.

Όσον αφορά όλες τις άλλες συμβάσεις προμηθειών που δεν περιλαμβάνονται στα ανωτέρω, ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας εγκρίνει εντός 30 ημερών την πρόταση της αναθέτουσας αρχής για την ανάθεση της σύμβασης, εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

- η επιλεγείσα προσφορά είναι η χαμηλότερη από αυτές που πληρούσαν τις απαιτήσεις του τεύχους δημοπράτησης,

- η επιλεγείσα προσφορά πληροί όλα τα κριτήρια επιλογής που ορίζονταν στο τεύχος δημοπράτησης, και

- η επιλεγείσα προσφορά δεν υπερβαίνει τις πιστώσεις που διατίθενται για τη σύμβαση.

Στην περίπτωση μη πλήρωσης των προϋποθέσεων, ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας διαβιβάζει την πρόταση στην Επιτροπή η οποία αποφασίζει εντός 60 ημερών από την παραλαβή από τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας. Όταν το ύψος της επιλεγείσας προσφοράς υπερβαίνει τις πιστώσεις που διατίθενται για τη σύμβαση, η Επιτροπή λαμβάνει, μετά την έγκριση της ανάθεσης της σύμβασης, τις απαραίτητες αποφάσεις ανάληψης υποχρεώσεων.

Ολόκληρη η διαδικασία αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένης της κοινοποίησης της ανάθεσης της σύμβασης στον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο, ολοκληρώνεται μέσα στην περίοδο ισχύος των προσφορών. Στο θέμα αυτό, είναι σημαντικό να έχουμε πάντα κατά νου τον κίνδυνο που υπάρχει ο επιλεγείς να μην είναι σε θέση να τηρήσει την προσφορά του εάν η διαδικασία αξιολόγησης χρονοτριβήσει.

Όλη η διαδικασία της πρόσκλησης υποβολής προσφορών μέχρι την κοινοποίηση στον ανάδοχο, είναι αυστηρά εμπιστευτική. Οι αποφάσεις της επιτροπής είναι συλλογικές και οι συζητήσεις της τηρούνται μυστικές. Τα μέλη της επιτροπής έχουν την υποχρέωση να τηρούν εχεμύθεια.

Ιδιαίτερα, οι εκθέσεις και τα πρακτικά αξιολόγησης προορίζονται αποκλειστικά για εσωτερική χρήση και δεν μπορούν να κοινοποιηθούν ούτε στους διαγωνιζομένους, ούτε σε κάποιο μέρος εκτός των εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών του (των) σχετικού(-ών) κράτους/κρατών ΑΚΕ, της Επιτροπής και των ελεγκτικών αρχών (Ελεγκτικό Συνέδριο, κ.λπ.).

15.10.2. Κοινοποίηση της ανάθεσης της σύμβασης

Μετά την επίσημη έγκριση της Επιτροπής και πριν από την εκπνοή της περιόδου ισχύος των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή ενημερώνει τον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο, γραπτώς, για την επιλογή της προσφοράς του. Επιπλέον, με απλή επιστολή, ενημερώνει τους υπόλοιπους προσφέροντες για την μη επιλογή της προσφοράς τους. Στην επιστολή αυτή αναφέρεται αν η προσφορά τους ήταν τεχνικώς σύμφωνη ή μη καθώς και οι αδυναμίες της προσφοράς από τεχνικής πλευράς.

Εφόσον πρόκειται για σύμβαση συναπτόμενη στα πλαίσια συμφωνίας χρηματοδότησης, η αναθέτουσα αρχή δεν μπορεί να γνωστοποιήσει τον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο παρά μόνον εάν έχει συναφθεί η συμφωνία χρηματοδότησης (βλέπε σημείο 5: "Πρόσκληση υποβολής προσφορών υπό αίρεση").

Μετά την υπογραφή της σύμβασης, η Επιτροπή δημοσιεύει το αποτέλεσμα της πρόσκλησης υποβολής προσφορών (ανακοίνωση μετενημέρωσης) στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στο διαδίκτυο και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο. Στις ανακοινώσεις μετενημέρωσης πρέπει να αναφέρεται ο αριθμός των υποβληθεισών προσφορών, η ημερομηνία ανάθεσης της σύμβασης, το όνομα και η διεύθυνση του επιλεγέντος διαγωνιζόμενου καθώς και η προσφερθείσα τιμή.

15.10.3. Υπογραφή της σύμβασης

Μετά την υπογραφή της σύμβασης από την αναθέτουσα αρχή, αυτή αποστέλλεται στον επιλεγέντα ανάδοχο που πρέπει να την υπογράψει μέσα σε 30 ημέρες από την παραλαβή της και να την επιστρέψει συνοδευόμενη από την εγγύηση καλής εκτελέσεως.

Η σύμβαση πρέπει να φέρει ημερομηνία. Δεν πρέπει να αναφέρεται σε πρότερες της ημερομηνίας αυτής παροχές υπηρεσιών, ούτε να τίθεται σε ισχύ πριν από την ημερομηνία της υπογραφής της. Η υπογραφή της σύμβασης αποτελεί το χρονικό σημείο από το οποίο και μετά τα υπογράφοντα μέρη δεσμεύονται για την εκτέλεση της σύμβασης, γι' αυτό και πρέπει ο καθορισμός αυτής της ημερομηνίας να γίνεται με μεγάλη προσοχή.

16. ΤΟΠΙΚΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕ ΑΝΟΙΚΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΞΙΑΣ ΜΕΤΑΞΥ 30000 ΚΑΙ 150000 ΕΥΡΩ)

Στην περίπτωση πρόσκλησης υποβολής προσφορών που δημοσιεύεται στα τοπικά μέσα, η προκήρυξη του διαγωνισμού προμηθειών δημοσιεύεται αποκλειστικά στο (στα) σχετικό(-ά) κράτος(-η) ΑΚΕ. Επιπλέον, η Επιτροπή δημοσιεύει στο Διαδίκτυο τα στοιχεία αυτών των προσκλήσεων υποβολής προσφορών (αριθμό φακέλου, χώρα, αναθέτουσα αρχή και τύπο συμβάσεως) με τη διεύθυνση της αντιπροσωπείας από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν να λάβουν περισσότερες πληροφορίες.

Αξίζει ιδιαίτερα να σημειωθεί ότι τυχόν ανοικτή πρόσκληση υποβολής προσφορών που δημοσιεύεται τοπικά πρέπει να διασφαλίζει τη συμμετοχή των υπόλοιπων επιλέξιμων προμηθευτών στον αυτό βαθμό με εκείνο των τοπικών προμηθευτών. Κάθε όρος που αποσκοπεί στον περιορισμό της συμμετοχής των υπόλοιπων επιλέξιμων προμηθευτών απαγορεύεται (π.χ., υποχρέωση των τελευταίων να είναι καταχωρημένοι στη δικαιούχο χώρα, να τους έχουν ήδη ανατεθεί τοπικά συμβόλαια κ.λπ.).

Στη διαδικασία αυτή, το ελάχιστο παρεμβαλλόμενο διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας δημοσίευσης της προκήρυξης του διαγωνισμού στον τοπικό τύπο και της προθεσμίας παραλαβής των προσφορών ορίζεται στις 30 ημέρες.

Τα μέτρα που εφαρμόζονται στο πλαίσιο της διεθνούς ανοικτής διαδικασίας, όπως προβλέπεται στο σημείο 15, εφαρμόζονται κατ' αναλογία και στην ανοικτή διαδικασία με τοπική δημοσίευση.

17. ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΞΙΑΣ ΜΙΚΡΟΤΕΡΗΣ ΤΩΝ 30000 ΕΥΡΩ)

Σε όλες τις συμβάσεις αξίας κάτω των 30000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να αναθέσει τη σύμβαση με απλουστευμένη διαδικασία, χωρίς δημοσίευση. Προηγουμένως, έρχεται σε συνεννοήσεις με τρεις τουλάχιστον εργολήπτες της επιλογής της.

Η αναθέτουσα αρχή καταρτίζει κατάλογο με τρεις τουλάχιστον εταιρείες. Στους υποψηφίους αποστέλλεται αίτηση προσφοράς συνοδευόμενη από τις σχετικές τεχνικές προδιαγραφές. Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται καμία εγγύηση υποβολής.

Οι προσφορές πρέπει να περιέλθουν στην αναθέτουσα αρχή στη διεύθυνση και το αργότερο την ημερομηνία και την ώρα που αναγράφονται στην πρόσκληση υποβολής.

Η αναθέτουσα αρχή συντάσσει έκθεση αξιολόγησης των υποβαλλόμενων προσφορών, στην οποία εξετάζεται η τεχνική συμμόρφωση και οι συμβατικοί όροι που περιλαμβάνονται στις προσφορές. Εάν η αναθέτουσα αρχή δεν παραλάβει τουλάχιστον τρεις έγκυρες προσφορές, η διαδικασία ακυρώνεται και να επαναλαμβάνεται.

Εντούτοις, σε παραγγελία προμηθειών αξίας ίσης ή μικρότερης των 5000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να προβεί σε απευθείας ανάθεση βάσει μιας μόνον προσφοράς.

ΜΕΡΟΣ IV

ΕΙΔΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΖΟΜΕΝΟΙ ΣΤΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΕΡΓΩΝ

18. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Οι συμβάσεις έργων συνάπτονται μεταξύ, αφενός, ενός εργολήπτη και, αφετέρου, της αναθέτουσας αρχής και έχουν ως αντικείμενο την εκτέλεση εργασιών ή την πραγματοποίηση ενός έργου.

"Εργολήπτης" είναι κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που εκτελεί τις εργασίες. Ο εργολήπτης που έχει υποβάλει προσφορά χαρακτηρίζεται με τον όρο "προσφέρων", ενώ εκείνος που ζητά να συμμετάσχει σε κλειστή ή απλουστευμένη διαδικασία χαρακτηρίζεται με τον όρο "υποψήφιος".

Η αναθέτουσα αρχή, η οποία ορίζεται πάντοτε στην προκήρυξη του διαγωνισμού, είναι η αρχή που είναι εξουσιοδοτημένη να συνάψει τη σύμβαση. Οι συμβάσεις έργων συνάπτονται από το κράτος ΑΚΕ με το οποίο η Επιτροπή συνάπτει συμφωνία χρηματοδότησης.

Η Επιτροπή ετοιμάζει και αποστέλλει στην αναθέτουσα αρχή τους φακέλους του διεθνούς διαγωνισμού προς έγκριση και έναρξη της διαδικασίας. Η αναθέτουσα αρχή, πριν να εκδώσει τα τεύχη δημοπράτησης, τα υποβάλει στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας προς έγκριση. Με βάση τις λαμβανόμενες σχετικές αποφάσεις και σε στενή συνεννόηση με προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, η αναθέτουσα αρχή έχει την ευθύνη για την έναρξη όλων των διαδικασιών του διαγωνισμού, την παραλαβή των προσφορών, προεδρεύει των επιτροπών αξιολόγησης και αποφασίζει σχετικά με τα αποτελέσματα των διαδικασιών του διαγωνισμού. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει το αποτέλεσμα της εξέτασης των προσφορών και πρόταση ανάθεσης της σύμβασης στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, προς έγκριση. Αφού εγκριθεί η ανάθεση, η αναθέτουσα αρχή υπογράφει τα συμβόλαια και τα κοινοποιεί στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας. Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας προσκαλείται πάντοτε επισήμως και αντιπροσωπεύεται, κατά γενικό κανόνα, κατά το άνοιγμα καθώς και την αναλυτική εξέταση των προσφορών.

19. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

19.1. Συμβάσεις αξίας μεγαλύτερης των 5000000 ευρώ

19.1.1. Ανοικτή διαδικασία

Γενικός κανόνας στη σύναψη συμβάσεων έργων είναι η ανοικτή διεθνής πρόσκληση υποβολής προσφορών μετά τη δημοσίευση προκήρυξης του διαγωνισμού.

19.1.2. Διαδικασία με διαπραγμάτευση

Οι συμβάσεις έργων μπορούν να συνάπτονται μέσω διαδικασίας με διαπραγμάτευση, έπειτα από προηγούμενη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής. Αυτό μπορεί να γίνει στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) Όταν η επιτακτική έκτακτη ανάγκη, που ανακύπτει από απρόβλεπτα γεγονότα για την αναθέτουσα αρχή, δεν συμβαδίζει με τις προθεσμίες που απαιτούνται από την ανοικτή, κλειστή ή απλουστευμένη διαδικασία, που προβλέπονται στα σημεία 20, 21 και 22. Οι περιστάσεις των οποίων γίνεται επίκληση για να δικαιολογηθεί η επιτακτική έκτακτη ανάγκη, δεν πρέπει, κατ' ουδένα τρόπο, να έχουν σχέση με την αναθέτουσα αρχή. Στην περίπτωση αυτή, η αναθέτουσα αρχή προβαίνει ελεύθερα σε συζητήσεις, εφόσον τις κρίνει σκόπιμες, με τους υποψηφίους αναδόχους, οι οποίοι περιλαμβάνονται στον κλειστό κατάλογο που έχει καταρτίσει σε συμφωνία με τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας και αναθέτει τη σύμβαση σε όποιον προσφέροντα επιλέξει.

β) Για τις συμπληρωματικές εργασίες, που δεν προβλέπονται στην πρώτη συναφθείσα σύμβαση, και που καθίστανται αναγκαίες λόγω απρόβλεπτων καταστάσεων που εμφανίζονται κατά την εκτέλεση του έργου, υπό την προϋπόθεση ότι η ανάθεση γίνεται στον εργολήπτη που εκτελεί ήδη το έργο αυτό και ότι:

- οι εργασίες αυτές δεν μπορούν, τεχνικά και οικονομικά, να διαχωριστούν από την κύρια σύμβαση χωρίς σοβαρά προβλήματα για τον δικαιούχο,

- οι εργασίες αυτές, αν και μπορούν να διαχωριστούν από την εκτέλεση της αρχικής σύμβασης, είναι απολύτως αναγκαίες για την περάτωσή της.

Εντούτοις, το συνολικό ύψος των συμβάσεων που συνάπτονται για τις συμπληρωματικές εργασίες δεν μπορεί να υπερβεί το 50 % της αξίας της κύριας σύμβασης.

γ) Όταν η διαδικασία διαγωνισμού αποδειχθεί άκαρπη, δηλαδή δεν υπάρξει καμία επιλέξιμη προσφορά από ποιοτικής ή/και οικονομικής πλευράς. Στην περίπτωση αυτή, μετά την ακύρωση της πρόσκλησης, η αναθέτουσα αρχή μπορεί, με την πρότερη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής, να ξεκινήσει απ' ευθείας διαπραγματεύσεις με τον ή τους προσφέροντες της επιλογής της, που έχουν συμμετάσχει στην πρόσκληση, εφόσον δεν έχουν μεταβληθεί ουσιαστικά οι αρχικές συνθήκες της σύμβασης (βλέπε σημείο 6 "Ακύρωση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων").

19.2. Συμβάσεις αξίας μεταξύ 300000 και 5000000 ευρώ

19.2.1. Τοπική ανοικτή διαδικασία

Στην περίπτωση αυτή, οι συμβάσεις συνάπτονται με ανοικτή διαδικασία και η πρόσκληση υποβολής προσφορών δημοσιεύεται αποκλειστικά στο (στα) σχετικό(-ά) κράτος(-η) ΑΚΕ. Επιπλέον, η Επιτροπή δημοσιεύει στο Διαδίκτυο τα στοιχεία αυτών των προσκλήσεων υποβολής προσφορών (αριθμό φακέλου, χώρα, αναθέτουσα αρχή και τύπο συμβάσεως) με τη διεύθυνση της αντιπροσωπείας από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν να λάβουν περισσότερες πληροφορίες.

19.2.2. Διαδικασία με διαπραγμάτευση

Η αναθέτουσα αρχή, με τη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής, μπορεί επίσης να αναθέσει συμβάσεις έργων προσφεύγοντας στη διαδικασία με διαπραγμάτευση, στις περιπτώσεις που προβλέπονται στο σημείο 19.1.2.

19.3. Συμβάσεις αξίας μικρότερης των 300000 ευρώ

19.3.1. Απλουστευμένη διαδικασία

Οι συμβάσεις έργων αξίας μικρότερης των 300000 ευρώ συνάπτονται με απλουστευμένη διαδικασία. Τρεις ανάδοχοι απαιτούνται, αλλά δεν χρειάζεται να δημοσιευθεί προκήρυξη.

20. ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕ ΑΝΟΙΚΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΝΩ ΤΩΝ 5000000 ΕΥΡΩ)

20.1. Δημοσιότητα των συμβάσεων

Για να διασφαλιστεί η όσο το δυνατόν ευρύτερη συμμετοχή σε ανταγωνιστικούς διαγωνισμούς και η απαραίτητη διαφάνεια, οι ανοικτές προσκλήσεις υποβολής προσφορών πρέπει να δημοσιεύονται.

20.1.1. Δημοσίευση των προκηρύξεων συμβάσεων έργων

Η προκήρυξη δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στην Επίσημη Εφημερίδα όλων των κρατών ΑΚΕ, στο Διαδίκτυο και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο. Η Επιτροπή είναι υπεύθυνη για τη δημοσίευση στην Ευρώπη ενώ τα κράτη ΑΚΕ μεριμνούν για την δημοσίευση στα τοπικά μέσα.

Στο κείμενο της προκήρυξης, πρέπει να περιγράφονται με σαφή, ακριβή και ολοκληρωμένο τρόπο η αναθέτουσα αρχή και το αντικείμενο της σύμβασης. Η προκήρυξη του διαγωνισμού που δημοσιεύεται και στα τοπικά μέσα, πρέπει να είναι όμοια με εκείνη που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο Διαδίκτυο, και να δημοσιεύεται ταυτόχρονα.

Το τεύχος δημοπράτησης πρέπει να αποστέλλεται στους ενδιαφερόμενους εργολήπτες από την αναθέτουσα αρχή. Κανονικά, ανάλογα με τον όγκο και το κόστος αναπαραγωγής τους, τα τεύχη δημοπράτησης των έργων παρέχονται, με την καταβολή ενός συγκεκριμένου ποσού, από το γραφείο μελετών που είναι επιφορτισμένο με τη σύνταξή τους. Το γραφείο που είναι επιφορτισμένο με τη σύνταξη του τεύχους οφείλει να υπογράφει δεσμευτική πράξη τήρησης εχεμύθειας.

Επιπλέον, το τεύχος δημοπράτησης διατίθεται προς ανάγνωση στους χώρους της αναθέτουσας αρχής και της Επιτροπής (αντιπροσωπεία, γραφεία της Επιτροπής στα κράτη μέλη, έδρα).

20.2. Σύνταξη και περιεχόμενο του τεύχους δημοπράτησης

Η ορθή σύνταξη των εγγράφων της πρόσκλησης υποβολής προσφορών έχει ουσιώδη σημασία όχι μόνον για την ορθή διεξαγωγή της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης, αλλά και για τη διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης της σύμβασης.

Πράγματι, τα έγγραφα αυτά πρέπει να περιέχουν κάθε αναγκαία διάταξη και πληροφορία για τους προσφέροντες, για την υποβολή των προσφορών τους: διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουν, έγγραφα που πρέπει να υποβάλουν, περιπτώσεις που θεωρούνται ως μη σύμφωνες, κριτήρια ανάθεσης κ.λπ.

Η Επιτροπή έχει την ευθύνη και αποστέλλει στην αναθέτουσα αρχή τους φακέλους του διαγωνισμού προς έγκριση και έναρξη της διαδικασίας. Το τεύχος πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα έγγραφα:

- οδηγίες στους προσφέροντες που πρέπει να ορίζουν, μεταξύ άλλων: i) τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης, ii) το ενδεχόμενο έγκρισης εναλλακτικών προσφορών και iii) το νόμισμα της προσφοράς,

- συγγραφή των γενικών υποχρεώσεων για τις συμβάσεις έργων που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΑ,

- συγγραφή ειδικών υποχρεώσεων που εξειδικεύουν, συμπληρώνουν ή αποκλίνουν από τη συγγραφή γενικών υποχρεώσεων. Σε περίπτωση ασυμφωνίας, η συγγραφή ειδικών υποχρεώσεων υπερισχύει της συγγραφής των γενικών υποχρεώσεων,

- τεχνικά παραρτήματα που περιλαμβάνουν τα ενδεχόμενα σχέδια, τις τεχνικές προδιαγραφές και το προγραμματικό χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης της σύμβασης,

- δελτίο τιμών (συμπληρώνεται από τον προσφέροντα) και ανάλυση των τιμών,

- έντυπο προσφοράς,

- έντυπο σύμβασης,

- έντυπα τραπεζικής εγγύησης, ή παρόμοιου ιδρύματος, για:

= την προσφορά (1 %-2 % του διαθέσιμου προϋπολογισμού της σύμβασης),

= τις προκαταβολές, και,

= την καλή εκτέλεση (10 % της αξίας της σύμβασης).

20.3. Κριτήρια επιλογής και ανάθεσης

Τα κριτήρια επιλογής αναφέρονται στην ικανότητα του προσφέροντος στην εκτέλεση παρόμοιων συμβάσεων, κυρίως με παραπομπή σε εργασίες που εκτελέστηκαν κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών.

Μετά την επιλογή και αφού απορριφθούν οι μη σύμφωνες προσφορές, το μόνο κριτήριο ανάθεσης της σύμβασης είναι η προσφερόμενη τιμή.

20.4. Συμπληρωματικές πληροφορίες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας

Το τεύχος δημοπράτησης πρέπει να είναι επαρκώς σαφές για να αποφεύγεται κατά το δυνατόν η αίτηση παροχής συμπληρωματικών πληροφοριών από τους ενδιαφερόμενους αναδόχους κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Εάν η αναθέτουσα αρχή, με δική της πρωτοβουλία ή ανταποκρινόμενη σε αίτηση προσφέροντος, παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες για το τεύχος, τις πληροφορίες αυτές τις κοινοποιεί γραπτώς ταυτόχρονα και στους υπόλοιπους προσφέροντες.

Εάν, λαμβανομένης υπόψη της φύσεως της ανοικτής διαδικασίας, δεν μπορούν να εντοπιστούν οι δυνητικοί προσφέροντες, οι πληροφορίες καθίστανται αντικείμενο ανακοίνωσης που δημοσιεύεται όπως προβλέπεται στο σημείο 20.1.1 "Δημοσίευση των προκηρύξεων των συμβάσεων έργων", με υπόδειξη των ενδεχόμενων αλλαγών που επιφέρονται στο φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Μπορεί να δοθεί παράταση της προθεσμίας υποβολής των προσφορών ώστε να μπορέσουν οι προσφέροντες να λάβουν υπόψη τους τις αλλαγές αυτές.

Οι προσφέροντες μπορούν να υποβάλλουν τις ερωτήσεις τους γραπτώς το αργότερο 21 ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Η αναθέτουσα αρχή απαντά στις ερωτήσεις όλων των προσφερόντων το αργότερο 11 ημέρες πριν από την λήξη της προθεσμίας παραλαβής των προσφορών.

20.5. Προθεσμία υποβολής των προσφορών

Οι προσφορές πρέπει να περιέρχονται στην αναθέτουσα αρχή στη διεύθυνση και, το αργότερο, την ημερομηνία και την ώρα που υποδεικνύονται στην πρόσκληση υποβολής προσφορών. Η προθεσμία υποβολής των προσφορών πρέπει να είναι επαρκής για να μπορεί να διασφαλιστεί η ποιότητα των προσφορών και η ανάπτυξη ουσιαστικού ανταγωνισμού. Η πείρα κατέδειξε ότι αν η προθεσμία είναι πολύ σύντομη, αυτό εμποδίζει τους υποψηφίους να υποβάλουν προσφορά ή τους οδηγεί στο να καταθέτουν ελλιπείς ή κακοεπεξεργασμένες προσφορές.

Το ελάχιστο διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας δημοσίευσης της προκήρυξης του διαγωνισμού και της τελικής ημερομηνίας παραλαβής των προσφορών είναι 90 ημέρες. Εντούτοις, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, και με προηγούμενη έγκριση του προϊσταμένου της αντιπροσωπείας, μπορεί να επιτραπούν συντομότερες προθεσμίες.

20.6. Περίοδος ισχύος των προσφορών

Οι προσφέροντες δεσμεύονται από την προσφορά τους καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου που προβλέπεται στο τεύχος δημοπράτησης. Η περίοδος αυτή πρέπει να είναι επαρκής ώστε να μπορέσει η αναθέτουσα αρχή να προβεί στην αναλυτική εξέταση των προσφορών, στην έγκριση της πρότασης ανάθεσης, στην κοινοποίηση του προσφέροντος που επιλέγεται και στη σύναψη της σύμβασης. Η περίοδος ισχύος των προσφορών ορίζεται στις 90 ημέρες από την προθεσμία υποβολής των προσφορών.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, πριν από την εκπνοή της περιόδου ισχύος των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει από τους προσφέροντες συγκεκριμένη παράταση αυτής της περιόδου που δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 40 ημέρες.

Ο προσφέρων του οποίου επιλέγεται η προσφορά πρέπει να διατηρεί την ισχύ της προσφοράς του για 60 ακόμη ημέρες από την ημερομηνία κοινοποίησης της ανάθεσης της σύμβασης.

20.7. Υποβολή των προσφορών

Οι τεχνικές και οικονομικές προσφορές πρέπει να τοποθετούνται, στο εσωτερικό δέματος ή εξωτερικού φακέλου, σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο με τις εξής ενδείξεις:

- τη διεύθυνση που υποδεικνύεται στο τεύχος δημοπράτησης για την υποβολή των προσφορών,

- τον αριθμό πρωτοκόλλου της προκήρυξης της πρόσκλησης υποβολής προσφορών στην οποία απαντά ο προσφέρων,

- εφόσον συντρέχει περίπτωση, τους αριθμούς των υποσυνόλων για τις οποίες υποβάλλεται η προσφορά,

- την ένδειξη "Να ανοιχθεί μόνον κατά το άνοιγμα των προσφορών", γραμμένη στη γλώσσα του τεύχους δημοπράτησης.

20.8. Άνοιγμα των προσφορών

Αφού λάβει τις προσφορές, η αναθέτουσα αρχή καταχωρεί τις παραλαμβανόμενες προσφορές ενώ εκδίδει απόδειξη παραλαβής για τις προσφορές που παραδίδονται ιδιοχείρως. Οι φάκελοι που περιέχουν τις προσφορές πρέπει να παραμένουν σφραγισμένοι και να φυλάσσονται σε ασφαλή χώρο μέχρι την αποσφράγισή τους.

Το άνοιγμα και η αξιολόγηση των προσφορών γίνονται από επιτροπή αξιολόγησης που αποτελείται από μονό αριθμό μελών, τουλάχιστον τρία, που διαθέτουν τις αναγκαίες τεχνικές και διοικητικές γνώσεις για να αποφανθούν εγκύρως επί των προσφορών. Τα μέλη της επιτροπής πρέπει να υπογράφουν δήλωση αμεροληψίας.

Οι προσφορές ανοίγονται σε δημόσια συνεδρίαση από την επιτροπή αξιολόγησης, στον τόπο και την ώρα που καθορίζονται στο τεύχος δημοπράτησης. Κατά τη δημόσια αποσφράγιση των προσφορών, πρέπει να αναγγέλλονται τα ονόματα των προσφερόντων, οι προτεινόμενες τιμές, η καταβολή της απαιτούμενης εγγύησης για την προσφορά και οποιεσδήποτε άλλες διατυπώσεις κρίνει πρόσφορες η αναθέτουσα αρχή.

Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας πρέπει να ενημερώνεται συστηματικά. Λαμβάνει μέρος ως παρατηρητής στη συνεδρίαση για το άνοιγμα των προσφορών και λαμβάνει από ένα αντίγραφο όλων των προσφορών.

Κατά την αξιολόγηση λαμβάνονται υπόψη μόνον οι προσφορές που περιέχονται στους φακέλους που παραλήφθηκαν το αργότερο την καταληκτική ημερομηνία και ώρα που υποδεικνύονται στο τεύχος δημοπράτησης.

Το άνοιγμα των προσφορών έχει ως αντικείμενο να ελεγχθεί αν οι προσφορές είναι πλήρεις, αν υπάρχει η απαιτούμενη εγγύηση υποβολής, αν τα έγγραφα είναι δεόντως υπογεγραμμένα και αν οι προσφορές είναι, εν γένει, εν τάξει.

Συντάσσονται πρακτικά της συνεδρίασης για το άνοιγμα των προσφορών. Αυτά υπογράφονται από όλα τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης, και περιλαμβάνουν:

- την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της συνεδρίασης,

- τα πρόσωπα που ήταν παρόντα στη συνεδρίαση,

- το όνομα των προσφερόντων που ανταποκρίθηκαν στην πρόσκληση υποβολής προσφορών μέσα στην ταχθείσα προθεσμία,

- εάν οι προσφορές υποβλήθηκαν σε σφραγισμένους φακέλους,

- εάν τα πρωτότυπα των προσφορών ήταν δεόντως υπογεγραμμένα και εάν συνοδεύονταν από τον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων των προσφορών,

- τις προσφερόμενες τιμές,

- το όνομα των προσφερόντων των οποίων οι προσφορές απερρίφθησαν λόγω διαπιστωθείσας μη συμμόρφωσης, κατά το άνοιγμα,

- το όνομα των προσφερόντων που απέσυραν την προσφορά τους,

- ενδεχόμενες δηλώσεις των προσφερόντων.

20.9. Αναλυτική εξέταση των προσφορών

Πριν από τη λεπτομερή αξιολόγηση των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή ελέγχει αν οι προσφορές είναι σύμφωνες, σε γενικές γραμμές, με τα προβλεπόμενα στο τεύχος δημοπράτησης.

Μια προσφορά είναι σύμφωνη αν τηρεί όλους τους όρους, τις διαδικαστικές λεπτομέρειες και τις προδιαγραφές που περιλαμβάνονται στο τεύχος δημοπράτησης, χωρίς σημαντικές αποκλίσεις ή περιορισμούς. Σημαντικές αποκλίσεις ή περιορισμοί είναι εκείνοι που επηρεάζουν το πεδίο, την ποιότητα ή την εκτέλεση της σύμβασης ή αφίστανται, με ουσιαστικό τρόπο, από τον φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών ή περιορίζουν τα δικαιώματα της αναθέτουσας αρχής ή τις υποχρεώσεις του προσφέροντος στα πλαίσια της σύμβασης ή στρεβλώνουν τον ανταγωνισμό για τους προσφέροντες που υπέβαλαν σύμφωνες προσφορές.

Εάν μια προσφορά δεν είναι σύμφωνη με το τεύχος δημοπράτησης, τότε απορρίπτεται από την αναθέτουσα αρχή και δεν μπορεί, στη συνέχεια, να θεωρηθεί σύμφωνη μέσω διορθώσεων ή με απάλειψη των αποκλίσεων ή περιορισμών.

Μετά την αξιολόγηση των προσφορών, η επιτροπή αξιολόγησης εκδίδει απόφαση σχετικά με την τεχνική συμμόρφωση κάθε προσφοράς και τις ταξινομεί σε δύο κατηγορίες: σύμφωνες ή μη σύμφωνες από τεχνικής πλευράς.

Μετά το πέρας της τεχνικής αξιολόγησης, η επιτροπή αξιολόγησης ελέγχει μήπως οι οικονομικές προσφορές εμφανίζουν αριθμητικά σφάλματα. Τυχόν σφάλματα διορθώνονται χωρίς ποινή για τον προσφέροντα.

20.10. Ανάθεση της σύμβασης

20.10.1. Επιλογή του αναδόχου

Ο ανάδοχος επιλέγεται βάσει της "πλέον συμφέρουσας οικονομικώς προσφοράς", δηλαδή της χαμηλότερης προσφοράς από τις προσφορές που κατατάχθηκαν στις "σύμφωνες από τεχνικής πλευράς προσφορές" κατά την τεχνική ανάλυση. Αυτός που υπέβαλε την προσφορά αυτή κηρύσσεται ανάδοχος της σύμβασης, με την επιφύλαξη ότι η εν λόγω προσφορά είναι χαμηλότερη ή ίση με τον μέγιστο προβλεπόμενο προϋπολογισμό της σύμβασης.

Εάν η προσφορά υπερβαίνει τον μέγιστο προβλεπόμενο προϋπολογισμό της σύμβασης, εφαρμόζονται οι διατάξεις του σημείο 19.1.2 στοιχείο γ).

Εφαρμόζεται η ρύθμιση που προβλέπεται στο σημείο 3.8 στοιχείο β) "Προτιμήσεις". Επίσης, όταν δύο προσφορές αναγνωρίζονται ως ισοδύναμες, προτίμηση παρέχεται:

α) στον προσφέροντα που προέρχεται από κράτος ΑΚΕ ή

β) αν δεν υπάρχει τέτοια προσφορά, στον προσφέροντα που:

- επιτρέπει την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των φυσικών πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού των κρατών ΑΚΕ,

- επιτρέπει τις καλύτερες δυνατότητες αναθέσεως υπεργολαβίας σε εταιρείες, επιχειρήσεις ή φυσικά πρόσωπα ΑΚΕ, ή

- σε κοινοπραξία φυσικών προσώπων, εταιρειών ή επιχειρήσεων από τα κράτη ΑΚΕ και την Κοινότητα.

Μετά το πέρας της όλης διαδικασίας αξιολόγησης συντάσσεται έκθεση αξιολόγησης που υπογράφεται από όλα τα μέλη της επιτροπής. Στην έκθεση αυτή πρέπει να αναφέρονται όλα τα στοιχεία που οδήγησαν στην κατάταξη των προσφορών ως μη συμφώνων από τεχνικής πλευράς και να αιτιολογείται σε τι οι προσφορές αυτές δεν ανταποκρίνονται στις απαιτούμενες τεχνικές προδιαγραφές. Η αναθέτουσα αρχή διαβιβάζει την έκθεση αξιολόγησης των προσφορών και πρόταση ανάθεσης της σύμβασης στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας, προς έγκριση.

Ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας εγκρίνει εντός 30 ημερών τη πρόταση της αναθέτουσας αρχής για την ανάθεση όλων των συμβάσεων, περιλαμβανομένων των συμβάσεων με απευθείας ανάθεση, των συμβάσεων ενισχύσεων έκτακτης ανάγκης και όλων των λοιπών συμβάσεων έργων αξίας μικρότερης των 5000000 ευρώ.

Όσον αφορά όλες τις άλλες συμβάσεις προμηθειών που δεν περιλαμβάνονται στα ανωτέρω, ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας εγκρίνει, εντός 30 ημερών, την πρόταση της αναθέτουσας αρχής για την ανάθεση της σύμβασης, εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

- η επιλεγείσα προσφορά είναι η χαμηλότερη από αυτές που πληρούσαν τις απαιτήσεις του τεύχους δημοπράτησης,

- η επιλεγείσα προσφορά πληροί όλα τα κριτήρια επιλογής που ορίζονταν στο τεύχος δημοπράτησης, και

- η επιλεγείσα προσφορά δεν υπερβαίνει τις πιστώσεις που διατίθενται για τη σύμβαση.

Στην περίπτωση μη πλήρωσης των προϋποθέσεων, ο προϊστάμενος της αντιπροσωπείας διαβιβάζει την πρόταση στην Επιτροπή η οποία αποφασίζει εντός 60 ημερών από την παραλαβή από τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας. Όταν το ύψος της επιλεγείσας προσφοράς υπερβαίνει τις πιστώσεις που διατίθενται για τη σύμβαση, η Επιτροπή λαμβάνει, μετά την έγκριση της ανάθεσης της σύμβασης, τις απαραίτητες αποφάσεις ανάληψης υποχρεώσεων.

Η διαδικασία αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένης της κοινοποίησης της ανάθεσης της σύμβασης στον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο, πρέπει να ολοκληρώνεται μέσα στην περίοδο ισχύος των προσφορών. Στο θέμα αυτό, είναι σημαντικό να έχουμε πάντα κατά νου τον κίνδυνο που υπάρχει ο επιλεγείς να μην είναι σε θέση να τηρήσει την προσφορά του εάν η διαδικασία αξιολόγησης χρονοτριβήσει.

Όλη η διαδικασία της πρόσκλησης υποβολής προσφορών μέχρι την κοινοποίηση στον ανάδοχο, είναι αυστηρά εμπιστευτική. Οι αποφάσεις της επιτροπής είναι συλλογικές και οι συζητήσεις της τηρούνται μυστικές. Τα μέλη της επιτροπής έχουν την υποχρέωση να τηρούν εχεμύθεια.

Ιδιαίτερα, οι εκθέσεις και τα πρακτικά αξιολόγησης προορίζονται αποκλειστικά για εσωτερική χρήση και δεν μπορούν να κοινοποιηθούν ούτε στους διαγωνιζομένους, ούτε σε κάποιο μέρος εκτός των εξουσιοδοτημένων υπηρεσιών του (των) σχετικού(-ών) κράτους (κρατών) ΑΚΕ, της Επιτροπής και των ελεγκτικών αρχών (Ελεγκτικό Συνέδριο κ.λπ.).

20.10.2. Κοινοποίηση της ανάθεσης της σύμβασης

Μετά την επίσημη συμφωνία της Επιτροπής και πριν από την εκπνοή της περιόδου ισχύος των προσφορών, η αναθέτουσα αρχή ενημερώνει τον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο, γραπτώς, για την επιλογή της προσφοράς του. Επιπλέον, με απλή επιστολή, ενημερώνει τους υπόλοιπους προσφέροντες για την μη επιλογή της προσφοράς τους. Στην επιστολή αυτή αναφέρεται αν η προσφορά τους ήταν τεχνικώς σύμφωνη ή μη καθώς και οι αδυναμίες της προσφοράς από τεχνικής πλευράς.

Εφόσον πρόκειται για σύμβαση συναπτόμενη στα πλαίσια συμφωνίας χρηματοδότησης, η αναθέτουσα αρχή δεν μπορεί να γνωστοποιήσει τον επιλεγέντα διαγωνιζόμενο παρά μόνον εάν έχει συναφθεί η συμφωνία χρηματοδότησης, (βλέπε σημείο 5: "Πρόσκληση υποβολής προσφορών υπό αίρεση").

Μετά την υπογραφή της σύμβασης, η Επιτροπή δημοσιεύει το αποτέλεσμα της πρόσκλησης υποβολής προσφορών (ανακοίνωση μετενημέρωσης) στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στο διαδίκτυο και σε κάθε άλλο πρόσφορο μέσο. Στις ανακοινώσεις μετενημέρωσης αναφέρεται ο αριθμός των υποβληθεισών προσφορών, η ημερομηνία ανάθεσης της σύμβασης, το όνομα και η διεύθυνση του επιλεγέντος διαγωνιζόμενου καθώς και η προσφερθείσα τιμή.

20.10.3. Υπογραφή της σύμβασης

Μετά την υπογραφή της σύμβασης από την αναθέτουσα αρχή, αυτή αποστέλλεται στον επιλεγέντα ανάδοχο που πρέπει να την υπογράψει μέσα σε 30 ημέρες από την παραλαβή της και να την επιστρέψει συνοδευόμενη από την εγγύηση καλής εκτελέσεως.

Η σύμβαση πρέπει να φέρει ημερομηνία. Δεν πρέπει να αναφέρεται σε πρότερες της ημερομηνίας αυτής παροχές υπηρεσιών, ούτε να τίθεται σε ισχύ πριν από την ημερομηνία της υπογραφής της. Η υπογραφή της σύμβασης αποτελεί το χρονικό σημείο μετά από το οποίο τα υπογράφοντα μέρη δεσμεύονται για την εκτέλεση της σύμβασης, γι' αυτό και πρέπει η ημερομηνία αυτή να καθορίζεται με μεγάλη προσοχή.

21. ΤΟΠΙΚΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕ ΑΝΟΙΚΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΞΙΑΣ ΜΕΤΑΞΥ 300000 ΚΑΙ 5000000 ΕΥΡΩ)

Στην περίπτωση αυτή, η προκήρυξη του διαγωνισμού προμηθειών δημοσιεύεται αποκλειστικά στο (στα) σχετικό(-ά) κράτος(-η) ΑΚΕ. Επιπλέον, η Επιτροπή δημοσιεύει στο διαδίκτυο τα στοιχεία αυτών των προσκλήσεων υποβολής προσφορών (αριθμό φακέλου, χώρα, αναθέτουσα αρχή και τύπο συμβάσεως) με τη διεύθυνση της αντιπροσωπείας από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν να λάβουν περισσότερες πληροφορίες.

Αξίζει ιδιαίτερα να σημειωθεί ότι τυχόν ανοικτή πρόσκληση υποβολής προσφορών που δημοσιεύεται τοπικά πρέπει να διασφαλίζει τη συμμετοχή των υπόλοιπων επιλέξιμων αναδόχων στον αυτό βαθμό με εκείνο των τοπικών επιχειρήσεων. Κάθε όρος που αποσκοπεί στον περιορισμό της συμμετοχής των υπόλοιπων επιλέξιμων αναδόχων απαγορεύεται (π.χ. υποχρέωση των τελευταίων να είναι καταχωρημένοι στη δικαιούχο χώρα ή να τους έχουν ήδη ανατεθεί συμβάσεις κ.λπ.).

Στη διαδικασία αυτή, το ελάχιστο παρεμβαλλόμενο διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας δημοσίευσης της προκήρυξης του διαγωνισμού στον τοπικό τύπο και της προθεσμίας παραλαβής των προσφορών ορίζεται στις 60 ημέρες.

Τα μέτρα που εφαρμόζονται στο πλαίσιο της διεθνούς ανοικτής διαδικασίας, όπως προβλέπεται στο σημείο 20, εφαρμόζονται κατ' αναλογία και στην ανοικτή διαδικασία με τοπική δημοσίευση.

22. ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΑΞΙΑΣ ΜΙΚΡΟΤΕΡΗΣ ΤΩΝ 300000 ΕΥΡΩ)

Σε όλες τις συμβάσεις αξίας κάτω των 300000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να αναθέσει τη σύμβαση με απλουστευμένη διαδικασία, χωρίς δημοσίευση. Προηγουμένως, έρχεται σε συνεννοήσεις με τρεις τουλάχιστον εταιρείες της επιλογής της.

Η αναθέτουσα αρχή καταρτίζει κατάλογο με τρεις τουλάχιστον εταιρείες. Στους υποψηφίους αποστέλλεται επιστολή με πρόσκληση υποβολής προσφοράς συνοδευόμενη από τις σχετικές τεχνικές προδιαγραφές.

Οι προσφορές πρέπει να περιέλθουν στην αναθέτουσα αρχή στη διεύθυνση και το αργότερο, την ημερομηνία και την ώρα που αναγράφονται στην πρόσκληση υποβολής. Στους επιλεγέντες υποψηφίους πρέπει να παρέχεται προθεσμία τουλάχιστον 30 ημερών από την ημερομηνία αποστολής της επιστολής-πρόσκλησης.

Το άνοιγμα και η αξιολόγηση των προσφορών γίνονται από επιτροπή αξιολόγησης με τις αναγκαίες τεχνικές και διοικητικές γνώσεις. Η αξιολόγηση γίνεται με τον ίδιο τρόπο όπως και στην περίπτωση της πρόσκλησης υποβολής προσφορών με ανοικτή διαδικασία. Εάν η αναθέτουσα αρχή δεν παραλάβει τουλάχιστον τρεις έγκυρες προσφορές, η διαδικασία ακυρώνεται και να επαναλαμβάνεται.

Εντούτοις, στην περίπτωση έργων αξίας ίσης ή μικρότερης των 5000 ευρώ, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να προχωρήσει απευθείας σε ανάθεση βάσει μιας μόνον προσφοράς.

(1) Ιδίως σε σύγκριση με το πρωτόκολλο 1 που περιλαμβάνεται στο παράρτημα V της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

ΤΡΟΠΟΙ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΤΩΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ

>PIC FILE= "L_2002320EL.003702.TIF">

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

ΟΡΙΣΜΟΙ

Κοινότητα: η Ευρωπαϊκή Κοινότητα.

ΕΤΑ: το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης.

Κράτη ΑΚΕ: τα κράτη της Αφρικής, Καραϊβικής και Ειρηνικού που έχουν υπογράψει τη συμφωνία εταιρικής σχέσης ΑΚΕ - ΕΚ, που υπεγράφη στην Κοτονού, στις 23 Ιουνίου 2000.

Κράτος μέλος: κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

Επιτροπή: η Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Προϊστάμενος της αντιπροσωπείας: ο αντιπρόσωπος της Επιτροπής στα κράτη ΑΚΕ.

Αναθέτουσα αρχή: το κράτος ή το νομικό πρόσωπο δημόσιου ή ιδιωτικού δικαίου που συνάπτει τη σύμβαση, κατά τα προβλεπόμενα στη συμφωνία χρηματοδότησης.

Σύμβαση μελετών: σύμβαση παροχής υπηρεσιών που συνάπτεται μεταξύ παροχέος υπηρεσιών και της αναθέτουσας αρχής σχετικά, μεταξύ άλλων, με μελέτες που αφορούν την ταυτοποίηση και προετοιμασία των προγραμμάτων, μελέτες σκοπιμότητας, οικονομικές μελέτες και μελέτες αγοράς, τεχνικές μελέτες, αξιολογήσεις και λογιστικούς ελέγχους.

Σύμβαση τεχνικής βοήθειας: σύμβαση που συνάπτεται μεταξύ παροχέος υπηρεσιών και της αναθέτουσας αρχής στις περιπτώσεις όπου ο παροχέας υπηρεσιών επιφορτίζεται με την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, καθώς και στις περιπτώσεις όπου του ανατίθεται η διασφάλιση της διεύθυνσης ή της επίβλεψης ενός προγράμματος, της διάθεσης ειδικών εμπειρογνωμόνων για τη σύμβαση, ή στις περιπτώσεις όπου ασκεί τα καθήκοντα του "ενδιάμεσου προμηθευτή".

Σύμβαση προμηθειών: σύμβαση που συνάπτεται μεταξύ προμηθευτή και της αναθέτουσας αρχής με αντικείμενο την αγορά, τη χρηματοδοτική μίσθωση, τη μίσθωση ή την αγορά με δόσεις, με ή χωρίς επιλεκτικό δικαίωμα αγοράς, προϊόντων. Επίσης, μπορεί να καλύπτει και άλλες υποχρεώσεις όπως εργασίες τοποθέτησης και εγκατάστασης, συντήρηση, επιδιορθώσεις, κατάρτιση και εξυπηρέτηση μετά την πώληση.

Σύμβαση έργων: σύμβαση που συνάπτεται μεταξύ εργολήπτη και της αναθέτουσας αρχής για την εκτέλεση εργασιών ή την πραγματοποίηση ενός έργου.

Μεικτή σύμβαση: σύμβαση που συνάπτεται μεταξύ, αφενός, της αναθέτουσας αρχής και, αφετέρου, ενός παροχέα υπηρεσιών, προμηθευτή ή εργολήπτη και η οποία περιλαμβάνει δύο τουλάχιστον τύπους διαφορετικών παροχών, π.χ. έργα, προμήθειες και υπηρεσίες.

Σύμβαση πλαίσιο: σύμβαση ορισμένου χρόνου που συνάπτεται για την ανάληψη μη καθορισμένου αριθμού ορισμένης κατηγορίας υπηρεσιών ή προμηθειών.

Υποψήφιος: κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ομάδα προσώπων που υποβάλλει αίτηση συμμετοχής σε κλειστή διαδικασία.

Προσφέρων (ή διαγωνιζόμενος): κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ομάδα προσώπων που υποβάλλει προσφορά για σύναψη σύμβασης.

Ανάδοχος: ο προσφέρων που επιλέγεται μετά το πέρας της διαδικασίας σύναψης συμβάσεως.

Ανοικτή διαδικασία: διαδικασία στην οποία κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ομάδα προσώπων μπορεί να υποβάλει προσφορά μετά τη δημοσίευση προκήρυξης διαγωνισμού.

Κλειστή διαδικασία: διαδικασία στην οποία, μετά τη δημοσίευση προκήρυξης διαγωνισμού, μπορούν να υποβάλουν προσφορά μόνον οι υποψήφιοι που εκλήθησαν από την αναθέτουσα αρχή.

Απλουστευμένη διαδικασία: διαδικασία στην οποία, χωρίς δημοσίευση προκήρυξης διαγωνισμού, μπορούν να υποβάλουν προσφορά μόνον οι υποψήφιοι που εκλήθησαν από την αναθέτουσα αρχή.

Διαδικασία με διαπραγμάτευση: διαδικασία στην οποία η αναθέτουσα αρχή, χωρίς προηγούμενη δημοσίευση προκήρυξης του διαγωνισμού, διαβουλεύεται με τον ή τους υποψηφίους της επιλογής της και διαπραγματεύεται τους όρους της σύμβασης με έναν ή περισσότερους από αυτούς (βλέπε σημεία 10.1.2, 14.1.2, 14.2.2 και 19.1.2).

Εκτέλεση συμβάσεων με αυτεπιστασία (απ' ευθείας ανάθεση): τα έργα και προγράμματα εκτελούνται από φορείς του δημόσιου ή του ευρύτερου δημόσιου τομέα ή από υπηρεσίες του ενδιαφερόμενου κράτους ή κρατών ΑΚΕ ή από το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση της δράσης.

Πρόσφορο μέσο ενημέρωσης: η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και στο Διαδίκτυο είναι υποχρεωτική σε όλες τις συμβάσεις που διέπονται από τις παρούσες γενικές ρυθμίσεις. Δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα κάθε κράτους ΑΚΕ και, εφόσον χρειάζεται, σε άλλα εξειδικευμένα έντυπα.

Τεύχος δημοπράτησης: ο φάκελος τον οποίο, είτε ετοιμάζει η Επιτροπή και αποστέλλει στην αναθέτουσα αρχή προς έγκριση και κίνηση της διαδικασίας (διεθνείς διαγωνισμοί) ή υποβάλλει η αναθέτουσα αρχή προς έγκριση στον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας πριν τον εκδώσει (όλοι οι λοιποί διαγωνισμοί) και ο οποίος περιέχει όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για την προετοιμασία και υποβολή μιας προσφοράς.

Συγγραφή γενικών υποχρεώσεων: οι γενικοί όροι που περιέχουν τις συμβατικές ρήτρες διοικητικού, οικονομικού, νομικού και τεχνικού χαρακτήρα και αφορούν την εκτέλεση των συμβάσεων.

Συγγραφή ειδικών όρων: οι ειδικοί όροι που ορίζει η αναθέτουσα αρχή ως ενιαίο τμήμα ως αναπόσπαστο τμήμα του τεύχους δημοπράτησης και περιλαμβάνουν τις τροποποιήσεις της συγγραφής των γενικών υποχρεώσεων, τις ειδικές συμβατικές ρήτρες και το προγραμματικό πλαίσιο (στην περίπτωση σύμβασης υπηρεσιών) ή τις τεχνικές προδιαγραφές (στην περίπτωση σύμβασης προμηθειών ή έργων) καθώς και κάθε άλλο σημείο που αφορά τη σύμβαση.

Όροι εντολής: το κείμενο που συντάσσει η αναθέτουσα αρχή και στο οποίο ορίζονται οι απαιτήσεις ή/και οι στόχοι σε ότι αφορά την παροχή υπηρεσιών, αναφέροντας ειδικότερα, εφόσον συντρέχει περίπτωση, τις μεθόδους και τα μέσα που πρέπει να χρησιμοποιηθούν ή/και τα προς επίτευξη αποτελέσματα.

Επιτροπή αξιολόγησης: επιτροπή που αποτελείται από μονό αριθμό μελών, τουλάχιστον τρία, με τις αναγκαίες τεχνικές και διοικητικές γνώσεις για την έγκυρη έκφραση γνώμης επί των προσφορών.

Ημέρα: ημερολογιακή ημέρα.

Προθεσμία: οι προθεσμίες αρχίζουν να ισχύουν από την επόμενη ημέρα της ημερομηνίας της πράξης ή του συμβάντος που ορίζεται ως σημείο έναρξης για τον υπολογισμό των προθεσμιών αυτών. Όταν η τελευταία ημέρα της προθεσμίας είναι μη εργάσιμη, η προθεσμία εκπνέει στο τέλος της πρώτης εργάσιμης ημέρας που ακολουθεί.

Σύγκρουση συμφερόντων: κάθε γεγονός που ασκεί επίδραση στην ικανότητα ενός υποψηφίου, προσφέροντος ή αναδόχου να παράσχει αντικειμενική και αμερόληπτη επαγγελματική γνώμη ή που τον εμποδίζει να σεβασθεί, ανά πάσα στιγμή, τα συμφέροντα της αναθέτουσας αρχής. Κάθε θεώρηση σχετική με δυνητικές μελλοντικές συμβάσεις ή κάθε σύγκρουση με άλλες παρελθούσες ή παρούσες δεσμεύσεις ενός υποψηφίου, προσφέροντος ή αναδόχου. Οι περιορισμοί αυτοί εφαρμόζονται και σε ενδεχόμενο υπεργολάβο και στο προσωπικό του υποψηφίου, του προσφέροντος ή του αναδόχου.

Πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά: η κρινόμενη ως καλύτερη προσφορά βάσει των κριτηρίων που προβλέπει η σχετική σύμβαση: π.χ. ποιότητα, τεχνικά χαρακτηριστικά, αισθητικός και λειτουργικός χαρακτήρας, μετά την πώληση εξυπηρέτηση και τεχνική βοήθεια, ημερομηνία παράδοσης ή προθεσμία παράδοσης ή εκτέλεσης, τιμή ή χαμηλότερη τιμή. Τα κριτήρια αυτά πρέπει να αναφέρονται στην προκήρυξη του διαγωνισμού ή τεύχος δημοπράτησης.