(1)   Der Präsident nimmt seine Aufgaben im Namen des Kollegiums wahr. Zusätzlich zu den in Artikel 11 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung vorgesehenen Aufgaben nimmt der Präsident folgende Aufgaben wahr:

(2)   Die Vizepräsidenten nehmen die in Artikel 11 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung und in Absatz 1 des vorliegenden Artikels aufgeführten Aufgaben wahr, die ihnen vom Präsidenten übertragen werden. Sie vertreten den Präsidenten im Fall seiner Verhinderung gemäß Artikel 11 Absatz 3 der Eurojust-Verordnung und Artikel 2 Absatz 2 der vorliegenden Geschäftsordnung.

(1)   Das Kollegium wählt gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Eurojust-Verordnung mit einer Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder einen Präsidenten aus dem Kreis der nationalen Mitglieder.

(2)   Der Präsident beruft einen Monat vor Ablauf seiner Amtszeit eine Wahl ein. Wird das Amt des Präsidenten vor Ablauf der vorgesehenen Amtszeit von vier Jahren frei, so beruft der Vizepräsident mit der zu dem Zeitpunkt längsten Dienstzeit bei Eurojust unverzüglich eine Sitzung des Kollegiums zur Wahl des Präsidenten ein; diese Sitzung findet innerhalb eines Monats ab dem Tag, an dem die Position frei geworden ist, statt. Während der Übergangszeit ersetzt der zu dem Zeitpunkt dienstälteste Vizepräsident oder – bei gleichem Dienstalter – der älteste Vizepräsident den Präsidenten.

(3)   Der Präsident oder Vizepräsident eröffnet mit der Einberufung der Sitzung zur Wahl des Präsidenten offiziell die Frist für die Einreichung der Bewerbungen. Nationale Mitglieder, die sich zur Wahl stellen wollen, reichen ihre schriftliche Bewerbung zusammen mit einem Motivationsschreiben spätestens zehn Arbeitstage vor der Sitzung, in der die Wahl stattfinden soll, bis 12:00 Uhr MEZ beim Leiter des Governance-Sekretariats ein. Der Leiter des Governance-Sekretariats teilt dem Kollegium nach Erhalt einer Bewerbung den Namen des Bewerbers mit. Nach Ablauf der Frist leitet der Leiter des Governance-Sekretariats die Motivationsschreiben an das Kollegium weiter. In der letzten Sitzung des Kollegiums vor der Sitzung, in der die Wahl stattfinden wird, stellen die Bewerber dem Kollegium ihre Bewerbung vor.

(4)   Die Wahl findet unter dem Vorsitz des Präsidenten oder eines Vizepräsidenten, sofern die betreffende Person nicht selbst zur Wahl steht, oder des nationalen Mitglieds mit der zu dem Zeitpunkt längsten Dienstzeit bei Eurojust oder – bei gleichem Dienstalter – des ältesten nationalen Mitglieds, sofern die betreffende Person nicht selbst zur Wahl steht, statt.

(5)   An der Wahl nehmen der Verwaltungsdirektor und der Leiter des Governance-Sekretariats teil. Vertreter des Europäischen Parlaments und des Rates können als Beobachter teilnehmen.

(6)   Der Vorsitzende überprüft zu Beginn der Sitzung die Beschlussfähigkeit. Kann ein nationales Mitglied nicht an der Wahl teilnehmen, so kann es sich vertreten lassen oder gemäß Artikel 6 Absätze 3 und 4 dieser Geschäftsordnung eine Vollmacht erteilen.

(7)   Die Wahl erfolgt in geheimer Abstimmung. Der Verwaltungsdirektor ruft die Mitglieder des Kollegiums oder ihre Vertreter einzeln in der protokollarischen Reihenfolge der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (im Folgenden „EU-Protokollliste“) auf, ihre Stimme abzugeben. Der Vertreter der Europäischen Kommission gibt als Letzter seine Stimme ab. Sobald alle Mitglieder des Kollegiums oder ihre Vertreter ihre Stimme abgegeben haben, öffnet der Wahlleiter die Wahlurne und zählt die abgegebenen Stimmen aus.

(8)   Im ersten Wahlgang gilt der Bewerber, der eine Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder des Kollegiums erhält, als gewählt. Erreicht kein Bewerber eine Zweidrittelmehrheit, so findet sofort ein zweiter Wahlgang zwischen den beiden Bewerbern statt, die im ersten Wahlgang die meisten Stimmen erhalten haben. Bei Stimmengleichheit zwischen drei oder mehr Bewerbern mit der höchsten Anzahl von Stimmen kommen alle diese Bewerber in einen zweiten Wahlgang. Bei Stimmengleichheit zwischen zwei oder mehr Bewerbern mit der zweithöchsten Anzahl von Stimmen kommen alle diese Bewerber und der Bewerber mit der höchsten Anzahl von Stimmen in den zweiten Wahlgang.

(9)   Im zweiten Wahlgang gilt ein Bewerber, der eine Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder des Kollegiums erhält, als gewählt. Erreicht kein Bewerber eine Zweidrittelmehrheit, so findet sofort ein dritter Wahlgang nach den in Absatz 8 beschriebenen Regeln statt.

(10)   Im dritten Wahlgang gilt ein Bewerber, der eine Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder des Kollegiums erhält, als gewählt. Erreicht kein Bewerber eine Zweidrittelmehrheit, so wird unverzüglich ein neues Wahlverfahren eingeleitet. In der Zwischenzeit nimmt der frühere Präsident oder ein Vizepräsident unter den Voraussetzungen von Absatz 2 bis zur Ernennung eines Nachfolgers weiterhin die Aufgaben des Präsidenten wahr.

(11)   Der Verwaltungsdirektor gibt das Wahlergebnis bekannt. Das Protokoll über die Wahl wird vom Vorsitzenden, dem Verwaltungsdirektor, dem Leiter des Governance-Sekretariats und den Beobachtern unterzeichnet. Aus dem Protokoll über die Wahl muss die Zahl der anwesenden oder vertretenen Mitglieder des Kollegiums, die Zahl der abgegebenen Stimmzettel, die Zahl der gültigen, ungültigen und leeren Stimmzettel, die Ergebnisse pro Wahlgang und pro Bewerber in der alphabetischen Reihenfolge ihrer Nachnamen sowie das Endergebnis hervorgehen.

(12)   Das Ergebnis der Wahl des Präsidenten von Eurojust wird dem Europäischen Parlament, dem Rat, der Europäischen Kommission und den Mitgliedstaaten mitgeteilt.

(1)   Das Kollegium wählt gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Eurojust-Verordnung mit einer Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder zwei Vizepräsidenten aus dem Kreis der nationalen Mitglieder.

(2)   Der Präsident beruft einen Monat vor Ablauf der Amtszeit eines Vizepräsidenten eine Wahl ein. Wird das Amt eines Vizepräsidenten vor Ablauf der vorgesehenen Amtszeit von vier Jahren frei, so beruft der Präsident unverzüglich eine Sitzung des Kollegiums zur Wahl eines Vizepräsidenten ein; diese Sitzung findet innerhalb eines Monats ab dem Tag, an dem die Position frei geworden ist, statt. Während der Übergangszeit wird der Vizepräsident nicht ersetzt.

(3)   Unbeschadet des Absatzes 4 des vorliegenden Artikels gilt das Verfahren für die Wahl des Präsidenten gemäß Artikel 2 Absätze 3 bis 12 dieser Geschäftsordnung entsprechend für die Wahl der Vizepräsidenten.

(4)   Erreicht im zweiten Wahlgang kein Bewerber eine Zweidrittelmehrheit der Mitglieder des Kollegiums, so findet sofort ein dritter Wahlgang statt, bei dem der Bewerber, der die meisten Stimmen erhält, mit einfacher Mehrheit gewählt ist. Bei Stimmengleichheit im dritten Wahlgang gilt der Bewerber mit der zu dem Zeitpunkt längsten Dienstzeit bei Eurojust als gewählt. Bei Unterbrechungen der Dienstzeit bei Eurojust berücksichtigt das Kollegium nur die Dauer der Dienstzeit unmittelbar vor der Wahl.

(1)   Erfüllt der Präsident oder ein Vizepräsident nicht länger die Voraussetzungen für die Ausübung seines Amtes, so kann er gemäß Artikel 11 Absatz 6 der Eurojust-Verordnung vom Kollegium auf Vorschlag eines Drittels seiner Mitglieder entlassen werden. Der Beschluss wird in geheimer Abstimmung gefasst. Der Beschluss wird mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder des Kollegiums – ausgenommen den betroffenen Präsidenten oder Vizepräsidenten – angenommen.

(2)   Der betroffene Präsident oder Vizepräsident erhält eine Kopie des Antrags auf Entlassung und erscheint vor dem Kollegium, bevor dieses über die Entlassung entscheidet.

(3)   Beschließt das Kollegium die Entlassung des Präsidenten oder eines Vizepräsidenten, so wird unverzüglich eine Wahl gemäß Artikel 2 oder 3 dieser Geschäftsordnung einberufen.

(4)   Das Europäische Parlament, der Rat, die Europäische Kommission und die Mitgliedstaaten werden von der Entlassung eines Präsidenten oder Vizepräsidenten von Eurojust in Kenntnis gesetzt.

(1)   Gemäß Artikel 13 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung hält das Kollegium mindestens eine Sitzung pro Monat ab. Zeitpunkt und Ort der Sitzungen des Kollegiums sind Gegenstand eines jährlichen Beschlusses des Kollegiums über die Annahme eines Sitzungskalenders. Wenn die Umstände dies erfordern und sofern die Mehrheit der Mitglieder des Kollegiums keine Einwände erhebt, kann der Präsident das Datum oder die Uhrzeit des Beginns der Sitzungen ändern, indem er das Kollegium davon in Kenntnis setzt. Das Kollegium hält zusätzliche Sitzungen auf Veranlassung des Präsidenten, auf Antrag der Europäischen Kommission, die Verwaltungsaufgaben des Kollegiums zu erörtern, oder auf Antrag von mindestens einem Drittel seiner Mitglieder ab.

(2)   Die Sitzungen des Kollegiums finden am Sitz von Eurojust statt. Das Kollegium kann auf Vorschlag des Präsidenten ausnahmsweise beschließen, eine Sitzung an einem anderen Ort abzuhalten, falls dies hinreichend begründet ist.

(3)   In Abwesenheit des Präsidenten und der Vizepräsidenten führt das nationale Mitglied mit der zu dem Zeitpunkt längsten Dienstzeit bei Eurojust den Vorsitz in den Sitzungen des Kollegiums.

(4)   Die Sitzungen des Kollegiums sind nicht öffentlich, und die Aussprachen bleiben vertraulich. Das Kollegium kann beschließen, in einer Sitzung mit beschränkter Teilnahme zusammenzutreten.

(5)   Betreffend die Teilnahme von Nichtmitgliedern des Kollegiums an Sitzungen des Kollegiums gilt Folgendes:

(6)   Der Präsident erstellt die vorläufige Tagesordnung für jede Sitzung des Kollegiums. Die vorläufige Tagesordnung enthält die von Mitgliedern des Kollegiums beantragten Punkte und die Punkte, die der Präsident, der Verwaltungsrat oder der Verwaltungsdirektor für angebracht halten.

(7)   Das Governance-Sekretariat übermittelt den Mitgliedern des Kollegiums die vorläufige Tagesordnung zusammen mit den einschlägigen Unterlagen mindestens fünf Arbeitstage vor der jeweiligen Sitzung. Wird eine zusätzliche Sitzung einberufen, so kann die vorläufige Tagesordnung bis 24 Stunden vor der Sitzung übermittelt werden. Zur Beschlussfassung werden nur Punkte, für die die einschlägigen Unterlagen vorgelegt wurden, in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen. Der Präsident kann indikative Zeitvorgaben für die Erörterung der einzelnen Tagesordnungspunkte angeben und die Zahl der Redebeiträge und die Redezeit begrenzen.

(8)   Zu Beginn jeder Sitzung nimmt das Kollegium die Tagesordnung an. Zu dringlichen Fragen und Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, können mit Zustimmung der Mitglieder des Kollegiums Beratungen geführt und Beschlüsse gefasst werden. Das Kollegium kann auch über die Verwendung von schriftlichen Verfahren oder Verfahren der vorbereitenden Konsultation gemäß den Artikeln 7 und 8 dieser Geschäftsordnung beschließen.

(9)   Der Präsident unterrichtet das Kollegium gemäß Artikel 11 Absatz 2 Buchstabe b der Eurojust-Verordnung über alle Angelegenheiten, die für das Kollegium von Interesse sind. Das Governance-Sekretariat kann Informationen in schriftlicher Form an die Mitglieder des Kollegiums verteilen. Auf Antrag eines Mitglieds des Kollegiums wird ein Informationspunkt in die Tagesordnung des Kollegiums zur Erörterung aufgenommen.

(10)   Die Mitglieder des Kollegiums können an den Verwaltungsdirektor Fragen von allgemeinem Interesse in Bezug auf seinen Zuständigkeitsbereich richten. Der Verwaltungsdirektor wird in der nächstmöglichen Sitzung des Kollegiums nach Erhalt der Frage(n) eine Antwort erteilen.

(1)   Damit die Beschlussfähigkeit gegeben ist, müssen zwei Drittel der Mitglieder des Kollegiums anwesend sein. Bei Abwesenheit eines nationalen Mitglieds wird für die Feststellung der Beschlussfähigkeit die Anwesenheit seines Stellvertreters oder eines Assistenten, der den in Artikel 7 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung genannten Status hat, berücksichtigt.

(2)   Kann die geforderte Beschlussfähigkeit nicht erreicht werden, so setzt der Präsident die Sitzung fort, ohne dass ein förmlicher Beschluss in das Sitzungsprotokoll aufgenommen wird. Die entsprechenden Tagesordnungspunkte können in der nächsten Sitzung des Kollegiums oder im schriftlichen Verfahren gemäß Artikel 7 dieser Geschäftsordnung erörtert werden.

(3)   Ein nationales Mitglied, das nicht an einer Sitzung des Kollegiums teilnehmen kann und nicht durch einen Stellvertreter oder einen Assistenten, der den in Artikel 7 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung genannten Status hat, vertreten wird, kann einem anderen nationalen Mitglied eine Vollmacht zur Abstimmung in seinem Namen erteilen. Jedes nationale Mitglied kann höchstens eine Abstimmungsvollmacht entgegennehmen.

(4)   Ein nationales Mitglied, das eine Abstimmungsvollmacht ausstellt, teilt dem Governance‐Sekretariat schriftlich die Identität des Bevollmächtigten, die Punkte der Tagesordnung, für die die Vollmacht gilt, sowie etwaige Einschränkungen, mit denen die Vollmacht belegt ist, mit. Die Abstimmungsvollmacht gilt nur für die Sitzung, für die sie erteilt wurde.

(5)   Das Kollegium kann über eine Angelegenheit beschließen, wenn der Präsident der Auffassung ist, dass diese Angelegenheit hinlänglich erörtert worden ist.

(6)   Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Eurojust-Verordnung beschließt das Kollegium mit der Mehrheit seiner Mitglieder, sofern nichts anderes vorgesehen ist und wenn kein Konsens erreicht werden kann.

(7)   Ein Konsens ist erreicht, wenn kein Mitglied des Kollegiums ausdrücklich Einwände erhebt. Das Kollegium kann nur dann eine Abstimmung vornehmen, wenn der Präsident feststellt, dass kein Konsens besteht. Die Mehrheit der Mitglieder des Kollegiums wird anhand der Zusammensetzung des Kollegiums gemäß Artikel 10 Absatz 1 der Eurojust-Verordnung bestimmt.

(8)   Gemäß Artikel 14 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung verfügt jedes Mitglied des Kollegiums über eine Stimme. Bei Abwesenheit eines Mitglieds ist sein Stellvertreter berechtigt, dessen Stimmrecht gemäß den in Artikel 7 Absatz 7 der Eurojust-Verordnung festgelegten Bedingungen auszuüben. Bei Abwesenheit des Stellvertreters ist der Assistent ebenfalls berechtigt, dessen Stimmrecht gemäß den in Artikel 7 Absatz 7 der Eurojust-Verordnung festgelegten Bedingungen auszuüben.

(9)   Sofern in dieser Geschäftsordnung nichts anderes vorgesehen ist, wird durch Handzeichen abgestimmt; wird das Ergebnis einer Abstimmung durch Handzeichen angefochten, so wird namentlich abgestimmt. Auf Vorschlag des Präsidenten oder auf Antrag eines Drittels der Mitglieder des Kollegiums kann das Kollegium beschließen, in geheimer Abstimmung abzustimmen. Der Präsident führt Aufzeichnungen über die Verteilung der abgegebenen Stimmen. Eine von einer Minderheit vertretene Ansicht wird auf Antrag des jeweiligen Mitglieds des Kollegiums in das Sitzungsprotokoll aufgenommen.

(1)   In dringenden Fällen kann der Präsident ein schriftliches Verfahren beantragen, wenn eine Entscheidung nicht vertagt werden kann und getroffen werden muss, bevor das Kollegium einberufen werden kann. Schriftliche Verfahren können auch für Angelegenheiten verwendet werden, die das Kollegium bereits gemäß Artikel 5 Absatz 8 und Artikel 6 Absatz 2 dieser Geschäftsordnung erörtert hat.

(2)   Der Präsident gibt den Mitgliedern des Kollegiums für die Antwort mindestens drei Arbeitstage ab dem Tag, an dem der Beschlussentwurf elektronisch übermittelt wurde. In Ausnahmefällen kann der Präsident eine kürzere Frist festsetzen.

(3)   Der Vorschlag für einen Beschluss, der im schriftlichen Verfahren zu treffen ist, kann nicht geändert werden und wird in seiner Gesamtheit genehmigt oder abgelehnt. Geht innerhalb der gesetzten Frist keine Antwort ein, so wird davon ausgegangen, dass das betreffende Mitglied des Kollegiums sich der Stimme enthalten hat.

(4)   Ein Beschluss ist angenommen, wenn mindestens zwei Drittel der Mitglieder des Kollegiums schriftlich geantwortet haben und die erforderliche Stimmenmehrheit erreicht ist.

(5)   In Fällen, in denen die erforderliche Beschlussfähigkeit oder die erforderliche Stimmenmehrheit nicht erreicht ist, kann der Präsident das schriftliche Verfahren erneut einleiten oder die Angelegenheit in der nächsten Sitzung des Kollegiums vorlegen.

(6)   Der Präsident stellt den Abschluss des schriftlichen Verfahrens fest. Eine entsprechende Mitteilung wird den Mitgliedern des Kollegiums übermittelt.

(1)   Der Präsident kann, wenn er dies zur Vorbereitung einer Aussprache im Kollegium für zweckmäßig erachtet, auf elektronischem Wege ein Verfahren der vorbereitenden Konsultation einleiten. Die erforderlichen Informationen werden den Mitgliedern des Kollegiums zur Verfügung gestellt.

(2)   Die Verfahren der vorbereitenden Konsultation dauern sieben Arbeitstage, es sei denn, der Präsident beschließt aus Dringlichkeitsgründen etwas anderes. Nach Ablauf der Frist erstellt der Initiator des Vorschlags ein überarbeitetes Dokument, das den Bemerkungen der Mitglieder des Kollegiums Rechnung trägt, und legt es dem Kollegium zur Erörterung vor.

(1)   Das Kollegium kann Arbeitsgruppen einsetzen, die dem Kollegium mit Rat und Fachwissen zur Seite stehen.

(2)   Das Mandat, die Zusammensetzung und die praktische Arbeitsweise dieser Arbeitsgruppen werden durch einen Durchführungsbeschluss des Kollegiums festgelegt.

(1)   Gemäß Artikel 16 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung werden neben dem Präsidenten und den Vizepräsidenten zwei weitere Mitglieder des Kollegiums nach einem zweijährigen Rotationssystem zu Mitgliedern des Verwaltungsrats benannt.

(2)   Die Rotationsreihenfolge, in der die zwei Mitglieder des Kollegiums zu Mitgliedern des Verwaltungsrats benannt werden, richtet sich nach der EU-Protokollliste. Das Kollegium bestimmt per Losentscheid den Mitgliedstaat, mit dem das Rotationssystem nach dieser Liste beginnt.

(3)   Der Vertreter des ersten so benannten Mitgliedstaats und der Vertreter des in der EU‐Protokollliste unmittelbar folgenden Mitgliedstaats sind zwei Jahre lang Mitglieder des Verwaltungsrats.

(4)   Am Ende dieses Zweijahreszeitraums werden die nationalen Mitglieder der beiden folgenden Mitgliedstaaten gemäß der EU-Protokollliste für den nächsten Zweijahreszeitraum zu Mitgliedern des Verwaltungsrats benannt, es sei denn, sie üben das Amt des Präsidenten oder eines Vizepräsidenten aus, in welchem Fall das nationale Mitglied des nächsten Mitgliedstaats gemäß der EU-Protokollliste benannt wird.

(5)   Endet die Amtszeit eines Mitglieds des Kollegiums, bevor es zwei Jahre lang Mitglied im Verwaltungsrat war, so wird das neu ernannte nationale Mitglied desselben Mitgliedstaats für den verbleibenden Teil dieses Zweijahreszeitraums als Mitglied des Verwaltungsrats benannt. Endet die Amtszeit eines nationalen Mitglieds und es ist noch kein neues nationales Mitglied benannt worden, so wird sein Stellvertreter bis zur Ernennung eines neuen nationalen Mitglieds oder für den verbleibenden Teil dieses Zweijahreszeitraums als Mitglied des Verwaltungsrats benannt.

(6)   Kein nationales Mitglied darf zwei aufeinanderfolgende Amtszeiten als Mitglied des Verwaltungsrats ausüben, außer im Amt des Präsidenten oder eines Vizepräsidenten.

(1)   Gemäß Artikel 16 Absatz 5 der Eurojust-Verordnung führt der Präsident den Vorsitz im Verwaltungsrat. Bei Abwesenheit oder Verhinderung des Präsidenten übernimmt der zu dem Zeitpunkt dienstälteste Vizepräsident oder – bei gleichem Dienstalter – der älteste Vizepräsident den Vorsitz im Verwaltungsrat. Bei Abwesenheit oder Verhinderung der Vizepräsidenten übernimmt das zu dem Zeitpunkt dienstälteste nationale Mitglied des Verwaltungsrats den Vorsitz im Verwaltungsrat. Die Mitglieder des Verwaltungsrats nehmen grundsätzlich persönlich an den Sitzungen teil. In Ausnahmefällen können die Mitglieder des Verwaltungsrats per Videokonferenz an einer Sitzung des Verwaltungsrats teilnehmen.

(2)   Gemäß Artikel 16 Absatz 7 der Eurojust-Verordnung tritt der Verwaltungsrat mindestens einmal im Monat zusammen. Zusätzliche Sitzungen können auf Veranlassung seines Vorsitzenden oder auf Antrag der Europäischen Kommission oder von mindestens zwei anderen Mitgliedern einberufen werden. Zeitpunkt und Ort der Sitzungen des Verwaltungsrats sind Gegenstand eines jährlichen Beschlusses über die Annahme eines Sitzungskalenders.

(3)   Gemäß Artikel 16 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung nimmt der Verwaltungsdirektor an den Sitzungen des Verwaltungsrats ohne Stimmrecht teil. Der Präsident kann jede Person, deren Meinung von Interesse sein könnte, oder andere Mitglieder der Verwaltung zur Teilnahme an den Sitzungen des Verwaltungsrats als Beobachter ohne Stimmrecht einladen.

(4)   Der Präsident übermittelt einem Vertreter der Europäischen Staatsanwaltschaft die Tagesordnung der Sitzungen des Verwaltungsrats und konsultiert den Vertreter zu der Frage, ob eine Teilnahme an diesen Sitzungen erforderlich ist. Gemäß Artikel 16 Absatz 8 der Eurojust-Verordnung lädt der Präsident einen Vertreter der Europäischen Staatsanwaltschaft zur Teilnahme an den Sitzungen des Verwaltungsrats ohne Stimmrecht ein, wenn Fragen erörtert werden, die für die Arbeit der Europäischen Staatsanwaltschaft relevant sind.

(5)   Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder – gegebenenfalls per Videokonferenz – anwesend sind. Ist keine Beschlussfähigkeit gegeben, so beendet der Präsident die Sitzung und beruft innerhalb von fünf Arbeitstagen eine weitere Sitzung ohne besondere Anforderungen an die Beschlussfähigkeit ein.

(6)   Der Präsident erstellt die vorläufige Tagesordnung des Verwaltungsrats in Absprache mit seinen Mitgliedern und dem Verwaltungsdirektor. Die vorläufige Tagesordnung wird den Teilnehmern mindestens fünf Arbeitstage vor der Sitzung zusammen mit den einschlägigen Unterlagen zur Verfügung gestellt. Der Verwaltungsrat nimmt die Tagesordnung zu Beginn seiner Sitzung an. Zu dringlichen Fragen und Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, können mit Zustimmung der Mitglieder des Verwaltungsrats Beratungen geführt und Beschlüsse gefasst werden.

(7)   In dringenden Fällen kann der Präsident ein schriftliches Verfahren beantragen, wenn eine Entscheidung nicht vertagt werden kann und getroffen werden muss, bevor der Verwaltungsrat einberufen werden kann. Der Präsident gibt den Mitgliedern des Verwaltungsrats für die Antwort mindestens drei Arbeitstage ab dem Tag, an dem der Beschlussentwurf elektronisch übermittelt wurde. In Ausnahmefällen kann der Präsident eine kürzere Frist festsetzen. Ein Beschluss ist angenommen, wenn die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrats schriftlich geantwortet hat.

(8)   Gemäß Artikel 16 Absatz 5 der Eurojust-Verordnung fasst der Verwaltungsrat seine Beschlüsse mit der Mehrheit seiner Mitglieder; die Abstimmung erfolgt durch Handzeichen. Jedes Mitglied verfügt über eine Stimme. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Präsidenten den Ausschlag.

(9)   Gemäß Artikel 16 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung kann der Verwaltungsrat das Kollegium bei der Durchführung seiner Aufgaben konsultieren. Der Präsident erstellt mindestens vierteljährlich Berichte an das Kollegium über die Tätigkeiten und Beschlüsse des Verwaltungsrats.

(10)   Aus der Teilnahme von Vertretern der Europäischen Kommission und der Europäischen Staatsanwaltschaft an den Sitzungen des Verwaltungsrats dürfen für Eurojust keine Kosten entstehen.

(1)   Alle Mitglieder des Kollegiums, Stellvertreter und Assistenten, die den in Artikel 7 Absätze 4 und 7 der Eurojust-Verordnung genannten Status haben, füllen bei ihrem Amtsantritt eine Interessenerklärung in dem im Verhaltenskodex, der durch einen Durchführungsbeschluss des Kollegiums angenommen werden soll, vorgesehenen Format aus. Jede Änderung der in diesen Interessenerklärungen aufgeführten Punkte wird so bald wie möglich, spätestens jedoch einen Monat nach dieser Änderung, vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Erklärungen immer auf dem aktuellen Stand sind. Die Verarbeitung der in den Formularen für die Interessenerklärung angegebenen personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit der Verordnung 2018/1725 und den Datenschutzbestimmungen der Eurojust-Verordnung.

(2)   Unbeschadet des geltenden nationalen Rechts unterrichten alle Mitglieder des Kollegiums, Stellvertreter und Assistenten den Präsidenten unverzüglich über jeden tatsächlichen oder vermeintlichen Interessenkonflikt, der sich im Zuge der Wahrnehmung ihrer operativen Aufgaben oder Verwaltungsaufgaben ergibt. Die Stellvertreter und Assistenten tun dies über ihre jeweiligen nationalen Mitglieder. In operativen Angelegenheiten unterrichten die nationalen Mitglieder darüber hinaus und vor der Unterrichtung des Präsidenten unverzüglich die anderen nationalen Mitglieder, die von solchen Interessenkonflikten in einem bestimmten Fall betroffen sind oder betroffen sein könnten.

(3)   Alle Mitglieder des Kollegiums, Stellvertreter und Assistenten vermeiden jegliche Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen kann oder als solcher wahrgenommen werden kann. Sie befassen sich nicht mit operativen Fällen, in denen ein Interessenkonflikt oder die Wahrnehmung eines Interessenkonflikts besteht. Sie verhalten oder äußern sich nicht in einer Weise, die die öffentliche Wahrnehmung ihrer Unparteilichkeit beeinträchtigt.

(4)   Alle Mitglieder des Kollegiums, Stellvertreter und Assistenten unterrichten den Präsidenten über alle Angelegenheiten, die sich nachteilig auf den Ruf oder die Interessen von Eurojust auswirken könnten. Die Stellvertreter und Assistenten tun dies über ihre jeweiligen nationalen Mitglieder.

(5)   Der Präsident prüft die weiteren Schritte, die in den Fällen nach den Absätzen 1 bis 4 gemäß dem in Absatz 1 genannten Verhaltenskodex zu ergreifen sind.

(6)   Tritt eine Meinungsverschiedenheit zwischen zwei oder mehr Mitgliedern des Kollegiums bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben auf, so können die betroffenen Personen den Präsidenten darüber unterrichten, der zur Prüfung dieser Angelegenheit eine Sitzung des Kollegiums einberufen kann.

(1)   Das Kollegium und der Verwaltungsrat werden von einem Governance-Sekretariat unterstützt, das seine Arbeit in Absprache mit dem Präsidenten durchführt.

(2)   Das Governance-Sekretariat nimmt unter anderem an den Sitzungen des Kollegiums und des Verwaltungsrats teil, führt die Protokolle und bewahrt diese auf, erstellt Zusammenfassungen der Ergebnisse dieser Sitzungen und führt Aufzeichnungen über die Tätigkeiten des Kollegiums und des Verwaltungsrats.

(1)   Die Sitzungsprotokolle des Kollegiums und des Verwaltungsrats enthalten mindestens die Namen der anwesenden Personen, einen Bericht über die Aussprachen und die angenommenen Beschlüsse.

(2)   Der Präsident übermittelt den Mitgliedern des Kollegiums bzw. den Mitgliedern des Verwaltungsrats die Entwürfe der Sitzungsprotokolle des Kollegiums bzw. des Verwaltungsrats zur Annahme. Nach der Annahme werden die Protokolle vom Präsidenten und vom Leiter des Governance-Sekretariats unterzeichnet und den vom Governance‐Sekretariat geführten Aufzeichnungen beigefügt. Die Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrats werden dem Kollegium zur Kenntnisnahme weitergeleitet.

(3)   Das Governance-Sekretariat erstellt eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Sitzungen des Verwaltungsrats, die vom Präsidenten zu genehmigen und gemäß Artikel 74 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung zu veröffentlichen ist.

(1)   Gemäß Artikel 17 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung wird der Verwaltungsdirektor vom Kollegium aus einer Liste von Bewerbern, die der Verwaltungsrat vorschlägt, im Anschluss an ein offenes und transparentes Auswahlverfahren ernannt.

(2)   Der Verwaltungsrat schlägt dem Kollegium die Einsetzung eines Auswahlausschusses für das Verfahren zur Ernennung des Verwaltungsdirektors vor. Der Auswahlausschuss setzt sich aus zwei nationalen Mitgliedern und einem Vertreter der Europäischen Kommission zusammen.

(3)   Gegebenenfalls und nach einem entsprechenden Beschluss des Kollegiums kann eine Person, die über einschlägige Erfahrung in der Besetzung von Führungspositionen verfügt, an dem Auswahlausschuss ohne Stimmrecht teilnehmen.

(4)   Der Verwaltungsrat schlägt dem Kollegium vor, auf welche Weise der Aufruf zur Einreichung von Bewerbungen einzuleiten ist, und kann über die Anzahl von Bewerbern entscheiden, die im Anschluss an den Aufruf zur Einreichung von Bewerbungen zu einem Gespräch eingeladen werden.

(5)   Der Auswahlausschuss lädt die Bewerber zu einem Gespräch ein und unterrichtet den Verwaltungsrat über die Ergebnisse seiner Beratungen. Der Verwaltungsrat legt dem Kollegium eine Bewerberliste zusammen mit einer Empfehlung bezüglich des auszuwählenden Bewerbers vor.

(6)   Das Kollegium ernennt den Verwaltungsdirektor mit der Mehrheit seiner Mitglieder, wenn kein Konsens erzielt werden kann. Der Beschluss wird in geheimer Abstimmung gefasst.

(7)   Der Verwaltungsrat erlässt Durchführungsbestimmungen zu den Verfahren für die Auswahl und Ernennung, die Vertragsverlängerung, die Beendigung des Vertrags, die Probezeit und die jährliche Leistungsbewertung des Verwaltungsdirektors.

(1)   Für den ersten Zweijahreszeitraum, der unmittelbar auf die Einrichtung des Verwaltungsrats folgt, wählt das Kollegium zwei nationale Mitglieder – bei denen es sich nicht um den Präsidenten oder die Vizepräsidenten handelt – als Mitglieder des Verwaltungsrats.

(2)   Als gewählt gelten die beiden Bewerber, die die meisten Stimmen erhalten haben. Bei Stimmengleichheit zwischen an zweiter Stelle liegenden Bewerbern gilt der Bewerber mit der zu dem Zeitpunkt längsten Dienstzeit bei Eurojust als gewählt. Bei Unterbrechungen der Dienstzeit bei Eurojust berücksichtigt das Kollegium nur die Dauer der Dienstzeit unmittelbar vor dieser Wahl.

(3)   Der Losentscheid gemäß Artikel 10 Absatz 2 dieser Geschäftsordnung findet unmittelbar nach der Wahl der beiden dort genannten nationalen Mitglieder statt. Die nationalen Mitglieder, die die beiden benannten Mitgliedstaaten vertreten, nehmen nach Ablauf der Amtszeit der beiden gewählten nationalen Mitglieder ihr Amt als Mitglieder des Verwaltungsrats auf, es sei denn, sie wurden in der Zwischenzeit zum Präsidenten oder Vizepräsidenten gewählt; in diesem Fall ist das nationale Mitglied des nächsten Mitgliedstaats gemäß der EU-Protokollliste zu benennen.

(1)   Das Kollegium kann diese Geschäftsordnung auf Vorschlag des Verwaltungsrats oder eines Drittels der Mitglieder des Kollegiums nach dem gleichen Verfahren wie für ihre Annahme ändern.

(2)   Für jede Änderung dieser Geschäftsordnung ist eine Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder des Kollegiums erforderlich. Kommt eine Zweidrittelmehrheit nicht zustande, so wird die Entscheidung in der nächsten Sitzung des Kollegiums mit einfacher Mehrheit getroffen.

(1)   Mit den Verfahrensregeln für die Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten bei Eurojust (im Folgenden „Verfahrensregeln “) werden die Datenschutzbestimmungen der Eurojust-Verordnung und der Verordnung 2018/1725 umgesetzt.

(2)   Sie gelten für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

(3)   Die Verfahrensregeln gelten für alle von Eurojust verarbeiteten personenbezogenen Daten, einschließlich jener personenbezogenen Daten, die in Informationen enthalten sind, die von Eurojust erstellt oder von Europol erhalten wurden und sich in seinem Besitz befinden und die Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Strategien, Tätigkeiten und Entscheidungen betreffen, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.

(1)   Die Verfahrensregeln gelten sowohl für operative als auch für verwaltungstechnische personenbezogene Daten, die von Eurojust verarbeitet werden.

(2)   Operative Daten werden im Einklang mit Titel II verarbeitet.

(3)   Verwaltungstechnische Daten werden im Einklang mit Titel III verarbeitet.

(1)   Anträge auf Geltendmachung der Rechte der betroffenen Personen werden von dem bzw. den vom Antrag betroffenen nationalen Mitglied bzw. Mitgliedern bearbeitet, das bzw. die eine Kopie des Antrags an den Datenschutzbeauftragten zur Registrierung weiterleitet bzw. weiterleiten.

(2)   Das betroffene nationale Mitglied bzw. die betroffenen nationalen Mitglieder konsultiert bzw. konsultieren die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten dazu, welche Entscheidung in Bezug auf einen Antrag zu treffen ist.

(3)   Falls dies für die Zwecke eines bestimmten Falls erforderlich ist, führt der Datenschutzbeauftragte zusätzliche Überprüfungen im Fallbearbeitungssystem durch und unterrichtet das betroffene nationale Mitglied bzw. die betroffenen nationalen Mitglieder, falls bei diesen Überprüfungen zusätzliche relevante Informationen zutage treten. Das betroffene nationale Mitglied bzw. die betroffenen nationalen Mitglieder berücksichtigt bzw. berücksichtigen die vom Datenschutzbeauftragten bereitgestellten Informationen und überprüft bzw. überprüfen gegebenenfalls die ursprüngliche Entscheidung.

(4)   Die rechtlichen und tatsächlichen Gründe für die von dem betroffenen nationalen Mitglied bzw. den betroffenen nationalen Mitgliedern getroffene Entscheidung werden in der zu dem betreffenden Antrag im Fallbearbeitungssystem angelegten befristet geführten Arbeitsdatei dokumentiert und dem Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

(5)   Der Datenschutzbeauftragte teilt der betroffenen Person die von dem betroffenen nationalen Mitglied bzw. den betroffenen nationalen Mitgliedern im Namen von Eurojust getroffene Entscheidung mit und unterrichtet die betroffene Person über die Möglichkeit, Beschwerde beim EDSB einzulegen, falls sie mit der Entscheidung nicht einverstanden ist, oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf beim Gerichtshof einzulegen.

(6)   Ist der Antrag über eine nationale Aufsichtsbehörde gestellt worden, so unterrichtet Eurojust diese Behörde über eine Entscheidung, die der Datenschutzbeauftragte der betroffenen Person mitgeteilt hat.

(1)   Das Fallbearbeitungssystem teilt jeder neu angelegten befristet geführten Arbeitsdatei automatisch eine eindeutige Referenznummer (Kennung) zu.

(2)   Gewährt ein nationales Mitglied, das gemäß Artikel 24 Absatz 1 der Eurojust-Verordnung für die Verwaltung einer befristet geführten Arbeitsdatei zuständig ist, einem oder mehreren anderen betroffenen nationalen Mitgliedern Zugriff auf eine befristet geführte Arbeitsdatei oder einen Teil einer solchen Datei, so gewährleistet das Fallbearbeitungssystem, dass die unter dem Profil des betreffenden nationalen Verbindungsbüros unter der Verantwortung des nationalen Mitglieds befugten Nutzer Zugriff auf die entsprechenden Teile der Datei haben, die vom Anleger der Datei eingegebenen Daten aber nicht ändern können. Die befugten Nutzer können jedoch etwaige sachdienliche Informationen zu den neuen Teilen der befristet geführten Arbeitsdateien hinzufügen. Gleichermaßen können im Index enthaltene Informationen von allen befugten Nutzern des Systems eingesehen, aber nur von der Person, die sie eingegeben hat, geändert werden.

(3)   Der Datenschutzbeauftragte wird durch das Fallbearbeitungssystem automatisch unterrichtet, wenn eine neue Arbeitsdatei, die personenbezogene Daten enthält, angelegt wird.

(4)   Das Fallbearbeitungssystem gewährleistet, dass nur operative personenbezogene Daten nach Anhang II Nummer 1 Buchstaben a bis i, k und m und Nummer 2 der Eurojust-Verordnung von dem betroffenen nationalen Mitglied, das eine befristet geführte Arbeitsdatei angelegt hat, gemäß Artikel 23 Absatz 4 und Artikel 24 Absatz 3 der Eurojust-Verordnung im Index gespeichert werden können.

(5)   Wenn nationale Mitglieder gemäß Artikel 23 Absatz 6 der Eurojust-Verordnung personenbezogene Daten vorübergehend speichern und analysieren möchten, um zu klären, ob diese Daten für die Aufgaben von Eurojust relevant sind, erstellen sie eine vorläufige befristet geführte Arbeitsdatei, die nur für sie und die von ihnen befugten Personen unter dem Profil ihres nationalen Verbindungsbüros zugänglich ist. Nach drei Monaten sollte die vorläufige befristet geführte Arbeitsdatei entweder zu einer befristet geführten Arbeitsdatei im Fallbearbeitungssystem umgewandelt oder automatisch durch das System gelöscht werden. Das System erteilt dem betroffenen nationalen Mitglied vor Ablauf dieser Frist eine Meldung, um es darauf hinzuweisen, dass eine Entscheidung bezüglich der vorläufigen Datei getroffen werden muss.

(6)   Das betroffene nationale Mitglied bzw. die betroffenen nationalen Mitglieder gewährleistet bzw. gewährleisten, dass die im Index enthaltenen Informationen ausreichend sind, damit Eurojust seinen in Artikel 2 der Eurojust-Verordnung festgelegten Aufgaben nachkommen kann.

(1)   Eurojust ergreift geeignete technische Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass der Datenschutzbeauftragte automatisch über die Ausnahmefälle unterrichtet wird, in denen Artikel 27 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung angewandt wird. Mit dem Fallbearbeitungssystem wird dafür gesorgt, dass diese Daten nicht in den Index gemäß Artikel 23 Absätze 1 und 4 der Eurojust-Verordnung aufgenommen werden können.

(2)   Betreffen diese Daten Zeugen oder Opfer im Sinne des Artikels 27 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung, so werden diese Informationen vom Fallbearbeitungssystem nicht gespeichert, es sei denn, die betroffenen nationalen Mitglieder beschließen etwas anderes. Die Entscheidung über die Verarbeitung dieser Daten wird dokumentiert.

(1)   Eurojust trifft geeignete technische Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass der Datenschutzbeauftragte automatisch über die Ausnahmefälle unterrichtet wird, in denen für begrenzte Zeit Artikel 27 Absatz 3 der Eurojust-Verordnung angewandt wird. Das Fallbearbeitungssystem kennzeichnet diese Daten in einer Weise, dass die Person, die die Daten in das System eingegeben hat, an die Verpflichtung erinnert wird, dass diese Daten nur für begrenzte Zeit gespeichert werden dürfen.

(2)   Betreffen diese Daten Zeugen oder Opfer im Sinne des Artikels 27 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung, so werden diese Informationen vom Fallbearbeitungssystem nicht gespeichert, es sei denn, die betroffenen nationalen Mitglieder beschließen etwas anderes. Die Entscheidung über die Verarbeitung dieser Daten wird dokumentiert.

(1)   Jedes nationale Mitglied von Eurojust dokumentiert die in seinem nationalen Verbindungsbüro von ihm gemäß Artikel 34 der Eurojust-Verordnung gewählte Politik für den Zugang zu operativen personenbezogenen Daten und unterrichtet den Datenschutzbeauftragten hiervon

(2)   Die nationalen Mitglieder können auf Einzelfallbasis beschließen, Personen, die nicht Bedienstete von Eurojust sind, aber im Namen von Eurojust arbeiten und zu einer bestimmten Kategorie von Stelleninhabern gehören, die zuvor vom Verwaltungsdirektor von Eurojust gemäß Artikel 24 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung zum Zugriff auf das Fallbearbeitungssystem ermächtigt wurden, eine besondere Ermächtigung zum Zugriff auf eine befristet geführte Arbeitsdatei oder zu Teilen davon zu erteilen.

(3)   Die nationalen Mitglieder sorgen dafür, dass in ihren nationalen Verbindungsbüros geeignete organisatorische Vorkehrungen getroffen und eingehalten werden, sowie für eine ordnungsgemäße Anwendung der technischen und organisatorischen Maßnahmen — einschließlich der erforderlichen Schulungen —, die ihnen Eurojust zur Verfügung stellt.

(4)   Gemäß Artikel 34 der Eurojust-Verordnung kann das Kollegium andere Bedienstete von Eurojust zum Zugang zu operativen personenbezogenen Daten ermächtigen, wenn dies für die Ausübung der Aufgaben von Eurojust erforderlich ist.

(1)   Das Fallbearbeitungssystem von Eurojust gemäß Artikel 23 der Eurojust-Verordnung dient als Verzeichnis aller in Artikel 35 der Eurojust-Verordnung genannten Verarbeitungstätigkeiten, sofern es um operative personenbezogene Daten geht.

(2)   Das Fallbearbeitungssystem von Eurojust enthält vollständige Aufzeichnungen der Übermittlung und des Eingangs operativer personenbezogener Daten, die es ermöglichen, jede Übermittlung operativer personenbezogener Daten festzustellen und die nationale Behörde, das Drittland oder die internationale Organisation zu ermitteln, die diese Informationen an Eurojust übermittelt oder von Eurojust erhalten hat.

(1)   Das Eurojust-Kollegium trifft auf Antrag des betroffenen nationalen Mitglieds bzw. der betroffenen nationalen Mitglieder im Anschluss an eine Bewertung durch den Datenschutzbeauftragten eine Entscheidung über die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten oder internationale Organisationen gemäß Artikel 58 Absatz 1 der Eurojust-Verordnung.

(2)   Der Datenschutzbeauftragte legt die in Absatz 1 genannte Bewertung innerhalb von zehn Arbeitstagen vor. Wenn dies aus Gründen der Dringlichkeit, die von dem betroffenen nationalen Mitglied bzw. von den betroffenen nationalen Mitgliedern angegeben werden, erforderlich ist, wird die Bewertung so zeitnah wie möglich vorgelegt. In besonders komplizierten Fällen kann der Datenschutzbeauftragte eine längere Frist für die Fertigstellung der Bewertung mit dem betroffenen nationalen Mitglied bzw. den betroffenen nationalen Mitgliedern vereinbaren.

(3)   In seiner Bewertung geht der Datenschutzbeauftragte insbesondere auf die in den Erwägungsgründen 51 und 52 der Eurojust-Verordnung genannten Fragen ein. Hat der Datenschutzbeauftragte bei der Bewertung der Eignung der Garantien in dem betreffenden Fall Bedenken, kann er den EDSB konsultieren, bevor er eine Bewertung zu einer spezifischen Datenübermittlung abgibt.

(1)   Eurojust trifft geeignete technische Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Speicherungsfristen für operative personenbezogene Daten gemäß Artikel 29 der Eurojust-Verordnung eingehalten werden und dass diese Daten automatisch gelöscht werden, wenn im Zuge der Überprüfung keine begründete Entscheidung über die weitere Speicherung der operativen personenbezogenen Daten getroffen wird.

(2)   Das Fallbearbeitungssystem gewährleistet insbesondere, dass alle drei Jahre nach der Eingabe von Daten in eine befristet geführte Arbeitsdatei überprüft wird, ob die Daten weiter gespeichert werden müssen. Eine derartige Überprüfung muss im System ordnungsgemäß dokumentiert werden, einschließlich einer Begründung der Entscheidung über die weitere Speicherung der operativen personenbezogenen Daten, und sie muss dem Datenschutzbeauftragten automatisch mitgeteilt werden. Die Ergebnisse dieser Entscheidung, oder das Ausbleiben einer Entscheidung, gelten gemäß Artikel 29 Absatz 2 der Eurojust-Verordnung für den Fall als Ganzes.

(3)   Im Fallbearbeitungssystem werden die Daten, die gemäß Artikel 27 Absatz 3 der Eurojust-Verordnung für begrenzte Zeit gespeichert werden, sowie die in Artikel 27 Absatz 4 der Eurojust-Verordnung genannten Daten besonders gekennzeichnet. Werden operative personenbezogene Daten gemäß Artikel 27 Absatz 4 länger als fünf Jahre gespeichert, so erzeugt das Fallbearbeitungssystem eine Meldung, um sicherzustellen, dass diese Information automatisch an den EDSB übermittelt wird.

(4)   In Ausnahmefällen, wenn ein nationales Mitglied der Ansicht ist, dass operative personenbezogene Daten weiterhin für im öffentlichen Interesse liegende Zwecke der Archivierung oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 29 Absatz 7 Buchstabe e der Eurojust-Verordnung benötigt werden, entscheidet das Kollegium nach Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten über die Notwendigkeit, die Daten in dem jeweiligen konkreten Fall für den jeweiligen spezifischen Zweck zu speichern. Der EDSB wird unterrichtet, wenn dieses Verfahren in Anspruch genommen wird.

(1)   Anträge auf Ausübung der Rechte sind direkt an den Verwaltungsdirektor von Eurojust oder an den Datenschutzbeauftragten zu richten. Der Datenschutzbeauftragte erhält auf jeden Fall eine Kopie des Antrags zur Registrierung.

(2)   Falls erforderlich unterstützt der Datenschutzbeauftragte die betroffene Person und stellt spezifische Formulare zur Verfügung, die für die Antragstellung benutzt werden können.

(3)   Der Verwaltungsdirektor trifft auf der Grundlage der Auskünfte der direkt an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten beteiligten Verwaltungsstelle und der Beratung durch den Datenschutzbeauftragten eine Entscheidung in dem jeweiligen Fall.

(4)   Der Datenschutzbeauftragte teilt der betroffenen Person die vom Verwaltungsdirektor getroffene Entscheidung mit und unterrichtet sie über die Möglichkeit, eine Beschwerde beim EDSB einzureichen, falls sie mit der Entscheidung von Eurojust nicht einverstanden ist.

(5)   Der Antrag wird innerhalb eines Monats nach Eingang vollumfänglich bearbeitet. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Anzahl und der Komplexität des Antrags erforderlich ist. Der Verwaltungsdirektor unterrichtet die betroffene Person innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über eine Fristverlängerung, zusammen mit den Gründen für die Verzögerung. Die betroffene Person kann eine Beschwerde beim EDSB einlegen, wenn Eurojust innerhalb dieser Frist keine Entscheidung auf der Grundlage ihres Antrags erlassen hat.

(1)   Für jeden einzelnen Vorgang der Verarbeitung verwaltungstechnischer personenbezogener Daten, der bei Eurojust stattfindet, muss angesichts des angegebenen Zwecks und in vollständiger Übereinstimmung mit Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe d und Artikel 31 Absatz 1 Buchstabe f der Verordnung 2018/1725 eine klare und definierte Speicherungsfrist gelten, damit sichergestellt wird, dass die Daten nicht länger aufbewahrt werden, als für die Zwecke, zu denen die verwaltungstechnischen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, notwendig ist. Eine solche Frist wird für jede Kategorie von verarbeiteten Daten festgelegt und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert.

(2)   Eurojust bewahrt verwaltungstechnische personenbezogene Daten gemäß Absatz 1 so lange wie notwendig auf, und in jedem Fall nicht länger als für jede Kategorie von Verarbeitungstätigkeiten in der Tabelle im Anhang zu diesen Verfahrensregeln angegeben.

(3)   Der Verwaltungsrat kann auf Vorschlag des Verwaltungsdirektors kürzere Speicherungsfristen als jene, die im Anhang zu diesen Verfahrensregeln angegeben sind, festlegen.

(1)   Diese Verfahrensregeln werden regelmäßig überprüft, um festzustellen, ob eine Änderung erforderlich ist. Jede Änderung der Verfahrensregeln erfolgt nach dem Verfahren, das in der Eurojust-Verordnung für ihre Genehmigung festgelegt ist.

(2)   Der EDSB bringt dem Kollegium sämtliche Vorschläge oder Empfehlungen in Bezug auf Änderungen der Verfahrensregeln zur Kenntnis.